TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA KINH TẾ VÀ KINH DOANH QUỐC TẾ KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH CUNG ỨNG DỊCH VỤ LOGISTICS BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY TNHH VẬN TẢI VÀ TIẾP VẬN T
MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH CUNG ỨNG DỊCH VỤ LOGISTICS BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TRONG DOANH NGHIỆP
Khái quát về dịch vụ logistics trong doanh nghiệp
2.1.1 Khái niệm logistics và dịch vụ logistics
Theo từ điển Oxford bản gốc (1908): “Logistics là một nhánh của ngành khoa học quân sự, liên quan đến các hoạt động thu mua, bảo dưỡng và vận chuyển vật chất, nhân sự và phương tiện” Định nghĩa này được đưa ra vì logistics được nhiều người cho rằng xuất phát từ “logistique” trong tiếng Pháp, xuất hiện trong quyển “Nghệ thuật chiến tranh” của Baron Henri
Ngoài ra có một số ý kiến lại cho rằng “logistics” xuất phát từ tiếng Hy Lạp với 2 từ là “logosh” - lý lẽ và “loyistikosh” – kế toán chuyên đo đếm, phản ánh môn khoa học với tính quy luật của các hoạt động cung ứng và đảm bảo các yếu tố tổ chức, vật chất và kỹ thuật để cho quá trình chính yếu được thực hiện đúng mục tiêu Đến khi ngành sản xuất và dịch vụ bắt đầu mượn logistics và sử dụng thuật ngữ “logistics kinh doanh” được áp dụng rất nhiều bởi quân đội Pháp trong thế chiến
Năm 1988, Hội đồng Quản trị logistics Hoa Kỳ (LAC - The US Logistics Administration Council) đưa ra khái niệm: “Logistics là quá trình lập kế hoạch, thực hiện và kiểm soát dòng di chuyển và lưu kho những nguyên vật liệu thô của hàng hóa trong quy trình, những hàng hóa thành phẩm và những thông tin có liên quan, từ khâu mua sắm nguyên vật liệu cho đến khi được tiêu dùng, với mục đích thỏa mãn yêu cầu của người tiêu dùng”
Năm 1998, Christopher định nghĩa logistics như sau: Logistics là quá trình quản lý chiến lược mua sắm, vận chuyển và lưu trữ nguyên liệu, các bộ phận và hàng tồn kho thành phẩm cùng luồng thông tin có liên quan thông qua tiến trình tổ chức và thực hiện các kênh tiếp thị Logistics không dừng lại ở việc xử lý hay vận chuyển, mà còn bao gồm tổ hợp các hoạt động như truyền thông, dịch vụ khách hàng, nội địa hóa, hậu cần (Stock và Lambert, 2001) và lập kế hoạch có liên quan mật thiết đến thương mại và sản xuất (Grant và cộng sự, 2006)
Có nhiều cách tiếp cận khác nhau về thuật ngữ logistics, tuy nhiên trong phạm vi nghiên cứu của đề tài, tác giả tiếp cận logistics theo quan điểm logistics chuỗi cung ứng:
“ Logistics là quá trình tối ưu hóa về vị trí, vận chuyển và dự trữ các nguồn tài nguyên từ điểm đầu của dây chuyền cho đến tay người tiêu dùng cuối cùng thông qua hàng loạt các hoạt động kinh tế” (An Thị Thanh Nhàn, (2018), Giáo trình quản trị logistics kinh doanh)
Theo cách gọi trong Luật Thương Mại 1997 của Việt nam thì dịch vụ logistics là dịch vụ giao nhận hàng hóa được quy định: “ Dịch vụ giao nhận hàng hóa là hành vi
15 thương mại, theo đó, người làm dịch vụ giao nhận hàng hóa nhận hàng từ người gửi, tổ chức việc vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm các thủ tục giấy tờ và các dịch vụ khác có liên quan để giao hàng cho người nhận hàng theo ủy thác của chủ hàng, người vận tải hoặc của người làm dịch vụ giao nhận khác (gọi chung là khách hàng)” Đến năm 2005 thì khái niệm dịch vụ logistics được chính thức hóa trong Luật Thương Mại (Điều 233) và nghị định 140/2007 ND-CP quy định : “Dịch vụ logistics là hoạt động thương mại, theo đó thương nhân tổ chức thực hiện một hoặc nhiều công việc bao gồm nhận hàng, vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm thủ tục hải quan, các thủ tục giấy tờ khác, tư vấn khách hàng, đóng gói bao bì, ghi ký mã hiệu, giao hàng và các dịch vụ khác có liên quan đến hàng hóa theo thỏa thuận với khách hàng để hưởng thù lao”
Các dịch vụ logistics chủ yếu bao gồm:
Thứ nhất, các dịch vụ logistics chủ yếu bao gồm: Dịch vụ bốc xếp, dịch vụ vụ kho bãi và lưu giữ hàng hóa, dịch vụ đại lý vận tải, dịch vụ bổ trợ như tiếp nhận, lưu kho và quản lý thông tin liên quan, xử lý lại hàng hóa bị trả lại, hàng hóa tồn kho, hàng hóa quá hạn, lỗi mốt và tái phân phối hàng hóa đó; hoạt động cho thuê và thuê mua container
Thứ hai, các dịch vụ logistics liên quan đến vận tải bao gồm: Dịch vụ vận tải hàng hải, vận tải thuỷ nội địa, vận tải hàng không, vận tải đường sắt, vận tải đường bộ, vận tải đường ống
Thứ ba, các dịch vụ logistics liên quan khác, bao gồm: Dịch vụ kiểm tra và phân tích kỹ thuật, Dịch vụ bưu chính, Dịch vụ thương mại bán buôn, Dịch vụ thương mại bán lẻ, Dịch vụ hỗ trợ vận tải khác
2.1.2 Đặc điểm, vai trò của dịch vụ logistics a) Đặc điểm của dịch vụ logistics
Dịch vụ logistics có những đặc điểm cụ thể như sau:
Thứ nhất là tính vô hình: Dịch vụ logistics không phải là một sản phẩm, hàng hóa hiện hữu nên khách hàng không thể hình dung được dịch vụ logistics là một sản phẩm như thế nào mà chỉ đánh giá được sau khi hoàn thành quá trình vận chuyển, lưu kho hàng hóa Khách hàng chỉ có thể cảm nhận và đánh giá chất lượng dịch vụ logistics sau khi đã sử dụng sản phẩm thông qua các tiêu chí nhất định như: thời gian giao hàng, mức độ hư hao của hàng hóa, tính chính xác của chứng từ, mức độ chăm sóc khách hàng, Dịch vụ logistics có đặc điểm là tính vô hình do bản chất của logistics là thực hiện các công việc liên quan đến vận chuyển và lưu kho hàng hóa và các thủ tục liên quan Do đó, doanh nghiệp phải nỗ lực xây dựng uy tín của doanh nghiệp trên thị trường, vì logistics không hiện hữu nên nhờ danh tiếng và sự nâng cao chất lượng dịch vụ thì công ty có thể làm khách hàng tin tưởng hơn
Thứ hai là tính không dự trữ được: Quá trình cung ứng và sử dụng dịch vụ logistics diễn ra đồng thời nên dịch vụ logistics không dự trữ được Việc này làm cho sự cân bằng
16 cung cầu về dịch vụ logistics không được đảm bảo Lúc các doanh nghiệp có nhu cầu nhập hàng nhiều để dự trữ trong các dịp lễ thì nhu cầu sử dụng dịch vụ logistics cao khiến doanh nghiệp không đáp ứng được nhu cầu
Thứ ba là tính không tách rời: Do đặc thù là ngành dịch vụ nên quá trình cung ứng và sử dụng dịch vụ logistics diễn ra một cách đồng nhất và có đặc điểm không tách rời Bởi thế khách hàng và công ty dịch vụ logistics khó có thể tính toán chuẩn xác về thời gian cung ứng cũng như những rủi ro có thể phát sinh trong quá trình cung ứng dịch vụ
Nội dung của quy trình cung ứng dịch vụ logistics đường biển
2.2.1 Cấu trúc tổ chức các doanh nghiệp dịch vụ logistics
Tùy theo quy mô của các doanh nghiệp dịch vụ logistics sẽ có các cấu trúc tổ chức khác nhau phù hợp với chiến lược của doanh nghiệp Dưới đây là một số cấu trúc tổ chức điển hình của doanh nghiệp dịch vụ logistics:
Thứ nhất là cơ cấu tổ chức doanh nghiệp logistic kiểu ma trận: Tổ chức doanh nghiệp logistics kiểu ma trận quản lý hệ thống dịch vụ logistics theo các nhóm mặt hàng
Cơ cấu này phù hợp với mức độ khách hàng hóa cao về nhu cầu logistics Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp logistic theo ma trận khá linh hoạt, các hoạt động logistics theo hàng ngang có thể nhanh chóng phối hợp, điều chỉnh và hủy bỏ theo yêu cầu Loại cấu trúc này sẽ
20 giúp doanh nghiệp khai thác triệt để các nguồn lực, tăng cường các mối quan hệ giữa các phòng ban, thống nhất quản lý và tập trung chú ý vào các vấn đề chiến lược quan trọng
Hình 2.1: Cấu trúc tổ chức ma trận của 3PL
Nguồn: An Thị Thanh Nhàn và cộng sự, 2018 Thứ hai là cơ cấu tổ chức doanh nghiệp logistics kiểu mạng hỗn hợp: Doanh nghiệp logistics có cấu trúc tổ chức mạng hỗn hợp kết hợp cả hai loại hình quản lý tập trung và phân quyền theo từng cấp.Khách hàng của mỗi chi nhánh sẽ đến từ hai phần, một phần từ trụ sở chính, được quản lý theo trọng tâm chi phí Một phần từ chi nhánh quản lý theo trọng tâm lợi nhuận Cơ cấu tổ chức logistic mạng hỗn hợp vừa có lợi cho quản lý ở tầm bao quát tại trụ sở chính vừa giữ được sự độc lập tương đối của các chi nhánh.Thông qua hợp tác marketing giữa trụ sở chính và các chi nhánh, cấu trúc này giúp tăng cường mức độ marketing của toàn công ty, đồng thời có khả năng chịu trách nhiệm tốt hơn Cơ cấu này có nguồn lực toàn diện mạnh mẽ, khu vực hoạt động và quy mô cung ứng lớn Phù hợp với các khách hàng có phạm vi kinh doanh quốc tế, cần phân phối hàng hóa và sử dụng dịch vụ logistic toàn cầu
Hình 2.2: Cấu trúc tổ chức doanh nghiệp logistics mạng hỗn hợp
Nguồn: An Thị Thanh Nhàn và cộng sự, 2018 Thứ ba là cơ cấu tổ chức doanh nghiệp logistic kiểu mạng phân phối ảo: Trong cấu trúc này, các hoạt động logistics cơ bản được chuyển cho các lực lượng bên ngoài Lõi tổ chức 3PL chỉ gồm trung tâm kiểm soát chi phí và trung tâm thông tin để thực hiện thiết kế, tổ chức, giám sát và điều khiển các hoạt động logistic Doanh nghiệp loại này thường không sở hữu nhiều tài sản, không cần nhiều thiết bị, nhưng có trình độ cao về quản lý và công nghệ thông tin Cơ cấu này giúp tăng cường sự hợp tác song phương ở diện rộng, cho phép các nhà cung cấp dịch vụ logistic bên thứ ba giữ vị trí quan trọng và ổn định hơn trong toàn bộ quá trình kinh doanh
Hình 2.3: Cấu trúc tổ chức doanh nghiệp logistics kiểu mạng phân phối ảo
Nguồn: An Thị Thanh Nhàn và cộng sự, 2018
