Các kỹ năng cơ bản trong quản trị hành chínhvăn phòng phần mềm quản lý văn phòngshinnova – office

Phần mềm Hỗ trợ nhận lịch hẹn, xếp lịch hẹn, phân chia nhân viên, bàn, phòng tiếp nhận lịch hẹn, xác nhận và tự động nhắc nhở cuộc hẹn sắp tới đến Khách hàng qua email, sms.5 Tập đòan đi

ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP HỒ CHÍ MINH ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

KHOA THƯ VIỆN - THÔNG TIN HỌC

MÔN HỌC

CÁC KỸ NĂNG CƠ BẢN TRONG QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH

VĂN PHÒNG

GIẢNG VIÊN: NGUYỄN PHƯƠNG DUY

TÊN CHỦ ĐỀ: PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN PHÒNG

I TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY.

Với khẩu hiệu: ”INNOVATE THE WAY” – Chúng tôi chưa lúc nào ngừng sáng tạo và vẫn sẽ sáng tạo

B TẦM NHÌN - SỨ MỆNH.

Bằng sáng tạo, công ty tạo ra các ứng dụng được cập nhật về công nghệ, quy trình xử

lý thông minh, giao diện đẹp Am hiểu sâu sắc về nhiều ngành nghề kinh doanh,

SINNOVA đã và đang cung cấp các giải pháp tổng thể doanh nghiệp (ERP) chuyên ngànhgiúp kết nối các hoạt động và đem lại hiệu quả hơn bao giờ hết Công ty sẽ luôn tin tưởngCông nghệ sẽ giúp các Doanh nghiệp Linh hoạt và Phát triển hơn

B.VĂN HÓA CÔNG VIỆC.

sự sáng tạo, bạn và tôi đều muốn tham gia vào phần sáng tạo đó.

Thiên nhiên Con người Công nghệ

là khởi nguồn cảm hứng sáng tạo của SINNOVA.

Luôn đặt ra các tiêu chí cao về chất lượng sản phẩm, dịch

vụ và nỗ lực đạt được những tiêu chí đã

đề ra.

D.CÔNG NGHỆ THÔNG TIN.

E.VỀ SẢN PHẨM – DỊCH VỤ.

- Giải pháp ERP

- Phần mềm CRM

- Phần mềm quản lý nguồn nhân lực

- Phần mềm kế toán doanh nghiệp

- Phần mềm quản lý nội dung

F.Một số hình ảnh cho sản phẩm.

Ngoài ra, còn một số đăc điểm của sản phẩm khác:

G VỀ MỘT SỐ KHÁCH HÀNG THÂN THIẾT.

1) Tổng công ty giải pháp doanh nghiệp VIETTEL: Đại diện cho Tập đoàn Viettel,

mang đến cho khách hàng giải pháp Công nghệ thông tin - Viễn thông toàn diện và tối

ưu, trên nền hạ tầng công nghệ và dịch vụ hàng đầu của Tập đoàn Viettel

2) Khách sạn SOFITEL LEGEND METROPOLE HANOI: là đối tác cung cấp giải

pháp cho quản lí tài sản tại METROPOLE bởi phần mềm được thiết kế đầy đủ tinh năng cho công tác quản lý tài sản, công tác kiểm kê nhanh chống với sự hổ trợ đắc lực của Mobile app, theo dõi tinh hình sửa chữa và bảo quản được quản lý chi tiết và linh hoạt trên phần mềm

3) Công ty chè Phú Bền: Phú Bền là đơn vị sản xuất chè quy mô lớn Từ khi ứng

dụng SINNOVA- HRMS cho công tác quản lí nhân sự tại chè Phú Bền mà việc theo dõi chấm công, làm lương của phòng Hành chính nhân sự và kế toán được rút ngắn hơn nửa thời gian so với trước khi áp dụng

