đề tài nghiên cứu khoa học của sinh viên hiện đại hóa công tác văn phòng tại học viện hành chính quốc gia

Song, bên cạnh những tiến triển khả quan vẫn tồn tại những hạn chế trong chất lượng công tác văn phòng như trình độ xử lý thông tin và tin học hóa còn ở mức thấp, nhiều cơ quan, tổ chức

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

KHOA LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG PHÒNG

ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC CỦA SINH VIÊN

HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

2

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

KHOA LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG PHÒNG

BÁO CÁO TỔNG HỢP

ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC CỦA SINH VIÊN

HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

Mã số: ĐTSV.2024.LTH&QTVP.09

Chủ nhiệm đề tài : Trần Thị Hồng Ánh

Thành viên tham gia : Nguyễn Thị Khôi – 2105QTVB Phạm Thị Lệ Thủy – 2105QTVB Vũ Thị Ly – 2105QTVC

Hứa Thị Thảo – 2105QTVB

HÀ NỘI, 5/2024

LỜI CẢM ƠN

Trong suốt quá trình thực hiện đề tài, nhóm nghiên cứu đã nhận được sự quan tâm, chỉ bảo tận tình của các thầy cô và các cán bộ nhân viên tại Văn phòng Học viện Hành chính Quốc gia Nhóm thực hiện đề tài xin được gửi lời cảm ơn chân thành tới tất cả những người đã quan tâm và giúp đỡ chúng em

Nhóm nghiên cứu xin được bày tỏ lòng cảm ơn sâu sắc đến giảng viên cô Lâm Thu Hằng, người luôn đồng hành và chỉ bảo tận tình giúp chúng em hoàn thành đề tài nghiên cứu Qua đây, chúng em xin được gửi lời cảm ơn tới các thầy cô trong Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng đã luôn sát sao, chỉ bảo và giảng dạy cho chúng em nhiều kiến thức về chuyên môn nghiệp vụ

Nhóm tác giả đề tài xin chân thành cảm ơn Văn phòng Học viện Hành chính Quốc gia đã tạo điều kiện và tận tình giúp đỡ chúng em trong quá trình khảo sát đề tài tại văn phòng

Trong thời gian thực hiện đề tài nhóm nghiên cứu đã cố gắng hoàn thành đề tài một chách tốt nhất nhưng trong đề tài nghiên cứu khoa học này không tránh khỏi những thiếu sót Nhóm nghiên cứu rất mong nhận được những ý kiến đống góp của thầy cô và bạn đọc để đề tài được hoàn thiện hơn

Hà Nội, ngày 14 tháng 05 năm 2024

TM Nhóm nghiên cứu Chủ nhiệm đề tài

Trần Thị Hồng Ánh

4

LỜI CAM ĐOAN

Nhóm nghiên cứu xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của nhóm và được sự hướng dẫn của giảng viên TS Lâm Thu Hằng Các nội dung nghiên cứu và kết quả trong đề tài này là trung thực và chưa từng được ai công bố trong bất cứ công trình nghiên cứu nào trước đây Những số liệu trong các bảng biểu phục vụ cho việc phân tích, nhận xét, đánh giá được chính tác giả thu thập từ các nguồn khác nhau có ghi trong phần tài liệu tham khảo Nếu phát hiện có bất kỳ sự gian lận nào nhóm tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm

Hà Nội, ngày 14 tháng 05 năm 2024

TM Nhóm nghiên cứu Chủ nhiệm đề tài

Trần Thị Hồng Ánh

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng 2.1 Số lượng lãnh đạo các đơn vị chuyên môn trực thuộc Văn phòng 2021 33 Bảng 2.2 Các loại trang thiết bị điện tử văn phòng 59

6

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 2.1 Học viện Hành chính Quốc gia cơ sở 77 Nguyễn Chí Thanh 25

Hình 2.2 Ban giám đốc Học viện Hành chính Quốc gia 29

Hình 2.3 Quang cảnh một hội nghị ngày 19/12/2023 39

Hình 2.4 Phụ lục I Mẫu chữ và chi tiết trình bày thể thức văn bản hành chính 41

Hình 2.5 Màn hình đăng nhập Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp Voffice 43

Hình 2.6 Giao diện Quản lý văn bản đi của phần mềm Voffice 44

Hình 2.7 Mẫu sổ đăng ký văn bản đi 46

Hình 2.8 Giao diện Quản lý văn bản đến 48

Hình 2.9 Sổ đăng ký công văn đến năm 2024 – Quyển số 01 50

Hình 2.10 Mẫu sổ đăng kí văn bản đến 51

Hình 2.11 Con dấu tại phòng Văn thư – Lưu trữ HVHCQG 53

Hình 2.12 Tủ bảo quản tài liệu, văn bản 56

Hình 2.13 Nhãn quản lý thiết bị văn phòng 59

Hình 2.14 Văn phòng Công nghệ thông tin và truyền thông tại HVHCQG 61

DANH MỤC BIỂU ĐỒ

Biểu đồ 2.1 Thể hiện trình độ học vấn của nhân sự Văn phòng Học viện Hành chính Quốc gia năm 2024 34Biểu đồ 2.2 Thể hiện mức độ đánh giá của nhân sự về mức độ hoàn thành công viêc của CBNV tại Văn phòng 35Biểu đồ 2.3 Thể hiện mức độ đánh giá về kỹ năng mềm của CBNV tại Văn phòng Học viện Hành chính Quốc gia 36Biểu đồ 2.4 Thể hiện đánh giá của nhân sự về tác phong làm việc tại Văn phòng 37Biểu đồ 2.5 Thể hiện số lượng cuộc họp được tổ chức trong mỗi quý 39Biểu đồ 2.6 Thể hiện đánh giá của nhân sự quá trình hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng Học viện Hành chính Quốc gia 65Biểu đồ 2.7 Thể hiện đánh giá của CBNV về tình trạng cơ sở vật chất, trang thiết bị hiện nay của văn phòng 66

2 Tổng quan tình hình nghiên cứu 2

3 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu 4

3.1 Mục tiêu nghiên cứu 4

3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu 4

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4

4.1 Đối tượng nghiên cứu 4

4.2 Phạm vi nghiên cứu 4

5 Phương pháp nghiên cứu 5

5.1 Phương pháp nghiên cứu tài liệu 5

5.2 Phương pháp thu thập số liệu 5

CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ CÔNG TÁC HIỆN ĐẠI HÓA VĂN PHÒNG 7

1.1 Một số khái niệm cơ bản 7

1.1.1 Khái niệm văn phòng 7

1.1.2 Khái niệm công tác văn phòng 8

1.1.3 Khái niệm hiện đại hóa 10

1.1.4 Khái niệm “Hiện đại hóa công tác văn phòng” 11

1.2 Chức năng và nhiệm vụ của văn phòng 12

1.2.1 Chức năng của văn phòng 12

1.2.2 Nhiệm vụ của văn phòng 15

1.3 Nội dung về hiện đại hóa công tác văn phòng 16

1.3.1 Nguyên tắc hiện đại hóa công tác văn phòng 16

1.3.2 Yêu cầu của hiện đại hóa công tác văn phòng 17

1.3.3 Phương pháp hiện đại hóa công tác văn phòng 20

1.3.4 Sự cần thiết của hiện đại hóa trong công tác văn phòng 22

2.1.2 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Học viện 27

2.1.3 Cơ cấu tổ chức của Học viện Hành chính Quốc gia 28

2.2 Giới thiệu chung về Văn phòng của Học viện Hành chính Quốc gia 30

2.2.1 Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Học viện Hành chính Quốc gia 30

2.2.2 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Học viện 31

2.3 Kết quả khảo sát thực trạng hiện đại hóa công tác văn phòng tại Học viện Hành chính Quốc gia 32

2.3.1 Hiện đại hóa về đội ngũ nhân sự văn phòng tại Học viện Hành chính Quốc gia 32

2.3.2 Tổ chức hoạt động hội họp, công tác thông tin phục vụ lãnh đạo và quản lý 38

2.3.3 Hiện đại hóa trong kỹ năng nghiệp vụ hành chính 40

2.3.4 Hiện đại hóa trong cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng 57

2.3.5 Hiện đại hóa trong bài trí công sở 60

10

3.3 Không ngừng nghiên cứu, ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ tiên

tiến vào công tác văn phòng 72

3.4 Đào tạo bồi dưỡng đội ngũ cán bộ làm công tác hiện đại hóa văn phòng 72

3.5 Đầu tư đổi mới trang thiết bị văn phòng 74

3.6 Đổi mới, nâng cao nghiệp vụ hành chính 75

TIỂU KẾT CHƯƠNG 3 77

KẾT LUẬN 78

TÀI LIỆU THAM KHẢO 79

PHỤ LỤC 80

MỞ ĐẦU 1 Lý do chọn đề tài

Quy luật vận động của xã hội nói chung và mọi quốc gia nói riêng là phải luôn cải cách để phát triển Các nước xã hội chủ nghĩa cũng nằm trong sự vận động tất yếu đó Công cuộc cải cách, đổi mới chủ nghĩa xã hội dưới sự lãnh đạo của Đảng Cộng sản là đòi hỏi tất yếu trong suốt quá trình xây dựng chủ nghĩa xã hội Đó là sự tự nhận thức lại về chủ nghĩa xã hội nhằm khắc phục những sai lầm, hạn chế đã mắc phải, tìm con đường phát triển thích hợp với bối cảnh của thời đại

Theo sự phát triển của thời đại văn phòng ngày càng nắm giữ vị trí quan trọng

trong mỗi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp Chủ tịch Hồ Chí Minh đã từng khẳng định “Công tác Văn phòng có tầm quan trọng đặc biệt, giúp cho cán bộ lãnh đạo nắm được tình hình Cán bộ Văn phòng nắm tình hình sai thì lãnh đạo sẽ giải quyết công việc không đúng cho nên phải luôn nêu cao tinh thần trách nhiệm, năng lực công tác và giữ bí mật, để phấn đấu thực hiện tốt nhiệm vụ được giao” Các chức năng, nhiệm vụ

của văn phòng được thể hiện rất rõ ràng và phổ biến trong mọi hoạt động của tổ chức, công tác văn phòng có mối liên hệ không thể tác rời với tất cả công việc của các phòng ban, đơn vị Bên cạnh đó, văn phòng còn là bộ phận phục vụ trực tiếp các hoạt động hàng ngày như tổ chức các buổi làm việc của lãnh đạo, các hội nghị, các chuyến đi công tác, hoạt động chuyên môn của các đơn vị, bộ phận; chuẩn bị các điều kiện, phương tiện đảm bảo công tác của cơ quan, tổ chức nói chung

Trước thực tế vai trò đặc biệt như vậy đã đặt ra một yêu cầu thiết yếu về việc hiện đại hóa công tác văn phòng Chất lượng công tác mọi mặt của văn phòng phụ thuộc rất nhiều vào việc nâng cao chất lượng, hiện đại hóa ngày nay Xu thế hội nhập đã làm thay đổi lớn lao bộ mặt thế giới, các ngành kinh tế phát triển không ngừng, công nghệ khoa học có sự đột phá chưa từng thấy cũng thúc đẩy quá trình hiện đại hóa công tác văn phòng được thực hiện quyết liệt Trong một số cơ quan hành chính Nhà nước, các cơ quan cấp Trung Ương và cấp tỉnh bước đầu đã có các Văn phòng được tổ chức theo xu hướng hiện đại ở những mức độ khác nhau và có sự đan xen giữa Văn phòng kiểu mới và Văn phòng kiểu cũ

