Ngoài ra còn có nhiệm vụ và chức năng:+ Tuyển dụng, giám sát, đánh giá và bồi dưỡng quản lý+ Định hướng chiến lược và mục tiêu phát triển của tổ chức+ Thiết lập hệ thống quản trị+ Quản t
CƠ SỞ LÝ THUYẾT
Hệ thống thông tin quản lý
1.1.1 Các thành phần cấu tạo
- Hệ thống thông tin thông thường được cấu thành bởi:
+ Con người trong hệ thống thông tin
1.1.2 Vòng đời phát triển hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin được xây dựng là sản phẩm của một loạt các hoạt động gọi là phát triển hệ thống Quá trình để phát triển một hệ thống thông tin được gọi là vòng đời phát triển hệ thống (Systems Development Life Cycle).
Kh i t o ở ạ và l p kếế ậ ho ch ạ
1.1.3 Công tác quản lý bán hàng
Quản lý bán hàng giúp các nhà quản lý kinh doanh thấy được bức tranh tổng thể về khách hàng và tình hình kinh doanh của công ty mình, cho phép đưa ra các quyết định dựa trên các số liệu thực tế để rồi kiểm soát bán hàng có lợi nhuận cao Hệ thống quản lý bán hàng sẽ tự động hóa quá trình bán hàng và chuyển giao thông tin đúng, giúp cải thiện công tác quản lý điều hành, tăng hiệu quả, tăng doanh thu, lãi và quan hệ khách hàng.
Các công cụ xây dựng hệ thống thông tin quản lý
1.2.1 Sơ đồ phân cấp chức năng BFD
- Sơ đồ phân rã chức năng là công cụ để biểu diễn phân rã có thứ bậc đơn giản các công việc cần thực hiện Mỗi công việc được chia ra làm các công việc con Số mức chia phụ thuộc vào kích cỡ và độ phức tạp của hệ thống Đặc điểm của sơ đồ phân rã chức năng là: sơ đồ phân rã chức năng cho 1 cách nhìn tổng quát, dễ hiểu từ đại thể đến chi tiết về các chức năng và nhiệm vụ thực hiện.
1.2.2 Sơ đồ dòng chảy dữ liệu DFD
- Sơ đồ dòng dữ liệu DFD (Data Flow Diagrams) mô tả các thành phần của hệ thống xét theo khía cạnh sử dụng thông tin, dữ liệu, bao gồm các tiến trình, các yêu cầu dữ liệu, các kho dữ liệu và các tác nhân ngoài có quan hệ với hệ thống.
- Việc xây dựng mô hình luồng dữ liệu là rất cần thiết nhằm mục đích:
+ Bổ sung khiếm khuyết của BFD bằng việc bổ sung các luồng thông tin nghiệp vụ.
+ Cho ta cái nhìn đầy đủ hơn về các mặt hoạt động của hệ thống.
+ Là một trong số các đầu vào cho quá trình thiết kế hệ thống.
- DFD mô tả quá trình luân chuyển dữ liệu trong một hệ thống thông tin, bằng các ký hiệu đồ họa.
- DFD không mô tả chi tiết các bước xử lý.
- DFD chỉ ra hệ thống của chúng ta làm gì, không chỉ ra cách thực hiện công việc đó.
1.2.3 Mô hình quan hệ thực thể
- Mô hình thực thể xác định thông tin cơ sở cần thiết cho hệ thống (các thực thể) và mối quan hệ giữa chúng Điều đó có nghĩa tất cả dữ liệu chỉ được lưu một lần trong toàn bộ hệ thống và có thể thâm nhập vào bất cứ chương trình nào.
- Dữ liệu lưu trữ trong hệ thống dưới dạng bảng, mỗi bảng thể hiện một cơ sở dữ liệu Xây dựng mô hình thực thể sẽ xác định có bao nhiêu bảng dùng trong hệ thống và mối quan hệ giữa chúng.
- Các thành phần mô hình thực thể quan hệ:
+ Thực thể : Là một đối tượng, một sự kiện đối với tổ chức, kể cả những thông tin mà nó lưu giữ.
