TỔNG QUAN VỀ CƠ QUAN THỰC TẬP VÀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU
Giới thiệu về tổng công ty FPT
Thành lập ngày 13/9/1988, sau 16 năm hoạt động, với bí quyết là tinh thần FPT và trọng dụng nhân tài, FPT đã liên tục phát triển, trở thành công ty tin học lớn nhất Việt Nam, tạo đà vững chắc cho giai đoạn tiếp theo
Về kinh doanh , trong suốt 16 năm qua doanh số của FPT liên tục phát triển với mức tăng trưởng bình quân hàng năm là 40% Năm 2003 doanh số toàn công ty đạt 3172 tỷ đồng (tương ứng với 204 triệu đô), tăng 110% so với năm
2002 (1515 tỷ đồng), trong đó doanh số phần mềm và dịch vụ là 244.8 tỷ đồng (tăng 68% so với năm 2002), nộp ngân sách Nhà nước 300 tỷ đồng.
Năm 2004 doanh số tập đoàn FPT đạt 5.099 tỷ đồng (tương đương 323,77 triệu USD), tăng 68% so với năm 2003 Trong đó doanh số phần mềm và dịch vụ là 374,1 tỷ đồng Nộp ngân sách Nhà nước 600 tỷ đồng.
Về nhân sự , FPT là công ty tập trung được đông đảo cán bộ tin học nhất
Việt Nam với gần 3500 nhân viên (tính đến hết năm 2005), trong đó hơn 74% nhân viên tốt nghiệp Đại học.
Về cơ cấu tổ chức , FPT hiện có:
- Sáu công ty chi nhánh: Công ty Hệ thống thông tin FPT(FPT Information System), Công ty Phân phối FPT (FPT Distribution), Công ty Viễn thông FPT (FPT Telecom), Công ty Phần mềm FPT (FPT Software), Công ty Giải pháp Phần mềm FPT (FPT Software Solutions), Công ty di động FPT (FPT Mobile).
- Học viện Quốc tế FPT (bao gồm Trung tâm đào tạo lập trình viên quốc tế FPT Aptech, Trung tâm đào tạo Mỹ thuật đa phương tiện FPT Arena vàTrung tâm đào tạo trực tuyến FED).
- Các trung tâm khác: Trung tâm máy tính thương hiệu Việt Nam (FPT Elead), Trung tâm bảo hành Máy tính, Trung tâm dịch vụ ERP, trung tâm đề án và chuyển giao công nghệ
- Chi nhánh tại TP.HCM và TP Đà Nẵng…
1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty FPT
FPT là công ty cổ phần đầu tư công nghệ được thành lập từ năm 1988, ban đầu gồm 13 thành viên.
- Năm 1989, Đặt văn phòng đại diện ở Moscow; Mở chi nhánh tại TP.HCM, thành công đầu tiên trong lĩnh vực phần mềm với tự động hóa phòng máy bay của Việt Nam Airline.
- Năm 1991, trở thành công ty đầu tiên trong lĩnh vực phần mềm quản lý Ngân hàng – cho Ngân hàng Hàng hải Việt Nam.
- Năm 1992, FPT là đại lý của Olivetti
- Năm 1993, lần đầu tiên triển khai phần mềm cho khách hàng nước ngoài tại Việt Nam Triển khai phần mềm cho Chufon Bank (Đài Loan).
- Năm 1994, là đại lý chính thức của IBM Chính thức ra đời sản phẩm SiBa cho Ngân hàng Thương mại.
- Năm 1995, Thành lập các trung tâm kinh doanh FIS, FSS,FCD,FCO,FIT,…tiền thân của các Công ty thành viên ngày nay Hợp tác chiến lược với Silver Lake – Malaysia bằng triển khai hệ thống Ngân hàng cho Vietcombank.
- Năm 1996, FPT bước vào lĩnh vực Internet với việc xây dựng mạng trí tuệ Việt Nam Tiến vào thị trường Campuchia với việc triển khai phần mềm cho Compubank
- Năm 1998, Sau 10 năm thành lập FPT đã đạt được doanh số 40 triệu USD Được nhà nước trao tặng Huân chương Lao động Hạng II
Triển khai thành công hệ thống quản lý đối tượng nộp thuế và quản lý thuế VAT cho 61 Cục thuế của Việt Nam.
- Năm 1999, toàn cầu hoá với chiến lược xuất khẩu phần mềm.
Thành lập chi nhánh của FPT ở Ấn Độ.
- Năm 2000, FPT trở thành công ty Tin học đầu tiên đạt chứng chỉ Iso – 9001.
- Năm 2001, Công ty Tin học đầu tiên ở Đông Nam Á được công nhận đạt chứng chỉ ISO 9001:2000.
- Năm 2002, Công ty cổ phần với 51% vốn nước ngoài, nhận giấp phép cung cấp dịch vụ kết nối Internet (IXP).
- Năm 2003, Thành lập 6 công ty chi nhánh. Đón nhận Huân chương Lao động hạng Nhất vào lễ kỷ niệm 15 năm thành lập công ty và nhận Giải thưởng Sao Khuê của Hội DNT Việt Nam.
- Năm 2004, Thành lập chi nhánh tại Đà Nẵng vào ngày 13/8
Công ty phần mềm FSOFT đạt chứng chỉ CMM5.
1.2 Cơ cấu tổ chức của Công ty
Cơ cấu tổ chức của công ty FPT được mô tả theo sơ đồ sau:
Cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần phát triển đầu tư Công nghệ FPT
1.3 Dịch vụ FPT cung cấp
Lĩnh vực kinh doanh của FPT là các lĩnh vực giải pháp và thiết bị công nghệ, trong xu hướng Hội tụ số (digital convergence) Công ty luôn đi tiên phong trong việc xâm nhập và chiếm lĩnh thị trường công nghệ có lợi nhuận cao, đặc biệt là CNTT Những hướng sản xuất kinh doanh chính hiện nay của FPT là:
- Sản xuất phần mềm máy tính.
- Tư vấn, thiết kế, cung cấp, lắp đặt và tích hợp các hệ thống công nghệ trong đó có các hệ thống thông tin.
- Kinh doanh các sản phẩm CNTT và viễn thông.
- Cung cấp dịch vụ truyền thông và Internet.
- Đào tạo lập trình viên phần mềm.
1.4 Các giải thưởng của FPT
- Năm 1998, được Nhà nước trao tặng Huân chương Lao động Hạng II. Giành huy chương Vàng tại hội chợ Computer World Expo’98
- Năm 2001, được công nhận đạt chứng chỉ ISO 9001:2000.
FPT Aptech nhận Giải thưởng “Trung tâm đào tạo tốt nhất năm 2001” của Aptech India
- Trung tâm xuất khẩu phần mềm (Fsoft) của FPT đạt chứng chỉ CMM4.
- Đón nhận huân chương lao động hạng nhất vào lễ kỷ niệm 15 năm thành lập Công ty và nhận Giải thưởng Sao Khuê của Hội DNT Việt Nam/
- Năm 2004, Công ty Phần mềm Fsoft nhận chứng chỉ CMM5.
Công ty Cổ phần phần mềm FPT (FSOFT)
Ngày 23/3/2004, Công ty phần mềm FPT (FPT Software) đã trở thành công ty Cổ phần Phần mềm FPT Năm 2004 là năm gặt hái được nhiều thành công của Công ty Cổ phần Phần mềm FPT, với doanh số xuất khẩu năm 2004 tăng trưởng 200% so với năm 2003.
