đề tài nghiên cứu khoa học của sinh viên soạn thảo và quản lý văn bản tại học viện hành chính quốc gia

Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư, chính sách và quy định được thiết lập để quản lý và tổ chức công việc văn thư một cách hiệu quả trong các cơ quan, tổ chức

g

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

KHOA LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

BÁO CÁO TỔNG HỢP

ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC CỦA SINH VIÊN

SOẠN THẢO VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

Mã số: ĐTSV.2024.LTH&QTVP.10

Chủ nhiệm đề tài: Hoàng Thị Kim

Khoa: Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng

Cán bộ hướng dẫn: Th.s Đỗ Thị Thu Huyền

HÀ NỘI, 4/2024

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

KHOA LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

BÁO CÁO TỔNG HỢP

ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC CỦA SINH VIÊN

SOẠN THẢO VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

Mã số: ĐTSV.2024.LTH&QTVP.10

Chủ nhiệm đề tài: Hoàng Thị Kim

Thành viên tham gia: Nguyễn Thị Loan

Nguyễn Hà Thành Trịnh Phương Uyên

Khoa: Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng

HÀ NỘI, 4/2024

MỤC LỤC DANH MỤC BIỂU ĐỒ

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Tổng quan tình hình nghiên cứu 2

3 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu 3

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4

5 Phương pháp nghiên cứu 4

6 Giả thuyết nghiên cứu 4

7 Đóng góp của đề tài 5

8 Bố cục của đề tài 5

CHƯƠNG 1.MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ SOẠN THẢO VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN 6

1.1 Một số vấn đề chung về soạn thảo và ban hành văn bản 6

1.1.1 Một số khái niệm cơ bản 6

1.1.2 Chức năng của văn bản quản lý 8

1.1.3 Vai trò của văn bản quản lý 10

1.1.4 Những yêu cầu về kĩ thuật soạn thảo văn bản 11

1.2 Một số vấn đề chung về quản lý văn bản 20

1.2.1 Khái niệm và các yêu cầu của quản lý văn bản đi và văn bản đến 20

1.2.2 Quản lý văn bản đi 22

2.1.2 Cơ cấu tổ chức, bộ máy 27

2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 28

2.2 Những quy định pháp lý hiện hành về công tác soạn thảo và quản lý văn

bản tại Học viện Hành chính Quốc gia 33

2.3 Tổ chức nghiên cứu thực trạng 34

2.4 Thực trạng soạn thảo và ban hành văn bản tại Học viện Hành chính Quốc gia 37

2.5 Thực trạng quản lý văn bản tại Học viện Hành chính Quốc gia 42

2.6 Đánh giá chung về công tác soạn thảo và quản lý văn bản tại Học viện Hành chính Quốc gia 54

3.1 Đào tạo, bồi dưỡng kĩ năng nghiệp vụ, trình độ chuyên môn cho đội ngũ giảng viên 57

DANH MỤC BIỂU ĐỒ

1 Biểu đồ 2.1 Số lượng và thành phần khách thể nghiên cứu

2 Biểu đồ 2.2 Công cụ soạn thảo văn bản thường sử dụng trong công việc hàng ngày

3 Biểu đồ 2.3 Những khó khăn khi soạn thảo văn bản

4 Biểu đồ 2.4 Các yếu tố đảm bảo tính chính xác và rõ ràng của văn bản 5 Biểu đồ 2.5 Phương tiện để quản lý và lưu trữ văn bản sau khi soạn thảo và

11 Biểu đồ 2.11 Những khó khăn trong quá trình sử dụng VOffice

12 Biểu đồ 2.12 Biện pháp cải thiện hoặc nâng cao trải nghiệm sử dụng Voffice

Nhóm nghiên cứu xin chân thành cảm ơn các chuyên viên, giảng viên Học viện Hành chính Quốc gia, đã quan tâm và hỗ trợ chúng em trong quá trình nghiên cứu đề tài này

LỜI CAM ĐOAN

Nhóm nghiên cứu xin cam đoan đây là đề tài riêng của nhóm chúng tôi Các kết quả, số liệu nêu trong đề tài là chính xác, trung thực và chưa từng được ai công bố trong bất kỳ công trình nào khác

Hà Nội, ngày 10 tháng 06 năm 2024

PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý do chọn đề tài

Văn bản là sản phẩm của hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ ở dạng viết Văn bản ngày càng đóng vai trò quan trọng trong cuộc sống giao tiếp của con người Hiện nay, trong hoạt động quản lý của mỗi cơ quan tất cả mọi lĩnh vực đều gắn liền với văn bản

Việc soạn thảo và quản lý văn bản không chỉ giúp hoạt động của các cơ quan diễn ra một cách có hệ thống và thống nhất mà còn đảm bảo tính pháp chế, giải quyết công việc một cách hiệu quả Văn bản còn là tiếng nói quyền lực của Nhà nước, phản ánh thể chế hành chính và là công cụ quản lý, điều hành không thể thiếu Trong thực tiễn, việc soạn thảo và quản lý văn bản vẫn còn gặp phải một số hạn chế về nội dung và thể thức Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư, chính sách và quy định được thiết lập để quản lý và tổ chức công việc văn thư một cách hiệu quả trong các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp Điều này góp phần vào việc tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp và có trật tự, giúp cải thiện hiệu suất làm việc và nâng cao chất lượng dịch vụ văn thư Ngoài ra, việc có các quy định rõ ràng về công tác văn thư cũng giúp tăng cường tính minh bạch và tuân thủ pháp luật trong quản lý tài liệu và thông tin của cơ quan, tổ chức nhưng vẫn còn tồn tại những thách thức cần được khắc phục để nâng cao chất lượng và hiệu quả của văn bản quản lý

Học viện Hành chính Quốc gia là đơn vị sự nghiệp công lập hạng đặc biệt, trực thuộc Bộ Nội vụ, đóng vai trò quan trọng trong việc đào tạo và nghiên cứu về quản lý hành chính, bao gồm cả công tác soạn thảo và quản lý văn bản Do đó, việc nghiên cứu sâu hơn về hoạt động của Học viện, đặc biệt là công tác soạn thảo và quản lý văn bản có ý nghĩa thiết thực trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của Học viện và là một điểm mạnh giúp Học viện tiếp tục thích nghi và phát triển trong môi trường thay đổi liên tục Hơn nữa, việc nâng cao hiệu quả hoạt động của Học viện thông qua việc nghiên cứu sâu hơn về công tác soạn thảo và quản lý văn bản cũng góp phần vào việc xây dựng hình ảnh uy tín và đáng tin cậy của Học viện trong cộng đồng và với các đối tác liên quan Điều này có thể thu hút sự quan tâm và hỗ trợ từ phía các bên liên quan, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi hơn cho việc hợp tác và phát triển.

Nhận thấy tầm quan trọng của công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản

của Học viện, nhóm chúng tôi quyết định chọn đề tài "Soạn thảo và quản lý văn bản tại Học viện Hành chính Quốc gia" làm đề tài nghiên cứu

2 Tổng quan tình hình nghiên cứu

Vấn đề soạn thảo và quản lý văn bản đang nhận được nhiều sự quan tâm của các nhà khoa học và đã có nhiều công trình nghiên cứu về các khía cạnh khác nhau như hiệu lực văn bản, kĩ thuật soạn thảo, kĩ thuật nghiệp vụ hành chính, công tác văn thư Trong thời gian qua đã có nhiều tác giả nghiên cứu về các khía cạnh khác nhau của công tác soạn thảo và quản lý văn bản

Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Vũ Thị Hiền (2018), Soạn thảo và ban hành văn bản tại Học viện Hành chính Quốc gia Tác giả đã nhìn nhận đúng vấn đề nghiên

cứu và khai thác tốt đề tài nhằm tìm ra những thiếu sót trong quá trình soạn thảo và ban hành văn bản tại Học viện Hành chính Quốc gia đồng thời đưa ra một số giải pháp trên quan điểm cá nhân của tác giả với mục đích giúp Học viện khắc phục một số vấn đề trong soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản

Bên cạnh đó, các công trình nghiên cứu có liên quan phải kể đến như:

Nguyễn Văn Hậu (2015), Kỹ năng nghiệp vụ hành chính, NXB Lao động, Hà

tình hình công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính trên một số trường đại học trên địa bàn thành phố Hà Nội và định hướng cho việc phát triển kỹ năng soạn thảo và ban hành văn bản thông qua việc trau dồi kiến thức kinh nghiệm

Trong bài nghiên cứu, nhóm tác giả đã nghiên cứu tình hình và một số khái niệm có liên quan đến soạn thảo văn bản và văn thư, những khái niệm và lí luận chung là tiền đề cho nhiều bài nghiên cứu khoa học sau này

PGS.Vương Đình Quyền (2011), Lý luận và phương pháp công tác văn thư,

NXB Đại học Quốc gia, Hà Nội

Triệu Văn Cường (Chủ biên), Trần Việt Hà, Nguyễn Mạnh Cường, Chu Thị

Hậu, Trịnh Thị Năm (2017), Giáo trình Văn thư, NXB Lao động, Hà Nội

Tác giả Trần Minh Huyền (2017) với luận văn “Hiệu quả công tác quản lý văn bản đi, đến tại Sở Y tế Hà Nội” Nêu lên thực trang quản lý văn bản tại Sở Y tế Hà

