Tuy nhiên khi bắt đầu quá trình thực tập, sinh viên nhận được thông tin từ doanh nghiệp về việc không tuyển thêm Thực tập sinh kế toán mà thay vào đó sinh viên phải làm việc ở vị trí Thự
GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH ĐỒ GIA DỤNG
Giới thiệu tổng quan về Công ty TNHH Đồ Gia Dụng BSH (Việt Nam)
1.1.1 Giới thiệu sơ lược về Bosch Home Appliances (Việt Nam)
Công ty TNHH Đồ Gia Dụng BSH (Việt Nam) (“BSH - VN”) được thành lập với sự chấp thuận từ Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hồ Chí Minh, BSH Việt Nam hoạt động trong lĩnh vực liên quan đến nhập khẩu, xuất khẩu, phân phối, bán buôn và cung cấp dịch vụ thiết bị gia dụng, phụ kiện, các sản phẩm cao cấp với tính năng vượt trội và thân thiện với môi trường (bao gồm hoạt động bán lẻ tại cửa hàng hoặc thông qua các sàn thương mại điện tử, trang web chính thức của công ty, ), đồng thời thực hiện các hoạt động cung ứng dịch vụ như sửa chữa, bảo trì, tân trang thiết bị, dịch vụ chăm sóc khách hàng và duy trì mối quan hệ với khách hàng cùng các dịch vụ liên quan khác
Thông tin về Công ty TNHH Đồ Gia Dụng BSH (Việt Nam):
Tên quốc tế BSH Home Appliances (VIETNAM) CO LTD
Ngày hoạt động 21/07/2022 Địa chỉ Deutsches Haus (Tòa Nhà Đức), Số 33, Đường Lê
Duẩn, Phường Bến Nghé, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam Điện thoại +84 (28) 6285-7451
Người đại diện Bà Võ Thị Ngọc Bích Ông Oguzkan Akar
Loại hình doanh nghiệp Công ty trách nhiệm hữu hạn ngoài Nhà nước
Lĩnh vực hoạt động Nhập khẩu/ xuất khẩu/ phân phối/ bán buôn & dịch vụ liên quan đến thiết bị gia dụng
Quản lý bởi Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh
Website https://www.bosch-home.com/ https://www.bsh-group.com/
1.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty
Công ty sản xuất thiết bị gia dụng cao cấp BSH (Bosch Home Appliances Pte Ltd) được thành lập bởi Bosch và Siemens vào năm 1967, chuyên sâu trong lĩnh vực sản xuất máy giặt, máy lạnh, tủ lạnh, tủ đông, máy pha cà phê, bàn là, ấm đun nước cùng nhiều thiết bị gia dụng quen thuộc khác Phối hợp cùng bề dày kinh nghiệm của Bosch và Siemens với gần một thế kỷ tiên phong trong việc sản xuất thiết gia dụng
Vào đầu những năm 1933, Bosch đã tiến hành chế tạo tủ lạnh và cho ra mắt hàng loạt sản phẩm như máy giặt, máy làm đá, máy chế biến thực phẩm sau thế chiến thứ II Siemens đã cho ra mắt thị trường sản phẩm máy hút bụi trước khi thế chiến thứ I diễn ra và bắt đầu cho công đoạn sản xuất thiết bị gia dụng với số lượng lớn vào những năm
1920 Bosch Home Appliances đảm nhận trong khâu điều phối hoạt động kinh doanh thiết bị gia dụng của hai công ty Bosch và Siemens Tuy nhiên, thực tế lực lượng lao động chính vẫn thuộc các công ty mẹ, chỉ với một bộ phận nhỏ làm việc trực tiếp cho Bosch Home Appliances
Năm 2015 đánh dấu mốc quan trọng của Bosch Home Appliances, sau khi Siemens bán lại toàn bộ cổ phần trong BSH cho Bosch, công ty đã chính thức đổi tên thành BSH Hausgerọte GmbH, và hoạt động dưới hỡnh thức một cụng ty con thuộc sở hữu của Tập đoàn Bosch
Hiện nay, BSH là nhà sản xuất thiết bị gia dụng lớn nhất ở khu vực châu Âu và lớn thứ hai trên thế giới Với lực lượng lao động dồi dào dao động từ 54.000 - 56.000 người, và doanh thu BSH đã lên đến con số 12,6 tỷ euro Từ khóa “Sáng tạo” là chìa khóa cho sự thành công của công ty, với việc cho ra đời liên tục các mẫu mới và quốc tế hóa có hệ thống, tạo ấn tượng mạnh mẽ về tính năng vượt trội cùng các dịch vụ hậu mãi ưu việt đối với khách hàng
Với nền tảng vững chắc, bề dày kinh nghiệm trong lĩnh vực sản xuất đồ gia dụng cùng chiến lược xây dựng hình ảnh uy tín trong mắt khách hàng Ngày 21/07/2022, Bosch Home Appliances (Việt Nam) đã chính thức được thành lập và đi vào hoạt động với sự hỗ trợ về nguồn nhân lực từ Công ty TNHH Bosch Việt Nam Một điểm khác biệt ấn tượng nhất tại Việt Nam so với trụ sở Bosch Home Appliances tại Đức và Singapore đó là Bosch Home Appliances (Việt Nam) không hoạt động dưới hình thức là công ty con của Công ty TNHH Bosch Việt Nam, mà hoạt động với tư cách là hai tập đoàn độc lập về mặt tài chính và pháp lý
