Đang tải... (xem toàn văn)
Khảo sát một số công tác văn phòng tại công ty Cổ phần Thương mại và Dịch vụ Kỉ nguyên mới LỜI CAM ĐOAN 1 PHẦN MỞ ĐẦU 2 1. Lý do chọn đề tài 2 2. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu 2 2.1. Mục tiêu nghiên cứu 2 2.2. Nhiệm vụ nghiên cứu 3 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3 3.1. Đối tượng nghiên cứu 3 3.2. Phạm vi nghiên cứu 3 4. Nguồn tài liệu tham khảo 3 5. Lich sử nghiên cứu 3 6. Phương pháp nghiên cứu 4 7. Bố cục của đề tài 4 PHẦN NỘI DUNG 5 CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ KỈ NGUYÊN MỚI 5 1.1. Giới thiệu về công ty Cổ phần Thương mại và Dịch vụ Kỉ nguyên mới 5 1.1.1. Khái quát chung 5 1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Công ty Cổ phần Thương mại và Dịch vụ Kỉ Nguyên mới 5 1.2.1. Chức năng 5 1.2.2. Nhiệm vụ 6 1.3. Cơ cấu tổ chức của cơ quan 6 CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT MỘT SỐ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHÀN DỊCH VỤ VÀ THƯƠNG MẠI KỈ NGUYÊN MỚI 8 2.1. Tổ chức và hoạt động của Văn phòng 8 2.1.1. Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng 8 2.1.2. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong văn phòng 8 2.2. Tìm hiểu về soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan 10 2.2.1. Các loại văn bản cơ quan ban hành 10 2.2.2. Thẩm quyền ban hành văn bản 11 2.2.3. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 12 2.2.4. Quy trình soạn thảo văn bản 14 2.3. Quản lý văn bản đi 15 2.3.1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày 16 2.3.2. Đăng kí văn bản đi 16 2.3.3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật. 16 2.3.4. Chuyển phát văn bản đi 17 2.3.5. Lưu văn bản đi 17 2.4.Quản lý và giải quyết văn bản đến 18 2.4.1. Tiếp nhận văn bản đến 18 2.4.2. Đăng kí văn bản đến 18 2.4.3. Trình chuyển giao văn bản đến 18 2.4.4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến 19 2.5. Tìm hiểu về quản lý và sử dụng con dấu 19 2.5.1. Các loại con dấu của công ty 19 2.5.2. Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu 19 2.5.3. Bảo quản con dấu 20 2.6. Tìm hiểu về lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 20 2.6.1. Các loại hồ sơ hình thành tại cơ quan 20 2.6.2. Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ 21 2.6.3. Phương pháp lập hồ sơ 22 2.6.4. Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 22 2.7. Tìm hiểu về văn hóa công sở, nghi thức nhà nước, kỹ năng giao tiếp 23 2.7.1.Các quy định hiện hành về văn hóa công sở, nghi thức nhà nước và kỹ năng giao tiếp tại Công ty Cổ phần Thương mại và Dịch vụ Kỉ nguyên mới. 23 2.7.2. Nhận xét, đánh giá chung 25 2.8. Tìm hiểu về thiết bị văn phòng, các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng 25 2.8.1. Các loại thiết bị văn phòng được sử dụng 25 2.8.2. Quản lý và sử dụng các thiết bị văn phòng 25 2.8.3. Các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng 26 CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ ĐƯA RA MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ KỈ NGUYÊN MỚI 27 3.1. Đánh giá chung về công tác văn phòng 27 3.1.1. Ưu điểm 27 3.1.2. Hạn chế 29 3.1.3. Nguyên nhân 30 3.2. Một só giải pháp 30 3.2.1. Nâng cao hơn nữa nhận thức của Lãnh đạo Công ty về công tác văn phòng 30 3.2.2. Đổi mới cách thức làm việc, nâng cao ý thức trách nhiệm của cán bộ nhân viên đảm nhiệm công tác văn phòng 30 3.2.3. Ban lãnh đạo Công ty cần quan tâm, chia sẻ, động viên, khuyến khích cán bộ, nhân viên hơn nữa. 31 3.2.4. Tiếp tục hoàn thiện và bổ sung hệ thống văn bản quy định về công tác văn phòng 31 3.2.5. Đầu tư trang thiết bị, cơ sở vật chất hiện đại 31 KẾT LUẬN 33 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 34 PHỤ LỤC 35 Phụ lục 01: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty Cổ phần Thương mại và Dịch vụ Kỉ nguyên mới : 35 Phụ lục 2: Cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính – Nhân sự 35
Trang 1BỘI NỘI VỤ
HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA
KHOA LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
Họ và tên: Nguyễn Thị Ngân Mã sinh viên: 2005QTVE045
BÁO CÁO KIẾN TẬP
NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
LỚP ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHOÁ (2020 – 2024)
Tên cơ quan: Công ty Cổ phần Thương mại và Dịch vụ Kỉ Nguyên MớiĐịa chỉ: thôn Phúc Lộc, xã Uy Lỗ, huyện Đông Anh, thành phố Hà NộiCán bộ hướng dẫn: Ngô Minh Ngọc
Giảng viên hướng dẫn: TS Nguyễn Mạnh Cường