Thứ tư là cơ cấu tổ chức Logistics Front - Back - End: Trong cơ cấu này, Front - end là hệ thống quản lý quan hệ khách hàng CRM và các tương tác của doanh nghiệp với thị trường, back - end là hệ thống quản lý nguồn lực ERP và mạng kết nối các điểm mua hàng của doanh nghiệp Loại cơ cấu này là cơ cấu tổ chức mới trong đó có cả sự linh hoạt của doanh nghiệp nhỏ và lợi thế tài nguyên của doanh nghiệp lớn Nó phát huy năng lực cung cấp các dịch vụ giá trị gia tăng và thực sự phản ánh cơ cấu tổ chức coi khách hàng là trung tâm
Hình 2.4: Cấu trúc tổ chức doanh nghiệp logistics Front-Back-End
Nguồn: An Thị Thanh Nhàn và cộng sự, 2018
2.2.2 Các dịch vụ được yêu cầu cung cấp
Dựa trên đặc thù của hàng hóa cùng với yêu cầu của khách hàng, dịch vụ logistics bằng đường biển được khách hàng yêu cầu và sử dụng cung khác nhau Một số dịch vụ logistics phổ biến có thể kể đến như
Dịch vụ vận chuyển: Dịch vụ vận chuyển bao gồm dịch vụ vận chuyển đầu vào, đầu ra bằng đường biển, theo dõi hành trình di chuyển hàng hóa Khi cung cấp dịch vụ logistics bằng đường biển các doanh nghiệp dịch vụ logistics còn cung cấp dịch vụ vận chuyển nội địa để đưa hàng đến địa điểm mà khách hàng yêu cầu
Dịch vụ kho bãi: Các doanh nghiệp dịch vụ logistics sẽ cung cấp cho khách hàng dịch vụ về lưu trữ, quản lý kho hàng, quản lý tồn kho, cross-docking Dựa vào các dịch vụ này khách hàng có thể quản lý hàng hóa, sử dụng một bên cung cấp dịch vụ mà không phải dùng nhiều nhà cung cấp gây khó kiểm soát
Dịch vụ công nghệ thông tin: Khách hàng có thể thuê hệ thống quản lý vận chuyển, quản lý kho bãi từ các doanh nghiệp dịch vụ logistics Từ các hệ thống quản lý trên khách hàng có thể quản lý dựa trên công nghệ, tối ưu hóa được quy trình quản lý, tiết kiệm các chi phí không cần thiết
Dịch vụ khai báo hải quan: Các doanh nghiệp dịch vụ logistics thường cung cấp dịch vụ logistics kèm theo để khách hàng có thể lựa chọn và sử dụng một cách thuận lợi Khách hàng thường sử dụng bên khai báo hải quan là nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển do sự hiểu biết về hàng hóa tạo sự thuận lợi trong quá trình khai báo hải quan
Dịch vụ gom hàng: Gom hàng lẻ là một dịch vụ mà các công ty dịch vụ logistics cung cấp để khách hàng thuận tiện cho việc vận chuyển hàng hóa Công ty dịch vụ logistics sẽ tiến hành nhận hàng tại kho của khách hàng và tiến hành đóng hàng vào container
2.2.3 Quy trình cung ứng dịch vụ logistics
Quy trình cung ứng dịch vụ logistics, các doanh nghiệp logistics 3PL chú trọng vào yếu tố dịch vụ, khách hàng và nhân viên Do dịch vụ logistics đường biển có đặc điểm là dịch vụ B2B là loại hình dịch vụ công nghiệp nên đòi hỏi có sự trợ giúp của các loại hình máy móc để có thể hỗ trợ sự di chuyển của dòng hàng hóa trong chuỗi nên các 3PL chú trọng nhiều vào yếu tố thiết bị cũng như công nghệ để nâng cao hiệu suất Do đó, các quá trình cung ứng dịch vụ logistics đường biển cụ thể ở các doanh nghiệp có nhiều sự đa dạng và các yêu cầu khác nhau tùy theo khách hàng và loại hàng hóa Tuy vậy, nhưng các doanh nghiệp 3PL vẫn có 2 giai đoạn chính trong quá trình cung ứng dịch vụ logistics là quy trình đầu vào và quy trình đầu ra
Quy trình đầu vào của doanh nghiệp 3PL: Đầu tiên sau khi tiếp nhận đơn đặt hàng của khách hàng thì doanh nghiệp 3PL và khách hàng phải tiến hành đồng bộ hóa dữ liệu tổng thể về hàng hóa cùng với các thông tin liên quan để các 3PL tiến hành hoạt động thuê ngoài Trong quy trình đầu vào này thì khách hàng sẽ gửi thông tin đơn hàng để yêu cầu dịch vụ cần mua để nhân viên căn cứ vào đơn mua để tiếp nhận và ghi chép lại Sau khi hoàn thành nhận hàng thì 3PL sẽ xác nhận đến khách hàng thuê ngoài, khách hàng sẽ sử dụng biên nhận để thanh toán
Các yếu tố ảnh hưởng đến quy trình dịch vụ logistics bằng đường biển
Thứ nhất là yếu tố hạ tầng cảng biển: Sự hài lòng về chất lượng dịch vụ logistics bằng đường biển được công ty cung cấp phụ thuộc rất lớn vào hạ tầng giao thông và cảng biển Một hệ thống giao thông, cảng biển hiện đại, thuận tiện cho vận chuyển sẽ quyết
25 định thời gian vận chuyển hàng hóa và các khâu chuẩn bị hàng hóa trước đó Hơn thế, cảng biển chất lượng cao thì mức độ đáp ứng càng lớn và lượng hàng hóa thông quan qua cảng biển nhiều và nhanh chóng sẽ ảnh hưởng tới nhu cầu sử dụng dịch vụ logistics đường biển của các doanh nghiệp do thời gian và chất lượng dịch vụ cung ứng Vì vậy, hạ tầng giao thông và cảng biển có ảnh hưởng rất lớn tới dịch vụ logistics bằng đường biển mà các doanh nghiệp dịch vụ logistics cung cấp
Thứ hai là yếu tố môi trường công nghệ: Công nghệ đóng một vai trò rất quan trọng trong việc đảm bảo và cải thiện chất lượng dịch vụ logistics đường biển Công nghệ thông tin và viễn thông là sự kết nối giữa các bên trong chuỗi cung ứng, kết nối chuỗi thông tin trong dịch vụ logistics Các phần mềm và hệ thống hiện nay cho phép cung cấp, trao đổi và quản lý thông tin hiệu quả và nhanh chóng giữa doanh nghiệp, đối tác và khách hàng Sự trao đổi thông tin nhanh chóng giúp tăng cường và thúc đẩy mối quan hệ giữa các bên từ đó có thể đáp ứng linh hoạt các yêu cầu và thay đổi từ phía khách hàng Yếu tố công nghệ cũng giúp tối ưu hóa các quy trình logistics trong doanh nghiệp từ đó chỉ ra các vấn đề và tối ưu hóa quy trình của doanh nghiệp
Thứ ba là yếu tố đối thủ cạnh tranh: Đối thủ cạnh tranh là một yếu tố thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp Đối thủ cạnh tranh có thể gây tổn thất và kìm hãm hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thông qua việc giành giật khách hàng tiềm năng hay khách hàng hiện hữu của doanh nghiệp, giảm giá thành dịch vụ đến mức quá thấp để thu hút nhiều khách hàng, cướp nhà cung cấp tuyến đường Nhưng không thể không nói đến, đối thủ cạnh tranh là một yếu tố để thúc đẩy doanh nghiệp ngày càng phát triển và tăng trưởng Càng nhiều đối thủ cạnh tranh thì sự cạnh tranh trên thị trường càng lớn từ đó để cạnh tranh được trên thị trường thì doanh nghiệp luôn phải thúc đẩy và cải tiến dịch vụ cả về chất lượng và giá thành từ đó giữ chân khách hàng
Thứ tư là yếu tố môi trường chính trị - pháp luật: Sự ổn định của các chính sách của Chính phủ đề ra tạo sự bền vững và tính vẹn toàn của bộ máy Nhà nước sẽ có điều kiện thuận lợi cho các hoạt động kinh tế gồm hoạt động logsitics Các quy định pháp lý liên quan đến dịch vụ logistics làm doanh nghiệp xây dựng bộ quy chuẩn riêng cho doanh nghiệp mình Môi trường chính trị pháp luật ảnh hưởng đến các mối quan hệ quốc tế trong lĩnh vực logistics Với một môi trường chính trị pháp luật ổn định sẽ giúp các doanh nghiệp tăng khả năng hợp tác với các đối tác quốc tế để cung ứng dịch vụ logistics của doanh nghiệp Môi trường chính trị và pháp luật có thể tác động đến việc tham gia các hiệp định thương mại quốc tế của một quốc gia, qua việc tham gia và thực hiện các hiệp định quốc gia có thể nắm bắt các tiêu chuẩn quốc tế và cải thiện chất lượng dịch vụ logistics của công ty
Thứ nhất là yếu tố nguồn nhân lực: Trong tất cả các hoạt động sản xuất kinh doanh thì con người luôn là yếu tố quyết định ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ đặc biệt là đặc
26 thù của ngành dịch vụ thì con người ảnh hưởng trực tiếp đến đánh giá của khách hàng về dịch vụ mà doanh nghiệp dung cấp Đối với doanh nghiệp cung cấp dịch vụ logistics thì đội ngũ nhân viên cần có kỹ năng chuyên môn vững vàng để thực hiện các hoạt động như vận chuyển, lưu trữ, chứng từ, theo dõi tiến độ hàng hóa, Đội ngũ nhân sự của doanh nghiệp có khả năng sáng tạo đưa ra các giải pháp tối ưu, gia tăng giá trị cho khách hàng cũng giúp doanh nghiệp có thể giữ chân khách hàng Việc đào tạo chuyên sâu về chuyên môn cũng là một cách để nâng cao chất lượng nguồn nhân lực của doanh nghiệp để nắm bắt được những xu hướng mới của thời đại và cải thiện tư duy Vì thế nguồn nhân lực là một yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến dịch vụ logistics mà doanh nghiệp cung cấp
Thứ hai là yếu tố cơ sở hạ tầng, kỹ thuật: Đây là một yếu tố hữu hình hiện hữu tại nơi diễn ra các hoạt động dịch vụ logistics, có ảnh hưởng đến chất lượng và uy tín dịch vụ Các thiết bị hỗ trợ cho dịch vụ logistics như cảng biển, xe tải, tàu biển, container, thiết bị nâng hạ, có tác động lớn đến hoạt động cung ứng dịch vụ logistics bằng đường biển Nhờ vào yếu tố cơ sở hạ tầng kỹ thuật thì các doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định thuê ngoài hay tự thực hiện các hoạt động dịch vụ logistics để đảm bảo quá trình cung ứng dịch vụ logistics Cơ sở hạ tầng, kỹ thuật càng hiện đại, phong phú thì các doanh nghiệp dịch vụ logistics có thể đảm bảo tốt hơn về quy trình cung ứng dịch vụ logistics diễn ra liên tục và đạt được hiệu quả tốt hơn
Thứ ba là trình độ tổ chức và quản lý: Trình độ tổ chức và quản lý của doanh nghiệp ảnh hưởng lớn đến dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp Một doanh nghiệp có tổ chức được quản lý chặt chẽ và quản lý hiệu quả, minh bạch thì sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu được các rủi ro trong quá trình cung cấp dịch vụ logistics đến với khách hàng Việc tổ chức và quản lý doanh nghiệp còn giúp doanh nghiệp tạo ấn tượng tốt với đối tác và khách hàng Một doanh nghiệp chuyên nghiệp sẽ tạo được sự tin tưởng đối với các đối tác, nhà cung cấp, khách hàng từ đó tạo các mối quan hệ, sự tương tác với khách hàng nhanh chóng Đó là một yếu tố quan trọng để cung ứng dịch vụ logistics cho khách hàng một cách tốt nhất
