LỜI CẢM ƠN Với vốn kiến thức rộng lớn đã được tiếp thu, học hỏi trong suốt khoảng thời gian ngồi trên ghế giảng đường, cũng như sự tìm tòi thông qua các tài liệu học thuật, bài báo khoa
GIỚI THIỆU
Công ty TNHH BuyMed và Sàn thương mại điện tử Thuocsi.vn
BuyMed là startup về phân phối thuốc của Việt Nam với mục tiêu thay đổi mạng lưới phân phối dược phẩm tại Đông Nam Á Công ty khởi nghiệp này cho biết vừa huy động thành công 2,5 triệu USD từ vòng Seria A Nhà đầu tư là Chương trình tăng tốc giới nghiệp giai đoạn đầu của Sequoia Capital Ấn Độ và Genesia Venture
Mục tiêu của BuyMed: Trong tương lai, BuyMed hướng đến không những giúp phát triển hệ thống Y tế tại Việt Nam mà còn là nền tảng hiện đại hóa các kênh phân phối truyền thống Trong chuỗi phân phối hiện tại, có khá nhiều doanh nghiệp, cá nhân và tổ chức khác nhau tham gia Với tầm nhìn này, BuyMed dần thay đổi các kênh phân phối lâu đời, giúp nâng cao chất lượng y tế đến mọi vùng miền nhằm duy trì chất lượng cuộc sống
Sứ mệnh: Ứng dụng công nghệ tối đa để cho ra mô hình giải quyết các vấn đề Y Tế một cách nhanh chóng hiệu quả và chất lượng cao
Thành lập năm 2018, BuyMed ra mắt nền tảng phân phối thuốc với tên gọi Thuocsi.vn
Hình 1 Sàn thương mại điện tử thuocsi.vn
Sau 12 tháng vận hành, doanh thu của BuyMed tăng gấp 3 lần Hiện đơn vị lên kế hoạch mở rộng phân phối sang lĩnh vực mỹ phẩm, thiết bị và dịch vụ y tế, thực phẩm chức năng… BuyMed đặt mục tiêu trở thành một sàn trực tuyến, đưa sản phẩm đến các đơn vị cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe tại khu vực
Hiện tại, nền tảng thuocsi.vn đang phục vụ khoảng 7.000 nhà thuốc, phòng khám và bệnh viện trên toàn quốc — với tốc độ tăng trưởng 250% trong vòng 6 tháng vừa qua
BuyMed đồng thời cũng mở rộng mạng lưới 700 nhà sản xuất, phân phối, và cung cấp của mình để đảm bảo sản phẩm đến tay người dùng đã được xác minh, an toàn và giao hàng đến đúng hạn Đồng thời, BuyMed cũng đang hướng đến mục tiêu bổ sung các danh mục sản phẩm khác trong lĩnh vực chăm sóc sức khoẻ như mỹ phẩm, thiết bị y tế, thực phẩm chức năng, và dịch vụ y tế để trở thành trang thương mại trực tuyến toàn diện, góp phần nâng cao chất lượng y tế tại các thị trường đang phát triển
Thuocsi.vn được thành lập từ năm 2018, là một trong những startup thành công dẫn đầu trong lĩnh vực công nghệ về y tế và dịch vụ y tế
Hiện tại Thuocsi là nền tảng bao gồm website và ứng dụng di động cung cấp và phân phối thuốc và dược phẩm cho hơn 1.000 nhà thuốc và phòng khám trên khắp Việt Nam, đồng thời Thuocsi đang dần mở rộng mạng lưới phân phối thuốc và dược phẩm của mình ra các nước trong khu vực Đông Nam Á như Cambodia
Lợi thế của Thuocsi.vn
Trong tương lai, thuocsi.vn hướng đến không những giúp phát triển hệ thống Y tế tại Việt Nam mà còn là nền tảng hiện đại hóa các kênh phân phối truyền thống Trong chuỗi phân phối hiện tại, đã có nhiều doanh nghiệp, cá nhân và tổ chức khác nhau tham gia trong chuỗi phân phối của chúng tôi Với tầm nhìn này, chúng tôi dần thay đổi các kênh phân phối lâu đời, giúp nâng cao chất lượng y tế đến mọi vùng miền nhằm duy trì chất lượng cuộc sống.
Thuocsi Seller Center (TSC)
1.2.1 Các bộ phận của TSC
Bộ phận Vai trò Mục tiêu
Seller onboard Mời seller mới gia nhập vào sàn để seller tham gia bán các sản phẩm của họ lên sàn Thuocsi.vn
Công việc: Tư vấn, chăm sóc Seller thời gian đầu trước khi nhập kho
Onboard thật nhiều seller chất lượng, đăng ký tài khoản – đăng tải sản phẩm – nhập hàng vào kho
Seller operation Hỗ trợ seller về các mặt khi vận hành bao gồm: Duyệt sản phẩm, hỗ trợ nhập kho,
Hỗ trợ seller onboard, seller service hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình
7 thông tin về doanh thu – đối soát – thanh toán, xuất hóa đơn
Seller engagement Phụ trách fanpage Thuocsi
Seller Center, chạy marketing chương trình khuyến mãi, làm landing page hoặc các hoạt động khác quảng bá thương hiệu cho seller Đề xuất nhiều campaign phù hợp để seller tham gia, có những sản phẩm truyền thông ấn tượng
Seller Service Bộ phận mới: Đứng giữa seller onboard và seller operation, người hỗ trợ seller trực tiếp khi seller gặp bất kỳ khó khăn gì khi hoạt động tại TSC
Xoa dịu seller khi seller mất bình tĩnh, giúp seller đi đường xa với TSC
1.2.2 Hình thức hoạt động của TSC
Thuocsi Seller Center là hình thức sàn thương mại điện tử phân phối các sản phẩm liên quan tới Dược, bảo vệ sức khỏe, thực phẩm chức năng, hàng tiêu dùng, dược mỹ phẩm
