Công tác tổ chức và quản lý văn thư, lưu trữ của công ty TNHH SELINA(D&H)

MỞĐẦU................................................................................................................................5 1.Lýdochọnđềtài...............................................................................................................5 2.Mụctiêuvànhiệmvụnghiêncứu.....................................................................................7 2.1.Mụctiêunghiêncứu................................................................................................7 2.2.Nhiệmvụnghiêncứu...............................................................................................7 3.Đốitượngvàphạmvinghiêncứu.....................................................................................8 3.1.Đốitượngnghiêncứu..............................................................................................8 3.2.Phạmvinghiêncứu.................................................................................................8 4.Nguồntàiliệuthamkhảo...................................................................................................8 5.Lịchsửnghiêncứu.............................................................................................................9 6.Phươngphápnghiêncứu...................................................................................................9 7.Bốcụcđềtài.......................................................................................................................9 NỘIDUNG..........................................................................................................................11 Chương1:LýluậnchungvềCôngtácTổchức,QuảnlýVănthư,Lưutrữ......................11 1.1.NhữngvấnđềchungvềcôngtácVănthư,Lưutrữ..............................................11 1.1.1.Côngtácvănthư..........................................................................................11 1.1.2.Lýluậnchungvềcôngtáclưutrữ................................................................22 1.2.QuanđiểmcủaĐảngvàNhànướcvềcôngtácVănthư,Lưutrữ........................27 1.2.1.QuanđiểmcủaĐảngvềcôngtácVănthư,Lưutrữ...................................27 2.1.KháiquátvềcôngtyTNHHSELINA..................................................................30 2.1.1.Qúatrìnhthànhlậpvàđặcđiểmtìnhhìnhhoạtđộngcủacôngty.............30 2.1.2.Chứcnăng,nhiệmvụ,quyềnhạncủacôngty............................................31 2.1.3.Cơcấutổchứcbộmáycủacôngty.............................................................32 2 2.2.TìnhhìnhcôngtácVănthư...................................................................................35 2.2.1.Côngtácxâydựngvàbanhànhvănbản.....................................................35 2.2.2.Côngtácquảnlívănbảnđi.........................................................................37 2.2.3.Côngtácquảnlývàgiảiquyếtvănbảnđến:................................................41 2.2.4.Côngtáclậphồsơhiệnhành........................................................................45 2.2.5.Côngtácquảnlývàxửdụngcondấu..........................................................45 2.3.TìnhhìnhtổchứcvàquảnlýCôngtáclưutrữ.....................................................46 2.3.1.Côngtácthuthậpvàbổsungtàiliệu..........................................................46 2.3.2.Côngtácphânloạitàiliệu...........................................................................47 2.3.3.Côngtácxácđịnhgiátrịtàiliệu..................................................................47 2.3.4.Côngtácbảoquảntàiliệulưutrữ...............................................................47 2.3.5.Tổchứckhaithácvàsửdụngtàiliệulưtrữ................................................48 2.3.6.Ứngdụngtinhọctrongcôngtáclưutrữ.....................................................48 2.3.NHẬNXÉTCHUNG............................................................................................49 2.3.1.Ưuđiểm........................................................................................................49 2.3.2.Nhượcđiểm..................................................................................................50 2.3.3.Nguyênnhân................................................................................................52 Chương3:MộtsốgiảiphápnhằmnângcaohiệuquảcôngtáctổchứcvàquảnlýVănthư, LưutrữtạicôngtyTNHHSELINA....................................................................................53 3.1.Vềquảnlý..............................................................................................................53 3.2.Vềchuyênmônnghiệpvụ.....................................................................................54 KẾTLUẬN..........................................................................................................................56 DANHMỤCTÀILIỆUTHAMKHẢO............................................................................59

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

KHOA LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

ĐỀ TÀI: CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÍ VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦACÔNG TY TNHH SELINA (D&H)

HỌ VÀ TÊN: NGUYỄN THỊ NGÂNMSV: 2005QTVE045

LỚP: Quản trị văn phòng 20E

HÀ NỘI – 2024

MỞ ĐẦU 5

1 Lý do chọn đề tài 5

2 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu 7

2.1 Mục tiêu nghiên cứu 7

2.2 Nhiệm vụ nghiên cứu 7

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 8

3.1 Đối tượng nghiên cứu 8

Chương 1: Lý luận chung về Công tác Tổ chức, Quản lý Văn thư, Lưu trữ 11

1.1 Những vấn đề chung về công tác Văn thư, Lưu trữ 11

1.1.1 Công tác văn thư 11

1.1.2.Lý luận chung về công tác lưu trữ 22

1.2 Quan điểm của Đảng và Nhà nước về công tác Văn thư, Lưu trữ 27

1.2.1 Quan điểm của Đảng về công tác Văn thư, Lưu trữ 27

2.1 Khái quát về công ty TNHH SELINA 30

2.1.1 Qúa trình thành lập và đặc điểm tình hình hoạt động của công ty 30

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của công ty 31

2.1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty 32

2.2 Tình hình công tác Văn thư 35

2.2.1 Công tác xây dựng và ban hành văn bản 35

2.2.2 Công tác quản lí văn bản đi 37

2.2.3.Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến: 41

2.2.4.Công tác lập hồ sơ hiện hành 45

2.2.5.Công tác quản lý và xử dụng con dấu 45

2.3 Tình hình tổ chức và quản lý Công tác lưu trữ 46

2.3.1 Công tác thu thập và bổ sung tài liệu 46

2.3.2 Công tác phân loại tài liệu 47

2.3.3 Công tác xác định giá trị tài liệu 47

2.3.4 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 47

2.3.5 Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lư trữ 48

2.3.6 Ứng dụng tin học trong công tác lưu trữ 48

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan báo cáo thực tập này là công trình nghiên cứu của cá nhân emtrên cơ sở nghiên cứu các lý thuyết đã học, nghiên cứu khảo sát thực tiễn và đượchướng dẫn bởi giảng viên, TS Lâm Thu Hằng; Cán bộ Lê Trịnh Phương Hằng Cáckết quả nghiên cứu nêu trong báo cáo thực tập là trung thực và chưa từng dượccông bố trong bất kỳ công trình nghiên cứu nào Nếu phát hiện có bất kỳ sự gianlận nào, em xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về nội dung báo cáo của mình.

LỜI CẢM ƠN

Được sự hướng dẫn nhiệt tình của ban lãnh đạo, các anh chị nhân viênphòng Hành chính - Nhân sự Công ty TNHH SELINA, đặc biệt là sự giúp đỡ tậntình của TS Lâm Thu Hằng đã giúp đỡ em hoàn thiện bản báo cáo của mình.

Tuy nhiên, do thời gian có hạn cũng như hạn chế về kinh nghiệm và mặt hiểubiết nên báo cáo còn tồn tại nhiều sai sót và những điểm chưa sâu sắc Vì vậy emrất mong được sự góp ý của các thầy cô hướng dẫn và các thầy cô trong khoa Lưutrữ học và Quản trị Văn phòng.

Sau cùng, em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới tập thể Ban lãnh đạo và nhânviên Công ty TNHH SELINA, các thầy cô bộ môn Khoa Lưu trữ học và Quản trịVăn phòng đã giúp em hoàn thành bài báo cáo thực tập ngành nghề này.

Em xin chân thành cảm ơn!

