Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư, chính sách và quy định được thiết lập để quản lý và tổ chức công việc văn thư một cách hiệu quả trong các cơ quan, tổ chức
Tổng quan tình hình nghiên cứu
Vấn đề soạn thảo và quản lý văn bản đang nhận được nhiều sự quan tâm của các nhà khoa học và đã có nhiều công trình nghiên cứu về các khía cạnh khác nhau như hiệu lực văn bản, kĩ thuật soạn thảo, kĩ thuật nghiệp vụ hành chính, công tác văn thư Trong thời gian qua đã có nhiều tác giả nghiên cứu về các khía cạnh khác nhau của công tác soạn thảo và quản lý văn bản
Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Vũ Thị Hiền (2018), Soạn thảo và ban hành văn bản tại Học viện Hành chính Quốc gia Tác giả đã nhìn nhận đúng vấn đề nghiên cứu và khai thác tốt đề tài nhằm tìm ra những thiếu sót trong quá trình soạn thảo và ban hành văn bản tại Học viện Hành chính Quốc gia đồng thời đưa ra một số giải pháp trên quan điểm cá nhân của tác giả với mục đích giúp Học viện khắc phục một số vấn đề trong soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản
Bên cạnh đó, các công trình nghiên cứu có liên quan phải kể đến như:
Nguyễn Văn Hậu (2015), Kỹ năng nghiệp vụ hành chính, NXB Lao động, Hà
Nội Đoàn Thị Tâm (2015), Soạn thảo văn bản hành chính, NXB Đại học Sư phạm Thành phố Hồ Chí Minh
Ngô Sỹ Trung (2015), Soạn thảo văn bản hành chính, NXB Giao thông Vận tải,
Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Phan Huệ Dương (2018), Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại một số trường đại học trên địa bàn thành phố Hà Nội, Khóa luận tốt nghiệp, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Tác giả đã tìm hiểu tình hình công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính trên một số trường đại học trên địa bàn thành phố Hà Nội và định hướng cho việc phát triển kỹ năng soạn thảo và ban hành văn bản thông qua việc trau dồi kiến thức kinh nghiệm
Trong bài nghiên cứu, nhóm tác giả đã nghiên cứu tình hình và một số khái niệm có liên quan đến soạn thảo văn bản và văn thư, những khái niệm và lí luận chung là tiền đề cho nhiều bài nghiên cứu khoa học sau này
PGS.Vương Đình Quyền (2011), Lý luận và phương pháp công tác văn thư,
NXB Đại học Quốc gia, Hà Nội
Triệu Văn Cường (Chủ biên), Trần Việt Hà, Nguyễn Mạnh Cường, Chu Thị Hậu, Trịnh Thị Năm (2017), Giáo trình Văn thư, NXB Lao động, Hà Nội
Tác giả Trần Minh Huyền (2017) với luận văn “Hiệu quả công tác quản lý văn bản đi, đến tại Sở Y tế Hà Nội” Nêu lên thực trang quản lý văn bản tại Sở Y tế Hà
Nội, chỉ ra những kết quả đạt được và những hạn chế còn tồn tại, cuối cùng đưa ra những kiến nghị, giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn bản tại Sở Y tế Hà Nội
Nhìn chung, các công trình nghiên cứu nói trên đã đề cập một cách trực tiếp và gián tiếp đến vấn đề lý luận cụ thể về văn bản quản lý, kỹ thuật soạn thảo và ban hành văn bản, yêu cầu về thể thức và nội dung văn bản ở những mức độ và phạm vi khác nhau Các công trình nghiên cứu nói trên chính là nguồn tài liệu quan trọng để thực hiện đề tài này
Trên thực tế, đã có nhiều nghiên cứu về công tác soạn thảo văn bản, chủ yếu tập trung vào các văn bản tại cơ quan hành chính và cơ quan nhà nước Tuy nhiên, chưa có nghiên cứu nào đề cập đến việc soạn thảo và quản lý văn bản từ năm 2023 đến nay Do đó, đề tài của chúng tôi sẽ kế thừa các giá trị nghiên cứu của các tác giả trước, đồng thời phát triển và làm mới hướng nghiên cứu về công tác soạn thảo và quản lý văn bản Với sự tiếp nối của các nghiên cứu này, hy vọng sẽ mang lại những tiến bộ đáng kể trong việc nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác soạn thảo và quản lý văn bản, giúp các tổ chức và cơ quan hoạt động và phát triển hiệu quả hơn.
Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
3.1 Mục tiêu nghiên cứu Đề xuất một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo và quản lý văn bản tại Học viện Hành chính Quốc gia
3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu Để thực hiện mục đích nghiên cứu trên, đề tài thực hiện những nhiệm vụ nghiên cứu sau:
Nghiên cứu một số vấn đề chung về soạn thảo và quản lý văn bản Đánh giá thực trạng công tác soạn thảo và quản lý văn bản tại Học viện Hành chính Quốc gia Đề xuất một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo và quản lý văn bản tại Học viện Hành chính Quốc gia.
Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp sưu tầm, thống kê số liệu: Tìm hiểu các công trình nghiên cứu trước đây về quá trình hình thành và phát triển của văn bản, văn bản quản lý [1, tr.30- 31]
Phương pháp tổng kết kinh nghiệm: Phân tích và tổng hợp tất cả dữ liệu thu thập được từ các phương pháp trên để đưa ra kết luận và đề xuất biện pháp Điều này bao gồm việc phân tích dữ liệu số liệu từ khảo sát và so sánh đối chiếu với các tiêu chuẩn hoặc văn bản khác [1, tr.30-31]
Phương pháp toán học: Để tính toán, thống kê các số liệu khảo sát, dữ liệu tìm được trong quá trình nghiên cứu [1, tr.30-31]
Phương pháp phân tích lý luận: Để xem xét lại những thành quả thu được từ thực tiễn khảo sát qua các dữ liệu cụ thể ở chương 2, rút ra kết luận, cải tiến lý luận và phù hợp với thực tiễn ở chương 3 [1, tr.30-31]
Phương pháp khảo sát và trắc nghiệm: Sử dụng bảng câu hỏi được thiết kế để thu thập dữ liệu từ giảng viên liên quan đến công tác soạn thảo và quản lý văn bản Các câu hỏi sẽ tập trung vào việc đánh giá hiệu quả, nhận thức và đề xuất biện pháp khắc phục [1, tr.30-31]
Phương pháp quan sát: Thực hiện quan sát trực tiếp tại nơi làm việc để hiểu rõ hơn về quy trình soạn thảo và quản lý văn bản, cũng như cách thức tương tác và giao tiếp trong thực tế giữa các bộ phận liên quan [1, tr.30-31].
Giả thuyết nghiên cứu
Công tác soạn thảo và quản lý văn bản tại Học viện Hành chính Quốc gia đang được thực hiện bước đầu có hiệu quả Tuy nhiên, vẫn còn một số hạn chế về con người; trang thiết bị, cơ sở vật chất, kỹ thuật; quy trình soạn thảo và quản lý văn bản…
Nếu áp dụng đồng bộ một số giải pháp về công tác soạn thảo và quản lý văn bản tại Học viện Hành chính Quốc gia sẽ góp phần nâng cao hiệu quả của công tác soạn thảo và quản lý văn bản nói riêng và công tác văn thư nói chung.
Đóng góp của đề tài
Đề tài giúp hệ thống hóa lý luận, nghiên cứu thực trạng soạn thảo và quản lý văn bản của Học viện Hành chính Quốc gia và đề xuất một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo và quản lý văn bản tại Học viện Hành chính Quốc gia làm tài liệu nghiên cứu cho sinh viên, giảng viên.
Bố cục của đề tài
Ngoài phần mở đầu, phần kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục; đề tài kết cấu thành 3 chương, gồm:
Chương 1: Một số vấn đề chung về soạn thảo và quản lý văn bản
Chương 2: Thực trạng soạn thảo và quản lý văn bản tại Học viện Hành chính Quốc gia
Chương 3: Đề xuất một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo và quản lý văn bản tại Học viện Hành chính Quốc gia.
MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ SOẠN THẢO VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN
Một số vấn đề chung về soạn thảo và ban hành văn bản
1.1.1 Một số khái niệm cơ bản
Văn bản là đối tượng nghiên cứu của nhiều ngành khoa học Tuỳ theo góc độ tiếp cận và nghiên cứu mà các ngành, lĩnh vực có những định nghĩa khác nhau về văn bản Trong hoạt động của con người, trao đổi thông tin là một nhu cầu không thể thiếu Con người đã và đang sử dụng nhiều phương tiện và cách thức khác nhau để ghi chép, thu nhận và truyền đạt thông tin khác nhau Trong đó văn bản là phương tiện quan trọng nhất và phổ biến nhất [1, 63]
Xét một cách tổng thể, văn bản phản ánh nhiều mặt của đời sống xã hội và được sử dụng để ghi chép, phản ánh các sự vật, hiện tượng xảy ra trong thực tiễn, các kinh nghiệm của con người trong quá trình lao động, sáng tạo và sản xuất Đồng thời văn bản cũng sử dụng để truyền đạt các quyết định quản lý và thu thập thông tin trong hoạt động quản lý [1, 63]
Các nhà nghiên cứu đã đưa ra các khái niệm về văn bản như sau:
Văn bản vừa là sản phẩm vừa là phương tiện của hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ ở dạng viết, thường là tập hợp của các câu, có tính trọn vẹn về nội dung, tính hoàn chỉnh về hình thức, tính chặt chẽ và hướng tới mục tiêu giao tiếp nhất định
Theo các nhà nghiên cứu hành chính, văn bản là phương tiện ghi tin và truyền tin bằng ngôn ngữ hay kí hiệu ngôn ngữ nhất định [10, 63]
Văn bản là thông tin thành văn được truyền đạt bằng ngôn ngữ hoặc kí hiệu, hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và được trình bày đúng thể thức, kỹ thuật theo quy định [10, 63]
Dưới góc độ văn bản học - một khoa học nghiên cứu về nguồn gốc, bản chất, đặc trưng của văn bản; nghiên cứu về ngôn ngữ, phương pháp, quy trình tạo lập văn bản, lịch sử văn bản thì khái niệm văn bản được hiểu theo nghĩa rộng nhất Theo PGS Vương Đình Quyền trong cuốn “Lý luận và phương pháp công tác văn thư” cho rằng:
“Văn bản là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu ngôn ngữ nhất định” [10, 63]
Theo TS Đỗ Thị Thanh Nga (Chủ biên), Tập bài giảng Tiếng Việt thực hành,
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, 2018: “Văn bản là sản phẩm của hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ Nó có thể tồn tại ở hai dạng: nói và viết Ở dạng nói, thường gọi là ngôn bản Ở dạng viết, thường là gọi là văn bản” [7, tr.23]
Nhóm nghiên cứu thống nhất dùng khái niệm văn bản theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP để tiếp cận các nội dung có liên quan đến khái niệm văn bản trong đề tài nghiên cứu: “Văn bản” là thông tin thành văn được truyền đạt bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu, hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và được trình bày đúng thể thức, kỹ thuật theo quy định [8, 63]
1.1.1.2 Khái niệm văn bản quản lý
Trong một xã hội phức tạp như hiện nay, văn bản quản lý đóng vai trò không thể phủ nhận trong việc tổ chức và điều hành các tổ chức, doanh nghiệp và cơ quan Để hiểu rõ hơn về văn bản quản lý, cần xem xét không chỉ về nội dung mà còn về vai trò và tầm quan trọng của chúng trong việc duy trì sự tổ chức và hiệu quả hoạt động của một tổ chức Do vậy, nhóm nghiên cứu rút ra khái niệm văn bản quản lý như sau:
“Văn bản quản lý là văn bản hình thành trong hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý và truyền đạt các thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý”
1.1.1.3 Khái niệm kĩ thuật soạn thảo văn bản
Kĩ thuật soạn thảo văn bản là quá trình sắp xếp, biên tập và định dạng thông tin vào các tài liệu văn bản như báo cáo, thư từ, văn kiện, tài liệu học thuật và nhiều loại tài liệu khác [2, 63] Nó bao gồm việc chọn lựa cấu trúc, font chữ, định dạng đoạn văn và các phần từ khác để tạo ra một tài liệu hoàn chỉnh, dễ đọc và dễ hiểu
Kĩ thuật soạn thảo văn bản là tổng thể những quy tắc và phương pháp được sử dụng trong hoạt động xây dựng và ban hành văn bản [2, tr.133]
Quá trình này bao gồm các bước sau:
Thu thập thông tin: Trước hết, người soạn thảo văn bản thu thập thông tin và dữ liệu cần thiết để bắt đầu quá trình soạn thảo Điều này có thể bao gồm việc nghiên cứu, thu thập dữ liệu từ các nguồn khác nhau, và tìm hiểu về chủ đề cụ thể của văn bản
Lập kế hoạch và tổ chức: Người soạn thảo xác định mục tiêu và cấu trúc của văn bản Họ xác định các phần chính, lập kế hoạch cho nội dung và xác định trình tự logic để trình bày ý tưởng
Viết và biên soạn: Sau khi đã có kế hoạch, người soạn thảo bắt đầu viết và biên soạn nội dung của văn bản Họ chọn từ ngữ phù hợp, sắp xếp ý tưởng một cách logic, và tổ chức cấu trúc của văn bản
Chỉnh sửa và điều chỉnh: Sau khi hoàn thành bản nháp ban đầu, người soạn thảo tiến hành chỉnh sửa và điều chỉnh văn bản Họ kiểm tra và sửa các lỗi chính tả, ngữ pháp, cũng như điều chỉnh cấu trúc và từ ngữ để làm cho văn bản trở nên rõ ràng và chính xác hơn
Kiểm tra và đánh giá: Cuối cùng, người soạn thảo kiểm tra lại toàn bộ văn bản để đảm bảo rằng mọi thông tin đã được trình bày một cách đầy đủ và chính xác Họ cũng đánh giá nội dung của văn bản để đảm bảo rằng nó đáp ứng được mục tiêu và yêu cầu ban đầu
1.1.2 Chức năng của văn bản quản lý
Một số vấn đề chung về quản lý văn bản
1.2.1 Khái niệm và các yêu cầu của quản lý văn bản đi và văn bản đến
Quản lý là việc quản trị của một tổ chức, cho dù đó là một doanh nghiệp, một tổ chức phi lợi nhuận hoặc cơ quan chính phủ Quản lý bao gồm các hoạt động thiết lập chiến lược của một tổ chức và điều phối các nỗ lực của nhân viên để hoàn thành các mục tiêu của mình thông qua việc áp dụng các nguồn lực sẵn có, như tài chính, tự nhiên, vật lực, công nghệ và nhân lực Thuật ngữ "quản lý" cũng có thể chỉ những người quản lý một tổ chức
Quản lý là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, điều hành và kiểm soát các tài nguyên và hoạt động của một tổ chức hoặc một nhóm người để đạt được các mục tiêu cụ thể Quản lý là một lĩnh vực rộng lớn, áp dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau như doanh nghiệp, chính phủ, tổ chức phi lợi nhuận, và cá nhân
Quản lý là một quá trình liên tục và linh hoạt, yêu cầu sự linh hoạt và sáng tạo để đối phó với các thách thức và cơ hội mới Đồng thời, quản lý cũng liên quan đến việc tương tác và thúc đẩy hiệu suất của con người trong tổ chức thông qua việc lãnh đạo, phát triển kỹ năng, và xây dựng một môi trường làm việc tích cực
Quản lý văn bản là quá trình tổ chức, lưu trữ, và kiểm soát các tài liệu và thông tin văn bản trong một tổ chức hoặc hệ thống [14, 64] Quản lý văn bản đảm bảo rằng các văn bản được sản xuất, truy cập, và sử dụng một cách hiệu quả và có tổ chức
Nhóm nghiên cứu sử dụng khái niệm quản lý văn bản trong cuốn “Lý luận và phương pháp công tác văn thư” của PGS.Vương Đình Quyền như sau: Quản lý văn bản là áp dụng các biện pháp nghiệp vụ nhằm tiếp nhận, chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an toàn văn bản hình thành trong hoạt động hàng ngày của cơ quan, tổ chức [10, 63]
Việc quản lý văn bản đi cũng như văn bản đến đều phải đảm bảo các yêu cầu sau [10, tr.302-303]:
Thống nhất: Có nghĩa là các nghiệp vụ về xử lý văn bản như trình tự, thủ tục tiếp nhận, chuyển giao văn bản đi, đến; về mẫu các loại sổ đăng ký văn bản và cách ghi chép, về quản lý văn bản, tài liệu mật đều phải tuân theo những quy định chung của các cơ quan có thẩm quyền, không được tùy tiện làm theo cách của riêng mình
Chính xác: Yêu cầu này được thể hiện trong việc tiếp nhận, chuyển giao, vào sổ văn bản đi, đến; đòi hỏi các nghiệp vụ này phải được thực hiện chuẩn xác, không để sai sót, nhầm lẫn, như ghi sai địa chỉ nơi nhận văn bản; tác giả, số ký hiệu và ngày tháng của văn bản, chuyển văn bản không đúng đối tượng giải quyết hoặc thi hành Đây là một yêu cầu có ý nghĩa quan trọng đối với công tác văn thư nói chung, việc quản lý văn bản đi, đến nói riêng