Trang 3MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN 1
PHẦN MỞ ĐẦU 2
1 Lý do chọn đề tài 2
2 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu 2
2.1 Mục tiêu nghiên cứu 2
2.2 Nhiệm vụ nghiên cứu 3
3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3
3.1 Đối tượng nghiên cứu 3
3.2 Phạm vi nghiên cứu 3
4 Nguồn tài liệu tham khảo 3
5 Lich sử nghiên cứu 3
6 Phương pháp nghiên cứu 4
7 Bố cục của đề tài 4
PHẦN NỘI DUNG 5
CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ KỈNGUYÊN MỚI 5
1.1 Giới thiệu về công ty Cổ phần Thương mại và Dịch vụ Kỉ nguyên mới 5
1.1.1 Khái quát chung 5
1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Công ty Cổ phần Thương mại và Dịch vụ Kỉ Nguyên mới 5
1.2.1 Chức năng 5
1.2.2 Nhiệm vụ 6
1.3 Cơ cấu tổ chức của cơ quan 6
CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT MỘT SỐ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHÀN DỊCH VỤ VÀ THƯƠNG MẠI KỈ NGUYÊN MỚI 8
2.1 Tổ chức và hoạt động của Văn phòng 8
2.1.1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng 8
2.1.2 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong văn phòng 8
Trang 42.2.1 Các loại văn bản cơ quan ban hành 10
2.2.2 Thẩm quyền ban hành văn bản 11
2.2.3 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 12
2.2.4 Quy trình soạn thảo văn bản 14
2.3 Quản lý văn bản đi 15
2.3.1 Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày 16
2.3.2 Đăng kí văn bản đi 16
2.3.3 Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật 16
2.3.4 Chuyển phát văn bản đi 17
2.3.5 Lưu văn bản đi 17
2.4.Quản lý và giải quyết văn bản đến 18
2.4.1 Tiếp nhận văn bản đến 18
2.4.2 Đăng kí văn bản đến 18
2.4.3 Trình chuyển giao văn bản đến 18
2.4.4 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến 19
2.5 Tìm hiểu về quản lý và sử dụng con dấu 19
2.5.1 Các loại con dấu của công ty 19
2.5.2 Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu 19
2.5.3 Bảo quản con dấu 20
2.6 Tìm hiểu về lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 20
2.6.1 Các loại hồ sơ hình thành tại cơ quan 20
2.6.2 Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ 21
2.6.3 Phương pháp lập hồ sơ 22
2.6.4 Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 22
2.7 Tìm hiểu về văn hóa công sở, nghi thức nhà nước, kỹ năng giao tiếp 23
2.7.1.Các quy định hiện hành về văn hóa công sở, nghi thức nhà nước và kỹ năng giao tiếp tại Công ty Cổ phần Thương mại và Dịch vụ Kỉ nguyên mới 23
Trang 52.8.2 Quản lý và sử dụng các thiết bị văn phòng 25
2.8.3 Các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng 26
CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ ĐƯA RA MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ KỈ NGUYÊN MỚI 27
3.1 Đánh giá chung về công tác văn phòng 27
3.1.1 Ưu điểm 27
3.1.2 Hạn chế 29
3.1.3 Nguyên nhân 30
3.2 Một só giải pháp 30
3.2.1 Nâng cao hơn nữa nhận thức của Lãnh đạo Công ty về công tác văn phòng 30
3.2.2 Đổi mới cách thức làm việc, nâng cao ý thức trách nhiệm của cán bộ nhân viên đảm nhiệm công tác văn phòng 30
3.2.3 Ban lãnh đạo Công ty cần quan tâm, chia sẻ, động viên, khuyến khích cán bộ, nhân viên hơn nữa 31
3.2.4 Tiếp tục hoàn thiện và bổ sung hệ thống văn bản quy định về công tác văn phòng 31
3.2.5 Đầu tư trang thiết bị, cơ sở vật chất hiện đại 31
Trang 6LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan báo cáo kiến tập này là công trình nghiên cứu của cá nhân emtrên cơ sở nghiên cứu các lý thuyết đã học, nghiên cứu khảo sát thực tiễn và đượchướng dẫn bởi giảng viên, TS Nguyễn Mạnh Cường; Cán bộ Ngô Minh Ngọc Cáckết quả nghiên cứu nêu trong báo cáo thực tập là trung thực và chưa từng dượccông bố trong bất kỳ công trình nghiên cứu nào Nếu phát hiện có bất kỳ sự gianlận nào, em xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về nội dung báo cáo của mình
Trang 7PHẦN MỞ ĐẦU1 Lý do chọn đề tài
Trong thời kỳ Công nghiệp hóa – Hiện đại hóa đất nước, xã hội ngày càngphát triển, sự phức tạp cũng như phân hóa càng rõ nét nên việc quản lý cần phảichặt chẽ hơn để đảm bảo chất lượng đất nước ngày càng hội nhập với thế giới vừakhông đi lệch định hướng xã hội chủ nghĩa Và đòi hỏi ngày càng cao về các vị tríviệc làm Cùng với sự phát triển của đất nước, sự đầu tư của các doanh nghiệpnước ngoài, các doanh nghiệp trong nước thi nhau ra đời tạo một nền kinh tế thịtrường cạnh tranh Doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển thì luôn phải đổi mới,phản ứng nhanh với thị trường và biết nắm bắt cơ hội một cách nhanh chóng.
