Trang 1 HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA KHOA LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG BÁO CÁO TỔNG HỢP ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC CỦA SINH VIÊN NGHIÊN CỨU KHOA HỌC VỀ CÔNG TÁC LỄ TÂN TẠI Trang 2
PH Ầ N M Ở ĐẦ U
Lý do chọn đề tài
Nói đến lễ tân thì mọi người thường nghĩ đến một là một bộ phận chính tại khu vực tiền sảnh củakhách sạn, nhà hàng hay một cơ quan trong nhiều lĩnh vực, ngành nghề khác nhau Họ là người tiếp xúc, gặp gỡ, trao đổi trực tiếp đầu tiên với khách hàng Nhưng trong môi trường giáo dục thì lễ tân cũng đóng vai trò quan trọng trong các sự kiện, chương trình, hay tổ chức hội họp của một nhà trường Có thể nói lễ tân ngày nay đã trở thành một bộ phận quan trọng và không thể thiếu đối với các tổ chức, cơ quan.
Xét về lĩnh vực lễ tân chúng ta có thể kể đến Đại họcNội Vụ Hà Nội nơi đào tạo chủ yếu về bồi dưỡng năng lực, kiến thức, quản lý về lĩnh vực hành chính trong đó có công tác lễ tân Công tác này có thể trở thành tổ chức đi đầu trong việc cung cấp lễ tân đúng tiêu chuẩn, chuyên nghiệp cho các sự kiện của Đại học Nội vụ Hà Nội Qua đó mang đến những hình ảnh đẹp và giới thiệu được văn hóa sinh viên Đại Học Nội Vụ Hà Nội đến đến các cơ sở giáo dục khác Từ những cái nhìn thực tế cho thấy công tác lễ tân tại Đại Học Nội Vụ Hà Nội đang có khá nhiều vấn đề cần được quan tâm
Hiện nay công tác lễ tân tại trường hay một số cơ quan tổ chức còn chưa được quan tâm và chỉ mang tính hình thức nên còn khá bị động dẫn đến hiệu quả công việc chưa cao Vậy nên chưa có một bài nghiên cứu khoa học hay bài viết nào nghiên cứu về công tác lễ tân
Trong hoạt động thực thi công vụ hướng tới một hình ảnh hành chính công vụ theo đó cán bộ công chức viên chức cần tạo dựng một hình ảnh đẹp trong giao tiếp hướng nội, hướng ngoại của tổ chức và với dân với các khách hàng Đồng thời tạo nên cách ứng xử văn minh, ứng xử có văn hóa hình thành một nền công vụ mới hiện đại và phát triển
Nhận thấy tầm quan trọng của nhân viên lễ tân, nhóm tác giả đã nghiên cứu và tìm hiểu về đề tài "Công tác lễ tân tại Đại họcNội vụ Hà Nội" nhằm hoàn thiện hơn công tác lễ tân trong các sự kiện hội họp, chương trình của trườngtổ chức Đánh giá thực trạng và đưa ra ý kiến để hoàn thiện về công tác lễ tân
Tổng quan về nghiên cứu
Ngày nay, việc ô tôra đón khách ở sân bay, xehộ tống, máy bay trực thăng sử dụng cho khách đi lại, hay mọi điều kiện tiện lợi khác dành cho khách trong thời gian ở, thăm, đều nằm trong trình tự đón tiếp chính khách từ xưa đến nay Hình thức và phương tiện đón tiếp có thể thay đổi, nhưng yêu cầu thì bất biến Đời sống cộng đồng có nhiều nét tương đồng với quy định trên sân khấu: từ yêu cầu về trang phục, dáng đi, điệu bộ, cách giao tiếp, nói năng, đến việc tổ chức chiêu đãi, ngày hội, nghi lễ quan trọng nào đó Trong mỗi trường hợp này, việc tuân thủ các nghi lễ, cũ hay mới, phản ánh mối liên hệ giữa cuộc sống thực và biểu hiện bên ngoài của nó
Trong hoạt động đối ngoại, các nước rất coi trọng tập quán và quy tắc “lễ phép quốc tế” Những phong tục, chuẩn mực này dựa trên nguyên tắc tôn trọng tất cả những gì là biểu tượng, đại diện của Quốc Gia cho nhà nước, được đúc kết trong Lễ tân ngoại giao, gọi tắt là Lễ tân
