Giới thiệu về phòng Vật t Nhà máy thuỷ điện Hoà Bình
2.1.Chức năng của phòng Vật t
Cùng với sự thành lập và phát triển của Nhà máy thủy điện Hoà Bình Phòng Vật t trực thuộc sự quản lý của Giám đốc và Phó Giám đốc quản lý vật t Giúp việc cho Giám đốc và nhà máy về lĩnh vực cung cấp và quản lý vât t thiết bị và phụ tùng thay thế, đảm bảo cho nhà máy hoạt động an toàn, đại tu sửa chữa các tổ máy đúng tiến độ, chỉ đạo về nghiệp vụ đối với các phân xởng và thực hiện tốt chức năng quản lý vật t, thiết bị ở đơn vị Đồng thời báo cáo định kỳ với Giám đốc về quá trình quản lý và sử dụng vật t, báo cáo lên cấp Tổng Công ty định kỳ về kết quả quản lý vật t của nhà máy.
2.2.Nhiệm vụ của phòng Vật t
Tổ chức quản lý và hạch toán vật t trên máy vi tính nối mạng, Tổ chức nghiên cứu học tập nghiên cứu chuyển giao cài đặt chơng trình và thực hiện Tiến hành cài đặt trên hệ thống máy tính có sẵn của các đơn vị và vận hành thông suốt giữa các máy nối mạng cùng chia sẻ sử dụng cơ sở dữ liệu, thông tin thờng xuyên với quản trị mạng của Tổng công ty là
Trung tâm Khoa học Công nghệ Môi trờng và Máy tính để kịp thời xử lý các tồn tại trong quá trình thực hiện.
- Quản lý tiếp nhận hàng nhập khẩu.
- Quyết toán vật t sửa chữa lớn và thu hồi, thanh lý vËt t.
- Quản lý bảo quản vật t trong các kho.
- Quản lý vật t xăng- dầu, dầu nhờn.
2.3 Sơ đồ tổ chức phòng vật t gồm 24 ngời
1 Trởng phòng 01 ngời trình độ đại học, tiếng anh, thành thạo máy vi tính văn phòng.
- Trực tiếp phân công công việc cho từng nhân viên trong phòng bằng văn bản và thoả thuận nhiệm vụ cụ thể thông qua hợp đồng lao động trớc khi trình Giám đốc ký theo các điều khoản của luật lao động.
- Trực tiếp ký duyệt các giấy tờ xin ứng và thanh toán mua vật t thiết bị của các nhân viên tiếp liệu sau khi đi giao dịch với tổ chức hoặc cá nhân bán vật t.
- Lập đơn hàng theo nhu cầu vật t cho sửa chữa lớn và thờng xuyên, tổ chức mời thầu tổ chức chấm thầu, dự thảo các hợp đồng mua bán vật t và tổ chức thực hiện hợp đồng.
- Lập kế hoạch sửa chữa kho tàng mua sắm thiết bị nhằm nâng cao hiệu quả công tác bảo quản, quản lý vật t dự phòng ngắn hạn và dài hạn.
- Tổ chức công tác dự phòng chống cháy nổ, cải thiện môi trờng làm việc tại kho vật t, trang bị đầy đủ các trang thiết bị an toàn chống cháy nổ.
- Tổ chức kiểm tra đôn đốc thực hiện nhiệm vụ kế hoạch, lập báo cáo kế hoạch hàng tháng hàng quý, tới từng tổ trong phòng đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ của từng cá nhân sau 6 tháng và một năm công tác.
2 Phó phòng 01 ngời trình độ đại học, tiếng anh, thành thạo vi tính văn phòng.
- Thay thế các chức năng của trởng phòng khi đi công tác vắng.
- Trực tiếp quản lý các nhân viên nghiệp vụ trong phòng.
- Quản lý các hồ sơ kế hoạch cung cấp vật t cho sửa chữa thờng xuyên, vật t sửa chữa lớn theo dự toán đã duyệt.
- Phân công mua sắm vật t cho từng nhân viên tiếp liệu theo kế hoạch hàng tuần theo văn bản, theo dõi và đôn đốc tiến độ nhập hàng để có kế hoạch cấp phát.
- Duyệt cấp các yêu cầu vật t của các đơn vị sử dụng vật t phục vụ sản xuất và sửa chữa lớn trên cơ sở kế
- Quản lý hớng dẫn vận hành và cài đặt phần mềm quản lý vật t của Tổng Công ty cho các máy tính sử dụng chơng trình và hạch toán vật t của phòng Vật t
3 Nhân viên tiếp liệu trình độ trung cấp 03 ngời
- Thay mặt phòng Vật t đi giao dịch tiếp nhận vật t đợc điều chuyển trong ngành, mua vật t tại các vơ sở bán buôn bán lẻ theo phơng thức chào hàng cạnh tranh và tham khảo giá cả trong tạp chí thị trờng phát triển.
- Tham gia các cuộc hội nghị khách hàng và viết tham luận theo phân công của Trởng phòng.
- Chịu trách nhiệm về chất lợng số lợng vât t từ khi nhập kho đến khi xuất cho đơn vị sử dụng đợc đơn vị sử dụng chấp nhận.
- Lập các báo cáo tổng hợp mua hàng theo yêu cầu của trởng phòng đối chiếu công nợ kiểm tra và lập hoá đơn mua hàng.
4 Nhân viên thống kê 03 ngời
- Đảm bảo số lợng cân đối, chủng loại vật t trên sổ sách và thực tế kho.
- Lập các báo cáo, hồ sơ quyết toán vật t.
- Thực hiện các công tác nghiệp vụ khác.
5 Nhân viên thủ kho 04 ngời trình độ trung cấp kỹ thuật, công nhân kỹ thuật, có thâm niên công tác 3 năm trở lên
- Thủ kho vật liệu điện và dụng cụ cơ khí.
- Thủ kho thiết bị và phụ tùng dự phòng tua bin, máy phát điện, trạm phân phối.
- Thủ kho vật t thu hồi & phụ tùng ô tô- máy thi công.
- Thủ kho vật liệu xây dựng, sơn, xăng, dầu nhờn, dầu cách điện, kim khí.
6 Tổ cấp vật t tại chân công trình, lao động kho, nạp ắc quy ôtô 12 ngời
Nhiệm vụ đảm bảo các hoạt động trong 4 kho trên địa bàn, giữa các kho và mặt bằng Nhà máy thuỷ điệnHoà Bình tổ chức hoạt động nh một tổ sản xuất trực tiÕp.
