Trang 1 HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA KHOA LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG BÁO CÁO TỔNG HỢP ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC CỦA SINH VIÊN NGHIÊN CỨU KHOA HỌC VỀ CÔNG TÁC LỄ TÂN TẠI Trang 2
lOMoARcPSD|38837747 HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA KHOA LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG BÁO CÁO TỔNG HỢP ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC CỦA SINH VIÊN NGHIÊN CỨU KHOA HỌC VỀ CÔNG TÁC LỄ TÂN TẠI ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI Mã số: ĐTSV.2022.118 Chủ nhiệm đề tài: Phùng Thị Thu Hiền Lớp/Khoa: 2005QTVB029 Cán bộ hướng dẫn: ThS Nguyễn Thị Thu Hường HÀ NỘI, 5/2023 Downloaded by Yen Nguyen (nguyenyen.11@gmail.com) lOMoARcPSD|38837747 HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA KHOA LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG BÁO CÁO TỔNG HỢP ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC CỦA SINH VIÊN NGHIÊN CỨU KHOA HỌC VỀ CÔNG TÁC LỄ TÂN TẠI ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI Mã số: ĐTSV.2022.118 Chủ nhiệm đề tài: Phùng Thị Thu Hiền Thành viên tham gia: Bùi Văn Thao/2005QTVC060 Chu Thu Hiền/2005QTVB026 HÀ NỘI, 5/2023 Downloaded by Yen Nguyen (nguyenyen.11@gmail.com) lOMoARcPSD|38837747 LỜI CAM ĐOAN Chúng tôi xin cam đoan đây là nghiên cứu của riêng nhóm chúng tôi dưới sự hướng dẫn của ThS Nguyễn Thị Thu Hường Các nội dung, số liệu trong đề tài này là trung thực và chưa được công bố dưới bất kỳ hình thức nào Những số liệu giúp đỡ cho việc phân tích, nhận xét, đánh giá nghiên cứu được ghi rõ nguồn trong phần tài liệu tham khảo Nếu phát hiện có bất kỳ sự gian lận nào, chúng tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm TM NHÓM TÁC GIẢ Hiền Phùng Thị Thu Hiền Downloaded by Yen Nguyen (nguyenyen.11@gmail.com) lOMoARcPSD|38837747 LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành đề tài nghiên cứu này, chúng tôi đã nhận được sự giúp đỡ rất nhiều từ các bạn sinh viên của Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng trong việc thu thập số liệu để phân tích, đánh giá Chúng tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới các quý thầy cô Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI đã tận tâm giảng dạy những kiến thức và giải đáp những thắc mắc của chúng tôi trong quá trình nghiên cứu Đồng thời, nhóm nghiên cứu xin được gửi lời cảm ơn chân thành và sâu sắc nhất đến ThS Nguyễn Thị Thu Hường, người đã sát cánh, trực tiếp hướng dẫn và góp ý cho chúng tôi suốt quá trình nghiên cứu để hoàn thiện được đề tài này Trong quá trình thực hiện đề tài, vì kinh nghiệm và kiến thức vẫn còn một số hạn chế, rất mong nhận được những lời góp ý của các quý thầy, quý cô và các bạn đọc đề tài nghiên cứu này của chúng tôi Những lời góp ý sẽ giúp chúng tôi hoàn thiện hơn đề tài nghiên cứu của mình Chúng tôi xin chân thành cảm ơn! TM NHÓM TÁC GIẢ Hiền Phùng Thị Thu Hiền Downloaded by Yen Nguyen (nguyenyen.11@gmail.com) lOMoARcPSD|38837747 