* Tình hình nghiên cứu ngoài nước
Ra đời từ những thế kỷxa xưa, lễ tân rất phát triển đặc biệt là lễ tân ngoại giao, lễ tân ngoại giao phát triển cùng với sự phát triển của xã hội và sự phát triển của quan hệ giữa các Quốc Gia Ngày nay, Lễ tân ngoại giao tập trung vào các chủ đề: thủ tục thiết lập quan hệ ngoại giao, bổ nhiệm và đón tiếp đại sứ, quyền ưu đãi miễn trừ ngoại giao, cấp bậc ngoại giao và nghi thức ngoại giao chủđề này là những chủđề chuyên môn mang tính chính trị và phong tục tập quán với các thủ tục quy định, pháp luật
Quốc Gia và pháp luật quốc tếliên quan đến quan hệ giữa các Quốc Gia
Mặc dù có cơ sở trong các quy tắc về phép lịch sự quốc tế, nghi thức ngoại giao với nội dung được mô tảở trên không thể chỉ là vấn đề phép lịch sự ngoại giao, mặc dù để có một lễ tân ngoại giao tốt, cần phải hiểu và thực hành phép lịch sự
“Lễ tân, tuy không phải là nội dung chủ yếu của hoạt động đối ngoại Nhưng lại là công cụ rất quan trọng, cần thiết và không thể thiếu trong bất kỳ một hoạt động đối ngoại nào Công tác lễ tân tốt hay xấu đều ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả của hoạt động đối ngoại, thậm chí ảnh hưởng tới quan hệ Quốc Gia”
* Tình hình nghiên cứu trong nước
Sử sách của các triều đại phong kiến đã ghi lại nhiều phép tắc nghi thức trong chính đình khi tiếp sứ thần Ở Việt Nam, triều Nguyễn đã có những quy định rất cụ thể về việc cử sứ thần ra nước ngoài và đón sứ thần trong nước Khâm định Đại Nam hội điển sự - lệ đã ghi chép rất chi tiết nghi thức tiếp sứ thần từ biên giới đến kinh đô Lễ tuyên bố sắc phong đọc, nghe các lễ vật cho sứ giả, y phục, yến tiệc Riêng khu đãi tiệc có quy định riêng về số lượng bàn tiệc, mỗi lần mấy mâm, mỗi mâm mấy bát, mấy đĩa, thực đơn gồm những món gì
Những năm đầu tiên được du nhập vào Việt Nam, lễ tân chỉ có hình dáng xa lạ, một cách hiểu mờ nhạt: làm công việc của một người chuyên tiếp khách, trực điện thoại và giải đáp mọi thắc mắc liên quan của khách hàng về tổ chức hiểu biết còn nhiều hạn chế Đến nay, vai trò của lễtân được đánh giá trên nhiều khía cạnh, lễ tân đã có vị trí trong các ngành nghề khác nhau: từ trường học, bệnh viện, khách sạn, công ty luật cho đến các văn phòng công Trong các công ty, nhân viên lễ tân được coi là người mang hình ảnh và là bộ mặt đại diện cho công ty, tổ chức Là người tiếp thị văn hóa, hình ảnh của tổ chức đến các cá nhân, tổ chức có quan tâm và có nhu cầu cộng tác
Hoạt động lễ tân ở Việt Nam bao giờ cũng phải xuất phát từ đường lốichính trị và chính sách đối ngoại của Nhà nước nhưng đồng thời cũng phải nghiên cứu những quy định thủ tục và tập quán quốc tế để áp dụng cho phù hợp với đặc điểm và phong tục tập quán của Việt Nam
M ục đích và nhiệ m v ụ nghiên c ứ u
- Tìm hiểu về công tác lễ tân tại trường Đại họcNội vụ Hà Nội
- Tổng hợp lý luận chung về công tác lễ tân tại Đại học Nội vụ Đánh giá thực trạng về công tác lễ tân tại trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Đềxuất giải pháp nhằm đưacông tác lễ tân tại trường đại học nội vụ Hà Nội ngày một hoàn thiện và phát triển hơn.
