7 1.3 Tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp trong quá trình làm việc với đối tác.. Kỹ năng giao tiếp là khả năng nhận biết nhanh chóng những biểu hiện bên ngồi và đốn biết diễn biến tâm l
KHÁI QUÁT CHUNG VỀ K Ỹ NĂNG GIAO TIẾ P
Khái ni ệ m
Theo Martin P Andelem (1950) “Giao tiếp là quá trình, qua đó chúng ta hiểu được người khác và làm cho người khác hiểu được chúng ta”
Theo John B Hoben (1954), “Giao tiếp là sựtrao đổi với nhau tư duy hoặc ý tưởng bằng lời”
PGS Trần Trọng Thủy trong cuốn Nhập môn khoa học giao tiếp đã đưa ra định nghĩa: giao tiếp của con người là một quá trình có chủ định, có ý thức hay không có ý thức và trong đó các cảm xúc và tư tưởng được biểu đạt trong các thông điệp bằng ngôn ngữ hoặc phi ngôn ngữ
PGS.TS Ngô Công Hoàn trong cuốn Giao tiếp sư phạm đã định nghĩa: giao tiếp là hình thức đặc trưng cho mối quan hệ giữa con người với con người mà qua đó nảy sinh sự tiếp xúc tâm lý và được biểu hiện ở các trao đổi thông tin, hiểu biết, rung cảm và tác động quan lại
Trong hoạt động giao tiếp diễn ra quá trình thiết lập và phát triển các mối quan hệ giữa các cá nhân, xuất phát từ nhu cầu phối hợp hành động Đây là hoạt động nhằm xác lập và vận hành các mối quan hệ giữa người với người trong đời sống xã hội vì những mục đích nhất định Các mối quan hệ này có thể diễn ra giữa một người với một người, giữa một người với một nhóm, hoặc giữa các nhóm với nhau
Như vậy, Giao tiếp có thể hiểu là một quá trình, trong đó con người chia sẻ với nhau các ý tưởng, thông tin và cảm xúc, nhằm xác lập và vận hành các mối quan hệtrong đời sống xã hội vì những mục đích nhất định
Theo Từ điển Tiếng Việt, kỹ năng là năng lực làm việc khéo léo
Theo từđiển Oxford, kỹnăng là khảnăng để làm tốt một công việc nào đó thường có được qua đào tạo hoặc kinh nghiệm Theo đó, kỹ năng được hiểu là sự thành thạo, tinh thông về các thao tác, động tác trong quá trình hoàn thành một công việc cụ thểnào đó
Kỹnăng giao tiếp là khảnăng nhận biết nhanh chóng những biểu hiện bên ngoài và đoán biết diễn biến tâm lý bên trong của đối tác giao tiếp, đồng thời biết sử dụng phương tiện ngôn ngữ, phi ngôn ngữ, biết cách định hướng đểđiều khiển, điều chỉnh quá trình giao tiếp đạt hiệu quả
Kỹ năng giao tiếp là khả năng vận dụng những kiến thức về giao tiếp để tạo lập và vận hành các mối quan hệ trong đời sống xã hội Kỹnăng giao tiếp là những công cụ mà chúng ta sử dụng để loại bỏ các rào cản nhằm đạt được hiệu quả của giao tiếp.
Mục đích của việc giao tiếp với đối tác
Trong lĩnh vực kinh doanh, giao tiếp chính là hoạt động xác lập và vận hành mối quan hệ kinh doanh giữa các chủ thể nhằm thỏa mãn những nhu cầu nhất định về lợi ích Giao tiếp hiệu quả với đối tác là một phần cơ bản trong hoạt động kinh doanh Sau đây là những lợi ích cụ thể của giao tiếp hiệu quả với đối tác trong công việc:
1.2.1 Chất xúc tác đểtăng doanh số bán hàng
Giao tiếp hiệu quả với đối tác có thểđóng vai trò quan trọng như một chất xúc tác đểtăng doanh số bán hàng Để đến được giai đoạn bán hàng, thì cần phải tìm kiếm và thu hút khách hàng trước tiên, nên doanh nghiệp sẽ cần đội ngũ nhân sự có kỹnăng tốt để thực hiện các công việc như truyền thông - marketing và các hình thức tiếp thị khác Để làm được như vậy đòi hỏi người nhân sự phải có khả năng truyền đạt tốt để khách hàng hiểu và quyết định tin tưởng sử dụng sản phẩm và dịch vụ Doanh nghiệp làm tốt sẽgia tăng sự trung thành và mở rộng tệp khách hàng giúp thúc đẩy kinh doanh của doanh nghiệp
Khi giao tiếp tốt, dịch vụ chăm sóc khách hàng được nâng cấp, khách hàng được giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng, kịp thời Điều này có ý nghĩa to lớn cho sự phát triển và công cuộc xây dựng thương hiệu của doanh nghiệp trong lòng đối tác và khách hàng
Sự giao tiếp của doanh nghiệp với khách hàng sẽ là điều kiện để doanh nghiệp nắm bắt tâm lý tiêu dùng của khách hàng (hoặc đối tác) Các cuộc điều tra khách hàng, các đợt tiếp thị hoặc thiết lập kênh tương tác sẽ cung cấp cho doanh nghiệp một cái nhìn sâu sắc về tâm lý khách hàng
Sựtương tác với khách hàng là cơ sởđể doanh nghiệp hiểu và nắm bắt thị trường Khi đội ngũ nhân sự có sự hiểu biết tốt nhất về thị trường và đọc được tâm lý thì các sản phẩm đến với khách hàng hoặc đối tác sẽ trở nên dễ dàng hơn
1.2.2 Xây dựng được đội ngũ nhân viên hùng hậu