Nội, chỉ ra những kết quả đạt được và những hạn chế còn tồn tại, cuối cùng đưa ra những kiến nghị, giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn bản tại Sở Y tế Hà Nội

Nhìn chung, các công trình nghiên cứu nói trên đã đề cập một cách trực tiếp và gián tiếp đến vấn đề lý luận cụ thể về văn bản quản lý, kỹ thuật soạn thảo và ban hành văn bản, yêu cầu về thể thức và nội dung văn bản ở những mức độ và phạm vi khác nhau Các công trình nghiên cứu nói trên chính là nguồn tài liệu quan trọng để thực hiện đề tài này

Trên thực tế, đã có nhiều nghiên cứu về công tác soạn thảo văn bản, chủ yếu tập trung vào các văn bản tại cơ quan hành chính và cơ quan nhà nước Tuy nhiên, chưa có nghiên cứu nào đề cập đến việc soạn thảo và quản lý văn bản từ năm 2023 đến nay Do đó, đề tài của chúng tôi sẽ kế thừa các giá trị nghiên cứu của các tác giả trước, đồng thời phát triển và làm mới hướng nghiên cứu về công tác soạn thảo và quản lý văn bản Với sự tiếp nối của các nghiên cứu này, hy vọng sẽ mang lại những tiến bộ đáng kể trong việc nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác soạn thảo và quản lý văn bản, giúp các tổ chức và cơ quan hoạt động và phát triển hiệu quả hơn

3 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

3.1 Mục tiêu nghiên cứu

Đề xuất một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo và quản lý văn bản tại Học viện Hành chính Quốc gia

3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu

Để thực hiện mục đích nghiên cứu trên, đề tài thực hiện những nhiệm vụ nghiên cứu sau:

Nghiên cứu một số vấn đề chung về soạn thảo và quản lý văn bản

Đánh giá thực trạng công tác soạn thảo và quản lý văn bản tại Học viện Hành chính Quốc gia

Đề xuất một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo và quản lý văn bản tại Học viện Hành chính Quốc gia

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

4.1 Đối tượng nghiên cứu

Công tác soạn thảo và quản lý văn bản tại Học viện Hành chính Quốc gia

4.2 Phạm vi nghiên cứu

Về không gian: Trụ sở chính Học viện Hành chính Quốc gia

Về thời gian: từ năm 2023 đến quý I năm 2024

Về nội dung: Văn bản hành chính tại trụ sở chính Học viện Hành chính Quốc

gia

5 Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp sưu tầm, thống kê số liệu: Tìm hiểu các công trình nghiên cứu trước đây về quá trình hình thành và phát triển của văn bản, văn bản quản lý [1, tr.30-31]

Phương pháp tổng kết kinh nghiệm: Phân tích và tổng hợp tất cả dữ liệu thu thập được từ các phương pháp trên để đưa ra kết luận và đề xuất biện pháp Điều này bao gồm việc phân tích dữ liệu số liệu từ khảo sát và so sánh đối chiếu với các tiêu chuẩn hoặc văn bản khác [1, tr.30-31]

Phương pháp toán học: Để tính toán, thống kê các số liệu khảo sát, dữ liệu tìm được trong quá trình nghiên cứu [1, tr.30-31]

Phương pháp phân tích lý luận: Để xem xét lại những thành quả thu được từ thực tiễn khảo sát qua các dữ liệu cụ thể ở chương 2, rút ra kết luận, cải tiến lý luận và phù hợp với thực tiễn ở chương 3 [1, tr.30-31]

Phương pháp khảo sát và trắc nghiệm: Sử dụng bảng câu hỏi được thiết kế để thu thập dữ liệu từ giảng viên liên quan đến công tác soạn thảo và quản lý văn bản Các câu hỏi sẽ tập trung vào việc đánh giá hiệu quả, nhận thức và đề xuất biện pháp khắc phục [1, tr.30-31]

Phương pháp quan sát: Thực hiện quan sát trực tiếp tại nơi làm việc để hiểu rõ hơn về quy trình soạn thảo và quản lý văn bản, cũng như cách thức tương tác và giao tiếp trong thực tế giữa các bộ phận liên quan [1, tr.30-31]

6 Giả thuyết nghiên cứu

Công tác soạn thảo và quản lý văn bản tại Học viện Hành chính Quốc gia đang được thực hiện bước đầu có hiệu quả Tuy nhiên, vẫn còn một số hạn chế về con người; trang thiết bị, cơ sở vật chất, kỹ thuật; quy trình soạn thảo và quản lý văn bản…

Nếu áp dụng đồng bộ một số giải pháp về công tác soạn thảo và quản lý văn bản tại Học viện Hành chính Quốc gia sẽ góp phần nâng cao hiệu quả của công tác soạn thảo và quản lý văn bản nói riêng và công tác văn thư nói chung

7 Đóng góp của đề tài

Đề tài giúp hệ thống hóa lý luận, nghiên cứu thực trạng soạn thảo và quản lý văn bản của Học viện Hành chính Quốc gia và đề xuất một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo và quản lý văn bản tại Học viện Hành chính Quốc gia làm tài liệu nghiên cứu cho sinh viên, giảng viên

8 Bố cục của đề tài

Ngoài phần mở đầu, phần kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục; đề tài kết cấu thành 3 chương, gồm:

Chương 1: Một số vấn đề chung về soạn thảo và quản lý văn bản

Chương 2: Thực trạng soạn thảo và quản lý văn bản tại Học viện Hành chính Quốc gia

Chương 3: Đề xuất một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo và quản lý văn bản tại Học viện Hành chính Quốc gia

CHƯƠNG 1

MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ SOẠN THẢO VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN 1.1 Một số vấn đề chung về soạn thảo và ban hành văn bản

1.1.1 Một số khái niệm cơ bản

1.1.1.1 Khái niệm văn bản

Văn bản là đối tượng nghiên cứu của nhiều ngành khoa học Tuỳ theo góc độ tiếp cận và nghiên cứu mà các ngành, lĩnh vực có những định nghĩa khác nhau về văn bản Trong hoạt động của con người, trao đổi thông tin là một nhu cầu không thể thiếu Con người đã và đang sử dụng nhiều phương tiện và cách thức khác nhau để ghi chép, thu nhận và truyền đạt thông tin khác nhau Trong đó văn bản là phương tiện quan trọng nhất và phổ biến nhất [1, 63]

Xét một cách tổng thể, văn bản phản ánh nhiều mặt của đời sống xã hội và được sử dụng để ghi chép, phản ánh các sự vật, hiện tượng xảy ra trong thực tiễn, các kinh nghiệm của con người trong quá trình lao động, sáng tạo và sản xuất Đồng thời văn bản cũng sử dụng để truyền đạt các quyết định quản lý và thu thập thông tin trong hoạt động quản lý [1, 63]

Các nhà nghiên cứu đã đưa ra các khái niệm về văn bản như sau:

Văn bản vừa là sản phẩm vừa là phương tiện của hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ ở dạng viết, thường là tập hợp của các câu, có tính trọn vẹn về nội dung, tính hoàn chỉnh về hình thức, tính chặt chẽ và hướng tới mục tiêu giao tiếp nhất định

Dưới góc độ văn bản học - một khoa học nghiên cứu về nguồn gốc, bản chất, đặc trưng của văn bản; nghiên cứu về ngôn ngữ, phương pháp, quy trình tạo lập văn bản, lịch sử văn bản thì khái niệm văn bản được hiểu theo nghĩa rộng nhất Theo PGS Vương Đình Quyền trong cuốn “Lý luận và phương pháp công tác văn thư” cho rằng:

“Văn bản là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu ngôn ngữ nhất định” [10, 63]

Theo TS Đỗ Thị Thanh Nga (Chủ biên), Tập bài giảng Tiếng Việt thực hành, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, 2018: “Văn bản là sản phẩm của hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ Nó có thể tồn tại ở hai dạng: nói và viết Ở dạng nói, thường gọi là ngôn bản Ở dạng viết, thường là gọi là văn bản” [7, tr.23]

Nhóm nghiên cứu thống nhất dùng khái niệm văn bản theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP để tiếp cận các nội dung có liên quan đến khái niệm văn bản trong

đề tài nghiên cứu: “Văn bản” là thông tin thành văn được truyền đạt bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu, hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và được trình bày đúng thể thức, kỹ thuật theo quy định [8, 63]

1.1.1.2 Khái niệm văn bản quản lý

Trong một xã hội phức tạp như hiện nay, văn bản quản lý đóng vai trò không thể phủ nhận trong việc tổ chức và điều hành các tổ chức, doanh nghiệp và cơ quan Để hiểu rõ hơn về văn bản quản lý, cần xem xét không chỉ về nội dung mà còn về vai trò và tầm quan trọng của chúng trong việc duy trì sự tổ chức và hiệu quả hoạt động của một tổ chức Do vậy, nhóm nghiên cứu rút ra khái niệm văn bản quản lý như sau:

“Văn bản quản lý là văn bản hình thành trong hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý và truyền đạt các thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý”

1.1.1.3 Khái niệm kĩ thuật soạn thảo văn bản

Kĩ thuật soạn thảo văn bản là quá trình sắp xếp, biên tập và định dạng thông tin vào các tài liệu văn bản như báo cáo, thư từ, văn kiện, tài liệu học thuật và nhiều loại tài liệu khác [2, 63] Nó bao gồm việc chọn lựa cấu trúc, font chữ, định dạng đoạn

văn và các phần từ khác để tạo ra một tài liệu hoàn chỉnh, dễ đọc và dễ hiểu

Kĩ thuật soạn thảo văn bản là tổng thể những quy tắc và phương pháp được sử dụng trong hoạt động xây dựng và ban hành văn bản [2, tr.133]

