hoạt động kiểm soát trong quy trình sản xuất theo đơn đặt hàng trên phần mềm qad erp của công ty tnhh think next

Hệ thống này giúp tối ưu hóa quy trình kinh doanh, nâng cao hiệu quả và năng suất, tăng cường quản lý nguồn lực và củng cố mối quan hệ với khách hàng đồng thời hỗ trợ doanh

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌCHOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT TRONG QUY TRÌNH SẢN XUẤT

THEO ĐƠN ĐẶT HÀNG TRÊN PHẦN MỀM QAD ERP

CỦA CÔNG TY TNHH THINK NEXT

NGÀNH: KẾ TOÁN MÃ SỐ: 7340301

HỒ NGỌC BẢO UYÊN

TP HỒ CHÍ MINH, NĂM 2024

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌCHOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT TRONG QUY TRÌNH SẢN XUẤT

THEO ĐƠN ĐẶT HÀNG TRÊN PHẦN MỀM QAD ERP

CỦA CÔNG TY TNHH THINK NEXT

NGÀNH: KẾ TOÁN MÃ SỐ: 7340301

Họ và tên sinh viên: HỒ NGỌC BẢO UYÊN Mã số sinh viên: 050608200753

Lớp sinh hoạt: HQ8-GE01

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC TS NGUYỄN QUỐC THẮNG

TP HỒ CHÍ MINH, NĂM 2024

TÓM TẮT

Trong bối cảnh hiện nay, nhiều doanh nghiệp đã và đang lựa chọn hình thức sản xuất theo đơn đặt hàng nhờ vào những lợi ích mà hình thức này đem lại, bao gồm tính linh hoạt, hiệu quả sử dụng nguồn lực, lợi thế cạnh tranh, giảm chi phí và rủi ro so với sản xuất hàng loạt truyền thống Với xu thế hiện đại và tối ưu hóa, phần lớn các tổ chức đều ứng dụng công nghệ trong hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị để gia tăng hiệu quả làm việc, nâng cao năng lực cạnh tranh và vị thế thị trường Trong đó, hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning) được đánh giá là một giải pháp quản lý toàn diện hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Hệ thống này giúp tối ưu hóa quy trình kinh doanh, nâng cao hiệu quả và năng suất, tăng cường quản lý nguồn lực và củng cố mối quan hệ với khách hàng đồng thời hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng một hệ thống kiểm soát cơ bản nhằm đảm bảo các mục tiêu và chiến lược của tổ chức được thực hiện hiệu quả, giúp phát hiện các rủi ro, sai sót, lỗ hổng tiềm ẩn trong quá trình hoạt động, từ đó doanh nghiệp có thể đề xuất các biện pháp khắc phục kịp thời để cải thiện hiệu quả hoạt động và nâng cao năng suất lao động

Tuy nhiên, tại thị trường Việt Nam hệ thống ERP vẫn chưa được sử dụng phổ biến, nguyên nhân chủ yếu là do nhiều doanh nghiệp Việt Nam chưa nhận thức rõ về những lợi ích và tính cần thiết của việc triển khai hệ thống ERP, chưa thấy được tầm quan trọng của việc tích hợp dữ liệu và quy trình kinh doanh Vì thế tác giả muốn thông qua đề tài nghiên cứu này cung cấp cái nhìn tổng thể về việc ứng dụng phần mềm ERP trong quản lý doanh nghiệp, cụ thể hoạt động kiểm soát quy trình sản xuất theo đơn đặt hàng

ABSTRACT

In the current context, many businesses have been choosing the form of production by order thanks to the benefits this form brings, including flexibility, efficient use of resources, and competitive advantage, reducing costs and risks compared to traditional mass production With the trend of modernity and optimization, most organizations apply technology in their production and business activities to increase work efficiency and enhance competitiveness and market position In particular, the ERP (Enterprise Resource Planning) system is considered a comprehensive management solution for the production and business activities of the enterprise This system helps optimize business processes, improve efficiency and productivity, enhance resource management, and strengthen customer relationships while supporting businesses in building a basic control system to ensure that the organization's goals and strategies are implemented effectively, helping to detect potential risks, errors, and gaps during operations, from which businesses can propose corrective measures, timely recovery to improve operational efficiency and increase labor productivity

However, in the Vietnamese market, the ERP system is still not commonly used, mainly because many Vietnamese businesses are unaware of the benefits and necessity of implementing the ERP system not seeing the importance of integrating data and business processes Therefore, the author wants this research topic to provide an overview of the application of ERP software in business management, specifically the control of production processes according to orders

LỜI CAM ĐOAN

Khóa luận này là công trình nghiên cứu riêng của tác giả, kết quả nghiên cứu là trung thực, trong đó không có các nội dung đã được công bố trước đây hoặc các nội dung do người khác thực hiện ngoại trừ các trích dẫn được dẫn nguồn đầy đủ trong khóa luận

Tác giả

(Ký tên)

Hồ Ngọc Bảo Uyên

LỜI CẢM ƠN

Đầu tiên, tôi xin chân thành cảm ơn Ban Giám hiệu nhà trường, Phòng đào tạo cùng toàn thể Quý thầy, cô tại Trường Đại học Ngân hàng TP.HCM đã tạo ra môi trường học tập chất lượng, chuyên nghiệp, giúp tôi có cơ hội phát triển và hoàn thiện những kỹ năng cần thiết, đồng thời tận tình truyền đạt cho tôi những kiến thức quan trọng trong suốt quá trình học tập tại nhà trường Đặc biệt, tôi xin gửi lời cảm ơn đến thầy Nguyễn Quốc Thắng đã tận tình hỗ trợ, hướng dẫn và giải đáp mọi thắc mắc của tôi trong suốt quá trình nghiên cứu và hoàn thiện đề tài khóa luận này

Tiếp theo, tôi xin gửi lời cảm ơn tới Giám đốc và toàn thể nhân viên tại Công ty TNHH Think Next đã hỗ trợ tôi trong quá trình thực tập tại đơn vị, cảm ơn các anh, chị đã nhiệt tình chỉ bảo những kiến thức làm việc thực tế, chia sẻ các tài liệu, thông tin cần thiết để tôi có thể hoàn thành đề tài một cách tốt nhất

Vì còn nhiều hạn chế về kiến thức và kinh nghiệm làm việc thực tế nên không thể tránh khỏi những thiếu sót trong quá trình nghiên cứu của bản thân, và tôi rất mong sẽ nhận được các góp ý, nhận xét của Quý thầy, cô để có thể cũng cố và hoàn thiện đề tài nghiên cứu này

Tác giả

Hồ Ngọc Bảo Uyên

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT ix

DANH MỤC HÌNH ẢNH x

DANH MỤC SƠ ĐỒ xi

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI 1

1.1.Tính cấp thiết của đề tài 1

1.2.Mục tiêu nghiên cứu 2

1.2.1 Mục tiêu tổng quát 2

1.2.2 Mục tiêu cụ thể 2

1.3.Câu hỏi nghiên cứu 3

1.4.Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3

1.5.Phương pháp nghiên cứu 3

1.6.Bố cục khoá luận 4

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 5

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VÀ TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU 6

2.1.Khái quát về quy trình sản xuất theo đơn đặt hàng 6

2.1.1 Khái niệm quy trình sản xuất theo đơn đặt hàng 6

2.1.2 Lợi ích của quy trình sản xuất theo đơn đặt hàng 7

2.1.3 Hạn chế của quy trình sản xuất theo đơn đặt hàng 7

2.2.Khái quát về hoạt động kiểm soát 8

2.2.1 Khái niệm hoạt động kiểm soát 8

2.2.2 Nguyên tắc của hoạt động kiểm soát 9

2.2.3 Các loại hoạt động kiểm soát 10

2.3.Khái quát về hệ thống ERP 13

2.3.1 Khái niệm cơ bản về ERP 13

2.3.2 Đặc điểm của ERP 14

2.3.3 Các phân hệ cơ bản của ERP 15

2.4.Hoạt động kiểm soát trong quy trình sản xuất theo đơn đặt hàng 17

2.4.1 Những gian lận, sai sót có thể xảy ra trong quy trình sản xuất theo đơn đặt hàng 17

2.4.1.1 Nhận đơn đặt hàng từ khách hàng 18

2.4.1.2 Thiết kế mẫu sản phẩm 18

2.4.1.3 Lên kế hoạch sản xuất 18

2.4.1.4 Tiến hành sản xuất 19

2.4.1.5 Nhập kho thành phẩm 20

2.4.2 Hoạt động kiểm soát trong quy trình sản xuất theo đơn đặt hàng 20

2.4.2.1 Kiểm soát trước khi sản xuất 20

2.4.2.2 Kiểm soát trong khi sản xuất 21

2.4.2.3 Kiểm soát sau khi sản xuất 22

2.5.Hoạt động kiểm soát trên phần mềm công nghệ 23

2.6.Một số nghiên cứu trước về hoạt động kiểm soát và phần mềm ERP 25

2.6.1 Công trình nghiên cứu nước ngoài 25

2.6.2 Công trình nghiên cứu trong nước 27

2.6.3 Khoảng trống nghiên cứu 28

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 29

CHƯƠNG 3: ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT TRÊN PHẦN MỀM QAD ERP 30

3.1.Tổng quan về phần mềm QAD ERP 30

3.1.1 Giới thiệu chung về phần mềm QAD ERP 30

3.1.2 Các tính năng của phần mềm 31

3.1.3 Các phân hệ của phần mềm 33

3.1.4 Giao diện của phần mềm 34

3.2.Mô phỏng quy trình sản xuất theo đơn đặt hàng trên phần mềm QAD ERP 35

3.2.1 Sơ đồ quy trình sản xuất theo đơn đặt hàng 35

3.2.2 Thiết lập các thông số ban đầu 37

3.2.2.1 Thiết lập cấu trúc sản phẩm 37

3.2.2.2 Thiết lập tổ sản xuất 38

3.2.2.3 Thiết lập công đoạn sản xuất 39

3.2.3 Thực hiện quy trình sản xuất theo đơn đặt hàng 40

3.2.3.1 Tạo đơn đặt hàng 40

3.2.3.2 Lập kế hoạch sản xuất 43

3.2.3.3 Phân bổ nguyên vật liệu 45

3.2.3.4 In danh sách soạn hàng 45

3.2.3.5 Kiểm tra tồn kho nguyên vật liệu 47

3.2.3.6 Tiến hành soạn hàng 47

3.2.3.7 Phát hành lệnh sản xuất 48

3.2.3.8 Xuất kho nguyên vật liệu 49

3.2.3.9 Tiến hành sản xuất và ghi nhận kết quả sản xuất 52

3.2.3.10 Nhập kho thành phẩm 54

3.2.3.11 Đóng lệnh sản xuất 55

3.3.Hoạt động kiểm soát trong quy trình sản xuất theo đơn đặt hàng trên phần mềm QAD ERP 56

