LỜI CAM ĐOANTôi xin cam đoan rằng đề tài “Hoạt động kiểm soát trong quy trình mua hàng – thanh toán vận dụng phần mềm QAD ERP của Công ty TNHH Think Next” là một công trình nghiên cứu đ
GIỚI THIỆU VỀ ĐỀ TÀI
Lý do chọn đề tài
Trong suốt nhiều năm qua, Việt Nam đã chứng kiến một xu hướng chung là công nghiệp hóa và hiện đại hóa nền kinh tế Đây là một phần quan trọng trong cuộc cách mạng Công nghiệp 4.0, nhằm thúc đẩy sự phát triển và tiến bộ của đất nước Hoạt động kiểm soát quy trình mua hàng - thanh toán là một phần quan trọng trong hoạt động kinh doanh của mọi doanh nghiệp Quy trình này đảm bảo rằng việc mua hàng và thanh toán được thực hiện đúng quy định, hiệu quả và đảm bảo tính minh bạch trong giao dịch
Bên, việc quản lý và kiểm soát quy trình mua hàng - thanh toán có thể gặp phải nhiều thách thức Các doanh nghiệp thường phải đối mặt với các rủi ro như mất cân đối giữa việc cung cấp và thanh toán, sự không chính xác trong quản lý thông tin liên quan đến đơn đặt hàng và hóa đơn, cũng như khó khăn trong việc theo dõi và đánh giá hiệu quả của quy trình mua hàng - thanh toán Để giải quyết các thách thức này, nhiều doanh nghiệp đã áp dụng hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning) – Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp Hệ thống này được thiết kế để hỗ trợ quản lý toàn diện các hoạt động kinh doanh, bao gồm cả quy trình mua hàng - thanh toán Hệ thống ERP cung cấp các công cụ và tính năng giúp tối ưu hóa quy trình, nâng cao khả năng kiểm soát và tăng cường tính chính xác của thông tin
Mặc dù ERP đã được áp dụng, nhưng vẫn còn thiếu các nghiên cứu cụ thể về hiệu quả của nó trong việc kiểm soát quy trình mua hàng - thanh toán Để đánh giá hiệu quả thực tế của hệ thống ERP trong việc kiểm soát quy trình mua hàng - thanh toán, tác giả đã chọn Công ty TNHH Think Next làm đối tượng nghiên cứu với đề tài "Hoạt động kiểm soát quy trình mua hàng - thanh toán vận dụng phần mềm QAD ERP tại Công ty TNHH Think Next" Việc lựa chọn này dựa trên việc công ty đang sử dụng phần mềm QAD ERP và có đủ dữ liệu để phân tích.
Mục tiêu nghiên cứu
Mục tiêu tổng quát của đề tài này nhằm đánh giá hiệu quả của việc áp dụng phần mềm QAD ERP trong việc quản lý quy trình mua hàng – thanh toán tại Công ty TNHH Think Next
- Tìm hiểu và phân tích quy trình mua hàng – thanh toán hiện tại trên phần mềm QAD ERP để tối ưu hóa quy trình mua hàng – thanh toán
- Xác định hiệu suất hoạt động kiểm soát quy trình mua hàng – thanh toán để thấy được sự kiểm soát chặt chẽ và tính minh bạch trong quy trình mua hàng – thanh toán đồng thời đảm bảo tuân thủ các quy định nội bộ của doanh nghiệp
- Dựa vào kết quả nghiên cứu đưa ra những đề xuất kiến nghị về hoạt động kiểm soát quy trình mua hàng – thanh toán khi ứng dụng phần mềm QAD ERP để cải thiện việc kiểm soát trên phần mềm.
Câu hỏi nghiên cứu
- Các thủ tục kiểm soát trong quy trình mua hàng – thanh toán khi thực hiện trên phần mềm QAD ERP đem lại ưu điểm và nhược điểm như thế nào?
- Từ kết quả nghiên cứu, cần đưa ra giải pháp nào cho hoạt động kiểm soát quy trình trên phần mềm để nâng cao hiệu quả việc quản lý khi vận dụng phần mềm QAD ERP?
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Quy trình mua hàng – thanh toán vận dụng phần mềm QAD ERP tại công ty TNHH Think Next Nghiên cứu sẽ tập trung vào các hoạt động mua hàng – thanh toán Việc này bao gồm quá trình tạo đơn đề nghị mua hàng, xét duyệt đơn đề nghị, tạo đơn đặt hàng, nhận hàng, ghi nhận công nợ và quy trình thanh toán
- Về không gian: Nghiên cứu tại Công ty TNHH Think Next
- Về thời gian: Thực hiện nghiên cứu từ tháng 5/2024 đến tháng 6/2024
Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp thu thập và nghiên cứu tài liệu: Nhằm tổng hợp và khám phá các lý thuyết cơ bản đã được học tại trường đại học, đồng thời tham khảo các tài liệu sách vở, các quy định của Nhà nước liên quan và khảo sát các nghiên cứu trước đây trong lĩnh vực kiểm soát quy trình mua hàng - thanh toán Đồng thời, tác giả còn thu thập tài liệu liên quan tại công ty TNHH Think Next
- Phương pháp phỏng vấn: Tác giả sẽ tiến hành phỏng vấn trực tiếp các nhân viên của công ty TNHH Think Next, những người hiện đang sử dụng và triển khai phần mềm QAD ERP Mục đích là tìm hiểu về cách thức kiểm soát được thực hiện trong quy trình mua hàng - thanh toán trên phần mềm này, đồng thời xác định các rủi ro tiềm ẩn trong quy trình này
- Phương pháp phân tích: Từ những tài liệu thu thập được từ các bài nghiên cứu trước và từ phương pháp phỏng vấn, tác giả sẽ sử dụng để tìm hiểu và mô tả các yếu tố quan trọng trong hoạt động kiểm soát quy trình mua hàng – thanh toán và ứng dụng của phần mềm QAD ERP Trong quá trình nghiên cứu sẽ phân tích các ưu điểm và nhược điểm của hoạt động kiểm soát khi vận dụng phần mềm ERP, từ đó đưa ra đề xuất và giải pháp để đóng góp thêm ý kiến giúp doanh nghiệp nâng cao và phát triển hơn khi thực hiện hoạt động kiểm soát trên phần mềm
Đóng góp của đề tài
Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng khốc liệt, việc áp dụng hệ thống ERP đã trở thành một nhu cầu cấp thiết đối với các doanh nghiệp Việt Nam Bài luận này nhằm hỗ trợ các doanh nghiệp đưa ra quyết định đầu tư đúng đắn bằng cách cung cấp những thông tin chi tiết về lợi ích, rủi ro và cách thức triển khai hệ thống ERP hiệu quả
Việt Nam hiện vẫn còn thiếu các nghiên cứu sâu về việc triển khai và ứng dụng hệ thống ERP, đặc biệt trong lĩnh vực quản lý mua hàng - thanh toán Nghiên cứu này nhằm mục tiêu lấp đầy khoảng trống kiến thức này bằng cách phân tích chi tiết trường hợp của Công ty TNHH Think Next khi sử dụng phần mềm QAD ERP Kết quả nghiên cứu không chỉ cung cấp những bằng chứng thực tế về hiệu quả của
ERP mà còn góp phần xây dựng một nền tảng kiến thức vững chắc cho các nghiên cứu tiếp theo trong lĩnh vực này
Nghiên cứu này nhằm mục tiêu đánh giá hiệu quả của phần mềm QAD ERP trong việc tối ưu hóa quy trình mua hàng - thanh toán Bằng cách tự động hóa các quy trình, phần mềm giúp giảm thiểu sai sót, tăng cường kiểm soát và đảm bảo tính minh bạch Đồng thời, phần mềm cũng cung cấp các công cụ hỗ trợ doanh nghiệp trong việc quản lý chi phí và ra quyết định hiệu quả Nhờ đó, khách hàng của Công ty TNHH Think Next sẽ được hưởng một trải nghiệm mua hàng - thanh toán chuyên nghiệp và tin cậy hơn.
