hoà̀n thiện quản lý quan hệ nhà cung cấp của công ty tnhh buymed logistics chi nhánh hà nội

Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu Trong môi trường kinh doanh hiện đại, nơi sự đổi mới và tính linh hoạt trở thành những đặc điểm quyết định sự thành bại, việc quản lý hiệu quả các mố

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI

KHOA KINH TẾ &KINH DOANH QUỐC TẾ -

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

HOÀ̀̀̀N THIỆN QUẢN LÝ QUAN HỆ NHÀ CUNG CẤP CỦA CÔNG TY TNHH BUYMED LOGISTICS CHI NHÁNH HÀ NỘI

Giáo viên hướng dẫn Sinh viên thực hiện TS ĐOÀN NGỌC NINH MAI QUANG TIẾN

Lớp: K56LQ1

Mã sinh viên: 20D300049

HÀ NỘI – 2024

LỜI CẢM ƠN

Khóa luận tốt nghiệp là sản phẩm cuối cùng và quan trọng nhất để hoàn thành chương trình học tại bậc đại học Để hoàn thành được tốt khóa luận của mình, tôi đã nhận được rất nhiều sự giúp đỡ từ các thầy cô và bên liên quan

Lời đầu tiên, tôi xin gửi lời cảm ơn trân thành nhất đến Công ty TNHH Buymed Logistics đã tạo điều kiện làm việc và học hỏi tốt nhất cho tôi trong suốt quá trình thực tập tại Công ty Tôi cũng xin gửi lời cảm ơn đến các anh chị quản lý công ty đã tạo điều kiện cho tôi được thực tập và hoàn thành học kỳ doanh nghiệp của mình tại đây, đồng thời, cho phép tôi truy cập, sử dụng các thông tin, số liệu thực tế của doanh nghiệp trong các khoảng thời gian hoạt động để hoàn thành bài nghiên cứu này này Từ đó, tôi có thêm được nhiều kiến thức về hoạt động Logistics, cải thiện được nhiều kỹ năng cần thiết trên con đường sự nghiệp của mình

Đồng thời, tôi cũng xin gửi lời cảm ơn đến Tiến sĩ Đoàn Ngọc Ninh, Giảng viên tại Trường Đại học Thương mại đã nhiệt tình hướng dẫn và hỗ trợ tôi hoàn thành bài nghiên cứu quan trọng này

Trong quá trình hoàn thiện bài khóa luận tốt nghiệp này, dù đã cố gắng hết sức và chăm chút từng câu từ được ghi nhưng không thể tránh khỏi những thiếu sót cũng như những đánh giá có phần chủ quan từ góc nhìn của một sinh viên chưa có nhiều kiến thức thực tế và một nhân sự mới tiếp xúc với môi trường làm việc Vậy nên tôi rất mong nhận được sự nhận xét, góp ý cũng như đánh giá khách quan của quý thầy cô và anh chị quản lý

Tôi xin trân trọng cảm ơn!

Hà Nội, ngày 21 tháng 04 năm 2024 Sinh viên

Mai Quang Tiến

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ QUAN HỆ NHÀ CUNG CẤP 13

2.1.3 Các chiến lược quản lý quan hệ nhà cung cấp 14

2.2.1 Xác định mục tiêu quản lý quan hệ nhà cung cấp 16 2.2.2 Xây dựng hệ thống quản lý quan hệ nhà cung cấp 17 2.2.3 Triển khai việc quản lý quan hệ nhà cung cấp 19

2.3 Các yếu tố tác động đến quản lý quan hệ nhà cung cấp 22

CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ NHÀ CUNG CẤP TẠI CÔNG TY TNHH BUYMED LOGISTICS CHI NHÁNH HÀ NỘI 26

3.1.1 Giới thiệu sơ bộ về công ty và quá trình phát triển 26

3.1.2 Cơ cấu tổ chức của công ty 27 3.1.3 Tình hình kinh doanh Công ty TNHH Buymed Logistics giai đoạn 2021-2023 28

3.2 Phân tích tác động của các yếu tố môi trường đến các vấn đề nghiên cứu 31

3.3 Phân tích thực trạng hoạt động quản lý quan hệ nhà cung cấp tại Công ty TNHH

3.3.1 Xác định mục tiêu và phạm vi quản lý quan hệ nhà cung cấp 33

3.3.2 Quy trình tìm kiếm và triển khai quan hệ với nhà cung cấp 35

3.3.3 Duy trì và phát triển quan hệ với nhà cung cấp 40

3.3.4 Đánh giá và đo lường hiệu quả trong quản lý quan hệ nhà cung cấp 42 3.4 Đánh giá thực trạng quản lý quan hệ nhà cung cấp tại Công ty TNHH Buymed

CHƯƠNG 4: HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ NHÀ CUNG CẤP TẠI

4.1 Dự báo xu hướng của thị trường và định hướng phát triển của Công ty TNHH

4.1.1 Dự báo triển vọng thị trường kinh doanh và xu hướng quan hệ với nhà cung cấp 46 4.1.2 Phương hướng hoạt động tới năm 2027 của Công ty TNHH Buymed Logistics 47 4.2 Đề xuất giải pháp cho hoạt động quản lý quan hệ nhà cung cấp của Công ty

4.2.3 Hoàn thiện việc duy trì và phát triển quan hệ với nhà cung cấp 51

4.2.4 Phát triển nguồn nhân lực quản trị nhà cung cấp 52

4.2.5 Ứng dụng công nghệ trao đổi dữ liệu điện tử vào hoạt động kinh doanh 53 4.3 Đề xuất của sinh viên trong thời gian thực tập 55

4.3.1 Đề xuất của sinh viên đã được triển khai tại đơn vị thực tập 55

4.3.2 Đề xuất của sinh viên với giảng viên, Bộ môn, Khoa và Nhà trường liên quan đến

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng 2.1 Các loại quan hệ trong quan hệ nhà cung cấp 15 Bảng 2.2 Xây dựng mục tiêu quan hệ nhà cung cấp 17 Bảng 3.1 Kết quả kinh doanh giai đoạn 2021-2023 của Công ty TNHH

Buymed

29 Bảng 3.2 Cơ cấu lao động theo giới tính của công ty TNHH Buymed

giai đoạn 2021-2023

32 Bảng 3.3 Mức độ đáp ứng yêu cầu chất lượng của các NCC 38 Bảng 3.4 Loại hình kinh doanh của nhà cung cấp 39 Bảng 3.5 Các nhà cung cấp của công ty năm 2023 40 Bảng 4.1 Tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp theo phương pháp trọng số 50

Bảng 4.2 Phân công nhân sự trọng quá trình lựa chọn nhà cung cấp 52

Bảng 4.3 Một số biện pháp duy trì và phát triển quan hệ với nhà cung cấp 52

NCC

35 Hình 3.3 Nhận thức của công ty Buymed Logistics về thiết lập quan hệ

trong quản lý quan hệ NCC

36

Hình 3.4 Quy trình lựa chọn NCC của Công ty TNHH Buymed Logistics 37

Hình 3.5 Mức độ ưu tiên tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp 38 Hình 3.6 Tỉ lệ đồng ý trao đổi thông tin của công ty TNHH Buymed

Logistics với các NCC

42 Hình 3.7 Tỉ lệ thời gian quan hệ hợp tác giữa Buymed và các NCC 43

thu tiền hộ

4 ĐKKD Đăng ký kinh doanh

5 GDP Good Distribution Practices Thực hành tốt phân phối thuốc

6 GHTK Giao hàng tiết kiệm

Quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp

14 TNDN Thu nhập doanh nghiệp 15 TNHH Trách nhiệm hữu hạn

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU 1.1 Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu

Trong môi trường kinh doanh hiện đại, nơi sự đổi mới và tính linh hoạt trở thành những đặc điểm quyết định sự thành bại, việc quản lý hiệu quả các mối quan hệ với nhà cung cấp đã không còn là một lựa chọn mà trở thành một yêu cầu bắt buộc Sự phụ thuộc ngày càng tăng vào mạng lưới nhà cung cấp để đảm bảo nguồn cung ứng dồi dào và kịp thời cho sản xuất, phân phối sản phẩm và cung cấp dịch vụ đòi hỏi các doanh nghiệp phải tinh tế và chiến lược trong cách tiếp cận của mình Tính cấp thiết của việc quản lý nhà cung cấp nằm ở khả năng đảm bảo một chuỗi cung ứng mạnh mẽ, linh hoạt và đáng tin cậy - một yếu tố không thể thiếu trong việc duy trì tính cạnh tranh và đáp ứng nhanh chóng đối với các yêu cầu thị trường biến động