4) Công ty cổ phần ZUSSO Việt Nam là một Salon chuyên nghiệp chất lượng Nhật,

sẵn sàng mang tới dịch vụ spa về tóc cao cấp nhất dành cho khách hàng Phần mềm Hỗ trợ nhận lịch hẹn, xếp lịch hẹn, phân chia nhân viên, bàn, phòng tiếp nhận lịch hẹn, xác nhận và tự động nhắc nhở cuộc hẹn sắp tới đến Khách hàng qua email, sms

5) Tập đòan điện lực Việt Nam: với ngành nghề kinh doanh chính là Sản xuất,

truyền tải, phân phối và kinh doanh mua bán điện năng; chỉ huy điều hành hệ thống sản xuất, truyền tải, phân phối và phân bổ điện năng trong hệ thống điện quốc gia

6) Công ty TNHH Rồng Thái Bình Dương: Công ty TNHH Rồng Thái Bình Dương

được thành lập vào năm 1999 với đa ngành nghề, trong đó phải kể đến lĩnh vực mới: Sàn Giao Dịch Bất Động Sản Rồng Thái Bình Dương và dịch vụ du lịch & golf

7) Công ty TNHH TODA Việt Nam:Là một công ty xây dựng nguồn gốc từ Nhật Bản, công ty TNHH Toda đi vào hoạt động ở Việt Nam năm 2009, chuyên về lĩnh vực đấu thầu, tư vấn xây dựng, công nghệ môi trường…Nhờ vào việc sử dụng công nghệ hiệnđại hóa vào xây dựng cũng như hệ thống quản lí chất lượng và an toàn, Toda đã thực hiệnnhiều dự án lớn trong nước

8) UBND Quận Thanh Xuân: Là đơn vị lãnh đạo toàn diện mọi mặt hoạt động của

quận về chính trị, kinh tế, xã hội, an ninh, quốc phòng; về xây dựng Đảng; thực hiện đường lối, chính sách, nghị quyết của Đảng và pháp luật của Nhà nước trên địa bàn quận

9) Công ty TNHH kiểm toán & tư vấn BHG: Thành lập năm 2010, BHG được đóng

góp bởi các kiểm toán viên và chuyên viên tư vấn chuyên nghiệp với nhiều năm kinh nghiệm làm việc tại các hãng kiểm toán lớn, ngân hàng lớn Lợi thế của BHG là sự am

hiểu sâu sắc cách thức để cung cấp dịch vụ kế toán & tư vấn chuyên nghiệp đạt chuẩn quốc tế mà phù hợp với đặc điểm doanh nghiệp Việt Nam.

H.THÔNG TIN LIÊN LẠC.

Địa chỉ: Tầng 10, Tòa nhà Sannam, Dịch Vọng Hậu, Cầu Giấy, Hà Nội

quản lý văn phòng đang được sử dụng nhiều nhất hiện

nay với những tính năng vô cùng nổi bật như chấm

công, ghi chép nhật ký công việc, quản lý hồ sơ nhân

sự… Việc sử dụng phần mềm quản lý văn phòng

SINNOVA-OFFICE sẽ giúp cho các bạn cải thiện tốc độ

xử lý và hoàn thành công việc lên đáng kể

Là giải pháp quản lý quy trình (luồng công việc), dự án, công việc, nhân sự, tài sản, tài liệu, công văn, văn bản hỗ trợ đắc lực công tác điều hành tại doanh nghiệp.

SỐ HÓA QUY TRÌNH

Điều hành mọi hoạt động trong

doanh nghiệp bằng quy trình Điều

đó cung cấp cách thiết lập, kết nối

công việc, con người trong mọi hoạt

động của doanh nghiệp.

ĐƠN GIẢN VÀ HIỆU QUẢ

Giao diện web chạy trên máy tính, máy tính bảng, điện thoại thông minh Dễ sử dụng, dễ nắm bắt ngay với cả nhân viên mới.

