GIỚI THIỆU CHUNG
Tổng quan về Công ty Cổ phần vật tư xây dựng Đức Tùng
1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần vật tư xây dựng Đức Tùng
Tổng công ty cổ phần vật tư xây dựng đức tùng được thành lập theo quyết định số 293/BXD-TCLĐ của bộ xây dựng ngày 09/05/1997 với tên là công ty cổ phần vật tư xây dựng đức tùng theo quyết định số 137/QĐ-BXD ngày 14/12/1998 của bộ trưởng bộ xây dựng
* Thông tin chung về công ty
+ Tên công ty: công ty cổ phần vật tư xây dựng đức tùng
+ Tên giao dịch quốc tế: DUCTUNG CONSTRUCTION- MATERIAL STOCK COMPANY
+ Tên viết tắt: DUCTUNG JSCO
+ Địa chỉ trụ sở chính: 584 điện biên phủ, phường 22, Quận Bình Thạnh
* Số cán bộ công nhân viên trong công ty:
+ Kỹ sư, cử nhân: 137 người
+ Cao đẳng, trung cấp: 41 người
+ Công nhân: 525 người Đặc điểm kinh doanh của công ty cổ phần vật tư xây dựng Đức Tùng
Công ty cổ phần vật tư xây dựng đức tùng là một đơn vị xây lắp nên địa bàn hoạt động của công ty trải rộng trên khắp các tỉnh thành trong cả nước.hiện nay công ty chỉ tập trung vào khu vực thị trường trong nước nhưng định hướng phát triển trong tương lai là sẽ mở rộng thị trường sang các nước khác.với các ngành nghề đã định sẵn thì sản phẩm chính là sản phẩm ống nhựa, sản phẩm xây lắp và sản phẩm bê tông nhựa đường.
* Ngành nghề kinh doanh của công ty:
Xây dựng công nghiệp, dân dụng, cầu đường, san lấp mặt bằng.
Mua bán xe ô tô các loại, thiết bị thi công cơ giới, phụ tùng, máy móc nông ngư cơ, phụ tùng xe gắn máy, vật tư nông nghiệp, hàng kim khí điện máy, sắt thép các loại, kim loại màu, vật liệu điện , vật liệu xây dựng, hàng trang trí nội thất, máy vi tính và linh kiện, giấy sợi vải, giả da, hàng may mặc, giày da, áo mưa, nguyên phụ liệu ngành may, lương thực, thực phẩm công nghệ, mỹ phẩm, hàng thủ công mỹ nghệ, gốm sứ, hóa chất,( trừ hóa chất có tính độc hại mạnh),cao su, sản phẩm từ cao su, đồ nhựa, thức ăn nuôi trồng thủy hải sản, rau quả.
Mua bán xăng dầu, trang thiết bị y tế mua bán thiết bị viễn thông Đại lý ký gởi hàng hóa dịch vụ khai thuê hải quan Đại lý bán vé máy bay, vé tàu hỏa sửa chữa, bảo hành các loại xe máy sửa chữa cơ khí Kinh doanh nhà ở sản xuất vạt liệu xây dựng ( không sản xuất ở trụ sở).
Hội đồng quản trị Chủ tịch hội đồng quản trị
P.GĐ xây dựng cấp thoát nước P.GĐ xây dựng hạ tầng và giao thông P.GĐ kinh doanh
P.quản lý thiết bị và vật tư
P kinh doanh P tổ chức hành chính
P kế hoạch P kế toán tài vụ
P.kinh doanh 1 P.kinh doanh 2 Chi nhánh tại hà nội
2 Hệ thống Tổ chức quản lý của Công ty Cổ phần vật tư Xây dựng Đức Tùng
Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty
Chức năng và nhiệm vụ của từng phòng ban trong công ty cổ phần vật tư xây dựng Đức Tùng:
Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của công ty,trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của đại hội cổ đông
Hội đồng cổ đông có những nhiệm vụ sau đây:
- Quyết định chiến lược phát triển công ty
- Kiến nghị các loại cổ phần và tổng số cổ phần được quyền chào bán của từng loại
- Quyết định chào bán cổ phần mới trong phạm vi số cổ phần được quyền chào bán của từng loại, quyết định huy động vốn theo hình thức khác
- Quết định phương án đầu tư
- Quyết định giải pháp thị trường, tiếp thị và công nghệ, thông qua hợp đồng mua, bán, cho vay và hợp đồng khác có giá trị bằng hoặc lớn hơn 50% tổng giá trị tài sản được ghi trong sổ kế toán của công ty.
- Bổ nhiệm, miễn nhiệm cách chức giám đốc( tổng giám đốc ) vá cán bộ quản lý quan trọng khác của công ty, quyết định mức lương và lợi ích khác của cán bộ quản lý đó
- Quyết định cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ công ty, quyết định thành lập công ty con, lập chi nhánh, văn phòng đại diện và việc góp vốn, mua cổ phần của doanh nghiệp khác
- Trình báo cáo quyết toán tài chính hàng năm lên đại hội cổ đông
- Kiến nghị mức cổ tức được trả, quyết định thời hạn và thủ tục cổ tức và xử lý các khoản lỗ phát sinh trong quá trình kinh doanh
- Quyết định giá chào bán cổ phần và trái phiếu của công ty, định giá tài sản góp vốn không phải là tiền việt nam , ngoại tệ tự do chuyển đổi, vàng.
- Duyệt chương trình, nội dung tài liệu phục vụ họp đại hội đồng cổ đông, triệu tập họp đại hội đồng cổ đông hoặc thực hiện các thủ tục hỏi ý kiến để đại hội đồng cổ đông thông qua quyết định
- Quyết định mua lại không quá 10% số cổ phần đã ban của từng loại
- Kiến nghị việc tổ chức lại hoặc giải thể công ty
Hội đồng quản trị thông qua quyết định bằng biểu quyết tại cuộc họp, lấy ý kiến bằng văn bản mọi thành viên của hội đồng quản trị có một phiếu biểu quyết.
+ Chủ tịch hội đồng quản trị
Hội đồng quản trị bầu chủ tịch hội đồng quản trị trong số thành viên hội đồng quản trị chủ tịch hội đồng quản trị có thể kiêm giám đốc( tổng giám đốc )công ty
Chủ tịch hội đồng quản trị có các quỳên và nghĩa vụ sau :
- Lập chương trình, kế hoạch hoạt động của hội đồng quản trị
- Chuẩn bị chương trình, nội dung, các tài liệu phục vụ cuộc họp, triệu tập và chủ tọa cuộc họp hội đồng quản trị
- Tổ chức việc thông qua quyết định của hội đồng quản trị dưới hình thức khác
- Theo dõi quá trình tổ chức thực hiện các quyết định của hội đồng quản trị
- Chủ tọa họp đại hội đồng cổ đông
Hội đồng quản trị bầu 1 người trong số họ hoặc ngườ khác làm giám đốc( tổng giám đốc ) chủ tịch hội đồng quản trị có thể kiêm giám đốc( tổng giám đốc) công ty trường hợp điếu lệ của công ty không đúng quy định chủ tịch hội đồng quản trị là người đại diện theo pháp luật thì giám đốc( tổng giám đốc ) là người đại diện theo pháp luật của công ty
Giám đốc ( hoặc tổng giám đốc ) có các quyền và nghĩa vụ như sau:
- Quyết định về tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của công ty
- Tổ chức thực hiện các quyết định của hội đồng quản trị
- Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty
- Kiến nghị phương án bố trí cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ công ty
- Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý trong công ty, trừ các chức danh do hội đồng quản trị bổ nhiệm, miễn nhiêm, cách chức
- Quyết định lương và phụ cấp( nếu có ) đối với người lao động trong công ty, kể cả cán bộ quản lý thuộc thẩm quyền bổ nhiệm của giám đốc( tổng giám đốc )
+ Phó giám đốc xây dựng cấp thoát nước
Là người phụ trách những công việc liên quan đến xây dựng cấp thoát nước là người trực tiếp giúp giám đổc trong công tác quản lý và phát triển công ty
+ Phó giám đốc xây dựng hạ tầng và giao thông
Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty cổ phần vật tư xây dựng đức tùng
1 Lợi nhuận từ hoạt động sản xuất kinh doanh:
Lợi nhuận từ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty cũng bao gồm lợi nhuận từ hoạt động bán hàng, cung cấp dịch vụ và lợi nhuận từ hoạt động tài chính lợi nhuận từ hoạt động bán hàng chiếm tỷ trọng lớn trong tổng lợi nhuận mà công ty đạt được.
