MỤC LỤC
Công ty Cổ phần Thương mại và Dịch vụ Kỉ nguyên mới là đơn vị chuyên xây dựng công trình kỹ thuật dân dụng, lắp đặt các hệ thống điện, bán buôn các đồdùng khác cho gia đình, các thiết bị máy móc, thiết bị và phụ tùng. Tên công ty bằng Tiếng Việt: Công ty Cổ phần Thương mại và Dịch vụ Kỉ nguyên mới.
+ Thực hiện các chế độ cho người lao động theo đúng quy định pháp luật cũng như nội quy công ty như đào tạo nguồn nhân lực nhằm nâng cao trình độ, tay nghề, hỗ trợ các chính sách xã hội đúng đắn và kịp thời như chính sách tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, các hình thức khen thưởng, kỷ luật, thực hiện các biện pháp về an toàn vệ sinh lao động…. - Phòng kinh doanh: có chức năng tham mưu, đưa ra ý kiến, đề xuất cho Ban Giám đốc của công ty về các vấn đề liên quan đến hoạt động phân phối sản phẩm, dịch vụ của công ty ra thị trường sao cho hiệu quả và nhanh chóng nhất.chức năng hướng dẫn, chỉ đạo các hoạt động nghiên cứu và phát triển các loại sản phẩm, dịch vụ mới hoặc là nghiên cứu cải tiến các sản phẩm, dịch vụ đã có để đáp ứng nhu cầu của thị trường.
Văn phòng hay phòng hành chính nhân sự có các chức năng sau: Chức năng tham mưu tổng hợp, chức năng tư vấn về văn bản, chức năng tổ chức cong tác lễ tân, giao tiếp, chức năng giúp việc điều hành của lãnh đạo, chức năng thực hiện công tác hậu cần. Điều hành các phòng ban công ty để xay dựng mục tiêu, chỉ tiêu cho từng bộ phận đảm bảo hoàn thành mục tiêu chung của Công ty.Điều chỉnh hành lang pháp lý và các quy định trong công ty để đảm bảo doanh nghiệp đi đúng với giá trị cốt lừi và văn húa, duy trỡ kỷ luật để tiến tới mục tiờu kinh doanh.
Giám đốc có quyền ban hành Quyết định về quy định chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban, bộ phận, các quy định, quy chế công việc, các văn bản về nhân sự bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, thôi việc đối với các cán bộ, nhân viên công ty (Không phải là Phó giám đốc, Trưởng phòng, Phó phòng) và các văn bản hành chính thông thường như: Quyết định, Kế hoạch, Tờ trình, Báo các công văn, một số loại văn bản khác. Tên loại và trích yếu nội dung văn bản của công ty có ghi tên loại (quyết. đối ở giữa dòng) bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; trích yếu nội dung văn bản được đặt cạnh giữa, ngay dưới tên loại văn bản bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm, bên dưới trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến ẵ độ dài của dũng chữ và đặt cõng đối so với dũng chữ.
Người đứng đầu Phòng, ban bộ phận chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản, ký nháy/ tắt và cuối nội dung văn bản (sau dấu./.) trước khi trình lãnh đạo Công ty, đề xuất mức độ khẩn, xem xét chất, nội dung thông tin để xác định việc đóng dấu mật, đối tượng nhận văn bản, trình người ký văn bản quyết định. Đăng kí văn bản đi. Văn bản đi được đăng ký vào Sổ đăng ký văn bản đi hoặc Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy vi tính. Nếu cơ quan ban hành ít văn bản trong một năm thì lập 2 sổ: sổ đăng ký văn bản mật đi, sổ đăng ký văn bản đi chung. Nếu cơ quan ban hành nhiều văn bản đi trong một năm thì lập 3 sổ: sổ văn bản đi mật, sổ văn bản đi thường, sổ văn bản quy phạm pháp luật. Với văn bản mật: giống mẫu, chỉ thêm cột mức độ mật sau cột trích yếu. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật. a, Nhân bản. Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng được xác định ở phần Nơi nhận của văn bản và đúng thời gian quy định, thông thường văn bản được chuyển đi tại Công ty sẽ thực hiện nhân 2 bản, một bản chuyển cho bên nhận và bản giữ lại tại phòng Hành chính tổng hợp để quản lý. b, Đóng dấu cơ quan. Việc đúng dấu lờn chữ ký và cỏc phụ lục kốm theo văn bản chớnh phải rừ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định. Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái. c, Đóng dấu chỉ các mức độ khẩn. Chuyển phát văn bản đi. Nguyên tắc: Các văn bản đi phải được đăng ký và chuyển đi ngay trong ngày sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền và dấu. Những văn bản có mức độ khẩn phải được chuyển đi trước. Những văn bản có nội dung quan trọng phải kèm phiếu gửi và gửi đúng nơi nhận đã ghi trong văn bản. Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. a) Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức. - Trường hợp cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao nội bộ nhiều và việc chuyển giao văn bản được thực hiện tập trung tại Văn thư thì phải lập Sổ chuyển giao riêng. - Trường hợp cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao ít và việc chuyển giao văn bản do Văn thư trực tiếp thực hiện thì sử dụng Sổ đăng ký văn bản đi để chuyển giao văn bản và sử dụng cột 6 “Đơn vị, người nhận bản lưu” để ký nhận văn bản; người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ. b) Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác. - Tất cả văn bản đi do Văn thư hoặc người làm giao liên cơ quan, tổ chức chuyển trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác đều phải được đăng ký vào Sổ chuyển giao văn bản đi. - Khi chuyển giao văn bản, người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ. c) Chuyển phát văn bản đi qua Bưu điện. Cách sắp xếp hồ sơ lưu tại văn thư: đối với những văn bản đăng ký chung và đánh số tổng hợp thì chỉ cần dựa vào sổ thời gian ban hành văn bản để thực hiện việc sắp xếp.
