1 Khái niệm nhân sự Theo tác giả Nguyễn Hữu Thân “ Tài nguyên nhân sự bao gồm tất cả mọi cá nhân tham gia bất cứ hoạt động nào của một tổ chức, bất kể vai trò của họ là gì” Theo tác giả Hương Huy “ Ng[.]
1.Khái niệm nhân Theo tác giả Nguyễn Hữu Thân “ Tài nguyên nhân bao gồm tất cá nhân tham gia hoạt động tổ chức, vai trò họ gì” Theo tác giả Hương Huy “ Nguồn nhân lực tổ chức bao gồm tất người thực hoạt động tổ chức” Khái niệm nhân văn phòng: Nhân phận doanh nghiệp, phụ trách tìm kiếm, sàng lọc, tuyển dụng ứng viên, đào tạo nhân viên quản lý chương trình phúc lợi cho nhân viên Cơng việc không mang lại giá trị kinh tế định lượng nhiên lại đầu mối giúp doanh ngiệp thu hút, quản trị phát triển đội ngũ nhân lực 2.Khái niệm hoạch định nhân Hoạch định nhân q trình xem xét cách có hệ thống nhu cầu nhân Nhằm đưa kế hoạch để đảm bảo mục tiêu “đúng người, việc, thời điểm" Từ hiểu khái niệm hoạch định nhân văn phòng Hoạch định nhân văn phịng tiến trình xây dựng, triển khai thực hàng loạt kế hoạch nhân nhằm đảm bảo văn phịng có số lượng, chất lượng nhân bố trí chỗ thời điểm Vai trò hoạch định nhân - Công tác hoạch định nhân giúp tổ chức thấy nhu cầu nguồn nhân phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh dài hạn, từ đảm bảo mục đích xếp người việc vào thời điểm cần thiết, giúp tổ chức sẵn sàng có đủ nhân lực phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh, linh hoạt ứng phó với thay đổi thị trường - Hoạch định nhân cịn có tác dụng gắn bó, xây dựng mối quan hệ tốt nguồn nhân tổ chức - Hoạch định nhân giúp tổ chức trạng thái chủ động, gắn kết hoạt động quản trị nhân lại với nhau: liên kết tuyển dụng, đào tạo, thăng tiến, đãi ngộ… - Hoạch định nhân cho phép dự tính hiệu kinh tế tiến trình đầu tư vào nguồn nhân Gắn với nội dung, công đoạn hoạch định sách tương lai tương ứng với việc tăng thêm giảm khoản chi phí đồng thời với việc thêm hay giảm phần lợi nhuận - Hoạch định nhân giúp cho tổ chức chủ động đánh giá thấy khó khăn tìm giải pháp khắc phục đắn, xác định rõ khoảng cách tình trạng định hướng tương lai tổ chức, tăng cường tham gia người quản lý trực tiếp vào trình hoạch định chiến lược, nhận rõ hạn chế hội nguồn nhân lực bên tổ chức - Hoạch định nguồn nhân giúp doanh nghiệp chủ động thấy trước biến động nhân sự, thực trạng nguồn nhân sự, từ có điều chỉnh phù hợp - Hoạch định nguồn nhân ảnh hưởng lớn tới hiệu công việc doanh nghiệp Phân loại hoạch định nhân Hoạch định nguồn nhân lực tiếp cận với mức thời hạn khác nhau: - Hoạch định dài hạn: Còn gọi hoạch định chiến lược nhân lực hay hoạch định theo xu hướng lâu dài, xác định nhu cầu nhân lực năm (ví dụ tổ chức có qui mơ lớn, đặc thù; kế hoạch nguồn nhân trường đại học, bệnh viện) - Hoạch định trung hạn: Là hoạch định nhân lực gắn liền với biến động mà tiên đốn xu hướng xảy khoảng thời gian từ năm đến năm (ví dụ kế hoạch sản phẩm theo đơn đặt hàng, dự án cơng trình giao thơng, xây dựng, cầu đường, biến động kinh tế, trị) - Hoạch định ngắn hạn: Là hoạch định nhân lực gắn liền với thay đổi