Thứ tư là yếu tố nguồn lực tài chính: Yếu tố tài chính là yếu tố quyết định đến quy mô doanh nghiệp, cách thức tổ chức hoạt động và khả năng cung ứng dịch vụ logistics của doanh nghiệp Khi doanh nghiệp có nguồn lực tài chính lớn mạnh thì quy mô của hoạt động kinh doanh lớn và khả năng cung ứng dịch vụ sẽ tốt hơn so với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ Đây cũng là một yếu tố để doanh nghiệp tạo niềm tin cho khách hàng, khi nguồn tài chính đảm bảo thì có thể đánh ứng linh hoạt các yêu cầu của khách hàng Ngoài ra, yếu tố tài chính cũng giúp doanh nghiệp có thể đảm bảo hoạt động kinh doanh khi có rủi ro xảy ra trong quá trình cung ứng dịch vụ logistics Vì thế nguồn lực tài chính vững mạnh của doanh nghiệp sẽ tạo ra được lợi thế cạnh tranh trên thị trường cho chính bản thân doanh nghiệp
PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUY TRÌNH CUNG ỨNG DỊCH VỤ
Tổng quan về công ty TNHH Vận Tải và Tiếp Vận Toàn Cầu
3.1.1 Khái quát về quá trình hình thành và phát triển
Công ty TNHH Vận Tải và Tiếp Vận Toàn Cầu với tên quốc tế là Global Logistics and Transport Company Limited, viết tắt là Glotrans là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh cữ giao nhận và vận chuyển
Hình 3.1: Logo của công ty TNHH Vận Tải và Tiếp Vận Toàn Cầu
Nguồn: Website của công ty
Năm 2009, Glotrans được thành lập và chính thức đi vào hoạt động với trụ sở chính ở Hải Phòng Năm 2012, sau một thời gian phát triển đội ngũ ban giám đốc của Glotrans đã tiến hành mở rộng hoạt động kinh doanh và mở chi nhánh đầu tiên ở Hà Nội Sau quá trình hình thành và phát triển, Công ty TNHH Vận Tải và Tiếp Vận Toàn Cầu đã có sự phát triển vượt bậc khi mở rộng hệ thống văn phòng trên cả nước Ngoài trụ sở chính ở Hải Phòng, Glotrans chú trọng mở rộng các chi nhánh ở tại Hà Nội, Đà Nẵng, Quy Nhơn,
Hồ Chí Minh và có 4 văn phòng đại diện tại Bắc Ninh, Nha Trang, Cần Thơ, Vũng Tàu
Trải qua 15 năm hình thành và phát triển Glotrans có được thành quả như hôm nay, đó là nhờ sự cống hiến về trí lực, sự nhiệt huyết, sáng tạo và sự đồng tâm hiệp lực của các thế hệ nhân viên của Glotrans và sự lãnh đạo sáng suốt của ban giám đốc Hơn một thập kỉ đã qua, Glotrans đã trở thành một trong những doanh nghiệp hàng đầu về cung ứng dịch vụ logistics nói chung và logistics bằng đường biển nói riêng nhờ chất lượng dịch vụ và sự tận tâm, uy tín với khách hàng Glotrans luôn cam kết mang đến cho khách hàng những dịch vụ nhanh chóng, đảm bảo chất lượng cùng với giá thành cạnh tranh
3.1.2 Lĩnh vực ngành nghề kinh doanh
Công ty TNHH Vận Tải và Tiếp Vận Toàn Cầu là một doanh nghiệp đang hoạt động trong lĩnh vực giao nhận và vận chuyển với đa dạng các dịch vụ Cụ thể là các dịch vụ dưới đây:
Vận chuyển hàng hóa quốc tế: Nhằm khai thác tối đa hóa thị trường vận chuyển hàng hóa, Glotrans chú trọng hơn cả vào việc vận chuyển hàng hóa quốc tế để luân chuyển hàng hóa quốc tế nhằm đáp ứng nhu cầu xuất nhập khẩu của khách hàng Glotrans hiện đang cung cấp các dịch vụ vận chuyển quốc tế gồm vận chuyển đường bộ xuyên biên giới, vận chuyển hàng hóa bằng đường bộ và vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không Glotrans có hệ thống các nhà cung cấp dịch vụ vận tải, đại lý tàu, đại lý hàng không giúp cho Glotrans có những mức giá cạnh tranh nhất cung cấp cho khách hàng Vận chuyển hàng hóa quốc tế cũng chiếm phần lớn doanh thu của Glotrans do sự hội nhập quốc tế dẫn tới sự giao thương thương mại giữa các quốc gia Một số phương thức vận chuyển hàng hóa quốc tế mà Glotrans hiện đang cung cấp là: vận chuyển đường bộ xuyên biên giới, vận chuyển đường biển, vận chuyển đường hàng không
Vận chuyển hàng hóa nội địa: Bên cạnh dịch vụ vận chuyển quốc tế thì vận chuyển hàng hóa nội địa cũng nằm trong những dịch vụ trọng tâm của Glotrans Với các nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển cùng với các trang thiết bị hiện đại Glotrans cung cấp cho khách hàng dịch vụ vận chuyển nội địa như vận chuyển hàng hóa đường bộ, đường biển, đường sắt, đường hàng không
Dịch vụ hải quan: Glotrans hiện nay đang là một đại lý thông quan được cấp phép cùng với đội ngũ chuyên viên môi giới hải quan giàu kinh nghiệm Glotrans cung cấp tới cho khách hàng những giải pháp tốt nhất trong dịch vụ thông quan hàng hóa: thông quan hàng nhập khẩu, xuất khẩu, tư vấn luật hải quan, kiểm tra chứng từ, giám sát môi giới hải quan tại nhà máy
Dịch vụ kho bãi: Đi cùng với các dịch vụ vận chuyển nội địa và quốc tế, Glotrans cũng cung cấp các dịch vụ liên quan đến kho bãi như kho ngoại quan, kho tổng hợp, kho hàng lẻ, đáp ứng nhu cầu của từng khách hàng
Dịch vụ chuyển phát nhanh: Glotrans hướng tới chuyên nghiệp với lĩnh vực vận chuyển hàng hóa với mục tiêu nâng cao năng lực cạnh tranh vì thế Glotrans đã đàm phán thành công và ký hợp đồng với một số hãng chuyển phát nhanh trên thế giới như DHL, Fedex, để chào bán các dịch vụ chuyển phát nhanh, vận chuyển bưu phẩm, bưu kiện, tài liệu Nhờ khả năng nắm bắt nhu cầu nhanh chóng và khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng Glotrans đã khẳng định được năng lực của doanh nghiệp
Với bộ máy tổ chức hoạt động phù hợp, thích hợp đã đem lại cho Glotrans hiệu quả về kết quả kinh doanh cùng với sự hài lòng của khách hàng Với cơ cấu tổ chức được định hình rõ ràng và đồng bộ của khách hàng tại các chi nhánh
Hình 3.2: Sơ đồ bộ máy tổ chức của Glotrans
Nguồn: Phòng hành chính- kế toán Đứng đầu chịu trách nhiệm là Giám đốc chi nhánh phụ trách lãnh đạo và điều hành các chiến lược kinh doanh, các hoạt động của công ty, ban hành các quy định để quản lý nội bộ, quản lý trực tiếp các phòng ban
Phó giám đốc là người hỗ trợ Giám đốc trong việc điều hành hoạt động của công ty, có trách nhiệm thực hiện các chiến lược kinh doanh mà giám đốc đề ra và phụ trách giám sát các phòng ban thực hiện các chính sách, ban hành quy định của giám đốc
Phòng kinh doanh phụ trách các hoạt động về tìm kiếm khách hàng cho công ty để giới thiệu các dịch vụ của công ty, cùng với đó là chăm sóc các khách hàng cũ của công ty Từ đó chịu trách nhiệm quảng bá thương hiệu và dịch vụ của Glotrans tới khách hàng
Phòng hành chính- kế toán thực hiện các công việc liên quan đến quản lý công văn, phụ trách các chi phí liên quan đến hành chính, nhân sự trong công ty và phụ trách phát hóa đơn cho khách hàng, theo dõi quản lý dòng tiền, quản lý thu chi trong công ty
Phòng dịch vụ khách hàng làm các công việc liên quan đến chứng từ của lô hàng cho khách hàng bên cạnh đó cần cập nhật kịp thời tiến độ thực hiện lô hàng cho đại lý và gửi chứng từ cho kế toán
Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động cung ứng dịch vụ logistics bằng đường biển của công ty TNHH Vận Tải và Tiếp Vận Toàn Cầu chi nhánh Hà Nội
Thứ nhất là yếu tố hạ tầng cảng biển:Theo Cục Hàng hải Việt Nam thì hệ thống cảng biển Việt Nam hiện có 286 bến cảng phân bố theo 5 nhóm cảng biển với tổng chiều dài cầu cảng hơn 96 km Có hai cụm cảng biển lớn và quan trọng hàng đầu là TP Hải
Phòng và Tp Hồ Chí Minh đang nằm trong top 50 cảng container lớn trên thế giới Theo thống kê của Cục Hàng hải Việt nam thì số lượng hàng hóa thông qua cảng biển Việt Nam trong năm 2022 ước đạt 733,18 triệu tấn tăng 4% so với năm 2021 Nhưng dù mạng lưới bến cảng phân bố dày đặc trải dài trên 3260 km đường biển nhưng vẫn còn tình trạng ùn tắc trong bến cảng, chậm trễ về thủ tục nhận hàng Glotrans cũng bị ảnh hưởng không nhỏ do sự ùn tắc container trong bến cảng dẫn tới chậm trễ và thất hẹn với khách hàng về thời gian nhận hàng gây mất uy tín thương hiệu, ảnh hưởng tới hình ảnh công ty trong mắt khách hàng Do đó, cần có một chính sách quy định về quy hoạch cụ thể về khai thác và đầu tư cảng biển để các đơn vị, tổ chức có liên quan chấp hành làm theo
Thứ hai là yếu tố môi trường công nghệ: Cuộc cách mạng công nghệ 4.0 đang diễn ra, công nghệ dần đang thay thế con người trong những công việc từ đơn giản đến phức tạp Đối với các công ty cung cấp dịch vụ logistics nói chung và Glotrans nói riêng thì công nghệ là một yếu tố mà các doanh nghiệp luôn cần cập nhật liên tục để không bị tụt lại so với các đối thủ cạnh tranh cũng như cải thiện chất lượng dịch vụ logistics của doanh nghiệp Glotrans luôn theo dõi các công nghệ để áp dụng cải thiện dịch vụ logistics của công ty hướng tới cải thiện trải nghiệm khách hàng và giá thành rẻ nhất cho khách hàng Một trong những ứng dụng công nghệ mà Glotrans đã và đang áp dụng để quản lý về các đơn đặt hàng hiện nay là phần mềm Fast để nhân viên công ty có thể kiểm soát về phân quyền, trình phương án kinh doanh, duyệt tạm thu, tạm chi cho khách hàng Nhờ có ứng dụng công nghệ mà công ty cải thiện về tốc độ nhưng vẫn còn một số khuyết điểm do khó dùng Dù thế cũng không thể phủ nhận những tiện ích mà công nghệ mang lại cho Glotrans