Nhanh chóng, kịp thời: Sự nghiệp xây dựng đất nước giàu mạnh đòi hỏi mọi lĩnh vực hoạt động của xã hội nói chung, Nhà nước nói riêng, trong đó có hoạt động quản lý cần được tiến hành đồng bộ, khẩn trương và đạt hiệu quả cao Có nghĩa là phải chạy đua với thời gian, tranh thủ từng giờ, từng phút, không để lãng phí Công văn, giấy tờ là phương tiện quan trọng của hoạt động quản lý, nếu được chuyển giao và giải quyết nhanh chóng, kịp thời sẽ góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan Đặc biệt đối với những văn bản cần giải quyết gấp trong thời hạn nhất định, nếu không được chuyển giao nhanh chóng, kịp thời sẽ có thể làm nhỡ công việc và sẽ gây nên tổn thất cho Nhà nước, đơn vị hoặc làm thiệt hại đến lợi ích của cán bộ, công dân Thực hiện yêu cầu này, đòi hỏi văn bản sau khi đã được thủ trưởng cơ quan ký ban hành phải nhanh chóng làm các thủ tục chuyển giao, không được chậm trễ, nhất là đối với văn bản khẩn, thượng khẩn và hỏa tốc; đối với văn bản đến, việc chu chuyển văn bản trong cơ quan phải đi theo con đường ngắn và hợp lý nhất
An toàn: An toàn có nghĩa là không để văn bản mất mát, thất lạc, hư hỏng và lộ bí mật Yêu cầu này có liên quan đến nhiều khâu của công tác văn thư, như tiếp nhận, chuyển giao, giải quyết và lưu trữ văn bản Nhà nước đã ban hành nhiều quy định về đảm bảo an toàn văn bản, tài liệu Những quy định đó cần được các cơ quan, tổ chức cụ thể hóa và thực hiện nghiêm túc [11, 63]
1.2.2 Quản lý văn bản đi
1.2.2.1 Khái niệm văn bản đi
"Văn bản đi" được định nghĩa là tất cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành [12, 63]
1.2.2.2 Quy trình quản lý văn bản đi
➢ Bước 1: Cấp số, thời gian ban hành văn bản
Văn bản được cấp số dựa trên thứ tự thời gian ban hành trong năm, với số văn bản bắt đầu từ số 01 vào ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm
Số và ký hiệu văn bản của cơ quan, tổ chức là duy nhất trong một năm, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử
Thời gian ban hành được xác định sau khi văn bản đã được ký bởi người có thẩm quyền
➢ Bước 2: Đăng ký văn bản đi
Việc đăng ký văn bản đi phải đảm bảo thông tin cần thiết được ghi đầy đủ và chính xác
Có hai phương thức để đăng ký văn bản: thông qua sổ đăng ký hoặc thông qua hệ thống a) Đăng ký văn bản bằng sổ: Văn thư của cơ quan sẽ ghi thông tin về văn bản vào sổ đăng ký văn bản đi theo mẫu quy định b) Đăng ký văn bản bằng Hệ thống: Văn bản sẽ được in ra giấy đầy đủ thông tin theo mẫu sổ đăng ký văn bản đi và sau đó được đóng sổ để quản lý.Văn bản mật được đăng ký theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
➢ Bước 3: Nhân bản, đóng dấu, và ký số
Nhân bản, đóng dấu của cơ quan, tổ chức và dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn đối với văn bản giấy: a) Văn bản đi được nhân bản theo số lượng được quy định ở phần nơi nhận của văn bản b) Việc đóng dấu của cơ quan, tổ chức và dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I của Nghị định này
Ký số của cơ quan, tổ chức đối với văn bản điện tử: Ký số của cơ quan, tổ chức được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I của Nghị định này
➢ Bước 4: Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
Văn bản đi phải hoàn thành thủ tục tại Văn thư cơ quan và được phát hành trong ngày văn bản đó được ký, muộn nhất là vào ngày làm việc tiếp theo Văn bản khẩn cần phải được phát hành và gửi ngay sau khi ký văn bản
Việc phát hành văn bản mật phải đảm bảo bí mật nội dung theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, đúng số lượng, thời gian và nơi nhận
THỰC TRẠNG SOẠN THẢO VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA
Tổng quan về Học viện Hành chính Quốc gia
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển
Học viện Hành chính Quốc gia (Việt Nam) (tiền thân là: Trường Hành chính) là đơn vị sự nghiệp công lập trọng điểm hạng đặc biệt thuộc hệ thống giáo dục quốc dân trực thuộc Bộ Nội vụ Đây là Học viện hệ công lập thuộc nhóm các trường Đại học, Học viện trọng điểm của Quốc gia Việt Nam và có tư cách pháp nhân, con dấu, tài khoản riêng tại Kho bạc Nhà Nước Học viện luôn cố gắng phấn đấu, nỗ lực vươn lên, luôn nhiệt huyết đóng góp miệt mài trong công tác đào tạo, bồi dưỡng, nghiên cứu và tư vấn chính sách về lĩnh vực hành chính công, lãnh đạo, quản lý cho Bộ Nội vụ và Chính phủ Việt Nam Hiện nay, Học viện đóng vai trò quan trọng, giữ vị trí tiên quyết và là trung tâm quốc gia về thực hiện các chức năng đào tạo, bồi dưỡng năng lực, kiến thức, kỹ năng cho đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức của nhà nước về hành chính, lãnh đạo, quản lý của toàn bộ nền công vụ Việt Nam; đào tạo nguồn nhân lực, nghiên cứu khoa học hành chính và tư vấn cho Bộ Nội vụ và Chính phủ Việt Nam trong lĩnh vực Hành chính công và Quản lý Nhà nước Vì vậy, Học viện Hành chính Quốc gia đã vô cùng xứng đáng khi là một trong những đơn vị sự nghiệp hàng đầu thuộc hệ thống giáo dục quốc dân của Nhà nước Việt Nam được các quốc gia trong khu vực và quốc tế khen ngợi, tôn trọng và kính nể
Ngày 15 tháng 09 năm 2022, Chính phủ Việt Nam ban hành Nghị định số 63/2022/NĐ-CP quy định chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ Trong đó, quy định Trường Đại học Nội vụ Hà Nội sáp nhập vào Học viện Hành chính Quốc gia Ngày 19 tháng 12 năm 2022, Thủ tướng Chính phủ Việt Nam ban hành Quyết định số 27/2022/QĐ-TTg quy định chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Học viện Hành chính Quốc gia Trong đó, quyết định sáp nhập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội vào Học viện Hành chính Quốc gia Các quy định, quyết định sáp nhập này được thực hiện chính thức vào ngày 01 tháng 01 năm 2023
2.1.2 Cơ cấu tổ chức, bộ máy
Các khoa, ban, đơn vị trực thuộc Học viện
I Các đơn vị thuộc, trực thuộc (cấp Vụ):
2 Ban Tổ chức cán bộ
3 Ban Kế hoạch - Tài chính
4 Ban Hợp tác quốc tế
5 Ban Quản lý bồi dưỡng
6 Ban Quản lý đào tạo
7 Khoa Khoa học Hành chính và Tổ chức nhân sự/Khoa Hành chính học
8 Khoa Nhà nước và Pháp luật
9 Khoa Quản lý Xã hội
10 Khoa Quản lý Kinh tế
11 Khoa Quản trị Nguồn Nhân lực
12 Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng
13 Khoa Khoa học Liên ngành
14 Khoa Ngoại ngữ - Tin học
15 Viện Nghiên cứu Khoa học Hành chính
16 Tạp chí Quản lý Nhà Nước
17 Trung tâm Công nghệ và Thư viện
18 Trung tâm Khảo thí và đảm bảo chất lượng đào tạo, bồi dưỡng
19 Phân viện Học viện Hành chính Quốc gia tại Thành phố Hồ Chí Minh
20 Phân viện Học viện Hành chính Quốc gia tại tỉnh Quảng Nam
21 Phân viện Học viện Hành chính Quốc gia tại tỉnh Đắk Lắk
II Các đơn vị do Giám đốc Học viện thành lập (Cấp phòng):
• Văn phòng Đảng - Đoàn thể
• Các tổ chức chính trị - xã hội
• Công đoàn Học viện Hành chính Quốc gia
• Đoàn Thanh niên Cộng sản Học viện Hành chính Quốc gia
• Hội Sinh viên, cựu Sinh viên Học viện Hành chính Quốc gia
• Hội Cựu chiến binh Học viện Hành chính Quốc gia
• Hội Cựu giáo chức Học viện Hành chính Quốc gia
2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
Quyết định trên nêu rõ, Học viện Hành chính Quốc gia có các nhiệm vụ giúp
Bộ Nội vụ tổ chức thực hiện chương trình, nội dung đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức về hành chính và quản lý nhà nước trên phạm vi cả nước theo quy định của pháp luật; bồi dưỡng kiến thức, kỹ năng quản lý nhà nước theo tiêu chuẩn ngạch công chức, chức danh nghề nghiệp viên chức theo quy định của pháp luật; bồi dưỡng kiến thức, kỹ năng theo yêu cầu vị trí việc làm lãnh đạo, quản lý, vị trí việc làm chuyên môn nghiệp vụ theo quy định của pháp luật Bên cạnh đó, Học viện bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, phương pháp sư phạm cho giảng viên quản lý nhà nước trong hệ thống cơ sở đào tạo, bồi dưỡng, nghiên cứu; bồi dưỡng kiến thức, kỹ năng, nghiệp vụ quản trị, hành chính, quản lý nhà nước cho lãnh đạo, quản lý, cán bộ, công chức, viên chức trong hệ thống chính trị và các đối tượng trong doanh nghiệp nhà nước; tham gia nghiên cứu, điều tra, khảo sát, đánh giá nhu cầu, chất lượng bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức; nghiên cứu, đề xuất phương hướng đổi mới và nâng cao chất lượng bồi dưỡng đáp ứng yêu cầu của quản lý nhà nước và nền công vụ; tổ chức tập huấn về nghiệp vụ quản lý đào tạo, bồi dưỡng cho cán bộ, công chức, viên chức làm công tác quản lý đào tạo, bồi dưỡng của các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, tổ chức chính trị - xã hội ở trung ương và các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương và một số nhiệm vụ khác theo chỉ đạo của Bộ trưởng Bộ Nội vụ Học viện cũng đào tạo trình độ đại học, thạc sĩ, tiến sĩ theo quy định của Luật Giáo dục đại học và pháp luật hiện hành; tổ chức biên soạn chương trình, tài liệu bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức theo nhiệm vụ, quyền hạn được giao và theo sự phân công của
