Báo cáo thực tập giữa khoá quy trình Đặt hàng tại công ty tnhh may mặc quốc tế phú nguyên

Trong khuôn khổ chương trình thực tập, em đã có cơ hội được làm việc tại Công ty TNHH May mặc quốc tế Phú Nguyên trong lĩnh vực gia công hàng may mặc xuất khẩu.. Đây là một trong những đ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG VIỆN KINH TẾ VÀ KINH DOANH QUỐC TẾ

BÁO CÁO THỰC TẬP GIỮA KHOÁ

QUY TRÌNH ĐẶT HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH

MAY MẶC QUỐC TẾ PHÚ NGUYÊN

Họ và tên sinh viên : Trần Thị Thu Hạnh

Mã sinh viên : 2114510022 Lớp : Anh 03 – KDQT Khóa : K60

Giảng viên hướng dẫn: ThS Lý Nguyên Ngọc

Hà Nội, tháng 8 năm 2024

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 3

Chương 1: Giới thiệu về đơn vị thực tập 4

1.1 Thông tin chung: 4

1.2 Thông tin quan sát, tìm hiểu thực tế dưới góc độ đa chiều 8

1.3 Mô hình BMC cho doanh nghiệp 11

Chương 2: Quy trình đặt hàng của công ty TNHH May mặc quốc tế Phú Nguyên 13

2.1 Nhân sự phụ trách 13

2.2 Quy trình 14

Chương 3: Giải pháp cho công ty TNHH May mặc quốc tế Phú Nguyên 17

3.1 Căn cứ đưa ra giải pháp 17

3.2 Nội dung giải pháp chi tiết: 18

KẾT LUẬN 22

LỜI MỞ ĐẦU

Trong quá trình học tập và trau dồi kiến thức chuyên ngành, việc thực tập tại các công ty là một bước quan trọng để áp dụng những kiến thức đã học vào thực tế và trải nghiệm làm việc trong môi trường thực tế Trong khuôn khổ chương trình thực tập, em đã có cơ hội được làm việc tại Công ty TNHH May mặc quốc tế Phú Nguyên trong lĩnh vực gia công hàng may mặc xuất khẩu

Báo cáo thực tập này được viết nhằm tổng kết và chia sẻ những trải nghiệm, kiến thức và kỹ năng

mà em đã học được từ việc quan sát và trò chuyện với công ty Báo cáo sẽ tập trung trình bày về tổ chức, hoạt động và quy trình làm việc của công ty Bên cạnh đó, báo cáo cũng đưa ra các giải pháp cùng với rào cản và các bước công ty có thể triển khai để loại bỏ rào cản Em cũng đã thu thập được góp ý của công ty

về từng giải pháp

Báo cáo thực tập sẽ bao gồm các nội dung chính sau đây:

Chương 1: Giới thiệu về đơn vị thực tập

Chương 2: Quy trình mua hàng hoá nhập khẩu của công ty

Chương 3: Giải pháp cho công ty

Em xin chân thành cảm ơn nhà trường đã tạo điều kiện cho chúng em có cơ hội được tiếp xúc trực tiếp với doanh nghiệp để hoàn thiện những kiến thức và kĩ năng cần thiết Đồng thời, em xin cảm ơn ThS

Lý Nguyên Ngọc đã hướng dẫn em hoàn thiện bài báo cáo thực tập giữa khoá này

Do thời gian thực tập có hạn cũng như vốn kiến thức và kỹ năng còn hạn chế, bài báo cáo thực tập không tránh khỏi những sai sót Em rất mong sẽ nhận được những lời góp ý của quý thầy cô để bài báo cáo của em được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

Chương 1: Giới thiệu về đơn vị thực tập

a Giới thiệu công ty:

Công ty TNHH May mặc quốc tế Phú Nguyên đã có 16 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực gia công hàng may mặc và xuất khẩu sang các thị trường nước ngoài như Mỹ, Canada, Hà Lan Công ty có chủ sở hữu mang quốc tịch Trung Quốc và hiện có 1200 công nhân, nhân viên