2.Lợi nhuận từ hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ
- Sản phẩm xây lắp: là sản phẩm được tạo nên do quá trình thi công xây lắp do đó sản phẩm xây lắp là sản phẩm đơn chiếc, phụ thuộc vào mỗi công trình, hạng mục công trình Các công trình, hạng mục công trình này do nhu cầu sử dụng được thiết kế cụ thể và khi thi công để tạo ra sản phẩm cụ thể, tuân thủ các yêu cầu mà thiết kể đã đề ra cũng như phải tuân thủ theo các quy trình nhất định.
Các sản phẩm xây lắp có thể là sản phẩm cuối cùng được tạo ra từ nhiều bước trong quá trình xây lắp như ngôi nhà, nhà máy…hay cũng có sản phẩm xây lắp được tạo ra nhưng chưa phải là khâu cuối cùng do thực tế các công trình, các dự án thường được chia làm nhiều giai đoạn và mỗi giai đoạn lại có các hợp đồng xây lắp riêng đối với từng đơn vị xây lắp như:
+ San lấp tạo mặt bằng để xay dựng công trình mới
+ Xử lý móng để chuẩn bị xây dựng công trình
+ Xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp
+ Hoàn thiện để đưa công trình vào sử dụng
Như vậy có thể nói sản phẩm xây lắp là cách gọi chung của nhiều giai đoạn công việc tùy theo đơn vị xây lắp được giao làm những giai đoạn, công việc nào sẽ là sản phẩm xây lắp của đơn vị đó.
* Do vậy lợi nhuận từ hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ của công ty xây dựng cấp thoat nước và hạ tầng kỹ thuật là lợi nhuận từ hoạt động xây lắp, hoạt động sản xuất ồng nhựa và hoạt động bê tông nhựa đường công thức xác định lợi nhuận từ hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ ở công ty cũng tuân theo công thức xác định lợi nhuận từ hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ chung.
Doanh thu từ hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ :
Là toàn bộ tiền bán sản phẩm hàng hóa, dịch vụ phát sinh trong kỳ sau khi đã trừ đi các khoản giảm trừ Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của công ty không bao gồm thuế GTGT vì công ty tính thuế theo phương pháp khấu trừ Doanh thu từ hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ của công ty bao gồm doanh thu từ hoạt động xây lắp, doanh thu từ hoạt động sản xuất ống nhựa và doanh thu từ hoạt động bê tông nhựa đường doanh thu từ hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ tại công ty là giá trị các sản phẩm được sản xuất và bán đi có hóa đơn thanh toán, giá trị của các công trình, hạng mục công trình mà công ty xây lắp đã hoàn thành bàn giao và đưa vào sử dụng. Doanh thu từ hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ của công ty cổ phần vật tư xây dựng đức tùng được phản ánh trên tài khoản(TK ) 511- doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, được theo dõi chi tiết trên TK5111- doanh thu bán hàng hóa, TK5112- doan thu bán các thành phẩm.
Chi phí bán hàng và cung cấp dịch vụ hợp lệ:
Sản xuất xây lắp là một ngành sản xuất có tính chất công nghiệp do đó chi phí sản xuất của công ty cũng mang những đặc điểm riêng biệt, nó bao gồm các khoản chi phí phát sinh sau:
- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: là chi phí về nguyên liệu, vật liệu sử dụng trực tiếp cho hoạt động xây lắp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp(NVLTT) tại công ty bao gồm chi phí nguyên vật liệu chính, chi phi nguyên vật liệu phụ và chi phí nhiên liệu cụ thể:
+ Chi phí nguyên vật liệu chính: bao gồm nguyên liệu, vật liệu, nửa thành phẩm mua ngoài… mà khi tham gia vào quá trình sản xuất nó cấu thành thực thể chính của sản phẩm như gạch, cát, đá, xi măng… kết hợp với vật liệu chính làm thay đổi màu sắc hình dáng bên ngoài của sản phẩm góp phần tăng thêm chất lượng, thẩm mỹ của sản phẩm…như bột màu,thuốc nổ, đinh, dây buộc…
+ Chi phí nhiên liệu: Trong thi công các công trình cầu đường giao thông thì các chi phí dùng nhiên liệu để nấu nhựa đường cũng được công ty tính vào chi phí nguyên liệu trực tiếp.
+ Chi phí nhân công trực tiếp: Là các chi phí cho lao động trực tiếp tham gia vào quá trình hoạt động xây lắp của công ty Chi phí nhân công trực tiếp(NCTT) trong hoạt động xây lắp bao gồm các khoản phải trả cho người lao động thuộc quyền quản lý của công ty và lao động thuê ngoài theo từng loại công việc do là đơn vị xây lắp nên địa bàn thi công các công trình là nhiều nơi khác nhau vì vậy để tiết kiệm chi phí, công ty thường chỉ dùng phần nhỏ các lao động thuộc công ty, mà phần lớn là thuê lao động ngoài tại nơi thi công Chính vì vậy, trong chi phí nhân công trực tiếp thì các khoản phải trả cho người lao động trong công ty chỉ chiếm một tỷ lệ nhỏ, còn phần lớn các khoản phải trả cho bộ phận lao động thuê ngoài.
+ Chi phí sử dụng máy thi công: Máy móc thiết bị phục vụ cho sản xuất thi công ở công ty bao gồm ô tô, máy xúc, máy đào, máy ủi…công ty không tổ chức đội máy thi công riêng mà giao trực tiếp cho các đội sử dụng phục vụ thi công công trình để thực hiện khối lượng xây lắp, so lượng máy thi công của công ty không nhiều mà công trình lại nằm ở cách xa nhau nên các đội công trình có thể thực hiện theo hai cách: đó là sử dụng máy thi công do công ty giao hoặc thực hiện thuê máy thi công.
+ Chi phi sản phẩm sản xuất chung: Là chi phí trực tiếp khác ngoài chi phí từ nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sử dụng máy thi công và các chi phí về tổ chức, quản lý phục vụ sản xuất xây lắp, các chi phí co tính chất chung cho hoạt động xây lắp tỷ lệ trích BHXH,BHYT,CPCĐ là 25% trong tông r lương cỏ bản trong đó 6% khấu trừ vào lương của cán bộ công nhân viên , 19% tính vào chi phí sản xuất chung.
Trích cho BHXH : 15% tính vào chi phí, 5% tính vào lương
Trích cho BHYT : 2% tính vào chi phí, 1% tính vào lương
Trích cho CPCĐ : 2% tính vào chi phí
+ Chi phí sản xuất chung tại công ty bao gồm các khoản: chi phí nhân viên đội, chi phí vật liệu cho đội xây dựng, chi phí dụng cụ xây dựng, chi phí dụng cụ sản xuất, chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí dịch vụ mua ngoài và các khoản phải chi bằng tiền khác
Chi phí sản xuất chung được phản ánh trên TK627-Chi phí sản xuất chung TK này được mỏ chi tiết theo từng công trình cụ thể
+ Chi phí bán hàng là toàn bộ các chi phí gắn liền với quá trình phục vụ bán hàng hóa của công ty bao gồm các chi phí chào hàng, giới thiệu sản phẩm, quảng cáo, hoa hồng, chi phí bảo hành công trình xây dựng, chi phí bán hàng được phản ánh trên TK641- chi phí bán hàng
+ Chi phí quản lý doanh nghiệp:
PHƯƠNG PHÁP LUẬN CHUNG VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN
Hệ thống thông tin
1 Định nghĩa và các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu…thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lí và phân phối thông tin trong một tập các ràng buộc được gọi là môi trường.