Bộ trưởng Bộ Nội vụ; xây dựng, ban hành và phát triển các chương trình, giáo trình, tài liệu phục vụ đào tạo đại học, sau đại học theo quy định của pháp luật,…
2.1.3.1 Vị trí và chức năng
Học viện Hành chính Quốc gia là đơn vị sự nghiệp công lập hạng đặc biệt trực thuộc Bộ Nội vụ
Học viện là trung tâm quốc gia thực hiện các chức năng đào tạo, bồi dưỡng năng lực, kiến thức, kỹ năng về hành chính về lãnh đạo, quản lý cho cán bộ, công chức, viên chức; đào tạo nguồn nhân lực; nghiên cứu khoa học hành chính; tham mưu và tư vấn cho Bộ Nội vụ trong lĩnh vực hành chính và quản lý nhà nước Học viện Hành chính Quốc gia có tư cách pháp nhân, con dấu và tài khoản riêng tại Kho bạc
Nhà nước, trụ sở chính đặt tại thành phố Hà Nội và có tên giao dịch quốc tế bằng tiếng Anh là National Academy of Public Administration, viết tắt là NAPA
2.1.3.2 Nhiệm vụ và quyền hạn
Về bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức: a) Giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ tổ chức thực hiện chương trình, nội dung đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức về hành chính và quản lý nhà nước trên phạm vi cả nước theo quy định của pháp luật; b) Bồi dưỡng kiến thức, kỹ năng quản lý nhà nước theo tiêu chuẩn ngạch công chức, chức danh nghề nghiệp viên chức theo quy định của pháp luật; c) Bồi dưỡng kiến thức, kỹ năng theo yêu cầu vị trí việc làm lãnh đạo, quản lý, vị trí việc làm chuyên môn nghiệp vụ theo quy định của pháp luật; d) Bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, phương pháp sư phạm cho giảng viên quản lý nhà nước trong hệ thống cơ sở đào tạo, bồi dưỡng, nghiên cứu; đ) Bồi dưỡng kiến thức, kỹ năng, nghiệp vụ quản trị, hành chính, quản lý nhà nước cho lãnh đạo, quản lý, cán bộ, công chức, viên chức trong hệ thống chính trị và các đối tượng trong doanh nghiệp nhà nước; e) Tham gia nghiên cứu, điều tra, khảo sát, đánh giá nhu cầu, chất lượng bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức; nghiên cứu, đề xuất phương hướng đổi mới và nâng cao chất lượng bồi dưỡng đáp ứng yêu cầu của quản lý nhà nước và nền công vụ; g) Tổ chức tập huấn về nghiệp vụ quản lý đào tạo, bồi dưỡng cho cán bộ, công chức, viên chức làm công tác quản lý đào tạo, bồi dưỡng của các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, tổ chức chính trị - xã hội ở trung ương và các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương và một số nhiệm vụ khác theo chỉ đạo của Bộ trưởng Bộ Nội vụ Đào tạo trình độ đại học, thạc sĩ, tiến sĩ theo quy định của Luật Giáo dục đại học và pháp luật hiện hành:
Học viện Hành chính Quốc gia thực hiện chức năng đào tạo trình độ đại học, thạc sĩ và tiến sĩ theo đúng quy định của Luật Giáo dục đại học và các quy định pháp luật liên quan hiện hành Học viện cung cấp các chương trình giáo dục chất lượng cao, được thiết kế để đáp ứng nhu cầu đào tạo chuyên sâu trong lĩnh vực hành chính và quản lý nhà nước, đồng thời tuân thủ nghiêm ngặt các tiêu chuẩn giáo dục và pháp luật quy định
Về nghiên cứu khoa học: a) Nghiên cứu khoa học hành chính, quản lý nhà nước và khoa học chính sách phục vụ công tác giảng dạy của Học viện; b) Nghiên cứu cung cấp các luận cứ khoa học về cải cách hành chính, cải cách công vụ, công chức, chính sách công, chiến lược, biện pháp nâng cao năng lực và chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức và tổ chức bộ máy hành chính nhà nước phù hợp với từng giai đoạn phát triển; c) Tham gia xây dựng các chương trình, đề án thuộc lĩnh vực hành chính và quản lý nhà nước khi được cấp có thẩm quyền giao
Hợp tác quốc tế trong đào tạo, bồi dưỡng, trao đổi học thuật, nghiên cứu khoa học hành chính, quản lý nhà nước và các lĩnh vực liên quan:
Học viện Hành chính Quốc gia mở rộng quan hệ hợp tác quốc tế trong nhiều lĩnh vực như đào tạo, bồi dưỡng, trao đổi học thuật, và nghiên cứu khoa học liên quan đến hành chính và quản lý nhà nước Hợp tác này không chỉ góp phần nâng cao chất lượng giáo dục và nghiên cứu mà còn tạo cơ hội cho sinh viên và giảng viên tiếp cận với kiến thức, phương pháp tiên tiến từ các tổ chức giáo dục và nghiên cứu trên thế giới
Tổ chức biên soạn chương trình, tài liệu bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức theo nhiệm vụ, quyền hạn được giao và theo sự phân công của Bộ trưởng Bộ Nội vụ; xây dựng, ban hành và phát triển các chương trình, giáo trình, tài liệu phục vụ đào tạo đại học, sau đại học theo quy định của pháp luật:
Học viện Hành chính Quốc gia có trách nhiệm tổ chức biên soạn và phát triển chương trình, tài liệu bồi dưỡng cho cán bộ, công chức, viên chức dựa trên nhiệm vụ và quyền hạn từ Bộ trưởng Bộ Nội vụ Công việc này bao gồm việc xây dựng, ban hành chương trình giáo trình cho các cấp đào tạo từ đại học đến sau đại học, tuân thủ quy định của pháp luật, nhằm nâng cao chất lượng đào tạo và bồi dưỡng nguồn nhân lực trong lĩnh vực quản lý nhà nước và hành chính
Quản lý phôi và cấp các loại văn bằng, chứng chỉ thuộc lĩnh vực đào tạo, bồi dưỡng của Học viện theo quy định của pháp luật:
Học viện Hành chính Quốc gia có nhiệm vụ quản lý phôi và cấp các loại văn bằng, chứng chỉ cho sinh viên và học viên sau các khóa đào tạo, bồi dưỡng Quy trình này tuân thủ chặt chẽ theo quy định pháp luật, đảm bảo tính pháp lý và chính thống của các văn bằng, chứng chỉ được cấp
Thực hiện công tác khảo thí và bảo đảm chất lượng đào tạo, bồi dưỡng của Học viện theo phân công của Bộ trưởng Bộ Nội vụ và theo quy định của pháp luật:
Học viện Hành chính Quốc gia chịu trách nhiệm thực hiện công tác khảo thí và bảo đảm chất lượng đào tạo, bồi dưỡng theo sự phân công của Bộ trưởng Bộ Nội vụ và các quy định của pháp luật Điều này đảm bảo rằng mọi khóa học và chương trình đều đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng cần thiết, từ đó nâng cao hiệu quả giáo dục và đào tạo tại Học viện
Tổ chức nghiên cứu thực trạng
➢ Vài nét về khách thể nghiên cứu
Khách thể nghiên cứu bao gồm các thầy cô là chuyên viên, giảng viên, thư ký Khoa, các Phòng, ban của Học viện với tổng số 50 phiếu Giới tính, thời gian công tác, độ tuổi, chức vụ và đơn vị công tác tại Học viện của thầy/cô được thể hiện qua các sơ đồ dưới đây:
Chuyên viên soạn thảo văn bản
Trưởng ban/Phó trưởng ban
Phòng Hành chính - Tổng hợp và Pháp chế
Chánh Văn phòng/Phó Chánh Văn phòng
Giám đốc/Phó Giám đốc Học viện
Phòng Hành chính - Tổng hợp và Pháp chế
Phòng Văn thư - Lưu trữ (đóng dấu mộc ban hành văn bản)
Giới tính của thầy cô
Từ 25-30 tuổi Từ 30-35 tuổi Từ 35-40 tuổi Trên 40 tuổi Độ tuổi của thầy cô
Từ 1-3 năm Từ 3-6 năm Từ 6-9 năm Trên 9 năm
Thời gian thầy cô công tác tại Học viện
Chức vụ (chức danh) của thầy cô
Biểu đồ 2.1 Số lượng và thành phần khách thể nghiên cứu
Nhóm nghiên cứu chủ yếu tập trung nghiên cứu về chuyên viên, thư ký, giảng viên, những người có chuyên môn trong lĩnh vực soạn thảo, ban hành và quản lý văn ban tại Học viện Hành chính Quốc gia Thời gian công tác trong ngành dựa vào khảo sát theo bảng hỏi, nhóm nghiên cứu thấy năm công tác từ 6 - 9 năm và trên 9 năm, mốc thời gian đó đủ để cán bộ nắm rõ mọi nội quy, quy chế và thông thạo việc soạn thảo ban hành và quản lý văn bản tại Học viện
Học viện Hành chính Quốc gia đa dạng ngành học và giảng dạy thuận lợi cho nhóm nghiên cứu tìm hiểu và tổng hợp tài liệu từ các thầy cô tại các khoa nhưng chủ yếu vẫn là khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng; các phòng, ban trong Học viện
Nhóm nghiên cứu phát ngẫu nhiên tổng số phiếu là 70 cho tất cả các thầy cô thuộc các khoa, đơn vị, phòng, ban chức năng của Học viện Hành chính Quốc gia Kết quả chúng tôi thu được 50 phiếu hợp lệ
✓ Công cụ nghiên cứu Để nghiên cứu vấn đề trên, chúng tôi soạn thảo công cụ nghiên cứu là bảng hỏi và link khảo sát bao gồm 24 câu hỏi với cấu trúc được chia làm 2 nhóm như sau:
Nhóm 1: những câu hỏi tìm hiểu về thông tin chung của thầy cô Bao gồm 5 câu từ câu 1-5 (Phụ lục 1)
Nhóm 2: những câu hỏi tìm hiểu thông tin liên quan đến soạn thảo và quản lý văn bản tại Học viện Hành chính Quốc gia Bao gồm 19 câu từ câu 1-24 (Phụ lục 1)
✓ Cách xử lý số liệu
Tính tần số và tỉ lệ lựa chọn;
Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng
Khoa Quản lý kinh tế
Khoa Nhà nước và Pháp luật
Phòng Hành chính - Tổng hợp và Pháp chế
Phòng Văn thư lưu trữ
Khoa Ngoại ngữ - Tin học
Khoa Quản trị nhân lực
Khoa Khoa học liên ngành
Khoa Quản lý xã hội Đơn vị thầy cô công tác tại Học viện
Xếp thứ hạng, thang đo.