Hoạt động của công tác Quản trị văn phòng đóng góp một phần không nhỏvào sự phát triển của doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức Vì vậy, công tác quản trị vănphòng cần được tổ chức quản lý một cách khoa học và hoạt động có hiệu quả cao.Từ đó sẽ giúp cho đơn vị đó triển khai công việc được thuận lợi, đem lại nhiều lợiích kinh tế xã hội cũng như chất lượng công việc.
Ngày nay, bộ máy văn phòng với đội ngũ nhân viên và người quản lý khôngthể thiếu ở bất cứ cơ quan, tổ chức nào Văn phòng ở các cơ quan tổ chức chịutrách nhiệm trực tiếp trong việc quản lý hồ sơ nhân viên, các công việc giấy tờ liênquan đến soạn thảo văn bản, quản lý văn bản đi văn bản đến, chuẩn bị các trangthiết bị phục vụ hoạt động của tổ chức hay chuẩn bị hội họp và các công việc kháccó liên quan Tuy nhiên, nguồn nhân lực vừa có chuyên môn để thực hiện tốt cácnghiệp vụ văn phòng , vừa có trình độ quản lý ở các cơ quan còn rất nhiều và bịhạn hẹp
Là sinh viên đang theo học chuyên nghành Quản trị văn phòng khóa học
Trang 8luận và thực tiễn trong công tác đào tạo của Học viện Hành chính Quốc gia nóichung và Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng nói riêng Lấy lý luận làm điểmtựa, làm cơ sở cho hoạt động thực tiễn và ngược lại từ thực tiễn bổ sung những kiếnthức mới, cập nhật và làm phong phú thêm kho tàng lý luận Để đáp ứng đượcphương châm đó, Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng đã đề ra kế hoạch kiếntập ngành Quản trị văn phòng, khóa 20 tại các cơ quan, đơn vị, tổ chức Đợt kiếntập này giúp sinh viên làm quen với công việc tại cơ quan, vạn dụng kiến thức đãhọc vào công việc thực tế tại cơ quan Đó cũng là dịp để cho sinh viên củng cốkiến thức và giúp cho sinh viên có điều kiện cọ xát thực tế với công việc thuộcchuyên ngành học tập của mình Là cơ hội cho sinh viên đúc kết ra những kinhnghiệm làm việc, phục vụ cho công tác sau này.
2 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu2.1 Mục tiêu nghiên cứu
Báo cáo kiến tập tập trung nghiên cứu khải sát công tác văn phòng, thực trạngcông tác văn phòng tại Công ty Cổ phần Thương mại và Dịch vụ Kỉ nguyên mới.Trên cơ sở nghiên cứu thực trạng kết hợp với việc tham gia kiến tập tại cơ quan rồiđưa ra một số nhận xét chung về công tác văn phòng tại công ty Đề xuất một sốgiải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Công ty Cổ phần Thươngmại và Dịch vụ Kỉ nguyên mới.
2.2 Nhiệm vụ nghiên cứu
Để thực hiện được mục tiêu của đề tài, em tiến hành thực hiện các nhiệm vụnghiên cứu sau:
Khảo sát công tác văn phòng tại công ty Cổ phần Thương mại và Dịch vụ Kỉnguyên mới.
Trang 9Đánh giá chung và phân tích thực trạng của công tác văn phòng tại công ty Cổ phầnThương mại và Dịch vụ Kỉ Nguyên mới
Một sô giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty Cổ phầnThương mại và Dịch vụ Kỉ nguyên mới.
3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu3.1 Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của đề tài là Công tác quản trị văn phòng tại Công ty Cổphần Thương mại và Dịch vụ Kỉ nguyên mới.
3.2 Phạm vi nghiên cứu
Phạm vi không gian: Văn phòng Công ty Công ty Cổ phần Thương mại và Dịch vụKỉ nguyên mới.
Phạm vi thời gian: Các số liệu trong báo cáo được thông kê từ năm 2020-2023
4 Nguồn tài liệu tham khảo
Tài liệu tham khảo được lấy từ
Đề tài “Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả côngtác văn phòng tại Sở Tài nguyên và Môi trường Hà Nội”
PGS Vương Đình Quyền (2005), Giáo trình Lý luận và phương pháp công tác vănthư, Nxb Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội
Tài liệu nội bộ Công ty Cổ phần Thương mại và Dịch vụ Kỉ nguyên mới
5 Lich sử nghiên cứu
Trang 10Công tác văn phòng là một trong những lịch vực quản trị được các nhànghiên cứu quan tâm Đã có riết nhiều các đề tài nghiên cứu của các tác giả liênquan đến vấn đề công tác văn phòng như:
Đề tài “Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả côngtác văn phòng tại Sở Tài nguyên và Môi trường Hà Nội”
Đề tài “Một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả công tác vănphòng tại công ty TNHH Truyền thông Đa phương tiện MVC”
Đề tài “Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng nhằm nângcao hiệu quả hoạt động tại Văn phòng UBND huyyện Lục Ngạn, tỉnh Bắc Giang”
Nhìn chung công trình nghiên cứu, luận văn nêu trên đều đề cập tới việc nângcao hiệu quả công tác Quản trị văn phòng Mỗi công trình, luận văn lại nghiên cứutheo nhiều hướng khác nhau mà chưa có một đề tài nào nghiên cứu một cách toàn diệncụ thể về công tác văn phòng tại Công ty cổ phần tập đoàn NTT Việt Nam.