Là công ty con của tập đoàn FPT, Công ty Cổ phần Phần mềm FPT có một hệ thống khách hàng rộng lớn trên toàn thế giới ở Mỹ, Châu Âu, Nhật Bản, Malaixia, Úc…
Tháng 4/2004, FPT Software đạt chứng chỉ CMM5 CMM (Capability Maturity Model) là “Mô hình trưởng thành về năng lực” nhằm đánh giá năng lực quy trình sản xuất trong một tổ chức phát triển phần mềm Mô hình này do SEI (Viện Công nghệ phần mềm Hoa Kỳ) phát triển vào năm 1993 dựa trên tiêu chuẩn “Quản lý chất lượng tổng hợp - TQM” và dành riêng cho quy trình phát triển phần mềm, trong đó đưa ra 5 mức độ trưởng thành của một tổ chức.
Với CMM5, Công ty Phần mềm FPT không những xây dựng được hình ảnh một tổ chức phần mềm đẳng cấp quốc tế mà chất lượng các dự án ngày càng được nâng cao, nguồn lực được sử dụng hợp lý, do đó sẽ trực tiếp mang lại lợi ích cho công ty cũng như cho khách hàng.
Hiện nay công ty đang triển khai mô hình CMMI 5 (Capability Maturity Model Ontegration level 5)- phiên bản mới nhất của CMM 5, và ứng dụng chương trình bảo mật thông tin BS 7799.
Năm 2005, Fsoft đã vinh dự nhận được giải thưởng Sao Khuê cho
“Doanh nghiệp phần mềm đột phá về xuất khẩu” và “Doanh nghiệp phần mềm tiêu biểu về quy trình quản lý chất lượng”của Hiệp hội phần mềm Việt Nam (VINASA).
Trong chiến lược lâu dài gia nhập hàng ngũ những nhà cung cấp dịch vụ phần mềm hàng đầu thế giới, Công ty FPT tập trung phát triển mạnh mẽ nguồn nhân lực chất lượng cao – giá trị cốt lõi đóng góp vào tăng trưởng của công ty. Với 80% nhân viên Fsoft thuần thục về tiếng Anh và hơn 200 người sử dụng tiếng Nhật, FPT Software không ngừng tìm kiếm và tạo cơ hội cho những tài năng trẻ.
Các dịch vụ chính: Phát triển phần mềm, thực hiện dịch vụ BPO và triển khai các ứng dụng ERP.
II/ TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU
Tên đề tài
Ứng dụng tin học vào quản lý bán hàng tại cửa hàng máy tính tại Công ty
Cổ phần công nghệ Thiên Hoàng.
Ý nghĩa của đề tài
Ngày nay, trong sự phát triển như vũ bão của khoa học kỹ thuật, những thành tựu mà con người tạo ra là vô cùng to lớn Trong sự đóng góp của các ngành khoa học mới ra đời đã mang lại những lợi ích ngoài mong đợi của con người Công nghệ thông tin cũng không còn là một khái niệm xa lạ và mới mẻ đối với chúng ta Ngành khoa học này đang từng bước phát triển mạnh mẽ trong nhiều lĩnh vực, cả về chiều rộng lẫn chiều sâu Chiếc máy tính cá nhân cũng không còn là khái niệm xa lạ với con người mà nó trở thành công cụ cần thiết quan trọng không thể thiếu được đối với từng cá nhân, từng doanh nghiệp, nhiều công ty và các tổ chức khác Máy tính đã giải quyết hàng loạt các công việc thủ công về các lĩnh vực văn hoá, chính trị, xã hội, quản lý… giờ đây đã được tin học hoá hoàn toàn.
Với sự phát triển của khoa học công nghệ, hoạt động kinh doanh cũng phát triển và luôn luôn gắn liền với sự phát triển của công nghệ, đặc biệt là công nghệ thông tin Được sự giúp đỡ của máy móc, các hoạt động của con người ngày càng được cải thiện làm thay đổi cách nghĩ và cách làm truyền thống.
Một doanh nghiệp muốn phát triển được phải tăng cường tiếp cận với thị trường… và khả năng đáp ứng yêu cầu của khoa học cũng như của đối tác một cách hiệu quả nhất Muốn làm được như vây thì không thể thiếu một hệ thống thông tin tốt, nghĩa là một hệ thống thông tin đảm bảo tính tin cậy, bảo mật, đầy đủ, thích hợp, dễ hiểu…
Trong các hoạt đông quản lý nói chung, việc xử lý thông tin là một vấn đề không đơn giản vì lượng thông tin ngày càng lớn và thường xuyên thay đổi Ví dụ trong bán hàng truyền thống, người mua và người bán trực tiếp gặp nhau để thoả thuận Ngày nay, khách hàng chỉ cần ngồi tại nhà và yêu cầu đưa hàng đến theo địa chỉ đưa ra là đã có thể có được sản phẩm mong muốn với phương thức thanh toán mềm dẻo và các dịch vụ sau bán phong phú Người giám đốc muốn thống kê các mặt hàng hiện tại trên thị trường hay tìm hiểu số lượng khách hàng trong tháng, như trước kia thì phải mất nhiều thời gian và công đoạn để có được những thông tin đó, nhưng với sự trợ giúp của máy tính thi chỉ với vài thao tác đơn giản là đã có thể có những thông tin như mong muốn.
Vì vây, máy tính ra đời cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin đã đưa tới một giải pháp hoàn toàn mới giúp giải quyết được những rắc rối đó một cách nhanh chóng và chính xác.
Thiên Hoàng là một công ty trẻ mới thành lập nên trong quản lý vẫn còn nhiều bỡ ngỡ và dùng hình thức thủ công Là công ty kinh doanh mặt hàng máy tính, hàng ngày nhiều nghiệp vụ mua, bán , thanh toán… phát sinh nên rất khó khăn cho bộ phận quản lý kiểm tra hoạt động của cửa hàng Trong các doanh nghiệp nói chung và Công ty TNHH Thiên Hoàng nói riêng, hàng ngày, hàng tháng luôn có sự kiểm kê các mặt hàng để nhằm nắm được số lượng, chất lượng thực trạng của các mặt hàng kinh doanh trong doanh nghiệp Việc kiểm kê này bao gồm rất nhiều các công đoạn như xác định hiện trạng, viết phiếu, đánh giá mặt hàng, thống kê và lưu giữ số liệu… Không những công việc này đòi hỏi rất nhiều thời gian, nhân lực và vật lực mà còn có thể gây ra những sự nhầm lẫn đáng tiếc ảnh hưởng đến nguồn tài chính của doanh nghiệp Vì vậy Quản lý bán hàng tại cửa hàng của Công ty Thiên Hoàng cần được xây dựng một hề thống thông tin cơ bản.
Mục tiêu của đề tài
Đề tài này được áp dụng để quản lý hoạt động bán hàng cho một doanh nghiệp nhỏ hoặc một cửa hàng nhỏ Sản phẩm cuối cùng là một phần mềm giúp hoạt động bán hàng được thuận lợi và có hiệu quả.
Các chức năng chính của chương trình
- Cập nhật danh sách nhân viên bán hàng.
- Cập nhật bảng báo giá.
- Lên danh sách khách hàng.
- Lập hoá đơn bán hàng.
- Lập hoá đơn thanh toán.
- Thống kê các báo cáo.
- Thống kê các mặt hàng bán chạy nhất.
- Hỗ trợ khách hàng sau bán.
Tìm hiểu công cụ thực hiện đề tài
Đây là công việc đóng vai trò quan trọng đối với sự thành công của chương trình Việc lựa chọn ngôn ngữ lập trình cho một phần mềm thường dựa trên một số yếu tố như mức độ hỗ trợ cho người lập trình, khả năng quản lý, truy xuất dữ liệu, khả năng thiết kế giao diện, yêu cầu phần cứng, tính năng thông dụng.
Tại sao phải dùng cơ sở dữ liệu?
