Kỹ năng hoạch Định trong quản trị văn phòng tiểu luận

LỜI CẢM ƠN 4 LỜI CAM ĐOAN 5 MỞ ĐẦU 6 NỘI DUNG 9 1.1. Tìm hiểu một số khái niệm 9 1.2. Trách nhiệm của văn phòng trong tổ chức phục vụ các chuyến đi công tác của cơ quan 9 1.2.1. Trách nhiệm trước chuyến đi 9 1.2.2. Trách nhiệm trong chuyến đi 12 1.2.3. Trách nhiệm sau chuyến đi 12 CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ VỀ TRÁCH NHIỆM CỦA VĂN PHÒNG TRONG VIỆC TỔ CHỨC PHỤC VỤ CÁC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CỦA UBND HUYỆN LỤC NAM 13 2.1. Khái quát về tổ chức và hoạt động của văn phòng UBND huyện Lục Nam 13 2.1.1. Vị trí, chức năng 16 2.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn 16 2.1.3. Cơ cấu tổ chức 18 2.2. Trách nhiệm của văn phòng trong công tác tổ chức phục vụ chuyến đi công tác của UBND huyện Lục Nam 20 2.2.1. Trách nhiệm trong công tác chuẩn bị Trước chuyến đi 20 2.2.1.1. Liên hệ nơi đến tiếp nhận chuyến công tác 20 2.2.1.2. Chuẩn bị nội dung chuyến công tác 21 2.2.1.3. Chuẩn bị tư liệu, tài liệu 21 2.2.1.4. Chuẩn bị phương tiện giao thông 22 2.2.1.5. Chuẩn bị giấy tờ cá nhân 23 2.2.1.6. Chuẩn bị kinh phí và một số yếu tố khác 23 2.2.2. Trách nhiệm trong chuyến đi 24 2.2.3. Trách nhiệm sau chuyến đi 24 2.3. Nhận xét và đánh giá về trách nhiệm của Văn phòng trong công tác tổ chức phục vụ chuyến đi công tác của UBND huyện Lục Nam 25 2.3.1.Ưu điểm 25 2.3.2. Hạn chế 25 2.4. Nguyên nhân 26 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP GIÚP NÂNG CAO TRÁCH NHIỆM CỦA VĂN PHÒNG TRONG VIỆC TỔ CHỨC PHỤC VỤ CÁC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CỦA UBND HUYỆN LỤC NAM 27 3.1. Trách nhiệm đối với lãnh đạo cơ quan 27 3.2. Đối với trách nhiệm thư kí văn phòng 27 KẾT LUẬN 29 CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ VỀ TRÁCH NHIỆM CỦA VĂN PHÒNG TRONG VIỆC TỔ CHỨC PHỤC VỤ CÁC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CỦA UBND HUYỆN LỤC NAM 2.1. Khái quát về tổ chức và hoạt động của văn phòng UBND huyện Lục Nam *. Lịch sử hình thành UBND huyện Lục Nam Lục Nam là huyện miền núi của tỉnh Bắc Giang, phía Bắc giáp huyện Lục Ngạn, phía Tây Bắc giáp tỉnh Lạng Sơn, phía Nam giáp hai tỉnh Quảng Ninh và Hải Hưng, phía Đông giáp huyện Sơn Động, phía Tây giáp hai huyện Lạng Giang và Yên Dũng. Tổng diện tích tự nhiên: 59.858 héc ta; chia thành ba vùng: vùng núi, trung du và chiêm trũng. Diện tích đất nông nghiệp là 14.800 héc ta; diện tích rừng và đồi 31.170 héc ta. Ngày 5 - 11 - 1889, thực dân Pháp quyết định thành lập tỉnh Lục Nam, các làng xã của huyện thuộc tỉnh Lục Nam, tỉnh lỵ đóng ở thị trấn Lục Nam. Ngày 8 - 9 -1891, tỉnh Lục Nam giải thể, các huyện lại thuộc tỉnh Bắc Ninh. Khi thành lập tỉnh Bắc Giang (10 - 10 - 1895), toàn khu vực này thuộc Bắc Giang trừ các tổng Trù Hựu, Kiên Lao, Hả Hộ và một số vùng thuộc Lục Ngạn nằm trong Đạo quan binh Yên Thế. Ngày 26 - 12 – 1948, liên tỉnh Quảng Hồng lại tách ra thành tỉnh Quảng Yên và đặc khu Hồng Gai. Huyện Hải Chi cũng tách khỏi châu Lục Sơn Hải để trở về tỉnh Hải Ninh. Ba xã Cẩm Lý, Vũ Xá, Đan Hội của Sơn Động chuyển về huyện Chí Linh – lúc này Sơn Động và Chí Linh về Hải Dương (Cẩm Lý, Vũ Xá, Đan Hội thuộc tỉnh Hải Dương). Ngày 21- 1 – 1957, huyện Lục Nam được thành lập theo Nghị định số 24 - TTg của Thủ trưởng Chính phủ. Thực hiện Nghị định 24, ba xã Cẩm Lý, Vũ Xã, Đan Hội thuộc huyện Chí Linh (Hải Dương); hai xã Yên Sơn, Bắc Lũng thuộc huyện Yên Dũng  (Bắc Giang); bảy xã Hoà Bình A, Tam