Tại thị trường Việt Nam, BSH cam kết cung cấp hệ sinh thái sản phẩm chính hãng, uy tín, chất lượng, hướng đến phục vụ khách hàng thuộc phân khúc trung cấp và cao cấp, yêu thích cập nhật các xu hướng sản phẩm gia dụng tích hợp công nghệ tiên tiến Tính đến tháng 6/2023, BSH Việt Nam đã mở rộng mạng lưới với hơn 1.000 cửa hàng phân phối đồ gia dụng trên cả nước Cùng với đó, Bosch mở gian hàng chính hãng tại 02 sàn Thương mại điện tử uy tín và được nhiều khách hàng Việt Nam tin tưởng sử dụng là Shopee (Shopee Mall) và Lazada (Lazmall)
1.1.3 Cơ cấu tổ chức của Bosch Home Appliances (Việt Nam)
Hình 1.1: Cơ cấu tổ chức của Bosch Home Appliances (Việt Nam)
(Sinh viên tổng hợp dựa trên thông tin doanh nghiệp cung cấp)
Tại Bosch Home Appliances, Giám đốc tài chính (CFO) trực tiếp quản lý, trao đổi chiến lược kinh doanh và phê duyệt giấy tờ của bộ phận Tài chính, bộ phận Logistics - Quản lý chuỗi cung ứng và bộ phận Chăm sóc khách hàng Trong khi đó, Giám đốc điều hành (CEO) sẽ trực tiếp làm việc với bộ phận Bán hàng (Sales), Bộ phận kinh doanh thương mại điện tử (D2C), bộ phận Marketing, bộ phận Quản lý và phát triển sản phẩm (Product Manager) và bộ phận Chăm sóc khách hàng (Customer Service)
Về bản chất, bộ phận Bán hàng và bộ phận Kinh doanh thương mại điện tử đều dùng khái niệm “Sales” làm nền tảng trong quá trình vận hành và là mục đích chung của cả hai bộ phận Tuy nhiên, bộ phận Bán hàng chuyên thực hiện khâu phân phối sản phẩm đến các đại lý, các khách hàng là đơn vị kinh doanh như Điện Máy Xanh, Kitchen World, HMH, Còn bộ phận Kinh doanh thương mại điện tử chuyên về khâu bán lẻ trên các sàn thương mại điện tử phổ biến hiện nay như Shopee, Lazada,…
Trong quá trình vận hành, bộ phận Quản lý sản phẩm nắm vai trò tìm hiểu và khai thác những ưu điểm nổi bật của sản phẩm, nghiên cứu sử dụng linh kiện tiết kiệm điện năng và nguồn năng lượng sạch để tạo lợi thế cạnh tranh Các đặc điểm vượt trội này sẽ được bộ phận Marketing dựa trên để tiến hành các hoạt động truyền thông hiệu quả cho các sản phẩm gia dụng của Bosch Home Appliances.
Bộ phận chăm sóc khách hàng hay bộ phận Logistic và quản lý chuỗi cung ứng đều thực hiện các chức năng riêng biệt và liên quan đến đặc thù của từng phòng ban Một trong những điểm khác biệt của công ty là bộ phận nhân sự không được tuyển dụng trực tiếp tại Việt Nam mà là nhân sự thực hiện công việc trực tuyến từ Singapore, chịu trách nhiệm lưu trữ hồ sơ, hợp đồng làm việc của nhân viên và cập nhật các thông tin nhân viên lên hệ thống chung của tập đoàn Bosch
1.1.4 Cơ cấu tổ chức bộ phận Tài chính tại Bosch Home Appliances (Việt Nam)
Tài chính là một trong những trụ cột quan trọng, thiết yếu và là điều kiện tiên quyết cho sự vận hành của bất cứ doanh nghiệp nào, quyết định sự thành công và phát triển lâu dài của doanh nghiệp Tại Bosch Home Appliances, bộ phận tài chính được điều hành và phát triển bởi ông Oguzkan Akar - Giám đốc tài chính của công ty, hỗ trợ cố vấn chiến lược ngắn hạn và dài hạn cùng bà Võ Thị Ngọc Bích (Becky Võ) - Giám đốc điều hành của Bosch Home Appliances (Việt Nam)
Hình 1.2: Cơ cấu tổ chức bộ phận Tài chính tại Bosch Home Appliances
(Sinh viên tổng hợp dựa trên thông tin doanh nghiệp cung cấp)
Bộ phận tài chính tại Bosch Home Appliances (Việt Nam) đảm nhận ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế, giao dịch tài chính phát sinh trong doanh nghiệp, phân loại và lưu trữ các chứng từ quan trọng liên quan đến đặc thù kinh doanh của công ty như Hợp đồng ngoại thương (Hợp đồng xuất nhập khẩu), Chứng từ bảo hiểm hàng hóa, Vận đơn đường biển/ đường hàng không/ đường sắt, Biên bản kết toán, biên bản kê khai hàng thiếu/ thừa,
Bảng 1.1: Bảng tóm tắt các công việc tại bộ phận Tài chính của Bosch Home
Appliances trong thời gian thực tập
STT Công việc Tóm tắt nội dung công việc
Việc lập kế hoạch tài chính là hoạt động thường kỳ vào đầu năm, Giám đốc tài chính - Ông Oguzkan Akar họp cùng Bộ phận tài chính để đánh giá và lập kế hoạch cụ thể, chi tiết các chỉ tiêu tài chính cần đạt được Kế hoạch này sẽ nêu rõ các hoạt động chi tiêu, trả nợ và chiến lược huy động vốn Sau mỗi ba tháng, bộ phận tài chính sẽ báo cáo tiến độ thực hiện các chỉ tiêu, xác định các hoạt động cần hướng dẫn chi tiết Dựa trên báo cáo này, ban lãnh đạo có thể đánh giá mức độ hoàn thành kế hoạch và đưa ra điều chỉnh phù hợp cho các năm tiếp theo.