Một tuần một 2 lần vào thứ 3 và thứ 5 nhận vật t theo hoá đơn do thống kê lập theo nhu cầu của các đơn vị sản xuất.
Thc tế tình hình công nghệ thông tin tại phòng Vật t: Hiện tại Phòng có 6 máy tính đều đã sử dụng chơng trình phần mềm quản lý vật t do Tổng Công ty cung cấp tích hợp quản lý vật t và tài chính chơng II
Cơ sở lý luận về phân tích thiết kế hệ thống thông tin
hệ thống thông tin phục vụ quản lý
1.1.Khái niệm a.Thông tin Đợc hiểu theo nghĩa thông thờng là một thông báo hay bản tin nhận đợc làm tăng sự hiểu biết của đối tợng nhận tin về một vấn đề nào đó Thông tin là sự thể hiện mối quan hệ giữa các sự kiện và hiện tợng
Thông tin có thể tồn tại dới hình thức; Ví dụ nh: tiếng nói, hình ảnh, bảng biểu, chữ viết,…
Thông tin là một yếu tố cơ bản của quá trình thành lập, lựa chọn và phát ra quyết định để điều khiển một hệ thống nào đó Hệ thống này có thể là trong tự nhiên, xã hội hay t duy Quá trình thu thập thông tin - truyền tin
- nhận tin - xử lý tin - lựa chọn quyết định - rồi lại tiếp tục nhận tin là một chu trình vận động liên tục khép kín trong một hệ thống nhất định. b.Thông tin trong quản lý
Quản lý đợc hiểu là tập hợp các quá trình biến đổi thông tin thành hành động, một việc tơng đơng với quá trình ra quyết định
Thông tin quản lý là thông tin có ít nhất một nhà quản lý dùng hay có ý định dùng vào mục đích quản lý của mình.
Trong một mô hình quản lý đợc phân thành hai cấp: chủ thể quản lý và đối tợng quản lý, mối quan hệ giữa chúng và dòng thông tin lu chuyển đợc mô tả trong mô h×nh sau:
- Thông tin vào: thông tin từ môi trờng.
- Thông tin ra: thông tin ra môi trờng.
- Thông tin quản lý: thông tin quyết định.
- Thông tin phản hồi: thông tin tác nghiệp. c Một số khái niệm về hệ thống thông tin
- Hệ thống thông tin là tập hợp những yếu tố bao gồm con ngời, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu, thiết bị liên lạc thực hiện hoạt động thu thập, lu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập hợp các ràng buộc đợc gọi là môi trờng.
- Hệ thống thông tin đợc xác định nh tập hợp các thành phần đợc tổ chức để thu thập, xử lý, lu trữ, phân phối và biểu diễn thông tin trợ giúp việc ra quyết định và kiểm soát trong một tổ chức.
- Hệ thống thông tin là hệ thống sử dụng các nguyên liệu tin học (máy tính và các thiết bị trợ giúp), các chơng trình phần mềm (các chơng trình tin học và các thủ tục) và con ngời (ngời sử dụng và các nhà tin học) để thực hiện các hoạt động thu thập, cập nhật, lu trữ, xử lý, biến đổi dữ liệu thành các sản phẩm thông tin.
Nói tóm lại, mỗi khái niệm có một cách diễn đạt khác nhau nhng đều có ý chung đó là: Hệ thống thông tin là một hệ thống nhằm mục đích thu thập, lu trữ, xử lý và truyền thông tin.
Hệ thống thông tin bao gồm: đầu vào (Inputs) của hệ thống thông tin đợc lấy từ các nguồn (Sources) và đợc xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã đợc lu trữ từ trớc Kết quả xử lý (Outputs) đợc chuyển đến các đích (Destination) hoặc đựơc cập nhật vào kho lu trữ dữ liệu (Storage).
Nh hình trên minh hoạ, mọi hệ thống thông tin có bốn bộ phận: bộ phận đa dữ liệu vào, bộ phận xử lý, kho dữ liệu, bộ phận đa dữ liệu ra.
1.2.Thông tin và xử lý thông tin trong tổ chức
Nhiệm vụ của hệ thống thông tin trong doanh nghiệp là xử lý các thông tin kinh doanh, tức là thông tin dùng cho mục đích kinh doanh trong doanh nghiệp.
Xử lý thông tin là tập hợp những thao tác áp dụng lên các thông tin nhằm chuyển chúng về một dạng trực tiếp sử dụng đợc: làm cho chúng trở thành hiểu đợc, tổng hợp hơn, truyền đạt đợc, hoặc có dạng đồ hoạ,
Hệ thống thông tin bao gồm 2 thành phần cơ bản:
- Các dữ liệu: Đó là các thông tin đợc lu trữ và duy trì nhằm phản ánh thực trạng hiện thời hay quá khứ của doanh nghiệp.
- Các xử lý: Đó là những quá trình biến đổi thông tin.
Theo quan điểm hệ thống thì hệ thống quản lý trong một tổ chức kinh doanh bao gồm các hệ sau:
- Hệ tác nghiệp. a Mô hình logic
Mô tả hệ thống làm gì: dữ liệu mà nó thu thập, xử lý mà nó phải thực hiện, các kho để chứa các kết quả hoặc dữ liệu để lấy ra cho các xử lý và những thông tin mà hệ thống sản sinh ra Nó không quan tâm tới phơng tiện đợc sử dụng cũng nh địa điểm hoặc thời điểm mà dữ liệu đợc xử lý Mô hình của hệ thống gắn ở quầy tự động dịch vụ khách hàng do giám đốc dịch vụ mô tả thuộc mô hình lôgíc này.
Hình 6: Ba mô hình của một hệ thống thông tin b Mô hình vật lý ngoài
Mô hình vật lý ngoài chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy đợc của hệ thống nh là các vật mang dữ liệu và vật mang kết quả cũng nh hình thức của đầu vào và của đầu ra, phơng tiện để thao tác với hệ thống, những dịch vụ, bộ phận, con ngời và vị trí công tác trong hoạt động xử lý, các thủ tục thủ công cũng nh những yếu tố về địa điểm thực hiện xử lý dữ liệu, loại màn hình hoặc bàn phím đợc sử dụng Mô hình này cũng chú ý tới mặt thời gian của hệ thống, nghĩa là về những thời điểm mà các hoạt động xử lý dữ liệu khác nhau xảy ra c Mô hình vật lý trong
Liên quan tới những khía cạnh vật lý của hệ thống tuy nhiên không phải là cái nhìn của ngời sử dụng mà là của nhân viên kỹ thuật Chẳng hạn đó là những thông tin liên quan tới loại trang thiết bị đợc dùng để thực hiện hệ thống, dung lợng kho lu trữ và tốc độ xử lý của thiết bị, tổ chức vật lý của dữ liệu trong kho chứa, cấu trúc của các chơng trình và ngôn ngữ thể hiện
1.3.Tầm quan trọng của hệ thống thông tin hoạt động tốt
các mô hình hệ thống thông tin
2.1.Sơ đồ chức năng nghiệp vụ (BFD)
Mục đích của BFD: Tăng cờng cách tiếp cận lô gíc tới việc phân tích hệ thống và chỉ ra miền khảo cứu hệ thống trong toàn bộ hệ thống tổ chức giúp xác định phạm vi hệ thống cần phân tích.
