Mục tiêu của đề tài Hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trình cung ứng thuốc và vật tư tại Bệnh viện Đa khoa, tỉnh Quảng Nam là khái quát các vấn đề cơ bản về hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) của chu trình cung ứng tại các đơn vị, tổ chức; khảo sát và đánh giá thực trạng HTTTKT trong chu trình cung ứng thuốc và vật tư y tế tại BVĐKQN; đề xuất hướng tổ chức HTTTKT chu trình cung ứng thuốc và vật tư trong điều kiện tin học hóa tại BVĐKQN.
Trang 1
ĐẠI HỌC DA NANG
LÊ THỊ HẠNH PHÚC
HỒN THIỆN TỎ CHỨC THƠNG TIN KÉ TOÁN TRONG CHU TRINH CUNG UNG THUOC VA
VAT TU TAI BENH VIEN DA KHOA TINH QUANG NAM
LUAN VAN THAC Si QUAN TRI KINH DOANH
Da Ning - Năm 2014
Trang 2
ĐẠI HỌC DA NANG
LÊ THỊ HẠNH PHÚC
HOÀN THIỆN TỎ CHỨC THƠNG TIN KÉ TỐN TRONG CHU TRINH CUNG UNG THUOC VA
VAT TU TAI BENH VIEN DA KHOA TINH QUANG NAM
Chuyên ngành : Kế toán
Mã số : 60.34.30
LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH Người hướng dẫn khoa học: GS.TS TRƯƠNG BÁ THANH
Da Ning - Năm 2014
Trang 3Tôi cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi
Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng được ai công bố trong bắt kỳ công trình nào khác
Trang 4MỞ ĐẦU 1 Tính câp thiệt của đê tài
2 Mục tiêu nghiên cứu
3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
4 Phương pháp nghiên cứu
5 Cầu trúc của luận văn 1 1 2 2 3 3 6 Téng quan tài liệu nghiên cứu -4 CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ THUYÉT VÈ TÓ CHỨC THÔNG TIN KE TOAN CUA CHU TRÌNH CUNG ỨNG
1.1 KHAI QUAT VE HE THONG THONG TIN KE TOAN
1.1.1 Khái niệm về hệ thống thông tin kế toán
1.1.2 Quy trình xử lý kế toán trong các tô chức, đơn vị
1.1.3 Mối liên hệ giữa hệ thống thơng tin kế tốn với các hệ thống khác
trong đơn vị, tổ chức 10
1.1.4 Tổ chức dữ li toán II 1.1.5 TỔ chức hệ thống thơng tin kế tốn theo chu trình 12
1.2 TO CHUC THONG TIN KE TOAN CUA CHU TRINH CUNG kế toán trong điều kiện sử dụng phần mềm ỨNG "-
1.2.1 Đặc điểm của chu trình cung ứng "- 1.2.2 Hệ thống chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ trong chu
trình cung ứng 20
Trang 5CUA CHU TRINH CUNG UNG THUOC VA VAT TƯ TẠI BỆNH
VIEN DA KHOA QUANG NAM 43
2.1 GIGI THIEU CHUNG VE BENH VIEN DA KHOA QUANG
NAM 43
2.1.1 Gi é 43
2.1.2 Mô hình tổ chức quản lý tại Bệnh viện Đa Khoa Quảng Nam 44 2.1.3 Cơ chế quản lý tài chính tại Bệnh Viện Đa Khoa Quảng Nam 45
2.1.4 Tổ chức bộ máy kế toán tại Bệnh Viện Đa Khoa Quảng Nam 45
2.2 THỰC TRẠNG TỎ CHỨC THÔNG TIN KÉ TỐN CỦA CHU TRÌNH CUNG UNG THUOC, VAT TU TAI BENH VIEN DA KHOA QUANG NAM 48
2.2.1 Thực trạng ứng dụng tin học trong công tác kế toán 48
2.2.2 Thực trạng tô chức xây dựng chứng từ và quy trình luân chuyển
chứng từ 149
2.2.3 Thue trang t6 chite dit ligu và mã hóa các đối tượng quản lý 54
57
2.2.5 Thực trạng báo cáo kế toán sử dụng trong chu trình cung ứng 74 2.2.4 Thực trạng tổ chức thông tin của chu trình cung ứng
2.2.6 Thực trạng kiểm soát tổ chức thông tin trong chu trình cung ứng75 2.2.7 Đánh giá về thực trạng tô chức thông tin kế toán trong chu trình
cung ứng thuốc và vật tư tại Bệnh Viện Đa Khoa Quảng Nam 76 KÉT LUẬN CHƯƠNG 2 “ CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP HỒN THIỆN TỎ CHỨC THƠNG TIN KẾ TỐN TRONG CHU TRÌNH CUNG ỨNG THUỐC, VAT TU’ TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA QUẢNG NAM 80
3.1 SỰ CÂN THIẾT PHẢI HOÀN THIEN TO CHUC THONG TIN KE TOAN TRONG CHU TRINH CUNG UNG THUOC, VAT TU’
TAI BVDK QUANG NAM 80
Trang 6
TRONG CHU TRÌNH CUNG ỨNG THUÓC, VẬT TƯ TẠI BỆNH
VIEN DA KHOA QUANG NAM 82
3.2.1 Hoàn thiện hệ thống chứng từ và quy trình luân chuyền chứng từ
trong chu trình cung ứng „.82 3.2.2 Hoàn thiện tổ chức và mã hóa dữ liệu 91 3.2.3 Hoan thién tổ chức thông tin trong chu trình cung ứng 96 3.2.4 Hoan thiện báo cáo kế toán trong chu trình cung ứng 105
3.2.5 - Hoàn thiện kiểm sốt tơ chức thơng tin trong chu trình cung ứng 107
KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 MU
KẾT LUẬN
TÀI LIỆU THAM KHẢO
QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐÈ TÀI LUẬN VĂN (Bản sao)
PHỤ LỤC
Trang 7BHYT : Bảo hiểm y tế
BHXH : Bảo hiểm xã hội
BVĐKQN : Bệnh Viện Đa Khoa Quảng Nam CNTT : Công nghệ thông tin
CSDL : Cơ sở dữ liệu
DMT : Doanh mục thuốc
Trang 8Số hiệu ¬ hình Tên hình Trang
11 Mỗi liên hệ giữa hệ thông thông tin với kê toán
1.2 | Các yêu tổ cơ bản của hệ thơng thơng tin kế tốn
1.3 [Quy trình kế toán trong đơn vị 9 14 [Mỗi quanhệ giữa HTTTKT với các hệthôngthôngtinkhác | I1
trong đơn vị
1.5 | Các chức năng của chu trình cung ứng 16
1.6 [Mỗi quan hệ giữa các bộ phận trong chu trình cung ứng 19 1.7 _ | Sơ đồ dòng dữ liệu trong chu trình cung ứng 22 1.8 | Sơ đồ dòng dữ liệu trong chu trình cung ứng 27 1.9 _ | Sơ đồ tô chức thông tin trong quy trình xử lý đặt hàng 28 1.10 | Sơ đỗ tô chức thông tin trong quy trình xử lý nhận hàng 32 1.11 | Sơ đỗtốn tơ chức thông tin trong quy trình cập nhật hóađơn | 34
mua hàng và theo dõi thanh toán
Trang 9hình 2.8 | Bang bdo gid 64 2.9 — [Bảng dự trù thuốc tháng 64 2.10 | Lưu đỗ mô tả thực trạng quy trình ghi nhận nhận thuốc, vật | 66 tưy tế 2.11 |HóađơnGTGT 66
2.12 | Giấy báo lô 66
2.13 _ | Phin mém theo doi hạn sử dụng của thuộc 69
2 Thêm phiêu nhập kho 70 2 Phiếu nhập Kho 71 2 Lưu đỗ mô tả thực trạng quy trình ghi nhận nợ và thanh toán |_ 72 cho nhà cung cấp 3.1 [Phiếu yêu cầu thuốc 83 3.2 | Bảng dự trà thuốc 84 3.3 | Biên bản kiểm nhập 85 3.4 [Phiếu nhập kho 86 3.5 | Sơ đỗ hoàn thiện quy trình luân chuyên chứng từ trongquy | 88 trình dự trù hàng và nhận hàng