Tên công ty viết bằng Tiếng Việt: CÔNG TY TNHH MAY MẶC QUỐC TẾ PHÚ NGUYÊN Tên công ty viết bằng Tiếng Anh: FULL WEALTH INTERNATIONAL GARMENTS INC Tên công ty viết tắt: FULL WEALTH INTE’L GARMENTS INC

Địa chỉ trụ sở chính: Quốc lộ 37, thị trấn Nam Sách, huyện Nam Sách, tỉnh Hải Dương, Việt Nam Vốn điều lệ: 91.200.000.000 đồng

Chủ sở hữu: CÔNG TY GREAT WALL GARMENTS GROUP CO, LTD TIAN-JIN (TRUNG

QUỐC)

Người đại diện pháp luật: TIAN SHU CHUN (ĐIỀN THỤ THUẦN)

Quốc tịch: Trung Quốc

b Lịch sử hình thành và phát triển

Với diện tích 4ha, tọa lạc tại quốc lộ 37, thị trấn Nam Sách, huyện Nam Sách, tỉnh Hải Dương, Công

ty TNHH May mặc quốc tế Phú Nguyên được ký quyết định thành lập ngày 23/05/2008 với số vốn điều lệban đầu là hơn 91 tỷ đồng

Trong khoảng thời gian mới thành lập, Ban lãnh đạo công ty đã đón nhận được sự quan tâm chỉ đạosáng suốt, kịp thời có hiệu quả của Tỉnh ủy Hải Dương, HĐND, UBND huyện Nam Sách, sự động viên giúp đỡ tạo điều kiện tối đa của Đảng ủy, UBND thị trấn Nam Sách, sự hăng hái nhiệt tình, gắn bó, trách nhiệm của người lao động quyết tâm sản xuất không mệt mỏi để cùng công ty vượt qua giai đoạn khó khăn thử thách ban đầu

Mầm non đầu tiên đã đâm chồi, tháng 4/2009 công ty đã đi vào sản xuất và cho ra đời những sản phẩm may mặc xuất khẩu đầu tiên Nối tiếp vào tia hy vọng đó, tháng 8/2009 công ty đã sản xuất và xuất khẩu trực tiếp 150.000 sản phẩm sang thị trường Mỹ với giá trị ban đầu ước tính doanh thu đạt 40 tỷ VNĐ

Bước sang năm 2010 nhà máy từng bước đi vào ổn định sản xuất, số công nhân đã tăng đáng kể, từ

250 người/2009 lên 1000 người/2018 với 3 phân xưởng sản xuất (Phân xưởng 1; 2; 3) Mỗi phân xưởng gồm 3 bộ phận chính: Xưởng cắt, Chuyền may và Đóng gói

Năm 2018 công ty ngày càng phát triển, số lượng đơn hàng mỗi tháng đều đặn từ 150.000-200.000 hàng Đội ngũ nhân viên, công nhân đã không ngừng lớn mạnh cả bề rộng và chiều sâu; trình độ chuyên môn, trình độ ngoại ngữ được nâng cao, tăng hiệu suất làm việc nhờ đó mà công ty đã thu hút được rất nhiều các đối tác nước ngoài nổi tiếng trong ngành hàng may mặc như: Calvin Klein, Dillarlds, Anntaylor,

Kasper, Judy Đây là một trong những điểm nhấn nổi bật thể hiện sự lớn mạnh của công ty Phú Nguyên trong ngành may mặc Việt Nam.

Đến năm 2024, công ty đã có 1200 công nhân, nhân viên và xuất khẩu sản phẩm sang các thị trườngnhư Mỹ, Canada, Hà Lan Từ khi thành lập đến nay, công ty tự hào hoạt động với đội ngũ công nhân có tay nghề cao, các mặt hàng chủ đạo là áo vest nữ, áo choàng, áo măng tô, váy công sở, váy dạ hội, …

c Cơ cấu tổ chức:

Hình 1 Cơ cấu tổ chức công ty TNHH May mặc quốc tế Phú Nguyên

Ban Lãnh đạo Chịu trách nhiệm cho các hoạt động mang tính chiến lược của công ty

Lên phương án thực hiện kế hoạch kinh doanh, đôn đốc các phòng ban thực thi nhiệm vụ