Tiếp cận việc quản lý quan hệ với các nhà cung cấp một cách mang tính chiến lược là cách làm được nhiều doanh nghiệp áp dụng để phục vụ cho lợi ích lâu dài Tuy nhiên, thực tế cho thấy nhiều doanh nghiệp vẫn gặp khó khăn trong việc thiết lập và duy trì một quan hệ đối tác ổn định và hiệu quả với nhà cung cấp Những thách thức này bao gồm việc thiếu thông tin đầy đủ và minh bạch từ nhà cung cấp, khả năng đáp ứng linh hoạt đối với sự biến động của nhu cầu thị trường, và rủi ro trong chuỗi cung ứng do các yếu tố bên ngoài như dịch bệnh hoặc biến đổi khí hậu gây ra Điều này làm tăng nguy cơ gián đoạn trong hoạt động sản xuất và kinh doanh, ảnh hưởng đến uy tín và lợi nhuận của doanh nghiệp

Thực tế ở Việt Nam, các đề tài nghiên cứu về hoạt động quản lý nhà cung cấp tại các doanh nghiệp cũng còn khá hạn chế, số lượng các đề tài không nhiều Bên cạnh đó, các doanh nghiệp Việt Nam chưa hiểu rõ được tầm quan trọng đặc biệt của chuỗi cung ứng nói chung và hoạt động quản trị nhà cung cấp nói riêng trong bối cảnh môi trường cạnh tranh toàn cầu ngày càng gay gắt Do đó, muốn duy trì được vị thế của mình, nâng cao năng lực cạnh tranh và mở rộng thị trường, doanh nghiệp cần phải hiểu rõ được vai trò và tầm quan trọng của việc quản trị nhà cung cấp Bởi vì một doanh nghiệp dù lớn mạnh đến mức nào nhưng không có các mối quan hệ với nhà cung cấp thì khó có thể phát triển bền vững được Do vậy, việc nghiên cứu về hoạt động quản trị nhà cung cấp tại các doanh nghiệp để tìm ra các giải pháp là vấn đề cần thiết và cấp bách Đây là một trong những yêu cầu cần đặt ra của quản trị chuỗi cung ứng hiện nay

Là một công ty được lập ra để phụ trách các hoạt động logistics cho công ty Buymed bao gồm lưu kho và giao hàng chặng cuối, Công ty TNHH Buymed Logistics có quan hệ với số lượng nhà cung cấp không quá lớn (khoảng 2-3 NCC mỗi mặt hàng), chủ yếu là các nhà cung cấp bao bì đóng gói, văn phòng phẩm và công cụ, dụng cụ phục vụ quá trình hoạt động của công ty Dù vậy, qua thời gian làm việc tại Công ty TNHH Buymed Logistics

Chi nhánh Hà Nội, tôi nhận thấy việc quản lý quan hệ nhà cung cấp lại chưa thực sự đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp Việc thiếu quan tâm đến công tác quản lý quan hệ nhà cung cấp góp phần ảnh hưởng không tốt đến kết quả kinh doanh của công ty Trong khi vẫn chưa có phương án cụ thể để khắc phục những lỗ hổng trong kinh doanh này Nhận

thức được điều này, tôi lựa chọn đề tài “Hoà̀̀̀n thiện quản lý quan hệ nhà cung cấp của công ty TNHH Buymed Logistics Chi Nhánh Hà Nội” Từ kiến thức, thời gian trực tiếp

làm việc tại doanh nghiệp và nghiên cứu của mình, tôi hi vọng có thể đưa ra những giải pháp hoàn thiện hơn hệ thống quản lý quan hệ với nhà cung cấp của công ty, góp phần giúp cho công ty có những bước phát triển bền vững trong tương lai

1.2 Tổng quan tình hình nghiên cứu

Các nghiên cứu trước đây đã khám phá nhiều khía cạnh của quản lý NCC trong ngành công nghiệp khác nhau, nhưng vẫn tồn tại một số hạn chế khi áp dụng vào một công ty cung cấp dịch vụ logistics Một số công trình nghiên cứu liên quan đến đề tài:

- Nguyên cứu khoa học, Tạp chí Công thương “Quản lý quan hệ nhà cung cấp tại các doanh nghiệp chế biến cà phê Việt Nam” của tác giả Đoàn Ngọc Ninh (2022) Tác giả

đã phân tích thực trạng và đề xuất giải pháp để nâng cao hiệu quả quản lý quan hệ nhà cung cấp tại các doanh nghiệp chế biến cà phê Việt Nam Cách tiếp cận dựa trên quan điểm của quản lý chuỗi cung ứng, bao gồm việc xác lập mục tiêu quan hệ, lựa chọn nhà cung cấp, quan hệ chiến lược và đo lường đánh giá quan hệ với nhà cung cấp

- Luận án Tiến sĩ, Trường Đại học Thương mại “Quản lý quan hệ nhà cung cấp (Supplier relationship management) trong chuỗi cung ứng hàng tiêu dùng: Nghiên cứu trường hợp của doanh nghiệp bán lẻ” của tác giả Phạm Văn Kiệm (2018) Tác giả tập

trung vào việc khám phá và phân tích cách thức quản lý quan hệ nhà cung cấp của doanh nghiệp bán lẻ trong chuỗi cung ứng hàng tiêu dùng, đặc biệt là thông qua nghiên cứu trường hợp tại Hà Nội Bài nghiên cứu đề cập đến vai trò và tầm quan trọng của quản lý quan hệ nhà cung cấp, làm nền tảng cho sự hiểu biết sâu sắc về các thách thức và cơ hội trong ngành Bằng cách nghiên cứu trường hợp cụ thể của các doanh nghiệp bán lẻ tại Hà Nội, bài nghiên cứu làm sáng tỏ thực trạng quản lý quan hệ nhà cung cấp hiện nay, bao gồm cả những khó khăn và hạn chế mà các doanh nghiệp này đang phải đối mặt Phần kết luận đưa ra các giải pháp sáng tạo và thiết thực nhằm tăng cường quản lý quan hệ nhà cung cấp, giúp các doanh nghiệp bán lẻ tối ưu hóa hoạt động của mình và cải thiện hiệu quả trong chuỗi cung ứng hàng tiêu dùng, qua đó tăng cường sự cạnh tranh và bền vững trong kinh

doanh

- Nghiên cứu khoa học, Đại học Cần Thơ“Phát triển mô hình quản lý tồn kho do nhà cung cấp quản lý (VMI) cho chuỗi cung ứng gồm nhiều nhà cung cấp - Một nhà sản

xuất” của tác giả Huỳnh Tấn Phong (2022) Nghiên cứu này giới thiệu mô hình hàng tồn

kho do nhà cung cấp quản lý (VMI) cho chuỗi cung ứng gồm nhiều nhà sản xuất, trong đó các thành viên thượng nguồn có thể là thương nhân và-hoặc nhà sản xuất và thành viên hạ nguồn là nhà sản xuất Bài viết này có mục tiêu là giảm thiểu chi phí vận chuyển, tồn kho và phạt đối với chuỗi cung ứng dệt may Giải pháp tốt nhất cho bài viết này được tìm ra bằng cách triển khai phần mềm Python và phân tích độ nhạy được thực hiện để chứng minh tính hữu ích của mô hình VMI

- Luận văn Thạc sĩ, Đại học Kinh tế TP.HCM “Giải pháp cải thiện quản lý mối quan hệ nhà cung cấp của Công ty TNHH PMG Integrated Communications” Của tác giả Trần Thị Kim Nga (2022).Tác giả nghiên cứu đề tài nhằm đánh giá tác động của các yếu

tố quản trị mối quan hệ nhà cung cấp ở công ty PMG, đưa ra các yếu tố giúp cải thiện quản trị mối quan hệ nhà cung cấp Đo lường và đánh giá các yếu tác động đến quản trị mối quan hệ nhà cung cấp và đề xuất giải pháp giúp hoàn thiện các yếu tố quản trị mối quan hệ nhà cung cấp Tác giả sử dụng phương pháp định tính bằng cách tham khảo các nghiên cứu các chuyên gia, đồng thời tác giả sử dụng phương pháp định lượng, khảo sát các nhân viên quản lý phòng mua hàng ở công ty PMG thông qua việc phỏng vấn trực tiếp

- Luận văn Thạc sĩ, Đại học Kinh tế - ĐHQGHN “Quản lý chất lượng hàng hóa từ các nhà cung cấp tại công ty TNHH Netcorp Việt Nam” của tác giả Đặng Thị Phượng

