bài tiểu luận quản trị thông tin phục vụ lãnh đạo 12 câu hỏi về quản trị thông tin phục vụ lãnh đạo

Trong hoạt động lãnh đạo, quản lý, thông tin được hiểu là “dữ liệu có ý nghĩa được ban quản trị của một thực thể dùng để biểu hiện những đề mục hiểu biếtnhằm giúp họ ra quyết định và kiể

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI & NHÂN VĂN

ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP.HCM

-

-BÀI TIỂU LUẬN Môn Quản trị thông tin phục vụ lãnh đạo

Chủ đề: 12 câu hỏi về quản trị thông tin phục vụ lãnh đạo

GVHD :

Danh sách thành viên nhóm

THÀNH 1

Mục lục

Câu 1: Tại sao quản trị thông tin lại quan trọng đối với hoạt động LĐ, QL và góp phần đắc lực nâng cao hiệu quả quản lý? Lấy ví dụ 3 Câu 2: Thông tin phục vụ 8 chức năng quản lý là những thông tin nào? Lấy

ví dụ minh họa 6 Câu 3: Phân tích vai trò của nhà QTTT trong các doanh nghiệp? Cho ví dụ? 7 Câu 4: Phân tích các yêu cầu đối với thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý? Lấy ví dụ minh họa 13 Câu 5: Phân tích phạm vi quản trị thông tin Lấy ví dụ minh họa 16 Câu 6: Phân tích 3 bước trong qui trình thực hiện quản trị thông tin 18 Câu 7: Phân tích các nội dung chủ yếu của quản trị thông tin Lấy ví dụ minh họa 20 Câu 8: Căn cứ yếu tố nào để đánh giá QTTT trong các tổ chức thành công? Lấy ví dụ minh họa 23 Câu9: Mục tiêu, chức năng, nguyên tắc của QTDL 26 Câu10 Phân tích những yêu cầu đối với nhân sự quản trị thông tin Lấy ví dụ minh họa? 30 Câu 11 Mức độ đe dọa đối với không gian mạng, sự tấn công của hacker, tội phạm mạng có tổ chức, đánh cắp dữ liệu và lừa đảo có tính chất xuyên quốc gia gia tăng như thế nào? Lấy ví dụ minh họa? 31 Câu 12 Những giải pháp bảo mật thông tin đang được áp dụng hiện nay? Kiến thức và kĩ năng cần thiết của nhà quản lý bảo mật hệ thống thông tin?33 Tài liệu tham khảo

………40

Câu 1 Tại sao quản trị thông tin lại quan trọng đối với hoạt động LĐ, QL và góp phần đắc lực nâng cao hiệu quả quản lý? Lấy ví dụ.

Trong xu thế toàn cầu hóa đang diễn ra sâu rộng trên thế giới hiện nay, thôngtin ngày càng đóng vai trò quan trọng, được coi là một nhu cầu thiết yếu trongmọi hoạt động của đời sống xã hội, là công cụ để điều hành, quản lý, chỉ đạo củamỗi quốc gia, là phương tiện hữu hiệu để mở rộng giao lưu, hiểu biết giữa cácquốc gia, dân tộc, là nguồn cung cấp tri thức mọi mặt cho công chúng và lànguồn lực phát triển kinh tế - xã hội

Trong hoạt động lãnh đạo, quản lý, thông tin được hiểu là “dữ liệu có ý nghĩa

được ban quản trị của một thực thể dùng để biểu hiện những đề mục hiểu biếtnhằm giúp họ ra quyết định và kiểm soát các hoạt động; …là một tập hợp nhấtđịnh các thông báo khác nhau về sự kiện đã xảy ra trong hoạt động quản lý vàtrong môi trường bên ngoài có liên quan đến hoạt động quản lý đó, về nhữngthay đổi thuộc tính của hệ thống quản lý và môi trường xung quanh, nhằm kiếntạo các biện pháp tổ chức, các yếu tố vật chất, nguồn lực, không gian và thờigian đối với các khách thể quản lý” (3)

Thông tin trong lãnh đạo, quản lý khác với tin tức thông thường Nó là sảnphẩm của lao động quản lý, là những tin tức hữu ích với hệ thống quản lý với giátrị thông tin không bị mất đi mà tiếp tục tăng lên trong quá trình lãnh đạo, quản

lý Có nhiều loại thông tin trong lãnh đạo, quản lý, mỗi loại có đặc điểm, cáchkhai thác, vai trò và tác dụng trong thực tiễn khác nhau Theo yêu cầu sử dụngcó: Thông tin chỉ đạo, thông tin báo cáo, thông tin lưu trữ Theo chức năng có:Thông tin pháp lý, thông tin thực tiễn, thông tin dự báo Theo vị trí có: Thông tingốc, thông tin phát sinh, thông tin kết quả, thông tin tra cứu Theo đặc điểm -tính chất có: Thông tin kinh tế, thông tin văn hóa - tư tưởng, thông tin khoa học -

kỹ thuật và công nghệ, thông tin chính trị…

Thông tin là điều kiện tiên quyết góp phần bảo đảm cho nhà lãnh đạo, quản lýhoạt động hiệu quả Các nhà lãnh đạo, quản lý khi thực hiện các công việc củamình như: Dự báo, lập kế hoạch, tổ chức, kiểm tra… đều phải thu thập và xử lýcác loại thông tin Thông tin góp phần định hướng đúng, giúp nhà lãnh đạo, quản

lý ra các quyết định đúng đắn, chính xác Thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời

sẽ giúp nhà lãnh đạo, quản lý có được cái nhìn tổng quan, từ đó đề ra biện pháp

xử lý kịp thời, công tác lãnh đạo, điều hành được thông suốt Ngược lại, nếukhông có thông tin hoặc thiếu thông tin, thông tin không chính xác thì việc đưa

ra các quyết định hoặc các quyết định sẽ bị sai lệch, thiếu cơ sở khoa học, khôngthực tiễn và trở nên kém hiệu quả