Giao tiếp hiệu quả cho phép các nhà quản lý đưa ra những hướng dẫn dễ hiểu cho tập thể của họ, làm giảm nguy cơ mắc những sai lầm do hiểu lầm hoặc hiểu sai Một nhà lãnh đạo hiệu quảlà người biết cách giao tiếp một cách rõ ràng và dễ hiểu
Nói một cách dễ hiểu, bản chất của hoạt động quản lý là “dùng bàn tay của người khác để làm việc của mình” Người quản lý giỏi không phải là người biết làm việc giỏi mà là người biết điều khiển người khác làm việc thay cho mình và làm theo ý mình Muốn người khác làm thay mình và làm theo ý mình, người quản lý cần có kỹnăng giao tiếp
“Trong thế giới kinh doanh, các doanh nghiệp luôn đấu tranh để chiếm lĩnh thị trường và tìm kiếm một mảnh đất màu mỡ Muốn đứng trên bục vinh quang, doanh nghiệp cần xây dựng một lực lượng hùng hậu và thúc đẩy đội ngũ của mình phát triển Yếu tố nào sẽ giúp bạn biến lý thuyết thành hiện thực? Đó chính là những gì bạn tưởng.” –Giám đốc truyền thông Andy Cook Để xây dựng một đội ngũ tốt đòi hỏi phải có một nhà lãnh đạo tài ba với khả năng giao tiếp “hơn người” Bởi, người giao tiếp giỏi là người có khả năng kết nối các cá nhân, giải quyết mâu thuẫn, giúp nhân viên loại bỏ sự sợ hãi, tuyên truyền tinh thần đoàn kết và tiếp động lực thông qua ngôn ngữ trực tiếp
Sựđộng viên, chia sẻ của cấp trên đối với cấp dưới sẽ trở thành nguồn động lực to lớn để họ cố gắng lao động hết mình Sự giao tiếp thông qua ngôn ngữ trực tiếp của ban quản lý với nhân viên góp phần tạo ra môi trường làm việc thân thiện và thoải mái Điều này tác động lớn tới tâm lý làm việc của nhân viên Một trong những điều quan trọng mà nhà quản lý phải làm là giao tiếp hiệu quả Người quản lý giao tiếp để khuyến khích, thúc đẩy tập thể, nhóm của mình, hiến kế cho công ty và thuyết trình trong các cuộc họp
1.2.3 Truyền đạt chiến lược và kế hoạch kinh doanh, tránh đưa thông tin sai lệch
Kỹ năng giao tiếp tốt sẽ giúp mọi người dễ dàng biểu đạt những suy nghĩ cũng như cung cấp những thông tin xác thực nhất cho người nghe mà cụ thể trong kinh doanh chính là truyền đạt cho đối tác và khách hàng của mình Trong quá trình giao tiếp nếu không may đưa những thông tin sai lệch và phát hiện kịp thời thì với kỹ năng giao tiếp vốn có bạn vẫn có thể khéo léo linh hoạt để làm dịu tai người nghe một cách tốt nhất
Nếu nhân sự trong một tổ chức có kỹnăng giao tiếp tốt thì tổ chức ấy sẽ loại bỏ được những thắc mắc, những câu hỏi và nhầm lẫn, mà nhiều khi chính những câu hỏi và nhầm lẫn đó khiến cho các dự án bị trì hoãn, hoặc mất thời gian để các cá nhân phải làm rõ những nhiệm vụ được giao Nếu có kỹ năng giao tiếp tốt, họ sẽ nhận thông điệp từ người khác theo một cách thức hiệu quả và sau đó họcó được những chỉ dẫn đúng để hoàn thành nhiệm vụđược giao
Ngược lại, nếu một người nhân viên không có kỹnăng giao tiếp tốt, thông điệp của cá nhân ấy sẽ bị diễn giải sai Giao tiếp không hiệu quả gây ra những rào cản đối với sự phát triển khả năng của người ấy cho cả nghề nghiệp và nhân cách Khi cá nhân không hài lòng với chính mình, với công việc của họ, sẽ gây một ảnh hưởng tiêu cực đến những người xung quanh, cuối cùng làm giảm năng suất lao động của cả tổ chức
1.2.4 Xây dựng được những mối quan hệ tốt đẹp với đối tác
Trong các cuộc trao đổi và giao dịch với đối tác kinh doanh, kỹnăng giao tiếp tốt chính là then chốt để doanh nghiệp có nhiều lợi ích hơn Nếu thuận lợi, thì doanh nghiệp sẽ nhận được mức giá ưu đãi từ các cuộc giao dịch, từ đó giúp các sản phẩm và dịch vụ sẽ có lợi thế về giá so với các đối thủ cạnh tranh trên thị trường và đồng thời làm gia tăng lợi nhuận Không những vậy, giao tiếp tốt còn tạo ra sự liên kết chặt chẽ và lâu dài với các đối tác, đây là điều rất cần thiết trong kinh doanh Đối tác chính là nguồn doanh thu quan trọng của doanh nghiệp Do vậy, tạo ra sự kết nối với họ là điều cần thiết Lúc này, giao tiếp của người quản lý đóng vai trò quan trọng trong việc giúp cho họ cảm nhận được những lợi ích mà doanh nghiệp mang đến cho mình Từ đó xây dựng lòng tin vững chắc đối với đối tác Để có thể duy trì mối quan hệ và tạo ra ấn tượng sâu vềthương hiệu bên trong thì doanh nghiệp cần phải duy trì kết nối giữa mình và đối tác
Người làm việc với đối tác có kỹnăng giao tiếp tốt là nền tảng để khách hàng hài lòng Kỹnăng giao tiếp sẽ cải thiện được cuộc trò chuyện với đối tác và làm cho họ cảm thấy như họ đang được lắng nghe và họ có giá trị Điều này có thể giúp nhân sự và các công ty xây dựng quan hệ khách hàng khắng khít hơn.
Tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp trong quá trình làm việc với đối tác
Kỹnăng giao tiếp đóng vai trò quan trọng và không thể phủ nhận trong quá trình tạo và duy trì mối quan hệ với đối tác trong môi trường kinh doanh ngày nay Tính tới đặc điểm đa dạng của các doanh nghiệp và sự liên kết ngày càng chặt chẽ trong thị trường toàn cầu, khả năng giao tiếp chuyên nghiệp trở thành chìa khóa để mở cánh cửa cho cơ hội mới và thành công bền vững
Bằng cách hiểu rõ đối tác và tạo ra một môi trường giao tiếp tích cực, chúng ta không chỉ xây dựng sự hiểu biết sâu sắc về nhu cầu và mong muốn của đối tác mà còn tạo nên cơ hội để hợp tác chặt chẽhơn Tôn trọng và lắng nghe chân thành không chỉ là động lực để xây dựng mối quan hệ, mà còn là cơ sở để giải quyết mọi thách thức và xung đột một cách hiệu quả Đặc biệt, kỹnăng đàm phán và giải quyết xung đột trong giao tiếp đối tác là yếu tố quyết định sự thành công của một mối quan hệ Sự linh hoạt và sáng tạo trong việc đưa ra giải pháp có lợi cho cả hai bên giúp tăng cường niềm tin và cam kết Đồng thời, khả năng thích ứng và hiểu biết về văn hóa kinh doanh của đối tác cũng đóng vai trò quan trọng trong quá trình giao tiếp, giúp xây dựng cầu nối mạnh mẽ và bền vững
Tóm lại, kỹnăng giao tiếp chính là cột mốc quan trọng để định hình mối quan hệđối tác Sự thông tin, tôn trọng, lắng nghe và linh hoạt đều đóng góp vào việc tạo ra một môi trường làm việc tích cực và hỗ trợ cả hai bên đạt được mục tiêu kinh doanh Trong thế giới doanh nghiệp đầy cạm bẫy và cơ hội, việc phát triển và duy trì kỹ năng giao tiếp đối tác là chìa khóa cho sự thành công và ổn định trong thời đại ngày nay.
NỘ I DUNG
Các k ỹ năng giao tiế p v ới đố i tác c ầ n ph ả i có
2.1.1 Lắng nghe và tôn trọng
Lắng nghe là một kỹ năng quan trọng trong mọi mối quan hệ, đặc biệt là trong các mối quan hệ đối tác Khi lắng nghe đối tác, cần tập trung chú ý vào những gì họ nói, hiểu ý nghĩa của những gì họđang nói và thể hiện sự hiểu biết của bản thân
Cách lắng nghe hiệu quả với đối tác:
● Tập trung vào đối tác: Khi đối tác đang nói, hãy tập trung vào những gì họ đang nói, không chỉ là lời nói của họ mà còn là ngôn ngữ cơ thể và ngữ điệu của họ Hãy tránh xao nhãng, như điện thoại, máy tính hoặc những người khác xung quanh
● Hiểu ý nghĩa: Hãy cố gắng hiểu ý nghĩa của những gì đối tác đang nói, không chỉ là nội dung của lời nói mà còn là cảm xúc đằng sau lời nói đó
Bạn có thểđặt câu hỏi để hiểu rõ hơn.
● Thể hiện sự hiểu biết: Hãy thể hiện sự hiểu biết của bạn bằng cách tóm tắt lại những gì đối tác đã nói, sử dụng ngôn ngữ của họ hoặc gật đầu
Kỹnăng tôn trọng là khảnăng đối xử với người khác một cách lịch sự, nhã nhặn và công bằng, bất kể quan điểm, niềm tin hoặc hoàn cảnh của họ Khi đối xử với đối tác một cách tôn trọng, cần:
● Lắng nghe ý kiến của đối tác: Bạn cần lắng nghe ý kiến của đối tác một cách cởi mở, ngay cả khi bạn không đồng ý với họ
Ví dụ: Người quản lý đang gặp gỡ với đối tác của mình để giải quyết một vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện dự án Đối tác đang phàn nàn về một vấn đề mà họ cho rằng là lỗi của người quản lý hoặc của công ty họ Người quản lý lắng nghe một cách tích cực, ngay cảkhi không đồng ý với đối tác Người quản lý tóm tắt lại những gì đối tác đã nói để đảm bảo rằng họ hiểu đúng, chẳng hạn như "Tôi hiểu rằng bạn đang cảm thấy thất vọng vì sản phẩm mới của chúng ta không đáp ứng được kỳ vọng của khách hàng", thể hiện sự tôn trọng đối với đối tác Điều này giúp giải tỏa căng thẳng và tạo điều kiện thuận lợi cho việc giải quyết vấn đề
● Tránh phán xét: Bạn cần tránh phán xét đối tác vềquan điểm, niềm tin hoặc hoàn cảnh của họ
● Đề cao sự hợp tác: Bạn cần đề cao sự hợp tác và tìm kiếm giải pháp có lợi cho cả hai bên
⇒ Kỹnăng lắng nghe và tôn trọng phải đi đôi với nhau, giúp xây dựng mối quan hệ với đối tác một cách hiệu quả
Kỹnăng thuyết phục là khả năng sử dụng lời nói, tư duy, phân tích đểđưa ra những lập luận hợp lý, truyền đạt thông điệp một cách rõ ràng, tạo mối liên kết để làm thay đổi suy nghĩ, thái độ, niềm tin của người khác về một vấn đề trong công việc, cuộc sống Nói một cách đơn giản, kỹnăng thuyết phục đề cập đến kỹ năng thay đổi hoặc tác động đến niềm tin, thái độ, hành vi của ai đó hoặc một nhóm đối tượng về một ý tưởng, sự việc Nghệ thuật thuyết phục thường có liên quan chặt chẽ với những lập luận, cảm xúc, sử dụng sức mạnh của từ ngữ
Thuyết phục không phải là một kỹ năng bẩm sinh, khả năng này cần được rèn luyện và trau chuốt mỗi ngày mới có thể trở nên xuất sắc
