tiểu luận cuối khóa lớp bồi dưỡng theo tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp điều dưỡng ứng dụng 5s trong quản lý chất lượng cơ sở y tế

Mỗi cơ sở y tế muốn nâng cao chất lượng phải chọn cho mình một hướng ổi riêng trong hoạt động cũng như trong cách quản lý .Thông qua việc xây dựng, áp dụng các biện pháp và các hệ thống

BO Y TE TRƯỜNG ĐẠI HỌC KỸ THUẬT Y - DƯỢC DA NANG

TIỂU LUẬN CUỎI KHOA

LOP BOI DUONG THEO TIEU CHUAN

CHUC DANH NGHE NGHIEP DIEU DUONG

KHOA HOC THANG 05/2023

UNG DUNG 5S TRONG QUAN LY CHAT LUONG CO SO Y TE

Người thực hiện: HUỲNH THỊ THỦY Ngày sinh: 09/09/1990

Don vi cong tac: Bệnh viện đa khoa khu vực Thủ Đức

Năm 2023

24 5S thông thường và 5S thực tiễn 22 S23 SE 153135515311 52155 1151111181115 Eeg 8

2.5 Mối quan hệ nội bộ gitta 58 eee eeeese esses eeeeseneeeseneeesnnecesineeesensesneeenaeee 9

2.6 Mục tiêu chung của 5Š - - L2 0201120111211 1121 1111111111 1111 1811118111 kg và II 2.7 Cac van dé c6 thé ap dung 5S dé khac phuc cccccccccccccccscscesescsssecesescsesevseeeees 13

I SU CAN THIET PHAI AP DUNG 5S DE NANG CAO HIỆU, 12

3.1 Những thuân lơi khi thực hiện 5Š nói chung: - 5 22-553 22225<532 12 3.2 Các vấn đề mà cơ sở y tế thường øặp phải mà 5S có thể khắc phục: 12

33 Những lợi ích chung của việc thực hiện ŠŠ: - 2-5222 2 222222 2+222< s52 14

Iv CÁC BƯỚC TRIÊN KHAI THỰC HIỆN 5§ 2-525-555+222zz22Sczs 15

4 Giai doan Chuan Din cccccccsescccssesesesseseccsesesessesesesevsesesevsesusecevssecansnsnseeees 15 4.2 Các bước triên khai thực hién 58.0.0 ccccececesscsesesesecsscersesecersnsnssesecesenes 15 4.2.1 BI Thông báo của lãnh đao về việc cam kết thực hiên phong trào 5S 15

422 B2 Thành lập bộ phân phụ trách phong trào Š5 - 2 2525252252 15

423 B3 Lên kế hoạch thực hiện phong trào 5S - 2-2 S222 E2E2E2E2E2E22 2522 15 4.2.4 B4 Thực hiện đảo tạo việc quy định trons tổ chức 222 s2s22 s52 16 4.2.5 B5 Tiến hành tông vệ sinh cia toan t6 Chite eee ceceeecseceesssesesesneeeees 18 42.6 Bó Kiểm tra, đánh giá, theo đõi thường xuyên phong trào 5S 22 4.2.7 B7 Đưa ra các hoạt động cải tiền phong trào 5S - 5 sec s2 22

V._ CÁC YÊU TÔ CƠ BẢN ĐỀ THƯC HIỆN THÀNH CÔNG 5§ 23

KET LUAN oo eccccccccccccsseccsssesessssesessssvsessssesessesesesresssestssssestsssscstsssissvstesivsvstsseevsteseseees 24

lý Thông qua việc xây dựng, áp dụng các biện pháp và các hệ thống quản lý chất lượng trong các cơ sở y tế của mình đề phục vụ các yêu cầu chăm sóc và điều trị của bệnh nhân