Thứ ba là yếu tố đối thủ cạnh tranh: Càng nhiều doanh nghiệp cung ứng dịch vụ logistics ra đời thì tính cạnh tranh trên thị trường càng ngày càng mạnh Sự cạnh tranh của thị trường cũng là một yếu tố để Glotrans luôn hoàn thiện và phát triển liên tục để nâng cao chất lượng dịch vụ của công ty và giữ vững vị trí của công ty trên thị trường Dịch vụ logistics đường biển có xu hướng phát triển do nhiều công ty cung cấp dịch vụ logistics tập trung vào logistics đường biển và lấy logistics đường biển làm thế mạnh Có rất nhiều doanh nghiệp logistics lâu năm cung cấp dịch vụ logistics bằng đường biển với mức giá cạnh tranh và nhiều tuyến hàng vì vậy Glotrans luôn phải cải tiến chất lượng dịch vụ của công ty và các dịch vụ đi kèm bên cạnh đó tìm kiếm các nhà cung cấp mới để mở rộng và khai thác những tuyến đường mới
Thứ tư là yếu tố môi trường chính trị - pháp luật:Ngành logistics nói chung và logistics đường biển nói riêng chịu ảnh hưởng rất nhiều bởi môi trường chính trị và pháp luật do đặc điểm ngành nghề này có quy mô lớn và cung ứng dịch vụ trên thị trường quốc tế Hoạt động logistics xuất nhập khẩu chịu ảnh hưởng rất nhiều từ pháp luật của các quốc gia xuất khẩu, nhập khẩu và của quốc tế Tình hình chính trị và pháp luật của các quốc gia ổn định là một yếu tố giúp hoạt động logistics bằng đường biển có thể phát triển thuận
34 lợi Việt Nam là một quốc gia có điều kiện thuận lợi về chính trị và sự tạo điều kiện từ phía nhà nước nên các doanh nghiệp nói chung và Glotrans nói riêng có sự thuận lợi để phát triển hoạt động kinh doanh của mình Bên cạnh đó, các nghị định quy định của nhà nước cũng có sự kiểm soát và tác động đến doanh nghiệp như: Nghị định số 87/2009/ND-
CP về vận tải đa phương thức, nghị định 144/2018.ND-CP sửa đổi nghị định về vận tải đa phương thức, nghị định 163/2017/ND-CP về quy định kinh doanh dịch vụ logistics Các nghị định là một yếu tố thúc đẩy sự phát triển của các doanh nghiệp cung ứng dịch vụ logistics như Glotrans
Thứ nhất là yếu tố nguồn nhân lực: Tại Glotrans các nhân viên đều là những nhân viên trẻ với độ tuổi dưới 35 nhưng có kinh nghiệm làm việc lâu năm và làm việc với tính chính xác, cẩn thận cao Trình độ nhân viên của Glotrans có số lượng lớn là trình độ đại học và trên đại học khi chiếm 59,4% và cấp bậc cao đẳng, trung cấp và lao động phổ thông chiếm 40,6% còn lại Tuy nhân viên đều có trình độ nhưng phía công ty vẫn luôn chú trọng nâng cao năng lực nhân viên thông qua việc cho nhân viên tham gia các lớp đào tạo chuyên sâu để có thể nâng cao trình độ về chuyên môn nhằm đáp ứng với sự yêu cầu của thị trường Nhờ các khóa đào tạo mà sự hiểu biết của nhân viên của Glotrans đối với các dịch vụ logistics của công ty, các yêu cầu của thị trường đối với dịch vụ logistics bằng đường biển luôn được cập nhật tạo ra lợi thế cạnh tranh cho công ty
Thứ hai là yếu tố công nghệ thông tin : Nhân viên Glotrans được công ty trang bị đầy đủ các thiết bị để phục vụ cho công việc như máy tính, điện thoại bàn, máy in, máy photo, nhằm tạo cho nhân viên của công ty một môi trường làm việc thuận lợi và thoải mái Ngoài cơ sở hạ tầng thì công ty đang sử dụng phần mềm Fast để nhân viên có thể theo dõi thông tin về đơn hàng nhanh nhất, trình phương án kinh doanh, làm tạm ứng, tạo sự thuận lợi nhất cho nhân viên khi thực hiện một đơn hàng
Thứ ba là trình độ tổ chức và quản lý: Đối với dịch vụ logistics nói chung và logistics bằng đường biển nói riêng thì các quy trình thủ tục, các chứng từ và thông tin liên quan đến lô hàng rất phức tạp vì thế trình độ tổ chức quản lý của doanh nghiệp là yếu tố quyết định để nhân viên công ty có thể nắm bắt thực hiện một cách kịp thời, linh hoạt các kế hoạch, các tác nghiệp của logistics bằng đường biển Khi có sự quản lý hiệu quả từ phía công ty thì công ty có thể đưa ra các phương án, các quyết sách phù hợp với các biến động của thị trường và khách hàng để đảm bảo chất lượng logistics đường biển của doanh nghiệp không bị ảnh hưởng
Thứ tư là yếu tố nguồn lực tài chính:Nguồn lực tài chính ổn định, vững vàng khi có vốn chủ sở hữu đạt 4.209.311 nghìn Việt Nam đồng vào năm 2023 Đây là yếu tố quyết định mối quan hệ với các bên nhà cung cấp, khách hàng do vận tải biển là một phương thức vận tải yêu cầu chủ hàng phải thanh toán các chi phí local charge cho hãng tàu trước khi nhận hàng và đi kèm các phí như cơ sở hạ tầng, phí nâng hạ, để có thể lấy hàng một
35 cách nhanh nhất Các số tiền này thường là bên công ty sẽ tạm ứng trước cho khách hàng để thanh toán với bên hãng tàu vì thế nếu nguồn lực tài chính không ổn định công ty có thể không đảm bảo được dịch vụ mà công ty cung cấp cho khách hàng Ngoài ra, nguồn lực tài chính vững chắc cũng giúp công ty tránh khỏi tranh chấp về công nợ với khách hàng và nhà cung cấp
Thực trạng quy trình cung ứng dịch vụ logistics bằng đường biển của công ty
3.3.1 Cấu trúc tổ chức doanh nghiệp của công ty dịch vụ logistics
Glotrans ngay từ khi thành lập đã định hình mình là một doanh nghiệp logistics bên thứ ba (3PL – Third Party Logistics) là doanh nghiệp có thể thay mặt chủ hàng thực hiện và quản lý các dịch vụ logistics Dịch vụ logistics bằng đường biển của Glotrans luôn có sự kết hợp chặt chẽ với khách hàng để cập nhật các thông tin về luân chuyển, tồn trữ hàng hóa và xử lý thông tin Glotrans sẽ cung cấp các dịch vụ liên quan đến logistics bằng đường biển trọn gói hay đơn lẻ dựa trên những yêu cầu chi tiết của khách hàng đối với từng loại hàng hóa hay từng lô hàng Glotrans là một doanh nghiệp logistics bên thứ ba sử dụng không sở hữu tài sản mà hướng tới thuê ngoài toàn bộ về mạng lưới cơ sở hạ tầng như phương tiện vận tải, nhà kho, bến bãi, Do thuê ngoài về cơ sở vật chất nên Glotrans hướng tới hợp nhất các dịch vụ logistics vào với nhau để có thể cung cấp cho khách hàng dịch vụ logistics toàn diện nhất để phía khách hàng có thể chỉ sử dụng duy nhất một nhà cung cấp dịch vụ logistics hướng tới thống nhất về thông tin lô hàng, tránh sự sai sót khi chuyển đổi nhà cung cấp Tuy Glotrans là một công ty logistics không sở hữu tài sản đóng vai trò trung gian giữa hệ thống các nhà cung cấp các dịch vụ logistics hàng đầu và khách hàng nhằm đưa tới cho khách hàng chất lượng dịch vụ logistics đường biển trọn gói
Glotrans được cơ cấu là một tổ chức doanh nghiệp logistics với mạng lưới phân phối ảo không sở hữu nhiều tài sản Glotrans sở hữu hầu hết các đặc điểm của cấu trúc doanh nghiệp kiểu mạng lưới phân phối ảo khi công ty không có hệ thống cơ sở vật chất như nhà kho, xe nâng hạ, thiết bị vận tải, mà Glotrans đi thuê ngoài toàn bộ Hệ thống tài sản của Glotrans là văn phòng, các thiết bị làm việc mà không sở hữu tàu biển, thiết bị vận tải, xe nâng hạ phục vụ cho dịch vụ logistics đường biển mà doanh nghiệp cung cấp Glotrans chỉ đứng ở vị trí trung tâm kiểm soát về chi phí, thông tin để thực hiện thiết kế, tổ chức và giám sát các hoạt động của quy trình cung ứng dịch vụ logistics bằng đường biển Do không sở hữu nhiều tài sản nên Glotrans hướng tới quản lý cao hơn về thông tin, Glotrans đưa vào sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp phần mềm Fast để nhân viên công ty có thể kiểm soát thông tin của khách hàng và lô hàng Nhân viên Glotrans sẽ tiến hành sử dụng phần mềm Fast để thực hiện các bước để truyền thông tin của lô hàng, trình phương án kinh doanh liên quan đến lô hàng, tiến hành phân quyền cho nhân viên chịu trách nhiệm liên quan, làm tạm ứng để tiến hành công việc làm hàng và lưu thông tin thu chi liên quan đến lô hàng Cơ sở hạ tầng để cung cấp dịch vụ logistics bằng đường biển
36 như: thiết bị vận tải, kho bãi, thiết bị nâng hạ, container, Glotrans thuê ngoài, điều này cho phép Glotrans tập trung vào dịch vụ khách hàng và tối ưu hóa được chi phí khi cung cấp dịch vụ vận chuyển đường biển của doanh nghiệp Cung cấp cho khách hàng mức chi phí dịch vụ tối ưu hóa giúp Glotrans có thể cạnh tranh với nhiều đối thủ đưa về mức doanh thu về đường biển là 3.367.343 nghìn Việt Nam đồng trong năm 2023 chiếm 60,85% tổng doanh thu về dịch vụ vận tải của công ty
Tuy nhiên ngoài những lợi ích của mạng lưới phân phối ảo mang lại vẫn còn nhưng hạn chế có thể kể đến của mạng lưới phân phối ảo Việc sử dụng mạng lưới phân phối ảo không sở hữu cơ sở vật chất, các thiết bị dẫn tới Glotrans có sự bị động trong việc cung ứng dịch vụ logistics nói chung và logistics đường biển nói riêng Việc thuê ngoài tất cả khiến các hoạt động cung ứng dịch vụ còn phụ thuộc vào nhà cung cấp và Glotrans cũng không thể kiểm soát hoàn toàn mạng lưới dẫn tới một số yếu tố trong quy trình chưa đáp ứng được mong muốn
3.3.2 Các dịch vụ được yêu cầu cung cấp
Glotrans luôn hướng tới cung cấp ra thị trường trọn gói dịch vụ logistics bằng đường biển vì thế công ty cung cấp rất nhiều các dịch vụ logistics đơn lẻ để khách hàng có thể lựa chọn như dịch vụ hải quan, dịch vụ vận tải đường biển, dịch vụ kho bãi, dịch vụ bốc xếp đóng gói hàng hóa, Các dịch vụ trong gói dịch vụ logistics bằng đường biển của công ty đã mang lại một nguồn doanh thu đáng kể cho công ty do đây là một loại hình dịch vụ trọng tâm của công ty Dưới đây là bảng cơ cấu doanh thu của từng loại dịch vụ trong gói dịch vụ logistics đường biển của Glotrans trong 3 năm gần nhất
Bảng 3.5: Cơ cấu doanh thu dịch vụ logistics bằng đường biển của Glotrans Hà Nội Đơn vị: Nghìn VNĐ
Tỷ lệ tăng trưởng 2022 so với 2021
Tỷ lệ tăng trường 2023 so với 2022
Dịch vụ vận tải đường biển
Dịch vụ vận tải đường bộ nội địa
Dịch vụ gom hàng lẻ
Một số dịch vụ khác (gom hàng, bốc xếp, đóng gói)
Nguồn: Phòng hành chính – kế toán
Dịch vụ vận tải đường biển: Diện tích biển chiếm đến 2/3 tổng diện tích trái đất và khối lượng hàng hóa vận chuyển bằng đường biển chiếm gần 80% tổng hàng hóa trong buôn bán quốc tế Vận tải đường biển được lựa chọn nhiều như vậy do năng lực chuyên chở của phương thức này lớn phù hợp với nhiều loại hàng hóa và giá thành vận chuyển bằng đường biển thấp do các tuyến đường để vận tải trên biển đều là các tuyến đường giao thông tự nhiên không mất chi phí xây dựng và bảo trì Dịch vụ vận tải đường biển ở Glotrans chiếm phần lớn doanh thu của công ty khi thu về 1.515.691 nghìn Việt nam đồng vào năm 2021 và tăng trưởng lên đến 3.367.343 nghìn Việt Nam đồng vào năm 2023 Tỷ lệ tăng trưởng của dịch vụ vận tải tăng trưởng mạnh nhất vào năm 2022 khi tăng 59,88% so với năm 2021 Đến năm 2023 thì tỷ lệ tăng trưởng có sự giảm thiểu nhưng Glotrans vẫn ghi nhận sự tăng trưởng là 28,03% so Đối tượng khách hàng sử dụng dịch vụ vận tải đường biển của Glotrans là các doanh nghiệp thương mại hoặc doanh nghiệp sản xuất Glotrans tập trung hơn vào thị trường nhập khẩu về Việt Nam do có nguồn lực mạnh ở Việt Nam và sự hỗ trợ từ các đại lý ở bên nước ngoài Nhờ các lợi thế đó mà các mặt hàng được vận tải đường biển của công ty là mặt hàng thức ăn chăn nuôi, nội thất Bên cạnh đó, đối với các mặt hàng là ô tô tải, thiết bị nông nghiệp, hàng máy móc cũ thì chi phí vận tải đường biển của công ty còn cao nên chưa có sự cạnh tranh so với các đối thủ trên thị trường
Dịch vụ hải quan: Khai báo hải quan là dịch vụ mà Glotrans đang hướng tới phát triển mạnh mẽ hơn nữa Là một đại lý hải quan đã được cấp phép Glotrans đang có những chuyên viên hải quan giàu kinh nghiệm để có thể cung cấp cho khách hàng những giải pháp tốt nhất Trong năm 2021, doanh thu khai báo hải quan đường biển của công ty đạt 523.189 Việt Nam đồng chiếm 27,07% vào năm 2021 và đạt 738.475 Việt Nam đồng chiếm 16,85% vào năm 2023 Khách hàng sử dụng dịch vụ hải quan của Glotrans là các doanh nghiệp trong nước có nhu cầu nhập khẩu hàng hóa Do có chi nhánh ở các cảng biển lớn là Hải Phòng, Đà Nẵng, Hồ Chí Minh nên rất thuận lợi cho Glotrans để có những nhân viên hải quan ngay tại hiện trường để tiến hành nhận hàng và làm hải quan cho khách hàng Các khách hàng khi sử dụng dịch vụ hải quan kèm với dịch vụ vận tải đường biển tạo sự thuận lợi và đồng nhất các thông tin liên quan đến hàng hóa, chứng từ của lô hàng
Dịch vụ vận tải đường bộ nội địa: Glotrans cung cấp dịch vụ vận tải đường bộ nội địa trong dịch vụ logistics bằng đường biển để khách hàng có thể sử dụng khi có nhu cầu đưa hàng về tận kho của khách hàng Tập khách hàng của dịch vụ này là các công ty hoặc khách hàng cá nhân trong nước Đây là một dịch vụ kèm theo chứ không phải dịch vụ mà Glotrans chú trọng phát triển do hiện nay các đội xe của Glotrans là các nhà xe thuê ngoài mà không phải đội xe của công ty Vì vậy, các chi phí về vận chuyển đường bộ nội địa của công ty cao hơn so với các đối thủ có đội xe của riêng doanh nghiệp Vì các yếu tố kể trên nên doanh thu về đường bộ nội địa của công ty trong cơ cấu tổng doanh thu dịch vụ logistics bằng đường biển chiếm tỷ lệ nhỏ chỉ chiếm 121.373 nghìn Việt Nam đồng vào
38 năm 2021, năm 2022 doanh thu dịch vụ vận tải đường bộ trong dịch vụ logistics đường biển đã giảm 19,04% so với năm 2021 nhưng vào 2023 thì doanh thu vận tải bộ đã có sự tăng trưởng trở lại đạt 154.353 nghìn Việt Nam đồng
Dịch vụ gom hàng lẻ: Khi khách hàng có nhu cầu sử dụng dịch vụ logistics bằng đường biển của Glotrans với số lượng hàng chưa đủ một container thì Glotrans cung cấp dịch vụ gom hàng lẻ Với dịch vụ gom hàng lẻ khách hàng có thể gửi hàng nhanh chóng mà vẫn được mức giá tối ưu của công ty Dịch vụ gom hàng lẻ mà Glotrans cung cấp sẽ nhận hàng từ tay khách hàng sau đó tiến hành đưa đến kho hàng lẻ để đóng vào container tiến hành vận chuyển Các mặt hàng mà công ty tiến hành gom hàng lẻ thường là hàng may mặc, đồ nội thất do nhu cầu khách hàng Nhưng do nhu cầu sử dụng của khách hàng còn hạn chế nên doanh thu của công ty với dịch vụ này chỉ là 79.273 nghìn Việt Nam đồng vào năm 2023 tăng 27,71% so với năm 2022 nhưng dịch vụ gom hàng lẻ này chỉ chiếm một phần rất nhỏ trong tổng doanh thu dịch vụ logistics bằng đường biển của Glotrans
Ngoài các dịch vụ kể trên, Glotrans còn cung cấp rất nhiều dịch vụ khác như kho bãi, đóng gói, bốc xếp hàng hóa nếu khách hàng có nhu cầu Nhưng các dịch vụ hiện nay không phải dịch vụ trọng tâm của doanh nghiệp do Glotrans hiện nay chưa có hệ thống thiết bị, cơ sở hạ tầng phục vụ cho các dịch vụ này mà còn thuê ngoài nên chi phí còn cao khó cạnh tranh được với các đối thủ trên thị trường Do thuê ngoài cùng với đây không phải dịch vụ trọng tâm của công ty nên mức doanh thu của các dịch vụ này chiếm một phần không đáng kể Vào năm 2021 các dịch vụ này đạt 34.237 nghìn Việt Nam đồng và đạt 43.352 nghìn Việt Nam đồng vào năm 2023
3.3.3 Phân tích quy trình cung ứng dịch vụ logistcs của công ty
Quy trình thực hiện cung ứng dịch vụ logistics bằng đường biển của Glotrans luôn được thực hiện theo 3 quá trình chính là tiếp nhận đơn hàng, thực hiện đơn hàng và hoàn thành đơn hàng Với hàng hóa xuất khẩu/ nhập khẩu, công ty sẽ có quy trình cụ thể được thực hiện như sau:
❖ Đối với hàng hóa xuất khẩu
Bước 1: Phòng kinh doanh sẽ tiếp nhận yêu cầu báo giá lô hàng xuất khẩu của khách hàng Nhân viên kinh doanh sẽ gọi điện cho phía khách hàng để hỏi về nhu cầu xuất hàng của khách hàng và tỷ lệ khách hàng lên đơn hàng là khảng 15% ( khi nhân viên gọi 100 cuộc thì khoảng 15 khách có nhu cầu sử dụng dịch vụ) Sau khi khách hàng có nhu cầu sử dụng dịch vụ thì phía khách hàng cần thiết phải cung cấp cho nhân viên kinh doanh các thông tin về hàng hóa, thời gian xuất khẩu, các dịch vụ trong gói dịch vụ logistics đường biển của công ty mà khách hàng có nhu cầu sử dụng và các yêu cầu đặc biệt khi xuất khẩu hàng hóa Nhân viên kinh doanh của Glotrans sẽ tiếp nhận thông tin hàng hóa từ đó tìm kiếm lịch tàu theo yêu cầu của khách hàng và các thông tin liên quan đến dịch vụ mà khách hàng sử dụng để báo giá cho khách hàng
Bước 2: Kiểm tra lịch tàu và giá của đại lý theo yêu cầu của hàng hóa Dựa trên các thông tin mà khách hàng cung cấp thì nhân viên kinh doanh báo với bộ phận hỏi giá để liên hệ với bên hãng tàu, các đại lý tàu biển, các đơn vị thuê ngoài dịch vụ liên quan để xác định giá thành của dịch vụ mà khách hàng yêu cầu Bộ phận hỏi giá sẽ tiến hành hỏi giá với các đại lý hãng tàu có ký kết với công ty Trong trường hợp không có thời gian phù hợp thì bộ phận hỏi giá sẽ tiến hành hỏi các hãng tàu khác Sau đó, nhân viên kinh doanh của công ty tiến hành làm báo giá để gửi khách hàng tham khảo, nhân viên kinh doanh gửi báo giá cho khách hàng muộn nhất là 48 tiếng từ khi tiếp nhận đơn hàng Nếu trong trường hợp không tìm được lịch tàu phù hợp yêu cầu của khách hàng thì tiến hành phản hồi với khách hàng (tỷ lệ này khoảng 5%) Trường hợp tìm được lịch tàu thì báo giá cho khách hàng có khoảng 65-75% khách hàng sẽ tiến hành đồng ý và ký hợp đồng với công ty Có tới 20-30% khách hàng cảm thấy mức giá không đáp ứng được yêu cầu của khách hàng
Bước 3: Chuẩn bị hàng và chứng từ Sau khi kí kết hợp đồng, dựa trên thời gian xuất khẩu ghi trên hợp đồng để tiến hành chuẩn bị và nhận hàng từ khách hàng Đồng thời phía nhân viên hải quan công ty sẽ thông báo cho khách hàng để chuẩn bị các chứng từ liên quan đến hàng hóa Các hồ sơ chứng từ liên quan để thông quan hàng xuất bao gồm: vận đơn, CO, MBL, HBL, parking list, giấy kiểm tra chất lượng (nếu có yêu cầu), hóa đơn thương mại Sau khi tiếp nhận được chứng từ thì nhân viên tiến hành kiểm tra độ chính xác của các giấy tờ mà khách hàng cung cấp và nếu có sai sót sẽ báo cho bên khách hàng để chỉnh sửa
Đánh giá thực trạng quy trình cung ứng dịch vụ logistics
Sau hơn một thập kỷ hoạt động, Glotrans đã khẳng định được vị thế và uy tín của công ty trên thị trường nhất là đối với dịch vụ logistics bằng đường biển Công tác quản lý và thực hiện quy trình cung ứng dịch vụ logistics bằng đường biển của công ty cũng đã đạt được một số thành công như sau:
Thứ nhất, trong giai đoạn 2021-2023 Glotrans đã xác định và xây dựng chiến lược phù hợp cho công ty Để thích ứng với dịch bệnh Covid-19 và sự chững lại của nền kinh tế, ban giám đốc công ty đã đưa ra các phương án, chiến lược để vẫn có thể cung cấp dịch vụ cho khách hàng Nhờ có chiến lược phù hợp trong giai đoạn 2021-2023 nên công ty đã vượt qua giai đoạn đại dịch và có sự tăng trưởng doanh thu nhanh chóng trong năm 2022 sau khi có sự mở cửa lại của nền kinh tế Bên cạnh đó công ty đã không ngừng cải tiến và mở rộng các loại hình dịch vụ logistics đường biển để đáp ứng được sự thay đổi của thị trường, đáp ứng nhu cầu của khách hàng bằng việc tìm kiếm các đại lý tàu biển lớn để đưa tới cho khách hàng nhiều tuyến đường biển với giá thành cạnh tranh
Thứ hai, Glotrans đã xây dựng được đội ngũ nhân viên có chuyên môn cao về dịch vụ logistics nói chung và logistics đường biển nói riêng Ban lãnh đạo của công ty luôn tin rằng đội ngũ nhân viên là nhân tố quan trọng nhất đem lại thành công cho công ty Vì vậy, việc đào tạo được công ty tổ chức liên tục để nhân viên công ty có thể cập nhật liên tục về thị trường, về ngành, về các hãng tàu, để nhân viên có cái nhìn toàn diện Ngoài các buổi đào tạo chuyên môn, Glotrans còn tiến hành đạo tạo các nghiệp vụ về telesales, về công nghệ cho nhân viên Với các chương trình đào tạo được diễn ra thường xuyên, Glotrans tự tin rằng công ty có đội ngũ nhân viên thành thạo về nghiệp vụ liên quan đến logistics đường biển nói riêng và các kỹ năng kiến thức liên quan đến logistics nói chung
Thứ ba, chất lượng dịch vụ logistics bằng đường biển của công ty có sự ổn định Để đảm bảo được chất lượng dịch vụ logistics bằng đường biển, công ty đã có sự quản lý và tổ chức về nhà cung cấp Glotrans hướng tới kết nối với nhiều hãng tàu biển, các đơn vị cung cấp đội xe để khách hàng có thể sử dụng dịch vụ mà công ty cung cấp với giá thành thấp Do có đội ngũ nhà cung cấp đông đảo nên Glotrans có nhiều lựa chọn và nhiều tuyến đường đáp ứng những yêu cầu mà khách hàng đưa ra
3.4.2 Hạn chế và nguyên nhân
Ngoài các thành tựu mà công ty đã đạt được thì Glotrans vẫn còn những hạn chế tồn tại, cụ thể như sau:
Thứ nhất, do đặc thù của phương thức vận tải chịu ảnh hưởng từ các yếu tố rủi ro
Các yếu tố như bão, sóng thần, biển động, hỏa hoạn ảnh hưởng đến thời gian giao hàng và còn gặp tình trạng thất thoát và thiệt hại hàng hóa của khách hàng Đây là yếu tố không
44 thể tránh khỏi khi vận chuyển đường biển nên công ty phải đền bù cho khách hàng một phần giá trị của hàng hóa
Thứ hai, thời gian thực hiện lô hàng của công ty dài do sự chồng chéo mà phức tạp khi xử lý thông tin trong nội bộ công ty Do có đến 4 văn phòng chi nhánh nên sự khó thống nhất về thông tin và chứng từ liên quan đến hàng hóa vẫn còn diễn ra Hơn thế chi nhánh Hà Nội không gần cảng biển nên khi có các lô hàng về các cảng thì nhân viên của các chi nhánh khác sẽ hỗ trợ làm hàng nên các email phân công, đề xuất chi của công ty còn chồng chéo chưa xác định rõ được trách nhiệm của nhân viên thực hiện
Thứ ba, một số loại hình dịch vụ giá thành còn cao nên ít khách hàng lựa chọn
Glotrans sở hữu ít tài sản, chủ yếu là thuê ngoài nên giá thành dịch vụ của Glotrans còn chịu ảnh hưởng nhiều từ phía nhà cung cấp dẫn tới giá thành dịch vụ cao khó cạnh tranh trên thị trường
Thứ tư, một số trường hợp công ty vẫn chưa thực hiện tốt việc quản lý quan hệ với khách hàng và các hợp đồng Một số trường hợp kí hợp đồng thanh toán trả sau cho lô hàng nhập khẩu nhưng khi hàng hoá cập cảng thì người nhận hàng từ chối thanh toán điều này ảnh hưởng lớn đến doanh thu của công ty khi công ty phải chịu sự tổn thất nếu khách hàng không thanh toán
Hiện nay, cơ sở hạ tầng để phục vụ cho các dịch vụ logistics đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu nói chung và các cảng biển nói riêng thì chưa được bố trí hợp lí, chất lượng hệ thống giao thông hiện nay vẫn chưa đồng đều và chưa đảm bảo được yêu cầu về mặt kỹ thuật Hệ thống cầu cảng hiện nay cũng còn nhỏ hẹp, gây ùn tắc hàng hóa dẫn tới còn chậm trễ trong việc giao hàng tới tay khách hàng Đối với giá thành dịch vụ, khách hàng yêu cầu giảm giá dịch vụ logistics đường biển nhưng các chi phí liên quan đến thuê ngoài kho bãi, nhà xe, thiết bị vận tải không giảm thậm chí còn một số tuyến đường biển còn tăng giá nên hiệu quả kinh doanh của dịch vụ không đạt yêu cầu
Nguyên nhân chủ quan: Đội ngũ nhân viên của Glotrans tuy có chuyên môn cao nhưng phần lớn đều còn trẻ vẫn còn khuyết thiếu kinh nghiệm để xử lý các tình huống khó bất ngờ xẩy ra gây ra những tình huống rủi ro không mong muốn trong quá trình cung ứng dịch vụ, làm mất uy tín và danh tiếng của công ty trên thị trường
Công ty hiện nay vẫn chưa tìm được các bên cung ứng dịch vụ vận tải đường biển có giá thành tốt đối với mặt hàng RORO, hàng rời nên giá thành dịch vụ của công ty đối với các mặt hàng này hiện còn cao dẫn tới dịch vụ không được phổ biến với khách hàng
Do công ty sử dụng phần mềm Fast còn mới với nhiều nhân viên dẫn tới sự sai sót trong việc truyền thông tin trên phần mềm, sai về trình phương án kinh doanh, phân quyền dẫn tới mất thời gian trong khâu xử lý đơn hàng cho khách hàng
Công ty vẫn chưa có đội ngũ riêng về quản lý công nợ với khách hàng dẫn tới một số khách hàng từ chối thanh toán hoặc thanh toán quá chậm ảnh hưởng đến nguồn lực tài chính của công ty Việc quản lý công nợ qua nhân viên kinh doanh và nhân viên kế toán còn bất cập do việc liên hệ khách hàng khó khăn dẫn tới nhiều khách hàng có sự đùn đẩy trách nhiệm giữa các bên
Công ty khi cung ứng dịch vụ logistics đường biển còn chưa có sự đánh giá khách quan về khả năng tài chính và mức độ giải quyết công nợ của khách hàng trước quá trình cung ứng dịch vụ Vì thế công ty gặp phải các tình huống khách hàng không thanh toán cước phí, các khoản chi trước mà Glotrans đã chi hộ
ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH CUNG ỨNG DỊCH VỤ LOGISTICS BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY VẬN TẢI VÀ TIẾP VẬN TOÀN CẦU
Dự báo xu hướng phát triển của thị trường và phương hướng hoạt động của công ty trong giai đoạn 2025-2030
4.1.1 Dự báo xu hướng phát triển của thị trường logistics Việt Nam trong giai đoạn 2025-2030
Thị trường logistics Việt Nam trong giai đoạn 2024-2026 được dự báo sẽ phát triển với các xu hướng sau:
Thứ nhất, xu hướng phát triển logistics xanh và bền vững Khái niệm logistics xanh và bền vững hiện đang được bắt đầu quan tâm trên các diễn đàn thế giới Logistics xanh hướng tới mục tiêu tạo ra các giá trị bền vững cho các doanh nghiệp đồng thời cân bằng hiệu quả kinh tế và bảo vệ môi trường, logistics xanh sẽ kết hợp các yếu tố thân thiện với môi trường vào quản lý và sử dụng các thiết bị tối tân để giảm thiểu ô nhiễm không khí, tiếng ồn trong bối cảnh hiệu ứng nhà kính hiện nay Một số hoạt động xanh có xu hướng phổ biến trên thế giới như vận tải xanh, kho bãi xanh, bao bì đóng gói xanh Việc sử dụng các nhiên liệu sinh học và nhiên liệu bền vững để thay thế các động cơ đốt trong và một số phương tiện mới có khả năng thu giữ carbon còn dư trong xe hướng tới giảm phát thải khí carbon ra môi trường Việc sử dụng vật liệu nhựa chiếm đến 95% tổng giá trị bao bì đóng gói nhưng chỉ có 14% được tái chế theo báo cáo chung của Diễn đàn Kinh tế Thế giới và Quỹ Ellen MacArthur (2016) Việc thực hiện logistics xanh sẽ hướng tới đưa các loại vật liệu có tính thân thiện với môi trường, tiết kiệm chi phí và lượng vật liệu
Thứ hai, xu hướng chuyển đổi số và tự động hóa Việc chuyển đổi số trong logistics là việc áp dụng các giải pháp công nghệ để tối ưu hóa được quy trình cung ứng, giúp quá trình này diễn ra nhanh hơn, chủ động và đáp ứng được khối lượng lớn hơn Cụ thể là xây dựng hệ thống IoT (Internet of things) gồm nhiều thiết bị đầu cuối cho phép truyền dữ liệu trong toàn bộ hệ thống như cảng biển, kho bãi, mà không cần nhập data đầu vào một cách thủ công Ngoài ra, các doanh nghiệp dịch vụ logistics tại Việt Nam còn chủ động xây dựng nền tảng hệ sinh thái số, phát triển hệ thống Eport (khai báo giao nhận container điện tử) để đẩy nhanh các hoạt động logistics, truy xuất và theo dõi hoạt động logistics từ khai thác đến giao nhận hàng hóa, xử lý hóa đơn, chứng từ Hiện nay, việc nhận thức được sự quan trọng của chuyển đổi số của các doanh nghiệp dịch vụ logistics ở Việt Nam tương tối cao Theo báo cáo Logistics Việt Nam 2023 có đến 79,8% doanh nghiệp dịch vụ logistics ccho rằng chuyển đổi số quan trọng với hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mình và có 72,9% doanh nghiệp thể hiện sự quan tâm sâu sắc đến hoạt động chuyển đổi số và coi đây là một trong những trụ cột chính để phát triển doanh nghiệp Một số xu hướng chuyển đổi số trong logistics tại Việt Nam như là Internet vạn vật, công nghệ điện toán đám mây, chuỗi khối, phân tích dữ liệu lớn và trí tuệ nhân
47 tạo và một số giải pháp tiêu biểu trong ngành logistics bao gồm: hệ thống quản lý giao nhận vận tải quốc tế, hệ thống quản lý kho hàng, hệ thống quản lý vận tải, quản lý đơn hàng, hệ thống chia chọn, kho tự động ASRS Xu hướng chuyển đổi số và các giải pháp sẽ tạo cho sự phát triển của ngành logistics
Thứ ba, xu hướng phát triển logistics trong thương mại điện tử Với 43,9 triệu người tham gia mua sắm trực tuyến thì hiện nay Việt Nam là quốc gia có tỷ lệ người dân mua sắm thương mại điện tử cao nhất Đông Nam Á Sự phát triển của thương mại điện tử của Việt Nam thúc đẩy hành vi tiêu dùng của người mua thay đổi từ mua trực tiếp sang mua trực tuyến qua các kênh thương mại điện tử nhất là sau giai đoạn dịch Covid-19 diễn ra Việc chuyển đổi sang mua hàng trực tuyến khiến nhu cầu vận tải, logistics và giao hàng phục vụ thương mại điện tử tăng cao Theo bộ công thương thì tốc độ tăng trưởng của thị trường thương mại điện tử hiện nay là 20%-25%/ năm, vì tốc độ phát triển nhanh chóng như vậy nên việc chủ động xây dựng các nền tảng công nghệ và hệ thống logistics, mở rộng quy mô kho bãi, tăng điểm phân phối hàng hóa để có thể đáp ứng được nhu cầu của khách hàng, gia tăng trải nghiệm người dùng
Thứ tư, xu hướng gia tăng thuê ngoài các dịch vụ 3PL, 4PL Trong khoảng 3 năm tới được cho là thời gian phát triển của nền kinh tế của Việt Nam Tiềm lực tài chính đang trong giai đoạn hồi phục vậy nên các doanh nghiệp sẽ tối ưu hóa chi phí nhờ vậy các phương án thuê ngoài dịch vụ logistics 3PL, 4PL để thực hiện một phần hoặc toàn bộ quy trình dịch vụ logistics với mức chi phí rẻ hơn và chất lượng tốt hơn so với tự thực hiện dịch vụ logistics Glotrans cần đẩy mạnh thị trường và nâng cao chất lượng dịch vụ logistics trong chuỗi, gia tăng chất lượng về nhiều khâu trong chuỗi để gia tăng lợi thế của công ty
4.1.2 Định hướng hoạt động của công ty giai đoạn 2025-2030
Glotrans hướng tới mục tiêu giữ vững được vị trí của công ty trên thị trường và củng cố lòng tin của khách hàng khi sử dụng dịch vụ logistics nói chung và logistics bằng đường biển nói riêng của công ty Bên cạnh đó, Glotrans cũng hướng tới ngày càng phát triển các thế mạnh về dịch vụ đường biển của công ty, cụ thể là những mục tiêu như sau:
Thứ nhất, Glotrans hướng tới mở rộng quy mô thị trường hoạt động của mình Hiện nay, công ty mới chỉ hoạt động ở một số thành phố có cảng biển lớn và một số thành phố trung tâm như Hải Phòng, Đà Nẵng, TP Hồ Chí Minh, Tuy nhiên dù có văn phòng ở chi nhánh miền Trung nhưng lượng hàng hóa và số đơn đặt hàng về Đà Nẵng của công ty chỉ chiếm phần doanh thu nên trong thời gian tới công ty định hướng khai thác nhiều hơn thị trường miền Trung
Thứ hai, Glotrans định hướng mở rộng mối quan hệ với các nhà cung cấp, đại lý, hãng tàu nhằm đa dạng và nâng cao chất lượng của dịch vụ logistics bằng đường biển của công ty Glotrans có một mạng lưới các nhà cung cấp quen thuộc nhưng để mở rộng thị
48 trường và mở rộng thị phần khách hàng hơn thì Glotrans đang lên kế hoạch trong thời gian sắp tới tiếp xúc nhiều hơn với các hãng tàu, các đại lý, nhà cung cấp đặc biệt là tại các nước có nhiều đối tác xuất nhập khẩu từ Việt Nam như Trung Quốc, Hoa Kỳ,
Thứ ba, Glotrans định hướng nâng cao chất lượng nguồn nhân lực Ban lãnh đạo của Glotrans luôn tin tưởng nhân sự chất lượng cao là yếu tố cốt lõi làm nên sự thành công của công ty Vì vậy, định hướng của công ty trong thời gian tới là tuyển dụng được nguồn nhân lực chất lượng cao và tổ chức các buổi đào tạo kỹ năng, chuyên môn cho nhân sự công ty để nguồn nhân sự công ty đạt chất lượng tốt nhất
Cuối cùng , Glotrans mong muốn đẩy mạnh sự gia tăng về doanh thu và lợi nhuận từ dịch vụ logistics đường biển theo từng năm Cụ thể là Glotrans hướng tới mỗi năm doanh thu về logistics bằng đường biển tăng trưởng từ 5%-7% mỗi năm Từ đó, hướng tới đưa dịch vụ logistics bằng đường biển luôn ở vị trí đầu tiên về doanh thu cũng như lợi nhuận của công ty trong dài hạn
Về chiến lược phát triển kinh doanh của công ty:
Glotrans hướng tới phát triển năng lực kinh doanh Thị trường hiện nay ngày càng khốc liệt với hàng loạt các công ty mới thành lập tham gia vào cạnh tranh vì vậy Glotrans cần phát triển năng lực kinh doanh của công ty để giữ vững vị thế của công ty trên thị trường vì vậy việc tăng năng lực cạnh tranh của bản thân là điều Glotrans cần hướng tới trong thời gian tới
Glotrans hướng tới tìm kiếm nhiều hãng tàu hơn nữa làm nhà cung cấp để dịch vụ logistics đường biển của công ty sẽ được mở thêm các tuyến đường biển tạo sự thuận lợi cho các doanh nghiệp sử dụng dịch vụ của công ty Việc mở rộng danh sách nhà cung cấp là các hãng tàu và đại lý hãng tàu nằm trong trọng tâm cần triển khai của công ty trong năm tới để cải thiện năng lực cung ứng dịch vụ logistics bằng đường biển của công ty
Ngoài ra, Glotrans hướng tới phát triển năng lực nội bộ công ty Phát triển năng lực nội bộ, hoàn thiện bộ máy tổ chức để có một tập thể vững mạnh là điều mà Glotrans quan tâm vì ban giám đốc công ty nhận thấy rằng có một tập thể vững mạnh là nền tảng cho sự phát triển của công ty Năng lực nội bộ chính là nguồn tài nguyên để công ty có thể xây dựng vị thế của công ty và hoàn thiện hơn nữa năng lực cung cấp dịch vụ logistics nói chung và dịch vụ logistics đường biển nói riêng của công ty
Cuối cùng, Glotrans hướng tới phương châm chất lượng dịch vụ tạo nên thương hiệu công ty Ban giám đốc của công ty mong muốn khi khách hàng nhớ tới Glotrans thì luôn nhớ tới chất lượng dịch vụ logistics của công ty Để có được chất lượng dịch vụ ổn định thì công ty luôn có những nhà cung cấp, hãng tàu, đại lý chất lượng cao để
Đề xuất giải pháp hoàn thiện quy trình cung ứng dịch vụ logistics bằng đường biển của công ty
4.2.1 Cải thiện quy trình cung ứng dịch vụ logistics đường biển tại công ty
Glotrans đang phải đối mặt với sức ép của thị trường cùng với các đối thủ cạnh tranh lớn nên công ty luôn phải đổi mới bản thân và nâng cao dịch vụ nhằm thích ứng với thị trường ngày càng khốc liệt Để nâng cao lợi thế của công ty khi cạnh tranh với các đối thủ thì Glotrans cần phải cải thiện về quy trình cung ứng dịch vụ logistics bằng đường biển của công ty, phải đảm bảo được thời gian cung ứng dịch vụ, tính linh hoạt của công ty trong quá trình cung ứng dịch vụ và quan trọng hơn hết là phải làm hài lòng khách hàng khi sử dụng dịch vụ của công ty nâng cao tỷ lệ quay lại của khách hàng với công ty Một số điểm mà Glotrans nên cải thiện trong quy trình cung ứng dịch vụ logistics bằng đường biển là:
Thứ nhất, giảm thời gian khi tiến hành hỏi giá đại lý Khi thực hiện công việc hỏi giá đại lý thì nhân viên báo giá của công ty tốn khá nhiều thời gian dẫn tới nhân viên kinh doanh phản hồi đến khách hàng chậm trễ mà yếu tố thời gian là một yếu tố để khách hàng quyết định có lựa chọn công ty làm đối tác hay không Bởi thế thay vì hỏi giá theo từng địa lý thì nhân viên báo giá nên hỏi giá tất cả các đại lý của công ty và chờ phía đại lý phản hồi trong khoảng 4-5 tiếng sau khi hỏi giá từ đó chọn ra bên đại lý có giá phù hợp và đáp ứng được yêu cầu của lô hàng Sau đó nhân viên kinh doanh nhận giá từ nhân viên báo giá tiến hành làm báo giá gửi khách hàng ngay trong ngày Sự phản hồi hỏi giá của khách hàng ngay tỏng ngày giúp công ty nâng cao được khả năng nhận được đơn đặt hàng từ khách hàng
Thứ hai, chuẩn bị chứng từ và lên tờ khai hải quan đúng thời điểm Việc chuẩn bị chứng từ liên quan đến lô hàng và lên tờ khai hải quan là một bước quan trọng để hàng hóa được thông quan vào Việt Nam để tiêu thụ Trong bước khai bảo hải quan trên hệ thống khai báo hải quan điện tử nhân viên hiện trường – hải quan của công ty cần kiểm tra kỹ các thông tin liên quan đến chứng từ lô hàng, hoàn thiện bộ chứng từ và sửa đổi bổ sung các chứng từ thiếu hoặc sai sót để hạn chế những rủi ro xảy ra khi lên tờ khai hải quan Lượng hàng của công ty đối với đường biển chiếm tỷ trọng lớn nên nhiều khi nhân viên hải quan- hiện trường không đáp ứng được nhu cầu của công ty dịp cao điểm Nhân viên hải quan – hiện trường có những sai sót do không chú ý dẫn đến sai sót khi lên tờ khai hải quan, nhân viên kinh doanh không chuyển giao chứng từ cho bên hải quan – hiện trường ngay khi có lệnh giao hàng Vì vậy để giảm thiểu các sai sót này, công ty cần yêu cầu nhân viên nhận thức rõ trách nhiệm của bản thân và có quy định rõ ràng bên cạnh đó cần có những hình thức xử phạt khiển trách hợp lý nếu ảnh hưởng đến lợi ích của công ty Để giảm thiểu sự sai sót và lên tờ khai hải quan thì cần có sự đối chiếu giữa hai bên là khách hàng và nhân viên khai báo hải quan để đảm bảo tính chính xác của việc khai báo trên hệ thống và khách hàng có thể nhận hàng đúng thời gian
Thứ ba, điều chỉnh về cung ứng dịch vụ về kho bãi Glotrans do không có hệ thống nhà kho riêng mà Glotrans tiến hành thuê ngoài các kho và tư vấn khách hàng đặt chỗ ở kho ngoại quan nhưng vẫn có một số trường hợp khách hàng để hàng hóa quá ngày trong
50 kho và các chi phí phát sinh phải trả khá cao dẫn tới sự bức xúc của khách hàng Do đó, nhân viên kinh doanh khi tư vấn cho khách hàng sử dụng dịch vụ kho bãi cần nắm bắt kỹ càng các thông tin của khách hàng yêu cầu và hợp tác với bên nhà kho để đưa ra các phương án hợp lý cho khách hàng Bên cạnh đó, ban giám đốc công ty nên mở rộng thêm các nhà cung cấp dịch vụ kho bãi của công ty để khách hàng có nhiều sự lựa chọn và tiết kiệm được chi phí cho khách hàng
4.2.2 Xây dựng tiêu chuẩn đánh giá chất lượng dịch vụ của công ty
Tuy Glotrans đã hoạt động được gần 15 năm nhưng công ty vẫn chưa có một hệ thống quản lý chất lượng dịch vụ logistics nói chung và logistics đường biển nói riêng một cách tiêu chuẩn và bài bản Việc đánh giá chất lượng của dịch vụ logistics của công ty mới chỉ được đánh giá thông qua phản hồi từ phía khách hàng hoặc đối tác Vì vậy, việc có một hệ thống quản lý chất lượng dịch vụ logistics đường biển cụ thể là một yếu tố để công ty luôn đảm bảo được chất lượng dịch vụ cung cấp tới cho khách hàng Đối với hệ thống đánh giá chất lượng dịch vụ của công ty thì cần có phó giám đốc hoặc giám đốc chịu trách nhiệm để đưa ra các tiêu chí và cũng là người đứng đầu đóng vai trò kiểm soát và giám sát quy trình kiểm soát chất lượng Như vậy thì Glotrans mới có thể đảm bảo chất lượng dịch vụ logistics bằng đường biển của công ty nói riêng và các dịch vụ logistics khác nói chung
Glotrans cần đưa ra số liệu cụ thể có thể đo đếm được từ đó đưa ra đánh giá về chất lượng dịch vụ Công ty cần lấy một yếu tố có thể xác định được làm yếu tố căn cứ để đánh giá chất lượng dịch vụ công ty cung cấp và đánh giá khả năng đáp ứng của nhà cung cấp, các đại lý, hãng tàu Một số yếu tố mà công ty có thể căn cứ để đánh giá chất lượng dịch vụ logistics đường biển như là thời gian giao hàng có sai lệch với dự kiến nhiều không, tỷ lệ hao hụt và hư hỏng hàng hóa trong quá trình vận chuyển, sai sót về chứng từ, Từ các yếu tố kể trên, công ty có thể xác minh được chất lượng dịch vụ logistics đường biển mà công ty cung cấp bên cạnh đó công ty còn tìm ra những mặt yếu kém của mình để khắc phục Glotrans cần đặt ra một mục tiêu nhất định cho dịch vụ của công ty nhưng khi đặt ra mục tiêu về chất lượng dịch vụ công ty cũng cần tiến hành khảo sát khả năng đáp ứng của doanh nghiệp để có thể đặt ra một mục tiêu mà công ty có thể thực hiện được
Chất lượng dịch vụ được đảm bảo khi công ty có một hệ thống quy trình chuẩn chỉ, bài bản mà đáp ứng được nhiều yêu cầu của khách hàng, rút ngắn được thời gian thực hiện đơn hàng của khách hàng Công ty nên thực hiện chuẩn hóa các quy trình, nghiệp vụ của công ty để làm khuôn mẫu thực hiện và tránh những sai sót, rủi ro có thể gặp phải trong quá trình cung ứng dịch vụ logistics nói chung và logistics bằng đường biển nói riêng
4.2.3 Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực của công ty
Nguồn nhân lực luôn là một là yếu tố quan trọng quyết định đến sự thành bại của một doanh nghiệp Đối với Glotrans thì nhân lực luôn là một yếu tố mà công ty luôn chú
51 trọng bồi dưỡng Tuy vậy, nhân viên của Glotrans vẫn còn tồn tại một số khuyết điểm khi xử lý lô hàng gây mất thời gian của công ty và nhân viên mới khi tiếp xúc với các phần mềm quản lý tạo ra sai sót Vì thế, để có được đội ngũ nhân sự chát lượng cao và thành thạo các quy trình làm việc, Glotrans nên thực hiện tốt các công tác đào tạo cho nhân viên về quy trình xử lý lô hàng và đào tạo sử dụng các phần mềm công nghệ hỗ trợ để nhân viên có kiến thức và kỹ năng để xử lý các lô hàng nhanh nhất Để nâng cao chất lượng nguồn nhân lực Glotrans nên gia tăng chất lượng nguồn nhân lực của công ty ngay từ đầu vào khi công ty tiến hành tuyển dụng Hiện nay các ngành logistics đã và đang được các trường đại học tiến hành đào tạo, công ty có thể liên kết với các trường để tiến hành tuyển dụng các nhân viên từ các sinh viên được đào tạo từ các trường đại học có chất lượng tốt nhằm tạo một đội ngũ nhân viên có kiến thức cơ bản về logistics
Glotrans hiện nay vẫn có những buổi đào tạo cho nhân viên trong công ty nhưng các buổi đào tạo hiện vẫn chưa thật sự đạt được hiệu quả mong muốn do đào tạo thông qua trực tuyến từ các quản lý chi nhánh, số lượng nhân viên tham gia đào tạo lớn nên khả năng truyền tải vẫn chưa hiệu quả Do đó, tác giả đề xuất nên thực hiện các buổi đào tạo với từng chi nhánh để nhân viên từng chi nhánh có thể tương tác với người đào tạo để đạt được hiệu quả tốt nhất Bên cạnh đó, ban giám đốc và đội ngũ quản lý cũng cần nắm bắt được nhu cầu của nhân viên về những kiến thức, kỹ năng, chứng chỉ mà nhân viên cần thiết trong quá trình làm việc để đưa ra các phương án đào tạo kịp thời hoặc tạo điều kiện cho nhân viên tham gia lấy chứng chỉ
Ngoài ra, Glotrans nên có một phòng ban để đánh giá khả năng tài chính và quản lý công nợ của khách hàng khi khách hàng có nhu cầu sử dụng dịch vụ của công ty Một phòng ban đánh giá khả năng của khách hàng cho từng chi nhánh thành lập sẽ giúp công ty giảm thiểu các rủi ro trong quá trình cung ứng dịch vụ của công ty Công ty từng có các khách hàng thanh toán chậm và không còn khả năng thanh toán dẫn tới ảnh hưởng lớn đến doanh thu và khả năng tài chính của công ty
4.2.4 Chú trọng đầu tư cho công nghệ
Hiện nay, công nghệ đang là một yếu tố quan trọng để các doanh nghiệp tăng lợi thế cạnh tranh của mình trong thị trường khắc nghiệt này Glotrans luôn chú trọng cập nhật các xu hướng công nghệ và áp dụng vào trong quy trình quản lý và các tác nghiệp liên quan để có thể tối ưu hóa trong việc quản lý Hiện nay, công ty có triển khai phần mềm Fast để nhân viên có thể trình phương án kinh doanh, duyệt thu, duyệt chi hộ, phân quyền đã tiết kiệm thời gian và làm rõ trách nhiệm của từng nhân viên liên quan Tuy vậy, công ty vẫn nên có kế hoạch để nâng cao hệ thống công nghệ hiện đại để đáp ứng được với thị trường hiện nay Đầu tiên, Glotrans nên hoàn thiện hệ thống thông tin nội bộ của ban quản lý, hệ thống thông tin theo từng bộ phận và sự kết nối với các tổ chức liên quan Việc có một hệ thống thông tin riêng theo từng phòng ban giúp công ty chuẩn hóa thông tin và tạo ra nền
52 tảng thông tin riêng của từng phòng ban Bước tiếp theo công ty cần có sự kết nối thông tin nội bộ thông qua việc kết nối email hoặc có một công cụ, hệ thống trao đổi chung giữa các chi nhánh phòng ban để đảm bảo sự liên kết, cập nhật thông tin nhanh chóng trong nội bộ công ty
Thứ hai, công ty nên có một hệ thống để quản lý các nhà cung cấp, xử lý thông tin liên quan đến nhà cung cấp để giải quyết kịp thời những thông tin liên quan Hệ thống này cho phép công ty có sự quản lý một cách có hệ thống các nhà cung cấp để trao đổi các thông tin về giá cả, tuyến đường biển.
Một số kiến nghị với cơ quan chức năng
Thứ nhất, nhà nước cần bổ sung và điểu chỉnh hệ thống pháp luật và văn bản pháp lý liên quan đến hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển một cách chặt chẽ, minh bạch để đảm bảo quyền lợi cho các bên liên quan là người xuất khẩu, người nhập khẩu và các doanh nghiệp giao nhận Ngoài ra, Nhà nước nên tập trung hoàn thiện các cơ chế, chính sách liên quan đến lĩnh vực logistics để đảm bảo tính đồng bộ, nhất quán đồng thời cần sửa đổi, bổ sung các điều luật, văn bản pháp luật, các chính sách cũ không còn phù hợp Đẩy mạnh cải cách hành chính, đơn giản hóa các thủ tục hành chính liên quan đến logistics nói chung và logistics đường biển nói riêng để thúc đẩy sự phát triển của ngành logistics
Thứ hai, cơ quan Nhà nước nên có sự đầu tư khai thác mạnh mẽ vào hạ tầng giao thông và cảng biển Hệ thống giao thông và cơ sở hạ tầng cảng biển là một yếu tố quyết định để quyết định sự phát triển của ngành logistics nói chung và dịch vụ logistics bằng đường biển nói riêng, chỉ khi có một hệ thống hạ tầng giao thông và hệ thống cảng biển thuận lợi và hiện đại là yếu tố để phát triển về hoạt động vận tải đa phương thức Vận tải đường biển là một phương thức vận tải chiếm 80% lượng hàng hóa toàn thế giới nên việc đầu tư có một hệ thống cảng biển, bãi container hiện địa là một yếu tố thúc đẩy sự phát triển của đường biển Cần có các hệ thống đường cao tốc, quốc lộ, trục đường giao thông kết nối cảng quốc tế, cảng cạn để hỗ trợ lưu thông hàng hóa ngoài ra đưa ra phương án để tiến hành thông xe trong các giờ cao điểm Ngoài ra, cần có sự áp dụng công nghệ vào việc quản lý cảng biển và các giải pháp công nghệ để thực hiện các công việc quản lý cảng biển nhanh chóng, khoa học giúp giảm thiểu sự ùn tắc container ở cảng biển
Thứ ba, Tổng cục Hải quan cần đưa ra các quy định rõ ràng về thời gian xử lý tờ khai để doanh nghiệp có thể lên kế hoạch để thông quan hàng hóa kịp thời, tránh các chi phí lưu kho, lưu bãi có thể phát sinh Ngoài ra, Tổng cục nên đưa ra các văn bản hướng dẫn các doanh nghiệp về quy trình thực hiện thủ tục hải quan để các doanh nghiệp làm theo Tổng cục Hải quan nên có những nghị định, thông tư liên quan về quy định đối với các mặt hàng nhập khẩu nhạy cảm để các doanh nghiệp thực hiện đúng theo quy định pháp lý Bên cạnh đó, cần có sự giám sát kỹ càng để có thể phát hiện những hành vi sai phạm, gian lận từ cá nhân, tổ chức để có thể ngăn chặn kịp thời
Thứ tư, cần có sự ứng dụng công nghệ để bắt kịp xu hướng của ngành logistics trong thời kỳ cách mạng công nghệ 4.0 đang diễn ra Nhà nước nên có những chính sách khuyến khích các doanh nghiệp đầu tư vào công nghệ để có thể bắt kịp các xu hướng của thế giới Công nghệ 4.0 hiện nay là một yếu tố cốt lõi thúc đẩy sự phát triển của logistics cũng như là yếu tố để giảm chi phí logistics Vì vậy việc thúc đẩy sự ứng dụng công nghệ vào ngành logistics là cần thiết, Nhà nước cũng cần có những chính sách để hỗ trợ hoạt động nghiên cứu, chuyển giao công nghệ để giảm thiểu sức lao động, tối ưu hóa trong hoạt động quản lý hàng hóa, vận tải, kho bãi,
Thứ năm, trong ngành logistics hiện nay thì nguồn nhân lực vẫn còn hạn chế cả về số lượng và chất lượng Logistics là một ngành mũi ngọn nhưng số lượng và chất lượng nhân lực vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu mà ngành đề ra Để có được nguồn nhân lực chất lượng cao cho ngành thì cần có sự tham gia và phối hợp của các bên là nhà trường, doanh nghiệp, Chính phủ để tạo dựng một chương trình đào tạo bài bản và thực hành thực tế ở các doanh nghiệp, tìm hiểu các kiến thức về ngành nhằm tạo ra nguồn nhân lực chất lượng cao phục vụ cho ngành logistics