Quá trình này bao gồm các bước sau:

Thu thập thông tin: Trước hết, người soạn thảo văn bản thu thập thông tin và dữ liệu cần thiết để bắt đầu quá trình soạn thảo Điều này có thể bao gồm việc nghiên cứu, thu thập dữ liệu từ các nguồn khác nhau, và tìm hiểu về chủ đề cụ thể của văn bản

Lập kế hoạch và tổ chức: Người soạn thảo xác định mục tiêu và cấu trúc của văn bản Họ xác định các phần chính, lập kế hoạch cho nội dung và xác định trình tự logic để trình bày ý tưởng

Viết và biên soạn: Sau khi đã có kế hoạch, người soạn thảo bắt đầu viết và biên soạn nội dung của văn bản Họ chọn từ ngữ phù hợp, sắp xếp ý tưởng một cách logic, và tổ chức cấu trúc của văn bản

Chỉnh sửa và điều chỉnh: Sau khi hoàn thành bản nháp ban đầu, người soạn thảo tiến hành chỉnh sửa và điều chỉnh văn bản Họ kiểm tra và sửa các lỗi chính tả, ngữ pháp, cũng như điều chỉnh cấu trúc và từ ngữ để làm cho văn bản trở nên rõ ràng và chính xác hơn

Kiểm tra và đánh giá: Cuối cùng, người soạn thảo kiểm tra lại toàn bộ văn bản để đảm bảo rằng mọi thông tin đã được trình bày một cách đầy đủ và chính xác Họ cũng đánh giá nội dung của văn bản để đảm bảo rằng nó đáp ứng được mục tiêu và yêu cầu ban đầu

1.1.2 Chức năng của văn bản quản lý

Chức năng thông tin

Văn bản được tạo ra trước hết do nhu cầu giao tiếp, như vậy chức năng thông tin có ở tất cả các loại văn bản Đây là chức năng được nói đến đầu tiên, trước nhất và cũng là chức năng quan trọng nhất, bởi vì thông qua chức năng này thì các chức năng khác mới được thực hiện

Để văn bản có chức năng thông tin và làm tốt chức năng thông tin, trước khi ban hành văn bản, phải thu thập thông tin một cách nghiêm túc, trau chuốt ngôn ngữ để diễn đạt làm cho các thông tin chứa trong văn bản thỏa mãn yêu cầu đầy đủ, chính xác, kịp thời

Văn bản có chức năng lưu trữ và quản lý thông tin Văn bản quản lý cung cấp cơ sở dữ liệu thông tin quan trọng cho tổ chức Chúng được lưu trữ và quản lý một cách cẩn thận để đảm bảo tính minh bạch, truy cứu được và tuân thủ pháp luật

Văn bản quản lý thường đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát và đánh giá hoạt động của tổ chức Chúng cung cấp cơ sở để đánh giá hiệu quả, tuân thủ quy trình và tìm kiếm cơ hội cải tiến

Văn bản quản lý thường được sử dụng để ghi lại các thông tin quan trọng, sự kiện, quy trình và các quyết định của tổ chức

Văn bản quản lý thường chứa thông tin nhạy cảm hoặc quan trọng của tổ chức Do đó, việc bảo mật và quản lý văn bản một cách an toàn là một trong những chức năng quan trọng của văn bản quản lý

Chức năng quản lý

Đây là chức năng có ở những văn bản được sản sinh trong môi trường quản lý Chức năng quản lý của văn bản thể hiện ở việc chúng tham gia vào tất cả các giai đoạn của quá trình quản lý

Quản lý là một quá trình bao gồm nhiều khâu từ hoạch định, xây dựng, tổ chức, xây dựng biên chế, ra quyết định, tổ chức thực hiện quyết định, kiểm tra đánh giá Trong tất cả các khâu nói trên, khâu nào cũng cần có sự tham gia của văn bản; trong hoạt động quản lý xã hội hiện đại thì mọi quyết định quản lý đều phải thể hiện bằng văn bản Như vậy văn bản là một công cụ đầy hiệu lực trong một quá trình quản lý

Văn bản quản lý thường chứa thông tin về các quy trình và hướng dẫn về cách thức hoạt động của tổ chức, giúp định rõ vai trò, trách nhiệm và quyền lợi của từng cá nhân trong tổ chức

Để văn bản thực hiện tốt chức năng quản lý, quá trình thương thảo văn bản phải nghiêm túc, văn bản phải đầy đủ yêu cầu về thể thức và phải được ban hành kịp thời

Chức năng văn hóa – xã hội

Văn hóa là tổng thể giá trị vật chất và tinh thần do con người sáng tạo ra trong quá trình lao động quản lý, nó được dùng làm một phương tiện để ghi chép lại những kinh nghiệm quản lý, kinh nghiệm lao động sản xuất từ thế hệ này sang thế hệ khác Với ý nghĩa ấy, văn bản luôn có chức năng văn hóa

Khi có chức năng văn hóa thì liền sau đó văn bản làm chức năng văn hóa, điều đó bắt buộc mọi người sử dụng văn bản phải làm cho văn bản có tính văn hóa Soạn thảo văn bản càng nghiêm túc bao nhiêu thì tính văn hóa của văn bản càng nhiều bấy nhiêu

Văn bản quản lý cũng được sử dụng để truyền đạt thông tin giữa các bộ phận trong tổ chức và giữa tổ chức với bên ngoài Các thông báo, thông tin chi tiết và yêu cầu thường được gửi đi qua các văn bản này

Tóm lại, văn bản quản lý đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức, lưu trữ, truyền đạt và kiểm soát thông tin trong tổ chức để đảm bảo hoạt động được thực hiện một cách hiệu quả và tuân thủ các quy định

1.1.3 Vai trò của văn bản quản lý

Sự ra đời của một văn bản nói chung bị chi phối bởi rất nhiều các yếu trong quá trình giao tiếp như: mục đích giao tiếp, hoàn cảnh giao tiếp, nhân vật giao tiếp, cách thức giao tiếp và phương tiện giao tiếp Sự phân loại văn bản có thể dựa vào nhiều tiêu chí khác nhau

Văn bản quản lý đóng vai trò quan trọng trong nhiều khía cạnh của hoạt động tổ chức.

Văn bản quản lý là nền tảng quan trọng trong việc hướng dẫn và điều hành mọi tổ chức, qua việc cung cấp các hướng dẫn, quy định và thủ tục cần thiết Chúng làm rõ trách nhiệm và quyền hạn, giúp tổ chức hoạt động một cách hiệu quả và có tổ chức

Các văn bản này còn là phương tiện giao tiếp chính thức, đảm bảo thông tin được truyền đạt một cách rõ ràng và chính xác, giúp mọi người trong tổ chức hiểu và tuân theo các quy định một cách nhất quán

Là tài liệu lưu trữ, văn bản quản lý giúp tổ chức có thể tham khảo lại quyết định trước đây, học hỏi từ kinh nghiệm và duy trì sự nhất quán trong quyết định và hành động

Văn bản quản lý cũng đảm bảo tổ chức tuân thủ pháp luật, giảm thiểu rủi ro pháp lý và tăng cường tính minh bạch, góp phần xây dựng niềm tin với các bên liên quan Chúng cung cấp cơ sở đánh giá và kiểm soát hiệu suất làm việc, qua đó giúp tổ chức theo dõi tiến độ và điều chỉnh chiến lược kịp thời, đồng thời là cơ sở để phân phối quyền lực và ủy quyền, tăng cường hiệu quả và linh hoạt trong quản lý

Văn bản quản lý thường chứa các điều khoản và quy định để bảo vệ quyền lợi và trách nhiệm của cả tổ chức và cá nhân thành viên Chúng giúp đảm bảo rằng mọi người trong tổ chức đều biết và tuân thủ các quy định và chính sách của tổ chức

Tóm lại, vai trò của văn bản quản lý là tạo ra một hệ thống thông tin cơ bản, hướng dẫn hoạt động, truyền đạt thông tin và đảm bảo tính tuân thủ và hiệu quả của tổ chức

1.1.4 Những yêu cầu về kĩ thuật soạn thảo văn bản

1.1.4.1 Yêu cầu về thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản

Thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản được nêu tại Nghị định số CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư quy định như sau:

30/2020/NĐ-1 Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chính áp dụng đối với tất cả các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định

2 Thể thức văn bản hành chính bao gồm các thành phần chính a) Quốc hiệu và Tiêu ngữ

b) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản c) Số, ký hiệu của văn bản

d) Địa danh và thời gian ban hành văn bản đ) Tên loại và trích yếu nội dung văn bản e) Nội dung văn bản

g) Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền h) Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức

d) Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax

4 Thể thức văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Nghị định này

Kỹ thuật trình bày văn bản bao gồm: Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, vị trí trình bày các thành phần thể thức, số trang văn bản

Kỹ thuật trình bày văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Nghị định này Viết hoa trong văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục II Nghị định này Chữ viết tắt tên loại văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục III Nghị định này