Tuy nhiên, dù cơ sở y tế có chọn cách thức kinh hoạt động, phát triển như thế nào đi nữa, thì con người cũng là yếu tố quan trọng quyết định sự thành công cho cơ sở y

tế Từ lâu, tại Nhật Bản đã xuất hiện phong trào 5S Với triết ly con người là trung tâm của mọi sự phát triển: Nếu làm việc trong một môi trường lành mạnh, sạch đẹp, thoáng đãng, tiện lợi thì tính thần của người lao động sẽ thoải mái hơn, năng suất và điều kiện lao động sẽ cao hơn

Hiện nay một số nước đã áp đụng mô hình này trong đó có các cơ sở y tế Việt Nam cũng đã ứng dụng mô hỉnh 5S vào và đã mang lại một môi trường làm việc hiệu quả.Nhận thấy được tầm quan trọng của nó nên tôi xin được làm rõ hơn về mô hình 5S nảy

I MUC ĐÍCH CHÍNH CỦA VIỆC ĐỰA 5S VÀO CHƯƠNG TRÌNH UAN LY

5S là một phương pháp quản lý nhà nhằm mục đích cải tiến môi trường làm việc, một chương trình hoạt động thường trực trong một cơ sở y tế hoặc ở một đơn vị hành chính 5S là một phương pháp cải tiến rất đơn giản nhưng lại rất hiệu quả trong thực

H AK

te

Từ văn phòng, buồng bệnh đến các kho lưu trữ Nơi nảo có hoạt động thì nơi đó cần sắp xếp, cần phân loại, cần sạch sẽ.Không có hoạt động 5S thì không thê bàn đến việc quan ly và cải tiến.5S ngăn chặn sự xuống cấp của cơ sở y tế, tạo sự thông thoáng cho nơi làm việc, đỡ mắt thời gian cho việc tìm kiếm vật tư, hồ sơ cũng như tránh sự nhằm lẫn.Nhân viên y tế cảm thấy thoải mái, làm việc có năng suất cao và tránh được sai sót Các thiết bị ,y dụng cụ hoạt động trong môi trường phù hợp với tiêu chuẩn chất lượng

an toàn

Ngày nay, khái niệm Chất lượng và Quản lý Chất lượng không còn xa lạ với các cơ sở

y tế Việt Nam.Muốn nâng cao khả năng chuyên môn, mỗi cơ sở y tế phải chọn cho mỉnh một hướng đi riêng trong hoạt động cũng như trong cách thức quản lý Tuy nhiên

dủ cơ sở y tế có chọn cách thức hoạt động nào, đầu tư loại thiết bị máy móc hay công nghệ nào đi nữa, con người cũng vẫn là yếu tố quyết định đem lại thành công cho cơ

so y tê

Xuất phát từ triết lý con người là trung tâm của mọi sự phát triển, mô hình thực hành 5S đã được áp dụng tại Nhật bản như một nền tảng để áp dụng thành công hệ thống quản lý chất lượng 5S tạo ra một môi trường sạch sẽ, tiện lợi và giúp cho cơ sở y tế, tạo điều kiện cho việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng, đem lại niềm tin cho người bệnh

Il GIỚI THIỆU 5S

5S là nền tảng cơ bản đề thực hiện các hệ thống đảm bảo chất lượng xuất phát từ quan điểm: Nếu làm việc trong một môi trường lành mạnh, sạch đẹp, thoáng đãng, tiện lợi thi tinh thần sẽ thoải mái hơn, năng suất lao động sẽ cao hơn và có điều kiện đề việc áp dụng một hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả hơn

5S là chữ cái đầu tiên của các từ:

® Theo tiếng Nhật là: “ seiri”, “ selton”, “ seiso”, “ selketsu”, và “ shitsuke” e© Theo tiếng Việt là : “ sàng lọc”, “sắp xếp”, “sạch sẽ”, “ săn sóc” vả “sẵn sang”

® Theo tiếng Anh la: “sort”, “set in order’, “shine”, “standardize”, va “ sustain”

Nguyên bản 3S

2278 semi (create tidiness)

#208 selton (right place)

11.2 Các thành phần 5S

11.2.1 Seiri: Sang lọc

Là xem xét, phân loại, chọn lựa và loại bỏ những thứ không cần thiết tại nơi làm việc