DANH MỤC BẢNG Bảng 1 Quy trình tổ chức một cuộc họp, hội nghị tại Học viện Hành chính Quốc Gia Bảng 2 Quy trình nghe điện thoại tại Học viện Hành chính Quốc Gia Bảng 3 Đánh giá về cách bố trí phòng họp, hội nghị, hội thảo Bảng 4 Đánh giá về nghi thức tổ chức các sự kiện quan trọng của trường (ngày 20/11, trao bằng tốt nghiệp…) Bảng 5 Kết quả đánh giá về phong cách giao tiếp cán bộ, nhân viên lễ tân khối quản lý các phòng chức năng Downloaded by Yen Nguyen (nguyenyen.11@gmail.com) lOMoARcPSD|38837747 1 Mục Lục A PHẦN MỞ ĐẦU 2 1 Lý do chọn đề tài 2 2 Tổng quan về nghiên cứu 3 3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 4 4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 5 5 Phương pháp nghiên cứu 5 6 Bố cục đề tài 6 B PHẦN NỘI DUNG 7 CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC LỄ TÂN 7 1 1 Một số khái niệm 7 1.2 Phân loại lễ tân 9 1.3 Vai trò, nhiệm vụ của lễ tân 13 1.4 Nguyên tắc cơ bản của hoạt động lễ tân 15 1.5 Những điều kiện của một lễ tân 15 1.6 Nội dung hoạt động của công tác lễ tân 15 TIỂU KẾT CHƯƠNG I 22 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LỄ TÂN TẠI HỌC VIỆN 23 HÀNH CHÍNH QUỐC GIA 23 2.1 Giới thiệu về Học viện Hành chính Quốc Gia 23 2.3 Tổ chức các nghiệp vụ lễ tân 29 2.4 Đánh giá khảo sát tình trạng công tác lễ tân tại học viện 42 CHƯƠNG III: ĐÁNH GIÁ VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CỦA CÔNG TÁC LỄ TÂN TẠI HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH 52 QUỐC GIA 52 3.1 Giải pháp 52 TÀI LIỆU THAM KHẢO 60 Downloaded by Yen Nguyen (nguyenyen.11@gmail.com) lOMoARcPSD|38837747 2 A PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý do chọn đề tài Nói đến lễ tân thì mọi người thường nghĩ đến một là một bộ phận chính tại khu vực tiền sảnh của khách sạn, nhà hàng hay một cơ quan trong nhiều lĩnh vực, ngành nghề khác nhau Họ là người tiếp xúc, gặp gỡ, trao đổi trực tiếp đầu tiên với khách hàng Nhưng trong môi trường giáo dục thì lễ tân cũng đóng vai trò quan trọng trong các sự kiện, chương trình, hay tổ chức hội họp của một nhà trường Có thể nói lễ tân ngày nay đã trở thành một bộ phận quan trọng và không thể thiếu đối với các tổ chức, cơ quan Xét về lĩnh vực lễ tân chúng ta có thể kể đến Đại học Nội Vụ Hà Nội nơi đào tạo chủ yếu về bồi dưỡng năng lực, kiến thức, quản lý về lĩnh vực hành chính trong đó có công tác lễ tân Công tác này có thể trở thành tổ chức đi đầu trong việc cung cấp lễ tân đúng tiêu chuẩn, chuyên nghiệp cho các sự kiện của Đại học Nội vụ Hà Nội Qua đó mang đến những hình ảnh đẹp và giới thiệu được văn hóa sinh viên Đại Học Nội Vụ Hà Nội đến đến các cơ sở giáo dục khác Từ những cái nhìn thực tế cho thấy công tác lễ tân tại Đại Học Nội Vụ Hà Nội đang có khá nhiều vấn đề cần được quan tâm Hiện nay công tác lễ tân tại trường hay một số cơ quan tổ chức còn chưa được quan tâm và chỉ mang tính hình thức nên còn khá bị động dẫn đến hiệu quả công việc chưa cao Vậy nên chưa có một bài nghiên cứu khoa học hay bài viết nào nghiên cứu về công