Dị, Bảo Đài, Bảo Sơn, Tiên Hưng, Phương Sơn, Tân Lập thuộc huyện Lạng Giang (Bắc Giang) được trả về huyện Lục Ngạn (cũ). Trên cơ sở hai huyện Lục Ngạn và Lạng Giang chia tách thành ba huyện Lục Nam, Lục Ngạn và Lạng Giang. Huyện Lục Nam khi thành lập gồm các xã: Huyện lỵ Lục Nam đặt tại thị trấn Lục Nam. * Cơ cấu tổ chức UBND huyện Lục Nam * Khái quát về Phòng Nội vụ huyện Lục Nam Một vài nét chung về Phòng Nội vụ huyện Lục Nam Tên cơ quan: Phòng Nội vụ huyện Lục Nam Địa chỉ: Thị trấn Đồi Ngô - huyện Lục Nam - tỉnh Bắc Giang Điện thoại: 02403.585.398 Email: phongnoivu_lucnam@bacgiang.gov.vn Căn cứ theo, Số: 471/2011/QĐ- UBND huyện Lục Nam, ngày 08/4/2011 Quyết định Về việc ban hành Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức và mối quan hệ công tác của Phòng Nội vụ. Quy định như sau : 2.1.1. Vị trí, chức năng Phòng Nội vụ huyện Lục Nam là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy Ban nhân dân Huyện, là cơ quan tham mưu, giúp Ủy Ban nhân dân huyện thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về các lĩnh vực: Tổ chức, biên chế các cơ quan hành chính, sự nghiệp Nhà nước; cải cách hành chính; chính quyền cơ sở; địa giới hành chính; cán bộ, công chức, viên chức Nhà nước; cán bộ, công chức xã, thị trấn; Hội, tổ chức phi chính phủ; Văn thư, lưu trữ Nhà nước; Tôn giáo; Thi đua, khen thưởng; công tác thanh niên. Phòng Nội vụ có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và các mặt công tác của Ủy Ban nhân dân huyện; đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Sở Nội vụ tỉnh Bắc Giang. 2.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn Trình Ủy Ban nhân dân huyện các văn bản hướng dẫn về công tác Nội vụ; Tôn giáo; Thi đua, Khen thưởng; Văn thư, Lưu trữ; công tác thanh niên trên địa bàn và tổ chức triển khai thực hiện các văn bản sau khi được phê duyệt. Trình Ủy Ban nhân dân huyện ban hành quyết định , Chỉ thị; quy hoạch, kế hoạch dài hạn, 5 năm và hàng năm; Chương trình, biện pháp tổ chức và thực hiện các nhiệm vụ thuộc lĩnh vực quản lý Nhà nước được giao; đồng thời tổ chức thực hiện sau khi được phê duyệt. - Về quản lý và sử dụng biên chế hành chính sự nghiệp + Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân huyện phân bổ chỉ tiêu biên chế hành chính, sự nghiệp hàng năm cho các cơ quan, đơn vị sự nghiệp thuộc Ủy ban nhân dân huyện. + Giúp Ủy ban nhân dân huyện hướng dẫn, kiểm tra việc quản lý, sử dụng biên chế hành chính, sự nghiệp đối với các cơ quan, đơn vị sự nghiệp trực thuộc Ủy ban nhân dân huyện. - Về công tác xây dựng chính quyền + Giúp Ủy ban nhân dân huyện và các cơ quan có thẩm quyền tổ chức thực hiện việc bầu cử Đại biểu Quốc hội; Đại biểu Hội đồng nhân dân theo phân công của Ủy ban nhân dân huyện và hướng dẫn của Ủy ban nhân dân tỉnh, Sở Nội vụ. + Tham mưu các văn bản và thực hiện các thủ tục để Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện phê chuẩn các chức danh lãnh đạo của Ủy ban nhân dân cấp xã; giúp Ủy ban nhân dân huyện trình Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt các chức danh bầu cử theo quy định của pháp luật. - Về cán bộ, công chức, viên chức + Giúp Ủy ban nhân dân huyện trong việc tuyển dụng, sử dụng, điều động, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm, từ chức, sắp xếp; đánh giá, khen thưởng, kỷ luật, thực hiện chính sách, đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ và kiến thức quản lý nhà nước đối với cán bộ công chức, viên chức theo phân