Bố cục đề tài
Nội dung nghiên cứu của khóa luận sẽ gồm có 4 chương:
Chương 1: Giới thiệu về đề tài
Chương 2: Cơ sở lý luận
Chương 3: Thực trạng hoạt động kiểm soát trong quy trình mua hàng và thanh toán vận dụng phần mềm QAD ERP tại công ty TNHH Think Next
Chương 4: Kết luận và một số hàm ý
CƠ SỞ LÝ LUẬN
Khái quát về kiểm soát nội bộ
2.1.1 Khái niệm kiểm soát nội bộ
Kiểm soát nội bộ đóng vai trò then chốt trong quá trình quản lý và hoạt động của doanh nghiệp Thông qua việc thiết lập và vận hành hiệu quả hệ thống kiểm soát nội bộ, doanh nghiệp có thể đạt được các mục tiêu đề ra một cách an toàn và hiệu quả Hệ thống kiểm soát nội bộ là công cụ chính yếu để thực hiện chức năng kiểm soát nội bộ tại doanh nghiệp, bao gồm các chính sách, quy trình và biện pháp kiểm soát được thiết kế nhằm đảm bảo tính chính xác, tin cậy của thông tin tài chính, nâng cao hiệu quả hoạt động và tuân thủ các quy định
“Kiểm soát nội bộ là một quá trình bị chi phối bởi Hội đồng quản trị, nhà quản lý và các nhân viên của đơn vị, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu về hoạt động báo cáo và tuân thủ” (Theo COSO - Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về việc chống gian lận về báo cáo tài chính, 1992)
Năm 1992, Ủy ban Tổ chức Hướng dẫn Ủy ban Tài chính (COSO) đã ban hành báo cáo COSO 1992, được coi là tài liệu tiên phong trên thế giới trong việc nghiên cứu và định nghĩa một cách toàn diện và hệ thống về kiểm soát nội bộ Điểm nổi bật của báo cáo này là cung cấp một tầm nhìn rộng và mang tính quản trị, không chỉ giới hạn ở vấn đề báo cáo tài chính mà được mở rộng sang các phương diện hoạt động và tuân thủ Sau đó, nhiều nghiên cứu và phát triển về kiểm soát nội bộ trong các lĩnh vực khác nhau đã ra đời
2.1.2 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ
Theo định nghĩa mà COSO đưa ra năm 1992 về hệ thống kiểm soát nội bộ, có ba loại mục tiêu mà kiểm soát nội bộ hướng đến là:
- Mục tiêu báo cáo: Kiểm soát nội bộ phải giúp nâng cao tính trung thực và đáng tin cậy của các báo cáo, bao gồm cả báo cáo tài chính và các loại báo cáo khác, cung cấp cho các đối tượng sử dụng, cả bên trong và bên ngoài đơn vị
- Mục tiêu hoạt động: Kiểm soát nội bộ giúp hoạt động của đơn vị trở nên hữu hiệu và hiệu quả, cụ thể như bảo vệ tài sản, sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao uy tín, mở rộng thị phần, thực hiện hiệu quả các chiến lược kinh doanh
- Mục tiêu tuân thủ: Kiểm soát nội bộ hướng đến việc tuân thủ pháp luật và các quy định của đơn vị đối với các thành viên trong tổ chức
2.1.3 Nguyên tắc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ Để xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả, cần tuân thủ các nguyên tắc sau:
- Các thủ tục kiểm soát được thiết lập phải dựa trên điều kiện thực tế của mỗi đơn vị hoạt động Chỉ khi dựa trên thực tế của đơn vị, các thủ tục kiểm soát mới có thể phát huy tối đa tác dụng kiểm soát
- Việc thiết lập các thủ tục kiểm soát phải tuân thủ các nguyên tố phổ biến như nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm và nguyên tắc ủy quyền phê chuẩn
- Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm mục đích nâng cao hiệu quả hoạt động của đơn vị Do đó, chi phí để duy trì hệ thống kiểm soát nội bộ phải nhỏ hơn lợi ích do hệ thống mang lại
2.1.4 Các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ
Hệ thống KSNB gồm có 5 bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, đó là: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát:
- Môi trường kiểm soát: Môi trường kiểm soát là nền tảng cơ bản cho việc thực hiện kiểm soát trong một tổ chức Nó bao gồm các tiêu chuẩn, quy trình và cấu trúc tổ chức, cung cấp cơ sở và định hướng cho hoạt động kiểm soát Môi trường kiểm soát phản ánh quan điểm, nhận thức về kiểm soát của Hội đồng quản trị và lãnh đạo cấp cao Những quan điểm này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến ý thức kiểm soát và hành vi của toàn thể nhân viên trong tổ chức
- Đánh giá rủi ro: Mọi hoạt động của một đơn vị đều có thể phát sinh rủi ro mà rất khó có thể kiểm soát tất cả các rủi ro đó Những rủi ro có thể phát sinh từ cả bên trong lẫn bên ngoài tổ chức Nhiệm vụ của người quản lý là nhận diện, đánh giá và phân tích các yếu tố tạo nên rủi ro, ảnh hưởng đến việc đạt được các mục tiêu chung và cụ thể của đơn vị Từ đó, họ cần thiết lập các biện pháp kiểm soát rủi ro nhằm giảm thiểu những tổn thất có thể xảy ra do các rủi ro này gây ra
- Hoạt động kiểm soát: Hoạt động kiểm soát là những hành động cần thiết giúp giảm thiểu các rủi ro ảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêu của tổ chức Các hoạt động kiểm soát này bao gồm chính sách kiểm soát và thủ tục kiểm soát
Có nhiều loại hoạt động kiểm soát khác nhau, như: o Kiểm soát phòng ngừa: nhằm ngăn ngừa các sự cố, rủi ro xảy ra o Kiểm soát phát hiện: nhằm kịp thời phát hiện và ngăn chặn các sự cố, rủi ro o Kiểm soát tự động: được thực hiện bằng các hệ thống, công nghệ, không cần sự can thiệp thủ công o Kiểm soát thủ công: được thực hiện bằng các hoạt động và quy trình do con người thực hiện
- Thông tin và truyền thông: Thông tin là những tin tức, dữ liệu mà từng cá nhân, bộ phận trong tổ chức cần có để có thể thực hiện trách nhiệm kiểm soát và hỗ trợ đạt được các mục tiêu của tổ chức Thông tin có thể thu thập từ nhiều nguồn khác nhau và ở các dạng khác nhau, như văn bản, số liệu, báo cáo, dữ liệu điện tử,… Người quản lý cần lựa chọn những nguồn cung cấp thông tin phù hợp và hữu ích nhất, đáp ứng được các mục tiêu, mô hình kinh doanh và phương thức hoạt động của tổ chức Truyền thông là quá trình trao đổi, chia sẻ thông tin giữa các bộ phận bên trong tổ chức, cũng như giữa tổ chức với bên ngoài Để đảm bảo tất cả các bộ phận, cá nhân trong tổ chức đều nhận được thông tin cần thiết, tổ chức cần xây dựng và ban hành các chính sách, thủ tục truyền thông phù hợp Điều này sẽ giúp việc trao đổi, chia sẻ thông tin trong toàn tổ chức diễn ra một cách suôn sẻ, thông suốt
Khái quát về hoạt động kiểm soát
2.2.1 Khái niệm về hoạt động kiểm soát
“Hoạt động kiểm soát là tập hợp các chính sách và thủ tục nhằm đảm bảo các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện để giảm thiểu rủi ro đe dọa đến việc đạt được mục tiêu của đơn vị Hoạt động kiểm soát tồn tại ở mọi cấp độ tổ chức trong đơn vị, ở các giai đoạn khác nhau của quy trình kinh doanh và bao gồm cả các kiểm soát đối với công nghệ.” (Nguyễn Thị Mai Hương, 2021)
2.2.2 Nguyên tắc kiểm soát nội bộ liên quan đến hoạt động kiểm soát
Theo báo cáo COSO (2013), các hoạt động kiểm soát liên quan đến 3 nguyên tắc hoạt động kiểm soát sau đây:
- Nguyên tắc 10: Đơn vị lựa chọn và xây dựng các hoạt động kiểm soát để giảm thiểu rủi ro (đe dọa đến việc đạt được mục tiêu) xuống mức thấp nhất có thể chấp nhận được
- Nguyên tắc 11: Đơn vị lựa chọn và xây dựng các hoạt động kiểm soát chung đối với công nghệ nhằm hỗ trợ cho việc đạt được các mục tiêu của đơn vị
- Nguyên tắc 12: Đơn vị triển khai các hoạt động kiểm soát thông qua chính sách và thủ tục kiểm soát
Ngoài ra, đơn vị có thể xây dựng hệ thống hoạt động kiểm soát bằng các nguyên tắc kiểm soát bao gồm:
- Nguyên tắc phân công, phân nhiệm: Nguyên tắc này yêu cầu trách nhiệm được phân định rõ rành cho từng bộ phận và cá nhân Điều này thúc đẩy sự chuyên môn hóa trong công việc Nếu có sai sót xảy ra, sẽ có cơ chế kiểm tra chéo để xử lý kịp thời và xác định trách nhiệm cụ thể của từng bộ phận, cá nhân liên quan
- Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Nguyên tắc này yêu cầu phân tích trách nhiệm thích hợp giữa các nghiệp vụ liên quan, cho phép kiểm tra lẫn nhau trong quá trình thực hiện nhiệm vụ Điều này giúp phát hiện và ngăn chặn tình huống một người có thể che dấu sai sót của chính mình, hoặc sai sót không thuộc trách nhiệm cụ thể của ai (thiếu kiểm soát) Việc phân chia các chức năng phụ thuộc vào quy mô doanh nghiệp, những cần tách biệt chức năng phê chuẩn, chức năng thực hiện và chức năng kiểm soát, cũng như chức năng ghi sổ và bảo quản tài sản
- Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn: Ủy quyền là việc cấp trên giao cho cấp dưới quyết định và giải quyết một số công việc trong phạm vi nhất định Mặc dù cấp dưới được ủy quyền, cấp trên vẫn chịu trách nhiệm về công việc đó và phải duy trì kiểm tra nhất định Quá trình ủy quyền tiếp tục xuống các cấp thấp hơn, tạo nên một hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn, nhưng vẫn đảm bảo sự thống nhất và tập trung trong toàn doanh nghiệp Để tuân thủ các quy trình kiểm soát, mọi hoạt động phải được phê chuẩn đúng đắn, bao gồm cả phê chuẩn chung thông qua các chính sách chung và phê chuẩn cụ thể theo từng nghiệp vụ riêng.