3.6 | Sơ đỗ hoàn thiện chu trình luân chuyên chứng từ trong quy 90 trình ghi nhận và thanh toán cho nhà cung cấp
3.7 | Hồn thiện tơ chức thông tin trong quy trình xác định nhu cầu |_ 97
mua và xử lý bảng dự trù mua thuốc, vật tư y tế
3.8 | Hồn thiện tổ chức thơng tin trong quy trình ghi nhận mua 101
thuốc, vật tư y tế
3.9 | Hoàn thiện tổ chức thông tin trong quy trình ghi nhận, theo dõi và thanh toán cho nhà cung cấp 104
Trang 101 Tính cấp thiết của đề tài
Bệnh viện là cơ sở khám chữa bệnh, chăm sóc và bảo vệ sức khỏe cho
nhân dân Khi chất lượng cuộc sống ngày càng được cải thiện thì nhu cầu khám chữa bệnh càng nhiều, đòi hỏi chất lượng phục vụ khám chữa bệnh
cũng như nâng cao năng lực hoạt động toàn diện của bệnh viện Ngoài việc
phát triển về cơ sở vật chất, đào tạo đội ngũ y bác sĩ, trang thiết bị thì các
bệnh viện cần nâng cao hiệu quả hoạt động, ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong quản lý bệnh viện để giám sát hoạt động bệnh viện một cách
toàn diện, tiết kiệm thời gian, chỉ phí, giúp chân đoán bệnh chính xác hơn, kế
thừa được các thông tin, dữ liệu, tài chính minh bạch hơn
Một trong những nhiệm vụ quan trọng có ảnh hưởng đến chất lượng công tác khám chữa bệnh của bệnh viện đó là vấn đề cung ứng thuốc, vật tư y tế (TVT) đầy đủ, kịp thời đảm bảo chất lượng của khoa dược bệnh viện
Tổ chức thông tỉn trong chu trình cung ứng thuốc, vật tư y tế một cách
khoa học đóng vai trò quan trọng không chỉ góp phần thực hiện quá trình
cung ứng một cách có hiệu quả mà còn đảm bảo các mục tiêu về kiểm soát và
quản lý nội bộ bệnh viện
Hiện nay việc ứng dụng CNTT trong quá trình cung ứng thuốc, vật tư y tế tại Bệnh Viện Đa Khoa Quảng Nam (BVĐKQN) mặc dù đã mang lại những hiệu quả tích cực nhưng do việc ứng dụng CNTT còn non trẻ nên vẫn
Trang 11mềm chưa đáp ứng được các yêu cầu, nhiệm vụ đặt ra, thông tin thiếu độ tin
cậy, sử dụng chưa linh hoạt, thông tin chưa khai thác triệt đẻ, nhân viên sử
dụng chưa tận dụng hết các chức năng của phần mềm Các sản phẩm thông tin không có tính kế thừa giữa các bộ phận Điều này khiến cho việc cập nhật số
liệu giữa khoa, phòng chậm trễ, không được liên tục, đôi lúc mắt số liệu, hay
phần mềm lỗi Việc theo dõi thuốc, vật tư y tế nhập kho, tồn kho không chỉ tiết theo từng bảng dự trù Việc cung ứng thuốc không kịp thời, dẫn đến khó khăn trong việc xác định chính xác số lượng thuốc, vật tư y tế Việc quản lý thuốc còn kém dẫn đến thuốc hết hạn, mắt mác gây tôn thất cho bệnh viện
Từ những tôn tại trên, để góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động và quản lý bệnh viện, Tơi chọn đề tài “Hồn thiện tổ chức thông tin kế toán trong
chu trình cung ứng thuốc và vật tư tại Bệnh Viện Đa Khoa Tỉnh Quảng
Nam” để làm đề tài nghiên cứu của luận văn
2 Mục tiêu nghiên cứu
thống thông tỉn kế toán (HTTTKT)
của chu trình cung ứng tại các đơn vị, tổ chức - Khái quát các vấn đề cơ bản về
- Khảo sát và đánh giá thực tạng HTTTKT trong chu trình cung ứng
thuốc, vật tư y tế tại BVĐKQN
- Đề xuất hướng tổ chức HTTTKT chu trình cung ứng thuốc, vật tư y tế
trong điều kiện tin học hóa tại BVĐKQN
3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu trực tiếp chính là thực trạng HTTTKT trong chu trình cung ứng thuốc, vật tư y tế tại BVĐKQN
Pham vi nghiên cứu: ĐẺ tại này chỉ giới hạn phạm vi nghiên cứu trong
Trang 12- Áp dụng phương pháp phân tích hệ thống, phân tích các thành phần của HTTTKT, xem xét mối quan hệ của chu trình cung ứng đối với các chu trình
khác trong HTTTKT
- Phương pháp quan sát tông thể để tìm hiểu cách thức quản lý, tổ chức
thực hiện trong hệ thống thực tại bệnh viện
- Sử dụng sơ đồ dòng dữ liệu, mô hình dữ liệu, lưu đồ mô tả, quá trình thiết kế mã hóa các đối tượng kế toán chỉ tiết, về quy trình luân chuyển chứng từ, những ứng dụng của phần mềm kế toán đang có tại đơn vị
* Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài
- VỀ mặt lý luận: Luận văn góp phần làm sáng tỏ những vấn đề lý luận cơ bản về HTTTKT trong chu trình cung ứng thuốc, vật tư y tế tại bệnh viện
- Về mặt thực tiễn: Luận văn góp phần đánh giá, phân tích thực trạng, tìm hiểu nguyên nhân những nhược điểm tồn tại về ứng dụng CNTT trong chu trình cung ứng thuốc và vật tư y tế tại BVĐKQN Trên cơ sở đó đề xuất giải pháp hoàn thiện hệ thống tin học kế toán trong chu trình cung ứng thuốc,
vật tư y tế tại bệnh viện để nâng cao hiệu quả quản lý và hoạt động của đơn
VỊ
5 Cấu trúc của luận văn
Luận văn ngoài phần mở đầu và kết luận, kết cấu gồm 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý thuyết về tổ chức thơng tin kế tốn của chu trình
cung ứng tại các Bệnh viện
Chương 2: Thực trạng tổ chức thông tin kế toán của chu trình cung ứng
thuốc và vật tư tại Bệnh Viện Đa Khoa Quảng Nam
Chương 3: Giải pháp hoàn thiện tổ chức thơng tin kế tốn của chu trình
Trang 13Tổ chức hệ thống thông tin kế toán hiện nay trong các bệnh viện còn nhiều bắt cập, chưa góp phần mang lại hiệu quả cho công tác quản lý và hỗ
trợ thực hiện tác nghiệp tại các bộ phận chức năng Do vậy, nhiều tổ chức, cá nhân đã nghiên cứu ứng dụng CNTT trong quản lý, tổ chức HTTTKT đề giúp giải quyết công việc nhanh hơn, quản lý tốt hơn, thông tin số liệu chính xác và
minh bạch hơn Khi thực hiện nghiên cứu đề tài này tác giả đã tham khảo
một số tài liệu liên quan, cụ thể như:
Tác giả Nguyễn Mạnh Toàn và Huỳnh Thị Hồng Hạnh (2011), Giáo
trình hệ thống thơng tin kế tốn, nhà xuất bản Tài chính, đã tiếp cận vấn đề từ khái quát đến cụ thể các nội dung của HTTTKT trong điều kiện tin học hóa, mối quan hệ giữa HTTTKT với các hệ thống khác trong đơn vị, tô chức, mối
quan hệ giữa các chu trình trong đơn vị, tổ chức, các phương pháp xây dựng
bộ mã, kiểm soát HTTTKT, chức năng chính của từng chu trình, cách thức tổ chức dữ liệu, quy trình luân chuyển, xử lý dữ liệu và cung cấp thơng tin kế tốn Các tác giả cũng đã cụ thể hóa đến việc tổ chức kế toán theo chu trình nhằm phục vụ cho các đối tượng sử dụng thông tỉn kế toán trên cơ sở xác định rõ mỗi loại thơng tỉn kế tốn cần thiết cho ai, cho bộ phận chức năng nào, để tô chức ghi nhận, theo dõi, xử lý, báo cáo hoặc phân quyền truy cập, khai thác thông tin đó một cách nhanh chóng và chính xác nhất trên nền tảng ứng dung
CNTT
Tác giả Ngô Hà Tấn và Nguyễn Hữu Cường (2010), Giáo trình
HTTTKT, nhà xuất bản giáo dục Việt Nam, tác giả đã khái quát về tô chức HTTTKT, tổ chức thu thập thông tin ban đầu, tổ chức hệ thống hóa thông tin kế tốn, tổ chức thơng tin kế toán theo phần hành và tổ chức cung cấp thơng
tin kế tốn
Trang 14toán trong chu trình cung ứng khi được hoàn thiện phải có tính kết nối và thống nhất toàn HTTTKT trong doanh nghiệp, đảm bảo được chức năng của kế toán trong việc quản lý và kiểm soát tài sản, thông tin phục vụ phải kịp thời, chính xác, cơ sở dữ liệu (CSDL) kế toán phải đồng nhất để tích hợp và kết xuất thông tin dễ dàng, tạo điều kiện để cung cấp nguyên vật liệu phục vụ sản xuất ôn định, tiết kiệm chỉ phí, góp phần nâng cao chất lượng sản phẩm
Hoang Thi Minh Hiền (2012), Hoạt động cung ứng thuốc tại bệnh viện Hữu Nghị - Thực trạng và một số giải pháp, mô tả thực trạng cung ứng thuốc
tại Bệnh viện Hữu Nghị từ năm 2004-2010 và tác giả đã phân tích được
những ưu nhược điểm bắt cập chính yếu trong hoạt động cung ứng thuốc Bên
cạnh đó tác giả đưa ra những giải pháp kỹ thuật trong việc quản lý thuốc trong
kê đơn nội ngoại trú và triển khai hoạt động đấu thầu thuốc tại bệnh viện Từ những kết quả nghiên cứu tác giả đề xuất mô hình hoạt động cho khoa dược bệnh viện và một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng hoạt động cung ứng
tại bệnh viện Hữu Nghị
Nguyễn Thị Thùy Anh (2011), Hồn thiện cơng tác kế toán trong điều
kiện ứng dụng ERP tại Bệnh về hệ thống ERP, ứng dụng ERP iên C Đà Nẵng, phân tích những lý luận cơ bản
thống thơng tin kế tốn, phân hệ kế toán trong điều kiện ¡ bệnh viện dé khẳng định tầm quan trọng của ERP trong
công tác quản lý tài chính tại bệnh viện Tác giả cũng làm rõ tẩm quan trọng
của HTTTKT trong điều kiệt
ứng dụng ERP là chìa khóa để đem đến hiệu
quả cho công tác kế toán tại bệnh viện Tác giả đã đi sâu phân tích thực trạng
công tác kế toán tại Bệnh Viện C Đà Nẵng Qua nghiên cứu lý luận, thực tế Tác giả đề xuất một số ý kiến, giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác kế toán
trong điều kiện ứng dụng ERP tại Bệnh Viện C Đà Nẵng trong thời gian tới
Trang 15thiết phải tô chức HTTTKT theo chu trình, nêu ra các chu trình kế toán trong
bệnh viện công: chu tình thu viện phí, chu trình cung ứng, chu trình khám và
điều trị, chu trình tài chính
Tác giả Huỳnh Thị Hồng Hạnh (2012), Hoàn thiện hệ thống thơng tin kế tốn tại bệnh viện theo định hướng giải pháp quản lý tổng thể, nêu sự cần thiết phải ứng dụng giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện và việc hoàn thiện
HTTTKT bệnh viện theo định hướng giải pháp quản lý tổng thể Những nghiên cứu này sẽ giúp hoàn thiện HTTTKT trong các Bệnh Viện tại Việt Nam hiện nay
Ngoài những công trình nghiên cứu trên, còn có rất nhiều các tác giả
khác cũng đã nghiên cứu về ứng dụng CNTT trong bệnh viện như: Bác sỹ
Phan Xuân Trung, Lê Kim Ngoc (2010), Tổ chức hạch toán kế toán trong các cơ sở y tế với việc tăng cường quản lý tài chính ngành y tế Việt Nam, các cán bộ nhân viên ngành y tế, ngành CNTT Đề tài “Hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trình cung ứng thuốc và tt tư y tế rất quan trọng đối vớ nh Do đó, trong bệnh viện Như ta biết thuốc, viện, liên quan trực tiếp đến sức khỏe và mạng sống của ngườ
yêu cầu phải mua đúng thuốc, đúng vật tư và quản lý thuốc, vật tư y tế phải
thật chính xác để người bệnh mau chóng khỏi bệnh Không chỉ vậy, quy trình
lập kế hoạch, đấu thầu, tiếp nhận thuốc và bảo quản, theo dõi thanh toán và
thanh toán phải đầy đủ, kịp thời tất cả các loại thuốc men, dịch truyền, vật tư y tế với giá tồn kho hợp lý nhất để giảm chỉ phí cho bệnh viện, đồng thời tạo
một hệ thống thơng tin hồn chỉnh phục vụ quá trình hoạt động và quản lý tại
Trang 16CƠ SỞ LÝ THUYET VE TO CHUC
THONG TIN KE TOAN CUA CHU TRINH CUNG UN
1.1 KHAI QUAT VE HE THONG THONG TIN KE TOAN
1.1.1 Khái niệm về hệ thống thơng tin kế tốn
Hệ thống thơng tin kế tốn: “Đối với các tô chức là đơn vị hành chính sự nghiệp, HTTTKT là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống thông tin quản lý nhằm thu thập, xử lý và cung cấp thông tin liên quan về tình hình tài sản, nguồn kinh phí, quá trình hoạt động của tổ chức, đơn vị và lưu chuyển tiền của tô chức, đơn vị ở mức độ tổng hợp và chỉ tiết khác nhau theo yêu cầu
về thông tin của người sử dụng Các chức năng chính của HTTTKT là thông
tin và kiểm tra” [7, tr 22]
HE THONG THONG TIN KE TOAN Hệ thống 6 Hệ thống kế tốn ơngfi thông tin Hình 1.1: Mối iữa hệ thống thông tin với kế toán