1.1.4.2 Yêu cầu về nội dung văn bản

Nội dung văn bản cần đảm bảo các yêu cầu sau đây: 1) Nội dung văn bản phải đúng thẩm quyền

Thẩm quyền ban hành văn bản quản lý nhà nước được xem xét trên cả hai phương diện: hình thức và nội dung văn bản

Thẩm quyền về ban hành hình thức văn bản có nghĩa là cơ quan, tổ chức chỉ được ban hành những hình thức - thể loại văn bản được luật pháp quy định Ví dụ: ngoài Quốc hội, không có cơ quan nào được ban hành Hiến pháp, luật

Thẩm quyền về nội dung có nghĩa là chủ thể quản lý chỉ được phép ban hành văn bản để giải quyết những vấn đề, sự việc mà theo pháp luật chủ thể đó có thẩm quyền giải quyết Nội dung văn bản ban hành không được trái với Hiến pháp, pháp luật hiện hành và các quy định của cấp trên

Văn bản đúng thẩm quyền sẽ đảm bảo tính hợp pháp của văn bản Trong đó, được ban hành trên cơ sở các căn cứ xác thực Nội dung văn bản ban hành không được mâu thuẫn, trái với quy định của Hiến pháp, pháp luật hiện hành và phù hợp với nội dung văn bản của các cơ quan nhà nước cấp trên Đặc biệt đối với văn bản quy phạm pháp luật, nội dung của văn bản quy phạm pháp luật phải được trình bày dưới dạng các quy phạm pháp luật Nội dung của quy phạm pháp luật phải chặt chẽ, rõ ràng, chính xác và luôn được hiểu thống nhất Diễn đạt quy phạm pháp luật là một bộ phận quan trọng của khoa học pháp lý, đòi hỏi người soạn thảo văn bản phải có một trình độ pháp lý nhất định, kiến thức tổng hợp nhiều mặt và kĩ thuật sử dụng ngôn ngữ hành chính - công vụ tương ứng

2) Văn bản quản lý nhà nước được ban hành phải hướng tới mục đích nhất định Mục đích cao nhất khi ban hành văn bản quản lý nhà nước là nhằm điều chỉnh các mối quan hệ xã hội, quan hệ nội bộ tổ chức hoặc giải quyết công vụ trong phạm vi quản lý của cơ quan ban hành Đồng thời văn bản phải thể hiện rõ mục đích chính trị

trong nội dung tức là hướng tới việc thực hiện phương châm, đường lối, chính sách của Đảng cầm quyền đã đề ra

Để đảm bảo yêu cầu này, trước khi soạn thảo văn bản cần xác định rõ: Văn bản này có thực sự cần thiết phải ban hành hay không? Văn bản ban hành để làm gì? Nhằm giải quyết vấn đề gì? Giới hạn vấn đề đến đâu? Lời giải của các câu hỏi trên sẽ là định hướng cơ bản cho người thảo, người tham gia góp ý kiến và người duyệt, kí văn bản trong quá trình soạn thảo

3) Một văn bản có tính khoa học

Tính khoa học được hiểu là phải đảm bảo có đủ lượng thông tin pháp lý và thông tin thực tế cần thiết Các thông tin này phải được xử lý và đảm bảo chính xác, đầy đủ sự kiện và số liệu Phải có sự nhất quán, logic về chủ đề, không có sự mâu thuẫn, chồng chéo giữa các ý; Kết cấu hợp lý, chặt chẽ; Nội dung của văn bản phải là một bộ phận cấu thành hữu cơ của hệ thống văn bản quản lý nhà nước nói chung

Ngoài ra, người soạn thảo phải khách quan, không được lồng quan điểm, tư tưởng của cá nhân hoặc động cơ vụ lợi vào văn bản

4) Tính khả thi

Tính khả thi là một yêu cầu quan trọng đối với văn bản, đảm bảo tính hiệu quả cho văn bản Văn bản ban hành phải phù hợp với hoàn cảnh thực tế, với quy luật phát triển của sự vật, hiện tượng có liên quan, phải giải quyết hài hòa các lợi ích, hiệu quả to lớn về chính trị, kinh tế, xã hội

Những văn bản ban hành không có tính khả thi là nội dung không phù hợp với thực tế, mang tính chủ quan, duy ý chí hoặc có những lổ hổng, kẽ hở, gây khó khăn cho việc thực thi Điều này đã dẫn đến tình trạng văn bản vừa mới ban hành đã phải sửa đổi, bổ sung hoặc hủy bỏ để thay thế bằng một văn bản khác Vì vậy, trong việc soạn thảo và ban hành các văn bản về chủ trương, đường lối, chính sách, luật pháp của Đảng và Nhà nước, cần coi trọng công tác điều tra, nghiên cứu, tổng kết thực tế về những vấn đề có liên quan đến nội dung văn bản dự định ban hành Mặt khác, nội dung văn bản phải đưa ra những yêu cầu về trách nhiệm thi hành hợp lý, phù hợp với trình độ, năng lực, khả năng vật chất của chủ thể thi hành Bên cạnh đó, việc kết hợp

đúng đắn và hợp lý các yêu cầu nêu trên về tính mục đích, tính hợp pháp và tính khoa học cũng làm cho văn bản có tính khả thi

➢ Yêu cầu về bố cục văn bản a Phần mở đầu

Phần mở đầu của văn bản thường nêu mục đích, lý do ban hành Trong đó nêu những cơ sở pháp lý, cơ sở thực tiễn của việc ban hành văn bản đó

b Phần nội dung

Đây là phần quan trọng của văn bản và được trình bày tùy theo kết cấu nội dung của từng loại văn bản khác nhau Tùy theo thể loại và nội dung mà văn bản có thể có các phần căn cứ pháp lý để ban hành Văn bản có thể được bố cục thành chương, mục, Điều, khoản, điểm hoặc được chia thành các phần, mục từ lớn đến nhỏ theo một trình tự nhất định:

- Nghị quyết (cá biệt): Điều, khoản, điểm hoặc khoản, điểm; - Quyết định (cá biệt): Điều, khoản, điểm;

- Quy chế kèm theo Quyết định có bố cục: chương, mục, điều, khoản, điểm; - Chỉ thị (cá biệt): khoản, điểm;

- Các văn bản hành chính khác: phần, mục, khoản, điểm hoặc theo khoản, điểm

Đối với các văn bản có bố cục theo phần, chương, mục, điều thì các phần, chương, mục, điều phải có tiêu đề

1.1.4.3 Yêu cầu về hình thức văn bản

Hình thức văn bản là thể loại văn bản mang tính hoàn chỉnh và thống nhất giữa mặt biểu hiện bên ngoài với nội dung hàm chứa của mỗi văn bản

Văn bản ban hành phải đúng hình thức, nghĩa là phải căn cứ vào nội dung mà chọn hình thức cho phù hợp để đạt được mục đích ban hành văn bản Bên cạnh đó, cơ quan, tổ chức chỉ được ban hành những hình thức văn bản phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền [15, 64]

1.1.4.4 Yêu cầu về ngôn ngữ văn bản

➢ Văn phong và ngôn ngữ văn bản

Phong cách ngôn ngữ hành chính là phong cách của tiếng Việt gọt rũa dùng trong các văn bản thuộc phạm vi công tác quản lý, tổ chức, điều hành và giao dịch của các cơ quan, đoàn thể, hiệp hội, tổ chức, công dân trong nước và quốc tế

Văn phong trong văn bản quản lý là văn viết nên hiệu quả truyền đạt thông tin chủ yếu phụ thuộc vào việc lựa chọn các thuật ngữ và cách hành văn của người soạn thảo Những yêu cầu về mặt văn phong hành chính công vụ phải đảm bảo những yêu cầu sau:

– Tính chính xác, rõ ràng, mạch lạc; – Tính phổ thông, đại chúng;

– Tính khách quan;

– Tính trang trọng, lịch sự; – Tính khuôn mẫu

Thực tế cho thấy, nếu lựa chọn từ ngữ và văn phong không thích hợp cho từng loại văn bản sẽ làm hạn chế việc truyền đạt và tiếp nhận thông tin qua văn bản, dẫn đến không đạt được mục đích của việc ban hành văn bản Tuỳ theo thể loại, phạm vi và đối tượng tác động của văn bản mà người soạn thảo sử dụng ngôn ngữ và cách hành văn sao cho phù hợp để đạt được mục đích của chủ thể ban hành Ngôn ngữ sử dụng phải chính xác, phổ thông, diễn đạt phải đơn giản, dễ hiểu

Nội dung văn bản phải được diễn đạt một cách rõ ràng, dễ hiểu, phù hợp với trình độ dân trí, sao cho mọi đối tượng có liên quan đến việc chấp hành và thi hành văn bản đều có thể nắm hiểu nội dung văn bản được đúng đắn và thống nhất Yêu cầu này đặt ra là do văn bản quản lý nhà nước, nhất là các văn bản ban hành về chủ trương, chính sách và luật pháp có đối tượng thi hành rộng với trình độ nhận thức không đồng đều Một văn bản ban hành có rõ ràng và dễ hiểu hay không thường tùy thuộc vào phương pháp diễn đạt và từ ngữ mà người soạn thảo sử dụng