tiên đoán cách hợp lý thường xảy khoảng thời gian năm (ví dụ Tết Nguyên Đán, Trung Thu, mùa thu hoạch nguyên liệu rau quả, lương thực, thực phẩm) Căn hoạch định nhân Trước đưa định hoạch định nhân sự, Nhà quản trị văn phòng dựa vào hoạch định nhân để xác định nhân cho doanh nghiệp Có số để hoạch định nhân sau: - Căn qua xác định số lượng nhân văn phịng Để xác định số lượng nhân văn phòng, dựa vào yếu tố sau: + Căn vào cấu tổ chức văn phòng + Căn vào định mức biên chế giao + Căn vào khối lượng công việc thực tế tương lai + Căn vào chất lượng nguồn nhân - Căn để xác định trình độ nhân văn phịng Để xác định trình độ nhân vào yếu tố sau: Căn vào vị trí cơng tác; vào mức độ phức tạp công việc; vào định hướng phát triển quan, tổ chức, vào quy định Nhà nước (đối với khối quan Nhà nước), vào mức độ hồn thành cơng việc - Căn để xác định kỹ nhân văn phòng cần có: Vị trí cơng tác (quản lý hay nhân viên) Tính chất cơng việc Kỹ nghề nghiệp lại yêu cầu khác nhân sự, kỹ nghề nghiệp trình độ đào tạo nhiều khơng đồng với kỹ nghề nghiệp có nhiều điểm chung với kinh nghiệm cơng tác Kỹ khả thực hành, xử lý cơng việc Người có kỹ tốt người xử lý cơng việc xác, hiệu nhanh chóng Mục tiêu kỹ nghề nghiệp đỏi hỏi người lao động có kinh nghiệm thực tế tốt phù hợp với vị trí cơng tác – đáp ứng tốt u cầu mang lại hiệu cao công việc – nâng cao khả hồn thành tốt cơng việc Ở nhiều vị trí cơng tác khác nhau, quan khác yêu cầu kỹ khác nhau, thông thường kỹ nghề nghiệp đánh giá tiến hành làm kiểm tra trình tuyển dụng nhân - Căn hoạch định nhân thông qua thái độ, ý thức nghề nghiệp: + Căn vào thành tích rèn luyện trình học tập; + Căn vào thành tích làm việc quan trước; + Căn vào đánh giá quan sử dụng nhân sự; - Căn để xác định độ tuổi, giới tính nhân văn phịng: + Quy định pháp luật + Vị trí đảm nhiệm (quản lý hay nhân viên); + Tính chất, địi hỏi cơng việc; + Tính phù hợp với văn hố tổ chức Nội dung hoạch định nhân sự: 6.1 Mục tiêu số lượng nhân - Số lượng thực cán văn phòng bao nhiêu? - Số lượng thực có phù hợp với quy mơ văn phịng, quy mơ quan hay chưa? - Số lượng có đáp ứng cơng việc văn phịng hay khơng? - Trong thời gian tới, tổ chức phát triển quy mô thị số lượng cán văn phòng phải bao nhiêu? - Trong thời gian tới, quan sáp nhập hay thu nhỏ quy mơ số lượng cán văn phịng phải bao nhiêu? Ví dụ: Trong thời gian tới Học viện Hành Chính quốc gia sát nhập với Trường Đại học Nội vụ Hà Nội quy mơ quan thay đổi, nhân văn phịng có xáo trộn việc phải bố trí nhân cho hợp lý? a) Xác định cầu nhân Cơ sở xác định cầu nhân Kỹ thuật để xác định cầu nhân cần phải dựa vào phân tích mơi trường ngồi tổ chức Những thơng tin có cho thấy: - Những dự đoán kinh tế thị trường tương lai ảnh hưởng đến mức độ cầu thị trường sản phẩm tổ chức, yêu cầu sản phẩm hàng hóa, dịch vụ mà tổ chức cung ứng từ dự đốn khối lượng cơng việc cần thực giai đoạn khác - Những dự đoán mức độ trang bị trang thiết bị, thay đổi công nghệ, kỹ thuật; thay đổi cải tiến máy tổ chức ảnh hưởng đến chất lượng hiệu công việc; kế hoạch đầu tư (cải tiến công nghệ, thù lao phúc lợi lao động, chế độ động viên, tạo động lực, thu hút nhân tài…) - Ngồi dự đốn mức lao động tiên tiến dự kiến xây dựng áp dụng; chế độ sử dụng thời gian lao động áp dụng tỷ lệ thời gian lao động người lao động cung ứng cho tổ chức… Những thơng tin cho thấy khả thay đổi suất lao động thời điểm tương lai Các phương pháp xác định cầu nhân Có nhiều phương pháp xác định khác thông thường phương pháp phân tích định lượng ý nhiều phương pháp phân tích xu hướng hay phương pháp phân tích tương quan - Phương pháp dự đốn chun gia: Phương pháp dựa vào, kinh nghiệm, suy đoán cảm nhận đánh giá chuyên gia nhóm chuyên gia Cơ sở cho đánh giá vào số kinh tế lực lượng lao động doanh nghiệp, quan Các bước thực sau: + Vấn đề đưa cho nhóm chuyên viên dạng bảng vấn lục, yêu cầu họ cho biết giải pháp + Mỗi chuyên viên điền vào mẫu nộp lại cho ban tổ chức + Kết thu thập lại chuyển lại cho chuyên viên kèm theo bảng vấn lục hiệu đính lại rõ ràng Các chuyên gia điền vào bảng vấn lục thứ hai Tiến trình cử tiếp tục họ đạt trí - Ưu điểm phương pháp chuyên gia không tiếp xúc trực tiếp với nên tránh chi phối ý kiến nhau, nể nang, ngại bất đồng quan điểm Tuy nhiên phương pháp nhiều trường hợp phải nhiều thời gian thu kết mong muốn; - Bên cạnh phương pháp Delphi, người ta thường áp dụng phương pháp kỹ thuật nhóm danh nghĩa, có nghĩa là, ý kiến đánh giá cá nhân hướng dẫn nhóm nhằm tìm định chung tổng hợp từ ý kiến cá nhân Phương pháp loại bỏ vai trị độc tơn cá nhân dự đoán - Phương pháp xác định xu hướng: + Đây phương pháp dự kiến dựa vào mối quan hệ sẵn có nhân tố liên quan đến cơng việc cơng việc đó, ví dụ, mối liên quan doanh số bán hàng nhân viên bán hàng; khối lượng sản phẩm suất lao động tổng số lao động… + Tuy nhiên, biết, tốc độ tăng nguồn nhân lực tăng với tốc độ tăng doanh thu bán hàng khối lượng sản phẩm sản xuất mà phải tăng tốc độ chậm lý do: trình độ lành nghề người lao động nâng lên, môi trường sản xuất cải thiện, suất lao động cao + Các chuyên gia điền vào bảng vấn lục thứ hai Tiến trình cử tiếp tục họ đạt trí + Ưu điểm phương pháp chuyên gia không tiếp xúc trực tiếp với nên tránh chi phối ý kiến nhau, nể nang, ngại bất đồng quan điểm Tuy nhiên phương pháp nhiều trường hợp phải nhiều thời gian thu kết mong muốn; - Phương pháp phân tích tương quan: + Thực chất phương pháp xác định nhu cầu nhân viên cách sử dụng hệ số đại lượng qui mơ cơng việc (ví dụ: số lượng sản phẩm hàng hóa – dịch vụ) số lượng nhân viên cần thiết tương ứng + Phương pháp xác chưa tính đến thay đổi cấu chất lượng nhân viên thay đổi quy trình cơng nghệ, tổ chức kỹ thuật, điều kiện thực công việc… b) Xác định cung nhân Xác định cung nhân nội tổ chức - Cung nhân nội tổ chức lượng nhân tương ứng với chức danh nhân mà tổ chức có, làm việc sẵn sàng làm việc cho tổ chức cần - Xác định cung nhân nội tổ chức việc làm cần thiết trước tiến hành cân đối cung cầu nhân sự, kết hợp với phân tích cung cầu nhân từ bên để sẵn sàng hoạch định sách nhân sự, đảm bảo cân cung cầu nhân – đủ nhân cho kế hoạch sản xuất kinh doanh - Cơ sở xác định cung nhân nội tổ chức: thơng tin phân tích trạng quản trị nhân sự, thông tin từ hồ sơ nhân sự, sơ đồ phản ánh khả thuyên chuyển, hồ sơ nhân viên cũ, lao động vệ tinh, lao động không thường xuyên…, thống kê tỉ lệ nghỉ việc hàng năm, xu hướng nghỉ việc, lượng lao động đến tuổi nghỉ hưu hàng năm, kế hoạch cán nguồn, sơ đồ định vị nhân lực thời kỳ, kế hoạch phát triển nghiệp nhân viên - Phương pháp xác định cung nhân nội tổ chức áp dụng phổ biến phương pháp thống kê phân tích Một số phương pháp khác nhắc đến phương pháp ước đoán, phương pháp biểu đồ thay hay phương pháp ma trận chuyển đổi xác suất (mơ hình Markov)… Mức độ xác xác định cung nhân lực nội phụ thuộc vào chất lượng quản lý thông tin nhân lực Xác định cung nhân lực bên quan, tổ chức - Cung nhân từ bên lượng nhân ứng với chức danh nhân mà tổ chức thu hút từ thị trường lao động tương ứng với nỗ lực từ hoạt động quản trị nhân lực có liên quan mực chi phí nhân cơng định - Cung nhân từ bên phụ thuộc vào mức độ sẵn có đa dạng loại lao động cần tìm thị trường lao động, mức độ hoàn hảo thị trường lao động, mức độ phát triển dịch vụ hỗ trợ tìm việc làm hay tìm kiến nhân sự, sách lao động phủ, mức độ phát triển ngành tạo khan loại lao động đặc thù đó, khả thu hút nhân lực từ đổi thủ tiềm năng, khả cạnh tranh quan, tổ chức việc thu hút nhân lực (thù lao lao động, chế độ phúc lợi, vị tổ chức, mơi trường văn hóa quan,tổ chức…) - Xác định cung nhân bên ngồi khó nhiều so với xác định cung nhân nội Vì khơng đối tượng xác định thường xuyên thay đổi mà phạm vi yếu tố ảnh hưởng lại nhiều khó nắm bắt Phương pháp xác định chủ yếu tương tự xác định cung nhân nội có sử dụng kết hợp với phương pháp phân tích tương quan - Phân tích cung nhân từ bên ngồi giúp cho quan, doanh nghiệp hoạch định tốt sách để trì nguồn nhân lực sẵn có (ổn định cung nhân nội bộ) sách đảm bảo cung nhân từ bên ngồi xảy tình trạng thiếu hụt lao động Các trường hợp sau dự báo số lượng nhân sự: - Cung nhỏ cầu + Đây tình trạng mà lượng nhân cần có một, số tồn chức danh cơng việc nhiều lượng nhân thực cơng việc mà tổ chức sẵn có Khơng có chức danh công việc thừa người thực + Yêu cầu đặt tình trạng tổ chức cần trì lượng cung nhân có đồng thời thu hút bổ sung lượng nhân tương ứng với yêu cầu đặt từ công việc để lấp chỗ thiếu hụt + Các hoạt động quản trị nhân nhắc đến lúc bao gồm: tuyển dụng, hợp đồng lao động phụ, làm thêm giờ, sử dụng lao động thời vụ hay hoạt động thiên thúc đẩy suất hiệu làm việc (thúc đẩy so với khả xác định), hoạt động làm trì nhân lực tiền lương – tiền công, phúc lợi lao động, quan hệ nhân lực, văn hóa tổ chức - Cung vượt cầu + “Cung vượt cầu” tình trạng mà lượng nhân tổ chức có nhiều so với lượng nhân tổ chức để thực công việc một, số tồn chức danh cơng việc Khơng có cơng việc thiếu người thực + Yêu cầu đặt tình trạng xử lý lực lượng lao động dư thừa để đảm bảo hợp tình, hợp lý, hợp pháp, đồng thời trì thái độ tốt đẹp quan hệ đôi bên sau chấm dứt quan hệ lao động đảm bảo