1.1 Tìm hiểu một số khái niệm 9

1.2 Trách nhiệm của văn phòng trong tổ chức phục vụ các chuyến đi công tác của cơ quan 9

1.2.1 Trách nhiệm trước chuyến đi 9

1.2.2 Trách nhiệm trong chuyến đi 12

1.2.3 Trách nhiệm sau chuyến đi 12

CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ VỀ TRÁCH NHIỆM CỦA VĂN PHÒNG TRONG VIỆC TỔ CHỨC PHỤC VỤ CÁC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CỦA UBNDHUYỆN LỤC NAM 13

2.1 Khái quát về tổ chức và hoạt động của văn phòng UBND huyện Lục Nam 13

2.2.1 Trách nhiệm trong công tác chuẩn bị Trước chuyến đi 20

2.2.1.1 Liên hệ nơi đến tiếp nhận chuyến công tác 20

2.2.1.2 Chuẩn bị nội dung chuyến công tác 21

2.2.1.3 Chuẩn bị tư liệu, tài liệu 21

2.2.1.4 Chuẩn bị phương tiện giao thông 22

2.2.1.5 Chuẩn bị giấy tờ cá nhân 23

2.2.1.6 Chuẩn bị kinh phí và một số yếu tố khác 23

2.2.2 Trách nhiệm trong chuyến đi 24

2.2.3 Trách nhiệm sau chuyến đi 24

2.3 Nhận xét và đánh giá về trách nhiệm của Văn phòng trong công tác tổ chức

phục vụ chuyến đi công tác của UBND huyện Lục Nam 25

3.1 Trách nhiệm đối với lãnh đạo cơ quan 27

3.2 Đối với trách nhiệm thư kí văn phòng 27

KẾT LUẬN 29

LỜI CẢM ƠN

Lời đầu tiên, cho phép em được gửi lời cảm ơn chân thành tới giảng viên mônKỹ năng tổ chức và kiểm tra trong quản trị văn phòng đã trực tiếp giảng dạy, truyềnđạt những kiến thức bổ ích cho em trong suốt thời gian qua Đó sẽ là nền tảng cơbản, là hành trang vô cùng quý giá Em xin chân thành cảm ơn nhà trường và thầy côđã đưa môn Kỹ năng tổ chức và kiểm tra trong quản trị văn phòng vào giảng dạy.Để em có thể có nhiều kiến thức về lĩnh vực này.