+ Tập thực thể : Là tập hợp các thực thể có cùng tính chất, mô tả cho một loại thông tin (bản thân tập thực thể không phải là thông tin).
- Trong sơ đồ mô hình thực thể, tập thực thể có dạng hình chữ nhật Nó tương đương với một bảng Tập thực thể thường là một trong ba trường hợp sau:
+ Thông tin liên quan đến một giao dịch chủ yếu của hệ thống (đơn đặt hàng).
+ Thông tin liên quan đến thuộc tính hoặc tài nguyên của hệ thống (kho, nhà cung cấp, khách hàng).
+ Thông tin đã khái quát dưới dạng thống kê liên quan đến lập kế hoạch hoặc kiểm soát (bảng lương,…)
- Thuộc tính: Một thực thể bao gồm nhiều thông tin, mỗi thông tin là thuộc tính của thực thể, chúng thường gọi là những field thể hiện trên từng cột của bảng Có 3 loại thuộc tính:
- Mối quan hệ giữa thực thể của bảng này với thực thể của bảng khác là một trong ba mối quan hệ sau:
+ Quan hệ 1 – 1: Là mối quan hệ mà một thực thể của bảng này tương ứng với duy nhất một thực thể của bảng kia và ngược lại Thí dụ một thực thể sản phẩm có duy nhất một thực thể chi tiết sản phẩm mô tả nó.
+ Quan hệ 1 – n: Một thực thể bên bảng A có quan hệ với nhiều thực thể bên bảng B Thí dụ một khách hàng có thể đặt nhiều đơn đặt hàng.
+ Quan hệ n – n: Một thực thể bên bảng A có quan hệ với nhiều thực thể bên bảng B và ngược lại Thí dụ một thực thể nhà cung cấp trong bảng nhà cung cấp có quan hệ cung cấp nhiều thực thể mặt hàng trong bảng mặt hàng và ngược lại.
+ Đặc trưn : Bậc và bản số.g
+ Biểu diễn: Hình thoi có tên quan hệ bên trong, nối với các thực thể bằng đoạn thẳng.
+ Bậc của mối quan hệ là số thực thể tham gia vào quan hệ.
+ Trong mối quan hệ, một bản thể có thể có quan hệ với một hay nhiều bản thể của một thực thể khác, tương ứng ta có quan hệ 1- 1, 1- n, m - n.
+ Các bản số: Là số các bản thể của thực thể tham gia vào quan hệ. ng oán
KHẢO SÁT YÊU CẦU
Khảo sát hiện trạng tổ chức
2.1.1 Cơ cấu tổ chức công ty
Sơ đồ cơ cấu tổ chức:
2.1.2 Nhiệm vụ của mỗi phòng ban
- Ban giám đốc: có nghĩa vụ và trách nhiệm trong mọi công việc và hoạt động của công ty Chịu trách nhiệm trước Nhà nước và pháp luật cũng như toàn bộ hội đồng quản trị về toàn bộ kết quả sản xuất của công ty Ngoài ra còn có nhiệm vụ và chức năng:
+ Tuyển dụng, giám sát, đánh giá và bồi dưỡng quản lý + Định hướng chiến lược và mục tiêu phát triển của tổ chức + Thiết lập hệ thống quản trị
+ Quản trị tổ chức và mối quan hệ với giám đốc điều hành + Ủy thác
+ Giám sát và điền khiển
• Tham mưu giúp Ban Tổng Giám đốc Công ty trong công việc triển khai thực hiện các Nghị quyết của HĐQT về công tác định hướng kế hoạch kinh doanh cũng như định hướng khách hàng.
• Trực tiếp triển khai tổ chức các hoạt động kinh doanh theo kế hoạch và mục tiêu đề ra.
• Lên kế hoạch chi tiết và tổ chức thực hiện các kế hoạch phát triển kinh doanh từ BGĐ Công ty đưa ra
• Quản lý, kiểm soát, đào tạo đội ngũ nhân viên tư vấn bán hàng
• Phối hợp với các phụ trách ngành hàng và các bộ phận liên quan xây dựng chương trình bán hàng, thúc đẩy hoạt động bán hàng
• Tổ chức trưng bày sản phẩm, điều phối nhân sự bán hàng các ca làm việc
• Theo dõi các chỉ tiêu: Doanh thu, lợi nhuận, hàng tồn kho, tình hình giao nhận, lắp đặt hàng hóa bán trong ngày… nhằm điều chỉnh phương án tổ chức bán hàng kịp thời
• Huấn luyện và đào tạo kiến thức sản phẩm, kỹ năng cho nhân viên
• Thực hiện các công việc khác đảm bảo kết quả kinh doanh được tốt nhất.
