Kĩ thuật soạn thảo văn bản

LỜI CẢM ƠN 2 MỞ ĐẦU 4 NỘI DUNG 6 I.Phân tích yêu cầu về thể thức văn bản quản lý nhà nước. 6 1.Những yêu cầu chung khi soạn thảo văn bản 6 2.Phân tích yêu cầu về thể thức văn bản quản lý nhà nước 6 II. Những văn bản lỗi sưu tầm và sửa lỗi 10 1.Văn bản 1 10 2.Văn bản 2 11 3.Văn bản 3 14 III.Soạn thảo văn bản 15

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

TÊN ĐỀ TÀI Chủ đề 3: Phân tích các yêu cầu về soạn thảo văn bản nhà nước Sưu tầm các văn bản hành chính của một cơ quan Nhà nước và đánh giá chất

lượng của văn bản đó.

Soạn thảo công văn của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội mời Bộ trưởng

Bộ Nội vụ về dự Lễ kỉ niệm 50 năm thành lập Trường

BÀI TẬP LỚN KẾT THÚC HỌC PHẦN

Học phần: KĨ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN

Mã phách:………

Hà Nội – 2021

LỜI CẢM ƠN

Lời đầu tiên cho phép tôi được gửi lời cảm ơn chân thành tới Giảng viên môn Kĩ thuật soạn thảo văn bản đã trực tiếp giảng dạy, truyền đạt những kiến thức

bổ ích cho tôi tỏng suốt thời gian qua, đó sẽ là nền tảng cơ bản, là hành trang vô cùng quý giá Tôi xin cảm ơn nhà trường và thầy cô đã đưa môn Kĩ thuật soạn thảo văn bản vào giảng dạy

Trong quá trình làm bài tập lớn, đôi lúc cách trình bày còn hạn chế nên những câu trả lời đưa ra khó tránh khỏi những thiếu sót Tôi rất mong nhận được sự đóng góp của thầy cô để bài thi có thể hoàn thiện hơn

Tôi xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 08 tháng 06 năm 2021

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN 2

MỞ ĐẦU 4

NỘI DUNG 6

I.Phân tích yêu cầu về thể thức văn bản quản lý nhà nước 6

1.Những yêu cầu chung khi soạn thảo văn bản 6

2.Phân tích yêu cầu về thể thức văn bản quản lý nhà nước 6

II Những văn bản lỗi sưu tầm và sửa lỗi 10

1.Văn bản 1 10

2.Văn bản 2 11

3.Văn bản 3 14

III.Soạn thảo văn bản 15

KẾT LUẬN 17

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 18

MỞ ĐẦU Ban hành văn bản là hoạt động không thể tách rời của hoạt động quản lí nhà nước vì văn bản là phương tiện thông tin cơ bản của các cơ quan nhà nước, ghi chép

và truyền đạt các quyết định quản lí, các thông tin cần thiết nhằm thực hiện chức năng đối nội và đối ngoại của nhà nước

văn bản quản lý nhà nước được hiểu là những văn bản do các cơ quan nhà nước ban hành, dùng để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý nhà nước hoặc các thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý nhà nước

Soạn thảo văn bản là một khâu quan trọng của hoạt động quản lí Xuất phát

từ vai trò của văn bản phục vụ chủ yếu cho hoạt động này, từ việc ban hành các chủ trương, chính sách, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác; chỉ đạo điều hành thực hiện cho đến việc phản ánh tình hình công việc, đề đạt ý kiến lên cấp trên, trao đổi công việc…đều phải dùng đến văn bản hay nói cách khác được văn bản hoá Chất lượng của văn bản được soạn thảo thể hiện nhận thức chính trị, năng lực công tác, nghệ thuật lãnh đạo, hiệu suất và tác phong làm việc của lãnh đạo cơ quan, tổ chức Đồng thời, đó cũng là thước đo trình độ chính trị, năng lực chuyên môn và khả năng nắm bắt thực tiễn của tập thể, cán bộ, viên chức trong cơ quan, tổ chức Hoạt động soạn thảo và ban hành văn bản nhằm:

- Bảo đảm xây dựng và không ngừng hoàn thiện từng văn bản quy phạm nói riêng và toàn bộ hệ thống pháp luật Nhà nước nói chung

- Phát huy vai trò và tác dụng của pháp luật là công cụ bảo vệ Nhà nước, bảo

vệ quyền và lợi ích hợp pháp, quyền làm chủ tập thể của nhân dân lao động

Hình thức văn bản được tập hợp nhiều yếu tố thể thức cấu thành Chính các yếu tố thể thức văn bản được trình bày theo đúng quy định của nhà nước tạo nên hình thức văn bản, phản ánh đúng tính chất và đặc điểm của văn bản nhà nước và nó

sẽ góp phần đảm bảo giá trị pháp lý cho văn bản

Trong quá trình làm việc mình thấy kĩ năng soạn thảo văn bản, công văn cho cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp là rất cần thiết

