Tổ chức và Quản lý Văn thư Lưu trữ Công ty TNHH SELINA

Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ

Tài liệu lưu trữ là một sử liệu đặc biệt quan trọng và chính xác, để xác minh các sự kiện lịch sử, khôi phục lại sự thật của lịch sử giúp cho các thể hệ mai sau hiểu đúng lịch sử dân tộc. Trong pháp lệnh lưu trữ Quốc gia được ủy ban thường vụ Quốc Hội thông qua ngày 04/04/2000 nờu rừ tài liệu lưu trữ Quốc gia là di sản của dõn tộc cú giỏ trị đặc biệt với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc. Không chi vậy tài liệu lưu trữ còn phân ánh những thành quả lao động sáng tạo cả về vật chất lẫn tinh thần của nhân dân ta qua các thời kỳ lịch sử đó là những chứng tích về văn hóa cùng với các loại di sản văn hóa khác như các di chỉ khảo cổ, các hiện vật trong bảo tàng, các công trình kiến trúc, hội hoạ,.

Chức năng của công tác lưu trữ

Sử dụng tải liệu lưu trữ đề đầy nhanh tiến độ thiết kế và thi công, để quản lý và sửa chữa các công trình xây dựng cơ bản. Về nghiên cứu khoa học: Sử dụng tài liệu lưu trữ để tổng kết các quy luật vận động và sự phát triển các sự kiện vận động. Như vậy: Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa trên mọi phương diện nó vừa có ý nghĩa thực tiễn vừa có ý nghĩa lịch sử.

Nội dung của công tác lưu trữ

Đối với công tác lưu trữ của một cơ quan, đơn vị là việc lựa chọn, giữ lại và tổ chức có khoa học, những văn bản có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu thông tin quá khứ, nó bao gồm các nội dung cơ bản sau: Phân loại tài liệu lưu trữ, xác định giá trị của tải liệu lưu trữ, bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ, thống kê tài liệu lưu trữ, chỉnh lý tài liệu lưu trữ, bảo quản tài liệu lưu trữ, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. Theo đó, yêu cầu đặt ra là: Văn bản của cơ quan, tổ chức đảng phải được soạn thảo đúng trình tự, thủ tục, ban hành đúng thể loại, thẩm quyền, thể thức và kỹ thuật trình bày theo các quy định hiện hành của Đảng; Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức đảng phải được quản lý tập trung tại văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, phát hành và chuyển giao (trừ những văn bản được thực hiện theo quy định riêng). Văn thư cơ quan cú nhiệm vụ: Đăng ký, thực hiện thủ tục phỏt hành và theo dừi việc chuyển phỏt văn bản đi; Tiếp nhận, đăng ký, trỡnh và chuyển giao văn bản đến; theo dừi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến; Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng văn bản quản lý tại văn thư; Quản lý sổ đăng ký văn bản; Quản lý, sử dụng con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức đảng theo quy định; Tiếp nhận, đăng ký, phát hành và chuyển giao văn bản đi, văn bản đến của các ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng.

Khái quát về công ty TNHH SELINA

• Qúa trình thành lập và đặc điểm tình hình hoạt động của công ty

Nhà nước ,công ty và người lao động theo kết quả kinh doanh đạt được theo khuôn khổ của Luật pháp quy định, thực hiện theo nguyên tắc tập trung dân chủ,chế độ trong quản lý điều hành mọi mặt hoạt động của công ty ,mọi chủ trương chính sách đều được Đảng uỷ thông qua ,công ty tạo điều kiện để các đoàn thể quần chúng hoạt động nhằm mục đích thực hiện tốt quy chế dân chủ của người lao động trong khuôn khổ điều lệ của công ty. - Với chức năng ,nhiệm vụ của mình ,để đảm bảo quy trình hoạt động của cơ quan được thụng suốt ,ban lónh đạo Cụng ty TNHH SELINA luụn chỳ ý theo dừi quỏ trỡnh soạn thảo văn bản và ban hành văn bản .Cụ thể là Chánh và Phó Chánh văn phòng là những người trực tiếp chỉ đạo đôn đốc kiểm tra quá trình soạn thảo và ban hành văn bản.Cán bộ văn thư của công ty là người soạn thảo văn bản,đánh máy ,in ,sao ,nhận ,gửi ,đóng dấu,đăng kí quản lí văn bản đi,văn bản đến. Phòng văn thư tuy nằm chung tại Văn phòng lớn của công ty nhưng cũng được trang bi các trang thiết bị khá hiện đại như: máy tính,máy in, máy phô tô , máy fax, máy vi tính , giúp cán bộ văn thư thực hiện công tác một cách nhanh nhất và chính xác nhất.Mặc dù công ty không đủ rộng để có thể bố trí cho cán bộ văn thư có một phòng riêng nhưng công ty cũng đã cố gắng để cán bộ văn thư có một không gian và trang thiết bị tốt nhất.