Trang 17cứng mềm
Dữ liệu Con Thơng
kế tốn người tin kế toán Cơ sở dữ liệu trình, thủ Các quy tục
Hình 1.2: Các yếu tố cơ bản của hệ thống thơng tin kế tốn Dữ liệu đầu vào: Là các dữ liệu từ các hoạt động kinh tế phát sinh trong
đơn vị như mua vật tư, hàng hóa, bán hàng, thu tiền, các chỉ phí phát sinh, tra lương cho công nhân
Quy trình xử lí: Là một quy trình hoàn chỉnh bao gồm các giai đoạn cụ thể từ việc thu thập thông tin về các dữ liệu kế toán, đến việc xử lí, phân tích, tông hợp các dữ liệu này để lập các báo cáo kế toán bằng hệ thống các phương pháp
kế toán là phương pháp chứng từ, phương pháp tài khoản và ghi kép, phương
pháp đo lường đối tượng kế toán và phương pháp tổng hợp cân đối kế toán Để
thực hiện được các quy trình trên đây đòi hỏi phải có sự tham gia của con người (cán bộ, chuyên viên kế toán) có những kĩ năng và trình độ nghiệp vụ chuyên môn, được phân công và tổ chức một cách khoa học, hợp lí với sự hỗ trợ của các
phương tiện phù hợp (thiết bị phần cứng, phần mềm, CSDL, số sách )
Đầu ra: Là các thông tin kế toán đáp ứng theo yêu cầu của người sử dụng, bao gồm các đối tượng bên ngoài đơn vị, các cấp quản trị cũng như
Trang 19Với chức năng thông tin và kiểm tra về tình hình tài sản, nguồn vốn và quá trình kinh doanh, công tác kế toán tại một đơn vị cần được tổ chức theo
một quy trình chặt chẽ và khoa học Trong điều kiện hạch tốn thủ cơng, tùy
thuộc đặc điểm kinh doanh, quy mô và yêu cầu cụ thể của người quản lý đơn vị mà việc tổ chức các nghiệp vụ ghi chép, xử lý và cung cấp thông tin có thể
khác nhau nhưng đều tuân theo quy trình xử lý như ở Hình 1.3
- Ghỉ nhận: Là giai đoạn đầu tiên của quy trình kế toán, thực hiện chức năng thu thập các dữ liệu liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát
sinh trong đơn vị
- Xử lí: Là giai đoạn tiếp theo của quy trình kế toán Trên cơ sở các dữ liệu trên chứng từ, kế toán thực hiện việc xử lí và cung cấp thông tin theo yêu cầu của quản lí
- Báo cáo: Đây là bước công việc cuối cùng trong quy trình xử lí kế toán với đầu ra là các báo cáo kế toán phục vụ cho nhu cầu thông tin của người dụng 1.1.3 Mối liên hệ giữa hệ thống thơng tin kế tốn với các hệ thống khác trong đơn vị, tổ chức
Hệ thống thông tin trong đơn vị là một hệ thống đa dạng, phức tạp với nhiều chức năng được thực hiện bởi các bộ phận khác nhau, có mối quan hệ ràng buộc chặt chẽ, cung cấp thông tin lẫn nhau nhằm đảm bảo cho hoạt
động của đơn vị có hiệu quả
Các hệ thống thông tin chức năng như hệ thống thông tin tài chính, hệ thống thông tin nhân sự, hệ thống thông tin bán hàng, hệ thống thông tin sản
xuất không tách biệt nhau mà thường chia sẻ với nhau các nguồn lực chủ yếu của hệ thống và tất cả chúng đều có mối quan hệ chặt chẽ với HTTTKT Các hệ thống thông tin chức năng này cung cấp dữ liệu đầu vào cho HTTTKT và
từ những dữ liệu này, HTTTKT có nhiệm vụ xử lí chúng thành thông tin hữu
Trang 20cung ứng, thông tin về tình hình công nợ khách hàng cho bộ phận bán hàng Hệ thống thông tin bán hàng Hệ thống thông tin sản xuất Hệ thống thông tin nhân sự Hệ thống thông tin tài chính
Hình 1.4: Mối quan hệ giữa HTTTKT
với các hệ thống thông tin khác trong đơn vị
Như vậy HTTTKT cùng với các hệ thống thông tỉn chức năng khác tạo nên hệ thống thông tin quản lý hoàn chỉnh phục vụ yêu cầu quản trị đơn vị
Các hệ thống thông tin này liên kết hệ thống quản trị với hệ thống tác nghiệp,
đảm bảo sự vận hành của đơn vị đạt được các mục tiêu dé ra
1.1.4 Tổ chức dữ liệu kế toán trong điều kiện sử dụng phần mềm kế
toán
Trang 21và khai báo các bộ mã; khai báo các số dư ban đầu; phân quyền sử dụng phần mềm và quản trị hệ thống) Dữ liệu làm cơ sở đầu vào cho mỗi kì hạch toán gồm các nội dung sau: dữ liệu tồn cuối kỳ trước; dữ liệu phát sinh trong kỳ; xử lý và cập nhật các bút toán “điều chỉnh” cuối kỳ
Tổ chức các tập tin trong cơ sở dữ liệu kế toán: tập tin hệ thống: tập tin danh mục từ điền; tập tin danh mục biến động: tập tỉn tổn; tập tin trung gian xử
lý và báo cáo
Đầu ra của HTTTKT: số kế toán; báo cáo kế tốn; thơng tin chỉ tiết về các đối tượng kế toán; sao lưu và kết chuyển dữ liệu cho kỳ sau
1.1.5 Tỗ chức hệ thống thơng tin kế tốn theo chu trình
Tuy có thê khác nhau về ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh, hoạt động chủ yếu trong một đơn vị đều có thê tổ chức thành 4 chu trình cơ bản gồm: chu trình bán hàng và thu tiền, chu trình Cung ứng, chu trình Chuyển đôi và chu trình Tài
Trang 22
Chu trình Chức năng Hoạt động
1 Chu Liên quan đến những và trả lời yêu cầu của khách hàng trình bán | công việc bánhàng _ |- Kiểm tra tín dụng và tồn kho
hàng và |hóa, dịch vụ vàtheo _ |-Lậphóađơn
thu tiền — | dõi công nợ phải thu |- Xuất kho giao hàng
và thu tiền khách hàng | - Theo dõi các khoản phải thu - Thu tiền
- Ghi số và lập báo cáo
2 Chu Gồm các nghiệp vụ kế |- Yêu cầu hàng hóa/ dịch vụ
trình cung _ | toán ghi nhận những _ |- Lập, xét duyệt và gởi đơn hàng đến NCC ứng sự kiện phát sinh liên _ |- Nhận hàng, nhập kho và bảo quản hàng hóa
quan đến việc mua - Chấp nhận thanh toán
hàng và thanh toán cho | - Thanh toán tiền NCC nhà cung cấp (NCC) _ |- Theo dõi nợ phải trả
- Ghi số và lập báo cáo
3 Chu Liên quan đến việc | - Lap ké hoach san xudt
trình chuyển đối tài nguyên _| - Yêu cầu nguyên vật liệu cho sản xuất chuyển (nguyên vật liệu, tiền _ |- Tổ chức sản xuất
đổi lương ) thành hàng |- Nhập kho thành phẩm