yên tâm công tác cho người lại + Các hoạt động quản trị nhân nhắc đến nhiều lúc là: tinh giản biên chế, giảm làm, hưu sớm, cho thuê (hợp đồng lao động phụ), nghỉ khơng lương Có nhiều hoạt động để tổ chức lựa chọn, nhiên đối đầu với trạng thái dư thừa nhân lực đòi hỏi tổ chức thận trọng khôn khéo lựa chọn triển khai thực - Cung cầu + Là trạng thái mà cung nhân vừa đủ để đáp ứng cầu nhân chức danh công việc Đây trạng thái đạt được, đặc biệt dài hạn + Khi cân đối cung cầu nhân sự, tổ chức không quan tâm đến hoạt động quản trị nhân Vì trạng thái cân khó đạt dễ bị tác động + Để đảm bảo trạng thái cân cần thiết phải quan tâm đến hoạt động nhằm trì nhân Các hoạt động thù lao lao động, phúc lợi xã hội, quan hệ lao động, tổ chức lao động, trì suất hiệu làm việc 6.2 Mục tiêu trình độ nhân Việc xác định mục tiêu trình độ nhằm mục đích xác định trình độ chun ngành người lao động phù hợp với yêu cầu tinh chất cơng việc Ví dụ: Có cơng việc yêu cầu trình độ trung cấp, cao đẳng chun ngành, cơng việc quan khác lại địi hỏi trình độ đại học cao Trình độ nhân liên quan mật thiết đến lương phụ cấp nghề Chính cần xác định xác trình độ để tránh lãng phí nguồn nhân bất công với người lao động Mục tiêu chất lượng, trình độ nhân văn phịng: - Mục tiêu trình độ chun mơn nhân viên văn phịng - Mục tiêu trình độ học văn - Mục tiêu kỹ nghề nghiệp - Mục tiêu kinh nghiệm làm việc - Mục tiêu thái độ, phong cách làm việc Quá trình xác định mục tiêu chất lượng trình độ cán văn phòng cần đảm bảo mục tiêu phá phù hợp với điều kiện cụ thể quan, văn phòng phải phù hợp với đặc điểm ngành, lĩnh vực mà quan hoạt động Trình độ nhân văn phịng hiểu bao gồm trình độ học vấn trình độ chun mơn người lao động Trình độ phụ thuộc vào yêu cầu vị trí cơng tác văn phịng Mục tiêu: Văn phịng phải đảm bảo trình độ nhân đáp ứng tốt yêu cầu công việc, mang tới hiệu cao hoạt động văn phòng 6.3 Mục tiêu kỹ nghề nghiệp Kỹ nghề nghiệp khả làm việc người lĩnh vực cụ thể Phát triển kỹ nghề nghiệp hiểu phương châm biện pháp mang tính tồn diện, hệ thống việc đào tạo lực lượng lao động Với biểu kỹ năng, kỹ thuật trình độ định Và nghề nghiệp địi hỏi phát triển cơng nghệ hay khoa học cần đến kỹ phù hợp Đảm bảo với tính sáng tạo, hiệu chun nghiệp Để họ tiếp cận với cơng việc thị trường lao động Cũng mang đến giá trị đóng góp khác biệt 6.4 Mục tiêu thái độ, ý thức nghề nghiệp Thái độ cách mà bạn nghĩ, cảm nhận đó, thứ đó, cách mà bạn ứng xử với đó, điều đó, cho thấy cách mà bạn nghĩ cảm nhận Vậy, thái độ nghề nghiệp hiểu cách mà bạn suy nghĩ, cảm nhận ứng xử với công việc Thái độ nghề nghiệp bao hàm đạo đức nghề nghiệp chất người lao động Trong yêu cầu nhân có lẽ yêu cầu thái độ, ý thức nghề nghiệp đánh giá cao yếu tố phản ánh nhiều chất người, yếu tố trình độ kỹ nghề nghiệp học tập sửa đổi dễ dàng Mục tiêu thái độ, ý thức nghề nghiệp liên quan đến yếu tố đạo đức nghề nghiệp người lao động Nó giúp người lao động ln làm với chức tránh, bổn phận lương tâm nghề nghiệp Bên cạnh đó, thái độ nghề nghiệp định thăng tiến trình