(2022) Trong bài nghiên cứu này tác giả đã hệ thống hoá cơ sở lý luận và thực tiễn về quản lý chất lượng hàng hóa từ nhà cung cấp tại công ty TNHH Netcorp Việt Nam Phân tích và đánh giá thực trạng quản lý chất lượng từ các nhà cung cấp tại công ty TNHH Netcorp Việt Nam Đề xuất những giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản lý chất lượng hàng hóa từ các nhà cung cấp tại công ty TNHH Netcorp Việt Nam

Trong những năm gần đây đã có nhiều công trình nghiên cứu các vấn đề liên quan đến quản lý quan hệ nhà cung cấp Tuy nhiên, chưa có bài nghiên cứu nào nghiên cứu trực tiếp tới hoạt động quản lý nhà cung cấp của Công ty TNHH Buymed Logistics Do vậy, việc chọn đề tài “Hoà̀̀̀n thiện quản lý quan hệ nhà cung cấp của công ty TNHH Buymed Logistics Chi Nhành Hà Nội” là không trùng lặp với các công trình nghiên cứu trước đây và đảm bảo giá trị khoa học và thực tiễn

1.3 Các mục tiêu nghiên cứu của đề tài

1.3.1 Mục tiêu nghiên cứu

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài là nhằm hoàn thiện hoạt động quản lý quan hệ nhà cung cấp của công ty TNHH Buymed Logistics Chi nhánh Hà Nội

1.3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu

- Tập hợp một số vấn đề lý luận về quản lý quan hệ nhà cung cấp của các doanh nghiệp thương mại và dịch vụ

- Phân tích, đánh giá thực trạng hoạt động quản lý quan hệ nhà cung cấp của công ty TNHH Buymed Logistics trong 03 năm gần đây Phân tích các thành công, hạn chế và đưa ra nguyên nhân

- Cuối cùng là đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện và nâng cấp hoạt động quản lý quan hệ nhà cung cấp của công ty TNHH Buymed Logistics, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

1.4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

1.4.1 Đối tượng nghiên cứu: Quản lý quan hệ nhà cung cấp tại Công ty TNHH Buymed Logistics chi nhánh Hà Nội

1.4.2 Phạm vi nghiên cứu:

Về không gian, dù công ty TNHH Buymed Logistics hoạt động trên phạm vi toàn quốc, tuy nhiên trong khuôn khổ của bài nghiên cứu, phạm vi của nghiên cứu là thị trường miền Bắc, bao gồm các tỉnh Bắc Bộ và Bắc Trung Bộ Đây cũng là khu vực hoạt động của Công ty TNHH Buymed chi nhánh Hà Nội

Về thời gian, dữ liệu về hoạt động kinh doanh và các vấn đề cần nghiên cứu của công ty TNHH Buymed Logistics trong 03 năm gần nhất (2021-2023) Cùng với đó là đề xuất các giải pháp hoàn thiện hoạt động quản lý nhà cung cấp đến năm 2027

1.5 Phương pháp nghiên cứu

1.5.1 Thu thập dữ liệu

Dữ liệu thứ cấp

Nguồn dữ liệu thứ cấp bên trong công ty được bài nghiên cứu sử dụng bao gồm báo cáo tài chính của công ty TNHH Buymed Logistics từ năm 2021-2023; các số liệu theo dõi, phân loại, kiểm tra đánh giá nhà cung cấp của công ty từ năm 2021-2023; khảo sát nhà cung cấp; các chứng từ, hợp đồng mua bán của công ty với cấp trong nước; các yêu cầu về các tiêu chuẩn chất lượng, kỹ thuật của các nhà cung cấp của công ty

Nguồn dữ liệu thứ cấp bên ngoài công ty được bài nghiên cứu thu tập các tài liệu lý thuyết liên quan đến quản lý chuỗi cung ứng nói chung và quản lý nhà cung cấp nói riêng; một số đề tài luận văn tiến sĩ, luận văn thạc sĩ, các bài nghiên cứu khoa học có đề cập đến

quản lý nhà cung cấp Bài nghiên cứu cũng tìm kiếm và thu thập các dữ liệu mới nhất trên các nguồn thông tin đại chúng bằng cách sử dụng và tham khảo các tài liệu như sách, báo, tạp chí được xuất bản từ các hiệp hội thương mại, các tổ chức và các dữ liệu trên Internet

Phương pháp phân tích tổng hợp

Tổng hợp và phân tích tất cả các dữ liệu thu thập được nhằm có sự đánh giá tổng quan về hoạt động quản lý quan hệ nhà cung cấp đối với các dịch vụ và nguyên vật liệu, phương tiện được sử dụng phục vụ quá trình kinh doanh của công ty Dựa vào các dữ liệu đó tiến hành phân tích nhằm phát hiện những vấn đề còn tồn tại trong hoạt động quản lý quan hệ nhà cung cấp của Công ty TNHH Buymed Logistics

1.6 Kết cấu của khóa luận

Ngoài phần mở đầu, lời cảm ơn, mục lục, danh mục bảng biểu, bài nghiên cứu được kết cấu thành 4 chương:

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU Chương này cung cấp một cái

nhìn tổng quát về đề tài nghiên cứu, bao gồm lý do chọn đề tài, mục tiêu nghiên cứu, và phương pháp luận được áp dụng Chương này cũng sẽ giới thiệu về tầm quan trọng của

việc quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp trong ngành logistics và ảnh hưởng của nó đến thành công chung của một doanh nghiệp

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ QUAN HỆ NHÀ CUNG CẤP

Chương này trình bày các lý thuyết, mô hình và khung pháp lý liên quan đến quản lý nhà cung cấp Nội dung chủ yếu xoay quanh việc đánh giá các chiến lược quản lý nhà cung cấp, các yếu tố ảnh hưởng đến mối quan hệ này và cách thức xây dựng mối quan hệ bền

vững và hiệu quả

CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ NHÀ CUNG CẤP TẠI CÔNG TY TNHH BUYMED LOGISTICS Chương này đi sâu vào việc phân tích hiện trạng quản lý nhà cung cấp tại Công ty TNHH BuyMed Logistics Nội dung chủ yếu tập trung vào các thách thức, vấn đề cụ thể mà công ty đang đối mặt, cũng như các kết quả và hiệu suất của quá trình quản lý nhà cung cấp hiện tại

CHƯƠNG 4: HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ NHÀ CUNG CẤP TẠI CÔNG TY TNHH BUYMED LOGISTICS Trong chương cuối cùng, tác giả sẽ đề xuất các giải pháp và chiến lược nhằm cải thiện quá trình quản lý nhà cung cấp tại công ty Các đề xuất có thể bao gồm việc áp dụng công nghệ mới, cải tiến các quy trình, và tăng cường đào tạo nhân sự để nâng cao năng lực quản lý và hiệu quả hợp tác với các nhà cung cấp

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ QUAN HỆ NHÀ CUNG CẤP 2.1 Tổng quan về quản lý quan hệ nhà cung cấp

2.1.1 Khái niệm nhà cung cấp

Hiện nay, có rất nhiều khái niệm về nhà cung cấp, sau đây là một số khái niệm phổ biến như sau:

Theo Christian Schuh và các công sự (2014), nhà cung cấp là một phần của chuỗi Cung ứng bao gồm: Các mạng lưới của các cá nhân, tổ chức, nguồn lực, hoạt động và công nghệ liên quan đến việc tạo ra và bán một sản phẩm Từ việc cung cấp các nguyên liệu từ các nhà cung cấp cho các nhà sản xuất, thông qua đó để tạo ra các sản phẩm đưa đến tay người tiêu dùng, cuối cùng

Theo Nguyễn Công Bình (2008), nhà cung cấp là một cá nhân hoặc các công ty bán hàng hóa, sản phẩm hoặc dịch vụ là nguyên liệu đầu vào cần thiết cho quá trình sản xuất, kinh doanh Thông thường, nhà cung cấp được hiểu là đơn vị cung cấp nguyên liệu trực tiếp như vật liệu thô, các chỉ tiết của sản phẩm, bán thành phẩm

Theo An Thị Thanh Nhàn (2021), nhà cung cấp được hiểu là các doanh nghiệp hoặc cá nhân kinh doanh có khả năng cung cấp các nguồn lực mà doanh nghiệp cần để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh Tập hợp các nhà cung cấp này hình thành các thị trường cung ứng các yếu tố đầu vào cho doanh nghiệp như cung cấp máy móc, thiết bị, nguyên vật liệu, cung cấp vốn, các dịch vụ tài chính, cung ứng lao động Nhà cung cấp có vai trò đám bào cung ứng vật tư, nguyên vật liệu, hàng hóa, dịch vụ với số lượng đầy đủ, đảm bảo chất lượng, ổn định, chính xác nhằm đáp ứng yêu cầu của sản xuất, kinh doanh