3.3.1 Kiểm soát trước sản xuất 56

3.3.2 Kiểm soát trong sản xuất 59

3.3.3 Kiểm soát sau sản xuất 60

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 61

CHƯƠNG 4: KẾT LUẬN VÀ HÀM Ý 62

4.1.Nhận xét về hoạt động kiểm soát trong quy trình sản xuất theo đơn đặt hàng trên phần mềm QAD ERP 62

4.1.1 Ưu điểm 62

4.1.2 Hạn chế 63

4.2.Một số hàm ý đề xuất nhằm nâng cao hiệu quả của hoạt động kiểm soát

trong quy trình sản xuất theo đơn đặt hàng trên phần mềm QAD ERP 64

KẾT LUẬN CHƯƠNG 4 67

KẾT LUẬN 68

TÀI LIỆU THAM KHẢO 70

PHỤ LỤC i

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT Từ viết tắt Nguyên nghĩa Nghĩa tiếng Việt

BOM Bill of Material Định mức nguyên vật liệu CEM Customer Enquiry Management Quản lý yêu cầu khách hàng

COSO

The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission

Ủy ban Chống gian lận khi lập Báo cáo tài chính thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ

CRM Customer Relationship

Management Quản lý quan hệ khách hàng ERP Enterprise Resource Planning Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp GDP Gross Domestic Product Tổng sản phẩm quốc nội

MTO Make to Order Sản xuất theo đơn đặt hàng MTS Make to Stock Sản xuất để lưu kho

PC Product Configurator Bộ cấu hình sản phẩm PLM Product Lifecycle Management Quản lý dòng đời sản phẩm

SME Small and Medium Sized

Enterprise Doanh nghiệp nhỏ và vừa

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 2.1: Các thành phần của ERP (Nguồn: SAP) 16

Hình 3.1: Các phân hệ của QAD ERP (Nguồn: Công ty TNHH Think Next) 33

Hình 3.2: Màn hình đăng nhập vào phần mềm QAD ERP 34

Hình 3.3: Giao diện phần mềm QAD ERP 34

Hình 3.4: Cấu trúc sản phẩm nhẫn thiết kế 38

Hình 3.5: Các tổ sản xuất tham gia vào quy trình sản xuất nhẫn 39

Hình 3.6: Các công đoạn để sản xuất ra một chiếc nhẫn thiết kế 40

Hình 3.7: Bộ phận kinh doanh tạo đơn đặt hàng sau khi khách hàng duyệt mẫu thiết kế 41

Hình 3.8: Đơn đặt hàng của khách hàng C05 42

Hình 3.9: Các thông số chi tiết của mặt hàng nhẫn thiết kế 43

Hình 3.10: Màn hình tạo kế hoạch sản xuất từ đơn đặt hàng 44

Hình 3.11: Kế hoạch sản xuất được tạo 44

Hình 3.12: Phân bổ các nguyên vật liệu tham gia vào quy trình sản xuất 45

Hình 3.13: Danh sách các nguyên vật liệu cần soạn 46

Hình 3.14: Màn hình kiểm tra số lượng nguyên vật liệu cho đơn đặt hàng 47

Hình 3.15: Màn hình ghi nhận hoạt động soạn hàng 48

Hình 3.16: Bộ phận kế hoạch và sản xuất phát hành lệnh sản xuất 49

Hình 3.17: Màn hình ghi nhận xuất kho nguyên vật liệu cho lệnh sản xuất 50

Hình 3.18: Giao dịch xuất kho nguyên vật liệu được hệ thống ghi nhận 51

Hình 3.19: Hệ thống hạch toán nghiệp vụ xuất kho nguyên vật liệu 51

Hình 3.20: Màn hình ghi nhận kết quả sản xuất cho từng công đoạn 52

Hình 3.21: Kết quả sản xuất từng công đoạn được cập nhật lên hệ thống 53

Hình 3.22: Màn hình ghi nhận kết quả sau khi kiểm tra chất lượng thành phẩm 54

Hình 3.23: Màn hình ghi nhận hoạt động nhập kho thành phẩm nhẫn thiết kế 55

Hình 3.24: Báo cáo nhập kho thành phẩm nhẫn thiết kế 55

Hình 3.25: Bộ phận kế hoạch và sản xuất thực hiện đóng lệnh sản xuất 56

DANH MỤC SƠ ĐỒ

Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổng quát quy trình sản xuất theo đơn đặt hàng (Nguồn: Bùi Linh) 17Sơ đồ 3.1: Sơ đồ chi tiết quy trình sản xuất theo đơn đặt hàng (Nguồn: Công ty TNHH Think Next, tác giả tự tổng hợp) 36

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI 1.1 Tính cấp thiết của đề tài

Nhờ vào các lợi thế cạnh tranh hiện tại của Việt Nam trong khu vực đã giúp đất nước trở thành một điểm sáng thu hút vốn đầu tư vào ngành công nghiệp từ các quốc gia khác, đặc biệt là trong lĩnh vực sản xuất Trong đó, khối ngành sản xuất đóng vai trò vô cùng quan trọng trong nền kinh tế Việt Nam, chiếm tỷ trọng lớn trong GDP (tổng sản phẩm quốc nội) của cả nước, thúc đẩy sự phát triển và thịnh vượng của một đất nước về lâu dài (Savills Vietnam, 2023)

Để đáp ứng những yêu cầu của lĩnh vực sản xuất, cần sự đầu tư và hợp tác, sự chuyển giao công nghệ giữa các doanh nghiệp trong và ngoài nước, sự nghiên cứu và phát triển công nghệ mới vào trong quy trình sản xuất nhằm cải thiện sản phẩm, nâng cao năng suất và hiệu quả trong sản xuất Khi đó, năng lực sản xuất của các doanh nghiệp tại thị trường Việt Nam sẽ ngày càng được nâng cao, thúc đẩy sự tiến bộ của ngành công nghiệp sản xuất trong nước, tạo điều kiện thuận lợi để các doanh nghiệp

tham gia vào chuỗi cung ứng khu vực và toàn cầu Lúc này, với mục tiêu gia tăng

hiệu quả sản xuất – kinh doanh của các doanh nghiệp, không chỉ có sự nỗ lực ở bộ phận sản xuất mà cần có sự hợp tác, liên kết giữa các bộ phận nội bộ của doanh nghiệp Các doanh nghiệp cần có một giải pháp quản trị tối ưu giúp cho nhà lãnh đạo có thể điều hành và quản lý toàn diện các hoạt động trong một công ty sản xuất Đặc biệt trong thời đại công nghệ 4.0, việc các doanh nghiệp ứng dụng phần mềm vào trong công tác quản lý càng trở nên phổ biến hơn, ứng dụng công nghệ vào quản lý sẽ giúp cho hoạt động quản trị doanh nghiệp hiệu quả hơn, tiết kiệm thời gian và chi phí, thúc đẩy cho sự phát triển của doanh nghiệp Trong số các phần mềm quản lý phổ biến hiện nay, phần mềm QAD ERP chính là giải pháp tối ưu, toàn diện cho doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp chuyên về hoạt động sản xuất Khi ứng dụng phần mềm ERP vào quy trình sản xuất có thể hỗ trợ nhà quản trị quản lý tốt nguồn hàng, hạn chế tình trạng thiếu hụt hay dư thừa hàng hoá, lập kế hoạch sản xuất hiệu quả, loại bỏ các hoạt động dư thừa nhằm tối ưu hoá nguồn lực, tiết kiệm thời

gian và chi phí cho doanh nghiệp, từ đó nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý chuỗi cung ứng của doanh nghiệp (Vũ Thanh Tâm, 2024)

Bên cạnh việc hỗ trợ người lãnh đạo trong công tác giám sát và vận hành doanh nghiệp, phần mềm còn làm tốt các hoạt động kiểm soát trong công ty Nếu ứng dụng hiệu quả phần mềm trong hoạt động kiểm soát sẽ giúp các doanh nghiệp sản xuất giảm thiểu những sai sót có khả năng xảy ra trong quy trình sản xuất, giúp người lãnh đạo phát hiện và chỉ đạo thực hiện các biện pháp ngăn chặn rủi ro kịp thời nhằm hạn chế tối đa những khoản phát sinh không đáng có Một hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả sẽ giúp cho doanh nghiệp hoạt động kinh doanh tốt hơn, tối ưu hoá nguồn lực, đạt được mục tiêu mà nhà quản trị đề ra và hạn chế tối đa các gian lận, rủi ro, sai sót trong vận hành doanh nghiệp Vì thế khi triển khai phần mềm quản lý cần phải đảm bảo các hoạt động ghi nhận trên phần mềm luôn phải được kiểm soát bởi một hoặc nhiều cấp quản lý và có sự kiểm soát chặt chẽ để phản ánh chính xác thông tin, dữ liệu đầu ra, đảm bảo độ tin cậy, tính minh bạch của số liệu trên các báo cáo, từ đó giúp nhà quản trị có thể đưa ra các quyết định chính xác hơn (Thịnh Văn Vinh, 2016) Nhận thức được tầm quan trọng của hoạt động kiểm soát trong quy trình sản xuất cũng như sự hữu hiệu của phần mềm QAD ERP trong kiểm soát nội bộ, tác giả đã chọn Công ty TNHH Think Next - đối tác phân phối phần mềm QAD ERP tại Việt

Nam - để nghiên cứu đề tài “Hoạt động kiểm soát trong quy trình sản xuất theo đơn đặt hàng trên phần mềm QAD ERP của Công ty TNHH Think Next” với

mong muốn đánh giá sự hiệu quả của hoạt động kiểm soát trong quy trình sản xuất theo đơn đặt hàng khi ứng dụng phần mềm QAD ERP

1.2 Mục tiêu nghiên cứu

1.2.1 Mục tiêu tổng quát

Mục tiêu tổng quát của đề tài là tìm hiểu, nghiên cứu và phân tích cách thức hoạt động của phần mềm quản lý ERP QAD trong việc hỗ trợ kiểm soát quy trình sản xuất theo đơn đặt hàng

1.2.2 Mục tiêu cụ thể

Mục tiêu cụ thể của đề tài nghiên cứu sẽ bao gồm 3 mục tiêu chính, đó là:

Một là phân tích, đánh giá thực trạng của hoạt động kiểm soát trong quy

trình sản xuất theo đơn đặt hàng trên phần mềm quản lý QAD ERP

Hai là phân tích những ưu điểm và hạn chế khi ứng dụng phầm mềm QAD

ERP vào hoạt động kiểm soát quy trình sản xuất theo đơn đặt hàng

Ba là đề xuất một số hàm ý giúp nâng cao hiệu quả của hoạt động kiểm

soát trong quy trình sản xuất trên phần mềm QAD ERP

1.3 Câu hỏi nghiên cứu

Thông qua bài nghiên cứu này có thể trả lời được các câu hỏi sau:

Một là các hoạt động kiểm soát trong quy trình sản xuất theo đơn đặt hàng

được thực hiện trên phần mềm QAD như thế nào?