- Tập trung tìm hiểu cơ sở lý luận và cơ sở thực tiễn về công tác lễ tân tại Học viện Hành chính Quốc Gia
- Nghiên cứu thực trạng về hoạt động công tác lễ tân của Học viện hành chính Quốc Gia
- Đánh giá về thực trạng của hoạt động
- Tìm hiểu các vấn đề liên quan đến công tác lễ tân, đồng thời phân tích và đưa ra kiến nghị phù hợp tới hoạt động Đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện công tác lễ tân tại trường
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
* Đối tượng nghiên cứu: Đối tượng nghiên cứu là hoạt động công tác lễ tân tại Học viện Hành chính Quốc Gia
- Về nội dung: Tập trung nghiên cứu, phân tích, đánh giá thực trạng và nhận xét về vấn đề công tác lễ tân tại Học viện Hành chính Quốc Gia
- Về không gian: Học viện Hành chính Quốc Gia
- Về thời gian: Từ tháng 8 năm 2022 đến tháng 12 năm 2022
Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Tổng quan các tài liệu nghiên cứu có liên quan đến vấn đề nghiên cứu, phân tích, tổng hợp, xây dựng cơ sở lý luận cho việc nghiên cứu công tác lễ tân; Tìm hiểu các yếu tố cơ bản ảnh hưởng đến công tác lễ tân tại Trường
- Phương pháp sử dụng phiếu hỏi: Sử dụng phiếu hỏi, phiếu điều tra để tìm hiểu nhận thức của sinh viên về công tác lễ tân, các hình thức liên quan đến công tác lễ tân tại trường.
B ố c ục đề tài
Cơ sở lý luận về công tác lễ tân
Nội dung Chương 1 đề cập đến những lý luận chung của công tác lễ tân, các khái niệm, nguyên tắc và nội dung của công tác lễtân văn phòng.
Thực trạng công tác lễ tân tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Nội dung chính của Chương 2 đề cập đến thực trạng công tác lễ tân trường Đại học
Nội vụ Hà Nội tổ chức quản lí công tác lễ tân như: nhân sự, cơ sở vật chất phục vụ công tác lễ tân; tổ chức các nghiệp vụ lễ tân: tổ chức tiếp đón khách, tổ chức chuẩn bị hội họp, nghe nhận điện thoại, quản lí các trang, thiết bị và một số nhiệm vụ khác
Chương 3 Đánh giá và đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện công tác lễ tân tại Đại học
Từ thực trạng đề cập ở Chương 2, Chương 3 tôi đi sâu vào đánh công tác lễ tân của trường Đại học Nội vụ Hà Nội từ đó đề xuất giải pháp nhằm góp phần hoàn thiện hơn nữa công tác lễ tân văn phòng chuyên nghiệp, hiện đại
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC LỄ TÂN
N ộ i dung ho ạt độ ng c ủ a công tác l ễ tân
- Phương pháp sử dụng phiếu hỏi: Sử dụng phiếu hỏi, phiếu điều tra để tìm hiểu nhận thức của sinh viên về công tác lễ tân, các hình thức liên quan đến công tác lễ tân tại trường
Cơ sở lý luận về công tác lễ tân
Nội dung Chương 1 đề cập đến những lý luận chung của công tác lễ tân, các khái niệm, nguyên tắc và nội dung của công tác lễtân văn phòng.
THỰ C TR Ạ NG CÔNG TÁC L Ễ TÂN T Ạ I H Ọ C VI Ệ N
T ổ ch ứ c các nghi ệ p v ụ l ễ tân
Trong công tác lễ tân của Trường đại học Nội Vụ Hà Nội nghiệp vụ đóng vai trò hết sức quan trọng, là yếu tố lớn để quyết định một công tác lễ tân hoàn chỉnh.