6 Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp tổng hợp lý luận có liên quan trực tiếp đến công tác văn phòngPhương pháp thu thập tài liệu trong quá trình tìm hiểu nghiên cứu tại Công ty Cổphần Thương mại và Dịch vụ Kỉ nguyên mới.
Phương pháp phân tích đánh giá và so sánh tài liệu đã thu thập được với lýluận và quy định của nhà nước, cơ quan, tổ chức
7 Bố cục của đề tài
Nội dung báo cáo được chia làm chương cụ thể như sau:
Chương 1: Khái quát về Công ty Cổ phần Thương mại và Dịch vụ KỉNguyên mới
Trang 11Chương 2: Khảo sát một số công tác văn phòng tại công ty Cổ phần Thươngmại và Dịch vụ Kỉ Nguyên mới
Chương 3: Nhận xét, đánh giá và đưa ra một số giải pháp nhằm nâng caohiệu qảu Công tác văn phòng tại Công ty Cổ phần Thương mại và Dịch vụ KỉNguyên mới
Trang 12Tên quốc tế: NEW CENTURY SALE AND SERVICE JOINT STOCK COMPANYMã số thuế: 0101623748
Địa chỉ: Thôn Phúc Lộc, Xã Uy Nỗ, Huyện Đông Anh, Thành phố Hà Nội, ViệtNam
Hotline:02439651306Email:
NGUYEN-MOI-122819/
fb.com/CONG-TY-CO-PHAN-THUONG-MAI-VA-DICH-VU-KY-NGUYEN-MOI
Trang 131.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Công ty Cổ phần Thương mại và Dịch vụ Kỉ Nguyên mới
1.2.1 Chức năng
Công ty Cổ phần Thương mại và Dịch vụ Kỉ Nguyên mới vinh dự là đơn vịchuyên dây dựng các công trình kỹ thuật dân dụng, công nghiệp, giao thông, thủylợi Chuyên lắp đặt hệ thống điện như: Lắp đặt mạng máy tính, truyền dẫn cápquang, ăng ten truyền hình, cáp và mạng thông tin
Là nhà phân phối đồ dùng cho gia đình, gia dụng, hàng thủ công mĩ nghệ, đồgỗ, đồ nhựa Phân phối máy móc, thiết bị và phụ tùng khác như: kinh doanh máymóc, thiết bị điện, điện tử, điện máy, điện thanh, điện lạnh, tin học, thiết bị máymóc văn phòng.
Công ty còn có chức năng hợp tác đầu tư với các công ty khác nhằm mởrộng thị trường, phát huy một cách tối ưu hiệu quả kinh doanh nhằm hướng tới mụcđến cao nhất là nhuận công ty.
Nâng cao chất lượng cuộc sống của người lao động trong công ty, từ đó đónggóp cho nguồn ngân sách nhà nước.
Chức năng tạo mối liên hệ với người tiêu dùng thông qua kinh doanh trựctiếp, tạo mối liên hệ với các đối tác uy tín tăng hiệu quả làm việc công ty.
1.2.2 Nhiệm vụ
Đăng ký kinh doanh và kinh doanh theo đúng nghành nghề đã đăng ký tỏnggiấy đăng ký thành lập doanh nghiệp.
Trang 14+ Sử dụng hiệu quả nguồn vốn ngân sách và tạo nguồn vốn để hoạt động sản xuấtkinh doanh
+ Xây dựng các kế hoạch, chính sách của công ty theo chiến lược lâu dài và địnhhướng hằng năm, hằng quý của công ty.
+ Thực hiện các chế độ cho người lao động theo đúng quy định pháp luật cũng nhưnội quy công ty như đào tạo nguồn nhân lực nhằm nâng cao trình độ, tay nghề, hỗtrợ các chính sách xã hội đúng đắn và kịp thời như chính sách tiền lương, bảo hiểmxã hội, bảo hiểm y tế, các hình thức khen thưởng, kỷ luật, thực hiện các biện phápvề an toàn vệ sinh lao động…
+ Thực hiện các nghĩa vụ tài chính theo đúng quy định pháp luật như kê khai thuế,nộp thuế,.
+ Không ngừng đổi mới phương thức sản xuất và trang thiết bị sản xuất, côngnghiệp hóa, hiện đại hóa nhằm tiết kiệm chi phí, thời gian, công sức, đem lại hiệuquả kinh doanh cao.