Thực trạng soạn thảo và ban hành văn bản tại Học viện Hành chính Quốc
Theo số liệu từ Bộ phận Văn thư – Lưu trữ thuộc Phòng Hành chính – Tổng hợp và Pháp chế, trong năm 2023 đến quý I năm 2024, Học viện Hành chính Quốc gia đã ban hành một số lượng văn bản đáng kể, đánh dấu một năm nỗ lực và hoạt động sôi nổi Cụ thể như sau:
- Giai đoạn năm 2023, Học viện ban hành tổng số 10.552 văn bản đi, trong đó: + Quyết định đi: 6645 số
+ Công văn mật đi: 84 số
- Giai đoạn quý I năm 2024, Học viện ban hành tổng số 2675 văn bản đi, trong đó:
Qua việc soạn thảo và ban hành các văn bản, Học viện đã đóng góp tích cực vào việc tạo ra một môi trường làm việc hợp lý và minh bạch trong các cơ quan hành chính công Các hướng dẫn và quy định mới không chỉ giúp tối ưu hóa hiệu suất làm việc mà còn đảm bảo tính công bằng và minh bạch trong quá trình quản lý và xử lý công việc
Học viện Hành chính Quốc gia tuân thủ đúng các quy trình soạn thảo văn bản từ bước soạn thảo văn bản, duyệt bản thảo văn bản, kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành, ký ban hành văn bản Điều này được thể hiện qua 100% các thầy cô được hỏi cho rằng quy trình của Học viện là chuẩn và chính xác
Khi được hỏi về các yếu tố để đảm bảo tính chính xác và rõ ràng khi soạn thảo văn bản, các thầy cô của Học viện Hành chính Quốc gia đều trả lời rằng khi thực hiện soạn thảo văn bản điều đầu tiên và tiên quyết phải đúng chính tả và ngữ pháp, sự mạch lạc của văn bản, sau đó đảm bảo được tính logic, định dạng và trình bày
Tiếp cận tất cả các văn bản của Học viện Hành chính Quốc gia, chúng tôi khẳng định văn bản đã ban hành của Học viện đảm bảo các yêu cầu về soạn thảo văn bản như: yêu cầu về thẩm quyền, về nội dung, về hình thức, thể thức, về ngôn ngữ, về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản
Qua biểu đồ 2.2, ta thấy Microsoft Word là công cụ được sử dụng thường xuyên để soạn thảo văn bản (86%): Microsoft Word là công cụ soạn thảo văn bản mạnh mẽ và đa chức năng, cho phép người dùng làm trên văn bản dạng text và nhiều hiệu ứng như phông chữ, màu sắc, đồ họa, âm thanh, video Trong soạn thảo văn bản, Microsoft Word tạo ra tài liệu không giới hạn độ dài, cho phép viết và chỉnh sửa văn bản một cách dễ dàng bao gồm định dạng chữ, kiểu dáng, màu sắc và kích thước chữ Một điểm đáng chú ý khác là Microsoft Word cho phép làm việc mà không cần kết nối Internet Google Docs là công cụ được sử dụng nhiều thứ 2 (36%): Google Docs là một ứng dụng hỗ trợ soạn thảo văn bản online của Google, cung cấp nhiều tính năng online mà không cần tải về máy, cho phép người dùng thực hiện thao tác soạn thảo văn bản dễ dàng với đầy đủ chức năng soạn thảo Hỗ trợ, chia sẻ với nhiều người và cho phép nhiều người được quyền xem hoặc chỉnh sửa trực tiếp trên văn bản, giúp nâng cao hiệu suất công việc Tuy nhiên, giao diện của Google Docs đôi khi có thể bị lỗi, đặc biệt khi chèn ảnh vào trong văn bản, đôi khi có thể không chỉnh sửa được tài liệu và không có nhiều tính năng như Microsoft Word LaTex không được sử dụng trong việc soạn thảo văn bản (0%): Latex cũng có những điểm mạnh và điểm yếu riêng nhưng so sánh với các công cụ có cùng mục đích ứng dụng hiện có thì Latex không được các thầy cô, chuyên viên của Học viện sử dụng Công cụ khác (2%): một số công
Microsoft Word Google Docs LaTex Công cụ khác
Biểu đồ 2.2 Công cụ soạn thảo văn bản thường sử dụng trong công việc hàng ngày cụ được dùng để soạn thảo văn bản khác nhưng không được sử dụng thường xuyên và ít thầy cô, chuyên viên sử dụng
Qua biểu đồ 2.3, ta thấy bảo mật và quyền truy cập văn bản: khó khăn thường gặp khi soạn thảo và quản lý văn bản là bảo mật và quyền truy cập (58%), việc bảo mật văn bản không tốt sẽ dẫn đến việc bị lộ thông tin bảo mật, hỏng hay bị mất văn bản Lỗi chính tả và ngữ pháp (48%): đây là một khó khăn trong quy trình soạn thảo văn bản, việc soạn thảo văn bản yêu cầu sự nhanh chóng nhưng chính điều này lại gây nên sự khó khăn khi tốc độ đánh máy nhanh dễ đến sai lỗi chính tả và ngữ pháp Định dạng văn bản không như mong muốn: một lỗi mà khi soạn thảo văn bản thường hay mắc phải đó là định dạng văn bản không như mong muốn (42%) Lưu trữ và tìm kiếm văn bản (38%): vì văn bản của Học viện có số lượng rất nhiều nên khâu lưu trữ và tìm kiếm là công việc tốn nhiều thời gian và công sức của các thầy cô Một số ý kiến khác (4%): ngoài ra còn một số khó khăn khác chiếm số ít và rất ít khi xảy ra
70% Định dạng văn bản không như mong muốn
Lỗi chính tả và ngữ pháp Bảo mật và quyền truy cập văn bản
Lưu trữ và tìm kiếm văn bản
Biểu đồ 2.3 Những khó khăn khi soạn thảo văn bản
Qua biểu đồ 2.4, ta thấy yếu tố giúp đảm bảo tính chính xác và rõ ràng là tính logic: để văn bản soạn ra đảm bảo được sự chính xác và rõ ràng thì tính logic là yếu tố quyết định đầu tiên (58%): tính logic có nghĩa là trình bày trong một trật tự nhất định, để đảm bảo được tính logic khi soạn thảo cần hình dung ra những nội dung chính nào cần viết và xây dựng dàn ý Định dạng và trình bày (50%), việc trình bày văn bản với bố cục rõ ràng, mạch lạc từng phần giúp cho văn bản rõ ràng hơn Đúng ngữ pháp và chính tả (46%), phải đúng ngữ pháp và chính tả mới có thể truyền đạt được chính xác và rõ ràng mục tiêu của văn bản Sự mạch lạc của văn bản (36%): mạch lạc trong văn bản là kết quả của nhiều yếu tố, với sự kết hợp của các từ, cụm từ, các câu, các đoạn để tạo nên một chỉnh thể có nghĩa Khi soạn thảo văn bản thường khó duy trì sự mạch lạc bởi người soạn thảo thường không nhận ra sự thiếu kết nối giữa các câu từ mình viết và không thể điều chỉnh kịp thời Sự mạch lac trong văn bản giúp văn bản rõ ràng hơn, người đọc người nghe cũng dễ dàng hiểu mục tiêu mà văn bản muốn truyền đạt hơn
Từ các biểu đồ trên cho thấy, một số văn bản ở Học viện hiện nay vẫn còn một số vấn đề tồn tại như sau:
Thứ nhất, đa số các văn bản của Học viện đã trình bày đúng thể thức và kĩ thuật trình bày nhưng vẫn còn một số văn bản chưa tuân thủ quy định về thể thức và kĩ thuật trình bày: kỹ thuật trình bày vẫn là một điểm yếu đáng chú ý trong các văn bản của Học viện Có thể nhận thấy rằng, sự không đồng nhất trong định dạng, cấu trúc và kiểu chữ chưa được kiểm soát một cách chặt chẽ Các lỗi chính tả, ngữ pháp vẫn là điểm đáng quan ngại, khiến cho việc đọc và hiểu nội dung trở nên khó khăn hơn
70% Đúng ngữ pháp và chính tả
Tính logic Định dạng và trình bày
Sự mạch lạc của văn bản
Biểu đồ 2.4 Các yếu tố đảm bảo tính chính xác và rõ ràng của văn bản Điều này không chỉ ảnh hưởng đến tính chuyên môn của văn bản mà còn ảnh hưởng đến sự thẩm mỹ và chuyên nghiệp của nó Mặc dù đã có sự quy định rõ ràng từ các văn bản pháp lý như Quyết định số 3629/QĐ-HCQG và Nghị định 30/2020/NĐ-CP, tuy nhiên, việc áp dụng và tuân thủ chưa được đảm bảo đúng mức Sự không nhất quán và thiếu chuẩn mực trong việc sử dụng định dạng, kỹ thuật trình bày chưa thực sự được coi trọng và thực hiện một cách hệ thống Điều này cần được xem xét và cải thiện để nâng cao chất lượng và hiệu quả truyền đạt của các văn bản từ Học viện Chẳng hạn:
- “Mục 6.1 Thi Trại” viết sai chính tả phải sửa lại thành “Thi trại” để đúng hình thức (Phụ lục 3)
- Số ký hiệu văn bản và thời gian ban hành văn bản có lỗi về khoảng cách giữa các chữ, cần được điều chỉnh lại cho đúng (Phụ lục 3)
- Gạch đầu dòng thứ ba “mục 1 Mục đích” trong văn bản cuối câu hiện đang kết thúc bằng dấu (.) cần sửa lại thành dấu (;) để đồng bộ với 2 gạch đầu dòng trên
Thứ hai, Học viện vẫn còn tồn tại một số văn bản đã ban hành nhưng chưa đáp ứng được tính kịp thời của văn bản và tính hiệu lực vẫn còn một số hạn chế Cụ thể Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong thời gian hoạt động của các cơ quan, tổ chức; tính đến thời điểm ban hành Thông tư trên văn bản vẫn đúng thể thức và còn hiệu lực thi hành, nhưng hiện nay do Thông tư 09/2011/TT-BNV đã bị bãi bỏ nên Học viện cần ban hành văn bản mới thay thế (Thông tư số 10/2022/TT- BNV ngày 9/12/2022 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản tài liệu), kể từ ngày Bộ Nội vụ ban hành văn bản mới trên đến nay đã hơn một năm nhưng Học viện vẫn chưa cập nhật và ban hành văn bản mới thay thế Vì vậy, ở khía cạnh này cho thấy Học viện còn có mặt hạn chế về tinh kịp thời của văn bản Việc không cập nhật và ban hành văn bản mới để thay thế các văn bản đã bị bãi bỏ có thể gây ra những hậu quả tiềm ẩn như sự không chắc chắn trong việc áp dụng các quy định pháp lý mới, hoặc có thể không đáp ứng đúng quy định pháp luật nếu văn bản cũ không được cập nhật phù hợp(Phụ lục 2).