Nghiệp vụ lễ tân bao gồm nhiều kỹ năng như tiếp khách, giải quyết về giấy tờ và tham gia công tác lễ tân tại các sự kiện…Ở mỗi một quy trình, lễ tân cần phải thực hiện đúng các kỹ năng cũng như quy định để hạn chế được tối đa sai sót, ngoài ra lễ tân cũng cần phải có được những kỹ năng giao tiếp, xử lý được các tình huống… Nghiệp vụ lễ tân là làm các công việc thuộc về kỹ năng, ứng xử cụ thể như sau:
- Trước khi có sự kiện, hội nghị hay có khách thì nhiệm vụ của lễ tân tại trường cần phải bàn giao vào sổ bàn giao bao gồm đồ đạc, các thông tin cần thiết như giấy tờ, phong bì, tài sản, các khoản tiền đặt cọc, tiền quỹ…
- Các thông tin khi làm việc cần phải ghi rõ trên giấy tờ, không nên bàn giao miệng bởi tính chất của lễ tân thường có rất nhiều giao dịch
- Những thông tin quan trọng mà chưa làm thì cần phải note lại để tránh bị quên,
- Luôn tươi cười trò chuyện với khách mời, đại biểu để cuộc nói chuyện trở nên thoải mái hơn Tuy nhiên tươi cười cũng cần phải đúng thời điểm, luôn chú ý, biết quan sát, hiểu ý khách mời và đại biểu.
- Biết cách lắng nghe khách mời, điều này sẽ thể hiện sự tôn trọng đối với khách mời
- Luôn có thái độ tích cực trong khi làm việc, cư xử hòa nhã, thân thiện và kiên nhẫn
Từ đó chúng ta có thể thấy bộ phận lễ tân tại Đại học Nội vụ Hà Nội đóng một vai trò hết sức quan trọng vì lễ tân là bộ mặt của một cơ quan tổ chức và còn ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả của công việc, bởi vậy mỗi một lễ tân cần phải được trau dồi tất cả kỹ năng, nghiệp vụ của một lễ tân hành chính.
Nghề lễ tân hiện nay là nghề được coi là khá hấp dẫn, được nhiều bạn trẻ quan tâm Tuy nhiên để trở thành một lễ tân giỏi bạncần phải có những nghiệp vụ chuyên môn, được trải qua quá trình đào tạo bài bản
Bên cạnh việc thành thạo nghiệp vụ lễ tân thì nhân viên lễ tân cần phải thông thạo ngoại ngữ, có khả năng giao tiếp tốt, ứng xử khéo léo bởi vì mọi hành động của lễ tân đều ảnh hướng đến tâm lý của khách mời và lãnh đạo. Đặc biệt yếu tố ngoại ngữ cũng đóng một vai trò lớn, yếu tố quan trọng trong việc xác định trình độ của một lễ tân hành chính văn phòng tại học viện Hành chính Quốc Gia
Tổ chức đón tiếp khách là một trong những nghiệp vụ lễ tân văn phòng phải làm, Cũng giống như lễ tân nhà hàng –khách sạn, lễ tân làm việc trong văn phòng cũng có nhữngnghiệp vụ - kỹ năngđặc biệt và là bộ phận quan trọng không thể thiếu đối với học viện Học viện sẽ thường chú trọng đến quá trình tuyển dụng và đào tạo một lễ tâm chuyên nghiệp phục vụ cho mọi công tác tại học viện, Bởi đây không chỉ là đại diện cho bộ mặt của học viện mà còn giúp quá trình làm việc và hợp tác trở nên thuận lợi hơn, suôn sẻ hơn cụ thể hình thức đón tiếp khách của lễ tân văn phòng tạiTRƯỜNGĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘItheo trình tự như sau:
Việc đón tiếp khách là công việc đầu tiên của lễ tân văn phòng tại học viện Hành chính Quốc Gia Sau khi làm các thủ tục như chào hỏi, ghi tên, hay đón tiếp khách mời…, Bộ phận lễ tân cần phải trang bị các vật dụng cần thiết, bố trí trang trọng, sạch sẽ lịch sự để đón tiếp khách mời hay đoàn đại biểu từ xa.
Theo thứ tự thì bộ phận lễ tân phải thông báo trước cho thư ký biết những khách đang có lịch hẹn hoặc ngồi chờ và hướng dẫn họ đến văn phòng Nhiều trường hợp đặc biệt thư ký hay trực tiếp lãnh đạo phải đích thân ra tận nơi để đưa khách vào để thể hiện sự kính trọng khách mời.