Hình thức hoạt động tương tự sàn thương mại điện tử Lazada, Shoppe, Tiki Tuy nhiên khác ở một số điểm bao gồm: Đặc điểm Thuocsi Seller Center Lazada Shopee, Tiki Đối tượng khách hàng Nhà thuốc, quầy thuốc, phòng khám
Người tiêu dùng nhỏ lẻ Đặc điểm sản phẩm Mạnh về thuốc, thực phẩm bảo vệ sức khỏe, thực phẩm chức năng, dụng cụ y tế, dược mỹ phẩm
Mạnh về hàng tiêu dùng, sách, đồ chơi
Giá cả sản phẩm ƯU TIÊN giá sỉ Giá lẻ
Mỗi sản phẩm/ 1 giá duy nhất
Mỗi sản phẩm/ Nhiều giákhác nhau
MÔ TẢ CÔNG VIỆC: VỊ TRÍ THỰC TẬP SELLER ONBOARDING
Mô tả công việc
Phần mô tả công việc của công ty Các công việc tiếp cận
Hỗ trợ Nhà cung cấp đăng kí tài khoản trên hệ thống Thuocsi Seller Center
Trao đổi với nhà cung cấp và điều khoản hợp đồng, chính sách và biểu phí, đồng thời hỗ trợ kích hoạt tài khoản bán hàng cho nhà cung cấp
Phối hợp với các phòng ban và phổ biến quy trình làm việc với Nhà cung cấp
Làm việc với các phòng ban như:
Operations, Warehouse, Account team,… Đào tạo và hướng dẫn Nhà cung cấp mới về quy trình và cách quản lý tài khoản trên hệ thống bán hàng Thuocsi
Hướng dẫn và hỗ trợ Nhà cung cấp trong việc vận hành gian hàng, cũng như các thao tác trên hệ thống bán hàng
Sellercenter.thuocsi.vn Kiểm tra và đảm bảo người bán có đủ điều kiện để kích hoạt tài khoản Nhà cung cấp của họ trên hệ thống (Hệ thống bán hàng sẽ duy trì hoạt động bán hàng cho Nhà cung cấp) Đảm bảo tính pháp lý, đầy đủ các giấy tờ yêu cầu và liên tục kiểm tra, theo dõi các
Nhà cung cấp đủ điều kiện bán hàng trên sàn,…
Mục tiêu đề ra cho kỳ thực tập tại BuyMed – Thuocsi.vn
Bản thân em đã có bước chuẩn bị khá kỹ lưỡng khi ứng tuyển vào vị trí thực tập sinh tại công ty Em đã đọc kỹ những yêu cầu và phần mô tả công việc cho vị trí Seller
Onboarding Intern trên trang tuyển dụng, từ đó lập lên một bảng mục tiêu theo sát quá trình làm việc trong phạm vi thời gian và khả năng của sinh viên thực tập, kèm theo phần tự đánh giá theo mẫu sau:
Thời gian Công việc dự kiến Tự đánh giá
Làm việc với môi trường làm việc và con người Làm quen công việc: Đọc các tài liệu hướng dẫn và áp dụng cho các nhiệm vụ đầu tiên
Nắm bắt các thông tin về văn hóa và hoạt động của công ty
Làm quen việc giao tiếp với nhà cung cấp thông qua các cuộc gọi
Làm quen với quy trình vận hành của sàn thương mại điện tử thuocsi.vn và hệ thống bán hàng sellercenter.thuocsi.vn Báo cáo công việc cuối ngày
Tốc độ làm quen với công việc nhanh hơn so với dự kiến
Kịp thời nắm bắt được văn hóa của công ty
Bước đầu làm quen với cách vận hành của sàn, ghi nhớ được các thao tác cơ bản và cần thiết nhất
Không có thời gian để các anh chị hướng dẫn cụ thể mà trực tiếp bắt tay vào thực hành Đã có những thành tích nhỏ trong việc đáp ứng KPI
Thu thập dữ liệu các nhà cung cấp
Làm quen với quy trình vận hành của sàn thương
Thu thập được một lượng đáng kể dữ liệu và khách hàng bao gồm tên, số điện thoại và email liên hệ công
11 mại điện tử thuocsi.vn và hệ thống bán hàng sellercenter.thuocsi.vn Tìm kiếm các Nhà cung cấp tiềm năng và thuyết phục họ hợp tác
Hỗ trợ đăng tải sản phẩm cho các Nhà cung cấp doanh nghiệp lớn
Báo cáo công việc cuối ngày việc; Có ghi chú rõ ràng để đánh giá về Nhà cung cấp sau khi liên hệ
Thân thuộc vào hệ thống bán hàng, các thao tác trên sàn
KPI tăng so với hai tuần trước, đây là một tín hiệu đáng mừng
Tự tìm hiểu cách giải quyết các vấn đề phát sinh trong việc hành gian hàng và đưa ra các hỗ trợ tốt nhất cho Nhà cung cấp
Tập trung vào các mặt hàng liên quan đến thiết bị y tế, tìm hiểu các thông tin liên quan đến các thiết bị được mở bán trên sàn và tham khảo giá cả
Tiếp tục săn các Nhà cung cấp tiềm năng với các mặt hàng mới để nhanh chóng mở bán
Có thể đưa ra các giải pháp để khắc phục những trường hợp phát sinh; Báo cáo các trường hợp bị lỗi cho quản lý, phối hợp với các phòng ban khác để đưa ra hướng hỗ trợ tốt nhà cho Nhà cung cấp
Nắm bắt được một số thông tin hữu ích liên quan đến thiết bị y tế, thông tin về giấy tờ kèm theo và quy cách của từng loại sản phẩm
KPI tăng rõ rệt, vượt qua mục tiêu đề ra
Báo cáo công việc cuối ngày
Thả nhẹ tiến độ, chuyển từ tập trung tìm kiếm Nhà cung cấp sang tập trung săn các sản phẩm bán chạy để mở bán trên sàn Thay đổi cách tư vấn cho Nhà cung cấp, chọn lọc lựa chọn thông tin để đánh vào tâm lý của đối tác
Tăng giờ làm việc tại nhà, hỗ trợ Nhà cung cấp kịp thời trong các tình huống gấp