Một bộ phận quan trọng của thông tin là thông tin phục vụ trong lĩnh vựcquản lý nhà nước Thông tin trong quản lý nhà nước là cơ sở khoa học bảo đảmtính pháp lý, bảo đảm thực hiện đúng đường lối, chính sách, bảo đảm chủtrương, chính sách được ban hành có tính sát thực, tính khả thi, tính khoa học vàmang lại hiệu quả trong thực tiễn Do đó, trong quá trình hoạch định chủ trương,chính sách, thông tin có một vai trò quan trọng, thể hiện ở một số điểm sau:

Một là, thông tin cung cấp những thông tin, dữ liệu, các luận cứ khoa học,

chính xác, trung thực, kịp thời để các nhà lãnh đạo, quản lý xây dựng nội dungcác nghị quyết và ra các quyết định bảo đảm tính đúng đắn, tính khoa học và tínhthực thi của các nghị quyết và quyết định Để xây dựng, hoạch định chủ trương,chính sách cần nhiều loại nguồn lực khác nhau, trong đó không thể thiếu nguồnlực thông tin Mọi hoạt động kinh tế - xã hội đều liên quan đến thông tin Bất kỳmột quyết định nào, thuộc lĩnh vực nào cũng đều chứa đựng một quá trình xử lýthông tin Thông tin đầy đủ, chính xác, tin cậy về một sự việc và đến đúng thờiđiểm sẽ giúp người lãnh đạo, quản lý có được tầm bao quát, có cơ sở để đưa racác quyết định chính xác trong quá trình hoạch định chủ trương, chính sách

Hai là, thông tin tham gia trực tiếp vào quá trình tuyên truyền có lý lẽ, căn cứ

khoa học về đường lối, chủ trương, chính sách, tham gia hoạch định chính sách,phân tích chính sách, kiểm tra, giám sát hoạt động lãnh đạo, quản lý, góp phần

mở rộng, nâng cao và làm sâu sắc thêm nhận thức về các vấn đề được các nhàlãnh đạo, quản lý đưa vào đường lối, chủ trương, chính sách, từ đó củng cố niềmtin của nhân dân vào chế độ chính trị, tạo sự đồng thuận xã hội, thúc đẩy quátrình phát triển kinh tế - xã hội của đất nước Thông tin giúp các nhà lãnh đạo,quản lý đưa ra những mục tiêu và giải pháp phát triển phù hợp với tình hình thực

tế và có tính khả thi Trong hoạt động lãnh đạo, quản lý, thông tin thường đitrước, chuẩn bị tư liệu cho các quá trình nghiên cứu, ra quyết định, thực hiệnquyết định và kiểm tra kết quả thực hiện quyết định trong thực tiễn Việc banhành các quyết định quản lý đúng hay sai, kịp thời hay không kịp thời… phụthuộc rất lớn vào việc nắm bắt, thu thập, xử lý thông tin Nếu không có thông tinhoặc thiếu thông tin, người lãnh đạo, quản lý sẽ thiếu cơ sở khoa học để xâydựng và đưa ra các quyết định của mình Nói cách khác, một trong nhữngnguyên nhân cơ bản khiến cho các quyết định của các nhà lãnh đạo, quản lýthiếu tính khả thi là do các quyết định đó không được xây dựng trên cơ sở nguồnthông tin đầy đủ, chính xác

Ba là, thông tin không chỉ đóng vai trò cung cấp thông tin tư liệu mà còn có

vai trò hướng dẫn một cách có ý thức, có hệ thống, có định hướng đối với lãnhđạo, quản lý Thông tin không chỉ là “chất liệu” của quá trình hoạch định chủtrương, chính sách mà còn là công cụ để tăng cường tiếng nói của người dântrong quá trình đó

Người dân tham gia vào quá trình hoạch định chủ trương, chính sách bằngcách bày tỏ ý kiến, giám sát và phản biện xã hội Các ý kiến của người dân đượccác cơ quan, tổ chức nghiên cứu, tổng hợp thành các dữ liệu, thông tin khoa học

để phản ánh với cơ quan, tổ chức hoạch định chủ trương, chính sách Với nhàlãnh đạo, quản lý, việc tăng cường thông tin giúp cho họ có điều kiện giải trìnhvới người dân, đồng thời nắm bắt được những thông tin phản hồi để từ đó bổsung và hoàn thiện chủ trương, chính sách, quyết sách trong lãnh đạo, quản lý,điều hành

Để quản lý tốt và nắm bắt được các thông tin mới, cập nhật phục vụ cho hoạtđộng lãnh đạo, quản lý, người cán bộ lãnh đạo, quản lý hiện nay không chỉ cónhu cầu về một loại thông tin mà còn có nhu cầu sử dụng đồng thời rất nhiều loạihình, lĩnh vực thông tin khác nhau Nhóm nội dung thông tin được các nhà lãnhđạo, quản lý quan tâm thường thuộc phạm vi, lĩnh vực mà họ đang trực tiếp quản

lý, hay các thông tin, sự kiện đang được cập nhật diễn ra hằng ngày Ngoàinhững thông tin mang tính thời sự, chính trị, các nhà lãnh đạo, quản lý còn có sựchọn lọc và tìm kiếm những thông tin mang tính khoa học như: Tạp chí khoahọc, báo cáo khoa học, sách tham khảo…, tập trung chủ yếu vào luồng thông tin

lý luận chính trị, bao gồm chủ nghĩa Mác - Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh, quanđiểm, đường lối của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước Bên cạnh việctìm kiếm tài liệu bằng tiếng Việt, các nhà lãnh đạo, quản lý còn có nhu cầunghiên cứu các tài liệu tiếng nước ngoài, như tiếng Anh, tiếng Trung, tiếngNga Điều này phản ánh nhu cầu thông tin ngày càng rộng lớn, đa dạng của độingũ cán bộ lãnh đạo, quản lý, nhất là trong thời đại thông tin toàn cầu, kỷ nguyên

số và sự phát triển như vũ bão của cuộc Cách mạng công nghiệp lần thứ tư hiệnnay

Để các nhà lãnh đạo, quản lý thường xuyên có các thông tin một cách đầy đủ,toàn diện, chính xác, kịp thời, cần thiết phục vụ cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo,góp phần nâng cao tính thống nhất, bảo đảm hiệu lực, hiệu quả trong lãnh đạo,chỉ đạo và bảo đảm sự lãnh đạo, chỉ đạo toàn diện trên các lĩnh vực, đúng địnhhướng, có trọng tâm, trọng điểm… cần đổi mới, nâng cao chất lượng công tácthông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý

Ví dụ: khi một công ty phải quyết định xây dựng một nhà máy mới ở một vị trí

cụ thể Trước khi đưa ra quyết định này, lãnh đạo và quản lý của công ty cần phải thu thập thông tin về nhiều yếu tố, bao gồm:

 Thị trường tiềm năng và các cơ hội kinh doanh tại vị trí đó

 Tình hình kinh tế và chính trị của địa phương và khu vực lân cận

 Các quy định, luật pháp và chính sách của chính phủ địa phương về đầu tưcông nghiệp

 Các yếu tố về hạ tầng, như giao thông, cung cấp điện nước, v.v

 Các yếu tố về lao động, như sức lao động, chất lượng lao động, v.v.Chỉ khi có đủ thông tin về các yếu tố này, lãnh đạo và quản lý mới có thể đưa ra quyết định thông minh về việc xây dựng nhà máy mới ở vị trí đó Nếu họ thiếu thông tin, hoặc dựa vào thông tin không đầy đủ hoặc chưa được xác minh, thì quyết định có thể gặp phải các rủi ro hoặc thất bại.

Câu 2: Thông tin phục vụ 8 chức năng quản lý là những thông tin nào? Lấy

ví dụ minh họa.

Thông tin phục vụ lãnh đạo gồm có 8 chức năng sau: chức năng dự đoán/ dự báo, chức năng hoạch định, chức năng tổ chức, chức năng điều khiển, chức năng động viên, chức năng kiểm tra, chức năng điều chỉnh, chức năng đánh giá

Công tác lãnh đạo quản lý cần thu thập và xử lý rất nhiều thông tin khácnhau, ứng với từng chức năng cơ bản của quản lý thì có những thông tin như sau:

- Đọc tài liệu, sách báo, tạp chí, văn bản, giấy tờ

- Trao đổi, tiếp xúc với mọi người

- Thông tin từ trên xuống: đường lối, chính sách, nghị quyết, chỉ thị, của Đảng và Nhà nước, của các cơ quan quản lý cao hơn

- Thông tin từ bên ngoài: các phương tiện truyền thông đại chúng, dư luận

xã hội, các cơ quan tổ chức liên quan,

- Thông tin từ bên trong, từ dưới lên: thông tin nội bộ của các thành viên trong tập thể, thông tin báo cáo về vấn đề hoạt động

- Thông tin đan chéo: những thông tin từ các cấp khác nhau không ở trong các mối quan hệ trực tiếp với nhau

- Thông tin chiều ngang: thông tin giữa các đồng nhiều đồng cấp hay ở cấptương đương

- Thông tin từ bên trong ra bên ngoài: thông tin mang tính quảng cáo tiếp thị nhằm quảng bá thương hiệu

❖Một số ví dụ minh họa:

(1) Khi thực hiện đánh giá nhân viên thì cần những thông tin như: trao đổi,tiếp xúc với các nhân viên; xem xét kết quả làm việc; tìm hiểu về những đánh giá của đồng nghiệp

(2) Khi nhân viên gặp vấn đề ảnh hưởng tới chất lượng làm việc thì nhà quản lý cần phải thăm hỏi, động viên để họ vượt qua, để làm tốt việc đó thìcần những thông tin như: nhân viên đang gặp vấn đề gì, dư luận trong cơ quan và ngoài cơ quan, thông tin từ các mối quan hệ liên quan tới nhân viên,

(3) Để nhà quản lý có thể hoạch định chiến lược nào đó thì cần nắm bắt những thông tin liên quan như là dư luận xã hội, đường lối chính sách, thông tin trong nội bộ cũng như là các cấp khác,

(4) Trong cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp thì luôn phải chịu tác động của các yếu tố từ bên trong lẫn bên ngoài điều đó có thể dẫn đến sự thay đổi và

để quản trị tốt sự thay đổi đó thì phải nắm bắt được các thông tin liên quan

(5) Khi quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp gặp vấn đềthì cần phải được điều chỉnh lại Để làm tốt việc đó thì cần có những thôngtin liên quan để thực hiện

Câu 3

Trong thời đại công nghệ thông tin ngày càng phát triển như hiện nay, việc sửdụng công nghệ thông tin trong điều hành và phát triển doanh nghiệp ngày càngđược mở rộng Vai trò của các nhà quản trị thông tin cũng trở nên quan trọnghơn, CIO cũng là một trong số đó

CIO (Chief Information Officer – CIO)hay còn được gọi là Giám đốc thông tin

sẽ là người nắm vai trò quản lý CNTT trong nội bộ, chịu trách nhiệm về cơ sở hạtầng, giá, thiết bị CNTT, tham gia thực hiện các kế hoạch kinh doanh, hoạchđịnh xây dựng từng bước hạ tầng thông tin cho công ty và vận dụng cùng với cácquy tắc hành chính để quản lý

CIO không cần phải hiểu đầy đủ về cách thức hoạt động của công nghệ, nhưng

phải hiểu những gì công nghệ có thể làm và làm cách nào công nghệ có thể tácđộng đến doanh nghiệp

Vai trò của CIO đã thay đổi qua nhiều thập kỷ Vào những năm 1980, vị trí này mang tính kỹ thuật hơn khi các công ty duy trì máy tính nội bộ, cơ sở dữ liệu và mạng truyền thông Trong những năm 2010, nhờ điện toán đám mây , truyền thông không dây, phân tích dữ liệu lớn và thiết bị di động, CIO phát triển các chiến lược và hệ thống máy tính giúp doanh nghiệp cạnh tranh trong thị trường toàn cầu đang thay đổi nhanh chóng

