đề tài quản lý công ty tnhh công nghệ tin học phi long phân tích thiết kế hệ thống

Ngoài ra còn có nhiệm vụ và chức năng:+ Tuyển dụng, giám sát, đánh giá và bồi dưỡng quản lý+ Định hướng chiến lược và mục tiêu phát triển của tổ chức+ Thiết lập hệ thống quản trị+ Quản t

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM

Tạ Ngọc Trọng Phạm Anh

GVHD: Lê Thị Thanh Bình

Đà Nẵng – 11/2021

Trụ sở giao dịch và kinh doanh: Số 152 Hàm Nghi – Quận ThanhKhê – TP Đà Nẵng

MỤC LỤC

DANH MỤC HÌNH 4

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT 4

1.1 Hệ thống thông tin quản lý 4

1.1.1 Các thành phần cấu tạo 5

1.1.2 Vòng đời phát triển hệ thống thông tin 5

1.1.3 Công tác quản lý bán hàng 5

1.2 Các công cụ xây dựng hệ thống thông tin quản lý 6

1.2.1 Sơ đồ phân cấp chức năng BFD 6

1.2.2 Sơ đồ dòng chảy dữ liệu DFD 6

1.2.3 Mô hình quan hệ thực thể 7

CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT YÊU CẦU 8

2.1 Khảo sát hiện trạng tổ chức 8

2.1.1 Cơ cấu tổ chức công ty 8

2.1.2 Nhiệm vụ của mỗi phòng ban 9

2.2 Khảo sát hiện trạng nghiệp vụ 12

CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH YÊU CẦU 18

3.1 Yêu cầu chức năng: 18

3.2 Yêu cầu phi chức năng 26

3.3 Nắm bắt yêu cầu 26

3.3.1 Phương pháp nắm bắt yêu cầu 26

3.3.2 Mục đích và kết quả đạt được 27

3.3.3 Khó khăn 28

CHƯƠNG 4: ĐẶC TẢ YÊU CẦU 29

4.1 Đặc tả phi hình thức (Sử dụng ngôn ngữ mô hình) 29

4.1.1 Xác định các thực thể 29

4.1.2 Đặc tả dữ liệu 33

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT1.1 Hệ thống thông tin quản lý

1.1.1 Các thành phần cấu tạo

- Hệ thống thông tin thông thường được cấu thành bởi:+ Các phần cứng

+ Phần mềm + Các hệ mạng + Dữ liệu

+ Con người trong hệ thống thông tin1.1.2 Vòng đời phát triển hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin được xây dựng là sản phẩm của một loạt các hoạt động gọi là phát triển hệ thống Quá trình để phát triển một hệ thống thông tin được gọi là vòng đời phát triển hệ thống (Systems Development Life Cycle).

Kh i t o ở ạvà l p kếế ậ

ho chạ

V n hành, ậb o trìảPhân tích

Thiếết kếế

Tri n khaiể

Th i gianờ

Figure 0-1Hình 1-1

1.1.3 Công tác quản lý bán hàng

Quản lý bán hàng giúp các nhà quản lý kinh doanh thấy đượcbức tranh tổng thể về khách hàng và tình hình kinh doanh của côngty mình, cho phép đưa ra các quyết định dựa trên các số liệu thực tế để rồi kiểm soát bán hàng có lợi nhuận cao Hệ thống quản lý bán hàng sẽ tự động hóa quá trình bán hàng và chuyển giao thông tin đúng, giúp cải thiện công tác quản lý điều hành, tăng hiệu quả, tăng doanh thu, lãi và quan hệ khách hàng.

1.2 Các công cụ xây dựng hệ thống thông tin quản lý

1.2.1 Sơ đồ phân cấp chức năng BFD

- Sơ đồ phân rã chức năng là công cụ để biểu diễn phân rã có thứ bậc đơn giản các công việc cần thực hiện Mỗi công việc được chia ra làm các công việc con Số mức chia phụ thuộc vào kích cỡ và độ phức tạp của hệ thống Đặc điểm của sơ đồ phân rã chức năng là: sơ đồ phân rã chức năng cho 1 cách nhìn tổng quát, dễ hiểu từ đại thể đến chi tiết vềcác chức năng và nhiệm vụ thực hiện.

1.2.2 Sơ đồ dòng chảy dữ liệu DFD

- Sơ đồ dòng dữ liệu DFD (Data Flow Diagrams) mô tả các thành phần của hệ thống xét theo khía cạnh sử dụng thông tin, dữ liệu, bao gồm các tiến trình, các yêu cầu dữ liệu, các kho dữ liệu và các tác nhân ngoài có quan hệ với hệ thống.

