Khảo sát một số công tác văn phòng tại công ty Cổ phần Thương mại và Dịch vụ Kỉ nguyên mới LỜI CAM ĐOAN 1 PHẦN MỞ ĐẦU 2 1. Lý do chọn đề tài 2 2. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu 2 2.1. Mục tiêu nghiên cứu 2 2.2. Nhiệm vụ nghiên cứu 3 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3 3.1. Đối tượng nghiên cứu 3 3.2. Phạm vi nghiên cứu 3 4. Nguồn tài liệu tham khảo 3 5. Lich sử nghiên cứu 3 6. Phương pháp nghiên cứu 4 7. Bố cục của đề tài 4 PHẦN NỘI DUNG 5 CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ KỈ NGUYÊN MỚI 5 1.1. Giới thiệu về công ty Cổ phần Thương mại và Dịch vụ Kỉ nguyên mới 5 1.1.1. Khái quát chung 5 1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Công ty Cổ phần Thương mại và Dịch vụ Kỉ Nguyên mới 5 1.2.1. Chức năng 5 1.2.2. Nhiệm vụ 6 1.3. Cơ cấu tổ chức của cơ quan 6 CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT MỘT SỐ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHÀN DỊCH VỤ VÀ THƯƠNG MẠI KỈ NGUYÊN MỚI 8 2.1. Tổ chức và hoạt động của Văn phòng 8 2.1.1. Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng 8 2.1.2. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong văn phòng 8 2.2. Tìm hiểu về soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan 10 2.2.1. Các loại văn bản cơ quan ban hành 10 2.2.2. Thẩm quyền ban hành văn bản 11 2.2.3. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 12 2.2.4. Quy trình soạn thảo văn bản 14 2.3. Quản lý văn bản đi 15 2.3.1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày 16 2.3.2. Đăng kí văn bản đi 16 2.3.3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật. 16 2.3.4. Chuyển phát văn bản đi 17 2.3.5. Lưu văn bản đi 17 2.4.Quản lý và giải quyết văn bản đến 18 2.4.1. Tiếp nhận văn bản đến 18 2.4.2. Đăng kí văn bản đến 18 2.4.3. Trình chuyển giao văn bản đến 18 2.4.4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến 19 2.5. Tìm hiểu về quản lý và sử dụng con dấu 19 2.5.1. Các loại con dấu của công ty 19 2.5.2. Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu 19 2.5.3. Bảo quản con dấu 20 2.6. Tìm hiểu về lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 20 2.6.1. Các loại hồ sơ hình thành tại cơ quan 20 2.6.2. Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ 21 2.6.3. Phương pháp lập hồ sơ 22 2.6.4. Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 22 2.7. Tìm hiểu về văn hóa công sở, nghi thức nhà nước, kỹ năng giao tiếp 23 2.7.1.Các quy định hiện hành về văn hóa công sở, nghi thức nhà nước và kỹ năng giao tiếp tại Công ty Cổ phần Thương mại và Dịch vụ Kỉ nguyên mới. 23 2.7.2. Nhận xét, đánh giá chung 25 2.8. Tìm hiểu về thiết bị văn phòng, các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng 25 2.8.1. Các loại thiết bị văn phòng được sử dụng 25 2.8.2. Quản lý và sử dụng các thiết bị văn phòng 25 2.8.3. Các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng 26 CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ ĐƯA RA MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ KỈ NGUYÊN MỚI 27 3.1. Đánh giá chung về công tác văn phòng 27 3.1.1. Ưu điểm 27 3.1.2. Hạn chế 29 3.1.3. Nguyên nhân 30 3.2. Một só giải pháp 30 3.2.1. Nâng cao hơn nữa nhận thức của Lãnh đạo Công ty về công tác văn phòng 30 3.2.2. Đổi mới cách thức làm việc, nâng cao ý thức trách nhiệm của cán bộ nhân viên đảm nhiệm công tác văn phòng 30 3.2.3. Ban lãnh đạo Công ty cần quan tâm, chia sẻ, động viên, khuyến khích cán bộ, nhân viên hơn nữa. 31 3.2.4. Tiếp tục hoàn thiện và bổ sung hệ thống văn bản quy định về công tác văn phòng 31 3.2.5. Đầu tư trang thiết bị, cơ sở vật chất hiện đại 31 KẾT LUẬN 33 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 34 PHỤ LỤC 35 Phụ lục 01: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty Cổ phần Thương mại và Dịch vụ Kỉ nguyên mới : 35 Phụ lục 2: Cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính – Nhân sự 35
Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
Mục tiêu nghiên cứu
Báo cáo kiến tập tập trung nghiên cứu khải sát công tác văn phòng, thực trạng công tác văn phòng tại Công ty Cổ phần Thương mại và Dịch vụ Kỉ nguyên mới.
Trên cơ sở nghiên cứu thực trạng kết hợp với việc tham gia kiến tập tại cơ quan rồi đưa ra một số nhận xét chung về công tác văn phòng tại công ty Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Công ty Cổ phần Thương mại và Dịch vụ Kỉ nguyên mới.
Nhiệm vụ nghiên cứu
Để thực hiện được mục tiêu của đề tài, em tiến hành thực hiện các nhiệm vụ nghiên cứu sau:
Khảo sát công tác văn phòng tại công ty Cổ phần Thương mại và Dịch vụ Kỉ nguyên mới. Đánh giá chung và phân tích thực trạng của công tác văn phòng tại công ty Cổ phần Thương mại và Dịch vụ Kỉ Nguyên mới
Một sô giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty Cổ phầnThương mại và Dịch vụ Kỉ nguyên mới.
Nguồn tài liệu tham khảo
Tài liệu tham khảo được lấy từ Đề tài “Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Sở Tài nguyên và Môi trường Hà Nội”
PGS Vương Đình Quyền (2005), Giáo trình Lý luận và phương pháp công tác văn thư, Nxb Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội
Tài liệu nội bộ Công ty Cổ phần Thương mại và Dịch vụ Kỉ nguyên mới
Lich sử nghiên cứu
Công tác văn phòng là một trong những lịch vực quản trị được các nhà nghiên cứu quan tâm Đã có riết nhiều các đề tài nghiên cứu của các tác giả liên quan đến vấn đề công tác văn phòng như: Đề tài “Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Sở Tài nguyên và Môi trường Hà Nội” Đề tài “Một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH Truyền thông Đa phương tiện MVC” Đề tài “Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động tại Văn phòng UBND huyyện Lục Ngạn, tỉnh Bắc Giang”
Nhìn chung công trình nghiên cứu, luận văn nêu trên đều đề cập tới việc nâng cao hiệu quả công tác Quản trị văn phòng Mỗi công trình, luận văn lại nghiên cứu theo nhiều hướng khác nhau mà chưa có một đề tài nào nghiên cứu một cách toàn diện cụ thể về công tác văn phòng tại Công ty cổ phần tập đoàn NTT Việt Nam.
Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp tổng hợp lý luận có liên quan trực tiếp đến công tác văn phòng
Phương pháp thu thập tài liệu trong quá trình tìm hiểu nghiên cứu tại Công ty Cổ phần Thương mại và Dịch vụ Kỉ nguyên mới.
Phương pháp phân tích đánh giá và so sánh tài liệu đã thu thập được với lý luận và quy định của nhà nước, cơ quan, tổ chức.
Bố cục của đề tài
Nội dung báo cáo được chia làm chương cụ thể như sau:
Chương 1: Khái quát về Công ty Cổ phần Thương mại và Dịch vụ KỉNguyên mới
Chương 2: Khảo sát một số công tác văn phòng tại công ty Cổ phần Thương mại và Dịch vụ Kỉ Nguyên mới
Chương 3: Nhận xét, đánh giá và đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu qảu Công tác văn phòng tại Công ty Cổ phần Thương mại và Dịch vụ KỉNguyên mới
KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ KỈ NGUYÊN MỚI
Giới thiệu về công ty Cổ phần Thương mại và Dịch vụ Kỉ nguyên mới
Công ty Cổ phần Thương mại và Dịch vụ Kỉ nguyên mới là đơn vị chuyên xây dựng công trình kỹ thuật dân dụng, lắp đặt các hệ thống điện, bán buôn các đồdùng khác cho gia đình, các thiết bị máy móc, thiết bị và phụ tùng Lắp đặt và bán buôn các vật liệu khác trong xây dựng Hoạt động dịch vụ khác liên quan đến vận tải.