Một BFD đầy đủ gồm:
- Mô tả có tính chất tờng thuật.
- Đầu vào của chức năng.
- Đầu ra của chức năng.
- Các sự kiện gây ra sự thay đổi.
Sơ đồ BFD chỉ cho ta biết cần phải làm gì chứ không chỉ ra là phải làm thế nào, ở đây chúng ta không cần phân biệt chức năng hành chính với chức năng quản lý Tất cả các chức năng đó đều quan trọng và cần đợc xử lý giống nhau nh một phần của cùng một cấu trúc.
2.2 Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD)
Mục đích của DFD là trợ giúp cho 4 hoạt động chính của nhà phân tích.
- Liên lạc: DFD mang tính đơn giản, dễ hiểu đối với ngời phân tích và ngời dùng
- Tài liệu: đặc tả yêu cầu hình thức và yêu cầu thiết kế hệ thống là nhân tố đơn giản việc tạo và chấp nhận tài liệu.
- Phân tích DFD: để xác định yêu cầu của ngời sử dông.
- Thiết kế: phục vụ cho việc lập kế hoạch và minh họa các phơng án cho nhà phân tích và ngời dùng xem xét khi thiết kế hệ thống mới.
Một số các ký pháp thờng dùng:
- Hình tròn: Bên trong hình tròn có chứa các tên tiến trình Tên của một tiến trình có dạng: động từ + bổ ngữ
Tiến trình là một dãy các thao tác, nó làm biến đổi trạng thái của hệ thống chuyển từ hệ thống này sang hệ thống khác xuất phát từ một trạng thái ban đầu nào đó. Mỗi tiến trình trong DFD đợc bao trong một vòng tròn và mỗi tiến trình phải có chức năng biến đổi thông tin.Nghĩa là có chức năng biến đổi thông tin đầu vào theo một cách nào đó nh tổ chức lại, bổ sung tạo thông tin míi
Tên của tiến trình trong DFD phải trùng với tên của chức năng trong BFD tơng ứng vì giữa hai mô hình này có mối quan hệ mật thiết với nhau, chúng kiểm tra và bổ sung lÉn nhau.
- Dòng dữ liệu : là nơi chuyển thông tin vào hoặc ra khỏi một tiến trình Nó đợc chỉ ra trên sơ đồ bằng một đờng kẻ có mũi tên ở ít nhất một đầu Mũi tên chỉ ra hớng của dòng thông tin.
Hình 8:Ký hiệu dòng dữ liệu
Ví dụ: Hóa đơn bán hàng
- Kho dữ liệu: Kho dữ liệu đợc ký hiệu:
Bên trong là tên kho
Kho dữ liệu trong sơ đồ DFD là nơi lu trữ thông tin trong 1 khoảng thời gian nào đó Từ một kho dữ liệu có thể có những dòng dữ liệu đi ra, ta nói rằng đó là dòng dữ liệu thâm nhập; hoặc đi vào, đó là dòng dữ liệu cập nhật kho dữ liệu
Hình 9: Ký hiệu tác nhân của HTTT
Nguồn hoặc đích là những bộ phận, tổ chức bên ngoài lĩnh vực đang nghiên cứu nhng có quan hệ nhất định với hệ thống Các tác nhân ngoài này có thể là nơi nhận tin, sản phẩm của hệ thống nhng cũng có thể là nơi cung cấp thông tin cho hệ thống
Phân tích dữ liệu là một phơng pháp xác định các đơn vị thông tin cơ sở có ích cho hệ thống (các thực thể), và xác định rõ mối quan hệ bên trong hoặc tham trỏ chéo nhau giữa chúng Điều này có ý nghĩa là mọi phần dữ liệu sẽ chỉ đợc lu trữ một lần trong toàn bộ hệ thống của tổ chức và có thể truy cập từ bất kỳ chơng trình nào bởi nhiều ngời sử dụng khác nhau. a Mục đích của việc xây dựng mô hình dữ liệu :
- Kiểm tra chặt chẽ các yêu cầu của ngời dùng.
Tên ngời/ bộ phận phát/ nhận tin
- Cung cấp cái nhìn lô gic về thông tin cần cho hệ thèng. b Các thành phần của mô hình dữ liệu bao gồm :
Thực thể: đợc hiểu là tập hợp các đối tợng cùng loại dới góc độ quan tâm của nhà quản lý
Có hai loại thực thể:
+ Thực thể tài nguyên: chỉ mô tả mà không giao dịch.
VÝ dô: DmHang (Mahang, Tenhang, Dvtinh, Dongia) + Bảng giao dịch (Nhóm thực thể giao dịch): Thể hiện các giao dịch.
VÝ dô: HoaDonBanHang (SoHD, MaKH, DienGiai, NgayHD, NguoiBan)
+ Kiểu thực thể: là một nhóm tự nhiên một số thực thể lại, mô tả một loại thông tin chứ không phải bản thân thông tin.
+ Thuộc tính: là đặc trng của thực thể Thuộc tính liên quan đến các kiểu thực thể, còn giá trị thuộc tính riêng biệt thì thuộc về riêng từng thực thể Có 3 loại thuéc tÝnh nh:
+ Thuộc tính định danh (thuộc tính khoá): là một hay nhiều thuộc tính cho phép xác định duy nhất một thùc thÓ
+ Thuộc tính mô tả: hầu hết các thuộc tính trong một kiểu thực thể đều là thuộc tính mô tả Mỗi thuộc
Víi thùc thÓ DmHang(Mahang, Tenhang, Dvtinh, Dongia) th×:
- Thuộc tính Mahang là khoá.
- Thuộc tính Tenhang, Dvtinh, Dongia là thuộc tính mô tả.