-Văn bản của công ty được soạn thảo theo đúng quy trình của pháp luật,Nhà nước sau đó được nhân bản kiểm tra trình ký.Tất cả văn bản phải có chữ ký của người có thẩm quyền có dấu của công ty.Văn bản trước khi gửi đi sẽ được đăng kí vào "Sổ đăng kí văn bản đi”theo đúng quy trình nghiệp vụ đảm bảo văn bản được gửi đúng địa chỉ ,đúng số lượng ,đối với văn bản “ mật” và “khẩn” thì văn thư sẽ đóng dấu “mật”, “khẩn” và phải được chuyển phát ngay trong ngày. Bước 7:Sao văn bản đến: Các văn bản đến sau khi trình lên Giám đốc công ty để lấy ý kiến chỉ đạo,giải quyết thì Văn thư công ty căn cứ vào ý kiến đó để tiến hành sao gửi cho các bộ phận ,cá nhân và phòng, ban có liên quan để thực hiện.Sau khi văn bản đến đã được chuyển tới cỏc cỏ nhõn ,đơn vị thỡ cỏn bộ Văn thư tiếp tục theo dừi thường xuyờn để xử lý thông tin và báo cáo lại cho lãnh đạo các phòng,xí nghiệp hoặc Giám đốc công ty để có biện pháp xử lý kịp thời.

Tình hình tổ chức và quản lý Công tác lưu trữ 1. Công tác thu thập và bổ sung tài liệu

Phương ỏn này phản ỏnh tương đối rừ cơ cấu tổ chức của đơn vị hỡnh thành phụng, chức năng, nhiệm vụ của từng đơn vị tổ chức, mối quan hệ giữa các tài liệu hình thành trong quỏ trỡnh hoạt động của đơn vị đú thể hiện một cỏch rừ nột về mặt lụgic và lịch sử nội dung tài liệu. Xác định giá trị tài liệu là dựa trên nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn nhất định để nghiên cứu và qui định thời gian bảo quản cho từng loại tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan theo giá trị của chúng về các mặt chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học và các giá trị khác từ đó lựa chọn để bổ sung những tài liệu có trị cho 2.3.4. Hệ thống tin học tại công ty đã được đưa vào hoạt động từ năm 1990, song việc ứng dụng tin học trong Phòng Hành chính - Nhân sự mới được thực hiện từ năm 2001 và chỉ áp dụng cho công tác soạn thảo văn bản còn công tác lưu trữ chỉ áp dụng vào công tác lập mục lục hồ sơ.

NHẬN XÉT CHUNG 1. Ưu điểm

Có thể nói rằng, thu thập và xử lý thông tin là lao động tất yếu và mang tính thường xuyên của những người tham gia hoạt động quản lý, nhưng tại Công ty Cổ Phần Đầu Tư và Công Nghệ Đại Dương các khâu của công tác Văn thư tuy làm tốt nhưng việc soạn thảo văn bản còn nhiều thiếu xót,chưa chấp hành nghiêm chỉnh ,nhiều văn bản chưa thực hiện triệt để theo. Có lẽ do đây là công ty mang tính chất tư nhân nên công tác quản lý và thu thập thông tin cũng như việc chấp hành đúng nguyên tắc của Nhà nước nhiều khi còn kém hơn so với các đơn vị thuộc Nhà nước vì mang tính bắt buộc nên nhiều khi bị xem nhẹ hoặc cố tình chống đối. Ở đây công tác văn thư còn chưa được chặt chẽ ,với các loại sổ như: lập hồ sơ hiện hành ,sổ đăng ký văn bản mật không có, điều này sẽ không bảo đảm được an toàn tài liệu, không góp phần giữ gìn cho các thông tin thuộc bí mật cơ quan không bị rò rỉ ra ngoài.

Về quản lý

- Để thực hiện việc lập danh mục hồ sơ, lập hồ sơ hiện hành cần phải có sự đôn đốc, chỉ đạo trực tiếp của Lãnh đạo Công ty, Phòng Tổ chức Hành chính. - Văn thư cần phải tham mưu cho Lãnh đạo về việc lập danh mục hồ sơ hàng năm, hướng dẫn cho các cán bộ làm công tác chuyên môn đôi khi làm công tác công văn giấy tờ lập hồ sơ công việc, thu nộp hồ sơ theo đúng quy định. - Đôn đốc thực hiện tốt quy trình soạn thảo, trình duyệt và ban hành văn bản đảm bảo đỳng thể thức, phỏp luật; giảm đến mức tối đa những văn bản khụng rừ trỏch nhiệm, khụng đỳng thẩm quyền, nội dung khụng rừ ràng.

Về chuyên môn nghiệp vụ

-Cán bộ Văn thư nên học hỏi tìm hiểu nghiên cứu thêm những văn bản của Nhà nước quy định về công tác Công văn giấy tờ để tránh lạc hậu,sai sót để có thể thực hiện tốt hơn nghiệp vụ của mình. - Đưa việc thực hiện những quy định về công tác văn thư và lưu trữ trong cơ quan thành một chỉ tiêu bắt buộc mọi cán bộ làm công tác liên quan đến công văn giấy tờ phải thực hiện nghiêm túc công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ như thực hiện nhiệm vụ chuyên môn của mình. - Cần tổ chức các lớp bồi dưỡng, tập huấn về nghiệp vụ văn thư để nâng cao trình độ cho cán bộ phòng ban để tránh soạn thảo những văn bản còn sai về thể thức.