Báo cáo công việc cuối ngày
Tìm kiếm các danh mục sản phẩm tiềm năng bán trên sàn thông qua các web bán hàng và các sàn thương mại điện tử lớn
Dựa vào các thông tin được chọn lọc tiết kiệm thời gian tư vấn cho Nhà cung cấp, đưa ra những thông tin cần thiết theo cách dễ hiểu nhất và tạo được tâm thế có lợi cho đối tác
Tiếp tục duy trì phong độ trong việc chạy KPI
Phát triển công việc: Lên ý tưởng cho việc đẩy mạnh các sản phẩm thiết bị y tế đến với khách hàng thông qua sàn thương mại điện tử Tổng kết công việc: tổng kết tất cả những gì đã làm qua trong giai đoạn thực tập để đúc kết kiến thức,
Tích lũy cho bản thân những kiến thức, hiểu biết và những điều cần lưu ý thông qua quá trình thực tập Định hướng được tương lai của bản thân và vạch ra những mục tiêu cụ thể
13 kinh nghiệm và viết báo cáo thực tập
Các mốc thời gian chính trong một ngày làm việc tại BuyMed – Thuocsi.vn
Thời gian Công việc Ghi chú
9h Bắt đầu làm việc Công ty điểm danh thông qua báo cáo công việc hằng ngày
9h – 12h Làm phần việc được giao
Kiểm tra tình hình bán hàng của các Nhà cung cấp
Giải lao sau 60 phút làm việc, công ty có quầy phục vụ riêng nên thường dùng café để giữ sự tỉnh táo
Các công tác tương tự được lặp lại mỗi ngày, vị trí thực sinh chỉ yêu cầu 3 ngày/ tuần nên được chia ra đều đặn Nhìn chung, một ngày làm việc tại BuyMed của nhân viên khá bận rộn Trong văn phòng, điện thoại nội bộ liên tục reo để trao đổi giữa các phòng ban về một dự án nào đó Các anh chị luôn tất bật phân phối công việc và hỗ trợ nhau hết mình Dù quỹ thời gian có vẻ eo hẹp, trên thực tế, mọi người vẫn luôn dành ra ít phút giải lao giữa giờ để nói vài câu đùa vui với nhau nhằm xoa dịu bầu không khí căng thẳng Đặc biệt, vào giờ ăn trưa, một số anh chị từ các bộ phận khác cũng tập trung đến bộ phận Seller Center để cùng đặt cơm và ăn cùng nhau Những khoảnh khắc như vậy đôi khi gợi nên cảm giác thân thuộc và sôi nổi nơi giảng đường Chính sự vui vẻ và năng động của từng cá nhân đã góp phần xây dựng nên một ngày làm việc hiệu quả
CÁCH SỬ DỤNG HỆ THỐNG SELLERCENTER.THUOCSI.VN
Thống kê bán hàng
Để phục vụ cho việc theo dõi doanh thu của từng sản phẩm, bao gồm cả số lượng sản phẩm đã bán – số lượng đơn hàng của seller Tính năng này sẽ giúp seller có thể theo dõi các sản phẩm của mình một cách kỹ lưỡng hơn
Hình 2 Hình ảnh thống kê doanh thu của từng sản phẩm
Lợi ích cụ thể của tính năng nay bao gồm:
• Biết được sản phẩm nào đang bán chạy – sản phẩm nào tốc độ bán còn chậm
• Định hướng phát triển từng sản phẩm phù hợp
• Có những biện pháp phù hợp để tăng doanh thu và mức độ nhận diện thương hiệu của sản phẩm.
Hồ sơ
Phần thông tin mục hồ sơ là cực kỳ quan trọng, các Thuocsi-er sẽ phụ thuộc vào các thông tin này để thực hiện giao dịch với khách hàng Các thông tin quan trọng bao gồm:
• Thông tin người phụ trách bao gồm số điện thoại – email (Riêng Onboard phải nắm được tên người phụ trách khi giao tiếp qua zalo)
• Tên tổ chức (nếu đăng ký thuộc diện doanh nghiệp): SO phải dặn seller đặt tên công ty đầy đủ - rõ ràng vì tên công ty sẽ hiện lên trang web
• Khu vực bán: Khu vực bán này sẽ là khu vực quyết định sản phẩm sẽ bán được ở đâu
Nên chú ý phần này, nếu seller chỉ gửi hàng ở kho HCM thì cho bán miền Nam, chỉ gửi kho HN thì cho bán miền Bắc, gửi được 2 kho thì bán toàn quốc Hạn chế sử dụng tab bán hàng theo khu vực miền Nam (Theo địa lý) và miền bắc (theo địa lý)
Hình 3 Thông tin chi tiết
Phần thông tin hóa đơn và thông tin thanh toán:
• Thông tin hóa đơn: Cần bổ sung khi seller là Doanh nghiệp, cần Thuocsi hỗ trợ xuất hóa đơn dịch vụ
• Thông tin thanh toán: Cần bổ sung với tất cả seller trên sàn (Seller cá nhân và seller doanh nghiệp – kể cả khi chưa được ký hợp đồng vẫn phải điền thông tin) – Để khi
16 tới kỳ đối soát tiếp theo, kế toán có thể gửi tiền vào tài khoản và bên seller không phải đợi Đồng thời, đối với doanh nghiệp: tài khoản thụ hưởng tiền thanh toán phải là tài khoản công ty – nếu là tài khoản cá nhân thì phải là cá nhân người đại diện pháp luật, trường hợp là cá nhân khác phải có giấy ủy quyền từ người đại diện pháp luật cho doanh nghiệp
Hình 4 Thông tin hóa đơn, thanh toán
Các thông tin trên muốn chỉnh sửa phải làm như sau:
• Thông tin chi tiết: Seller muốn thay đổi phải gửi vào mail banhang@thuocsi.vn
Tiêu đề mail : [Tên seller – Mã ID] : Đổi thông tin nhà bán Nội dung mail: Đổi sang thông tin mới (Áp dụng cho các trường hợp đổi tên người phụ trách, đổi khu vực bán,…)