Nó được thể hiện bởi những con người, các thủ tục, dữ liệu và thiết bị tin học hoặc không tin học đầu vào (Input) của hệ thống thông tin được lấy từ các nguồn (Sources) và được xử lí bởi hệ thống sử dụng nó cùng với cácdữ liệu đã được lưu trữ từ trước Kết quả xử lí (Output) được chuyển đến các đích (Destination) hoặc cập nhật vào kho lưu trữ dữ liệu (Storage)
2 Phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức
Có hai cách phân loại các hệ thống thông tin trong các tổ chức hay được dùng Một cách lấy mục đích phục vụ của hệ thống thông tin đầu ra để phân loại và một cách lấy nghiệp vụ mà nó phục vụ làm cơ sở để phân loại
2.1 Phân theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra
Mặc dù rằng các hệ thống thường sử dụng các công nghệ khác nhau nhưng chúng phân biệt nhau trước hết bởi loại hoạt đọng mà chúng trợ giúp. Theo cách này có năm loại: hệ thống xử lí giao dịch, hệ thống thông tin quản lí, hệ thống trợ giúp ra quyết định, hệ chuyên gia và hệ thống tăng cường khả năng cạnh tranh.
Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing System)Như chính tên của chúng đã nói rõ các hệ thống xử lý giao dịch xử lý các dữ liệu các dữ liệu đến các giao dich mà tổ chức thực hiện hoặc với khách hàng, với nhà cung cấp, những người cho vay hoặc với nhân viên của nó Các giao dịch sản sinh ra các tài liệu và các giấy tờ thể hiện những giao dịch đó.
Các hệ thống xử lý giao dịch có nhiệm vụ tập hợp tất cả các dữ liệu cho phép theo dõi các hoạt động của tổ choc Chúng trợ giúp các hoạt động ở mức tác nghiệp Có thể kể ra các hệ thống thuộc loại này như: Hệ thống trả lương, lập hóa đơn đặt hàng, làm hóa đơn, theo dõi khách hàng, theo dõi nhà cung cấp, đăng ký môn theo học của sinh viên, cho mượn sách và tài liệu trong một thư viện, cập nhật tài khoản ngân hàng và tính thuế phải trả của những người nộp thuế…
Hệ thống thông tin quản lý MIS
Là những hệ thống trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức, các hoạt động này nhằm nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lược Chúng dựa chủ yếu vào các cơ sở dữ liệu được tạo ra bởi các hệ xử lý giao dịch cũng như từ các nguồn dữ liệu ngoài tổ chức Nói chung, chúng tạo ra các báo cáo cho các nhà quản lý một cách định kỳ hoặc theo yêu cầu Các báo cáo này tóm lược tình hình về một mặt đặc biệt nào đó của tổ chức Các báo cáo này thường có tính so sánh, chúng làm tương phản tình hình hiện tại với một tình hình đã được dự kiến trước, tình hình hiện tại với một dự báo vì các hệ thống thông tin quản lý phần lớn dựa vào các dữ liệu sản sinh từ các hệ xử lý giao dịch do đó chất lượng thông tin mà chúng sản sinh phụ thuộc rất nhiều vào việc vận hành tốt hay xấu của hệ xử lí giao dịch Hệ thống phân tích năng lực bán hàng, theo dõi chi tiêu, theo dõi năng suet hoặc sự vắng mặt của nhân viên, nghiên cứu về thị trường…là các hệ thống thông tin xử lí
Hệ thống chuyên gia ES Đó là những hệ thống cơ sở trí tuệ, có nguồn gốc từ nghiên cứu về trí tuệ nhân tạo, trong đó có sự biểu diễn bằng các công cụ tin học những tri thức của một hệ chuyên gia về một lĩnh vực nào đó Hệ thống chuyên gia được hình thành bởi một cơ sở trí tuệ và một động cơ suy diễn Có thể xem lĩnh vực hệ thống chuyên gia như là mở rộng của những hệ thống đối thoại trợ giúp ra quyết định có tính chuyên gia như một sự tiếp nối của lĩnh vực hệ thống trợ giúp lao động trí tuệ Tuy nhiên đặc trưng riêng của nó nằm ở việc sử dụng một số kỹ thuật của trí tuệ nhân tạo, chủ yếu là kỹ thuật chuyên gia trong cơ sở trí tuệ bao chứa các sự kiện và các quy tắc được chuyên gia sử dụng
Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS (Decisio Support System)
Là những hệ thống được thiết kế với mục đích rõ ràng là trợ giúp các hoạt động ra quyết định Qua trình ra quyết định thường được mô tả như là một quy trình được tạo thành từ ba giai đoạn: xác định vấn đề, xây dựng và đánh giá các phương án giải quyết và lựa chọn một phương án về nguyên tắc, một hệ thống trợ giúp ra quyết định cần phải cung cấp các thông tin cho phép người ra quyết định xác định rõ tình hình mà một quyết định cần phải ra. Thêm vào đó có còn phảI có khả năng mô hình hóa để có thể phân lớp và đánh giá các giải pháp nói chung đây là các hệ thống đối thoại có khả năng tiếp cận một hoặc nhiều cơ sở dữ liệu và sử dụng một hoặc nhiều mô hình để biểu diễn và đánh giá tình hình.
Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA ( Infromation System for Competitive Advantage)
Hệ thống thông tin loại này được sử dụng như một sự trợ giúp chiến lược. Khi nghiên cứu một HTTT mà không tính đến những lý do dẫn đến sự cà đặt nó hoặc cũng không tính đến môi trường trong đó nó được phát triển
2.2 Phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức doanh nghiệp
Các thông tin trong một tổ chức được chia theo cấp quản lí và trong mỗi cấp quản lí, chúng lại được chia theo nghiệp vụ mà chúng phục vụ Có thể xem bảng phân loại các hệ thống thông tin trong một doanh nghiệp sản xuất để hiểu cách phân chia này.
Phân loại hệ thống thông tin theo lĩnh vực và mức ra quyết định
Tài chính chiến lược Marketing chiến lược Nhân lực chiến lược Kinh doanh và sản xuất chiến lược Tài chính chiến thuật Marketing chiến thuật Nhân lực chiến thuật Kinh doanh và sản xuất chiến thuật Tài chính tác nghiệp Marketing tác nghiệp Nhân lực tác nghiệp Kinh doanh và sản xuất tác nghiệp
3 Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin
Cùng một hệ thống thông tin có thể được mô tả khác nhau tùy theo quan điểm của người mô tả chẳng hạn một khách hàng nhìn một cửa hàng giao dịch tự động của một ngân hàng như một thực thể cấu thành từ một đầu cuối với những câu hỏi được hiện ra trên màn hình và một tập hợp các thủ tục cần thực hiện ( đưa thẻ ngân hàng vào khe đọc, nhập mã cá nhân, trả lời các câu hỏi về loại giao dịch cần thực hiện, nhập số lượng tiền vào từ bàn phím, lấy tiền từ hốc trả tiền) đối với giám đốc dịch vụ khách hàng ở ngân hàng mô tả hệ thống đó như một thực thể cho phép thực hiện gửi và rút tiền với giá trị lớn nhất là 500$, chuyển tiền từ tài khoản này sang tài khoản khác sau khi đã kiểm tra tư cách khách hàng còn cán bộ kỹ thuật tin học của ngân hàng thì mô tả hệ thốn đó như một thực thể cấu thành từ 122 chương trình và thủ tục khác nhau được viết trong ngôn ngữ lập trình có cấu trúc với loại máy tính cụ thể và chúng sử dụng một số đĩa từ với dung lượng cụ thể nào đó
Mỗi một người trong số họ mô tả hệ thống thông tin theo một mô hình khác nhau Khái niệm mô hình này là rất quan trọng, nó tạo ra một trong những nền tảng của phương pháp phân tích thiết kế và cài đặt hệ thống thông tin.
Có ba mô hình đã được đề cập đến để mô tả một hệ thống thông tin: mô hình logic, mô hình vật lí ngoài và mô hình vật lí trong.
Hiệu quả kinh tế của hệ thống thông tin quản lí
1 Lợi ích kinh tế của hệ thống thông tin
1.1.Gía trị của một thông tin quản lí
Gía thành thông tin = tổng các khoản chi tạo ra thông tin
Một thông tin do hệ thốn thông tin quản lí tạo ra nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc ra quyết định Vì vậy phải xem xét thông qua việc thông tin đó đóng góp như thế nào vào quyết định quản lí và kết quả ứng xử của tổ chức sau khi thực hịên quyết định trên của quản lí nghĩa là cần phải xem xét giá trị thông tin theo hai bước:
Bước 1: Giá trị của một thông tin phải được đánh giá thông qua tác động của nó đối với những quyết định của tổ chức.