Một trong những trách nhiệm chính của CIO hiện nay là dự đoán tương lai của các xu hướng công nghệ máy tính giúp doanh nghiệp có lợi thế hơn so với nhữngdoanh nghiệp khác Các hoạt động hàng ngày để duy trì một hệ thống máy tính thường được giao cho một người được gọi là giám đốc điều hành CNTT

Số lượng CIO đã tăng lên rất nhiều với việc mở rộng sử dụng CNTT và công nghệ máy tính trong các doanh nghiệp CIO giải quyết các vấn đề như tạo một trang web cho phép công ty tiếp cận nhiều khách hàng hơn hoặc tích hợp phần mềm kiểm kê mới để giúp quản lý tốt hơn

Ví dụ: Theo Tony Scott, CIO của Tập đoàn Microsoft, vai trò của người lãnh đạo công nghệ thông tin trong doanh nghiệp hiện đại đang tăng cao và Microsoft không phải là ngoại lệ Bộ phận công nghệ thông tin của Tập đoàn đang tích cực tham gia không chỉ vào việc hỗ trợ những hệ thống thông tin hiện

có mà còn tạo nên các sản phẩm và dịch vụ mới

- Vị trí của CIO chính là điểm giao nhau của hai luồng quan hệ đối nội và đốingoại:

+ Trong quan hệ đối nội, CIO là trung gian giữa những vị trí quan trọng nhất:giám đốc điều hành (CEO), giám đốc tài chính (CFO), giám đốc nhân sự (CPO),giám đốc kỹ thuật (CTO), các cổ đông và những người sử dụng hệ thống thông

tin.

Ví dụ: Trong một doanh nghiệp thì việc liên kết các phòng ban đóng vai trò rất quan trọng Với công việc cụ thể nào đó, CTO sẽ báo cáo cho CIO, sau đó CIO

sẽ báo cáo đến CEO

+ Trong quan hệ đối ngoại, CIO có trách nhiệm làm thông suốt thông tin vớikhách hàng, các công ty đối tác, với ngân hàng và với công ty mẹ - tổng công tyvới rất nhiều công ty con khác nhau

Ví dụ: Đối với mỗi doanh nghiệp, việc trao đổi thông tin không chỉ riêng trong các cá nhân và giữa phòng ban này với phòng ban khác, mà còn đảm bảo việc thu thập và cung cấp thông tin cho bên ngoài như khách hàng, đối tác, việc thu

và phát thông tin đó cũng phải do CIO thực hiện

 Một số vai trò khác của nhà quản trị thông tin CIO :

– Thiết lập chiến lược phát triển ICT (Information & Communication

Technologies: công nghệ thông tin và Truyền thông) cho doanh nghiệp , baogồm các dự án phát triển và nguyên tắc quản lý

Ví dụ: hệ thống ICT lưu trữ lượng thông tin khổng lồ, dễ dàng tìm kiếm giúp cho nhà quản lý thu thập đầy đủ, nhanh chóng những thông tin hữu ích, CIO từ đó

có thể phân tích kỹ lưỡng, liên kết nhiều vấn đề liên quan, hỗ trợ việc ra quyết định một cách chính xác, dễ dàng hơn trong việc nắm bắt cơ hội và đề phòng rủi

ro cho doanh nghiệp của mình.

– Thiết kế, xây dựng, duy trì và nâng cao hiệu quả hệ thống công nghệ thông tin

trong doanh nghiệp Đảm bảo sự hoạt động suôn sẻ, tối ưu của hệ thống, quytrình công nghệ kỹ thuật

Ví dụ: Lãnh đạo doanh nghiệp sẽ đưa ra các quyết định điều hành liên quan đến các công việc như thu mua thiết bị công nghệ thông tin từ nhà cung cấp, tạo ra các hệ thống mới.

– Quản trị tài sản trí tuệ của doanh nghiệp :

Sáng tạo, phát triển và ứng dụng tri thức một cách có hệ thống và minh bạchnhằm tối đa hoá những hiệu quả hoạt động liên quan đến tri thức và giá trị doanhnghiệp từ tri thức và tài sản trí tuệ sẵn có Phân tán nguồn lực của doanh nghiệpmột cách hợp lý, xây dựng đội ngũ chuyên gia công nghệ thông tin chất lượngcao cho doanh nghiệp

Ví dụ: Tài sản trí tuệ có giá trị sống còn đối với các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, vì vậy nhà CIO sẽ đưa ra các phương án tối ưu nhất để thực hiện tốt công tác quản trị tài sản trí tuệ như :Quản trị nội bộ, đăng kí bảo hộ cho các đối tượng sở hữu công nghiệp,

– Đi đầu trong sự thay đổi, bằng cách tập trung đầu tư sức lực vào các quy trình

nghiệp vụ, các mối quan hệ, luồng thông tin và dịch vụ Nắm lấy và khai tháchiệu quả truyền thông xã hội

Ví dụ: Tìm hiểu thông tin giá, phân phối, dịch vụ khách hàng, chiến lược marketing, thiết kế sản phẩm trên website đối thủ: Điều này giúp bạn hiểu được

chiến lược kinh doanh của đối thủ để xây dựng phương án cạnh tranh và cải tiến sản phẩm của bản thân doanh nghiệp

– Quản lý rủi ro thông tin (IRM)

Ví dụ: Để doanh nghiệp không bị mất dữ liệu, sập máy chủ, giả mạo dữ liệu, đánh cắp thông tin,… CIO sẽ thực hiện quản lý dữ liệu nội bộ bằng phần mềm hiện đại như phần mềm WeUp ERP, Qualys, Timecamp,

Câu 4: Phân tích các yêu cầu đối với thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý? Lấy ví dụ minh họa.