• Tham mưu cho Ban Tổng Giám Đốc đồng thời thực hiện quản lý tài sản, vốn và các hoạt động kế toán – tài chính.
• Triển khai thực hiện kế hoạch tài chính của Công ty
• Kiểm soát các đơn hàng nhập khẩu vào Cty và xuất ra từ Cty sao cho trùng khớp với chứng từ.
• Tổ chức test, kiểm soát chứng từ kế toán, thử nghiệm tính chính xác thông tin trên phần mềm của nhân viên trong bộ phận đã Update trước đó.
• Có kế hoạch đào tạo, xây dựng phòng ban & điều chỉnh kịp thời các lỗi vi phạm trong đơn vị của nhân viên.
• Thực hiện lưu trữ chứng từ hóa đơn, test sổ sách theo quy định
• Quản lý ngân quỹ thu chi của toàn Công ty.
• Nghiên cứu, tư vấn, tham mưu và đề xuất giải pháp liên quan đến các lĩnh vực sau của doanh nghiê ƒp:
Quản lý, điều hành và kiểm tra những viê ƒc liên quan đến kỹ thuâ ƒt, công nghê ƒ Mục tiêu nhằm đảm bảo tiến đô ƒ sản xuất, kế hoạch và các dự án của công ty Đồng thời đảm bảo an toàn lao đô ƒng, chất lượng cũng như khối lượng và hiê ƒu quả hoạt đô ƒng của toàn công ty.
Quản lý viê ƒc sử dụng, sửa chữa, bảo trì, mua sắm bổ sung các trang thiết bị, máy móc phục vụ cho hoạt đô ƒng sản xuất kinh doanh.
Quản lý những vấn đề lien quan đến kỹ thuật, công nghệ trong các dự án hay kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp.
Quản lý, bảo dưỡng, sữa chữa hệ thống máy móc, thiết bị của doanh nghiệp.
Quản lý đội ngũ kỹ thuật viên.
- Phòng dự án: tham mưu, tư vấn cho ban giám đốc công ty về các vấn đề liên quan đến việc quản lý quá trình thực hiện dự án Đồng thời nghiên cứu, tìm ra các phương án hiệu quả để phát triển dự án nhằm đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của thị trường Từ đó công ty có thể hoàn thành các chiến lược kinh doanh và đạt được sự tang trưởng kinh tế mong muốn.
Điều phối tổng thể các hoạt động của dự án: Phân tích yêu cầu, thiết kế giải pháp hệ thống, lên kế hoạch và chịu trách nhiệm triển khai dự án từ đầu đến cuối
Lập kế hoạch và quản lý tiến độ của dự án
Quản lý phạm vi và khối lượng công việc ban đầu, các yêu cầu thay đổi của dự án
Quản lý các nguồn lực của dự án như chi phí, nhân lực, công nghệ, thời gian…
Trao đổi với khách hàng và các bên liên quan của dự án
Báo cáo tiến độ, chất lượng và các vấn đề liên quan của dự án với Ban Giám đốc
Quản lý các giấy tờ, tài liệu và hồ sơ của dự án
Xây dựng, đào tạo và quản lý đội ngũ nhân sự phần mềm phục vụ các dự án và hoạt động của công ty
Khảo sát hiện trạng nghiệp vụ
Các bước thực hiện nghiệp vụ mua hàng:
- Khi công ty có yêu cầu nhập thiết bị, bộ phận mua hàng sẽ phân tích và chọn nhà cung cấp sau đó lập đơn đặt hàng để mua hàng từ nhà cung cấp đã chọn.