Tên công ty bằng Tiếng Việt: Công ty Cổ phần Thương mại và Dịch vụ Kỉ nguyên mới
Tên quốc tế: NEW CENTURY SALE AND SERVICE JOINT STOCK COMPANY
Mã số thuế: 0101623748 Địa chỉ: Thôn Phúc Lộc, Xã Uy Nỗ, Huyện Đông Anh, Thành phố Hà Nội, Việt Nam
Website:https://CONG-TY-CO-PHAN-THUONG-MAI-VA-DICH-VU-KY-
Fanpage: fb.com/CONG-TY-CO-PHAN-THUONG-MAI-VA-DICH-VU-KY-NGUYEN-MOI
Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Công ty Cổ phần Thương mại và Dịch vụ Kỉ Nguyên mới
Công ty Cổ phần Thương mại và Dịch vụ Kỉ Nguyên mới vinh dự là đơn vị chuyên dây dựng các công trình kỹ thuật dân dụng, công nghiệp, giao thông, thủy lợi Chuyên lắp đặt hệ thống điện như: Lắp đặt mạng máy tính, truyền dẫn cáp quang, ăng ten truyền hình, cáp và mạng thông tin
Là nhà phân phối đồ dùng cho gia đình, gia dụng, hàng thủ công mĩ nghệ, đồ gỗ, đồ nhựa Phân phối máy móc, thiết bị và phụ tùng khác như: kinh doanh máy móc, thiết bị điện, điện tử, điện máy, điện thanh, điện lạnh, tin học, thiết bị máy móc văn phòng.
Công ty còn có chức năng hợp tác đầu tư với các công ty khác nhằm mở rộng thị trường, phát huy một cách tối ưu hiệu quả kinh doanh nhằm hướng tới mục đến cao nhất là nhuận công ty.
Nâng cao chất lượng cuộc sống của người lao động trong công ty, từ đó đóng góp cho nguồn ngân sách nhà nước.
Chức năng tạo mối liên hệ với người tiêu dùng thông qua kinh doanh trực tiếp, tạo mối liên hệ với các đối tác uy tín tăng hiệu quả làm việc công ty.
1.2.2 Nhiệm vụ Đăng ký kinh doanh và kinh doanh theo đúng nghành nghề đã đăng ký tỏng giấy đăng ký thành lập doanh nghiệp.
+ Sử dụng hiệu quả nguồn vốn ngân sách và tạo nguồn vốn để hoạt động sản xuất kinh doanh
+ Xây dựng các kế hoạch, chính sách của công ty theo chiến lược lâu dài và định hướng hằng năm, hằng quý của công ty.
+ Thực hiện các chế độ cho người lao động theo đúng quy định pháp luật cũng như nội quy công ty như đào tạo nguồn nhân lực nhằm nâng cao trình độ, tay nghề, hỗ trợ các chính sách xã hội đúng đắn và kịp thời như chính sách tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, các hình thức khen thưởng, kỷ luật, thực hiện các biện pháp về an toàn vệ sinh lao động…
+ Thực hiện các nghĩa vụ tài chính theo đúng quy định pháp luật như kê khai thuế, nộp thuế,.
+ Không ngừng đổi mới phương thức sản xuất và trang thiết bị sản xuất, công nghiệp hóa, hiện đại hóa nhằm tiết kiệm chi phí, thời gian, công sức, đem lại hiệu quả kinh doanh cao.
+ Hoạt động kinh doanh đáp ứng nhu cầu của thị trường;
+ Thực hiện đầy đủ các cam kết đối với người tiêu dùng về sản phẩm, dịch vụ, giải quyết thỏa đáng các mối quan hệ lợi ích với các chủ thể kinh doanh theo nguyên tắc bình đẳng, cùng có lợi;
+ Bảo toàn và tăng trưởng vốn, mở rộng kinh doanh;
+ Bảo vệ môi trường, bảo vệ sản xuất, bảo đảm an ninh, an toàn và trật tự xã hội;+ Chấp hành pháp luật, thực hiện
Cơ cấu tổ chức của cơ quan
- Giám đốc: là người trực tiếp điều hành công việc, chịu trách nhiệm về kết quả kinh doanh của công ty Giám đốc được hỗ trợ bởi hai phó giám đốc Một người phụ trách Maketing, một người phụ trách điều hành.
- Phòng kế toán: Quản lý toàn bộ tài sản của công ty Tổng hợp, thanh toán chế độ thu chi tài chính toàn doanh nghiệp theo đúng quy định của nhà nước, chỉ đạo, kiểm tra, theo dõi việc hạch toán của các đơn vị trực thuộc.
- Phòng hành chính – Nhân sự: Tham mưu giúp việc giám đốc về tổ chức nhân sự, quản lý cán bộ nhân viên và lao động theo phân cấp quản lý cán bộ thoe Bộ luật lao động quy định
Quản lý con dấu, các sổ đăng ký công văn, giấy tờ, giấy giới thiệu…, in ấn, tiếp nhận gửi công văn hằng ngày
Quản trị theo dõi việc tổ chức hội nghị, họp hay tiếp khách hàng của công ty. Đôn đóc kiểm tra các đơn vị trực thuộc công ty về việc thực hiện các chế độ, chính sách của nhà nước, quy chế doanh nghiệp.
- Phòng kinh doanh: có chức năng tham mưu, đưa ra ý kiến, đề xuất cho Ban Giám đốc của công ty về các vấn đề liên quan đến hoạt động phân phối sản phẩm, dịch vụ của công ty ra thị trường sao cho hiệu quả và nhanh chóng nhất.chức năng hướng dẫn, chỉ đạo các hoạt động nghiên cứu và phát triển các loại sản phẩm, dịch vụ mới hoặc là nghiên cứu cải tiến các sản phẩm, dịch vụ đã có để đáp ứng nhu cầu của thị trường Chức năng xây dựng và phát triển nguồn khách hàng,Chức năng theo dõi, kiểm soát và báo cáo,Chức năng thúc đẩy tiêu thụ sản phẩm
- :Trách nhiệm của phòng kỹ thuật chính là lập hồ sơ thiết kế, quản lý, giám sát kỹ thuật các dự án xây dựng mới, sửa chữa lớn, sửa chữa thường xuyên cơ sở hạ tầng kỹ thuật và đảm bảo các vấn đề kỹ thuật của các sản phẩm mới của doanh nghiệp
Chịu trách nhiệm thẩm định các hồ sơ thiết kế kỹ thuật, đảm bảo yếu tố an toàn cùng các tính năng, công dụng của sản phẩm.
Phối hợp với các phòng ban khác trong việc chuẩn bị hồ sơ đấu thầu, tham gia đầu thầu.
Xây dựng phương án thi công, phương án kỹ thuật cho các dự án; xác định các loại phương tiện, máy móc, thiết bị thi công và các nguồn lực cần thiết khác cho việc thực hiện dự án và các kế hoạch sản xuất Bên cạnh đó còn xây dựng phương án phòng chống cháy nổ, an toàn lao động và vệ sinh môi trường đối với các công trình, dự án của công ty.
Hướng dẫn, giám sát và kiểm tra thường xuyên trong suốt quá trình thực hiện dự án, kế hoạch sản xuất về mặt kỹ thuật, tiến độ, an toàn lao động, vệ sinh môi trường cũng như các vấn đề về máy móc thiết bị sử dụng trong dự án và sản xuất sản phẩm.