Bước 2: Cách thức thực hiện quyết định của tổ chức phải được đánh giá thông qua việc đối chiếu với các mục tiêu mà tổ chức đã ấn định Để hiểu và thực hiện được như vậy thì cần phải sử dụng khái niệm mới về giá trị của thông tin:
Gía trị của một thông tin bằng lợi ích thu được của việc thay đổi phương án quyết định do thông tin đó tạo ra
Có thể hiểu là khi có thêm một thông tin thì các nhà ra quyết định dựa thêm vào thông tin đó để lựa chọn được phương án tốt hơn do đó sẽ có một lợi ích sinh ra từ việc thay đổi phương án quyết định Gỉa sử nhà quản lí phải lựa chọn một trong N phương án D1, D2,…, Dn nếu chưa có thông tin A thì các nhà quản lí chọn phương án Dk Sau khi có thông tin A thì họ chọn Di. Vậygiá trị của thông tin A bằng chênh lệch của hiệu quả do phương án Dk mang lại trừ đi hiệu quả do phương án đó mang lại
Ví dụ: Đối với sản phẩm sẽ bán ra trên thị trường nhà quản lí khảo sát ba chiến lược giá như sau:
Chiến lược B : Gía trung bình
Dựa trên các tin tức hiện có các nhà quản lí chon phương án A Để chắc chắn trước khi ra quyết định hị tiến hành khảo sát thị trường và kết quả như sau:
Chiến lược A có kết quả là 70
Chiến lược B có kết quả là 100
Chiến lược C có kết quả là 50
Theo bảng này thì chiến lược B là thích hợp Vậy giá trị thô của thông tin khảo sát thị trường là 100 – 70 = 30
1.2 Tính giá trị của hệ thống thông tin
Gía trị của một hệ thống thông tin là sự thể hiện bằng tiền tập hợp những rủi ro mà tổ chức tránh được và những cơ hội thuận lợi mà tổ chức có được nhờ hệ thống thông tin Để tính toán được thiệt hại của rủi ro có thể tiến hành theo cách thức của những nhà bảo hiểm Nghĩa là sử dụng hai thành phần: Tổng giá trị thiệt hại nếu rủi ro xẩy ra và xac suất của rủi ro đó cụ thể như sau:
Nếu gọi A1,A2,…,An là thiệt hại của rủi ro
Nếu gọi P1,P2,…,Pn là xác suất xảy ra của các rủi ro
Nếu gọi R1,R2,… ,Rn là tỉ lệ giảm bớt rủi ro nhờ hệ thống thông tin
Thì lợi ích tránh rủi ro là: PR= ∑ AiPiRi
Tương tự như vậy lợi ích tận dụng cơ hội của hệ thống thông tin
CR = ∑ CiPiRi Ở đây Ci, Pi và Ri là lợi ích tận dụng được cơ hội i, xác suất xẩy ra cơ hội i và tỷ lệ tận dụng cơ hội của hệ thống thông tin
Theo phương pháp này lợi ích hàng năm của hệ thống thông tin là PR-
CR Phương pháp chuyên gia
Hệ thống thông tin mang lại hai loại lợi ích: trực tiếp và gián tiếp Theo kinh nghiệm của nhiều nước trên thế giới thì lợi ích trực tiếp của hệ thống thông tin chiếm từ 5 – 20% kết quả hoạt động của tổ chức Cụ thể là bao nhiêu cho mỗi tổ chức thì cần phải tiến hành thử nghiệm
Lợi ích gián tiếp là loại lợi ích không thể cân đo đong đếm chính xác được Chẳn hạn như “ tăng uy tín của hãng “ Chúng ta không tính mà ước lượng Trong khi tính toán không nên đánh giá quá thấp và cũng đừng cố gắng tìm cách thu được sự chính xác.
Có thể dựa vào ý kiến đánh giá tốt xấu của các chuyên gia về hệ thống thông tin để ước lượng lợi ích gián tiếp theo cách tính sau: nếu Pt(i) là lợi ích trực tiếp của hệ thống thông tin năm thứ i thì lợi ích gián tiếp Pg(i) là:
Pg(i) = a.Pt(i).m Với a là tỉ lệ % của Pg(i) đối với Pt(i) theo kinh nghiệm của nhiều nhà tổ chức thì a nằm trong khoảng từ 0,3 đến 0,5
Với m là hệ số chất lượng của hệ thống thông tin theo sự đánh giá của các chuyên gia.
M = 1 nếu có trên 90% số chuyên gia đánh giá cao hệ thống thông tin
M = 0,5 nếu có từ 50% - 90% số chuyên gia đánh giá về hệ thống thông tin
M = 0 nếu có dưới 50% số chuyên gia cho rằng hệ thống thông tin tốt
2 Chi phí cho hệ thống thông tin
Chi phí cho hệ thống thông tin có hai phần: chi phí cố định và chi phí biến động
Chi phí cố định cho hệ thống thông tin gồm các khoản mục sau:
- Chi phí phân tích và thiết kế Cpttk
- Chi phí xây dung ( thực hiện ) Cxd
- Chi phí máy móc tin học Cmm
- Chi phí cài đặt Ccđ
- C hi phí trang bị phục vụ Ctbpv
- Chi phí cố đinh khác Ccđk
Chi phí cố định được tính như sau:
CPCĐ = Cpttk + Cxd + Cmm + Ccđ + Ctbpv + Ccđk
Chi phí biến động là những khoản chi để khai thác hệ thống, chúng bao gồm cả những khoản chi thường xuyên và đột xuất trong thời kỳ khai thác. Đây là chi phí theo thời gian vì vậy sẽ được tính theo các kỳ, chủ yếu là năm. Bao gồm các khoản như sau:
- Chi phí thù lao nhân lực Ctl
- Chi phí thông tin đầu vào, chi phí văn phòng phẩm Cđv
- Chi phí truyền thông, tiền điện Cđtt
- Chi phí bảo trì sửa chữa Cbtsc
- Chi phí biến động khác Cbđk
Chi phí biến động năm thứ i được tính như sau:
CPBĐ(i) = Ctl(i) + Cđv(i) + Cđtt(i) + Cbtsc(i) + Cbđk(i)
3 Đánh giá hiệu quả kinh tế của hệ thống thông tin
Hiệu quả tuyệt đối và hiệu quả tương đối của hệ thống thông tin tính theo như các loại đầu tư khác có bốn cách đánh giá hiệu quả kinh tế
+ Phương pháp phân tích điểm cân bằng chi phí
+ P hương pháp phân tích tiền dư
Phương pháp này là đem so sánh hệ thống thông tin cần phải xem xét với một hệ thống thông tin tương tự hoặc một hệ thống trừu tượng được chọn làm mẫu Tư tưởng của phương pháp này là ta có hệ thống A Hệ thống B là vật chuẩn thì có hai câu hỏi đặt ra : Gía trị của hệ thống B là gì ? và hệ thống
B có giá trị lớn hơn hay bé hơn hệ thống A?
Cách tiếp cận này có thể sử dụng để xác định phương án lợi nhất và đảm bảo cho hệ thống đang được xem xét có đủ lí do để biện minh cho các chi tiêu của nó.
Phương pháp này dựa vào ý kiến của chuyên gia hoặc những người có khả năng Đối với những người sử dụng thì họ sẽ chấp nhận trả bao nhiêu để được sử dụng hệ thống đó Các nhà nghiên cứu đã thử nghiệm và có các kết luận:
- Hầu như toàn bộ các nhà quản lí chấp nhận cách thức này bởi vì họ cho rằng chỉ có họ mới ước lượng hợp lí giá trị bằng tiền của hệ thống thông tin quản lí.
- Người tham gia có xu hướng ước lượng cao lên
- Gía trị ước lượng cho hệ thống thông tin tăng theo cấp độ trách nhiệm của nhà quản lí.
3.3 Phương pháp phân tích điểm cân bằng chi phí
Phương pháp luận phát triển hệ thống thông tin
1 Nguyên nhân dẫn tới việc phát triển một hệ thống thông tin
Câu hỏi đầu tiên của việc phát triển một hệ thống thông tin mới là cái gì bắt buộc một tổ chức phải tiến hành phát triển hệ thống thông tin ? sự hoạt động của hệ thống thông tin, những vấn đề về quản lý và việc thâm thủng ngân quỹ là những nguyên nhân đầu tiên thúc đẩy một yêu cầu phát triển hệ thống Nhưng cũng còn một số nguyên nhân khác nữa như yêu cầu của quản lý, công nghệ thay đổi và cả sự thay đổi sách lược chính trị.