- Hóa đơn mua hàng sẽ được chuyển đến bộ phận kho của công ty Bộ phận kho sẽ kiểm tra hóa đơn với đơn đặt hàng rồi tiến hành lập phiếu nhập kho để nhập hàng đã mua vào kho
- Sau đó, bộ phận kho chuyển hóa đơn mua hàng cho bộ phận kế toán để tiến hành lập phiếu chi để xuất tiền thanh toán cho nhà cung cấp
B ph n mua hàng ộ ậ Nhà cung câếp B ph n nh n kho ộ ậ ậ B ph n kếế toán ộ ậ
L p HĐ ậ mua hàng Đ n đh đã ơ ki m tra ể
L p phiếếu ậ chi HĐMH đã ki m tra ể
Các bước thực hiện nghiệp vụ bán hàng
- Khi Khách hàng có nhu cầu mua hàng của công ty, bộ phận bán hàng sẽ dựa trên yêu cầu của khách hàng và căn cứ vào kết quả thống kê kho hàng từ bộ phận kho để trả lời yêu cầu khách hàng.
- Sau đó, bộ phận kho chuyển bản hóa đơn chính đã kiểm tra cho bộ phận kế toán để tiến hành lập phiếu thu tính tiền khách hàng
Trước khi nhận hàng, nếu mặt hàng mà khách hàng mua cần phải lắp ráp thì bộ phận ráp máy sẽ lắp ráp mặt hàng cho khách hàng trước khi giao
- Thông tin phiếu xuất và phiếu thu, hóa đơn bán hàng sẽ được bộ phận kế toán lưu giữ
- Hàng tháng, bộ phận kho lại thống kê thông tin nhập xuất hàng và bộ phận kế toán lại kiểm tra quá trình thanh toán tiền mua bán hàng của khách hàng và nhà cung cấp để báo cáo công nợ khách hàng, công nợ nhà cung cấp để công ty tiến hành đòi nợ, thanh toán nợ với khách hàng và nhà cung cấp.
- Và để nắm tình hình kinh doanh của công ty, ban giám đốc của công ty yêu cầu phòng kế toán và phòng kinh doanh tổng hợp thông tin rồi gửi bảng báo cáo về tình hình doanh thu, nhập xuất hàng hóa, công nợ khách hàng và nhà cung cấp.
Khách hàng B ph n bán hàng ộ ậ B ph n nh n kho ộ ậ ậ B ph n kếế toán ộ ậ
L p HĐ bán ậ hàng Đ n đh đã ơ ki m tra ể
Tb hếết Đ n đh đã ơ ki m tra ể
L p phiếếu ậ thu HĐBH đã ki m tra ể Đặt hàng tại website
Khảo sát hiện trạng tin học
2.3.1 Trình độ học vấn/chuyên môn
Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Marketing hoặc các ngành liên quan
- Kỹ năng đàm phán và thuyết phục
- Kỹ năng quản trị xung đột
- Kỹ năng xây dựng và phát triển đội nhóm
- Tự học, tự trau dồi
- Có kinh nghiệm làm việc ở vị trí Quản lý cửa hàng hoặc các vị trí liên quan
- Có kinh nghiệm và kiến thức về lĩnh vực kinh doanh.
- Có kinh nghiệm vận dụng kỹ năng xử lý xung đột và phát triển đội, nhóm.
- Đặt khách hàng là trung tâm
- Tổng số nhân viên hơn 300 người, trong đó đa số là nhân viên trẻ, được thường xuyên đào tạo và trau dồi khả năng làm việc cũng như nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng.
- Cung cấp sản phẩm Máy tính để bàn, máy tính xách tay, máy in và thiết bị văn phòng, thiết bị mạng, Thiết bị an ninh, viễn thông
- Phụ kiện máy tính đa dạng chủng loại, loa và âm thanh
- Tư vấn giải pháp và thi công các ứng dụng về CNTT, Điện tử Viễn thông.
- Tư vấn và cung cấp Máy tính và hệ thống mạng cho các điểm truy cập internet, gaming Center
PHÂN TÍCH YÊU CẦU
Yêu cầu chức năng
Hệ thống quản lý bán hàng gồm 5 thành phần chính:
+ Quản lý danh mục khách hàng: quản lý thông tin từ khách hàng cập nhât.