* Sơ đồ cơ cấu tổ chức của cơ quan
KHẢO SÁT MỘT SỐ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHÀN DỊCH VỤ VÀ THƯƠNG MẠI KỈ NGUYÊN MỚI
Tổ chức và hoạt động của Văn phòng
2.1.1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng a, Khái niệm Văn phòng
Văn phòng là một bộ phận của các doanh nghiệp kinh doanh được dành cho việc chỉ đạo và điều phối các hoạt động khác nhau của nó Là nơi thu thập, xửa lí thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. b, Chức năng của Văn phòng
Văn phòng hay phòng hành chính nhân sự có các chức năng sau: Chức năng tham mưu tổng hợp, chức năng tư vấn về văn bản, chức năng tổ chức cong tác lễ tân, giao tiếp, chức năng giúp việc điều hành của lãnh đạo, chức năng thực hiện công tác hậu cần. c, Nhiệm vụ của Văn phòng
- Công tác thư ký tổng hợp
- Công tác văn thư lưu trữ
- Xây dựng chương tình và tổ chức thực hiện chương trình
- Thu thập, xử lý, quản lý và sử dụng thông tin
- Xây dựng, củng cố tổ chức bộ máy văn phòng
- Tổ chức giao tiếp, đối nội, đối ngoại
- Đảm bảo nhu cầu hậu cần, kinh phí, quản lý, vật tư tài sản của doanh nghiệp d, Cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính – Nhân sự
2.1.2 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong văn phòng
Văn phòng công ty Cổ phần Thương mại và Dịch vụ Kỉ nguyên mới có các vị trí việc làm: a, Trưởng phòng hành chính – nhân sự
Phối hợp với Ban điều hành xây dựng tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi, mục tiêu dài hạn Điều hành các phòng ban công ty để xay dựng mục tiêu, chỉ tiêu cho từng bộ phận đảm bảo hoàn thành mục tiêu chung của Công ty.Điều chỉnh hành lang pháp lý và các quy định trong công ty để đảm bảo doanh nghiệp đi đúng với giá trị cốt lõi và văn hóa, duy trì kỷ luật để tiến tới mục tiêu kinh doanh. b, Phó trưởng phòng, kiêm nhân viên kế toán
Thực hiện công việc về nghiệp vụ chuyên môn tài chính theo quy định của nhà nước
- Tham mưu cho Ban giám đốc về chế độ kế toán Cập nhật những thay đổi của chế độ kế toán thoe quy định của pháp luật.
- Theo dõi, phản ánh sự vận động vốn kinh doanh của Công ty và cố vấn cho Ban lãnh đạo các vấn đề liên quan.
- Ghi chép, tính toán và báo cáo các tình hình hiện có Ghi chép tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, tiền vốn Ghi chép lại toàn bộ quá trình sử dụng vốn của công ty.
- Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch buôn bán, xây dựng Kiểm tra kế hoạch thu chi tài chính Kiểm tra việc giữ gìn và sử dụng tài sản, vậy tư, tiền vốn.
- Phát hiện kịp thời những hiện tượng lãng phí Ngăn ngừa những vi phạm chế độ, quy định của Công ty. c, Nhân viên văn thư – Lưu trữ
Bao quát hầu hết lĩnh vực văn thư, công văn, giấy tờ 2 chiều như tiếp nhận và xử lý công văn thư gửi đến:
- Lập trình và xử lý công văn thư gửi đi, chịu trách nhiệm quản lý, giám sát và chịu trách nhiệm
- Lưu trữ giấy tờ, văn bản, hợp đồng, tài liệu,… của công ty
- In ấn tài liệu, nhập liệu dữ liệu hồ sơ, báo cáo quản lý chi tiết
- Quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức.
- Lập hồ sợ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
- Tổ chức, quản lý và sử dụng con dấu trong văn thư d, Nhân viên phụ trách hành chính
Tiếp nhận và xử lý các công việc nội bộ của doanh nghiệp
- Tiếp khách, xử lý các công văn mà khách hàng gửi tới
- Lên kế hoạch mời họp và tham gia hội nghị, sắp xếp và quản lý cuộc họp
- Lưu trữ, phát hành văn bản, con dấu và chịu trách nhiệm trước ban giám đốc và pháp luật về tính pháp lý.
- Sắp xếp và cung cấp tài liệu báo cáo
- Đảm bảo an toàn lao động, vệ sinh trong công ty, lên kế hoạch tập huấn về bảo hộ lao động.
- giải quyết các công việc hành chính bằng cách lập báo cáo, phân tích dữ liệu và tìm kiếm giải pháp. e, Nhân viên nhân sự
- Xây dựng kế hoạch tuyển dụng nhân sự
- Làm việc, liên hệ với các đơn vị cung cấp dịch vụ đăng tin tuyển dụng để tuyển dụng nhân viên cho công ty.
- Quản lý hệ thống lương thưởng và các chế độ đãi ngộ khác theo quy định của công ty.
- Tham gia xây dựng và giám sát triển khai hệ thống quản trị, đánh giá thực hiện công việc của mội nhân viên, từn gphofng ban để đảm bảo nắm bắt tình hình chung của nhân sự trong công ty.
- Theo dõi và cập nhật quản lý hồ sơ, danh sách nhân viên của công ty.
- Tiếp nhận các thông tin nội bộ của doanh nghiệp như đơn xin nghỉ phép, thư giải trình,…
- Giám sát và duy trì các hoạt động liên quan đến văn hóa công ty
- Quản lý các văn bản liên quan đến lương thưởng của doanh nghiệp
- Xây dựng và triển khai thực hiện kế hoạch đào tạo nhằm nâng cao trình độ, kỹ năng của toàn thể nhân viên. g, Nhân viên lễ tân
Người làm hành chính – Nhân sự sẽ giúp công ty ở mảng lễ tân Chi tiết hơn, các công việc họ phải đảm nhiệm bao gồm:
- Đón tiếp khách hàng, đối tác đến công ty.
- Tiếp nhận thông tin hoặc giao dịch thông qua điện thoại hoặc trực tiếp
- Phối hợp hỗ trợ xây dựng các sự kiện nội bộ nhằm gắn kết mối quan hệ của các nhân viên và phát triển văn hóa doánh nghiệp.