Khái quát về quy trình mua hàng và thanh toán
2.3.1 Khái niệm quy trình mua hàng – thanh toán
Quy trình mua hàng là quá trình quyết định và thực hiện các hoạt động liên quan để đảm bảo cung cấp hàng hóa và dịch vụ cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Quá trình này thường bắt đầu bằng việc tạo một đơn đặt hàng từ người chịu trách nhiệm trong phòng ban yêu cầu hàng hóa hoặc dịch vụ cần thiết Đối với các doanh nghiệp sản xuất, việc mua hàng sẽ là mua các nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ,… và quá trình kinh doanh bao gồm ba giai đoạn chính: cung ứng, sản xuất và tiêu thụ Trong khi đó, ở lĩnh vực doanh nghiệp thương mại, quá trình này thường chỉ bao gồm hai giai đoạn chính là mua hàng và bán hàng Dù là loại hình doanh nghiệp nào, quá trình mua hàng đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp các yếu tố đầu vào và ảnh hưởng đến khả năng sản xuất và duy trì hoạt động sản xuất của doanh nghiệp Ngoài ra, khả năng thanh toán các chi phí mua hàng cũng phản ánh tình hình tài chính của doanh nghiệp, có thể cho thấy sự tốt hay xấu của tình hình tài chính
2.3.2 Chức năng của quy trình mua hàng – thanh toán
Các yếu tố cụ thể của mỗi chức năng, bộ phận chịu trách nhiệm và nhu cầu hàng hóa có thể khác nhau giữa các doanh nghiệp Tuy nhiên, quy trình mua hàng – thanh toán nhìn chung thường bao gồm 4 chức năng cơ bản sau:
Xử lý các đơn mua hàng:
- Đề nghị mua hàng: Các bộ phận cần sử dụng hàng hóa sẽ dựa vào tồn kho thực tế để tạo đề nghị mua hàng Trong đề nghị này, họ sẽ cung cấp đầy đủ thông tin như số lượng, chủng loại hàng cần mua, cũng như mục đích sử dụng Đề nghị này sẽ được gửi đến bộ phận mua hàng để xét duyệt và tiến hành đặt hàng
- Xét duyệt đề nghị mua hàng: Dựa trên đề nghị mua hàng từ các bộ phận cần sử dụng, bộ phận có chức năng phê duyệt sẽ kiểm tra tồn kho thực tế của đơn vị Sau đó, họ sẽ ra quyết định mua hoặc không mua hàng, để đảm bảo rằng hàng hóa được mua phù hợp với các mục đích đã được phê duyệt, tránh tình trạng mua quá nhiều hoặc mua những hàng hóa không cần thiết
- Tạo đơn đặt hàng: Sau khi được phê duyệt, yêu cầu mua hàng sẽ được chuyển sang tạo đơn đặt hàng Đơn đặt hàng này sẽ được gửi lên bộ phận có thẩm quyền để xét duyệt Sau khi được phê duyệt, đơn hàng sẽ được gửi cho nhà cung cấp và trong đơn đặt hàng, sẽ bao gồm thông tin chi tiết về mặt hàng cần mua, bao gồm mức giá và thời gian giao hàng mà bên mua yêu cầu
Tiếp nhận hàng từ nhà cung cấp là một mốc quan trọng trong chu trình này Tại thời điểm này, đơn vị sẽ ghi nhận khoản nợ liên quan lần đầu tiên trên sổ sách kế toán Khi hàng hóa được tiếp nhận, quá trình kiểm soát sẽ yêu cầu kiểm tra cẩn thận về mẫu mã, số lượng và chất lượng của hàng hóa
Ghi nhận các khoản nợ phải trả người bán:
Việc ghi chép chính xác giá trị hàng hóa nhập kho cũng như các khoản nợ phải trả cho nhà cung cấp trên sổ sách kế toán của đơn vị là vô cùng cần thiết Đây là những thông tin quan trọng phản ánh tình hình tài chính, do đó cần được thực hiện cẩn thận và kịp thời
Thanh toán cho người bán:
Khi đến thời hạn thanh toán, nhân viên kế toán phụ trách sẽ chuyển toàn bộ hồ sơ liên quan đến giao dịch mua hàng, cùng với yêu cầu thanh toán, lên cấp quản lý để xem xét và phê duyệt Sau khi được cấp trên chấp thuận, sẽ tiến hành lập các chứng từ thanh toán, bao gồm phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi Quá trình này đòi hỏi hồ sơ thanh toán phải được kiểm tra và phê duyệt cẩn thận, nhằm đảm bảo thanh toán đúng với nhà cung cấp, mặt hàng và thời hạn đã được thỏa thuận.
Những gian lận, sai phạm trong quy trình mua hàng – thanh toán
Bảng 2 1 Gian lận, sai phạm trong quy trình mua hàng – thanh toán
Giai đoạn Gian lận, sai phạm có thể xảy ra Đề nghị mua hàng - Các bộ phận hoặc người đề nghị mua hàng có những yêu cầu không cần thiết hoặc không phù hợp với nhu cầu thực tế dẫn đến thiệt hại tiền mua hàng hoặc phải bỏ thêm các chi phí liên quan đến việc mua hàng
- Người lập đơn đề nghị mua hàng lập nhiều đơn trùng lắp dẫn đến thừa hàng sẽ phải tồn trữ, bị động vốn, tốn thêm chi phí lưu kho và hàng có thể bị giảm chất lượng
- Đề nghị mua hàng không kịp thời dễ bị mua hàng giá cao, mua không đủ hàng cần thiết
- Thông tin của đề nghị mua hàng không ghi nhận đầy đủ về mã hàng, chủng loại, nhà sản xuất,… dẫn đến mua sai hàng phải hoàn trả hoặc mất tiền
Chọn lựa NCC và xét duyệt mua hàng
- Không thực hiện bước xét duyệt mua hàng
- Chọn nhà cung cấp không có sản phẩm phù hợp nhất với nhu cầu của đơn vị hoặc không có mức giá hợp lý do nhân viên thông đồng với nhà cung cấp Đặt hàng - Mua hàng với chất lượng không phù hợp nhu cầu, đặt thiếu hoặc thừa gây lãng phí cho đơn vị
- Mua hàng với mức giá quá cao so với giá trị thực tế của sản phẩm hoặc so với thị trường gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của đơn vị
- Nhân viên xóa hết dấu vết đơn hàng đã mua trước đó và tạo một đề nghị mua hàng lần thứ hai cho các mặt hàng đã được nhận để được hưởng hoa hồng từ nhà cung cấp Nhận hàng và nhập - Nhận hàng không đúng quy cách, chất lượng, hoặc số kho lượng đã đặt
- Người không có quyền hoặc không đúng chức năng nhận và xử lý hàng hóa sau khi mua về
- Nhận và biển thủ hàng mà không nhập kho hoặc không ghi chép thông tin đầy đủ về hàng hóa được nhập vào kho
- Nhập khống số lượng hàng hóa
- Hàng tồn kho bị mất cắp
- Công nhân có thể hủy hoặc giấu những sản phẩm có lỗi để tránh bị phạt
Ghi nhận công nợ phải trả và thanh toán
- Ghi nhận thông tin không chính xác về niên độ, số tiền, ghi trùng hoặc ghi sót hóa đơn
- Gặp sai sót trong hóa đơn từ nhà cung cấp, bao gồm thông tin không chính xác về tên hàng, số lượng, giá cả, thuế suất, thời hạn hưởng chiết khấu, thời hạn thanh toán
- Không theo dõi kịp thời hàng trả lại cho nhà cung cấp hoặc việc áp dụng chiết khấu
- Nhân viên lập chứng từ khống để được thanh toán
- Chi trả số tiền lớn hơn giá trị thực tế của hàng hóa đã được nhận
- Thanh toán cho nhà cung cấp khi chưa được phê duyệt
- Thanh toán hóa đơn trễ hẹn so với thời hạn dẫn đến phải trả lãi trả chậm
- Thực hiện thanh toán hai lần cho cùng một hóa đơn.
Hoạt động kiểm soát trong quy trình mua hàng – thanh toán
Quy trình mua hàng - thanh toán là một khâu quan trọng trong hoạt động kinh doanh, sản xuất và thương mại của doanh nghiệp Các nhà quản trị hết sức quan tâm đến vấn đề này, nhằm đảm bảo tính hiệu quả và hiệu hữu của quy trình, bao gồm: mua đúng nhu cầu, đúng thời điểm với mức giá hợp lý, không bị thất thoát tài sản, và thanh toán đúng hạn cho nhà cung cấp
Tổng quát quy trình mua hàng và thanh toán:
Bước 1: Đề nghị mua hàng
Bước 2: Xét duyệt mua hàng
Bước 3: Lập đơn mua hàng
Bước 5: Lập phiếu nhập kho
Bước 6: Theo dõi công nợ phải trả
2.5.1 Hoạt động kiểm soát quy trình mua hàng – thanh toán
Nếu đơn vị không xây dựng hệ thống KSNB hữu hiệu đối với quy trình mua hàng thì sẽ dẫn đến việc thanh toán các khoản nợ cho nhà cung cấp gặp khó khăn và tiềm ẩn rủi ro và báo cáo tài chính cũng không thể phản ánh được đúng các khoản nợ phả trả nhà cung cấp của đơn vị
2.5.2 Mục tiêu kiểm soát chung
Quy trình mua hàng và thanh toán là một khía cạnh quan trọng trong hoạt động của đơn vị Do đó, việc thiết kế kiểm soát nội bộ phù hợp đối với quy trình này là rất cần thiết, nhằm hạn chế tối đa các sai sót Việc kiểm soát chặt chẽ quy trình này sẽ giúp đơn vị đạt được 3 mục tiêu chính theo Báo cáo COSO (2013), bao gồm:
- Sự hữu hiệu và hiệu quả trong hoạt động;
- Báo cáo đáng tin cậy;
- Tuân thủ pháp luật và các quy định
2.5.3 Kiểm soát đối với nghiệp vụ mua hàng
Phân chia trách nhiệm đầy đủ:
Phân chia trách nhiệm rõ ràng là một biện pháp kiểm soát quan trọng để giảm thiểu rủi ro xảy ra sai sót và gian lận Khi một cá nhân hoặc một đơn vị chịu trách nhiệm quá nhiều chức năng trong cùng một quy trình, họ sẽ có cơ hội lạm dụng hoặc chiếm đoạt tài sản của tổ chức Do đó, việc phân công trách nhiệm cụ thể, tránh để một người hay một bộ phận đảm nhận quá nhiều chức năng liên quan, là rất cần thiết để ngăn ngừa các hành vi không đúng đắn như vậy Việc này sẽ góp phần tăng cường tính minh bạch và kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp
Việc phân chia rõ ràng trách nhiệm giữa các bộ phận sẽ góp phần hạn chế khả năng xảy ra sai sót, gian lận và lạm dụng tài sản của tổ chức Cần tách biệt các chứng năng bộ phận để có thể phân chia trách nhiệm đầy đủ: mua hàng, xét duyệt mua hàng, lựa chọn nhà cung cấp, nhận hàng, bảo quản và ghi sổ kế toán, cụ thể là:
- Tổ chức bộ phận mua hàng độc lập với các bộ phận khác trong đơn vị