+ Hoạt động kinh doanh đáp ứng nhu cầu của thị trường;
+ Thực hiện đầy đủ các cam kết đối với người tiêu dùng về sản phẩm, dịch vụ, giảiquyết thỏa đáng các mối quan hệ lợi ích với các chủ thể kinh doanh theo nguyên tắcbình đẳng, cùng có lợi;
+ Bảo toàn và tăng trưởng vốn, mở rộng kinh doanh;
+ Bảo vệ môi trường, bảo vệ sản xuất, bảo đảm an ninh, an toàn và trật tự xã hội;+ Chấp hành pháp luật, thực hiện
1.3 Cơ cấu tổ chức của cơ quan
Trang 15- Giám đốc: là người trực tiếp điều hành công việc, chịu trách nhiệm về kết quả
kinh doanh của công ty Giám đốc được hỗ trợ bởi hai phó giám đốc Một ngườiphụ trách Maketing, một người phụ trách điều hành.
- Phòng kế toán: Quản lý toàn bộ tài sản của công ty Tổng hợp, thanh toán chế độ
thu chi tài chính toàn doanh nghiệp theo đúng quy định của nhà nước, chỉ đạo,kiểm tra, theo dõi việc hạch toán của các đơn vị trực thuộc.
- Phòng hành chính – Nhân sự: Tham mưu giúp việc giám đốc về tổ chức nhân sự,
quản lý cán bộ nhân viên và lao động theo phân cấp quản lý cán bộ thoe Bộ luật laođộng quy định
Quản lý con dấu, các sổ đăng ký công văn, giấy tờ, giấy giới thiệu…, in ấn,tiếp nhận gửi công văn hằng ngày
Quản trị theo dõi việc tổ chức hội nghị, họp hay tiếp khách hàng của công ty.Đôn đóc kiểm tra các đơn vị trực thuộc công ty về việc thực hiện các chế độ, chínhsách của nhà nước, quy chế doanh nghiệp.
- Phòng kinh doanh: có chức năng tham mưu, đưa ra ý kiến, đề xuất cho Ban Giám
đốc của công ty về các vấn đề liên quan đến hoạt động phân phối sản phẩm, dịch vụcủa công ty ra thị trường sao cho hiệu quả và nhanh chóng nhất.chức năng hướng dẫn, chỉ đạo các hoạt động nghiên cứu và phát triển các loại sản phẩm, dịch vụ mới hoặc là nghiên cứu cải tiến các sản phẩm, dịch vụ đã có để đáp ứng nhu cầu của thị trường Chức năng xây dựng và phát triển nguồn khách hàng,Chức năng theo dõi, kiểm soát và báo cáo,Chức năng thúc đẩy tiêu thụ sản phẩm
- :Trách nhiệm của phòng kỹ thuật chính là lập hồ sơ thiết kế, quản lý, giámsát kỹ thuật các dự án xây dựng mới, sửa chữa lớn, sửa chữa thường xuyên cơ sở hạ
Trang 16tầng kỹ thuật và đảm bảo các vấn đề kỹ thuật của các sản phẩm mới của doanhnghiệp
Chịu trách nhiệm thẩm định các hồ sơ thiết kế kỹ thuật, đảm bảo yếu tố antoàn cùng các tính năng, công dụng của sản phẩm.
Phối hợp với các phòng ban khác trong việc chuẩn bị hồ sơ đấu thầu, tham gia đầuthầu.
Xây dựng phương án thi công, phương án kỹ thuật cho các dự án; xác địnhcác loại phương tiện, máy móc, thiết bị thi công và các nguồn lực cần thiết kháccho việc thực hiện dự án và các kế hoạch sản xuất Bên cạnh đó còn xây dựngphương án phòng chống cháy nổ, an toàn lao động và vệ sinh môi trường đối vớicác công trình, dự án của công ty.
Hướng dẫn, giám sát và kiểm tra thường xuyên trong suốt quá trình thực hiệndự án, kế hoạch sản xuất về mặt kỹ thuật, tiến độ, an toàn lao động, vệ sinh môitrường cũng như các vấn đề về máy móc thiết bị sử dụng trong dự án và sản xuấtsản phẩm.
* Sơ đồ cơ cấu tổ chức của cơ quan(phụ lục 01)
CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT MỘT SỐ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHÀN DỊCH VỤ VÀ THƯƠNG MẠI KỈ NGUYÊN MỚI
2.1 Tổ chức và hoạt động của Văn phòng
2.1.1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng
a, Khái niệm Văn phòng
Trang 17Văn phòng là một bộ phận của các doanh nghiệp kinh doanh được dành cho việcchỉ đạo và điều phối các hoạt động khác nhau của nó Là nơi thu thập, xửa lí thôngtin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảmbảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức.
b, Chức năng của Văn phòng
Văn phòng hay phòng hành chính nhân sự có các chức năng sau: Chức năng thammưu tổng hợp, chức năng tư vấn về văn bản, chức năng tổ chức cong tác lễ tân,giao tiếp, chức năng giúp việc điều hành của lãnh đạo, chức năng thực hiện côngtác hậu cần.