Có nghĩa là xem xét tât cả các khoản vật xung quanh và chia ra làm hai loại là các khoản vật thường dùng và các khoản vật không thường dùng

Trong đó:

> Khoản vật thường dùng sẽ phân loại thành:

- _ Khoản vật cần dùng hăng ngày

- _ Khoản vật cần dùng hăng tuần

- _ Khoản vật cần dùng l hoặc 2, 3 tháng I lần

- _ Khoản vật cần dùng 6 đến 12 tháng I lần

- _ Khoản vật cần đùng hơn L năm I lần.Đối với những khoản vật ít sử dụng ví dụ trên 6 tháng một lần thì tổ chức cần cân nhắc sẽ dựa vào chỉ phí tô chức bỏ ra

để lưu lại khoản vật này

> Những khoản vật không thường dùng:

- Không cần dùng và có thể thanh lý ngay: Đối với loại này tổ chức cần có kế hoạch thanh ly và đặc biệt chú ý trách nhiệm của người thanh lý

- _ Các khoản vật chờ thanh lý: Tô chức cần có trách nhiệm lưu giữ khoản vật này VD: Địa điểm lưu giữ các khoản vật, hình thức đánh dấu khoản vật

H.2.2 Seiton: Sắp xếp

Khăng định đã loại đi các khoản vật không cần dùng.Nhiệm vụ các thành viên của tố chức giờ đây là sắp xếp các khoản vật cần đùng sao cho đảm bảo hiệu năng khi sử dụng

e Khi đặt các khoản vật cần lưu y tư thế khoản vật dễ lay ra, dua vao, dé tiếp cận

Thông báo quy tắc sắp xếp các khoản vật đề các thành viên biết được các khoản vật nào lưu trữ ở đâu

H.2.3 Seiso: Sạch sé

Sạch sẽ ở đây mang nghĩa là kiểm tra

Phương châm phong trào 5S làm sạch có nghĩa là kiêm tra môi trường làm việc phải

luôn giữ sạch sẽ chứ không đợi đến khi bân mới làm vệ sinh Để thực hiện nội dung

này phát động phong trào VD Phong trào làm vệ sinh 3 phút mỗi ngày tại nơi làm việc hoặc 5 phút mỗi ngày tại nơi làm việc

Mọi người cần thế hiện trách nhiệm đối với môi trường xung quanh nơi làm việc, những người làm vệ sinh ở tô chức chỉ chịu trách nhiệm ở những nơi công cộng còn những khu vực làm việc cá nhân nên để các cá nhân tự phu trách

H.2.4 Seiketsu: Săn sóc

Săn sóc cũng có nghĩa là tạo dựng một hệ thống nhằm duy trì sự sạch sẽ ở nơi làm việc.Bên cạnh việc đặt ra các hoạt động 55 như một yêu cầu mỗi thành viên, tổ chức nên phát động phong trào thi đua giữa các đơn vị tô chức để lôi kéo và cuốn hút mọi người tham gia Tổ chức cần thực hiện đánh giá thường xuyên và lặp đi lặp lại việc thực hiện sàng lọc- sắp xêp- sạch sẽ

H.2.5 Shutshuke: Sẵn sàng

Tạo dựng thói quen thực hiện 5S

Tổ chức phải làm cho các thành viên hiểu răng thực hiên 5S như là một hệ

thống.Muốn vậy tổ chức cần thực hiện các hoạt động để các thành viên coi nơi làm

việc như ngôi nhà thứ hai của mình

H.3 Lịch sử phát triển của 5S

- Tai Nhat Ban

5S được thực hành trong nhiều năm với ý nghĩa phổ biến là Sẻii Seiton để hỗ trợ cho hoạt động An toan, Chat Lượng, Hiệu suất và môi trường

