kế toán các nghiệp vụ mua hàng nhập kho tại công ty tnhh think next

Hiện tại, Công ty TNHH Think Next đang sử dụng phần mềm quản trị sản xuất kinh doanh QAD ERP cho cả bộ phận mua hàng và bộ phận kế toán.. Nhận thấy sự khác biệt của Công ty TNHH Think Ne

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC

KẾ TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ MUA HÀNG NHẬP KHO

TẠI CÔNG TY TNHH THINK NEXT

NGÀNH: KẾ TOÁN

MÃ SỐ: 7340301

LÊ NGUYỄN TƯỜNG VY

TP HỒ CHÍ MINH, NĂM 2024

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC

KẾ TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ MUA HÀNG NHẬP KHO

TẠI CÔNG TY TNHH THINK NEXT

NGÀNH: KẾ TOÁN

MÃ SỐ: 7340301

Họ và tên sinh viên: LÊ NGUYỄN TƯỜNG VY

Mã số sinh viên: 050608200776 Lớp sinh hoạt: HQ8-GE01

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC

TS NGUYỄN THỊ HIỀN

TP HỒ CHÍ MINH, NĂM 2024

i

doanh của một doanh nghiệp, đặc biệt là trong việc quản lý dòng tiền chi ra Để tối

ưu hóa quy trình này và đảm bảo sự chính xác, phần mềm QAD ERP đã được rất nhiều doanh nghiệp lựa chọn với khả năng nâng cao hiệu suất hoạt động, tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa quản lý tài chính Hiện tại, Công ty TNHH Think Next đang

sử dụng phần mềm quản trị sản xuất kinh doanh QAD ERP cho cả bộ phận mua hàng

và bộ phận kế toán Nhận thấy sự khác biệt của Công ty TNHH Think Next so với các doanh nghiệp khác, tôi đã tiến hành nghiên cứu quy trình mua hàng nhập kho

được thực hiện trên phần mềm QAD Đây cũng chính là lý do tôi chọn đề tài “Kế toán các nghiệp vụ mua hàng nhập kho tại Công ty TNHH Think Next” làm đề

tài khóa luận của mình

Đề tài nghiên cứu này giúp cho người đọc hiểu rõ hơn về các quy trình nghiệp vụ mua hàng được thực hiện trên phần mềm QAD ERP của một doanh nghiệp thương mại dịch vụ Trong phạm vi khóa luận, em đã tập trung vào việc phân tích chi tiết các quy trình chẳng hạn như quy trình nhập kho, quy trình ghi nhận công nợ phải trả có đơn mua hàng và quy trình ghi nhận công nợ phải trả không có đơn mua hàng Với một cái nhìn tổng quan và chi tiết về các quy trình này, hy vọng khóa luận của

em sẽ cung cấp thông tin hữu ích và cái nhìn rõ ràng về hướng triển khai và sử dụng phần mềm QAD ERP trong quản lý kế toán mua hàng nhập kho

ABSTRACT

Procurement processes play a significant role in the economic activities of any business, particularly in managing outgoing cash flows To optimize this process and ensure accuracy, many businesses have chosen QAD ERP software for its ability to improve operational efficiency, save time, and optimize financial management uses QAD ERP production and business management software in both the purchasing and accounting departments.Recognizing the distinct advantages of Think Next Co., Ltd compared to other businesses, I conducted research on the warehouse purchasing process performed using QAD software This is also why I chose the topic

"Accounting for procurement transactions at Think Next Co., Ltd" as the focus

of my graduation thesis

This research topic helps readers better understand the purchasing processes performed on the QAD ERP software of a commercial service enterprise Within this scope, I focused on analyzing detailed processes such as receipt purchase order, recording accounts payable with purchase orders and recording accounts payable without purchase orders

With an overview and detailed insight into these processes, it is hoped that my thesis will provide valuable information for businesses interested in deploying and using QAD ERP software for procurement and accounting management

LỜI CAM ĐOAN

Khóa luận này là công trình nghiên cứu riêng của tác giả, kết quả nghiên cứu là

trung thực, trong đó không có các nội dung đã được công bố trước đây hoặc các nội

dung do người khác thực hiện ngoại trừ các trích dẫn được dẫn nguồn đầy đủ trong

khóa luận

Em xin cam đoan đề tài:” KẾ TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ MUA HÀNG NHẬP

KHO TẠI CÔNG TY TNHH THINK NEXT” là một công trình nghiên cứu của

bản thân em, dưới sự hướng dẫn của Tiến sĩ Nguyễn Thị Hiền

Em xin chịu hoàn toàn trách nhiệm, kỷ luật của bộ môn và nhà trường đề ra nếu như

LỜI CẢM ƠN

Đầu tiên, Em xin kính gửi lời cảm ơn đến Quý Thầy Cô Trường Đại học Ngân Hàng

Thành Phố Hồ Chí Minh đã bước đầu quan tâm và hỗ trợ sinh viên trong quá trình

thực tập và thực hiện Báo cáo thực tập Em xin gửi lời cảm ơn đến các thầy cô khoa

Kế toán – Kiểm toán đã luôn tận tâm giảng dạy, truyền đạt kiến thức cho em trong

suốt thời gian em học tập tại trường

Tiếp đến, Em xin phép gửi lời cảm ơn chân thành đến Cô Nguyễn Thị Hiền vì đã giúp

đỡ, hướng dẫn và đã dành thời gian để đưa ra những nhận xét, lời khuyên cho em

trong quá trình thực hiện khóa luận tốt nghiệp

Cuối cùng, Em chân thành cảm ơn các anh chị của Phòng Tư vấn và triển khai phần

mềm QAD, đã hết sức tận tình hướng dẫn và tạo điều kiện cho em được học hỏi các

kiến thức thực tế liên quan đến các quy trình hoạt động kinh doanh, chia sẽ cho em

các phương pháp học tập cũng như cung cấp các tài liệu học tập đã được biên soạn

kỹ càng

Vì kiến thức bản thân còn hạn chế, trong quá trình thực tập và nghiên cứu sẽ không