Bộ phận lễ tân của văn phòng tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nộiluôn phải thực hiện theo tiêu chuẩn đã đề ra trước đó: chú trọng trong trang phục phải ngay ngắn, vệ sinh sạch sẽ đúng yêu cầu của một lễ tân, dáng đứng ngồi ngay ngắn, nghiêm túc, ánh mắt thân thiện, chủ động nhìn vào trào đón khách Mỉm cười nhẹ nhàng tạo bầu không khí thân thiện với lãnh đạo và khách, nếu trong trường hợp gặp khách quen hãy chào khách bằng tên riêng của khách, tuyệt đối không được gọi nhầm tên, nếu không nhớ thì không nên gọi tên khách, điều này giúp tạo dấu ấn riêng biệt của khách đốivới lễ tân của bộ phận văn phòng tại trường, và có lẽ đây cũng là hình ảnh gần gũi mà được lễ tân trường Đại học Nội vụ Hà Nội đang hướng đến.
Nhân viên lễ tân cần chú ý trang điểm nhẹ nhàng, luôn phải tạo sự vui vẻ, tươi tắn trên khuôn mặt Luôn luôn chuẩn bị bên người một cuốn sổ, một chiếc bút để ghi lại những thông tin quan trọng phòng trừ trường hợp cần thiết
Chúng ta có thể thấy khách đến văn phòng cơ quan thường chia ra làm hai loại chính: khách ngoài bộ phận cơ quan và khách trong nội bộ cơ quan.
Khách ngoài bộ phận cơ quan, gồm có những: khách hàng liên hệ công tác, khách tham quan, khách đến dự các hội nghị…
Khách trong nội bộ, gồm có những: các cán bộ, viên chức nhân viên trong các đơn vị của học viện đến liên hệ công tác hoặc lên gặp Ban giám đốc vì việc riêng, Thuộc bộ phận lễ tân thư ký phải phân biệt được khách để ứng xử và tiếp đón thíchhợp. Đối với khách trong nội bộ cơ quan có thể tiếp xúc, làm việc và giải quyết bằng nhiều cách khác nhau Có cơ quan Ban giám đốc có thể tiếp cánbộ nhân viên chức bất kì lúc nào họ đến Việc này thường rất bất tiện cho lãnh đạo cơ quan vì họ luôn bị gián đoạn công việc, không thể tập trung vào công việc quan trọng trong quá trình làm việc
Đánh giá khả o sát tình tr ạ ng công tác l ễ tân t ạ i h ọ c vi ệ n
Để tìm hiểu về việc thực hiện công tác lễ tân, tác giả đã áp dụng phương pháp khảo sát qua bảng hỏi Tổng sốngười trả lời phiếu khảo sát là sinh viên đang học và công tác tại Học viện Số sinh viên được khảo sát là 100 sinh viên, gồm sinh viên của tất cảcác khoa đang học tập tại Học viện Hành chính Quốc Gia
Dưới đây là kết quả thu nhận được
1 Nhận thức về công tác lễ tân a Khái niệm
Nhóm đưa ra 4 định nghĩa về lễtân trong đó thu được kết quảnhư sau:
- Có 70,1% sốngười khảo sát cho rằng công tác lễ tân là “nhiệm vụ của các cơ quan, tổ chức nhằm thực thi các biện pháp thể hiện sự tôn trọng, lịch sự, chu đáo với cán bộ, công nhân viên, NLĐ, với khách đến giao dịch công việc”
- 19,4% số người khảo sát cho rằng công tác lễ tân là: “nhân viên được giao nhiệm vụđón tiếp hướng dẫn khách khi đến giao dịch với cơ quan.
- 10,4% số người khảo sát cho rằng công tác lễ tân là:” cách thể hiện đối xử với người khác thông qua những nghi thức nhằm thể hiện vị thế, phong cách, thái độ, tình cảm của trường đối với khách
- Và không ai cho rằng lễ tân là bộ phận tham mưu giúp việc cho lãnh đạo và cơ quan lễ tân b Nhiệm vụ của công tác lễ tân
- 32,4% người khảo sát cho rằng công tác lễ tân có nhiệm vụ là phổ biến, ban hành các văn bản quy định về lễ tân (quy chuẩn về lễ tân)
- Tỷ lệ người khảo sát cho rằng là tổ chức và phân công bộ phận tham mưu giúp việc về lễ tân chiếm tỷ lệ cao nhất là 39,7%
- 23,5% người cho rằng tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ lễ tân cho cán bộ, nhân viên
- 4,4% còn lại tuyển dụng và phân công bộ phận tham mưu giúp việc về công tác lễ tân c Về nhiệm vụ công tác lễ tân trong học viện, các ý kiến như sau:
- 76,5% cho rằng nhiệm vụ công tác lễtân là nhân viên được giao nhiệm vụđón tiếp, hướng dẫn khách khi đến giao dịch vói cơ quan.