MỞ ĐẦU1 Lý do chọn đề tài

Trong công cuộc đổi mới của đất nước, các ngành, các lĩnh vực hoạt động cónhững đóng góp nhất định và luôn có sự cải tiến để vươn tới sự hoàn thiện Hoà vào xuthế đó những năm gần đây nghiệp vụ công tác Văn thư có những bước phát triển phongphú và đa dạng đáp ứng yêu cầu của nền cải cách hành chính

Công tác Văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ cho lãnhđạo ,chỉ đạo, kiểm tra quản lí điều hành công việc của các cơ quan Đảng, các cơ quan Nhànước, các tổ chức kinh tế ,tổ chức chính trị xã hội, các đơn vị lực lượng vũ trang nhândân đảm bảo cung cấp kịp thời ,chính xác Đồng thời công tác Văn thư được xác định làmột mặt hoạt động của bộ máy quản lý nói chung và chiếm một phần lớn nội dung hoạtđộng của văn phòng ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý của một cơ quan ,là mộtmắt xích quan trọng trong guồng máy hoạt động lãnh đạo ,chỉ đạo,quản lý điều hành.Hiệu quả hoạt động quản lý của cơ quan ,tổ chức cao hay thấp phụ thuộc vào một phầncủa công tác này có được làm tốt hay không Vì đây là một công tác vừa mang tính chínhtrị vừa có tính nghiệp vụ ,kĩ thuật và liên quan nhiều cán bộ ,công chức Làm tốt công tácVăn thư sẽ góp phần giải quyết công việc cơ quan được nhanh chóng ,chính xác,năngxuất ,chất lượng, đúng chế độ, giữ bí mật của Đảng và Nhà nước,hạn chế được bệnh quanliêu giấy tờ và việc lợi dụng văn bản Nhà nước để làm những việc trái pháp luật góp phầnlớn lao vào việc thúc đẩy sự phát triển kinh tế và bảo vệ đất nước của mỗi Quốc gia Nắmbắt được tầm quan trọng đó, Đảng và Nhà nước ta nhiều năm qua đã không ngừng cảicách nền Hành chính quốc gia trong đó có công tác Văn thư được tập trung đổi mới vàsáng tạo hơn Vì vậy, để làm tốt công tác Văn thư đòi hỏi phải nắm vững kiến thức lýluận và phương pháp tiến hành các chuyên môn nghiệp vụ như soạn thảo văn bản, quản lývăn bản, lập hồ sơ hiện hành…

Ngày nay công tác Văn thư có vị trí quan trọng trong mọi lĩnh vực của xã hội, nóđóng góp một phần đáng kể cho sự phát triển kinh tế của đất nước, không ai trong chúng

ta phủ nhận được vai trò quan trọng đó Sống trong một xã hội đang phát triển đòi hỏi mỗicá nhân phải tự biết vươn lên ,nỗ lực phấn đấu hết mình ,đem năng lực kiến thức mà mìnhđã trau dồi được phục vụ cho xã hội cho đất nước Đây cũng chính là lý do để em chọn đềtài này để thực tập và viết báo cáo tốt nghiệp và để có cái nhìn đúng đắn nhất về công tácVăn thư.

Là một sinh viên của lớp Quản trị Văn phòng, sau bốn năm học tập rèn luyện vàđược trang bị những kiến thức chuyên môn nghiệp vụ tại trường, em đã có thể có nhữngkỹ năng chuyên môn nghiệp vụ nhất định Nhưng “Học phải đi đôi với hành”,kiếnthức ,lý thuyết được học ở lớp phải được áp dụng vào công việc thực tế tại cơ quan, đểđáp ứng được yêu cầu đó Học viện Hành chính Quốc gia đã thực hiện Kế hoạch đào tạo tổchức cho sinh viên đi thực tập tại các cơ quan, đơn vị, tổ chức.Việc thực tập này giúp chosinh viên làm quen với công việc tại cơ quan,vận dụng những kiến thức lý thuyết đã đượchọc khi còn ngồi trên ghế nhà trường vào công việc thực tế tại cơ quan Đây cũng là dịpđể cho sinh viên củng cố,tổng hợp lại kiến thức, tập dượt, rèn luyện phẩm chất đạo đứccủa một người cán bộ công chức, là cơ hội cho sinh viên đúc rút những kinh nghiệm làmviệc,giao tiếp phục vụ cho công tác sau này.

Thực hiện Kế hoạch của Học viện Hành chính Quốc gia về việc thực tập tốtnghiệp lớp Quản trị văn phòng cùng với sự giúp đỡ của Ban Giám đốc công ty TNHHSELINA (D&H) đã tạo điều kiện tiếp nhận em về thực tập Thời gian thực tập là 8 tuầnbắt đầu từ ngày 08/ 01/2024 đến hết ngày 02/02/20024 và từ ngày 19/02/2024 đến ngày22/03/2024 Thời gian thực tập tuy ngắn nhưng nhờ sự giúp đỡ của Ban Giám đốc và cánbộ làm công tác Văn thư trong công ty đã tạo cơ hội cho em áp dụng lý thuyết được trangbị vào thực tiễn công tác ,rèn luyện được kỹ năng làm việc và nâng cao hiểu biết củamình trong việc trao đổi nghiệp vụ ,từ đó nhận thức rõ hơn về tầm quan trọng của côngtác Văn thư Đặc biệt dưới sự hướng dẫn của TS Nguyễn Mạnh Cường đã truyền cho emlòng say mê công việc ,giúp em nhận thức được sâu sắc nghĩa vụ trách nhiệm và vai tròquan trọng của cán bộ Văn thư.Từ đó e đã rèn luyện phẩm chất đạo đức nghề nghiệp nhưcẩn thận hơn ,tỉ mỉ hơn …và nâng cao năng lực của bản thân để hoàn thành tốt công việc.

Bản báo cáo thực tập là kết quả trong thời gian em thực tập tốt nghiệp chuyên ngành tạicông ty Đây là lần đầu tiên em tập làm một cán bộ công chức thực sự nên còn nhiều bỡngỡ và thời gian cũng hạn hẹp,vốn kiến thức còn hạn chế ,bản thân em cũng đã cố gắnghoàn thành bài báo cáo,song trong khuôn khổ của bản báo cáo này không thể tránh khỏinhững hạn chế,sai xót nhất định.Em viết bản báo cáo này gửi tới nhà trường, Khoa vàkính mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo phụ trách bộ môn chuyênngành giúp em hoàn thiện hơn về nghiệp vụ của mình để em có cơ sở,nền tảng bước vàokỳ thi tốt nghiệp sắp tới đạt kết quả cao đồng thời phục vụ cho công tác sau này với hivọng góp phần nhỏ trong công cuộc đổi mới ,xây dựng quê hương đất nước

Em xin chân thành cảm ơn Ban giám hiệu Học viện Hành chính Quốc gia và BanGiám đốc công ty TNHH SELINA (D&H) đã giúp em hoàn thành đợt thực tập và viếtbài báo cáo tốt nghiệp này./.

2 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu2.1 Mục tiêu nghiên cứu

Hiểu rõ vai trò, ý nghĩa công tác tổ chức và quản lý Văn thư - Lưu trữ, hiểu đượcđặc điểm, nội dung công tác này.