Ngắn gọn là một yêu cầu được đặt ra đối với việc soạn thảo văn bản quản lý nhà nước nói chung Văn bản viết ngắn gọn sẽ giúp cho người giải quyết rút ngắn được thời gian đọc, tạo thuận lợi cho việc nắm hiểu nội dung văn bản và giải quyết văn bản đó Ngoài ra, còn góp phần tiết kiệm văn phòng phẩm và công sức của cán bộ làm

công tác in ấn Điều này sẽ thực sự có ý nghĩa đối với những cơ quan lớn mà mỗi văn bản ban hành phải sao in thành nhiều bản để gửi cho các cơ quan, đơn vị hữu quan

Viết ngắn gọn là phong cách mang tính đặc thù của văn bản hành chính công vụ Tuy nhiên, yêu cầu này chỉ mang tính tương đối và phải thực hiện trên cơ sở nội dung văn bản được trình bày một cách đầy đủ, chính xác, rõ ràng và dễ hiểu Cần tránh khuynh hướng vì nhằm đảm bảo cho văn bản được ngắn gọn mà lược bỏ bớt những ý tưởng và thông tin cần thiết, khiến cho nội dung văn bản thiếu hoàn chỉnh, bị méo mó, khó hiểu và không đạt được mục đích đề ra cho việc ban hành văn bản đó

➢ Về cơ bản, việc sử dụng ngôn ngữ và kết cấu các loại văn bản nên tuân theo những yêu cầu sau đây:

- Yêu cầu về viết câu:

Câu văn viết dài hay ngắn phụ thuộc vào cách hành văn của người soạn thảo (đôi khi phụ thuộc vào người duyệt văn bản) và loại văn bản Dù câu văn dài hay ngắn đều phải có đầy đủ các thành phần cơ bản của câu (chủ ngữ, vị ngữ và các thành phần khác), không được có từ thừa Đối với các loại văn bản quản lý nhà nước nên sử dụng câu tường thuật đơn để diễn đạt Trong trường hợp cần thiết phải sử dụng câu tường thuật phức (nhiều mệnh đề, nhiều bộ phận) cần chú ý tách câu một cách hợp lý Trong văn bản quản lý nhà nước, không sử dụng câu nghi vấn và câu biểu cảm Tuy nhiên, trong một số loại giấy tờ người ta thường sử dụng loại câu này để biểu lộ tình cảm như các loại đơn, thư, điếu văn, diễn văn, bài phát biểu

- Yêu cầu về nghĩa của câu:

Trong văn bản, câu văn viết phải có nghĩa Nghĩa của câu phải phù hợp với tư duy của người Việt Nam Để khắc phục hiện tượng các câu sai về ngữ nghĩa, khi đặt câu cần chú ý cho câu đạt được những yêu cầu sau đây:

+ Câu phải phản ánh đúng quan hệ trong thế giới khách quan;

+ Quan hệ giữa các thành phần trong câu, các vế câu phải hợp logic;

+ Quan hệ giữa các thành phần đẳng lập phải là quan hệ đồng loại cùng phạm trù ngữ nghĩa

Nghĩa của câu phải phù hợp với chủ đề chung và chủ đề bộ phận của văn bản Đó là cơ sở để tạo tính trọn vẹn về nội dung

Để hoàn thiện về mặt hình thức của văn bản, đòi hỏi người soạn thảo phải biết sử dụng các từ để liên kết các câu, các đoạn văn với nhau trong một văn bản để tạo thành một thể thống nhất về hình thức

Dấu câu là một bộ phận của câu Trong tiếng Việt có nhiều loại dấu câu như: dấu chấm (.), dấu phẩy (,), dấu chấm phẩy (;), dấu hỏi chấm (?), dấu chấm than (!), dấu hai chấm (:), dấu ngoặc đơn (( )), dấu ngoặc kép (“ ”), dấu ba chấm (…)… Mỗi loại dấu câu có chức năng riêng Trong văn bản cần sử dụng dấu câu một cách chính xác và hợp lý Thận trọng khi dùng các dấu hỏi chấm (?), dấu ba chấm (…)

Bên cạnh việc sử dụng dấu câu để ngắt các thành phần trong một câu, còn cần sử dụng dấu câu để ngắt đoạn Việc sử dụng dấu ngắt đoạn đúng không những giúp cho văn bản hoàn thiện về mặt hình thức mà còn tăng hiệu quả về nội dung, ngược lại sẽ làm giảm hiệu quả truyền đạt thông tin của văn bản

- Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu

- Dùng từ ngữ phổ thông; không dùng từ ngữ địa phương và từ ngữ nước ngoài nếu không thực sự cần thiết Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung thì phải được giải thích trong văn bản

- Không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng Đối với những từ, cụm từ được sử dụng nhiều lần trong văn bản thì có thể viết tắt nhưng các chữ viết tắt lần đầu của từ, cụm từ phải được đặt trong ngoặc đơn ngay sau từ, cụm từ đó

- Việc viết hoa được thực hiện theo quy tắc chính tả tiếng Việt

- Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, trích yếu nội dung văn bản; số, ký hiệu văn bản; ngày, tháng, năm ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản (trừ trường hợp đối với luật và pháp lệnh); trong các lần viện dẫn tiếp theo, có thể ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản đó

Cần lưu ý một số điểm sau:

- Sử dụng thời hiện tại, quá khứ và tương lai đúng với nội dung mà văn bản muốn thể hiện

- Các hành vi của chủ thể pháp luật xảy ra ở những thời điểm khác nhau

- Các quy phạm pháp luật phần lớn chỉ áp dụng đối với các hành vi xảy ra sau khi quy phạm pháp luật được ban hành có hiệu lực, trừ rất ít những quy phạm có hiệu lực hồi tố

- Khi diễn đạt một quy phạm pháp luật thì cần chú ý đến việc xác định thời điểm hành vi mà quy định chúng ta cần soạn thảo sẽ điều chỉnh Điều này được thực hiện một cách chính xác nếu chúng ta sử dụng đúng các thời quá khứ, hiện tại, tương lai Không ít các văn bản không chú ý đến vấn đề này nên dễ dẫn đến sự hiểu sai và áp dụng sai các quy định được ban hành

- Bảo đảm độ chính xác cao nhất về chính tả và thuật ngữ

- Cách diễn đạt một quy phạm pháp luật phải bảo đảm độ chính xác về chính tả và thuật ngữ Sai sót chính tả có thể xử lý được dễ dàng bởi đội ngũ biên tập, sai sót về thuật ngữ thì chỉ có các nhà soạn thảo mới khắc phục được

- Khi soạn thảo văn bản, người soạn thảo có những tư tưởng riêng của mình nên họ biết cần dùng thuật ngữ nào cho phù hợp, phản ánh đúng nội dung các quy định cần soạn thảo

1.1.4.5 Yêu cầu về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản ➢ Chuẩn bị

- Phân công soạn thảo: Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo Việc phân công dựa trên chức năng, nhiệm vụ, vị trí việc làm

- Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm thực hiện các công việc sau: + Xác định mục đích, tính chất, nội dung của vấn đề cần ra văn bản; + Xác định tên loại, trích yếu nội dung của văn bản;

+ Xác định nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản;

+ Thu thập thông tin, phân tích, lựa chọn các thông tin cần thiết có liên quan tới nội dung văn bản;

+ Xây dựng đề cương và soạn thảo văn bản

➢ Xây dựng dự thảo văn bản phù hợp với hình thức, thể thức văn bản theo quy định

Căn cứ vào mục đích của văn bản và thông tin đã thu thập để soạn thảo văn bản Soạn thảo xong phải kiểm tra về thể thức, kĩ thuật trình bày theo quy định hiện hành; kiểm tra mục đích đạt được của văn bản

Văn bản có tính chất quan trọng, nội dung phức tạp, ảnh hưởng tới nhiều đối tượng thực hiện (Ví dụ: Quy chế chi tiêu nội bộ; quy chế văn thư lưu trữ; quy chế nghiên cứu khoa học công nghệ ) thì trong trường hợp cần thiết có thể đềss xuất với

người đứng đầu cơ quan, tổ chức việc tham khảo ý kiến của các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân có liên quan; tổ chức xin ý kiến góp ý của các đơn vị, cá nhân có liên quan (Góp ý bằng văn bản; họp; xin ý kiến chuyên gia) Đơn vị chủ trì có trách nhiệm tổng hợp, chỉnh sửa Nếu còn ý kiến chưa thống nhất và ảnh hưởng tới nhiều mối quan hệ, nguồn lực thì có văn bản tổng hợp và giải trình

➢ Trình duyệt văn bản

- Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về nội dung văn bản trước Thủ trưởng cơ quan và trước pháp luật Thông thường người duyệt ký nháy vào chữ cuối cùng nội dung văn bản sau dấu (./.)