Lập kế hoạch về việc sử dụng lợi nhuận và giải quyết những rủi ro, thua lỗ trong kinh doanh

Tổ chức các cuộc họp, quyết định việc quản lý chung toàn bộ các hoạt động kinh doanh của công ty theo pháp luật

Bổ nhiệm, cách chức, miễn nhiệm các chức danh trong công ty

Kh i Văn ố phòng

Phòng Kinh doanh

Phòng Hành chính Nhân sự

Phòng K toán ế

Phòng Xu t ấ

Nh p Kh u ậ ẩ

Phòng Kỹ thuật Chịu trách nhiệm về thiết kế mẫu mã đơn hàng, đáp ứng yêu cầu đơn

hàng của đối tác

Làm mẫu quần áo theo yêu cầu đơn hàng

Thiết kế mẫu theo yêu cầu khách hàng

Đưa thiết kế xuống xưởng sản xuất

Đảm bảo thành phẩm hoàn thành đúng thông số kỹ thuật, đúng yêu cầu của khách hàng

Phòng sản xuất Chịu trách nhiệm về dây chuyền sản xuất, gồm 3 bộ phận chính:

Xưởng căt, Chuyền may và Đóng gói, có các chức năng chính:

Nhận đơn hàng từ Ban lãnh đạo, lên kế hoạch cho các dây chuyền

Quản lý quy trình sản xuất, đảm bảo dây chuyền sản xuất hoạt động hiệu quả, đúng tiến độ, chất lượng và số lượng

Quản lý thành phẩm, đảm bảo chúng được lưu trữ và vận chuyển đúng cách, tránh hư hỏng

Bộ phận QA (Đóng gói) chịu trách nhiệm kiểm tra chất lượng, đảm bảo thành phẩm trước khi xuất xưởng, tránh phát sinh vấn đề khi sản phẩm đến tay khách hàng

Phối hợp với phòng kinh doanh, phòng kĩ thuật xử lý các vấn đề phát sinh nếu có

Phòng Kinh doanh Lên kế hoạch và quản lý các hoạt động kinh doanh:

Tìm kiếm và phát triển khách hàng tiềm năng, triển khai liên hệ với khách hàng

Tư vấn và giải đáp thắc mắc của khách hàng về sản phẩm của công ty

Xây dựng và quản lý quan hệ khách hàng, đảm bảo khách hàng hài lòng với sản phẩm của công ty, tạo điều kiện để khách hàng gắn bó lâu dài

Làm việc với các đối tác, nhà cung cấp nguyên phụ liệu

Nhận đơn hàng từ khách hàng và ban lãnh đạo, triển khai và lên kế hoạch đặt nguyên phụ liệu (trong nước, nước ngoài); đảm bảo nguyên phụ liệu về đúng, đủ, kịp thời cho sản xuất

Xử lý các vấn đề phát sinh của bộ phận sản xuất về nguyên phụ liệu,

về thông số, quy cách của sản phẩm và trao đổi với khách hàng để xác nhận,triển khai làm hàng đại trà

Phòng Hành chính

Nhân sự

Chịu trách nhiệm về vấn đề nhân sự tại công ty:

Tuyển dụng nhân viên, công nhân phù hợp với nhu cầu côn ty

Tổ chức những buổi đào tạo nâng cao tay nghề cho công nhân, kiến thức, kỹ năng cần thiết cho nhân viên trong quá trình làm việc

Quản lý lương, bảo hiểm và phúc lợi của công nhân viên Đảm bảo việc trả lương đúng thời hạn, đảm bảo các chính sách bảo hiểm theo yêu cầucủa nhà nước, chính sách công đoàn, phúc lợi phù hợp với công ty

Phòng kế toán Chịu trách nhiệm cho các hoạt động kế toán của công ty:

Lập báo cáo tài chính, kế hoạch tài chính theo tháng, quý, năm

Tiến hành quyết toán thuế với cơ quan nhà nước

Chi tạm ứng cho các bộ phận khácPhòng Xuất Nhập

khẩu

Gồm hai bộ phận:

Bộ phận chứng từ: Xử lý, soạn thảo và lưu trữ chứng từ, tiếp nhận các thông tin của khách hàng và trao đổi với hãng tàu, các bên liên quan