Biết cách thực hiện các thao tác nghiệp vụ của công tác tổ chức và quản lý Văn thư- Lưu trữ như: Biết cách tổ chức, quản lý, lưu trữ tài liệu một cách khoa học, thu thập tàiliệu vào lưu trữ hiện hành (Lưu trữ tại cơ quan, đơn vị, tổ chức), Thu thập tài liệu vào lưutrữ lịch sử, chỉnh lý tài liệu, bảo quản, tiêu hủy, tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu khoahọc hiệu quả, thống kê tài liệu lưu trữ…

Phản ánh thực trạng công tác Tổ chức và Quản lý Văn thư Lưu trữ của cơ quan thực tập.Thấy được điểm mạnh, điểm yếu trong cơ cấu hoạt động văn phòng, tìm ra nhữnggiải pháp thiết thực nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác Văn thư - Lưu trữ.

2.2 Nhiệm vụ nghiên cứu

Để thực hiện được mục tiêu của đề tài, em tiến hành thực hiện các nhiệm vụnghiên cứu sau:

- Hệ thống hóa lý thuyết về Công tác tổ chức và quản lý Văn thư Lưu trữ của cơ quan.- Khảo sát công tác Tổ chức và Quản lý Văn thư, Lưu trữ tại Công ty TNHH SELINA- Đánh giá chung và phân tích thực trạng của công tác Tổ chức và Quản lý Văn thư, Lưutrữ tại Công ty TNHH SELINA

- Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác Tổ chức và Quản lý Văn thư, Lưu trữtại Công ty TNHH SELINA

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu3.1 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là công tác Tổ chức và Quản lý Văn thư, Lưu trữtại Công ty TNHH SELINA

3.2 Phạm vi nghiên cứu

- Phạm vi thời gian: Các số liệu trong báo cáo được thống kê từ năm 2020-2024- Phạm vi không gian : Công ty TNHH SELINA

4 Nguồn tài liệu tham khảo

Tài liệu tham khảo được lấy từ

* PGS Vương Đình Quyền (2005), Giáo trình Lý luận và phương pháp công tác văn thư,Nxb Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội

* Tài liệu nội bộ Công ty TNHH SELINA

* Đề tài “Tổ chức và Quản lý Văn thư, Lưu trữ tại công ty Cổ phần Tư vấn Xây dựngSông Đà”

5 Lịch sử nghiên cứu

Công tác Tổ chức và Quản lý Văn thư, Lưu trữ là một trong những lịch vực quảntrị được các nhà nghiên cứu quan tâm Đã có riết nhiều các đề tài nghiên cứu của các tácgiả liên quan đến vấn đề công tác văn phòng như:

Đề tài “Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tácCông tác Tổ chức và Quản lý Văn thư, Lưu trữ tại Sở Tài nguyên và Môi trường Hà Nội”

Đề tài “Một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả công tác Công tác Tổchức và Quản lý Văn thư, Lưu trữ tại công ty TNHH Truyền thông Đa phương tiệnMVC”

Đề tài “Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác Công tác Tổ chức và Quản lýVăn thư, Lưu trữ nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động tại Văn phòng UBND huyyện LụcNgạn, tỉnh Bắc Giang”

Nhìn chung công trình nghiên cứu, luận văn nêu trên đều đề cập tới việc nâng caohiệu quả công tác Tổ chức và Quản lý Văn thư, Lưu trữ Mỗi công trình, luận văn lạinghiên cứu theo nhiều hướng khác nhau mà chưa có một đề tài nào nghiên cứu một cáchtoàn diện cụ thể về công tác Tổ chức và Quản lý Văn thư, Lưu trữ tại Công ty TNHHSELINA.

6 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp tổng hợp lý luận có liên quan trực tiếp đến công tác Tổ chức và Quản lýVăn thư, Lưu trữ.

- Phương pháp thu thập tài liệu trong quá trình tìm hiểu nghiên cứu tại Công ty TNHHSELINA.

- Phương pháp phân tích đánh giá và so sánh tài liệu đã thu thập được với lý luận và quyđịnh của nhà nước, cơ quan, tổ chức.

7 Bố cục đề tài

Nội dung báo cáo được chia làm các chương cụ thể như sau:

Chương 1: Lý luận chung về Công tác Tổ chức, Quản lý Văn thư, Lưu trữ

Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức và quản lý Văn thư, Lưu trữ tại công ty TNHHSELINA

Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác tổ chức và quản lý Văn thư,Lưu trữ tại công ty TNHH SELINA

NỘI DUNG

Chương 1: Lý luận chung về Công tác Tổ chức, Quản lý Văn thư, Lưu trữ1.1 Những vấn đề chung về công tác Văn thư, Lưu trữ

1.1.1 Công tác văn thư

1.1.1.1.Khái niệm công tác Văn thư

Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều hành côngviệc của các cơ quan, các tổ chức Hiệu quả hoạt động quản lý của các cơ quan, các tổchức một phần phụ thuộc vào công tác văn thư làm tốt hay không tốt Cũng chính vì điềuđó mà hiện nay trong các cơ quan, các tổ chức công tác văn thư ngày càng được quan tâmnhiều hơn Đặc biệt trong công cuộc cải cách hành chính Nhà nước, công tác văn thư làmột trong những trọng tâm được tập trung đổi mới.

Ngày nay văn bản đã và đang được các cơ quan Đảng, Nhà nước, các tổ chức kinhtế chính trị - xã hội… dùng để ghi chép và truyền đạt thông tin phục vụ cho lãnh đạo, chỉđạo và điều hành các mặt công tác Người ta phải tiến hành nhiều khâu xử lý đối vớichúng như soạn thảo, duyệt, ký văn bản, chuyển giao, tiếp nhận văn bản, vào sổ đăng ký,lập hồ sơ… Những công việc này được gọi chung là công tác văn thư và trở thành mộtthuật ngữ quen thuộc đối với cán bộ, viên chức các cơ quan, tổ chức Vậy có thể địnhnghĩa công tác văn thư như sau:

Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạnthảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiệ hành nhằmđảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức.

1.1.1.2.Vai trò, ý nghĩa của công tác văn thư

* Vai trò của công tác văn thư

Công tác văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý nói chung và lànội dung quan trọng trong hoạt động của văn phòng Trong văn phòng, công tác văn thư

không thể thiếu được, chiếm một phần lớn trong hoạt động của văn phòng và là một mắtxích trong guồng máy hoạt động quản lý của cơ quan, đơn vị Như vậy, công tác văn thưgắn liền với hoạt động của các cơ quan, được xem như một bộ phận hoạt động quản lýnhà nước, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước.

* Ý nghĩa của công tác văn thư

Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tincần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan, đơn vị nói chung Côngtác quản lý Nhà nước đòi hỏi phải có đây đủ thông tin cân thiết Thông tin phục vụ quảnlý được cung cấp tử nhiều nguôn khác nhau, trong đó nguôn thông tin chủ yêu nhât, chínhxác nhất là thông tin băng văn bản Vẽ mặt nội dung công việc có thê xêp công tác vănthư vào hoạt động bảo đảm thông tin cho công tác quản lý mà văn bản chính là phươngtiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến những thông tin mang tính pháp ly.

Thực hiện tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan nhanhchóng, chính xác, nâng cao chất lượng đúng chính sách, đúng chế độ, giữ gìn được bímật của Đảng và Nhà nước: hạn chế được bệnh quan liêu, giảm bớt giấy tờ không cầnthiết và hạn chế việc lợi dụng sơ hở trong việc quản lý văn bản để làm những việc tráipháp luật.