Hai là ứng dụng phần mềm QAD ERP vào hoạt động kiểm soát quy trình

sản xuất theo đơn đặt hàng tồn tại những ưu điểm và hạn chế nào?

Ba là hàm ý nào giúp nâng cao hiệu quả của hoạt động kiểm soát quy trình

sản xuất theo đơn đặt hàng khi ứng dụng phần mềm QAD ERP?

1.4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động kiểm soát quy trình sản xuất theo đơn đặt hàng trên phần mềm QAD ERP

Phạm vi nghiên cứu: Các doanh nghiệp sản xuất vừa và nhỏ có ứng dụng phần mềm QAD ERP do Công ty TNHH Think Next triển khai

Thời gian nghiên cứu: từ tháng 04/2024 đến tháng 06/2024

1.5 Phương pháp nghiên cứu

Để đáp ứng các mục tiêu nghiên cứu đã đề ra, tác giả sử dụng phương pháp nghiên cứu định tính, cụ thể:

Phương pháp thu thập và nghiên cứu tài liệu: Trong đề tài này, tác giả tổng hợp các lý thuyết cơ bản từ tài liệu học tập, các giáo trình liên quan được học tại nhà trường, ngoài ra còn tham khảo, nghiên cứu một số tài liệu có nội dung liên quan đến hoạt động kiểm soát, quy trình sản xuất, ứng dụng ERP từ các trang tạp chí điện tử, bài hội thảo, nghiên cứu có liên quan đến đề tài cũng như các quy định về kiểm soát

nội bộ do Nhà nước ban hành Bên cạnh đó, tác giả còn thu thập các tài liệu liên quan đến quy trình sản xuất theo đơn đặt hàng tại Công ty TNHH Think Next

Phương pháp phỏng vấn: Phỏng vấn trực tiếp các anh, chị nhân viên hiện đang sử dụng và triển khai phần mềm QAD ERP tại công ty để tìm hiểu hoạt động kiểm soát trong quy trình sản xuất theo đơn đặt hàng được thực hiện như thế nào trên phần mềm, các rủi ro có thể xảy ra trong quy trình cũng như những ưu điểm và hạn chế của hệ thống khi thực hiện hoạt động kiểm soát

Phương pháp phân tích: Từ những tài liệu thu thập được từ các bài nghiên cứu trước và dữ liệu từ phương pháp phỏng vấn, tác giả sẽ tổng hợp và đánh giá hiệu quả của hoạt động kiểm soát trong quy trình sản xuất theo đơn đặt hàng khi ứng dụng phần mềm QAD ERP Rút ra kết luận cùng với phân tích những ưu điểm và hạn chế của hoạt động kiểm soát khi thực hiện trên phần mềm ERP, từ đó đề xuất ra các giải pháp nhằm khắc phục hạn chế và nâng cao tính hữu hiệu của hoạt động kiểm soát trong quy trình sản xuất theo đơn đặt hàng

1.6 Bố cục khoá luận

Đề tài nghiên cứu được trình bày thông qua bốn nội dung chính, cụ thể: Chương 1: Giới thiệu đề tài

Chương 2: Cơ sở lý thuyết và tổng quan nghiên cứu Chương 3: Đánh giá thực trạng hoạt động kiểm soát trên phần mềm QAD ERP Chương 4: Kết luận và hàm ý

Kết luận Tài liệu tham khảo Phụ lục

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1

Trong chương 1, tác giả đã giới thiệu sơ lược về đề tài nghiên cứu, bao gồm tính cấp thiết của đề tài, mục tiêu nghiên cứu tổng quát và cụ thể, những câu hỏi được giải đáp thông qua nội dung nghiên cứu, đối tượng và phạm vi nghiên cứu, các phương pháp nghiên cứu được sử dụng trong bài và đưa ra bố cục tổng quát của đề tài nghiên cứu này Từ các nội dung được đề cập trong chương này, tác giả sẽ sử dụng làm cơ sở để thực hiện nghiên cứu, phân tích và đánh giá việc áp dụng phần mềm công nghệ để thực hiện hoạt động kiểm soát quy trình sản xuất theo đơn đặt hàng

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VÀ TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU 2.1 Khái quát về quy trình sản xuất theo đơn đặt hàng

2.1.1 Khái niệm quy trình sản xuất theo đơn đặt hàng

Trong cuốn sách về Quản lý hoạt động: Bối cảnh chiến lược và phân tích quản lý, Hill (2000) đã cung cấp một mô tả toàn diện về các công ty sử dụng chiến lược sản xuất MTO điển hình:

“Các doanh nghiệp MTO thường tham gia vào việc cung cấp các sản phẩm và dịch vụ đặc biệt (nghĩa là sẽ không lặp lại) Ngoài ra, một số công ty quyết định chỉ đáp ứng nhu cầu về các mặt hàng tiêu chuẩn (nghĩa là lặp lại) trên cơ sở MTO Dù ứng dụng chiến lược theo cách nào thì điểm đặc trưng của MTO cũng là hàng tồn kho sẽ không được giữ dưới dạng thành phẩm một phần hoặc thành phẩm Những gì có thể được giữ trong kho là các vật liệu và thành phần tạo nên toàn bộ hoặc một phần của một mặt hàng"

Claycomb và cộng sự (2005) cũng giải thích khái niệm chiến lược sản xuất MTO là việc sản xuất hoặc lắp ráp chỉ được thực hiện sau khi nhận được đơn đặt hàng vì sản phẩm sẽ được tùy chỉnh để đáp ứng sở thích của khách hàng Khác với chiến lược MTS, MTO cho phép đáp ứng nhanh chóng và chính xác nhu cầu của khách hàng, do đó chiến lược này cũng được xem là một khía cạnh quan trọng của tính linh hoạt trong sản xuất

Sản xuất theo đơn đặt hàng là một hình thức sản xuất kinh doanh mà trong đó khách hàng được phép điều chỉnh các thông số kỹ thuật của sản phẩm sao cho phù hợp với nhu cầu, mong muốn của mình Khi đơn vị sản xuất nhận được đơn đặt hàng thì lúc này hoạt động sản xuất mới được thực hiện để chắc chắn rằng sản phẩm đáp ứng được các yêu cầu của người tiêu dùng Tuy nhiên, chiến lược sản xuất này sẽ tốn nhiều chi phí và thời gian nên không phù hợp với mọi mặt hàng sản xuất mà thường dùng cho các sản phẩm, hàng hoá có các yêu cầu riêng biệt về thông số kỹ thuật cho từng sản phẩm, các sản phẩm có cấu hình cao hoặc sản phẩm đòi hỏi chi phí lưu kho và bảo quản cao (Giang, 2019)

Tổng kết lại, khi nhắc đến quy trình sản xuất theo đơn đặt hàng có thể hiểu đơn giản đây là một chiến lược sản xuất mà hoạt động sản xuất chỉ được thực hiện sau khi doanh nghiệp nhận được đơn đặt hàng từ phía khách hàng và sản phẩm sản xuất có thể được tuỳ chỉnh một vài thông số kỹ thuật theo như mong muốn, nhu cầu của người mua

2.1.2 Lợi ích của quy trình sản xuất theo đơn đặt hàng

Khi doanh nghiệp ứng dụng chiến lược sản xuất là sản xuất theo đơn đặt hàng sẽ có những ưu điểm như sau:

Đáp ứng nhu cầu linh hoạt: Với loại hình sản xuất này, người tiêu dùng có thể linh hoạt tuỳ chỉnh các thông số kỹ thuật sao cho phù hợp với mong muốn và nhu cầu sử dụng của bản thân Điều này giúp gia tăng sự hài lòng của khách hàng đối với sản phẩm, hàng hoá, từ đó xây dựng và duy trì mối quan hệ với khách hàng

Giảm thiểu việc lưu kho hàng hoá: Do đặc điểm của loại hình sản xuất này là sản phẩm chỉ được sản xuất khi có đơn đặt hàng từ khách hàng và chỉ sản xuất đúng với số lượng yêu cầu, cuối cùng sẽ được chuyển giao cho khách hàng nên hạn chế được tình trạng dư thừa sản phẩm Điều này giúp giảm thiểu chi phí lưu kho và tránh được việc phải giảm giá hoặc thanh lý các sản phẩm không bán chạy, lỗi thời

Gia tăng sự đa dạng hàng hóa: Đặc trưng của chiến lược sản xuất này là sản phẩm chỉ được sản xuất và bán dựa theo yêu cầu của khách hàng nên đơn vị sản xuất có thể cung cấp được nhiều loại sản phẩm hơn khi có sự đa dạng về mẫu mã, màu sắc, kích thước, hình dáng, cấu tạo của sản phẩm

Thiết lập mối quan hệ với khách hàng trung thành: Sản phẩm được sản xuất dựa trên mong muốn của khách hàng nên dễ dàng đáp ứng được thị hiếu của người mua, gia tăng sự hài lòng của họ đối với sản phẩm khi đến tay, từ đó xây dựng mối quan hệ với người tiêu dùng và nâng cao khả năng trở thành khách hàng trung thành của doanh nghiệp

2.1.3 Hạn chế của quy trình sản xuất theo đơn đặt hàng

Bên cạnh những lợi ích mà chiến lược sản xuất theo đơn đặt hàng đem lại, loại hình sản xuất này vẫn còn một vài điểm hạn chế như:

Tính không thường xuyên: Do hoạt động sản xuất chỉ diễn ra khi có đơn đặt hàng nên gây khó khăn cho doanh nghiệp để xác định được thời gian nhận được đơn đặt hàng tiếp theo

