báo cáo thực tập ngoài trường bộ phận seller center tại công ty tnhh buymed

LỜI CẢM ƠN Với vốn kiến thức rộng lớn đã được tiếp thu, học hỏi trong suốt khoảng thời gian ngồi trên ghế giảng đường, cũng như sự tìm tòi thông qua các tài liệu học thuật, bài báo khoa

ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP.HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA

KHOA KHOA HỌC ỨNG DỤNG -o0o -

BÁO CÁO THỰC TẬP NGOÀI TRƯỜNG BỘ PHẬN SELLER CENTER TẠI

CÔNG TY TNHH BUYMED

GVHD: Ths Lê Cao Đăng

Sinh viên thực hiện: Nguyễn Đức Tôn MSSV: 1912240

1.1.2 Sơ lược Thuocsi.vn 5

1.2 Thuocsi Seller Center (TSC) 6

1.2.1 Các bộ phận của TSC 6

1.2.2 Hình thức hoạt động của TSC 7

2 MÔ TẢ CÔNG VIỆC: VỊ TRÍ THỰC TẬP SELLER ONBOARDING 9

2.1 Mô tả công việc 9

2.2 Mục tiêu đề ra cho kỳ thực tập tại BuyMed – Thuocsi.vn 9

2.3 Các mốc thời gian chính trong một ngày làm việc tại BuyMed – Thuocsi.vn 13

5 TỔNG KẾT – CÁC BÀI HỌC ĐÚC KẾT ĐƯỢC 36 A.Về mặt chuyên môn 36 B Về kỹ năng – thái độ cần có khi đi làm nói chung và trong môi trường công sở nói riêng 36 LỜI KẾT: 39

LỜI CẢM ƠN

Với vốn kiến thức rộng lớn đã được tiếp thu, học hỏi trong suốt khoảng thời gian ngồi trên ghế giảng đường, cũng như sự tìm tòi thông qua các tài liệu học thuật, bài báo khoa học, giờ đây, thực tập chính là thời điểm chín mùi để sinh viên chúng em có thêm cơ hội để ứng dụng những cái đã biết, đã học vào thực tiễn và tiếp tục bổ sung những kĩ năng xã hội, kĩ năng chuyên môn còn thiếu vào hành trang của mình Thực tập không chỉ là giai đoạn vàng để kiểm tra, củng cố lại vốn kiến thức mà còn là thời điểm quan trọng để góp phần định hướng phát triển bản thân

Và hơn hết, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến quý thầy cô giảng viên đã tạo điều kiện để nhóm sinh viên chúng em có cơ hội tiếp xúc với môi trường làm việc thực tế Thời gian tuy không nhiều nhưng cũng là đủ phần nào giúp cảm nhận được về những thiếu sót của bản thân cũng như những yêu cầu thực tế hiện tại đang cần những gì từ đó giúp những bản thân nhìn nhận và khắc phục những thiếu sót trong tương lai Đồng thời qua đó giúp chúng em có thời gian để chuẩn bị những kiến thức thực tế mà bản thân còn thiếu trong những năm tháng còn lại trên giảng đường

Trước hết, xin được cảm ơn tới Phòng Đào Tạo trường Đại học Bách Khoa- Đại học Quốc gia TPHCM vì đã sắp xếp thời gian cho nhóm sinh viên chúng em thuận tiện cho việc thực tập Tiếp đến, xin được gửi lời cảm ơn tới quý thầy cô giảng viên khoa Khoa học Ứng Dụng đã luôn tạo điều kiện và luôn sẵn sàng hỗ trợ chúng em trong suốt khoảng thời gian hai tháng thực tập vừa qua Và không thể không nhắc đến những anh chị thuộc đơn vị thực tập là Công ty TNHH BuyMed nói chung cũng như Bộ phận Seller Center nói riêng của công ty đã tạo điều kiện tốt nhất trong suốt quá trình làm việc và học hỏi tại đây Sự giúp đỡ tận tình của tất cả các bên đã góp phần mang lại cảm giác gần gũi cũng như mang đến tinh thần làm việc năng động và luôn cần đề cao tính cẩn trọng trong từng giai đoạn của công việc

Tổng quan:

Mục tiêu của BuyMed: Trong tương lai, BuyMed hướng đến không những giúp phát triển hệ thống Y tế tại Việt Nam mà còn là nền tảng hiện đại hóa các kênh phân phối truyền thống Trong chuỗi phân phối hiện tại, có khá nhiều doanh nghiệp, cá nhân và tổ chức khác nhau tham gia Với tầm nhìn này, BuyMed dần thay đổi các kênh phân phối lâu đời, giúp nâng cao chất lượng y tế đến mọi vùng miền nhằm duy trì chất lượng cuộc sống

Sứ mệnh: Ứng dụng công nghệ tối đa để cho ra mô hình giải quyết các vấn đề Y Tế một cách nhanh chóng hiệu quả và chất lượng cao

Thành lập:

Thành lập năm 2018, BuyMed ra mắt nền tảng phân phối thuốc với tên gọi Thuocsi.vn

Hình 1 Sàn thương mại điện tử thuocsi.vn

Sau 12 tháng vận hành, doanh thu của BuyMed tăng gấp 3 lần Hiện đơn vị lên kế hoạch mở rộng phân phối sang lĩnh vực mỹ phẩm, thiết bị và dịch vụ y tế, thực phẩm chức năng… BuyMed đặt mục tiêu trở thành một sàn trực tuyến, đưa sản phẩm đến các đơn vị cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe tại khu vực

Hiện tại, nền tảng thuocsi.vn đang phục vụ khoảng 7.000 nhà thuốc, phòng khám và bệnh viện trên toàn quốc — với tốc độ tăng trưởng 250% trong vòng 6 tháng vừa qua BuyMed đồng thời cũng mở rộng mạng lưới 700 nhà sản xuất, phân phối, và cung cấp của mình để đảm bảo sản phẩm đến tay người dùng đã được xác minh, an toàn và giao hàng đến đúng hạn

Đồng thời, BuyMed cũng đang hướng đến mục tiêu bổ sung các danh mục sản phẩm khác trong lĩnh vực chăm sóc sức khoẻ như mỹ phẩm, thiết bị y tế, thực phẩm chức năng, và dịch vụ y tế để trở thành trang thương mại trực tuyến toàn diện, góp phần nâng cao chất lượng y tế tại các thị trường đang phát triển

1.1.2 Sơ lược Thuocsi.vn

Thuocsi.vn được thành lập từ năm 2018, là một trong những startup thành công dẫn đầu trong lĩnh vực công nghệ về y tế và dịch vụ y tế

Hiện tại Thuocsi là nền tảng bao gồm website và ứng dụng di động cung cấp và phân phối thuốc và dược phẩm cho hơn 1.000 nhà thuốc và phòng khám trên khắp Việt Nam, đồng thời Thuocsi đang dần mở rộng mạng lưới phân phối thuốc và dược phẩm của mình ra các nước trong khu vực Đông Nam Á như Cambodia

Lợi thế của Thuocsi.vn

Trong tương lai, thuocsi.vn hướng đến không những giúp phát triển hệ thống Y tế tại Việt Nam mà còn là nền tảng hiện đại hóa các kênh phân phối truyền thống Trong chuỗi phân phối hiện tại, đã có nhiều doanh nghiệp, cá nhân và tổ chức khác nhau tham gia trong chuỗi phân phối của chúng tôi Với tầm nhìn này, chúng tôi dần thay đổi các kênh phân phối lâu đời, giúp nâng cao chất lượng y tế đến mọi vùng miền nhằm duy trì chất lượng cuộc sống

1.2 Thuocsi Seller Center (TSC)

1.2.1 Các bộ phận của TSC

Seller onboard Mời seller mới gia nhập vào sàn để seller tham gia bán các sản phẩm của họ lên sàn Thuocsi.vn

Công việc: Tư vấn, chăm sóc Seller thời gian đầu trước khi nhập kho

Onboard thật nhiều seller chất lượng, đăng ký tài khoản – đăng tải sản phẩm – nhập hàng vào kho

Seller operation Hỗ trợ seller về các mặt khi vận hành bao gồm: Duyệt sản phẩm, hỗ trợ nhập kho,

Hỗ trợ seller onboard, seller service hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình

thông tin về doanh thu – đối soát – thanh toán, xuất hóa đơn

Seller engagement Phụ trách fanpage Thuocsi Seller Center, chạy marketing chương trình khuyến mãi, làm landing page hoặc các hoạt động khác quảng bá thương hiệu cho seller