Mở tờ khai nhập khẩu nguyên phụ liệu nước ngoài, nhập khẩu tại chỗ Mở

tờ khai xuất khẩu hàng hóa của công ty

Bộ phận giao nhận: Lên kế hoạch vận chuyển hàng hoá, liên hệ với forwarder (nhà cung cấp dịch vụ vận tải), nhận booking và lịch tàu, theo dõi, giám sát hành trình vận chuyển hàng hoá để đưa ra quyết định điều phối hợp lý, hiệu quả…

Bộ phận kho  Nhận nguyên phụ liệu từ bên vận tải về nhập kho; đảm bảo đúng

số lượng, chất lượng, không hư hỏng, thiệt hại gì; kiểm tra và lập báo cáo hàng về

 Phân chia khu vực lưu trữ nguyên phụ liệu hợp lý, đảm bảo tìm kiếm thuận tiện, nhanh chóng

 Đảm bảo lưu trữ hàng hóa an toàn, ko mất mát, không bị hư hỏng (mối, mọt, mưa, ẩm, nấm mốc, )

 Phát hàng cho bộ phận sản xuất đúng, đủ, kịp thời

 Báo cáo tồn kho hàng tháng cho phòng kinh doanh và ban lãnh đạo, đảm bảo phụ liệu ít tồn kho nhất có thể

Bảng 1 Các bộ phận và chức năng trong công ty TNHH May mặc quốc tế Phú Nguyên

d Lĩnh vực kinh doanh: Gia công hàng may mặc xuất khẩu sang thị trường Mỹ, Canada, Hà Lan - áo vest nữ, áo choàng, áo măng tô, váy công sở, váy dạ hội, …

d Quy trình sản xuất

Hình 2 Quy trình sản xuất tại công ty TNHH May mặc quốc tế Phú Nguyên

1.2 Thông tin quan sát, tìm hiểu thực tế dưới góc độ đa chiều

 Cách lãnh đạo tương tác:

Tại công ty, các nhà lãnh đạo tương tác với nhân viên qua 2 kênh: online (Zalo) và offline (trực tiếp) Công ty tổ chức các cuộc họp hàng tháng với khối văn phòng để trao đổi thông tin, thảo luận về các chiến lược và đưa ra các quyết định quan trọng Trong buổi họp, các nhân viên thường đưa ra vấn đề xungquanh quy trình làm việc thường ngày và các vấn đề phát sinh Nhân viên được tạo môi trường cởi mở để đóng góp và nêu lên ý kiến

Ngoài ra, công ty cũng có các buổi sự kiện, buổi đào tạo cho công nhân viên

Hình 3 Buổi đào tạo của công nhân cùng với Phó Giám đốc công ty

Hình 4 Tiệc Tất niên tổ chức cho công nhân viên của công ty

Hình 5 Tiệc Tất niên tổ chức cho công nhân viên của công ty

Hình 6 Sự kiện 8/3 tổ chức cho nhân viên công ty

 Hoạt động thông tin, truyền thông

Thông tin được truyền thông trong công ty qua phần mềm Zalo (khối văn phòng), qua loa (khối nhân viên) Công ty không có fanpage truyền thông do là công ty tập trung vào sản xuất nên hoạt động truyền thông tới công chúng không được đẩy mạnh

Thay vào đó, công ty thường xuyên xuất hiện trên loa phát thanh của huyện về chế độ đãi ngộ tốt, mức lương cao để thu hút công nhân viên mới đến công ty

 Quy trình tuyển dụng:

Quy trình tuyển dụng của công ty gồm 4 bước:

Bước 1: Dựa theo nhu cầu của từng phòng ban, viết Job Description Bản JD sẽ bao gồm các thông tin chính như yêu cầu công việc, các tác vụ chính trong công việc, lương thưởng và chế độ đãi ngộ

Bước 2: Thông báo tuyển dụng trong công ty Điều này không chỉ giúp thông báo về cơ hội việc làmmới tạo cơ hội cho các nhân viên hiện tại có thể ứng tuyển vào các vị trí mới nếu phù hợp mà còn khuyến khích nhân viên giới thiệu những ứng viên tiềm năng từ mạng lưới của họ