Quản lý dòng tiền, sức khỏe tài chính của doanh nghiệp
Tóm tắt quá trình thực tập tại Công ty TNHH Đồ Gia Dụng BSH (Việt Nam) 9 CHƯƠNG 2: QUY TRÌNH THANH TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH ĐỒ GIA DỤNG
Thời gian thực tập của sinh viên tại Công ty TNHH Đồ Gia Dụng BSH (Việt Nam) được chia thành 02 giai đoạn:
Giai đoạn 01 (Từ 17/07/2023 - 31/07/2023): Sinh viên tiến hành trao đổi các vấn đề liên quan đến hợp đồng lao động, cập nhật các thông tin cá nhân lên hệ thống Bosch Home Appliances cũng như đăng ký mã số thuế cá nhân với sự hỗ trợ của Bà Wu Lina -
Bộ phận Hành chính & Nhân sự tại Bosch Home Appliances (Singapore) và bắt đầu giai đoạn đào tạo và hỗ trợ các công việc trong bộ phận Tài chính tại công ty
Trước khi bắt đầu công việc, sinh viên được giới thiệu về văn hóa làm việc của doanh nghiệp, các quy định về thời gian làm việc, trang phục, các nội quy trong quá trình làm việc và đối tượng liên hệ khi cần hỗ trợ giải quyết các vấn đề về nghỉ phép, hư hỏng máy móc thiết bị và các vấn đề liên quan trong công việc Sinh viên được gửi thông tin về người hướng dẫn và đánh giá trực tiếp trong thời gian thực tập tại Bosch Home Appliances (Việt Nam) là:
Chị Trương Thị Minh Ngọc Trường phòng Kiểm soát và Kế toán
Chị Nguyễn Thị Thu Hiền Quản lý kế toán
Với tính chất công việc yêu cầu sự kết nối giữa các phòng ban khác nhau, sinh viên được người hướng dẫn tạo cơ hội để làm việc với các phòng ban trong công ty như Sale, Marketing, Supply Chain, và vinh dự được mời đến phòng làm việc của Giám đốc điều hành Bosch Home Appliances (Việt Nam) - Bà Võ Thị Ngọc Bích để giới thiệu cũng như được chia sẻ về quan điểm, giá trị cốt lõi mà doanh nghiệp luôn theo đuổi và kỳ vọng của công ty đối sinh viên trong thời gian thực tập
Sinh viên bắt đầu công việc hỗ trợ bộ phận Tài chính của công ty trong việc điều chỉnh mức thuế suất đối với các mặt hàng của công ty theo quy định của pháp luật, đối soát và phân loại mặt hàng nào giữ nguyên hay thay đổi mức thuế suất, chuẩn bị cho giai đoạn lên Báo cáo thuế theo quý của công ty Theo dõi và phân loại các giao dịch với công ty khách hàng đã hết hạn bảo lãnh ngân hàng, trực tiếp lưu trữ các chứng từ BG (bảo lãnh ngân hàng) còn hạn để chuẩn bị cho thao tác liên hệ, yêu cầu ngân hàng thực hiện thanh toán Sinh viên có cơ hội được học hỏi và trau dồi thêm nhiều kiến thức, kỹ năng sử dụng hàm trên Microsoft Excel và Mail Merge - Công cụ thiết lập mail tự động theo dữ liệu trang tính
Song song với việc việc hỗ trợ bộ phận Tài chính, sinh viên được hướng dẫn và chia sẻ về quy trình thanh toán tại công ty trong nhiều trường hợp khác nhau, được sự hướng dẫn và đào tạo trực tiếp từ chị Nguyễn Thị Thu Hiền, sinh viên được cung cấp các tài liệu về cách sử dụng, quy trình làm việc trên hệ thống kế toán của công ty, giới thiệu về các đối tượng mà sinh viên sẽ làm việc trực tiếp trong quá trình lập báo cáo quản trị, báo cáo nội bộ theo yêu cầu của công ty
Trong giai đoạn 02, từ 01/08/2023 đến 15/08/2023, các tài khoản liên quan đến Tài chính của sinh viên sẽ được cấp quyền truy cập đầy đủ tính năng cần thiết trong COUPA, SIIM, SAP Sinh viên đảm nhiệm nhiệm vụ thanh toán các khoản phải trả vào thứ 5 hàng tuần theo quy định Ngoài ra, sinh viên được ủy thác công việc kiểm soát thanh toán đối với các nhà cung cấp thường niên của Bosch Home Appliances (Lavie, Phương Đông, New Post, )