Em xin gửi lời cảm ơn tới lãnh đạo, cán bộ công nhân viên của UBND huyệnLục Nam tỉnh Bắc Giang đã cung cấp cho em những tài liệu đáng quý và hữu ích đểphục vụ tốt và bảo đảm tính trung thực và thực tiễn cho bài làm của em đạt kết quảcao.

Trong quá trình làm Tiểu luận Đôi lúc cách trình bày còn hạn chế nên bàilàm của em khó tránh khỏi những thiếu sót Em rất mong nhận được sự đóng góp củathầy cô để bài thi được hoàn thiện hơn.

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 21 tháng 12 năm 2023

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan bài làm của mình không có sự sao chép của người khác Đề tài,

nội dung bài tập lớn là sản phẩm mà em đã nỗi lực nghiên cứu trong quá trình học tập,tiếp thu quá trình giảng dạy của thầy cô Tất cả những sự giúp đỡ cho việc xây dựng cơsở lý luận cho bài luận đều được trích dẫn đầy đủ và ghi nguồn gốc rõ ràng, được phépcông bố Nếu phát hiện có sự sao chép kết quả bài làm của người khác, em xin chịuhoàn toàn trách nghiệm.

Hà Nội, ngày 21 tháng 12 năm 2023

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Chúng ta đang sống trong một xã hội phát triển, cùng với đó là sự cạnh tranh, quy luậtđào thải được đẩy lên mạnh mẽ Do đó, để có thế duy trì sự phát triển ổn định, đòi hỏiphải có sự hợp tác, hỗ trợ giữa các cơ quan, tổ chức, bên cạnh đó các cơ quan, tổ chứccòn phải chú trọng đến công tác kiểm tra, theo dõi tình hình hoạt động của các đơn vịtrực thuộc Để thực hiện tốt nhiệm vụ này, đòi hỏi việc thực hiện các chuyến đi côngtác ở mỗi cơ quan tổ chức phải được diễn ra một cách thường xuyên và hiệuu quả

Việc thực tổ chức các chuyến đi công tác là điều kiện cho việc nghiên cứu thịtrường, đàm phán và kí kết hợp đồng giữa các đối tác hay giải quyết tình trạng bất ổntại một đơn vị trực thuộc của các cơ quan, tổ chức Bởi vây, công tác chuẩn bị cácchuyến đi công tác không hề đơn giản, phải giao cho một đơn vị chức năng chuyênmôn trong cơ quan đảm nhiệm Và đơn vị chịu trách nhiệm truớc công việc đó, chínhlà văn phòng của mỗi cơ quan, tổ chức Văn phòng là bộ phận trực tiếp giúp việc choban lãnh đạo trong việc quản lý điều hành cơ quan đơn vị, vừa là bộ phận tham mưu,tông hợp vừa phụ trách các việc hậu cần của mỗi cơ quan Việc tổ chức các chuvến đicông tác là môt trong những nhiệm vụ hàng đầu được ban lãnh đạo giao phó, buộc vănphòng phải có trách nhiệm xây dựng và tổ chức các chuyến đi công tác của cơ quantheo đúng yêu cầu của lãnh đạo

Trong quá trình học tập, nghiên cứu Em nhận thấy, Văn phòng UBND huyệnLục Ngạn đã có những nỗ lực, cố gắng không nghừng trong việc tổ chức các chuyến đicông tác cho cơ quan Chính vì vậy, em quyết định chọn đề tài “Khảo sát, đánh giá vềtrách nhiệm của văn phòng trong việc tổ chức phục vụ các chuyến đi công tác tạiUBND huyện Lục Nam” Hy vọng đề tài này không chỉ giúp văn phòng UBND huyện

Lục Nam nói riêng mà các văn phòng của các cơ quan nhà nước nói chung có cái nhìntoàn diện về trách nhiệm của đơn vị mình trong việc tổ chức các chuyến đi công táccho cơ quan, tổ chức, đồng thời nhận ra những hạn chế của đơn vị mình để có nhữngbiện pháp kịp thời và hiệu quả góp phần thực hiện tốt trách nhiệm của văn phòng trongviệc chuẩn bị những chuyến đi công tác cho cơ quan.