Mục tiêu cuối cùng của những cố gắng phát triển hệ thống thông tin là cung cấp cho các thành viên của tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất Phát triển một hệ thống thông tin bao gồm việc phân tích hệ thống thông tin đang tồn tại, thiết kế một hệ thống thông tin mới thực hiện và tiến hành cài đặt nó.Phân tích một hệ thống bắt đầu từ việc thu thập dữ liệu và chỉnh đốn chúng để đưa ra được chuẩn đoán về tình hình thực tế Thiết kế là nhằm xác định các bộ phận của một hệ thống mới có khả năng cải thiện tình trạng hiện tại và xây dựng các mô hình logic và mô hình vật lý ngoài của hệ thống đó Việc thực hiện hệ thống thông tin liên quan tới xây dựng mô hình vật lý trong của hệ thống mới và chuyển mô hình đó sang ngôn ngữ tin học Cài đặt một hệ thống là tích hợp nó vào hoạt động của tổ chức.
Nguyên nhân dẫn đến việc phát triển hệ thống thông tin
- Những vấn đề về quản lý
- Sự thay đổi của công nghệ
- Những yêu cầu mới của nhà quản lý
- Thay đổi sách lược chính trị
Việc xuất hiện các công nghệ mới cũng có thể dẫn đến việc một tổ chức phải xem lại những thiết bị hiện có trong hệ thống thông tin của mình. Khi các hệ quản trị cơ sở dữ liệu ra đời nhiều tổ chức phải rà soát lại các hệ thống thông tin của mình để ra quyết định những gì họ phải cài đặt khi muốn sử dụng những công nghệ mới này.
Những yêu cầu mới của quản lý cũng có thể dẫn đến sự cần thiết của một dự án phát triển một hệ thống thông tin mới Những luật mới của chính phủ mới ban hành, việc ký kết một hợp tác mới, đa dạng hóa các hoạt động của doanh nghiệp bằng sản phẩm mới hoặc dịch vụ mới Các hành động mới của doanh nghiệp cạnh tranh cũng có một tác động mạnh vào động cơ buộc doanh nghiệp cạnh tranh cũng có những hành động đáp ứng ví dụ như một ngân hàng cạnh tranh lắp đặt những quầy giao dịch tự động, thực tế, sẽ bắt các ngân hàng khác phải cùng vượt lên phía trước trong việc tự động hóa.
Cuối cùng, vai trò của những thử thách chính trị cũng không lên bỏ qua Nó cũng có thể là nguyên nhân dẫn đến việc phát triển một hệ thống thông tin Chẳng hạn, không phải là không có những hệ thống thông tin được phát triển chỉ vì người quản lý muốn mở rộng quyền lực của mình và khi ông ta biết rằng thông tin là một phương tiện thực hiện điều đó.
Việc người ta nhận ra những yêu cầu phát triển hệ thống thông tin rõ ràng là chưa đủ để bắt đầu sự phát triển này trong phần lớn các tổ chức, có các cơ chế, ít nhiều chính thức đang tồn tại, để xác định liệu một nghiên cứu phát triển về hệ thống thông tin có nên được thực hiện hay không Trong đại đa số trường hợp hội đồng tin học được cấu thành từ người chịu trách nhiệm về tin học cùng với những người chịu trách nhiệm về các chức năng chính của tổ chức Cách thức này đảm bảo rằng mọi khía cạnh đều được xem xét khi một quyết định được đưa ra Vấn đề có thể là các yêu cầu đơn giản gửi tới từ một bộ phận hoặc một phòng ban đến lãnh đạo các bộ phận tin học của tổ chức, những người này chịu trách nhiệm quyết định liệu yêu cầu có thể được chấp nhận được không B ởi vì tình trạng như vậy có thể thường được xem như là để ngỏ cửa, nhiều tổ chức đặt ra một hội đồng tin học chịu trách nhiệm về những quyết định loại đó Quyết định của hội đồng hoặc của người chịu trách nhiệm tin học trong một số trường hợp, có thể không bắt buộc phải dẫn tới việc cài đặt một hệ thống mới; nó chỉ mới khởi động một dự án phát triển. Suốt quá trình của dự án, người ta phải xem lại quyết định này có nghĩa là phải xác định xem sẽ tiếp tục dự án hay kết thúc nó.
2 Các bước phát triển hệ thống thông tin
Một phương pháp được định nghĩa như một tập hợp các bước và các công cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhưng dễ quản lý hơn Phương pháp được đề nghị ở đây dựa vào ba nguyên tắc cơ sở chung của nhiều phương pháp hiện đại có cấu trúc để phát triển hệ thống thông tin.
Mục đích chính xác của dự án phát triển một hệ thống thông tin là có được một sản phẩm đáp ứng nhu cầu của người sử dụng, mà nó được hòa hợp vào trong các hoạt động của tổ chức, chính xác về kỹ thuật, tuân thủ các giới hạn về tài chính và thời gian định trước Không nhất thiết phải theo đuổi một phương pháp để phát triển một hệ thống thông tin, tuy nhiên không có phương pháp ta có nguy cơ không đạt được những mục tiêu định trước Tại sao lại như vậy ? Một hệ thống thông tin là một đối tượng phức tạp, vận động trong một môi trường cũng rất phức tạp để làm chủ sự phức tạp đó, phân tích viên cần phải có một cách tiến hành nghiêm túc, một phương pháp Ba nguyên tắc để phát triển một hệ thống thông tin là:
Nguyên tắc 1: Sử dụng các mô hình
Nguyên tắc 2: Chuyển từ cái chung sang cái riêng
Nguyên tắc 3: Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi phân tích và từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế
Nguyên tắc đi từ cái chung đến cái riêng là một nguyên tắc của sự đơn giản hóa Thực tế người ta cần khẳng định rằng để hiểu tốt một hệ thống thì trước hết phải hiểu các mặt chung trước khi xem xét chi tiết Sự cần thiết áp dụng nguyên tắc này là hiển nhiên tuy nhiên những công cụ đầu tiên được sử dụng để phát triển ứng dụng tin học cho phép tiến hành mô hình hóa một hệ thống bằng khía cạnh chi tiết hơn nhiệm vụ lúc đó sẽ khó khăn hơn.
Nhiệm vụ phát triển cũng sẽ đơn giản hơn bằng cách ứng dụng nguyên tắc 3, có nghĩa là đi từ vật lý sang logic khi phân tích và đi từ logic sang vật lý khi thiết kế Phân tích được bắt đầu từ thu thập dữ liệu về hệ thống thông tin đang tồn tại và về khung cảnh của nó Nguồn dữ liệu chính là những người sử dụng, các tài liệu và các quan sát cả ba nguồn này cung cấp chủ yếu mô tả mô hình vật lý ngoài của hệ thống ví dụ, một người sử dụng nói với chúng ta
“ peter xem xét bản sao màu hang và chuyển bản sao màu xanh cho Marie. Marie xem xét nội dung tài liệu, ký vào văn bản và gửi cho phòng kế toán “ hơn là nói : “ người thứ nhất xem xét tính hợp lệ của đơn đặt hàng, người thứ hai xem xét và xác định sự đúng đắn của số tiền trả “ Việc phiên dịch như vậy là nhiệm vụ của phân tích viên tuy nhiên vấn đề sẽ khác đi khi ta tiến hành thiết kế hệ thống mới Trong thực tế ta xây dựng trước hết rằng: “ Hệ thống phảI kiểm tra tư cách của khách hàng “ trước khi ta xem xét cụ thể nên để “ khách hàng đưa thẻ của mình vào cửa đọc thẻ và nhập mã hiệu cá nhân vào máy “ hay là để “ khách hàng để ngón tay và ngón trỏ vào máy đọc vân tay số hóa”.