• Thông tin hóa đơn và thông tin thanh toán: Để tránh bị ăn cắp tài khoản , hack nick, đổi tài khoản thanh toán, Thuocsi chỉ cho seller cập nhật lần đầu tiên, sau đó bắt đầu từ lần sau khi muốn đổi thông tin phải gửi vào mail banhang@thuocsi.vn Tiêu đề:
[Tên seller – Mã ID]: Đổi thông tin hóa đơn/Đổi thông tin thanh toán
Quản lý sản phẩm
Trong mục quản lý sản phẩm có 2 tính năng: 1 là quan sát và theo dõi các sản phẩm mà seller đã đăng lên, trong mục này seller có thể theo dõi và quan sát nhiều thứ bao gồm:
• Trạng thái sản phẩm: Bình thường/Ngưng bán/Hết hàng
• Sản phẩm đã được duyệt chưa dựa trên các hình thức: Đang bán/Chờ kiểm duyệt/Từ chối
• Mã sản phẩm ID (Do Thuocsi quy định, Mã bán hàng do Seller quy định)
Hình 5 Thông tin sản phẩm
Tính năng thứ hai: Đăng tải sản phẩm Với tính năng này seller có thể chọn 1 trong 2 cách đăng sau:
1 Đăng tải từng sản phẩm riêng lẻ theo quy trình 3 bước 2 Đăng tải hàng loạt bằng tính năng (up file excel theo mẫu của Thuocsi) rồi bổ sung hình ảnh và file công bố sản phẩm sau
Hình 6 Đăng tải sản phẩm
Hình 7 Tạo sản phẩm – Trang 1
Hình 8 Tạo sản phẩm – Trang 2
Hình 9 Tạo sản phẩm – Trang 3
Hình 10 Tạo sản phẩm – Trang 4
Những điều quan trọng khi đăng tải sản phẩm:
1 Tên sản phẩm: Đặt tên đúng quy cách theo hướng dẫn trong file word (nếu không sản phẩm sẽ không được duyệt)
2 Thuế VAT: Có/Không (Nếu có là bao nhiêu %) Với seller cá nhân thường không xuất được hóa đơn đỏ, phải để sản phẩm KHÔNG CÓ THUẾ VAT, tương tự với seller doanh nghiệp không muốn sản phẩm có thuế VAT Với seller doanh nghiệp để thuế VAT, cần phải XHĐ đầy đủ cho các nhà thuốc yêu cầu XHĐ
3 Khu vực bán: Chú ý chọn đúng khu vực mình muốn bán và nơi mà mình có thể gửi hàng ra kho) Các địa bàn khu vực miền Bắc do kho HN đảm nhận, các địa bàn khu vực miền Nam do kho SG đảm nhận (Em sẽ gửi hình cho mình về phân chia khu vực bán)
4 Giá sản phâm: Giá bán hàng theo doanh thu/Giá bán hàng niêm yết (Bên dưới sẽ giải thích cụ thể về 2 giá bán này)
5 Nhóm sản phẩm: Chọn đúng nhóm sản phẩm – ngành hàng như trên giấy công bố sản phẩm để sản phẩm hiện đúng trên nhóm tại trang web
21 thuocsi.vn Giup nhà thuốc và phòng khám dễ dàng tìm kiếm và đặt hàng sản phẩm.
Quản lý combo
Combo là những sản phẩm seller muốn tạo kiểu:
- Mua 5 tặng 1: Là 6 sản phẩm cùng loại nhưng tính tiền 5 sản phẩm - Mua 5 sp A tặng 2 sp B: Là combo các sản phẩm khác loại Đặc điểm của tạo combo: Combo không bán vĩnh viễn mà chỉ bán trong 1 thời gian nhất định được seller cài đặt trong phần thời gian Điều kiện tạo combo: Sản phẩm có sẵn trong kho, tồn kho tối thiểu là 10 Với những seller lần đầu nhập kho, thì cần phải biết được sản phẩm của seller đó bán được hay không mới cho tạo combo Vì vậy, combo chỉ được tạo sau khi seller nhập hàng vào kho lần thứ 2 trở lên Đồng thời có một số điều kiện chi tiết hơn xin vui lòng xem trong Thuocsi Helpwise: https://thuocsihotro.helpwise.help/articles/218047-sc-hng-dn-tocombo-trn- seller-center
Với chức năng này: Khi seller bán sản phẩm sẽ không cần tự gói theo kiện combo như trước, chính nhân viên kho Thuocsi sẽ hỗ trợ seller đóng gói theo combo.
Quản lý đơn hàng
➢ Mục này có 2 tính năng: Danh sách đơn hàng và Danh sách hóa đơn
➢ Có 7 trạng thái đơn hàng cần quan tâm:
1 Chờ xác nhận: Đơn hàng đã được đặt, đang chờ thuocsi xác nhận thông tin khách hàng và các yếu tố khác
2 Đã xác nhận: Thuocsi đã xác nhận đơn và đang lên kế hoạch giao cho khách hàng 3 Đang xử lý: Đơn đang được đóng gói
4 Đang giao: Đơn đã xuất kho và trong quá trình vận chuyển tới khách hàng 5 Đã giao hàng: Đơn đã giao thành công
6 Hoàn tất: Đơn hàng đã được giao 7 Đã hủy: Đơn bị hủy
• Seller thường hỏi lý do tại sao bị hủy đơn hàng, có rất nhiều lý do thực tế khiến đơn hàng bị hủy bao gồm: Seller nhập kho chậm (Kho quá hạn 3 ngày nên không chờ nữa) – Đơn ở trạng thái GẤP, kho buộc phải chuyển đi ngay dù chưa fulfil hết hàng của người mua – Khách hàng hối Dù là lý do nào, cần trả lời Seller là vì lý do khách quan như: Thuocsi đã hỗ trợ giữ đơn nhưng nhà thuốc hối thúc buộc khi phải cho đơn đi (Tránh nói lý do thứ hai là do kho tự đi – seller sẽ giẫy đó)
• Khi nào cần xuất hóa đơn?
Chỗ cột yêu cầu XHĐ có dấu tích xanh Đồng thời, đơn hàng đã ở trạng thái hoàn tất, trong vòng 10 ngày sau khi đơn hàng hoàn tất seller phải XHĐ Nếu không XHĐ sẽ bị tính là quá hạn và tính phí phạt seller
• Thông tin để xuất hóa đơn?