Một cách tổng quát có thể hiểu nhà cung cấp cung cấp như sau: Nhà cung cấp là các công ty, doanh nghiệp, tổ chức, nhà thủ công hay cá nhân cung cấp nguyên vật liệu, sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ cho sản xuất, kinh doanh

2.1.2 Bản chất của quản lý quan hệ nhà cung cấp

Theo tổ chức Gartner (2001), quản lý quan hệ nhà cung cấp được hiểu là tập hợp các phương pháp và ứng dụng cần thiết đối với nhà cung ứng sản phẩm và dịch vụ nhằm mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp

Theo L M Leftwich, J A Leftwich N Y Moore và các cộng sự (2004), quản lý quan hệ nhà cung cấp được hiểu là một cách tiếp cận mang tính chiến lược, bao quát được toàn doanh nghiệp, dài hạn, đa chức năng, năng động nhằm chọn lựa nhà cung ứng hàng hóa, dịch vụ và quản lý chúng

Có thể thấy dù quản lý quan hệ nhà cung cấp được hiểu theo hướng nào thì bản chất vẫn là việc xây dựng quan hệ với các NCC bằng cách thực hiện các tác động có chủ đích của doanh nghiệp vào các mối quan hệ với NCC nhằm tạo ra, duy trì, phát triển và kiểm soát các liên kết phù hợp giúp tạo ra sự tối ưu và hiệu quả trong hoạt động cung ứng và kinh doanh Nếu như doanh nghiệp thực hiện tốt công tác quản lý quan hệ NCC thì sẽ có khả năng chủ động trong việc cung ứng hàng hóa và dịch vụ cũng như tăng cường sự hài lòng của khách hàng, tận dụng tối đa các nguồn lực của bản thân và của chuỗi cung ứng nhằm nâng cao hiệu suất và hiệu quả sử dụng tài sản

2.1.3 Các chiến lược quản lý quan hệ nhà cung cấp a Chiến lược theo loại hình quan hệ nhà cung cấp

Trong quan hệ mua bán, các bên có thể tham dự vào với các hình thức và đặc điểm khác nhau (Bảng 2.1)

Bảng 2.1 Các loại quan hệ trong quan hệ nhà cung cấp

Loại quan hệ

NCC theo giao dịch

Mối quan hệ ngắn hạn, có tính chất nhỏ lẻ, không thường xuyên

Chỉ thực hiện theo hợp đồng, không có hoặc có rất ít tương tác ngoài việc truyền đạt các yêu cầu trong hợp đồng Nhà thầu phụ Tham gia thực hiện một nhiệm

vụ cụ thể hoặc cung cấp một gói công việc, thường là một phần của dự án lớn hơn

- Liên quan đến việc truyền đạt các yêu cầu chi tiết, chủ yếu về các vấn đề kỹ thuật

- Có thể làm việc với công ty và các nhà thầu phụ khác

Nhà cung cấp thuê

ngoài

Nhà cung cấp chịu trách nhiệm thực hiện một hoạt động hoặc một chức năng của công ty

Quan hệ gần gũi, tương tác hàng ngày ở cấp độ hoạt động Mối quan hệ và hợp đồng được xây dựng quanh hiệu suất và quản lý vận hành

Nhà cung cấp chiến

lược

Nhà cung cấp có tầm quan trọng chiến lược, có thể giúp cho doanh nghiệp hiện thực hóa các mục tiêu

Cần tạo mối quan hệ rất gần gũi và hợp tác với các nhà cung cấp chiến lược

Đối tác Các bên đồng ý làm việc cùng nhau dựa trên một số thỏa thuận Sự sắp xếp có thể là không chính thức hoặc một hợp đồng chính thức và thậm chí các ưu đãi có thể tồn tại

- Cần tạo mối quan hệ rất gần gũi và hợp tác

- Tương tác hàng ngày trong khu vực liên quan (ví dụ: ở cấp độ kỹ thuật)

Nguồn cung nội bộ

Nhà cung cấp thuộc sở hữu của công ty hoặc được sở hữu trong tập đoàn

Mối quan hệ rất gần gũi, giống như một phần của công ty

(Nguồn: Giáo trình Quản trị Chuỗi cung ứng – Trường Đại học Thương mại)

b Chiến lược SRM với ma trận Kraljic

Căn cứ vào ma trận đã xác lập với danh mục hàng hóa mua, các chiến lược SRM sẽ tiếp tục được định hình theo 4 vị trí của các nhóm mặt hàng đã sắp xếp (Hình 2.1)

Hình 2.1 Mô hình định hướng quan hệ chiến lược với nhà cung cấp

(Nguồn: Giáo trình Quản trị Chuỗi cung ứng – Trường Đại học Thương mại)

Ô (3) là ô hàng hóa có giá trị cao, số lượng nhà cung cấp nhiều, mối quan hệ với nhà cung cấp được xác định ở mức hợp tác Quan hệ hợp tác là mối quan hệ thắng - thắng,

đặc trưng bởi sự tương tác chặt chẽ và liên tục giữa người mua và người bán để cải thiện hiệu suất mua (chất lượng, chi phí, đóng gói, quản lý hàng tồn kho) Đây là dạng quan hệ lâu dài (hợp đồng dài hạn), chia sẻ thông tin cởi mở, dùng đối thoại để giải quyết mâu thuẫn và tạo sự công bằng giữa hai bên Quan hệ này cần duy trì lâu dài, tạo tính công bằng, hai bên cùng có lợi

Ô (4) có giá trị hàng hóa cao nhưng số lượng nhà cung cấp ít nên loại quan hệ mà các doanh nghiệp cần theo đuổi là quan hệ liên minh chiến lược Trong quan hệ liên minh, các nhà cung cấp theo đuổi chiến lược hợp tác bền vững dựa trên quan điểm tiếp cận thắng - thắng, hai bên cùng có lợi Đặc điểm của chiến lược này là duy trì mức độ hợp tác lên một tầm cao mới với các hợp đồng dài hạn, chủ động chia sẻ thông tin hữu ích và có thể cho phép nhà cung cấp tích hợp vào hệ thống thông tin của doanh nghiệp để chủ động kiểm soát mức dự trữ, tồn kho Chiến lược liên minh thường có rất ít nhà cung cấp vì mối quan hệ này yêu cầu rất nhiều nguồn lực với mức độ cam kết rất cao Mối quan hệ này được đặc trưng bởi các giai đoạn phát triển chiến lược chung, tương tác điều hành và chia sẻ các nguồn lực Mối quan hệ cộng tác sẽ làm giảm chi phí hoạt động và thu được hiệu quả lớn hơn

2.2 Nội dung quản lý quan hệ nhà cung cấp

2.2.1 Xác định mục tiêu quản lý quan hệ nhà cung cấp

Việc hoạch định quan hệ nhà cung cấp là quá trình đề ra các công việc cần thực hiện của doanh nghiệp, tổ chức nghiên cứu để chỉ rõ những nhân tố chính trong quan hệ nhà cung cấp, xác lập các mục tiêu ngắn hạn, trung hạn, dài hạn và chiến lược

Bảng 2.2 Xây dựng mục tiêu quan hệ nhà cung cấp

4 Chiến lược, đồng bộ Cộng tác đồng bộ Lâu dài

(Nguồn: Cohen & Roussen, 2005)

Mục tiêu dài hạn xây dựng sau khi đã xác định được các dạng quan hệ với các NCC theo hướng phù hợp với các mức độ quan hệ này

Với các nhà cung cấp cân duy trì mức độ quan hệ giao dịch, chiến lược quan hệ dựa trên kiểu thắng - thua, thực chất là chỉ chú tâm vào các giao dịch ngắn hạn Loại chiến lược này tập trung vào mục tiêu chỉ phí hay tối ưu hóa chi phí trong các giao dịch để giành lợi thế cạnh tranh theo từng thương vụ

Với các nhà cung cấp cần duy trì mức độ quan hệ cạnh tranh, chiến lược quan hệ cũng dựa trên kiểu thắng — thua, tuy nhiên do số lượng nhà cung cấp ít nên đặc điểm của chiến lược này là hợp đồng ngắn hạn, các điều kiện trong hợp đồng hưởng đến lợi ích riêng hơn mục tiêu chung, đặc biệt tập trung vào vấn đề giá cả