- Số người cho rằng là quy định thực hiện các nghi thức đón tiếp khách chiếm 19,1%
- 4,4% chọn tạo dựng hình ảnh và truyền thông vị thế của Nhà trường
- 0% quy định và thực hiện nghi thức trong hội họp hội nghị và sự kiện d Về vai trò, ý nghĩa công tác lễ tân trong học viện
- Sốngười nhận thấy công tác lễtân giúp trường học thể hiện vị thế, tình cảm thái độ cách ứng xử trong nội bộ và khách bên ngoài chiếm tỷ lệ cao nhất 80,9%
- “Giúp học viện duy trì và phát triển các mối quan hệ với đối tác khách hàng”, 13,2%
- “Giúp học viện tạo dựng môi trường làm việc thân thiện gắn bó giữa các thành viên” chiếm 5,9% e Về trách nhiệm tổ chức thực hiện công tác lễ tân
- 73,5% người khảo sát cho rằng trách nhiệm thuộc về toàn thể cán bộ giảng viên, nhân viên đều phải thực thi trách nhiệm này đối với từng nhiệm vụ cụ thể khi thực hiện công tác lễ tân nội bộhay đối với khách bên ngoài chiếm tỷ lệ cao nhất
- Trong đó có 14,7% cho rằng trách nhiệm do nhân viên lễ tân chuyên trách hoặc kiêm nhiệm sẽ phụ trách
- 5,9% do Văn phòng học viện
- 3,4% Ban Giám đốc phụ trách trực tiếp
- 1,5% còn lại chiếm tỷ lệ ít nhất cho rằng do Thủ trưởng đơn vị phụ trách
Nhận xét: Kết quả khảo sát trên đây cho thấy, hầu hết sinh viên đều nhận thức đúng về khái niệm, nội dung, nhiệm vụvà vai trò, ý nghĩa của công tác lễ tân trong học viện Điều này cho thấy hầu hết các sinh viên trong học viện đã có sự quan tâm nhất định và đều thấy được tầm quan trọng, ý nghĩa của công tác lễ tân
2 Kết quả đánh giá về nghiệp vụ lễ tân tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Người trả lời Đánh giá về cách bố trí phòng họp
Rất tốt Tốt tương đối tốt không tốt rất không tốt Cán bộ 40,2% 51,3% 0,8% 7,7% 0% 100%
Sinh viên 51,3% 41,4% 0,3% 7,2% 0% 100% a Đánh giá về cách bố trí phòng họp, hội nghị, hội thảo
Nghi thức tổ chức các sự kiện quan trọng của Trường
Rất tốt Tốt tương đối tốt không tốt rất không tốt Sinh viên 23,5% 63,2% 11,8% 1,5% 0% 100% b Đánh giá về nghi thức tổ chức các sự kiện quan trọng của trường (ngày 20/11, trao bằng tốt nghiệp…)
Phong cách giao tiếp cán bộ nhân viên khối quản lý các phòng chức năng
Rất tốt tốt tương đối tốt không tốt rất không tốt
Sinh viên 10% 86% 0% 3,4% 0,6% 100% c, Kết quảđánh giá về phong cách giao tiếp cán bộ, nhân viên lễ tân khối quản lý các phòng chức năng
Nhận xét: sinh viên đều rất hài lòng với phong cách giao tiếp của cán bộ, nhân viên khối quản lý các phòng chức năng, 86% sinh viên đánh giá tốt và 10% đánh giá rất tốt Số không hài lòng, cảm thấy chưa tốt rất không tốt chiếm tỉ lệ nhỏ là 0.6% Kết quả đánh giá về phong cách giao tiếp cán bộ, nhân viên lễ tân khối quản lý các phòng chức năng
Phong cách giao tiếp cán bộ nhân viên khối quản lý các phòng chức năng Tổng cộng