hóa dịch vụ ~ Tính toán chỉ phí sản xuất - Lập báo cáo
4 Chu Ghi chép, xử lý các - Dự báo nhu câu tiên
trình tài nghiệp vụ liên quan đến | - Phát hành cô phiếu cho nhà đầu tư
chính hoạt động huy động — |- Vay ngân hàng vốn và sử dụng vốn
một cách có hiệu quả - Chỉ trả cỗ tức và lãi vay
- Lập báo cáo
Trang 23Để đảm bảo các mối quan hệ phối hợp giữa các chức năng, bộ phận trong mỗi chu trình cần phải xây dựng các hệ thống thông tin quan If trong
từng chu trình và mối quan hệ giữa chúng với HTTTKT Bộ phận thực hiện công đoạn trước phải thông tin đẩy đủ, kịp thời và chính xác cho các bộ phận
thực hiện công đoạn sau để các bộ phận này chủ động tiếp tục triển khai công
việc nhằm hoàn thành trọn vẹn chức năng của chu trình Ngược lại, các bộ phận thực hiện các bước công việc sau cũng phải cung cấp các thông tin phản
hồi cho các bộ phận trước đó để báo cáo tình tình và tiến triển của công việc cũng như những vấn dé nay sinh cần phải phối hợp giải quyết hoặc báo cáo kịp thời cho các cấp quản lí về tình hình và kết quả thực hiện kế hoạch công
tác
Mục đích của việc tiếp cận hệ thống kế toán theo chu trình là nhằm:
- Chia sẻ thông tin cho các chức năng, bộ phận trong cùng chu trình - Phối hợp thực hiện một chức năng, nhiệm vụ một cách trọn vẹn đạt
được hiệu quả cao nhất Mỗi bộ phận, cá nhân trong hệ thống không chỉ cố
gắng dé thực tốt chức năng nhiệm vụ của mình và của bộ phận mình mà
hơn thế nữa cần phải am hiểu công việc của bộ phận khác nhằm phối hợp, hỗ trợ cho các bộ phận có liên quan trực tiếp hoặc gián tiếp để hoàn thành nhiệm
vụ của chu trình Có như vậy, mục tiêu của chu trình nói riêng và của toàn đơn vị nói chung mới được hoàn thành đạt hiệu quả cao nhất
-K m tra, giám sát lẫn nhau giữa các cá nhân, bộ phận, phục vụ cho công tác kiểm soát nội bộ trong từng chu trình và trong toàn đơn vị
- Là cơ sở để xác định trách nhiệm cụ thể của từng bộ phận, cá nhân trong quá trình hoạt động của đơn vị, là cơ sở để xây dựng hệ thống kế toán
trách nhiệm
Việc tổ chức HTTTKT theo chu trình đặt ra yêu cầu phải ứng dụng
Trang 24trong đơn vi Để HTTTKT thể hiện vai trò quan trọng đối với hoạt động của đơn vị, việc thực hiên tin học hóa kế toán trở nên quan trọng và cần thiết
1.2 TO CHUC THONG TIN KE TOAN CUA CHU TRINH CUNG UNG
1.2.1 Đặc điểm của chu trình cung ứng
Chu trình cung ứng là chu tình liên quan đến quá trình mua hàng và
thanh toán với nhà cung cấp Chu trình này liên quan đến các phân hệ: mua hàng, nhận hàng, theo dõi thanh toán và chỉ tiền Các chủ thể chủ yếu tham gia vào chu trình cung ứng gồm nhà cung cấp, các bộ phận có nhu cầu, bộ phận mua hàng, bộ phận nhận hàng, quản lí kho hàng, kế toán hàng tồn kho, kế toán thanh toán, kế toán tiền mặt, kế toán tiền ngân hàng, kế toán tổng hợp
và ngân hàng
a Mục tiêu của chu trình cung ứng: Đảm bảo tắt cả hàng hóa và dịch
vụ được đặt là cần thiết; Nhận hàng hóa và dịch vụ đảm bảo yêu cầu về số
lượng, chất lượng và thời gian theo don dat hang (DDH), bao quan vat wr hàng hóa cho đến khi đưa vào sử dụng; Đảm bảo chứng từ hóa đơn đi kèm với hàng hóa và dịch vụ là hợp pháp, đầy đủ và chính xác; Ghi chép và phân
loại các loại chỉ phí một cách nhanh chóng và chính xác; Theo dõi cụ thể thời
hạn và số tiền phải thanh toán với từng NCC trên sổ kế toán chỉ tiết phải trả người bán; Đảm bảo tất cả các khoản phải chỉ trả đều chính xác, hợp lý và
Trang 25Hình 1.5: Các chức năng của chu trình cung ứng Xác Nhận Chấp Chỉ Chỉ Tập
định Đặt hang nhận tiến số báo
như hàng |[—| và thanh, thanh, cái cáo
Trang 26- Nhận biết nhu cầu vật tư, hàng hóa và dịch vụ: Bộ phận mua hàng dựa trên việc so sánh số lượng hàng tồn kho với kế hoạch sử dụng của từng loại hoặc số lượng hàng tồn kho tối thiểu để xác định lượng nhu cầu sử dụng và dự trữ Bộ phận mua hàng cũng có thể dựa trên cơ sở giấy yêu cầu mua hàng của các bộ phận có nhu cầu để đề xuất mua hàng, trong đó ghỉ rõ về ching loại, quy cách, số lượng, chất lượng hàng cần mua và trình cấp có thâm quyền
phê duyệt
- Đặt hàng: Sau khi xác định nhu cầu các mặt hàng cần phải cung ứng,
bộ phận mua hàng tiến hành đặt hàng và lựa chọn NCC phù hợp
- Nhận hàng và nhập kho hàng: Chức năng nhận, kiểm tra và nhập kho
được bộ phận nhận hàng thực hiện tại kho hoặc tại địa điểm được chỉ định vào thời điểm hàng được giao Sau khi làm xong các thủ tục nhập kho, trách nhiệm bảo quản vật tư hàng hóa thuộc về bộ phận quản lý kho
- Xác nhận nghĩa vụ thanh toán và theo dõi thanh toán: Sau khi thủ tục
nhập kho được thực hiện xong, bộ chứng từ nhận hàng và hóa đơn của NCC
sẽ được chuyển đến phòng kế toán để hạch toán và làm thủ tục thanh toán Kế
toán thanh toán có chức năng theo dõi việc thanh toán với NCC Thông thường có hai phương pháp tổ chức theo dõi thanh toán: thanh toán theo hóa
đơn và kết chuyền số dư của từng NCC hoặc đơn vị có thể kết hợp cả hai hình
thức trên
- Thanh toán cho nhà cung cấp: Tùy thuộc vào phương thức thanh toán
đã thỏa thuận trước, đến thời điểm thanh toán, kế toán thanh toán tiến hành thực hiện các thủ tục cần thiết để kế toán tiền gửi ngân hàng hoặc kế toán tiền mặt thanh toán tiền hàng cho NCC bằng hình thức chuyển khoản hoặc tiền
Trang 27- Xử lý các nghiệp vụ bắt thường phát sinh: Trả lại hàng hóa hoặc giảm giá
hàng mua, chiết khấu mua hàng hoặc các khoản chỉ phí phát sinh liên quan đến việc mua hàng
e Mối quan hệ giữa các bộ phận của chu trình cung ứng