Trong mã đơn hàng sẽ có thông tin nhà thuốc để seller thực hiện xuất hóa đơn
Hình 11 Quản lý trạng thái đơn hàng
Hình 12 Thông tin chi tiết để seller xuất hóa đơn
Khuyến mãi
Khuyến mãi có 2 mục chính là Quản lý khuyến mãi và chương trình khuyến mãi
• Quản lý khuyến mãi là tổng hợp các chương trình khuyến mãi mà seller đang tham gia hiện tại
• Chương trình khuyến mãi: Thông báo các chương trình khuyến mãi đang có/sắp có để seller tham khảo và đăng ký tham gia.
Đối soát doanh thu
➢ Hướng dẫn cách xem đối soát doanh thu tại đây: https://thuocsihotro.helpwise.help/articles/216853-sc-cch-xem-i-sot-doanh-thu
➢ Phần đối soát này seller có thể tải file excel về phần thao tác để xem cụ thể từng con số Dựa vào danh sách đơn hàng “đã hoàn tất” seller có thể đối chứng với tổng thanh toán của mình
• Lưu ý: Thời gian XHĐ (trong vòng 09 ngày kể từ ngày đơn hàng hoàn tất), thời gian thanh toán: Trong vòng 13 ngày kể từ ngày nhận đối soát Mỗi tháng sẽ nhận đối soát 2 lần là ngày 3 và 18 mỗi tháng
• Khi hoạt động tại sàn, sẽ có 2 loại hóa đơn cần lưu ý:
✓ Thứ nhất: Hóa đơn mà Seller → Nhà thuốc đây là hóa đơn bán hàng Seller cần XHĐ cho các nhà thuốc yêu cầu
✓ Thứ hai: Hóa đơn dịch vụ mà Thuocsi → Seller đây là hóa đơn dịch vụ, gồm 3 loại hóa đơn: Phí người mua, phí bán hàng và phí fulfillment Phí mà Thuocsi lấy của seller là phí dịch vụ, không phải là hóa đơn mua bán Seller Onboard cần nắm rõ vấn đề này để tránh nhầm lẫn 2 hóa đơn với nhau
• Một số vấn đề có thể xảy ra khi có kết quả đối soát:
1 Đối soát # Tổng giá trị đơn hàng đã hoàn tất: Đối soát < Tổng giá trị đơn hàng đã hoàn tất: Lý do là vì thuocsi chỉ thanh toán dựa trên tổng đơn hàng đã được nhận COD từ phía giao hàng tiết kiệm (GHTK)
Tổng thanh toán < Số tiền được gửi trong tài khoản: Cái này có thể là do hệ thống bị lỗi và cập nhật sai
2 Seller có quyền khiếu nại và tiền chênh lệch sẽ được thuocsi bù lại vào lần thanh toán tiếp theo
• Nếu seller gặp phải trường hợp đối soát sai:
1 Seller onboard cần báo với team seller service hoặc seller operation2 Giải thích cho khách hàng vì lý do khách quan, sẽ đưa ra giải pháp và cập nhật mới nhất cho khách hàng.
Phiếu gửi hàng
Bắt đầu từ ngày 30.09.2021, sau khi seller được duyệt xong sản phẩm sẽ tạo phiếu gửi hàng, sau đó seller dán PGH đã in + ghi MÃ SỐ PGH lên thùng hàng (Không cần xin mã PO như trước) Gửi hàng vào kho Thuocsi sẽ được nhận và ký nhận đã nhận hàng Tuy nhiên, shipper bên Seller phải thực hiện ĐỒNG KIỂM với nhân viên kho của Thuocsi đảm
25 bảo số lượng và hàng không bị móp méo để được nhập kho nhé Sau khi được vào kho, mọi mất mác và hư hỏng sẽ do thuocsi chịu trách nhiệm
Với trường hợp seller ở xa, phải book đơn vị vận chuyển riêng và không thực hiện đồng kiểm được thì Thuocsi sẽ linh hoạt Tự kiểm tra sản phẩm nếu có móp méo sẽ hỗ trợ seller lưu kho các sản phẩm không đạt yêu cầu trong vòng 5 ngày Sau đó, Thuocsi sẽ không hỗ trợ seller giữ lại các sản phẩm này nữa
Số lượng hàng nhập vào kho sẽ được cập nhật lên danh sách tồn kho, seller có thể dễ dàng xem được trên trang web bán hàng của mình Đồng thời, Thuocsi sẽ ký nhận cho shipper của seller Đồng thời, cần lưu ý các vấn đề như sau:
- Tối thiểu 10sp/1 mã SKU – Tối đa 10 sp/1 mã SKU vào lần đầu nhập kho - Số lượng nhập kho phù hợp theo hướng dẫn của thuocsi: https://thuocsihotro.helpwise.help/articles/218036-sc-cch-tnh-s-lng-nhp-kho-ph-hp
- Hướng dẫn tạo PGH ngay tại đây: https://thuocsihotro.helpwise.help/articles/214681- schng-dn-to-phiu-gi-hng
- Sản phẩm nhập có hạn dùng > 2/3 thời gian Với hàng cận date (Sẽ hỗ trợ sau khi IT bên Thuocsi fix xong: Thuốc phải trên 6 tháng, các sản phẩm khác phải trên 1 năm mới được nhập)
- Thùng hàng có ghi mã PGH + in mã PGH theo quy định Lưu ý: Sau khi seller nhập kho, seller nên chủ động theo dõi lại trạng thái PGH (đã ở trạng thái nhận hàng chưa/ hay vẫn là chờ nhận) và số lượng tồn kho Nếu chưa được cập nhật đúng, nên báo lại cho seller onboard để được giải quyết hỗ trợ sớm
• Địa chỉ: 225 Mã Lò, phường Bình Trị Đông A, quận Bình Tân, TP.HCM
• Thời gian làm việc: Thứ 2 - Thứ 7, 08h30 - 20h00
• Địa chỉ: 25 - 27 Trương Định, phường Trương Định, quận Hai Bà Trưng, Hà Nội
• Thời gian làm việc: Thứ 2 - Thứ 7
• Để đảm bảo cho công tác phòng chống dịch, kho Hà Nội quy định thời gian nhận hàng áp dụng từ 16/09/2021 cho đến khi có thông báo mới: Đối với shipper đã có giấy xác nhận âm tính với SAR-CoV-2: Có thể vào kho để gửi hàng từ 06h00 – 18h00 Đối với shipper chưa có giấy xác nhận âm tính với SAR-CoV-2: Gửi hàng tại trước cổng của kho với 02 khung giờ: 10g -12g, 16g – 18g.