Chi phí sản xuất và vận hành cao: Khác với chiến lược sản xuất hàng loạt với quy mô lớn có thể giảm thiểu tối đa chi phí sản xuất thì với chiến lược sản xuất theo đơn đặt hàng thường đòi hỏi đầu tư vốn ban đầu lớn so với sản xuất hàng loạt để đáp ứng được khả năng sản xuất linh hoạt với đa dạng từ máy móc, nguyên liệu, nhân công,…

Thời gian chờ đợi lâu: Để đáp ứng được những yêu cầu của khách hàng, đơn vị sản xuất cần nhiều thời gian để thiết kế ra sản phẩm cuối cùng thông qua những buổi trao đổi thông tin, duyệt mẫu sản phẩm, mua nguyên vật liệu, nên đòi hỏi khách hàng phải chờ đợi một khoảng thời gian từ vài tuần đến vài tháng tuỳ thuộc vào mức độ phức tạp của thông số sản phẩm từ khâu đặt hàng đến khâu giao hàng

2.2 Khái quát về hoạt động kiểm soát

2.2.1 Khái niệm hoạt động kiểm soát

Theo báo cáo COSO (2013) hoạt động kiểm soát là một trong năm yếu tố cấu thành nên hệ thống kiểm soát nội bộ, trong đó, hoạt động kiểm soát được định nghĩa là “các hành động được thiết lập thông qua các chính sách và thủ tục nhằm đảm bảo thực hiện các chỉ thị của nhà quản lý để giảm thiểu rủi ro đe doạ đến việc đạt được mục tiêu của đơn vị Các hoạt động kiểm soát sẽ đóng vai trò là cơ chế quản lý việc đạt được các mục tiêu của đơn vị và là một phần của quá trình mà đơn vị cố gắng đạt được các mục tiêu đó” Trong đó:

Chính sách kiểm soát là những nguyên tắc, quy định hướng dẫn các thành viên trong tổ chức thực hiện công việc hàng ngày nhằm đạt được các mục tiêu của đơn vị Chúng phản ánh những mong muốn, yêu cầu của người quản lý về những nội dung, hoạt động cần được kiểm soát, giám sát trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của các thành viên

Thủ tục kiểm soát là những biện pháp, quy trình cụ thể để triển khai và thực thi các chính sách kiểm soát hoạt động của tổ chức trong thực tế Thủ tục kiểm

soát xác định rõ các bước, quy định cần phải thực hiện theo một trình tự nhất định nhằm đảm bảo việc kiểm soát được diễn ra một cách có hệ thống và hiệu quả

Ngoài ra, COSO còn giải thích “các hoạt động kiểm soát được thực hiện ở mọi cấp độ của đơn vị, ở các giai đoạn khác nhau trong quy trình kinh doanh và trên môi trường công nghệ nhằm giảm thiểu các rủi ro tiền ẩm trong mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Chúng có thể mang tính chất phòng ngừa hoặc thăm dò và có thể bao gồm một loạt các hoạt động thủ công và tự động như ủy quyền và phê duyệt, xác minh, đối chiếu và đánh giá hiệu quả kinh doanh”

2.2.2 Nguyên tắc của hoạt động kiểm soát

Trong báo cáo COSO (2013), ba nguyên tắc liên quan đến các hoạt động kiểm soát được trình bày là:

Nguyên tắc 10: Tổ chức lựa chọn và phát triển các hoạt động kiểm soát

góp phần vào giảm nhẹ rủi ro cho mục tiêu đến mức chấp nhận được

Khi thiết lập các hoạt động kiểm soát cho đơn vị, cần chú trọng đến việc tích hợp hoạt động kiểm soát với đánh giá rủi ro, xây dựng các hoạt động kiểm soát phù hợp với quy mô, quy trình kinh doanh của đơn vị, phối hợp nhiều loại hoạt động kiểm soát, phân chia trách nhiệm, cấp độ áp dụng hoạt động kiểm soát hợp lý Từ đó, doanh nghiệp dễ dàng xây dựng các hoạt động kiểm soát phù hợp vừa giúp hạn chế tối đa rủi ro vừa đạt được mục tiêu đề ra

Nguyên tắc 11: Tổ chức lựa chọn và phát triển các hoạt động kiểm soát

chung qua công nghệ để hỗ trợ đạt được các mục tiêu

Với sự phát triển của công nghệ thông tin, nhiều doanh nghiệp đã ứng dụng công nghệ phục vụ cho công tác quản lý và hỗ trợ hoạt động kinh doanh của đơn vị, ngoài ra còn được ứng dụng để thực hiện các hoạt động kiểm soát tự động Vì thế, đơn vị cần phải lựa chọn và xây dựng các hoạt động kiểm soát đối với công nghệ nhằm đảm bảo đạt được các mục tiêu của đơn vị

Nguyên tắc 12: Tổ chức áp dụng kiểm soát hoạt động thông qua các chính

sách thiết lập

Để đạt được những mục tiêu đề ra, nhà quản trị cần thiết lập các chính sách và thủ tục kiểm soát cho từng cá nhân, bộ phận trong tổ chức thực hiện Trong đó, chính sách kiểm soát cần xác định trách nhiệm thực hiện và giải trình của người quản lý các cấp, thủ tục kiểm soát thì phải vạch rõ trách nhiệm của từng cá nhân thực hiện, xác định khi nào thực hiện hoạt động kiểm soát cùng với biện pháp sửa chữa đi kèm Hoặc theo Nguyễn Thị Mai Hương (2022), doanh nghiệp thể dựa vào ba nguyên tắc chung sau để xây dựng các hoạt động kiểm soát trong đơn vị:

“Nguyên tắc phân công, phân nhiệm: Trách nhiệm và công việc cần được phân loại cụ thể cho nhiều bộ phận và cho nhiều người trong bộ phận Việc phân công phân nhiệm vụ rõ ràng tạo sự chuyên môn hóa trong công việc, sai sót ít xảy ra và khi xảy ra thường dễ phát hiện

Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Nguyên tắc này yêu cầu không để cho một cá nhân nắm tất cả các khâu của một quy trình nghiệp vụ từ khi phát sinh cho đến khi kết thúc Mặt khác, cũng yêu cầu tách biệt các chức năng xét duyệt và bảo quản tài sản, chức năng kế toán và chức năng bảo quản tài sản, chức năng xét duyệt nghiệp vụ và chức năng kế toán hoặc thực hiện nghiệp vụ đó Nguyên tắc này quy định sự cách ly thích hợp về trách nhiệm trong các nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm (nhất là sai phạm cố ý) và hành vi lạm dụng quyền hạn

Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn: Để thỏa mãn các mục tiêu kiểm soát thì tất cả các nghiệp vụ kinh tế phải được phê chuẩn đúng đắn Phê chuẩn là biểu hiện cụ thể của việc quyết định và giải quyết một công việc trong phạm vi nhất định”

2.2.3 Các loại hoạt động kiểm soát

Mỗi hoạt động kiểm soát sẽ đáp ứng những mục tiêu kiểm soát khác nhau, chúng có thể mang tính ngăn ngừa, phát hiện hoặc kết hợp vừa ngăn ngừa vừa phát hiện được thực hiện bằng cách thủ công hay tự động nên khi xây dựng và phát triển hoạt động kiểm soát, doanh nghiệp có thể lựa chọn và kết hợp nhiều loại hoạt động

miễn là chúng phù hợp với đơn vị và đạt được hiệu quả kiểm soát tốt nhất Theo COSO (2013), một số hoạt động kiểm soát phổ biến có thể kể đến như:

Uỷ quyền và phê duyệt: Là hoạt động để xác định xem một giao dịch kinh tế phát sinh có thật trong thực tế và có hợp lệ hay không, hoạt động phê duyệt này được thực hiện bởi các cá nhân hoặc các quản lý cấp cao được uỷ quyền

Xác minh: Là hoạt động so sánh các nội dung, thông tin trên tài liệu kế toán như chứng từ, sổ sách, báo cáo và các tài liệu có liên quan hoặc so sánh với cả chính sách của đơn vị để kiểm tra tính nhất quán, có thật của các thông tin đồng thời phát hiện những điểm khác biệt bất thường giữa các tài liệu kế toán, chính sách

Kiểm soát vật chất: Là hoạt động kiểm tra và đối chiếu để đảm bảo các máy móc, thiết bị, hàng tồn kho, tiền mặt và các tài sản khác của đơn vị được bảo vệ chặt chẽ, không bị mất mát hoặc biển thủ

Kiểm soát dữ liệu thường trực: Là hoạt động kiểm soát để đảm bảo các dữ liệu, thông tin quan trọng trong đơn vị được kiểm soát chặt chẽ, duy trì và cập nhật liên tục để đảm bảo tính chính xác, đầy đủ và hợp lệ của các thông tin khi được công bố

Đối chiếu: Là hoạt động so sánh các thông tin từ nhiều nguồn dữ liệu khác nhau để tìm ra các khác biệt, chênh lệch để nhanh chóng thực hiện các biện pháp thống nhất dữ liệu đảm bảo tính đầy đủ và chính xác của thông tin

Kiểm soát giám sát: Là hoạt động đánh giá xem các hoạt động kiểm soát như uỷ quyền và phê duyệt, xác minh, đối chiếu, kiểm soát vật chất, dữ liệu có được thực hiện đầy đủ, chính xác và chấp hành các chính sách, thủ tục và quy định của doanh nghiệp đã thiết lập hay không Các nhà quản trị thường xây dựng hoạt động kiểm soát này cho các giao dịch, nghiệp vụ có rủi ro cao

Theo Nguyễn Thị Mai Hương (2023) khi doanh nghiệp thực hiện kiểm soát thì các hoạt động kiểm soát phải đạt được những nội dung sau:

“Sự soát xét của nhà quản lý cấp cao: Là việc soát xét của lãnh đạo cấp cao trong doanh nghiệp như so sánh kết quả thực tế với dự toán, báo cáo với kỳ trước hay với các đối thủ khác

Quản trị hoạt động: Người quản lý ở các cấp trung gian sẽ soát xét các báo cáo về hiệu quả của từng bộ phận mà mình phụ trách so với dự toán, kế hoạch đề ra Việc soát xét phải tập trung vào cả ba mục tiêu của kiểm soát nội bộ

Phân chia trách nhiệm hợp lý: Việc phân chia trách nhiệm hợp lý giữa các chức năng trong doanh nghiệp cần phải được xem xét một cách nghiêm túc và được coi là một loại kiểm soát phòng ngừa hiệu quả Bởi lẽ, phân chia trách nhiệm hợp lý sẽ làm giảm thiểu cơ hội dẫn đến sai sót và gian lận cũng như giúp phát hiện ra sai sót và gian lận trong quá trình tác nghiệp