+ Lập đơn hàng: thu thập thông tin mặt hàng yêu cầu từ khách hàng, thông tin của mặt hàng sau đó gửi thông tin báo giá về cho khách hàng
+ Lập hóa đơn bán hàng: sau khi lập đơn hàng thông tin đơn hàng sẽ đưa về để lập hóa đơn gửi cho khách hàng, thông tin đơn hàng sẽ tiếp tục gửi đến bộ phận kho
+ Lập phiếu thu : sau khi có hóa đơn khách hàng sẽ biết được số tiền thanh toán, đồng thời khi có được thông tin hóa đơn bán hàng công ty sẽ gửi thông tin phiếu thu về cho khác hàng.
+ Quản lý danh mục nhà cung cấp : quản lý thông tin từ nhà cung cấp cập nhật.
+ Quản lý danh mục mặt hàng : thu thập thông tin mặt hàng từ nhà cung cấp.
+ Lập đơn hàng : thu thập thông tin từ nhà cung cấp, thông tin mặt hàng sau đó gửi thông tin đơn đặt hàng đến nhà cung cấp để nhà cung cấp xác nhận.
+ Lập hóa đơn mua hàng: sau khi có được thông tin đơn hàng, thông tin hóa đơn mua hàng từ nhà cung cấp sẽ tiến hành lập hóa đơn mua hàng.
+ Lập phiếu chi: có được hóa đơn mua hàng tiến hành lập phiếu chi và gửi thông tin phiếu chi về nhà cung cấp, đồng thời xuất ra thông tin phiếu chi
+ Quản lý danh mục kho hàng: thu thập thông tin kho hàng từ bộ phận kho, xuất ra thông tin kho hàng và sẽ cập nhật thường xuyên. + Lập phiếu nhập: thu thập thông tin phiếu nhập từ bộ phận kho, thông tin kho hàng cần nhập hàng sau đó in ra thông tin phiếu nhập + Lập phiếu xuất: thu thập thông tin hóa đơn bán hàng, thông tin kho hàng cần xuất hàng, thông tin phiếu xuất từ bộ phận kho sau đó xuất ra thông tin phiếu xuất.
+ Lập phiếu bảo hành: sau khi có được thông tin phiếu xuất tiến hành gửi thông tin phiếu bảo hành đến cho khách hàng.
Thông tin danh mục cần tìm từ ban giám đốc
Thông tin mặt hàng cần tìm kiếm
Thông tin khách hàng cần tìm kiếm
Thông tin nhà cung cấp cần tìm kiếm
Thông tin kho hàng cần tìm kiếm
Thông tin danh mục tìm được sẽ được gửi về cho ban giám đốc + Tìm kiếm hàng tồn kho:
Thông tin mặt hàng cần tìm từ ban giám đốc
Thông tin mặt hàng tìm được sẽ được gửi về cho ban giám đốc + Tìm kiếm công nợ khách hàng:
Thông tin công nợ khách hàng cần tìm từ ban giám đốc
Thông tin khách hàng cần tìm
Thông tin hóa đơn bán hàng
Sau khi tìm kiếm được thông tin cần thiết, thông tin công nợ khách hàng tìm được sẽ được gửi về lại cho ban giám đốc
- Báo cáo và thống kê:
+ Báo cáo doanh thu : để có được thông tin doanh thu gửi về cho ban giám đốc cần thu thập thong tin hóa đơn bán hàng, thông tin phiếu thu sau đó nộp bản báo cáo doanh thu về cho ban giám đốc + Báo cáo nhập xuất tồn : thu thập thông tin kho hàng, thông tin phiếu nhập, thông tin phiếu xuất sau đó gửi bản báo cáo nhập xuất tồn về cho ban giám đốc
+ Báo cáo công nợ : thu thập thông tin khách hàng, thông tin hóa đơn bán hàng, thông tin phiếu thu thông tin nhà cung cấp, thông tin hóa đơn mua hàng, thông tin phiếu chi sau đó gửi bản báo cáo công nợ về cho ban giám đốc.
+ Thống kê doanh số theo tháng: để có được thông tin yêu cầu thông kê gửi về ban giám đốc cần thu thập thông tin phiếu thu.