2.2 Tìm hiểu về soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan
2.2.1 Các loại văn bản cơ quan ban hành
Công ty Cổ phần Thương mại và Dịch vụ Kỉ nguyên mới có các văn bản được bạn hành là các văn bản hành chính sau:
Văn bản, công văn đến đi, các quyết định, tờ trình, kế hoạch, liên quan đến hoạt động của công ty
Các loại hồ sơ nhân viên
Tài liệu nội bộ liên quan đến chứng từ, hóa đơn xuất nhập tồn, chứng từ kế toán tài chính
Tài liệu của các phòng ban trong công ty
2.2.2 Thẩm quyền ban hành văn bản a, Thẩm quyền về nội dung vủa văn bản Để văn bản ban hành ra có hiệu lực, hiệu quả thì cần phải hiểu rõ về thẩm quyền nội dung văn bản Công ty Cổ phần Thương mại và Dịch vụ Kỉ nguyên mới hiện chưa có văn bản nào quy định cụ thể về thẩm quyền ban hành văn bản mà chủ yếu
Qua quá trình kiến tập, quan sát và tìm hiểu các văn bản tại Công ty tôi nhận thấy quyền ban hành văn bản như sau:
Chủ tịch Hội đồng quản trị có thẩm quyền ban hành các văn bản về quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Công ty, các văn bản về nhân sự bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, thôi việc Giám đốc, Phó giám đốc, các Trưởng phòng, các văn bản liên quan đến Hội đồng cổ đông và một số văn bản quan trọng khác
Giám đốc có quyền ban hành Quyết định về quy định chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban, bộ phận, các quy định, quy chế công việc, các văn bản về nhân sự bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, thôi việc đối với các cán bộ, nhân viên công ty (Không phải là Phó giám đốc, Trưởng phòng, Phó phòng) và các văn bản hành chính thông thường như: Quyết định, Kế hoạch, Tờ trình, Báo các công văn, một số loại văn bản khác b, Thẩm quyền về hình thức văn bản
Tổng giám đốc Công ty có thẩm quyền ban hành các văn bản như: Quy định, Quy chế, Quyết định, Hợp đồng, Công văn, Kế hoạch
Giám đốc, các phó giám đốc công ty có thẩm quyền ban hành các văn bản như: Quy định, Quy chế, Nội quy, Quyết định, Hợp đồng, Công văn, Tờ trình, Thông báo, Báo cáo, Kế hoạch Đối với các đơn vị, bộ phận, phòng ban trực thuộc thì được quyền ban hành các văn bản hành chính thông thường mang tính chất nội bộ như: Chương trình, Kế hoạch, Tờ trình, Báo cáo c, Nội dung văn bản
Nội dung văn bản ban hành thuộc chức năng, nhiệm vụ của phòng ban nào thì do phòng ban đó trực tiếp soạn thảo Đối với văn bản của Ban Lãnh đạo Công ty sẽ do bộ phận Văn thư hoặc người được Tổng Giám đốc chỉ định soạn thảo
Trường hợp nội dung văn bản liên quan đến nhiều công việc thì người được giao soạn thảo văn bản kết hợp với các bộ phận phòng, ban liên quan để thực hiện
Nội dung văn bản tương đối phù hợp với hình thức ban hành văn bản, phù hợp với nội dung công việc sẽ được giao, tương đối đảm bảo các yêu cầu kỹ thuật của việc soạn thảo văn bản
2.2.3 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Công ty trước đây khi chưa có quy chế về công tác văn thư lưu trữ thì thể thức văn bản được cán bộ nhân viên dựa theo nghị định 30/2020/NĐ-CP Ngày 05 tháng 03 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư
Văn bản hành chính được trình bày trên khổ giấy A4 (2010 mm x 297mm)
- Định lề trang văn bản:
Lề trên: cách mép trên từ 20 – 25 mm;
Lề dưới: cách mép dưới từ 20 -25 mm;
Lề trái: cách mép trái từ 20 – 30 mm;
Lề phải: cách mép phải từ 15 – 20 mm;
- Phần thể thức bao gồm các phần chính:
+ Quốc hiệu và Tiêu ngữ.
+ Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
+ Số, ký hiệu của văn bản.
+ Địa danh và thời gian ban hành văn bản.
+ Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền.
+ Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức.
- Cụ thể các văn bản được trình bày như sau:
Quốc hiệu ghi trên văn bản bao gồm các dòng chữ: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” và “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”
Quốc hiệu được trỡnh bày chiếm khoảng ẵ trang giấy theo chiều ngang ở phía trên, bên phải
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Tên công ty, đơn vị ban hành văn bản Đối với thành phần thể thức này thì Công ty cổ phần tập đoàn NTT Việt Nam được trình bày cụ thể như sau:
CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ
Tờn cụng ty, đơn vị chiếm khoảng ẵ trang giấy theo chiều ngang, ở phớa trên, bên trái
Quản lý văn bản đi
Việc quản lý văn bản tại Công ty cổ phần Thương mại và Dịch vụ Kỉ nguyên mới được nhân viên văn thư lưu trữ thực hiện dựa theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội Vụ hướng dẫn về việc quản lý văn bản đi, đến, hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
2.3.1 Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày
Trước khi phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.
Ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản a) Ghi số văn bản học kế toán thực hành tổng hợp
- Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức được ghi số theo hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức do Văn thư thống nhất quản lý;
- Văn bản mật đi được đăng ký vào một số và một hệ thống số riêng. b) Ghi ngày, tháng, năm văn bản
- Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành.
Người đứng đầu Phòng, ban bộ phận chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản, ký nháy/ tắt và cuối nội dung văn bản (sau dấu./.) trước khi trình lãnh đạo Công ty, đề xuất mức độ khẩn, xem xét chất, nội dung thông tin để xác định việc đóng dấu mật, đối tượng nhận văn bản, trình người ký văn bản quyết định
2.3.2 Đăng kí văn bản đi
Văn bản đi được đăng ký vào Sổ đăng ký văn bản đi hoặc Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy vi tính.
Nếu cơ quan ban hành ít văn bản trong một năm thì lập 2 sổ: sổ đăng ký văn bản mật đi, sổ đăng ký văn bản đi chung.
Nếu cơ quan ban hành nhiều văn bản đi trong một năm thì lập 3 sổ: sổ văn bản đi mật, sổ văn bản đi thường, sổ văn bản quy phạm pháp luật.
Với văn bản mật: giống mẫu, chỉ thêm cột mức độ mật sau cột trích yếu.
2.3.3 Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật. a, Nhân bản
Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng được xác định ở phần Nơi nhận của văn bản và đúng thời gian quy định, thông thường văn bản được chuyển đi tại Công ty sẽ thực hiện nhân 2 bản, một bản chuyển cho bên nhận và bản giữ lại tại phòng Hành chính tổng hợp để quản lý b, Đóng dấu cơ quan
Việc đóng dấu lên chữ ký và các phụ lục kèm theo văn bản chính phải rõ ràng,ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái. c, Đóng dấu chỉ các mức độ khẩn
Việc đóng dấu chỉ các mức độ khẩn (“Hỏa tốc”, “Hỏa tốc hẹn giờ”, “Thượng khẩn” và “Khẩn”) dấu “Tài liệu thu hồi” trên văn bản theo quy định công ty
2.3.4 Chuyển phát văn bản đi
Nguyên tắc: Các văn bản đi phải được đăng ký và chuyển đi ngay trong ngày sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền và dấu.
Những văn bản có mức độ khẩn phải được chuyển đi trước.
Những văn bản có nội dung quan trọng phải kèm phiếu gửi và gửi đúng nơi nhận đã ghi trong văn bản.
Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. a) Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức
- Trường hợp cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao nội bộ nhiều và việc chuyển giao văn bản được thực hiện tập trung tại Văn thư thì phải lập
- Trường hợp cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao ít và việc chuyển giao văn bản do Văn thư trực tiếp thực hiện thì sử dụng Sổ đăng ký văn bản đi để chuyển giao văn bản và sử dụng cột 6 “Đơn vị, người nhận bản lưu” để ký nhận văn bản; người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ. b) Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác
- Tất cả văn bản đi do Văn thư hoặc người làm giao liên cơ quan, tổ chức chuyển trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác đều phải được đăng ký vào Sổ chuyển giao văn bản đi.
- Khi chuyển giao văn bản, người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ. c) Chuyển phát văn bản đi qua Bưu điện
- Tất cả văn bản đi được chuyển phát qua Bưu điện đều phải đăng ký vào sổ.
- Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ (nếu có). d) Chuyển phát văn bản đi bằng máy Fax, qua mạng
Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi được chuyển cho nơi nhận bằng máy Fax hoặc qua mạng, sau đó phải gửi bản chính.
Việc lưu văn bản đi được thực hiện như sau:
- Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản: bản gốc lưu tại Văn thư và bản chính lưu trong hồ sơ theo dõi, giải quyết công việc.
- Bản gốc lưu tại Văn thư phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký.
Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu tại Văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức.
Bất cư cơ quan ban hành văn bản bao giờ cũng lưu ít nhất hai bản: một là lưu tại bộ phân văn thư của cơ quan, một bản lưu tại hồ sơ công việc của cán bộ chuyên môn.
Quản lý và giải quyết văn bản đến
2.4.1 Tiếp nhận văn bản đến
- Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm việc Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra số lượng, tính trang bị, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.
- Trường hợp phát hiện thiếu, mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản có đóng dấu “Hỏa tốc” hẹn giờ), Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải báo cáo ngay người có trách nhiệm; trường hợp cần thiết, phải lập biên bản với người chuyển văn bản.
- Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, Văn thư phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản; nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.
2.4.2 Đăng kí văn bản đến
Văn bản đến được đăng ký bằng Sổ đăng ký văn bản đến hoặc Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên máy vi tính.