- Tách biệt chức năng xét duyệt mua hàng với chức năng mua hàng
- Chức năng chọn lựa và đánh giá nhà cung cấp phải độc lập với chức năng thực hiện mua hàng
- Bộ phận mua hàng cần được tách biệt với bộ phận nhận hàng
- Kế toán không được đảm nhiệm thêm chức năng của thủ kho
Kiểm soát chứng từ và sổ sách
- Đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng cho tất cả các chứng từ trong quy trình, bao gồm đơn đặt hàng, phiếu nhập kho, và các loại chứng từ khác
- Các biểu mẫu cần được thiết kế rõ ràng, có đầy đủ thông tin cần kiểm soát, và được đánh số tham chiếu để dễ dàng kiểm tra khi cần
- Phiếu nhập kho phải được lập trên cơ sở đơn đặt hàng, hóa đơn đặt hàng, và biên bản nhận hàng hoặc phiếu nhập kho
- Ghi nhận kịp thời các khoản nợ phải trả và các khoản thanh toán để theo dõi và kiểm soát được tình hình tài chính
2.5.4 Kiểm soát đối với nghiệp vụ thanh toán
Thực hiện KSNB đối với nghiệp vụ thanh toán nhằm quản lý các hoạt động thanh toán cho nhà cung cấp được thực hiện hiệu quả kịp thời, đồng thời phát hiện những sai phạm trong công tác kế toán đối với nghiệp vụ này tại đơn vị Ngay khi kế toán nhận được hóa đơn của nhà cung cấp thì sẽ thực hiện ngay việc ghi nhận công nợ phải trả vào sổ sách kế toán Việc kiểm soát nợ phải trả đảm bảo sự phê duyệt thích hợp cho việc thanh toán các khoản phải trả, cụ thể như việc chi trả đúng đơn giá, ứng với số lượng hàng đã thỏa thuận, chi trả đúng hạn để tránh bị phạt, ngăn chặn việc trả tiền nhiều lần cho một hóa đơn…
Các hoạt động cần có của hệ thống KSNB đối với nghiệp vụ trả tiền bao gồm: Khi nhận được hóa đơn, kế toán công nợ sẽ kiểm tra đối chiếu hóa đơn với các chứng từ đi kèm như đơn đặt hàng, hợp đồng, phiếu nhập kho… để nghiệp vụ mua hàng được đảm bảo là đã thực hiện xét duyệt đầy đủ
- Đối với các hóa đơn chưa thanh toán: cần được sắp xếp theo thứ tự ngày đén hạn thanh toán để đảm bảo việc chi trả được thực hiện đúng thỏa thuận
- Đối với các hóa đơn đã thanh toán: cần được đóng dấu “đã thanh toán” ngay để tránh tình trạng thanh toán hai lần cho cùng một hóa đơn Để tăng cường kiểm soát nội bộ, các chứng từ thanh toán cho nhà cung cấp (như phiếu chi, các bản kê…) cần được đánh số trước để dễ dàng theo dõi Ngoài ra, mỗi chứng từ thanh toán phải có chữ ký hoặc các yếu tố kiểm soát của người có thẩm quyền phê duyệt
Tăng cường kiểm soát trong quá trình nhận hàng, các hóa đơn cần ghi rõ số tham chiếu của đơn đặt hàng và biên bản nhận hàng, cũng như tên người thực hiện kiểm tra khi nhận hàng Việc này sẽ tạo điều kiện thuận lợi để dễ dàng đối chiếu các chứng từ liên quan trong quá trình thanh toán cho nhà cung cấp
Kế toán công nợ phải tập hợp tất cả chứng từ liên quan và đính kèm với phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi để trình kế toán trưởng và giám đốc phê duyệt
KSNB cần phân định rõ trách nhiệm giữa người thực hiện thanh toán tiền và người ghi sổ kế toán Bên cạnh đó, nên thường xuyên tiến hành đối chiếu các giao dịch thanh toán với tài khoản ngân hàng một cách độc lập
Kế toán công nợ phải tập hợp tất cả chứng từ liên quan và đính kèm với phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi để trình kế toán trưởng và giám đốc phê duyệt.
Giới thiệu tổng quát về hệ thống ERP – Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp
2.6.1 Khái niệm và đặc điểm chính của ERP
ERP (Enterprise Resource Planning) là một hệ thống Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, hệ thống bao gồm tất cả các chức năng cơ bản của một doanh nghiệp Trong doanh nghiệp, từng bộ phận thường sẽ sử dụng phần mềm riêng như là phần mềm kế toán, phần mềm nhân sự, phần mềm sản xuất,… cùng làm việc song song độc lập với nhau Tuy nhiên, với ERP tất cả các chức năng này sẽ được tích hợp vào một phần mềm duy nhất nhưng các chức năng cho từng bộ phận vẫn có sự liên thông với nhau
Doanh nghiệp (E_Enterprise): ERP là một hệ thống quản lý tổng thể, bao trùm tất cả các lĩnh vực, phòng ban và tổ chức, nhằm đạt được mục tiêu chung của doanh nghiệp
Nguồn lực (R_Resource): Nguồn lực bao gồm: tài chính, nhân lực, công nghệ,… Trong công nghệ thông tin, nguồn lực là bất kỳ phần mềm, phần cứng hoặc dữ liệu nào trong hệ thống có thể truy cập và sử dụng Để ứng dụng ERP trong quản trị, doanh nghiệp phải biến các nguồn lực thành tài nguyên bằng cách:
- Giúp mọi bộ phận khai thác được nguồn lực
- Lập kế hoạch và điều phối việc khai thác nguồn lực
- Thiết lập quy trình khai thác nguồn lực hiệu quả
- Cập nhật thông tin về tình trạng nguồn lực kịp thời và chính xác
Hoạch định (P_Planning): Ứng dụng ERP trong hoạch định trong doanh nghiệp như thế nào là một câu hỏi khó ERP là hệ thống phần mềm ứng dụng đa mô-đun, được sử dụng để hoạch định nguồn lực và quản lý hoạt động của tổ chức
Một hệ thống ERP tích hợp các chức năng cốt lõi của tổ chức thành một phần mềm duy nhất, thay vì sử dụng nhiều phần mềm độc lập
Tóm lại, ERP là một hệ thống phần mềm đa mô-đun được sử dụng để quản lý và điều hành các hoạt động trong một tổ chức, doanh nghiệp Hệ thống ERP thường bao gồm tất cả các chức năng cốt lõi của một tổ chức, bất kể tổ chức đó là doanh nghiệp, tổ chức phi lợi nhuận hay tổ chức phi chính phủ Thay vì sử dụng các phần mềm độc lập cho từng chức năng kế toán, nhân sự, quản trị sản xuất, ERP tích hợp tất cả các nghiệp vụ này vào trong một hệ thống duy nhất Các chức năng trong ERP được thiết kế để có sự liên thông và trao đổi thông tin với nhau, giúp tối ưu hóa quy trình vận hành của tổ chức
2.6.2 Đặc điểm chính của ERP
Theo Marcelino Tito Torres trong tài liệu hội thảo về “Manufacturing Resource Planning” được tổ chức năm 2003 thì một hệ thống ERP có 5 đặc điểm chính sau:
ERP là một hệ thống phần mềm tích hợp giúp quản lý và tối ưu hóa các hoạt động kinh doanh của một tổ chức Nó liên kết và tích hợp các quy trình, nhân sự và chức năng khác nhau trong doanh nghiệp, cho phép các bộ phận cùng hợp tác và hoạt động theo một cách thống nhất Điều này giúp cải thiện hiệu quả, minh bạch thông tin và ra quyết định nhanh chóng trong toàn bộ tổ chức
Hệ thống ERP được xây dựng dựa trên sự kết hợp giữa con người và công nghệ (People System Supported by the Computer) Nhân viên chức năng và chuyên gia đóng vai trò cốt lõi, với phần mềm và thiết bị công nghệ hỗ trợ và tăng cường hiệu quả của họ Để hệ thống ERP hoạt động hiệu quả, việc đào tạo và tham gia tích cực của từng nhân viên là vô cùng quan trọng Công nghệ ở đây chỉ đóng vai trò như một công cụ hỗ trợ, trong khi con người vẫn là yếu tố quyết định
Hệ thống ERP hoạt động dựa trên một khung chính thức (formal framework) với các quy tắc và quy trình cụ thể Điều này có nghĩa là các hoạt động kinh doanh và sản xuất phải được lập kế hoạch chi tiết theo từng chu kỳ thời gian như năm, tháng, tuần Hệ thống ERP sẽ không thể hoạt động hiệu quả nếu không có những kế hoạch như vậy được xây dựng trước Thêm vào đó, các quy định và quy trình xử lý trong hệ thống ERP cũng phải được xác định rõ ràng từ trước
Hệ thống (ERP) là một hệ thống trong đó các vai trò và trách nhiệm của từng thành viên tham gia đã được xác định sẵn (Defined Responsibilities)
Hệ thống (ERP) được thiết kế để tạo ra sự kết nối và chia sẻ thông tin giữa các phòng ban trong tổ chức (Communication among Departments) Một điểm đặc trưng của phần mềm ERP là có cấu trúc modular, nghĩa là được xây dựng từ nhiều phần mềm riêng biệt, mỗi phần mềm có một chức năng cụ thể
Cấu trúc của hệ thống ERP gồm 5 phần chính:
- Quản lý nguồn tài chính (FRM): quản lý dữ liệu tài chính, tài chính phân tích dữ liệu; phần mềm kế toán với các tính năng như sổ cái, các khoản phải trả/phải thu, lập ngân sách và quản lý dòng tiền
- Bán hàng (hoặc CRM - quản lý quan hệ KH): thông tin về sản xuất, KH, sở thích, đơn đặt hàng, hóa đơn, v.v.;
- Quản lý chuỗi cung ứng (SRM- quản lý quan hệ NCC): tính toán yêu cầu nguyên vật liệu, yêu cầu mua hàng, nhập kho; các tính năng quản lý hàng tồn kho, quản lý đơn hàng, quản lý hậu cần, quản lý kho, dự báo và quản lý trả hàng
- Lập kế hoạch sản xuất (hoặc MRP - lập kế hoạch yêu cầu sản xuất): lập khung đơn đặt hàng, quy trình lập kế hoạch trong hội thảo, thông tin về các hoạt động bắt buộc, tài liệu về hoạt động sản xuất, đánh giá chi phí sản xuất
- Quản lý nhân sự (hoặc HRM - quản lý nguồn nhân lực): thông tin cho nhân viên, đăng ký bắt đầu và kết thúc công việc, tính lương, đăng ký các khóa học cho nhân viên,
2.6.4 Lợi ích và hạn chế của ERP
Hiện nay, hệ thống ERP đang được sử dụng rất phổ biến trong các doanh nghiệp Hệ thống ERP được coi là một công cụ hiệu quả giúp quản lý các nguồn lực của doanh nghiệp Một số lợi ích mà hệ thống ERP mang lại cho các doanh nghiệp bao gồm:
- Kiểm soát thông tin khách hàng:
Một trong những lợi ích quan trọng của hệ thống ERP Thông tin khách hàng sẽ được tích hợp và chia sẻ giữa các bộ phận liên quan như bộ phận bán hàng, bộ phận kế toán và các bộ phận khác Điều này cho phép các nhà quản lý cấp cao, ngay cả khi họ chỉ ngồi tại văn phòng trung tâm, vẫn có thể kiểm soát và theo dõi được toàn bộ thông tin về khách hàng Họ có thể biết được khách hàng đã mua bao nhiêu sản phẩm, chi bao nhiêu tiền và mua tại hệ thống cửa hàng nào của doanh nghiệp một cách chính xác và kịp thời Điều này giúp các nhà quản lý đưa ra được các quyết định kinh doanh hiệu quả hơn dựa trên thông tin khách hàng toàn diện Việc này giúp doanh nghiệp có thể cải thiện được quá trình sản xuất, tiết kiệm thời gian sản phẩm đến tay người tiêu dùng, giảm chi phí nhân công, chi phí lưu kho
- Tự động hóa quy trình:
Các hoạt động kiểm soát trên hệ thống ERP
2.7.1 Kiểm soát về quy trình
Tự động hóa quy trình: ERP định nghĩa rõ ràng các bước trong quy trình mua hàng từ yêu cầu mua hàng, tạo đơn mua hàng, nhận hàng, kiểm tra chất lượng đến thanh toán
Cấp quyền truy cập: Mỗi người dùng chỉ được cấp quyền thực hiện các nhiệm vụ cụ thể trong quy trình, hạn chế xung đột và sai sót
Phê duyệt nhiều cấp: Các yêu cầu mua hàng lớn hoặc quan trọng sẽ được yêu cầu phê duyệt qua nhiều cấp quản lý để đảm bảo tính hợp lý
Lưu trữ lịch sử: Hệ thống lưu trữ đầy đủ lịch sử các giao dịch, bao gồm các thay đổi và phê duyệt giúp truy xuất thông tin khi cần
Kiểm tra tính hợp lệ: ERP kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu nhập vào, ví dụ như mã sản phẩm, số lượng, đơn giá, để đảm bảo không có dữ liệu sai lệch
So sáng giá: Hệ thống so sánh giá mua với giá đã được phê duyệt hoặc giá thị trường để phát hiện các bất thường
Kiểm tra tồn kho: ERP kiểm tra số lượng hàng tồn kho hiện có để tránh mua hàng thừa hoặc thiếu
Kết nối với hệ thống kế toán: ERP kết nối với hệ thống kế toán để đảm bảo tính chính xác của các giao dịch tài chính
Phân quyền rõ ràng: Mỗi người dùng chỉ được cấp quyền truy cập vào những thông tin và chức năng liên quan đến công việc của mình
Kiểm toán nội bộ: Hệ thống tạo ra các báo cáo chi tiết về các hoạt động mua hàng, giúp bộ phận kiểm toán nội bộ đánh giá và phát hiện các vấn đề
Theo dõi hoạt động: ERP theo dõi hoạt động của người dùng và ghi lại các thay đổi trong hệ thống, giúp phát hiện các hành vi đáng ngờ.
Một số các nghiên cứu trước
Trong nghiên cứu về hệ thống ERP tại Việt Nam, một số tác giả đã thực hiện các nghiên cứu liên quan, bao gồm:
Nghiên cứu về việc ứng dụng ERP và tác động của nó đối với hệ thống thông tin kế toán tại các doanh nghiệp Việt Nam đã được thực hiện trong luận văn thạc sĩ vào năm 2011 bởi tác giả Trần Thanh Thúy Kết quả nghiên cứu cho thấy, các doanh nghiệp quy mô lớn đã quan tâm và ứng dụng các hệ thống ERP quốc tế nhiều hơn so với các doanh nghiệp nhỏ và vừa Một bộ phận đáng kể các doanh nghiệp nhỏ vẫn chưa quen với công nghệ ERP và chưa thấy rõ lợi ích của việc áp dụng nó Tuy nhiên, nhìn chung, việc triển khai ERP đã tác động đáng kể đến tổ chức và vận hành hệ thống thông tin kế toán tại các doanh nghiệp đã triển khai thành công các hệ thống này
Nguyễn Thị Bích Hà (2013), “Tổ chức công tác kế toán cho các doanh nghiệp Việt Nam trong điều kiện sử dụng phần mềm ERP” Đề tài này khảo sát các doanh nghiệp ứng dụng phần mềm ERP tại một số địa bàn lớn như TP.HCM, Bình Dương và Đồng Nai Tác giả đề xuất rằng để khai thác hiệu quả hệ thống ERP, doanh nghiệp cần tích hợp chặt chẽ hệ thống kế toán với hệ thống ERP, đồng thời thực hiện kiểm soát chặt chẽ chất lượng thông tin kế toán Điều này sẽ giúp doanh nghiệp tận dụng tối đa những ưu điểm của hệ thống ERP trong hoạt động quản lý và kế toán Ngoài nỗ lực của doanh nghiệp sử dụng, sự hỗ trợ từ nhà cung cấp ERP cũng là yếu tố quan trọng để ứng dụng ERP hiệu quả
Một nghiên cứu của Nguyễn Thị Hồng Vân (2019) tại trường Đại học Ngoại Thương là luận án đầu tiên nhằm khảo sát kinh nghiệm triển khai ERP tại các doanh nghiệp bán lẻ trên toàn cầu Tác giả đề cập đến vai trò của các yếu tố như năng lực công nghệ, chiến lược ứng dụng, con người và chính sách hỗ trợ của Nhà nước đối với thành công của việc triển khai ERP
Qua việc tham khảo các tài liệu nghiên cứu quốc tế, có thể thấy có nhiều đề tài nghiên cứu liên quan đến ứng dụng hệ thống ERP trong doanh nghiệp Các nghiên cứu này đã đề cập đến các vấn đề như đánh giá thái độ, mức độ hài lòng của người sử dụng cuối cùng với hệ thống ERP, cũng như những lợi ích mà doanh nghiệp có thể đạt được khi triển khai ERP Một số tác giả tiêu biểu mà nghiên cứu này tham khảo bao gồm:
Theo nghiên cứu của tác giả John J Morris, ông đã khảo sát tác động của hệ thống ERP đối với hoạt động kiểm soát báo cáo tài chính của hơn 100 công ty đã triển khai hệ thống này trong 10 năm, từ 1994 đến 2003 Kết quả cho thấy, các công ty triển khai ERP có ít điểm yếu trong kiểm soát nội bộ hơn so với những công ty không sử dụng ERP Nghiên cứu cũng phân tích hai phương pháp kiểm soát phổ biến là kiểm soát chung toàn đơn vị và kiểm soát phân cấp cụ thể, và nhận thấy không có sự khác biệt đáng kể về chất lượng kiểm soát giữa hai phương pháp này Tuy nhiên, tác giả lưu ý rằng vẫn còn một số hạn chế trong việc xác định các module, tính năng được triển khai tại từng công ty, điều này có thể ảnh hưởng đến kết quả nghiên cứu so với những lợi ích thực tế mà ERP mang lại
Nghiên cứu của Kanellou và Spathis (2013), tại trường Đại học Aristotle của Thessaloniki, Hy Lạp về một cuộc khảo sát ý kiến được tiến hành với các kế toán viên và chuyên gia công nghệ thông tin nhằm điều tra lợi ích kế toán khi áp dụng hệ thống ERP của các công ty Kết quả nghiên cứu cho thấy các lợi ích kế toán từ hệ thống ERP đóng góp vào sự hài lòng của người sử dụng, gồm các lợi ích như lợi ích công nghệ thông tin, lợi ích vận hành, lợi ích tổ chức kế toán, lợi ích kế toán quản trị và lợi ích về chi phí
Trong một nghiên cứu gần đây, tác giả Reni Nilasari đã khảo sát “Impact of Enterprise Resource Planning (ERP) on Internal Audit Functions” Kết quả cho thấy, ERP giúp các kiểm toán viên nội bộ duy trì kiểm soát hiệu quả trên toàn bộ các hoạt động, đảm bảo tính đáng tin cậy và tính phù hợp của thông tin giao dịch Nghiên cứu cũng chỉ ra rằng, vai trò của kiểm toán viên nội bộ không chỉ dừng lại ở việc kiểm soát, đánh giá rủi ro, truyền thông và giám sát, mà họ còn có thể đóng góp ý kiến nhằm cải tiến và phát triển hệ thống ERP
Từ các nghiên cứu trên, có thể nhận thấy rằng triển khai hệ thống ERP, như phần mềm QAD ERP, có thể giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình, tăng cường tự động hóa và kiểm soát, đồng thời mang lại lợi ích kinh tế cạnh tranh Tuy nhiên sau khi tìm hiểu, có thể thấy rằng các nghiên cứu trước đây về ứng dụng ERP chủ yếu tập trung vào tình hình thực tiễn triển khai và ứng dụng, mà chưa có nhiều nghiên cứu toàn diện về việc ứng dụng ERP cũng như các nhận định khách quan từ phía người dùng Tại Việt Nam, các nghiên cứu về ứng dụng ERP cũng chủ yếu mới tập trung vào mối quan hệ giữa sự hài lòng về lợi ích kế toán và sự hài lòng của người dùng ERP Đối với thị trường Việt Nam, ứng dụng ERP như QAD vẫn còn chưa được phổ biến rộng rãi do nguồn gốc nước ngoài Do đó, việc nghiên cứu thực trạng hoạt động kiểm soát quy trình bán hàng - thu tiền khi ứng dụng QAD là cần thiết, từ đó có thể đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng kiểm soát trong doanh nghiệp, cũng như mở rộng hiểu biết về ứng dụng ERP tại Việt Nam
Chương 2 của tài liệu này cung cấp tổng quan về khái niệm kiểm soát nội bộ, đặc biệt là hoạt động kiểm soát trong quy trình mua hàng - thanh toán Các nội dung bao gồm định nghĩa về quy trình mua hàng - thanh toán và những rủi ro có thể xảy ra trong quá trình này Tác giả cũng trình bày về hoạt động kiểm soát trong quy trình này và tham khảo một số nghiên cứu trước đây liên quan đến hệ thống ERP Các nghiên cứu trước đây đã chỉ ra nhiều lợi ích khi triển khai hệ thống ERP, như tăng hiệu quả hoạt động, giảm tồn kho và chi phí, hạn chế sai sót do con người, và tăng độ tin cậy của thông tin tài chính Tuy nhiên, vẫn chưa có nghiên cứu nào đề cập đến vấn đề mà tác giả đang tìm hiểu
Những nội dung và nghiên cứu được trình bày trong chương này sẽ là cơ sở quan trọng để tác giả nghiên cứu và đánh giá thực trạng hoạt động kiểm soát trong quy trình mua hàng - thanh toán trên phần mềm QAD ERP trong chương tiếp theo.
THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT TRONG QUY TRÌNH MUA HÀNG – THANH TOÁN VẬN DỤNG PHẦN MỀM QAD ERP CỦA CÔNG TY TNHH THINK NEXT
Giới thiệu về công ty TNHH Think Next
3.1.1 Tổng quan về Công ty TNHH Think Next
Công ty: Công ty TNHH Think Next
Tên viết tắt: Think Next CO., LTD Địa chỉ: Số 1A Đồng Nai, Phường 2, Quận Tân Bình, TP Hồ Chí Minh
Người đại diện của công ty: Nguyễn Lê Quang Vinh
Các kênh liên kết mạng xã hội với công ty TNHH Think Next:
- Youtube: https://www.youtube.com/user/thinknextvideo
- Facebook: https://www.facebook.com/thinknext.vn
- Linkedin: https://www.linkedin.com/company/think-next-co
Lĩnh vực kinh doanh: Công ty phần mềm chuyên tư vấn/ triển khai giải pháp ERP Manufacturing (ERP Sản xuất), CRM, Mobile App Solutions
Think Next là một công ty tư vấn và phát triển ứng dụng với đội ngũ hơn 30 nhân viên chuyên nghiệp và giàu kinh nghiệm Họ chuyên tư vấn, triển khai và phát triển các ứng dụng để phục vụ khách hàng trong nhiều lĩnh vực như ô tô, công nghệ cao, sản phẩm công nghiệp, hàng tiêu dùng, thực phẩm và dược phẩm Think Next là đối tác của một số công ty hàng đầu thế giới như QAD, IBM, Cisco, VMware và Microsoft, với các chuyên gia và kỹ thuật viên có kinh nghiệm sâu rộng trong việc cung cấp các giải pháp kinh doanh sáng tạo
Công ty cung cấp cho khách hàng doanh nghiệp các giải pháp đơn giản nhưng rất phù hợp để quản lý các ứng dụng di động và chiến lược kinh doanh Với tiềm năng tăng trưởng, Think Next đã củng cố năng lực để phục vụ thị trường toàn cầu, hiện đang hoạt động tích cực tại Việt Nam và một số nước châu Á
Công ty TNHH Think Next được thành lập và phát triển gần một thập kỷ, gắn liền với các hoạt động tiêu biểu sau:
Bảng 2 2 Các hoạt động tiêu biểu của Công ty TNHH Think Next
Cột mốc Hoạt động tiêu biểu
12/07/2008 Thành lập công ty TNHH Think Next tại thành phố Hồ Chí
Tháng 8/2009 Trở thành đối tác Bizspark của Microsoft tại Việt Nam
Trở thành đối tác phân phối QAD ERP tại Việt Nam.
Tháng 08/2012 Trở thành đối tác Giải pháp của VMWare tại Việt Nam.
Tháng 11/2013 Trở thành đối tác Giải pháp IBM.
12/07/2014 Thay đổi thương hiệu doanh nghiệp mới.
Tháng 8/2014 Trở thành đối tác với Digital Marketing Agency.
05/10/2014 Trở thành đối tác của Microsoft.
12/07/2015 Dịch vụ phát triển ứng dụng di động mới.
30/09/2016 Chứng chỉ đủ điều kiện.
21/01/2018 Think Next có hơn 30 thành viên có tổ chức, sáng tạo và thông minh.
Tháng 5/2019 Trở thành đối tác UiPath tại Việt Nam.
Tháng 6/2019 Trở thành đối tác Honeywell.
Nguồn: Công ty TNHH Think Next
3.1.2 Một số sản phẩm, dịch vụ
Công ty TNHH Think Next có các dịch vụ sau:
- Tư vấn, thiết kế và triển khai sản xuất giải pháp ERP
- Tư vấn, thiết kế và triển khai CRM cho ngành dịch vụ và du lịch
- Quản lý mạng và dịch vụ bảo mật cho doanh nghiệp
- Phát triển ứng dụng phần mềm di động
- Cung cấp dịch vụ SMS kết nối toàn cầu
Giới thiệu sơ lược phần mềm QAD ERP tại Công ty TNHH Think Next
QAD ERP là một giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp toàn diện Nó cung cấp nhiều tính năng và chức năng, giúp tăng cường hiệu suất làm việc, giảm chi phí và tăng lợi nhuận Hệ thống tích hợp các module như bán hàng, tồn kho, mua hàng, vận hành, sản xuất và tài chính, nhằm hạn chế chi phí và việc nhập dữ liệu nhiều lần Ngoài ra, hệ thống còn tích hợp các thiết bị di động, giúp người dùng dễ dàng thực hiện các tác vụ mọi lúc mọi nơi
Công ty QAD được thành lập từ năm 1979, có trụ sở chính tại California, Hoa
Kỳ và 18 văn phòng đại diện trên toàn thế giới, trong đó công ty TNHH Think Next là đại diện ở Việt Nam
Phần mềm quản lý tài nguyên doanh nghiệp QAD ERP hỗ trợ nhiều ngôn ngữ và đơn vị tiền tệ, bao gồm cả Đồng Việt Nam Sản phẩm này được sử dụng rộng rãi bởi hơn 300.000 người dùng tại hơn 6.300 doanh nghiệp trên 100 quốc gia trên thế giới, cho thấy tính tin cậy và phổ biến của nó
QAD ERP cung cấp ba loại triển khai khác nhau: On Premise (doanh nghiệp tự quản lý máy chủ), On Cloud (máy chủ do QAD quản lý, đặt tại các trung tâm dữ liệu ở Châu Á: Hong Kong, Singapore và Nhật Bản) và kết hợp On Premise và On Cloud (phù hợp cho các doanh nghiệp lớn, đa chi nhánh)
Phần mềm QAD có các chức năng mạnh mẽ, giúp người dùng truy cập và sử dụng dữ liệu một cách hiệu quả và chính xác Người dùng có thể thực hiện các thao tác như tính toán, lọc dữ liệu, tổng hợp, đếm, tìm kiếm thông tin mà không bị giới hạn QAD cũng cung cấp khả năng xem xét các báo cáo nội bộ, báo cáo tài chính và các biểu đồ phân tích kinh doanh linh hoạt
Trong phân hệ Tài Chính Kế Toán, QAD có các tính năng sau:
- Hợp nhất và chia sẻ dữ liệu tài chính giữa các công ty: QAD cho phép hợp nhất toàn bộ hoặc một phần số liệu tài chính từ các công ty khác nhau Điều này giúp tối ưu hóa quản lý dữ liệu và tạo điều kiện chia sẻ thông tin giữa các đơn vị
- Ghi nhận, theo dõi và quản lý nghiệp vụ kế toán tức thì: QAD cho phép ghi nhận, theo dõi và quản lý tất cả các giao dịch kế toán một cách chính xác và nhanh chóng Dữ liệu từ các bộ phận khác được tích hợp vào hệ thống, giúp tối ưu hóa quy trình kế toán
- Xuất báo cáo ngay lập tức: QAD cung cấp khả năng xuất báo cáo ngay lập tức trong thời gian ngắn Điều này giúp giảm rủi ro, tối đa hóa dòng tiền, cân đối tài chính và quản lý các khoản phải thu và phải trả
- Kế thừa và thống nhất dữ liệu: QAD cho phép kế thừa và thống nhất dữ liệu giữa các công ty Điều này giúp tiết kiệm thời gian và tránh tình trạng kiểm toán cuối tháng bị trễ và báo cáo không kịp thời
- Hạch toán kế toán theo bất kỳ loại đồng tiền giao dịch nào: QAD hỗ trợ việc hạch toán kế toán theo bất kỳ loại đồng tiền giao dịch nào, đáp ứng các yêu cầu đa dạng của doanh nghiệp
- Tuân thủ chuẩn mực kế toán Việt Nam: QAD hỗ trợ sử dụng hệ thống tài khoản kế toán theo chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS), giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định kế toán định sẵn
3.2.2 Các phân hệ của phần mềm
Hình 3 1 Các phân hệ của QAD ERP
Nguồn: Công ty TNHH Think Next
3.2.3 Phân hệ kế toán các khoản phải trả (AP – Accounts Payable)
Trong QAD ERP, phân hệ kế toán phải trả được thiết kế nhằm tích hợp chức năng quản lý nhà cung cấp (SRM) và chức năng theo dõi, quản lý các khoản công nợ phải trả Điều này giúp nâng cao hiệu quả trong việc quản lý các hoạt động liên quan đến công nợ nhà cung cấp, hóa đơn và các khoản phải trả khác Phân hệ này được kế toán viên theo dõi dưới sự giám sát của kế toán trưởng và quản lý bởi Giám đốc tài chính Các hoạt động của phân hệ này hỗ trợ việc quản lý chặt chẽ quy trình ghi nhận và thanh toán công nợ Định kỳ, các giao dịch phát sinh tại phân hệ kế toán phải trả sẽ được chuyển sang phân hệ sổ cái để lập các báo cáo tài chính