Bên cạnh đó, sinh viên được phân công quản lý và theo dõi Bảo lãnh ngân hàng giữa công ty với hai công ty khách hàng là Công ty Cổ phần Thương mại HMH Việt Nam và Công ty Cổ phần Thế Giới Bếp Chuẩn bị các chứng từ liên quan để yêu cầu ngân hàng thanh toán theo Bảo lãnh ngân hàng trước một tuần trước khi hết thời hạn thanh toán, mỗi bộ chứng từ gửi đến Ngân hàng bao gồm: Thư đề nghị thanh toán theo mẫu thỏa thuận giữa Bosch Home Appliances và Ngân hàng bảo lãnh (Phụ lục 14), Bản gốc thư bảo lãnh thanh toán (Phụ lục 15), Hóa đơn (Phụ lục 16), Phiếu giao hàng (Phụ lục 17), Hóa đơn chiếu lệ (Phụ lục 18)
CHƯƠNG 2: QUY TRÌNH THANH TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH ĐỒ GIA DỤNG BSH VIỆT NAM
Quy trình thanh toán phổ biến và phần mềm sử dụng trong quy trình thanh toán tại Công ty TNHH Đồ Gia Dụng BSH (Việt Nam)
Hình 2.1: Các quy trình thanh toán phổ biến tại Bosch Home Appliances
(Sinh viên tổng hợp dựa trên thông tin doanh nghiệp cung cấp)
Tại Bosch Home Appliances (Việt Nam), quy trình thanh toán có phần đặc thù vì buộc phải thông qua sự chấp thuận của bộ phận Tài chính ở Việt Nam và Ấn Độ để đảm bảo tính xác thực và hạn chế tối đa khả năng gian lận, trong 05 quy trình thanh toán phổ biến tại công ty, có 03 quy trình thể hiện rõ nét sự phối hợp làm việc của bộ phận tài chính của hai nước Đầu tiên là quy trình thanh toán Phí tổn sau công tác của các nhân sự cấp cao, đây được xem là quy trình thường niên diễn ra hàng tuần hoặc hàng quý, do đặc thù công việc cần làm việc với các đối tác để đảm bảo nguồn mối quan hệ cung – cầu trong dài hạn, các nhân sự tại Bosch Home Appliances thường xuyên công tác tại trụ sở chính của công ty tại Đức, các chi nhánh ở các nước khác như Singapore, Ấn Độ,… Và sau mỗi đợt công tác, nhân sự đó sẽ thực hiện yêu cầu thanh toán theo quy trình công ty quy định
Tiếp đến là quy trình thanh toán các Khoản phải trả khi có đủ hóa đơn và đơn đặt hàng, đây là quy trình không thể thiếu ở bất kỳ đơn vị kinh doanh nào, khi doanh nghiệp thanh toán cho nhà cung cấp, chủ nợ,… Tại Bosch Home Appliances, quy trình này thường được dùng phổ biến để thanh toán cho đơn vị cung ứng văn phòng phẩm, thực phẩm, đơn vị cung cấp dịch vụ chuyển phát nhanh, vận chuyển và chỉ áp dụng cho những nhà cung cấp đã thực hiện ký kết hợp đồng và đã được tạo mã code riêng cho đơn vị đó
Cuối cùng là quy trình thanh toán các khoản tiền trả trước và tiền đặt cọc, được thực hiện khi nhân sự tại công ty ứng trước một khoản thanh toán chi phí liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp, quy trình thực hiện thanh toán khá tương đồng với quy trình thanh toán Phí tổn sau công tác Tuy nhiên, các khoản trả trước có yêu cầu khắt khe về mức độ trùng khớp giữa khai báo thực tế và thông tin trên chứng từ minh chứng
Về phần mềm được sử dụng trong khâu thanh toán, Bosch Home Appliances chủ yếu sử dụng 02 phần mềm là COUPA và SIIM COUPA là giải pháp phần mềm Account Payable Automation Software với các tính năng và chi phí phù hợp cho các doanh nghiệp từ nhỏ và vừa (SMEs) tới các doanh nghiệp lớn, được đánh giá cao trong lĩnh vực phần mềm Tài chính và Kế toán (Phụ lục 2) COUPA đóng vai trò là phần mềm đầu vào trong quy trình thanh toán, thực hiện tạo Đơn đặt hàng (PO) và trực tiếp gửi PO này theo thứ tự từ Trưởng phòng Kiểm soát và Kế toán cho đến Giám đốc tài chính (CFO) để nhận được sự chấp thuận trước khi bắt đầu quy trình thanh toán (Phụ lục 3)
Trong khi đó, SIIM đóng vai trò là phần mềm đầu ra, trực tiếp thực hiện thanh toán cho khách hàng sau khi nhận được đơn vị thụ hưởng nhận được đầy đủ hàng hóa và dịch vụ từ đơn vị cung cấp với đầy đủ chứng từ, hóa đơn thực tế minh chứng đầy đủ cho tính hiện hữu, phát sinh của quy trình trên