Đề xuất nhiều campaign phù hợp để seller tham gia, có những sản phẩm truyền thông ấn tượng

Seller Service Bộ phận mới: Đứng giữa seller onboard và seller operation, người hỗ trợ seller trực tiếp khi seller gặp bất kỳ khó khăn gì khi hoạt động tại TSC

Xoa dịu seller khi seller mất bình tĩnh, giúp seller đi đường xa với TSC

1.2.2 Hình thức hoạt động của TSC

Thuocsi Seller Center là hình thức sàn thương mại điện tử phân phối các sản phẩm liên quan tới Dược, bảo vệ sức khỏe, thực phẩm chức năng, hàng tiêu dùng, dược mỹ phẩm

Hình thức hoạt động tương tự sàn thương mại điện tử Lazada, Shoppe, Tiki Tuy nhiên khác ở một số điểm bao gồm:

Đối tượng khách hàng Nhà thuốc, quầy thuốc, phòng khám

Người tiêu dùng nhỏ lẻ Đặc điểm sản phẩm Mạnh về thuốc, thực phẩm

bảo vệ sức khỏe, thực phẩm chức năng, dụng cụ y tế, dược mỹ phẩm

Mạnh về hàng tiêu dùng, sách, đồ chơi

Mỗi sản phẩm/ 1 giá duy nhất

Mỗi sản phẩm/ Nhiều giákhác nhau

2 MÔ TẢ CÔNG VIỆC: VỊ TRÍ THỰC TẬP SELLER ONBOARDING 2.1 Mô tả công việc

Hỗ trợ Nhà cung cấp đăng kí tài khoản trên hệ thống Thuocsi Seller Center

Trao đổi với nhà cung cấp và điều khoản hợp đồng, chính sách và biểu phí, đồng thời hỗ trợ kích hoạt tài khoản bán hàng cho nhà cung cấp

Phối hợp với các phòng ban và phổ biến quy trình làm việc với Nhà cung cấp

Làm việc với các phòng ban như:

Operations, Warehouse, Account team,… Đào tạo và hướng dẫn Nhà cung cấp mới

về quy trình và cách quản lý tài khoản trên hệ thống bán hàng Thuocsi

Hướng dẫn và hỗ trợ Nhà cung cấp trong việc vận hành gian hàng, cũng như các thao tác trên hệ thống bán hàng

Sellercenter.thuocsi.vn Kiểm tra và đảm bảo người bán có đủ điều

kiện để kích hoạt tài khoản Nhà cung cấp của họ trên hệ thống (Hệ thống bán hàng sẽ duy trì hoạt động bán hàng cho Nhà cung cấp)

Đảm bảo tính pháp lý, đầy đủ các giấy tờ yêu cầu và liên tục kiểm tra, theo dõi các Nhà cung cấp đủ điều kiện bán hàng trên sàn,…

2.2 Mục tiêu đề ra cho kỳ thực tập tại BuyMed – Thuocsi.vn

Bản thân em đã có bước chuẩn bị khá kỹ lưỡng khi ứng tuyển vào vị trí thực tập sinh tại công ty Em đã đọc kỹ những yêu cầu và phần mô tả công việc cho vị trí Seller

Onboarding Intern trên trang tuyển dụng, từ đó lập lên một bảng mục tiêu theo sát quá trình làm việc trong phạm vi thời gian và khả năng của sinh viên thực tập, kèm theo phần tự đánh giá theo mẫu sau:

Tuần 1 – Tuần 2: 23/05 – 03/06

Làm việc với môi trường làm việc và con người Làm quen công việc: Đọc các tài liệu hướng dẫn và áp dụng cho các nhiệm vụ đầu tiên

Nắm bắt các thông tin về văn hóa và hoạt động của công ty

Làm quen việc giao tiếp với nhà cung cấp thông qua các cuộc gọi

Làm quen với quy trình vận hành của sàn thương mại điện tử thuocsi.vn và hệ thống bán hàng

sellercenter.thuocsi.vn Báo cáo công việc cuối ngày

Tốc độ làm quen với công việc nhanh hơn so với dự kiến

Kịp thời nắm bắt được văn hóa của công ty

Bước đầu làm quen với cách vận hành của sàn, ghi nhớ được các thao tác cơ bản và cần thiết nhất Không có thời gian để các anh chị hướng dẫn cụ thể mà trực tiếp bắt tay vào thực hành