+ Thuộc tính kết nối: là thuộc tính đợc dùng để chỉ ra mối quan hệ giữa một thực thể này với một thực thể khác c Các kiểu liên kết:
Một lần xuất của thực thể A đợc liên kết với chỉ một lần xuất của thực thể B và ngợc lại.
Loại liên kết này phổ biến trong thực tế, một lần xuất của thực thể A liên kết với một hay nhiều lần xuất của thực thể B, nhng mỗi lần xuất của B chỉ liên kết với một lần xuất của A.
Ví dụ nh quan hệ giữa khách hàng và hóa đơn bán hàng, một khách hàng có thể có nhiều hóa đơn bán hàng, còn một hóa đơn bán hàng chỉ thuộc về một khách hàng nào đó.
Mỗi lần xuất của A tơng ứng với một hay nhiều lần xuất của B và ngợc lại, nhiều mỗi lần xuất của B tơng ứng với một hay nhiều lần xuất của B. d Các giai đoạn trong quá trình xây dựng mô hình dữ liệu :
Xác định các thuộc tính : Dựa trên 3 nguồn: Tri thức của bản thân về công việc đang nghiên cứu, những ng- ời sử dụng hệ thống hiện tại và xem xét các tài liệu sử dụng thờng xuyên trong lĩnh vực nghiên cứu
+ Xác định kiểu thực thể: Để có đợc kiểu thực thể ngời phân tích phải chuẩn hoá nhằm mục đích:
- Tối thiểu việc lặp lại.
+ Xác định các quan hệ: Thiết lập mối liên hệ tự nhiên giữa các thực thể và liên kết này phải ở dạng quan hệ một - nhiều. e Quá trình chuẩn hoá mô hình dữ liệu
CáC GIAI ĐOạN PHáT TRIểN Hệ THốNG THÔNG TIN
Một hệ thống thông tin dù lớn hay nhỏ thì quá trình phát triển của nó cũng phải qua các công đoạn cụ thể nhất định Đó chính là các bớc các công việc phải làm trong quá trình phát triển một hệ thống thông tin Sản phẩm của công đoạn trớc chính là đầu vào của công đoạn sau, vì thế nếu có sự cố xảy ra ở giai đoạn nào thì cũng làm ảnh hởng đến toàn bộ dự án và nó làm chậm dự án.
Phát triển một hệ thống thông tin gồm 7 giai đoạn:
- Đề xuất các phơng án của giải pháp
- Thiết kế vật lý ngoài
- Triển khai kỹ thuật hệ thống
- Cài đặt và khai thác
3.1 Giai đoạn đánh giá yêu cầu.
Giai đoạn đánh giá yêu cầu nhằm cung cấp cho lãnh đạo có đợc những thông tin đầy đủ chính xác để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả của một dự án Khả thi ở đây ngoài tính khả thi về mặt kỹ án phát triển hệ thống thông tin rất tốn kém về nhân lực, tiền bạc, thời gian và chất xám Vì thế giai đoạn đánh giá yêu cầu nó quyết định xem dự án có đợc tiếp tục hay là bị huỷ bỏ. Đánh giá đúng yêu cầu cũng là yếu tố quyết định đến sự thành công của dự án Bất cứ một sự sai lầm nào dù lớn dù nhỏ thì cũng đều gây nên những tổn thất khôn lờng cho công ty Đánh giá yêu cầu đợc bắt đầu từ việc nêu ra các yêu cầu của khách hàng, từ đó xác định đợc quy mô của dự án, xác định những thay đổi có thể có trong tơng lai, xác định xem dự án chịu tác động của những yếu tố nào Để từ đó có thể đa ra đợc những thông tin hỗ trợ cho ngời ra quyết định Tuy vậy giai đoạn này phải tiến hành tơng đối nhanh, tránh gây tốn kém về nhân lực và tiền của.
Giai đoạn này bao gồm các công đoạn sau:
- Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu: Nó bao gồm các công việc xác định xem giai đoạn này cần phải tìm hiểu những gì từ hệ thống, cần phải thực hiện những công việc gì, thời gian thực hiện.
- Làm rõ yêu cầu: Phân tích viên phải xác định đợc chính xác yêu cầu của khách hàng, cũng nh yêu cầu của hệ thống, môi trờng của hệ thống những ràng buộc của hệ thống.
- Đánh giá tính khả thi: Xác định những yếu tố gây trở ngại cho hệ thống, đánh giá tính khả thi của hệ thống về mặt kỹ thuật, tổ chức, tài chính, thời gian.
- Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu.
3.2 Giai đoạn phân tích chi tiết
Mục đích chính của giai đoạn phân tích chi tiết là đa ra đợc chuẩn đoán chi tiết về hệ thống đang tồn tại nghĩa là xác định đợc những vấn đề chính cũng nh các nguyên nhân chính của chúng, xác định đợc mục tiêu cần đạt đợc của hệ thống mới và đề ra đợc các yếu tố giải pháp cho phép đạt đợc mục tiêu trên.
Giai đoạn này gồm các công đoạn sau:
- Lập kế hoạch nghiên cứu chi tiết: Ngời chịu trách nhiệm của giai đoạn này phải lập kế hoạch về các nhiệm vụ phải thực hiện.
- Nghiên cứu môi trờng hệ thống đang tồn tại: Khi đa ra chuẩn đoán về hệ thống hiện thời, phân tích viên phải cố gắng để có đợc sự hiểu biết sâu sắc về môi tr- ờng hệ thống nghiên cứu để đánh giá mức độ phù hợp giữa các đặc trng hệ thống với các ràng buộc của môi tr- êng
- Nghiên cứu hệ thống hiện tại: Cho biết lý do tồn tại của hệ thống; các mối liên hệ của nó với các hệ thống khác trong tổ chức; những ngời sử dụng; các bộ phận cấu thành; các phơng thức xử lý; thông tin mà nó sản sinh ra; những dữ liệu mà nó thu nhận; khối lợng dữ liệu mà nó xử lý; giá cả gắn liền với thu thập, xử lý và phân phát thông tin, hiệu quả xử lý dữ liệu
- Chuẩn đoán và xác định yếu tố giải quyết vấn xác định các mục tiêu mà hệ thống đợc sửa chữa hoặc hệ thống mới cần phải đạt đợc và xác định các yếu tố của giải pháp.
- Đánh giá lại tính khả thi: Đợc thực hiện bằng việc so sánh những thông tin mà thu thập đợc từ những công đoạn trớc với những ràng buộc về tổ chức, kỹ thuật, tài chính và thời hạn đã đợc xác định trớc đây.
- Sửa đổi đề xuất của dự án.
- Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết.
3.3 Giai đoạn thiết kế logic
Mục đích của giai đoạn này là xác định một cách chi tiết và chính xác những cái gì mà hệ thống mới phải làm để đạt đợc những mục tiêu đã đợc thiết lập từ giai đoạn phân tích chi tiết.
Sản phẩm đa ra của giai đoạn thiết kế logic là các sơ đồ luồng dữ liệu DFD, các sơ đồ cấu trúc dữ liệu DSD, các sơ đồ phân tích tra cứu và các phích logic của từ điển hệ thống.
Các công đoạn chính của giai đoạn này bao gồm các bíc sau
- Thiết kế cơ sở dữ liệu.
- Thiết kế các luồng dữ liệu vào.
- Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic.
- Hợp thức hoá mô hình logic.
Thiết kế cơ sở dữ liệu là xác định yêu cầu thông tin của ngời sử dụng hệ thống, đây là công việc tơng đối phức tạp Phân tích viên ngoài việc gặp gỡ những ngời sử dụng và hỏi họ danh sách dữ liệu mà họ cần để hoàn thành có hiệu quả công việc đang làm Tuy nhiên công việc hỏi nh vậy thờng gặp khó khăn Để công việc đợc diễn ra một cách thuận lợi thì phân tích viên buộc phải nghiên cứu kỹ lỡng cơ sở dữ liệu của hệ thống Tuỳ theo yêu cầu của công việc và từng tình huống cụ thể phân tích viên có những phơng pháp thu thập dữ liệu cho phù hợp Tuy nhiên, phân tích viên có thể áp dụng một trong các phơng pháp sau:
- Thiết kế cơ sở dữ liệu logic đi từ các thông tin ra.
- Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phơng pháp mô hình hoá.
3.4 Đề xuất các phơng án của giải pháp ở giai đoạn này, nhóm phân tích viên đã xác định về mặt logic những đầu vào, những xử lý, những tệp CSDL và những đầu ra cho phép giải quyết tốt hơn những vấn đề của hệ thống thông tin hiện có và đạt đ- ợc những mục tiêu đề ra của ngời sử dụng Tuy nhiên những khía cạnh nh: Ai chịu trách nhiệm nhập dữ liệu? Cách thức xử lý nào đợc sử dụng cho mỗi xử lý? Phơng tiện xử lý nào đợc dùng? cha đợc làm sáng tỏ Chính vì vậy mục đích của giai đoạn này là thiết lập các phác họa cho mô hình vật lý, đánh giá chi phí lợi ích cho các phác họa, xác định khả năng đạt mục tiêu cũng nh sự tác động của chúng và lĩnh vực tổ chức, nhân sự đang lãnh đạo những phơng án hứa hẹn nhất Các công đoạn chính của giai đoạn này là:
- Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc về tổ chức.
- Xây dựng các phơng án giải pháp.
- Đánh giá các phơng án của giải pháp.
- Chuẩn bị và trình bày báo cáo. Đánh giá phơng án của giải pháp là một công việc quan trọng nhất của giai đoạn này Thực chất của hoạt động này là phân tích chi phí lợi ích, phân tích đa tiêu chuẩn Ngoài ra phân tích viên còn có thể trình bày thêm các phơng pháp phân tích khác nh phơng pháp chuyên gia, phơng pháp so sánh Đối với hệ thống thông tin của các doanh nghiệp cần đặc biệt nhấn mạnh hiệu quả kinh tế Sự thuyết phục về mặt tài chính và tính khả thi tài chính của dự án quyết định xem dự án có tiếp tục đợc đi tiếp không hay là sẽ đợc thay đổi theo phơng pháp khác.
3.5 Thiết kế vật lý ngoài
Công cụ thực hiện đề tài
Một hệ thống thông tin chỉ có thể tồn tại đợc khi nó đợc cung cấp dữ liệu Một trong những công việc của quản lý hệ thống thông tin chính là quản lý dữ liệu, xử lý dữ liệu Hoạt động quản lý dữ liệu là một hoạt động quyết định đến tính sống còn của hệ thống cũng nh đối với mỗi doanh nghiệp, tổ chức vì mỗi doanh nghiệp, tổ chức sẽ đa vào trong máy tính những thông tin dữ liệu cần thiết phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của bản thân tổ chức đó Từ các thông tin dữ liệu đó tạo ra hệ quản trị cơ sở dữ liệu
Hệ quản trị cơ sở dữ liệu: Ngời ta lu trữ và quản lý dữ liệu trong những kho dữ liệu, đó là nơi cất giữ dữ liệu một cách có tổ chức sao cho có thể tìm kiếm nhanh chóng những dữ liệu cần thiết Nếu kho dữ liệu này đợc đặt trên những phơng tiện nhớ của máy tính điện tử (MTĐT) và đợc bảo quản nhờ chơng trình máy tính thì nó còn đợc gọi là ngân hàng dữ liệu (NHDL) hay hệ quản trị cơ sở dữ liệu NHDL là một hệ thống dùng MTĐT để lu trữ, quản lý tập trung dữ liệu nhằm phục vụ cho nhiều ngời và nhiều mục đích quản lý khác nhau.
4.2 Các khái niệm liên quan đến cơ sở dữ liệu
Thực thể: Là một đối tợng nào đó mà nhà quản lý muốn lu trữ với các đặc điểm và tính chất cần ghi chép lại Nó chính là các đối tợng cùng loại.
Thuộc tính: Là đặc điểm và tính chất của thực thể Mỗi thuộc tính là một yếu tố dữ liệu tách biệt, th- ờng không chia nhỏ đợc Các thuộc tính góp phần mô tả thực thể là những dữ liệu về thực thể mà muốn lu trữ.
Trờng: Một cột gọi là một trờng dữ liệu nó là nơi lu trữ một thuộc tính của một thực thể.
Bản ghi: Mỗi dòng là một bản ghi vì nó ghi chép dữ liệu về một cá thể tức là biểu hiện riêng biệt của thực thÓ.
Bảng: Toàn bộ các bản ghi lu trữ thông tin của một thực thể tạo ra một bảng mà mỗi dòng là một bản ghi và mỗi cột là một trờng.
Cơ sở dữ liệu: Là một nhóm gồm một hay nhiều bảng có liên quan với nhau.
4.3 Những hoạt động chính của cơ sở dữ liệu a Cập nhật dữ liệu
Có nhiều nhiệm vụ cần thực hiện khi sử dụng cơ sở dữ liệu Một số nhiệm vụ thực hiện trực tiếp từ các nhân viên hoặc nhà quản lý, một số khác do các quản trị viên cơ sở dữ liệu hoặc lập trình viên có năng lực thực hiện.