- Việc xây dựng mô hình luồng dữ liệu là rất cần thiết nhằm mục đích:

+ Bổ sung khiếm khuyết của BFD bằng việc bổ sung các luồng thông tin nghiệp vụ.

+ Cho ta cái nhìn đầy đủ hơn về các mặt hoạt động của hệ thống.

+ Là một trong số các đầu vào cho quá trình thiết kế hệ thống.- DFD mô tả quá trình luân chuyển dữ liệu trong một hệ thống thông tin, bằng các ký hiệu đồ họa.

- DFD không mô tả chi tiết các bước xử lý.

- DFD chỉ ra hệ thống của chúng ta làm gì, không chỉ ra cách thực hiện công việc đó.

1.2.3 Mô hình quan hệ thực thể

- Mô hình thực thể xác định thông tin cơ sở cần thiết cho hệ thống (các thực thể) và mối quan hệ giữa chúng Điều đó có nghĩa tất cả dữ liệu chỉ được lưu một lần trong toàn bộ hệ thống và có thể thâm nhập vào bất cứ chương trình nào.

- Dữ liệu lưu trữ trong hệ thống dưới dạng bảng, mỗi bảng thể hiệnmột cơ sở dữ liệu Xây dựng mô hình thực thể sẽ xác định có bao nhiêu bảng dùng trong hệ thống và mối quan hệ giữa chúng.

- Các thành phần mô hình thực thể quan hệ:

+ Thực thể : Là một đối tượng, một sự kiện đối với tổ chức, kể cả những thông tin mà nó lưu giữ.

+ Tập thực thể : Là tập hợp các thực thể có cùng tính chất, mô tả cho một loại thông tin (bản thân tập thực thể không phải là thông tin).

- Trong sơ đồ mô hình thực thể, tập thực thể có dạng hình chữnhật Nó tương đương với một bảng Tập thực thể thường là một trongba trường hợp sau:

+ Thông tin liên quan đến một giao dịch chủ yếu của hệthống (đơn đặt hàng).

+ Thông tin liên quan đến thuộc tính hoặc tài nguyên của hệthống (kho, nhà cung cấp, khách hàng).

+ Thông tin đã khái quát dưới dạng thống kê liên quan đến lập kế hoạch hoặc kiểm soát (bảng lương,…)

- Thuộc tính: Một thực thể bao gồm nhiều thông tin, mỗi thông tin là thuộc tính của thực thể, chúng thường gọi là những field thể hiện trên từng cột của bảng Có 3 loại thuộc tính:

+ Thuộc tính khóa

+ Thuộc tính kết nối+ Thuộc tính mô tả

- Mối quan hệ giữa thực thể của bảng này với thực thể của bảng khác là một trong ba mối quan hệ sau:

+ Quan hệ 1 – 1: Là mối quan hệ mà một thực thể của bảng nàytương ứng với duy nhất một thực thể của bảng kia và ngược lại Thí dụmột thực thể sản phẩm có duy nhất một thực thể chi tiết sản phẩm mô tảnó.

+ Quan hệ 1 – n: Một thực thể bên bảng A có quan hệ với nhiềuthực thể bên bảng B Thí dụ một khách hàng có thể đặt nhiều đơn đặthàng.

+ Quan hệ n – n: Một thực thể bên bảng A có quan hệ với nhiềuthực thể bên bảng B và ngược lại Thí dụ một thực thể nhà cung cấptrong bảng nhà cung cấp có quan hệ cung cấp nhiều thực thể mặt hàngtrong bảng mặt hàng và ngược lại.

+ Các bản số: Là số các bản thể của thực thể tham gia vào quan hệ.

ng oán

Bộ phận Chứng từ

Bộ phận BC Thuế

CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT YÊU CẦU2.1 Khảo sát hiện trạng tổ chức

2.1.1 Cơ cấu tổ chức công tySơ đồ cơ cấu tổ chức:

Hình 2-2

2.1.2 Nhiệm vụ của mỗi phòng ban

- Ban giám đốc: có nghĩa vụ và trách nhiệm trong mọi công việc vàhoạt động của công ty Chịu trách nhiệm trước Nhà nước và pháp luật cũng như toàn bộ hội đồng quản trị về toàn bộ kết quả sản xuất của côngty Ngoài ra còn có nhiệm vụ và chức năng:

+ Tuyển dụng, giám sát, đánh giá và bồi dưỡng quản lý+ Định hướng chiến lược và mục tiêu phát triển của tổ chức+ Thiết lập hệ thống quản trị

+ Quản trị tổ chức và mối quan hệ với giám đốc điều hành+ Ủy thác

+ Giám sát và điền khiển- Phòng kinh doanh:+ Chức năng:

• Tham mưu giúp Ban Tổng Giám đốc Công ty trong công việctriển khai thực hiện các Nghị quyết của HĐQT về công tác định hướng kế hoạch kinh doanh cũng như định hướng kháchhàng.