tác lễ tân Trong hoạt động thực thi công vụ hướng tới một hình ảnh hành chính công vụ theo đó cán bộ công chức viên chức cần tạo dựng một hình ảnh đẹp trong giao tiếp hướng nội, hướng ngoại của tổ chức và với dân với các khách hàng Đồng thời tạo nên cách ứng xử văn minh, ứng xử có văn hóa hình thành một nền công vụ mới hiện đại và phát triển Nhận thấy tầm quan trọng của nhân viên lễ tân, nhóm tác giả đã nghiên cứu và tìm hiểu về đề tài "Công tác lễ tân tại Đại học Nội vụ Hà Nội" nhằm hoàn thiện hơn Downloaded by Yen Nguyen (nguyenyen.11@gmail.com) lOMoARcPSD|38837747 3 công tác lễ tân trong các sự kiện hội họp, chương trình của trường tổ chức Đánh giá thực trạng và đưa ra ý kiến để hoàn thiện về công tác lễ tân 2 Tổng quan về nghiên cứu Ngày nay, việc ô tô ra đón khách ở sân bay, xe hộ tống, máy bay trực thăng sử dụng cho khách đi lại, hay mọi điều kiện tiện lợi khác dành cho khách trong thời gian ở, thăm, đều nằm trong trình tự đón tiếp chính khách từ xưa đến nay Hình thức và phương tiện đón tiếp có thể thay đổi, nhưng yêu cầu thì bất biến Đời sống cộng đồng có nhiều nét tương đồng với quy định trên sân khấu: từ yêu cầu về trang phục, dáng đi, điệu bộ, cách giao tiếp, nói năng, đến việc tổ chức chiêu đãi, ngày hội, nghi lễ quan trọng nào đó Trong mỗi trường hợp này, việc tuân thủ các nghi lễ, cũ hay mới, phản ánh mối liên hệ giữa cuộc sống thực và biểu hiện bên ngoài của nó Trong hoạt động đối ngoại, các nước rất coi trọng tập quán và quy tắc “lễ phép quốc tế” Những phong tục, chuẩn mực này dựa trên nguyên tắc tôn trọng tất cả những gì là biểu tượng, đại diện của Quốc Gia cho nhà nước, được đúc kết trong Lễ tân ngoại giao, gọi tắt là Lễ tân * Tình hình nghiên cứu ngoài nước Ra đời từ những thế kỷ xa xưa, lễ tân rất phát triển đặc biệt là lễ tân ngoại giao, lễ tân ngoại giao phát triển cùng với sự phát triển của xã hội và sự phát triển của quan hệ giữa các Quốc Gia Ngày nay, Lễ tân ngoại giao tập trung vào các chủ đề: thủ tục thiết lập quan hệ ngoại giao, bổ nhiệm và đón tiếp đại sứ, quyền ưu đãi miễn trừ ngoại giao, cấp bậc ngoại giao và nghi thức ngoại giao chủ đề này là những chủ đề chuyên môn mang tính chính trị và phong tục tập quán với các thủ tục quy định, pháp luật Quốc Gia và pháp luật quốc tế liên quan đến quan hệ giữa các Quốc Gia Mặc dù có cơ sở trong các quy tắc về phép lịch sự quốc tế, nghi thức ngoại giao với nội dung được mô tả ở trên không thể chỉ là vấn đề phép lịch sự ngoại giao, mặc dù để có một lễ tân ngoại giao tốt, cần phải hiểu và thực hành phép lịch sự Downloaded by Yen Nguyen (nguyenyen.11@gmail.com) lOMoARcPSD|38837747 4 “Lễ tân, tuy không phải là nội dung chủ yếu của hoạt động đối ngoại Nhưng lại là công cụ rất quan trọng, cần thiết và không thể thiếu trong bất kỳ một hoạt động đối ngoại nào Công tác lễ tân tốt hay xấu đều ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả của hoạt động đối ngoại, thậm chí ảnh hưởng tới quan hệ Quốc Gia” * Tình hình nghiên cứu trong nước Sử sách của các triều đại phong kiến đã