Có vô số trình ứng dụng lưu giữ và truy xuất lượng thông tin lớn Tất nhiên, chương trình Visual Basic không nhất thiết phải tham gia vào hoạt động tương tác với cơ sở dữ liệu mới chứng tỏ được công dụng, nhưng những trình ứng dụng vận hành với cơ sở dữ liệu mới lại cung cấp không ít sức mạnh và tính năng Đó là bởi cơ sở dữ liệu cho phép đọc, nhập, lưu trữ những thông tin có thể truy xuất hoặc thay đổi thêm Thông tin này có công dụng đa dạng: hiển thị, thao tác, báo cáo, phân tích thậm chí tạo hoá đơn, đặt hàng… Điều cốt yếu là mỗi khi có một lượng thông tin đáng kể cần tổ chức và cất giữ, cơ sở dữ liệu luôn là giải pháp tối ưu Có nhiều tình huống đòi hỏi vận dụng giải pháp Visual Basic/ Cơ sở dữ liệu, như:
- Tạo trình ứng dụng mới từ đầu
- Kết nối với Cơ sở dữ liệu chung có sẵn
- Tương tác giữa cơ sở dữ liệu và Website giao dịch (mua bán hàng) trực tiếp qua Internet
Microsoft Access là một trong những Hệ Quản trị Cơ sở Dữ liệu đang được dùng nhiều nhất ở nước ta và trên thế giới cùng với Microsoft Foxpro/Visual Foxpro và Oracle Access là một trong những bộ chương trình quan trọng nhất thuộc tổ hợp chương trình Microsoft Office Professional do hãng phần mềm Microsoft Cooperation sản xuất Phiên bản đầu tiên của Access ra đời vào năm 1989 Từ đó đến nay Access đã không ngừng được cải tiến và đã có nhiều phiên bản mang số hiệu 1.0, 1.1, …, 7.0, Access 95, Access 97, Access 2000 và phiên bản mới nhất hiện nay là Access 2003 trong bộ Office 2003.
Access hoạt động trong môi trường của hệ điều hành Windows với giao diện đồ họa nghĩa là những đối tượng mà người dùng máy tính có thể lựa chọn không những có tên gọi bằng lời mà còn được thể hiện bằng những hình tượng (Icon) Access 2000 là ngôn ngữ sử dụng để thiết kế các tệp cơ sở dữ liệu, thiết kế các bảng dữ liệu (Table), các biểu mẫu xử lý (Form) và các Module trong chương trình Ngôn ngữ này tạo lập ra giao diện chương trình quản lý, giúp người dùng có thể sử dụng một cách dễ dàng, thuận tiện.
Có hai phương pháp để tạo một Cơ sở dữ liệu trong Access là phương pháp tự thiết kế (Design View) và phương pháp sử dụng công cụ có sẵn (Wizard) Với phương pháp Design View, lập trình viên có thể tạo một Cơ sở dữ liệu rỗng, sau đó bổ sung dần các bảng, các mẫu, các báo cáo và các đối tượng khác vào Cơ sở dữ liệu Đây là phương pháp linh hoạt nhất nhưng nó đòi hỏi phải tự xác định từng yếu tố của Cơ sở dữ liệu một cách riêng biệt Phương pháp Wizard dùng một “phù hiệu Cơ sở dữ liệu” (Database Wizard) để tạo các bảng, các mẫu và các báo cáo cho loại Cơ sở dữ liệu theo sự gợi ý của Access Tuy nhiên dù sử dụng cách nào thì sau khi tạo ra một
Cơ sở dữ liệu, chúng ta vẫn có thể sửa đổi và bổ sung vào Cơ sở dữ liệu ấy.
Visual Basic là ngôn ngữ lập trình có nhiều ưu điểm phù hợp với bài toán quản lý bán hàng Phiên bản được sử dụng để viết chương trình là Visual Basic 6.0
Visual Basic là ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng (Object Oriented Programming), trong ngôn ngữ cổ điển ta có kiểu lập trình theo cấu trúc Nếu như ứng dụng được thiết kế để giải quyết một vấn đề lớn thì lập trình viên có thể chia thành nhiều vấn đề nhỏ Và viết các đoạn chương trình nhỏ để giải quyết riêng từng cái.
Với ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng như Visual Basic, lập trình viên sẽ chia nhỏ các vấn đề cần giải quyết thành các đối tượng Mỗi đối tượng có các thuộc tính (properties), phương thức riêng (method) và buộc lập trình viên phải đưa ra các thuộc tính và phương thức mà đối thượng cần thể hiện Cũng như các ngôn ngữ khác, mỗi phiên bản mới của Visual Basic đều chứa đựng những tính năng mới, chẳng hạn Visual Basic 2.0 bổ sung cách đơn giản để điều khiển các cơ sở dữ liệu, Visual Basic 4.0 bổ sung thêm phần hỗ trợ phát triển 32 bit và bắt đầu chuyển sang một ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng đầy đủ Visual Basic 6.0 hỗ trợ nhiều tính năng như OLEDB để lập trình cơ sỏ dữ liệu, khai thức thế mạnh ảo các điều kiện mở rộng (như sự kiện Validate và thuộc tính CauseValidation, cải tiến đồ hoạ…) Đặc biệt Visual Basic 6.0 cung cấp khả năng khám phá dữ liệu mới bằng các đối tượng truy cập dữ liệu Active X (Active X Data Object - ADO) Trong các phiên bản khác của DAO (Đối tượng truy cập dữ liệu – Data Access Object) và RDO (Đối tượng truy cập dữ liệu từ xa – Remote Data Object) ADO tổng hợp và có thể thay thế kỹ thuật này ADO dễ dùng hơn và có tầm hoạt động rộng hơn Visual Basic có sẵn các công cụ như: Các hộp văn bản, các nút lệnh, các tuỳ chọn, các hộp kiểm tra, các liệt kê, các thanh cuộn, các hộp thư mục và tập tin Có thể dùng lưới để quản lý dữ liệu theo dạng bảng, liên lạc với các ứng dụng Windows khác bằng cách liên kết với các thư viện động DLL (Dynamic Link Library)
Các bước ứng dụng của Visual Basic:
- Xác định các cửa sổ mà người dùng có thể nhìn thấy
- Quyết định các điều khiển của các đối tượng tuỳ chọn trên cửa sổ.
- Viết các thủ tục cho sự kiện
Các sự kiện xảy ra khi chạy một ứng dụng của Visual Basic:
- Visual Basic giám sát các cửa sổ và các điều khiển trong từng cửa sổ cho tất cả các sự kiện mà từng điều khiển có thể nhận ra (các chuyển động chuột, di chuyển chuột, gõ bàn phím).
- Khi Visual Basic phát hiện một sự kiện, nếu không có một đáp ứng tạo sẵn cho sự kiện, Visual Basic sẽ xem xét ứng dụng để kiểm tra người dùng đã viết thủ tục cho sự kiện đó hay chưa.
- Nếu các thủ tục sự kiện đã biết, Visual Basic sẽ thi hành thủ tục sự kiện đó và quay lại bước đầu tiên.
- Nếu các thủ tục sự kiện chưa viết, Visual Basic sẽ chờ sự kiện tiếp theo rồi quay về bước đầu tiên.