Công tác văn thư bảo đâm giữ gìn dầy đủ chúng cứ về hoạt động của cơ lò quan.Nội dung của các văn bản phần ánh hoạt động của các cơ quan cũng như hoạt động củacác cá nhân giữ các trách nhiệm khác nhau trong cơ quan Nếu trong quá trình hoạt độngcủa các cơ quan, các văn bản giữ lại đầy đủ, nội dung văn bản chính xác, phản ánh chânthực các hoạt động của cơ quan thì khi cần thiết, các văn bản sẽ là bằng chứng pháp lýchứng minh cho hoạt động của cơ quan một cách chân thực.

Công tác văn thư nề nếp sẽ bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiệnlàm tốt công tác lưu trữ Nguồn bổ sung chủ yếu thường xuyên kho tài liệu lưu trữ quốcgia là các hồ sơ, tài liệu có giá trị từ văn thư được nộp vào kho lưu trữ của cơ quan Trongquả trình hoạt động của mình, các cơ quan cần phải tổ chức tốt việc lập hồ sơ và nộp hồ

sơ và kho lưu trữ Hồ sơ lập càng hoàn chỉnh, văn bản giữ lại càng đầy dủ thì chất lượngtài liệu lưu trữ càng được tặng lên bấy nhiêu: đồng thời công tác lưu trữ có điều kiệnthuận lợi để triển khai các mặt nghiệp vụ Ngược lại, nếu chấtt lượng hồ sơ lập không tốt,văn bản giữ lại không không đầy đủ thì chất lượng hồ sơ tải liệu nộp vào lưu trữ thấp, gâykhó khăn cho công tác lưu trữ trong việc tiến hành nghiệp vụ, làm cho tài liệu phòng lưutrữ không được hoàn chinh.

1.1.1.3.Yêu cầu của công tác văn thư

Đứng trước đỏi hỏi của hoạt động quản lý Nhà nước, công tác văn thư ở các cơquan, đơn vị trong quá trình thực hiện các nội dung của công văn, giấy tờ phải đảm bảonhững yếu cầu hết sức cơ bản Thể hiện việc đáp ứng các đỏi hỏi về nhu cầu quản lý Nhànước ở từng lĩnh vực, khía cạnh của cuộc sống, từ đó công tác văn thư có những yêu cầucơ bản sau:

- Yêu cầu nhanh chóng: Quá trình quản lý công việc của cơ quan phụ thuộc rất nhiều vào

việc xây dựng văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản Dó đó, xây dựng văn bảnnhanh chóng, giải quyết văn bản kip thời sẽ góp phần vào việc giải quyết nhanh mọi côngviệc của mỗi cơ quan.

- Yêu cầu chỉnh xác: Trong quả trình thực hiện, yêu cầu chính xác đòi hồi công tác văn

thư phải đảm bảo các yêu câu sau:

+ Chính xác về nội dung văn bản tức là nội dung văn bàn phai chính xác tuyệt đối về mặtpháp lý, dẫn chứng hoặc trích dẫn ở văn bàn phải hoàn toàn chính xác và số liệu phải đầyđủ, chứng cứ rõ ràng

+ Chính xác về thể thức văn bản, văn bản ban hành phải có đầy đủ các yếu tố do Nhànước quy định, mẫu trình bày phải theo đúng tiêu chuẩn Nhà nước ban hành.

+ Chính xác về các khâu kỹ thuật, nghiệp vụ: yêu cầu về tính chinh xác phai droc quintriet mot cach day di trong cac khau nghiep vu nhr dinh máy văn bán, đăng ký và chuyển

giao văn bản Yêu cầu chính xác còn phải được thế hiện trong việc thê trong việc thựchiện đúng các chế độ quy định của Nhà nước.

- Yêu cầu bí mật: Trong nội dung văn bản đến, văn bàn đi của cơ quan có nhiều vấn đề

thuộc phạm vi bí mật của cơ quan, bí mật của Nhà nước Vì vây, trong quá trình tiến hànhxây dựng văn bản và tổ chức giái quyết văn bản phải đảm bảo giữ gìn bí mật Khi lựachọn cán bộ văn thư phải quán triệt tinh thần giữ gìn bí mật của cơ quan Về khía cạnhnhất định, yêu cầu bí mật trong công tác văn thư còn phải thể hiện ở việc giữ gìn bí mậtnội dung những công việc mới chỉ được bản bạc chưa được đưa thành các quyết địnhchính thức của các cơ quan hoặc chưa được ban hành thành văn bản.

- Yêu cầu hiện đại: Việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác văn thư gắn liền

với việc sử dụng các phương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại Vì vậy yêu cầu hiện đạihóá công tác văn thư đã trở thành một trong những tiền đề bảo đâm cho công tác quản lýNhà nước nói chung và của mỗi cơ quan nói riêng có năng suất, chất lượng cao Hiện đạihóa công tác văn thư ngày nay trước hết nói đến việc ứng dụng công nghệ thông tin trongcông tác văn thư và thực hiện trang bị các thiết bị văn phòng.

1.1.1.4 Nội dung của công tác văn thư.

a Công tác xây dựng và ban hành văn bản

Những công văn giấy tờ, tài liệu được hình thành trong hoạt động quản lý của cáccơ quan Nhà nước, Doanh nghiệp Nhà nước, các tô chức Chính trị - Xã hội, kinh tê, đơnvị vũ trang gọi chung là văn bản Công tác xây dựng văn bản bao gồm các công việc sau:

- Soạn thảo văn bản: Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của công ty và những

mục đích yêu cầu nhất định đề làm ra một văn bản nhằm giải quyết một công việc cụ thểhoặc điều chỉnh một quan hệ xã hội nào đó Có nhiều phương pháp soạn thảo văn bản như:Đánh máy trực tiếp, đọc cho người khác đánh máy, soạn thảo trên máy vi tính, viết taybản thảo

- Trình duyệt bản thảo: Tất cả các bản thảo đều phải được duyệt trước khi đưa đánh máy

và trình ký, người duyệt văn bản ký tắt vào bản thảo mà mình đã duyệt Những văn bảngửi đi do Thủ trưởng hoặc Phó Thủ trưởng Công ty ký đều phải được Chánh Văn phòngxem xét về thủ tục, thể thức văn bản trước khi trình ký và ban hành.

- Bổ sung và xử lý kỹ thuật văn bản: Trong quá trình xem xét, nếu thấy có thiếu sót về nội

dung hoặc chưa đúng thể thức thì Chánh Văn phòng sẽ yêu cầu bổ sung, chỉnh sửa lầncuối rồi đánh máy, in sao văn bản.

- Ký và ban hành văn bản: Văn bản sau khi ký sẽ chuyển sang bộ phận văn thư để làm các

- Một số nguyên tắc chung về việc tiếp nhân văn bản đến.

+ Tất cả văn bản đến cơ quan đều phải đăng ký vào số, quản lý thống nhất ở văn thư.+ Văn bản đến phải được xử lý nhanh chóng, chính xác và giữ gìn bí mật.

+ Văn bản đền phải trình Thủ trưởng cơ quan, qua văn phòng hoặc trưởng phòng hànhchính trước khi phân phối cho đơn vị hoặc cá nhân giải quyêt.

+ Các cá nhân, đơn vị, khi nhận văn bản đến phải đăng ký nhận vào sổ chuyển giao vănbản của văn thư.

- Nội dung quản lý văn bản đến.