Xu thế của các hệ quản trị cơ sở dữ liệu làm dễ dàng việc tạo và nhập dữ liệu, quản trị những ứng dụng cơ sở dữ liệu cho những ngời sử dụng b Truy vấn dữ liệu
Truy vấn dữ liệu là làm thế nào để lấy dữ liệu từ cơ sở dữ liệu Để thực hiện nhịêm vụ này phải có một cách thức nào đó giao diện với cơ sở dữ liệu Thông thờng thông qua một dạng nào đó của ngôn ngữ truy vấn:
- Ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc SQL là ngôn ngữ phổ dụng nhất đợc dùng để truy vấn các cơ sở dữ liệu hiện nay Việc viết một lệnh SQL đòi hỏi nhiều kỹ năng và thời gian nhất là những truy vấn phức tạp trong một
- Truy vấn bằng QBE: Nhiều hệ quản trị cơ sở dữ liệu có cách thức đơn giản hơn để giao tác với cơ sở dữ liệu dựa vào quan niệm QBE Vì nó tạo cho ngời dùng sử dụng một lới điền hoặc một mẫu để xây dựng cấu trúc một mẫu mà họ muốn tìm kiếm Hệ quản trị cơ sở dữ liệu hiện đại sử dụng giao diện hiện đại và kỹ thuật rê chuột để tạo truy vấn một cách dễ dàng và nhanh chãng c Lập báo cáo từ cơ sở dữ liệu
Thờng thì các hệ quản trị cơ sở dữ liệu bổ sung tính năng lập báo cáo cho việc truy vấn dữ liệu Báo cáo là những dữ liệu kết xuất ra từ cơ sở dữ liệu, đợc tổ chức sắp xếp và đa ra dới dạng in ấn Tuy nhiên báo cáo cũng có thể hiện trên màn hình d Cấu trúc tệp và mô hình dữ liệu
Dữ liệu cần phải đợc tổ chức theo một cách nào đó để không d thừa và dễ dàng tìm kiếm, phân tích hiểu đợc chúng Vì vậy cơ sở dữ liệu đợc tổ chức cần phải cấu trúc lại Đối với thực thể việc xác định tên gọi, độ rộng các trờng, loại của từng trờng Tất cả những thứ đó đều đợc gọi là cấu trúc một thực thể Để lu trữ dữ liệu cần một cơ chế để gắn kết một thực thể mà chúng có mối liên hệ tự nhiên giữa cái nọ với cái kia
- Mô hình phân cấp thể hiện mối quan hệ Cha_Con Mét thùc thÓ cha cã thÓ cã nhiÒu thùc thÓ con, nhng mỗi thực thể con thì có một thực thể cha Quan hệ này đợc gọi là quan hệ Một _Nhiều
- Mô hình mạng lới tỏ ra mềm dẻo hơn nhiều so với mô hình phân cấp Theo mô hình này một thực thể cha có nhiều thực thể con và ngợc lại Quan hệ này đuợc gọi là quan hệ Nhiều _Nhiều Mô hình này mềm dẻo nhng cũng có nhiều yếu điểm của nó Kích thớc của sự phức tạp của các mối quan hệ sẽ làm cơ sở dữ liệu trở lên lớn và cồng kềnh và rất dễ nhầm lẫn
- Mô hình quan hệ là mô hình đợc sử dụng nhiều nhất hiện nay Theo mô hình này thì hệ quản trị cơ sở dữ liệu xem xét và thực hiện các thực thể nh là bảng hai chiều với bản ghi là các hàng và các trờng là các cột Có một cột đóng vai trò trờng khoá hay còn gọi là trờng định danh Mỗi giá trị của nó xác định một bản ghi duy nhất Bảng có thể chứa các trờng liên kết, chúng không phải là những trờng mô tả về thực thể mà là móc xích liên kết với nhiều và một bản ghi của một bảng khác Cấu trúc nh vậy có nhiều thuận lợi cho việc thao tác với dữ liệu trên các bảng e Cơ sở dữ liệu và mạng
Phân tích hệ thống
1.1.Mô tả hệ thống hiện tại
Hiện nay chơng trình QLVT trên toàn Tổng công ty mỗi đơn vị là một version chơng trình, với bộ mã của từng đơn vị quy định Chơng trình quản lý vật t đã đ- ợc Tổng công ty cho cài đặt và sử dụng trên tất cả các đơn vị trong toàn ngành
Hệ thống chơng trình đợc khép kín với hệ thống ch- ơng trình kế toán, khi phát sinh chứng từ nhập xuất đã hạch toán thì đợc ghi dữ liệu sang bên kế toán, chơng trình đợc xây dựng cho cả hai phòng, phòng vật t và phòng kế toán.
Hệ thống đòi hỏi theo dõi theo các khía cạnh sau: Cho các đơn vị theo dõi mã vật t dới dạng thẻ kho và không có thẻ kho.
Theo dõi đến chất lợng của vật t, phân loại vật t đó theo từng chất lợng của nó: nhập mới, thu hồi 56%, kém phẩm chất, …dới dạng mã chất lợng không theo dõi dới dạng mở kho địa lý. Đòi hỏi theo dõi tất cả các loại giá hiện hành, và cả cho đơn giá ngoại tệ. Đáp ứng cho cả 3 cấp: Cấp công ty, đơn vị, chi nhánh.
Phải đáp ứng đợc các báo biểu đặc thù của từng đơn vị
Hệ thống không nhất thiết đòi hỏi cấu hình máy quá cao
1.2.Phân tích hệ thống a.Mục đích, yêu cầu bài toán quản lý vật t
Dựa trên mô hình của các đơn vị trong toàn Tổng Công ty, yêu cầu xây dựng bài toán Quản lý vật t đáp ứng đợc nghiệp vụ quản lý vật t theo bộ mã vật t do Tổng công ty quy định, chủ yếu trên hai mô hình chính:
-Khối sản xuất: ( các công ty Điện lực, Công ty truyền tải,…)
Quản lý kho: gồm kho địa lý, kho ảo.
Quản lý vật t trong kho: gồm các chủng loại vật t: mới, thu hồi, kém phẩm chất…
Quản lý vật t tồn kho: theo kho, mã vật t, mã nơi sản xuÊt.
Quản lý các loại chứng từ nhập, xuất, xuất luân chuyÓn néi bé.
Quản lý các loại vật t thu hồi.
Quản lý vật t kém phẩm chất.
Vật t kiểm kê, thanh lý.