GIẢI PHÁP CLOUD

Vận hành online, mọi lúc, mọi nơi.

KÍCH HOẠT CÔNG VIỆC

Tự động nhắc lập kế hoạch, lập báo cáo, công việc đến hạn, công việc quá hạn giúp đặt mục tiêu.

CỘNG TÁC VÀ TƯƠNG TÁC

Môi trường hợp tác, chia sẻ thông

tin nhanh và toàn diện Cho phép

hóa luân chuyển hoạt động

theo quy trình được xác lập.

2 MỤC TIÊU

ĐẶC ĐIỂM NỔI BẬT

Quản lý văn phòng thông minh và tự động hóa

Cài đặt ứng dụng trên máy chủ, điều hành hệ thống qua trình duyệt web

Đầy đủ chức năng nghiệp vụ với 12 module được quản lý khoa học

Giao diện người dùng thân thiện, dễ sử dụng ngay cả với nhân viên mới

Môi trường hợp tác, chia sẻ thông tin nhanh và hiệu quả Cho phép người dùng cộng tác và tương tác với nhau trên toàn cầu

Phân tích, tìm kiếm thông tin đa chiều Dữ liệu dư thừa được loại bỏ

Tích hợp ứng dụng email, SMS, tin nhắn, hệ thống nhắc việc

Module hóa và tuân chuẩn giao diện, cấu trúc cho phép giao tiếp các ứng dụng

Cá nhân hóa giúp ứng dụng nhanh và thân thiện với người sử dụng

Bảo mật theo nhiều lớp: SSL, IP block, phân quyền chức năng, phân quyền thao tác, mức hồ

sơ, trạng thái thông tin

3.KHÁCH HÀNG

 TRUNG TÂM TIẾT KIỆM NĂNG LƯỢNG HÀ NỘI.

 CÔNG TY CP GIAO NHẬN KHO VẬN HÀNG KHÔNG (ALS).

 CÔNG TY TNHH ĐỨC ANH.

 CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI CÔNG NGHỆ SÔNG HỒNG.

 NGÂN HÀNG TOKYO MITSUBISHI - CHI NHÁNH HÀ NỘI.

 CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN QUỐC TẾ ABC.

 CTY CỔ PHẦN XÂY DỰNG & KINH DOANH ÐỊA ỐC HÒA BÌNH.

 CÔNG TY CỔ PHẦN NHỰA HƯNG YÊN.

 TỔNG CÔNG TY CP XUẤT NHẬP KHẨU VÀ XÂY DỰNG VIỆT NAM

 CÔNG TY CP ALPHANAM

 CÔNG TY CP GIÁO DỤC QUỐC TẾ SANNAM-WASI

 CÔNG TY CỔ PHẦN ĐỊA ỐC MB

 TỔ CHỨC TƯ VẤN GIÁO DỤC VIỆT NAM

 CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ SANNAM

 CLB DOANH NHÂN NAM ĐỊNH

- Lưu trữ tài liệu

- Bảo mật tài liệu

- Tích hợp

- Kế hoạch công việc.

- Tiến độ công việc

- Quản lý danh mục dự án/tập dự án (portfolio)

- Cơ cấu, ngân sách dự án

- Quản lý kế hoạch & tiến độ

- Báo cáo ngày, tuần dự án

- Phân tích vấn đề, rủi ro

- Quản lý thay đổi dự án, tài liệu, hồ sơ dự án, phụ thuộc dự án

- Theo dõi sức khỏe (health check) dự án

- Đánh giá hiệu quả dự án

- Bài học kinh nghiệm

13 Tiện ích khác.

IV SƠ LƯỢC NỘI DUNG CÁC TÍNH NĂNG.

A Quản lý quy trình.

Khái quát: Thiết lập và ứng dụng các quy trình hiện có của doanh nghiệp ngay trên

giao diện phần mềm Cung cấp nhiều tiện ích hỗ trợ, phục vụ hiệu quả cho công tác thực hiện, áp dụng các quy trình, thủ tục hiện hành của doanh nghiệp.