Quản lý tồn kho
Seller phải thường xuyên vào theo dõi số lượng tồn kho so với số lượng khách đặt Từ đó cân đo đong đếm và nhập hàng vào kho kịp thời, tránh mất đơn Kho chỉ chờ hàng của seller tối đa 3 ngày, những trường hợp gấp seller sẽ cho hàng đi luôn
Khách cần theo dõi tồn kho thường xuyên để:
1 Nhập hàng đúng lúc và kịp thời, tránh để nhà thuốc chờ đợi 2 Đảm bảo doanh thu tại thuocsi
3 Tránh mất độ tín nhiệm sản phẩm – thương hiệu từ nhà thuốc
CÁC ĐIỀU KHOẢN – CHÍNH SÁCH TRONG HỢP ĐỒNG
• Đặc biệt: Hợp đồng sẽ cập nhật theo định kỳ khi cần thiết Vì vậy luôn phải nắm vững và cập nhật những điều khoản mới nhất trong thời gian hiện tại
• Có 5 phần chính trong hợp đồng giữa Seller và Thuocsi:
1 Hợp đồng tham gia sàn TMĐT 2 Chính sách phí & biểu phí 3 Chính sách thanh toán 4 Chính sách xử lý hàng hoàn – bảo hành
5 Phụ lục hợp đồng đính kèm: Hợp đồng vận tải giữa công ty Buymed và Buymed logistic đã ký Hợp đồng này nhằm thừa nhận việc Buymed ủy quyền cho đơn vị vận chuyển Buymed logistic là hợp pháp
Lưu ý: Seller không cần phải ký kết cả 2 hợp đồng (Hợp đồng sàn TMĐT và hợp đồng vận tải giống trước tháng 10/2021 nữa) Seller chỉ cần ký đúng 1 hợp đồng tham gia sàn TMĐT
Hình 13 Phân loại ngành hàng tại Thuocsi.vn
Những câu hỏi thường gặp:
1 Sàn thương mại điện tử bên em hoạt động như thế nào?
• Nghĩa là các giao dịch về những sản phẩm liên quan đến sức khỏe – vẻ đẹp đều thực hiện online, các nhà thuốc sẽ vào trang của thuocsi và đặt hàng Sau đó, thuocsi sẽ là ngươi trực tiếp giao cho khách hàng
• Bên mình sẽ kí gửi hàng cho bên em khi có đơn hàng thuocsi sẽ làm hết các khâu đóng gói vận chuyển cho mình ạ Seller chỉ việc theo dõi lượng tồn kho và xuất hóa đơn cho nhà thuốc ạ
2 Gia nhập bên em thì có những lợi ích gì?
• Sau thời gian hoạt động tại Việt Nam, thuocsi nhanh chóng nhận được sự cộng tác của hơn 8000 nhà thuốc trên toàn quốc, kể cả những nhà thuốc thuộc tuyến huyện xã Điều này đồng nghĩa khi các seller hoạt động bên em sẽ nhanh chóng được nâng cao thương hiệu và đẩy mạnh doanh thu
• Hợp tác với thuocsi mình sẽ nâng cao cơ hội tiếp cận thị trường, giới thiệu sản phẩm đến các nhà thuốc trên toàn quốc chứ không chỉ nâng cao doanh thu đâu ạ
3 Có khuyến mãi gì hay cho các seller mới không em?
• Hiện bên em đang có khá nhiều khuyến mãi cho các seller mới Khi seller mới đăng ký sẽ được: miễn phí listing sản phẩm + miễn phí đăng ký tài khoản + miễn phí trải nghiệm trên hệ thống thuocsi seller center + đặc biệt khi hoàn tất 20 đơn hàng đầu tiên, seller sẽ được giảm 20% so với tổng chiết khấu phải hoàn trả cho thuocsi
4 Chi phí chiết khấu của bên em là bao nhiêu?
• 15-20% tùy mặt hàng là thuốc kê đơn, thực phẩm chức năng hay thuốc không kê đơn
Chị cho em xin thông tin zalo hoặc gmail của mình để em gửi các chính sách và biểu phí khi hợp tác cho chị tham khảo được không ạ?
5 Hình thức ký gửi, không ký gửi là sao?
• Hình thức ký gửi: Là giao hàng trực tiếp vào kho, khi có đơn thuocsi sẽ tự động chuyển hàng đến nhà thuốc, sau đó thanh toán lại cho seller vào ngày 15 vào 30 hàng tháng
• Hình thức không ký gửi: Khi nào có đơn hàng, seller mới bắt đầu nhập hàng vào kho của thuocsi Điều này thường gây ngưng trệ và làm ảnh hưởng đến tốc độ giao hàng
Vậy nên bên thuocsi thường khuyến khích hình thức ký gửi hơn Và hình thức này chỉ dành
30 cho seller ở khu vực TPHCM vì yêu cầu khi có đơn phải nhập trong vòng 4 tiếng
6 Thuocsi là hoạt động như thế nào em?
• Thuocsi là nơi phân phối thuốc đến các nhà thuốc sau khi lấy hàng qua các công ty dược
Hiện nay thuocsis đang nhận được sự cộng tác lớn từ cả hai phía: các công ty dược nổi tiếng như sanofi, domesco Bên cạnh đó, các nhà thuốc lớn nhỏ tại việt nam cũng đang rất tin dùng thuocsi
7 Có thể cho anh biết danh sách nhà thuốc mình đang cộng tác không?
• Dữ liệu này là dữ liệu riêng tư của công ty nên em không thể cung cấp cho mình được ạ
Nếu anh cần em sẽ gửi thêm cho mình credential ghi lại cách thức hoạt động và những con số thành tựu bên em