Rất tốt Tốt Tương đối tốt
Nhận xét: sinh viên đều rất hài lòng với phong cách giao tiếp của cán bộ, nhân viên khối quản lý các phòng chức năng, 86,8%sinh viên đánh giá tốt Số không hài lòng, cảm thấy chưa tốt chiếm tỷ lệ nhỏ, 13,2%
2.5 Đánh giá về nghi thức lễ tân nội bộởTrường
Các sự kiện trong Trường đại học Nội vụ Hà Nội rất phong phú Trong giới hạn về thời gian và nội dung của bài nghiên cứu khoa học, nhóm chỉ tiến hành tìm hiểu nghi thức tổ chức của 4 lễ lớn đó là Lễ khai giảng, Lễ bế giảng, Lễ kỉ niệm ngày Nhà giáo Việt Nam 20-11 và Lễ kỉ niệm ngày thành lập của Trường Đây là 4 ngày lễ có quy mô rất lớn thường được tổ chức hằng năm (trừ lễ kỉ niệm ngày thành lập Trường 05 năm/lần)
Về công tác lễ tân của học viện vào các ngày lễđược thể hiện rõ nét nhất trong công tác chuẩn bị trước buổi lễ, đón tiếp các đại biểu, khách mời trong buổi lễ và cách bố trí, phục vụnơi tổ chức buổi lễ Về công tác chuẩn bịtrước buổi lễ phải xác định được thành phần tham dự, địa điểm và thời gian tổ chức, gửi giấy mời, tổ chức phân công công việc trong buổi lễ, …
Ví dụ: về thành phần tham dự một số buổi lễ kỉ niệm:
Lễ khai giảng: Gồm có tất cả cán bộ, viên chức, thành phần không thể thiếu là Đảng ủy, Ban Giám hiệu Nhà trường, thủ trưởng các đơn vị, các nhà giáo tiêu biểu (giáo sư,phó giáo sư, nhà giáo nhân dân, nhà giáo ưu tú )
Ngoài ra còn có đại diện cho các tổ chức sinh viên như: Hội sinh viên, Hội Cựu giáo chức đa phần là sinh viên năm nhất, và đại diện các sinh viên khóa 19, 20,21 (ví dụnhư lớp trưởng, bí thư chi đoàn, hay là chi hội trưởng hội sinh viên) Lễ khai giảng diễn ra với thông điệp đón chào sinh viên năm thứ nhất, giới thiệu về truyền thống Nhà trường khen thưởng sinh viên và tạo không khí phấn khởi, hào hứng để bước vào năm học mới
Gi ả i pháp
1 Nghị định số145/2013/NĐ-CP của Chính phủngày 29 tháng 10 năm 2013 quy định về tổ chức ngày kỷ niệm; nghi thức trao tặng, đón nhận hình thức khen thưởng, danh hiệu thi đua; nghi lễđối ngoại và đón tiếp khách nước ngoài;
2 Phùng Công Bách (2009), Nghi thức và lễ tân đốingoại, NXB Thế giới, Hà Nội.
3 Võ Anh Tuấn (2005), Lễ tân Ngoại giao thực hành, NXB Chính trị Quốc Gia – sự thật,
4 Lễ tân - công cụ giáo tiếp, Louis Dussault, Nxb Chính trị Quốc Gia, 2011
5 Quyết định số129/2007/QĐ-TTG của Thủtướng Chính phủ: Ban hành Quy chế văn hoá công sở tại các cơ quan hành chính nhà nước
6 Nghiệp vụthư ký văn phòng, Lương Minh Việt, NXB Hà Nội (2005)
7 Nguyễn Hữu Thân, Quản TrịHành Chánh Văn Phòng, NXB Thống Kê, 2002
8 Phạm Thu Cúc, (2002), Lý thuyết nghiệp vụ lễ tân
9 Vũ Thị Phụng, (2005), Nghiệp vụ thư ký văn phòng, Nhà xuất bản Đại học
10 Mai Hưu Khuê, Kỹnăng giao tiếp trong hành chính, Học viện Hành chính