Phương pháp đăng kí: Thực hiện theo thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội Vụ hướng dẫn quản lý văn bản, nộp lưu hồ sơ, tài
2.4.3 Trình chuyển giao văn bản đến
* Trình và sao văn bản đến
Sau khi hoàn thành thủ tục tiếp nhận đóng dấu đến, đăng kí vào sổ văn bản đến cán bộ văn thư trình văn bản đến cho giám đốc công ty bút phê ý kiến phân phối văn bản cho các đơn vị cá nhân được ghi vào giấy ghi chú gắn vào văn bản, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) thời hạn giải quyết (nếu cần).
* Chuyển giao văn bản đến
Sau khi photo đúng số lượng quy định theo ý kiến phân phối của giám đốc Công ty, Văn thư của công ty thực hiện chuyển giao cho các phòng, ban, cá nhân để giải quyết và có ký nhận vào sổ đăng kí công văn đến
2.4.4 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến Đây là khâu cuối cùng và quan trọng nhất Khâu này có tác động trực tiếp tới hiệu quả giải quyết công việc của các cá nhân, đơn vị và phòng ban trong công ty
- Khi nhận được văn bản đến, các phòng ban, cá nhân có trách nhiệm giải quyết kịp thời theo thời hạn được quy định của cơ quan Những văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải giải quyết trước Khi giải quyết văn bản các cá nhân có ý kiến đề xuất phải ghi vào phiếu giải quyết công việc.
Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết phải được theo dõi, đôn đốc về thời hạn giải quyết.
- Giám đốc công ty giao cho trưởng phòng Hành chính – Nhân sự hoặc người được giao trách nhiệm thực hiện theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
Văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu để báo cáo người được giao trách nhiệm theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản đến Trường hợp cơ quan, tổ chức chưa ứng dụng máy vi tính để quản lý văn bản thì Văn thư cần lập Sổ theo dõi việc giải quyết văn bản đến.
Tìm hiểu về quản lý và sử dụng con dấu
2.5.1 Các loại con dấu của công ty
Dấu pháp nhân (dấu công ty) là dấu đỏ tròn có tên Công ty cổ phần tập đoàn NTT Việt Nam, cùng với mã số doanh nghiệp
Dấu tên của người có thẩm quyền ký
Dấu chỉ mức độ khẩn, mật
2.5.2 Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu a, Nguyên tắc quản lý con dấu
Việc quản lý và sử dụng con dấu của Công ty cổ phần Thương mại và Dijch vụ Kỉ nguyên mới được nhân viên văn thư thực hiện theo Luật Doanh nghiệp, Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 08 năm 2001 của Chính phủ về quản lý, sử dụng con dấu, Nghị định số 99/2016/NĐ-CP Nghị định của Chính phủ ngày 01/7/2016 về việc quản lý con dấy và Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 03 năm 2020 của Chính Phủ về công tác văn thư
Công ty cổ phần Thương mại và dịch vụ Kỉ nguyên mới là một doanh nghiệp hoạt động kinh doanh nên việc quản lý và sử dụng con dấu được Trưởng phòngHành chính tổng hợp quan tâm, chỉ đạo
Khi đóng dấu lên chữ kí thì dấu trùm khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái
Dấu đóng rõ ràng ngay ngắn, đúng chiều và dùng dấu mực đỏ tươi theo quy định Đóng dấu vào phụ lục kèm theo Việc đóng dấu vào phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên Công ty cổ phần Thương mại và Dịch vụ Kỉ nguyên mới Đóng dấu giáp lai: Việc đóng dấu giáp lai đối với những văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo: dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy
Cán bộ văn thư tự tay đóng dấu vào các văn bản của Công ty cổ phần Thương mại và Dịch vụ Kỉ nguyên mới.
Con dấu Công ty được văn thư quản lý chặt chẽ, sau khi kết thúc giờ làm việc con dấu được bảo quản trong két sắt và dùng mật mã để khóa, mật mã chỉ mỗi văn thư biết Trường hợp văn thư công ty nghỉ làm thì bàn giao mật cho người được tin tưởng theo sự chỉ đạo của Trưởng phòng tổ chức - hành chính.
Con dấu được quản lý và sử dụng tại trụ sở Công ty, tuyệt đối không được mang ra ngoài Trường hợp mang con dấu ra ngoài thì phải được chỉ đạo bằng văn bản của Giám đốc công ty.
Tìm hiểu về lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
2.6.1 Các loại hồ sơ hình thành tại cơ quan
Tại Công ty Cổ phần Thương mại và Dịch vụ Kỉ nguyên mới có các loại hồ sơ được hình thành như sau: a, Hồ sơ công việc là tập tài liệu theo dõi, xử lý một hoặc một số việc nào đó Trong hồ sơ công việc, thông thường sẽ có những tài liệu khởi đầu công việc, cho đến tài liệu (văn bản ) kết thúc công việc.
Ví dụ như hồ sơ về một hội nghị (hội nghị khoa học,…); hồ sơ giải quyết công việc (giải quyết tranh chấp,…). b, Hồ sơ nhân sự
: Được lập ở đơn vị phụ trách công tác tổ chức, cán bộ nhằm phục vụ cho việc quản lý và sử dụng cán bộ của cơ quan, tổ chức, thường gồm các văn bản:
Các Quyết định về tuyển dụng, nâng lương, bổ nhiệm, điều động, thuyên chuyển, khen thưởng, kỷ luật;
Các bản kiểm điểm, nhận xét đánh giá nhân viên hàng năm; c, Hồ sơ nguyên tắc Được lập trên cơ sở tập hợp các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản chỉ đạo của chính quyền địa phương, hướng dẫn của nhà nước về các vấn đề liên quan tới hoạt động của Công ty, thường là văn bản của nhiều năm Hồ sơ nguyên tắc không cần lập hoàn chỉnh mà chỉ cần sắp xếp vào một tờ bìa, ghi tiêu đề hồ sơ vắn tắt, lập một bản mục lục văn bản, thống kê văn bản theo thứ tự thời gian ban hành của văn bản
Ví dụ: Tập tài liệu là các văn bản quy phạm pháp luật quy định về trang phục công sở nhân viên trong văn phòng của công ty. d, Hồ sơ công tác hành chính vd: chương trình; kế hoạch; công tác văn thư; thi đua, khen thưởng; tài chính, kế toán, thuế; pháp chế;…
2.6.2 Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ
Công ty cổ phần Thương mại và Dịch vụ Kỉ nguyên mới đã thiết lập danh mục hồ sơ, lập hồ sơ công việc trong năm ở các đơn vị đã được thực hiện một cách khoa học, tiết kiệm thời gian Đối với tài liệu hành chính sau khi kết thúc công việc được lưu trữ tại đơn vị liên quan một bản để nghiên cứu, sử dụng khi cần thiết sau đó nộp lưu vào bộ phận lưu trữ Công ty Đối với tài liệu của một số phòng như Kế toán, Thanh quyết toán thì lúc nào có sự chỉ đạo từ Ban Lãnh đạo mới nộp vào lưu trữ công ty. Đối với tài liệu của phòng ban khác hiện tại vẫn do phòng, ban đó lưu giữ chưa bàn giao cho bộ phận văn thư lưu trữ
Về cách thức tổ chức xây dựng danh mục hồ sơ: Việc lập danh mục hồ sơ được thực hiện theo hướng dẫn nghiệp vụ của văn thư, sau đó văn thư tổng hợp thành danh mục hồ sơ của cơ quan, bổ sung, chỉnh sửa; hoàn thiện dự thảo trình thủ trưởng xét duyệt và ban hành Cách làm này giúp cho danh mục hồ sơ được đầy đủ chính xác Để đạt hiệu quả cao cho công việc thì nhân viên văn thư cần chủ động hướng dẫn nghiệp vụ, phương pháp lập danh mục hồ sơ và phòng Hành chính cần có kế hoạch cụ thể, thường xuyên nhắc nhở các bộ phận phòng ban
Hình thức, nội dung của danh mục hồ sơ:
Các đề mục, tiêu đề hồ sơ trong danh mục hồ sơ được sắp xếp theo trình tự từ chung đến riêng, từ tổng hợp đến cụ thể Xác định những hồ sơ cần lập và dự kiến tiêu đề hồ sơ.