Hệ thống báo biểu do Tổng công ty quy định và biểu đặc thù của đơn vị.
Ngoài các yêu cầu nh khối sản xuất, các ban quản lý dự án còn có các yêu cầu đặc thù sau:
Quản lý chứng từ nhập theo hợp đồng.
Quản lý chứng từ nhập, xuất vật t theo hợp đồng, công trình, đơn vị thi công.
Quản lý nhập, xuất vật t theo ngoại tệ.
Kiểm kê vật t bên A, bên B.
Quản lý vật t theo nguồn vốn. b.Về nghiệp vụ quản lý sử dụng phơng pháp số d
Tại kho: Định kỳ, sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phải nhập toàn bộ chứng từ nhập kho, xuất kho phát sinh theo từng vật t quy định Sau đó lập phiếu giao nhận chứng từ và nộp cho kế toán kèm theo các chứng từ nhập, xuất vật t Ngoài ra, thủ kho còn phải ghi số lợng vật t tồn kho cuối tháng theo từng danh điểm vật t vào sổ số d Sổ số d đợc kế toán mở ch từng kho và dùng cho cả năm, trớc ngày cuối tháng, kế toán giao cho thủ kho để ghi vào sổ Ghi xong thủ kho phải gửi về phòng kế toán để kiểm tra và tính thành tiền.
Quy trình luân chuyển chứng từ nhập, xuất vật t:
Mã vật t: gồm 8 ký tự theo quy định của Tổng công ty
Mã nơi sản xuất có 3 ký tự.
Kho: gồm kho địa lý và kho ảo, kho phân ra làm nhiều loại kho: kho thu hồi, kho thanh lý, kho kế hoạch 3…
-Chứng từ nhập vật t: Phòng vật t theo yêu cầu của giấy đề nghị cấp vật t, phòng kế toán hạch toán chứng từ nhập, xuất và đảm bảo về mặt gía trị, và có trách nhiệm cập nhật, hạch toán phụ phí và thuế, các thông số của chứng từ nhập đợc thể hiện qua từng phần sau:
-Lý do phát sinh phiếu nhập:
Giấy đề nghị cấp vật t: từ phòng ban của đơn vị
Hợp đồng mua bán: hợp đồng ký kết mua bán vật t thiết bị ( không theo dõi).
Quyết định điều động: điều động vật t từ đơn vị này sang đơn vị khác…
Biên bản thu hồi: Vật t thu hồi từ các công trình… -Loại chứng từ: nhập mua ngoài, nhập thừa, nhập thu hồi, nhập luân chuyển nội bộ, nhập dự án, nhập lập kế hoạch 3, chứng từ nhập xuất trực tiếp,…
-Phòng tài chính kế toán có nhiệm vụ hạch toán các chứng từ nhập bao gôm:
Tài khoản nợ. Đối tợng nợ cấp 1,2,3.
Loại hình nợ. Đối tợng nợ.
Toàn bộ thông tin chứng từ nhập đợc cung cấp cho phòng tài chính kế toán.
Luân chuyển chứng từ nhập:
Ngời nhập vật t làm giấy để nghị cấp vật t gửi cho phòng vật t cùng với hồ sơ và chứng từ kèm theo.
Phòng vật t lập phiếu nhập( ký vào ngời lập và ngời phụ trách vật t)
Ngời nhập vật t: nhập vật t thiết bị.
01 liên thủ kho giữ, vào thẻ kho.
01 liên giao về phòng vật t, cập nhật vào chơng
01 liên kèm với hoá đơn và hồ sơ làm thanh toán gửi phòng tài chính kế toán.
-Chứng từ xuất vật t: Phòng vật t phát hành chứng từ xuất theo yêu cầu của giấy đề nghị cấp vật t, phòng kế toán có nhiệm vụ hạch toán chứng từ nhập và đảm bảo về giá trị của chứng từ nhập, các thông tin của chứng từ xuất đợc thể hiện qua từng phần sau:
-Lý do phát sinh phiếu xuất:
Dự toán đợc duyệt.(không theo dõi)
Xuất theo văn bản, đề nghị đợc duyệt.
Hợp đồng nhợng bán.(không theo dõi)
Giấy đề nghị xuất vật t.
Xuất cho đơn vị, bộ phận sử dụng.
Luân chuyển chứng từ xuất :
Bộ phận có nhu cầu lĩnh vật t làm giấy đề nghị lĩnh vật t.
Phòng vật t kiểm tra và lập phiếu.
Thủ kho cấp phát và lấy chữ ký của ngời lĩnh vật t. c.Công tác theo dõi quản lý và báo cáo
In phiếu: in phiếu nhập, xuất theo mẫu có sẵn và không có sẵn.
Nhập: liệt kê danh sách chứng từ nhập vật t và nhập xuÊt trùc tiÕp.
Xuất: liệt kê danh sách chứng từ xuất vật t, xuất luân chuyÓn.
Nhập, xuất: liệt kê chứng từ nhập, xuất điều chỉnh. Theo dõi vật t nhập – xuất – tồn:
Danh sách các vật t biến động, nhập – xuất – tồn của đơn vị trong tháng theo các tiêu chí quản lý.
Danh sách toàn bộ trong kho, nhập – xuất – tồn theo các tiêu chí quản lý.
thiết kế hệ thống thông tin
2.1.Sơ đồ phân rã chức năng của hệ thống
Nh ta đã biết, mô hình nghiệp vụ là một mô tả các chức năng nghiệp vụ của một tổ chức( hay một miền nghiên cứu của tổ chức) và những mối quan hệ bên trong giữa các chức năng đó cũng nh các mối quan hệ của chúng với môi trờng bên ngoài Mô hình nghiệp vụ đợc thể hiện bằng một số dạng khác nhau Mỗi dạng mô tả một khía cạnh của hoạt động nghịêp vụ Tất cả các dạng đó cho ta một bức tranh toàn cảnh về hoạt động nghiệp vô.
Một trong những cách thể hiện của mô hình nghiệp vụ là sơ đồ phân rã chức năng( biểu đồ phân rã chức năng) Nó cho ta thấy đợc các chức năng nghiệp vụ của một tổ chức đợc phân chia thành các chức năng nhỏ hơn theo một thứ bậc xác định.
Sơ đồ phân rã chức năng của hệ thống thông tin quản lý vật t tại Nhà máy thuỷ điện Hoà Bình đợc mô tả nh sau:
2.2.Sơ đồ luồng dữ liệu của hệ thống
Nh đã đề cập tới trong phần trớc, Mô hình hoá tiến trình nghiệp vụ là sự biểu diễn đồ thị các chức năng của quá trình để thu thập, thao tác, lu trữ và phân phối dữ liệu giữa các bộ phận trong một hệ thống nghiệp vụ cũng nh giữa hệ thống và môi trờng của nó.