Hầu như các sinh viên theo nghành Văn phòng khi ra trường đều chưa được trang bị

kỹ năng này, hoặc đã được học nhưng chưa nắm rõ nên khi giao cho viết một văn bản nào đó thì mất rất nhiều thời gian Nhiều người khi soạn thảo một văn bản hành chính hay bị sai những lỗi về thể thức

Để văn bản ban hành đạt chất lượng, hạn chế những hậu quả có thể xảy ra, nâng cao giá trị sử dụng, trong quá trình soạn thảo cần đảm bảo thực hiện các yêu cầu về soạn thảo văn bản Đó là lí do tôi chọn Chủ đề 1: Phân tích yêu cầu về thể thức văn bản quản lý nhà nước Sưu tầm các văn bản hành chính của một cơ quan Nhà nước (khoảng 3-5 văn bản có đủ thể thức, ban hành từ sau ngày 05/3/2020) có lỗi về thể thức và sửa các lỗi đó

Soạn thảo công văn của Uỷ ban nhân dân quận Hai Bà Trưng – thành phố Hà Nội trả lời công văn số 245/ĐHNV-QLĐT ngày 02/01/2021 của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội về việc liên hệ địa điểm thực tập cho sinh viên ngành Quản trị văn phòng

Nội dung công văn nêu rõ: đồng ý nhận 05 sinh viên ngành Quản tị văn phòng đến thực tập tại Văn phòng Uỷ ban nhân dân Quận kể từ ngày 08/01/2021

NỘI DUNG

I.Phân tích yêu cầu về thể thức văn bản quản lý nhà nước.

1.Những yêu cầu chung khi soạn thảo văn bản

Trong quá trình soạn thảo văn bản, người soạn thảo cần đảm bảo thực hiện các yêu cầu chung sau đây:

- Nắm vững chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước

- Văn bản ban hành phải đúng thẩm quyền, phù hợp với chức năng, nhiệm

vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của cơ quan

- Nắm vững nội dung cần soạn thảo, phương thức giải quyết và công việc đưa ra phải rõ ràng, phù hợp

- Văn bản phải được trình bày đúng các yêu cầu về mặt thể thức theo quy định của Nhà nước

- Người soạn thảo văn bản cần nắm vững nghiệp vụ và kỹ thuật soạn thảo văn bản dựa trên kiến thức cơ bản về quản lý hành chính Nhà nước và pháp luật

2.Phân tích yêu cầu về thể thức văn bản quản lý nhà nước

Khái niệm thể thức văn bản và kĩ thuật trình bày văn bản được nêu tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư:

Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chính áp dụng đối với tất cả các loại văn bản và các thành phần

bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định

Kỹ thuật trình bày văn bản bao gồm: Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang,

phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, vị trí trình bày các thành phần thể thức, số trang văn bản.

Hiện nay, thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật được quy định tại Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14/5/2016 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều và biện pháp thi hành Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật; Nghị quyết số: 351/2017/UBTVQH14 ngày 14 tháng 3 năm 2017 quy định thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật của Quốc hội, Ủy ban Thường vụ Quốc hội, Chủ tịch nước

Thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản hành chính được quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư

Theo Nghị định số 34/2016/NĐ-CP và Nghị quyết số: 351/2017/UBTVQH14, thể thức văn bản quy phạm pháp luật gồm các thành phần sau:

1 Quốc hiệu, Tiêu ngữ

2 Tên cơ quan ban hành văn bản

3 Số, ký hiệu của văn bản

4 Địa danh, ngày, tháng, năm ban hành văn bản

5 Tên văn bản

6 Nội dung văn bản

7 Chức vụ, họ và tên của người có thẩm quyền ký văn bản

8 Dấu của cơ quan ban hành văn bản

9 Nơi nhận văn bản

Theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, thể thức văn bản hành chính bao gồm các thành phần chính sau:

1 Quốc hiệu và Tiêu ngữ

2 Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

3 Số, ký hiệu của văn bản

4 Địa danh và thời gian ban hành văn bản

5 Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

6 Nội dung văn bản

7 Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

8 Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức

9 Nơi nhận

Ngoài các thành phần quy định trên, văn bản hành chính có thể bổ sung các thành phần khác:

- Phụ lục

- Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành

- Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành

- Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại;

số Fax

* Ý nghĩa của thể thức văn bản

Thể thức văn bản quản lí nhà nước được quy định thống nhất sẽ có ý nghĩa

và tác dụng dưới đây:

1) Đảm bảo tính kỷ cương và sự thống nhất trong việc soạn thảo và ban hành văn bản Văn bản quản lí là phương tiện thiết yếu phục vụ cho hoạt động quản lí của

bộ máy nhà nước, chứa đựng các thông tin về chủ trương, chính sách, luật pháp…, tiêu biểu cho quyền lực và sự quản lí thống nhất của Nhà nước Do đó, để thể hiện

kỷ cương phép nước, việc ban hành văn bản phải tuân theo những quy định thống nhất cả về hình thức cũng như nội dung

2) Đảm bảo tính chân thực và hiệu lực pháp lí của văn bản Để văn bản ban hành có hiệu lực pháp lí, tức hiệu lực thi hành, cần phải có những yếu tố chứng minh được rằng đó là văn bản do chính cơ quan có thẩm quyền ban hành Các thành

phần thuộc thể thức văn bản, trong đó chủ yếu là chữ kí của người có thẩm quyền

và dấu cơ quan là hai yếu tố quan trọng thể hiện được điều này Chúng giúp ta phân biệt được sự thật, giả của văn bản và đảm bảo cho văn bản có hiệu lực pháp lí

3) Thể hiện quyền uy và tinh thần trách nhiệm của cơ quan ban hành văn bản

và người kí văn bản Điều này được thể hiện qua con dấu (dấu có hình quốc huy hay dấu thường), chữ kí và chức vụ của người kí văn bản

4) Nâng cao hiệu suất soạn thảo, chất lượng soạn thảo và tính thẩm mỹ của văn bản ban hành Nếu văn bản được soạn thảo theo đúng thể thức, nhất là đối với những loại văn bản đã được mẫu hoá cả về hình thức và nội dung thì hiệu suất soạn thảo và chất lượng của văn bản sẽ được nâng cao, văn bản ban hành sẽ đảm bảo tính thẩm mỹ Ngày nay, khi kỹ thuật vi tính ngày càng được sử dụng phổ biến trong soạn thảo văn bản thì tác dụng này cũng ngày càng lớn Mặt khác, thể thức văn bản được quy định cụ thể và thống nhất sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác soạn thảo và ban hành văn bản

5) Tạo thuận lợi cho việc xử lí văn bản Văn bản soạn thảo và ban hành theo đúng thể thức sẽ giúp cho việc vào sổ công văn đi, đến, giải quyết văn bản, lập hồ

sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ được nhanh chóng, thuận tiện

II Những văn bản lỗi sưu tầm và sửa lỗi 1.Văn bản 1

Ô số 3 Số:572 /QĐ-BNV

số cách xa dấu gạch chéo, không đúng theo quy định: số văn bản/tên loại – tên đơn

vị phát hành

Số: 572/QĐ-BNV

Ô số 2

BỘ NỘI VỤ Dấu gạch dưới của tên

cơ quan, tổ chức ban hành văn bản tại ô số 2 chưa canh giữa

BỘ NỘI VỤ

Ô số 9a Lưu:VT,VKH(10b)

Kết thúc của mục nơi nhận không có dấu chấm, sau dấu phẩy không cách ra mà lại viết liền luôn, trước dấu ngoặc kép cũng k cách ra mà viết liền

Lưu: VT,VKH (10b)

2.Văn bản 2

Vị trí

Ô số 3

Ô số 6

3.Văn bản 3

Ô số 3 Số: 5360 /BNV-TCCB gạch chéo, khôngSố cách xa dấu

đúng theo quy định

Số: 5360/BNV-TCCB

III.Soạn thảo văn bản

Soạn thảo công văn của Uỷ ban nhân dân Quận Hai Bà Trưng – TP Hà Nội trả lời công văn số 245/ĐHNV-QLĐT ngày 02/01/2021 của Trường Đại học Nội vụ

Hà Nội về việc liên hệ địa điểm thực tập cho sinh viên ngành Quản trị văn phòng

Nội dung công văn nêu rõ đồng ý nhận 05 sinh viên ngành Quản trị văn phòng đến thực tập tại Văn phòng Uỷ ban nhân dân Quận kể từ ngày 08/01/2021

ỦY BAN NHÂN DÂN

QUẬN HAI BÀ TRƯNG

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số: /UBND-VP Quận Hai Bà Trưng, ngày tháng năm 2021