2.1.1 Quy trình thanh toán Phí tổn sau công tác của các nhân sự cấp cao
Hình 2.2: Quy trình thanh toán Phí tổn sau công tác nhân sự cấp cao
(Sinh viên tổng hợp dựa trên thông tin doanh nghiệp cung cấp)
Người yêu cầu thanh toán thực hiện điền mẫu thông tin về thanh toán phí tổn sau công tác theo quy định tại công ty, đảm bảo các thông tin được điền đầy đủ và trùng khớp với thông tin cá nhân của người yêu cầu thanh toán Các thông tin quan trọng bắt buộc phải được trình bày trên biểu mẫu bao gồm: Mã số nhân viên, thông tin cá nhân, vị trí làm việc, thông tin trưởng phòng nếu người yêu cầu là nhân viên trong bộ phận, thông tin CEO hoặc CFO nếu người yêu cầu là trưởng bộ phận, thông tin của CEO hoặc CFO khu vực Đông Nam Á nếu người yêu cầu là CEO hoặc CFO của Bosch Home Appliances (Việt Nam) Số tiền được điền trong biểu mẫu là tổng thành tiền đã bao gồm Thuế GTGT, thuế TTĐB (nếu có) và các phí dịch vụ liên quan
Hình 2.3: Biểu mẫu thông tin về thanh toán phí tổn sau công tác
(Sinh viên tổng hợp dựa trên thông tin doanh nghiệp cung cấp)
Yêu cầu thanh toán chỉ có hiệu lực khi người thực hiện đính kèm đầy đủ các chứng từ liên quan có hiệu lực trong việc minh chứng tính xác thực của khoản chi, đây chính là điều kiện bắt buộc để có thể thực hiện các bước tiếp theo trong quy trình thanh toán phí tổn sau công tác Sau khi hoàn thành mẫu thông tin và chuẩn bị đầy đủ chứng từ, người yêu cầu thanh toán gửi các thông tin trên đến GBS thông qua email (Phụ lục 4)
Bảng 2.1: Chứng từ liên quan đến quy trình thanh toán phí tổn sau công tác
(Sinh viên tổng hợp dựa trên thông tin doanh nghiệp cung cấp)
Quy trình thanh toán Chứng từ minh chứng cần chuẩn bị
Hóa đơn Đơn đặt hàng Phiếu giao hàng Phí tổn sau công tác x
Để xử lý yêu cầu hoàn phí sau công tác, GBS đối chiếu thông tin với chứng từ người yêu cầu cung cấp Đối với phí thuê khách sạn, cần xuất trình hóa đơn hoặc xác nhận chuyển khoản cho đơn vị thụ hưởng Nếu yêu cầu hợp lệ và chứng từ hợp lệ, GBS sẽ nhập vào hệ thống Ngược lại, nếu sai sót hoặc thiếu chứng từ hoặc chứng từ sai lệch, yêu cầu sẽ bị từ chối và trả về người yêu cầu.
Trường hợp yêu cầu thanh toán được nhập lên hệ thống chung của Bosch Home Appliances, GBS sẽ gửi thông báo đến người yêu cầu về thời gian thực hiện thanh toán và gửi yêu cầu ủy quyền ngân hàng thực hiện thanh toán Sau khi nhận được yêu cầu từ GBS, Ngân hàng được ủy quyền sẽ thực hiện phê duyệt và thanh toán theo ngày cố định như thông báo từ trước giữa GBS và người yêu cầu thanh toán
2.1.2 Quy trình thanh toán các Khoản phải trả khi có đủ hóa đơn và đơn đặt hàng
Hình 2.4: Quy trình thanh toán các Khoản phải trả khi có đủ hóa đơn và đơn đặt hàng
(Sinh viên tổng hợp dựa trên thông tin doanh nghiệp cung cấp) Để bắt đầu quy trình thanh toán các khoản phải trả tại Bosch Home Appliances, đầu tiên người thực hiện cần tạo Đơn đặt hàng (PO) trên phần mềm COUPA và hệ thống sẽ tự động gửi các yêu cầu liên quan đến việc chấp thuận đơn đặt hàng đến Trưởng phòng Kiểm soát và Kế toán và Giám đốc tài chính của công ty
Hệ thống sẽ tự động lưu thông tin của đơn vị cung cấp sau khi người thực hiện tiến hành cung cấp và điền thông tin theo mẫu đơn điện tử từ phần mềm COUPA cung cấp Sau khi nhận được sự chấp thuận theo đúng quy trình và Giám đốc tài chính là người chấp thuận cuối cùng, PO chỉ có hiệu lực khi và chỉ khi có đầy đủ sự chấp thuận có những nhân sự có thẩm quyết Sau đó, hệ thống sẽ gửi mẫu PO đã được chấp thuận đến với đơn vị cung cấp theo đúng thông tin được cập nhật
Hình 2.5: Biểu mẫu tạo đơn đặt hàng (PO) trên phần mềm COUPA