Bước 3: Truyền thông: Đăng facebook, đăng web tuyển dụng

Bước 4: Ứng viên đến phỏng vấn, thử việc Nếu phù hợp với vị trí sẽ được bắt tay vào công việc và đào tạo song song Quá trình phỏng vấn thường chỉ có 1 vòng có sự tham gia của trưởng phòng có nhu cầutuyển dụng, với các vị trí cấp cao trong công ty thì sẽ có sự tham gia của Phó Giám đốc công ty

1.3 Mô hình BMC cho doanh nghiệp 

Hình 7 Mô hình BMC của công ty TNHH May mặc quốc tế Phú Nguyên

Chương 2: Quy trình đặt hàng của công ty TNHH May mặc quốc tế Phú Nguyên

2.1 Nhân sự phụ trách 

Nhân sự phòng kinh doanh:

 Nhận đơn hàng từ khách hàng

 Tính toán nguyên phụ liệu và lên kế hoạch đặt hàng

 Theo dõi và giục tiến độ hàng về đúng kế hoạch

 Nhận chứng từ lô hàng từ nhà cung cấp (bao gồm Invoice, Packing List, Bill of Lading)

 Liên hệ với Forwarder để uỷ quyền vận chuyển lô hàng từ từ nước ngoài (Trung Quốc, Hàn Quốc,

Ấn Độ, ) về Việt Nam

 về Việt Nam

 Cập nhật lịch tàu (ETD, ETA) từ Forwarder, đối chiếu với kế hoạch hàng hoá của công ty và xử lí phát sinh nếu có

 Thanh toán chi phí lô hàng cho nhà cung cấp

Nhân sự phòng xuất nhập khẩu: 

 Mở tờ khai nhập khẩu, kê khai hàng hoá, báo cáo với Hải quan Việt Nam để nhập khẩu lô hàng

 Liên hệ với vận tải để vận chuyển lô hàng từ cảng biển về nhà máy

 Thanh toán chi phí cho bên vận tải

 Thanh toán chi phí Hải quan (nếu có)

Bộ phận kho: đảm nhận việc kiểm tra, xếp chồng và lưu trữ hàng hoá, đảm bảo sự tồn tại và chính xác của hàng hoá trong kho Có trách nhiệm quản lý và điều phối hoạt động trong kho hàng

Nhân viên phòng Kinh doanh gửi email đơn đặt hàng đến nhà cung cấp:

Hình 9 Đơn đặt hàng vải gửi tới nhà cung cấp

Chu n ẩ

b và ị

ki m tra ể

ch ng ứ từ

Khai h i ả quan hàng hoá

Th t c ủ ụ

nh p ậ hàng hoá t i ạ kho

Nh n ậ

- Yêu cầu đơn hàng (Màu sắc, kích cỡ)

- Số lượng

- Yêu cầu lịch giao hàng (Del request)

*Chuẩn bị và kiểm tra chứng từ:

Sau khi nhận được đơn đặt hàng, nhà cung cấp sẽ chuẩn bị hàng hoá Sau khi có hàng, hàng hoá sẽ được giao cho bên vận chuyển do nhà máy tự liên hệ hoặc do công ty Phú Nguyên chỉ định Nếu nhà cungcấp tự chọn forwarder thì giao hàng theo CIF, nếu sử dụng forwarder do Phú Nguyên chỉ định thì giao hàng theo FOB

Đồng thời, nhà cung cấp giao cho người đặt hàng (nhân sự phòng kinh doanh) Bộ chứng từ Xuất hàng bao gồm hoá đơn (Invoice), phiếu đóng gói (Packing List) và Vận đơn đường biển (Bill of Lading).Nhân sự phòng kinh doanh cần kiểm tra kỹ các thông tin tên trên phiếu đóng gói (Packing List), hoá đơn (Invoice) và Vận đơn đường biển (Bill of Lading) như số lượng hàng, thành phần chất liệu, số kiện, đơn giá, gross weight, số khối (CBM), HS code, cảng nhập hàng, ngày tàu chạy Nếu có thông tin sai cần thông báo cho nhà cung cấp sửa lại kịp thời để tránh ảnh hưởng tới việc nhận hàng Hoá đơn phải có chữ ký và đóng dấu của nhà cung cấp