c, Nhiệm vụ của Văn phòng
- Công tác thư ký tổng hợp - Công tác hành chính - Công tác văn thư lưu trữ
- Xây dựng chương tình và tổ chức thực hiện chương trình - Thu thập, xử lý, quản lý và sử dụng thông tin
- Xây dựng, củng cố tổ chức bộ máy văn phòng - Tổ chức giao tiếp, đối nội, đối ngoại
- Đảm bảo nhu cầu hậu cần, kinh phí, quản lý, vật tư tài sản của doanh nghiệp
d, Cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính – Nhân sự
(Phụ lục 02)
Trang 182.1.2 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong văn phòng
Văn phòng công ty Cổ phần Thương mại và Dịch vụ Kỉ nguyên mới có các vị tríviệc làm:
a, Trưởng phòng hành chính – nhân sự
Phối hợp với Ban điều hành xây dựng tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi, mục tiêudài hạn Điều hành các phòng ban công ty để xay dựng mục tiêu, chỉ tiêu cho từngbộ phận đảm bảo hoàn thành mục tiêu chung của Công ty.Điều chỉnh hành langpháp lý và các quy định trong công ty để đảm bảo doanh nghiệp đi đúng với giá trịcốt lõi và văn hóa, duy trì kỷ luật để tiến tới mục tiêu kinh doanh.
b, Phó trưởng phòng, kiêm nhân viên kế toán
Thực hiện công việc về nghiệp vụ chuyên môn tài chính theo quy định của nhànước
- Tham mưu cho Ban giám đốc về chế độ kế toán Cập nhật những thay đổi của chếđộ kế toán thoe quy định của pháp luật.
- Theo dõi, phản ánh sự vận động vốn kinh doanh của Công ty và cố vấn cho Banlãnh đạo các vấn đề liên quan.
- Ghi chép, tính toán và báo cáo các tình hình hiện có Ghi chép tình hình luânchuyển và sử dụng tài sản, tiền vốn Ghi chép lại toàn bộ quá trình sử dụng vốn củacông ty.
- Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch buôn bán, xây dựng Kiểm tra kế hoạch thuchi tài chính Kiểm tra việc giữ gìn và sử dụng tài sản, vậy tư, tiền vốn.
Trang 19- Phát hiện kịp thời những hiện tượng lãng phí Ngăn ngừa những vi phạm chế độ,quy định của Công ty.
c, Nhân viên văn thư – Lưu trữ
Bao quát hầu hết lĩnh vực văn thư, công văn, giấy tờ 2 chiều như tiếp nhận và xử lýcông văn thư gửi đến:
- Lập trình và xử lý công văn thư gửi đi, chịu trách nhiệm quản lý, giám sát và chịutrách nhiệm
- Lưu trữ giấy tờ, văn bản, hợp đồng, tài liệu,… của công ty- In ấn tài liệu, nhập liệu dữ liệu hồ sơ, báo cáo quản lý chi tiết
- Quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức.- Lập hồ sợ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
- Tổ chức, quản lý và sử dụng con dấu trong văn thư
d, Nhân viên phụ trách hành chính
Tiếp nhận và xử lý các công việc nội bộ của doanh nghiệp- Tiếp khách, xử lý các công văn mà khách hàng gửi tới
- Lên kế hoạch mời họp và tham gia hội nghị, sắp xếp và quản lý cuộc họp
- Lưu trữ, phát hành văn bản, con dấu và chịu trách nhiệm trước ban giám đốc vàpháp luật về tính pháp lý.
- Sắp xếp và cung cấp tài liệu báo cáo
Trang 20- Đảm bảo an toàn lao động, vệ sinh trong công ty, lên kế hoạch tập huấn về bảo hộlao động.
- giải quyết các công việc hành chính bằng cách lập báo cáo, phân tích dữ liệu vàtìm kiếm giải pháp.
e, Nhân viên nhân sự
- Xây dựng kế hoạch tuyển dụng nhân sự
- Làm việc, liên hệ với các đơn vị cung cấp dịch vụ đăng tin tuyển dụng để tuyểndụng nhân viên cho công ty.
- Quản lý hệ thống lương thưởng và các chế độ đãi ngộ khác theo quy định củacông ty.
- Tham gia xây dựng và giám sát triển khai hệ thống quản trị, đánh giá thực hiệncông việc của mội nhân viên, từn gphofng ban để đảm bảo nắm bắt tình hình chungcủa nhân sự trong công ty.
- Theo dõi và cập nhật quản lý hồ sơ, danh sách nhân viên của công ty.
- Tiếp nhận các thông tin nội bộ của doanh nghiệp như đơn xin nghỉ phép, thư giảitrình,…
- Giám sát và duy trì các hoạt động liên quan đến văn hóa công ty - Quản lý các văn bản liên quan đến lương thưởng của doanh nghiệp
- Xây dựng và triển khai thực hiện kế hoạch đào tạo nhằm nâng cao trình độ, kỹnăng của toàn thể nhân viên.
g, Nhân viên lễ tân
Trang 21Người làm hành chính – Nhân sự sẽ giúp công ty ở mảng lễ tân Chi tiết hơn, cáccông việc họ phải đảm nhiệm bao gồm:
- Đón tiếp khách hàng, đối tác đến công ty.
- Tiếp nhận thông tin hoặc giao dịch thông qua điện thoại hoặc trực tiếp
- Phối hợp hỗ trợ xây dựng các sự kiện nội bộ nhằm gắn kết mối quan hệ của cácnhân viên và phát triển văn hóa doánh nghiệp.