Đã có những thành tích nhỏ trong việc đáp ứng KPI

Tuần 3 – Tuần 4: 06/06 – 17/06

Thu thập dữ liệu các nhà cung cấp

Làm quen với quy trình vận hành của sàn thương

Thu thập được một lượng đáng kể dữ liệu và khách hàng bao gồm tên, số điện thoại và email liên hệ công

mại điện tử thuocsi.vn và hệ thống bán hàng

sellercenter.thuocsi.vn Tìm kiếm các Nhà cung cấp tiềm năng và thuyết phục họ hợp tác

Hỗ trợ đăng tải sản phẩm cho các Nhà cung cấp doanh nghiệp lớn Báo cáo công việc cuối ngày

việc; Có ghi chú rõ ràng để đánh giá về Nhà cung cấp sau khi liên hệ

Thân thuộc vào hệ thống bán hàng, các thao tác trên sàn

KPI tăng so với hai tuần trước, đây là một tín hiệu đáng mừng

Tuần 5 – Tuần 6: 20/06 – 1/07

Tự tìm hiểu cách giải quyết các vấn đề phát sinh trong việc hành gian hàng và đưa ra các hỗ trợ tốt nhất cho Nhà cung cấp

Tập trung vào các mặt hàng liên quan đến thiết bị y tế, tìm hiểu các thông tin liên quan đến các thiết bị được mở bán trên sàn và tham khảo giá cả

Tiếp tục săn các Nhà cung cấp tiềm năng với các mặt hàng mới để nhanh chóng mở bán

Có thể đưa ra các giải pháp để khắc phục những trường hợp phát sinh; Báo cáo các trường hợp bị lỗi cho quản lý, phối hợp với các phòng ban khác để đưa ra hướng hỗ trợ tốt nhà cho Nhà cung cấp

Nắm bắt được một số thông tin hữu ích liên quan đến thiết bị y tế, thông tin về giấy tờ kèm theo và quy cách của từng loại sản phẩm

KPI tăng rõ rệt, vượt qua mục tiêu đề ra

Báo cáo công việc cuối ngày

Tuần 7 – Tuần 8: 04/07 – 15/07

Thả nhẹ tiến độ, chuyển từ tập trung tìm kiếm Nhà cung cấp sang tập trung săn các sản phẩm bán chạy để mở bán trên sàn

Thay đổi cách tư vấn cho Nhà cung cấp, chọn lọc lựa chọn thông tin để đánh vào tâm lý của đối tác

Tăng giờ làm việc tại nhà, hỗ trợ Nhà cung cấp kịp thời trong các tình huống gấp

Báo cáo công việc cuối ngày

Tìm kiếm các danh mục sản phẩm tiềm năng bán trên sàn thông qua các web bán hàng và các sàn thương mại điện tử lớn

Dựa vào các thông tin được chọn lọc tiết kiệm thời gian tư vấn cho Nhà cung cấp, đưa ra những thông tin cần thiết theo cách dễ hiểu nhất và tạo được tâm thế có lợi cho đối tác

Tiếp tục duy trì phong độ trong việc chạy KPI

Tuần 9: 18/07 – 22/07

Phát triển công việc: Lên ý tưởng cho việc đẩy mạnh các sản phẩm thiết bị y tế đến với khách hàng thông qua sàn thương mại điện tử Tổng kết công việc: tổng kết tất cả những gì đã làm qua trong giai đoạn thực tập để đúc kết kiến thức,

Tích lũy cho bản thân những kiến thức, hiểu biết và những điều cần lưu ý thông qua quá trình thực tập

Định hướng được tương lai của bản thân và vạch ra những mục tiêu cụ thể

kinh nghiệm và viết báo cáo thực tập

2.3 Các mốc thời gian chính trong một ngày làm việc tại BuyMed – Thuocsi.vn

qua báo cáo công việc hằng ngày

Kiểm tra tình hình bán hàng của các Nhà cung cấp

Giải lao sau 60 phút làm việc, công ty có quầy phục vụ riêng nên thường dùng café để giữ sự tỉnh táo