Tiêu đề hồ sơ ngắn gọn hoặc một cụm từ khái quát, rõ ràng nội dung chủ yếu của các văn bản, tài liệu chứa đựng trong hồ sơ đó Thông tin chủ yếu của tiêu đề hồ sơ thường bao gồm: nội dung đề cập, tác giả, thời gian bắt đầu và kết thúc của văn bản có trong hồ sơ Đánh số, ký hiệu hồ sơ trong danh mục hồ sơ.
2.6.3 Phương pháp lập hồ sơ
Công việc lập hồ sơ thực hiện theo ba bước:
- Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ
- Sắp xếp hồ sơ, sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ
2.6.4 Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
Việc giao nhận hồ sơ vào lưu trữ Công ty cổ phần Thương mại và Dịch vụ kỉ nguyên mới thực hiện theo sự chỉ đạo của Ban lãnh đạo Công ty, cụ thể như sau:
Là việc lấy một tờ bìa hồ sơ và ghi những thông tin ban đầu về hồ sơ như: ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ Bìa hồ sơ được thiết kế và in theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012 Trong năm, nếu có những công việc phát sinh thì cán bộ, nhân viên cũng phải mở hồ sơ về những công việc thuộc trách nhiệm của mình
Bước 2: Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ
Sau khi mở hồ sơ, mỗi cá nhân có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình giải quyết công việc vào hồ sơ tương ứng đã mở, kể cả tài liệu phim, ảnh, ghi âm bảo đảm sự toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc cần thu thập kịp thời những văn bản, tài liệu như bài phát biểu của lãnh đạo, tham luận của các đại biểu tại hội nghị, hội thảo… bảo đảm sự toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc.
Bước 3: Sắp xếp hồ sơ, sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ theo các cách sau:
Sắp xếp theo quá trình giải quyết công việc; Sắp xếp theo số thứ tự của văn bản; Sắp xếp theo vần ABC; Theo tên gọi của văn bản; Theo tác giả; Theo thời gian; Theo mức độ quan trọng của loại văn bản, của tác giả văn bản
Bước 4: Kết thúc và biên mục hồ sơ:
Công việc được giải quyết xong thì hồ sơ được kết thúc Người lập hồ sơ có trách nhiệm: Kiểm tra sự sắp xếp trật tự văn bản trong hồ sơ; bổ sung đầy đủ các giấy tờ còn thiếu; loại ra những văn bản trùng thừa, bản nháp, bản thảo nếu đã có bản chính (trừ bản thảo quan trọng, có ý kiến trực tiếp của lãnh đạo); Đối với tài liệu hành chính sau khi kết thúc công việc được lưu trữ tại đơn vị liên quan một băn để nghiên cứu, sử dụng khi cần thiết sau đó nộp lưu vào bộ phận lưu trữ Công ty.
Tìm hiểu về văn hóa công sở, nghi thức nhà nước, kỹ năng giao tiếp
2.7.1.Các quy định hiện hành về văn hóa công sở, nghi thức nhà nước và kỹ năng giao tiếp tại Công ty Cổ phần Thương mại và Dịch vụ Kỉ nguyên mới. a, Về văn hóa công sở
Công ty Cổ phần Thương mại và Dịch vụ Kỉ nguyên mới có những quy định về văn hóa công sở, quy định tại nơi làm việc về các vấn đề sau:
- Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi
- Trật tự tại nơi làm việc
- An toàn, vệ sinh lao động
- Trang phục khi đến công ty,…
- Có quy định về giao tiếp và ứng xử
- Quy định về chuẩn mực đạo đức và lối sống
- Quy định về tinh thần, thái độ làm việc
Nếu bất kì cá nhân nào vi phạm đều sẽ bị xử phạt theo quy định của công ty b, Về nghi thức nhà nước
Công ty cổ phần Thương mại và Dịch vụ Kỉ nguyên mới là một công ty tư nhân nên không quá xem trọng vấn đề về nghi thức nhà nước trong hoạt động văn phòng nên hiện nay chưa có văn bản quy định cụ thể nào về vấn đề nghi thức nhà nước
Tuy nhiên trong văn phòng hội họp của công ty có cắm một lá cờ tổ quốc Việt Nam cờ đỏ sao vàng trên bục hội trường c, Về kĩ năng giao tiếp Đối với các doanh nghiệp đang hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh, kỹ năng giao giao tiếp với khách hàng, nhân viên trong nội bộ hay với đối tác thì kỹ năng năng này cũng là một trong những yếu tố để nêu bật lên sự khác biệt giữa thành công và thất bại
* Giao tiếp qua điện thoại
Trả lời điện thoại ngay khi có thể (không để điện thoại reo quá lâu).
Nhận cuộc gọi phải giới thiệu như: Công ty cổ phần Thương Mại và Dịch vụ
Kỉ nguyên mới xin nghe hoặc xưng danh lễ tân Công ty cổ phần Thương mại và Dịch vụ Kỉ nguyên mới xin nghe.
Gọi đi, câu nói đầu tiên: Chào hỏi - xưng danh (bộ phận/ đơn vị công tác) Biết lắng nghe và không cắt ngang câu nói của người khác.
Không tranh cãi qua điện thoại, nếu có sự bất đồng trong nội dung trao đổi thì cần giữ bình tĩnh, không quát tháo ầm ĩ làm ảnh hưởng người xung quanh.
Kết thúc cuộc gọi bằng một lời chào hoặc cảm ơn và đặt máy nhẹ nhàng có thể để lại ấn tượng cho người nghe bằng cách xin nhận xét hoặc đánh giá về chất lượng cuộc gọi từ Công ty của mình ví dụ: “Quý khách hàng có hài lòng về chất lượng cuộc gọi của Công ty cổ phần Thương mại và Dịch vụ Kỉ nguyên mới không và có đóng góp ý kiến gì sau đó kèm lời chúc và hẹn gặp lại ”
Mở đầu một email cần phải có lời chào: “Kính gửi” hoặc “Kính chuyển” + tên người được gửi hoặc bộ phận được gửi.
Nội dung, cách trình bày, dòng tiêu đề đều phải ngắn gọn và phù hợp với nội dung cần truyền tải.
Không được truyền tải nội dung email khi chưa có sự đồng ý của người gửi.Cần lưu ý ký tên cuối email với đầy đủ thông tin.
Người nhận email trong nội bộ Công ty được đề nghị tham gia giải quyết góp ý công việc cần có sự hồi đáp kịp thời, đúng hạn và đúng với nội dung công việc.
* Giao tiếp, ứng xử đối với đối tác và khách hàng
Chủ động chào hỏi, giới thiệu mình là nhân viên của Công ty cổ phần Thương mại và Dịch vụ Kỉ nguyên mới với tác phong nhanh nhẹn, đúng giờ.
Thái độ lịch sự, thân thiện, tôn trọng, bình đẳng.
Giải quyết nhanh, đúng hạn, đúng nội quy, đầy đủ, rõ ràng những yêu cầu của khách hàng trên cơ sở quy định của Nhà nước và Công ty.
Tôn trọng những ý kiến của khách, đảm bảo thái độ tôn trọng khách, thực hiện đúng cam kết.
2.7.2 Nhận xét, đánh giá chung
Công ty Cổ phần Thương mại và Dịch vụ Kỉ nguyên mới là một môi trường làm việc lý tưởng, nề nếp, khoa học Công ty có những quy định chung về vấn đề giao tiếp và vấn đề văn hóa công sở Góp phần thể hiện được tính chuyên nghiệp, chỉn chu, môi trường làm việc thoải mái, năng động, sáng tạo.
Công ty không quá chú trọng đến công tác thực hiện nghi thức nhà nước những vẫn giữ được những điều cơ bản nhất trong văn hóa công sở là treo lá cờ Việt Nam.