Bước 1: Tiếp nhận và kiểm tra sơ bộ văn bản đến Khi tiếp nhận văn bản đến cơquan, người trực tiếp nhận văn bản phải kiểm tra xem có đúng văn bản tài liệu gửi cho cơquan mình không, số lượng văn bản (số lượng bì văn bản) có đủ không Nếu thấy thiếu thì

hỏi lại người đưa văn bàn cho mình Kiểm tra phong bì có nguyên vẹn hoặc dấu hiệu bịbóc, rách, bị mất văn bản bên trong phong bì không Nếu có thì phải bảo cho người phụtrách công tác văn thư của cơ quan biết và phải lập biên bản với người đưa văn bản đếncơ quan.

Bước 2: Phân loại sơ bộ Sau khi đã nhận đủ số lượng văn bản gửi cho cơ quanmình, bộ phận văn thư phải tiến hành phân loại các văn bản nhận được thành hai loại (loạiphải đăng ký và loại không phải đăng ký).

+ Loại phải đăng ký: Tất cà các văn bản, giấy tờ gửi cho cơ quan (ghi tên cơ quan, tênđơn vị tố chức trong cơ quan), gửi Thủ trưởng cơ quan hoặc những người có chức vụ lãnhđạo trong cố quan (ghi chức danh hoặc ghi đích danh của họ).

+ Loại không phải đăng ký: Tất cà các thư từ riêng, sách báo, tạp chí, bản tin

Bước 3: Bóc bì văn bán: Những phong bì có dấu hiệu chi mức độ "khẩn" phải đượcbóc ngay sau khi nhận Khi bóc bì văn bản không để làm tách văn bản, không làm mấtphần số, ký hiệu của các văn bản đã được ghi ở ngoài phong bì và không làm mất dấu bưuđiện trên phong bì.

+ Với văn bản thường: Sau khi phân loại văn bán, tiên hành bóc bì, lấy văn bản ra phảinhẹ tay tránh làm rách văn bản, đổi chiều số, ký hiệu văn bản đã được ghi ở ngoài phongbì, ký hiệu đã được ghi trên từng văn bản Khi phát hiện những văn bản gửi không đủ sốphải trả lại, văn bản phải ký xác nhận và đóng dấu lên phiếu gửi, rồi gửi trả lại cơ quangửi văn bản Đối với những văn bản có ngày tháng ghi trên văn bản và ngày tháng nhậnvăn bản cách nhau quá xa nên giữ lại phong bì.

+ Văn bản mật: Sau khi bóc bì ngoải thấy dấu hiệu chỉ mức độ mật, nếu được cơ quanphân công bóc bì, đăng ký văn bản mật thì tiến hành bóc bì như đối với văn bản thường.Nếu cơ quan không phân công nhiệm vụ bóc bì, đăng ký văn bản mật thì chi bóc bì ngoài,bì trong giữ nguyên không được bóc mà phải chuyển cả bì cho người có trách nhiệm bócbì đăng ký văn bản mật.

Bước 4: Đóng dấu đến, ghi số đến, ghi ngày đến: Với bước này mục đích là xácnhận văn bản đã qua văn thư và ghi nhận ngày tháng văn bản đến cơ quan Khi giải quyếtvà xử lý văn bản đến Thủ trưởng cần phải đảm bảo nguyên tắc: Kiên quyết không xem xétvăn bản đến khi văn bản mà cán bộ trình không có dấu "đến".

Bước 5: Xin ý kiến phân phối văn bản đến.

- Văn thư chuyển những văn bản đã được đóng dấu đến trình lên thủ trưởng cơ quan hoặcngười phụ trách quản lý công tác văn thư đến xin ý kiến phân phối văn bản Căn cứ vào ýkiến đó văn thư sẽ chuyển văn bản đến các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết.Lưu ý: Khi sắp xếp văn bản trình người có thẩm quyền thì những văn bản có dấu “khẩn”phải được xếp lên cùng.

* Trình tự quản lý và giải quyết văn bản đi

1 Cấp số, thời gian ban hành văn bản

Cấp số, thời gian ban hành văn bản như sau:

- Số và thời gian ban hành văn bản được lấy theo thứ tự và trình tự thời gian ban hành vănbản của cơ quan, tổ chức trong năm (bắt đầu liên tiếp từ số 01 vào ngày 01/01 và kết thúcvào ngày 31/12 hàng năm).

Số và ký hiệu văn bản của cơ quan, tổ chức là duy nhất trong một năm, thống nhất giữavăn bản giấy và văn bản điện tử.

+ Việc cấp số văn bản quy phạm pháp luật: Mỗi loại văn bản quy phạm pháp luật đượccấp hệ thống số riêng.

+ Việc cấp số văn bản chuyên ngành do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vựcquy định.

+ Việc cấp số văn bản hành chính do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.

- Đối với văn bản giấy, việc cấp số, thời gian ban hành được thực hiện sau khi có chữ kýcủa người có thẩm quyền, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo Văn bản mật đượccấp hệ thống số riêng.

- Đối với văn bản điện tử, việc cấp số, thời gian ban hành được thực hiện bằng chức năngcủa Hệ thống (Điều 15 Nghị định 30/2020/NĐ-CP)

2 Đăng ký văn bản đi

Việc đăng ký văn bản đi như sau:

- Việc đăng ký văn bản bảo đảm đầy đủ, chính xác các thông tin cần thiết của văn bản đi.- Đăng ký văn bản

Văn bản được đăng ký bằng sổ hoặc bằng Hệ thống.+ Đăng ký văn bản bằng sổ

Văn thư cơ quan đăng ký văn bản vào Sổ đăng ký văn bản đi Mẫu sổ đăng ký văn bản đitheo quy định tại Phụ lục IV Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

3 Nhân bản, đóng dấu, ký số của cơ quan, tổ chức và dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn

Việc nhân bản, đóng dấu, ký số của cơ quan, tổ chức và dấu chỉ độ mật, mức độ khẩnđược quy định tại Điều 17 Nghị định 30/2020/NĐ-CP như sau:

- Nhân bản, đóng dấu của cơ quan, tổ chức và dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn đối với văn

+ Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng được xác định ở phần nơi nhận của vănbản.

+ Việc đóng dấu cơ quan, tổ chức và dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, được thực hiện theoquy định tại Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

- Ký số của cơ quan, tổ chức đối với văn bản điện tử

Ký số của cơ quan, tổ chức được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Nghị định30/2020/NĐ-CP.

4 Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

Tại Điều 18 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về việc phát hành và theo dõi việcchuyển phát văn bản đi như sau:

- Văn bản đi phải hoàn thành thủ tục tại Văn thư cơ quan và phát hành trong ngày văn bảnđó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo Văn bản khẩn phải được pháthành và gửi ngay sau khi ký văn bản.

- Việc phát hành văn bản mật đi phải bảo đảm bí mật nội dung của văn bản theo quy địnhcủa pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, đúng số lượng, thời gian và nơi nhận.

- Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về nội dung phải được sửa đổi, thay thế bằng vănbản có hình thức tương đương Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về thể thức, kỹthuật trình bày, thủ tục ban hành phải được đính chính bằng công văn của cơ quan, tổchức ban hành văn bản.

- Thu hồi văn bản

+ Đối với văn bản giấy, trường hợp nhận được văn bản thông báo thu hồi, bên nhận cótrách nhiệm gửi lại văn bản đã nhận.

+ Đối với văn bản điện tử, trường hợp nhận được văn bản thông báo thu hồi, bên nhậnhủy bỏ văn bản điện tử bị thu hồi trên Hệ thống, đồng thời thông báo qua Hệ thống để bêngửi biết.

- Phát hành văn bản giấy từ văn bản được ký số của người có thẩm quyền: Văn thư cơquan thực hiện in văn bản đã được ký số của người có thẩm quyền ra giấy, đóng dấu củacơ quan, tổ chức để tạo bản chính văn bản giấy và phát hành văn bản.