(Sinh viên tổng hợp dựa trên thông tin doanh nghiệp cung cấp)
Khi nhận được PO đã được chấp thuận, đơn vị cung cấp tiến hành thực hiện nghĩa vụ cung cấp hàng hóa, dịch vụ theo đúng thỏa thuận và đáp ứng các nội dung trong PO về thời gian giao hàng, số lượng, các chứng từ đơn vị cung cấp cần đính kèm để đảm bảo cho quy trình thanh toán Sau khi người thực hiện nhận được đầy đủ hàng hóa, dịch vụ từ nhà cung cấp đúng theo yêu cầu trên PO và có đầy đủ chứng từ cần thiết như hóa đơn, phiếu giao hàng, (Phụ lục 10, Phụ lục 11)
Bảng 2.2: Chứng từ liên quan đến quy trình thanh toán Khoản phải trả
(Sinh viên tổng hợp dựa trên thông tin doanh nghiệp cung cấp)
Người thực hiện sẽ đảm bảo việc lưu trữ chứng từ đúng quy định phục vụ cho mục đích đối chiếu và tiến hành gửi hóa đơn đến GBS (Bộ phận tài chính tại Ấn độ), nếu không có bất kỳ sai sót nào, GBS tiến hành nhập lên hệ thống SIIM, hóa đơn liên quan đến giao dịch giữa hai bên sẽ xuất hiện trên hệ thống, người thực hiện tiến hành chuyển tiếp đến CFO và Trưởng phòng Kiểm soát và Kế toán để nhận được chấp thuận thanh
Quy trình thanh toán Chứng từ minh chứng cần chuẩn bị
Hóa đơn Đơn đặt hàng Phiếu giao hàng
Khoản phải trả x x x toán Sau khi hóa đơn được chấp thuận, GBS sẽ tiến hành thanh toán theo thời hạn đã thông báo đến nhà cung cấp
Hình 2.6: Hệ thống SIIM hiển thị thông tin hóa đơn khi GBS chấp thuận
(Sinh viên tổng hợp dựa trên thông tin doanh nghiệp cung cấp)
2.1.3 Quy trình thanh toán các Khoản tiền trả trước và tiền đặt cọc
Hình 2.7: Quy trình thanh toán các Khoản tiền trả trước và tiền đặt cọc
(Sinh viên tổng hợp dựa trên thông tin doanh nghiệp cung cấp) Để tiến hành quy trình thanh toán trên, người yêu cầu thanh toán cần thực hiện điền mẫu thông tin như các quy trình khác và bắt buộc đính kèm các thông tin liên quan đến khoản tiền trả trước và đặt cọc, quy trình thanh toán các khoản tiền trả trước và tiền đặt cọc yêu cầu tương đối khắt khe hơn so với các quy trình thanh toán khác bởi đây là quy trình có rủi ro xảy ra tình huống khai huống, phục vụ cho mục đích tư lợi cao Biểu mẫu thông tin về thanh toán tiền trả trước và đặt cọc được quy định sử dụng đồng nhất tại tất cả chi nhánh Bosch Home Appliances và đơn vị chỉ chấp nhận biểu mẫu đã quy định, trường hợp người thực hiện tự ý thay đổi thông tin, biểu mẫu sẽ bị xem như vô hiệu
Hình 2.8: Biểu mẫu thông tin về thanh toán tiền trả trước và đặt cọc
(Sinh viên tổng hợp dựa trên thông tin doanh nghiệp cung cấp)
Với quy trình trên, các chứng từ buộc phải đáp ứng đầy đủ tất cả yêu cầu và mẫu thông tin yêu cầu thanh toán trước khi gửi đi phải được ký và xác nhận bởi người yêu cầu thanh toán, trưởng bộ phận của người yêu cầu, trưởng phòng kiểm soát và kế toán và giám đốc tài chính của Bosch Home Appliances
Bảng 2.3: Chứng từ liên quan đến quy trình thanh toán Tiền trả trước – đặt cọc
(Sinh viên tổng hợp dựa trên thông tin doanh nghiệp cung cấp)
NHẬN ĐỊNH VỀ QUÁ TRÌNH THỰC TẬP TẠI CÔNG TY TNHH ĐỒ GIA DỤNG BSH (VIỆT NAM)
Bài học sau quá trình thực tập tại Bosch Home Appliances (Việt Nam)
3.1.1 Về chuyên môn nghiệp vụ Đầu tiên, sinh viên được tiếp cận và làm quen với môi trường, văn hóa doanh nghiệp và đặc biệt là môi trường làm việc liên quan đến chuyên ngành Kế toán mà sinh viên đang theo đuổi Sinh viên được hướng dẫn những công việc từ căn bản như lưu trữ chứng từ tài liệu sao cho phù hợp, chuẩn mực và dễ dàng trong việc đối chiếu cho đến những công việc chuyên sâu của một kế toán viên và ý thức được vai trò của bộ phận Tài chính trong việc duy trì sự tồn tại và phát triển của một doanh nghiệp