Mỗi doanh nghiệp đều có những quy đinh chung về nội quy, văn hóa giao tiếp và tại Công ty Cổ phần Thương mại và Dịch vụ Kỉ nguyên mới cũng vậy, quy định này được cán bộ công nhân viên trong công ty thực hiện một cách nghiêm túc tạo được nét văn hóa riêng của doanh nghiệp Từ đó cũng giúp công ty có hình ảnh đẹp hơn trong mắt đối tác và khách hàng.
Tìm hiểu về thiết bị văn phòng, các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng
2.8.1 Các loại thiết bị văn phòng được sử dụng
Bất cứ một doanh nghiệp nào có hoạt động lĩnh vực hành chính thì cũng đều không thể nào thiếu các thiết bị văn phòng để phục vụ quá trình làm việc được. Phòng Hành chính – Nhân sự có một số thiết bị như máy tính, tủ đựng tài liệu, bàn, ghế, máy in, quạt, hệ thống đèn chiếu sáng, hệ thống làm mát,…
Ngoài trang thiết bị này ra thì văn phòng còn có trang thiết bị văn phòng phẩm khác như: Con dấu, ghim, giấy, các thiết bị nhỏ khác,…
Tuy nhiên, văn phòng của công ty vẫn còn đồ dùng cũ, không đồng nhất như bàn, ghế, máy lạnh, máy photo thường xuyên gặp trục trặc và cần được thay mới.
Hiện đại hóa văn phòng vừa là yêu cầu vừa là nhu cầu không thể thiếu ở mỗi doanh nghiệp Ngày nay, khi công nghệ phát triển, cuộc sống của con người được hỗ trợ nhiều hơn bởi những công nghệ thông minh Đặc biệt là sự phát triển của công nghệ trong văn phòng, biến những văn phòng đã cũ trở thành những văn phòng hiện đại Qúa trình hiện đại hóa văn phòng đang được thực hiện một cách nhanh chóng để nâng cao năng suất làm việc, đem lại hiệu quả cao trong công việc
2.8.2 Quản lý và sử dụng các thiết bị văn phòng Đối với việc quản lý và sử dụng thiết bị văn phòng thì công ty đã có quy định xử phạt về việc làm mất, hư hại các thiết bị trong công ty Ban lãnh đạo công ty quy định trách nhiệm quản lý tài sản cho từng phòng ban nói chung và phòng hành chính nói riêng để nâng cao ý thức tự quản lý, bảo vệ tài sản chung Các phòng ban có nhu cầu thay thế, bổ sung các trang thiết bị phục vụ công việc thì phải báo cáo và đề xuất gửi phòng hành chính- Nhân sự kiểm tra, xem xét trước khi trình lãnh đạo Như vậy, tránh được một số tình trạng tham ô của công.
2.8.3 Các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng
Trong thời đại công nghệ số như hiện nay, tất cả các văn phòng làm việc đều có đầy đủ các thiết bị công nghệ số như: Laptop, PC để đáp ứng cho nhu cầu làm việc Đi kèm với việc đó có rất nhiều ứng dụng văn phòng mới đã ra đời để hỗ trợ cho giới văn phòng trong công việc hàng ngày Các phần mềm ứng dụng văn phòng có một tầm quan trọng rất lớn trong công việc của một người làm công tác văn phòng
Phần mềm ứng dụng văn phòng là những phần mềm hữu ích đối với các nghiệp vụ văn phòng Những phần mềm ứng dụng văn phòng sẽ là công cụ để các nhân viên văn phòng có thể thực hiện công việc một cách nhanh chóng và có hiệu quả cao hơn.
Thông thường, phần mềm ứng dụng văn phòng sẽ phục vụ nhu cầu của nhân viên văn phòng trong việc soạn thảo văn bản, xử lý hồ sơ, làm hồ sơ, báo cáo,… Ngoài ra, nhờ vào các phần mềm ứng dụng văn phòng, các nhân viên sẽ có thể số hóa các dữ liệu để không cần quản lý theo phương pháp thủ công. Ứng dụng văn phòng Microsoft Office
Phần mềm Word với chức năng hỗ trợ soạn thảo văn bản với đầy đủ các công cụ định dạng và các font chữ đa dạng.
Phần mềm Excel giúp người dùng tạo các bảng tính và thực hiện các phép tính cũng như xử lý các số liệu cần thiết.
Phần mềm PowerPoint với chức năng hỗ trợ người dùng thực hiện các bài thuyết trình với kho biểu đồ, âm thanh và hình ảnh sống động.
Phần mềm Outlook giúp người dùng quản lý email cũng như các lịch làm việc một cách hiệu quả.
Ngoài ra còn một số phần mềm khác của Microsoft Office cũng đem lại rất nhiều lợi ích cho người dùng.
Phần mềm gõ Tiếng Việt
Phần mềm chat phổ biến Ứng dụng diệt virus
NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ ĐƯA RA MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ KỈ NGUYÊN MỚI
Đánh giá chung về công tác văn phòng
3.1.1 Ưu điểm a, Về nhân sự
Kết cấu độ tuổi lãnh đạo của phòng là những người có kinh nghiệm và thâm niên lâu trong nghành nên có chuyên môn cao, có năng lực quản lý giúp phòng đạt được nhiều chỉ tiêu, nhiệm vụ đề ra Nhân viên phòng Hành chính – Nhân sự là những người tương đối trẻ, vì vậy dễ học hỏi nhữn gtieesn bộ của khoa học kĩ thaaujt trong các nghiệp vụ quản lý Có nhiều tính sáng tạo trong công việc, nghiệp vụ chuyên môn, nâng cao hiệu quả làm việc.
Luôn có ý thức tự quản lý, chịu khó học hỏi kinh nghiệm từ các đơn vị bạn thông qua các buổi giao lưu, hội thảo chuyên ngành mà công ty tổ chức hàng năm.
Có ý thức sáng tạo, đưa ra ý kiến khả thi trong việc thực hiện các nghiệp vụ chuyên môn. Đội ngũ lãnh đạo văn phòng có kinh nghiệm, trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao, linh động trong nhiều trường hợp, phân tích tương đối chính xác sự ảnh hưởng của thị trường đến hoạt động của công ty. b, Về phương thức quản lý
Trong quá trình điều hành, tổ chức hoạt động của văn phòng đều được thực hiện theo quy chế, nội quy mà công ty đã đề ra. Được sự quan tâm của ban lãnh đạo công ty nên đang dần củng cố vị trí, tầm quan trong của mình trong sự vận động của công ty trong giai đoạn hiện nay như: thường xuyên nhắc nhở, động viên nhân viên hăng say làm việc, có tinh thần trách nhiệm, mở các lớp nâng cao nghiệp vụ cho nhân viên, tổ chức cho nhân viên tha, gia các buổi giao lưu, học hỏi tại các buổi hội thảo trao đổi kinh nghiệm giữa các doanh nghiệp.
Mặt khác trưởng phòng cũng quan tâm đến tâm lý, đời sống của nhân viên, thường xuyên động viên chia sẻ, tạo điều kiện, giúp đỡ về vật chất cũng như tinh thần.
Trưởng, phó phòng luôn tỏ ra là những tấm gương trong công việc, có thái độ nghiêm túc khi làm việc nhưng lại thân thiết cởi mở trò chuyện vơi nhân viên trong giờ giải lao Chính quan hệ đó làm cho khối văn phòng trong công ty trở lên vứng chắc, đoàn kết, giúp đỡ nhau hoàn thành công việc được giao. c, Trang thiết bị làm việc
Nhìn chung trang thiết bị làm việc của phòng Hành chính – Nhân sự khá đầy đủ, hiện đại hóa đảm bảo phục vụ tốt cho công việc, công tác quản lý và điều hành của công ty
Kết nối mạng nội bộ, tăng tốc độ truyền phát dữ liệu, nâng cấp các thiết bị tin học và kết nối mạng ADSL phục vụ cho việc tìm kiếm thông tin, học hỏi kiến thức trên mạng phục vụ công việc d, Đối với công tác văn thư
* Về soạn thảo văn bản
* Về soạn thảo văn bản
Cùng với quy trình như trên phòng hành chính tổng hợp đảm bảo được thống nhất cho tất cả các văn bản của Công ty.