Sau khi hoàn thành thủ tục tiếp nhận đóng dấu đến, đăng kí vào sổ văn bản đến cán bộ văn thư trình văn bản đến cho giám đốc công ty bút phê ý kiến phân phối văn bản cho các đơn vị cá nhân được ghi vào giấy ghi chú gắn vào văn bản, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) thời hạn giải quyết (nếu cần). Sau khi photo đúng số lượng quy định theo ý kiến phân phối của giám đốc Công ty, Văn thư của công ty thực hiện chuyển giao cho các phòng, ban, cá nhân để giải quyết và có ký nhận vào sổ đăng kí công văn đến.
Việc đóng dấu vào phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên Công ty cổ phần Thương mại và Dịch vụ Kỉ nguyên mới. Đóng dấu giáp lai: Việc đóng dấu giáp lai đối với những văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo: dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy.
Về cách thức tổ chức xây dựng danh mục hồ sơ: Việc lập danh mục hồ sơ được thực hiện theo hướng dẫn nghiệp vụ của văn thư, sau đó văn thư tổng hợp thành danh mục hồ sơ của cơ quan, bổ sung, chỉnh sửa; hoàn thiện dự thảo trình thủ trưởng xét duyệt và ban hành. Sau khi mở hồ sơ, mỗi cá nhân có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình giải quyết công việc vào hồ sơ tương ứng đã mở, kể cả tài liệu phim, ảnh, ghi âm bảo đảm sự toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc cần thu thập kịp thời những văn bản, tài liệu như bài phát biểu của lãnh đạo, tham luận của các đại biểu tại hội nghị, hội thảo… bảo đảm sự toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc.
Kết thúc cuộc gọi bằng một lời chào hoặc cảm ơn và đặt máy nhẹ nhàng có thể để lại ấn tượng cho người nghe bằng cách xin nhận xét hoặc đánh giá về chất lượng cuộc gọi từ Công ty của mình ví dụ: “Quý khách hàng có hài lòng về chất lượng cuộc gọi của Công ty cổ phần Thương mại và Dịch vụ Kỉ nguyên mới không và có đóng góp ý kiến gì sau đó kèm lời chúc và hẹn gặp lại..”. Mỗi doanh nghiệp đều có những quy đinh chung về nội quy, văn hóa giao tiếp và tại Công ty Cổ phần Thương mại và Dịch vụ Kỉ nguyên mới cũng vậy, quy định này được cán bộ công nhân viên trong công ty thực hiện một cách nghiêm túc tạo được nét văn hóa riêng của doanh nghiệp.
Ban lãnh đạo công ty quy định trách nhiệm quản lý tài sản cho từng phòng ban nói chung và phòng hành chính nói riêng để nâng cao ý thức tự quản lý, bảo vệ tài sản chung. Các phòng ban có nhu cầu thay thế, bổ sung các trang thiết bị phục vụ công việc thì phải báo cáo và đề xuất gửi phòng hành chính- Nhân sự kiểm tra, xem xét trước khi trình lãnh đạo.
Ngoài ra còn giúp cho việc quản lý văn bản của Văn thư được dễ dàng, trải qua nhiều khâu kiểm tra về thể thức và nội dung giúp cho văn bản có tính thống nhất và đúng với quy định đã được ban hành đồng thời thống nhất khi đi giao dịch với bên ngoài. Việc chuyển giao văn bản đến và văn bản đi cho các đơn vị còn gặp một số khó khăn như: Các đơn vị cấp xã thuộc vùng có điều kiện khó khăn, địa hình cách trở chưa có mạng internet nên việc tiếp nhận văn bản đến thông qua phương tiện điện tử hóa chưa hiệu quả, còn bị hạn chế về đường truyền và bị chậm tiến độ so với dự kiến.
Phòn Hành chính – Nhân sự mag trước tiên là nhân viên văn phòng, bộ phận hành chính cần nghiêm chỉnh chấp hành về tác phong, giờ giấc làm việc, văn hóa công sở,… nhanh gọn tránh lãng phí thời gian trong công việc phải luôn phải chủ động sáng tạo để hoàn thành tốt công việc được giao. Tuy nhiên bộ phận văn phòng nên trang bị thêm một số trang thiết bị bổ sung vào hệ thống cơ sở vật chất để phục vụ công việc được diễn ra tốt hơn, để thay thế các trang thiết bị đang xuống cấp như đầu tư thêm túi đựng tài liệu, máy tính, điện thoại để bàn theo đúng tiêu chuẩn phục vụ công tác văn phòng hiệu quả hơn.