tránh khỏi những sai sót Kính mong sẽ nhận được những ý kiến đóng góp Quý

Thầy/Cô cũng như Quý Công ty

MỤC LỤC TRANG BÌA NGOÀI

TRANG BÌA TRONG

TÓM TẮT i

ABSTRACT ii

LỜI CAM ĐOAN iii

LỜI CẢM ƠN iv

MỤC LỤC v

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT viii

DANH MỤC BẢNG ix

DANH MỤC HÌNH x

MỞ ĐẦU 1

LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI 1

MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU 1

CÂU HỎI NGHIÊN CỨU 2

ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU 2

PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 2

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ MUA HÀNG NHẬP KHO 4

1.1 Kế toán mua hàng nhập kho 4

1.1.1 Khái niệm, Phân loại hàng mua 4

1.1.2 Tính giá hàng mua 5

1.1.3 Chứng từ kế toán 6

1.1.4 Tài khoản sử dụng và kết cấu tài khoản 6

1.2 Phương pháp kế toán một số nghiệp vụ mua hàng 11

1.2.1 Mua hàng trong nước 11

1.2.1.1 Mua hàng trong nước về nhập kho 11

1.2.1.2 Mua hàng trong nước đưa vào sử dụng ngay 11

1.2.2 Mua hàng nhập khẩu 12

1.2.2.1 Mua hàng nhập khẩu về nhập kho 12

1.2.2.2 Mua hàng nhập khẩu đưa vào sử dụng ngay 12

1.3 Trình bày thông tin lên Báo cáo tài chính 13

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN MUA HÀNG NHẬP KHO TẠI CÔNG TY TNHH THINK NEXT 15

2.1 Tổng quan về Công ty TNHH Think Next 15

2.1.1 Giới thiệu 15

2.1.2 Lịch sử hình thành 16

2.1.3 Ngành nghề kinh doanh, lĩnh vực hoạt động 17

2.1.4 Một số sản phẩm và dịch vụ 18

2.1.5 Một số khách hàng của công ty 18

2.1.6 Chức năng và nhiệm vụ của công ty 19

2.1.6.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý 19

2.1.6.2 Cơ cấu tổ chức công tác kế toán tại công ty 20

2.1.7 Chế độ, chính sách kế toán đang áp dụng 22

2.2 Tổng quan về QAD ERP 24

2.2.1 Giới thiệu về phần mềm QAD ERP 24

2.2.1.1 Các đối tượng hướng tới 25

2.2.1.2 Cấu hình hệ thống 25

2.2.1.3 Tính năng nổi bật 26

2.2.2 Tài khoản kế toán trong quy trình mua hàng của công ty 28

2.3 Thực trạng công tác kế toán mua hàng nhập kho tại Công ty TNHH Think Next 29

2.3.1 Phân loại hàng mua 29

2.3.2 Tính giá công cụ, dụng cụ, hàng hóa 30

2.3.3 Trình bày thông tin hàng mua trên báo cáo tài chính 31

2.3.4 Các quy trình mua hàng thực hiện trên phần mềm 31

2.4 Kế toán mua hàng có đơn mua hàng 32

2.4.1 Lưu đồ và quy trình diễn giải 32

2.4.2 Bút toán kế toán ở mỗi chương trình 36

2.4.3 Sổ kế toán trên phần mềm 39

2.4.4 Nghiệp vụ minh họa 40

2.5 Quy trình Kế toán mua hàng không lập đơn mua hàng 42

2.5.1 Lưu đồ và quy trình diễn giải 42

2.5.2 Bút toán kế toán ở mỗi chương trình 44

2.5.3 Sổ sách kế toán trên phần mềm 45

CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN MUA HÀNG NHẬP KHO TẠI CÔNG TY TNHH THINK NEXT 47

3.1 Đánh giá về Kế toán các nghiệp vụ mua hàng nhập kho tại công ty TNHH Think Next 47

3.2 Giải pháp 51

PHỤ LỤC 1 QUY TRÌNH KẾ TOÁN MUA HÀNG CÓ LẬP ĐƠN MUA HÀNG 54

PHỤ LỤC 2 QUY TRÌNH KẾ TOÁN MUA HÀNG KHÔNG LẬP ĐƠN MUA HÀNG 68

DANH MỤC BẢNG

Bảng 2.1 Quá trình hính thành và phát triển của công ty TNHH Think Next 16

Bảng 2.2 Tên các tài khoản, số hiệu tài khoản trong thực tế và trên phần mềm QAD 28

Bảng 2.3 Diễn giải quy trình nhập kho hàng mua 34

Bảng 2.4 Diễn giải quy trình ghi nhận công nợ có đơn mua hàng 36

Bảng 2.5 Sổ kế toán trên phần mềm 39

Bảng 2.6 Diễn giải quy trình ghi nhận công nợ không có đơn mua hàng 43

Bảng 2.7 Sổ sách kế toán trên phần mềm 45

DANH MỤC HÌNH

Hình 2.1 Logo công ty TNHH Think Next 16

Hình 2.2 Sơ đồ cơ cấu Công ty TNHH Think Next 19

Hình 2.3 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty TNHH Think Next 20

Hình 2.4 Trình tự ghi sổ kế toán bằng hình thức kế toán trên máy tính 23

Hình 2.5 Tổng quan các bộ phận phòng ban được tích hợp vào hệ thống của QAD ERP 24

Hình 2.6 Màn hình đăng nhập vào phần mềm QAD 25

Hình 2.7 Màn hình để thao tác trên phần mềm QAD ERP 26

Hình 2.8 Ý nghĩa các biểu tượng dùng trong lưu đồ, quy trình 31

Hình 2.9 Lưu đồ quy trình nhập kho hàng mua 33

Hình 2.10 Lưu đồ quy trình kế toán mua hàng có đơn mua hàng 35

Hình 2.11 Lưu đồ quy trình kế toán mua hàng không có đơn mua hàng 42

Hình phụ lục 1.1 Phiếu yêu cầu mua hàng ngày 19/12/2023 55

Hình phụ lục 1.2 Màn hình thẻ Header của chương trình Purchase Order Maintenance 56

Hình phụ lục 1.3 Màn hình thẻ Lines của chương trình Purchase Order Maintenance 57

Hình phụ lục 1.4 Màn hình thẻ Trailer trong Purchase Order Maintenance 58

Hình phụ lục 1.5 Màn hình 1 của chương trình Purchase Order Receipts 59

Hình phụ lục 1.6 Màn hình 2 của chương trình Purchase Order Receipts 59

Hình phụ lục 1.7 Màn hình 3 của chương trình Purchase Order Receipts 60

Hình phụ lục 1.8 Màn hình Chương trình Purchase Receipts Document Print 61

Hình phụ lục 1.9 Phiếu nhập kho trong phần mềm QAD 61

Hình phụ lục 1.10 Màn hình thẻ General của chương trình Supplier Invoice Create 62

Hình phụ lục 1.11 Màn hình thẻ Tax của chương trình Supplier Invoice Create 63

Hình phụ lục 1.12 Màn hình thẻ SI Posting của chương trình Supplier Invoice Create 63

Hình phụ lục 1.13 Màn hình liên kết công nợ phải trả và đơn mua hàng 64

Hình phụ lục 1.15 Sổ chi tiết số dư của TK 331 của người bán S0000045 65

Hình phục lục 1.16 Thẻ Invoice của chương trình Supplier Activity Dashboard 65

Hình phụ lục 1.17 Sổ hóa đơn mua hàng từ nhà cung cấp mã S0000045 66

Hình phụ lục 1.18 Bút toán ghi nhận công nợ phải trả ngày 20/12/2023 (sổ nhật ký chung) 66

Hình phụ lục 1.19 Bút toán ghi nhận công nợ phải trả ngày 20/12/2023 (sổ cái) 67

Hình phụ lục 2.1 Hóa đơn tiền điện tháng 11/2023 của công ty Think Next 68

Hình phụ lục 2.2 Màn hình thẻ General của chương trình Supplier Invoice Create69 Hình phụ lục 2.3 Màn hình thẻ Tax của chương trình Supplier Invoice Create 70

Hình phụ lục 2.4 Màn hình thẻ SI Posting của chương trình Supplier Invoice Create 71

Hình phụ lục 2.5 Màn hình thẻ Matching Posting của chương trình Supplier Invoice Create 71

Hình phụ lục 2.6 Sổ chi tiết số dư của TK 331 của người bán S0000301 72

Hình phụ lục 2.7 Các hóa đơn của nhà cung cấp mã số S0000301 73

Hình phụ lục 2.8 Sổ hóa đơn mua hàng từ nhà cung cấp mã S0000301 73

Hình phụ lục 2.9 Bút toán ghi nhận công nợ phải trả ngày 02/12/2023 (sổ nhật ký chung 74

Hình phụ lục 2.10 Bút toán ghi nhận công nợ phải trả ngày 02/12/2023 (sổ cái) 74

MỞ ĐẦU

LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI

Trong bối cảnh ngày nay, vai trò quản lý kế toán ngày càng trở nên quan trọng đối với sự phát triển bền vững của doanh nghiệp, và nghiệp vụ mua hàng nhập kho chiếm một phần vai trò quan trong trong công tác quản lý và điều hành doanh nghiệp Nghiệp

vụ mua hàng và nhập kho không chỉ đóng vai trò quan trọng trong quản lý tài chính

mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất và minh bạch của quy trình kinh doanh Đặc biệt, việc tích hợp các phần mềm quản lý tài nguyên doanh nghiệp (ERP) như QAD ERP trở thành một xu hướng quan trọng, giúp doanh nghiệp nâng cao khả năng quản lý và tối ưu hóa quy trình kế toán

Công ty TNHH Think Next đã chọn lựa sử dụng phần mềm QAD ERP để tối ưu hóa quá trình kế toán mua hàng và nhập kho của mình QAD ERP không chỉ giúp tự động hóa các bước kế toán mà còn cung cấp cái nhìn toàn diện về tình trạng tài chính

và hiệu suất của công ty Quyết định này không chỉ nhằm mục tiêu nâng cao khả năng quản lý tài chính mà còn tập trung vào đảm bảo tuân thủ đầy đủ theo chuẩn mực kế toán Việt Nam

MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU

và nhập kho

Xác định những thách thức mà công ty gặp phải trong việc quản lý Kế toán mua hàng và nhập kho thông qua phần mềm QAD ERP

Đề xuất các cải tiến, giải pháp tối ưu hoá các lợi ích khi sử dụng QAD ERP vào quy trình Kế toán mua hàng và nhập kho

CÂU HỎI NGHIÊN CỨU

Câu hỏi 1: Quy trình Kế toán mua hàng và nhập kho tại công ty TNHH Think Next được thực hiện như thế nào?

Câu hỏi 2: Những ưu điểm mà QAD ERP mang lại trong quản lý nghiệp vụ mua hàng

và nhập kho tại Công ty Think Next là gì?

Câu hỏi 3: Dựa trên những khó khăn và thách thức cụ thể, những giải pháp nào có thể được đề xuất để cải thiện quy trình hiện tại?

ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU

Đối tượng nghiên cứu: Kế toán các nghiệp vụ mua hàng nhập kho tại công ty TNHH Think Next

Phạm vi nghiên cứu:

 Không gian: Khoá luận được nghiên cứu tại Công ty TNHH Think Next

 Thời gian: Dữ liệu của bài nghiên cứu được thu thập trong giai đoạn

2022-2023

PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

Phương pháp so sánh: So sánh sự khác biệt giữa quy trình kế toán thực hiện trên phần mềm QAD và quy trình kế toán trên cơ sở lý thuyết

Phương pháp phân tích tài liệu: Dựa trên các tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm QAD ERP, quy định nội bộ của công ty và các văn của chuẩn mực Kế toán Việt Nam

để phân tích những ưu điểm, nhược điểm trong quy trình kế toán mua hàng nhập kho trên phần mềm Từ đó tìm ra nguyên nhân và giải pháp để hoàn thiện và tối ưu công tác kế toán mua hàng nhập kho của công ty

Phương pháp thu thập khảo sát: Khảo sát các nhân viên của bộ phận liên quan đến quy trình để hiểu rõ quy tình làm việc, vấn đề và đánh giá mức độ hiệu quả của phần mềm QAD ERP

KẾT CẤU KHÓA LUẬN

Kết cấu khóa luận gồm 3 chương:

Chương 1: Cơ Sở Lý Luận Về Kế Toán Các Nghiệp Vụ Mua Hàng Nhập Kho Chương 2: Thực Trạng Kế Toán Mua Hàng Nhập Kho Tại Công Ty Tnhh Think Next Chương 3: Giải Pháp Hoàn Thiện Công Tác Kế Toán Mua Hàng Nhập Kho Tại Công

Ty Tnhh Think Next

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ MUA

HÀNG NHẬP KHO 1.1 Kế toán mua hàng nhập kho

1.1.1 Khái niệm, Phân loại hàng mua

Căn cứ Điều 26, Điều 29, Điều 35, Điều 37 Thông tư (TT) 200/2014/TT-BTC ngày

22 tháng 12 năm 2014 của Bộ tài chính (BTC), công cụ, dụng cụ, hàng hóa, tài sản

cố định được định nghĩa như sau:

Công cụ, dụng cụ (CCDC): Là những tư liệu lao động không có đủ các tiêu chuẩn

về giá trị và thời gian sử dụng như quy định đối với tài sản cố định

Hàng hóa (HH): Là các loại vật tư, sản phẩm do doanh nghiệp mua về với mục đích

để bán (bán buôn và bán lẻ) Hàng hóa của doanh nghiệp bao gồm hàng hóa tại các kho hàng, quầy hàng, hàng hoá bất động sản

Tài sản cố định hữu hình (TSCĐ hữu hình): Là những tài sản có hình thái vật chất

do doanh nghiệp nắm giữ để sử dụng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh phù hợp với tiêu chuẩn ghi nhận tài sản cố định hữu hình

Tài sản cố định vô hình (TSCĐ vô hình): Là tài sản không có hình thái vật chất,

nhưng xác định được giá trị và do doanh nghiệp nắm giữ, sử dụng trong sản xuất kinh doanh, cung cấp dịch vụ hoặc cho các đối tượng khác thuê, phù hợp với tiêu chuẩn ghi nhận tài sản cố định vô hình

Mua hàng là giai đoạn đầu tiên của quá trình lưu chuyển hàng hóa trong doanh nghiệp thương, là quá trình chuyển giao quyền sở hữu về hàng hóa từ người bán sang doanh nghiệp và đồng thời chuyển quyền sở hữu về tiền tệ từ doanh nghiệp sang người bán hoặc doanh nghiệp có trách nhiệm phải thanh toán cho người bán (Danh, 2017)

Kế toán mua hàng là quá trình kinh doanh với việc mua sắm máy móc, thiết bị, nguyên vật liệu, hàng hóa để tiến hành các hoạt động kinh doanh theo phương án đã chọn, đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh được tiến hành thường xuyên, không bị gián đoạn (Trinh, 2008)

Khi phát sinh nghiệp vụ mua hàng thì các hoạt động sẽ phát sinh ở bộ phận kế toán,

bộ phận mua hàng và giám đốc Các bước trong nghiệp vụ mua hàng thông thường gồm:

Căn cứ vào đề nghị mua hàng đã được phê duyệt, nhân viên mua hàng yêu cầu các nhà cung cấp gửi báo giá

Căn cứ vào các báo giá, nhân viên mua hàng chọn nhà cung cấp

Kế toán thẩm định nhà cung cấp, sau đó trình Giám đốc phê duyệt

Nhân viên mua hàng lập và gửi đơn mua hàng tới nhà cung cấp được lựa chọn Căn cứ vào đơn mua hàng, nhà cung cấp thực hiện giao hàng

Nhân viên mua hàng nhận hàng, đồng thời yêu cầu kế toán làm thủ tục nhập kho hoặc đưa vào sử dụng ngay

Kế toán ghi nhận các nghiệp vụ phát sinh vào sổ sách

1.1.2 Tính giá hàng mua

Hàng mua được nhập kho theo giá thực tế Đây là quy định chung theo chế độ kế toán hiện hành Giá thực tế của hàng hóa được xác định tùy theo nguồn nhập Giá gốc của CCDC, hàng hóa mua ngoài gồm giá mua ghi trên hóa đơn (trừ chiết khấu thương mại, khoản giảm giá hàng mua, giá trị hàng mua bị trả lại); chi phí thu mua khác như vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản; các khoản thuế (chỉ gồm các khoản thuế không được hoàn lại)

Công thức tính giá hàng nhập kho cụ thể như sau:

Giá nhập kho = Giá trị hàng hóa + Chi phí liên quan

Những doanh nghiệp kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: Thì giá gốc không bao gồm thuế GTGT

Những doanh nghiệp kê khai thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp (Hóa đơn bán hàng thông thường): Thì giá gốc bao gồm cả thuế GTGT

Giá nhập kho hàng hóa, CCDC, nguyên vật liệu mua trong nước:

Giá nhập kho =Giá trị trên hóa đơn+Chi phí liên quan-Các khoản giảm giá(nếu có) Giá nhập kho hàng nhập khẩu:

Giá nhập kho = Giá hàng mua + Thuế nhập khẩu + Thuế TTĐB ( nếu có) + Chi phí

mua liên quan + Các khoản giảm giá (nếu có)

1.1.3 Chứng từ kế toán

Đối với mua công cụ dụng cụ, hàng hóa:

Hóa đơn thuế giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng thông thường

Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho

Phiếu chi, ủy nhiệm chi

Đối với mua tài sản cố định:

Hóa đơn thuế giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng thông thường

Biên bản giao nhận tài sản cố định (có ghi rõ thông tin về nguyên giá, giá trị hao mòn, giá trị còn lại của tài sản cố định)

Phiếu chi, ủy nhiệm chi

1.1.4 Tài khoản sử dụng và kết cấu tài khoản

Tài khoản 111 – Tiền mặt

Bên Nợ:

Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền tệ nhập quỹ;

Số tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền tệ thừa ở quỹ phát hiện khi kiểm kê;

Chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư ngoại tệ tại thời điểm báo cáo (trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với Đồng Việt Nam);

Chênh lệch đánh giá lại vàng tiền tệ tăng tại thời điểm báo cáo

Bên Có:

Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền tệ xuất quỹ;

Số tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền tệ thiếu hụt quỹ phát hiện khi kiểm kê;

Chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư ngoại tệ báo cáo (trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với Đồng Việt Nam);

Chênh lệch đánh giá lại vàng tiền tệ giảm tại thời điểm báo cáo

Số dư bên Nợ:

Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền tệ còn tồn quỹ tiền mặt tại thời điểm báo cáo

Tài khoản 112 – Tiền gửi ngân hàng

Bên Nợ:

Các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng tiền tệ gửi vào Ngân hàng;

Chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư ngoại tệ tại thời điểm báo cáo (trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với Đồng Việt Nam)

Chênh lệch đánh giá lại vàng tiền tệ tăng tại thời điểm báo cáo

Bên Có:

Các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng tiền tệ rút ra từ Ngân hàng;

Chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối kỳ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với Đồng Việt Nam)

Chênh lệch đánh giá lại vàng tiền tệ giảm tại thời điểm báo cáo

Số thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ;

Kết chuyển số thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ;

Thuế GTGT đầu vào của hàng hóa mua vào nhưng đã trả lại, được giảm giá;

Số thuế GTGT đầu vào đã được hoàn lại

Số dư bên Nợ:

Số thuế GTGT đầu vào còn được khấu trừ, số thuế GTGT đầu vào được hoàn lại

nhưng ngân sách nhà nước chưa hoàn trả

Tài khoản 152- Nguyên liệu, vật liệu

Bên Nợ:

Trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuê ngoài gia công, chế biến, nhận góp vốn hoặc từ các nguồn khác

Trị giá nguyên liệu, vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê

Kết chuyển trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu tồn kho cuối kỳ (trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ)

Bên Có:

Trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu xuất kho dùng vào sản xuất, kinh doanh, để bán, thuê ngoài gia công chế biến, hoặc đưa đi góp vốn

Trị giá nguyên liệu, vật liệu trả lại người bán hoặc được giảm giá hàng mua

Chiết khấu thương mại nguyên liệu, vật liệu khi mua được hưởng

Trị giá nguyên liệu, vật liệu hao hụt, mất mát phát hiện khi kiểm kê

Kết chuyển trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu tồn kho đầu kỳ (trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ)

Số dư bên Nợ:

Trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu tồn kho cuối kỳ

Tài khoản 153 – Công cụ dụng cụ

Bên Nợ:

Trị giá thực tế của công cụ, dụng cụ nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuê ngoài gia công chế biến, nhận góp vốn;

Trị giá công cụ, dụng cụ cho thuê nhập lại kho;

Trị giá thực tế của công cụ, dụng cụ thừa phát hiện khi kiểm kê;

Kết chuyển trị giá thực tế của công cụ, dụng cụ tồn kho cuối kỳ (trường hợp doanh

nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ)

Bên Có:

Trị giá thực tế của công cụ, dụng cụ xuất kho sử dụng cho sản xuất, kinh doanh, cho thuê hoặc góp vốn;

Chiết khấu thương mại khi mua công cụ, dụng cụ được hưởng;

Trị giá công cụ, dụng cụ trả lại cho người bán hoặc được người bán giảm giá;

Trị giá công cụ, dụng cụ thiếu phát hiện trong kiểm kê;

Kết chuyển trị giá thực tế của công cụ, dụng cụ tồn kho đầu kỳ (trường hợp doanh

nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ)

Số dư bên Nợ:

Trị giá thực tế của công cụ, dụng cụ tồn kho

Tài khoản 156 – Hàng hóa

Bên Nợ:

Trị giá mua vào của hàng hóa theo hóa đơn mua hàng (bao gồm các loại thuế không được hoàn lại);

Chi phí thu mua hàng hóa;

Trị giá của hàng hóa thuê ngoài gia công (gồm giá mua vào và chi phí gia công); Trị giá hàng hóa đã bán bị người mua trả lại;

Trị giá hàng hóa phát hiện thừa khi kiểm kê;

Kết chuyển giá trị hàng hóa tồn kho cuối kỳ (trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ);

Trị giá hàng hoá bất động sản mua vào hoặc chuyển từ bất động sản đầu tư

Bên Có:

Trị giá của hàng hóa xuất kho để bán, giao đại lý, giao cho doanh nghiệp phụ thuộc; thuê ngoài gia công, hoặc sử dụng cho sản xuất, kinh doanh;

Chi phí thu mua phân bổ cho hàng hóa đã bán trong kỳ;

Chiết khấu thương mại hàng mua được hưởng;

Các khoản giảm giá hàng mua được hưởng;

Trị giá hàng hóa trả lại cho người bán;

Trị giá hàng hóa phát hiện thiếu khi kiểm kê;

Kết chuyển giá trị hàng hóa tồn kho đầu kỳ (trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ);

Trị giá hàng hoá bất động sản đã bán hoặc chuyển thành bất động sản đầu tư, bất động sản chủ sở hữu sử dụng hoặc tài sản cố định

Số dư bên Nợ:

Trị giá mua vào và chi phí thu mua của hàng hóa tồn kho

Chi phí thu mua của hàng hóa tồn kho

Tài khoản 331 – Phải trả người bán

Số tiền người bán chấp thuận giảm giá hàng hóa hoặc dịch vụ đã giao theo hợp đồng; Chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại được người bán chấp thuận cho doanh nghiệp giảm trừ vào khoản nợ phải trả cho người bán

Giá trị vật tư, hàng hóa thiếu hụt, kém phẩm chất khi kiểm nhận và trả lại người bán; Điều chỉnh số chênh lệch giữa giá tạm tính lớn hơn giá thực tế của số vật tư, hàng hóa, dịch vụ đã nhận, khi có hóa đơn hoặc thông báo giá chính thức;

Đánh giá lại các khoản phải trả cho người bán là khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với tỷ giá ghi sổ kế toán)

Số dư bên Có: Số tiền còn phải trả cho người bán hàng, người cung cấp dịch vụ,

người nhận thầu xây lắp

Số dư bên Nợ (nếu có): phản ánh số tiền đã ứng trước cho người bán hoặc số tiền

đã trả nhiều hơn số phải trả cho người bán theo chi tiết của từng đối tượng cụ thể Khi lập Báo cáo tình hình tài chính, phải lấy số dư chi tiết của từng đối tượng phản ánh ở tài khoản này để ghi 2 chỉ tiêu bên “Tài sản” và bên “Nguồn vốn”

1.2 Phương pháp kế toán một số nghiệp vụ mua hàng

1.2.1 Mua hàng trong nước

1.2.1.1 Mua hàng trong nước về nhập kho

Khi mua công cụ, dụng cụ, hàng hóa về nhập kho, căn cứ vào hóa đơn, phiếu nhập kho và các chứng từ có liên quan, kế toán hạch toán vào các tài khoản (TK) sau Nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, ghi:

Nợ TK 153, 156, 157 (giá chưa có thuế GTGT)

Nợ TK 1331 (thuế GTGT được khấu trừ)

Có TK 111, 112, 141, 331 (tổng giá thanh toán)

Nếu thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ, ghi:

Nợ TK 153, 156, 157 (giá có bao gồm thuế GTGT)

Có TK 111, 112, 141, 331 (tổng giá thanh toán có thuế GTGT)

1.2.1.2 Mua hàng trong nước đưa vào sử dụng ngay

Khi công cụ, dụng cụ, hàng hóa được mua về không nhập kho mà đưa vào sử dụng ngay cho hoạt động thương mại hoặc thực hiện dịch vụ, kế toán căn cứ vào chứng từ

và hạch toán

Nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, ghi:

Nợ TK 627, 641, 642, 242 (giá chưa có thuế GTGT)

Nợ TK 1331 (thuế GTGT được khấu trừ)

Có TK 111, 112, 141, 331 (tổng giá thanh toán)

Khi mua TSCĐ về sử dụng, kế toán phải trích khấu hao định kỳ cho TSCĐ đó Hạch toán khi mua tài sản cố định về:

Nợ TK 211, 241 (nguyên giá không bao gồm thuế GTGT)

Nợ TK 1332 (thuế GTGT được khấu trừ)

Có TK 111, 112, 141, 331 (tổng giá thanh toán)

Cuối kỳ, kế toán tiến hành hạch toán khoản chi phí trích khấu hao TSCĐ trong tháng

đó, theo từng bộ phận sử dụng:

Nợ TK 627, 641, 642 (số tiền khấu hao định kỳ)

Có TK 214 – Hao mòn TSCĐ (số tiền khấu hao định kỳ)

Nếu thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ, giá trị CCDC, hàng hóa, TSCĐ bao gồm thuế GTGT

1.2.2 Mua hàng nhập khẩu

1.2.2.1 Mua hàng nhập khẩu về nhập kho

Khi mua công cụ, dụng cụ, hàng hóa từ nước ngoài về nhập kho, giá trị hàng nhập khẩu phải bao gồm thuế tiêu thụ đặc biệt (TTĐB), thuế nhập khẩu (NK), thuế bảo vệ môi trường (BVMT) (nếu có)

Nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, ghi:

Phản ánh giá trị hàng nhập khẩu:

Nợ TK 153, 156, 157 (giá chưa có thuế GTGT)

Nợ TK 111, 112, 331 (giá chưa có thuế GTGT)

Có TK 3332 – Thuế tiêu thụ đặc biệt

Có TK 3333 – Thuế xuất, nhập khẩu

Có TK 33381 – Thuế bảo vệ môi trường

1.2.2.2 Mua hàng nhập khẩu đưa vào sử dụng ngay

Khi công cụ, dụng cụ, hàng hóa được nhập khẩu về, không nhập kho mà đưa vào sử dụng ngay cho hoạt động thương mại hoặc thực hiện dịch vụ, kế toán căn cứ vào chứng từ và hạch toán

Nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, ghi:

Nợ TK 627, 641, 642, 242 (giá chưa có thuế GTGT)

Có TK 111, 112, 331 (giá chưa có thuế GTGT)

Có TK 3332, 3333, 33381 (thuế TTĐB, thuế NK, thuế BVMT)

Nợ TK 211, 241 (nguyên giá không bao gồm thuế GTGT)

Có TK 111, 112, 331 (giá chưa có thuế GTGT)

Có TK 3332, 3333, 33381 (thuế TTĐB, thuế NK, thuế BVMT)

Cuối kỳ, kế toán tiến hành hạch toán khoản chi phí trích khấu hao TSCĐ trong tháng

đó, theo từng bộ phận sử dụng:

Nợ TK 627, 641, 642 (số tiền khấu hao định kỳ)

Có TK 214 – Hao mòn TSCĐ (số tiền khấu hao định kỳ)

1.3 Trình bày thông tin lên Báo cáo tài chính

Trên bảng cân đối kế toán, tổng hàng mua nhập kho hoặc gửi đi bán của doanh nghiệp thương mại dịch vụ được thể hiện trong phần tài sản ngắn hạn, cụ thể là chỉ tiêu hàng tồn kho (mã số 140) Trong đó:

Hàng tồn kho (mã số 141):

Chỉ tiêu hàng tồn kho phản ánh tổng giá trị của hàng tồn kho thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, được luân chuyển trong một chu kỳ kinh doanh thông thường tại thời điểm báo cáo Chỉ tiêu này không bao gồm giá trị chi phí sản xuất kinh doanh dở dang dài hạn và giá trị thiết bị, vật tư, phụ tùng thay thế dài hạn Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này ở doanh nghiệp thương mại dịch vụ là số dư Nợ của các tài khoản 151 – Hàng mua đang đi đường, tài khoản 153 – Công cụ, dụng cụ, tài khoản 156 –Hàng hoá, tài khoản 157 – Hàng gửi đi bán, tài khoản 158 – Hàng hoá kho bảo thuế (Thông tư 200/2014/TT-BTC)

Dự phòng giảm giá hàng tồn kho (mã số 149):

Chỉ tiêu này phản ánh khoản dự phòng giảm giá của các loại hàng tồn kho tại thời điểm báo cáo sau khi trừ số dự phòng giảm giá đã lập cho các khoản chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang dài hạn Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này là số dư Có của Tài khoản

2294 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho, chi tiết dự phòng cho các khoản mục được trình bày là hàng tồn kho trong chỉ tiêu mã số 141 và được ghi bằng số âm dưới hình thức ghi trong ngoặc đơn: ( ) (Thông tư 200/2014/TT-BTC)

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1

Trong chương 1, bài nghiên cứu đã đề cập đến các nội dung sau:

Tổng quan về vấn đề cần nghiên cứu;

Hệ thống các khái niệm có liên quan đến đề tài;

Đề cập cơ sở lý luận về Kế toán mua hàng trong nước và Kế toán mua hàng nhập khẩu

Từ những thông tin, khái niệm cùng lý luận cơ sở lý thuyết về kế toán mua hàng, nhập kho đã giúp hệ thống lại kiến thức về kế toán, từ đó giúp chúng ta nắm rõ quy trình và công tác kế toán liên quan

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN MUA HÀNG NHẬP KHO TẠI

CÔNG TY TNHH THINK NEXT 2.1 Tổng quan về Công ty TNHH Think Next

2.1.1 Giới thiệu

Tên công ty: Công ty TNHH Think Next

Tên viết tắt: Think Next Co Ltd

Người đại diện của công ty: Nguyễn Lê Quang Vinh

Mã số thuế: 0313367091

Địa chỉ: 1A Đồng Nai, Phường 2, Quận Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh

Số điện thoại: 02866821836

Loại hình doanh nghiệp: Công ty Trách nhiệm hữu hạn

Quy mô: Doanh nghiệp vừa và nhỏ

Lĩnh vực kinh doanh: Công ty phần mềm chuyên tư vấn/triển khai giải pháp ERP Manufacturing (ERP Sản Xuất), CRM (Customer Relationship Management), Mobile App Solutions, Digital Marketing online

Slogan của công ty Think Next: “Connecting to Success” – “Kết nối để thành công" Công ty TNHH Think Next là đối tác chính thức của tập đoàn QAD tại Việt Nam, với sứ mệnh cung cấp một giải pháp toàn cầu có khả năng mở rộng linh hoạt cao, thúc đẩy sự đổi mới và phù hợp với hầu hết các công ty hoạt động Sản xuất, Thương mại Đồng thời, với hơn 50 nhân sự gồm đội ngũ chuyên viên tư vấn và kỹ thuật viên chuyên nghiệp được chứng nhận đầy đủ kinh nghiệm sẽ tạo ra giá trị cho các doanh nghiệp bằng cách cung cấp các giải pháp kinh doanh một cách hiệu quả, tiết kiệm chi phí và đem đến sự hài lòng cho khách hàng

Hình 2.1 Logo công ty TNHH Think Next

Nguồn: https://www.thinknextco.com/vi/about/

2.1.2 Lịch sử hình thành

Bảng 2.1 Quá trình hính thành và phát triển của công ty TNHH Think Next

Bảng 2.1 Quá trình hính thành và phát triển của công ty TNHH Think Next

12/07/2014 Thay đổi thương hiệu doanh nghiệp mới

Tháng 8/2014 Trở thành đối tác với Digital Marketing Agency 05/10/2014 Trở thành đối tác của Microsoft

Tháng 8 Năm 2015 Cung cấp dịch vj phát triển ứng dụng di động

Tháng 9 năm 2016 Tư vấn viên và lập trình viên ược cấp chứng nhận

toàn cầu của hang Tháng 1 Năm 2018 Có hơn 50 đồng nghiệp tư duy sáng tạo và nhiệt

huyết

Tháng 5 Năm 2019

Cung cấp giải pháp Trí tuệ nhân tạo (AI), Nhận dạng

ký tự quang học (OCR), Tự động hóa quy trình hoạt động (RPA), Chuyển đổi số (Digital Transformation

Tháng 6 Năm 2020 Cung cấp giải pháp tự động hóa ( Automation

Nỗ lực: Think Next cho thấy nỗ lực của công ty là giải pháp cho tất cả các giải pháp

Toàn cầu: Think Next tự tin về chuyên môn và cơ sở hạ tầng của mình để có thể đáp ứng bất kì yêu cầu nào, kể cả những yêu cầu phức tạp

Đổi mới: Think Next thường xuyên gặp các yêu cầu khác nhau của khách hàng và

tập trung vào việc sử dụng công nghệ tiên tiến, đổi mới liên tục để đáp ứng các yêu cầu đó một cách chính xác nhất

Văn hóa: Không ngừng tập trung vào việc thúc đẩy văn hóa khuyến khích và tạo

điều kiện giao tiếp ở tất cả các cấp Điều này phản ánh trong cách tương tác của công

ty với khách hàng và các thành viên trong nhóm

2.1.3 Ngành nghề kinh doanh, lĩnh vực hoạt động

Tư vấn, triển khai, tích hợp, phát triển và hỗ trợ phần mềm doanh nghiệp cho các công ty sản xuất Khách hàng mà công ty chủ yếu tập trung phục vụ liên quan đến các lĩnh vực chuyên ngành:

Công nghiệp ô tô

Triển khai thực hiện phần mềm QAD

Cung cấp dịch vụ tư vấn các quy trình kinh doanh

Đào tạo và hướng dẫn nhân sự sử dụng phần mềm

Bảo trì và hỗ trợ phần mềm và các dịch vụ kỹ thuật của phần mềm QAD

Huấn luyện, đào tạo nhân viên các kỹ năng cứng và mềm (hard & soft skills)

Tư vấn báo cáo theo Thông tư 200 chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS)

Tư vấn và triển khai giải pháp tự động hóa Nhà máy (Automation Factory)

Tư vấn và triển khai giải pháp Nhà máy thông minh (Smart Factory)

Tư vấn phần mềm số hóa và chuyển đổi số phần mềm QAD ERP quản trị tổng thể Nhà máy

2.1.6 Chức năng và nhiệm vụ của công ty

2.1.6.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý

Hình 2.2 Sơ đồ cơ cấu Công ty TNHH Think Next

Nguồn: https://www.thinknextco.com

Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban:

Giám đốc là chức vụ cao nhất trong Công ty, có vai trò điều hành và giám sát toàn

bộ doanh nghiệp Ngoài ra, giám đốc còn lập kế hoạch chiến lược và mục tiêu hoạt động cho tương lai, phân công nhiệm vụ đến tất cả phòng ban Điều quan trọng nhất, giám đốc đại diện cho cả doanh nghiệp duy trì mối quan hệ với khách hàng và đối tác

Phòng kinh doanh có vai trò nghiên cứu thị trường, lên kế hoạch chiến lược bán

hàng, tìm kiếm khách hàng mới, xây dựng và phát triển mối quan hệ với khách hàng, phối hợp với phòng tư vấn và triển khai để phân tích và đưa ra những giải pháp cho khách hàng

Phòng tư vấn và triển khai phần mềm có vai trò tìm hiểu, khảo sát tình hình hoạt

kinh doanh của khách hàng và giới thiệu các sản phẩm dịch vụ phù hợp với quy mô hoạt động của khách hàng Sau đó, nhân viên tổ chức đào tạo cho khách hàng sử dụng dịch vụ Nếu phát sinh các vấn đề trong quá trình sử dụng dịch vụ, phòng tư vấn và triển khai phần mềm làm việc với phòng kỹ thuật để tìm ra những phải pháp cho mỗi khách hàng

Phòng kỹ thuật có vai trò quản lý hệ thống mạng của Công ty, bảo mật thông tin,

sửa lỗi và cập nhật phần mềm, phối hợp với phòng tư vấn và triển khai phần mềm để tìm ra giải pháp và hỗ trợ cho khách hàng khi sử dụng dịch vụ

Phòng mua hàng có vai trò theo dõi, tổng hợp nhu cầu mua hàng hóa, tài sản cố định

từ các phòng ban khác Bên cạnh đó, phòng mua hàng còn phân tích năng lực nhà cung cấp, quản lý và duy trì mối quan hệ với nhà cung cấp

Kho là nơi lưu trữ hàng tồn kho của doanh nghiệp Bộ phận kho có vai trò nhận hàng,

kiểm kê hàng hóa khi nhập hàng và xuất hàng, sắp xếp và bảo quản hàng hóa, thông tin tới phòng mua hàng và phòng kinh doanh về số lượng hàng trong kho

Phòng tài chính – kế toán có vai trò ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng

ngày, thu chi tiền khi mua hàng hoặc bán hàng, báo cáo tình hình tài chính cho giám đốc

2.1.6.2 Cơ cấu tổ chức công tác kế toán tại công ty

Hình 2.3 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty TNHH Think Next

Lập, tổng hợp đầy đủ báo cáo kế toán, số liệu thống kê và quyết toán tài chính của doanh nghiệp theo chế độ quy định hiện hành

Chịu trách nhiệm về số liệu báo cáo tài chính kế toán trước giám đốc

Theo dõi phản ánh chân thật tình hình tài chính của Công ty

Quyền hạn:

Tham gia việc tuyển dụng, bổ nhiệm, thuyên chuyển, xét tăng lương, kỉ luật đối với các nhân viên kế toán trong phạm vi quản lý

Phân quyền và chỉ đạo cho các nhân viên kế toán tại Công ty

Có quyền yêu cầu thông tin đầy đủ và kịp thời từ các bộ phận phòng ban khác trong công ty về các tài liệu, số liệu cần thiết cho công tác kế toán của phòng

Được quyền từ chối việc lập, ký hoặc duyệt các báo cáo, chứng từ, tài liệu không phù hợp với pháp luật hiện hành

Phát lương hàng tháng theo bảng lương cho từng bộ phận, rút hoặc nộp tiền qua ngân hàng khi có yêu cầu

Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán, bảo mật số liệu kế toán

Quyền hạn:

Được từ chối các yêu cầu xử lý, cung cấp thông tin sai quy định

Đề xuất các ý kiến, sáng kiến về chuyên môn có lợi cho công tác quản lý hạch toán

2.1.7 Chế độ, chính sách kế toán đang áp dụng

2.1.7.1 Chế độ kế toán đang áp dụng:

Các văn bản pháp luật chính mà Công ty đang áp dụng:

Thông tư 200/2014/TT-BTC ban hành ngày 22/12/2014 về “Hướng dẫn chế độ

kế toán doanh nghiệp”

Văn bản hợp nhất 14/VBHN-BTC ban hành ngày 09/05/2018 về “Hướng dẫn thi hành luật thuế giá trị gia tăng và nghị định số 209/2013/NĐ-CP ngày 18/12/2013 của chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều luật thuế giá trị gia tăng”

Văn bản hợp nhất 26/VBHN-BTC ban hành ngày 14/09/2015 về “Hướng dẫn thi hành nghị định số 218/2013/NĐ-CP ngày 26/12/2013 của chính phủ quy định và hướng dẫn thi hành luật thuế thu nhập doanh nghiệp”

Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12 của năm

Đơn vị tiền tệ: Trong quá trình hoạt động kinh doanh, Công ty TNHH Think Next sử dụng cả VND, USD để giao dịch và sử dụng VND là đồng tiền cơ sở để lập báo cáo tài chính

Phương pháp tính giá trị xuất hàng tồn kho: theo nguyên tắc giá gốc

Phương pháp tính giá trị xuất hàng tồn kho: Nhập trước xuất trước

Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên

Phương pháp tính thuế GTGT: Phương pháp khấu trừ

2.1.7.2 Hình thức và phần mềm kế toán đang áp dụng:

Công ty TNHH Think Next đang sử dụng hình thức kế toán trên máy tính theo hình thức sổ nhật ký chung Cụ thể là, Công ty TNHH đang sử dụng phần mềm QAD ERP quản lý công tác kế toán như ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày, theo dõi công nợ, chi phí, doanh thu, … và lập báo cáo tài chính cũng được thực hiện trên phần mềm

Hình 2.4 Trình tự ghi sổ kế toán bằng hình thức kế toán trên máy tính

Nguồn: Công ty TNHH Think Next

Mỗi ngày, căn cứ vào các chứng từ hiển thị trên hệ thống được ghi nhận từ các phòng ban, kế toán tiến hành ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên phần mềm QAD

Kế toán thực hiện trên các chương trình được cài đặt để ghi nhận nghiệp vụ Sau khi

kế toán nhập xong nghiệp vụ trên chương trình, sổ nhật ký chung và sổ cái sẽ tự động xuất hiện các bút toán của nghiệp vụ đã ghi nhận theo trình tự thời gian, đồng thời sổ chi tiết sẽ xuất hiện giá trị Nợ hoặc Có của nghiệp vụ

Đến cuối kỳ, kế toán kiểm tra, đối chiếu các hóa đơn, chứng từ với sổ nhật ký chung; những nghiệp vụ chưa ghi vào sổ cái thì ghi nhận bằng các chương trình tương ứng; ghi nhận các nghiệp vụ phân bổ cuối kỳ; đánh giá lại số dư tài khoản có gốc ngoại tệ

Sau đó, kế toán sử dụng chương trình trong phần mềm QAD để lập bảng cân đối phát sinh và đối chiếu với sổ cái

Kế toán đóng sổ cuối kỳ và in các sổ chi tiết, sổ nhật ký chung, báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị, các báo các khác cần thiết từ phần mềm để trình lên cho ban giám đốc và lưu trữ

2.2 Tổng quan về QAD ERP

2.2.1 Giới thiệu về phần mềm QAD ERP

QAD ERP - hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp là giải pháp phần mềm quản trị một cách tổng thể và toàn diện cho doanh nghiệp, hỗ trợ thực hiện và tối ưu các tác vụ của một doanh nghiệp như kế toán, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý kho, hoạch định chiến lược và quản lý sản xuất

Hình 2.5 Tổng quan các bộ phận phòng ban được tích hợp vào hệ thống của

QAD ERP

Nguồn: Công ty TNHH Think Next

“Bằng cách tích hợp nhiều bộ phận, phòng ban vào một hệ thống duy nhất, giúp giảm thiểu tối đa các chi phí và tiết kiệm thời gian, hạn chế quá trình nhập liệu nhiều lần,

từ đó nâng cao hệ thống điều hành và năng suất kinh doanh của doanh nghiệp.” (Nguyen, 2018)

2.2.1.1 Các đối tượng hướng tới

Giải pháp hoạch định nguồn lực doanh nghiệp QAD hướng tới các doanh nghiệp sản xuất hoặc các doanh nghiệp thuộc cơ giới, hàng tiêu dùng, thực phẩm – giải khát, công nghệ cao, sản xuất máy móc, thiết bị công nghệ và doanh nghiệp thuộc nhóm ngành y khoa

Đồng thời QAD còn hướng tới các doanh nghiệp lớn, có phương thức quản lý theo

mô hình công ty mẹ – công ty con, có nhiều đơn vị thành viên hạch toán độc lập, có khách hàng riêng, nhà cung cấp riêng, sản phẩm riêng, và cả hệ thống tài khoản riêng

Hình 2.7 Màn hình để thao tác trên phần mềm QAD ERP

Tổng quan về các phân hệ trong phần mềm

Một phần mềm để hoạch định nguồn nhân lực của doanh nghiệp (ERP) có rất nhiều các tính năng, công cụ hỗ trợ và các chương trình tiện ích Trong một phần mềm có các phân hệ lớn nhỏ giúp điều hành và quản lý toàn bộ hệ thống Những phân hệ chính gồm có:

Inventory Module – Phân hệ kho

Manufacturing Module – Phân hệ sản xuất

Purchasing Module – Phân hệ mua hàng

Sales, Marketing & Forecasting Module – Phân hệ bán hàng

Accounting & Financial Module – Phân hệ tài chính, kế toán

Nội dung trong phân hệ tài chính, kế toán

Accounting & Financial module: Phân hệ này quản lý toàn bộ về mảng tài chính của doanh nghiệp Ví dụ như:

Quản lý phải thu khách hàng/ phải trả nhà cung cấp

Kiểm soát chi phí giá cả

Quản lý các ngân sách trong doanh nghiệp

Quản lý các tài khoản và các phát sinh trong doanh nghiệp

Kế thừa, thống nhất dữ liệu giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian

Ghi nhận, theo dõi, quản lý tất cả các nghiệp vụ kế toán: thuế, tiền mặt, tài khoản ngân hàng, phải thu, phải trả, chi phí giá thành, tài sản cố định, nghiệp vụ phân bổ, logistics, chênh lệch tỷ giá, … một cách chính xác, nhờ vào dữ liệu có sẵn từ các bộ phận khác truyền tải thông tin lên QAD

Có thể xuất báo cáo một cách nhanh chóng, tiện lợi, dễ dàng Từ đó giảm rủi ro, tối

đa hóa dòng tiền, cân đối, cấn trừ phải thu phải trả

Đơn giản và có thể lập kế hoạch ngân sách theo thời gian (tháng, quý, năm), dễ dàng theo dõi, xem trước báo cáo, đối chiếu số liệu phát sinh so với kế hoạch

Cho phép hoạch toán kế toán theo bất kỳ loại đồng tiền giao dịch nào