Chức năng của phân hệ kế toán phải trả được phân loại thành các nhóm quy trình để đáp ứng các yêu cầu bao gồm:
- Quản lý NCC (Supplier Browse): AP lưu trữ, theo dõi các thông tin chung về tất cả NCC của công ty, lịch sử giao dịch mua hàng, cũng như thông tin về hạn mức tín dụng của từng NCC
- Quản lý hóa đơn/chứng từ phải trả (Supplier Invoice):
AP ghi sổ toàn bộ những nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến mua hàng, chiết khấu hàng mua, đổi/trả hàng, từ phân hệ mua hàng chuyển sang sau khi hàng được nhập kho
Trong phân hệ AP, các khoản công nợ phải trả được tổ chức theo dõi theo từng nhà cung cấp (NCC) Thông tin về các khoản công nợ này được phản ánh trực tiếp lên tài khoản phải trả trong sổ cái của doanh nghiệp Cách ghi nhận các nghiệp vụ liên quan đến công nợ phải trả được thực hiện theo hình thức nhật ký mua hàng và thanh toán
3.2.4 Hướng dẫn thao tác trên phần mềm QAD ERP
Trước khi sử dụng phần mềm QAD ERP, người dùng phải cài đặt phần mềm QAD ERP trên máy tính được đội ngũ IT của Think Next hỗ trợ Sau đó, người dùng nhấn vào biểu tượng để mở phần mềm sử dụng và đăng nhập tài khoản vào QAD
Hình 3 2 Màn hình đăng nhập vào phần mềm QAD
Hình 3 3 Màn hình thao tác trong phần mềm QAD
Sau khi đăng nhập, xuất hiện cửa sổ làm việc và người dùng có thể thao tác, sử dụng các chương trình có sẵn
(1) Menu Search: ô gõ tên chương trình cần mở, hoặc có thể tìm chương trình trong cây thư mục bên dưới
(2) Favorite: nơi người dùng muốn lưu trữ các chương trình để mở nhanh.27
(3) Messages: hiển thị các thông báo của những người sử dụng QAD
Áp dụng quy trình mua hàng – thanh toán trên phần mềm QAD ERP
Để có thể thực hiện được các thao tác liên quan đến mua hàng và thanh toán thì đơn vị phải thiết lập các thông số ban đầu cho quy trình Các thông số ban đầu cần thiết lập như nguyên vật liệu, các cấp độ duyệt, phân quyền các bộ phận hoặc cá nhân thực hiện, một số thông tin mặc định trong quy trình tạo đơn đề nghị mua hàng, thiết lập các tính năng cần thiết theo đơn vị của quy trình mua hàng – thanh toán
Trước khi thực hiện thiết lập các thông số ban đầu, đơn vị sẽ lên kế hoạch nội bộ về các thông số liên quan cho các thông tin cần duyệt và chỉ có tài khoản của các ban lãnh đạo hoặc các trưởng bộ phận sẽ được phân quyền toàn quyền để thực hiện thiết lập các thông số này
3.3.1.1 Thiết lập các cấp độ duyệt và phân quyền người duyệt
Cấp độ duyệt được thiết lập ở đây là cá nhân hoặc bộ phận sẽ được thực hiện duyệt với số tiền của đề nghị mua hàng là bao nhiêu Số tiền phê duyệt được sử dụng như một giá trị tối đa hoặc tối thiểu, tùy thuộc vào nơi mà nó được sử dụng trong các chương trình thiết lập người phê duyệt (xem phụ lục 1)
Sau khi đã thiết lập cấp độ thì đơn vị phải gán giới hạn duyệt cho các nhân hoặc bộ phận thực hiện thao tác duyệt phiếu đề nghị Người được ủy quyền sẽ thực hiện duyệt dòng sản phẩm, hàng hóa được xác định, duyệt tại kho nào, thời gian có hiệu lực đối với người thực hiện duyệt và có người duyệt thay thế hay không
Hình 3 4 Thiết lập tiêu chí duyệt trên phần mềm QAD ERP
3.3.1.2 Thiết lập thông số, quy định liên quan đến quy trình duyệt đề nghị mua hàng
Thiết lập các thông số liên quan đến quy trình duyệt đề nghị mua hàng như đơn vị tiền tệ sử dụng khi duyệt đề nghị, số người tối thiểu duyệt cho dòng sản phẩm, dung sai cho phép giữa đơn giá mua ước tính với đơn giá mua thực tế, thiết lập tính năng ngăn chặn người duyệt sửa đổi phiếu đề nghị, đặt lại trạng thái phê duyệt ban đầu (chưa duyệt) khi phiếu đề nghị bị từ chối
3.3.1.3 Thiết lập các tính năng cho quy trình mua hàng
Thiết lập các thông số cơ bản liên quan đến quy trình mua hàng như tiền tố mặc định và số thứ tự liên tục của mã đơn đặt hàng, tiền tố mặc định và số thứ tự liên tục của phiếu nhận hàng, lưu lịch sử thao tác thay đổi đối với đơn đặt hàng, dung sai cho phép khi nhận hàng vượt quá mức,…
3.3.2 Quy trình đề nghị mua hàng
PO1 Quy trình đề nghị mua hàng
Bộ phận Kế hoạch Trưởng phòng
/Giám đốc Bộ phận Mua hàng
Tạo phiếu đề nghị mua hàng
Xem xét và duyệt đề nghị mua hàng Phiếu đề nghị mua hàng (chưa duyệt)
Kiểm tra và xét duyệt
Phiếu đề nghị mua hàng (đã duyệt) Phiếu đề nghị mua hàng (đã từ chối) Từ chối Duyệt
Hình 3 5 Lưu đồ quy trình đề nghị mua hàng
Nguồn: Công ty TNHH Think Next
Bước 1: Tạo phiếu đề nghị mua hàng Đầu tiên, nhân viên Bộ phận Kế hoạch chạy chương trình lập lệnh sản xuất và hệ thống sẽ tự động tính toán các NVL cần cho quy trình sản xuất Nếu thiếu hàng thì hệ thống sẽ tự động tạo ra một lệnh mua hàng, lúc này nhân viên chịu trách nhiệm của Bộ phận Kế hoạch sẽ dựa vào lệnh mua hàng tạo phiếu đề nghị mua hàng cho mặt hàng cần mua (xem hình 3.5)
Hình 3 6 Tạo phiếu đề nghị mua hàng trên phần mềm QAD ERP
Bước 2: Duyệt phiếu đề nghị mua hàng và gửi cho bộ phận mua hàng
Sau khi tạo xong phiếu đề nghị mua hàng, phiếu sẽ được gửi đến Trưởng phòng Kế hoạch duyệt thông qua tính năng gửi tin nhắn (Message) trong phần mềm QAD ERP với nội dung tin nhắn đính kèm link của phiếu đề nghị mua hàng vừa tạo (xem phụ lục 2)
Trưởng phòng thực hiện xem qua phiếu đề nghị đối chiếu với lệnh mua hàng và thực hiện duyệt phiếu đề nghị Sau khi duyệt xong, Trưởng phòng sẽ tiếp tục gửi tin nhắn thông báo cho Giám đốc để thực hiện tiếp quy trình duyệt Nếu phiếu đề nghị mua hàng không phù hợp, người duyệt sẽ từ chối phiếu này và tự động hệ thống sẽ đặt lại trạng thái ban đầu là chưa duyệt và sẽ thực hiện lại từ đầu cho phiếu đề nghị đó Nếu phiếu đề nghị mua hàng được hoàn thành quy trình duyệt thì người duyệt cuối cùng sẽ gửi tin nhắn kèm theo liên kết phiếu đề nghị mua hàng đến cho
Bộ phận mua hàng Để kiểm tra lại các thao tác đã diễn ra trong quy trình duyệt phiếu đề nghị mua hàng, người dùng có thể sử dụng chức năng Requisition History Log (xem chi tiết phụ lục 3) Tại đây, có thể kiểm tra các thông tin như dòng hàng, thời gian thực hiện các thao tác, nội dung thao tác, và người thực hiện các thao tác liên quan
Bước 1: Tạo đơn đặt hàng
Sau khi quá trình duyệt phiếu đề nghị mua hàng hoàn tất, người duyệt cuối cùng sẽ chuyển phiếu đề nghị sang bộ phận mua hàng Nhân viên bộ phận này sẽ tạo đơn mua hàng tương ứng với phiếu đề nghị bằng cách sử dụng tính năng "Build
PO from Requisition" (xem phụ lục 4) Tất cả thông tin đã được nhập trên phiếu đề nghị mua hàng sẽ được tự động cập nhật lên đơn mua hàng Ngoài ra, bộ phận mua hàng còn có thể cập nhật các thông tin thực tế khác như đơn giá thực của nhà cung cấp, thuế suất, chiết khấu, (xem hình 3.6).
PO2 Quy trình mua hàng
Mua hàng Kho Bộ phận
Quy trình đề nghị mua hàng
Phiếu đề nghị mua hàng (đã duyệt)
Quy trình ghi nhận NCC mới
In đơn mua hàng gửi cho NCC.