1 Tính đầy đủ của thông tin

Là yêu cầu không thể thiếu đối với thông tin đươc sử dụng cho người lãnhđạo, quản lý Thông tin phải đa dạng, đa chiều, toàn diện mọi khía cạnh,đảm bảo tính đầy đủ của thông tin nhằm cung cấp cho lãnh đạo, quản lýnhững thông tin cần và đủ từ đó ra quyết định đúng, tác động quản lý cóhiệu quả

Thông tin cần và đủ là thông tin đảm bảo các yêu cầu sau: Phải chứa đựngtất cả những thông tin cần thiết về khách thể quản lý, tất cả các thông sốcủa hệ thống bị quản lý và những số liệu, dữ liệu chính xác, tin cậy về hệthống

Ví dụ: Trong một tháng, nếu nhà quản lý chỉ có danh sách nhân viên vắngkhông lý do trong một ngày cụ thể thì thông tin đó chưa được đầy đủ đểđánh giá về chuyên cần và thái độ làm việc của nhân viên

Ví dụ: Trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thì ta cần đảm bảođầy đủ thông tin của khách hàng như; họ tên, địa chỉ, số điện thoại, tuổitác và bên cạnh đó cũng cần phải có các thông tin về công ty của đối tácnhư: tên, số vốn góp, mã số thuế doanh nghiệp, số cổ động công ty, tìnhhình hoạt động kinh doanh của công ty, báo tài chính, bộ máy lãnh đạo củacông ty

Ví dụ: Sắp tới công ty thực phẩm đồ ăn nhanh sẽ mở thêm chi nhánh mới

ở thành phố X dự kiến là ở trung tâm thương mại Để xem xét thử vị trí

trung tâm thương maị có thích hợp với việc mở thêm chi nhánh ở đó haykhông thì nhân viên công ty cần nạp một bản khảo sát thị trường với thôngtin phải đầy đủ bao gồm: trung tâm thương mại đó đã có cửa hàng đồ ănnhanh chưa, nếu có thì là bao nhiêu cửa hàng, số lượng khách ra vào trungbình hằng ngày của trung tâm thương mại là bao nhiêu, nhu cầu đồ ănnhanh như thế nào, khảo sát giá cả của các cửa hàng đồ ăn nhanh khác,xem thử xung quanh là những cửa hàng gì có thu hút được khách haykhông,

Ví dụ: Công ty X chuyên sản xuất và cung cấp những mặt hàng về đồ ănnhanh nên Tổng giám đốc bộ phận thị trường yêu cầu bộ phận thị trường ó

sự phân tích về nhu cầu của người tiêu dùng như: mặt hàng được ưachuộng nhiều, mặt hàng ít được ưa chuộng, sự cạnh tranh trên thị trường lànhư thế nào Người nhân viên cần tìm hiểu kĩ số lượng của thông tin thìmới có thể phân tích và đánh giá có khách quan nhất

2 Tính chính xác, xác thực

Tính chính xác, xác thực thể hiện ở mức độ chi tiết hóa của thông tin, độxấp xỉ của nó với nguyên bản mà nó biểu hiện, phản ánh trung thực, kháchquan tình hình của khách thể quản lý và môi trường xung quanh nó Ngườilãnh đạo, quản lý dựa vào các thông tin để phân tích, nhận định, đánh giátình hình Vì vậy, thông tin phải đảm bảo độ chính xác, độ tin cậy cao.Nếu không đảm bảo đúng yêu cầu chính xác, xác thực của thông tin sẽ dẫnđến hậu quả nhà lãnh đạo, quản lý sẽ phân tích, tổng hợp, xử lý thông tinsai từ đó ra quyết định sai, có thể gây hậu quả nghiêm trọng

Tính chính xác đặc biệt quan trọng trong khi ra quyết định quản lý vìngười nhận thông tin phải hiểu đúng ý nghĩa của thông điệp truyền đitrong hệ thống quản lý Thông tin phải có địa chỉ cụ thể

Ví dụ: thông tin báo cáo phải rõ ràng ( ai gửi cho ai, về vấn đề gì, để giảiquyết vấn đề gì )

Ví dụ: thống kê số ngày nghỉ không phép của nhân viên sai, làm cho sựđánh giá của cấp quản lí không đúng đối với nhân viên, gây tác động tiêucực đến nhân viên, doanh nghiệp.

Ví dụ: Ví dụ trong một buổi đấu thầu dự án sắp diễn ra thì trước hết cácdoanh nghiệp đầu tư đó phải điều tra và tìm hiểu thật cụ thể, kí càng vàchính xác cái dự án đó như thế nào, bên thi công ra sao, mảnh đất chuẩn bị

dự án có vấn đề gì không, tính rủi ro nó có cao không, thông tin chi phínhư thế nào, có khả năng hoàn thành đúng tiến độ không, khả năng xảy rarủi ro là gì và có thể giải quyết ổn thỏa không, Tất cả những thông tinnày phải thật chính xác nếu không doanh nghiệp đó sẽ phải thua lỗ vôcùng lớn và thậm chí có thể phá sản

3 Tính tối ưu

Tính tối ưu có nghĩa là tránh được tình trạng thiếu và quá dư thông tin.Tình trạng thiếu thông tin ảnh hưởng đến việc chủ thể quản lý đánh giákhông đúng về tình hình cụ thể, thực chất của vấn đề Thiếu thông tin dẫnđến việc chủ quan, ra quyết định hấp tấp, không căn cứ Còn tình trạng dưthừa thông tin sẽ có nguy cơ bị chầm ngập trong những dòng thông tinthiếu hệ thống, chậm được xử lý, hạ thấp độ chính xác của thông tin

Ví dụ: Khi khảo sát thông tin về sinh viên trên địa bàn Thành phố Hồ ChíMinh thì không được lấy thêm thông tin về sinh viên thuộc các khu vựckhác để tránh trường hợp loãng, dư thừa thông tin, gây mất thời gian trongviệc sắp xếp, chọn lọc lại những thông tin cần thiết

Ví dụ: Thông tin thu thập được bằng các phương pháp tối ưu hóa như thuthập từ dữ liệu khách hàng cho thấy khi số lượng khách hàng thực hiện đặthàng tại các nền tảng giao hàng công nghệ hoặc website bán hàng nhiềuhơn tương đối so với lượng khách offline, doanh nghiệp có thể tập trungphát triển các kênh trực tuyến, triển khai một chiến lược mới trên mạng xãhội hoặc có thể quyết định cắt giảm những hạng mục không còn đem lạikhả năng chuyển đổi cao như kênh truyền thống