V/v liên hệ địa điểm thực

tập cho sinh viên ngành

Quản trị văn phòng

Kính gửi: Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Uỷ ban nhân dân Quận Hai Bà Trưng đã nhận được Công văn số 245/ĐHNV-QLĐT ngày 02/01/2021 của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội về việc liên hệ địa điểm thực tập cho sinh viên ngành Quản trị văn phòng Căn cứ vào mức độ phù hợp của Chuyên ngành đào tạo và nhằm tạo môi trường cho các bạn sinh viên trải nghiệm thực tế về chuyên ngành, Uỷ ban nhân dân Quận Hai Bà Trưng có ý kiến trả lời như sau:

Đồng ý tiếp nhận 05 sinh viên chuyên ngành Quản trị văn phòng khóa học 2020-2024 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đến thực tập tại Văn phòng Ủy ban nhân dân Quận Hai Bà Trưng

1 Dương Đức Thịnh 2005QTVE068 Quản trị văn phòng

2 Nguyễn Minh Thu 2005QTVE078 Quản trị văn phòng

3 Nguyễn Thị Thơm 2005QTVE071 Quản trị văn phòng

4 Phạm Dương Lực 2005QTVE037 Quản trị văn phòng

5 Phùng Thị Thu Hường 2005QTVE024 Quản trị văn phòng

Thời gian thực tập: Từ ngày 08/01/2021 đến hết ngày 08/04/2021

Địa điểm thực tập: Phòng kế hoạch Ủy ban nhân dân Quận Hai Bà Trưng Yêu cầu: Sinh viên đến thực tập phải tuân thủ các quy định chung của quận đề

ra

Ủy ban nhân dân Quận Hai Bà Trưng xin trả lời để Trường Đại học Nội vụ Hà Nội được biết và phổ biến đến sinh viên, lên kế hoạch, tổ chức quản lý sinh viên tỏng thời gian thực tập./

Nơi nhận:

- Như trên;

- Chủ tịch, Phó chủ tịch;

- Lưu:VT,VP

KT.CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH

Nguyễn Văn A

Địa chỉ:UBND Quận Hai Bà Trưng

Số:33 Đại Cồ Việt – Thành phố Hà Nội

Tell: (043).9563525, Fax: (043).9563525

KẾT LUẬN

Xây dựng và ban hành văn bản có ý nghĩa và vai trò vô cùng quan trọng, đảm bảo thông tin phục vụ quản lý, điều hành và quyết định hiệu quả hoạt động của các

cơ quan, tổ chức Chức năng cơ bản nhất của văn bản là thông tin Trong hoạt động của cơ quan, đơn vị, thông tin trong văn bản thường được thể hiện với nhiều mục đích khác nhau như: báo cáo với cấp trên, truyền đạt cho các đơn vị cấp dưới, thông báo một vấn đề, thể hiện các quyết định, chỉ đạo của cấp trên, Công việc của cơ quan, đơn vị càng nhiều, càng phức tạp thì văn bản được sử dụng càng mang tính đa dạng Thông qua văn bản, bức tranh toàn cảnh về khối lượng, chất lượng và các loại công việc mà cơ quan đã hoàn thành qua từng thời điểm, giai đoạn được thể hiện rõ nét; đây cũng là cơ sở để đánh giá kết quả hoạt động và hoạch định phương hướng phát triển cho cơ quan, đơn vị trong thời gian tới Do đó, văn bản được soạn thảo và ban hành cần phải đúng thẩm quyền, phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

và đảm bảo các yếu tố về mặt thể thức nhằm cung cấp đầy đủ và chính xác các thông tin phục vụ cho việc thực thi, hoạt động và công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo cơ quan, đơn vị

Hình thức văn bản được tập hợp nhiều yếu tố thể thức cấu thành Chính các yếu tố thể thức văn bản được trình bày theo đúng quy định của nhà nước tạo nên hình thức văn bản, phản ánh đúng tính chất và đặc điểm của văn bản nhà nước và nó

sẽ góp phần đảm bảo giá trị pháp lý cho văn bản

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

1 Giáo trình kĩ thuật soạn thảo văn bản – GV.Trần Thu Hà Bài 3: Kĩ năng soạn thảo văn bản

2

file:///C:/Users/DELL/Downloads/quyet-dinh-so-484-qd-bnv-2809202034631CH%20(1).pdf

3 file:///C:/Users/DELL/Downloads/

FILE_20211129_093400_FILE_20211128_211212_xem-toan-van-quyet-dinh-07072021114113SA.pdf

4 https://www1.napa.vn/blog/cong-van-so-5360bnv-tccb-ngay-09102020-cua- bo-noi-vu-ve-viec-phe-duyet-ke-hoach-tuyen-dung-vien-chuc-dot-2-nam-2020.htm