Với các nhà cung cấp cân duy trì mức độ quan hệ hợp tác, chiến lược quan hệ dựa trên kiểu thắng — thắng Đặc trưng của chiến lược này là hợp đồng trung hoặc dài hạn, các điều kiện trong hợp đồng tập trung vào các yếu tố ảnh hưởng đến vấn đề hợp tác như chỉ phí, chất lượng, logistics, tồn kho nhằm mục tiêu tối ưu hóa tổng chi phí toàn bộ quá trình hợp tác với nhà cung cấp

Với các nhà cung cấp cung cấp trong quan hệ liên mình, cần theo đuổi chiến lược hợp tác bền vững dựa trên quan điểm tiếp cận thắng - thắng, hai bên cùng có lợi Đặc điểm của chiến lược này giống với chiến lược dành cho các nhà cung cấp cần duy trì mức độ hợp tác nhưng được nâng lên một tầm cao mới với các hợp đồng dài hạn, chủ động chia sẻ thông tin hữu ích và có thể được phép tích hợp vào hệ thống thông tin để chủ động kiểm soát mức dự trữ, tồn kho tại các cơ sở bán của DN

Trong quá trình hoạch định cần định ra được một cách rõ ràng nhiệm vụ, tổ chức và các nguồn lực để thực thì quan hệ với nhà cung cấp Vấn đẻ lõi trong việc hoạch định quan hệ nhà cung cấp đó chính là việc đề ra các mục tiêu chiến lược trong, quan hệ nhà cung cấp đề doanh nghiệp theo đuổi

2.2.2 Xây dựng hệ thống quản lý quan hệ nhà cung cấp

Hệ thống quản trị quan hệ với nhà cung cấp bao gồm tất cả mọi giao dịch của công ty với nhà cung cấp, bất kể là việc mua hàng hay các dịch vụ có liên quan Trong đó có cả các trung tâm liên lạc với nhà cung cấp, chịu trách nhiệm hỗ trợ, tư vấn, giữ thông tin liên lạc với nhà cung cấp một cách thường xuyên nhất Hệ thống quản trị quan hệ với nhà cung cấp tích hợp hệ thống thông tin chứa các thông tin liên quan đến nhà cung cấp Hệ thống quản trị quan hệ nhà cung cấp bao gồm:

- Thu thập dữ liệu nhà cung cấp

- Phân tích dữ liệu nhà cung cấp cho xây dựng quan hệ dài hạn - Tự động hóa cho bộ phận mua hàng

a Thu thập dữ liệu nhà cung cấp

Có thể chia hoạt động thu thập thông tin dữ liệu về nhà cung cấp thành 3 nhóm hoạt động là:

- Thu thập thông tin dữ liệu nhà cung cấp trực tiếp từ trang web của công ty: khi xây dựng trang web của công ty có thể thiết kế tính năng nhằm thu thập thông tin của nhà cung cấp khi các nhà cung cấp chủ động kết nối và gửi yêu cầu hợp tác với công ty Hình thức này đơn giản, không mất phí mà lại có thể thu được lượng thông tin chi tiết về dữ liệu của nhà cung cấp

- Sử dụng email liên lạc trực tiếp với nhà cung cấp và nhận email phản hồi: là việc thu thập và gửi các email quảng cáo định kỳ cho nhà cung cấp Hình thức này có ưu điểm là có khả năng thu hút và hấp dẫn nhà cung cấp cung cấp các sản phẩm và dịch vụ của công ty

- Tiến hành nghiên cứu thị trường trên internet

Trên internet hiện nay có thể ứng dụng một số hoạt động nghiên cứu thị trường như với một số ưu điểm sau đây

Phỏng vấn chuyên sâu + Tiến hành qua mạng

+ Tập trung được nhiều câu hỏi từ phỏng vấn viên và người theo dõi + Có thể kết hợp để phỏng vấn được nhiều chuyên gia

+ Thông tin chi tiết

Điều tra bằng Bảng câu hỏi qua mạng + Nhanh

+ Chính xác

+ Tiết kiệm công sức nhập dữ liệu + Phạm vi điều tra rộng

b Phân tích dữ liệu nhà cung cấp cho xây dựng quan hệ dài hạn

Các doanh nghiệp cần phân tích các nhà cung cung cấp một cách xác thực dựa trên thông tin dữ liệu đã thu thập được, phân tích các dữ liệu thứ cấp về các nhà cung cấp mới, còn giao dịch và không còn giao dịch

Với nhà cung cấp mới dữ liệu gồm tên nhà cung cấp, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế, email, dư nợ, giá cả, chất lượng sản phẩm, các sản phẩm nguyên vật liệu mà công ty cung cấp, dạng nhà cung cấp

Nhà cung cấp còn giao dịch, dữ liệu cần nắm được bao gồm: các thông tin cơ bản, dạng nhà cung cấp, báo cáo tài chính của nhà cung cấp, thái độ, lịch sử giao dịch, yếu tố tác động đến quyết định giao dịch

Ngoài ra cũng cần thu thập dữ liệu về các nhà cung cấp không còn giao dịch để có sự đánh giá cho việc duy trì quan hệ với các nhà cung cấp sau hoặc thu hút các nhà cung cấp đó quay lại Các dữ liệu cần thu thập bao gồm: thời gian giao dịch, cách thức thu hút được nhà cung cấp, lý do hai bên thôi giao dịch

Công ty cũng có thể sử dụng các công cụ phân tích dữ liệu để hỗ trợ việc phân tích một cách chi tiết nhằm đưa ra quyết định một cách chính xác và hiệu quả hơn

c Tự động hóa bộ phận mua hàng

Việc công ty có thể giảm chi phí liên quan đến việc mua hàng và tăng lợi nhuận mà không phải tăng sản lượng bán hoặc giảm chất lượng của sản phẩm, thì quản lý mối quan hệ nhà cung cấp là một cách tiếp cận toàn diện để quản lý các tương tác của công ty đối với các tổ chức cung cấp hàng hóa và dịch vụ mà công ty sử dụng

Các nhà cung cấp thường là những nhà sản xuất, nhà phân phối hoặc nhà cung cấp dịch vụ quy mô lớn Vì vậy công ty cần tìm cách sử dụng các công cụ hỗ trợ để tự động hóa bộ phận mua hàng ở càng nhiều khâu càng tốt để giảm tải công việc và giảm thời gian đánh giá tính phù hợp của từng giao dịch với các nhà cung cấp khác nhau Điều này tạo thuận lợi cho cả hai bên trong quá trình giao dịch và có căn cứ để xử lý, đánh giá các vấn đề phát sinh khi thực hiện giao dịch

2.2.3 Triển khai việc quản lý quan hệ nhà cung cấp

Để có thế có được các nhà cung ứng có hiệu suất cao, doanh nghiệp cần thực hiện việc tìm kiếm, lựa chọn và đánh giá các nhà cung ứng có tiềm năng Qua dó, doanh nghiệp cũng cần phải phát triển các mối quan hệ lâu dài nhằm nâng cao giá trị cho hoạt động mua hàng

Theo giáo trình Quản trị logistics kinh doanh (An Thị Thanh Nhàn, 2018), nhà cung cấp tiềm năng là những doanh nghiệp (người bán) có khả năng và điều kiện cung ứng tốt các yếu tố đầu vào cho doanh nghiệp nhưng chưa thực sự tham gia vào hoạt động trao đổi mua bán với doanh nghiệp Doanh nghiệp cần tim kiếm sớm các nhà cung ứng tiềm năng để chủ động cho các chiến lược mua cũng như những thay đổi bất thường trên thị trường Quy trình nghiên cứu và lựa chọn nhà cung ứng tiềm năng được thế hiện thông qua hình dưới dây:

Hình 2.2 Quy trình lựa chọn và triển khai quan hệ với nhà cung cấp tiềm năng

(Nguồn: Giáo trình Quản trị Logistics Kinh doanh – Trường Đại học Thương mại)

Bước 1 Chuẩn bị Bước này, doanh nghiệp cần xác định rõ nhu cầu mua của mình trong chiến lược mua dài hạn Các nhà quản trị của doanh nghiệp có vai trò hết sức quan trọng trong giai đoạn này, nó đòi hỏi khả năng dự báo thị trường, có thẩm quyền ra các quyết định dài hạn về thị trường, sản xuất, tài chính và nhân lực Trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp cần tập hợp các thành viên lại để làm việc nhóm nhằm đưa ra được mục tiêu lựa chọn nhà cung cấp lâu dài

Bước 2 Tìm kiếm các nhà cung cấp tiềm năng Doanh nghiệp cần dựa vào nhu cầu đã xác định đến hình thành các tiêu chuẩn lựa chọn Những tiêu chuẩn này có thể khác nhau tùy thuộc vào đặc điểm kinh doanh của từng doanh nghiệp, đặc điểm của các nhà cung ứng theo các cách phân loại Các tiêu chuẩn phổ biến:

- Sức mạnh marketing: chủng loại, chất lượng, giá cả hàng hóa, uy tín thương hiệu - Sức mạnh tài chính: năng lực tài chính, vốn kinh doanh, quy mô doanh nghiệp - Sức mạnh logistics: tài sản sở hữu, độ tin cậy giao hàng, cung cấp dịch vụ

Thông qua các tiêu chuẩn này doanh nghiệp sẽ tập hợp thông tin để lập danh sách các nhà cung cấp tiềm năng Đây là một danh sách đã được tuyển chọn sơ bộ

Bước 3 Nghiên cứu và lựa chọn nhà cung cấp tiềm năng Đây là bước kết nối và liên hệ với các nhà cung cấp trong danh sách tiềm năng đã được tuyển chọn sơ bộ ở bước 2 để có được các thông tin cụ thể và chính xác về của nhà cung cấp Phần lớn các thông tin này sẽ

được tập hợp từ các tài liệu do các nhà cung cấp chuyển tới Những tài liệu này cần đảm bảo mô tả chính xác những tiêu chuẩn cụ thể mà doanh nghiệp quan tâm Thông qua đó, doanh nghiệp sẽ đánh giá nhà cung cấp theo các tiêu chuẩn chi tiết, cụ thể để xếp loại và so sánh các nhà cung cấp với nhau Để thuận tiện cho xếp loại, thông thường doanh nghiệp có thể sử dụng công thức đánh giá hiệu suất tổng hợp nhà cung cấp Dk thông qua công thức sau:

Dk = ∑𝑛𝑖=1 di qi

Dựa vào chỉ số Dk, doanh nghiệp có thể xếp loại tất cả các nhà cung cấp tiềm năng theo số điểm đánh giá từ cao đến thấp, từ đó có căn cứ lựa chọn các nhà cung cấp có số điểm tốt nhất

Bước 4 Xây dựng quan hệ Ở bước này, doanh nghiệp chủ động liên hệ với nhà cung cấp đề tập hợp các tài liệu và hồ sơ của các nhà cung cấp có tiềm năng cao đã chọn Doanh nghiệp cần thể hiện sự quan tâm chú ý cao tới nhà cung cấp qua việc trao đổi thông tin để có thể tìm hiểu chi tiết hơn về các nhà cung cấp Thường xuyên đưa ra các ý kiến tạo dựng các tương tác hai chiều để bắt đầu gây dựng quan hệ hiểu biết sâu hơn với nhà cung cấp Bước 5 Lượng hóa và phát triển quan hệ Những nhà cung ứng đạt được những tiêu chuẩn và đảm bảo độ tin cậy cao, có thể xếp vào quan hệ đối tác Khi có cơ hội sẽ tiến hành mua để củng cố quan hệ lâu dài và bổ sung vào mạng lưới các nhà cung cấp hiện tại Những nhà cung cấp không đạt được những tiêu chuẩn đặt ra, cần tiếp tục theo dõi đánh giá thậm chí loại bỏ tương tác nếu thấy cần thiết

Như vậy, việc lựa chọn nhà cung cấp tiềm năng là một quá trình liên tục, giúp thường xuyên có được các nhà cung cấp tốt nhất trên thị trường và loại bỏ các nhà cung cấp kém hiệu quà Đây chính là cách thức giúp cho hoạt động mua đảm bảo mục tiêu về chất lượng và chi phí đặt ra, đồng thời duy trì sức mạnh kinh doanh cho doanh nghiệp

2.2.4 Đánh giá, kiểm soát quan hệ nhà cung cấp

Đánh giá hiệu quả được coi là thành phần quan trọng nhất của SRM, thể hiện ở hai góc độ:

Dk: Tồng số điềm đánh giá nhà cung ứng k

d: Điểm đánh giá tiêu chuẩn i cùa nhà cung ứng k (0≤di≤ 10) q: Độ quan trọng của tiêu chuẩn i (0≤qi≤ 1, ∑qi=l)

n: Số tiêu chuẩn đánh giá

- Một là, đánh giá hiệu quả mà SRM mang lại cho hoạt động kinh doanh của công ty

- Hai là đánh giá tình trạng hiện tại và xu hướng tương lai đê làm cơ sở cho việc đề ra chiến lược kinh doanh và các quyết định ở một thời điểm cụ thể

Đánh giá SRM khác với các tiêu chí đánh giá thông thường căn cứ trên chỉ số về tài chính, với SRM, phương thức đánh giá hiệu quả cần phải lấy nhà cung cấp là trung tâm Đánh giá SRM được thực hiện đối với các hoạt động bên trong công ty và những hoạt động liên quan đến nhà cung cấp

Một số chỉ số đánh giá thường được sử dụng: - Đánh giá bên trong:

+ Giá trị đạt được từ nhà cung cấp + Tỷ lệ hoàn thành mục tiêu đề ra

+ Khoảng thời gian từ thu nhận xử lý đến khi ra quyết định thực hiện

+ Tỷ lệ trao đổi, sử dụng thông tin về nhà cung cấp đối với các bộ phận có liên quan + Tỷ lệ thu nhận nhà cung cấp

+ Khả năng tiếp nhận thông tin nhà cung cấp - Đánh giá bên ngoài:

+ Mức độ tin cậy của nhà cung cấp về công ty

+ Tỷ lệ không hài lòng của nhà cung cấp với công ty

SRM là một hệ thống xuyên suốt, có mặt trong hầu hết quá trình kinh doanh của công ty Nó có thể mang lại nhiều hình thái kinh doanh khác nhau tùy thuộc vào mục đích và khả năng của doanh nghiệp sử dụng Trên thực tế, khó tìm được mô hình cụ thể cho hệ thống SRM Do vậy, với xu hướng số hóa về thông tin, cung sự cạnh tranh gắt gao của thương trường thì việc lựa chọn một giải pháp SRM có nền tảng công nghệ tốt luôn đặt lên hàng đầu là điều hoàn toàn dễ hiểu

2.3 Các yếu tố tác động đến quản lý quan hệ nhà cung cấp

2.3.1 Yếu tố bên ngoài a Nhà cung cấp

Nhà cung cấp là yếu tố khách quan ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả mua hàng của doanh nghiệp vì nếu lựa chọn không đúng nhà cung cấp sẽ không đảm bảo yêu cầu mua hàng của doanh nghiệp, không đảm bảo được đầu vào và ảnh hưởng tới doanh thu của doanh nghiệp Đối với doanh nghiệp thương mại thường kinh doanh nhiều mặt hàng khác nhau, mỗi mặt hàng có thế có một hoặc nhiều nhà cung ứng, trong trường hợp này sẽ xuất hiện sự cạnh tranh giữa các nhà cung ứng Sự cạnh tranh giữa các nhà cung ứng tạo động lực để nhà cung ứng phải tự hoàn thiện chất lượng sản phẩm dịch vụ tốt hơn nhằm giữ vững mối quan hệ đối tác với doanh nghiệp Bên cạnh đó mối quan hệ giữa doanh nghiệp và nhà cung ứng phải là mối quan hệ đôi bên cùng có lợi

Để lựa chọn nhà cung cấp cho doanh nghiệp cần dựa vào nguyên tắc:

- Không hoàn toàn phụ thuộc nguồn cung vào một nhà cung cấp đế giảm rủi ro nguồn cung ứng và đế giữ được tiếng nói trong mối quan hệ với nhà cung ứng

- Cần theo dõi thường xuyên về tình hình tài chính, khả năng sản xuất và khả năng cung ứng của người cung ứng đế có những quyết định mua hàng hợp lý, linh hoạt theo từng thời điếm

b Nhu cầu tiêu dùng của khách hàng

Khách hàng là một trong những nhân tố quyết định đến số lượng, chất lượng, giá cả hàng hoá mà doanh nghiệp mua vào, sự thay đổi về nhu cầu của khách hàng, thị trường tiêu thụ sẽ ảnh hưởng đến công tác tổ chức mua hàng tại doanh nghiệp Doanh nghiệp mua hàng trong mọi hoạt động kinh doanh của đều cần lấy khách hàng làm nhân vật trung tâm, nhu cầu của khách hàng sẽ là mục tiêu để doanh nghiệp xây dựng nên kế hoạch mua hàng Vậy nên nhu cầu tiêu dùng ảnh hưởng đến quá trình mua hàng như sau: sự thay đổi về nhu cầu tiêu dùng sẽ làm tốc độ bán hàng biến đổi dần đến sự biến đổi trong mua hàng c Đối thủ cạnh tranh