Khi chúng ta có khả năng thuyết phục, nó giúp chúng ta có thể trình bày ý kiến và luận điểm một cách rõ ràng và thuyết phục, từ đó thúc đẩy sự hiệu quả trong việc thương thảo và đạt được các thỏa thuận Nếu chúng ta có kỹ năng thuyết phục một cách khéo léo, cuốn hút, chúng ta sẽ thu hút được thêm nhiều đối tác đầu tư vào dự án, thu hút thêm nhiều sự đồng tình và ủng hộ từ phía đối tác, khách hàng Là người có trình độchuyên môn cao đến đâu mà không có kỹ năng thuyết phục, thì khi gặp đối tác, khách hàng với những hợp đồng lớn, khả năng thất bại là rất cao Nếu không có kỹnăng thuyết phục, đối tác có thể không cam kết hoặc không tin tưởng vào tầm nhìn sứ mệnh dài hạn của tổ chức
Nhà quản lý có thể tác động đến suy nghĩ và hành động của đối tác để họ đồng ý với ý kiến của mình Có nhiều cách để thuyết phục đối tác, nhưng một trong những cách quan trọng nhất là xây dựng mối quan hệ tin cậy với họ, bên cạnh đó còn phải biết cách xây dựng, lập luận các nội dung giao tiếp một cách chắc chắn đểtăng thêm phần thuyết phục
Ví dụ: Người quản lý muốn tìm kiếm một đối tác để hợp tác phát triển một dự án mới Người quản lý của công ty này đang thuyết phục đối tác tiềm năng về lợi ích của việc hợp tác Họ hỏi đối tác về những gì họđang tìm kiếm trong một đối tác và những gì họ hy vọng đạt được từ dự án Sau khi hiểu nhu cầu của đối tác, người quản lý bắt đầu trình bày thông điệp của mình Họ sử dụng ngôn ngữ đơn giản và dễ hiểu, và họ giải thích những lợi ích mà đối tác sẽ nhận được từ việc hợp tác Họcũng sử dụng các kỹ thuật thuyết phục hiệu quả, chẳng hạn như sử dụng các bằng chứng cụ thể và sử dụng các ví dụ thực tế
2.1.3 Chủđộng và khảnăng thích ứng
Khả năng thích ứng là kỹ năng giúp bạn hòa nhập, thích nghi nhanh chóng với sự thay đổi Những người có khả năng thích ứng tốt thường được mô tả như một người linh hoạt, dễ dàng làm việc trong nhiều môi trường khác nhau
Tính cách chủđộng có sự liên hệ thuận chiều rõ rệt với khả năng thích ứng nghề nghiệp Các cá nhân có tính cách chủ động thường thành công hơn trong công việc hơn người không chủđộng
Ví dụ: Khi gặp gỡ đối tác, người quản lý cần phải chủ động chuẩn bị kỹ càng để có thể giải đáp thắc mắc cho đối tác về hợp đồng hoặc các thông tin khác, Khi đối tác chưa rõ ở vấn đề nào thì chủ động hỏi và giải đáp một cách nhiệt tình để họ cảm thấy rằng mình có sự quan tâm, chú trọng đến nội dung công việc đồng thời là sự chủ động giúp họ cảm thấy thoải mái hơn, dễ dàng hoàn thành công việc nhanh chóng
Khi bạn dám chia sẻ những ý tưởng và đề xuất mới, bạn thể hiện rằng bạn coi dự án là vô cùng quan trọng và tôn trọng quan điểm của đối tác Điều này cũng chứng tỏ lòng thiện chí và sự hợp tác mà bạn mang đến cuộc trò chuyện
Trong lĩnh vực kinh doanh, sự biến đổi là tất yếu Vì thế, khảnăng thích ứng là yếu tố quan trọng Đôi khi có những tình huống diễn ra bất ngờ diễn ra với đối tác, lúc này cần phải chủ động và nhạy bén, ứng xử linh hoạt Bạn cần linh hoạt trong việc thay đổi cách giao tiếp để phản ánh tình hình mới mẻ
K ỹ năng giao tiế p v ới đố i tác trong t ừng lĩnh vự c
2.2.1 Quá trình đàm phán, thương lượng với đối tác
Hợp tác để hai bên cùng có lợi
Trong quá trình đàm phán, thương lượng với đối tác cần phải quan tâm tới lợi ích của cả hai bên, biết điều hòa quyền lợi cá nhân, tập thể, xã hội Đàm phán, thương lượng là trao đổi theo nguyên tắc thuận mua vừa bán, đôi bên cùng có lợi
Nếu bạn chỉnghĩ tới lợi ích của mình mà ép người khác thì sẽ khiến quan hệ giữa hai bên trở nên căng thẳng, do đó cuộc giao tiếp khó mà đạt được thỏa thuận Bí quyết thành công là bạn phải cho đối tác thấy lợi ích mà bạn có thể đem lại cho họ thì học cũng sẽ đưa ra lợi ích mà bạn cần
Biết điểm mạnh, điểm yếu của đối tác:Hiểu rõ vềđiểm mạnh và yếu của đối tác sẽđòi hỏi bạn phải làm việc với họ theo những cách khác nhau đểcó được kết quả tốt nhất
Tạo dựng niềm tin cho đối tác
Niềm tin đóng vai trò vô cùng quan trọng trong các hoạt động kinh doanh
Nếu doanh nghiệp muốn có kết quả kinh doanh tốt thì nên tạo dựng mối quan hệ bền chặt với các đối tác quan trọng Tạo dựng niềm tin có thể làm gia tăng các giá trị, tiết kiệm thời gian, chi phí và mang lại lợi nhuận cho cảhai bên Đây chính là cách xây dựng mối quan hệ với đối tác tốt, bền chặt mà doanh nghiệp nên áp dụng Đểđối tác đặt lòng tin ở doanh nghiệp, việc đầu tiên cần làm là trao cho họ lòng tin Hãy dùng sự cởi mở, chân thành để cả hai bên cùng hiểu rõ nhau hơn Trong một xã hội với nhiều cạm bẫy, khi tìm được cho nhau những đối tác cùng chí hướng, cùng mục tiêu phát triển, hợp tác hai bên cùng có lợi sẽ mang đến nhiều thuận lợi hơn trong sự phát triển của doanh nghiệp