độ cấp bậc – thành công với nghề nghiệp tương lai người lao động 6.5 Mục tiêu độ tuổi, giới tính Độ tuổi, giới tính có ảnh hưởng tới: - Sức lao động, thời gian công tác, khả thăng tiến nhân sự; - Kinh nghiệm sống kinh nghiệm làm việc nhân sự; - Tính phù hợp vị trí cơng việc khác văn phịng; - Ngoại hình người lao động Mục tiêu: Văn phòng hướng tới đội ngũ nhân hiệu quả, động, giàu kinh nghiệm, nhiệt huyết khả cống hiến lâu dài cho tổ chức Độ tuổi giới tính người lao động quan trọng, với vị trí, loại hình quan khác văn phịng địi hỏi lứa tuổi có khác Lứa tuổi liên quan đến vẻ bề ngoài; liên quan đến kinh nghiệm làm việc; liên quan đến khả hồn thành cơng việc; liên quan tới khả hồ nhập với văn hố doanh nghiệp; liên quan tới khả học tập tiếp thu Mục tiêu độ tuổi, giới tính nhằm tìm kiếm phù hợp cao người lao động vị trí cơng tác nhằm đạt hiệu cao qúa trình thực cơng việc Điều có lợi cho người lao động đơn vị tuyển dụng Ví dụ: Tuyển nhân viên cho vị trí lễ tân địi hỏi ứng viên phải có ngoại hình ưa nhìn, chiều cao 1m60 đổ lên, độ tuổi từ 20 đến 30 tuổi; cịn cơng việc vệ sinh, lái xe yêu cầu ứng viên phải khỏe mạnh tuổi dao động từ 30 – 55 tuổi, nam nữ Quy trình hoạch định nhân sự: Hoạch định nhân trình xem xét cách có hệ thống nhu cầu nguồn nhân lực để vạch kế hoạch làm để đảm bảo mục tiêu "đúng người, việc, nó, lúc" 7.1 Nguồn cung nhân Việc đánh giá nguồn nhân lực có vai trò quan trọng lập kế hoạch nhân Ở bước cần nghiên cứu toàn diện sức mạnh nguồn lực doanh nghiệp vấn đề như: số lượng, kỹ năng, trình độ, tuổi tác, kinh nghiệm, hiệu suất công việc, lương thưởng,… 7.2 Nhu cầu nhân tương lai Phân tích yêu cầu lực lượng lao động bước quan trọng Lúc cần nghiên cứu rõ biến số như: sa thải, tiêu hao, vị trí tuyển dụng, thăng chức, thuyên chuyển, sa thải đột ngột, thuyên chuyển… cần xem xét để xác định nhu cầu nhân tương lai 7.3 Dự báo nhu cầu nhân Để hoạch định nhân sự, cần xác định nhu cầu nhân tương lai văn phòng Nhu cầu phải đáp ứng yêu cầu công việc cụ thể thị trường lao động hoạt động 7.4 Thông báo tuyển dụng Sau xác định nhu cầu nhân sự, tuyển dụng Để tìm kiếm người phù hợp, văn phịng đăng tin tuyển dụng trang web tuyển dụng, diễn đàn, thông qua bên thứ ba 7.5 Đánh giá ứng viên Sau có đủ hồ sơ ứng viên, văn phòng cần tiến hành đánh giá lựa chọn ứng viên phù hợp Q trình đánh giá bao gồm vấn, kiểm tra kỹ năng, trình độ, chọn ứng viên thích hợp 7.6 Thương lượng, ký hợp đồng Sau chọn ứng viên phù hợp, thương lượng ký hợp đồng Hợp đồng thực dựa quy định pháp luật để đảm bảo quyền lợi cho nhà tuyển dụng nhân viên 7.7 Đào tạo phát triển nhân viên Sau tuyển dụng nhân phù hợp, văn phòng cần cung cấp cho nhân viên đào tạo phát triển kỹ năng, quy trình làm việc, quy định nội thị trường cạnh tranh Điều giúp nhân viên thích nghi với mơi trường làm việc đạt hiệu cao 7.`8 Quản lý giám sát hoạt động nhân Cuối cùng, để đảm bảo cho hoạt động nhân điều hành hiệu quả, văn phòng cần quản lý giám sát hoạt động nhân để đảm bảo chất lượng công việc đáp ứng yêu cầu doanh nghiệp