4 Tính kịp thời

Thứ nhất là: Tính kịp thời của thông tin được quyết định bởi những điềukiện cụ thể do có sự chín muồi của vấn đề Nếu thu thập, xử lý thông tinquá sớm sẽ không có mục đích vì vấn đề chưa có độ chín, sự thay đổi diễn

ra sau đó sẽ làm cho thông tin vừa thu thập trở thành không cần thiết hoặcnếu thu thập, xử lý thông tin muộn sẽ ra quyết định không kịp thời Chính

vì vậy, thông tin được thu nhận, được xử lý và thu nhận kịp thời thì thôngtin đó mới phục vụ tốt cho việc tối ưu hóa quá trình quản lý

Thứ hai là: do thay đổi các sự kiện thực tiễn nhanh chóng nên tính thời sựcủa thông tin rất chú trọng để lãnh đạo, quản lý cập nhật mọi tình hình.Nếu thông tin chậm trễ gây khó khăn cho việc ứng phó giải quyết vấn đề

Vì vậy, thông tin kịp thời thể hiện ý thức tổ chức kỷ luật, tinh thần tráchnhiệm với công việc và sự tôn trọng cấp trên của cấp dưới

Thứ ba: tính kịp thời của thông tin đặc biệt quan trọng khi cần ra quyếtđịnh quản lý nhanh nhưng trong thực tiễn thì tính đầy đủ mâu thuẫn vớitính kịp thời: thông tin càng đầy đủ baonnhieeu thì chủ thể quản lý càngmất nhiều sức lực và thời gian để phân tích, tổng hợp và xử lý nó bấynhiêu khi đó quá trình chuẩn bị cho việc ra quyết định bị kéo dài, làmgiảm tính kịp thời Và biện pháp khắc phục vấn đề mâu thuẫn này là hoànthiện hệ thống thông tin về cơ sở vật chất kỹ thuật, sử dụng công nghệthông tin hiện đại và đào tạo nghiệp vụ cho người làm công tác thông tin

Ví dụ: Khách hàng sau khi hoàn tất thanh toán giao dịch nhưng vẫn khôngnhận được giấy báo xác nhận, làm mất đi tính kịp thời của thông tin

Ví dụ: khách hàng sau khi trả nợ xong mới nhận được giấy báo đòi nợ

Ví dụ: Khi một nhân viên chủ chốt và tài năng của công ty có ý định xinthôi việc thì đòi hỏi cấp trên cần nắm bắt thông tin kịp thời rằng: tại saonhân viên đó lại muốn nghỉ việc, là do vấn đề cá nhân của họ hay ở bênphía công ty như môi trường làm việc, đãi ngộ, lương thưởng và đưa racách giải quyết kịp thời và phù hợp để không bị mất nhân tài

5 Tính logic khi trình bày các thông tin

Là điều kiện không thể thiếu đối với thông tin văn bản

Tính logic đòi hỏi một kỷ luật chặt chẽ trong tư duy và diễn đạt và đòi hỏi

sự thống nhất gữa các khái niệm, thuật ngữ để loại trừ những cách hiểu

khác nhau Tính logic thể hiện qua trật tự trên-dưới, trước-sau của các câuvăn, sự nhất quán trong lập luận, trình bày, lí giải, từ ngữ chuẩn xác, rõràng Tính logic được đảm bảo sẽ làm cho thông tin trở nên dễ đọc, dễhiểu, dễ tiếp nhận, dễ nhớ.

Ví dụ: Khi soạn thảo các văn bản quy phạm pháp luật, cần phải sử dụngnhững từ ngữ mang nghĩa rõ ràng, dễ hiểu cho mọi người dân, tránh sửdụng những từ mà khi đọc vào có thể hiểu theo nhiều lớp nghĩa, nhiềutrường hợp khác nhau, gây ảnh hưởng đến việc quản lý nhà nước

Ví dụ: Khi một nhân viên diễn thuyết thảo luận đề tài, dự án hay thông tin doanh thu,… những nội dung trình bày cần phải được chuẩn bị đầy đủthông tin,

sắp xếp theo trình tự logic, mang tính thực tiễn, như vậy nhà lãnh đạo,quản lý sẽ dễ tiếp nhận những thông tin một cách khoa học, đem lại kếtquả truyền đạt thông tin như ý muốn

Ví dụ: Một tổng giám đốc điều hành ở một doanh nghiệp hơn mấy nghìn nhân viên thì một ngày tiếp nhận một lượng thông tin lớn ở nhiều phòngban khác

nhau như thông tin ở phòng nhân sự, phòng tài vụ, phòng kinh doanh,phòng hành

chính, phòng marketing, phòng chăm sóc khách hàng, Nếu tổng giám đốctiếp

nhận quá nhiều thông tin một cách không có trình tự, không có sự sắp xếpchặt chẽ,

khoa học thì sẽ rất khó để giám sát một cách toàn diện cả hệ thống cơquan, doanh

nghiệp

7 Tính có ích

Thông tin phải có giá trị, giúp cho việc giải quyết các nhiệm vụ đặt ratrước hệ thống bị quản lý Thông tin phải có tác dụng giúp cho người nhậnthông tin (lãnh đạo, quản lý) ra các quyết định quản lý làm tăng tính trật tựcủa hệ thống.