Hãy tôn trọng đối tác như tôn trọng chính bản thân mình
Trong kinh doanh cũng như trong cuộc sống, bạn hãy nhớ rằng “ngàn người bạn còn ít, một kẻ thù đã nhiều Để tạo bạn và không gây thù thì trong giao tiếp hãy tôn trọng phẩm giá của đối tác Thử tưởng tượng trong một cuộc đàm phán thương lượng, bạn giao tiếp với đối tác một cách thiếu tôn trọng thì kết quả sẽ như thế nào? Chắc chắn bạn không chỉđể lại ấn tượng xấu với họ mà họcũng sẽ chẳng bao giờ hợp tác với bạn hay công ty bạn làm Hãy luôn thể hiện thái độ tôn trọng đối phương trong cả lời nói và cử chỉ, như vậy họcũng sẽ tôn trọng bạn, và việc kinh doanh có thể diễn ra suôn sẻ Đánh giá cao công việc của họ
Bất cứ một ai cũng đều thích làm việc với những người coi trọng mình Tuy nhiên, làm cách nào đểđối tác biết doanh nghiệp đang đánh giá cao và tôn trọng họlà điều không hề dễ dàng Cách để bạn xây dựng mối quan hệ tốt với đối tác đó chính là thái độ tôn trọng của doanh nghiệp dành cho họ
Hãy biểu lộ thái độ trân trọng khi lắng nghe và trao đổi, cho họ những lời động viên tích cực hơn, những lời khích lệ trong quá trình làm việc, giao tiếp Đây sẽ là cách xây dựng mối quan hệ với đối tác mà doanh nghiệp không nên bỏ qua
Khi kết thúc buổi họp, một cuộc điện thoại hoặc một email cảm ơn sẽ là cách tạo ấn tượng tốt với đối tác Đồng thời khiến họđánh giá cao thái độ làm việc của doanh nghiệp Đây là cách tạo dựng niềm tin từ phía khách hàng rất hiệu quả Khi tôn trọng đối tác thì tất nhiên doanh nghiệp cũng sẽ nhận được điều còn lại, đồng thời nâng cao tính chuyên nghiệp của doanh nghiệp trong công việc
Hãy lắng nghe và nói với nhau hết lời
Khi nói thì hãy nói cho hết ý, diễn tả rõ ràng tâm tư nguyện vọng, còn người nghe cũng phải nghe cho hết, từ đầu tới cuối, chớ ngắt lời, bỏ giữa chừng Trong giao tiếp việc trao đổi thông tin phải được diễn ra theo hai chiều Bạn cần nhớ rằng:* Trong kinh doanh phải nói với nhau một cách chân thật, ôn tồn, mộc mạc giản dị, văn minh lịch sự Chớnói năng thô tục, xỉ vả lẫn nhau mà biến bạn thành thù Nên nghe hết rồi hãy nói.* Trong kinh doanh phải biết lắng nghe để nắm bắt được tâm tư nguyện vọng của đối tác, nắm bắt được lý lẽ, quan điểm của đối tượng Bạn có hiểu được đối tác thì bạn mới nói ra được những thông tin chính xác để khuyên bảo họ, để thuyết phục họ
Hãy thảo luận, bàn bạc một cách dân chủ để tìm những quan điểm chung, lợi ích chung
Trong một cuộc đàm phán thương lượng thì không thể tránh khỏi những tranh luận để có thể bảo vệ quyền lợi riêng của mình, nhưng mỗi bên nên nhường nhịn nhau để cùng thỏa hiệp Chẳng hạn, khi hai bên đàm phán về hợp đồng mua bán một mặt hàng, người mua sẽ đưa ra yêu cầu còn người bán sẽ báo giá, hai bên sẽ thương lượng đến khi cảm thấy được lợi ích tương xứng thì đưa ra thỏa thuận cuối cùng Sự bàn bạc công khai chắc chắn sẽ tạo ra sự hiểu biết lẫn nhau và sự hợp tác lâu dài
Trong giao tiếp thương lượng đòi hỏi phải có thời gian để hai bên suy nghĩ mới đi đến thống nhất ý kiến Vì vậy mỗi bên cần kiên nhẫn và có sự chờđợi với thái độ thân thiện, thông cảm Ví dụ, khi khách hàng nóng nảy, người bán phải chờ họ hết giận thì giải thích mới có hiệu quả, còn cứ nói ngay sẽ chỉ đổ thêm dầu vào lửa
Hãy biết chấp nhận trong giao tiếp
Trong giao tiếp không phải bao giờ mọi sự cũng diễn ra như ý muốn Bạn cần biết chấp nhận rủi ro, chấp nhận thua về lợi ích để đổi lấy quan hệ, chấp nhận những nhược điểm của đối tác
Khi bạn biết chấp nhận đối tác, chấp nhận hoàn cảnh trong giao tiếp thì tự nhiên bạn sẽ có cách đối xử tốt hơn với mọi người, tìm cách vượt qua những trở ngại trong giao tiếp
Tỉnh táo đểkhông rơi vào “bẫy” của đối phương
Trong một cuộc đàm phán, nếu bạn không chú ý lắng nghe đối phương, không tinh ý thì khả năng cao sẽ rơi vào cái “bẫy” thương mại, điều này không chỉ ảnh hưởng đến việc kinh doanh mà có thể còn liên quan đến vấn đề pháp lý Hãy nhớ tuân thủ những quy tắc trên nhưng cũng phải luôn tỉnh táo, đừng để lợi ích trước mắt đánh lừa
2.2.2 Quá trình giải quyết mâu thuẫn, xung đột
Trong mọi hoàn cảnh khác nhau, cảm xúc của mỗi người luôn thay đổi Khi làm việc với đối tác, bạn nên giữ cho mình một cái đầu lạnh, không nên bị cảm xúc riêng chi phối, bạn nên biết mình cần làm gì và không nên làm gì
Phương pháp nâng cao hiệ u qu ả giao ti ế p v ới đố i tác
2.3.1 Hình thành thói quen tích cực và phản hồi mang tính xây dựng Để có thể giao tiếp với đối tác một cách tốt nhất, chúng ta cần hình thành cho mình những thói quen tích cực, ngoài ra những phản hồi mang tính xây dựng trong quá giao tiếp cũng giúp đôi bên gợi mởđược nhiều hơn chủđềđể giao tiếp