Kiểm soát quá trình xử lý thông tin: Để thông tin đáng tin cậy thì cần thực hiện nhiều hoạt động kiểm soát nhằm kiểm tra tính xác thực, đầy đủ và việc phê chuẩn các nghiệp vụ Quan trọng nhất đó là kiểm soát chặt chẽ hệ thống chứng từ, sổ sách và việc phê chuẩn các loại nghiệp vụ phải đúng đắn

Phân tích rà soát: Xem xét lại những việc đã được thực hiện bằng cách so sánh số thực tế với số kế hoạch, dự toán, kỳ trước Đơn vị thường xuyên rà soát thì có thể phát hiện những vấn đề bất thường, để thay đổi, điều chỉnh kịp thời chiến lược hoặc kế hoạch

Phê chuẩn đúng đắn: Tất cả các nghiệp vụ hoạt động đều phải được phê chuẩn bởi các cấp quản lý trong phạm vi quyền hạn cho phép Riêng đối với phê chuẩn cụ thể thì người quản lý phải phê chuẩn cho từng nghiệp vụ một cách cụ thể

Kiểm soát chứng từ: Như biểu mẫu chứng từ đầy đủ, rõ ràng; đánh số trước liên tục trên chứng từ; chứng từ được lập kịp thời; lưu chuyển chuyển chứng từ khoa học; bảo quản và lưu trữ chứng từ đầy đủ Kiểm soát sổ sách: Như thiết kế sổ sách khoa học; ghi chép kịp thời, chính xác; bảo quản và lưu trữ đầy đủ

Kiểm soát vật chất: Là các hoạt động kiểm soát nhằm đảm bảo cho tài sản của doanh nghiệp như máy móc, nhà xưởng, tiền bạc, hàng hóa, cổ phiếu, trái phiếu và các tài sản khác được bảo vệ một cách chặt chẽ Việc so sánh, đối chiếu giữa sổ sách kế toán và tài sản hiện có trên thực tế bắt buộc phải được thực hiện định kỳ, điều

tra nguyên nhân mất mát, hư hỏng (nếu có), qua đó phát hiện những yếu kém tồn tại trong đơn vị Hoạt động này thực hiện cho các loại sổ sách và tài sản, kể cả những ấn chỉ đã được đánh số thứ tự trước nhưng chưa sử dụng, hạn chế tiếp cận phần mềm, tài sản của đơn vị

Kiểm tra độc lập việc thực hiện: Khi tiến hành kiểm tra lại việc thực hiện

các loại thủ tục kiểm soát, để có thể phát hiện các biến động bất thường, tìm ra nguyên nhân và xử lý kịp thời”

2.3 Khái quát về hệ thống ERP

2.3.1 Khái niệm cơ bản về ERP

Khái niệm về hệ thống ERP đang dần trở nên phổ biến hơn trong xã hội hiện đại nhờ vào những khả năng tích hợp các phòng ban trong một tổ chức đem lại sự thống nhất hệ thống thông tin cho toàn doanh nghiệp Theo Klaus và cộng sự (2000) lập luận rằng khái niệm ERP có thể được xem xét từ nhiều góc độ, trong bài nghiên cứu nhóm tác giả đề cập đến một vài khái niệm cơ bản nhất về ERP như là một loại hàng hoá, sản phẩm dưới dạng phần mềm công nghệ; hay ERP có thể được coi là mục tiêu phát triển nhằm phản ánh tất cả các quy trình và dữ liệu của doanh nghiệp thành một cấu trúc tích hợp toàn diện; ERP còn có thể được coi là yếu tố then chốt của cơ sở hạ tầng mang lại giải pháp toàn diện cho doanh nghiệp Shehab và cộng sự (2004) thì định nghĩa hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning) là hệ thống quản lý tất cả các hoạt động kinh doanh của một tổ chức, được xây dựng bởi bộ các phần mềm tích hợp với nhau nhằm quản lý toàn diện các chức năng kinh doanh trong công ty, từ quản lý thông tin khách hàng, kế toán tài chính, bán hàng và phân phối, quản lý nguồn nhân lực, chuỗi cung ứng đến xây dựng kế hoạch và quản lý hoạt động sản xuất, tạo ra luồng thông tin liên kết và thống nhất với nhau giữa các bộ phận giúp cải thiện hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp Hay Nazemi và cộng sự (2012) giải thích rằng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) là các gói phần mềm bao gồm một số mô-đun như nhân sự, bán hàng, tài chính và sản xuất, cung cấp sự tích hợp thông tin xuyên tổ chức thông qua các quy trình kinh doanh nhúng thể hiện cái nhìn toàn diện về doanh nghiệp với mức độ dư thừa tối thiểu Tuỳ theo nhu cầu quản

lý và ngân sách của từng công ty triển khai, đơn vị cung cấp ERP có thể tuỳ chỉnh các gói phần mềm sao cho phù hợp với các nhu cầu cụ thể của khách hàng

2.3.2 Đặc điểm của ERP

Đúc kết từ những khái niệm cơ bản biết được ERP không chỉ là một phần mềm riêng lẻ, mà nó được thiết kế và tích hợp từ nhiều phân hệ các nhau với mục tiêu hỗ trợ doanh nghiệp quản lý toàn bộ hoạt động kinh doanh của đơn vị Nhờ đó mà hệ thống ERP được biết đến với những điểm đặc trưng mà không phải hệ thống nào cũng có thể đạt được (Dương Mỹ Hà, 2024)

Khả năng tích hợp: Hệ thống ERP hiện nay đáp ứng được khả năng tích hợp linh hoạt các mô-đun với chức năng kinh doanh khác nhau, không những thế ERP còn cho phép tuỳ chỉnh các mô-đun hay tích hợp thêm các phần mềm ngoài hệ thống, ví dụ như quản lý quan hệ khách hàng, nguồn nhân lực hay kết hợp với nền tảng thương mại điện tử nhằm đáp ứng linh hoạt các nhu cầu của doanh nghiệp, dễ dàng mở rộng và thích ứng với sự phát triển của doanh nghiệp Với việc tích hợp ERP cho phép tạo ra các luồng thông tin, dữ liệu có tính liên kết và được chia sẻ nhanh chóng giữa các bộ phận trong công ty, cung cấp cái nhìn thống nhất về thông tin từ các hệ thống khác nhau và nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh

Quản lý toàn diện: Nhờ vào việc tích hợp nhiều phân hệ khác nhau thành một nền tảng duy nhất, ERP có thể hỗ trợ doanh nghiệp trong việc quản lý và tối ưu hoá toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh trong đơn vị, từ quản lý mua hàng và phân phối, kho hàng, sản xuất, bán hàng, kế toán tài chính đến quản lý nguồn nhân lực, quản lý quan hệ khách hàng,

Tự động hóa quy trình: Hệ thống ERP có thể hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng quy trình kinh doanh cụ thể bằng cách thiết kế luồng công việc, xác định các bước thực hiện, liên kết các tác vụ và quy trình, hỗ trợ kiểm soát và theo dõi quy trình để đảm bảo hoạt động đúng cách, giúp tiết kiệm thời gian, công sức của nhân viên và hạn chế xảy ra sai sót trong quá trình hoạt động

Quản lý dựa trên dữ liệu: Hệ thống ERP cho phép quản lý tập trung các thông tin quan trọng giữa các phòng ban trong đơn vị, bao gồm các thông tin về khách

hàng, sản phẩm, doanh số bán hàng, Đảm bảo rằng toàn bộ nhân viên được làm việc với một nguồn dữ liệu thống nhất, giảm nguy cơ trùng lắp hoặc dữ liệu không đồng nhất, giúp tối ưu hoá việc sử dụng dữ liệu trong đơn vị, cung cấp thông tin chính xác hơn để hỗ trợ nhà quản trị đưa ra các quyết định đúng đắn

Bảo mật và quản lý truy cập: Hệ thống ERP cung cấp các tính năng bảo mật, ví dụ như phân quyền cho một cá nhân cụ thể được phép truy cập, chỉnh sửa hay xoá dữ liệu để dễ dàng kiểm soát hoạt động truy cập, đảm bảo tính riêng tư, bảo mật và chính xác của các dữ liệu quan trọng

Hỗ trợ pháp lý và quy định: Hệ thống ERP còn hỗ trợ doanh nghiệp tuân thủ các quy định pháp lý và quy định liên quan đến hoạt động kinh doanh, các tiêu chuẩn ngành, đảm bảo tính chính xác của dữ liệu đầu ra và tính minh bạch của các thông tin trên báo cáo tài chính

2.3.3 Các phân hệ cơ bản của ERP

Hệ thống ERP được ví như một giải pháp quản trị toàn diện, tích hợp từ nhiều mô đun khác nhau Mỗi mô đun sẽ là một giải pháp kinh doanh được cung cấp với mục đích hỗ trợ từng quy trình cốt lõi, chức năng kinh doanh của doanh nghiệp như tài chính kế toán, sản xuất, bán hàng, mua hàng, phân phối quản lý chuỗi cung ứng, Sự kết hợp này cho phép tạo ra luồng dữ liệu thông tin liền mạch, chính xác và được chia sẻ giữa các phòng ban, mang đến một giải pháp quản trị toàn diện cho doanh nghiệp

Hình 2.1: Các thành phần của ERP (Nguồn: SAP)

Hình 2.1 cho thấy các phân hệ phổ biến được tích hợp trong phần mềm ERP có thể kể đến là:

Tài chính kế toán: Phân hệ tài chính kế toán được xem là xương sống của hầu hết các hệ thống ERP Phân hệ này giúp xử lý các giao dịch kinh tế phát sinh, ghi nhận và theo dõi công nợ của khách hàng Ngoài ra, nó còn hỗ trợ việc quản lý sổ sách, tạo ra các báo cáo tài chính, tuân thủ các tiêu chuẩn ghi nhận doanh thu và giảm thiểu rủi ro tài chính

Bán hàng: Phân hệ này sẽ bao gồm hoạt động trong một quy trình bán hàng thông thường từ báo giá, tạo và quản lý đơn đặt hàng, thiết lập chính sách giá bán, chiết khấu, lập hoá đơn và quản lý hoạt động bán hàng