+ Thống kê doanh số loại hàng : để có được thông tin yêu cầu thông kê doanh số theo loại hàng gửi về ban giám đốc cần thu thập thông tin phiếu xuất.
Sơ đồ phần cấp chức năng của hệ thống quản lý bán hàng
Yêu cầu phi chức năng
H thốếng qu n ệ ả lý bán hàng
Qu n Lý ả kho hàng Tìm kiếếm
Thốếng kế doanh sốế lo i hàng ạ
Thốếng kế doanh sốế theo tháng
Báo cáo cống nợ nhà cung câếp
Báo cáo cống nợ khách hàng
Báo cáo nh p xuâết ậ tốồn
Qu n Lý ả danh m c ụ nhà cung câếp
Qu n Lý ả danh m c ụ kho hàng
Tìm kiếếm cống nợ khách hàng
Tìm kiếếm nhà cung câếp
Qu n Lý ả danh m c ụ khách hàng
L p đ n ậ ơ hàng Qu n Lý ả danh m c ụ m t hàng ặ L p phiếếu ậ xuâết
- Tạo thêm mới người dùng
- Thực hiện phân quyền người dùng
- Thực hiện chức năng bảo mật
Nắm bắt yêu cầu
3.3.1 Phương pháp nắm bắt yêu cầu
- Phương pháp bảng câu hỏi kết hợp nghiên cứu tài liệu
* Bảng câu hỏi: https://docs.google.com/forms/d/1aIuiHvls0uBZK1iRPXHmH5dC9bG8 XRxA1HRlZVoYF4c/edit
+ Không phải tốn công phí phỏng vấn nhiều người
+ Các câu hỏi nói chung là đơn giản.
+ Tỉ lệ trả lời không cần cao.
+ Để xác nhận số liệu thu thập từ nơi khác.
+ Nghiên cứu tài liệu bao gồm các phương pháp: phân loại tài liệu, phân tích tài liệu, đọc, ghi chép và tóm tắt tài liệu.
- Tài liệu do các nhân viên tổ chức ghi chép và sau đó được chuyển giữa các bộ phận hay được lưu trữ để tham khảo.
- Bảng mô tả công việc.
- Chính sách của công ty.
- Tài liệu thông tin công khai và những tài liệu thông tin cho các cơ quan ngoài.
Những quy định nội bộ:
Công ty TNHH Công Nghệ Tin Học Phi Long xây dựng những nguyên tắc chuẩn trong phục vụ khách hàng như sau:
- Giá cả sản phẩm phải cạnh tranh so với các nhà cung cấp khác.
- Tư vấn, cung cấp sản phẩm phù hợp với nhu cầu, chi phí của Quý khách.
- Thực hiện chương trình khuyến mãi định kỳ, tặng phẩm và chính sách chiết khấu giảm giá hấp dẫn.
- Đáp ứng nhanh chóng, kịp thời nhu cầu thị hiếu của khách hàng.
- Phương thức thanh toán đa dạng: Tiền mặt, chuyển khoản, bằng thẻ…
- Chính sách đổi trả hàng linh hoạt.
- Nhân viên nhiệt tình, chu đáo, hòa nhã.
3.3.2 Mục đích và kết quả đạt được
- Để khai thác được cơ sở dữ liệu của hệ thống và tình hình công việc tại công ty TNHH công nghệ tin học Phi Long.
- Nắm vững các quy định, quy trình về chuyên môn nghiệp vụ trong bán hàng, xuất nhập hàng, xử lý hóa đơn.
- Hiểu rõ và nắm vững các nội dung thông tin cần lưu trữ trên hóa đơn và đưa vào hệ thống một cách một cách logic và đầy đủ.
Trang excel thực hiện kết quả của khách hàng đã điền form khảo sát :https://docs.google.com/spreadsheets/d/1E2gye2jLH7q4N0Dx2m7we-M_pwrZQmeE3T24VUYYLBw/edit?resourcekey#gid7188632
- Hạn chế của bảng câu hỏi:
+ Người trả lời khó tránh khỏi hiểu nhầm trong trả lời.
+ Chỉ cung cấp thông tin ngắn gọn.