Các bước này sẽ quay vòng khi ứng dụng kết thúc
CÁC VẤN ĐỀ PHƯƠNG PHÁP LUẬN CƠ BẢN LÀM CƠ SỞ
NGUYÊN NHÂN DẪN TỚI VIỆC PHÁT TRIỂN MỘT HỆ THỐNG THÔNG TIN
Mục tiêu cuối cùng của những cố gắng phát triển hệ thống thông tin là cung cấp cho các thành viên của tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất Phát triển một hệ thống thông tin bao gồm việc phân tích hệ thống đang tồn tại, thiết kế một hệ thống mới , thực hiện và tiến hành cài đặt nó Phân tích một hệ thống bắt đầu từ việc thu thập dữ liệu và chỉnh đốn chúng để đưa ra được chẩn đoán về tình hình thực tế Thiết kế là nhằm xác định các bộ phận của một hệ thống mới có khả năng cải thiện tình trạng hiện tại và xây dựng các mô hình logic và mô hình vật lý ngoài của hệ thống đó Việc thực hiện hệ thống thông tin liên quan tới xây dựng mô hình vật lý trong của hệ thống mới và chuyển mô hình đó sang ngôn ngữ tin học Cài đặt một hệ thống là tích hợp nó vào hoạt động của hệ thống.
Câu hỏi đầu tiên của việc phát triển một hệ thống thông tin mới là cái gị bắt buộc một tổ chức phải tiến hành phát triển hệ thống thông tin? Sự hoạt động tồi tệ của hệ thống thông tin, những vấn đề về quản lý và việc thâm thủng ngân quỹ là những nguyên nhân đầu tiên thúc đẩy một yêu cầu phát triển Ngoài ra cũng còn một số nguyên nhân khác nữa như yêu cầu của nhà quản lý, công nghệ thay đổi và cả sự thay đổi sách lược chính trị Có thể tóm lược các nguyên nhân đó như sau:
1 Những vấn đề về quản lý.
2 Những yêu cầu mới của nhà quản lý.
3 Sự thay đổi của công nghệ.
4 Sự thay đổi sách lược chính trị.
Có thể nói, một trong những nhiệm vụ quan trọng của công tác quản lý là quản lý dữ liệu, tức là những số liệu và tài liệu thu thập được Dữ liệu được coi là nguyên liệu để xử lý, chế biến thành thông tin có ích cho việc ban hành các quyết định Ngân hàng dữ liệu đã trở thành một phần không thể thiếu được với một cơ quan Một cơ quan phải dựa vào hệ thống quản lý dữ liệu, bộ nhớ của mình để xử lý nghiệp vụ và ra quyết định.
Ngoài việc tiến hành kinh doanh hàng ngày, các doanh nghiệp còn phải lập kế hoạch kinh doanh trong tương lai Kế hoạch kinh doanh này được lựa chọn dựa trên dữ liệu, thông tin Lúc này, sự thành công của doanh nghiệp phụ thuộc vào các quyết định của các cán bộ quản lý ban hành, chất lượng của thông tin làm cơ sở cho việc ra quyết định Và chất lượng của quyết định càng trở nên quan trọng hơn trong một thế giới đang quá độ từ xã hội công nghiệp sang xã hội dựa trên kiến thức và dịch vụ.
Thời đại ngày nay là thời đại xã hội thông tin, xã hội của chúng ta là xã hội thông tin và ngân hàng dữ liệu hay hệ cơ sở dữ liệu dựa trên máy tính điện tử là phương tiện chủ yếu để quản lý dữ liệu thành công Chính vì những lý do đó nên mối quan tâm hàng đầu của phân tích viên hệ thống là thiết kế các ngân hàng dữ liệu nhằm lưu trữ và quản lý tập trung dữ liệu trên máy tính điện tử để phục vụ cho nhiều người cũng như nhiều mục đích quan trọng khác nhau Vấn đề đặt ra là đối với việc thiết kế một hệ thống ngân hàng dữ liệu là phải giảm thiểu sự trùng lặp, dư thừa dữ liệu, kiểm soát dữ liệu chặt chẽ, dễ dàng tìm kiếm và sử dụng dữ liệu, tăng cường khả năng chia sẻ thông tin và bảo mật Muốn vậy thì phân tích viên hệ thống phải kết hợp các kỹ thuật thiết kế cơ sở dữ liệu hiện đại với những thành tựu của công nghệ thông tin để phát triển hệ thống thông tin hiện tại nhằm ngày càng hỗ trợ một cách hiệu quả cho hoạt động của các doanh nghiệp cũng như vai trò nhà quản lý của các doanh nghiệp đó.
Những yêu cầu mới của nhà quản lý cũng có thể dẫn đến sự cần thiết của một dự án phát triển một hệ thống thông tin mới Những quy luật mới của chính phủ ban hành, việc ký kết một hiệp đồng hợp tác mới, đa dạng hoá các hoạt động của doanh nghiệp bằng sản phẩm hay dịch vụ mới, các quyết định mới của doanh nghiệp cạnh tranh cũng có tác động mạnh buộc các doanh nghiệp phải có những phản ứng thích hợp và kịp thời.
Sự xuất hiện của công nghệ mới cũng có thể dẫn đến việc một tổ chức phải xem xét lại những thiết bị hiện có trong hệ thống thông tin của mình Khi các hệ quản trị cơ sở dữ liệu ra đời, nhiều tổ chức phải rà soát lại các hệ thống thông tin của mình để quyết định những gì họ phải cài đặt khi muốn sử dụng được những thành tựu công nghệ mới đớ.
Cuối cùng không thể bỏ qua vai trò của những thách thức chính trị Nó cũng có thể là nguyên nhân dẫn đến việc phát triển một hệ thống thông tin Chẳng hạn không phải là không có những hệ thống thông tin được phát triển chỉ vì người quản lý muốn mở rộng quyền lực của mình và khi họ biết rằng thông tin là một phương tiện thực hiện điều đó.
Việc người ta nhận ra yêu cầu phát triển một hệ thông thông tin rõ ràng chưa đủ để bắt đầu sự phát triển này Trong phần lớn các tổ chức đang tồn tại, để xác định một nghiên cứu phát triển về hệ thống thông tin có nên được thực hiện hay không Vấn đề có thể là một yêu cầu đơn giản gửi tới từ một bộ phận hoặc một phòng ban đến lãnh đạo các bộ phận tin học của tổ chức, những người này chịu trách nhiệm quyết định liệu yêu cầu có thể được chấp nhận được không Nhiều tổ chức đã đặt ra một hội đồng tin học chịu trách nhiệm về những quyết định loại đó Trong đại đa số trường hợp hội đồng tin học được cấu thành từ những người chịu trách nhiệm tin học cùng với những người chịu trách nhiệm về những chức năng chính của tổ chức Cách này đảm bảo rằng mọi khía cạnh đều được xem xét khi một quyết định được đưa ra Quyết định của một hội đồng hay của người chịu trách nhiệm tin học trong một số trường hợp có thể không bắt buộc phải dẫn tới việc cài đặt một hệ thống mới, nó mới chỉ khởi động một dự án phát triển Suốt quá trình của dự án, người ta phải xem xét sẽ tiếp tục dự án hay kết thúc nó.
PHƯƠNG PHÁP PHÁT TRIỂN MỘT HỆ THỐNG THÔNG TIN
1 Phương pháp phát triển hệ thống thông tin
Mục đích chính của dự án phát triển một hệ thống thông tin là có được một sản phẩm mà đáp ứng nhu cầu của người dùng, mà nó được hoà hợp vào trong các hoạt động của tổ chức, chính xác về mặt kỹ thuật, tuân thủ các giới hạn về mặt tài chính và thời gian định trước Không nhất thiết phải theo đuổi một phương pháp duy nhất để phát triển một hệ thống thông tin Tuy nhiên, không có phương pháp thì không có nguy cơ không đạt được những mục tiêu định trước Một hệ thống thông tin là một đối tượng phức tạp, vận động trong một môi trường cũng rất phức tạp Để làm chủ được sự phức tạp đó, phân tích viên phải có một cách tiến hành nghiêm túc, hay nói cách khác, họ phải tiến hành phát triển hệ thống thông tin một cách có phương pháp.