2.2 Tìm hiểu về soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan 2.2.1 Các loại văn bản cơ quan ban hành
Công ty Cổ phần Thương mại và Dịch vụ Kỉ nguyên mới có các văn bản được bạnhành là các văn bản hành chính sau:
Văn bản, công văn đến đi, các quyết định, tờ trình, kế hoạch, liên quan đếnhoạt động của công ty
Các loại hồ sơ nhân viên
Tài liệu nội bộ liên quan đến chứng từ, hóa đơn xuất nhập tồn, chứng từ kếtoán tài chính
Tài liệu của các phòng ban trong công ty
2.2.2 Thẩm quyền ban hành văn bản
a, Thẩm quyền về nội dung vủa văn bản
Để văn bản ban hành ra có hiệu lực, hiệu quả thì cần phải hiểu rõ về thẩm quyềnnội dung văn bản Công ty Cổ phần Thương mại và Dịch vụ Kỉ nguyên mới hiệnchưa có văn bản nào quy định cụ thể về thẩm quyền ban hành văn bản mà chủ yếu
Trang 22Qua quá trình kiến tập, quan sát và tìm hiểu các văn bản tại Công ty tôi nhận thấyquyền ban hành văn bản như sau:
Chủ tịch Hội đồng quản trị có thẩm quyền ban hành các văn bản về quy địnhchức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Công ty, các văn bản về nhân sự bổ nhiệm,điều động, luân chuyển, thôi việc Giám đốc, Phó giám đốc, các Trưởng phòng, cácvăn bản liên quan đến Hội đồng cổ đông và một số văn bản quan trọng khác
Giám đốc có quyền ban hành Quyết định về quy định chức năng, nhiệm vụcủa các phòng ban, bộ phận, các quy định, quy chế công việc, các văn bản về nhânsự bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, thôi việc đối với các cán bộ, nhân viên côngty (Không phải là Phó giám đốc, Trưởng phòng, Phó phòng) và các văn bản hànhchính thông thường như: Quyết định, Kế hoạch, Tờ trình, Báo các công văn, một sốloại văn bản khác
Đối với các đơn vị, bộ phận, phòng ban trực thuộc thì được quyền ban hànhcác văn bản hành chính thông thường mang tính chất nội bộ như: Chương trình, Kếhoạch, Tờ trình, Báo cáo
c, Nội dung văn bản
Nội dung văn bản ban hành thuộc chức năng, nhiệm vụ của phòng ban nàothì do phòng ban đó trực tiếp soạn thảo
Trang 23Đối với văn bản của Ban Lãnh đạo Công ty sẽ do bộ phận Văn thư hoặcngười được Tổng Giám đốc chỉ định soạn thảo
Trường hợp nội dung văn bản liên quan đến nhiều công việc thì người đượcgiao soạn thảo văn bản kết hợp với các bộ phận phòng, ban liên quan để thực hiện
Nội dung văn bản tương đối phù hợp với hình thức ban hành văn bản, phùhợp với nội dung công việc sẽ được giao, tương đối đảm bảo các yêu cầu kỹ thuậtcủa việc soạn thảo văn bản
2.2.3 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Công ty trước đây khi chưa cóquy chế về công tác văn thư lưu trữ thì thể thức văn bản được cán bộ nhân viên dựatheo nghị định 30/2020/NĐ-CP Ngày 05 tháng 03 năm 2020 của Chính phủ vềcông tác văn thư
Văn bản hành chính được trình bày trên khổ giấy A4 (2010 mm x 297mm) - Định lề trang văn bản:
Lề trên: cách mép trên từ 20 – 25 mm;Lề dưới: cách mép dưới từ 20 -25 mm;Lề trái: cách mép trái từ 20 – 30 mm;Lề phải: cách mép phải từ 15 – 20 mm;- Phần thể thức bao gồm các phần chính:
+ Quốc hiệu và Tiêu ngữ.
+ Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.+ Số, ký hiệu của văn bản.
+ Địa danh và thời gian ban hành văn bản.
Trang 24+ Nội dung văn bản.
+ Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền.
+ Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức.
+ Nơi nhận.