2 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

- Mục tiêu nghiên cứu: Tìm hiểu trách nhiệm của văn phòng tại UBND huyện Lục Nam

trong việc tổ chức chuyến đi công tác cho cơ quan, đánh giá và đưa ra một số giải phápnhằm nâng cao trách nhiệm của Văn phòng tại UBND huyện Lục Nam trong việc tổchức chuyến đi công tác cho cơ quan

- Nhiệm vụ nghiên cứu:

+ Nghiên cứu về khái niệm của văn phòng và chuyến đi công tác của cơ quan

+ Nghiên cứu về cơ sở lý luận về trách nhiệm của văn phòng tại UBND huyện Lục Namtrong việc tổ chức chuyến đi công tác cho cơ quan

+ Nghiên cứu và đánh giá, chỉ ra nguyên nhân và đề ra giải pháp nhằm nâng cao tráchnhiệm của Văn phòng tại UBND huyện Lục Nam trong việc tổ chức chuyến đi công táccho cơ quan.

3 Đối tượng nghiên cứ và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Đánh giá về trách nhiệm của Văn phòng tại UBND huyện Lục

- Phạm vi nghiên cứu: UBND huyện Lục Nam.

4 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp sử dụng tài liệu: Đọc và phân tích các tài liệu trên sách báo, tạp chíchuyên nghành, một số luận án, giáo trình liên quan đến đề tài Từ đó tổng hợp, hệthống hóa, rút ra các nhận xét, kết luận cần thiết phục vụ cho hoạt động nghiên cứu.- Phương pháp quan sát: Tìm hiểu và khảo sát trách nhiệm của Văn phòng tại UBNDhuyện Lục Nam trong việc tổ chức chuyến đi công tác cho cơ quan.

- Phương pháp phân tích tổng hợp: Trên cơ sở những thông tin thu thập được, phân tích,chọn lọc và tổng hợp thông tin phục vụ quá trình nghiên cứu.

5 Cấu trúc đề tài

Ngoài phần mở đầu và kết luận, nội dung của đề tài được chia thành 3 chương như sau:Chương 1: Những vấn đề lý luận về trách nhiệm của văn phòng trong việc tổchức các chuyến đi công tác của cơ quan.

Chương 2: Khảo sát, đánh giá về trách nhiệm của Văn phòng tại UBND huyệnLục Nam trong việc tổ chức chuyến đi công tác cho cơ quan.

Chương 3: Giải pháp giúp nâng cao trách nhiệm của văn phòng tại UBND huyệnLục Nam trong việc tổ chức chuyến đi công tác cho cơ quan.

NỘI DUNG

CHƯƠNG I: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ TRÁCH NHIỆM CỦA VĂNPHÒNG TRONG VIỆC TỔ CHỨC CÁC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CỦA CƠQUAN

1.1 Tìm hiểu một số khái niệm

- Văn phòng: Văn phòng là một bộ phận của các doanh nghiệp kinh doanh được dànhcho việc chỉ đạo và điều phối các hoạt động khác nhau của nó Là nơi thu thập, xửa líthông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảmbảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức

- Chuyến công tác: Chuyến đi công tác là buổi tiếp xúc không diễn ra ở doanh nghiệp,mà đòi hỏi nhà quản trị phải di chuyển ra ngoài bằng những chuyến công tác với nhữngchương trình nghị sự và những thời gian làm việc được lên kế hoạch tỉ mỉ.

1.2 Trách nhiệm của văn phòng trong tổ chức phục vụ các chuyến đi công tác củacơ quan

1.2.1 Trách nhiệm trước chuyến đi

a, Công tác Hoạch định

Để hoạch định cho việc tổ chức một chuyến đi công tác trong nước hoặc nước ngoài(sau đây gọi chung là chuyến đi) Nhà tổ chức cần trả lời các câu hỏi sau đây:1) Chuyến đi để làm gì, ở đâu?

2) Chuyến đi gồm những ai?