Mua hàng: Phân hệ này có chức năng tìm nguồn cung ứng và mua sắm,

giúp doanh nghiệp mua nguyên vật liệu và dịch vụ họ cần để sản xuất hàng hóa – hoặc các mặt hàng họ muốn bán lại Mô đun này tập trung và tự động hóa việc mua hàng, bao gồm yêu cầu mua hàng, tạo hợp đồng mua hàng, đơn đặt hàng và phê duyệt

Sản xuất: Phần mềm QAD ERP cung cấp các tính năng nổi bật để đáp ứng

các yêu cầu của doanh nghiệp trong hình thức sản xuất theo đơn đặt hàng Trước hết, hệ thống cho phép tiếp nhận, quản lý và xử lý các đơn hàng từ khách hàng một cách hiệu quả, nó kiểm tra khả năng đáp ứng và cập nhật tình trạng cho đơn hàng Sau đó,

QAD ERP sẽ phân tích yêu cầu sản xuất từ đơn đặt hàng, lập kế hoạch sử dụng nguồn lực và điều phối, theo dõi tiến độ sản xuất Đặc biệt, tính năng MRP sẽ dự báo và lên kế hoạch đặt hàng nguyên vật liệu cần thiết Cuối cùng, QAD ERP quản lý chất lượng sản phẩm theo từng đơn hàng, thiết lập các quy trình kiểm tra chất lượng và tích hợp các chứng nhận chất lượng Nhờ các tính năng toàn diện, QAD ERP giúp doanh nghiệp quản lý và đơn giản hóa các quy trình sản xuất phức tạp, đáp ứng nhu cầu khách hàng một cách hiệu quả

Quản lý nguồn nhân lực: Mô đun này cung cấp các công cụ giúp quản lý

lực lượng lao động trong doanh nghiệp, thực hiện các nhiệm vụ cốt lõi của bộ phận nhân sự từ việc tuyển dụng, quản lý nhân viên, đánh giá hiệu suất làm việc, chấm công và tính lương

Quản lý chuỗi cung ứng: Là một thành phần quan trọng khác trong hệ thống ERP, phân hệ chuỗi cung ứng cung cấp các công cụ để quản lý hàng tồn kho, hoạt động kho bãi, vận chuyển hàng hoá, cho phép doanh nghiệp theo dõi sự di chuyển của hàng hóa và vật tư trong toàn bộ chuỗi cung ứng của tổ chức

2.4 Hoạt động kiểm soát trong quy trình sản xuất theo đơn đặt hàng

2.4.1 Những gian lận, sai sót có thể xảy ra trong quy trình sản xuất theo

đơn đặt hàng

Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổng quát quy trình sản xuất theo đơn đặt hàng (Nguồn: Bùi Linh)

Nhập kho thành phẩmTiến hành sản xuấtLên kế hoạch sản xuấtThiết kế mẫu sản phẩmNhận đơn đặt hàng từ khách hàng

2.4.1.1 Nhận đơn đặt hàng từ khách hàng

Các thông tin liên quan đến đơn hàng bị thiếu sót, không chính xác: Khi trao đổi với khách hàng về đơn hàng, các thông tin quan trọng về yêu cầu sản phẩm sản xuất, tiến độ sản xuất, chi phí, giá cả và thời gian giao hàng sẽ được trao đổi, thảo luận với khách hàng và tổng hợp bởi bộ phận bán hàng Nếu như thông tin trao đổi bị thiếu sót hoặc không chính xác sẽ làm ảnh hưởng đến hiệu quả ở các bước tiếp theo trong quy trình, làm mất thời gian giữa đôi bên và gây phiền hà cho người mua

2.4.1.2 Thiết kế mẫu sản phẩm

Mẫu thiết kế không đúng như mong muốn của người mua: Từ rủi ro trong quá trình trao đổi với khách hàng dẫn đến thiếu sót thông tin cần thiết cho bước thiết kế mẫu sản phẩm thì đến lúc khách hàng duyệt mẫu sản phẩm hoàn chỉnh sẽ phải trải qua nhiều lần trao đổi, chỉnh sửa bản thiết kế gây mất thời gian của cả hai bên

Rủi ro về thời gian: Trong một vài trường hợp, người tiêu dùng mong muốn nhận được sản phẩm trong thời gian ngắn, bắt buộc hoạt động sản xuất phải được rút ngắn triệt để, kéo theo đó việc trao đổi thông tin, thiết kế và phê duyệt sản phẩm phải làm trong gấp rút Điều này sẽ gây khó khăn cho bộ phận thiết kế vì hạn chế về thời gian dễ khiến cho việc thiết kế sản phẩm không đúng với mong muốn của khách hàng, khi này buộc bộ phận thiết kế và khách hàng phải trao đổi và tiến hành chỉnh sửa bản mẫu nhiều lần gây mất thời gian của cả hai bên

2.4.1.3 Lên kế hoạch sản xuất

Rủi ro về năng lực sản xuất: Nếu như doanh nghiệp không đánh giá hiệu suất sản xuất của máy móc, thiết bị thường xuyên thì khi quy trình sản xuất sẽ không đảm bảo tiến độ được thực hiện đúng như trong kế hoạch đã đề ra, và khi tiến độ bị chậm trễ thì đơn vị sản xuất sẽ không thể đáp ứng kịp thời nhu cầu của người mua

Kiểm soát chất lượng sản phẩm: Đối với một số sản phẩm sản xuất, nguyên vật liệu đầu vào đòi hỏi vấn đề bảo quản phải được kiểm soát nghiêm ngặt, vì nếu không sẽ làm ảnh hưởng đến chất lượng thành phẩm, khi này doanh nghiệp cần phải sản xuất thêm để bù cho các sản phẩm không đạt yêu cầu và tiến độ sản xuất sẽ bị

kéo dài hơn so với dự kiến trong kế hoạch gây ra sự chậm trễ trong việc giao hàng cho khách hàng

Gián đoạn chuỗi cung ứng: Phần lớn các doanh nghiệp sản xuất theo đơn đặt hàng thường sẽ không có nhu cầu dự trữ nhiều nguyên vật liệu đầu vào nên khi có đơn đặt hàng mới thì đơn vị mới tiến hành mua nguyên vật liệu Và nếu như trong quá trình vận chuyển nguyên vật liệu gặp gián đoạn dẫn đến không kịp tiến độ giao hàng đã đề ra hoặc nguyên vật liệu được giao đến bị thiếu, hư hỏng hoặc không đạt yêu cầu sẽ làm ảnh hưởng nghiêm trọng hoạt động sản xuất của doanh nghiệp, buộc họ phải kéo dài thời gian sản xuất hoặc thay đổi kế hoạch sản xuất

2.4.1.4 Tiến hành sản xuất

Rủi ro về chất lượng: Đối với một số sản phẩm sản xuất, nguyên vật liệu

đầu vào đòi hỏi vấn đề bảo quản phải được kiểm soát nghiêm ngặt, vì nếu không sẽ làm ảnh hưởng đến chất lượng của nguyên vật liệu khi tham gia sản xuất dẫn đến chất lượng của thành phẩm cũng không được đảm bảo, điều này sẽ gây ảnh hưởng lớn đến tiến độ sản xuất của doanh nghiệp và lịch trình giao hàng cho người mua

Sự cố máy móc, thiết bị sản xuất: Rủi ro này là một rủi ro phổ biến trong

quy trình sản xuất, vì một lý do nào đó mà máy móc thiết bị bất ngờ bị trục trặc, hỏng hóc mà đơn vị không kịp thời xử lý sẽ làm gián đoạn tiến độ sản xuất của doanh nghiệp hoặc phải tạm dừng hoạt động sản xuất tạm thời để sửa chữa chúng

Gián đoạn chuỗi cung ứng: Phần lớn các doanh nghiệp sản xuất theo đơn

đặt hàng thường sẽ không có nhu cầu dự trữ nhiều nguyên vật liệu đầu vào nên khi có đơn đặt hàng mới thì đơn vị mới tiến hành mua nguyên vật liệu Và nếu như trong quá trình vận chuyển nguyên vật liệu gặp gián đoạn dẫn đến không kịp tiến độ giao hàng đã đề ra hoặc nguyên vật liệu được giao đến bị thiếu, hư hỏng hoặc không đạt yêu cầu sẽ làm ảnh hưởng nghiêm trọng hoạt động sản xuất của doanh nghiệp, buộc họ phải kéo dài thời gian sản xuất hoặc thay đổi kế hoạch sản xuất, làm chậm trễ tiến độ giao hàng, gây phiền hà cho người mua

Rủi ro về an toàn của người lao động: Trong ngành sản xuất, vấn đề an

toàn của người lao động luôn được đề cao vì họ thường dễ gặp các tai nạn lao động

liên quan đến máy móc, vật dụng, nguy cơ té ngã hoặc nguy hiểm tới sức khoẻ nếu như phải làm việc với hoá chất, môi trường khói bụi trong thời gian dài

2.4.1.5 Nhập kho thành phẩm

Chất lượng thành phẩm không đạt yêu cầu: Do quá trình kiểm tra thành phẩm không được xem xét kỹ càng trước khi nhập kho nên một vài sản phẩm bị lỗi kỹ thuật hoặc chất lượng không đạt yêu cầu của người mua nhưng vẫn được nhập kho và xuất bán cho khách hàng

Nhập thiếu, sai thành phẩm yêu cầu: Khi nhập kho thành phẩm với số lượng lớn mà không có chứng từ kiểm soát các thông tin về mặt hàng, số lượng hàng nhập thì dễ dàng xảy ra tình trạng nhập hàng bị thiếu so với số lượng yêu cầu trên đơn đặt hàng hoặc nhập sai mặt hàng

Rủi ro gian lận sổ sách: Rủi ro đến từ con người nếu như có sự kiêm nhiệm giữa thủ kho và kế toán kho và trong quá trình nhập kho không có bất kỳ chứng từ nhập kho nào sẽ tạo cơ hội cho hành vi làm giả hoặc gian lận số liệu sổ sách gây tổn thất cho doanh nghiệp

2.4.2 Hoạt động kiểm soát trong quy trình sản xuất theo đơn đặt hàng

2.4.2.1 Kiểm soát trước khi sản xuất

Các hoạt động kiểm soát cho giai đoạn này gồm có các bước như nhận đơn đặt hàng, thiết kế, duyệt sản phẩm mẫu và lên kế hoạch sản xuất Trong đó, đơn vị có thể thực hiện một số hoạt động kiểm soát sau:

Xác nhận đơn đặt hàng với khách hàng: Khi nhận đơn đặt hàng từ khách hàng, bộ phận bán hàng cần chú ý trong quá trình trao đổi và ghi nhận các yêu cầu về đơn đặt hàng cũng như thông tin về sản phẩm Nếu có thể, sau khi kết thúc quá trình trao đổi, đơn vị cần xác minh thông tin đã ghi nhận lại với khách hàng nhằm đảm bảo thông tin và yêu cầu về sản phẩm được ghi nhận đầy đủ và chính xác Khi bước này được thực hiện hiệu quả sẽ giúp cho hoạt động sản xuất diễn ra suôn sẻ, tối ưu hoá và thời gian thực hiện được rút ngắn

Duyệt mẫu sản phẩm: Từ thông tin sản phẩm và yêu cầu thông số mà bộ phận bán hàng cung cấp, bộ phận thiết kế dựa vào đó để thiết kế ra một bản mẫu cho

sản phẩm Đối với một số sản phẩm, đơn vị sản xuất có thể sản xuất mẫu một sản phẩm để kiểm tra tính khả thi và các tính năng của sản phẩm có đạt yêu cầu của người mua hay không Bước duyệt này diễn ra sau khi bên đơn vị sản xuất hoàn tất việc thiết kế mẫu và sản xuất sản phẩm mẫu (nếu có) kèm với phiếu thông tin chi tiết của sản phẩm về hình dáng, kích thước, màu sắc, chất liệu, và nếu có sản phẩm mẫu thì cần có thêm phiếu kiểm tra chất lượng, tính năng của sản phẩm để cung cấp cho khách hàng Tại buổi duyệt sản phẩm mẫu, từ những dữ liệu, thông tin mà đơn vị cung cấp, khách hàng có thể xem xét, kiểm tra xem sản phẩm đã đúng với yêu cầu mong muốn hay chưa và đưa ra quyết định điều chỉnh thêm cho sản phẩm hoặc duyệt để tiến hành sản xuất cho đơn đặt hàng

Lập kế hoạch sản xuất: Khi lên kế hoạch sản xuất cho đơn đặt hàng, bộ phận sản xuất cần phải định kỳ kiểm tra hiệu suất hoạt động của các máy móc thiết bị phục vụ cho hoạt động sản xuất, xác định thời gian thực hiện cho từng công đoạn sản xuất và nguồn nguyên vật liệu đầu vào cho sản xuất được lưu kho đầy đủ và đạt chất lượng nhằm giúp cho quy trình sản xuất được diễn ra liên tục và hiệu quả

2.4.2.2 Kiểm soát trong khi sản xuất

Sản xuất là giai đoạn quan trọng nhất trong quy trình, kết quả của giai đoạn này là sự kết hợp của việc lập kế hoạch, nguyên vật liệu, nguồn nhân lực, máy móc và công nghệ Giai đoạn này sẽ mang tính quyết định xem hoạt động sản xuất có đạt hiệu quả, tiến độ thực hiện có đúng như kế hoạch đề ra và sản phẩm sản xuất có đạt yêu cầu về chất lượng hay không Vì thế mà hoạt động kiểm soát trong quá trình sản xuất cần được chú trọng hơn, thực hiện song song với giai đoạn sản xuất để đảm bảo quy trình sản xuất diễn ra suôn sẻ và đạt hiệu quả tốt nhất Để làm được điều đó, đơn vị sản xuất cần thực hiện tốt các kiểm soát về:

Kiểm soát chất lượng của nguyên vật liệu và thành phẩm: Điều này là hoàn toàn cần thiết đối với các đơn vị sản xuất vì để đảm bảo quy trình sản xuất diễn ra trôi chảy, thành phẩm đạt yêu cầu thì việc kiểm tra nguyên vật liệu đầu vào trước khi đưa vào sản xuất nhằm hạn chế tối đa việc nguyên vật liệu kém chất lượng, không đạt yêu cầu làm ảnh hưởng đến chất lượng của thành phẩm sản xuất Ngoài ra, sau

khi sản xuất, các thành phẩm cũng cần phải được kiểm tra thêm về chất lượng sản phẩm, kiểm tra các tính năng của sản phẩm để đảm bảo sản phẩm không có bất kỳ lỗi nào và đến tay người tiêu dùng với trạng thái hoàn hảo nhất

Kiểm soát quy trình sản xuất: Trong khi tiến hành sản xuất, đơn vị cần thường xuyên kiểm tra giám sát các công đoạn sản xuất, ghi nhận lại thời gian sản xuất để đảm bảo hoạt động sản xuất được thực hiện đúng quy trình, đúng tiến độ, đáp ứng đầy đủ các yêu cầu và không xảy ra sai sót Doanh nghiệp cũng nên kiểm tra định kỳ hiệu suất hoạt động của các thiết bị, máy móc phục vụ cho sản xuất nhằm phát hiện kịp thời những hư hỏng để thực hiện bảo trì, sửa chữa nhanh chóng tránh làm ảnh hưởng đến kế hoạch và tiến độ sản xuất

Quản lý và kiểm soát hàng tồn kho: Kiểm soát hàng tồn kho cũng là một khía cạnh mà đơn vị cần chú ý vì việc quản lý tốt lượng hàng tồn kho sẽ đáp ứng được nhu cầu phân bổ, xuất nhập đúng và đủ các nguyên vật liệu cần thiết cũng như đảm bảo không có sự gián đoạn cung ứng nguyên vật liệu trong khi sản xuất Khi này, doanh nghiệp nên thường xuyên tổ chức kiểm tra các mặt hàng tồn kho, kiểm tra số lượng, vị trí và tình trạng của từng mặt hàng để chắc chắn rằng hàng tồn kho đạt yêu cầu về chất lượng và đáp ứng đầy đủ cho quy trình sản xuất

Kiểm soát an toàn lao động: Việc kiểm soát an toàn tại nơi làm việc cũng là vấn đề cần phải chú trọng, hằng năm các đơn vị sản xuất phải thực hiện kiểm tra các máy móc, thiết bị sản xuất, các trang thiết bị bảo hộ tại nơi làm việc, nhà máy, phân xưởng, kho, để đảm bảo rằng các doanh nghiệp nghiêm chỉnh chấp hành thực hiện các quy định pháp luật về an toàn lao động Ngoài ra, doanh nghiệp có thể tổ chức các buổi hướng dẫn an toàn cho người lao động để họ nắm bắt kiến thức về an toàn lao động, cách sử dụng các thiết bị bảo hộ và một số cách xử lý các tình huống, sự cố khi làm việc

2.4.2.3 Kiểm soát sau khi sản xuất

Sau sản xuất bao gồm bước nhập kho thành phẩm, tại bước này đơn vị có thể thực hiện kiểm soát nhập kho thành phẩm bằng cách kiểm đếm số lượng nhập và đối

chiếu với số lượng đặt hàng trên đơn đặt hàng hoặc lệnh sản xuất, sau đó tiến hành lập phiếu nhập kho thành phẩm kèm chữ ký xác nhận đủ hàng của người lập phiếu

2.5 Hoạt động kiểm soát trên phần mềm công nghệ

Theo nguyên tắc 11 của báo cáo COSO đề cập rằng: Tổ chức lựa chọn và phát triển các hoạt động kiểm soát chung qua công nghệ để hỗ trợ đạt được các mục tiêu Trong đó, để xây dựng hoạt động kiểm soát trên phần mềm một cách hiệu quả, doanh nghiệp cần chú ý các trọng điểm sau:

Xác định sự phụ thuộc giữa việc sử dụng công nghệ trong quy trình kinh doanh và kiểm soát chung về công nghệ:

Trước tiên, nhà quản trị cần hiểu rõ rằng công nghệ được dùng để hỗ trợ các quy trình kinh doanh hoặc được sử dụng để tự động hóa các hoạt động kiểm soát Điều này ảnh hưởng đến việc triển khai các hoạt động kiểm soát thủ công hay tự động, phù hợp với từng loại công nghệ Trong đó, hầu hết các quy trình kinh doanh đều có sự kết hợp giữa kiểm soát thủ công và tự động, tùy thuộc vào mức độ sẵn có của công nghệ trong đơn vị

Kiểm soát chung về công nghệ bao gồm các hoạt động kiểm soát cơ sở hạ tầng công nghệ, quản lý bảo mật và thu thập, phát triển và bảo trì công nghệ Chúng được áp dụng cho tất cả công nghệ từ các ứng dụng công nghệ thông tin trên máy tính, thiết bị di động, đến công nghệ vận hành Trong đó, mức độ chặt chẽ của các hoạt động kiểm soát sẽ khác nhau đối với từng công nghệ, tùy thuộc vào nhiều yếu tố, chẳng hạn như mức độ phức tạp của công nghệ và rủi ro của quy trình kinh doanh cơ bản được hỗ trợ

Thiết lập các hoạt động kiểm soát cơ sở hạ tầng công nghệ: Công nghệ đòi hỏi cơ sở hạ tầng để vận hành, bao gồm các thành phần như đường truyền mạng, máy tính, nguồn điện, và có thể rất phức tạp khi được chia sẻ hoặc gia công bởi các bên khác Ban quản lý cần thiết lập các hoạt động kiểm soát cơ sở hạ tầng công nghệ, nhằm đảm bảo công nghệ hoạt động an toàn, đầy đủ và chính xác Các hoạt động

kiểm soát mà đơn vị có thể xây dựng và triển khai như quản lý truy cập và phân quyền, quản lý thay đổi cấu hình, bảo mật hệ thống và quản lý sự cố và phục hồi dữ liệu Những hoạt động này giúp giảm thiểu các rủi ro do sự phức tạp của cơ sở hạ tầng công nghệ Ban quản lý cần theo dõi và ứng phó kịp thời với những thay đổi công nghệ liên tục diễn ra

Thiết lập các hoạt động kiểm soát quy trình quản lý bảo mật: Quản lý bảo

mật là một quá trình quan trọng trong việc bảo vệ tài sản của tổ chức khỏi các mối đe dọa bên ngoài Nó bao gồm việc thiết lập và triển khai các hoạt động kiểm soát nhằm hạn chế quyền truy cập công nghệ đối với những người dùng được ủy quyền tương xứng với trách nhiệm công việc của họ Các hoạt động kiểm soát bảo mật thường được tổ chức triển khai bao gồm phân quyền truy cập công nghệ (dữ liệu, hệ điều hành, mạng, ứng dụng, lớp vật lý) dựa trên trách nhiệm công việc của mỗi người dùng, thực hiện các biện pháp bảo vệ dữ liệu và hệ thống, quản lý và giám sát hoạt động của hệ thống Mục đích của các kiểm soát này là bảo vệ tổ chức khỏi truy cập và sử dụng trái phép hệ thống, đồng thời hỗ trợ phân chia nhiệm vụ, giúp bảo vệ tính toàn vẹn của dữ liệu và chương trình khỏi các hành vi xấu như gian lận, phá hoại hoặc khủng bố, cũng như các lỗi do sử dụng sai tài khoản