Một phương pháp được định nghĩa như là một tập hợp các bước và công cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chắt chẽ nhưng dễ quản lý hơn Phương pháp được đề cập ở đây dựa trên ba nguyên tắc cơ sở chung của nhiều phương pháp hiện đại có cấu trúc để phát triển hệ thống thông tin Ba nguyên tắc đó là:
1 Sử dụng các mô hình
2 Chuyển từ cái chung sang cái riêng.
3 Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi phân tích và từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế.
Nguyên tắc đi từ cái chung đến cái riêng là một nguyên tắc của sự đơn giản hoá Thực tế, người ta khẳng định rằng để hiểu tốt một hệ thống thì trước hết phải hiểu được các mặt chung trước khi xem xét đến chi tiết Sự cần thiết áp dụng nguyên tắc này là hiển nhiên Tuy nhiên, những công cụ mô hình hoá được sử dụng để phát triển ứng dụng tin học cho phép tiến hành mô hình hóa một hệ thống thông tin bằng các khía cạnh chi tiết hơn, nhiệm vụ lúc đó sẽ khó khăn hơn.
Nhiệm vụ phát triển hệ thống thông tin cũng sẽ trở nên đơn giản hơn bằng các ứng dụng nguyên tắc thứ 3, có nghĩa là đi từ vật lý sang logic khi phân tích và đi từ logic sang vật lý khi thiết kế Việc phân tích bắt đầu từ thu thập dữ liệu về hệ thống thông tin đang tồn tại và về khung cảnh của nó Nguồn dữ liệu chính là những người sử dụng, các tài liệu và quan sát Cả ba nguồn này cung cấp chủ yếu sự mô tả mô hình vật lý ngoài của hệ thống, việc phiên dịch là nhiệm vụ của phân tích viên.
2 Các công đoạn phát triển hệ thống
Phương pháp được đề cập ở đây có 7 giai đoạn, mỗi giai đoạn bao gồm một dãy các công đoạn được liệt kê kèm theo dưới đây Cần lưu ý rằng cuối mỗi giai đoạn phải kèm theo việc ra quyết định về việc tiếp tục hay chấm dứt sự phát triển của hệ thống Quyết định này được trợ giúp dựa vào nội dung báo cáo mà phân tích viên hoặc nhóm phân tích viên trình bày cho các nhà sử dụng Phát triển một hệ thống là một quá trình lặp Tuỳ theo kết quả của một giai đoạn, đôi khi là cần thiết phải quay về giai đoạn trước để tìm cách khắc phục những sai sót Một số nhiệm vụ được thực hiện trong suốt quá trình, đó là việc lập kế hoạch cho các giai đoạn tới, kiểm soát những nhiệm vụ đã hoàn thành, đánh giá dự án, lập tài liệu về hệ thống và về dự án Sau đây là mô tả sơ lược các giai đoạn của việc phát triển hệ thông thông tin.
Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu Đánh giá yêu cầu có mục đích cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hội đồng giám đốc những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả của một dự án phát triển hệ thống Giai đoạn này được thực hiện tương đối nhanh và không đòi hỏi chi phí lớn Nó bao gồm các công đoạn sau:
1 Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu.
3 Đánh giá khả năng thực thi.
4 Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu.
Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết
Phân tích chi tiết được tiến hành sau khi có sự đánh giá thuận lợi Những mục đích chính của phân tích chi tiết là hiểu rõ các vấn đề của hệ thống đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của những vấn đề đó, xác định những đòi hỏi và những ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và xác định mục tiêu mà hệ thống thông tin mới phải đạt được Trên cơ sở nội dung báo cáo phân tích chi tiết sẽ quyết định tiếp tục tiến hành hay thôi phát triển một hệ thống mới Để làm những việc đó, giai đoạn phân tích chi tiết bao gồm các công đoạn sau đây:
1 Lập kế hoạch phân tích chi tiết
2 Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại
3 Nghiên cứu hệ thống thực tại
4 Đưa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp
5 Đánh giá lại tính khả thi
6 Thay đổi đề xuất của dự án
7 Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết
Giai đoạn 3: Thiết kế logic
Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần logic của một hệ thống thông tin, cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt được những mục tiêu đã được thiết lập ở giai đoạn trước mô hình logic của hệ thống mới sẽ sản sinh ra (nội dung của Outputs), nội dung của cơ sở dữ liệu (các têp, các quan hệ giữa các tệp), các xử lý và hợp thức hoá sẽ phải thực hiện (các xử lý) và các dữ liệu sẽ được nhập vào (các Inputs) Mô hình logic sẽ phải được những người sử dụng xem xét và chuẩn y Thiết kế logic bao gồm các công đoạn sau:
1 Thiết kế cơ sở dữ liệu
3 Thiết kế các luồng dữ liệu vào
4 Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic
5 Hợp thức hóa mô hình logic
Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án của giải pháp
Mô hình logic của hệ thống mới mô tả cái mà hệ thống này sẽ làm Khi mô hình này được xác định và chuẩn y bởi một người sử dụng thì phân tích viên hệ thống hoặc nhóm phân tích viên phải nghiêng về các phương tiện để thực hiện hệ thống này Đó là việc xây dựng các phương án khác nhau để cụ thể hoá mô hình logic Mỗi một phương án là một phác hoạ của mô hình vật lý ngoài của hệ thống nhưng chưa phải là một mô tả chi tiết Tất nhiên là người sử dụng sẽ thấy dễ dàng hơn khi lựa chọn dựa trên những mô hình vật lý ngoài được xây dựng chi tiết nhưng phí tạo ra chúng là rất lớn. Để giúp những người sử dụng lựa chọn giải pháp vật lý thoả mãn tốt hơn các mục tiêu đã định ra trước đây, nhóm phân tích viên phải đánh giá các chi phí và lợi ích (hữu hình và vô hình) cả mỗi phương án và phải có những khuyến nghị cụ thể Mỗi báo cáo sẽ được trình lên những người sử dụng và một buổi trình bày sẽ được thực hiện Những người sử dụng sẽ chọn lấy một phương án tỏ ra đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của họ mà vẫn tôn trọng các ràng buộc của tổ chức Sau đây là các công đoạn của giai đoạn đề xuất các phương án của giải pháp:
1 Xác định các ràng buộc tin học
1 Xây dựng các phương án của giải pháp
2 Đánh giá các phương án của giải pháp
3 Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất các phương án của giải pháp
Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài
Giai đoạn này được tiến hành sau khi một phương án giải pháp được lựa chọn Thiết kế vật lý bao gồm hai tài liệu kết quả cần có Trước hết là một tài liệu bao chứa tất cả các đặc trưng của hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện kỹ thuật, và tiếp đó là tài liệu dành cho người sử dụng và nó mô tả cả phần thủ công và cả những giao diện với những phần tin học hóa Những công đoạn chính của thiết kế vật lý ngoài là:
1 Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài
2 Thiết kế chi tiết các giao diện (vào/ra)
3 Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hoá
4 Thiết kế các thủ tục thủ công
5 Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài
Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống
Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn thực hiện kỹ thuật là phần tin học hoá của hệ thống thông tin, có nghĩa là phần mềm Những người chịu trách nhiệm về giai đoạn này phải cung cấp các tài liệu như các bản hướng dẫn sử dụng và thao tác cũng như các tài liệu mô tả về hệ thống Các hoạt động chính của giai đoạn này là:
1 Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật
2 Thiết kế vật lý trong
Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác
Cài đặt hệ thống là pha trong đó việc chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mới được thực hiện Để việc chuyển đổi này được thực hiện với những va chạm ít nhất, cần phải lập kế hoạch một cách cẩn thận Giai đoạn này bao gồm các công đoạn:
1 Lập kế hoạch cài đặt
3 Khai thác và bảo trì
Cần phải lưu ý rằng kết quả của một quá trình phân tích và thiết kế bao gồm hai phần lớn: hệ thống thông tin và tài liệu về hệ thống.