Các bước phát triển hệ thống
Phương pháp phát triển được trình bày ở đây có 7 giai đoạn mỗi giai đoạn bao gồm một dãy các công đoạn được liệt kê kèm theo dưới đây cần phải lưu ý rằng từ đây trở đi cuối mỗi giai đoạn là phải kèm theo việc ra quyết định về việc tiếp tục hay chấm dứt sự phát triển hệ thống Quyết định này được sự trợ giúp dựa vào nội dung báo cáo mà phân tích viên hoặc nhóm phân tích viên trình bầy cho các nhà sử dụng Phát triển hệ thống là một quá trình lắp tùy theo kết quả của một giai đoạn có thể, và đôi khi là cần thiết, phải quay về giai đoạn trước để tìm cách khắc phục sai sót Một số nhiệm vụ được thực hiện trong quá trình; đó là việc lập kế hoạch cho giai đoạn tới, kiểm soát những nhiệm vụ đã hoàn thành, đánh giá dự án và lập tài liệu về hệ thống và về dự án các giai đoạn của phát triển hệ thống thông tin được mô tả một cách sơ lược như sau:
Giai đoạn 1 : Đánh giá yêu cầu Đánh giá yêu cầu có mục đích cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hội đồng giám đốc những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả của một dự án phát triển hệ thống Giai đoạn này được thực hiện tương đối nhanh và không đòi hỏi chi phí lớn Nó bao gồm các công đoan sau:
- Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu
- Đánh giá khả năng thực thi
- Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu
Giai đoạn 2 : Phân tích chi tiết
Phân tích chi tiết được tiến hành sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêu cầu Những mục đích chính của phân tích chi tiết là hiểu rõ các vấn đề của hệ thống đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của những vấn đề đó, xác định những đòi hỏi và những ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và xác định mục tiêu mà hệ thống thông tin mới phải đạt được Trên cơ sở nội dung báo cáo phân tích chi tiết sẽ quyết định tiếp tục tiến hành hay thôi phát triển một hệ thống mới Để làm những việc đó Trong giai đoạn phân tích chi tiết thì có 7 công đoạn thực hiện
- Lập kế hoạch phân tích chi tiết
- Nghiên cứu môI trường của hệ thống đan tồn tại
- Nghiên cứu hệ thống thực tại
- Đưa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp
- Đánh gía lại tính khả thi
- Thay đổi đề xuất của dự án
- Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết
Giai đoạn 3: Thiết kế logic
Giai đoạn thiết kế logic nhằm xác định tất cả các thành phần logic của hệ thống thông tin, cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt được những mục tiêu đã được thiết lập ở giai đoạn trước Mô hình logic của hệ thống mới sẽ bao hàm thông tin mà hệ thống mới sẽ sản sinh ra, nội dung của cơ sở dữ liệu, các xử lý và các hợp thức hóa sẽ phải thực hiện và các dữ liệu được nhập vào mô hình logíc sẽ phải được những người sử dụng xem xét và chuẩn y để thực hiện giai đoạn thiết kế logic người ta phải thực hiện các công đoạn sau:
Công cụ thực hiện đề tài
Giới thiệu về ngôn ngữ lập trình
Microsoft visual foxpro là một hệ quản trị CSDL có nhiều công cụ giúp tổng hợp truy xuất thông tin một cách nhánh chóng, thuận tiện cà một số bộ lệnh lập trình rất phong phú.
Visual foxpro giúp bạn triển khai các ứng dụng quản lý một cách dễ dang hơn, giảm bớt được khối lượng lập trình nặng nhọc mà bạn phải thực hiện khi xây dựng ứng dụng.
Visual foxpro được nâng cấp từ foxpro vì vậy mà nó vẫn duy trì những cách thiết kế truyền thống của foxpro Nhưng điểm mạnh tính hiện đại tương tự Microsft Access
Ngôn ngữ lập trình foxpro được biên soạn với mục đích giúp bạn có cái nhìn tổng quan về visual foxpro và tiếp cận nhanh nhất với những phương thức tổ chức và xử lý và xử lý mới để phát huy thế mạnh của visual foxpro
Trong visual foxpro, lập trình hướng đối tượng (Object-oriented) và lập trình bằng thủ tục (procedural) phối hợp cùng nhau nhằm cho phép bạn thiết kế nên những trình ứng dụng linh họat, đầy sức mạnh
* Việc sử dụng visual foxpro đã áp dụng triệt để thành tựu của tin học hiện đại, cụ thể.
- Visual foxpro có thể tạo ra các ứng dụng làm cho việc liên lạc giữa các phòng chức năng trở nên dễ dàng và đáp ứng được nhu cầu thực tế về việc giao dịch trực tiếp với khách hàng
- Visual foxpro là ngôn ngữ có thể sử dụng rất nhiều dạng CSDL nên ta có thể dùng các dữ liệu của Access để giao tiếp giữa các phân hệ chương trình đồng thời có thể sử dụng dữ liệu của chính nó hay của các chương trình phần mềm khác
- Visual cung cấp nhiều công cụ được sử dụng để thiết kế những ứng dụng có giao diện đồ họa rất đẹp, tạo cảm giác thân thiện, dễ hiểu, dễ hiểu , dễ ssử dụng cho người dùng
- Visual foxpro là ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng nên dễ viết, dễ bảo trì và dễ phát triển trong tương lai
Lập trình nhập dữ liệu
Khả năng kết hợp các đoạn chương trình hiện có, visual foxpro cho phép tạo ra màn hình nhập dựa trên màn hình bảo trì cho phép người lập trình dễ dàng kết hợp các phần tử của ứng dụng đã được viết trước đó.
Trong visual foxpro bạn có thể lập trình, định nghĩa các thủ tục, nằm trong các tập tin chương trình ( PRG ), hoặc viết lệnh xử lí trực tiếp trong các thủ tục biến cố của những đối tượng điều khiển.
CSDL là một kho chứa thông tin có nhiều loại cơ sở dữ liệu visual foxpro chỉ quan tâm đến CSDL quan hệ thiết kế CSDL là một điều cực kỳ quan trọng, nhất là rất khó thay đổi thiết kế một khi ta đã tạo xong nó
Xây dựng CSDL luôn liên quan đến việc tạo bảng Khi thiết kế CSDL, người sử dụng cần định rõ trường trong bảng và các mối quan hệ cần thiết cho trình ứng dụng Có thể tạo bảng trong CSDL, hoặc chỉ tạo một bảng tự do không phối hợp với CSDL nào cả Nếu đưa bảng vào CSDL, người sử dụng được phép đặt tên dài cho bảng và trường Cũng có thể tận dụng nhóm đặc tính từ điển dữ liệu cho bảng và tên trường dài, giá trị trường mặc định, nguyên tắc phê duyệt cấp trường và cấp mẩu tin, bộ kích.
Thiết kế CSDL và thiết kế bảng tự do
Bảng trong Visual foxpro, tức tập tin DBF, tồn tại ở một trong hai trạng thái: bảng CSDL hoặc bảng tự do Bảng phối hợp với CSDL tỏ ra có ích hơn hẳn trường tự do Khi bảng thuộc về CSDL, bạn có thể tạo.
- Tên dài cho bảng và cho từng trường trong bảng.
- Tiêu đề và chú giải cho mỗi trường.
- Gía trị mặc định, mặt nạ đầu nhập, dạng thức cho trường trong bảng.
- Lớp điều khiển mặc định cho trường trong bảng.
- Nguyên tắc phê duyệt cấp trường và cấp mẩu tin
- Khóa chính và quan hệ giữa các bảng nhằm hỗ trợ nguyên tắc bảo vệ tính toàn vẹn tham chiếu.
- Một bộ kích cho từng biến cố INSERT, UPDATE, DELETE.
Người sử dụng thiết kế và tạo bảng theo hai cách tương tác với Table
Designer, truy cập qua project Manager hoặc menu File, hoặc bằng ngôn ngữ lập trình.
Có thể tạo bảng mới trong CSDL thông qua hệ thống menu, project Manager, hoặc thông qua ngôn ngữ khác Khi tạo bảng, bạn được phép tạo tên dài cho trường và bảng, giá trị trường mặc định, nguyên tắc phê duyệt cấp trường và cấp mẩu tin, bộ kích
- Trong Project Manager, chon CSDL tùy ý, nhấp Table, nhấp tiếp New mở Table Designer
- Dùng lệnh Create Table với CSDL đang mở.