3) Khi nào thực hiện chuyến đi, đi trong bao lâu?

4) Khả năng ngân sách của cơ quan dành cho hoạt động này là bao nhiêu?

b Công tác tổ chức

1) Xác định số lượng người tham gia chuyến đi:- Lãnh đạo gồm những ai;

- Nhân viên gồm những ai;

- Có khách mời đi cùng hay không, gồm những ai.

2) Xác định tiêu chuẩn: Ăn, ở, đi lại; các chi phí liên quan.

c Công tác Chuẩn bị

1) Các thủ tục hành chính:- Kế hoạch tổ chức chuyến đi;- Tờ trình xin phê duyệt kinh phí;- Quyết định thành lập đoàn công tác;

- Công tác ủy quyền; bàn giao công việc của những người tham gia chuyến đi;

- Trả lời cho nhà tổ chức nơi đoàn đi công tác;- Các tài liệu liên quan đến chuyến đi;

- Xác định các loại phương tiện vận chuyển;- Lịch trình chuyến đi;

Đối với chuyến đi công tác nước ngoài thì cần phải:- Xin phép xuất nhập cảnh đối với người;

- Xin phép xuất nhập khẩu đối với hàng hóa (nếu có)2) Các công việc liên quan đến tài chính:

- Soạn thảo tờ trình xin phê duyệt kinh phí cho chuyến đi;

- Xác định tiêu chuẩn chung và riêng cho mỗi thành viên trong đoàn công tác;- Các thủ tục tạm ứng, chuyển tiền, đổi tiền (chuyến đi nước ngoài);

- Hướng dẫn các thủ tục thanh toán không dùng tiền mặt.3) Các chuẩn bị về công tác hậu cần:

- Bố trí phương tiện vận chuyển bằng đường bộ (phương tiện nội bộ; phương tiện

thuê ngoài; mua vé phương tiện công cộng);

- Mua vé cho phương tiện vận chuyển bằng đường sắt hoặc đường hàng không;- Chọn địa điểm lưu trú cho đoàn công tác (nếu Ban Tổ chức không có tiêu chuẩn);- Gợi ý các phương tiện vận chuyển nội địa đối với chuyến đi công tác nước ngoài;- Gợi ý về việc chuẩn bị hành lý (thời tiết); lương thực, thực phẩm (khẩu vị) chocác thành viên đối với chuyến đi công tác nước ngoài

d Công tác phân công

Tùy vào cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức mà việc phân công cho từng cá nhân,bộ phận là khác nhau Sau đây là một số gợi ý:

1) Văn phòng/Phòng Hành chính/Phòng Hành chính – Nhân sự:- Xây dựng kế hoạch chuyến đi;

- Soạn thảo Quyết định thành lập đoàn công tác;

- Soạn thảo các văn bản ủy quyền; mẫu biên bản bàn giao công việc của những người tham gia chuyến đi;

- Trả lời cho nhà tổ chức nơi đoàn đi công tác;- Các tài liệu liên quan đến chuyến đi;

- Xác định các loại phương tiện vận chuyển và các phần việc có liên quan đến côngtác vận chuyển;

- Lịch trình chuyến đi;

- Các chuẩn bị về công tác hậu cần.2) Phòng kế toán/Tài chính:

- Soạn thảo tờ trình xin phê duyệt kinh phí cho chuyến đi;

- Xác định tiêu chuẩn chung và riêng cho mỗi thành viên trong đoàn công tác;- Các thủ tục tạm ứng, chuyển tiền, đổi tiền (chuyến đi nước ngoài);

- Hướng dẫn các thủ tục thanh toán không dùng tiền mặt.- Hướng dẫn các thủ tục, chứng từ lên quan đến việc thanh toán

e Công tác kiểm tra

Sau khi được phê duyệt kế hoạch tổ chức chuyến đi, công tác kiểm tra bắt đầu hoạt

động và công việc này phải được thực hiện xuyên suốt quá trình tổ chức thực hiện từ trước, trong và sau chuyến đi.