- Cụ thể các văn bản được trình bày như sau:
Quốc hiệu, tiêu ngữ
Quốc hiệu ghi trên văn bản bao gồm các dòng chữ: “CỘNG HÒA XÃ HỘICHỦ NGHĨA VIỆT NAM” và “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”
Quốc hiệu được trình bày chiếm khoảng ½ trang giấy theo chiều ngang ởphía trên, bên phải
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAMĐộc lập - Tự do - Hạnh phúc
Tên công ty, đơn vị ban hành văn bản
Đối với thành phần thể thức này thì Công ty cổ phần tập đoàn NTT ViệtNam được trình bày cụ thể như sau:
CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤKỈ NGUYÊN MỚI
Tên công ty, đơn vị chiếm khoảng ½ trang giấy theo chiều ngang, ở phíatrên, bên trái
Tên công ty, đơn vị ban hành được viết bằng chữ in hoa, đậm cùng cỡ chữnhư quốc hiệu, kiểu chữ đứng đậm, được đặt cạnh giữa tên công ty chủ quản, phía
Trang 25dưới có đường kẻ ngang, nét liền độ dài từ 1/3 đến ½ độ dài của dòng chữ và đặtcân đối so với dòng chữ
Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
Địa danh, ngày, tháng, năm ban hành văn bản được ký ban hành, được trìnhbày trên cùng một dòng so với số, ký hiệu văn bản và được đặt cạnh giữ dưới Quốchiệu và Tiêu ngữ Được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 12,13 hoặc 14,kiểu chữ nghiêng, các chữ cái đầu của địa danh được viết hoa, sau địa danh có dấuphẩy
Hà Nội, ngày 13 tháng 5 năm 2022Số, ký hiệu của băn bản:
Số hiệu văn bản của Công ty cổ phần Thương mại và Dịch vụ Kỉ nguyên mớilà số thứ tự được đăng kí tại văn thư Công ty, số của văn bản được ghi bằng chữ sốẢ Rập, bắt đầu từ số 01 và ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm
Thời gian ban hành văn bản: Là mốc thời gian năm ban hành văn bản
Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
Tên loại và trích yếu nội dung văn bản của công ty có ghi tên loại (quyết
Trang 26đối ở giữa dòng) bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; trích yếu nộidung văn bản được đặt cạnh giữa, ngay dưới tên loại văn bản bằng chữ in thường,cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm, bên dưới trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền, cóđộ dài bằng từ 1/3 đến ½ độ dài của dòng chữ và đặt câng đối so với dòng chữ
QUYẾT ĐỊNH
Về việc bồ nhiệm chức Trưởng phòng Hành chính – Nhân sự
Trích yếu nội dung công văn của công ty được trình bày như sau: chữ viết tắt“V/v” (Về việc) và được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 12, 13 kiểu chữđứng, được đặt cạnh giữa dưới số và ký hiệu văn bản, với số và ký hiệu văn bản
Nơi nhận
Nơi nhận, xác định những Công ty, tổ chức, cơ quan đơn vị, cá nhân nhậnvăn bản với mục đích và trách nhiệm cụ thể như để kiểm tra, giám sát, giải quyết,để trao đổi công việc, để biết và để lưu
Phần nơi nhận ghi tại góc cuối cùng bên trái cùng với từ “Nơi nhận” đượctrình bày như sau: “Nơi nhận” được trình bày trên một dòng riêng (ngang hàng vớidòng chữ “Quyền hạn, chức vụ của người ký” và sát lề trái) sau đó có dấu haichấm, bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ nghiêng đậm hoặc kiểu chữ đứng,thường
Phần liệt kê các Công ty, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản nơi lưuvăn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 10 hoặc 11, kiểu chữ đứng
Chữ ký
Trang 27Công ty cổ phần Thương mại và Dịch vụ Kỉ nguyên mới là một công ty tưnhân nên thẩm quyền kí văn bản chủ yếu do Giám đốc Công ty ký.
Các chữ viết tắt “TM”, “KT”, quyền hạn và chức vụ của người kí được trìnhbày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng đậm
Tuy nhiên một số văn bản thể thức, thẩm quyền ký văn bản còn chưa đúngquy định, thay vào thẩm quyền ký văn bản thì văn bản của Công ty thường đượcghi tên Công ty “CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ KỈNGUYÊN MỚI”.
2.2.4 Quy trình soạn thảo văn bản
Đối với các văn bản không có nội dung quan trọng, không mang tính quyđịnh, quyết định, chỉ là công văn trao đổi thông thường thì do các phòng ban, cánhân tự soạn thảo và trình Ban lãnh đạo Công ty ký duyệt ban hành
Đối với những văn bản quan trọng mang tính quy định, quyết định thì chủ tịch,giám đốc Công ty cổ phần Thương mại và Dịch vụ Kỉ nguyên mới căn cứ tính chất,nội dung của văn bản cần soạn thảo giao cho một phòng ban, bộ phận hoặc mộtnhân viên soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo văn bản
Phòng ban, bộ phận hoặc nhân viên được giao soạn thảo văn bản thực hiệncác bước quy trình sau:
Đề xuất văn bản,khởi thảo văn bản,
Trang 28duyệt dự thảo,đánh máy văn bản,chỉnh lý bản đánh máy,ký duyệt văn bản,
vào sổ, gửi văn bản đi và lưu văn bản.
Công đoạn sửa chữa, chỉnh lý và đánh máy có thể được thực hiện nhiều lần vào giaiđoạn tiền thông qua Riêng công đoạn đánh máy văn bản mang tính kỹ thuật thuầntúy và không có ý nghĩa quyết định đối với trình tự ban hành Cũng còn có thể thấylà trong từng công đoạn còn có các tiểu công đoạn nhất định.
Ví dụ, trong công đoạn soạn thảo có thể phải trải qua các bước:– Xác định vấn đề, nội dung cần soạn thảo trong văn bản
– Chọn thông tin, tài liệu;
– Lựa chọn tên loại, xác định thể thức;– Xây dựng đề cương bản thảo;
– Soạn bản thảo
– Chỉnh sửa lại nội dung và hình thức văn bản đã soạn– Hoàn thành văn bản
Trình duyệt dự thảo văn bản:
Dự thảo văn bản công ty, do người có thẩm quyền ký duyệt văn bản Ngườiđứng đầu Phòng, ban bộ phận chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách