Quy trình và Giải pháp Hoàn thiện Kế toán Mua hàng Nhập kho tại Công ty TNHH Think Next

Kế toán mua hàng nhập kho

Tài sản cố định vô hình (TSCĐ vô hình): Là tài sản không có hình thái vật chất, nhưng xác định được giá trị và do doanh nghiệp nắm giữ, sử dụng trong sản xuất kinh doanh, cung cấp dịch vụ hoặc cho các đối tượng khác thuê, phù hợp với tiêu chuẩn ghi nhận tài sản cố định vô hình. Mua hàng là giai đoạn đầu tiên của quá trình lưu chuyển hàng hóa trong doanh nghiệp thương, là quá trình chuyển giao quyền sở hữu về hàng hóa từ người bán sang doanh nghiệp và đồng thời chuyển quyền sở hữu về tiền tệ từ doanh nghiệp sang người bán hoặc doanh nghiệp có trách nhiệm phải thanh toán cho người bán.

Phương pháp kế toán một số nghiệp vụ mua hàng .1. Mua hàng trong nước

• Mua hàng nhập khẩu

Khi mua công cụ, dụng cụ, hàng hóa từ nước ngoài về nhập kho, giá trị hàng nhập khẩu phải bao gồm thuế tiêu thụ đặc biệt (TTĐB), thuế nhập khẩu (NK), thuế bảo vệ môi trường (BVMT) (nếu có). Khi công cụ, dụng cụ, hàng hóa được nhập khẩu về, không nhập kho mà đưa vào sử dụng ngay cho hoạt động thương mại hoặc thực hiện dịch vụ, kế toán căn cứ vào chứng từ và hạch toán.

Trình bày thông tin lên Báo cáo tài chính

Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này là số dư Có của Tài khoản 2294 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho, chi tiết dự phòng cho các khoản mục được trình bày là hàng tồn kho trong chỉ tiêu mã số 141 và được ghi bằng số âm dưới hình thức ghi trong ngoặc đơn: (..). Từ những thông tin, khái niệm cùng lý luận cơ sở lý thuyết về kế toán mua hàng, nhập kho đó giỳp hệ thống lại kiến thức về kế toỏn, từ đú giỳp chỳng ta nắm rừ quy trình và công tác kế toán liên quan.

Thực trạng công tác kế toán mua hàng nhập kho tại Công ty TNHH Think Next

Hàng hóa mà công ty thường mua gồm có chương trình phần mềm, linh kiện và phụ kiện của máy tính, linh kiện mở rộng và các thiết bị kèm theo như đĩa cứng, thẻ nhớ, chuột, bàn phím, và thiết bị lưu trữ …. Còn về các trang thiết bị và linh kiện, trong quá trình tư vấn và hỗ trợ khách hàng về cập nhật hoặc sữa chữa phần mềm, công ty sẽ tiến hành mua hàng hóa tương ứng. Vì các loại thiết bị điện tử chiếm đa số trong hàng hóa, do đó công ty thường lưu trữ trong kho để đảm bảo khô ráo, và an toàn.

Dịch vụ mà công ty sử dụng gồm có dịch vụ cung cấp điện, nước, dịch vụ mạng, dịch vụ xe công nghệ và các dịch vụ bảo trì. Giá trị CCDC, HH nhập kho = Giá mua ghi trên hóa đơn - Các khoản giảm trừ + Các khoản thuế không được hoàn lại + Chi phí thu mua. Trường hợp mua CCDC về sử dụng ngay hoặc sử dụng dịch vụ thuộc loại phân bổ nhiều lần, giá trị của hàng mua về được ghi nhận vào chỉ tiêu chi phí trả trước trên bảng cân đối kế toán.

Nếu phân bổ CCDC, dịch vụ dưới 12 tháng thì giá trị phân bổ được thể hiện ở chỉ tiêu chi phí trả trước ngắn hạn (mã số 151); nếu phân bổ CCDC, dịch vụ trên 12 tháng nhưng dưới 3 năm thì giá trị phân bổ được thể hiện ở chỉ tiêu chi phí trả trước dài hạn (mã số 261). Ngoài ra, ở thuyết minh báo cáo tài chính phải chi tiết chi phí trả trước ngắn hạn và chi phí trả trước dài hạn gồm chi phí CCDC và chi phí dịch vụ.

Kế toán mua hàng có đơn mua hàng 1. Lưu đồ và quy trình diễn giải

Bộ phận kế toán căn cứ vào đơn mua hàng, phiếu nhập kho, hóa đơn từ bộ phận mua hàng gửi sang để lập hóa đơn ghi nhận công nợ phải trả bằng chương trình (28.1.1.1). Lúc này, một bút toán xuất hiện nhưng không được ghi trực tiếp vào sổ nhật ký chung và sổ cái, mà được ghi trong sổnhững bút toán chưa được đưa lên sổ cái Unposted Transaction Browse (25.13.15) và những bút toán đó sẽ được đưa lên sổ nhật ký chung và sổ cái vào cuối tháng, trước khi kế toán đóng sổ. Trường hợp mua công cụ, dụng cụ, hàng hóa về nhập kho hoặc sử dụng ngay mà chi phí công cụ, dụng cụ phân bổ trong một kỳ, kế toán cần xác định tài khoản hạch toán là tài khoản chi phí trong chương trình Purchase Order Maintenance (5.7)– tạo đơn mua hàng.