8 Có thể cho anh biết doanh thu mình nhận đưoc hiện tại không?
• Hiện tại, hàng tháng thu nhập từ các seller trên thuocsi sẽ từ 2-3 tỷ đều đặn Thuocsi có bộ phận chăm sóc khách hàng và các seller riêng nên thường nhận được sự quan tâm và yêu mến từ những người đã cộng tác
9 Muốn gia nhập vào bên em sẽ cần những giấy phép gì?
• Giay phép đăng ký kinh doanh Nếu là nhà phân phối thuốc kê đơn cần thêm giấy GDP
10 Sàn thương mại điện tử mà cũng bán thuốc được hả em?
• Tại vì khách hàng bên thuocsi là nhà thuốc, quầy thuốc, phòng khám, điều này đồng nghĩa với việc người mua sẽ là dược sĩ, nhân viên y tế có kiến thức, có chứng chỉ hành nghề rõ ràng Nên việc trao đổi mua bán thuốc trên sàn vẫn hợp lệ ạ
11 Khách hàng của thuocsi có người mua lẻ không em?
• Dạ không ạ, thuocsi chỉ phân phối thuốc đến các nhà thuốc, quầy thuốc và phòng khám trên khắp 62 tỉnh thành thôi
12 Thuocsi có thể bán thêm cho người mua lẻ không?
• Dạ không ạ, thuocsi không tự ý bán thuôc cho người mua lẻ được vì họ không có đủ kiến thức để sử dụng và mua thuốc trên sàn sỉ nha
13 Giá kê trên sàn thuocsi là giá như thế nào em?
• Vì bán là bán cho nhà thuốc với số lượng lớn trên mỗi đơn hàng, giá đăng trên thuocsi đồng nghĩa với việc là giá sỉ nha
14 Không ký gửi được không em?
• Dạ vẫn được nha anh, nhưng điều này sẽ đồng nghĩa mình sẽ có thêm nhiều khoản phí phụ trợ không đáng Đồng thời, bản thân thương hiệu của mình và thuocsi sẽ khó có thể giao hàng nhanh chóng, hiệu suất cho khách được Lâu dần sẽ ảnh hưởng đến doanh thu của mình tại sàn thuocsi
15 Công ty mình có hoạt động ngoài Bắc không, có mấy kho em?
• Công ty hoạt động ngoài Bắc tại Hà Nội và hoạt động tại TP.HCM, kho tại Hà Nội chỉ bán chủ yếu cho khu vực miền Bắc Kho TPHCM sẽ bán cho khắp toàn quốc nha
16 Bên ai sẽ là người xuất hóa đơn?
• Các seller sẽ là người xuất hóa đơn điện tử cho chính các nhà thuốc mua hàng
17 Cách thức thanh toán như thế nào?
• 1 tháng đối sóat 2 lần vào ngày 3 , ngày 18 hàng tháng Sau đó sẽ chuyển tiền thanh toàn trong vòng 13 ngày sau khi nhận được đối soát ạ
18 Khi nào thì hoàn hàng?
TỔNG KẾT – CÁC BÀI HỌC ĐÚC KẾT ĐƯỢC
Như đã nêu ở những phần báo cáo trên, kỳ thực tập này đã mang lại cho em nhiều kiến thức về mặt chuyên môn, trong đó có cả những mảng thiết bị và những thông tin liên quan mật thiết đến lĩnh vực y học như dược phẩm, thực phẩm chức năng, vật tư y tế Để có thể hoàn thành tốt hai tháng làm việc tại Bộ phận Seller Onboarding, em đã vận dụng được một phần của những gì đã học trong ba năm qua Phải nhắc đến chính là các kiến thức nền về Y khoa, Kỹ thuật và kiến thức về Thương mại điện tử Chính vì biết những kiến thức đó nên em có thể nhanh chóng dịch ra một số chỗ khó hiểu trong các tài liệu, hay biết được thiết bị đó có những phần như thế để làm gì, … Do đó, có thể nhận thấy các môn học ở trường đã mang lại cho chúng em một sự hỗ trợ đáng kể.Được tiếp cận càng nhiều sẽ càng rộng mở cơ hội cho em trong lựa chọn lĩnh vực phù hợp nhất để làm việc sau này
B Về kỹ năng – thái độ cần có khi đi làm nói chung và trong môi trường công sở nói riêng
Bên cạnh những kiến thức chuyên môn trong lĩnh vực Y Sinh, quãng thời gian thực tập, va chạm với cuộc sống xã hội trong phạm vi công sở cũng mang lại cho em nhiều bài học về kỹ năng và thái độ cần có để tạo tiền đề trở thành một con người thành công sau này Đó có thể là những kỹ năng mềm, hoặc những kỹ năng rất nhỏ mà đôi khi nhiều người sẽ bỏ qua nó, nhưng cá nhân em vẫn muốn chia sẻ hết tất cả thông qua báo cáo này:
Giao tiếp: Giao tiếp là hoạt động bắt buộc và luôn diễn ra hằng ngày Đó có thể là giao tiếp với cấp trên, với đồng nghiệp, với khách hàng, với bạn bè… bằng lời nói hay bằng hành vi v.v Để có thể truyền đạt thật tốt ý nghĩ của mình, đồng thời giúp cho đối phương hiểu về phía mình và cùng hợp tác, giao lưu, phát triển, cần phải rèn luyện kỹ năng giao tiếp khéo léo và có sức thuyết phục, vừa thể hiện bản thân vừa tạo điều kiện cho người khác thể hiện.
Về mặt chuyên môn
Như đã nêu ở những phần báo cáo trên, kỳ thực tập này đã mang lại cho em nhiều kiến thức về mặt chuyên môn, trong đó có cả những mảng thiết bị và những thông tin liên quan mật thiết đến lĩnh vực y học như dược phẩm, thực phẩm chức năng, vật tư y tế Để có thể hoàn thành tốt hai tháng làm việc tại Bộ phận Seller Onboarding, em đã vận dụng được một phần của những gì đã học trong ba năm qua Phải nhắc đến chính là các kiến thức nền về Y khoa, Kỹ thuật và kiến thức về Thương mại điện tử Chính vì biết những kiến thức đó nên em có thể nhanh chóng dịch ra một số chỗ khó hiểu trong các tài liệu, hay biết được thiết bị đó có những phần như thế để làm gì, … Do đó, có thể nhận thấy các môn học ở trường đã mang lại cho chúng em một sự hỗ trợ đáng kể.Được tiếp cận càng nhiều sẽ càng rộng mở cơ hội cho em trong lựa chọn lĩnh vực phù hợp nhất để làm việc sau này.