Song, bên cạnh những tiến triển khả quan vẫn tồn tại những hạn chế trong chất lượng công tác văn phòng như trình độ xử lý thông tin và tin học hóa còn ở mức thấp, nhiều cơ quan, tổ chức chưa có sự đầu tư đúng mức trong việc trang bị cơ sở vật chất, thiết bị phục vụ công tác văn phòng, chất lượng nhân sự chưa thực sự cao,… Do vậy, để đáp ứng nhu cầu của thời đại, vấn đề hiện đại hóa công tác văn phòng đã trở thành chủ điểm được quan tâm mọi lúc, mọi nơi

2

Hiểu rõ được tầm quan trọng của việc hiện đại hóa công tác văn phòng, với vị trí là một sinh viên ngành quản trị văn phòng nhóm chúng tôi quyết định chọn đề tài nghiên

cứu: “Hiện đại hóa công tác văn phòng tại Học viện Hành chính quốc gia”

2 Tổng quan tình hình nghiên cứu

Tình hình nghiên cứu trong nước:

Văn phòng là bộ phận quan trọng trong mỗi cơ quan, tổ chức, là yếu tố có ảnh hưởng nhất định đến sự thành công của một cơ quan Hiện đại hóa công tác văn phòng hiệu quả giúp nâng cao hiệu quả, hiệu quả công việc Tầm quan trọng của quá trình hiện đại hóa công tác văn phòng được rất nhiều nhà nghiên cứu hướng đến, cũng như nhiều sách báo đề cập tới Ở Việt Nam có rất nhiều công trình nghiên cứu về đề tài này:

Nguyễn Văn Hậu “Kỹ năng nghiệp vụ hành chính” (2015), NXB Lao động, tác giả

cung cấp cho độc giả những kiến thức cụ thể về nghiệp vụ hành chính Cuốn sách chỉ ra những yêu cầu chung về soạn thảo văn bản quản lý, quy trình soạn thảo và ban hành văn bản và kỹ thuật soạn thảo một số văn bản

Tác giả Nghiêm Kỳ Hồng, “Một số vấn đề trong nghiên cứu về Quản trị văn phòng và lưu trữ học” (2014), NXB Đại học Quốc gia Hồ Chí Minh Tác giả đã cung cấp cho

người đọc kiến thức cơ bản về văn phòng và quản trị văn phòng; đổi mới và hiện đại hóa công tác văn phòng; hiện đại hóa công tác lưu trữ, sử dụng tài liệu nhằm phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ, thành tựu và những đóng góp của công tác lưu trữ đối với sự phát triển kinh tế xã hội

Lưu Kiếm Thanh, Tạp chí Tổ chức Nhà nước (2008), “Công tác văn phòng trong bối cảnh hiện đại hóa nền hành chính nhà nước” Bài nghiên cứu đã chỉ ra để hiện đại

hoá công tác văn phòng cần nghiên cứu, xây dựng và tiến hành tối ưu hoá các quá trình thực hiện nhiệm vụ của văn phòng, trong đó trước hết cần quan tâm đến những nội dung của hoạt động hoàn thiện công việc văn phòng Việc giải quyết các công việc văn phòng đang và về lâu dài vẫn là vấn đề được quan tâm Việc nghiên cứu lý thuyết và hoạt động thực tiễn của công tác văn phòng trên cơ sở các khoa học quản lý và điều hành có thể giải quyết được những vấn đề này

Giáo trình “Lý luận về Quản trị văn phòng” của Vũ Thị Phụng (Chủ biên), NXB

Đại học Quốc gia Hà Nội, 2021 Nội dung của Giáo trình tập trung vào việc tổng hợp kết quả nghiên cứu những vấn đề lý luận cơ bản về văn phòng và quản trị văn phòng cho đến thời điểm hiện tại, đồng thời chia sẻ một số quan điểm, cách tiếp cận mới của nhóm tác giả về văn phòng và quản trị văn phòng

Nguyễn Văn Long, “Văn phòng hiện đại - Kỹ năng xử lý thông tin, giao tiếp và quản lý hồ sơ của thư ký văn phòng” (2006), NXB Giao thông vận tải Tác giả đưa ra

một thực tế nhân viên văn phòng dành cả ngày để làm việc, giao tiếp với đồng nghiệp ở công ty, với khách hàng… vì vậy, kỹ năng mềm giao tiếp ứng xử luôn là điều mà chúng ta cần rèn giũa Đồng thời, trước xu thế hội nhập toàn cầu kỹ năng xử lý thông

tin, giao tiếp và quản lý hồ sơ của thơ ký văn phòng cũng có nhiều đổi mới và hiện đại Trương Hoàng Hoa Duyên, bài viết “Vấn đề hiện đại hóa văn phòng của Việt Nam hiện nay” (2014), Khoa Quản trị văn phòng – Trường Đại học Duy Tân Tác giả đã

nêu ra một số những hạn chế tồn đọng trong hoạt động văn phòng ở nước ta hiện nay, từ đố nhận thấy yêu cầu xây dựng văn phòng hiện đại là rất cấp bách

Lê Thị Mỹ Duyên, Báo cáo Khóa luận tốt nghiệp “Hiện đại hóa công tác văn phòng tại Công ty Cổ phần MOG Việt Nam” (2020), Khoa Quản trị Văn phòng –

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, đề tài đã đưa ra những vấn đề chung về văn phòng và công tác hiện đại hóa văn phòng Tác giả đưa ra đánh giá thực trạng hiện đại hóa công tác phòng tại Công ty Cổ phần MOG Việt Nam và đưa ra giải pháp để nâng cao hiệu quả hiện đại hóa công tác văn phòng tại Công ty, đáp ứng nhu cầu của thời đại

Võ Thị Thúy Nga, Báo cáo Khóa luận tốt nghiệp“Đổi mới công tác văn phòng tại Viện Thông tin Khoa học xã hội” (2018), đề cập tới giá trị của việc đổi mới công tác

văn phòng Công tác văn phòng ở nhiều cơ quan trong quá trình chuyển đổi từ văn phòng truyền thống sang văn phòng hiện đại còn gặp nhiều bất cập; vì thế tác giả đã đề xuất một số giải pháp có thể nâng cao chất lượng đổi mới công tác văn phòng

Nguyễn Thị Huyền, Khóa luận tốt nghiệp “Hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng Viện Hàn lâm khoa học xã hội Việt Nam” (2018), Khoa Quản trị Văn

phòng – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, tác giải đưa ra những lý luận về văn phòng cũng như hiện đại hóa công tác văn phòng từ đó đánh giá thực trạng hiện đại hóa công tác văn phòng của Văn phòng Viện Hàn lâm khoa học xã hội Việt Nam trên cơ sở tình hình nhân sự, thực tiễn nghiệp vụ hành chính, cơ sở, trang thiết bị trong văn phòng, kỹ năng ứng dụng Công nghệ thông tin vào quá trình hoạt động của văn phòng, thực tiễn bài trí phòng làm việc trong văn phòng

Tình hình nghiên cứu nước ngoài:

Hiện nay, có khá nhiều quốc gia trên thế giới chú trọng tiến hành đào tạo kiến thức chuyên ngành và kỹ năng nghiệp vụ về văn phòng nhằm đáp ứng nhu cầu nhân lực văn phòng của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp Đặc biệt trong giai đoạn cải cách phát triển

4

không ngừng tại mỗi quốc gia, chủ đề hiện đại hóa công tác văn phòng lại ngày càng được quan tâm Có nhiều tác giả nước ngoài nghiên cứu đề cập đến vấn đề này:

Mike Harvey, Giáo trình Quản trị hành chính văn phòng, bản dịch tiếng Việt (dịch

giả Cao Xuân Đỗ) (2000), NXB Thống kê Cuốn sách đã nêu rõ vai trò của công việc văn phòng - Các mục tiêu, môi trường, vị trí; Quản trị văn phòng - Những nguyên tắc và thực hành; Dịch vụ văn phòng và các phương phá; Người trong văn phòng; Kiểm soát các hoạt động của văn phòng; Truyền thông và công nghệ văn phòng

R.K Chopra and Gauri, “Office management” (2015), tác giả đã đưa ra những

quan điểm riêng về văn phòng và quản trị văn phòng, theo đó các tác giả cho rằng quản trị văn phòng gồm các hoạt động thu thập, xử lý, lưu trữ và phân phối thông tin, đây cũng là chức năng chủ yếu của văn phòng

3 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu 3.1 Mục tiêu nghiên cứu

Từ việc khảo sát thực trạng hiện đại hóa công tác văn phòng tại Học viện Hành chính Quốc gia, từ đó đề xuất một số giải pháp nhằm góp phần tăng cường hiện đại hóa công tác văn phòng tại Học viện Hành chính Quốc Gia trong thời gian tới

3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu

- Tổng hợp các lý luận về công tác văn phòng, nội dung công tác văn phòng, hiện đại hóa công tác văn phòng

- Khảo sát các vấn đề liên quan đến công tác hiện đại hóa của văn phòng Học viện Hành chính Quốc gia

- Đánh giá thực trạng hiện đại hóa công tác văn phòng tại Học viện Hành Chính Quốc gia

- Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả chất lượng hiện đại hóa công tác văn phòng tại Học viện Hành chính Quốc Gia

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

4.1 Đối tượng nghiên cứu

Khảo sát vấn đề hiện đại hóa công tác văn phòng tại Học viện Hành chính Quốc gia

4.2 Phạm vi nghiên cứu

4.2.1 Về thời gian nghiên cứu

Từ tháng 01 năm 2020 đến tháng 03 năm 2024 – Mốc thời gian 5 năm gần nhất tính đến thời điểm hiện tại Văn phòng thực hiện công tác hiện đại hóa văn phòng

4.2.2 Về không gian nghiên cứu

Văn phòng Học viện Hành chính Quốc gia

4.2.3 Về khách thể nghiên cứu

Đề tài nghiên cứu trên hơn 20 các cán bộ, công chức, viên chức, người lao động tại Văn phòng Học viện Hành chính Quốc gia

5 Phương pháp nghiên cứu

Để thực hiện tốt quá trình nghiên cứu về thực trạng hiện đại hóa công tác văn phòng tại Học viện Hành chính Quốc gia, nhóm đã nghiên cứu và tiến hành các phương pháp nghiên cứu sau:

5.1 Phương pháp nghiên cứu tài liệu

Tiến hành tìm kiếm, thu thập các thông tin, tài liệu đến từ nhiều nguồn khác nhau liên quan đến vấn đề nghiên cứu Đồng thời có sự phân tích, đánh giá đối với các dữ liệu đã thu thập nhằm xây dựng cơ sở lý luận cho đề tài một cách hoàn chỉnh

5.2 Phương pháp thu thập số liệu

Phương pháp này đóng vai trò quan trọng trong quá trình phân tích cơ sở lý luận, các minh chứng thực tế cho nội dung nghiên cứu thông qua việc thu thập tài liệu, văn bản và các số liệu liên quan đến đề tài nghiên cứu

5.3 Phương pháp chọn mẫu

Bằng phương pháp chọn mẫu nhóm nghiên cứu sử dụng phiếu câu hỏi để thu thập thêm thông tin khách quan về công tác hiện đại hóa tại văn phòng học viện Hành chính quốc gia nhằm có căn cứ đưa ra các giải pháp có tính ứng dụng cao nhất tại văn phòng học viện Hành chính quốc gia