Không gây ra sự nhầm lẫn và ban hành chồng chéo các văn bản với nhau
Ngoài ra còn giúp cho việc quản lý văn bản của Văn thư được dễ dàng, trải qua nhiều khâu kiểm tra về thể thức và nội dung giúp cho văn bản có tính thống nhất và đúng với quy định đã được ban hành đồng thời thống nhất khi đi giao dịch với bên ngoài
* Đối với việc thực hiện tổ chức quản lí văn bản đi
Tất cả các văn bản ban hành đều được đăng ký vào sổ đầy đủ, rõ ràng, chính xác, được lập thành từng tập tạo điều kiện thuận lợi cho công tác tra tìm, kiểm tra, theo dõi, giải quyết văn bản được thuận lợi khi cần thiết
Khi thực hiện soạn thảo cán bộ chuyên trách nắm vững chuyên môn nghiệp vụ và tuân thủ đúng quy trình vì thế các văn bản ban hành đều có độ chính xác tương đối cao
Tất cả các con dấu đều được bảo quản, sắp xếp lên giá theo đúng thứ tự đúng vị trí con dấu Việc đóng dấu được thực hiện khá nghiêm túc Các văn bản khi ban hành được kiểm tra tương đối chặt chẽ trước khi trình cho ban giám đốc kí
Các văn bản sau khi được hoàn thiện thủ tục thì được gửi đi ngay hoặc chuyển fax nên rất nhanh chóng, đáp ứng nhu cầu giải quyết công việc của cơ quan.
Việc quản lý văn bản đi tốt sẽ tạo điều kiện tốt cho công việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan những văn bản có giá trị.
* Đối với việc thực hiện tổ chức quản lí văn bản đến
Công tác giải quyết văn bản đến ở Công ty cổ phần tập đoàn NTT Việt Nam thực hiện tương đối tốt các quy trình chặt chẽ tạo thuận lợi cho việc quản lý văn bản đến
Việc thực hiện các thao tác nghiệp vụ đối với văn bản đến được thực hiện tương đối đầy đủ, khoa học
Một só giải pháp
Để bắt kịp với sự phát triển của kinh tế, việc nâng cao chất lượng công tác văn phòng là yêu cầu tất yếu của thời đại Văn phòng đóng vai trò như một chiếc cầu nối xuyên suốt toàn bộ quá trình vận hành của cơ quan, tổ chức
3.2.1 Nâng cao hơn nữa nhận thức của Lãnh đạo Công ty về công tác văn phòng Để công tác văn phòng ngày càng được hoàn thiện và phát triển hơn, một trong những yếu tố tiên quyết là sự đầu tư và quan tâm của Ban lãnh đạo Muốn công tác văn phòng ngày càng được hoàn thiện thì Ban lãnh đạo công ty cần phải nhận thức được tầm quan trọng của bộ phận văn phòng Đó là bộ phận không thể thiếu đối với hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức Lãnh đạo công ty cần phải thường xuyên quan tâm, giúp đỡ, phối hợp, tạo điều kiện thuận lợi cho bộ phận văn thư nói riêng và phòng Hành chính – Nhân sự nói chung hoạt động một cách hiệu quả nhất.
3.2.2 Đổi mới cách thức làm việc, nâng cao ý thức trách nhiệm của cán bộ nhân viên đảm nhiệm công tác văn phòng
Phòng Hành chính – Nhân sự nói riêng và bộ phận văn phòng nói chung cần đổi mới phong cách và lề lối làm việc Phải làm việc sao cho khoa học, nhanh gọn, đảm bảo thông suốt, hiệu quả và thiết thực Đưa hoạt động công tác văn thư, lưu trữ, công tác văn phòng có tính chuyên nghiệp hơn Thực hiện tốt chức năng tham mưu, hậu cần giúp công ty góp phần đổi mới phương thức lãnh đạo tổ chức các hoạt động văn phòng sao cho khoa học và hiệu quả. Để làm được điều đó, Công ty cần nghiêm túc trong việc thực hiện các quy chế, chế độ làm việc của công ty Cầm xây dựng một cách hoàn thiện, hợp lí, linh hoạt các quy chế Phòn Hành chính – Nhân sự mag trước tiên là nhân viên văn phòng, bộ phận hành chính cần nghiêm chỉnh chấp hành về tác phong, giờ giấc làm việc, văn hóa công sở,… nhanh gọn tránh lãng phí thời gian trong công việc phải luôn phải chủ động sáng tạo để hoàn thành tốt công việc được giao
3.2.3 Ban lãnh đạo Công ty cần quan tâm, chia sẻ, động viên, khuyến khích cán bộ, nhân viên hơn nữa.
Là một nhà Lãnh đạo tận tâm thì cần phải có sự quan tâm, chia sẻ những khó khăn, khích lệ, động viên cán bộ, nhân viên trong công việc Để gặt hái thành công trong quá trình chinh phục nhân tài, yếu tố nền tảng và quan trọng nhất là thấu hiểu lòng người Là người lãnh đạo buộc phải trao đổi, gợi ý cho nhân viên chia sẻ về mục tiêu, đam mê và mong đợi của mình trong nghề nghiệp
Ngoài sự động viên về tinh thần cũng phải quan tâm đến vấn đề vật chất cũng đóng một vai trò đặc biệt quan trọng trong việc tạo động lực cho nhân viên làm việc và sự gắn bó của nhân viên đối với công việc
3.2.4 Tiếp tục hoàn thiện và bổ sung hệ thống văn bản quy định về công tác văn phòng
Mọi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp khi đi vào thành lập và hoạt động đều được xác định chức năng, nhiệm vụ cụ thể Để các phòng ban, bộ phận hoạt động đúng trong khuôn khổ pháp luật, thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của mình thì Công ty cần ban hành văn bản quy định, quy chế làm việc và đó cũng là cơ sở để theo dõi, kiểm tra, đánh giá về cán bộ, nhân viên
Bên cạnh đó, tự động hóa triển khai ngày càng nhiều những nội dung trong công tác văn phòng Chẳng hạn như tuyển dụng nhân sự, tổ chức lao động, công tác văn thư, lưu trữ,… Các nhân viên văn phòng cần chủ động hơn trong triển khai công tác chuyên môn, thay vì chời đợi đáp ứng với các thách thức bên ngoài. Để nâng cao chất lượng công tác văn phòng tại công ty cần xây dựng và ban hành các văn bản quy định cụ thể như:
Xây dựng quy trình soạn thảo văn bản
Xây dựng và ban hành Quy chế văn thư, lưu trữ đầy đủ, hoàn thiện hơn cho công ty
Xây dựng quy trình quản lý văn bản đi văn bản đến
3.2.5 Đầu tư trang thiết bị, cơ sở vật chất hiện đại Để đáp ứng được yêu cầu của cuộc cách mạng công nghiệp 4.0, các cơ quan, tổ chức cần được trang bị những phần mềm, công cụ giao tiếp thời 4.0 bảo đảm xử lý được các dữ liệu lớn và giao tiếp với vạn vật Công nghệ giúp giao tiếp trong nội bộ cơ quan, tổ chức, với nhân viên được thuận lợi.
Nhằm đáp ứng nhu cầu, nhiệm vụ trong công tác văn phòng thì việc đầu tư cơ sở vật chất là rất cần thiết Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề này ban lãnh đạo công ty đã quan tâm, đầu tư tốt cho việc xây dựng cơ sở vật chất, mua sắm và trang bị các trang thiết bị thiết yếu phục vụ công tác văn phòng
Tuy nhiên bộ phận văn phòng nên trang bị thêm một số trang thiết bị bổ sung vào hệ thống cơ sở vật chất để phục vụ công việc được diễn ra tốt hơn, để thay thế các trang thiết bị đang xuống cấp như đầu tư thêm túi đựng tài liệu, máy tính, điện thoại để bàn theo đúng tiêu chuẩn phục vụ công tác văn phòng hiệu quả hơn.