- Chánh Văn phòng (ở những cơ quan có Văn phòng) hoặc Trưởng phòng Hành chính (ở những cơ quan, tổ chức không có văn phòng); người được giao trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức quản lý công tác văn thư ở các cơ quan, tổ chức khác phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản Người duyệt thường ký nháy vào cuối nơi nhận

- Thủ trưởng cơ quan (hoặc cấp Phó phụ trách lĩnh vực) duyệt và ký ban hành + Cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng: Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả các loại văn bản của cơ quan, tổ chức Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho cấp phó của mình ký thay (KT.) các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách Người ký thay phải chịu trách nhiệm trước thủ trưởng cơ quan và trước pháp luật

+ Cơ quan làm việc theo chế độ tập thể: Đối với những vấn đề quan trọng của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật hoặc Điều lệ của tổ chức phải thảo luận tập thể và quyết định theo đa số thì người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt (TM) tập thể lãnh đạo ký văn bản của cơ quan, tổ chức Cấp phó của người đứng đầu và các thành viên giữ chức vụ lãnh đạo khác được thay mặt tập thể ký thay (KT) người đứng đầu cơ quan, tổ chức những văn bản được ủy quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách

+ Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể ủy quyền cho cán bộ phụ trách dưới mình một cấp ký thừa ủy quyền (TUQ) một số văn bản mà mình phải ký Việc giao ký thừa ủy quyền phải được quy định bằng văn bản (Giấy ủy quyền) và giới hạn trong một thời gian nhất định Người được ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký

+ Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc trưởng một đơn vị ký thừa lệnh (TL.) một số loại văn bản Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy trình hoạt động hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức

Lưu ý: Khi ký văn bản không dùng bút chì, không dùng mực đỏ, hoặc thứ mực dễ phai Để phân biệt với bản gốc, người ký nên ký bằng bút mực xanh; Khi trình duyệt bản thảo phải kèm theo tài liệu có liên quan (Hồ sơ trình ký); Trường hợp nếu thấy cần sửa đổi, bổ sung bản thảo đã được duyệt phải trình người duyệt xem lại quyết định Lần trình sau phải mang bản thảo có bút tích sửa lần trước đó để đối chiếu

1.2 Một số vấn đề chung về quản lý văn bản

1.2.1 Khái niệm và các yêu cầu của quản lý văn bản đi và văn bản đến

Quản lý là việc quản trị của một tổ chức, cho dù đó là một doanh nghiệp, một tổ chức phi lợi nhuận hoặc cơ quan chính phủ Quản lý bao gồm các hoạt động thiết

lập chiến lược của một tổ chức và điều phối các nỗ lực của nhân viên để hoàn thành các mục tiêu của mình thông qua việc áp dụng các nguồn lực sẵn có, như tài chính, tự nhiên, vật lực, công nghệ và nhân lực Thuật ngữ "quản lý" cũng có thể chỉ những người quản lý một tổ chức

Quản lý là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, điều hành và kiểm soát các tài nguyên và hoạt động của một tổ chức hoặc một nhóm người để đạt được các mục tiêu cụ thể Quản lý là một lĩnh vực rộng lớn, áp dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau như

doanh nghiệp, chính phủ, tổ chức phi lợi nhuận, và cá nhân

Quản lý là một quá trình liên tục và linh hoạt, yêu cầu sự linh hoạt và sáng tạo để đối phó với các thách thức và cơ hội mới Đồng thời, quản lý cũng liên quan đến

việc tương tác và thúc đẩy hiệu suất của con người trong tổ chức thông qua việc lãnh đạo, phát triển kỹ năng, và xây dựng một môi trường làm việc tích cực

Quản lý văn bản là quá trình tổ chức, lưu trữ, và kiểm soát các tài liệu và thông tin văn bản trong một tổ chức hoặc hệ thống [14, 64] Quản lý văn bản đảm bảo rằng

các văn bản được sản xuất, truy cập, và sử dụng một cách hiệu quả và có tổ chức Nhóm nghiên cứu sử dụng khái niệm quản lý văn bản trong cuốn “Lý luận và

phương pháp công tác văn thư” của PGS.Vương Đình Quyền như sau: Quản lý văn bản là áp dụng các biện pháp nghiệp vụ nhằm tiếp nhận, chuyển giao nhanh chóng,

kịp thời, đảm bảo an toàn văn bản hình thành trong hoạt động hàng ngày của cơ quan, tổ chức [10, 63]

Việc quản lý văn bản đi cũng như văn bản đến đều phải đảm bảo các yêu cầu sau [10, tr.302-303]:

Thống nhất: Có nghĩa là các nghiệp vụ về xử lý văn bản như trình tự, thủ tục

tiếp nhận, chuyển giao văn bản đi, đến; về mẫu các loại sổ đăng ký văn bản và cách ghi chép, về quản lý văn bản, tài liệu mật đều phải tuân theo những quy định chung của các cơ quan có thẩm quyền, không được tùy tiện làm theo cách của riêng mình

Chính xác: Yêu cầu này được thể hiện trong việc tiếp nhận, chuyển giao, vào sổ

văn bản đi, đến; đòi hỏi các nghiệp vụ này phải được thực hiện chuẩn xác, không để sai sót, nhầm lẫn, như ghi sai địa chỉ nơi nhận văn bản; tác giả, số ký hiệu và ngày tháng của văn bản, chuyển văn bản không đúng đối tượng giải quyết hoặc thi hành Đây là một yêu cầu có ý nghĩa quan trọng đối với công tác văn thư nói chung, việc quản lý văn bản đi, đến nói riêng

Nhanh chóng, kịp thời: Sự nghiệp xây dựng đất nước giàu mạnh đòi hỏi mọi

lĩnh vực hoạt động của xã hội nói chung, Nhà nước nói riêng, trong đó có hoạt động quản lý cần được tiến hành đồng bộ, khẩn trương và đạt hiệu quả cao Có nghĩa là phải chạy đua với thời gian, tranh thủ từng giờ, từng phút, không để lãng phí Công văn, giấy tờ là phương tiện quan trọng của hoạt động quản lý, nếu được chuyển giao và giải quyết nhanh chóng, kịp thời sẽ góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan Đặc biệt đối với những văn bản cần giải quyết gấp trong thời hạn nhất định, nếu không được chuyển giao nhanh chóng, kịp thời sẽ có thể làm nhỡ công việc và sẽ gây nên tổn thất cho Nhà nước, đơn vị hoặc làm thiệt hại đến lợi ích của cán bộ, công dân Thực hiện yêu cầu này, đòi hỏi văn bản sau khi đã được thủ trưởng cơ quan ký ban hành phải nhanh chóng làm các thủ tục chuyển giao, không được chậm trễ, nhất là đối với văn bản khẩn, thượng khẩn và hỏa tốc; đối với văn bản đến, việc chu chuyển văn bản trong cơ quan phải đi theo con đường ngắn và hợp lý nhất

An toàn: An toàn có nghĩa là không để văn bản mất mát, thất lạc, hư hỏng và lộ

bí mật Yêu cầu này có liên quan đến nhiều khâu của công tác văn thư, như tiếp nhận, chuyển giao, giải quyết và lưu trữ văn bản Nhà nước đã ban hành nhiều quy định về đảm bảo an toàn văn bản, tài liệu Những quy định đó cần được các cơ quan, tổ chức cụ thể hóa và thực hiện nghiêm túc [11, 63]

1.2.2 Quản lý văn bản đi

1.2.2.1 Khái niệm văn bản đi

"Văn bản đi" được định nghĩa là tất cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành [12, 63]

1.2.2.2 Quy trình quản lý văn bản đi

➢ Bước 1: Cấp số, thời gian ban hành văn bản

Văn bản được cấp số dựa trên thứ tự thời gian ban hành trong năm, với số văn bản bắt đầu từ số 01 vào ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm Số và ký hiệu văn bản của cơ quan, tổ chức là duy nhất trong một năm, thống nhất

giữa văn bản giấy và văn bản điện tử

Thời gian ban hành được xác định sau khi văn bản đã được ký bởi người có thẩm quyền

➢ Bước 2: Đăng ký văn bản đi

Việc đăng ký văn bản đi phải đảm bảo thông tin cần thiết được ghi đầy đủ và chính xác

Có hai phương thức để đăng ký văn bản: thông qua sổ đăng ký hoặc thông qua hệ thống

a) Đăng ký văn bản bằng sổ: Văn thư của cơ quan sẽ ghi thông tin về văn bản vào sổ đăng ký văn bản đi theo mẫu quy định

b) Đăng ký văn bản bằng Hệ thống: Văn bản sẽ được in ra giấy đầy đủ thông tin theo mẫu sổ đăng ký văn bản đi và sau đó được đóng sổ để quản lý Văn bản mật được đăng ký theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước

➢ Bước 3: Nhân bản, đóng dấu, và ký số

Nhân bản, đóng dấu của cơ quan, tổ chức và dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn đối

với văn bản giấy:

a) Văn bản đi được nhân bản theo số lượng được quy định ở phần nơi nhận của văn bản

b) Việc đóng dấu của cơ quan, tổ chức và dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I của Nghị định này

Ký số của cơ quan, tổ chức đối với văn bản điện tử: Ký số của cơ quan, tổ chức được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I của Nghị định này

➢ Bước 4: Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

Văn bản đi phải hoàn thành thủ tục tại Văn thư cơ quan và được phát hành trong

ngày văn bản đó được ký, muộn nhất là vào ngày làm việc tiếp theo Văn bản khẩn cần phải được phát hành và gửi ngay sau khi ký văn bản

Việc phát hành văn bản mật phải đảm bảo bí mật nội dung theo quy định của

pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, đúng số lượng, thời gian và nơi nhận