5.4 Phương pháp phân tích, tổng hợp

Phương pháp này dùng để đánh giá về thực trạng thực hiện hiện đại hóa công tác văn phòng của trường học viện Hành chính quốc gia, qua đó đưa ra một số kiến nghị nhằm khắc phục những vấn đề còn tồn tại Phương pháp này hỗ trợ cho việc phân tích những số liệu và thông tin đã thu thập được một cách khách quan Qua đó, dựa trên những kết quả đã phân tích tiến hành tổng hợp và đánh giá thực trạng, đồng thời đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao công tác hiện đại hóa văn phòng tại Học viện Hành chính quốc gia

6 Đóng góp mới của đề tài

Đề tài đã hệ thống, làm sáng tỏ những vấn đề lý luận về hiện đại há công tác văn phòng tại Học viện Hành chính quốc gia

Chương 1 Cơ sở khoa học về công tác hiện đại hóa văn phòng

Chương 2 Thực trạng hiện đại hóa công tác văn phòng tại Học viện Hành chính Quốc gia

Chương 3 Giải pháp nâng cao hiệu quả hiện đại hóa văn phòng tại Học viện Hành chính Quốc gia trong thời gian tới

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ CÔNG TÁC HIỆN ĐẠI HÓA VĂN PHÒNG 1.1 Một số khái niệm cơ bản

1.1.1 Khái niệm văn phòng

Từ "văn phòng" bắt nguồn từ tiếng Latin "officium" và các từ tương đương trong nhiều ngôn ngữ khác, chủ yếu là các ngôn ngữ thuộc ngữ hệ Rôman, cho đến nay định nghĩa “Văn phòng” vẫn luôn được bàn luận sôi nổi Sau khi tìm hiểu, nghiên cứu các cách hiểu phổ biến nhất về văn phòng đến thời điểm hiện tại, nhóm tác giả nhận thấy có một số quan điểm sau được coi là hoàn thiện nhất về khái niệm “văn phòng”:

Xét tới tính chất hành chính công vụ, văn phòng được Hoàng Phê lý giải trong

cuốn Từ điển Tiếng Việt (2016) được hiểu “Văn phòng là bộ phận phụ trách công việc giấy tờ, hành chính trong một cơ quan” [7] Bằng việc nhìn nhận văn phòng theo

nghĩa hẹp, tác giả Hoàng Phê coi văn phòng là một bộ phận trong cơ cấu tổ chức của cơ quan, doanh nghiệp, có nhiệm vụ là phụ trách giấy tờ và các công việc hành chính nội bộ có liên quan trong một tổ chức, cơ quan

Bên cạnh đó, thuật ngữ “Văn phòng” trong tiếng Anh là “Office” theo từ điển

Oxford Learner’s Dictionaries được hiểu là “a room, set of rooms or building where people work, usually sitting at desks” – một căn phòng, một tập hợp các phòng hoặc

tòa nhà nơi mọi người làm việc, thường ngồi ở bàn làm việc Ở khái niệm này, văn phòng được nhận diện dưới góc độ không gian làm việc, được hiểu theo nghĩa chỉ nơi chốn địa điểm cụ thể

Trong một bài viết đăng tải tại Kỷ yếu Hội thảo khoa học Quản trị văn phòng – Lý luận và thực tiễn – PGS.TS Đào Xuân Chúc (2005) đã đưa ra định nghĩa như sau: “Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của một cơ quan, doanh nghiệp; là nơi giao tiếp, thu thập và xử lý thông tin nhằm phục vụ cho hoạt động quản lý; là nơi đảm bảo điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan, tổ chức”[1] Dưới góc độ tiếp cận

là nhu cầu dùng tin, tác giả Đào Xuân Chúc đã lý giải khái niệm văn phòng thông qua việc khẳng định tầm quan trọng của văn phòng trong việc thu thập, xử lý, cung cấp thông tin cho hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, phục vụ trước nhất cho hoạt động quản lý

8

Bên cạnh đó, trong một số cuốn sách, giáo trình, bài viết các nhà nghiên cứu còn đưa ra nhiều quan niệm về văn phòng khi tiếp cận qua góc nhìn rộng và hẹp, cụ thể:

Tác giả Văn Tất Thu trong cuốn giáo trình xuất bản năm 2020 mang tên Giáo

trình Quản trị văn phòng đã nhìn nhận văn phòng dưới góc độ tổ chức: “Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan tồn tại trong mỗi tổ chức để thực hiện các chức năng theo yêu cầu của nhà quản trị tổ chức đó”[9] Nhận diện văn phòng dưới dạng một

thực thể hiện hữu ở hầu hết các cơ quan, tổ chức, tác giả khẳng định văn phòng tồn tại nhằm thực hiện các chức năng chuyên môn có thể kể đến như chức năng tham mưu, chức năng tổ chức, chức năng đảm bảo thông tin… theo yêu cầu, mong muốn của nhà quản trị

Hay như trong bài viết năm 2005 mang tên “Một số nhận thức về văn phòng, quản trị văn phòng và đào tạo nhân lực quản trị văn phòng trong tương lai”, PGS.TS

Nguyễn Hữu Tri cho rằng hai từ “văn phòng” có thể được xác định hiểu theo hai nghĩa là nghĩa rộng và nghĩa hẹp từ góc độ về khoa học tổ chức như sau:

- Văn phòng theo nghĩa rộng (văn phòng toàn bộ) bao gồm toàn bộ bộ máy

quản lý của đơn vị từ cao cấp đến cơ sở với các nhân sự làm quản trị cho hệ thống quản lý nói riêng Văn phòng toàn bộ có đầy đủ tư cách pháp nhân trong hoạt động đối nội, đối ngoại để thực hiện mục tiêu chung của tổ chức

- Văn phòng theo nghĩa hẹp (văn phòng chức năng) chỉ bao gồm bộ máy trợ

giúp nhà quản trị những việc trong chức năng được giao; là một bộ phận cấu thành trong cơ cấu tổ chức, chịu sự điều hành của nhà quản trị cấp cao Văn phòng chức năng không phải một pháp nhân độc lập trong các quan hệ đối ngoại

Qua các góc nhìn và cách tiếp cận khác nhau khi bàn luận về định nghĩa văn phòng, nhiều khái niệm đã được đưa ra như trên, nhóm tác giả nhận thấy quan điểm và

góc tiếp cận của PGS.TS Vũ Thị Phụng trong cuốn Giáo trình Lý luận về Quản trị văn phòng (2021) đã thể hiện đầy đủ vị trí, chức năng, nhiệm vụ cơ bản của văn phòng

hiện nay Do đó, nhóm tác giả xin được sử dụng khái niệm “văn phòng” này làm cơ sở

lý luận xuyên suốt bài nghiên cứu của mình: “Văn phòng là bộ máy tham mưu, giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo, có chức năng đảm bảo thông tin, điều kiện làm việc; giúp lãnh đạo tổ chức, thực thi và kiểm soát công việc thông qua hoạt động quản lý hành chính”[8]

1.1.2 Khái niệm công tác văn phòng

Công tác văn phòng là một vấn đề được rất nhiều học giả cũng như các nhà quản trị gia quan tâm Do nội dung của công tác văn phòng rất rộng về phạm vi nghiên

cứu và phong phú trong thực tế vận dụng nên ở mỗi góc nhìn, người ta lại đưa những quan điểm, định nghĩa khác nhau về công tác văn phòng Tuy mỗi cách nhìn đó chưa hoàn toàn đầy đủ, toàn diện nhưng trên tổng thể, cách nhìn đó đã góp phần to lớn vào việc nhận thức và thực hiện công tác văn phòng trong các tổ chức, cơ quan, doanh nghiệp

Tác giả Nghiêm Kỳ Hồng, trong bài viết “Một số vấn đề trong nghiên cứu về

Quản trị văn phòng và lưu trữ học” (2014) cho rằng: “Công tác văn phòng chỉ các hoạt động tham mưu tổng hợp, thu nhận và xử lý thông tin phục vụ quản lý và đảm bảo điều kiện vật chất cho cơ quan do bộ phận văn phòng (văn phòng/ phòng hành chính) của cơ quan thực hiện trong một không gian văn phòng nhất định với những con người làm công tác văn phòng chuyên trách có nhiệm vụ, quyền hạn và tiêu chuẩn nghiệp vụ được quy định đối với các chức danh công chức, viên chức văn phòng (chánh văn phòng, trưởng phòng hành chính, thư ký văn phòng, nhân viên văn thư, cán sự văn thư, chuyên viên văn thư, cán sự lưu trữ, chuyên viên lưu trữ, nhân viên đánh máy, kỹ thuật viên đánh máy )”[3] Trong quan điểm này, tác giả Nghiêm Kỳ

Hồng đã tổng hợp gần như đầy đủ đặc điểm vốn có của công tác văn phòng Thứ nhất, công việc của công tác văn phòng chính là nhóm các hoạt động tham mưu tổng hợp, thu nhận và xử lý thông tin, đảm bảo điều kiện vật chất cho cơ quan Thứ hai, bộ phận và con người thực hiện là các chức danh công chức, viên chức văn phòng được quy định theo pháp luật

Theo tác giả Nguyễn Hữu Tri trong cuốn Giáo trình “Quản trị văn phòng”

(2005) đã đưa ra khái niệm: “Công tác văn phòng là chỉnh thể bao gồm việc tổ chức, quản lý và sử dụng thông tin dữ liệu để duy trì hoạt động của cơ quan, tổ chức nhằm đạt được kết quả mong muốn” Bằng cách nhìn nhận công tác văn phòng như một

chỉnh thể thống nhất, hoàn chỉnh và dưới góc độ thông tin, PGS.TS Nguyễn Hữu Tri coi công tác văn phòng là các công việc liên quan đến tổ chức, quản lý và sử dụng thông tin dữ liệu nhằm mục đích duy trì hoạt động của cơ quan phục vụ mục tiêu đạt kết quả mong muốn

Tác giả Lưu Kiếm Thanh với quan điểm: “Công tác văn phòng là công tác quan trọng không thể thiếu được trong hoạt động của tất cả các cơ quan Trong các cơ quan nhà nước văn phòng là đơn vị tổ chức giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo, là nơi tổng hợp, xử lý, phân tích thông tin phục vụ việc ra quyết định quản lý, điều hành của lãnh đạo” Quan điểm của nhận định này khẳng định tầm quan trọng và là yếu tố tất

yếu của một cơ quan, đặc biệt xét trong lĩnh vực cơ quan nhà nước thì vai trò này lại được thể hiện rõ nét hơn khi là được vị tổ chức giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo, có liên quan trực tiếp đến việc ra quyết định quản lý, điều hành của lãnh đạo cơ quan

10

Cùng quan điểm đó, tác giả Mike Harvey khi đề cập đến công tác quản trị văn

phòng trong cuốn “Quản trị hành chính văn phòng”, bản dịch Cao Xuân Đỗ (2000) đã nhận định: “Công tác văn phòng có thể được xem như một từ ngữ tổng quát bao gồm tổ chức, quản trị và quản lý một thực thể có liên quan đến việc xử lý dữ kiện và thông tin”[10]

Qua những khái niệm của các tác giả và qua tìm hiểu của bản thân, quan điểm

của nhóm nghiên cứu nhìn nhận “Công tác văn phòng là các hoạt động liên quan đến tổ chức, quản lý và điều hành văn phòng để thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của văn phòng nhằm hoàn thành mục tiêu chung của cơ quan, tổ chức”