ghi lại nhiều phép tắc nghi thức trong chính đình khi tiếp sứ thần Ở Việt Nam, triều Nguyễn đã có những quy định rất cụ thể về việc cử sứ thần ra nước ngoài và đón sứ thần trong nước Khâm định Đại Nam hội điển sự - lệ đã ghi chép rất chi tiết nghi thức tiếp sứ thần từ biên giới đến kinh đô Lễ tuyên bố sắc phong đọc, nghe các lễ vật cho sứ giả, y phục, yến tiệc Riêng khu đãi tiệc có quy định riêng về số lượng bàn tiệc, mỗi lần mấy mâm, mỗi mâm mấy bát, mấy đĩa, thực đơn gồm những món gì Những năm đầu tiên được du nhập vào Việt Nam, lễ tân chỉ có hình dáng xa lạ, một cách hiểu mờ nhạt: làm công việc của một người chuyên tiếp khách, trực điện thoại và giải đáp mọi thắc mắc liên quan của khách hàng về tổ chức hiểu biết còn nhiều hạn chế Đến nay, vai trò của lễ tân được đánh giá trên nhiều khía cạnh, lễ tân đã có vị trí trong các ngành nghề khác nhau: từ trường học, bệnh viện, khách sạn, công ty luật cho đến các văn phòng công Trong các công ty, nhân viên lễ tân được coi là người mang hình ảnh và là bộ mặt đại diện cho công ty, tổ chức Là người tiếp thị văn hóa, hình ảnh của tổ chức đến các cá nhân, tổ chức có quan tâm và có nhu cầu cộng tác Hoạt động lễ tân ở Việt Nam bao giờ cũng phải xuất phát từ đường lối chính trị và chính sách đối ngoại của Nhà nước nhưng đồng thời cũng phải nghiên cứu những quy định thủ tục và tập quán quốc tế để áp dụng cho phù hợp với đặc điểm và phong tục tập quán của Việt Nam 3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu *Mục đích - Tìm hiểu về công tác lễ tân tại trường Đại học Nội vụ Hà Nội Downloaded by Yen Nguyen (nguyenyen.11@gmail.com) lOMoARcPSD|38837747 5 - Tổng hợp lý luận chung về công tác lễ tân tại Đại học Nội vụ Đánh giá thực trạng về công tác lễ tân tại trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Đề xuất giải pháp nhằm đưa công tác lễ tân tại trường đại học nội vụ Hà Nội ngày một hoàn thiện và phát triển hơn * Nhiệm vụ - Tập trung tìm hiểu cơ sở lý luận và cơ sở thực tiễn về công tác lễ tân tại Học viện Hành chính Quốc Gia - Nghiên cứu thực trạng về hoạt động công tác lễ tân của Học viện hành chính Quốc Gia - Đánh giá về thực trạng của hoạt động - Tìm hiểu các vấn đề liên quan đến công tác lễ tân, đồng thời phân tích và đưa ra kiến nghị phù hợp tới hoạt động Đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện công tác lễ tân tại trường 4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu * Đối tượng nghiên cứu: Đối tượng nghiên cứu là hoạt động công tác lễ tân tại Học viện Hành chính Quốc Gia * Phạm vi nghiên cứu - Về nội dung: Tập trung nghiên cứu, phân tích, đánh giá thực trạng và nhận xét về vấn đề công tác lễ tân tại Học viện Hành chính Quốc Gia - Về không gian: Học viện Hành chính Quốc Gia - Về thời gian: Từ tháng 8 năm 2022 đến tháng 12 năm 2022 5 Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Tổng quan các tài liệu nghiên cứu có liên quan đến vấn đề nghiên cứu, phân tích, tổng hợp, xây dựng cơ sở lý luận cho việc Downloaded by Yen Nguyen (nguyenyen.11@gmail.com)