Trong chu trình cung ứng, chức năng tài chính kế toán là tham gia hạch
toán, quản lý và kiểm soát hàng tồn kho, theo dõi các khoản phải trả cho CC và cung cấp thông tin liên quan đến quá trình mua hàng và thanh tốn
Thơng tin do kế toán cung cấp giúp cho nhà quản trị hàng tồn kho đưa ra quyết định liên quan đến thời điểm mua hàng, lượng hàng cần mua, quy cách, chất lượng, số lượng, giá cả phù hợp nhất nhằm giảm thiểu đến mức thấp
nhất các khoản chỉ phí trong chu trình cung ứng Bên cạnh đó bộ phận tài
Trang 291.2.2 Hệ thống chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ trong
chu trình cung ứng
Hệ thống chứng từ sử dụng trong chu trình cung ứng gồm:
~ Phiếu yêu cẩu mua hàng (purchase requisition): Đây là chứng từ được lập bởi các bộ phận trong đơn vị khi có nhu cầu về hàng hóa hoặc dịch vụ bao gồm các thông tin về chủng loại, mặt hàng, số lượng hàng, yêu cầu về thời gian nhận hàng Yêu cầu mua hàng này được gửi về bộ phận mua hàng và phải được chấp thuận bởi người quản lý bộ phận yêu cầu
- Đơn đặt hàng (purchase order): Chứng từ này được lập bởi bộ phận
mua hàng, xác định yêu cầu của đơn vị với nhà cung cấp về mặt hàng, giá cả, chất lượng, số lượng hàng, thời gian, địa điểm, phương tiện giao hàng; các yêu cầu về thanh toán Nếu đặt hàng được người cung cấp chấp thuận thì nó
trở thành hợp đồng pháp lý ràng buộc giữa đôi bên
~ Phiếu nhập kho (receiving repori): Hay còn được gọi là báo cáo nhận
hàng, chứng từ này được bộ phận nhận hàng lập căn cứ số lượng, chất lượng,
quy cách hàng thực nhận, số liệu thực nhập được dùng làm căn cứ ghi tăng tài
khoản hàng tồn kho Thông tin hàng nhận được chuyền đến các bộ phận liên quan như kế toán mua hàng, kho hàng
- Phiéu dong g6i (packing list): Phiếu đóng gói hàng hóa là một chứng từ liệt kê các mặt hàng, loại hàng, những loại hàng được đóng gói trong một kiện hàng nhất định Phiếu đóng gói được NCC lập ra khi đóng gói hàng hóa Phiếu đóng gói hàng hóa này có tác dụng tạo điều kiện thuận lợi cho việc
kiểm đếm hàng hóa
- Hóa đơn mua hàng (invoice): Đây là chứng từ xác định quyền sở hữu
hàng được chuyển cho người mua và nghĩa vụ thanh toán tiền của người mua
Trang 30- Chứng từ thanh toán (voucher): Đây là chứng từ được sử dụng trong hệ
thống thanh toán theo chứng từ nhằm ghi nhận thông tin liên quan tới khoản cần thanh toán cho một hóa đơn nào đó
- Chứng từ trả lại hàng mua (debit memo): Chứng từ này được bộ phận
mua hàng lập khi hàng mua không đúng yêu cầu, cần trả lại cho người bán Chứng từ này ghi đầy đủ mặt hàng, số lượng, giá đơn vị, số tiền của hàng bị
trả lại
- Check hoặc phiếu chỉ: Đây là chứng từ được lập ra khi tiến hành thanh
toán tiền cho NCC
Trên thực tế, khi đơn vị tiến hành nhập khẩu nguyên vật liệu, hàng hóa trực tiếp từ nước ngoài thì loại chúng từ và số lượng chứng từ tham gia vào
chu trình cung ứng này cũng trở nên đa dạng và phức tạp hơn nhiều Bộ
chứng từ nhập khẩu thường bao gồm các loại chứng từ như sau:
Các chứng từ tài chính: được sử dụng trong thanh toán, bao gồm: hồi phiếu, lệnh phiếu, séc và các phương tiện thanh toán tương tự
Các chứng từ thương mại: Hóa đơn thương mại (commercial invoice); Chứng
từ vận tải (transport document); Chứng từ bảo hiểm (insurance policy); Giấy
chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O); Giấy chứng nhận chất lượng hàng hóa (certificate of quality); Giấy chứng nhận số lượng hàng hóa (certificate of quantity); Giấy chứng nhận trọng lượng (certificate of weight); Phiéu déng
gói hàng héa (packing list); Gidy chtmg nhan vé sinh (sanitary certificate);
Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật (phytosanitory certificate); Giấy chứng nhận kiểm dịch động vật (vetecrinary certificate); Giấy chứng nhận khử trùng
Trang 31Bộ phận cổ ha Dã iu về nhà căng cấp
Hình 1.7: Sơ đồ dòng dữ liệu trong chu trình cung ứng
1.2.3 Xây dựng cơ sở dữ liệu và mã hóa dữ liệu trong chu trình cung ứng, a Cơ sở dữ liệu
CSDL là tập hợp có cấu trúc của các dữ liệu, được lưu trữ trên giá mang,
có thể thỏa mãn đồng thời nhiều người sử dụng, trong điều kiện kế toán thủ
công, dữ liệu được lưu trữ trên giá mang là giấy, cấu trúc dữ liệu chính là các
mẫu biểu chứng từ, số sách Ngày nay với ứng dụng CNTT, dữ
trữ thường là đĩa từ, băng từ, và cấu trúc của các dữ liệu chính là cấu trúc của
cdc tap tin CSDL
CSDL kế toán là một tập hợp các dữ liệu có cấu trúc về tình hình và sự biến động của các đối tượng hạch toán kế toán, được lưu trữ trong các tập tin
có quan hệ với nhau, được quản trị một cách thích hợp nhất bởi một hệ quản trị
CSDL nhằm đạt được mục đích tồn tại của HTTTKT là xử lý dữ liệu kế tốn thành những thơng tin tài chính kế toán, có ích cho quá trình ra quyết định
Trang 32tính cần quản lý các đối tượng hay nghiệp vụ Mỗi ban ghi mô tả các thuộc
tính của đối tượng hay nghiệp vụ kinh tế xác định
Tóm lại hệ thống CSDL là nơi dùng đề lưu trữ, xử lý thông tin Việc tổ chức và lựa chọn phương pháp lưu trữ như thế nào đề tối ưu nhất, ít tốn kém nhất nhưng phải đảm bảo phù hợp với yêu cầu sử dụng thông tin của đơn vị là quan trong Để đưa ra một quyết định cần phải có thông tin, thông tin cung cấp có chất lượng thì phải thể hiện được quá khứ, hiện tại và dự báo được tương lai Muốn vậy hệ thống CSDL chuyên cung cấp thông tin phải được tiêu chuẩn hóa, phải được tô chức và lựa chọn một cách hợp lý thiết thực để ghi nhận thông tin Thiết kế một CSDL sao cho việc thu thập được đầy đủ các thông tin cần thiết, giảm thiểu lưu trữ các thông tin trùng lắp dư thừa, khi cần