1.1.3 Khái niệm hiện đại hóa

Lịch sử hiện đại hóa trên thế giới đã trải qua hàng trăm năm và tới thời điểm hiện tại xu hướng này vẫn diễn ra sôi nổi với sự tham gia của hầu hết các quốc gia và vùng lãnh thổ Thế giới luôn luôn vận động và phát triển không ngừng, như quan điểm của chủ nghĩa Mác Lenin vận động chính là phương thức tồn tại của thế giới vật chất, bằng vận động và thông qua vận động mà sự vật hiện tượng tồn tại và thể hiện đặc tính của mình Xã hội con người trong từng giai đoạn luôn có sự biến đổi đó chính là vận động, từ chế độ công xã nguyên thủy, đến chiếm hữu nô lệ, phong kiến, lên tư bản chủ nghĩa và hiện tại là cộng sản chủ nghĩa

Gắn liền với quá trình vận động đó, cụm từ “hiện đại hóa” ra đời với ý nghĩa phản ánh quá trình chuyển biến của xã hội từ truyền thống sang hiện đại Tác giả Eisenstadt và Rostow đã coi quá trình phát triển của xã hội bắt đầu từ thời kỳ cơ khí hóa đến công nghiệp hóa được xem là “hiện đại hóa” Đây là cách hiểu theo thực tế quá trình phát triển và sự thay đổi trong phương thức, phương tiện sản xuất của thời đại Giai đoạn này bắt đầu từ cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ nhất từ năm 1784 với đặc trưng mở ra kỷ nguyên sản xuất cơ khí, cơ giới hóa Và đến hiện tại là cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ 4, nó mang bản chất như một bước nhảy vọt khi kết hợp các công nghệ lại với nhau, làm mờ ranh giới giữa vật lý, kỹ thuật số và sinh học Thực tiễn lịch sử đã chỉ rõ rằng, để xóa bỏ tình trạng nghèo nàn, lạc hậu, khai thác tối ưu các nguồn lực và các lợi thế, bảo đảm nhịp độ tăng trưởng nhanh và ổn định, giải quyết cơ bản các vấn đề kinh tế – xã hội, mỗi quốc gia phải xác định được cơ cấu kinh tế hợp lí, trang bị kỹ thuật hiện đại và ứng dụng rộng rãi các phương tiện sản xuất tiên tiến cho tất cả các ngành kinh tế quốc dân Muốn được như vậy tất cả các quốc gia đều phải tiến hành công nghiệp hóa, hiện đại hóa

Theo từ điển Tiếng Việt (2009) của Hoàng Phê, “hiện đại hóa là làm cho mang tính chất của thời đại mới, làm cho trở thành có đầy đủ mọi trang thiết bị của nền

công nghiệp hiện đại”[7] Hay như trong đề tài “Hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng Bộ Lao động thương binh và Xã hội” – Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Ngô Thị Diên trường Đại học Nội vụ Hà Nội nhận định: “Hiện đại hóa là sự cải tiến, đổi mới dựa trên sự kế thừa những cái cũ, áp dụng những tiến bộ khoa học kỹ thuật nhằm đáp ứng nhu cầu của con người mang lại sự tiện lợi, hiệu quả và nhanh chóng nhất”[2] Hiện đại hóa được xem là quá trình ứng dụng, trang bị những thành tựu khoa

học và công nghệ tiên tiến, hiện đại vào quá trình sản xuất kinh doanh, dịch vụ và quản lý kinh tế xã hội Hiện đại hóa bao gồm cả công nghiệp hóa và các hoạt động khác như nông nghiệp, giao thông, thông tin, giáo dục, y tế Hiện đại hóa giúp tạo ra năng suất lao động cao, chất lượng cuộc sống tốt và sự thay đổi về văn hóa, chính trị và xã hội Xét dưới góc độ công nghệ, hiện đại hóa được xem như cách thức, phương tiện để thực hiện cuộc cách mạng công nghiệp và sự đổi mới trong hoạt động sản xuất Đó là việc ứng dụng những thành tựu khoa học mới nhằm mục đích đạt được độ hiệu quả

nhất định trong từng lĩnh vực, từng ngành nghề

Tóm lại, có rất nhiều định nghĩa khác nhau về hiện đại hóa nhưng chúng tôi tạm

tiếp cận dưới góc độ: Hiện đại hóa là quá trình chuyển biến, đổi mới dựa trên sự kế thừa những cái đã có, thông qua việc ứng dụng những thành tựu khoa học kỹ thuật tiên tiến hiện đại vào hoạt động sản xuất nhằm đạt được hiệu quả và năng suất tối ưu hơn.”

1.1.4 Khái niệm “Hiện đại hóa công tác văn phòng”

Thuật ngữ “hiện đại hóa công tác văn phòng” được nhắc nhiều trong các cơ

quan, tổ chức, doanh nghiệp Tuy nhiên, để hiểu rõ nội hàm của thuật ngữ này, nhiều người có thể ít hoặc khó hình dung ra Đã có rất nhiều cách hiểu được đưa ra trong quan điểm của các nhà nghiên cứu và các chuyên ngành, lĩnh vực đặc thù Trong khuôn khổ bài viết và phạm vi tìm hiểu, nhóm nghiên cứu muốn đề cập thêm về khái

niệm “hiện đại hóa công tác văn phòng” theo các cách hiểu sau:

Theo cách hiểu thông thường: “Hiện đại hóa công tác văn phòng là việc ứng dụng các tiến bộ khoa học công nghệ tiến tiến vào hoạt động của văn phòng”

Tác giả Trung Thị Ngân với đề tài“Hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng Tổng cục hải quan” (Khóa luận tốt nghiệp – 2017) thì hiện đại hóa công tác văn phòng được hiểu là: “là việc áp dụng khoa học công nghệ, công nghệ thông tin vào các nghiệp vụ, quy trình của công tác văn phòng, trang bị đầy đủ các trang thiết bị hiện đại phục vụ cho công tác văn phòng Bên cạnh đó, xây dựng đội ngũ nhân sự tri thức, lấy con người là trung tâm làm chủ và điều khiển những tiến bộ hiện đại đó để

Dựa trên các cách hiểu về hiện đại hóa công tác văn phòng của các tác giả và kiến thức đã học, nhóm nghiên cứu rút ra khái niệm về hiện đại hóa công tác văn

phòng như sau: “Hiện đại hóa công tác văn phòng là quá trình thực hiện một cách đồng bộ, toàn diện những thành tựu khoa học kỹ thuật, nguồn nhân lực và quy trình nghiệp vụ vào hoạt động của văn phòng nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác văn phòng, đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của thời đại” Như vậy, hiện đại hóa công

tác văn phòng là yêu cầu tất yếu của thời đại, vận hành theo quy luật phát triển của thời đại cả văn phòng nói riêng và các hoạt động thường nhật khác nói chung đều hòa nhịp cùng xu thế hiện đai hóa đó

1.2 Chức năng và nhiệm vụ của văn phòng

1.2.1 Chức năng của văn phòng

Tùy theo quy mô tổ chức mà tính chất hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị hoặc doanh nghiệp mà tổ chức văn phòng cũng được hình thành lớn, nhỏ khác nhau, nhưng dù tổ chức theo cách nào thì văn phòng cũng có 2 chức năng cơ bản: Chức năng tham mưu, tổng hợp và chức năng đảm bảo hậu cần

Thứ nhất, chức năng tham mưu, tổng hợp:

Nhiều nhà nghiên cứu chia chức năng này thành hai nội dung cơ bản là tham mưu và tổng hợp Theo nghĩa gốc, tham mưu là một từ Hán – Việt chỉ người, tổ chức tham dự việc vạch mưu kế cho lãnh đạo, người cẩm quyền (tham: dự vào, góp vào; mưu là kế hoạch, kế sách)[4] Dẫn theo Nguyễn Lân - Từ điển từ và ngữ Hán – Việt, NXB Văn học, Hà Nội, 2003, tr 583

Theo Từ điển tiếng Việt “Tổng hợp là tổ hợp các yếu tố riêng rẽ thành một chỉnh thể" xem Từ điển tiếng Việt, Viện ngôn ngữ học - NXB Đà nẵng và Trung tâm

từ điển học, 2006, tr 721 Từ định nghĩa nêu trên, chúng tôi cho rằng, tổng hợp mang hai ý nghĩa: thứ nhất, tổng hợp mang nghĩa động từ là hoạt động pha trộn các yếu tố

riêng rẽ thành một chỉnh thể; thứ hai, tổng hợp mang nghĩa tính từ chỉ sự có mặt của nhiều yếu tố trong một chỉnh thể Hoạt động tổng hợp bao gồm các công việc theo trình tự sau: Thu thập, đánh giá, phân tích và dự báo

Từ hai khái niệm riêng về tham mưu và tổng hợp, tác giả có thể hiểu tham mưu, tổng hợp là hoạt động đề xuất các ý tưởng, sáng kiến, phương án độc đáo, và các giải pháp có tính chất tổng thể, khả thi cho thủ trưởng cơ quan trên cơ sở tổng hợp những ý kiến tham mưu khác, thông tin hữu ích có liên quan

Trong mỗi cơ quan đơn vị, các bộ phận chuyên môn có thể tham mưu trực tiếp cho lãnh đạo Cách thức tham mưu này cho phép tiết kiệm thời gian chuyển tải thông tin, nhưng sẽ làm tản mạn nội dung tham mưu, gây khó khăn trong việc hình thành những phương án điều hành tổng hợp Điều này được khắc phục bằng cách tổ chức hoạt động tham mưu tại văn phòng cơ quan, đơn vị đặc biệt có sự tổ chức theo hai hướng sau đây: Thứ nhất, văn phòng là bộ phận làm công tác tham mưu để trợ giúp cho lãnh đạo trong công tác quản lý, điều hành đơn vị; thứ hai, văn phòng là đầu mối tiếp nhận các phương án tham mưu từ các bộ phận chuyên môn, nghiệp vụ để hợp thành hệ thống thống nhất trình lãnh đạo Hoặc đề xuất với lãnh đạo những phương án hành động tổng hợp trên cơ sở các phương án riêng lẻ của các bộ phận nghiệp vụ

Trên thực tế, mỗi cơ quan, tổ chức luôn có hai bộ phận tham mưu tách biệt Theo đó, lãnh đạo sẽ tiếp nhận và lắng nghe ý kiến tham mưu của bộ phận văn phòng trước nhất sau đó là lắng nghe tham mưu cụ thể về từng vấn đề thuộc chức năng, nhiệm vụ của bộ phận tham mưu chuyên môn Trong đó, bộ phận văn phòng thực hiện hai nhiệm vụ Đầu tiên là tham mưu tổng hợp – tham mưu rộng, trên cơ sở thu thập và xử lý thông tin từ các nguồn thông tin liên quan đến vấn đề đang tìm hiểu Tiếp đó là tham mưu sâu về các lĩnh vực thuộc thẩm quyền như cơ sở vật chất, trang thiết bị, điều iện và phương diện làm việc, về thủ tục hành chính, về công tác lễ tân, quan hệ công chúng, thi đua, khen thương…