- Trường hợp cần phát hành văn bản điện tử từ văn bản giấy: Văn thư cơ quan thực hiệntheo quy định tại điểm c khoản 1 Điều 25 Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

* Công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ

- Khái niệm Hồ sơ: là tập gồm toàn bộ (hoặc một) văn bản tài liệu có liên quan với nhauvề một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể được hình thành trong qúa trình giảiquyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan hoặc một cá nhân.- Lập hồ sơ tốt sẽ có tác dụng

+ Tra cửu nhanh chóng, làm căn cứ chính xác để giải quyết công việc kịp thời, hiệu quả.+ Mọi văn bản, giấy tờ hình thành trong hoạt động của cơ quan, đơn vị sau khi đã giảiquyết xong đều phải sắp xếp lại và lập hồ sơ Việc lập hồ sơ giúp cho mỗi cán bộ văn thưsắp xếp văn bản có khoa học, gửi đầy đủ và có hệ thống các văn bản cần thiết của sự việc,giúp cho việc tra cứu tài được nhanh chóng có năng suất, chất lượng và hiệu quả.

+ Quản lý toàn bộ công việc trong cơ quan và quản lý chặt chẽ tài liệu.+ Lập hồ sơ tốt tạo điều kiện thuận lợi cho việc nộp hồ sơ có giá trị vào lưu

+ Lập hồ sơ tốt sẽ xây dựng được nề nếp khoa học trong công tác văn thư Tạo điều kiệnthuận lợi cho cán bộ lưu trữ tiến hành các nội dung nghiệp vụ lưu trữ nhằm phục vụ tốtcho công tác khai thác, nghiên cứu.

- Những nguyên tắc cơ bán khi lập hồ sơ

+ Chỉ đưa vào hồ sơ những văn bản thuộc chức năng, nhiệm vụ được giao Trong khi lậphồ sơ nếu có những văn bản không liên quan đến công việc của minh, không thuộc phạmvi quản lý thì không đưa vào hồ sơ thì những văn bản đó để riêng.

+ Văn bản trong một hồ sơ phải hoàn chinh có sự liên hệ mật thiết, hợp lý phản ánh đượctình hình tự nhiên hay diễn biến tự nhiên của công việc Theo nguyên tắc này thì văn bảnphải được thu thập đầy đủ nhất là những văn bản chủ yếu và những văn bản liên quan tớinhau Nội dung của những văn bản trong hồ sơ phải khớp với tên hồ sơ Nội dung vàphương pháp lập hồ sơ:

+ Tất cá các công văn đi, đến đều phải có bản lưu tại bộ phận văn thư cơ quan Nếu vănbản đi của cơ quan thường là một trong số các bản chính có đủ chữ ký và con đầu đượclưu tại bộ phận văn thư Nếu văn bản đến cơ quan thì bán chính gửi cho ban ngành chứcnăng trực tiếp còn một bán sao lưu lại bộ phận văn thư cơ quan.

- Lập hồ sơ lưu trữ hiện hành được tiến hành như sau:

+ Lập danh mục hỗ sơ: Danh mục hồ sơ là những bản kê những hồ sơ mà cơ quan cần lậptrong một thời gian nhất định ( thường là một năm) Để lập hồ sơ được chủ động, chínhxác và đây đủ nhất là những hỗ sơ phản ánh hoạt động chủ yếu của cơ quan phải có sựchuẩn bị trước Cuối mỗi năm cán bộ văn thư phải lập bản dự kiến chính là bản danh mụchồ sơ phải lập trong năm của cơ quan do thủ trường cơ quan ký ban hành Phân loại cácđề mục trong danh mục hồ sơ đề lập và lưu trữ theo các danh mục đó.

+ Tiêu đề của hồ sơ: Tiêu đề hồ sơ phải ghi ngắn gọn, rõ ràng, chính xác, phản ánh kháiquát nội dung sự việc Sau khi dự kiển được sắp xếp theo thứ tự thì các hồ sơ về các côngviệc được tổng hợp được xếp lên trên, các hồ sơ về công việc cụ thể xếp ở dưới Thôngthường có những các sắp xếp sau:

_Sắp xép theo thứ tự thời gian_Sắp xếp theo số văn bản

_Sắp xếp theo quá trình giải quyết công việc

_Sắp xếp theo mức độ quan trọng của văn bản_Sắp xếp theo vẫn chữ cái.

1.1.2.Lý luận chung về công tác lưu trữ1.1.2.1 Khái niệm về công tác lưu trữ

“Phông lưu trữ là toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động câu mộtcơ quan Nhà nước, một tổ chức chỉnh trị - xã hội, một đơn vị vũ trang, một trường hoặcmột cá nhân có ý nghĩa chính trị, kinh tế, khoa học, văn học được đưa vào bóa quảntrong kho lưu trữ nhất định”.

Tóm lại: “Tài liệu lưư trữ là tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quanNhà nước, Một tô chức chính trị - xã hội, một đơn vị vũ trang, một cơ quan hoặc cá nhâncó ý nghĩa chính trị, kinh tế khoa học, văn hóá được dưa vào bảo quản trong kho lưutrữ đề sử dụng vào các mục đích xã hội, con người”.

1.1.2.2 Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ

Công tác lưu trữ là khâu quan trọng trong quá trình xử lý thông tin, là nội dungquan trọng trong hoạt động của văn phòng Công tác này có ảnh hưởng trực tiếp tới hoạtđộng quản lý của cơ quan Giải quyết tốt công tác lưu trữ trong cơ quan, đơn vị thì có ýnghĩa trên nhiều mặt trong quá trình quản lý:

Ý nghĩa chính trị: Ở bất kỳ thời đại nào các giai cấp thống trị đều sử dụng tài liệulưu trữ để chống lại các giai cấp đối kháng nhằm bảo vệ quyền lợi của giai cấp mình Tàiliệu lưu trữ cung cấp các thông tin cần thiết, tin cậy đề nghiên cứu tổng kết rút ra kinhnghiệm công tác đề lãnh đạo cơ quan đề ra phương hướng, những quyết định quản lý phủhợp với chủ trương chính sách của Đảng và Nhà nước.

Về kinh tế: Sử dụng tài liệu lưu trữ đề điều tra tài nguyên thiên nhiên như địa chất,khí tượng, thuy văn, thổ nhưỡng, tài nguyên rừng, biên làm cơ sở cho việc phát triểnkinh tế từng vùng, từng ngành Sử dụng tài liệu lưu trữ để làm găn cứ cho việc xây dựng

kế hoạch để phát triển kinh tế xã hội hang năm, nhiều năm Sử dụng tải liệu lưu trữ đề đầynhanh tiến độ thiết kế và thi công, để quản lý và sửa chữa các công trình xây dựng cơ bản.Về nghiên cứu khoa học: Sử dụng tài liệu lưu trữ để tổng kết các quy luật vận độngvà sự phát triển các sự kiện vận động Tài liệu lưu trữ là một sử liệu đặc biệt quan trọngvà chính xác, để xác minh các sự kiện lịch sử, khôi phục lại sự thật của lịch sử giúp chocác thể hệ mai sau hiểu đúng lịch sử dân tộc Tài liệu lưu ttrữ còn gọi là tải sản văn hóadân tộc Trong pháp lệnh lưu trữ Quốc gia được ủy ban thường vụ Quốc Hội thông quangày 04/04/2000 nêu rõ tài liệu lưu trữ Quốc gia là di sản của dân tộc có giá trị đặc biệtvới sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc Không chi vậy tài liệu lưu trữ còn phân ánhnhững thành quả lao động sáng tạo cả về vật chất lẫn tinh thần của nhân dân ta qua cácthời kỳ lịch sử đó là những chứng tích về văn hóa cùng với các loại di sản văn hóa khácnhư các di chỉ khảo cổ, các hiện vật trong bảo tàng, các công trình kiến trúc, hội hoạ, Tài liệu lưu trữ đề lại cho xã hội loài người các loại văn tự rất có giá trị.