Thực trạng quản lý văn bản tại Học viện Hành chính Quốc gia
Trình tự quản lý văn bản đến và đi của Học viện Hành chính Quốc gia được thực hiện đúng và đủ theo quy trình theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư
➢ Quy trình quản lý văn bản đến tại Học viện
Khi nhận được văn bản đến từ các đơn vị ngoài Học viện, gửi đến qua đường bưu điện hoặc qua phần mềm VOffice, email, fax, trực tiếp văn thư nhận được văn bản sẽ kiểm tra sơ bộ để đảm bảo văn bản không bị hỏng, thiếu trang hoặc thiếu thông tin cần thiết Sau đó, xác định loại văn bản và ghi lại thông tin vào sổ văn bản đến (thủ công hoặc ghi trên phần mềm quản lý văn bản) bao gồm số đến, ngày đến, trích yếu nội dung, người gửi, và đơn vị nhận Bước tiếp theo là chuyển giao văn bản, chuyển giao văn bản đến Phòng Hành chính - Tổng hợp và Pháp chế; sau đó, chuyển đến Chánh Văn phòng hoặc Phó Chánh Văn phòng, thường kèm theo phiếu giao nhận văn bản để xác nhận việc đã nhận văn bảnvà ghi chép lại quá trình xử lý của văn bản để dễ dàng theo dõi Các phòng ban hoặc cá nhân tiếp nhận văn bản sẽ tiến hành xử lý theo nội dung và yêu cầu của văn bản Sau khi xử lý, nếu cần thiết, sẽ phản hồi lại cho đơn vị/cá nhân gửi văn bản Sau khi xử lý xong, văn bản sẽ được lưu trữ tại Bộ phận Văn thư – Lưu trữ của Học viện hoặc trên hệ thống quản lý văn bản điện tử Đảm bảo văn bản được bảo quản đúng quy định, tránh hư hỏng, mất mát Thống kê, báo cáo về tình hình tiếp nhận và xử lý văn bản đến theo từng tháng, quý, năm Đánh giá hiệu quả của quy trình để cải tiến và nâng cao chất lượng quản lý văn bản.
Tiếp nhận văn bản đến Đăng ký văn bản đến
Trình, chuyển giao văn bản đến
Giải quyết và theo dõi văn bản đến
Trường hợp 1: văn bản gửi tới các phòng, ban thuộc và trực thuộc Học viện xử lý theo đúng thẩm quyền và báo cáo lại Phó Giám đốc phụ trách và Giám đốc Học viện;
Trường hợp 2: văn bản gửi đích danh cho lãnh đạo Học viện thì có ý kiến chỉ đạo cho các đơn vị có thẩm quyền tương ứng nội dung văn bản đến
➢ Quy trình quản lý văn bản đi tại Học viện
Quy trình quản lý văn bản đi thực tế tại Học viện Hành chính Quốc gia được thực hiện như sau:
Văn bản gửi từ Học viện ra bên ngoài được soạn thảo bởi phòng ban hoặc cá nhân có thẩm quyền Văn bản sau khi soạn thảo sẽ được kiểm tra và chỉnh sửa để đảm bảo nội dung chính xác, ngôn ngữ rõ ràng, và đúng thể thức quy định Văn bản được trình lên cấp có thẩm quyền để xem xét và phê duyệt Sau khi xem xét, văn bản sẽ được ký duyệt bởi người có thẩm quyền (thường là lãnh đạo phòng ban hoặc lãnh đạo Học viện) Văn bản được ghi số văn bản đi (số thứ tự trong sổ văn bản đi của Học viện) Văn bản được ghi số văn bản đi (số thứ tự trong sổ văn bản đi của Học viện) Văn bản sau khi được ký duyệt sẽ được đóng dấu của Học viện Nếu cần thiết, văn bản sẽ được sao y thành các bản sao để gửi đi nhiều nơi hoặc lưu trữ Văn bản được chuẩn bị để gửi đi (bao gồm việc bỏ phong bì, dán tem, ghi địa chỉ) Gửi văn bản qua các kênh phù hợp như bưu điện, email, fax hoặc trực tiếp Đối với văn bản điện tử, có thể gửi qua hệ thống quản lý văn bản điện tử hoặc email Văn bản gốc và các bản sao liên quan được lưu trữ tại phòng lưu trữ của Học viện hoặc trên hệ thống quản lý văn bản điện tử Quản lý hồ sơ lưu trữ để đảm bảo dễ dàng tra cứu khi cần thiết Theo dõi quá
Theo dõi và báo cáoLưu trữ văn bản điGửi văn bản Đóng dấu và sao y Đăng ký số và ngày thángPhê duyệt văn bảnSoạn thảo văn bản trình gửi và nhận văn bản để đảm bảo văn bản đến đúng nơi và đúng thời hạn.Thống kê và báo cáo về tình hình phát hành văn bản đi theo từng tháng, quý, năm
Quy trình quản lý văn bản đi và văn bản đến tại Học viện Hành chính Quốc gia được thiết kế để đảm bảo việc tiếp nhận, xử lý, lưu trữ và theo dõi văn bản được thực hiện một cách hiệu quả và chính xác, góp phần nâng cao hiệu quả công tác hành chính của Học viện
➢ Quy trình quản lý và ban hành văn bản mật tại Học viện:
1 Quản lý văn bản mật:
Thiết lập sổ đăng ký văn bản mật: Có sổ đăng ký đặc biệt tại Bộ phận Văn thư thuộc phòng Hành chính – Tổng hợp và Pháp chế, ghi chép chi tiết các thông tin cần thiết của văn bản mật
Thủ tục bảo mật và lưu trữ: Lưu trữ văn bản mật tại khu vực an toàn, chỉ có quyền truy cập giới hạn, dưới sự quản lý của bộ phận Văn thư hoặc an ninh Học viện
Quy trình xử lý văn bản: Đặt quy định cụ thể về việc xử lý và chuyển giao văn bản mật, theo dõi chặt chẽ bởi bộ phận có trách nhiệm
Giám sát định kỳ: Phòng Kiểm soát nội bộ Học viện sẽ thực hiện kiểm tra định kỳ để đánh giá việc tuân thủ các quy định
2 Ban hành văn bản mật:
Quy chuẩn soạn thảo: Phải theo đúng mẫu thể thức đã được Học viện chuẩn hóa, đảm bảo sự nhất quán và chính xác
Quy trình phê duyệt: Quy định rõ ràng về thẩm quyền phê duyệt, và văn bản chỉ được ban hành khi có đủ chữ ký của người có thẩm quyền Đăng ký và phát hành: Văn bản mật sau khi phê duyệt sẽ được đăng ký trong sổ văn bản đi và phát hành thông qua đường dây liên lạc nội bộ đảm bảo của Học viện
3 Phân loại văn bản mật:
Xác định tiêu chí mật: Dựa vào quy định về bảo mật thông tin của Học viện để xác định đâu là văn bản mật
Thẩm định và phân loại: Bộ phận pháp chế hoặc an ninh Học viện thẩm định và phê duyệt mức độ mật của văn bản
➢ Quy trình chuyển phát văn bản mật tại Học viện: Đóng gói an toàn: Sử dụng vật liệu đóng gói đặc biệt từ kho vật tư của Học viện Đánh dấu rõ ràng: Dấu mật của Học viện phải được sử dụng và chỉ rõ mức độ bảo mật
Quy trình chuyển giao chặt chẽ: Được thực hiện bởi nhân viên an ninh hoặc văn thư đã được đào tạo về các thủ tục chuyển phát văn bản mật
Nhận văn bản với xác nhận: Người nhận tại Học viện phải xác nhận với Phòng Văn thư hoặc an ninh khi nhận văn bản mật
Tại Học viện Hành chính Quốc gia, việc bảo mật thông tin được xem xét với mức độ nghiêm túc cao nhất, đặc biệt là trong việc xử lý văn bản mật Học viện đã xây dựng một hệ thống quản lý chi tiết, đảm bảo rằng mọi văn bản mật đều được xử lý một cách cẩn thận và bảo mật
Học viện thiết lập một sổ đăng ký văn bản mật Đây là trách nhiệm của Phòng Văn thư, nơi mà mỗi văn bản mật khi được tiếp nhận đều được ghi chép lại một cách cụ thể và đầy đủ, từ thông tin cơ bản đến chi tiết mức độ mật và người phụ trách liên quan
Đánh giá chung về công tác soạn thảo và quản lý văn bản tại Học viện Hành chính Quốc gia
Học viện Hành chính Quốc gia là đơn vị sự nghiệp công lập hạng đặc biệt vì vậy Học viện có một hành lang pháp lý để quản lý vững chắc để soạn thảo và quản lý văn bản, hệ thống các văn bản đồ sộ Để đảm bảo cho hoạt động quản lý và xử lý văn bản thì Đảng, Nhà nước nói chung và Học viện nói riêng đã đưa ra rất nhiều các văn bản quy phạm pháp luật quy định về thử thức, nội dung và quy trình xử lý văn bản Đảm bảo hiệu quả trong công tác quản lý: Từ quy trình soạn thảo và quản lý văn bản tại Học viện, có thể thấy quy trình này diễn ra rất nhiều bước, chính điều đó đem lại sự đảm bảo trong những khâu quan trọng như rà soát, xử lý, kiểm tra