III/ MÔ HÌNH BIỂU DIỄN HỆ THỐNG THÔNG TIN
Cùng một hệ thống thông tin có thể được mô tả khác nhau tuỳ theo quan điểm của người mô tả Có ba mô hình được đề cập tới để mô tả cùng một hệ thống thông tin: mô hình logic, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong.
Mô hình logic mô tả hệ thống làm gì: dữ liệu mà nó thu thập, xử lý mà nó phải thực hiện, các kho để chứa các kết quả hoặc dữ liệu để lấy ra các xử lý và những thông tin mà hệ thống sản sinh ra Mô hình này trả lời câu hỏi “Cái gì?” và “Để làm gì?” Nó không quan tâm tới phương tiện được sử dụng cũng như địa điểm hoặc thời điểm mà dữ liệu được xử lý.
2 Mô hình vật lý ngoài
CÔNG CỤ MÔ HÌNH HÓA
Tồn tại một số công cụ tương đối chuẩn cho việc mô hình hoá và xây dựng tài liệu cho hệ thống Sơ đồ luồng thông tin và sơ đồ luồng dữ liệu là hai công cụ thường dùng nhất để phân tích và thiết kế hệ thống thông tin Chúng thể hiện hai mức mô hình và hai góc nhìn động và tĩnh về hệ thống Sau đây là ký pháp của hai loại sơ đồ này.
1 Sơ đồ luồng thông tin
Sơ đồ luồng thông tin được dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động, tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ
Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin:
- Kho lưu trữ dữ liệu:
2 Sơ đồ luồng dữ liệu
Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả cũng cũng chính hệ thống thông tin như sơ đồ luồng thông tin nhưng trên góc độ trừu tượng Trên sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu, các phích xử lý, các lưu trữ dữ liệu, nguồn và đích nhưng không hề quan tâm tới nơi, thời điểm và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ mô tả đơn thuần hệ thống thông tin làm gì và để làm gì.
Ký pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu (DFD)
Ngôn ngữ sơ đồ luồng dữ liệu DFD sử dụng 4 loại ký pháp cơ bản: thực thể, tiến trình, kho dữ liệu và dòng dữ liệu.
Sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram) thể hiện rất rõ khái quát nội dung chính của hệ thống thông tin Sơ đồ này không đi vào chi tiết mà nó mô tả sao cho chỉ cần một lần nhìn là nhận ra nội dung chính của hệ thống Để cho sơ đồ ngữ cảnh sang sủa, dễ nhìn, có thể bỏ qua các kho dữ liệu, bỏ qua các xử lý cập nhật Sơ đồ khung cảnh còn được gọi là sơ đồ mức 0.
Phân rã sơ đồ Để mô tả hệ thống chi tiết hơn người ta dùng kỹ thuật phân rã (Explosion) sơ đồ Bắt đầu từ sơ đồ khung cảnh, người ta phân rã ra thành sơ đồ mức 0, tiếp sau mức 0 là mức 1…
Giống như phích vật lý, phích logic hoàn chỉnh tài liệu cho hệ thống Có
5 loại phích logic Chúng được dùng mô tả thêm cho luồng dữ liệu, xử lý, kho dữ liệu, tệp dữ liệu và phần tử thông tin.
- Mẫu phích xử lý logic
- Mẫu phích luồng dữ liệu
- Mẫu phích phần tử thông tin
- Mẫu phích kho dữ liệu
- Mẫu phích tệp dữ liệu
Ngôn ngữ cấu trúc dùng để mô tả xử lý logic trên phích xử lý
Ngôn ngữ này chứa các động từ như: đọc, ghi, sắp xếp, chuyển sang, trộn, cộng trừ, nhân, chia, hãy thực hiện… Các phép toán số học và logic thường dùng.
Ngôn ngữ cũng dùng các danh từ được dùng để mô tả dữ liệu trong từ điển hệ thống.
Ngôn ngữ cấu trúc không dùng các trạng thái và tính từ.
Ngôn ngữ cấu trúc chỉ dùng các cấu trúc sau đây để viết các cấu trúc câu.
3 Nếu… thì… Nếu không thì…
6 Câu phức hợp Bắt đầu… Kết thúc
Ngôn ngữ cấu trúc tiếng Anh cũng có thể dùng khi thiết kế.
Ngôn ngữ này chứa các từ như: Read, Write, Sort, Move, Merge, Add, Substract, Multiply, Division, Do… Các phép toán số học và logic thường dùng.
Ngôn ngữ cũng dùng các danh từ được dùng để mô tả dữ liệu trong từ điển hệ thống
Ngôn ngữ cấu trúc không dùng các trạng từ và tính từ.
Ngôn ngữ cấu trúc chỉ dùng các cấu trúc sau đây để viết các câu
6 Câu phức hợp Begin… End
Ví dụ: Đọc số lượng có trong gian trưng bày sản phẩm
Trường hợp1: Nếu số lượng hàng trong gian trưng bày sản phẩm lớn hơn mức dự trữ Thực hiện: Không làm gì Trường hợp 2: Nếu số lượng nhỏ hơn mức trong kho
Thực hiện: Tạo một đơn đặt hàng Trường hợp 3: Hết hàng
Thực hiện: Đặt hàng khẩn cấp Hết trường hợp
Một số quy ước và quy tắc liên quan tới DFD
1 Mỗi luồng dữ liệu phải có một tên trừ luồng giữa xử lý và kho dữ liệu.
2 Dữ liệu chứa trên 2 vật mang tin khác nhau nhưng luôn đi cùng nhau thì có thể tạo ra chỉ một luồng duy nhất.
3 Xử lý luôn phải được đánh mã số.
4 Vẽ lại các kho dữ liệu để các luồng dữ liệu không cắt nhau.
5 Tên cho xử lý phải là một động từ.
6 Xử lý buộc phải tự thực hiện một biến đổi dữ liệu Luồng vào phải khác với luồng ra từ một xử lý. Đối với việc phân rã DFD
7 Thông thường một xử lý mà logic xử lý của nó được trình bày bằng ngôn ngữ có cấu trúc chỉ chiếm một trang giấy thì không phân rã tiếp.
8 Cố gắng chỉ để tối đa 7 xử lý trên một trang DFD.
9 Tất cả các xử lý trên một DFD phải thuộc cùng một mức phân rã.
10.Luồng vào của một mức DFD mức cao phải là luồng vào của một DFD mức thấp hơn nào đó Luồng ra tới đích của một DFD con phải là luồng ra tới đích của một DFD mức lớn hơn nào đó Đây còn là nguyên tắc cân đối (Balancing) của DFD.
11.Xử lý không phân rã tiếp thêm thì được gọi là xử lý nguyên thuỷ Mỗi xử lý nguyên thuỷ phải có một phích xử lý logic trong từ điển hệ thống.
Sơ đồ luồng thông tin và sơ đồ luồng dữ liệu là hai công cụ thường dùng nhất để phân tích và thiết kế HTTT Chúng thể hiện hai mức mô hình và hai góc nhìn động và tĩnh về hệ thống.