Như vậy: Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa trên mọi phương diện nó vừa có ý nghĩa thựctiễn vừa có ý nghĩa lịch sử.

1.1.2.3 Chức năng của công tác lưu trữ

Công tác lưu trữ là một ngành của Nhà nước với chức năng bảo quản và tố chức sửdụng tài liệu lưu trữ Do đó công tác văn thư lưu trữ có các chức năng sau:

- Giúp Nhà nước tổ chức, bảo quản hoàn chỉnh và an toàn tài liệu, phông hưu trữ Quốcgia

- Tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu, phông lưu trữ Quốc gia góp phần thực hiện tốtđường lỗi, chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nược đề ra trong từng giai đoạn cáchmạng Hai chức năng này có mỗi quan hệ mật thiết với nhau Nếu thực hiện một cáchthống nhất, đan xen kết hợp hải hòa sẽ tạo tiền đề đề thực hiện chức năng tổ chức và sửdụng tài liệu lưu trữ Quốc gia.

1.1.2.4 Nội dung của công tác lưu trữ

Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý của Nhà nước bao gồm về lýluận thực tiễn và pháp chế liên quan đến việc tổ chức kế hoạch bảo quản và tố chức khaithác sử dụng tài liệu lưu trữ Nội dung công tác lưu trữ bao gồm những nội dung cơ bảnsau:

- Phân loại tài liệu lưu trữ

- Xác định giá trị của tải liệu lưu trữ- Bổ sung tài liệu vào các kho lưu trữ- Thống kê tài liệu lưu trữ

- Chinh lý tải liệu lưu trữ- Bảo quản tài liệu lưu trữ

- Tổ chức sử dụng tải liệu lưu trữ

Việc tổ chức công tác lưu trữ theo nội dung trên trong một cơ quan, một tổ chức là donhiều bộ phận cùng tham gia theo chức trách, do thủ trưởng cơ quan đơn vị quy định.

a Phân loại tài liệu lưu trữ

Phân loại tài liệu lưu trữ là sự phân chia tài liệu thành các nhóm dựa vào nhữngchức năng chung của chúng nhằm tổ chức một cách khoa học và sử dụng một cách cóhiệu quả những tài liệu đó.

Phân loại tài liệu nói chung là quá trình tổchức khoa học nhằm làm cho tài liệuthuộc phông lưu trữ Quốc gia, tài liệu trong từng kho lưu trữ và các phông lưu trữ phảnánh đúng hoạt động của các cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp, cá nhân để đáp ứng được đầyđủ các yêu cầu về nghiên cứu, sử dụng và bảo quản tài liệu được thuận tiện an toàn.

Phân loại tải liệu là bước quan trọng để tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Khâuphân loại liên quan chặt chẽ với các khâu nghiệp vụ khác như: xác định giá trị, bổ sung,thống kê tài liệu Trên cơ sở phân loại tài liệu lưu trữ việc xác định bổ sung tài liệu sẽ

được tiến hành thuận lợi Đồng thời xác định chuẩn xác tài liệu, giá trị tài liệu, bổ sung tàiliệu đầy đủ cũng là điều kiện để tiến hành có hiệu quả việc phân loại tài liệu.

b Xác định giá trị của tài liệu lưu trữ

Xác định giá trị của tải liệu lưu trữ là việc nghiên thời gian cần được bảo quản chotừng loại tài liệu hình thành trong quả trình hoạt động của cơ quan và lựa chọn để đưa vàobảo quản cho các phòng, các kho lưu trữ tài liệu có giá trị về các mặt chính trị, văn hóa,khoa học Thông qua việc đánh giá sẽ loại ra những tài liệu thực sự hết ý nghĩa trên mọiphương diện nhằm nâng cao chất lượng và các phông lưu trữ Mục đích cơ bản của côngtác xác định giá trị của tài liệu là quy dịnh thời gia cần thiết cho việc bao quản tải liệu,loại ra đề huý bỏ tải liệu đã hết giá trị

Xác định tải liệu đúng đắn sẽ góp phần giữ gìn những tài liệu có giá trị, tạo điềukiện sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ, đồng thời loại bỏ những tài liệu hết giá trị, giảmbớt chi phí bảo quản Do mục đích và ý nghĩa của công tác xác định giá trị tài liệu, khithực hiện công tác này phải đám bảo yêu cầu chính xác và thận trọng.

Hội đồng xác định giá trị tài liệu được thành lập ở các cơ quan có tài liệu lưu trữđem ra đánh giá Điều 9 pháp lệnh bảo vệ lưu trữ Quốc gia đã quy định: việc lựa chọnnhững giá trị lưu trữ Quốc gia để bảo quản và loại ra những tài liệu lưu trữ hết giá trị đểtiêu huy phải có hội đồng xác định giá trị tài liệu lưu trữ quyết định Hoạt động của hộiđồng đặt dưới sự lãnh đạo trực tiếp của thủ trường cơ quan chuyên môn đề nghị, cơ quanlưu trữ cắp trên duyệt.

c Bổ sung tài liệu lưu trữ vào kho lưu trữ

Bổ sung tài liệu là công tác sưu tầm, thu thập thêm làm phong phú và hoàn chỉnhtài liệu vào các kho lưu trữ cơ quan, các kho lưu trữ Nhà nước ở TW và địa phương theonhững nguyên tắc và phương pháp thống nhất Giải quyết tốt vấn đề bổ sung tài liệu có ýnghĩa quan trọng không chỉ đối với ngành lưu trữ mà còn đối với nhiều ngành khác Tàiliệu lưu trữ ngoài những ý nghĩa chính trị, kinh tế, văn hoá, lịch sử có tầm cỡ Quốc giacòn có giá trị thực tiễn cao đối với từng ngành, từng cấp và mỗi cơ quan đã ban hành ra

văn bản đó Nếu đề tàiliệu mất mát, thất lạc không tổ chức được việc bổ sung kịp thời thìthành phần phông lưu trữ sẽ ngày càng nghèo nàn, khả năng phục vụ sẽ ngày càng bị hạnchế.

d Thống kê tài liệu lưu trữ

Thống kê tài liệu lưu trữ là sử dụng các công cụ, phương tiện chuyên môn nghiệpvụ để nắm bắt được chính xác số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung tài liệu, tìnhhình bảo quản tài liệu lưu trữ.

Là một khâu nghiệp vụ chuyên môn của công tác lưu trữ, công tác thống kê giữ vịtrí quan trọng trong tài liệu lưu trữ.

Những số liệu thống kê là cơ sở để các phòng, các kho lưu trữ xây dựng kế hoạch,bổ sung thu thập, chinh lý, xác định giá trị và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.