có thể lấy được thông tin nhanh nhất hữu ích nhất cho việc quản lý đơn vị và hỗ trợ quá trình ra quyết định Ngoài ra hệ thông CSDL phải được duy trì với thời gian đủ dài và xuyên suốt cả quá trình hình thành và phát triển của đơn
vị, đảm bảo tính an toàn và mức độ tin cậy cao
Cấu trúc của một số tập tin thường sử dụng trong chu trình cung ứng
gdm:
- Tap tin Danh muc Nhà cung cấp :
Mã | Tên | Dia | SĐT/ [ Mãsõ |Sốtài[ Thờihạn | Hinhthie ] Xếp hạng
NCC | NCC | chỉ | Email | thuế | khoản | thanh toán | chiết khấu uy tín
= Tap tin Danh mục hàng hóa:
Trang 33
- Tap tin Don dat hang:
‹ Số yêu câu Ngày đặt | Ngàyyêucầu | Ngày giao Số ĐĐH mua hang * MaNCC hang sy eee giao hàng, hàng thực tế " ập tin Chỉ tiết đơn đặt hàng: Số ĐĐH Mãhànghóa | DVT ] Séluong | Đơngiá | Môtảhàng hóa = Tap tỉn Nhận hàng: Mã chứng | Số chứng Ngày Địa điểm MaNCC | Số ĐĐH Mã nhân viên từ từ nhận hàng nhận hàng - Tập tin Phiếu nhập kho: Số phiếu nhập kho | Ngày | Mãkho | MãNCC Mã nhân viên nhập hàng = Tap tin Chi riết phiêu nhập kho:
Số phiêu nhậpkho [ Mãhànghóa | ĐVT | Số lượng | Đơn giá Số ĐĐH
- Tập tin Hóa đơn mua hàng:
“hồ 3 R “gà £ Ì oe ua 3 Ngày Số hóa | uy | Mã [Q¿ Số | Sốuền | Thuế | Sốtiền | Thời hạn
đơn | NếàY | cC |SỐPNKI p5H | chưa thuế | GTGT | tổng cộng |thanh toán oe
b Mã hóa đối tượng quản lý
Mã hóa là cách thức để thực hiện phân loại, xắp lớp các đối tượng cần quản lý, được sử dụng trong tất cả các hệ thống, đặc biệt là HTTTKT Xây dựng bộ mã các đối tượng kế toán là thực hiện việc phân loại, sắp xếp các đối tượng kế tốn thơng qua việc biểu diễn các đối tượng theo những quy ước ngắn gọn nhưng bao hàm đầy đủ các thuộc tính cơ bản của nó
Trong điều kiện tin học hóa hệ thống kế toán, máy móc không thể nhận diện được các đối tượng nếu như những ký hiệu của đối tượng không phải là
duy nhất Vì ậ ệ mã hóa các đ tượng luôn là vấn đề đặt ra trước hết khi tiến hành vận hành HTTT KT
Mã hóa là công tác tối ưu hóa rất đặc biệt, công tác này thay thế thông
tin ở dạng "tự nhiên” thành một ký hiệu thích ứng với mục tiêu của người sử
Trang 34trong tập hợp các đối tượng; Biểu diễn đối tượng bằng những ký hiệu ngắn gọn; Biểu diễn được nhiều thuộc tính của đối tượng; Cho phép thực hiện kiểm
tra tính đúng đắn của dữ liệu trong quá trình nhập
ảm bảo tính bảo mật * Bộ mã được xây dựng phải đảm bảo các đặc tính sau: Tính duy nhất
và tính kén chon; Tinh uyén chuyền sống lâu; Tiện lợi khi sử dụng
* Các phương pháp xây dựng bộ mã
+ Mã tuần tự: ¡ tượng mới xuất hiện sẽ được gán cho một con số kế tiếp theo thứ tự thời gian Cách tạo mã này có ưu điểm đơn giãn, dễ thực
hiện, dễ tạo mã, nhận diện duy nhất một đối tượng Nhưng có nhược diém 1a
không cho phép gợi nhớ đặc tính của đối tượng, không cho phép chèn mã
giữa hai mã đã có
+ Mã số tuần tự theo từng khoảng cách khoảng: Dùng những loạt
tiếp để mã hóa những đối tượng có đặc tính chung và dé dành những chỗ trống dé có thể giữ cho mã không bị xáo trộn cho dù chèn thêm mã Trong mỗi khoảng cách như vậy người ta dùng mã tuần tự Ưu điểm của phương pháp này là mã đối tượng sẽ không nhập nhằng và lẫn lộn khi không có đối tượng cần mã hóa thuộc nhiều giới hạn, cho phép chèn mã giữa hai mã liên tiếp Tuy nhiên nhược điểm của nó là khó xác định khoảng cách trong ting phân đoạn, không hoặc có rất ít ý nghĩa, không có tính chất gợi nhớ
+ Mã số có ý nghĩa: Mã được tạo bởi các ký tự chọn để mã hóa có thể gợi nhớ hoặc mang một vài thuộc tính của đối tượng Mã ý nghĩa gồm:
Mã gợi nhớ: Những ký tự lựa chọn cho phép gợi nhớ dễ dàng ý nghĩa Mã mô tả hoặc mã phân tích: Những ký tự lựa chọn phải mô tả đặc tính
vĩnh cửu của đối tượng
Trang 35+ Mã ghép nói: Mã được chia làm nhiều vùng, mỗi vùng tương ứng với mỗi đặc tính mô tả đối tượng cần đưa vào quản lý Ưu điểm của bộ mã này là nhận diện không nhập nhằng, có khả năng phân tích trong thống kê, có khả năng kiểm tra một số đặc tính Tuy nhiên nhược điểm của bộ mã này là cồng kềnh đặc tính lựa chọn mã hóa phải có tính ổn định cao gây khó khăn trong việc tổ chức tiến hành tạo lập
+ Mã số đẳng cấp: Mã hóa theo thứ tự từ cấp độ tông quát đến cấp độ chỉ tiết của từng đối tượng Ưu điểm của phương pháp tạo mã này là rất thuận tiện cho việc phân tích, tổng hợp các đối tượng, thành lập mã dễ dàng Nhược điểm của phương pháp này là bộ mã tạo được thường cồng kềnh khi đối tượng phân tích nhì Khi lựa chon các phương pháp mã hóa cần lưu ý các vấn đề: Tận dụng các bộ mã đã có sẵn, xác định trật tự ưu tiên cho các tiêu thức lựa chọn và tham khảo ý kiến của những người sử dụng trước khi lựa chọn tính chất của
mã số Cuối cùng cần kiểm tra độ ồn định của các thuộc tính đưa vào mã số kiểm tra khả năng nới rộng của bộ mã Trong thực tiễn để xây dựng một bộ mã cần xác định rõ vấn đề cần giải quyết Đó chính là nhu cầu về quản lý đối tượng Từ những yêu cầu này tiến hành xác định tập hợp đối tượng phải mã hóa về mặt chất và mặt lượng Mặt chất bao gồm các thuộc tính cần được mã
hóa, thuộc tính nào được giữ lại và mối liên hệ của chúng Mặt lượng là sự dự
báo những biến động của đối tượng trong tương lai
1.2.4 Tỗ chức thông tin trong chu trình cung ứng
Tổ chức dữ liệu của HTTTKT trong chu trình cung ứng gồm 4 nút xử lý tương ứng với 4 chức năng cơ bản của chu trình cung ứng: Tiếp nhận yêu cầu
mua hàng và xử lý đặt hàng; Làm thủ tục nhận hàng, nhập kho và bảo quản hàng hóa; Chấp nhận thanh tốn, theo dõi cơng nợ và chỉ thanh toán cho
Trang 37Kế toán hàng, tồn kho hoặc Fe các bộ phận có yêu cầu nN 4 Dữ liệu Hàng tổn kho Xử lý tự động Dữ liệu Nhà cung I cấp Chọn nhà In yêu cầu cụng cấp Ấ————] muahàng Dữ liệu bu
xép hang Yêu cầu
Trang 38Hoạt động quan trọng đầu tiên trong chu trình cung ứng là đặt mua hàng
Quyết định chủ chốt được đưa ra trong bước đầu tiên là phải xác định mua
mặt hàng nào, mua khi nào và mua bao nhiêu, cũng như quyết định mua hàng
từ NCC nào Những yếu kém trong chức năng quản lý hàng tồn kho có thể tạo ra những vấn đề đáng lưu ý như việc ghi nhận thông tin đặt hàng không chính xác gây ra việc thiếu nguyên liệu dự trữ dẫn đến đình trệ sản xuất
Trong hoạt động đầu tiên của chu trình cung ứng “Đặt hàng” sẽ được
khởi đầu từ “Phiếu yêu cầu”
Phiếu yêu cầu mua hàng hoá hoặc nguyên vật liệu: là chứng từ được lập bởi các bộ phận trong đơn vị khi có nhu cầu về hàng hóa, dịch vụ hoặc được kích hoạt tự động bởi chức năng kiểm soát hàng tồn kho khi hàng tồn kho xuống dưới mức tối thiểu đã được qui định trước; Nội dung của phiếu yêu cầu
phải được trình bày đầy đủ về: số thứ tự của Phiếu yêu cầu mua hàng, ngày
yêu cầu, chủng loại, số lượng hàng hóa, yêu cầu về thời gian, địa điểm nhận hàng, mã bộ phận yêu cầu Phiếu yêu cầu phải được sự chấp thuận của người quản lý bộ phận yêu cầu và sau đó sẽ được chuyển đến nhân viên mua hàng
thuộc bộ phận cung ứng
Nhân viên ân cung ứng nhập vào hệ thống máy tính các thông tin của yêu cầu mua hàng đã được ký duyệt vào chương trình, các thông tin nay
sẽ được cập nhật vào tập tin Phiếu yêu cầu mua hàng và Chỉ tiết phiếu yêu cầu mua hàng
Tiếp đến chương trình tự động kiểm tra dữ liệu xếp hạng của các NCC trên tập tin Danh mục các nhà cung cấp đẻ xác định NCC nào có đủ điều
kiện cung ứng cho các lô hàng này Trong hoạt động cung ứng, việc quyết định lựa chọn NCC cho những mặt hàng cũng rất quan trọng Căn cứ vào dữ
liệu của các NCC trong những lần mua trước về giá cả, chất lượng hàng hóa,
Trang 39tích của từng NCC có triển vọng Trong trường hợp mặt hàng yêu cầu chưa
được cung ứng bởi NCC nào từ trước đến nay, nhân viên đặt hàng phải báo
cáo lên cấp có thẩm quyển lựa chọn và phê duyệt dựa trên các thông tin từ nhiều nguồn khác hoặc NCC được lựa chọn từ kết quả đấu thầu
Sau khi NCC đã được xác định, toàn bộ dữ liệu sẽ được lưu trữ vào các
tập tin dữ liệu đặt hàng gồm: tập tin Đơn đặt hàng và Chỉ tiết đặt hàng
Trên CSDL đã được lưu trữ trên các tập tin này, chương trình cho phép in
Đơn đặt hàng Nội dung Đơn đặt hàng phải trình bày đầy đủ các nội dung về:
Số thứ tự ĐĐH; Ngày đặt hàng: Mã số, tên và địa chỉ của NCC; Chủng loại,
quy cách và số lượng hàng hóa; Giá bán; Điều kiện thanh toán, điều kiện chiết khấu; Địa điểm và thời gian giao hàng.; Đơn đặt hàng được gửi cho NCC xác nhận qua email hoặc fax Đây là chứng từ có thể được coi là khế ước thỏa
thuận giữa người mua và người bán thay cho hợp đồng mua bán
Thông thường, nhiều đơn đặt hàng được lập nhằm thỏa mãn một phiếu yêu cầu mua hàng duy nhất, bởi vì nhiều mặt hàng được yêu cầu cùng lúc lại được cung cấp bởi nhiều NCC khác nhau Tuy nhiên, số lượng hang
các đơn đặt hàng cũng có thể khác với số lượng ghi trong phiếu yêu cầu mua
hàng nhằm tận dụng lợi thế giảm giá khi mua với số lượng lớn Nhiều công ty
mua duy trì việc sắp đặt mua bán đặc biệt với những NCC quan trọng Một trong những sắp đặt đó là việc sử dụng đơn đặt hàng trọn gói Một đơn đặt
hàng trọn gói là một cam kết mua những mặt hàng nhất định ở mức giá được
định trước từ một NCC nhất định trong một thời kỳ thường là một năm Đơn
ôn
đặt hàng trọn gói giúp đảm bảo cho người mua có được nguồn nguyên liệt
định cho quá trình sản xuất
Đơn đặt hàng sau khi đã được ký duyệt bởi người có thẩm quyền và có
xác nhận của NCC sẽ được lưu tại bộ phận mua hàng 1 liên và chuyển cho
Trang 40hang dé bộ phận này chuẩn bị các thủ tục nhận hàng kịp thời khi hàng về, một liên khác gởi cho bộ phận kế toán theo dõi thanh toán và kiểm sốt tồn
bộ quá trình cung ứng và chủ động trong việc theo dõi thanh toán, và một liên
gởi cho bộ phận có yêu cầu
Trong trường hợp đơn vị sử dụng phần mềm quản trị trong toàn hệ thống
thì thông tin đặt hàng sẽ được phát tán dưới dạng thông báo cho các bộ phận
liên quan theo các luồng dữ liệu kết nối nội bộ trong đơn vị dưới dạng mẫu tin điện toán thay cho việc phải gửi các chứng từ gốc bằng giấy tờ
b Tổ chức thông tin trong quy trình nhận hàng
Hoạt động quan trọng thứ hai trong chu trình cung ứng là việc nhận và lưu trữ hàng hoá đã được đặt mua
'Khi hàng đã về, bộ phận nhận hàng tiến hành các thủ tục kiểm hóa hàng hóa, nghĩa là hàng hóa sẽ được kiểm về chất lượng, mẫu mã, qui cách hàng hóa và được cân đo đong đếm, đối chiếu khớp đúng số liệu giữa Đơn đặt hàng, Phiếu giao hàng của NCC cũng như hàng hóa thực tế nhận được Cơng
đoạn này giúp hồn thành mục tiêu thứ hai của chu trình cung ứng là: hàng
hóa và dịch vụ đảm bảo yêu cầu về số lượng, chất lượng và thời gian theo đơn đặt hàng Khi hàng hóa mua về thỏa các điều kiện đã được chấp nhận,
phận nhận hàng tiến hành cập nhật dữ liệu vào tập tin Nhận hàng và in Phiếu nhập kho
Bộ phận nhận hàng có 2 trách nhiệm chính: Quyết định có chấp nhận hang hay không; Kiểm lại số lượng, chất lượng hàng được giao; Việc chấp nhận những hàng hóa không được đặt mua sẽ dẫn đến kết quả phí phạm thời
gian và không gian kho chứa trong việc xử lý và lưu trữ những mặt hàng đó