Nếu văn bản đã được phát hành nhưng có sai sót về nội dung, phải được sửa đổi, thay thế bằng văn bản có hình thức tương đương Nếu có sai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành, phải được đính chính bằng công văn của cơ quan, tổ

chức ban hành văn bản

Thu hồi văn bản:

a) Đối với văn bản giấy, nếu nhận được thông báo thu hồi, bên nhận phải gửi lại văn bản đã nhận

b) Đối với văn bản điện tử, nếu nhận được thông báo thu hồi, bên nhận phải hủy

bỏ văn bản điện tử trên Hệ thống và thông báo qua hệ thống để bên gửi biết

Phát hành văn bản giấy từ văn bản được ký sổ của người có thẩm quyền: Văn thư cơ quan in văn bản đã được ký số của người có thẩm quyền ra giấy, đóng dấu của cơ quan để tạo bản chính văn bản giấy và phát hành văn bản

Trường hợp cần phát hành văn bản điện tử từ văn bản giấy: Văn thư cơ quan thực hiện theo quy định tại điểm c của khoản 1 Điều 25 của Nghị định này

➢ Bước 5: Lưu văn bản đi

Lưu văn bản giấy:

a) Bản gốc văn bản được lưu tại Văn thư cơ quan và phải được đóng dấu ngay sau khi phát hành, sắp xếp theo thứ tự đăng ký

b) Bản chính của văn bản được lưu tại hồ sơ công việc

Lưu văn bản điện tử:

a) Bản gốc văn bản điện tử phải được lưu trữ trên Hệ thống của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

b) Cơ quan, tổ chức có Hệ thống đáp ứng theo quy định tại Phụ lục VI của Nghị định này và các quy định của pháp luật có liên quan thì sử dụng và lưu trữ bản gốc văn bản điện tử trên Hệ thống thay cho văn bản giấy

c) Cơ quan, tổ chức có Hệ thống chưa đáp ứng theo quy định tại Phụ lục VI của Nghị định này và các quy định của pháp luật có liên quan thì Văn thư cơ quan tạo bản chính văn bản giấy theo quy định tại khoản 5 Điều 18 của Nghị định này để lưu tại Văn thư cơ quan và hồ sơ công việc

1.2.3 Quản lý văn bản đến

1.2.3.1 Khái niệm văn bản đến

“Văn bản đến” là tất cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức nhận được từ cơ quan, tổ chức, các nhân khác gửi đến [12, 63]

1.2.2.2 Quy trình quản lý văn bản đến

➢ Bước 1: Tiếp nhận văn bản đến

1 Đối với văn bản giấy

a) Văn thư cơ quan kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (Nếu có), nơi gửi; đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì Trường hợp phát hiện có sai sót hoặc dấu hiệu bất thường, Văn thư cơ quan báo ngay người có trách nhiệm giải quyết và thông báo cho nơi gửi văn bản

b) Tất cả văn bản giấy đến (Bao gồm cả văn bản có dấu chỉ độ mật) gửi cơ quan, tổ chức thuộc diện đăng ký tại Văn thư cơ quan phải được bóc bì, đóng dấu “ĐẾN”

Đối với văn bản gửi đích danh cá nhân hoặc tổ chức đoàn thể trong cơ quan, tổ chức thì Văn thư cơ quan chuyển cho nơi nhận (Không bóc bì) Những bì văn bản gửi đích danh cá nhân, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư cơ quan để đăng ký

c) Mẫu dấu “ĐẾN” được thực hiện theo quy định tại Phụ lục IV Nghị định này 2 Đối với văn bản điện tử

a) Văn thư cơ quan phải kiểm tra tính xác thực và toàn vẹn của văn bản điện tử và thực hiện tiếp nhận trên Hệ thống

b) Trường hợp văn bản điện tử không đáp ứng các quy định tại điểm a khoản này hoặc gửi sai nơi nhận thì cơ quan, tổ chức nhận văn bản phải trả lại cho cơ quan, tổ chức gửi văn bản trên hệ thống Trường hợp phát hiện có sai sót hoặc dấu hiệu bất

thường thì Văn thư cơ quan báo ngay người có trách nhiệm giải quyết và thông báo cho nơi gửi văn bản

c) Cơ quan, tổ chức nhận văn bản có trách nhiệm thông báo ngay trong ngày cho cơ quan, tổ chức gửi về việc đã nhận văn bản bằng chức năng của hệ thống

➢ Bước 2: Đăng ký văn bản đến

Việc đăng ký văn bản đến phải đảm bảo đầy đủ, rõ ràng, và chính xác các thông tin cần thiết theo mẫu sổ đăng ký văn bản đến hoặc theo thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản đến Những văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư cơ quan thì đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết, trừ những loại văn bản đến được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật

Số đến của văn bản được lấy liên tiếp theo thứ tự và trình tự thời gian tiếp nhận

văn bản trong năm, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử

Đăng ký văn bản:

a) Đăng ký văn bản đến bằng sổ: Văn thư cơ quan đăng ký văn bản vào sổ đăng ký văn bản đến Mẫu sổ đăng ký văn bản đến theo quy định tại Phụ lục IV của Nghị định này

b) Đăng ký văn bản đến bằng Hệ thống: Văn thư cơ quan tiếp nhận và đăng ký vào Hệ thống Trong trường hợp cần thiết, Văn thư cơ quan thực hiện số hóa văn bản đến theo quy định tại Phụ lục I của Nghị định này Văn thư cơ quan cập nhật vào Hệ thống các trường thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản đến theo quy định tại Phụ lục VI của Nghị định này Văn bản đến được đăng ký vào Hệ thống phải được in ra giấy đầy đủ các trường thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đến, ký nhận và đóng sổ để quản lý Văn bản mật được đăng ký theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước

➢ Bước 3: Trình, chuyển giao văn bản đến

Văn bản phải được Văn thư cơ quan trình trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo đến người có thẩm quyền chỉ đạo giải quyết và chuyển giao cho đơn vị hoặc cá nhân được giao xử lý Trong trường hợp đã xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân được giao xử lý, Văn thư cơ quan chuyển văn bản đến đơn vị, cá nhân xử lý theo quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được Việc chuyển giao văn bản phải bảo đảm chính xác và giữ bí mật nội dung văn bản

Căn cứ vào nội dung của văn bản đến, quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức; chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho đơn vị, cá nhân, người có thẩm quyền ghi ý kiến chỉ đạo giải quyết Đối với văn bản liên quan đến nhiều đơn vị hoặc cá nhân thì phải xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, phối hợp và thời hạn giải quyết

Trình và chuyển giao văn bản giấy: Ý kiến chỉ đạo giải quyết được ghi vào mục “Chuyển” trong dấu “ĐẾN” hoặc Phiếu giải quyết văn bản đến theo mẫu tại Phụ lục IV của Nghị định này Sau khi có ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền, văn bản đến được chuyển lại cho Văn thư cơ quan để đăng ký bổ sung thông tin, chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân được giao giải quyết Khi chuyển giao văn bản giấy đến cho đơn vị, cá nhân phải ký nhận văn bản

Trình và chuyển giao văn bản điện tử trên hệ thống: Văn thư cơ quan trình văn bản điện tử đến người có thẩm quyền chỉ đạo giải quyết trên hệ thống Người có thẩm quyền ghi ý kiến chỉ đạo giải quyết văn bản đến trên Hệ thống và cập nhật vào Hệ thống các thông tin: Đơn vị hoặc người nhận; ý kiến chỉ đạo, trạng thái xử lý văn bản; thời hạn giải quyết; chuyển văn bản cho đơn vị hoặc cá nhân được giao giải quyết Trong trường hợp văn bản điện tử gửi kèm văn bản giấy, Văn thư cơ quan thực hiện trình văn bản điện tử trên hệ thống và chuyển văn bản giấy đến đơn vị hoặc cá nhân được người có thẩm quyền giao chủ trì giải quyết

➢ Bước 4: Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn

bản đến và giao người có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

Khi nhận được văn bản đến, đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết văn bản đến theo thời hạn quy định tại quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức Những văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được giải quyết ngay

Tiểu kết chương 1

Thông qua việc tìm hiểu những khái niệm cơ bản trong quy trình soạn thảo và quản lý văn bản nhóm nghiên cứu đã làm rõ được vai trò, chức năng của văn bản Đồng thời, tìm hiểu và phân tích công tác soạn thảo văn bản cụ thể ở quy trình soạn thảo Cuối cùng nhóm nghiên cứu cũng chú trọng làm rõ vấn đề quản lý văn bản đi và văn bản đến tại cơ quan hành chính nhà nước nói chung Chương 1 đã làm rõ được những vấn đề cơ bản về lý luận chung và là tiền đề cho nhóm nghiên cứu phát triển đề tài cho các chương tiếp theo

Ngày 15 tháng 09 năm 2022, Chính phủ Việt Nam ban hành Nghị định số 63/2022/NĐ-CP quy định chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ Trong đó, quy định Trường Đại học Nội vụ Hà Nội sáp nhập vào Học viện Hành chính Quốc gia Ngày 19 tháng 12 năm 2022, Thủ tướng Chính phủ Việt Nam ban hành Quyết định số 27/2022/QĐ-TTg quy định chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Học viện Hành chính Quốc gia Trong đó, quyết định sáp nhập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội vào Học viện Hành chính Quốc gia Các quy định, quyết định sáp nhập này được thực hiện chính thức vào ngày 01 tháng 01 năm 2023

2.1.2 Cơ cấu tổ chức, bộ máy

Các khoa, ban, đơn vị trực thuộc Học viện I Các đơn vị thuộc, trực thuộc (cấp Vụ):