1 Thiết lập khai báo quy trình.

- Khai báo các loại quy trình mẫu về quyết định, tờ trình, công văn đến/đi, văn bản, báo giá – hợp đồng, dịch vụ khách hàng

- Cho phép người dùng upload tài liệu gắn với quy trình

- Cho phép thiết lập gửi thông báo tương ứng với các bước trong quy trình

- hiết lập các bước trong quy trình mẫu: Số bước xử lý, thời gian xử lý, người chịu trách nhiệm, người liên quan (Phối hợp xử lý, góp ý), luồng đi tới, luồng trả về, quy tắc thiết lập logic

2 Xử lý quy trình.

- Hỗ trợ người dùng xử lý Phê duyệt, Từ chối, yêu cầu Chỉnh lại bước duyệt ngay trên màn hình công việc

- Upload tài liệu cần phê duyệt: Tự động lấy theo phiên bản tài liệu mới nhất

- Theo dõi trực quan được quy trình đang ở đâu, ai đang xử lý, ý kiến phê duyệt của những người khác

- Cho phép đóng góp, chia sẻ ý kiến phê duyệt tương ứng với bước xử lý mà mình phụ trách

- Hỗ trợ người dùng xử lý Phê duyệt, Từ chối, yêu cầu Chỉnh lại bước duyệt ngay trên màn hình công việc

3 Khai thác quy trình.

- Hỗ trợ theo dõi, quản lý hoạt động sử dụng, mượn, trả hồ sơ của quy trình

- Xuất bản thành tin tức để chia sẻ thông tin trên bảng tin nội bộ

B Quản lý tài liệu.

Khái quát: Cung cấp công cụ quản lý tài liệu dùng chung khoa học: Tổ chức hệ

thống cây thư mục lưu trữ, lưu trữ tài liệu và bảo mật truy cập tài liệu, phân quyền xem tài liệu trên hệ thống.

2.Lưu trữ tài liệu

- Cho phép quản lý và chia sẻ kho tài liệu dùng chung

- Upload, Download tài liệu dễ dàng

- Cho phép khai báo địa chỉ (link) lưu trữ tài liệu ở bên ngoài hệ thống

- Cho phép liên kết đến tài liệu đã có trên hệ thống

- Lưu trữ tất cả các định dạng tài liệu, quản lý đơn giản tựa trình quản lý thư

mục và tệp trên Windows

3.Bảo mật tài liệu.

- Hỗ trợ quản lý phiên bản tài liệu

- Phân quyền người dùng được thêm/sửa/xóa các tài liệu

- Mọi thông tin thay đổi liên quan đến tài liệu đều được hệ thống ghi chép lại

4.Tích hợp

- Hỗ trợ gửi tài liệu qua Email

- Tích hợp với các phân hệ Quản lý Đối tác, Quản lý Marketing, Quản lý Bán hàng, Quản lý Mua hàng,…

B Quản lý công việc.

Khái quát: Phân hệ Quản lý Công việc hỗ trợ doanh nghiệp trong công tác theo dõi,

quản lý kế hoạch làm việc của các cá nhân với giao diện đơn giản, thân thiện với người

dùng Hệ thống với các tiện ích cảnh báo nhắc nhở công việc tới hạn, quá hạn, thông báo tới người liên quan cùng tham gia thực hiện công việc đó.