Namư 1980, cuốn sách đầu tiên về 5S được xuất bản, từ đó 5S được phổ biến nhanh chóng với ý nghĩa trọn vẹn hơn và đầy đủ, bao gồm: SEIRI ( Sang loc), SEITON ( Sap xếp), SEISO ( Sạch sẽ), SEIKETSU( Săn sóc), SHITSHUKE ( Sẵn sàng)

Tại các công ty phát triển thì 5S được thực hành thường xuyên và duy trì ở mức độ cao

- Tai Viet Nam

5S đã được áp dụng thành công tại Hà Nội, Quy Nhơn, Tp.HCM trong nhiều ngành khác nhau như: Y tế, khách sạn, hay một số ngành sản xuất như sản xuất lắp ráp ô tô,

in an

“ 5Sthông thường” và “ 5S thực tiễn” đo ông SUZUKI sửa đổi

H4 5S thông thường và 5S thực tiễn

Bang: SO SANH 5S THONG THUONG VA 5S THUC TIEN

NOI DUNG

STT 5S 5S Thông thường 5S th ự têên

{( Giai đoạn 1) ( Giai đoạn 2)

Seire

L ọra các v § không câân thiêt tại nơi làm việc và loại bỏ chúng

Lọc ra và dời đi những vật không câân thiêt và | ượg không câân thié

c anh weg v ậcâân thiêt ra khỏi nơi làm việc

Seiton

Sắp xếp ngăn nắp những vật câân thiêt sao cho có th ểdê dàng lây chúng ra để sử dụng

Sắp xêp để dung Những vật này êcũng phải được sắp xêp trong điêâu ki § tốt săên sàng để dùng v

ph & sdén sang, kiểm tra và sữa chữa trạng thái bât thường

Duy tri téu chu ẩ cao vêâ giữ Ngăn ngừa bụi bẩn và giữ vệ sinh

4 Seiketsu gìn vệ sinh và sắp xếp nơi làm | ở mức cao, duy trì vệ sinh ở mức

việc gọn gàng vào mọi lúc cao

Đào tạo mọi người tự giác tuân | Đào tạo mọi người tự giác tuân

5 Shitsuke theo quy tắc giữ gìn thật tốt | theo quy tắc giữ gìn thật tốt nơi

nơi làm việc làm việc

11.5 Mối quan hệ nội bộ giữa 5S

Seire, Seiton, Seiso, Shitsuke, Seiketsu trong chương trình 5S có mối liên hệ mât thiết với nhau Khi thực hiện chương trình 5S trước tiên ta phải thực hiện Sein để có thể loại bỏ những vật không cần thiết hoặc đời đi những vật không cần thiết nhưng tấn suất sử dụng không cao

Thực hiện hiệu quả việc Serri thì công việc tiếp theo của Seiton sẽ được thuận lợi hơn

và hiệu quả hơn Seiton chỉ thực hiện khi Serri đã thực hiện xong.Setton thực hiện việc sắp xếp những việc sau khi đã được sàng lọc kỹ cảng

Việc sắp xếp gọn gàng lại là cơ sở cho việc giữ gìn vệ sinh sạch sẽ tại nơi làm việc.Việc giữ gìn vệ sinh sạch sẽ và sắp xếp gọn gàng có thê thực hiện song song nhưng sự gọn gảng sẽ giúp cho công việc giữ gìn vệ sinh sạch sẽ thuận tiện và hiệu quả hơn

Sau khi thực hiện xong 3S đầu tiên cần phải thực hiện công việc sảng lọc, săn sóc, sạch sẽ ở một mức cao hơn và hiệu quả hơn, vì vậy phải thực hiện cải tiến 3S đầu, muốn thực hiện nó chúng ta phải tiến hành Shitsuke

Kết hợp với thực hiện Shitsuke có thê thực hiện Seiketsu cho nơi làm việc nhằm tạo ra một thói quen thực hiện 55 trong cơ quan và liên tục cải tiến nó đề đần đưa 5S thực hiện ở mức cao

Môi quan hệ trên được thê hiện qua sơ đồ sau:

H.6 Mục tiêu chung của 5S

Thực hiện chương trình 5S là cơ sở để thực hiện chương trình cải tiến chất lượng trong cơ sở y tế, thực hiện cải thiên môi trường làm việc nâng cao hiệu quả làm việc cho cơ sở y tế

Cải thiện hình ảnh và danh tiếng của cơ sở y tế trong mắt bệnh nhân và

chính đội ngũ nhân viên y tế

Xây dựng tính thần đồng đội giữa mọi người

Phát triển vai trò lãnh đạo của cán bộ lãnh đạo và cán bộ quản lý thông qua các hoạt động thực tế

Tăng hiệu quả làm việc nhờ giảm thiểu thời gian chết khi tìm kiếm, chuận bị, vận hành và tiễn hành công việc

Thời gian thực hiện công việc được rút ngắn và nâng cao chất lượng khám chữ bệnh

Giảm vật tư thiết bị tồn kho do có thê kiểm kê dễ dàng và chính xác trong kho

Thiết bị, máy móc , y dụng cụ ít hỏng hóc hơn nhờ quy trình kiểm tra Seiso

An toàn cho người bệnh được nâng cao khi không có các chướng ngại vật trên lỗi đi và trên sàn nhà nơi làm việc, cũng như sàn nhà không còn

trơn trượt

10

- _ Giảm chi phí

- _ Khích lệ và nâng cao tinh thần cố gắng của các khoa phòng

HÌNH : VÀI HÌNH ẢNH TRƯỚC VÀ SAU KHI THỰC HIỆN 5S

I7 Các vấn đề có thế áp dụng 5S để khắc phục

5S là công cụ quản lý chất lượng rất hiệu quả trong việc tạo môi trường làm việc sạch

sẽ, an toàn và tiện lợi đối với nhân viên y tế Đối với thực trang của cơ so y tế, néu ap dụng 5S có thé lam cho hiệu quả công việc tốt hơn, thuận tiện hơn và mọi nguoi c6 thé

thay thoải mái hơn khi đến nơi làm việc

Áp dụng 5S sẽ cơ cấu lại một số bất hợp lý trong việc sắp xếp các vật dụng cũng như mặt bằng tô chức các khoa phòng

5S sẽ hạn chế được những vật dụng không cần thiết đang tồn tại trong các khoa phòng 5S có thể giúp cho nhân viên y tế có thê có cách sắp xếp lưu trữ các hồ sơ bệnh án , số sách, vật tư ,dụng cụ y tế có hệ thống và khoa học hơn, từ đó tạo ra sự thuận tiện trong quản lý, sử dụng và bàn giao chúng

Tuy nhiên việc áp dụng 5S cũng có những khó khăn nhất định khi thực hiện do cơ sở y

tế chưa hề áp dụng một công cụ quản lý chất lượng nào như ISO, KAIZEN, GXICMA Những khoản chi phi moi phat sinh, su ung hộ của toàn nhân viên và nhất

là sự ngại thay đôi do khoa phòng đã có những hoạt động quản lý riêng trong sắp xếp,

vệ sinh môi trường làm việc

_ HH SỰ CÂN THIẾT PHẢÁI ÁP DỤNG 5S ĐỀ NÂNG CAO HIỆU

QUÁ LẠM VIỆC TẠI CƠ SƠ Y TÈ

3.1 Những thuận lợi khi thực hiện 5S nói chung:

- 58 có thể áp dụng đối với mọi loại hình tô chức và mọi quy mô cơ sở y

tế

- 58 c6 thé ap dụng đối với các cơ sở y tế ở bất kỳ lĩnh vực nào: sản xuất, thương mại, dịch vụ

- _ Triết lý của 5S đơn giản, không đòi hỏi phải biết thuật ngữ khó

- _ Bản chất mọi người đều thích sạch sẽ, thoải mái và sự ngăn nắp nơi làm việc

- _ Môi trường làm việc không thế lúc nào cũng hoàn hảo Khi đã sạch sẽ rồi có thê sạch sẽ hơn nữa, khi đã gọn rôi băng cách khác có thê gọn hơn

12