+ Tỉ lệ trả lời bảng câu hỏi thường thấp.
+ Người đưa ra câu hỏi phải hiểu biết nhiều thông tin về hệ thống.
- Hạn chế của nghiên cứu tài liệu: có quá nhiều tài liệu nhất là những tổ chức lớn, do đó chúng ta phải đọc rất nhiều để thu thập một lượng lớn thông tin hữu ích.
ĐẶC TẢ YÊU CẦU
Đặc tả phi hình thức (Sử dụng ngôn ngữ mô hình)
- Tin học hóa công tác quản lý bán hàng một cách tự động thống nhất trong công ty và hệ thống nhằm hỗ trợ công tác quản lý cho chủ quản lý.
- Cập nhật, quản lý, theo dõi, báo cáo đánh giá toàn bộ quá trình bán hàng để có những thay đổi phù hợp, kịp thời.
- Xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu về bán hàng thống nhất với khả năng lưu trữ và xử lý dữ liệu khối lượng lớn.
4.1.1 Xác định các thực thể
Thực thể 1: Nhân viên(NHANVIEN)
- Mô tả: Lưu thông tin các nhân viên trong công ty
+ MaNV: Mã nhân viên, ràng buộc(khóa chính)
+ TenNV: Tên của nhân viên, ràng buộc(khóa chính)
+ NgaySinhNV: Ngày sinh của nhân viên
+ SoDTNV: Số điện thoại của nhân viên
+ DiaChiNV: Địa chỉ của nhân viên
Thực thể 2: Nhà cung cấp(NHACUNGCAP)
- Mô tả: Lưu thông tin của các nhà cung cấp hàng cho công ty
+ MaNCC: Mã nhà cung cấp, ràng buộc(khóa chính)
+ TenNCC: Tên của nhà cung cấp
+ SoDTNCC: Số điện thoại của nhà cung cấp
+ DiaChiNCC: Địa chỉ nhà cung cấp
Thực thể 3: Mặt hàng (MATHANG)
- Mô tả: lưu thông tin các mặt hàng mà công ty kinh doanh
+ MaMH: Mã mặt hàng, ràng buộc (Khóa chính)
+ TenMH: Tên của mặt hàng
+ MaLH: Mã loại hàng, ràng buộc (Khóa ngoại)
Thực thể 4: Loại hàng (LOAIHANG)
- Mô tả: lưu thông tin các loại hàng để phân loại các mặt hàng
+ MaLH: Mã loại hàng, ràng buộc (Khóa chính)
Thực thể 5: Khách hàng (KHACHANG)
- Mô tả: Lưu thông tin của khách hàng mua hàng của công ty
+ MaKH: Mã khách hàng, ràng buộc (Khóa chính)
+ SoDTKH: Số điện thoại khách hàng
+ DiaChiKH: Địa chỉ khách hàng
+ TaiKhoan: Tài khoản của khách hàng
Thực thể 6: Phiếu thu (PHIEUTHU)
- Mô tả: Lưu thông tin về các phiếu thu tiền của khách hàng
+ MaPT: Mã phiếu thu, ràng buộc (Khóa chính)
+ NgayLapPT: Ngày lập phiếu thu
+ MaNV: Mã nhân viên, ràng buộc (Khóa ngoại)
+ MaKH: Mã khách hàng, ràng buộc (Khóa ngoại)
Thực thể 7: Phiếu chi (PHIEUCHI)
- Mô tả : Lưu thông tin về các phiếu chi tiền hàng cho nhà cung cấp
+ MaPC : Mã phiếu chi, ràng buộc (Khóa chính)
+ NgayLapPC : Ngày lập phiếu chi
+ MaNV : Mã nhân viên, ràng buộc (Khóa ngoại)
+ MaNCC : Mã nhà cung cấp (Khóa ngoại)
Thực thể 8: Phiếu nhập(PHIEUNHAP)
- Mô tả : Lưu thông tin về các phiếu nhập hàng từ nhà cung cấp
+ MaPN : Mã phiếu nhập, ràng buộc (Khóa chính)