Như đã trình bày, các kỹnăng giao tiếp với đối tác cần có cũng cần phải rèn luyện thường xuyên mới hình thành thói quen:
Lắng nghe và tôn trọng: Có thể rèn luyện bằng cách tắt nguồn điện thoại, các thiết bị điện tử khác để tập trung lắng nghe khi giao tiếp, dần dần ta sẽ tập trung và lắng nghe đối tác nhiều hơn
Tập trung vào các giải pháp giúp đỡ khách hàng: Chuẩn bị trước các tài liệu trước khi giao tiếp, đặt câu hỏi khi còn chưa rõ
Kỹ năng thuyết phục: Để rèn luyện điều này cần làm nhiều việc khác nhau Đầu tiên là cần hiểu rõ đối tượng cần thuyết phục (kể cả tính cách, thói quen, hay cả quan điểm sống của họ, …) nhầm tìm ra những điểm chung, từđó dễ dàng tiếp xúc, nói chuyện với nhau Chứng minh lời nói của mình bằng những bằng chứng cụ thể, quan trọng nhất là trình bày nó dưới dạng số liệu, bảng tính Sử dụng cả tình cảm để thuyết phục người khác
Chủđộng và khảnăng thích ứng: Đối tác không phải ai cũng sở hữu 1 tính cách, phong cách giống nhau do đó chúng ta cần thích ứng trước sự khác nhau để có thể giao tiếp 1 cách phù hợp, ngoài ra cũng cần chủđộng trong mọi tình huống có thể xảy ra Để rèn luyện việc này, hãy luôn chuẩn bị trước cho mình thông tin về đối tác, chuẩn bị sẵn thông tin mà trong quá trình trao đổi cần sử dụng để có thể chủ động
Kiềm chế cảm xúc cá nhân: Trong quá trình giao tiếp có thể gặp nhiều tình huống khiến bản thân không hài lòng, do đó cần kiềm chế cảm xúc của bản thân Có nhiều cách khác nhau cho từng người khác nhau rèn luyện việc kiềm chế cảm xúc của bản thân Có vài cách như sau:
Luôn nghĩ những điều lạc quan, tích cực, biến tiêu cực thành tích cực
Thay đổi thế đứng, chỗ ngồi, hít thở trước khi tiếp tục cuộc trò chuyện
Dừng ngay những vấn đề gây tranh cãi mà chuyển sau giải quyết những cái còn lại
2.3.2 Linh hoạt trong phong cách giao tiếp
Linh hoạt trong giao tiếp là một kỹnăng và chiến lược trong việc giao tiếp hiệu quả với người khác, dựa trên khả năng C Khi sử dụng sự linh hoạt trong phong cách giao tiếp, bạn thể hiện sự lắng nghe và hiểu ý kiến của đối tác, từđó sử dụng ngôn ngữ thích hợp, tự tin và truyền đạt thông tin một cách rõ ràng và chính xác Đồng thời, quan trọng nhất, bạn tôn trọng quan điểm và cảm xúc của người khác, biết điều chỉnh phong cách giao tiếp sao cho phù hợp với tính cách và tình huống với đối tác Nếu áp dụng được nó sẽ giúp người quản lý tạo nên sự đồng tình và củng cố mối quan hệ giữa các bên tham gia trong một cuộc trao đổi
2.3.3 Xây dựng và duy trì niềm tin
Việc xây dựng mối quan hệ trong kinh doanh với đối tác luôn là chiến lược dài hạn của các doanh nghiệp Tuy nhiên, không phải nhà lãnh đạo nào cũng nắm được nghệ thuật “lấy lòng nhưng không lộ liễu” này Vì thế, nắm được bí quyết để tạo dựng mối quan hệ bền, đẹp với đối tác là điều quan trọng, là chìa khóa dẫn đế ự ủ ệ Đểđối tác đặt lòng tin ở doanh nghiệp, việc đầu tiên cần làm là trao cho họ lòng tin Hãy dùng sự cởi mở, chân thành để cả hai bên cùng hiểu rõ nhau hơn Trong một xã hội với nhiều cạm bẫy, khi tìm được cho nhau những đối tác cùng chí hướng, cùng mục tiêu phát triển, hợp tác hai bên cùng có lợi sẽ mang đến nhiều thuận lợi hơn trong sự phát triển của doanh nghiệp.Tích cực bàn ba ̣c và liên la ̣c qua la ̣i với đối tác dựa trên sự thẳng thắn, trung thực và kịp thời là bí quyết xây dựng mối quan hệ với đối tác thành công, đồng thời rút ngắn khoảng cách giữa doanh nghiệp và đối tác Bên cạnh đó, việc giao tiếp đều đặn cũng góp phần giảm tối đa những hiểu lầm không đáng có trong quá trình hợp tác
Xây dựng và duy trì niềm tin với đối tác không phải dừng lại ở thời gian mà doanh nghiệp tiếp xúc và làm việc, mà cả khi hoàn thành xong công việc doanh nghiệp cũng phải quan tâm, chăm sóc đối tác cũ Đây cũng là cách tạo mối quan hệ tốt đẹp nhất với đối tác, thể hiện sự tôn trọng với đối tác Qua đó, đối tác cũng sẽ có những phản ứng tích cực hơn với doanh nghiệp
2.3.4 Liên tục học hỏi và phát triển bản thân (về sựđa dạng văn hóa, những vấn đề xã hội, kỹnăng của bản thân…)
Về kỹnăng nói, nếu là người nói chậm, bạn nên luyện tập cách nói to, nhanh và dứt khoát hơn Hãy ngẩng cao đầu và nói một cách rõ ràng, khẳng khái Để trình bày được lưu loát, trôi chảy hơn bạn cần phải luyện thêm bằng cách trau dồi thêm nhiều kiến thức về kỹnăng cuộc sống cũng như luyện giao tiếp nhiều hơn.
Hãy nở nụcười bất cứ khi nào có thể, hãy biểu lộ cảm xúc của mình khi trao đổi với người khác, đừng làm cho cuộc đối thoại trở nên nhàm chán, căng thẳng bằng gương mặt nghiêm nghị Hãy tạo bầu không khí thoải mái, thể hiện sự nhiệt tình của mình bằng nụ cười, bạn sẽ tạo được sự thân thiện với đối phương và cuộc trò chuyện sẽ thuận lợi hơn.