Về kỹ năng – thái độ cần có khi đi làm nói chung và trong môi trường công sở nói riêng
Bên cạnh những kiến thức chuyên môn trong lĩnh vực Y Sinh, quãng thời gian thực tập, va chạm với cuộc sống xã hội trong phạm vi công sở cũng mang lại cho em nhiều bài học về kỹ năng và thái độ cần có để tạo tiền đề trở thành một con người thành công sau này Đó có thể là những kỹ năng mềm, hoặc những kỹ năng rất nhỏ mà đôi khi nhiều người sẽ bỏ qua nó, nhưng cá nhân em vẫn muốn chia sẻ hết tất cả thông qua báo cáo này:
Giao tiếp: Giao tiếp là hoạt động bắt buộc và luôn diễn ra hằng ngày Đó có thể là giao tiếp với cấp trên, với đồng nghiệp, với khách hàng, với bạn bè… bằng lời nói hay bằng hành vi v.v Để có thể truyền đạt thật tốt ý nghĩ của mình, đồng thời giúp cho đối phương hiểu về phía mình và cùng hợp tác, giao lưu, phát triển, cần phải rèn luyện kỹ năng giao tiếp khéo léo và có sức thuyết phục, vừa thể hiện bản thân vừa tạo điều kiện cho người khác thể hiện
Viết email cũng là một kỹ năng cần được chú trọng để tránh gây ra hiểu lầm và đạt được kết quả tốt về mọi mặt
Ngoại ngữ: Ngoại ngữ là chìa khoá để hội nhập quốc tế, mở ra nhiều cơ hội phát triển năng lực Ngày nay, hầu hết sinh viên đều học tiếng Anh và đồng thời học thêm một ngoại ngữ thứ 2 nào đó Do đó, để tạo nhiều lợi thế cho mình, cần phải ngày một nâng cao khả năng hơn nữa, đặc biệt là các kỹ năng giao tiếp và viết vì nó sẽ bổ trợ rất nhiều cho công việc
Viết CV – Liên hệ Nhà tuyển dụng: Qua đợt thực tập này, em cũng trải nghiệm qua cảm giác tự đi tìm các công ty và tự điện thoại liên hệ để biết về nhu cầu tuyển dụng Giai đoạn đó đóng vai trò mô phỏng cho quá trình đi xin việc sau này Từ bước viết CV, Thư xin việc, chuẩn bị một số hồ sơ cần thiết và gửi email đều nên được thực hiện bằng sự nghiêm túc và cố gắng nhất Đồng thời, phải luôn cố gắng trau dồi và mở rộng các mặt cần thiết để CV sau trở nên phong phú và đặc biệt hơn CV trước Trao đổi với những người có kinh nghiệm trong ngành tuyển dụng cũng sẽ giúp xây dựng được một CV thành công hơn
Phỏng vấn: Sau khi qua được vòng hồ sơ thì buổi phỏng vấn đóng vai trò then chốt quyết định việc có được nhận hay không Do đó, cần phải có những bước chuẩn bị thật kỹ lưỡng cho công đoạn này Trước khi tham dự phỏng vấn, cần phải chuẩn bị thật tốt về mặt tinh thần và có kỹ năng giới thiệu bản thân rành mạch cả về thông tin cá nhân lẫn chuyên ngành, lĩnh vực hay những dự định, điểm mạnh và yếu… Tiếp theo phải tìm hiểu về công ty, về lịch sử thành lập, ngành hàng và một số thông tin liên quan Đặc biệt, tìm hiểu kỹ về công việc đang ứng tuyển, những mô tả và trách nhiệm cũng như lợi ích của vị trí đó tại công ty Quan trọng là phải đảm bảo những gì đã khai trong CV là có thật và khi được hỏi phải trình bày được, thể hiện được những kinh nghiệm và kỹ năng đó Nên động não suy nghĩ ra một số câu hỏi để đặt ngược lại cho nhà tuyển dụng, tạo ấn tượng về sự chủ động và óc tư duy Luôn giữ một thái độ tự tin nhưng chừng mực, tác phong lịch sự, nhìn thẳng và nghiêm túc
Bảo mật thông tin: Các thông tin thiêng về chiến lược của công ty hay về những sản phẩm chưa ra mắt trên thị trường… nên được giữ bí mật Nhân viên cần tránh chia sẻ những điều này ra bên ngoài, dù là với bạn bè thân thiết Ngoài ra, các thông tin cá nhân khác như lương thưởng cũng là những điều không nên hỏi Đúng giờ: Văn hoá giờ giấc có thể xem như tiếng nói chung giữa tất cả vùng miền, khu vực trên thế giới Đảm bảo đúng giờ là điều bất kỳ ai cũng phải thực hiện được, dù là nhân viên hay là khách hàng Chính vì “Thời gian là vàng” nên việc tuân thủ giờ giấc như đã hẹn cũng là một biểu hiện của sự tôn trọng dành cho đối phương Đúng giờ khi đi làm cũng mang lại một cảm giác về sự chuyên nghiệp
Quan sát – Lắng nghe – Tiếp thu: Dù bận bịu với công việc, ta nên dành ra chút ít thời gian cùng sự chú ý để quan sát và lắng nghe mọi thứ xung quanh, từ đó rút ra kinh nghiệm nhỏ cho chính mình Một tháng không quá dài để có thể học được thật nhiều điều từ việc thực tập nếu chỉ làm việc mà không nhìn và tiếp thu trực tiếp từ cách thức làm việc của các anh chị nhân viên khác Do đó, cần tạo thói quen này để biết thêm nhiều hơn về môi trường mà mình đang làm việc và gắn bó.