• Trực tiếp triển khai tổ chức các hoạt động kinh doanh theo kếhoạch và mục tiêu đề ra.

• Tổ chức trưng bày sản phẩm, điều phối nhân sự bán hàng cácca làm việc

• Theo dõi các chỉ tiêu: Doanh thu, lợi nhuận, hàng tồn kho, tình hình giao nhận, lắp đặt hàng hóa bán trong ngày… nhằmđiều chỉnh phương án tổ chức bán hàng kịp thời

• Huấn luyện và đào tạo kiến thức sản phẩm, kỹ năng cho nhânviên

• Thực hiện các công việc khác đảm bảo kết quả kinh doanh được tốt nhất.

- Phòng kế toán: + Chức năng:

• Tham mưu cho Ban Tổng Giám Đốc đồng thời thực hiện quản lý tài sản, vốn và các hoạt động kế toán – tài chính.

• Triển khai thực hiện kế hoạch tài chính của Công ty + Nhiệm vụ:

• Kiểm soát các đơn hàng nhập khẩu vào Cty và xuất ra từ Cty sao cho trùng khớp với chứng từ.

• Tổ chức test, kiểm soát chứng từ kế toán, thử nghiệm tính chính xác thông tin trên phần mềm của nhân viên trong bộ phận đã Update trước đó.

• Có kế hoạch đào tạo, xây dựng phòng ban & điều chỉnh kịp thời các lỗi vi phạm trong đơn vị của nhân viên.

• Thực hiện lưu trữ chứng từ hóa đơn, test sổ sách theo quy định• Quản lý ngân quỹ thu chi của toàn Công ty.

- Phòng kỹ thuật: + Chức năng:

• Nghiên cứu, tư vấn, tham mưu và đề xuất giải pháp liên quan đến các lĩnh vực sau của doanh nghiê ƒp:

Quản lý, điều hành và kiểm tra những viê ƒc liên quan đến kỹ thuâ ƒt, công nghê ƒ Mục tiêu nhằm đảm bảo tiến đô ƒ sản xuất, kế hoạch và các dự án của công ty Đồng thời đảm bảo an toàn lao

đô ƒng, chất lượng cũng như khối lượng và hiê ƒu quả hoạt đô ƒng của toàn công ty.

Quản lý viê ƒc sử dụng, sửa chữa, bảo trì, mua sắm bổ sung các trang thiết bị, máy móc phục vụ cho hoạt đô ƒng sản xuất kinh doanh.

Quản lý đội ngũ kỹ thuật viên.

- Phòng dự án: tham mưu, tư vấn cho ban giám đốc công ty về các vấn đề liên quan đến việc quản lý quá trình thực hiện dự án Đồng thời nghiên cứu, tìm ra các phương án hiệu quả để phát triển dự án nhằm đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của thị trường Từ đó công ty có thể hoàn thànhcác chiến lược kinh doanh và đạt được sự tang trưởng kinh tế mong muốn.

+ Nhiệm vụ:

 Điều phối tổng thể các hoạt động của dự án: Phân tích yêu cầu, thiết kế giải pháp hệ thống, lên kế hoạch và chịu trách nhiệm triển khai dự án từ đầu đến cuối

 Lập kế hoạch và quản lý tiến độ của dự án

 Quản lý phạm vi và khối lượng công việc ban đầu, các yêu cầu thay đổi của dự án

 Quản lý các nguồn lực của dự án như chi phí, nhân lực, công nghệ, thời gian…

 Trao đổi với khách hàng và các bên liên quan của dự án

 Báo cáo tiến độ, chất lượng và các vấn đề liên quan của dự ánvới Ban Giám đốc

 Quản lý các giấy tờ, tài liệu và hồ sơ của dự án

 Xây dựng, đào tạo và quản lý đội ngũ nhân sự phần mềm phục vụ các dự án và hoạt động của công ty

2.2 Khảo sát hiện trạng nghiệp vụ

2.2.1 Nghiệp vụ mua hàng

Các bước thực hiện nghiệp vụ mua hàng:

- Khi công ty có yêu cầu nhập thiết bị, bộ phận mua hàng sẽ phân tích vàchọn nhà cung cấp sau đó lập đơn đặt hàng để mua hàng từ nhà cung cấpđã chọn.