Sau đó, sinh viên được áp dụng những kiến thức được giảng dạy tại các học phần liên quan trực tiếp đến chuyên ngành như Nguyên lý kế toán, Kế toán tài chính vào quy trình thanh toán thực tế tại doanh nghiệp như sinh viên đã giới thiệu để nhận thấy được giá trị của việc nắm vững những kiến thức chuyên ngành, làm nền tảng cho việc đáp ứng các kỹ năng của công việc trong thực tiễn Bên cạnh lĩnh vực Kế toán, sinh viên được tạo cơ hội học hỏi thêm và áp dụng những kiến thức của những học phần khác như Tiền tệ ngân hàng, Quản trị tài chính khi được Trưởng bộ phận phân công làm việc trực tiếp với Ngân hàng bảo lãnh của khách hàng và tiếp cận với những khái niệm từng được giảng dạy tại trường như thư bảo lãnh, thư tín dụng, hóa đơn chiếu lệ,
Bên cạnh đó, sau khi được làm việc với Báo cáo thuế tại doanh nghiệp theo quý, theo năm, sinh viên thấy được mối quan hệ rõ ràng giữa những lý thuyết trong học phần Thuế và Hệ thống Thuế Việt Nam và Kế toán thuế Chính mối quan hệ này đã giúp sinh viên ý thức được tầm quan trọng của việc áp dụng lý thuyết, kiến thức tích lũy vào môi trường thực tế để không chỉ đơn thuần là hiểu biết mà đó phải là kinh nghiệm để phục vụ cho quá trình phát triển bản thân trong chuyên ngành sinh viên theo đuổi
Từ đặc thù của bộ phận Tài chính tại Bosch Home Appliances (Việt Nam) khi các quy trình liên quan đến thanh toán sẽ được phối hợp thực hiện bởi bộ phận Tài chính của tập đoàn Bosch Home Appliances có trụ sở tại Việt Nam, Ấn độ và Singapore, sinh viên được cải thiện về kỹ năng ngoại ngữ trong giao tiếp, thư tín và soạn thảo văn bản, hợp đồng song ngữ Tạo điều kiện để sinh viên được tiếp cận với những thuật ngữ chuyên ngành được giảng dạy trong các học phần tại Trường Đại học Ngoại thương Cơ sở II tại
TP.HCM như Kế toán quốc tế, Tiếng anh chuyên ngành 1, Tiếng anh chuyên ngành 2,
Từ đó, sinh viên đúc kết ra được tầm quan trọng của việc xây dựng một nền tảng ngoại ngữ vững chắc tại môi trường Đại học
Sinh viên được đào tạo nhuần nhuyễn khả năng sử dụng Microsoft Excel, thành thạo các thao tác cơ bản và nâng cao Điều này giúp các em lưu trữ và xử lý hiệu quả các chứng từ quan trọng của công ty Hơn nữa, việc sử dụng các hàm thông dụng và nâng cao trong Excel giúp cải thiện đáng kể hiệu suất công việc, đẩy nhanh quá trình làm việc, từ đó đối chiếu kết quả kinh doanh, số thuế đầu vào và đầu ra một cách nhanh chóng và chính xác.
3.1.3 Về định hướng nghề nghiệp
Sau quá trình thực tập tại Bosch Home Appliances, sinh viên nhận thấy vai trò của kế toán viên trong một đơn vị kinh doanh và tài chính có thể xem là cột sống và là một trong những nền tảng vững chắc mà bắt buộc mọi doanh nghiệp nào mong muốn tồn tại và phát triển lâu dài đều phải xây dựng, đầu tư và không ngừng củng cố Với bối cảnh kinh tế Việt Nam đang trong giai đoạn suy thoái, và phác họa về tỷ lệ đào thải cao đột biến trong tương lai, sinh viên luôn ý thức được việc không ngừng hỏi hỏi và xây dựng một nền tảng vững chắc về kiến thức chuyên ngành, kỹ năng nghiệp vụ phối hợp cùng với kinh nghiệm thực tiễn để đảm bảo những kiến thức tích lũy có giá trị và có khả năng ứng dụng trong một công việc cụ thể
Theo lời khuyên của các chuyên gia doanh nghiệp, sinh viên theo ngành Tài chính, Kế toán, Kiểm toán cần trang bị chứng chỉ hành nghề để nâng cao năng lực và kỹ năng thực tiễn, đồng thời trở nên hấp dẫn hơn trong mắt nhà tuyển dụng Nhờ trải nghiệm thực tế tại các doanh nghiệp, sinh viên sẽ hiểu rõ hơn về bản chất công việc kế toán, đưa ra quyết định chính xác hơn khi lựa chọn giữa nghề kế toán và kiểm toán.