1 Kế hoạch công việc.

- Quản lý chi tiết công việc: Tên, thời gian thực hiện, người phụ trách, người phối hợp, nội dung công việc, % tiến độ, trạng thái công việc

- Dễ dàng thao tác nhóm công việc trực tiếp trên danh mục theo: Dự án, Ngày, Trạng thái, Mức độ ưu tiên,

- Cho phép người được giao việc chia nhỏ tiếp công việc để thực hiện và báo cáo

- Tìm kiếm công việc theo: Từ khóa, Người dùng,Trạng thái,

2 Tiến độ công việc.

- Cho phép ghi nhật ký, báo cáo chi tiết cho từng công việc

- Tự động lưu lại thay đổi thêm/sửa công việc

- Cho phép ghi nhật ký, báo cáo chi tiết cho từng công việc

- Cho phép trao đổi, thảo luận cho từng công việc

- Tiến độ (%) công việc cha tự tính thông qua % công việc con

3 Tài liệu đính kèm.

- Cho phép đính kèm tài liệu mẫu liên quan ứng với từng công việc

- Đa dạng file tài liệu hỗ trợ: xlsx, pdf, doc, html, ppt,

- Cho phép link tới tài liệu dự án đã khai báo trên hệ thống

- Hỗ trợ khai báo link tài liệu được lưu trữ bên ngoài

Khái quát: Quản lý lịch công tác, nhật ký, báo cáo công việc cá nhân/nhóm Phần

mềm hỗ trợ các chế độ xem dạng ngày, tuần, tháng, sổ nhật ký (agenda), thời gian

(timeline).

1 Lịch công tác.

- Cho phép người dùng bố trí, sắp lịch cho cá nhân, nhóm hoặc đơn vị

- Cho phép người dùng tạo ghi chú riêng trên lịch

- Hỗ trợ người dùng thiết lập nhắc nhở đến hạn lịch hẹn

- Cho phép đính kèm tài liệu cho lịch hẹn tương ứng

- Hỗ trợ dạng xem: Ngày, tuần, tháng, Agenda, Timeline

- Cho phép thiết lập chế độ lặp theo ngày, tháng, năm

- Tự động gửi thông báo (Email, SMS) nhắc nhở lịch hẹn theo thiết lập của người dùng

2 Nhật ký báo cáo công việc.

- Hỗ trợ người dùng lập nhật ký, báo cáo công việc: Thời gian bắt đầu, Thời gian kếtthúc, Số giờ làm,…

- Cho phép người dùng tạo ghi chú riêng trên mỗi nhật ký, đính kèm nhiều tệp tài liệu cho mỗi nhật ký

- Tự động gửi thông báo (Email, SMS) nhắc nhở báo cáo công việc theo thiết lập của người dùng

D Quản lý dự án.

Khái quát: Đa dạng tiêu chí phân loại theo loại, nhóm, tính chất,… hỗ trợ công tác

quản lý, phân loại dự án Quản lý thông tin cơ cấu dự án (ban chỉ đạo, giám đốc dự án, trưởng dự án, trợ lý, thành viên) Theo dõi lịch sử các mốc thời gian ứng với từng giai đoạn triển khai dự án Hỗ trợ quản lý tiến độ dự án theo các mốc milestone cụ thể Hỗ trợ quản lý việc đánh giá dự án sau khi đã hoàn thành dự án (kế hoạch, nhân sự tham gia, kết quả sau khi đánh giá).

- Đơn vị chủ quản, Đơn vị liên quan.

- Nhân sự dự án: Ban chỉ đạo, Giám đốc dự án, Trưởng dự án, Trợ lý, Điều phối viên, Thành viên, Người liên quan

- Tổng quan ngân sách giai đoạn nghiên cứu, ngân sách triển khai, ngân sách thay đổi, ngân sách đã chi

3 Quản lý kế hoạch và tiến độ.

- Theo dõi tiến độ dự án theo % thực hiện được tổng hợp (sum up) từ tiến độ công việc

- heo dõi tổng quan tiến độ theo biểu đồ tương ứng mỗi nguồn lực: Chưa thực hiện, Đang thực hiện trong hạn, Đang thực hiện quá hạn, Hoàn thành