Trong phơng pháp phân tích HTTT hớng cấu trúc, các tài liệu đầu tiên của quá trình mô hình hoá quá trình nghịêp vụ là tập hợp các sơ đồ luồng dữ liệu biểu diễn mối liên hệ thông tin bên trong một hệ thống với môi tr- ờng của nó theo một số góc nhìn nhận khác nhau.
Các sơ đồ đó là:
Sơ đồ mức ngữ cảnh
Sơ đồ luồng dữ liệu vật lý của hệ thống hiện thời. Sơ đồ luồng dữ liệu logic của hệ thống hiện thời. Sơ đồ luồng dữ liệu logic cho hệ thống mới.
Sơ đồ luồng dữ liệu của hệ thống cần xây dựng. a.Sơ đồ mức ngữ cảnh
Sơ đồ mức ngữ cảnh biểu diễn hệ thống ở mức cao nhất.Trong sơ đồ này chỉ gồm 3 loại thành phÇn:
- Một tiến trình duy nhất: mô tả toàn bộ hệ thống, trong đó có tên hệ thống và có chỉ số là 0.
- Các tác nhân( môi trờng của hệ thống).
- Các luồng dữ liệu giữa các tác nhân và hệ thống mô tả sự tơng tác giữa hệ thống và môi trờng.
Sơ đồ ngữ cảnh cho ta một cái nhìn khái quát về hệ thống trong môi trờng của nó Tuy nhiên trong chuyên đề này ta chỉ quan tâm đến hệ thống thông tin quản lý vật t và những ảnh hởng đáng kể lên hệ thống: đó là những tác nhân có tơng tác với hệ thống về mặt thông tin. b.Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0
Quá trình phân nhỏ mỗi tiến trình của một sơ đồ luồng dữ liệu thành một sơ đồ luồng dữ liệu mới(nếu có thể) gọi là phân rã sơ đồ luồng dữ liệu đã cho.
Khi phân rã một tiến trình của một biểu đồ luồng thành một biểu đồ ở mức sau thì mọi luồng dữ liệu vào và ra, các tác nhân ngoài và kho dữ liệu liên quan với nó phải đợc bảo toàn trong biểu đồ ở mức sau.
Nguyên tắc đợc áp dụng để đảm bảo sự cân bằng và biểu đồ đợc vẽ đơn giản hơn:
- Một luồng dữ liệu phức hợp có thể chia nhỏ thành các luồng dữ liệu thành phần ở mức sao cho vẫn giữ nguyên số lợng các luồng dữ liệu đã có trong luồng dữ liệu phức hợp…
- Cho phép vẽ lặp lại một kho dữ liệu hay một tác nhân ở một vài vị trí.
Vận dụng phơng pháp và nguyên tắc phân rã sơ đồ luồng dữ liệu ở trên, ta tiến hành phân rã(làm mịn) sơ đồ ngữ cảnh để nhận đợc biểu đồ luồng dữ liệu mức
0 c Sơ đồ phân rã mức 1
Việc phát triển các sơ đồ luồng dữ liệu chi tiết là quá trình tiếp tục làm mịn các sơ đồ luồng dữ liệu đã nhận đợc trớc đó.
Dựa trên quá trình làm mịn sơ đồ luồng dữ liệu mức i-1, ta nhận đợc một sơ đồ luồng dữ liệu mức i có thể mô tả nh sau: Đối với mỗi tiến trình trong sơ đồ luồng dữ liệu mức i-1 mà có thể phân chia thành các tiến trình nhỏ hơn ta sẽ phân rã thành một sơ đồ luồng dữ liệu mức i theo cách sau:
- Thay thế tiến trình đợc xét của biểu đồ luồng dữ liệu mức i-1 bằng các tiến trình con tơng ứng với các chức năng của mức tơng ứng trong biểu đồ phân rã chức n¨ng.
- Giữ nguyên toàn bộ các tác nhân ngoài, các kho dữ liệu và các luồng dữ liệu liên quan đến tiến trình đ- ợc xét trong biểu đồ luồng dữ liệu mức i-1 và chuyển chúng sang biểu đồ luồng dữ liệu mức i Tuy nhiên cần đặt lại các đầu mút của các luồng dữ liệu vào các tiến trình con mới thêm vào một cách thích hợp.
- Thêm vào các luồng dữ liệu giữa các tiến trình con(dựa trên các mô tả khác).
Việc đánh số hiệu các tiến trình trong một biểu đồ mới nhận đợc tuân theo các nguyên tắc sau: số hiệu của một tiến trình gồm hai phần: phần đầu và phần số thứ tự Phần đầu là số hiệu của tiến trình đợc sử dụng để phân rã Phần số thứ tự là thứ tự của tiến trình con.
Từ đó ta có sơ đồ phân rã mức 1 nh sau
2.3.Thiết kế cơ sở dữ liệu cho hệ thống a.Thiết kế cơ sở dữ liệu logic đi từ các thông tin ®Çu ra
Là phơng pháp cổ điển và cơ bản của thiết kế hệ thống Để thực hiện phơng pháp này cần tuân thủ theo các bớc sau:
Bớc 1: Xác định các đầu ra của hệ thống
Bớc 2: Xác định các tệp cần thiết cung cấp dữ liệu cho việc tạo đầu ra tơng ứng
Bớc 3: Xác định khối lợng cho từng tệp và toàn bộ sơ đồ
Bớc 4: Xác định liên hệ logic giữa các tệp và thiết lập sơ đồ cấu trúc dữ liệu.
Các thông tin đầu ra của hệ thống bao gồm:
Bảng kê nhập chi tiết trong tháng
Bảng kê nhập vật t thừa.
Bảng kê nhập vật t thu hồi
Bảng kê nhập vật t thu hồi
Bảng kê nhập vật t mua ngoài
Bảng kê chi tiết nhập vật t khác
Sổ chi tiết thanh toán với ngời bán
Báo cáo nhập – xuất – tồn vật t: vật t đầu kì, nhập trong kỳ, xuất trong kỳ, tồn cuối kì.
Tổng hợp tồn theo kho địa lý, chi tiết theo mã vật t. Bảng cân đối phát sinh trong tháng. Đối chiếu số liệu hàng tháng với các đơn vị nhập vật t.
Mẫu sổ theo dõi tình hình nhập – xuất – tồn.