1.2.2 Trách nhiệm trong chuyến đi

a Đối với đoàn công tác

1) Thực hiện đúng lịch trình công tác;

2) Cử người thường xuyên liên lạc về cơ quan nhằm cập nhật tình hình hoạt động;b Đối với các thành viên được phân công đảm nhiệm công việc tại cơ quan 1) Người được ủy quyền, được bàn giao thực hiện đúng chức trách và nhiệm vụ được giao;

2) Thư ký và/hoặc người được phân công phải ghi chép lại tất cả những phát sinh trong ngày để báo cáo khi có yêu cầu từ người lãnh đạo trong chuyến đi;

3) Thư ký và/hoặc người được phân công căn cứ vào nội dung ủy quyền, bàn giao để nhắc những người được ủy quyền, được bàn giao hoàn thành công việc theo tiến độ.

1.2.3 Trách nhiệm sau chuyến đi

a Đối với đoàn công tác

1) Việt báo cáo kết quả chuyến đi;

2) Thực hiện các thủ tục hoàn tạm ứng, thủ tục thanh toán các khoản chi phí đãđược duyệt;

3) Trả lại các tài sản đã mượn của tổ chức nhằm phục vụ cho chuyến đi;4) Bàn giao các minh chứng kết quả của chuyến đi.

b Đối với những người được phân công

- Nộp các minh chứng (nếu có) có liên quan đến nội dung thực hiện công việcđược bàn giao;

- Bàn giao tài liệu, phương tiện, tài sản có liên quan đến công việc được bàn giao(căn cứ vào biên bản bàn giao đã được lập trước chuyến đi).

3) Thư ký và/hoặc người được phân công theo dõi, đôn đốc công việc được ủyquyền, bàn giao trước chuyến đi:

- Báo các tất cả các phát sinh đã được ghi chép hàng ngày trong thời gian lãnh đạođi công tác;

- Báo cáo nội dung những cuộc gọi, cuộc hẹn của khách hàng, cấp trên, của cấpdưới có thời gian giải quyết sau chuyến đi.

4) Phòng kế toán/Phòng tài chính hoàn thành thủ tục quyết toán trình lãnh đạo phêduyệt chi phí thực tế Cần lưu ý: Nếu ngân sách chi cho chuyến đi đã được phêduyệt trước đó (trong tờ trình xin phê duyệt ngân sách chi cho chuyến đi) thì mọiphát sinh, nếu có phải được phê duyệt của lãnh đạo thì mới được thanh quyếttoán.

5) Gửi thư cảm ơn đến ban tổ chức, nơi đoàn đến công tác.

6) Các cá nhân, bộ phận, phòng ban có liên quan tiến hành triển khai và/hoặc thammưu để triển khai thực hiện kết quả của chuyến đi công tác.

7) Thiết lập hồ sơ chuyến đi Lưu ý: Đây là công việc bắt buộc nên không thể khôngthực hiện.

CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ VỀ TRÁCH NHIỆM CỦA VĂN PHÒNGTRONG VIỆC TỔ CHỨC PHỤC VỤ CÁC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CỦAUBND HUYỆN LỤC NAM

2.1 Khái quát về tổ chức và hoạt động của văn phòng UBND huyện Lục Nam

* Lịch sử hình thành UBND huyện Lục Nam

Lục Nam là huyện miền núi của tỉnh Bắc Giang, phía Bắc giáp huyện Lục Ngạn,phía Tây Bắc giáp tỉnh Lạng Sơn, phía Nam giáp hai tỉnh Quảng Ninh và Hải Hưng,phía Đông giáp huyện Sơn Động, phía Tây giáp hai huyện Lạng Giang và Yên Dũng.Tổng diện tích tự nhiên: 59.858 héc ta; chia thành ba vùng: vùng núi, trung du và chiêmtrũng Diện tích đất nông nghiệp là 14.800 héc ta; diện tích rừng và đồi 31.170 héc ta.Ngày 5 - 11 - 1889, thực dân Pháp quyết định thành lập tỉnh Lục Nam, các làng xã củahuyện thuộc tỉnh Lục Nam, tỉnh lỵ đóng ở thị trấn Lục Nam Ngày 8 - 9 -1891, tỉnhLục Nam giải thể, các huyện lại thuộc tỉnh Bắc Ninh.