- Hóa đơn mua hàng sẽ được chuyển đến bộ phận kho của công ty Bộ phận kho sẽ kiểm tra hóa đơn với đơn đặt hàng rồi tiến hành lập phiếu nhập kho để nhập hàng đã mua vào kho

- Sau đó, bộ phận kho chuyển hóa đơn mua hàng cho bộ phận kế toán đểtiến hành lập phiếu chi để xuất tiền thanh toán cho nhà cung cấp

Sơ đồ minh họa

B ph n mua hàng ộ ậNhà cung câếpB ph n nh n kho ộ ậậB ph n kếế toánộ ậ

Hình 2-3

Tb hếếtĐ n hàngơ

Phiếếu chiHĐ mua

hàngL p HĐậmua hàngĐ n đh đãơ

ki m traểTb hếết

Ki m tra ểĐĐH

Đ n hàngơ

Phiếếunh pậL p phiếếuậ

nh pậHĐMH đã

ki m traểKi mtraể

HĐMHHĐ mua

Phiếếu chiPhiếếu chiL p phiếếuậ

chiHĐMH đã

ki m traể

2.2.2 Nghiệp vụ bán hàng

Các bước thực hiện nghiệp vụ bán hàng

- Khi Khách hàng có nhu cầu mua hàng của công ty, bộ phận bán hàng sẽ dựa trên yêu cầu của khách hàng và căn cứ vào kết quả thống kêkho hàng từ bộ phận kho để trả lời yêu cầu khách hàng.

- Sau đó, bộ phận kho chuyển bản hóa đơn chính đã kiểm tra cho bộ phận kế toán để tiến hành lập phiếu thu tính tiền khách hàng Trước khi nhận hàng, nếu mặt hàng mà khách hàng mua cần phải lắp rápthì bộ phận ráp máy sẽ lắp ráp mặt hàng cho khách hàng trước khi giao - Thông tin phiếu xuất và phiếu thu, hóa đơn bán hàng sẽ được bộ phận kế toán lưu giữ

- Hàng tháng, bộ phận kho lại thống kê thông tin nhập xuất hàng và bộ phận kế toán lại kiểm tra quá trình thanh toán tiền mua bán hàng của khách hàng và nhà cung cấp để báo cáo công nợ khách hàng, công nợ nhà cung cấp để công ty tiến hành đòi nợ, thanh toán nợ với khách hàng và nhà cung cấp.

- Và để nắm tình hình kinh doanh của công ty, ban giám đốc của công ty yêu cầu phòng kế toán và phòng kinh doanh tổng hợp thông tin rồi gửi bảng báo cáo về tình hình doanh thu, nhập xuất hàng hóa, công nợ khách hàng và nhà cung cấp.

Sơ đồ minh họa

Khách hàngB ph n bán hàngộ ậB ph n nh n kho ộ ậậB ph n kếế toánộ ậ

Hình 2-4

Phiếếu thuHĐ muahàng

Tb hếếtĐ n hàngơ

HĐbánhàngL p HĐ bánậ

hàngĐ n đh đãơ

ki m traểTb hếếtĐ n hàngơ

PhiếếuxuâếtL p phiếếuậ

xuâếtHĐBH đã

ki m traểKi mtraể

HĐMHHĐ bán

hàngTb hếếtĐ n đh đãơ

ki m traểKi m tra ểĐĐH

Đ n hàngơ

Phiếếu thuPhiếếu thuL p phiếếuậ

thuHĐBH đã

ki m traể

Đặt hàng tại website

Hình 2-5

2.3 Khảo sát hiện trạng tin học

2.3.1 Trình độ học vấn/chuyên môn

Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Marketing hoặc các ngành liên quan

2.3.2 Kỹ năng- Kỹ năng giao tiếp

- Kỹ năng đàm phán và thuyết phục- Kỹ năng quản trị xung đột

- Kỹ năng xây dựng và phát triển đội nhóm- Tự học, tự trau dồi

- Năng lực giải trình- Kỹ năng đào tạo2.3.3 Kinh nghiệm

- Có kinh nghiệm làm việc ở vị trí Quản lý cửa hàng hoặc các vị tríliên quan

- Có kinh nghiệm và kiến thức về lĩnh vực kinh doanh.

- Có kinh nghiệm vận dụng kỹ năng xử lý xung đột và phát triển đội, nhóm.

2.3.4 Phẩm chất cá nhân- Trung thực, linh hoạt- Đặt khách hàng là trung tâm- Bảo mật kinh doanh2.3.5 Tổng quan

- Tổng số nhân viên hơn 300 người, trong đó đa số là nhân viêntrẻ, được thường xuyên đào tạo và trau dồi khả năng làm việc cũng nhưnâng cao chất lượng phục vụ khách hàng.