Đề xuất, góp ý để cải thiện môi trường làm việc tại Công ty TNHH Đồ Gia Dụng
Từ những đúc kết trong quá trình thực tập, sinh viên nhận thấy rằng việc cài đặt các hệ thống, phần mềm vào máy tính công ty cung cấp khá phức tạp và mất khá nhiều thời gian để đảm bảo các phần mềm được cài đặt có thể đi vào hoạt động và thực hiện tất cả tính năng đáp ứng yêu cầu của từng vị trí, từng phòng ban, đặc biệt đối với phòng Tài chính Chính vì thế, tập đoàn Bosch nên xem xét quyết định tuyển dụng và đào tạo nhân sự bộ phận kỹ thuật trực tiếp tại Bosch Home Appliances (Việt Nam) thay vì phải thông qua hình thức trực tuyến, khá khó khăn trong giao tiếp và xử lý đúng theo yêu cầu
Bosch Home Appliances (Việt Nam) vẫn gặp khá nhiều khó khăn trong việc chủ động tuyển dụng các vị trí để đáp ứng yêu cầu cũng như khối lượng công việc, mọi đề xuất về tuyển dụng chỉ được thực hiện khi tập đoàn Bosch đưa ra kế hoạch và vị trí cụ thể cần tuyển, chính vì thế mà công ty khó tránh được tình huống mất cân bằng về nhân lực giữa các phòng ban Đây là điều mà Bosch Home Appliances cần chủ động trao đổi để đảm bảo sự hợp lý về nguồn nhân lực giữa các phòng ban, nếu không kịp thời xử lý sự việc trên sẽ gây ra sự quá tải đối với một số phòng ban nhất định.
Khảo sát ý kiến của nhân viên về môi trường làm việc tại Công ty TNHH Đồ
Theo mẫu khảo sát sinh viên gửi đến nhân sự tại Bosch Home Appliances từ 25/07/2023, sinh viên nhận được 30 phản hồi và kết quả thu được từ khảo sát như sau:
Hình 3.1: Biểu đồ thể hiện Mức độ hài lòng về Môi trường làm việc
(Sinh viên tổng hợp dựa trên kết quả khảo sát)
Dựa trên kết quả từ thu được từ mẫu khảo sát, 76,67% trong tổng số 30 phản hồi (tương ứng 23 trên 30 phản hồi) từ nhân viên tại Bosch Home Appliances cho rằng bản thân hài lòng với môi trường làm việc hiện tại của công ty Và 23,33% (tương ứng 7 trên
30 phản hồi) cho rằng họ rất hài lòng về môi trường làm việc Ngoài ra, không có phản hồi nào bày tỏ sự không hài lòng hoặc rất không hài lòng về môi trường làm việc tại đây
Các phản hồi cho rằng thiết kế không gian tại Deutsches Haus (Tòa nhà Đức) tiên tiến tạo cảm giác thoải mái trong quá trình làm việc, đặc biệt trong việc sử dụng thẻ từ cho việc di chuyển, đảm bảo nhân viên chỉ lên được đúng tầng làm việc của công ty, hạn chế phần nào việc người ngoài công ty ra vào, tạo nên sự bất tiện trong không gian làm việc Bên cạnh đó, thời gian làm việc tương đối thoải mái, không yêu cầu khắt khe về việc chấm công hoặc quy định thời gian phải có mặt tại công ty, chỉ cần đảm bảo tiến độ công việc trong ngày và trong tuần
Hình 3.2: Biểu đồ thể hiện Mức độ hài lòng về Khối lượng công việc
(Sinh viên tổng hợp dựa trên kết quả khảo sát)
Ngoài ra, sinh viên thực hiện khảo sát mức độ hài lòng về Khối lượng công việc tại đây sau khi nhận ra một số điểm không cân bằng về khối lượng công việc giữa các phòng ban trong thời gian thực tập Từ mẫu khảo sát thu được 56,67% trong tổng số 30 phản hồi (tương ứng 17 trên 30 phản hồi) cho rằng họ cảm thấy hài lòng về Khối lượng công việc tại Bosch Home Appliances Đồng thời, sinh viên nhận được 9 trên 30 phản hồi (tương ứng 30%) thể hiện sự rất hài lòng về khối lượng công việc cũng như sự hợp lý trong phân chia công việc tại đây
Tuy nhiên tại khảo sát về Khối lượng công việc, sinh viên đã nhận được 4 phản hồi (tương ứng 13,33%) bày tỏ sự không hài lòng với khối lượng công việc tại công ty Để hiểu rõ hơn về nguyên nhân không hài lòng, sinh viên đã tiến hành trao đổi và chia sẻ với đại diện đưa ra phản hồi trên Sau đó, sinh viên rút ra được nguyên nhân xuất phát từ việc số lượng nhân sự tại các phòng ban không được phân bố hợp lý, một số phòng với khối lượng công việc tương đối những nhân sự lại nhiều vượt trội hơn các phòng còn lại Bên cạnh đó, một số phòng ban như phòng tài chính với khối lượng công việc và đầu việc cần phải thực hiện theo tuần, tháng, quý cao vượt trội tuy nhiên số lượng nhân sự lại ít nhất trong tất cả các phòng ban.