Những công cụ này được phần lớn các phân tích viên sử dụng với mức độ khác nhau, bất luận quy mô dự án lớn hay nhỏ cũng như kích cỡ của tổ chức to hay nhỏ Ngày nay, một số công cụ được tin học hoá, vì vậy có nhiều phần mềm cho phép xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu của một hệ thống Một số phần mềm tinh tế hơn cho khả năng tạo ra đồng thời cả sơ đồ luồng dữ liệu và từ điển hệ thống. Tuy nhiên, các công cụ chỉ giúp các nhà phân tích tạo nhanh hơn các sơ đồ hoặc mối liên quan giữa sơ đồ và các yếu tố trong từ điển, chứ nó không thực hiện thay công việc của nhà phân tích và việc phát hiện lỗi trên sơ đồ vẫn thuộc trách nhiệm nhà phân tích. Động Tĩnh
Sơ đồ luồng thông tin
Sơ đồ luồng dữ liệu
Các công cụ phân tích và thiết kế HTTT
HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG TAI CỬA HÀNG MÁY TÍNH.30 1 Tổng quan về tiêu thụ hàng hoá trong doanh nghiệp
1 Tổng quan về tiêu thụ hàng hoá trong doanh nghiệp
1.1 Vai trò của việc tiêu thu hàng hoá Đối với bất kỳ một doanh nghiệp kinh doanh nào cũng vì mục đích lợi nhuận thì khâu quan trọng nhất đối với doanh nghiệp là tiêu thụ hàng hoá Tiêu thụ được hàng hoá chính là thực hiện được giá trị hàng hóa, thông qua đó doanh nghiệp mới có được doanh thu để bù đắp các chi phí phát sinh trong quá trình hoạt động và có một khoản lãi hợp lý để doanh nghiệp tồn tại và phát triển.
1.2 Các phương thức bán hàng
Theo số lượng hàng hoá được trao đổi trong mua bán thì ta có phương thức:
- Bán lẻ: bán hàng với số lượng nhỏ với nhiều loại mặt hàng khác nhau.
- Bán buôn: bán hàng với số lượng lón chủng loại không phong phú và số lượng người mua hạn chế.
Theo cách thức trao đổi trực tiếp giữa người bán và người mua:
- Bán hàng trực tiếp: người bán và người mua trực tiếp gặp nhau tại một thời điểm cố định, trong một khoảng thời gian, không gian cụ thể để trực tiếp thoả thuận với nhau về các điều kiện trao đổi như: số lượng hàng hoá, giá cả thanh toán, phương thức thanh toán, phương thức vận chuyển.
- Bán hàng gián tiếp: người bán và người mua không trưc tiếp gặp nhau. Việc mua bán có thể tách rời cả về không gian và thời gian Thông thường bán hàng gián tiếp được thực hiện qua trung gian (Có thể là các tổ chức hoặc cá nhân, các phương tiện thông tin)
Theo cách thức thanh toán:
- Bán hàng thanh toán ngay: Toàn bộ số tiền bán được chuyển giao cho người bán tại thời điểm việc mua hàng được xác lập.
- Bán hàng thanh toán có kì hạn: Số tiền bán hàng không được chuyển giao ngay tại thời điểm xác lập việc mua bán
2 Mô hình tổ chức quản lý trong công ty TNHH Thiên Hoàng Đối với một số cá nhân thành lập doanh nghiệp hoặc pháp nhân hoạt động thương mại mà cơ cấu tổ chức hoạt động có thể không được phân cấp rõ ràng từng phòng ban chuyên môn thì việc đưa ra mô hình quản lý chung có lẽ là không phù hợp Điều này cũng đúng với tổ hợp tác hay hộ gia đình bởi lẽ cơ cấu cồng kềnh, không hiệu quả Trên thực tế quyền hạn về tay giám đốc hay chủ doanh nghiệp, các bộ phận không có sự phân định rõ ràng, làm chồng chéo các công việc của nhau.
Thiên Hoàng là một doanh nghiệp trẻ, có cơ cấu tổ chức như sau:
Cơ cấu tổ chức của công tyThiên Hoàng
3 Tổ chức hoạt động quản trị bán hàng của Công ty
Bán hàng là một khâu quan trọng nên công ty luôn chuẩn bị kỹ càng trước khi hoạt động nó Cần xác định rõ các yêu cầu sau:
Trước khi thực hiện một thương vụ:
- Lý do thực hiện thương vụ
- Công việc chuẩn bị thực hiện triển khai thương vụ.
- Chuẩn bị kỹ càng để không bị bất ngờ.
- Xác định thời gian thanh toán.
- Xác lập các tuyến liên lạc và xác định quyền hạn trong thực hiện thương vụ.
Trong và sau khi thực hiện một thương vụ:
- Tiến trình thực hiện thương vụ
- Dịch vụ trong bán và sau bán.
4 Mua hàng và quản trị hàng tồn kho của công ty
Mục đích của mua vào là để bán ra, do đó cần xác định mua một lần hay nhiều lần Vì thế, để đảm bảo yêu cầu có được nguồn hàng tốt, công ty cần đảm bảo tiến hành các bước sau:
- Xác định nhu cầu mua hàng (Số lượng, chủng loại…).
- Xác định danh sách các nhà cung cấp và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp.
- Tiến hành ký kết hợp đồng.
Mục tiêu của quản trị hàng tồn kho là đảm bảo đúng, đủ số lượng, chủng loại để cung cấp cho khách hàng Vì thế phải:
- Kiểm soát số lượng hàng tồn kho (phân loại, sắp xếp).
- Kiểm soát về mặt giá trị hàng tồn kho (giá trị hiện tại của hàng hóa là bao nhiêu).
5 Phạm vi và hạn chế của hệ thống
Quản lý hệ thống bán hàng ở đây chỉ gói gọn trong doanh nghiệp thương mại thực hiện việc kinh doanh mặt hàng máy tính, có cơ cấu chặt chẽ bao gồm các phòng ban có các chức năng như đã trình bày ở trên Doanh nghiệp này có các đại lý bán hàng ở các địa điểm khác nhau và có nhiều kho hàng Có thể khái quát nghiệp vụ bán hàng như sau:
- Phòng kinh doanh thực hiện chức năng mua bán hàng hoá, trực tiếp ký kết
- Phòng kế toán: Khi bán hàng thì ghi hoá đơn xuất hàng và hoá đơn bán hàng và thu tiền Nghiệp vụ hàng bán bị trả lại khi khách hàng đã mua thì coi như là có một hợp đồng mới được thanh lý Nghiệp vụ doanh nghiệp trả lại hàng cho nhà cung cấp thì coi như doanh nghiệp bán hàng cho nhà cung cấp với giá bằng với giá nhập.
Hiện nay công việc bán hàng của công ty thường được thực hiện bằng phương pháp thủ công Các hoạt động trình bày trên thường được thực hiện bằng phương pháp thủ công dẫn tới những bất cập sau:
- Tốc độ cập nhật, xử lý không cao, không đáp ứng được nhu cầu cần báo cáo đột xuất của ban lãnh đạo.
- Không đồng bộ trong việc cập nhật dẫn tới việc sai sót.
- Quản lý thr công thường chịu ảnh hưởng lớn bởi các yếu tố chủ quan do sự tác động của môi trường bên ngoài.
- Lưu trữ thông tin khó, dễ bị lộ.
- Thông tin lưu giữ trên giấy gây lãng phí lớn.
- Nếu mở rộng quy mô hoạt động, hệ thống quản lý thủ công sẽ không đáp ứng được.
Bài toán đặt ra là tìm cách tổ chức một hệ thống mới quản lý các hoạt động liên quan tới bán hàng trên cơ sở cách thức hoạt động và quy tắc làm việc của đơn vị Hệ thống mới làm sao phải giải quyết được các vấn đề nêu trên, phù hợp với điều kiện của đơn vị ứng dụng hệ thống.
PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CỬA HÀNG MÁY TÍNH
Những quy định trong việc kinh doanh của tổ chức
1 Lập hoá đơn bán hàng cho khách đến mua hàng
2 Có thể ghi lại hoặc không ghi lại các thông tin cá nhân của khách hàng
3 Nếu khách hàng mới có để lại thông tin thì phải nhập khách mới vào danh mục khách hàng trước khi lập hoá đơn.
4 Chỉ bán các mặt hàng có trong cửa hàng.
Các mẫu văn bản đang sử dụng
2 Sổ ghi chép khách hàng.
3 Sổ ghi chép hàng hóa.
4 Danh sách các loại hàng hóa.
5 Sổ ghi chép hoá đơn.
Các công việc của hệ thống
1 Tiếp nhận các yêu cầu của khách hàng và thoả thuận về giá cả, địa điểm giao hàng, phương thức thanh toán.
2 Nhập thông tin hàng hoá.
3 Nhập thông tin khách hàng.
4 Lập hoá đơn bán hàng.
5 Lập hóa đơn thanh toán.
6 Lập báo cáo thống kê về hàng hoá
PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ BÁN HÀNG
Quan hệ về mặt thông tin trong hệ thống quản lý bán hàng của một doanh nghiệp có thể được mô tả như sau:
2 Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) của hoạt động Bán hàng
2.1 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0
2.2 Sơ đồ phân rã các chức năng của hoạt động bán hàng
DFD mức 2 tương ứng với tiến trình Bán hàng
Xử lý: “Tiếp nhận đơn hàng”
DFD mức 2 tương ứng với tiến trình “Bán hàng”
Xử lý “Kiểm tra khách hàng”
DFD mức 2 tương ứng với tiến trình Bán hàng
Xử lý “Kiểm tra hàng tồn”
DFD mức 2 tương ứng với tiến trình Bán hàng
Xử lý “Giải quyết yêu cầu”
DFD mức 1 tương ứng với tiến trình “Xử lý thu tiền”
3 Sơ đồ luồng dữ liệu của hoạt động Mua hàng
4 Sơ đồ phân rã chức năng dự kiến sẽ thực hiện
5 Sơ đồ quan hệ thực thể
6 Sơ đồ quan hệ thực thể, thuộc tính
III/ THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU LÔGIC
1 Thiết kế cơ sở dữ liệu logic trên cơ sở các đầu ra của hệ thống
1.1.Xác định các thông tin của đầu ra “Hoá đơn bán hàng”
Trên đầu ra “Hoá đơn bán hàng” của hệ thống bao gồm các phần tử thông tin sau:
- Ghi chú về đơn hàng (R)
- (R) là ký hiệu các thuộc tính lặp Thuộc tính lặp là những thuộc tính có thể nhận nhiều giá trị dữ liệu (ví dụ như mục Mã hàng trên một hóa đơn bán hàng có thể ghi nhiều Mã hàng là một thuộc tính lặp).
- (S) là ký hiệu các thuộc tính thứ sinh Thuộc tính thứ sinh là thuộc tính được tính toán hoặc suy ra từ các thuộc tính khác
- Các thuộc tính được gạch chân là các thuộc tính khoá (Thuộc tính định danh) cho thông tin đầu ra.
Về phương diện quản lý có thể loại bỏ các thuộc tính thứ sinh và những thuộc tính không có (hoặc ít có) ý nghĩa trong quản lý ra khỏi danh sách. Chuẩn hoá a Chuẩn hoá mức 1 (1.NF)
- Chuẩn hóa mức 1 (1.NF) quy định rằng: trong mỗi danh sách không được phép chứa những thuộc tính lặp Nếu có các thuộc tính lặp thì phải tách các thuộc tính lặp đó ra thành các danh sách con, có một ý nghĩa dưới góc độ quản lý.
- Gắn thêm cho nó một tên, tìm cho nó một thuộc tính định danh riêng và thêm thuộc tính định danh của danh sách gốc.
Sau khi thực hiện chuẩn hó mức 1, danh sách các thuộc tính của hoá đơn bán hàng trên được tách ra làm hai danh sách như sau:
Chi tiết hoá đơn bán hàng
- Bảo hành b Chuẩn hóa mức 2 (2.NF)
- Chuẩn hóa mức 2 (2.NF) quy định rằng, trong một danh sách mỗi thuộc tính phải phụ thuộc vào toàn bộ khóa chứ không chỉ phụ thuộc vào một phần của khoá Nếu có sự phụ thuộc như vậy thì phải tách những thuộc tính phụ thuộc hàm vào bộ phận của khoá thành một danh sách mới.
- Lấy bộ phận khoá đó làm khoá cho danh sách mới Đặt cho danh sách này một tên riêng cho phù hợp với nội dung của các thuộc tính trong danh sách.
Sau khi chuẩn hoá mức 2, các danh sách thuộc tính của “Hoá đơn bán hàng sẽ là”:
Chi tiết hoá đơn bán hàng
- Bảo hành c Chuẩn hoá mức 3 (3.NF)
- Chuẩn hoá mức 3 (3.NF) quy định rằng, trong một danh sách không được phép có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính Nếu thuộc tính Z phụ thuộc hàm vào thuộc tính Y và Y phụ thuộc hàm vào X thì phải tách chúng vào hai danh sách chứa quan hệ Z, Y và danh sách chứa quan hệ Y với X.
- Xác định khoá và tên cho mỗi danh sách mới.
Sau khi chuẩn hoá mức 3, các danh sách thuộc tính của “Hoá đơn bán hàng sẽ là”:
Chi tiết Hoá đơn bán hàng
2 Các Table trong cơ sở dữ liệu
Field name Data Type Field Size Dicription
Makhach Auto number Long Integer Mã khách hàng
TenKH Text 15 Tên khách hàng Điachi
Field Name Data Type Field Size Dicription
Mahang Text 10 Mã hàng hoá
Mahoadon Text 10 Mã hoá đơn
Soluong Number Integer Số lượng
Giaban Number Integer Giá bán
Field Name Data Type Field Size Dicription
Mahoadon Text 10 Mã hoá đơn
Makhach Auto number Long Integer Mã khách hàng
MaNV Auto number Long Integer Mã nhân viên
Field Name Data Type Field Size Dicription
Mahang Auto number Long Ineger Mã hàng hoá
Tenhang Number 50 Tên hàng hoá
MaCL Number Long Ineger Mã chủng loại
MaNCC Number Long Ineger Mã NCC
Soluongton Number Long Ineger Số lượng tồn
Giaban Character Character Giá bán
Baohanh Number Long Ineger Bảo hành
3 Mối quan hệ giữa các Tabble trong cơ sở dữ liệu
THIẾT KẾ GIẢI THUẬT
Giải thuật là một dãy các quy tắc chặt chẽ xác định một trình tự các thao tác trên một đối tượng cụ thể góp một vấn đề hay hoàn thành một mục đích cuối cùng nào đó.
Các giải thuật trong chương trình rất nhiều, ở đây chỉ trình bày một số giải thuật được dùng nhiều nhất trong chương trình.
1 Các đơn vị thiết kế chủ yếu
3 Cập nhật nhà cung cấp
5 Lập hoá đơn bán hàng
6 Lập hoá đơn thanh toán
7 Theo dõi tình hình bán hàng
8 Theo dõi hoạt động bán hàng của nhân viên
9 Lên danh sách hàng hóa, khách hàng
2 Một số thuật toán xử lý của chương trình
2.1 Thuật toán tìm và sửa bản ghi
Thuật toán tìm và sửa bản ghi
2.2 Thuật toán tìm và đưa ra bản ghi để xem
2.3 Thuật toán lập báo cáo dạng bảng nhiều mức
MỘT SỐ GIAO DIỆN CHỦ YẾU CỦA CHƯƠNG TRÌNH
Form giơi thiệu về chương trình
Form nhập hàng vào kho
Form cập nhật giá cả
Form thêm sản phẩm mới
Form quản lý nhân viên
Form tiền hoa hồng cho nhân viên
Form danh sách hoá đơn