Trường hợp mua công cụ, dụng cụ về sử dụng ngay mà chi phí công cụ, dụng cụ phân bổ trong nhiều kỳ, tài khoản hạch toán cho giá trị công cụ, dụng cụ là tài khoản chi. Trường hợp mua CCDC thuộc loại phân bổ nhiều lần vể sử dụng ngay, sau khi lập hóa đơn ghi nhận nợ phải trả, kế toán áp dụng quy trình phân bổ chi phí trả trước để phân bổ giá trị CCDC hàng kỳ. Căn cứ vào đơn mua hàng, phiếu nhập kho, hóa đơn, kế toán tạo hóa đơn ghi nhận công nợ phải trả nhà cung cấp thông qua chương trình Supplier Invoice Create (28.1.1.1).

Khi kế toán phát hiện ghi nhận công nợ phải trả bị sai, do chọn nhầm nhà cung cấp, sai ngày hóa đơn hoặc sai số tiền thì kế toán bắt buộc phải hủy hóa đơn trên QAD bằng chương trình Supplier Invoice Reverse (28.1.1.11). Trường hợp kế toán phát hiện ghi nhận công nợ phải trả bị sai, do chọn nhầm nhà cung cấp, sai ngày hóa đơn hoặc sai số tiền thì kế toán bắt buộc phải hủy hóa đơn trên QAD bằng chương trình Supplier Invoice Reverse (28.1.1.11).

Quy trình Kế toán mua hàng không lập đơn mua hàng 1. Lưu đồ và quy trình diễn giải

Bộ phận có nhu cầu/ yêu cầu mua hàng hóa, sử dụng dịch vụ lập phiếu đề nghị mua hàng gửi cho giám đốc duyệt. Bộ phận kế toán căn cứ vào các chứng từ do NCC gửi để ghi nhận công nợ trực tiếp không lập đơn mua hàng bằng chương trình (28.1.1.1). Khi kế toán đã nhận được hóa đơn bán hàng từ nhà cung cấp, kế toán sử dụng chương trình Supplier Invoice Create (28.1.1.1) để tạo ghi nhận công nợ phải trả nhà cung cấp.

Bởi vì đây là hóa đơn dịch vụ, không lập đơn mua hàng cho nên giá trị dịch vụ sử dụng được hạch toán vào tài khoản chi phí (TK 6-). Sổ sách kế toán Tên chương trình trên phần mềm QAD Sổ hóa đơn mua hàng Supplier Invoice View (28.1.1.3). Nếu kế toán truyền thống tất cả các chứng từ kế toán được các bộ phận tập hợp lại chuyển về cho bộ phận kế toán.

Từ hợp đồng, hóa đơn, biên bản, phiếu thu chi…Thì khi thực hiện thông qua phần mềm sẽ hỗ trợ được vận hạnh độc lập và và tối ưu số liệu, dù khác phòng ban nào thì toàn bộ số liệu vẫn sẽ được cập nhật lên cùng hệ thống máy chủ, từ đó dễ dàng rà soát thông tin. Ngoài ra, kế toán trên phần mềm có hệ thống tự động cập nhật các bảng số liệu tổng hợp, báo cáo, dễ dàng quản lý các số liệu tài chính được cập nhật đều đặn trên tổng thông tin phần mềm.

Đánh giá về Kế toán các nghiệp vụ mua hàng nhập kho tại công ty TNHH Think Next

 Phần mềm QAD ERP hỗ trợ cho việc kế toán các nghiệp vụ một cách chính xác và nhanh chóng, phần mềm còn có khả năng giúp kiểm soát thông tin dữ liệu một cách chặt chẽ cũng như đồng bộ số liệu chính xác. Khác với quy trình ghi nhận công nợ không có đơn mua hàng, chương trình Supplier Invoice Create (28.1.1.1) khi thực hiện quy trình này cho phép liên kết hóa đơn mua hàng với đơn đặt hàng đã được lưu trữ trên hệ thống. Khi thực hiện ghi nhận những hóa đơn công nợ phải trả mà có xảy ra sai sót, hệ thống có 2 lệnh có thể thực hiện hủy hóa đơn: Credit Note –“hủy hóa đơn với bút toán đảo,”.

Phần mềm QAD cho phép in phiếu nhập kho và đầy đủ thông tin yêu cầu nhưng không thiết lập mẫu phiếu nhập kho theo đúng chính xác Thông tư 200/2014/TT- BTC. Do đó, để liên kết các thông tin trên hệ thống một cách chính xác và không bị trùng lắp, hệ thống xuất hiện ba bút toán, điều này gây phức tạp trong quá trình truy xuất và kiểm tra. Cả hai bộ phận mua hàng và bộ phận kế toán làm việc tách biệt nhau buộc phải có tài khoản trung gian là TK 33199999 để công nợ phải trả nhà cung cấp không bị ghi hai lần.

Việc tồn tại hai bút toán là do chương trình Supplier Invoice Create (28.1.1.1) được thiết kế dành cho không chỉ ghi nhận nợ phải trả không lập đơn mua hàng mà còn cho ghi nhận nợ phải trả có đơn mua hàng. Bút toán (1) xuất hiện giống nhau ở cả hai trạng thái và cố định, còn bút toán (2) sẽ khác nhau giữa trường hợp không lập đơn mua hàng và có lập đơn mua hàng.

Giải pháp

 Hạn chế lớn còn tồn tại là trong hệ thống QAD không có các chương trình chứng từ theo biểu mẫu của kế toán Việt Nam vì đây là phần mềm của Mỹ. Bên cạnh đó, trên phần mềm QAD có nhiều tài khoản trung gian, các bút toán tương đối phức tạp.