Hai chức năng "Tham mưu" và "Tổng hợp" có mối quan hệ qua lại, tác động, hỗ trợ lẫn nhau Muốn có được những quyết định đúng đắn, khoa học, người lãnh đạo không thể dựa vào ý chủ quan của mình mà còn phải xét đến những yếu tố khách quan như ý kiến tham gia của các cấp quản lý, của những người trợ giúp Tổng hợp là căn cứ, cơ sở cho hoạt động tham mưu Do đó hoạt động "Tham mưu" là thành quả của "Tổng hợp" Đồng thời, chất lượng của hoạt động "Tổng hợp" sẽ quyết định chất lượng của hoạt động "Tham mưu"

Ví dụ: Kết quả xây dựng các kế hoạch chương trình công tác, báo cáo tổng kết năm là sản phẩm của tham mưu - tổng hợp Văn phòng tham mưu xây dựng các văn

14

bản kế hoạch, chương trình nhằm cụ thể hóa nghị quyết, chính sách của Đảng và Nhà nước nhằm phù hợp với điều kiện thực tế và tình hình của cơ quan tổ chức

Thứ hai, chức năng đảm bảo hậu cần:

Theo từ điển bách khoa Việt Nam, hậu cần “là việc đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị, kỹ thuật, y tế, môi trường và những yếu tố khác phục vụ hoạt động của cơ quan, tổ chức" [6]

Theo từ điển tiếng Việt “hậu cần là việc bảo đảm vật chất, kĩ thuật, y tế cho lực lượng vụ trang” [7] Hoàng Phê (2016), Từ điển tiếng Việt, NXB Hồng Đức, Hà Nội

Hai định nghĩa về hậu cần trong hai cuốn từ điển nêu trên có thể không thống nhất với nhau về mặt câu từ nhưng chúng đều phản ánh một nội dung có tính tương đồng cao về khái niệm hậu cần Khái niệm hậu cần dùng để ám chỉ những công việc mang tính chất hỗ trợ, phục vụ Để đạt hiệu quả cao thì những công việc đó đã đóng góp "thầm lặng" cho cơ quan, đơn vị

Chức năng đảm bảo hậu cần là chức năng mang tính đặc thù trong văn phòng, có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả, duy trì hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức

Hoạt động của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào cũng không thể thiếu được các điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, công cụ tài chính…Các điều kiện phương tiện đó phải được quản lý, sắp xếp, phân phối và không ngừng được bổ sung để cung cấp kịp thời và đầy đủ cho mọi nhu cầu hoạt động của cơ quan, đơn vị Nguồn tài chính cung cấp cho các hoạt động ở cơ quan cũng do văn phòng cung ứng trên cơ sở định mức tiêu dùng và kỳ hạn sử dụng Muốn hoạt động phải có những nguyên liệu, vật liệu, nguồn tài chính, phương tiện nhưng hiệu quả hoạt động lại tuỳ thuộc vào phương thức quản lý, tuỳ thuộc vào việc sử dụng các yếu tố đó như thế nào của mỗi phòng ban, bộ phận Trong quá trình hoạt động của cơ quan, văn phòng phải xây dựng kế hoạch, tổ chức mua sắm, cung cấp, quản lý các phương tiện thiết bị dụng cụ cần thiết để bảo đảm quản lý và sử dụng hiệu quả

Ví dụ: Trong quá trình vận hành các thiết bị trong cơ quan, các thiết bị có thể bị hỏng chính vì vậy công tác hậu cần, quản trị thiết bị cần phải có kế hoạch sửa chữa, bảo dưỡng để nâng cao tuổi thọ, thời gian vận hành của các thiết bị

Nhiệm vụ cụ thể của chức năng hậu cần bao gồm: Tổ chức mua sắm trang thiết bị phương tiện làm việc cho cơ quan; Tổ chức quản lý, sử dụng trang thiết bị, phương tiện làm việc; Tổ chức phục vụ các cuộc hội họp của cơ quan; Tổ chức các chuyến đi công tác của cơ quan; Tổ chức công tác bảo vệ, y tế, chăm lo đời sống cho cán bộ

trong cơ quan; Tổ chức công tác vệ sinh môi trường làm việc của cơ quan; Tổ chức các hoạt động lễ tân, khánh tiết; Quản lý tài khoản của văn phòng

Ngoài chức năng tham mưu - tổng hợp và chức năng đảm bảo hậu cần, văn phòng còn có các chức năng khác như: chức năng giao dịch, chức năng đại diện, chức năng pháp lý (pháp chế), chức năng truyền thông nội bộ,

1.2.2 Nhiệm vụ của văn phòng

Tùy theo quy mô và lĩnh vực hoạt động khác nhau của mỗi cơ quan, doanh nghiệp mà văn phòng thực hiện những nhiệm vụ khác nhau Song, hầu hết các nhiệm vụ này đều gắn liền với chức năng văn phòng Các nhiệm vụ đó bao gồm:

Xây dựng chương trình, kế hoạch và tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch công tác: Trong mỗi cơ quan, đơn vị, các phòng ban đều phải xây dựng chương trình

kế hoạch công tác năm, tháng, quý, tuần và thường xuyên theo dõi đôn đốc việc thực hiện, đây là một trong những nhiệm vụ quan trọng hàng đầu của văn phòng Tuy nhiên, để đạt được hiệu quả tối đa văn phòng cần xác định đúng mục tiêu, tình hình hoạt động của cơ quan để xây dựng kế hoạch sao cho hợp lý với từng bộ phận Ngoài ra, bên cạnh việc xây dựng kế hoạch văn phòng còn là nơi tổng hợp các chương trình kế hoạch công tác ở các bộ phận khác nhau để xây dựng thành kế hoạch chung cho toàn cơ quan nhằm tạo thành hệ thống hoàn chỉnh để đạt mục tiêu chung

Thu thập, xử lý, quản lý thông tin: Văn phòng thực hiện nhiệm vụ thu thập

thông tin từ nhiều nguồn khác nhau Thông tin là căn cứ để nhà lãnh đạo đưa ra quyết định sáng suốt, kịp thời Vì vậy, văn phòng cần làm tốt từ khâu thu thập, phân loại, xử lý cho đến khi thông tin được cung cấp đến người lãnh đạo, đồng thời tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về về văn thư, lưu trữ khi thu nhận, xử lý, bảo quản và chuyển phát thông tin

Tham mưu văn bản cho lãnh đạo: Văn phòng là bộ phận chịu trách nhiệm chính

trong việc trợ giúp thủ trưởng cơ quan Soạn thảo và ban hành văn bản đúng thẩm quyền, đúng trình tự thủ tục và đạt được các yêu cầu về nội dung và hình thức Để đảm bảo được yêu cầu này, hiện nay nhà nước đã có hệ thống các văn bản pháp luật quy định thống nhất trong việc ban hành văn bản quản lý nhà nước trong cơ quan Bộ phận văn phòng cần tuân thủ thực hiện để giảm thiểu và tránh sai sót về cả nội dung lẫn hình thức ở mức tối đa nhất có thể

Xây dựng, duy trì và củng cố bộ máy văn phòng: Để hoàn thành tốt chức năng,

nhiệm vụ văn phòng cần phải xây dựng được cơ cấu tổ chức hợp lý, năng động, hiệu quả Việc tổ chức của văn phòng cũng cần phải tuân thủ các nguyên tắc tổ chức chung của cơ quan, đơn vị để đảm bảo tính thống nhất của hệ thống Tuy nhiên, chúng ta

16

cũng phải nhìn thấy sự đa dạng và phức tạp của công việc văn phòng để tổ chức cơ quan phù hợp, đáp ứng tốt nhất yêu cầu nhiệm vụ của cơ quan Trong thời đại bùng nổ thông tin và phát triển công nghệ, việc xây dựng, kiện toàn tổ chức văn phòng phải hướng tới hiện đại hóa văn phòng Vì vậy, việc bồi dưỡng đội ngũ cán bộ cơ quan có đủ năng lực, trình độ, am hiểu kỹ thuật và quản lý là một nhiệm vụ cấp bách đối với các cơ quan nhà nước

Tổ chức giao tiếp, đối nội, đối ngoại: Ở nhiệm vụ này văn phòng đóng vai trò

là bộ mặt của cơ quan, đơn vị Ngoài việc đón tiếp khách bên ngoài khi tới cơ quan, văn phòng còn đảm nhiệm công tác tổ chức giao tiếp, đối nội, đối ngoại, giữ gìn mối quan hệ tốt đẹp giữa các cấp, các bộ phận trong cơ quan và các đơn vị là đối tác bên ngoài Khi thực hiện tốt nhiệm vụ này, sẽ giúp tăng thêm tình hữu nghị giữa cơ quan với các đơn vị khác và góp phần tăng thêm giá trị thương hiệu của cơ quan đó

Đảm bảo công tác hậu cần, kinh phí, quản lý vật tư của cơ quan: Các nhu cầu

về hậu cần trong các cơ quan đơn vị rất đa dạng Văn phòng là nơi tiếp nhận những yêu cầu về cơ sở hạ tầng, trang thiết bị văn phòng, không gian và điều kiện làm việc của các bộ phận, đơn vị của cơ quan Các nhu cầu luôn biến đổi, điều này yêu cầu văn phòng phải luôn theo dõi, nắm bắt để lên kế hoạch, dự trù kinh phí và tổ chức mua sắm bổ sung cho kịp thời để không ảnh hưởng, gây gián đoạn các hoạt động của cơ quan

1.3 Nội dung về hiện đại hóa công tác văn phòng

1.3.1 Nguyên tắc hiện đại hóa công tác văn phòng

Hiện đại hóa công tác văn phòng vừa là yêu cầu vừa là nhu cầu không thể thiếu của mỗi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp Hiện đại có nghĩa là không lạc hậu, là chỉ sự đổi mới bắt nhịp với thực tế thời đại, phù hợp với tiêu chuẩn mà xã hội ngày nay vẫn gọi là sự phát triển của khoa học kỹ thuật đương thời Trong lĩnh vực văn phòng, hiện đại hóa đã biến những văn phòng kiểu cũ trở thành những văn phòng hiện đại với nhiều thay đổi trên các mặt con người, cơ sở vật chất, trang thiết bị, môi trường làm việc,… Và để quá trình hiện đại thực sự đạt hiệu quả cao thì văn phòng cần phải tuân thủ các nguyên tắc nhất định Đó là ba nguyên tắc sau:

Thứ nhất, nguyên tắc đồng bộ Về bản chất, đồng bộ được dùng để chỉ sự phối hợp nhịp nhàng, ăn khớp giữa tất cả các bộ phận hoặc các khâu tạo nên sự hoạt động nhịp nhàng của một chỉnh thể Áp dụng nguyên tắc này vào quá trình hiện đại hóa công tác văn phòng thì người làm văn phòng cần phải có sự kết hợp nhịp nhàng, hiện đại hóa cùng lúc và kịp thời trên cả ba mặt nội dung là: đội ngũ nhân sự; cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thật và nghiệp vụ Thực tế đã phản ánh, nếu cơ sở vật chất, thiết bị được đổi mới hiện đại sẽ góp phần làm cho các nghiệp vụ hành chính được thực hiện dễ dàng và đạt hiệu quả cao Tuy nhiên, nếu thiết bị hiện đại mà con người làm

văn phòng không có sự đổi mới, trình độ còn yếu kém sẽ không vận hành hiệu quả hệ thống trang thiết bị hiện đại từ đó khiến hiệu suất công việc giảm sút và ngược lại Áp dụng tốt nguyên tắc đồng bộ sẽ góp phần đẩy nhanh quá trình hiện đại hóa công tác văn phòng, xử lý nhiệm vụ được tối ưu và đem lại hiệu quả cao trong công việc