Đối với bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng gặp phải đối thủ cạnh tranh, đối thủ cạnh tranh kìm hãm và gây tổn thất đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, mặt khác đối thủ cạnh tranh cũng là động lực thúc đẩy doanh nghiệp tăng trưởng và phát triển Trong lĩnh vực mua hàng cũng vậy, công ty luôn phải đối phó với hàng loạt các đối thủ cạnh

tranh, sự cạnh tranh trên thị trường mua thường là sự cạnh tranh về giá nên doanh nghiệp phải thường xuyên quan tâm đến các chính sách giá của nhà cung cấp và của đối thủ cạnh tranh để đưa ra mức giá mà nhà cung cấp có thế chấp nhận được mà có mức giá lớn hơn hoặc bằng giá của đối thủ cạnh tranh nhưng phải đảm bảo có lãi

2.3.2 Yếu tố bên trong

a Kế hoạch và tình hình tiêu thụ hàng hóa - Chiến lược kinh doanh

Chiến lược kinh doanh có vai trò định hướng phát triển của doanh nghiệp, là kim chỉ nam để doanh nghiệp có những bước tiến rõ ràng và cụ thể Do vậy hầu hết các doanh nghiệp kinh doanh đều có chiến lược kinh doanh của riêng mình

Chiến lược kinh doanh có ảnh hưởng tới tất cả hoạt động trong doanh nghiệp: từ mua hàng, sản xuất, lưu kho, dự trữ, phân phối tới tiếp thị do đó quản trị mua hàng cũng phải tuân theo chiến lược để đưa ra những quyết định mua phù hợp theo từng giai đoạn

- Kế hoạch mua hàng

Sau khi xác định nhu cầu mua trong chiến lược mua hàng dài hạn của doanh nghiệp, nhà quản trị phải đưa ra được một kế hoạch mua hàng chi tiết bao gồm: mặt hàng mua, nhà cung cấp thời gian, giá, chi phí Kế hoạch mua hàng được coi là phù hợp khi nhà quản trị tính toán được lượng dự trữ phù hợp với mục tiêu về chi phí và dịch vụ

- Kết quả tiêu thụ

Kết quả tiêu thụ hàng hoá ảnh hưởng lớn đến công tác quản trị mua hàng vì để xây dựng nên một kế hoạch mua hàng hợp lý phải dựa trên kết quả tiêu thụ kỳ trước để tính toán lượng mua vào Với mỗi mặt hàng sẽ có mức tiêu thụ khác nhau, tại đơn đặt hàng lần tiếp theo doanh nghiệp cần tính toán đế cân đối giữa số lượng hàng vẫn còn trong kho và khả năng tiêu thụ của sản phẩm

b Nguồn vốn

Vốn là điều kiện đầu tiên quyết định cho mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp đặc biệt là trong mua hàng Đây là nhân tố quan trọng ảnh hưởng đến công tác mua hàng của doanh nghiệp Khi có vốn đầy đủ thì hoạt động mua hàng được tiến hành nhanh chóng, thuận lợi, tránh tình trạng kéo dài khâu thanh toán sau mua hàng, giảm được chi phí trong khâu mua Mặt khác, khi có nguồn vốn dồi dào doanh nghiệp sẽ nắm được các cơ hội kinh doanh nhanh hơn bởi mua được nguồn hàng sớm hơn các doanh nghiệp khác

c Cơ sở vật chất kỹ thuật

Cơ sở vật chất kỹ thuật là phản ánh thực lực của doanh nghiệp Cơ sở vật chất kỹ thuật tốt, hiện đại tạo điều kiện tốt trong mua hàng bởi nếu doanh nghiệp có cơ sở vật chất hiện đại thì doanh nghiệp sẽ nhanh chóng nắm bắt được thông tin, có nhiều cơ hội chớp lấy thời cơ để mua được hàng nhanh hơn, tốt hơn điều đó làm tăng sức cạnh tranh của doanh nghiệp so với các đối thủ cạnh tranh Nhưng nếu cơ sở vật chất của doanh nghiệp mà kém sẽ làm mất cơ hội kinh doanh của mình

d Vị thế của doanh nghiệp

Nếu doanh nghiệp có vị thế, uy tín trên thương trường thì hoạt động mua hàng sẽ dễ dàng hơn, doanh nghiệp sẽ được các nhà cung ứng chủ động đến chào hàng và dành nhiều điều khoản ưu đãi cho doanh nghiệp hơn, việc mua hàng nhiều khi tránh được tình trạng thủ tục rườm rà Do đó với uy tín, vị thế doanh nghiệp trên thị trường có ảnh hưởng lớn đến công tác quản trị mua

Ngoài ra còn có các nhân tố khác như tình hình sản xuất kinh doanh, trình độ tiến bộ khoa học kĩ thuật đều có ảnh hưởng đến công tác mua hàng

CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ NHÀ CUNG CẤP TẠI CÔNG TY TNHH BUYMED LOGISTICS CHI NHÁNH HÀ NỘI 3.1 Khái quát về Công ty TNHH Buymed Logistics

3.1.1 Giới thiệu sơ bộ về công ty và quá trình phát triển

Công ty TNHH Buymed Logistics, được biết đến với tên tiếng Anh là Buymed Logistics Company Limited, là một công ty trong lĩnh vực logistics và phân phối Công ty có hai trụ sở chính tại Việt Nam Trụ sở tại Hồ Chí Minh được đặt tại vị trí đắc địa: Tầng 8, Tòa Nhà Vincom Center Đồng Khởi, 72 Lê Thánh Tôn, Phường Bến Nghé, Quận 1 Trong khi đó, trụ sở tại Hà Nội nằm tại 25-27 Trương Định, Phường Trương Định, Quận Hai Bà Trưng Cả hai địa điểm này đều thuận lợi cho việc giao dịch và hợp tác với các đối tác Buymed Logistics tự hào với đội ngũ chuyên nghiệp, sẵn sàng hỗ trợ khách hàng 24/7 thông qua các kênh thông tin liên hệ đa dạng Khách hàng có thể truy cập website chính thức tại https://thuocsi.vn/ để tìm hiểu thêm về dịch vụ và sản phẩm Đối với những thắc mắc cần được giải đáp trực tiếp, khách hàng có thể liên hệ qua số điện thoại 02466884135 hoặc gửi email đến hotro@thuocsi.vn Ngoài ra, Buymed Logistics cũng tích cực cập nhật thông tin và tương tác với cộng đồng qua trang Facebook chính thức là thuocsi.vn

Quá trình hình thành và phát triển

Buymed, công ty khởi nghiệp trong lĩnh vực y tế, được thành lập vào năm 2017 với trụ sở chính đặt tại số 10 Anson Road, International Plaza, Singapore Chỉ một năm sau, vào năm 2018, Buymed đã mở rộng hoạt động sang Việt Nam, thiết lập chi nhánh công ty TNHH và triển khai nền tảng thuocsi.vn Đến năm 2019, công ty đã gọi vốn thành công 500,000 USD trong vòng Series A từ quỹ đầu tư Cocoon Capital và Viet Capital

Sự phát triển không ngừng của Buymed tiếp tục được chứng minh vào năm 2020, khi công ty thu hút thêm 2,500,000 USD từ các quỹ đầu tư mạo hiểm Genesia Venture và công ty Sequoia Capital (Ấn Độ) Năm 2021 đánh dấu một bước ngoặt lớn khi Buymed nhận được 9,000,000 USD từ quỹ đầu tư Smilegate Investment của Hàn Quốc, và công ty khánh thành kho hàng đạt chuẩn GSP tại Việt Nam, đạt mức tăng trưởng 300%, phục vụ hơn 1500 đơn hàng mỗi ngày và hợp tác với hơn 600 nhà sản xuất, nhà phân phối dược

Năm 2022, Buymed không chỉ mở rộng thị trường sang Campuchia và Thái Lan (thông qua Buymed KH và Buymed Siam) mà còn mở rộng hệ thống kho dược phẩm ở Việt Nam, thành lập trung tâm hỗ trợ người bán và tiếp cận phân khúc khách hàng Nha khoa Công ty cũng đã mở rộng thị trường sang Malaysia và phát triển chương trình đào tạo học viện thuocsi.vn

Đến năm 2023, Buymed tiếp tục thể hiện sức hút mạnh mẽ trên thị trường vốn khi gọi vốn thành công 51,5 triệu USD cho vòng Series B, do UOB Venture Management dẫn đầu, khẳng định vị thế và tiềm năng tăng trưởng của mình trong ngành công nghiệp y tế 3.1.2 Cơ cấu tổ chức của công ty