Ví dụ: Khi đi tiêm vacxin Covid – 19, ngoài việc cung cấp các thông tinnhư họ tên, số căn cước công dân, … còn phải cung cấp thêm về tiền sửbệnh tật, các vấn đề liên quan đến sức khỏe của bản thân để các nhânviên y tế có thể đánh giá và loại trừ các rủi ro có thể xảy ra sau khi tiêmcho người được tiêm

Ví dụ: Trong mùa hè, công ty A cần có chiến lược bán hàng để nâng cao nguồn lợi của công ty Vì vậy, khi có một nhân viên đề ra kế hoạch bánhàng hiệu quả, chi tiết, đúng đắn sẽ được nhà quản lý đề cao, giúp nhàquản lý đưa ra những quyết định đúng và có thể đem nguồn lợi nhuận caocho công ty

8 Tính phù hợp

Do các loại thông tin rất phong phú, đa dạng, vô cùng phức tạp nên phảichọn lọc thông tin để đảm bảo tính phù hợp với công việc, mục đích củatừng cá nhân người lãnh đạo, quản lý Thông tin phải khái quát, tổng hợphay cụ thể, chi tiết tới một mức thích hợp tùy theo yêu cầu của từng sựviệc

Ví dụ: Sử dụng văn bản bằng tiếng Anh để gửi đến người dân Việt Nam làmột điều không phù hợp

9 Tính bảo mật

Thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý được bảo mật với các mức độ khácnhau Việc bảo mật thông tin tuân thủ các quy định của Nhà nước Bêncạnh đó từng cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp cũng có những quy địnhriêng về đảm bảo tính bí mật an toàn của các dòng thông tin

Ví dụ: Phòng kế toán, tài chính của một doanh nghiệp khi báo cáo thôngtin

kế toán, tài chính lên ban giám đốc thì phải đảm bảo tính bảo mật thông tintránh bị lộ thông tin ( không phải mọi người trong doanh nghiệp ai cũng cóquyền được

quyền biết) ra bên ngoài, điều này sẽ gây ảnh hưởng đến hoạt động kinhdoanh cũng như quản lý của ban giám đốc,không phải mọi người trongdoanh nghiệp ai cũng có quyền được quyền biết

10.Tính hiệu quả

Hệ thống thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý khi được tin học hóa đòi hỏichi phí cao, vì vậy thường được triển khai theo lộ trình phù hợp đối vớitình hình cụ thể của từng cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp để đảm bảo tínhhiệu quả cao Để đáp ứng yêu cầu đó, các thông tin thu nhận được phải trảiqua quy trình xử lý nghiêm túc, khoa học và được quản trị tốt nhằm đápứng mọi hoạt động quản lý điều hành của các cấp lãnh đạo, quản lý.

Ví dụ: Để đáp ứng nhu cầu phát triển hợp tác sâu rộng trong tương lai,lãnh đạo Thông tấn xã Việt Nam đã đưa ra quyết định tăng cường cungcấp các thông tin về lĩnh vực kinh tế của các nước trong khu vực lên trêntrang báo của mình Công chúng Việt Nam có thêm một kênh quan trọng

để tiếp cận các thông tin hữu ích từ Thông tấn xã Việt Nam Từ đó gópphần trong việc hình thành các hiểu biết, nhận thức và có thể là những ýtưởng phát triển để kinh doanh và hội nhập sâu rộng hơn với các nướctrong khu vực ASEAN

Ví dụ: Khi nhân viên trình bày thông tin về doanh số hàng quý thì thôngtin

đó cần phải được kiểm tra nhiều lần, đảm bảo thông tin chính chính xácrồi mới

trình lên lãnh đạo quản lý Để các nhà lãnh đạo quản lý có những thông tinđúng đắn, căn cứ vào đó để đưa ra những quyết định mang tính chiến lược

11 Tính cô đọng:

Tính cô đọng của thông tin đòi hỏi các thông tin phải ngắn gọn, đặc biệt

là các thông tin bằng văn bản, tư liệu Thông tin được cô đọng sẽ giúpcho việc giảm thời gian truyền đạt và thu nhận thông tin, tiết kiệmphương tiện truyền tin

Ví dụ: Tài liệu báo cáo cuối năm khi trình lên lãnh đạo, quản lý cần phảiqua

nhiều lần kiểm duyệt, rút gọn, cần ghi chú những lưu ý đối với nhữngthông tin

quan trọng, thông tin chính để lãnh đạo quản lý có thể nắm bắt một cáchnhanh nhất,

chính xác nhất, rút gọn thời gian cho việc xem xét tài liệu, từ đó đề ra kếhoạch cho

năm kế tiếp

Ví dụ: Trong doanh nghiệp, khi có trục trặc hay sự cố trong công việc hoặc liên

hệ khách hàng gấp thì việc cần thiết là người xử lí điều này cần nắm bắt thông

tin đó nhanh hóng, kịp thời bởi vậy người truyền đạt và báo cáo thông tin đó phải

cô đọng, nhắn gọn những ý cần thiết và quan trọng để việc xử lí rắc rối không bịmất thời gian

Câu 5:

Phạm vi quản trị thông tin (Information Management) bao gồm việc thu thập,

tổ chức, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin để hỗ trợ cho quá trình ra quyếtđịnh và hoạt động kinh doanh của một tổ chức Các hoạt động trong phạm viquản trị thông tin cũng bao gồm quản lý các hệ thống thông tin, bảo vệ thông tin

và quản lý rủi ro an ninh thông tin, đảm bảo tính khả dụng, toàn vẹn và bảo mậtcủa thông tin

Dưới đây là các hoạt động chính trong phạm vi quản trị thông tin:

- Thu thập thông tin: Đây là quá trình thu thập thông tin từ các nguồn bên ngoài và bên trong tổ chức, bao gồm các tài liệu, dữ liệu, báo cáo, tin tức, v.v Quá trình này đòi hỏi sự tập trung và phân tích để đảm bảo thông tin thu thập được là chính xác, đầy đủ và thời sự

- Tổ chức thông tin: Sau khi thu thập được thông tin, các chuyên gia quản lýthông tin cần tổ chức thông tin đó thành các danh mục, bộ sưu tập và cơ sở

dữ liệu dễ dàng truy cập Quá trình này giúp cho nhân viên dễ dàng tìm kiếm và truy cập thông tin một cách nhanh chóng và chính xác

- Lưu trữ thông tin: Việc lưu trữ thông tin là quan trọng để đảm bảo tính khảdụng, toàn vẹn và bảo mật của thông tin Các chuyên gia quản lý thông tin cần phải lựa chọn các hệ thống lưu trữ phù hợp và đảm bảo các thông tin được bảo vệ bằng các biện pháp an ninh thông tin thích hợp

- Xử lý thông tin: Sau khi thông tin được thu thập và tổ chức, các chuyên gia quản lý thông tin cần phải xử lý thông tin để chuyển đổi thông tin thành dạng hữu ích cho tổ chức Quá trình này có thể bao gồm việc phân tích dữ liệu, đánh giá thông tin và tạo ra báo cáo, dự đoán và đưa ra quyết định

- Phân phối thông tin: Sau khi thông tin được xử lý, các chuyên gia quản lý thông tin cần phân phối thông tin đến các bộ phận trong tổ chức để hỗ trợ cho các hoạt động của tổ chức Quá trình này đòi hỏi sự tương tác và trao

đổi giữa các bộ phận khác nhau để đảm bảo thông tin được chia sẻ và sử dụng hiệu quả.