Trong quá trình quản lý có rất nhiều khâu trong đó việc quản lý về thẩm quyền, trách nhiệm ban hành văn bản là một yếu tố vô cùng quan trọng Bởi khi có vấn đề xảy ra về văn bản đã ban hành thì có thể dễ dàng xác định được cá nhân, tổ chức chịu trách nhiệm Bởi quá trình quản lý và ban hành văn bản căn cứ theo các văn bản quy phạm pháp luật mà nhà nước đã ban hành và theo quy chế của đơn vị, cụ thể là Học viện Hành chính Quốc gia Ví dụ, văn bản A do ông B ký xảy ra sai phạm về nội dung thì căn cứ vào quy định về quản lý văn bản sẽ vô cùng dễ dàng để nhận diện được sai ở khâu nào để đưa ra hình thức và phương án xử lý đảm bảo đúng theo quy định của pháp luật
Hiện nay, Học viện đang sử dụng phần mềm VOffice thay thế cho văn bản giấy tiện lợi hơn, đảm bảo hơn về mặt thời gian
Thứ nhất, máy móc thiết bị còn hạn chế: Trên thực tế để mua sắm trang thiết bị phục vụ quản lý, lưu trữ là một điều rất khó khăn về cả thời gian, kinh tế và quá trình xử lý thủ tục mua sắm Quy trình đấu thầu mua sắm tài sản công mất rất nhiều thời gian và nhiều quy trình phức tạp do đó chưa thể đáp ứng được tính cấp thiết của hoạt động quản lý Chẳng hạn, Học viện đang có kế hoạch mua máy photo trên 100 triệu và theo quy định của pháp luật phải thông qua quá trình đấu thầu Vấn đề này phải qua nhiều bước, nhiều khâu xử lý và mất rất nhiều thời gian nên việc đáp ứng kịp thời nhu cầu của nhân viên khó có thể thực hiện được
Thứ hai, khó khăn về công nghệ - thông tin: Công nghệ - thông tin tại Học viện chưa đáp ứng được nhu cầu thông tin và chuyển đổi số
Khả năng áp dụng công nghệ thông tin vào việc soạn thảo và quản lý văn bản được chia làm 2 cấp bậc:
+ Bậc 1: Thành thạo các kĩ năng tin học cơ bản
+ Bậc 2: Biết áp dụng big data, điện toán đám mây, các phầm mềm tin học
Về vấn đề chuyển đổi số: Học viện chưa đáp ứng được chuyển đổi số Hiện nay, Học viện đang sử dụng phần mềm soạn thảo và quản lý văn bản là VOfice Ứng dụng này khá khổ biến và có nhiều tính năng, nhưng trong quá trình sử dụng đôi khi còn gặp trục trặc về đường truyền hoặc bộ nhớ lưu trữ đầy Học viện không có kinh phí mua phần mềm cao cấp hơn vì quá trình mua bổ sung khá phức tạp và mất thời gian
Thứ ba, Học viện Hành chính Quốc gia mới sáp nhập với Trường Đại học Nội vụ Hà Nội dẫn đến việc thiếu hụt nhân lực tại Bộ phận Văn thư Đây là một vấn đề cấp thiết với yêu cầu khối lượng công việc lớn nên đôi khi chưa giải quyết được nhanh chóng, kịp thời, gây ảnh hưởng không nhỏ tới các quyết định quản lý của Học viện
Thứ tư, về quy trình xây dựng và ban hành văn bản: văn bản được soạn thảo của
Học viện nhìn chung đã tuân thủ theo các bước của quy trình xây dựng và ban hành văn bản theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP và Quy chế công tác văn thư của Học viện Bên cạnh đó, do yêu cầu của công việc, tính giải quyết nhanh một vấn đề nào đó mà nhiều khi các bước không được tiến hành hoàn chỉnh Điều này cũng sẽ ảnh hưởng một phần đến chất lượng của văn bản được soạn thảo Các chủ thể, bộ phận được giao soạn thảo dự thảo văn bản, tổ chức sưu tầm hồ sơ, tài liệu có liên quan, lấy ý kiến của các đối tượng chịu sự tác động trực tiếp của văn bản, tiếp thu ý kiến đóng góp để chỉnh sửa lại dự thảo trước khi trình còn nhiều bất cập ảnh hưởng đến tiến độ soạn thảo và ban hành văn bản Công tác tự kiểm tra, rà soát hệ thống hóa văn bản của các bộ phận chưa được tiến hành thường xuyên Chính vì vậy, có rất ít kiến nghị sửa đổi, bổ sung về những sai sót, bất cập trong các văn bản đã được ban hành, hệ quả là làm ảnh hưởng đến quá trình tổ chức thực hiện văn bản
Thiết bị kĩ thuật phục vụ cho quá trình soạn thảo và quản lý văn bản: các phương tiện được sử dụng vào việc soạn thảo và quản lý văn bản cũng chưa đáp ứng yêu cầu trong giai đoạn hiện nay Thiết bị phục vụ cho soạn thảo, thiết bị để nhân bản; thiết bị để truyền đạt thông tin trong văn bản; thiết bị phục vụ cho việc bảo quản văn bản; thiết bị tìm kiếm văn bản còn thiếu và đang ở mức lạc hậu
Việc quản lý văn bản còn chưa chặt chẽ, hệ thống tổ chức các bộ phận quản lý văn bản, chưa phát huy vai trò và nhận thức rõ trách nhiệm của bộ phận văn thư trong việc cải thiện công tác quản lý Học viện chưa quan tâm xây dựng quy chế về công tác văn thư phù hợp với thực tế trong giai đoạn ứng dụng các phương tiện kỹ thuật hiện đại vào các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư
Số lượng biên chế của Học viện nói chung và các phòng, ban nói riêng còn thiếu, nhất là biên chế cho bộ phận nghiên cứu tổng hợp (thiếu chuyên viên nghiên cứu), mỗi chuyên viên theo dõi quá nhiều lĩnh vực dẫn đến công việc quá tải, chưa đầu tư thời gian cho việc nghiên cứu sâu về ngành và lĩnh vực được giao
Việc mở các lớp tập huấn về nghiệp vụ soạn thảo, kiểm tra, quản lý và xử lý văn bản chưa đạt hiệu quả cao, chưa được chú trọng
Chương 2 đã giới thiệu tổng quan về Học viện Hành chính Quốc gia, phân tích thực trạng soạn thảo và quản lý văn bản tại Học viện; đồng thời, đánh giá chung về công tác soạn thảo và quản lý văn bản
Trong bối cảnh đó, chương 3 sẽ tập trung vào việc đề xuất các giải pháp nhằm khắc phục những khó khăn này, nhấn mạnh việc áp dụng các công nghệ mới và tối ưu hóa quy trình quản lý Giải pháp sẽ bao gồm cả việc tăng cường đào tạo nhân lực, cải thiện hệ thống hạ tầng công nghệ thông tin và phát triển một hệ thống quản lý văn bản điện tử hiệu quả, đảm bảo rằng Học viện có thể nâng cao hiệu suất làm việc và chất lượng quản lý văn bản.
ĐỀ XUẤT MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH
Đào tạo, bồi dưỡng kĩ năng nghiệp vụ, trình độ chuyên môn cho đội ngũ giảng viên
Phát huy trách nhiệm của các chủ thể tham gia đào tạo, bồi dưỡng Tăng cường kiểm tra, giám sát việc tổ chức thực hiện
Rà soát, bổ sung, hoàn thiện các quy định, quy chế về đào tạo, bồi dưỡng giảng viên theo hướng công khai, minh bạch, cụ thể, tạo hành lang chính trị, pháp lý đầy đủ, khoa học, tạo thuận lợi trong quá trình triển khai thực hiện
Nâng cao chất lượng nghiên cứu, tham mưu chính sách, chế độ đào tạo, bồi dưỡng cán bộ; bảo đảm khách quan trong tuyển chọn, xét cử cán bộ đi học, đáp ứng yêu cầu, điều kiện, tiêu chuẩn theo quy định; gắn đào tạo, bồi dưỡng với quy hoạch, bố trí, sử dụng cán bộ
Tiếp tục đổi mới nội dung, phương pháp, chương trình đào tạo, bồi dưỡng, phát huy tối đa tính chủ động, sáng tạo của người học; đa dạng, phong phú các hình thức đào tạo, trang bị những kiến thức về tầm nhìn và tư duy chiến lược, kỹ năng lãnh đạo, quản lý, kỹ năng xử lý tình huống, quản trị rủi ro, gắn với vị trí việc làm và chức trách của cán bộ
Nêu cao tinh thần trách nhiệm, ý thức tự học tập, tự tu dưỡng, rèn luyện của người học
Nâng cao chất lượng đội ngũ giảng viên Các tổ chức, đơn vị cần xây dựng chiến lược phát triển giảng viên và mạng lưới báo cáo viên, giảng viên thỉnh giảng là những chuyên gia, nhà khoa học đầu ngành và cán bộ lãnh đạo, quản lý giàu kinh nghiệm Đồng thời, các đơn vị, cơ sở đào tạo trong nước cần liên kết với các cơ sở đào tạo, các giảng viên, chuyên gia nước ngoài có uy tín, chất lượng cao để mời họ tham gia vào quá trình đào tạo, bồi dưỡng cán bộ Đối với cán bộ công chức làm công tác soạn thảo và quản lý văn bản: cần phải cập nhật liên tục những thông tin, quy định mới nhất về công tác soạn thảo, quản lý văn bản của các cơ quan nhà nước cấp trên, tuân thủ các nguyên tắc, quy định của pháp luật hiện hành Ứng dụng thành quả của cuộc cách mạng công nghiệp 4.0, đẩy mạnh ứng dụng các phương pháp dạy và học hiện đại.