*Báo cáo Visual foxpro cho phép xây dựng các báo cáo một cách dễ dàng bằng một chương trình tạo các biểu mẫu báo cáo mang tính chuyên nghiệp thông tin có thể lấy từ các tệp CSDL tạo ra các trường tính và đặc tả chúng, có thể tính tổng theo nhóm và tổng toàn biểu cách tạo báo cáo trong visual foxpro cho thẳng ra máy in các báo cáo với tiêu đề và các dòng phức tạp
PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ VẬT TƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ XÂY DỰNG ĐỨC TÙNG
Khảo sát sơ bộ
Công ty cổ phần vật tư xây dựng ĐứcTùng là một tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh hoạt động vì mục tiêu thu lợi nhuận và vậy công ty có chức năng và nhiệm vụ như sau
Một số chức năng chủ yếu của Công ty Cổ phần vật tư xây dựng Đức Tùng
- Đại diện và bảo vệ quyền lợi hợp pháp của công ty
- Đại diện và bảo vệ quyền lợi hợp pháp của các thành viên trong công ty
- Tư vấn cung cấp các dịch vụ mua hàng xây lắp trong nghành nước và cung cấp các sản phẩm xây dựng…
- Tìm mọi cách, mọi điều kiện kinh doanh có hiệu quả nhất, thu nhiều lợi nhuận nhất cho công ty mà vẫn đảm bảo đúng yêu cầu của pháp luật không tìm kẽ hở của pháp luật để làm ăn phi pháp mà phải tuân theo pháp luật và kinh doanh của Việt nam để phát triển công việc kinh doanh của mình đạt hiệu quả Đây là chức năng cơ bản và quan trọng nhất của công ty Đó là một công việc khá khó khăn đòi hỏi sự cố gắng rất lớn của cán bộ lãnh đạo công ty và các nhân viên công ty.
- Ngoài ra còn phải tạo uy tín và bảo vệ phát triển thương hiệu của công ty trên thị trường trong nước và khu vực.
2.Nhiệm vụ của công ty hiện nay
Hiện nay Công ty Cổ phần vật tư xây dựng Đức Tùng đang thực hiện triển khai dự án phát triển hệ thống thông tin quản lý cho toàn bộ công ty. Đây thực sự là việc làm có ý nghĩa không chỉ đối với công ty trong việc quản lý các nhân viên, quản lý công việc sản xuất kinh doanh của mình mà còn giúp các nhân viên của công ty có điều kiện làm viềc tốt hơn, hiện đại hơn, nâng cao trình độ lao động
Công ty cũng đang có kế hoạch triển khai công tác bảo vệ thương hiệu của công ty mình đứng vững trên thị trường trong nước và vươn ra thế giới. Hiện nay công ty đang có lợi thế là các sản phẩm của công ty được khách hàng trong nước ưa thích và tin dùng, ngoài ra còn vì giá rẻ mà chất lượng tốt.
3.Những vấn đề tồn tại của hệ thống
- Do quy trình và thu thập xử lý dữ liệu của Công ty Cổ phần vật tư xây dựng Đức Tùng vẫn làm bằng thủ công nên mất rất nhiều thời gian
- Do làm bằng thủ công nên nhiều khi vào số liệu bị sai mà không phát hiện ra làm ảnh hưởng đến hoạt động của chi nhánh và toàn công ty.
- Lượng báo cáo không đáp ứng được yêu cầu của lãnh đạo và các bộ phận khác của công ty
- Do nhu cầu của ban lãnh đạo công ty cổ phần vật tư xây dựng Đức Tùng và nhân viên trong công ty muốn công việc được nhanh chóng, khẩn trương và có hiệu quả, đáp ứng đầy đủ các nhu cầu của lãnh đạo và các bộ phận khác của công ty.
Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý vật tư tại công ty cổ phần vật tư xây dựng Đức Tùng
1.Sơ đồ luồng dữ liệu(DFD)
Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả chính hệ thống thông tin như sơ đồ luồng thông tin nhưng trên góc độ trừu tượng khác trên sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu, các xử lí, các lưu trữ dữ liệu, nguồn và đích nhưng không hề quan tâm tới nơi, thời điểm và đối tượng chịu trách nhiệm xử lí Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ mô tả đơn thuần hệ thống thông tin làm gì và để làm gì
Ký pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu
Các ký pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu
Ngôn ngữ sơ đồ luồng dữ liệu DFD sử dụng 4 loại ký pháp cơ bản sau: thực thể, tiến trình, kho dữ liệu và dòng dữ liệu
Tên dòng dữ liệu Dòng dữ liệu
Tệp dữ liệu kho dữ liệu
Tiến trình xử lý được bắt đầu bằng một vòng tròn và tên xử lý được bắt đầu bằng một động từ thể hiện khái quát công việc nó thực hiện
Nguồn hoặc đích tới của dòng dữ liệu biểu hiện bằng hình chữ nhật và được đặt tên bằng danh từ, nguồn hoặc đích tới của luồng dữ liệu thường là một nhóm hoặc một tổ chức bên ngoài phạm vi của hệ thống nghiên cứu, nhưng có một số hình thức tiếp xúc với hệ thống chúng là nguồn gốc cung
Tên người, bộ phận phát nhận tin
1.1 cập nhật danh mục hàng
1.2 cập nhật danh mục nhà cung cấp
1.3 cập nhật danh mục khách hàng
2.1 Quản lý phiếu nhập kho
2.2 Quản lý phiếu xuất kho
3.2 Báo cáo xuất nhập tồn
4.1 Tìm kiếm theo khách hàng
4.2Tìm kiếm theo tên hàng cấp thông tin cho hệ thôngd và chúng là nơi nhận các sản phẩm của hệ thống
Do vậy chúng còn được gọi là tác nhân ngoài
Dòng dữ liệu được biểu diễn bằng một mũi tên chỉ ra hướng của dòng dữ liệu, dòng dữ liệu được hiểu là việc chuyển thông tin vào hay ra khỏi một xử lý từ một nguồn hoặc đích dữ liệu hoặc từ một xử lý khác
Kho dữ liệu được biểu diễn bằng khung có 2 đường viền song song ở giữa là tên kho, kho dữ liệu được dùng để lưu trữ các dữ liệu nguồn dữ liệu cho các xử lý.
2 Sơ đồ phân rã chức năng:
Hệ thống thông tin quản lý vật tư
Khách hàng Nhà cung cấp
Phiếu xuất hàng Đơn đặt hàng Yêu cầu thêm hàng
Yêu cầu thêm hàng Đơn đặt hàng
Thông tin giao dịch Thông tin khách hàng
Thông tin khách hàng, nhà cung cấp
Thông tin nhà cung cấp Thông tin hàng
Giám đốc Nhà cung cấp
D1 ông tin hàng Thẻ kho Thông tin tìm kiếm
4 Sơ đồ phân rã mức 0
1.3 Cập nhật danh mục nhà cung cấp
1.2 Cập nhật danh mục hàng
1.1 Cập nhật danh mục khách hàng
5 Sơ đồ phân rã mức 1 của tiến trình cập nhật:
Thông tin nhà cung cấp Thông tin nhà cung cấp
Thông tin khách hàng Thông tin khách hàng
2.1 Quản lý phiếu nhập hàng2.2 Quản lý phiếu xuất hàng
Nhà cung cấp Khách hàng Đơn đặt hàng
6 Sơ đồ phân rã mức 2 của tiến trình quản lý giao dich
Phiếu nhập hàng Đơn đặt hàng
3.1 Báo cáo tổng hợp 3 2 Báo cáo xuất nhập tồn
7 Sơ đồ phân rã mức 2 của tiến trình lập baó cáo
Yêu cầu báo cáo tiết chi
4.2 tìm kiếm theo tên hàng
4.1 tìm kiếm theo khách hàng
8 Sơ đồ phân rã mức 2 của tiến trình tìm kiếm
Thiết kế cơ sở dữ liệu (CSDL)
1.Khái niệm về thiết kế cơ sở dữ liệu (CSDL)
Thiết kế CSDL là xác định các yêu cầu thông tin người sử dụng hệ thống thông tin mới công việc này đôi khi rất phức tạp, đó không chỉ là việc phân tích viên gặp gỡ người sử dụng và hỏi họ danh sách dữ liệu mà họ cần để hoàn thành có hiệu quả công việc họ đang làm thực ra việc hỏi như vậy nhiều khi rất khó khăn ví dụ: một người sử dụng sẽ không trả lời một cách chắc chắn và chính xác những câu hỏi chung như vậy để cung cấp một danh sách rất dài những thông tin cơ sở mà trong đó có nhiều cái chỉ mang tính bề ngoài, hời hợt.