- Quản lý hệ thống thông tin: Các chuyên gia quản lý thông tin cần quản lý các hệ thống thông tin để đảm bảo tính khả dụng, toàn vẹn và bảo mật của thông tin Quá trình này bao gồm quản lý cấu hình hệ thống, bảo trì và sửachữa, và quản lý rủi ro an ninh

Ngoài ra, quản trị thông tin cũng liên quan đến việc tìm kiếm, đánh giá

và sử dụng các nguồn thông tin để hỗ trợ cho các hoạt động của tổ chức Các nguồn thông tin này có thể bao gồm dữ liệu từ bên ngoài tổ chức, như các tài liệu nghiên cứu, thị trường, khách hàng và cạnh tranh, hoặc là các

dữ liệu nội bộ như hồ sơ nhân viên, tài chính và sản xuất

Phạm vi quản trị thông tin cũng liên quan đến việc áp dụng công nghệ thông tin để quản lý thông tin và tự động hóa quá trình quản lý thông tin, nhằm tăng cường hiệu quả và hiệu suất cho các hoạt động của tổ chức

Ví dụ:

Một công ty sản xuất đang tìm kiếm thông tin về các đối thủ cạnh tranh trong ngành để đưa ra quyết định chiến lược Công ty sẽ thu thập thông tin từ các nguồn khác nhau, chẳng hạn như trang web của đối thủ, báo cáo từ các tổ chức nghiên cứu thị trường, v.v Sau khi thu thập thông tin, công ty sản xuất

có thể tổ chức thông tin bằng cách tạo ra một danh mục các đối thủ cạnh tranh, các sản phẩm và dịch vụ mà họ cung cấp, các đặc điểm khác nhau của sản phẩm, v.v Công ty sản xuất có thể lưu trữ thông tin trong một hệ thống quản lý thông tin, chẳng hạn như một cơ sở dữ liệu hoặc hệ thống tài liệu trựctuyến để nhân viên có thể truy cập thông tin một cách dễ dàng và bảo mật Công ty sản xuất có thể sử dụng các công cụ phân tích dữ liệu để phân tích thông tin về đối thủ cạnh tranh và tạo ra báo cáo về các xu hướng trong ngành Công ty có thể sử dụng thông tin này để đưa ra quyết định chiến lược, chẳng hạn như phát triển các sản phẩm mới hoặc mở rộng các kênh phân phối

Câu 6: Phân tích 3 bước trong qui trình thực hiện quản trị thông tin

QUY TRÌNH THỰC HIỆN QUẢN TRỊ THÔNG TIN: (lấy ví dụ minh họa)

Bước 1: Tổ chức kiểm tra thông tin để nhận thức đầy đủ về nhu cầu, những tài

sản thông tin mà cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đã có bằng việc kiểm tra thông tin

Tài sản thông tin trong một cơ quan, tổ chức doanh nghiệp là rất lớn và gây khó khăn trong việc kiểm soát nếu không biết cách tổ chức phân loại, sắp xếp phù hợp Chính vì vậy bước đầu tiên chúng ta cần làm là phải tổ chức kiểm tra thông tin để xác nhận số lượng tài sản thông tin hiện có, đã đủ nhu cầu sử dụng hay chưa

Tài sản thông tin của một tổ chức bao gồm tài lực, vật lực, nhân lực, tin lực

Nhu cầu thông tin của bất kỳ tổ chức nào đều bị ảnh hưởng bởi nhiệm vụ của tổ chức đó, sản phẩm và dịch vụ mà nó cung cấp, các yếu tố khác như tuổi đời của tổ chức, qui mô và địa điểm

Ví dụ:

1 Về nhu cầu thông tin:

Bao gồm:

- Nhân lực: để tuyển dụng nhân viên thì nhu cầu về thông tin cần có là mô

tả công việc, thực trạng nhân lực hiện tại, các vị trí đang cần tuyển dụng, thực trạng thị trường, …

- Vật lực: Để đánh giá hoặc cải tiến nguồn cơ sở vật chất của công ty thì nhu cầu thông tin cần có là thực trạng cơ sở vật chất hiện tại của công ty, tình trạng sử dụng của cơ sở vật chất, các cơ sở cần phải thay đổi, …

- Tài lực: Để thực hiện một dự án mới hoặc mở rộng quy mô công ty thì nhucầu thông tin về tài lực là hiện tại ngân sách công ty là bao nhiêu, khả năng vay vốn của công ty, giá trị cổ phiếu đang như thế nào, …

- Tin lực: Để thu thập thông tin hoặc xử lý các vấn đề kỹ thuật thì nhu cầu thông tin cần có là đội ngũ nhân viên hiện tại có đủ kỹ năng, kinh nghiệm

để xử lý hay không, hiện tại nguồn thông tin mà công ty đang có có cần

mở rộng hay thay đổi hay không, thực trạng tin lực của công ty, …

2 Về tài sản thông tin của tổ chức:

- Tin lực: Hiện tại các nguồn thông tin có được cập nhật và nâng cấp thườngxuyên hay không, đội ngũ quản trị thông tin có đáp ứng được công ty không, có đội ngũ kỹ thuật chuyên nghiệp không, …