Thứ hai, nguyên tắc phù hợp Trong bất cứ trường hợp nào, khi phải đưa ra sự lựa chọn con người thường có xu hướng chọn nội dung mà bản thân cho rằng là phù hợp nhất với chính mình Bởi họ tin rằng, lựa chọn đó nằm trong khung năng lực của bản thân, họ sẽ hoàn thành tốt nếu lựa chọn nó, đồng thời vì nó phù hợp nên chắc chắn sẽ giúp bạn tỏa sáng Hiện đại hóa cũng vậy, trong quá trình đổi mới bất kỳ một cơ quan, tổ chức nào cũng luôn nêu cao yếu tố phù hợp Đặc biệt là khi đưa ra các quyết định làm thay đổi sự vật, sự việc, hoạt động hay một con người nào đó Chẳng hạn, việc bạn đưa ra quyết định đầu tư thiết bị công nghệ tiên tiến vào quá trình thực hiện công việc bạn cần cân nhắc tới quỹ tài chính hiện tại của công ty và sự cần thiết, phù hợp của thiết bị đó với thực tế hoạt động và đội ngũ nhân sự Hiện đại hóa công tác văn phòng đáp ứng nguyên tắc phù hợp khi những sự thay đổi đó không đi ngược lại sứ mệnh, văn hóa truyền thống của văn phòng, cơ quan và tổ chức Phải phù hợp với nguồn lực, quy mô, thương hiệu của cơ quan và chính sách, đường lối của Đảng, Nhà nước Tuân thủ nguyên tắc phù hợp, hiện đại hóa dễ dàng được tiếp nhận và tiến hành một cách trơn chu

Thứ ba, nguyên tắc không gián đoạn Hiện đại hóa là quá trình mang tính liên tục và lâu dài, không đơn giản chỉ là hoạt động diễn ra một đến hai ngày là xong Quá trình này có sự gắn bó mật thiết với sự vận hành và phát triển của xã hội Thế giới luôn vận động, biến chuyển không ngừng thì hiện đại hóa cũng vậy và trong lĩnh vực văn phòng biểu hiện này lại càng được thể hiện rõ hơn Trước sự đổi mới liên tục của khoa học công nghệ văn phòng luôn nỗ lực hết mình để bắt nhịp với thời đại, để không bị tụt lại phía sau trên con đường cạnh tranh khốc liệt đó Mọi thứ vốn có ở hiện tại sẽ trở nên lỗi thời trong tương lai, muốn tồn tại và đứng vững văn phòng cần tuân thủ nguyên tắc không gián đoạn, tức là cập nhật và hiện đại liên tục Bởi khi công tác hiện đại hóa văn phòng bị gián đoạn sẽ gây ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng hoạt động văn phòng Hơn thế, sau đó để bắt nhịp lại với sự phát triển của thời đại và xu hướng hiện đại hóa sẽ tốn cả sức người, sức của và thời gian

1.3.2 Yêu cầu của hiện đại hóa công tác văn phòng

Văn phòng cơ quan hành chính nhà nước (văn phòng) là đơn vị có chức năng tham mưu giúp lãnh đạo tổ chức và điều hành công việc, đồng thời là trung tâm thông tin phục vụ lãnh đạo Văn phòng chủ yếu tham mưu về mặt tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo, chỉ đạo của lãnh đạo, nói cách khác, là tổ chức sự làm việc giúp lãnh

18

đạo Không chỉ vậy văn phòng còn là nơi phục vụ trực tiếp các hoạt động hàng ngày của tổ chức các cuộc làm việc của lãnh đạo, các hội nghị, các chuyến đi công tác, hoạt động chuyên môn của đơn vị, bộ phận, chuẩn bị các điều kiện,… Như vậy, văn phòng hiện nay cần được nâng cao chất lượng công tác mọi mặt đặc biệt là đối với cán bộ nghiên cứu, tổng hợp cần phải luôn luôn tự rèn luyện nâng cao trình độ biên tập, văn phong trong sáng, ngắn gọn nhưng rõ ràng, nhất là về nội dung, tư tưởng đặc biệt cần được đẩy mạnh công tác hiện đại hóa văn phòng trong thời kì hội nhập kinh tế như hiện nay, văn phòng cần phải đổi mới về phương thức hoạt động từ mô hình văn phòng kiểu cũ sang mô hình văn phòng hiện đại Bởi văn phòng hiện đại mang lại nhiều lợi ích quan trọng:

a Con người

Hiện đại hóa công tác văn phòng là điều kiện để phát triển lực lượng sản xuất và nâng cao năng suất lao động Từ đó thúc đẩy sự tăng trưởng và phát triển nguồn nhân lực trong cơ quan hành chính Công tác hiện đại hóa văn phòng góp phần đổi mới phương thức lãnh đạo, lề lối làm việc, tác phong công tác cán bộ, công chức trong cơ quan hành chính, góp phần nâng cao vai trò tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin Không chỉ có sự trợ giúp của công nghệ thông tin mà còn có sự nhận thức của nhân sự trong văn phòng các tác động không hề nhỏ đối với công tác hiện đại hóa văn phòng

Khi cải tiến công tác văn phòng theo mô hình hiện đại thì vấn đề quan trọng nhất là phải cải cách về công tác tổ chức nhân sự Trong môi trường công tác hiện đại hóa văn phòng, tư duy lãnh đạo cần phải thích nghi với các thách thức và cơ hội mới mà công nghệ mang lại Người lãnh đạo cần phải có tư duy linh hoạt và mở cửa để có thể thích nghi với sự biến đổi nhanh chóng của công nghệ và thị trường Họ cần mở tư duy để chấp nhân và thúc đẩy sự đổi mới và cỉa tiến liên tục Không những vậy, người lãnh đạo cần tập trung vào việc tạo ra giá trị thực sự cho tổ chức thông việc tối ưu hóa quy trình làm việc, cỉa thiệ hiệu suất và tăng cường các trải nghiệm và học hỏi về các kỹ năng cũng như các tác phong cần có của người lãnh đạo Người lãnh đạo cần phải sắp xếp nhân sự trong việc đào tạo và bồi dưỡng những chuyên môn nghiệp vụ về các công nghệ hiện đại phục vụ cho nhu cầu sử dụng các máy móc công nghệ trong văn phòng Bên cạnh đó, nhân sự trong văn phòng cần phải được sắp xếp hợp lý và phù hợp với công việc chuyên môn của người phụ trách công việc Việc sắp xếp nhân sự hợp lý sẽ giúp cho phòng ban tiến hành xử lý các thông tin và công việc được chính xác, kịp thời và nhanh chóng Như vậy người nhân viên trong văn phòng phải có sự tự chủ và tự quản lý trong công việc cũng như thời gian của mình một cách hiệu quả Và không chỉ người lãnh đạo phải có tư duy sáng tạo và đổi mới; tư duy đa nhiệm và linh hoạt mà chính nhân viên trong văn phòng cũng phải tự có ý thức và trách nhiệm trong

công việc hàng ngày, đóng góp ý tưởng mới và giải pháp tối ưu cho các vấn đề để thích ứng với sự biến đổi nhanh chóng của môi trường làm việc và hơn hết cả lãnh đạo và nhân viên trong văn phòng cần phải có khả năng, tinh thần học hỏi và sẵn sàng phát triển kỹ năng và kiến thức mới để thích ứng với sự thay đổi của công nghệ trong môi trường làm việc Việc học hỏi các kỹ năng mới về công nghệ cũng như đổi mới tư duy sẽ giúp cho văn phòng tạo được sự thống nhất và tạo điều kiện cho nhân viên và lãnh đạo dễ dàng giao tiếp và hỗ trợ lẫn nhau trong công việc giúp tăng cường liên kết giữa các thành viên trong nhóm làm việc Tóm lại, để thực hiện công tác hiện đại hóa văn phòng các cơ quan hành chính, doanh nghiệp cần phải chú trọng đến nhân lực của cơ quan, đơn vị mình vì nhân lực là yếu tố quan trọng trong công tác đổi mới văn phòng

b Kỹ năng chuyên môn

Kỹ năng chuyên môn trong công tác văn phòng là tập hợp những phương thức, quy định, nội quy, công việc của các chuyên viên văn phòng cần phải thực hiện theo ngày, tuần, thàng, năm Có thể thấy trước đây những công việc mà chuyên viên văn phòng đảm nhiệm thường được tính toán và ghi chép lại bằng sổ sách một cách thủ công và máy móc không khoa học dẫn đến tình trạng sai lệch hoặc gây chẫm trễ công việc khiến cho hậu quả lao động bị giảm sút Tuy nhiên ngày nay các công nghệ hiện đại đã giúp đỡ và cải thiện được tình trạng này một cách hiệu quả, các nhân viên văn phòng nhờ đó mà có thể làm việc ở bất kỳ đâu và vào bất kỳ lúc nào, giúp họ linh hoạt hơn trong công việc và trong việc quản lý thời gian Có thể thấy rằng các công việc đang ngày càng được nâng cao chất lượng Cải tiến kỹ năng nghiệp vụ cũng chính là cải tiến công tác hoạt động trong văn phòng một cách gọn nhẹ, tinh giảm phù hợp với xu thế hiện đại

Ví dụ: Xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu để quản lý thông tin, văn bản, ứng dụng giải pháp kỹ thuật mới vào công tác quản lý tài liệu…

c Trang thiết bị kỹ thuật

Công tác hiện đại hóa văn phòng đạt hiệu quả cao thì không thể thiếu sự hỗ trợ của các trang thiết bị kỹ thuật, đây là công cụ chính giúp con người trong quá trình sản xuất, lao động hằng ngày Khi xu hướng hiện đại hóa phát triển thì các trang thiết bị hiện đại ngày càng được cải tiến và nó giữ vị trí quan trọng trong mỗi văn phòng làm việc Nhờ các công nghệ hiện đại nhân viên văn phòng được giảm bớt lao động chân tay cũng như rút ngắn thời gian hoàn thành công việc Bởi vậy, muốn năng suất cao thì các cơ quan, doanh nghiệp cần chú trọng đến cải tiến trang thiết bị kỹ thuật để từng bước tạo chỗ đứng trong môi trường kinh tế hội nhập quốc tế

20

d Môi trường làm việc

Khi nhắc đến môi trường làm việc trong mô hình văn phòng truyền thống chúng ta không thể nhắc đến sự thiếu linh hoạt và chiếm diện tích Nhưng đối với mô hình văn phòng hiện đại được sắp xếp hợp lý và khoa học Điều này sẽ giúp cho các nhân viên được trao đổi, xử lý thông tin một cách nhanh chóng, hiệu quả và tạo tính gần gũi cho nhân viên trong môi trường làm việc công sở Môi trường làm việc hiện đại và sự dụng công nghệ mới có thể tăng sự hấp dần của nhân viên đối với công việc không chỉ vậy môi trường làm việc hiện đại còn giúp giữ chân nhân tài lâu dài Bởi khoa học đã chứng minh mô trường làm việc có sự ảnh hưởng rất lớn đến nhân sự trong môt tường công sở điều đó sẽ ảnh hưởng đến năng suất lao động của cán bộ, công nhân viên trong văn phòng