2.3.5 Một số yếu tố khác cần chú ý đến: Ngoại hình, trang phục, thái độ, cử chỉhành động, cách đi đứng
Trong quá trao đổi, giao tiếp với đối tác cần lưu ý đến với ngoại hình, trang phục, thái độ, cử chỉ, lời nói và cảhành động của bản thân để có thể gây hảo cảm tốt nhất cho đối tác
“Gần nể bụng nể dạ, lạ nể áo nể quần”, đối tác sẽ có ngay ấn tượng ban đầu về ta thông qua dáng đứng và trang phục Thông qua trang phục, chúng ta biết được địa vị xã hội, khả năng kinh tế, và chuẩn mực đạo đức cũng như thẩm mỹ cá nhân của từng người Nếu trang phục không phù hợp thì sẽ tạo sự khó chịu và mất tựtin cho chính người nói
Trong giao tiếp, việc sử dụng ánh mắt, nụ cười và một số hành động khác có thể tạo thiện cảm cho đối tác:
- Khi nghiêng đầu sang 1 bên là bạn đang thể hiện sự quan tâm đến những gì đối tác đang nói với họ Thể hiện sự quan tâm của bản thân đến câu chuyện
- Liên tục quan sát giúp ta điều chỉnh được lời nói/ bài nói của mình Khi giao tiếp nhìn biểu hiện của đối tác ta có thể biết được sự chú tâm của đối tác cũng như đo lường được mức độ thành công của cuộc giao tiếp hay của bài nói để kịp thời điều chỉnh Thấy mắt đối tác chăm chú lắng nghe, ta biết được nội dung giao tiếp/ bài nói của ta đang cuốn hút người nghe Trong trường hợp này, nếu đối tác thật sựchăm chú và tham gia đặt câu hỏi, ta có thể nói kỹhơn, sâu hơn Ngược lại, mặc dù ta đang nói những nội dung cốt lõi nhưng quan sát thấy đối tác không chú tâm thì nếu cần ta điều chỉnh ngay nội dung bài nói vì có thể vấn đềta đang đề cập đối tác không hứng thú hoặc đã biết
- Nguyên tắc trong cả khi thuyết trình và giao tiếp là phải luôn để tay trong khoảng từ trên thắt lưng tới dưới cằm Nếu ta vung tay cao quá, tay sẽ che những người ngồi xa sẽ không nhìn thấy tay ta Để tay trong khoảng từ thắt lưng tới dưới cằm ta sẽ vung thoải mái nhất, thuận lợi nhất trong giao tiếp và trông cũng tự nhiên nhất
M ộ t s ố điề u nên tránh khi s ử d ụ ng tay trong giao ti ế p:
KẾ T LU Ậ N
Trong kinh doanh ngày nay, kỹnăng giao tiếp đóng một vai trò quan trọng trong việc xây dựng và duy trì mối quan hệ với đối tác Quản lý hiệu quả không chỉđòi hỏi sự am hiểu vững vềlĩnh vực kinh doanh mà còn đòi hỏi khảnăng giao tiếp tốt để tạo ra môi trường làm việc tích cực và thúc đẩy sự hợp tác
Kỹ năng giao tiếp giúp người quản lý truyền đạt thông điệp một cách rõ ràng và hiệu quả, từđó tăng cường sự hiểu biết giữa các bên Sự tôn trọng và lắng nghe chân thành giúp xây dựng mối quan hệ chặt chẽ với đối tác, tạo nền tảng cho sự hợp tác bền vững Đồng thời, khả năng đàm phán và giải quyết xung đột của người quản lý đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì mối quan hệ tích cực và giải quyết vấn đề một cách linh hoạt
Sự linh hoạt trong giao tiếp không chỉgiúp người quản lý hiểu rõ nhu cầu và mong muốn của đối tác mà còn giúp họđề xuất các giải pháp linh hoạt và phù hợp Khi kỹ năng giao tiếp được áp dụng đúng đắn, người quản lý có thể xây dựng một môi trường làm việc tích cực, tạo đà để cùng đối tác phát triển và đạt được mục tiêu kinh doanh chung
Tóm lại, kỹnăng giao tiếp đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý mối quan hệ với đối tác Sự thông tin, tôn trọng, lắng nghe và linh hoạt là những yếu tố quan trọng giúp tạo nên một môi trường làm việc tích cực, đồng thời hỗ trợ sự phát triển và thành công của cả hai bên Đối với người quản lý, việc nâng cao kỹ năng giao tiếp không chỉ là một trách nhiệm mà còn là chìa khóa mở cánh cửa cho cơ hội và thành công trong môi trường kinh doanh ngày nay
1 TS Chu Văn Đức (2005), Giáo trình Kỹ năng giao tiếp, Nhà xuất bản Hà Nội
2 Nguyễn Văn Thụy (2006), Đề cương bài giảng Kỹ năng giao tiếp trong trong kinh doanh, Nhà xuất bản Trường Đại học Ngân Hàng TP Hồ Chí Minh
3 ThS Nguyễn ThịTrường Hân (2021), Kỹ năng giao tiếp, Viện nghiên cứu kinh tếứng dụng
4 Thái Trí Dũng (9999), Video Kỹnăng giao tiếp và thương lượng trong trong kinh doanh, Nhà xuất bản Thống kê
5 Nhanh.vn (2022), Giao tiếp trong kinh doanh là gì? Những kỹnăng cần biết trong giao tiếp, https://nhanh.vn/giao-tiep-trong-kinh-doanh-la-gi-nhung-ky- nang-can-biet-trong-giao-tiep-n84156.html
6 https://www.pace.edu.vn/tin-kho-tri-thuc/ky-nang-lang-nghe-la-gi
7.https://www.vieclamtot.com/kinh-nghiem/ton-trong-nguoi-khac-mang-lai- thanh-cong-trong-cong-viec.html
8 https://www.pace.edu.vn/tin-kho-tri-thuc/ky-nang-thuyet-phuc-la-gi
9.https://navigossearch.com/vi-VN/8-tips-giao-tiep-trong-kinh-doanh-giup- thuong-luong-thanh-cong
K Ị CH B ẢN “KỸ NĂNG GIAO TIẾ P V ỚI ĐỐI TÁC”
● TRƯỞNG PHÒNG ĐỐI NGOẠI CÔNG TY JVS GROUP : Lê Hoàng
● TRƯỞNG PHÒNG KHÁCH HÀNG DOANH NGHIỆP CÔNG TY VIETTEL TIMOR: Đào Ngọc Ngân
● TRƯỞNG PHÒNG KINH DOANH CÔNG TY TNHH YAKULT
VIỆT NAM : Nguyễn Đặng Trúc Linh