Hình 10 Hoá đơn đơn hàng FWF1136

Phiếu đóng gói/ Hoá đơn Vận đơn đường biển

Nhà nhập khẩu FULLWEALTH INT’L

ATTN:MS WATER/CINDY

FULLWEALTH INT’L GARMENTS INC,

NO 37 ROAD, NAM SACH TOWN

NAM SACH DISTRICTHAI DUONG PROVINCE, VIET NAM

ATTN:MS WATER/CINDYNhà xuất khẩu CFI DIVISION

225 W 37th Street 8th Floor NEW YORK, NY 10018 Tel: (212) 239-6919

CFI DIVISION

225 W 37th Street 8th Floor NEW YORK, NY 10018 Tel: (212) 239-6919

Đóng gói Tổng trọng lượng hàng: 4660 kg Tổng trọng lượng hàng: 4660 kgVận chuyển và giao hàng Cảng đi: Shanghai/ China

Cảng đến: Hải Phòng/ Việt Nam

Bảng 2 So sánh, đối chiếu các thông tin trên phiếu đóng gói, hoá đơn, vận đơn đường biển.

Nếu nhà cung cấp tự chọn forwarder thì giao hàng theo CIF, nếu sử dụng forwarder do Phú Nguyên chỉ định thì giao hàng theo FOB

Giao hàng theo CIF thì nhà cung cấp sẽ chịu trách nhiệm khi hàng hạ khỏi xuống boong tàu tại cảngnhập, chi phí cước biển, bảo hiểm, chi phí vận chuyển từ kho đến địa điểm giao hàng đều do nhà cung cấp chi trả

Giao hàng theo FOB thì nhà cung cấp chỉ chịu trách nhiệm và chi phí local charge, tức là chi phí từ kho của nhà cung cấp đến khi hàng được giao cho forwarder của Phú Nguyên, còn lại cước biển và phí bảo hiểm từ cảng tàu về Việt Nam (Hải Phòng) sẽ do Phú Nguyên chi trả

*Khai hải quan hàng hoá, mở tờ khai nhập khẩu:

Công ty TNHH May mặc quốc tế Phú Nguyên sẽ áp dụng phần mềm ECUS5-VNACCS2018 để khai báo hải quan hàng hoá

Bước 1: Tải phần mềm và đăng nhập vào phần mềm

Bước 2: Chọn “Đăng ký mới tờ khai nhập khẩu” trong menu “Tờ khai hải quan” ở giao diện chính của phần mềm

Bước 3: Lần lượt nhập thông tin ở phần “Thông tin chung”

Bước 4: Tiếp tục điền thông tin ở phần “Thông tin chung 2”

Bước 5: Nhập thông tin vào “Danh sách hàng”

*Nhận hàng:

- Uỷ quyền cho bên vận tải lấy hàng, đưa bộ chứng từ bao gồm tờ khai nhập khẩu, Bill of Lading

*Thanh toán tuỳ thuộc vào mối quan hệ và uy tín của công ty với nhà cung cấp

Before shipment: Thanh toán trước khi hàng được chuyển đi, nhận hàng sau

Before surrender bill: Hàng đã đến cảng, thanh toán để nhận được hàng

Hoặc nhà cung cấp đồng ý cho công ty nhận hàng trước, thanh toán sau

*Nhập kho: Sau khi hàng được nhận, tiến hành nhập kho để lưu trữ và quản lý.

Chương 3: Giải pháp cho công ty TNHH May mặc quốc tế Phú Nguyên

3.1 Căn cứ đưa ra giải pháp

Dựa trên trải nghiệm thực tế của em tại công ty và trải nghiệm, chia sẻ của nhân sự tại công ty, em đưa ra các giải pháp giúp công ty hoạt động hiệu quả hơn, tiết kiệm chi phí, nâng cao năng suất làm việc

3.2 Nội dung giải pháp chi tiết:

a Lựa chọn đối tác cung cấp dịch vụ vận tải với chi phí rẻ hơn