Xây dựng hành lang pháp lý
Để có thể xây dựng, soạn thảo và ban hành văn bản hành chính cần thực hiện theo các bước cơ bản và trình bày một cách khoa học mà theo quy định các cơ quan, tổ chức cần phải thực hiện đúng các nội dung và thể thức trình bày cũng như yêu cầu được đặt ra đối với một văn bản Tùy theo tính chất, nội dung và hiệu lực pháp lý của từng loại văn bản mà có thể được xây dựng một trình tự hợp lý nhất có thể
Hệ thống hoá văn bản quy định về công tác soạn thảo và quản lý văn bản: trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản, người soạn thảo văn bản cần tuân thủ theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ ngày 5/03/2020 về công tác văn thư và các quy định nội bộ của Học viện Hành chính Quốc gia Điều này đảm bảo rằng mọi hoạt động của Học viện đều tuân thủ các quy định pháp luật và đồng thời tôn trọng các quy định nội bộ của tổ chức, từ đó tăng cường uy tín và minh bạch của Học viện
Học viện Hành chính Quốc gia cần phát triển một hệ thống quản lý văn bản hiệu quả để theo dõi và duy trì tất cả các văn bản liên quan đến hoạt động của Học viện Hệ thống này cần bao gồm việc lưu trữ, tra cứu và cập nhật thông tin về văn bản
Học viện Hành chính Quốc gia cần xây dựng cơ chế kiểm định và đảm bảo chất lượng của văn bản để đảm bảo tính chính xác và rõ ràng Điều này có thể bao gồm việc tiến hành kiểm tra ngữ pháp, cấu trúc logic và tính pháp lý của văn bản
Học viện Hành chính Quốc gia cần phát triển một hệ thống quản lý văn bản hiệu quả để theo dõi và duy trì tất cả các văn bản liên quan đến hoạt động của Học viện Hệ thống này cần bao gồm việc lưu trữ, tra cứu và cập nhật thông tin về văn bản Đội ngũ cán bộ, thanh tra cần nâng cao tinh thần trách nhiệm, tăng cường kiểm tra, giám sát, theo dõi và quản lý chặt chẽ văn bản từ khâu soạn thảo đến quy trình quản lý, lưu trữ tài liệu Việc thanh tra, kiểm tra công tác văn thư nhằm đảm bảo tính khách quan khi phát hiện những sai sót, hạn chế của văn thư trong thực hiện công tác quản lý văn bản của mình Thanh tra, kiểm tra sẽ nâng cao hơn nữa trách nhiệm, tinh thần làm việc của bộ phận văn thư, như vậy sẽ thúc đẩy tính hiệu quả, khả thi của việc quản lý văn bản trong Học viện
Cần tổ chức các cuộc đánh giá định kỳ giúp Học viện Hành chính Quốc gia đánh giá và cải tiến liên tục quy trình quản lý văn bản, từ đó phát hiện và triển khai các giải pháp cải thiện phù hợp Cuối cùng, việc khuyến khích sáng kiến và đề xuất ý tưởng mới từ phía nhân viên thông qua các buổi thảo luận và hội thảo sẽ tạo động lực và sự cam kết, góp phần vào quá trình cải thiện và phát triển của Học viện.
Đầu tư cơ sở vật chất - kĩ thuật, trang thiết bị phục vụ công tác soạn thảo và quản lý văn bản
Nâng cao hiệu suất hoạt động: Bổ sung cơ sở vật chất, thiết bị và công nghệ mới giúp cải thiện hiệu suất hoạt động trong công tác soạn thảo và quản lý văn bản Những công cụ hiện đại và thiết bị tối ưu hóa có thể giúp tăng năng suất làm việc, giảm thời gian và tối ưu hóa quy trình làm việc
Tiết kiệm thời gian và tài nguyên: Mua sắm bổ sung dựa trên kế hoạch giúp tiết kiệm thời gian và tài nguyên bằng cách ngăn chặn việc mua sắm không cần thiết hoặc sự lãng phí Đặc biệt, thiết bị mới nhanh nhạy, mượt sẽ soạn thảo văn bản nhanh hơn, tốc độ đường truyền gửi tài liệu không bị gián đoạn Đối mặt với sự cũ kỹ của thiết bị: Thiết bị cũ kỹ thường dễ hỏng hơn, mất nhiều thời gian bảo trì và sử dụng không hiệu quả Bằng cách bổ sung thiết bị mới, tổ chức có thể giảm thiểu sự cố và tăng tuổi thọ của thiết bị Đảm bảo an toàn và bảo mật: Cơ sở vật chất và thiết bị cũ kỹ có thể gây nguy hiểm cho người sử dụng và có thể dễ dàng bị xâm nhập Cải tiến và bổ sung cơ sở vật chất, thiết bị và công nghệ có thể đảm bảo an toàn và bảo mật văn bản tốt hơn
Việc đầu tư vào công nghệ thông tin, bao gồm cơ sở hạ tầng và thiết bị mới, là yếu tố cần thiết để Học viện Hành chính Quốc gia bắt kịp với xu hướng công nghệ hiện đại, qua đó nâng cao năng lực xử lý văn bản Đồng thời, việc phát triển kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin cho nhân viên thông qua các chương trình đào tạo và hỗ trợ định kỳ sẽ đảm bảo rằng nhân sự có khả năng sử dụng các công nghệ mới một cách linh hoạt và hiệu quả
Học viện phải tăng cường hơn nữa về hỗ trợ kinh phí cho công tác soạn thảo và quản lý văn bản tại Văn phòng và các phòng, ban chức năng khác Đồng thời đầu tư trang bị và nâng cấp các thiết bị và nâng cấp các thiết bị kỹ thuật nhằm đáp ứng yêu cầu của công cuộc đổi mới và yêu cầu quản lý của thực tiễn xã hội
Tóm lại, lập kế hoạch đầu tư mua sắm bổ sung cơ sở vật chất, thiết bị và công nghệ giúp tổ chức duy trì và nâng cao chất lượng hoạt động, tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên và đáp ứng yêu cầu của thị trường hiện đại.
Ứng dụng công nghệ thông tin vào quy trình soạn thảo và quản lý văn bản
Các cấp lãnh đạo cần quan tâm sát sao hơn nữa về việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quy trình soạn thảo và quản lý văn bản Đảm bảo tính chính xác về nội dung văn bản, thời gian ban hành văn bản và hiệu quả của văn bản sau khi ban hành
Hiện nay, để đảm bảo văn bản được ban hành đúng thủ tục pháp lý và quy định của Học viện, quy trình quản lý văn bản còn có sự phức tạp, phải qua nhiều khâu kiểm duyệt Điều này ảnh hưởng tới thời gian cũng như quy trình ban hành Chẳng hạn, đã tới kỳ học mới mà sinh viên và giảng viên chưa nhận được lịch học chính thức để tham gia học tập, lên lớp đúng thời gian quy định ảnh hướng tới tiến độ học tập và giảng dạy của sinh viên và giảng viên Nguyên nhân của vấn đề này có thể là do chuyên viên phụ trách chưa trình văn bản cho lãnh đạo ký duyệt hoặc còn trục trặc ở khâu kiểm duyệt văn bản Tuy nhiên, việc kiểm duyệt văn bản phải qua nhiều khâu xử lý và đúng trình tự giúp cho văn bản có tính chính xác hơn, chi tiết hơn, đảm bảo yêu cầu về nội dung và thể thức, kĩ thuật trình bày cao hơn Song, Học viện vẫn nên đề xuất quy trình cải tiến tinh gọn mà vẫn đảm bảo đúng quy định sẽ nâng cao hiệu suất hoạt động và chất lượng văn bản ban hành
Hiện đại hóa công tác văn thư hơn nữa để có thể xây dựng được một hệ thống quản lý văn bản hiện đại, thống nhất hơn, nâng cao hiệu quả thông tin của Học viện
Thúc đẩy sử dụng công nghệ: Sử dụng công nghệ thông tin và hệ thống thông tin để tối ưu hóa quá trình soạn thảo, quản lý và truy cập văn bản Điều này có thể bao gồm việc triển khai các phần mềm quản lý văn bản và hệ thống quản lý tài liệu điện tử Áp dụng hệ thống quản lý văn bản điện tử cũng là một trong những giải pháp hàng đầu, giúp Học viện Hành chính Quốc gia cải thiện khả năng quản lý thông tin một cách hiệu quả và minh bạch Sử dụng công nghệ hiện đại và tự động hóa quy trình không chỉ giúp giảm thiểu sai sót mà còn tăng cường tính linh hoạt trong công việc
Trong chương 3, chúng tôi đã đề xuất một số biện pháp nhằm nâng cao công tác soạn thảo và quản lý văn bản tại Học viện Hành chính Quốc gia.