+ GhiChuN : Lý do nhập hàng
+ MaNCC : Mã nhà cung cấp, ràng buộc (Khóa ngoại) + MaKho : Mã kho, ràng buộc (Khóa ngoại)
Thực thể 9: Chi tiết phiếu nhập(CTPHIEUNHAP)
- Mô tả : Lưu thông tin chi tiết về các phiếu nhập hàng
+ MaPN : Mã phiếu nhập, ràng buộc (Khóa chính)
+ MaMH : Mã mặt hàng, ràng buộc (Khóa chính)
Thực thể 10: Phiếu xuất (PHIEUXUAT)
- Mô tả : Lưu thông tin về các phiếu xuất hàng cho khách hàng
+ MaPX : Mã phiếu xuất, ràng buộc (Khóa chính)
+ GhiChuX : Lý do xuất hàng
+ MaKH: Mã khách hàng, ràng buộc(Khóa ngoại)
+ MaKho : Mã kho, ràng buộc(Khóa ngoại)
Thực thể 11: Chi tiết phiếu xuất (CTPHIEUXUAT)
- Mô tả: Lưu thông tin chi tiết về các phiếu xuất hàng
+ MaPX: Mã phiếu xuất, ràng buộc (Khóa chính)
+ MaMH: Mã mặt hàng, ràng buộc (Khóa chính)
Thực thể 12: Kho hàng (KHOHANG)
- Mô tả: Lưu thông tin về các mặt hàng hiện có trong kho
+ MaKho: Mã kho, ràng buộc (Khóa chính)
Thực thể 13: Hóa đơn mua hàng (HOADONMH)
- Mô tả: Lưu thông tin các hóa đơn mua hàng của công ty
+ MaHDMH: Mã hóa đơn mua hàng, ràng buộc (Khóa chính) + NgayLapHDMH: Ngày lập hóa đơn
+ TienThueGTGT: Tiền thuế giá trị gia tăng
+ TongTienMH: Tổng tiền mua hàng
+ MaNV: Mã nhân viên, ràng buộc (Khóa ngoại)
+ MaNCC: Mã nhà cung cấp, ràng buộc(Khóa ngoại) Thực thể 14: Chi tiết hóa đơn mua hàng (CTHOADONMH)
- Mô tả: Lưu thông tin chi tiết các hóa đơn mua hàng
+ MaHDMH: Mã hóa đơn mua hàng, ràng buộc(Khóa chính) + MaMH : Mã mặt hàng, ràng buộc (Khóa chính)
Thực thể 15: Hóa đơn bán hàng (HOADONBH)
- Mô tả: Lưu thông tin các hóa đơn bán hàng của công ty
+ MaHDBH: Mã hóa đơn bán hàng, ràng buộc (Khóa chính) + NgayLapHDBH: Ngày lập hóa đơn
+ HinhThucTT: Hình thức thành toán hóa đơn
+ TienThueGTGT: Tiền thuế giá trị gia tăng
+ TongTienBH: Tổng tiền bán hàng
+ MaNV: Mã nhân viên, ràng buộc(Khóa ngoại)
+ MaKH: Mã khách hàng, ràng buộc(Khóa ngoại)
Thực thể 16: Chi tiết hóa đơn bán hàng(CTHOADONBH)
- Mô tả: Lưu thông tin chi tiết các hóa đơn bán hàng
+ MaHDBH: Mã hóa đơn bán hàng, ràng buộc(Khóa chính) + MaMH: Mã mặt hàng, ràng buộc(Khóa chính)
Thực thể 17: Tồn kho(TONKHO)
- Mô tả: Lưu thông tin về các mặt hàng hiện tồn trong kho
+ MaMH: Mã mặt hàng, ràng buộc(Khóa chính)
Thực thể 18: Công nợ nhà cung cấp(CONGNONCC)
- Mô tả: Lưu thông tin về công nợ phải trả cho nhà cung cấp
+ MaNCC: Mã nhà cung cấp, ràng buộc(Khóa chính) + DaThanhToan: Đã thanh toán
Thực thể 19: Công nợ khách hàng(CONGNOKH)
- Mô tả: Lưu thông tin về công nợ cần phải thu với khách hàng
+ MaKH: Mã khách hàng, ràng buộc(Khóa chính)
Mô hình DR chuyển sang từ mô hình ER