1 Văn phòng

2 Ban Tổ chức cán bộ 3 Ban Kế hoạch - Tài chính 4 Ban Hợp tác quốc tế 5 Ban Quản lý bồi dưỡng 6 Ban Quản lý đào tạo

7 Khoa Khoa học Hành chính và Tổ chức nhân sự/Khoa Hành chính học 8 Khoa Nhà nước và Pháp luật

9 Khoa Quản lý Xã hội 10 Khoa Quản lý Kinh tế

11 Khoa Quản trị Nguồn Nhân lực

12 Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng 13 Khoa Khoa học Liên ngành

14 Khoa Ngoại ngữ - Tin học

15 Viện Nghiên cứu Khoa học Hành chính 16 Tạp chí Quản lý Nhà Nước

17 Trung tâm Công nghệ và Thư viện

18 Trung tâm Khảo thí và đảm bảo chất lượng đào tạo, bồi dưỡng

19 Phân viện Học viện Hành chính Quốc gia tại Thành phố Hồ Chí Minh 20 Phân viện Học viện Hành chính Quốc gia tại tỉnh Quảng Nam

21 Phân viện Học viện Hành chính Quốc gia tại tỉnh Đắk Lắk II Các đơn vị do Giám đốc Học viện thành lập (Cấp phòng): • Văn phòng Đảng - Đoàn thể

• Các tổ chức chính trị - xã hội

• Công đoàn Học viện Hành chính Quốc gia

• Đoàn Thanh niên Cộng sản Học viện Hành chính Quốc gia • Hội Sinh viên, cựu Sinh viên Học viện Hành chính Quốc gia • Hội Cựu chiến binh Học viện Hành chính Quốc gia

• Hội Cựu giáo chức Học viện Hành chính Quốc gia

2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

Quyết định trên nêu rõ, Học viện Hành chính Quốc gia có các nhiệm vụ giúp Bộ Nội vụ tổ chức thực hiện chương trình, nội dung đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức về hành chính và quản lý nhà nước trên phạm vi cả nước theo quy định của pháp luật; bồi dưỡng kiến thức, kỹ năng quản lý nhà nước theo tiêu chuẩn ngạch công chức, chức danh nghề nghiệp viên chức theo quy định của pháp luật; bồi dưỡng kiến thức, kỹ năng theo yêu cầu vị trí việc làm lãnh đạo, quản lý, vị trí việc làm chuyên môn nghiệp vụ theo quy định của pháp luật Bên cạnh đó, Học viện bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, phương pháp sư phạm cho giảng viên quản lý nhà nước trong hệ thống cơ sở đào tạo, bồi dưỡng, nghiên cứu; bồi dưỡng kiến thức, kỹ năng, nghiệp vụ quản trị, hành chính, quản lý nhà nước cho lãnh đạo, quản lý, cán bộ, công chức, viên chức trong hệ thống chính trị và các đối tượng trong doanh nghiệp nhà nước; tham gia nghiên cứu, điều tra, khảo sát, đánh giá nhu cầu, chất lượng bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức; nghiên cứu, đề xuất phương hướng đổi mới và nâng cao chất lượng bồi dưỡng đáp ứng yêu cầu của quản lý nhà nước và nền công vụ; tổ chức tập huấn về nghiệp vụ quản lý đào tạo, bồi dưỡng cho cán bộ, công chức, viên chức làm công tác quản lý đào tạo, bồi dưỡng của các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, tổ chức chính trị - xã hội ở trung ương và các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương và một số nhiệm vụ khác theo chỉ đạo của Bộ trưởng Bộ Nội vụ Học viện cũng đào tạo trình độ đại học, thạc sĩ, tiến sĩ theo quy định của Luật Giáo dục đại học và pháp luật hiện hành; tổ chức biên soạn chương trình, tài liệu bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức theo nhiệm vụ, quyền hạn được giao và theo sự phân công của Bộ trưởng Bộ Nội vụ; xây dựng, ban hành và phát triển các chương trình, giáo trình, tài liệu phục vụ đào tạo đại học, sau đại học theo quy định của pháp luật,…

Nhà nước, trụ sở chính đặt tại thành phố Hà Nội và có tên giao dịch quốc tế bằng tiếng Anh là National Academy of Public Administration, viết tắt là NAPA

2.1.3.2 Nhiệm vụ và quyền hạn

Về bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức:

a) Giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ tổ chức thực hiện chương trình, nội dung đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức về hành chính và quản lý nhà nước trên phạm vi cả nước theo quy định của pháp luật;

b) Bồi dưỡng kiến thức, kỹ năng quản lý nhà nước theo tiêu chuẩn ngạch công chức, chức danh nghề nghiệp viên chức theo quy định của pháp luật;

c) Bồi dưỡng kiến thức, kỹ năng theo yêu cầu vị trí việc làm lãnh đạo, quản lý, vị trí việc làm chuyên môn nghiệp vụ theo quy định của pháp luật;

d) Bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, phương pháp sư phạm cho giảng viên quản lý nhà nước trong hệ thống cơ sở đào tạo, bồi dưỡng, nghiên cứu;

đ) Bồi dưỡng kiến thức, kỹ năng, nghiệp vụ quản trị, hành chính, quản lý nhà nước cho lãnh đạo, quản lý, cán bộ, công chức, viên chức trong hệ thống chính trị và các đối tượng trong doanh nghiệp nhà nước;

e) Tham gia nghiên cứu, điều tra, khảo sát, đánh giá nhu cầu, chất lượng bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức; nghiên cứu, đề xuất phương hướng đổi mới và nâng cao chất lượng bồi dưỡng đáp ứng yêu cầu của quản lý nhà nước và nền công vụ;

g) Tổ chức tập huấn về nghiệp vụ quản lý đào tạo, bồi dưỡng cho cán bộ, công chức, viên chức làm công tác quản lý đào tạo, bồi dưỡng của các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, tổ chức chính trị - xã hội ở trung ương và các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương và một số nhiệm vụ khác theo chỉ đạo của Bộ trưởng Bộ Nội vụ

Đào tạo trình độ đại học, thạc sĩ, tiến sĩ theo quy định của Luật Giáo dục đại học và pháp luật hiện hành:

Học viện Hành chính Quốc gia thực hiện chức năng đào tạo trình độ đại học, thạc sĩ và tiến sĩ theo đúng quy định của Luật Giáo dục đại học và các quy định pháp luật liên quan hiện hành Học viện cung cấp các chương trình giáo dục chất lượng cao, được thiết kế để đáp ứng nhu cầu đào tạo chuyên sâu trong lĩnh vực hành chính và quản lý nhà nước, đồng thời tuân thủ nghiêm ngặt các tiêu chuẩn giáo dục và pháp luật quy định

Về nghiên cứu khoa học:

a) Nghiên cứu khoa học hành chính, quản lý nhà nước và khoa học chính sách

phục vụ công tác giảng dạy của Học viện;

b) Nghiên cứu cung cấp các luận cứ khoa học về cải cách hành chính, cải cách công vụ, công chức, chính sách công, chiến lược, biện pháp nâng cao năng lực và chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức và tổ chức bộ máy hành chính nhà nước phù hợp với từng giai đoạn phát triển;

c) Tham gia xây dựng các chương trình, đề án thuộc lĩnh vực hành chính và quản lý nhà nước khi được cấp có thẩm quyền giao

Hợp tác quốc tế trong đào tạo, bồi dưỡng, trao đổi học thuật, nghiên cứu khoa học hành chính, quản lý nhà nước và các lĩnh vực liên quan:

Học viện Hành chính Quốc gia mở rộng quan hệ hợp tác quốc tế trong nhiều lĩnh vực như đào tạo, bồi dưỡng, trao đổi học thuật, và nghiên cứu khoa học liên quan đến hành chính và quản lý nhà nước Hợp tác này không chỉ góp phần nâng cao chất lượng giáo dục và nghiên cứu mà còn tạo cơ hội cho sinh viên và giảng viên tiếp cận với kiến thức, phương pháp tiên tiến từ các tổ chức giáo dục và nghiên cứu trên thế giới

Tổ chức biên soạn chương trình, tài liệu bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức theo nhiệm vụ, quyền hạn được giao và theo sự phân công của Bộ trưởng Bộ Nội vụ; xây dựng, ban hành và phát triển các chương trình, giáo trình, tài liệu phục vụ đào tạo đại học, sau đại học theo quy định của pháp luật:

Học viện Hành chính Quốc gia có trách nhiệm tổ chức biên soạn và phát triển chương trình, tài liệu bồi dưỡng cho cán bộ, công chức, viên chức dựa trên nhiệm vụ và quyền hạn từ Bộ trưởng Bộ Nội vụ Công việc này bao gồm việc xây dựng, ban hành chương trình giáo trình cho các cấp đào tạo từ đại học đến sau đại học, tuân thủ quy định của pháp luật, nhằm nâng cao chất lượng đào tạo và bồi dưỡng nguồn nhân lực trong lĩnh vực quản lý nhà nước và hành chính

Quản lý phôi và cấp các loại văn bằng, chứng chỉ thuộc lĩnh vực đào tạo, bồi dưỡng của Học viện theo quy định của pháp luật:

Học viện Hành chính Quốc gia có nhiệm vụ quản lý phôi và cấp các loại văn bằng, chứng chỉ cho sinh viên và học viên sau các khóa đào tạo, bồi dưỡng Quy trình