3 CÁCH SỬ DỤNG HỆ THỐNG SELLERCENTER.THUOCSI.VN 3.1 Thống kê bán hàng

Để phục vụ cho việc theo dõi doanh thu của từng sản phẩm, bao gồm cả số lượng sản phẩm đã bán – số lượng đơn hàng của seller Tính năng này sẽ giúp seller có thể theo dõi các sản phẩm của mình một cách kỹ lưỡng hơn

Hình 2 Hình ảnh thống kê doanh thu của từng sản phẩm

Lợi ích cụ thể của tính năng nay bao gồm:

• Biết được sản phẩm nào đang bán chạy – sản phẩm nào tốc độ bán còn chậm • Định hướng phát triển từng sản phẩm phù hợp

• Có những biện pháp phù hợp để tăng doanh thu và mức độ nhận diện thương hiệu của sản phẩm

3.2 Hồ sơ

Phần thông tin mục hồ sơ là cực kỳ quan trọng, các Thuocsi-er sẽ phụ thuộc vào các thông tin này để thực hiện giao dịch với khách hàng Các thông tin quan trọng bao gồm:

• Thông tin người phụ trách bao gồm số điện thoại – email (Riêng Onboard phải nắm được tên người phụ trách khi giao tiếp qua zalo)

• Tên tổ chức (nếu đăng ký thuộc diện doanh nghiệp): SO phải dặn seller đặt tên công ty đầy đủ - rõ ràng vì tên công ty sẽ hiện lên trang web

• Khu vực bán: Khu vực bán này sẽ là khu vực quyết định sản phẩm sẽ bán được ở đâu

Nên chú ý phần này, nếu seller chỉ gửi hàng ở kho HCM thì cho bán miền Nam, chỉ gửi kho HN thì cho bán miền Bắc, gửi được 2 kho thì bán toàn quốc Hạn chế sử dụng tab bán hàng theo khu vực miền Nam (Theo địa lý) và miền bắc (theo địa lý)

Hình 3 Thông tin chi tiết

Phần thông tin hóa đơn và thông tin thanh toán:

• Thông tin hóa đơn: Cần bổ sung khi seller là Doanh nghiệp, cần Thuocsi hỗ trợ xuất hóa đơn dịch vụ

• Thông tin thanh toán: Cần bổ sung với tất cả seller trên sàn (Seller cá nhân và seller doanh nghiệp – kể cả khi chưa được ký hợp đồng vẫn phải điền thông tin) – Để khi

tới kỳ đối soát tiếp theo, kế toán có thể gửi tiền vào tài khoản và bên seller không phải đợi

Đồng thời, đối với doanh nghiệp: tài khoản thụ hưởng tiền thanh toán phải là tài khoản công ty – nếu là tài khoản cá nhân thì phải là cá nhân người đại diện pháp luật, trường hợp là cá nhân khác phải có giấy ủy quyền từ người đại diện pháp luật cho doanh nghiệp

Hình 4 Thông tin hóa đơn, thanh toán

Các thông tin trên muốn chỉnh sửa phải làm như sau:

• Thông tin chi tiết: Seller muốn thay đổi phải gửi vào mail banhang@thuocsi.vn Tiêu đề mail : [Tên seller – Mã ID] : Đổi thông tin nhà bán Nội dung mail: Đổi sang thông tin mới (Áp dụng cho các trường hợp đổi tên người phụ trách, đổi khu vực bán,…)

• Thông tin hóa đơn và thông tin thanh toán: Để tránh bị ăn cắp tài khoản , hack nick, đổi tài khoản thanh toán, Thuocsi chỉ cho seller cập nhật lần đầu tiên, sau đó bắt đầu từ lần sau khi muốn đổi thông tin phải gửi vào mail banhang@thuocsi.vn Tiêu đề: [Tên seller – Mã ID]: Đổi thông tin hóa đơn/Đổi thông tin thanh toán

1 Đăng tải từng sản phẩm riêng lẻ theo quy trình 3 bước

2 Đăng tải hàng loạt bằng tính năng (up file excel theo mẫu của Thuocsi) rồi bổ sung hình ảnh và file công bố sản phẩm sau

Hình 6 Đăng tải sản phẩm

Hình 7 Tạo sản phẩm – Trang 1

Hình 8 Tạo sản phẩm – Trang 2

Hình 9 Tạo sản phẩm – Trang 3