Thiết lập các hoạt động kiểm soát quy trình mua lại, phát triển và bảo trì công nghệ: Đối với từng giai đoạn của vòng đời công nghệ - tiếp thu, phát triển và bảo trì, nhà quản trị cần thiết lập các biện pháp kiểm soát phù hợp, bao gồm phác thảo, xây dựng kế hoạch thực hiện, yêu cầu về tài liệu chi tiết cho từng giai đoạn cụ thể, thiết lập các bước phê duyệt và các điểm kiểm tra với các biện pháp kiểm soát việc tiếp nhận, phát triển và bảo trì công nghệ Ngoài ra, đơn vị có thể sử dụng phương pháp phát triển ứng dụng nhằm hỗ trợ kiểm soát việc tiếp nhận, phát triển và bảo trì công nghệ với các biện pháp kiểm soát phù hợp đối với những thay đổi về công nghệ, có thể bao gồm việc yêu cầu ủy quyền cho các yêu cầu thay đổi, xem xét các thay đổi, phê duyệt và kết quả thử nghiệm cũng như triển khai các giao thức để xác định xem các thay đổi có được thực hiện đúng hay không

2.6 Một số nghiên cứu trước về hoạt động kiểm soát và phần mềm ERP

2.6.1 Công trình nghiên cứu nước ngoài

Nhóm tác giả Shehab và cộng sự với chủ đề nghiên cứu “Enterprise resource planning: An integrative review” được công bố năm 2004 đã đưa ra phân tích về hệ thống ERP với những lợi ích mà nó có thể đem đến cho các doanh nghiệp sử dụng Nhóm tác giả lập luận rằng ERP cung cấp giải pháp tổng thể cho doanh nghiệp thông qua khả năng tích hợp hệ thống thông tin của đơn vị cho hầu hết các nhóm chức năng từ tài chính kế toán, nhân sự đến chuỗi cung ứng và quản lý thông tin khách hàng Khi triển khai thành công giải pháp này sẽ giúp doanh nghiệp gia tăng năng suất, giảm tồn kho, cắt giảm chi phí, hạn chế xảy ra sai sót do con người, cùng với đó công tác vận chuyển hàng hoá cũng được thực hiện nhanh hơn và nâng cao sự hài lòng của khách hàng Với sự linh hoạt khi triển khai phần mềm ERP được nhiều công ty tin tưởng, cùng với đó mạng lưới của ERP cũng được mở rộng hơn Song đó, nhóm tác giả vẫn đề cập đến một số điểm hạn chế về hệ thống khi mà những kỹ thuật tiên tiến như các phương pháp tính giá thành tiên tiến, mạng lưới nơ-ron hay thuật toán di truyền vẫn chưa được tích hợp sẵn trong phần mềm Ngoài ra, về chi phí khi triển khai hệ thống cũng là một vấn đề lớn đối với các công ty có quy mô vừa và nhỏ vì họ thường không đủ ngân sách để ứng dụng hệ thống này Vì vậy, các đơn vị cung cấp phần mềm này cần phải đề xuất ra các gói giải pháp ERP sao cho phù hợp với từng quy mô doanh nghiệp

Theo tác giả John J Morris (2011) nghiên cứu về các tác động phần mềm ERP lên sự hiệu quả của hoạt động kiểm soát đối với báo cáo tài chính của hơn 100 công ty đã triển khai hệ thống trong vòng 10 năm từ 1994 đến 2003 Kết quả nghiên cứu nói lên có sự chênh lệch về điểm yếu trong hoạt động kiểm soát giữa các công ty có triển khai và không triển khai phần mềm Ngoài ra, còn có sự khác biệt trong cách phân cấp quản lý, kiểm soát chung toàn đơn vị hoặc phân cấp kiểm soát cho từng cá nhân cụ thể Tác giả lập luận rằng tại các công ty sử dụng phần mềm quản lý tích hợp ERP có ít khả năng tồn tại điểm yếu kiểm soát nội bộ hơn vì họ nỗ lực tuân thủ Đạo luật Sarbanes-Oxley và chú trọng vào hoạt động kiểm soát hơn, điều này có tác động

tích cực đối với các thông tin được trình bày trên báo cáo tài chính, hạn chế tình trạng quản trị lợi nhuận so với các công ty không triển khai Thêm vào đó, tác giả còn phân tích hai biện pháp thực hiện kiểm soát chung toàn đơn vị và kiểm soát phân cấp cụ thể không có sự khác biệt đáng kể về chất lượng của hoạt động kiểm soát và cũng không góp phần gây ra bất kì điểm yếu kiểm soát nội bộ nào Tuy nhiên, tác giả nhận định rằng vẫn còn một số hạn chế trong việc xác định các mô đun, các tính năng tích hợp được triển khai ở các công ty ứng dụng hệ thống ERP, điều này có thể làm sai lệch kết quả nghiên cứu so với những lợi ích mà ERP đem lại cho các doanh nghiệp triển khai do đơn vị phát triển hệ thống ERP công bố

Luận văn tiến sĩ nghiên cứu về “Enterprise Resource Planning Systems: An Assessment of Applicability to Make-To-Order Companies” của tác giả Bulut Aslan (2011) đề cập đến sự lựa chọn phần mềm quản trị ERP của các doanh nghiệp có loại hình sản xuất theo đơn đặt hàng (MTO) Tác giả đã thực hiện khảo sát để xây dựng mô hình nghiên cứu đánh giá khả năng ứng dụng và tác động của phần mềm ERP đến các công ty MTO Thông qua bài nghiên cứu, tác giả đã tìm ra nguyên nhân mà các công ty MTO cảm thấy khó khăn trong việc lựa chọn triển khai phần mềm ERP làm công cụ quản lý hoạt động sản xuất – kinh doanh, phần lớn các công ty MTO triển khai phần mềm đều do có nhu cầu thay thế hệ thống quản lý cũ, trong đó chức năng Quản lý yêu cầu khách hàng (CEM) và Quản lý quan hệ khách hàng (CRM) là hai chức năng được các đơn vị đánh giá là sử dụng hiệu quả nhất, góp phần cải thiện hiệu quả hoạt động của công ty Nhưng mức độ ứng dụng ERP tại các doanh nghiệp MTO còn ở mức thấp do họ nhận định rằng hệ thống có nhiều tính năng mà họ không sử dụng và tính năng Bộ cấu hình sản phẩm (PC) và Quản lý dòng đời sản phẩm (PLM) không thực sự hiệu quả đối với các doanh nghiệp lớn và họ cảm thấy rằng hệ thống phức tạp hơn so với nhu cầu của một doanh nghiệp MTO

Bài nghiên cứu “Impact of Enterprise Resource Planning (ERP) on Internal Audit Functions” của tác giả Reni Nilasari (2019) đã cho thấy rằng việc triển khai hệ thống ERP sẽ tác động như thế nào đến công tác quản lý của kiểm toán viên nội bộ và chất lượng của nguồn thông tin đầu ra Nhờ vào các giải pháp tích hợp quản lý các

nhóm chức năng của một doanh nghiệp, bao gồm nguồn nhân lực, tài chính, sản xuất, bán hàng và phân phối, giúp kiểm toán viên nội bộ có thể duy trì quyền kiểm soát hiệu quả đối với tất cả hoạt động diễn ra nhằm đảm bảo thông tin về tất cả các giao dịch phát sinh đều đáng tin cậy và phù hợp với mục tiêu của công ty Ngoài ra, nghiên cứu còn đáp ứng mục tiêu cung cấp sự hiểu biết rằng các chức năng của một kiểm toán viên nội bộ không chỉ gói gọn trong các hoạt động kiểm soát, đánh giá rủi ro, thông tin truyền thông và giám sát mà còn có nhiều chức năng quan trọng hơn, cụ thể là đưa ra các ý kiến đóng góp nhằm cải tiến hoặc phát triển hệ thống ERP

2.6.2 Công trình nghiên cứu trong nước

Luận văn về chủ đề “Hoàn thiện hoạt động kiểm soát chu trình doanh thu và chu trình chi phí trong môi trường ứng dụng ERP tại doanh nghiệp nhỏ và vừa ở Thành phố Hồ Chí Minh” của tác giả Lữ Thị Kim Phụng (2012) đã cho thấy được thực trạng kiểm soát hệ thống thông tin kế toán đối với các doanh nghiệp SME có sử dụng phần mềm ERP tại TP.HCM thông qua bảng câu hỏi khảo sát các thành viên của khoảng 15 doanh nghiệp Từ kết quả thu thập được, tác giả đã đưa ra một số nhận xét về hoạt động kiểm soát chu trình của các doanh nghiệp SME như sau: Nhìn chung các tổ chức ứng dụng tốt các chức năng kiểm soát quy trình, dữ liệu được thiết lập trên phần mềm, trong đó quá trình nhập liệu thông tin được hệ thống kiểm soát chặt chẽ để hạn chế tình trạng trùng lắp và đảm bảo tính hiện hữu, chính xác và hợp lệ của dữ liệu, ngoài ra hệ thống còn tự động tính toán số liệu từ dữ liệu đầu vào và hỗ trợ định khoản vào các tài khoản phù hợp, giúp hạn chế được rủi ro sai sót trong tính toán Tuy nhiên, tác giả đánh giá rằng vẫn còn một số hạn chế trong quy trình kiểm soát chủ yếu là do đơn vị chưa nắm rõ các kiến thức vận hành ERP để tận dụng triệt để các chức năng kiểm soát của hệ thống và các thủ tục kiểm soát mà đơn vị xây dựng vẫn còn khá sơ sài nên chất lượng của các thông tin kế toán, dữ liệu đầu ra chưa được đảm bảo Do đó, tác giả đưa ra kiến nghị rằng các tổ chức SME cần chú trọng hơn trong việc thiết kế các thủ tục kiểm soát, kiểm soát quyền truy cập của các thành viên trong hệ thống và có thể yêu cầu đơn vị triển khai phần mềm cung cấp các tài liệu hướng dẫn sử dụng các phân hệ trọng phần mềm, tài liệu hướng dẫn khắc phục lỗi