Cũng có thể người sử dụng đó có thái độ thận trọng , vì người sử dụng không muốn mất thông tin từ sự lo lắng nhằm thoả mãn nhu cầu của người sử dụng, một số phân tích viên đã thêm một số hoặc nhiều thông tin vào danh sách đã xây dựng khi hệ thống thông tin mới được cài đặt người sử dụng mới thấy rằng, có phần khá lớn thông tin đó thường có tác động làm giảm hiệu quả sử dụng hệ thống thông tin thêm vào đó có những khoản chi phí lớn phải bỏ ra để cập nhật cho CSDL và tạo các thông tin ra mà chẳng bao giờ dùng đến.
Có 4 cách thức cơ bản để xác định yêu cầu thông tin
- Hỏi người sử dụng cần gì? Đây là phương pháp truyền thống mà ta đã nói ở trên Phương pháp này có hiệu quả trong trường hợp người sử dụng hiểu rõ cấu trúc của nhiệm vụ phải làm, nhiệm vụ có cấu trúc tương đối cao, kích cỡ nhỏ.
- Phương pháp đi từ hệ thống thông tin đang tồn tại
Phương pháp này đôi khi được người ta sử dụng khi gặp khó khăn trong việc xác định các đầu ra mà hệ thống thông tin phải sản sinh, cũng như của các đầu ra Có 4loại hệ thống thông tin có thể phỏng theo cho việc xác định thông tin là:
+ HTTT hiện có sẽ được thay thế bằng HTTT mới
+ HTTT đang có trong một tổ chức tương tự
+ Những phần mềm có trên thị trường
+ Những mô tả dữ liệu trong sách, tạp chí…
- Tổng hợp từ đặc trưng của nhiệm vụ mà HTTT trợ giúp
Cách tiếp cận này không đi từ HTTT nhiệm vụ mà đi từ hệ thống thông tin trợ giúp Phân tích viên nghiên cứu các đặc trưng của nhiệm vụ, cấu trúc của nó, mối liên hệ của các nhiệm vụ thành phần , từ đó suy diễn ra nhu cầu thông tin
Thông tin đầu ra từ các “ Hoá đơn bán hàng, Hoá đơn nhập hàng” ta lập được danh sách các thuộc tính sau:
- Số hoá đơn - Cước vận chuyển
- Mã khách hàng - Thành tiền
- Địa chỉ khách hàng - Cộng thành tiền
- Phương thức thanh toán - Tổng số tiền
- Số thứ tự - Tổng số tiền ghi bằng chữ
- Mã hàng hoá - Đã thanh toán
- Đơn vị tính - Người bán
2.1 Sau khi chuẩn hoá mức 1 danh sách các thuộc tính trên được tách ra làm
+ Tệp danh mục Hoá đơn bán hàng:
+ Tệp danh mục Hoá đơn nhập hàng:
+ Tệp Danh mục nhà cung cấp
2.2 Sau khi chuẩn hoá mức 2 danh sách các thuộc tính được chia ra làm 4 bảng sau(2NF)
+ Tệp danh mục hoá đơn bán hàng
+ Tệp danh mục hoá đơn nhập hàng
+ Tệp danh mục nhà cung cấp
+ Tệp danh mục hàng hoá
2.3 Sau khi chuẩn hoá ở mức 3 các thuộc tính ta sẽ có các tệp danh mục sau( 3NF)
+ Tệp danh mục hoá đơn bán hàng
+ Tệp danh mục nhà cung cấp
+ Tệp danh mục hàng nhập
+ Tệp danh mục hàng hoá
+ Tệp danh mục khách hàng
2.4 Cơ sở dữ liệu và mối quan hệ giữa các thực thể
5 Một số giải thuật sử dụng trong chương trình
Giải thuật (Algroithm) là một dãy các quy tắc chặt chẽ xác định một trình tự các thao tác trên một đối tượng cụ thể để giải quyết một vấn đề hoặc để hoàn thành một mục đích cuối cùng nào đó.
Trong tin học, thuật ngữ giải thuật dùng để chỉ một thủ tục có thể thực hiện được bằng máy tính và điều này dẫn đến một số hạn chế đối với các lệnh tạo nên thủ tục:
- Chúng phải xác định và không nhập nhằng để có thể biết rõ lệnh đó làm gì?
- Chúng phải đủ đơn giản để máy tính hiểu được
- Chúng phải kết thúc sau một số hữu hạn các phép toán.
Giải thuật luôn luôn được thiết kế bởi ba cấu trúc điều khiển sau:
- Cấu trúc tuần tự (Sequential) các bước được thực hiện theo trình tự một cách chính xác, mỗi bước được thực hiện đúng một lần.
- Cấu trúc chọn lọc (Selection) một trong nhiều thao tác được chọn lọc và thực hiện.
- Cấu trúc chu trình (Repetition) một hay nhiều bước được thực hiện lặp lại.
Ba cơ chế điều khiển chương trình này tuy đơn giản nhưng trong thực tế đủ mạnh để xây dựng bất cứ giải thuật nào.
5.1 Nguyên tắc thiết kế giải thuật:
Nguyên tắc quan trọng để tạo ra một chương trình có chất lượng cao là đảm bảo rằng chương trình phải có cấu trúc tốt muốn vậy ta cần thực hiện các vấn đề sau đây:
- Sử dụng phương hướng tiếp cận từ đỉnh xuống (Topdown Design) để viết các chương trình phức tạp
- Sử dụng các cấu trúc điều khiển cơ bản để thiết kế cho từng đơn thể của chương trình (Program Module)
- Sử dụng các biến cục bộ (Local variables) trong các chương trình con
- Sử dụng các tham số để truyền tham số tránh dùng các biến toàn cục (Global variable) để truyền tham số giữa các chương trình con, bởi vì điều đó làm phá vỡ tính độc lập của chương trình con
Mở Form cập nhật dữ liệu
Chọn đối tượng cập nhật cập nhật dữ liệu
Có cập nhật tiếp không
5.2 Một số giải thuật sử dụng trong chương trình 5.2.1 Giải thuật nhập dữ liệu
Mở tệp CSDL nhập mã
Mã có trong danh mục
Cập nhật dữ liệu Đóng tệp CSDL lại
Hiện các thông tin trong CSDL để chọn
5.2.2 Giải thuật lấy thông tin trong các danh mục
Mở Form in báo cáo
Mở Form in báo cáo
6 Một số giao diện chương trình
Việc sử dụng màn hình làm vật mang thông tin cho phép thể hiện được nhiều điều thú vị hơn trên giấy mặc dù bề mặt hạn chế, nhưng màn hình là phương tiện tương tác cho phép rất nhiều sự năng động trong thiết kế khi thiết kế ra trên màn hình cần lưu ý một số điểm sau:
Người sử dụng phải kiểm soát lượng thông tin ra màn hình, vì không gian để thể hiện thông tin nhỏ, tốc độ hiện ra màn hình rất nhanh Cách đơn giản nhất là lấp đầy màn hình rồi dừng lại và người sử dụng chủ động cho tiếp tục ra hay không Tốt hơn hết là thiết kế sao cho người sử dụng có thể lùi vể trang trước hoặc xem tiếp trang sau bằng cách sử dụng các phím đặc biệt.
Những nguyên tắc cơ bản cho việc trình bày thông tin trên màn hình như sau:
- Đặt mọi thông tin gắn liền với một nhiệm vụ trên cùng một màn hình Người sử dụng không phải nhớ thông tin từ màn hình này sang màn hình khác.
- Chỉ dẫn rõ ràng cách thoát khỏi màn hình Đặt giữa các tiêu đề và xếp đặt thông tin theo trục trung tâm.
- Nếu đầu ra gồm nhiều trang màn hình thì mỗi trang phải được đánh số thứ tự việc này giúp người sử dụng biết mình đang ở đâu.
- Viết văn bản theo quy ước chung bằng cách sử dụng chữ in hoa, in thường, chữ gạch chân…và ngắt câu hợp lý.
- Đặt tên đầu cột cho mỗi cột
- Tổ chức các phần tử của danh sách theo trật tự quen thuộc trong quản lý.
- Cân trái các cột văn bản và căn phải các cột bảo đảm vị trí dấu thập phân thẳng hàng.
- Chỉ đặt màu cho những thông tin quan trọng
6.1 danh muc nha cung cap
6.6 Bao cao Xuat _Nhap_Ton