MC: Xin chào quý vị khán giả, Chào mừng quý vị khán giả đã đến với chương trình “ĐI TÌM BÍ QUYẾT GIAO TIẾP”, hôm nay là tập phát sóng đầu tiên với chủ đề “KỸ NĂNG GIAO TIẾP VỚI ĐỐI TÁC” Với tập phát sóng lần này, chúng tôi rất hân hạnh được mời đến đây 3 đại diện của 3 công ty để chia sẻ về chủđề trên Xin mời anh/chị có thể giới thiệu một chút về mình được không ạ? Hoàng Nam: Giới thiệu
MC: Như chúng ta đã biết Giao tiếp có thể hiểu là một quá trình, trong đó con người chia sẻ với nhau các ý tưởng, thông tin và cảm xúc, nhằm xác lập và vận hành các mối quan hệtrong đời sống xã hội vì những mục đích nhất định Và Kỹ năng giao tiếp là 1 điều không thể thiếu nó chính là khả năng nhận biết nhanh chóng những biểu hiện bên ngoài và đoán biết diễn biến tâm lý bên trong của đối tác giao tiếp, đồng thời biết sử dụng phương tiện ngôn ngữ, phi ngôn ngữ, biết cách định hướng đểđiều khiển, điều chỉnh quá trình giao tiếp đạt hiệu quả Trong lĩnh vực kinh doanh, giao tiếp chính là hoạt động xác lập và vận hành mối quan hệ kinh doanh giữa các chủ thể nhằm thỏa mãn những nhu cầu nhất định về lợi ích Trong quá trình kinh doanh, kỹnăng giao tiếp với đối tác là 1 yếu tố quan trọng và không thể thiếu Và sau đây mời quý vị khán giả sẽ đến với phần chia sẻ từ 3 khách mời ngày hôm nay
II/ NỘI DUNG Đầu tiên các kỹnăng giao tiếp với đối tác cần phải có
MC: Thưa chị Ngọc Ngân, chị có thể chia sẻ cho quý vị khán giả cùng biết một số kỹ năng giao tiếp với đối tác mà một người quản lý cần phải có được không ạ? ĐÀO NGỌC NGÂN: Vâng cảm ơn câu hỏi của MC Các kỹnăng giao tiếp với đối tác mà một người quản lý cần có đó là kỹ năng lắng nghe và tôn trọng, kỹ năng thuyết phục Đối với việc lắng nghe và tôn trọng đó là một điều quan trọng đầu tiên khi bắt đầu một cuộc trò chuyện Việc giao tiếp với các đối tác, mình phải chăm chú lắng nghe những lời họ nói để mình có thể tập trung và theo dõi những ý kiến, đóng góp, câu chuyện của họ để từ đó mình có thể có những cái giải đáp riêng cho từng trường hợp Tránh việc chúng ta sử dụng điện thoại, không tập trung vào cuộc trò chuyện Kỹ năng lắng nghe và tôn trọng cần đi đôi với nhau Khi chúng ta lắng nghe cũng là một cách chúng ta tôn trọng đối tác của mình.Bên cạnh đó thì Mình phải tránh phán xét những quan điểm của đối tác để thể hiện sự tôn trọng với họ
MC: Rất cảm ơn những chia sẻ đến từ phía chị ĐNN, tôi xin được phép hỏi thêm anh Hoàng Nam chia sẻ về vấn đềtrên được ko ạ?
LÊ HOÀNG NAM: Tôi có chia sẻ thêm là khi giao tiếp đối tác cần có sự chủ động và khảnăng thích ứng Bởi vì trong giao tiếp với đối tác không phải ai cũng sở hữu 1 tính cách, phong cách giống nhau Việc có khả năng thích ứng tốt giúp linh hoạt, dễ dàng làm việc, giao tiếp với các đối tác Ngoài ra sự chủ động cũng rất quan trọng, như đã nói là từng đối tác không phải ai cũng giống nhau, do đó chính người quản lý phải chủđộng tìm hiểu (từ tính tách, sởthích, …) của đối tác để có thể thành công trong giao tiếp với đối tác Cuối cùng là người quản lý phải biết kiềm chế cảm xúc bản thân khi giao tiếp, cảm xúc cá nhân có thể khiến bản thân chúng ta bị mất kiểm soát, không làm chủđược lời nói và hành động khiến cho cuộc đàm phán đi vào ngõ cụt và dẫn đến như những xung đột không đáng có
MC: Xin cảm ơn phần chia sẻ từ phía anh chị
Tiếp theo về nội dung Kỹnăng giao tiếp với đối tác trong từng lĩnh vực:
Quá trình đàm phán, thương lượ ng v ới đố i tác
MC: Chúng ta có thể thấy, trong quá trình người quản lý đàm phán, thương lượng với đối tác của mình thì không biết là phải đáp ứng những cái yêu cầu hay là những tiêu chí nào không ạ? Câu hỏi này thì xin phép được mời chị Trúc Linh có thể chia sẻ về vấn đề này với chúng ta được không ạ?
TRÚC LINH: Cảm ơn câu hỏi của… Về vấn đề này thì tôi xin phép được vài yêu cầu cũng như tiêu chí đểquá trình đàm phán, thương lượng với đối tác có thể đạt được cái mục đích tối đa nhất Đầu tiên là Hợp tác để hai bên cùng có lợi có nghĩa là chúng ta phải quan tâm tới lợi ích của cả hai bên, biết điều hòa quyền lợi cá nhân, tập thể, xã hội bạn phải cho đối tác thấy lợi ích mà bạn có thể đem lại cho họ thì học cũng sẽ đưa ra lợi ích mà bạn cần
Tạo dựng niềm tin cho đối tác Để đối tác đặt lòng tin ở doanh nghiệp, việc đầu tiên cần làm là trao cho họ lòng tin Hãy dùng sự cởi mở, chân thành để cả hai bên cùng hiểu rõ nhau hơn.
Hãy tôn trọng đối tác như tôn trọng chính bản thân mình Hãy luôn thể hiện thái độ tôn trọng đối phương trong cả lời nói và cử chỉ, như vậy họcũng sẽ tôn trọng bạn, và việc kinh doanh có thể diễn ra suôn sẻ
Hãy thảo luận, bàn bạc một cách dân chủ để tìm những quan điểm chung, lợi ích chung trong một xã hội với nhiều cạm bẫy, khi tìm được cho nhau những đối tác cùng chí hướng, cùng mục tiêu phát triển, hợp tác hai bên cùng có lợi sẽ mang đến nhiều thuận lợi hơn trong sự phát triển của doanh nghiệp
MC: Xin cảm ơn phần chia sẻđến từ chịạ
Quá trình gi ả i quy ế t mâu thu ẫn, xung độ t
MC: Trong quá trình giao tiếp với đối tác không thể tránh khỏi những mâu thuẫn, xung đột không đáng có Vậy thì có cách nào để giải quyết những mâu thuẫn, xung đột 1 cách êm đềm nhất không ạ?