Phiếu giao hàng Hóa đơn
Kiểm tra chất lượng hàng mua
Quy trình đổi/trả hàng
Quy trình nhập kho hàng mua
Phiếu nhập kho hàng mua Hóa đơn
Quy trình ghi nhận công nợ
Xem và xác nhận PO
Mới Đúng Sai Đạt Không đạt
Hình 3 7 Lưu đồ quy trình nghiệp vụ mua hàng
Nguồn: Công ty TNHH Think Next
Hình 3 8 Tổng giá trị đơn đặt hàng trong Purchase Order Maintenance Bước 2: Xác nhận đơn đặt hàng và gửi cho NCC để thực hiện mua hàng
Sau khi tạo đơn đặt hàng, nhân viên bộ phận mua hàng sẽ gửi đơn đặt hàng đến Giám đốc hoặc người có thẩm quyền thông qua chức năng "Message" (trao đổi thông tin nội bộ) (xem chi tiết ở phụ lục 3) để họ xác nhận đơn đặt hàng trực tiếp trên hệ thống Khi đã được xác nhận bởi giám đốc, bộ phận mua hàng sẽ sử dụng chức năng "Purchase Order Print" để in đơn mua hàng và gửi cho nhà cung cấp Sau đó, bộ phận này sẽ chờ đợi nhận hàng từ nhà cung cấp
3.3.4 Quy trình nhập kho hàng mua
PO3 Quy trình nhập kho hàng mua
NCC Bộ phận Kho Bộ phận Kế toán
Kiểm tra nghiệp vụ nhập kho
Quy trình đổi/trả hàng mua
In chứng từ (phiếu nhập kho hàng mua)
Chứng từ nhập kho Chứng từ nhập kho
Hình 3 10 Lưu đồ quy trình nghiệp vụ nhập kho hàng mua
Nguồn: Công ty TNHH Think Next
Khi NCC giao hàng tới, Bộ phận Kho tiến hành nhập kho hàng mua vào kho để thực hiện kiểm tra chất lượng Đồng thời, NCC giao hàng sẽ đính kèm theo các chứng từ như phiếu giao hàng, hóa đơn và các chứng từ liên quan khác Nếu kiểm tra thấy hàng kém chất lượng thì sẽ thực hiện quy trình đổi hoặc trả hàng cho NCC Nếu kiểm tra thấy hàng có chất lượng tốt sẽ tiến hành chuyển sang kho chính (kho NVL) và in chứng phiếu nhập kho
Hình 3 11 Danh sách các giao dịch nhập kho, đổi/trả hàng
3.3.5 Quy trình ghi nhận công nợ phải trả và thanh toán cho NCC
PO5 Quy trình ghi nhận công nợ phải trả NCC
Bộ phận mua hàng Bộ phận Kế toán
Ghi nhận công nợ phải trả NCC
Kiểm tra hóa đơn đã ghi nhận
PO5.4 Đối chiếu hóa đơn
Kiểm tra tổng số dư NCC
Thanh toán công nợ cho NCC
Hình 3 12 Lưu đồ quy trình nghiệp vụ ghi nhận công nợ phải trả NCC
Nguồn: Công ty TNHH Think Next
Căn cứ vào đặt đặt hàng, hóa đơn và phiếu nhập kho nhận từ Bộ phận Mua hàng chuyển sang, nhân viên Kế toán sẽ ghi nhận công nợ phải trả NCC bằng chương trình Supplier Invoice Create (xem hình 3.9) Thời điểm này nhân viên sẽ nhập thủ công thông tin hóa đơn để ghi nhận công nợ và sau đó kiểm tra lại hóa đơn vừa tạo đã ghi nhận đúng chưa Nếu hóa đơn vừa tạo sai thì kế toán sẽ thực hiện quy trình hủy hóa đơn vừa mới tạo và ghi nhận lại hóa đơn Nếu hóa đơn vừa tạo đúng thì kế toán sẽ tiến hành đối chiếu hóa đơn đã tạo với đơn đặt hàng trên hệ thống phần mềm (xem chi tiết phụ lục 5) Khi đối chiếu với đơn đặt hàng chỉ đối chiếu được với đặt đặt hàng đã hoàn thành việc nhập kho, nếu chưa nhập kho thì hệ thống sẽ báo lỗi và không cho phép hoàn thành việc ghi nhận công nợ Tương tự, nếu sai thì sẽ tiến hành hủy hóa đơn và thực hiện ghi nhận lại công nợ, nếu đúng thì sẽ kết thúc quy trình ghi nhận công nợ phải trả và kiểm tra số dư NCC (nếu cần) (xem phục lục 8)
Hình 3 13 Tạo hóa đơn NCC
Hoạt động kiểm soát trong quy trình mua hàng – thanh toán vận dụng phần mềm QAD ERP
3.4.1 Kiểm soát trong mua hàng
Các thủ tục kiểm soát đối với đề nghị mua hàng:
- Trong nghiệp vụ mua hàng, mỗi lần đề nghị mua hàng phải có phiếu đề nghị mua hàng được phê duyệt thông qua quy trình ủy quyền rõ ràng Chỉ những nhân viên được phân công mới có thể lập phiếu đề nghị mua hàng Điều này đảm bảo rằng hàng hóa được mua đúng nhu cầu sử dụng và xác định được trách nhiệm của các bên liên quan, đặc biệt là trong trường hợp nghi ngờ về thông đồng giữa nhân viên đề nghị và nhà cung cấp
- Bên cạnh đó, hệ thống phân quyền được thiết lập để ngăn chặn việc nhân viên chỉnh sửa phiếu đề nghị đã được duyệt, nhằm phòng tránh gian lận
- Phần mềm cũng được thiết lập để ngăn chặn việc mua hàng với số tiền vượt mức cho phép, khi bộ phận mua hàng tạo đơn đặt hàng với tổng giá trị ngoài dung sai cho phép hệ thống sẽ tự động trả về đơn giá ước tính ban đầu
- Ngoài ra, phần mềm quản lý cho phép theo dõi toàn bộ quá trình xử lý phiếu đề nghị mua hàng, bao gồm thông tin về người duyệt và các thao tác đã thực hiện lên phiếu đề nghị mua hàng
Các thủ tục kiểm soát đối với bước đặt hàng:
- Chỉ bộ phận mua hàng, được tổ chức độc lập, mới được phép tạo đơn đặt hàng Điều này nhằm hạn chế rủi ro do ngụy tạo đơn đặt hàng không có thật Tất cả các đơn đặt hàng đều được đối chiếu với phiếu đề nghị mua hàng và được xem xét, duyệt trước khi gửi cho nhà cung cấp được chọn bởi người ủy quyền
- Quá trình duyệt này được thực hiện độc lập với các bộ phận khác Việc xét duyệt này đảm bảo rằng hàng hóa được mua đúng nhu cầu, với giá cả hợp lý, đồng thời xác định được trách nhiệm của nhân viên mua hàng đối với mỗi đơn đặt hàng
- Tương tự như phiếu đề nghị mua hàng, phần mềm quản lý cũng theo dõi tình trạng của đơn đặt hàng, bao gồm việc đã nhận hàng hay chưa, hoặc chỉ mới nhận một phần
Các thủ tục kiểm soát đối với bước nhận hàng:
- Hệ thống cập nhật chính xác số lượng hàng hóa vừa nhập vào trong hệ thống và đối chiếu với số lượng trên đơn đặt hàng Hệ thống kiểm tra số lượng, chủng loại, hạn sử dụng của hàng hóa với thông tin trên chứng từ
- Khi nhận hàng, các chứng từ liên quan được gửi đến Bộ phận Mua hàng để làm chứng là quá trình mua hàng đã hoàn thành và gửi Bộ phận Kế toán lưu lại để để làm chứng hạch toán
- Bên cạnh đó hệ thống cho phép Bộ phận Kho nhận hàng vượt quá mức nhưng phải trong dung sai cho phép, tránh tình trạng dư hàng gây lãng phí hoặc thiếu hàng ảnh hưởng đến các bộ phận khác
3.4.2 Kiểm soát trong ghi nhận công nợ phải trả và thanh toán NCC
Các thủ tục kiểm soát trong quá trình ghi nhận công nợ: Để kế toán tiến hành ghi nhận công nợ và có thể đối chiếu với đơn đặt hàng thì bắt buộc đơn đặt hàng đó phải có trạng thái là đã nhận hàng, nếu không thì khi đối chiếu hệ thống sẽ phát hiện là hàng chưa nhập kho và không cho phép ghi nhận công nợ Việc đối chiếu các chứng từ liên quan như đơn đặt hàng, phiếu nhập kho, hóa đơn, đảm bảo rằng nghiệp vụ mua hàng được xét duyệt đầy đủ và hàng nhận được đúng số lượng, chất lượng, giá cả theo đúng thỏa thuận giữa hai bên
Các thủ tục kiểm soát trong quá trình thanh toán: Hệ thống ERP chỉ cho phép thực hiện thanh toán đối với các hóa đơn đã được tạo và xét duyệt Nếu nhân viên cố gắng thực hiện thanh toán mà không có hóa đơn tương ứng, hệ thống sẽ báo lỗi, giúp ngăn chặn việc thanh toán khống Các hóa đơn chưa thanh toán được lưu và theo dõi theo thứ tự thời hạn thanh toán Hệ thống cung cấp các báo cáo liệt kê danh sách các khoản phải trả đến hạn và quá hạn thanh toán Hơn nữa, hệ thống còn kiểm soát việc nhân viên thanh toán nhiều lần trên cùng một hóa đơn Khi một hóa đơn đã được thanh toán, hệ thống sẽ đóng lại hóa đơn và ghi nhận lại lần thanh toán đó
Trong chương 3, tác giả đã giới thiệu về phần mềm QAD ERP, bao gồm các đặc điểm, tính năng và các phân hệ được tích hợp trong phần mềm Tác giả cũng đề cập đến những lợi ích cũng như hạn chế của phần mềm đối với người dùng Tiếp theo, tác giả đã miêu tả quy trình mua hàng - thanh toán khi ứng dụng phần mềm QAD ERP, từ tạo đề nghị mua hàng đến thanh toán Cuối cùng, tác giả liệt kê các hoạt động kiểm soát được thực hiện trong quy trình mua hàng - thanh toán trên phần mềm này.