Ví dụ: Thay đổi nội thất phòng làm việc là bước đầu tiên trong tiến trình hiện đại hóa môi trường làm việc Thay vì những bộ bàn ghế truyền thống, chúng ta có thể sử dụng các loại bàn ghế có thể xoay đa chiều Điều này vừa tạo cảm giác mới mẻ, vừa tạo sự thoải mái trong lúc làm việc cho nhân sự trong văn phòng

Vì vậy, công tác hiện đại hóa văn phòng không chỉ là một lựa chọn mà là một yếu tố quan trọng để duy trì và phát triển sự thành công của một tổ chức

1.3.3 Phương pháp hiện đại hóa công tác văn phòng

Hiện nay, các phương pháp hiện đại hóa văn phòng thường xoay quanh việc sử dụng các công nghệ để tối ưu hóa quy trình làm việc và tăng cường hiệu suất làm việc của nhân viên, cụ thể như:

lý tài liệu điện tử, phần mềm hợp tác trực tuyến, và hệ thống email tự động Việc ứng dụng các công nghệ cao giúp tiết kiệm thời gian làm việc, chi phí vận hành cho doanh nghiệp Thay vì chúng ta lãnh phí nguồn nhân lực cho những công việc nhàm chán và không cần nhiều đến trí tuệ của con người vậy nên chúng ta cần phải thay đổi bằng cách sử dụng các công nghệ hiện đại hóa cho văn phòng Điều này sẽ góp phần nâng cao hiệu suất công việc cho văn phòng Công nghệ sẽ giúp cho văn phòng trở nên ưu việt, sang trọng và chuyên nghiệp hơn

- Tự động hóa quy trình làm việc: Sử dụng phần mềm quản lý quy trình công

việc để tối ưu hóa quy trình làm việc và giảm thiểu thủ tục thủ công và giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian, công sức của nhân viên Trong quá trình tự động hóa quy trình cần phải xác định các quy trình làm việc mà có thể tự động hóa để tối ưu hóa hiệu suất công việc và giảm thiểu công việc bị lặp lại: quản lý tài liệu, quản lý dự án, giao tiếp nội bộ,… sau đó cần phải chọn công cụ hoặc phần mềm tương ứng để phù

hợp với công việc này Sau khi có sự hỗ trợ từ phần mềm hoặc công cụ tự động hóa văn phòng sẽ tiến hành thiết kế quy trình hiện đại hóa nhằm phân luồng các công việc Để triển khai và tích hợp quy trình tự động hóa cho văn phòng người lãnh đạo văn phòng sẽ đào tạo nhân viên về cánh sử dụng quy trình tự động mới Nhằm đạt được hiệu quả lãnh đạo văn phòng có trách nhiệm theo dõi, kiểm tra và đánh giá hiệu suất của quy trình đó để đảm bảo cho việc quy trình đó có thể đáp ứng được các công việc trong văn phòng nhằm đạt được những mục tiêu đã đề ra và có thể cải thiện thêm nếu cần thiết

- Tạo môi trường làm việc linh hoạt:

Ngày nay, có thể thấy hiện đại hóa công tác văn phòng thể hiện sự đặc trưng bởi sự linh hoạt và sự tự do cho nhân viên trong các tổ chức và thực hiện công việc Họ có thể linh hoạt về thời gian và địa điểm này cho phép nhân viên làm việc từ xa hoặc tự chọn lịch làm việc phù hợp với họ Trong môi tường làm việc linh hoạt thường được hỗ trợ bởi các công nghệ và công cụ kỹ thuật số Không những vậy trong môi trường này cần phải chú trọng đến nhân sự trong văn phòng: thay vì tập trung vào kết quả thì cần chú trọng đến hiệu suất làm việc của nhân viên Hoặc tạo điều kiện cho sự phát triển cá nhân bằng cách cho họ tự quản lý thời gian và lập kế hoạch cho việc học hỏi và phát triển kỹ năng Điều này sẽ khuyến khích sự tự chủ và trách nhiệm cá nhân của nhân sự trong văn phòng Như vậy, môi trường làm việc linh hoạt trong công tác hiện đại hóa văn phòng tạo ra sự tự do và linh hoạt cho nhân viên trong cách làm việc, đồng thời tập trung vào kết quả và hiệu suất làm việc chứ không phải chú trọng vào thời gian và địa điểm làm việc

Ví dụ: Cung cấp các tùy chọn làm việc từ xa, đặc biệt là trong bối cảnh làm việc từ xa trở nên phổ biến hơn sau đại dịch COVID-19

- Tăng cường giao tiếp và cộng tác: Sử dụng các công cụ giao tiếp trực tuyến

như video hội nghị, phần mềm chat trong nhóm để tạo điều kiện cho sự giao tiếp và cộng tác hiệu quả giữa các thành viên trong nhóm làm việc Dù cho có làm việc từ xa thì việc giao tiếp giữa lãnh đạo và các thành viên trong văn phòng cũng có thể giao tiếp và hợp tác với nhan trong công việc Thiết lập mạng lưới giao tiếp chính thức và phi chính thức trong tổ chức trên các diễn đàn hoặc buổi họp định kỳ để thúc đẩy sự giao tiếp và trao đổi thông tin Khuyến khích nhân sự trong văn phòng gặp gỡ và hợp tác trực tuyến sử dụng các công nghệ hội thảo trực tuyến để tổ chức các buổi họp, hội thảo hoặc khóa học để nhân viên có thể gặp mặt và hợp tác từ xa Việc này sẽ giúp cho nhân sự trong văn phòng có thể chia sẻ tài nguyên và thông tin giúp cho mọi người có thể biết và nắm bắt tình hình công việc từ đó có thể dễ dàng truy cập và chia sẻ tài liệu,

22

ý kiến và kiến thức Tạo ra môi trường làm việc tích cực và hỗ trợ sẽ giúp nhân viên văn phòng cảm thấy được động viên, hỗ trợ và có ý thức về vai trò của mình trong tổ chức Điều này sẽ giúp cho nhân sự trong văn phòng xây dựng được tinh thần đồng đội và lòng trung thành trong tổ chức Bằng biện pháp này, tổ chức có thể tăng cường giao tiếp và sự cộng tác trong công tác hiện đại hóa văn phòng, giúp nâng cao hiệu suất làm việc và sự hài lòng của nhân viên

- Đầu tư vào năng lực số hóa: Đào tạo nhân viên về kỹ năng số hóa và sử dụng

công nghệ thông tin, cũng như xây dựng nền tảng hạ tầng công nghệ hiện đại để hỗ trợ công việc hàng ngày Hạ tầng công nghệ thông tin là cơ sở quan trọng để hỗ trợ các hoạt động số hóa trong công tác văn phòng Điều này bao gồm việc nâng cấp phần cứng, phần mềm và mạng lưới để đảm bảo tính ổn định, bảo mật và hiệu suất cao Đầu tư vào các phần mền và ứng dụng văn phòng như hệ thống quản lý tài liệu, công cụ tự động hóa quy trình làm việc giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và tăng cường hiệu suất Để việc đầu tư năng lực số hóa có hiệu quả thì việc đào tạo và phát triển nhân viên là rất quan trọng: tổ chức các khóa học và buổi đào tạo để cải thiện kỹ năng sự dụng công nghệ, kỹ năng tự động hóa và kỹ năng quản lý dữ liệu Điều này không những giúp năng lực của đội ngũ nhân viên được nâng cao mà còn giúp cho việc bảo mật thông tin được an toàn về các thông tin, dữ liệu, tài liệu mật Tóm lại, đầu tư vào năng lực số hóa trong công tác hiện đại hóa văn phòng là một quá trình toàn diện, bao gồm các cơ sở hạ tầng công nghệ, phần mềm và ứng dụng, đào tạo nhân viên, bảo mật thông tin là việc ứng dụng trí tuệ nhân tạo để tối ưu hóa hiệu suất và đổi mới trong tổ chức

1.3.4 Sự cần thiết của hiện đại hóa trong công tác văn phòng

Hiện đại hoá công tác văn phòng là một nhu cầu cấp thiết trong bối cảnh công nghệ thông tin và truyền thông phát triển mạnh mẽ Dưới đây là một số lý do cụ thể về sự cần thiết của hiện đại hoá công tác văn phòng:

- Tăng cường hiệu quả công việc: Các công cụ và phần mềm hiện đại giúp tự động hóa nhiều quy trình, giảm thiểu thời gian và công sức cho các nhiệm vụ lặp đi lặp lại Như vậy, nhận viên trong văn phòng có thể giảm thiểu được những lỗi sai và tiết kiệm thời gian để thực hiện những nhiệm vụ khác một cách nhanh chóng, kịp thời Điều này cho phép nhân viên tập trung vào các công việc chiến lược và sáng tạo hơn Bằng cách tạo điều kiện cho nhân viên trong văn phòng được thử nghiệm các phương pháp làm việc mới và sáng tạo hơn Các công nghệ mới cung cấp nền tảng để nhân viên trong văn phòng có thể triển khai các ý tưởng đột phá trong công việc

- Nâng cao khả năng lưu trữ và truy xuất thông tin: Các hệ thống quản lý tài liệu điện tử và lưu trữ đám mây cho phép lưu trữ và truy cập thông tin một cách nhanh chóng và chính xác, giảm thiểu rủi ro mất mát dữ liệu và bảo vệ thông tin tốt hơn Thay vì lưu trữ tài liệu trên giấy thì việc lưu trữ tài liệu này bằng các phương thức số hóa sẽ giúp tiết kiệm không gian và bảo vệ tài liệu khỏi hư hỏng vật lý do hệ thống lưu trữ có khả năng sao lưu và phục hồi dữ liệu Việc lưu trữ tài liệu bằng phương thức số hóa giúp cho nhà quản trị văn phòng cũng như nhân viên trong văn phòng có khả năng truy cập và tìm kiếm tài liệu tức thì ở bất cứ đâu

- Cải thiện giao tiếp và hợp tác: Các công cụ giao tiếp trực tuyến như email, chat, video conference giúp tăng cường sự kết nối và hợp tác giữa các nhân viên, dù họ ở bất kỳ đâu Điều này đặc biệt quan trọng trong bối cảnh làm việc từ xa đang trở thành xu hướng phổ biến Giúp cho các thành viên trong văn phòng có thể chia sẻ thông tin một cách nhanh chóng và giải quyết các vấn đề kịp thời

- Tối ưu hoá quy trình quản lý và giám sát: Các phần mềm quản lý dự án và công cụ giám sát hiệu suất cho phép các nhà quản lý theo dõi tiến độ công việc và hiệu suất của nhân viên một cách chính xác và kịp thời, từ đó có những điều chỉnh phù hợp để đạt được mục tiêu đề ra

- Giảm chi phí vận hành: Hiện đại hóa văn phòng không chỉ giúp nâng cao hiệu suất công việc mà còn giúp tiết kiệm chi phí vận hành cho cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp Sử dụng công nghệ hiện đại giúp giảm bớt chi phí giấy tờ, in ấn, lưu trữ vật lý và thậm chí là chi phí đi lại nhờ các cuộc họp trực tuyến

- Nâng cao tính bảo mật: Các hệ thống bảo mật tiên tiến giúp bảo vệ thông tin quan trọng khỏi các mối đe dọa như tin tặc, virus, và các rủi ro an ninh mạng khác Cho thấy, hệ thống công nghệ thông tin hiện đại cung cấp các giải pháp bảo mật mạnh mẽ giảm thiểu rủi ro dữ liệu của cơ quan bị đánh cắp Không những vậy, các hệ thống quản lý tài liệu điện tử cũng giúp truy cập thông tin nhanh chóng và dễ dàng hơn