- Theo dõi tiến độ dự án theo mốc mục tiêu, trạng thái, giai đoạn

4 Báo cáo ngày, tuần dự án.

- Hệ thống cho phép theo dõi, tiến độ triển khai dự án theo tuần dựa trên việc đánh giá các tiêu chí (Nguồn lực, Tiến độ, Phạm vi) của dự án, thông tin các công việc

đã thực hiện trong tuần, kế hoạch công việc tuần tiếp theo

- Hệ thống cho phép cập nhật, theo dõi nhật ký/báo cáo thực hiện công việc: Nội dung công việc đã làm trong ngày, Nội dung vướng mắc, Hướng xử lý

5 Phân tích vấn đề, rủi ro.

- Hỗ trợ kiểm soát thông tin vấn đề (issue), rủi ro (risk) dự án: Thông tin vấn đề (issue), Người phụ trách, Người phối hợp, Thông tin về giải pháp,

- Hệ thống tự động lưu lại thay đổi

6 Quản lý thay đổi dự án.

- Theo dõi, quản lý các thay đổi (Change request) về nguồn lực, phạm vi, chi phí, tiến độ của dự án

- Tự động cập nhật thay đổi thông tin dự án, danh mục dự án khi yêu cầu thay đổi được Duyệt

7 Quản lý tài liệu, hồ sơ dự án.

- Quản lý toàn bộ tài liệu theo từng dự án

- Quản lý danh mục (check list) hồ sơ, tài liệu dự án cần hoàn thành ứng với mỗi giai đoạn triển khai dự án Cảnh báo chuyển giai đoan khi chưa hoàn thành hồ sơ của giai đoan

- Hệ thống tự động tập hợp các dự án có sự phụ thuộc với nhau dựa trên một số tiêu chí nhất định.

- Người dùng hoàn toàn chủ động trong việc tập hợp các dự án liên quan hoặc xóa thông tin phụ thuộc với các dự án khác nếu mức độ phụ thuộc không cao

9 Theo dõi sức khỏe của dự án.

- Tự động lọc ra các dự án có độ rủi ro cao dựa vào báo cáo tuần dự án để tiến hành đánh giá lại sức khỏe (Health check) của dự án đó

- Cho phép người phụ trách Health check thêm thông tin đánh giá sức khỏe dự án: Tình trạng đánh giá, Người đánh giá, Thời gian (bắt đầu/kết thúc), Nội dung chỉ đạo của cấp trên,…

10 Đánh giá hiệu quả của dự án.

- Hỗ trợ người dùng quản lý việc đánh giá dự án sau khi đã hoàn thành triển khai dựán: Kế hoạch, Nhân sự tham gia, Kết quả sau đánh giá

- Hỗ trợ gửi thông báo nhắc nhở đến hạn, quá hạn triển khai kế hoạch đánh giá hiệu quả cho người phụ trách đánh giá đã khai báo trong cơ cấu dự án

11 Bài học kinh nghiệm.

- Cung cấp tính năng Xuất bản (lên Bảng tin nội bộ) cho phép chia sẻ bài học kinh nghiệm cho mọi người dùng hệ thống

- Hỗ trợ theo dõi, quản lý các bài học kinh nghiệm được đúc rút ra trong quá trình triển khai các dự án

E Quản lý nhân sự.

Khái quát: Hỗ trợ quản lý 500 đến 1000 thông tin của mỗi nhân viên.

- Hồ sơ nhân sự: Bao gồm thông tin sơ yếu lý lịch, thông tin Đảng, Đoàn, quá trình công tác, quá trình lương, phụ cấp, khen thưởng, kỷ luật, bảo hiểm, hợp đồng, thăm khám sức khỏe

- Bảo hộ lao động: Khám sức khỏe, tai nạn lao động, cấp phát trang thiết

bị bảo hộ lao động

- Quản lý hợp đồng lao động

G Chấm công.

- Thiết lập bảng công dựa trên nhiều tiêu chí

- Cài đặt tham số công: bao gồm ca làm việc, hằng số công, ký hiệu công,