Khi thành lập tỉnh Bắc Giang (10 - 10 - 1895), toàn khu vực này thuộc Bắc Giangtrừ các tổng Trù Hựu, Kiên Lao, Hả Hộ và một số vùng thuộc Lục Ngạn nằm trong Đạoquan binh Yên Thế.

Ngày 26 - 12 – 1948, liên tỉnh Quảng Hồng lại tách ra thành tỉnh Quảng Yên vàđặc khu Hồng Gai Huyện Hải Chi cũng tách khỏi châu Lục Sơn Hải để trở về tỉnh HảiNinh Ba xã Cẩm Lý, Vũ Xá, Đan Hội của Sơn Động chuyển về huyện Chí Linh – lúcnày Sơn Động và Chí Linh về Hải Dương (Cẩm Lý, Vũ Xá, Đan Hội thuộc tỉnh HảiDương).

Ngày 21- 1 – 1957, huyện Lục Nam được thành lập theo Nghị định số 24 - TTg của Thủtrưởng Chính phủ Thực hiện Nghị định 24, ba xã Cẩm Lý, Vũ Xã, Đan Hội thuộchuyện Chí Linh (Hải Dương); hai xã Yên Sơn, Bắc Lũng thuộc huyện Yên Dũng (BắcGiang); bảy xã Hoà Bình A, Tam Dị, Bảo Đài, Bảo Sơn, Tiên Hưng, Phương Sơn, TânLập thuộc huyện Lạng Giang (Bắc Giang) được trả về huyện Lục Ngạn (cũ) Trên cơ sở

hai huyện Lục Ngạn và Lạng Giang chia tách thành ba huyện Lục Nam, Lục Ngạn vàLạng Giang Huyện Lục Nam khi thành lập gồm các xã: Huyện lỵ Lục Nam đặt tại thịtrấn Lục Nam.

* Cơ cấu tổ chức UBND huyện Lục Nam

* Khái quát về Phòng Nội vụ huyện Lục Nam

Một vài nét chung về Phòng Nội vụ huyện Lục Nam Tên cơ quan: Phòng Nội vụ huyện Lục Nam

 Địa chỉ: Thị trấn Đồi Ngô - huyện Lục Nam - tỉnh Bắc Giang Điện thoại: 02403.585.398

 Email: phongnoivu_lucnam@bacgiang.gov.vn

Căn cứ theo, Số: 471/2011/QĐ- UBND huyện Lục Nam, ngày 08/4/2011 Quyếtđịnh Về việc ban hành Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức vàmối quan hệ công tác của Phòng Nội vụ Quy định như sau :

2.1.1 Vị trí, chức năng

Phòng Nội vụ huyện Lục Nam là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy Ban nhân dânHuyện, là cơ quan tham mưu, giúp Ủy Ban nhân dân huyện thực hiện chức năng quản lýNhà nước về các lĩnh vực: Tổ chức, biên chế các cơ quan hành chính, sự nghiệp Nhànước; cải cách hành chính; chính quyền cơ sở; địa giới hành chính; cán bộ, công chức,viên chức Nhà nước; cán bộ, công chức xã, thị trấn; Hội, tổ chức phi chính phủ; Vănthư, lưu trữ Nhà nước; Tôn giáo; Thi đua, khen thưởng; công tác thanh niên.

Phòng Nội vụ có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu sự chỉđạo, quản lý về tổ chức, biên chế và các mặt công tác của Ủy Ban nhân dân huyện; đồngthời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Sở Nội vụ tỉnhBắc Giang.

2.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn

Trình Ủy Ban nhân dân huyện các văn bản hướng dẫn về công tác Nội vụ; Tôngiáo; Thi đua, Khen thưởng; Văn thư, Lưu trữ; công tác thanh niên trên địa bàn và tổ