- Thích ứng với xu thế toàn cầu hoá: Hiện đại hoá văn phòng giúp doanh nghiệp dễ dàng kết nối và làm việc với các đối tác, khách hàng quốc tế, đáp ứng nhanh chóng các yêu cầu của thị trường toàn cầu Như vậy vấn đề này đòi hỏi cơ quan, doanh nghiệp cần phải đổi mới văn phòng theo hướng hiên đại nhằm phù hợp với sự phát triển của công nghệ thông tin như hiện nay

Tóm lại, hiện đại hoá công tác văn phòng không chỉ là một xu hướng mà còn là một yêu cầu cần thiết để doanh nghiệp tồn tại và phát triển trong môi trường kinh doanh hiện đại

24

TIỂU KẾT CHƯƠNG 1

Bằng việc nghiên cứu cơ sở lý luận về hiện đại hóa công tác văn phòng nhóm tác giả đã đi sau phân tích làm rõ các khái niệm liên quan “hiện đại hóa”, “văn phòng’, ‘công tác văn phòng’, và ‘hiện đại hóa công tác văn phòng’ Bên cạnh đó, nhóm nghiên cứu đã chỉ rõ các khía cạnh quan trọng trong quá trình hiện đại hóa công tác văn phòng gồm: nguyên tắc, yêu cầu, phương pháp và sự cần thiết của hiện đại hóa trong công tác văn phòng Từ đó, có thể thấy rõ tầm quan trọng của hiện đại hóa trong công tác văn phòng ở thời đại mới - thời đại công nghệ số

- Từ 29-5-1959: Trường Hành chính trực thuộc Bộ Nội Vụ được thành lập theo Nghị định số 214-NV

- Từ năm 1959 – 2017: Trường đã trải qua nhiều lần đổi tên và sáp nhập

- Ngày 05/7/2017, sáp nhập Trường Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức trực thuộc Bộ Nội vụ về Học viện Hành chính Quốc gia dựa trên Quyết định số 949/QĐ-

Ngày 31 tháng 01 năm 2023, Bộ trưởng Bộ Nội vụ Phạm Thị Thanh Trà đã ký Quyết định số 39/QĐ-BNV, bổ nhiệm chính thức Phó Giáo sư, Tiến sĩ Nguyễn Bá Chiến – từng giữ chức vụ Quyền Giám đốc Học viện Hành chính Quốc Gia và nguyên Hiệu trưởng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội lên làm Giám đốc Học viện Hành chính Quốc Gia

Logo Học viện Hành chính Quốc gia (tính đến thời điểm hiện tại):

- Tên trường: HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA - Loại hình cơ sở đào tạo: Trường đào tạo, bồi dưỡng - Loại trường: Công lập

- Cơ quan quản lý trực tiếp: Bộ Nội Vụ - Ký hiệu: HCH

- Tên tiếng Anh: National Academy of Public Administration

Trụ sở chính của Học viện đặt tại Thành phố Hà Nội (trụ sở chính Miền Bắc) gồm 03 cơ sở là:

- Cơ sở 1: Số 77 đường Nguyễn Chí Thanh, phường Láng Thượng, quận Đống Đa, thủ đô Hà Nội, nước Việt Nam

- Cơ sở 2: Số 36, 38 đường Xuân La, phường Xuân La, quận Tây Hồ, thủ đô Hà Nội, nước Việt Nam

- Cơ sở 3: Số 371 đường Nguyễn Hoàng Tôn, phường Xuân Đỉnh, quận Bắc Từ Liêm, thủ đô Hà Nội, nước Việt Nam

Theo Quyết định số 4025/QĐ-HCQG ngày 20 tháng 8 năm 2023 của Học viện Hành chính Quốc gia về việc công bố Sứ mệnh, Tầm nhìn, Giá trị cốt lõi của Học viện như sau:

Sứ mệnh, Học viện Hành chính Quốc Gia (Việt Nam) là trung tâm quốc gia về đào tạo nguồn nhân lực chất lượng cao; bồi dưỡng, phát triển năng lực về hành chính, lãnh đạo, quản lý cho nền công vụ Việt Nam

Tầm nhìn, Đến năm 2045, Học viện Hành chính Quốc Gia (Việt Nam) trở thành trung tâm quốc gia ngang tầm khu vực Châu Á - Thái Bình Dương về đào tạo, bồi dưỡng, nghiên cứu khoa học và tư vấn chính sách trong lĩnh vực hành chính, chính trị, lãnh đạo và quản lý

Giá trị cốt lõi, Trí tuệ – Chất lượng – Hiện đại

2.1.2 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Học viện

Học viện Hành chính quốc gia thực hiện các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định tại quyết định số 27/2022/QĐ-TTg ngày 19/12/2022 của phó thủ tướng thường trực chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Học viện Hành chính Quốc gia trực thuộc Bộ Nội vụ

Ngoài ra, Học viện còn tổ chức bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, phương pháp sư phạm cho giảng viên quản lý nhà nước trong hệ thống cơ sở đào tạo, bồi dưỡng, nghiên cứu; bồi dưỡng kiến thức, kỹ năng, nghiệp vụ quản trị, hành chính, quản lý nhà nước cho lãnh đạo, quản lý, cán bộ, công chức, viên chức trong hệ thống chính trị và các đối tượng trong doanh nghiệp nhà nước; tham gia nghiên cứu, điều tra, khảo sát, đánh giá nhu cầu, chất lượng bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức; nghiên cứu, đề xuất phương hướng đổi mới và nâng cao chất lượng bồi dưỡng đáp ứng yêu cầu của quản lý nhà nước và nền công vụ; tổ chức tập huấn về nghiệp vụ quản lý đào tạo, bồi dưỡng cho cán bộ, công chức, viên chức làm công tác quản lý đào tạo, bồi dưỡng của các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, tổ chức chính trị - xã hội ở trung ương và các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương và một số nhiệm vụ khác theo chỉ đạo của Bộ trưởng Bộ Nội vụ

Học viện cũng đào tạo trình độ đại học, thạc sĩ, tiến sĩ theo quy định của Luật Giáo dục đại học và pháp luật hiện hành; tổ chức biên soạn chương trình, tài liệu bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức theo nhiệm vụ, quyền hạn được giao và theo sự phân công của Bộ trưởng Bộ Nội vụ; xây dựng, ban hành và phát triển các chương trình, giáo trình, tài liệu phục vụ đào tạo đại học, sau đại học theo quy định của pháp luật…

2.1.3 Cơ cấu tổ chức của Học viện Hành chính Quốc gia

Ngày 19/12/2022, Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định 27/2022/QĐ-TTg quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Học viện Hành chính

quốc gia trực thuộc Bộ Nội vụ Theo đó, sáp nhập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội vào Học viện Hành chính Quốc gia

Căn cứ tại Điều 3 quy định cơ cấu tổ chức của Học viện hành chính Quốc gia thuộc Bộ Nội vụ như sau:

Về cơ cấu tổ chức, học viện có 21 đơn vị: 1 Văn phòng

2 Ban Tổ chức cán bộ 3 Ban Kế hoạch - Tài chính …

Quyết định 27/2022/QĐ-TTg đã chia Trung tâm Ngoại ngữ - Tin học và Thông tin - Thư viện thành Khoa Ngoại ngữ - Tin học và Trung tâm Công Nghệ - Thư viện; Khoa Khoa học hành chính và Tổ chức nhân sự thành 2 khoa là Khoa Hành chính học và Khoa Quản trị nhân lực; Khoa Quản lý nhà nước về Kinh tế và Tài chính công thành Khoa Quản lý kinh tế

Bên cạnh đó, không còn Khoa Văn bản và Công nghệ hành chính mà bổ sung thêm Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Khoa Khoa học liên ngành và Trung tâm Khảo thí và đảm bảo chất lượng đào tạo, bồi dưỡng

Lãnh đạo Học viện Hành chính Quốc gia:

Hình 2.2 Ban giám đốc Học viện Hành chính Quốc gia

(Nguồn: Internet)

30

Ban Giám đốc Học viện gồm Giám đốc và không quá 4 Phó Giám đốc Giám đốc Học viện do Bộ trưởng Bộ Nội vụ quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm giữ chức vụ lãnh đạo, quản lý sau khi có ý kiến của Thủ tướng Chính phủ Các Phó Giám đốc Học viện do Bộ trưởng Bộ Nội vụ bổ nhiệm, miễn nhiệm theo đề nghị của Giám đốc Học viện Vào ngày 30/12/2022, tại Hội nghị quán triệt và triển khai Quyết định của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Học viện Hành chính Quốc gia, thừa ủy quyền của Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng Nội vụ Phạm Thị Thanh Trà trao Quyết định về việc giao Quyền Giám đốc Học viện Hành chính Quốc gia đối với ông Nguyễn Bá Chiến; trao Quyết định của Bộ trưởng Nội vụ về việc bổ nhiệm ông Nguyễn Quốc Sửu giữ chức vụ Phó Giám đốc Học viện Hành chính Quốc gia và Quyết định của Bộ trưởng Nội vụ về công tác cán bộ

2.2 Giới thiệu chung về Văn phòng của Học viện Hành chính Quốc gia

2.2.1 Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Học viện Hành chính Quốc gia

Văn phòng học viện Hành chính quốc gia thực hiện các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định tại quyết định số 68/QĐ-HCQG ngày 18/01/2023 của học viện về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn Phòng

Vị trí, chức năng: Văn phòng là đơn vị trực thuộc Học viện Hành chính quốc

gia, có chức năng tham mưu giúp Giám đốc học viện trong công tác chỉ đạo, điều hành; tổng hợp, theo dõi, đông đốc các đơn vị trực thuộc Học viện thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của học viện; quản lý và thực hiện công tác hành chính; văn thư, lưu trữ; cải cách hành chính; pháp chế; truyền thông; cung cấp thông tin báo chí; quản lý, tổ chức thực hiện quản trị công sở; ngân sách, tài chính, kế toán, tài vụ; công nghệ thông tin phục vụ hậu cần Văn phòng có con dấu để thực hiện các giao dịch, công tác chuyên môn theo quy định của pháp luật và học viện Văn phòng có tên quốc tế bằng tiếng anh là Office of NAPA

Nhiệm vụ, quyền hạn: Văn phòng thực hiện các nhiệm vụ về công tác tham mưu

giúp giám đốc học viện trong việc chỉ đạo, điều hành hoạt động của học viện; chủ trì phối hợp với các đơn vị của học viện thực hiện xây dựng chiến lược, đề án, kế hoạch dài hạn, xây dựng các chương trình công tác, báo cáo Bên cạnh đó còn tổ chức tập huấn chuyên môn trong hệ thống Học viện đối với các lĩnh vực thuộc chức năng, nhiệm vụ của văn phòng

Thực hiện công tác hành chính, tổng hợp, pháp chế thông qua các nhiệm vụ xây dựng chương trình, lịch làm việc của lãnh đạo học viện; phối hợp với các đơn vị thuộc, trực thuộc học viện chuẩn bị bài viết, trả lời phỏng vấn của báo, đài, tạp chí; kiểm tra, rà soát, hệ thống hóa văn bản; thực hiện nhiệm vụ thư ký giúp giám đốc học viện đảm bảo thực hiện theo quy định của pháp luật