- Cung cấp sản phẩm Máy tính để bàn, máy tính xách tay, máy in và thiết bị văn phòng, thiết bị mạng, Thiết bị an ninh, viễn thông

- Phụ kiện máy tính đa dạng chủng loại, loa và âm thanh - Tư vấn giải pháp và thi công các ứng dụng về CNTT, Điện tử Viễn thông.

- Tư vấn và cung cấp Máy tính và hệ thống mạng cho các điểm truy cập internet, gaming Center

CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH YÊU CẦU

3.1 Yêu cầu chức năng:

Hệ thống quản lý bán hàng gồm 5 thành phần chính:- Quản lý bán hàng

+ Quản lý danh mục khách hàng: quản lý thông tin từ khách hàng cập nhât.

+ Lập đơn hàng: thu thập thông tin mặt hàng yêu cầu từ khách hàng, thông tin của mặt hàng sau đó gửi thông tin báo giá về cho khách hàng

+ Lập hóa đơn bán hàng: sau khi lập đơn hàng thông tin đơn hàng sẽ đưa về để lập hóa đơn gửi cho khách hàng, thông tin đơn hàng sẽ tiếp tục gửi đến bộ phận kho

+ Lập phiếu thu : sau khi có hóa đơn khách hàng sẽ biết được số tiền thanh toán, đồng thời khi có được thông tin hóa đơn bán hàng công ty sẽ gửi thông tin phiếu thu về cho khác hàng.

+ Lập hóa đơn mua hàng: sau khi có được thông tin đơn hàng, thông tin hóa đơn mua hàng từ nhà cung cấp sẽ tiến hành lập hóa đơn mua hàng.

+ Lập phiếu chi: có được hóa đơn mua hàng tiến hành lập phiếu chi và gửi thông tin phiếu chi về nhà cung cấp, đồng thời xuất ra thôngtin phiếu chi

Hình 3-7

- Quản lý kho hàng:

+ Quản lý danh mục kho hàng: thu thập thông tin kho hàng từ bộ phận kho, xuất ra thông tin kho hàng và sẽ cập nhật thường xuyên.+ Lập phiếu nhập: thu thập thông tin phiếu nhập từ bộ phận kho,

thông tin kho hàng cần nhập hàng sau đó in ra thông tin phiếu nhập+ Lập phiếu xuất: thu thập thông tin hóa đơn bán hàng, thông tin kho

hàng cần xuất hàng, thông tin phiếu xuất từ bộ phận kho sau đó xuất ra thông tin phiếu xuất.

+ Lập phiếu bảo hành: sau khi có được thông tin phiếu xuất tiến hànhgửi thông tin phiếu bảo hành đến cho khách hàng.

Hình 3-8

Thông tin danh mục tìm được sẽ được gửi về cho ban giám đốc+ Tìm kiếm hàng tồn kho:

 Thông tin mặt hàng cần tìm từ ban giám đốc Thông tin phiếu nhập

 Thông tin phiếu xuất

Thông tin mặt hàng tìm được sẽ được gửi về cho ban giám đốc+ Tìm kiếm công nợ khách hàng:

 Thông tin công nợ khách hàng cần tìm từ ban giám đốc Thông tin khách hàng cần tìm

 Thông tin hóa đơn bán hàng Thông tin phiếu thu

Sau khi tìm kiếm được thông tin cần thiết, thông tin công nợ khách hàng tìm được sẽ được gửi về lại cho ban giám đốc

Hình 3-9

- Báo cáo và thống kê:

+ Báo cáo doanh thu : để có được thông tin doanh thu gửi về cho bangiám đốc cần thu thập thong tin hóa đơn bán hàng, thông tin phiếu thu sau đó nộp bản báo cáo doanh thu về cho ban giám đốc+ Báo cáo nhập xuất tồn : thu thập thông tin kho hàng, thông tin

phiếu nhập, thông tin phiếu xuất sau đó gửi bản báo cáo nhập xuất tồn về cho ban giám đốc

+ Báo cáo công nợ : thu thập thông tin khách hàng, thông tin hóa đơnbán hàng, thông tin phiếu thu thông tin nhà cung cấp, thông tin hóađơn mua hàng, thông tin phiếu chi sau đó gửi bản báo cáo công nợ về cho ban giám đốc.

+ Thống kê doanh số theo tháng: để có được thông tin yêu cầu thông kê gửi về ban giám đốc cần thu thập thông tin phiếu thu.