Hình 3.1 Sơ đồ cấu trúc của công ty TNHH Buymed

(Nguồn: Phòng Nhân sự)

Phòng Thương mại:

Nhóm Ngành hàng: Quản lý các thông tin liên quan đến mặt hàng được đăng bán trên sàn thương mại điện tử thuocsi.vn, đảm bảo các thông tin được cập nhật liên tục giúp cho quá trình cung ứng của nhà cung cấp được kịp thời, hợp lý và tối ưu cho các bộ phận tiếp theo Nhóm Ngành hàng cũng thực hiện duy trì quan hệ với nhà cung cấp, cập nhật các thông tin và trực tiếp giải đáp các thắc mắc cho nhà cung cấp và nhà bán hàng

Nhóm Mua hàng: Tìm kiếm nguồn hàng uy tín, chất lượng và đặt hàng theo số lượng tổng hợp nhu cầu mua nhằm đảm bảo cho hoạt động kinh doanh và các hoạt động hàng ngày của Buymed diễn ra liên tục, các đơn hàng được hoàn thiện với tỉ lệ fulfilment cao Ngoài ra, nhóm mua hàng còn có nhiệm vụ tìm kiếm các nhà cung cấp trang thiết bị phục vụ cho quá trình hoạt động của công ty, thực hiện mua sắm và duy trì quan hệ với các nhà cung cấp này

Phòng pháp lý: Nghiên cứu, soạn thảo và hoàn thiện tất các văn bản ban hành tại

Công ty, doanh nghiệp, đảm bảo tuân thủ theo quy định Công ty và pháp luật Các mặt hàng được bày bán trên sản thuocsi.vn đếu phải được chấp thuận bởi phòng pháp lý để đảm bảo các thông tin của các loại thuốc tuân thủ pháp luật về mua bán thuốc

Phòng kế toán: Phòng Kế toán là bộ phận giúp Giám Đốc thực hiện quản lý chặt

chẽ về mặt kế toán, tài chính, nắm chắc các số liệu thống kê để có thể phục vụ tốt cho nhiệm vụ chỉ đạo và tổ chức kinh doanh

Phòng tài chính – kinh doanh: Chịu toàn bộ trách nhiệm về mặt tài chính,

Marketing, tư vấn và giới thiệu cho khách hàng các sản phẩm, dịch vụ của công ty kinh doanh Cụ thể, nhân viên kinh doanh sẽ tìm kiếm khách hàng, giới thiệu cho họ về sản phẩm có mặt trên sàn, chính sách khi mua hàng tại Buymed, Các nhân viên kinh doanh sẽ tìm nguồn khách hàng cho công ty, tìm hiểu khách hàng và cung cấp những thông tin cần thiết về khách hàng từ đó có thể đề ra phương hướng thu hút được nhiều khách hàng mới mà vẫn giữ được khách hàng quen thuộc

Phòng công nghệ thông tin: Xây dựng và hoàn thiện hệ thống back-end, front-end

cho sàn thương mại điện tử thuocsi.vn của Buymed

Phòng chăm sóc khách hàng: Phòng chăm sóc khách hàng có nhiệm vụ tiếp nhận

và xử khiếu nại từ khách hàng

Phòng nhân sự: Phòng Hành chính nhân sự phụ trách quản lý tình hình nhân viên

của công ty; giám sát và tham mưu với Ban giám đốc về luật lao động; phụ trách công tác tuyển dụng và đào tạo lao động mới; lên kế hoạch đào tạo và gắn kết nội bộ hàng năm cho công ty

Phòng vận hành kho: Đây là phòng ban đảm nhận nhiệm vụ xử lý, đóng gói và

hoàn thiện các đơn đặt hàng trước khi chúng được vận chuyển đến khách hàng Tương tự các công ty khác, phòng vận hành kho tại Buymed Logistics cũng được chia thành 2 nhóm là Inbound (nhập hàng) và Outbound (xuất hàng)

Phòng vận hành Logistics:

Đây là phòng ban phụ trách các vấn đề liên quan đến việc giao vận hàng hóa của công ty bao gồm 3 giai đoạn cơ bản: First mile, Line haul và Last mile Ngoài ra, phòng ban Logistics còn có nhiệm vụ mở rộng và kết nối hệ thống hub tại khắp các tỉnh thành trên đất nước, kết nối với các nhà cung cấp 3PL phù hợp với nhu cầu để nâng cao khả năng giao hàng của công ty

3.1.3 Tình hình kinh doanh Công ty TNHH Buymed Logistics giai đoạn 2021-2023 Dưới đây là bảng thống kê kết quả kinh doanh của Công ty TNHH Buymed trong giai đoạn 2021-2023

Bảng 3.1 Kết quả kinh doanh giai đoạn 2021-2023 của Công ty TNHH Buymed Đơn vị: Triệu VNĐ

(Nguồn: Báo cáo hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 2021-2023)

Tổng quan 3 năm gần nhất, Buymed Logistics đang có kết quả kinh doanh tốt do kết quả kinh doanh của công ty mẹ là Buymed, đặc biệt là năm 2022 với doanh thu tăng gấp 2,5 lần so với năm 2021 Sang đến năm 2023 do mất hiệu ứng của đại dịch COVID-19 và hậu quả của suy thoái kinh tế nên sức mua giảm, kéo theo doanh thu năm 2023 giảm khoảng 6%

Mặt hàng có doanh thu cao nhất là thuốc, chiếm 81,3%; thực phẩm chức năng là mặt hàng có doanh thu đứng thứ 2 với 9,6% Ở thị trường phía Bắc, doanh thu của Buymed tập trung ở khu vực đồng bằng Bắc Bộ và Bắc Trung Bộ Các tỉnh thành có doanh thu cao nhất khu vực phía Bắc là Hà Nội, Nghệ An, Thanh Hóa, Hải Phòng, Thừa Thiên Huế Đây được coi là các tỉnh thành có dân số lớn và mức chi tiêu cho y tế cao

Các sản phẩm đến từ 10 hãng dược phẩm có doanh thu cao nhất thì trong đó có 4 công ty và nhà sản xuất thuốc Việt Nam, còn lại là các công ty và nhà sản xuất thuốc nước ngoài Điều này cho thấy các hãng dược phẩm trong nước có khả năng cạnh tranh tốt với các hãng dược phẩm nhập khẩu về khía cạnh chất lượng và giá thành, được khách hàng tin tưởng sử dụng

3.1.4 Nguồn lực của công ty

Kể từ khi thành lập năm 2018, Công ty TNHH Buymed đã ra sức tìm kiếm nguồn lực tài chính và đã thành công gọi vốn từ rất nhiều các quỹ đầu tư Trải qua 2 vòng gọi vốn, công ty đã huy động được 12 triệu USD cho vòng Series A do quỹ đầu tư Cocoon capital, Viet Capital, quỹ đầu tư mạo hiểm Genesia Venture và công ty Sequoia Capita (Ấn Độ), Quỹ đầu tư mạo hiểm Smilegate Investment, Hàn Quốc; 51,5 triệu USD cho vòng series B do UOB Venture management dẫn đầu

Với nguồn lực tài chính dồi dào, Buymed đã đầu tư mạnh vào hệ thống cơ sở vật chất phục vụ cho quá trình lưu trữ và thực hiện đơn hàng Cụ thể, tại Hà Nội, Buymed sở hữu hệ thống kho với tổng diện tích 8000m2 đặt tại VSIP Bắc Ninh và hệ thống kho với tổng diện tích 10.000m2 tại Bình Dương Trong đó, kho hàng ở 25 Trương Định giữ vai trò là sorting center – nơi lưu trữ hàng hóa để chuyển về fulfillment center xử lý, kho hàng ở VSIP Bắc Ninh là fulfillment center thực hiện chức năng đóng gói và phân phối sản phẩm Công nghệ trong kho đạt chuẩn GDP của Buymed cũng được đầu tư mạnh vào hệ thống băng chuyền tự động, hệ thống máy lạnh, máy thông không khí, máy POS để check in hàng hóa đầu vào, thiết bị cầm tay PDA,… để phục vụ cho quá trình phân loại và thực hiện đơn hàng

Về hệ thống kho hub giao hàng last mile, trung chuyển, Buymed đầu tư phát triển hệ thống hơn 70 hub tại tất cả các tỉnh thành Đối với những đơn hàng ở vùng sâu vùng xa mà hệ thống hub không thực hiện được, Buymed hiện hợp tác với 2 đơn vị vận chuyển 3PLs là GHTK và Viettel Post

Bảng 3.2 Cơ cấu lao động theo giới tính của công ty TNHH Buymed giai đoạn 2021-2023