Căn cứ vào số liệu thống kế, cơ quan quản lý lập các kế hoạch nhằm quản lý tậptrung thống nhất công tác lưu trữ trong phạm vi cả nước Trong quá trình tiến hành côngtác thổng kê tài liệu lưu trữ phải tuần thủ các nguyên tắc sau:

- Đảm bảo sự toàn vẹn của tãi liệu lưu trữ, tổ chức sử dụng có hiệu quả các tài liệu đó.Đảm bảo thống kê tải liệu toàn điện, kịp thời, chính xác và triệt đề.

- Đảm bảo thực hiện quan điểm tập trung thống nhất quản lý tài liệu lưu trữ Quốc gia.Nội dung công tác thống kê tài liệu lưu trữ bao gồm thống kê tài liệu lưu trữ cơquan và thống kẽ tải liệu trên phạm vi cả nước.

e Mối quan hệ công tác giữa văn thư và lưu trữ

Công tác văn thư lưu trữ có mỗi quan hệ khăng khít trong quả trinh xử lý thông tin.Vì thể trong điều lệ công tác, công văn giấy tờ ban hành kèm theo nghị định 142/CP ngày29/09/1963 của hội đồng Chính Phú đã quy định

“Công văn giấy tờ là một trong những phương tiện cần thiết trong hoạt động của Nhànước, Làm công văn giấy tờ và giữ gìn hồ sơ tài liệu là hai công tác không thể thiếu đượcđối với quản lý Nhà nước".

Do vậy mà công tác văn thư càng làm tốt và làm chính xác bao nhiêu thì công táclưu trữ càng phát huy tác dụng bấy nhiêu, tạo điều kiện cho việc xử lý thông tin một cáchkhoa học chính xác và có hiệu quả Ngược lại lưu trữ là sự tích luỹ kinh nghiệm bổ sungtư liệu phục vụ cho công tác văn thư Do vậy cần phải quan tâm đến chất lượng công tácvăn thư và kết hợp luôn với công tác lưu trữ gọi chung là bộ phận văn thư lưu trữ.

Như vậy việc tìm hiểu lý luận về công tác văn thư lưu trữ là việc nghiên cứn, timhiểu về khái niệm, vị trí, vai trò của công tác văn thư lưu trữ đối với sự tồn tại, phát triểncủa cơ quan, đơn vị.

Nghiên cứu nội dung của công tác văn thư lưu trữ là một quá trình bao gồm: việcxây dựng và ban hành văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản, công tác lập hồ sơvà nộp hồ sơ, công tác tổ chức bảo quản và sử dụng con dấu.

Việc tổ chức công tác văn thư như vậy trong một cơ quan, đơn vị là do nhiều bộphận cùng tham gia theo chức trách do thủ trướng cơ quan quy dịnh Đối với công tác lưutrữ của một cơ quan, đơn vị là việc lựa chọn, giữ lại và tổ chức có khoa học, những vănbản có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, cá nhân để làmbằng chứng và tra cứu thông tin quá khứ, nó bao gồm các nội dung cơ bản sau: Phân loạitài liệu lưu trữ, xác định giá trị của tải liệu lưu trữ, bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ, thốngkê tài liệu lưu trữ, chỉnh lý tài liệu lưu trữ, bảo quản tài liệu lưu trữ, tổ chức sử dụng tàiliệu lưu trữ.

1.2 Quan điểm của Đảng và Nhà nước về công tác Văn thư, Lưu trữ1.2.1 Quan điểm của Đảng về công tác Văn thư, Lưu trữ

Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lývăn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan; lập hồ sơ và

giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, tổ chức đảng; quản lý và sử dụng con dấu trong côngtác văn thư.

Quy định số 693-QĐ/VPTW nêu rõ các nguyên tắc: Công tác văn thư được thực hiệnthống nhất theo quy định của pháp luật và của Đảng; Mọi hoạt động của cơ quan, tổ chứcđảng đều phải được văn bản hoá; văn bản của cơ quan, tổ chức đảng phải được quản lýchặt chẽ và thực hiện bảo vệ bí mật nhà nước theo quy định của pháp luật.

Theo đó, yêu cầu đặt ra là: Văn bản của cơ quan, tổ chức đảng phải được soạn thảo đúngtrình tự, thủ tục, ban hành đúng thể loại, thẩm quyền, thể thức và kỹ thuật trình bày theocác quy định hiện hành của Đảng; Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chứcđảng phải được quản lý tập trung tại văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký,phát hành và chuyển giao (trừ những văn bản được thực hiện theo quy định riêng).

Việc tiếp nhận, đăng ký, phát hành, chuyển giao văn bản đi, văn bản đến bảo đảm yêu cầu:Theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản phải kịp thời, chính xác; quản lý chặt chẽ, không đểmất hoặc thất lạc văn bản; thu hồi đầy đủ và đúng hạn các văn bản có quy định thu hồi.Việc quản lý, sử dụng con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức đảng chặtchẽ, đúng quy định Các đơn vị, cá nhân được phân công theo dõi, giải quyết công việc cótrách nhiệm lập hồ sơ công việc được giao đúng yêu cầu nghiệp vụ và nộp lưu hồ sơ, tàiliệu vào lưu trữ cơ quan đầy đủ, đúng thời hạn quy định.

Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức đảng, cá nhân đối với công tác văn thư cũng được làmrõ tại Quy định số 963-QĐ/VPTW Theo đó, người đứng đầu cơ quan, tổ chức đảng trongphạm vi quyền hạn được giao, có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện đúng quy định về côngtác văn thư; chỉ đạo việc nghiên cứu ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác vănthư; bảo đảm kinh phí cho hoạt động nghiệp vụ văn thư theo quy định.

Chánh văn phòng hoặc người được giao phụ trách công tác văn phòng (gọi chung làchánh văn phòng) có trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức đảng triển khai,

đầu đơn vị trong cơ quan, tổ chức đảng chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan,tổ chức đảng về toàn bộ công tác văn thư của đơn vị và trực tiếp chỉ đạo, đôn đốc, kiểmtra công tác văn thư của đơn vị.

Cá nhân trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc có liên quan tới công tác văn thưphải thực hiện đúng quy định này và các quy định của Đảng và Nhà nước có liên quan.Đơn vị (trung tâm, phòng, bộ phận ) hoặc cá nhân làm nhiệm vụ về công nghệ thông tincủa cơ quan, tổ chức đảng chịu trách nhiệm bảo đảm kỹ thuật, an toàn, an ninh thông tincho việc cập nhật, tiếp nhận, xử lý, phát hành, sử dụng, quản lý, lưu trữ văn bản trênmạng máy tính nội bộ và mạng thông tin diện rộng của Đảng.

Văn thư cơ quan có nhiệm vụ: Đăng ký, thực hiện thủ tục phát hành và theo dõi việcchuyển phát văn bản đi; Tiếp nhận, đăng ký, trình và chuyển giao văn bản đến; theo dõi,đôn đốc việc giải quyết văn bản đến; Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụngvăn bản quản lý tại văn thư; Quản lý sổ đăng ký văn bản; Quản lý, sử dụng con dấu vàthiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức đảng theo quy định; Tiếp nhận, đăng ký,phát hành và chuyển giao văn bản đi, văn bản đến của các ban chỉ đạo, tiểu ban, hộiđồng do cơ quan, tổ chức đảng là cơ quan thường trực.

Quy định số 693-QĐ/VPTW có hiệu lực kể từ ngày ký và thay thế Quy định số QĐ/VPTW, ngày 25/12/2013 của Văn phòng Trung ương Đảng về công tác văn thư trongcác tỉnh ủy, thành ủy, tổ chức đảng trực thuộc Trung ương.