GIỚI THIỆU TỔNG CÔNG TY VIỄN THÔNG QUÂN ĐỘI VÀ CÔNG TY ĐIỆN THOẠI DI ĐỘNG VIETTEL
TỔNG QUAN VỀ TỔNG CÔNG TY VIỄN THÔNG QUÂN ĐỘI
1.1 Quá trình hình thành của Tổng Công ty Viễn thông Quân đội.
Trong xu thế hội nhập nhanh chóng và sâu rộng như hiện nay tại Việt Nam, nhu cầu về thông tin liên lạc ngày càng trở nên thông dụng và cấp thiết đối với tất cả mọi nguời Để đáp ứng yêu cầu thực tế đó, thị trưòng viễn thông Việt Nam đã chứng kiến sự ra đời và phát triển của các công ty cung cấp dịch vụ viễn thông Tổng Công ty Viễn thông Quân đội là một trong số những công ty tham gia vào thị trường này với mục tiêu: “ Trở thành nhà khai thác dịch vụ Bưu chính Viễn thông hàng đầu tại Việt Nam và có tên tuổi trên thế giới “
Tại Hà Nội : Số 1 Giang Văn Minh – Ba Đình. Điện thoại : (84) – 4.2556789 Fax: (84) – 4.2996789
Website : http:// www Viettel.com.vn. Đại diện phía Nam: Địa chỉ : Số 270 Lý Thường Kiệt – Quận Tân Bình – TP HCM. Điện thoại : (84) - 8.2911111 Fax: (84) – 8.2935430
Website : http://www Viettel.com.vn.
Công ty Viễn thông Quân đội (Viettel) là một doanh nghiệp Nhà nước thuộc Bộ quốc phòng Được thành lập ngày 01/06/1898 theo nghị định số 08/HĐBT với tên gọi là Tổng Công ty Thiết bị thông tin.
- Ngày 20/06/1989 Bộ trưởng Bộ quốc phòng ra Quyết định số 189/QĐ –
QP quy định về nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của tổng công ty. Công ty chụi sự quản lý trực tiếp của Tổng cục Công nghiệp quốc phòng.
- Ngày 27/07/1993 Bộ quốc phòng ký quyết định sô 336/QĐ – QP Công ty điện thoại thiết bị thông tin thuộc Bộ tư lệnh thông tin liên lạc.
- Ngày 14/07/1995 Bộ quốc phòng đổi tên công ty Thiết bị thông tin thành Công ty Điện thoại viễn thông quân đội Và quy định cơ cấu tổ chức của công ty Điện thoại di động Viễn thông Quân đội.
- Ng ày19/04/1996 Công ty Điện thoại Viễn thông Quân đội thành lập theo Quyết định số522/QĐ-QP trên cơ sở có 3 đơn vị:
+ Công ty Điện thoại Viễn thông Quân đội
+ Công ty Điện thoai và thiết bị thông tin 1
+ Công ty Điện thoại và thiết bị thông tin 2
- Ngày 26/10/2003 Bộ Quốc phòng số 262/QP- BQP Công ty điện thoại Viễn thông Quân đội chuyển thành Công ty Viễn thông quân đội (Viettel) và bổ sung thêm ngành nghề kinh doanh.
Công ty trải qua nhiều bước phát triển và nay trở thành nhà cung cấp dịch vụ viễn thông hàng đầu tại Việt Nam ( chỉ sau tổng công ty Bưu chính Viễn thông Việt Nam VNPT ), và cũng là công ty đứng thứ 2 được cấp đầy đủ giấy phép kinh doanh trong lĩnh vực Bưu chính Viễn thông Với sự phát triển mạnh mẽ không ngừng, vào ngày 02/03/2005 Công ty đựoc Chính Phủ phê duyệt vào quyết định thành lập Tổng công ty, được Bộ Quốc Phòng ký quyết định vào ngày 06/04/2005 và Công ty đang triển khai hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Tổng Công ty
1.2 Quá trình phát triển của Tổng Công ty Viễn thông Quân đội Được hình thành từ năm 1989 đến năm 1995 Công ty đã tham gia vào thị trường viễn thông và trở thành nhà khai thác viễn thông thứ 2 tại Việt Nam.
- Năm 1989: Thiết lập mạng bưu chính công cộng và dịch vụ chuyển tiền trong nước, thiết lập mạng và cung cấp dịch vụ trung kế vô tuyến.
- Năm 2000: thiết lập mạng và cung cấp dịch vụ bưu chính quốc tế, kinh doanh thử nghiêm dịch vụ điện thoại đường dài trong nước sử dụng công nghệ mới VOIP.
- Năm 2001: Chính thức cung cấp rộng rãi dịch vụ điện thoại đường dài trong nước và quốc tế sử dụng công nghệ mới VOIP và cung cấp dịch vụ cho thuê kênh truyền dẫn nội hạt và đường dài trong nước.
- Năm 2002: Cung cấp dịch vụ truy cập Internet ISP và dịch vụ kết nối Internet IXP.
- Năm 2003: Thiết lập mạng và cung cấp dịch vụ điện thoại cố định PSTN triển khai thiết lập mạng thông tin di động, thiết lập cửa ngõ quốc tế và cung cấp dịch vụ thuê kênh tài chính.
- Năm 2004: Chính thức cung cấp dịch vụ điện thoại di động trên toàn quốc với mạng Viettel Mobile 098
Trải qua hơn 15 năm, với những bước đi vững chắc Viettel đã từng bước được củng cố và phát triển ngày càng lớn mạnh, với trên 5000 cán bộ công nhân viên, gồm các tiến sỹ, Thạc sỹ, Kỹ sư…có nhiều kinh nghiệm thực tế trong công tác quản lý và kinh doanh, đến nay Viettel đã vươn lên trở thành một trong những nhà cung cấp dịch vụ viễn thông trên phạm vi toàn quốc và quốc tế.
1.3 Cơ cấu tổ chức của Tổng Công ty Viễn thông Quân đội
1.3.1: Ban Giám đốc của Tổng công ty Viettel
Viettel là một doanh nghiệp nhà nước, trực thuộc Bộ Quốc phòng Bộ máy lãnh đạo có chức năng quản lý cao nhất là Ban giám đốc Tổng công ty gồm 5 người:
Thiếu tướng Hoàng Anh Xuân – Tổng Giám đốc phụ trách chung
Đại tá Dương Văn Tính – Bí thư đảng uỷ, phó tổng giám đốc chính tri, điều hàn phòng chính trị, phụ trách công tác đảng, công tác chính trị, công tác công đoàn quần chúng, thanh niên… Phòng hành chính và tổng giám đốc sẽ uỷ quyền thêm một số công tác khi cần thiết.
Đại tá Nguyễn Mành Hùng – Phó Tổng giám đốc, trực tiếp điều hành Công ty Điện thoại Di động, trung tâm Công nghệ thông tin, Công ty Bưu chính, phòng kỹ thuật và Tổng Giám đốc sẽ uỷ quyền thêm một số công tác khi cần thiết.
Thượng tá Lê Đăng Dũng – Phó Tổng Giám đốc, điều hành công ty điện thoài đường dài, Công ty mạng truyền dẫn Công ty xuất nhập khẩu, phòng đầu tư và Tổng giám đốc sẽ uỷ quyền thêm một số công việc khác khi cần thiết.
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY ĐIỆN THOẠI DI ĐỘNG VIETTEL
2.1 Cơ cấu tổ chức của Công ty Điện thoại Di động Viettel
2.1.1: Sơ đồ tổ chức của Công ty điện thoại di động Viettel
TT Đièu hành kỹ thuật
PGĐ KỸ THUẬT PGĐ KINH DOANH PGĐ TÀI CHÍNH PHÓ GIÁM ĐỐC
P.VA S và ROA MING quốc tế
P.kế hoạch và tố ưu
P.Kế hoạch mạng và đầu tư
Ban kiểm soát nội bộ
TT giải đấp khách hàng
P.Vận hành và khai thácI
P.Vận hành và khai thácII
Vận hành và khai thácIII
Ban thiết kế và tối ưuI
Ban thiết kế và tối ưuII
Ban thiết kế và tối ưuIII TT giải đáp khác hàngIII
TT giải đáp khác hàngII
TT giải đáp khác hàngI
KINH DOANH DI ĐỘNG TT
KINH DOANH DI ĐỘNG TT
DỊCH VỤ 098 TẠI CÁC CHI NHÁNH VIỄN THÔNG TỈNH, THÀNH
2.1.2 Phân công nhiệm vụ trong công ty Đứng đầu là ban giám đốc của công ty phụ trách chung, trực tiếp điều hành phòng tổ chức lao động và phòng tài chính Tiếp đó là đến các phó giám đốc như PGĐ Chính trị trực tiếp điều hành phòng chính trị, PGĐ kỹ thuật khai thác trực tiếp điều hành kỹ thuật vag phòng Quản lý kỹ thuật nghiệp vụ…, PGĐ chiến lược kinh doanh trực tiếp điều hành phòng Chiến lược kinh doanh và phòng Tính cước, PGĐ bán hàng trực tiếp điều hành phòng Bán hàng…
Ngoài ra còn có các phòng ban khác
2.2 Chức năng và nhiệm vụ chung của Công ty Điện thoại Di động Viettel
Công ty điện thoại di động Viettel là đơn vị trực thuộc công ty viễn thông quân đội có các chức năng sau :
Tham mưu: Giúp Đảng ủy và Ban giám đốc công ty về công tác khai thác và tổ chức kinh doanh có hiệu quả mạng điện thoại di động.
Quản lý và tổ chức thực hiện: Thừa lệnh giám đốc tổ chức quản lý, điều hành các hoạt động khai thác và kinh doanh mạng điện thoại di động bao gồm: vận hành, khai thác thiết bị mạng lưới, tổ chức sửa chữa, bảo trì bảo dưỡng thiết bị định kỳ, ứng cứu thông tin, tổ chức bộ máy và mạng lưới kinh doanh trên toàn quốc.
Giám sát: Thực hiện việc kiểm tra, giám sátm đôn đốc các hoạt động sản xuất kinh doanh đã được giám đốc công ty phê duyệt.
Nhiệm vụ khai thác và kinh doanh: Tiếp nhận thiết bị, mạng lưới sau khi đã được lắp đặt, kiểm tra hiệu chỉnh và nghiệm thu Tổ chức vận hành khai thác sử dụng các thiết bị, mạng lưới hiệu quả phục vụ cho sản xuất kinh doanh Xây dựng các quay trình khai thác bảo trì bảo dưỡng thiết bị mạng lưới mạng Lập kế hoạch định kỳ, kế hoạch dự phòng, tổ chức thực hiện và kiểm tra giám sát công tác bảo dưỡng thiết bị theo quy trình Tổ chức ứng cứu thông tin, khắc phục sự cố trên toàn mạng…
Nhiệm vụ quản lý: Quản lý và điều hành sản xuất kinh doanh theo đúng pháp luật, quy định của nhà nước và công ty
Nhiệm vụ chính trị: Chụi trách nhiệm trước Đảng ủy, Ban giám đốc công ty xây dựng trung tâm trở thành một đơn vị VMTD cụ thể:
- Vững mạnh về chính trị: Cán bộ, CNV có bản lĩnh vững vàng, sãn sàng nhân và hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ được giao.
- Tổ chức biên chế đúng quy định, duy trì nghiêm các chế độ nề nếp
- Xây dựng nề nếp chính quy và quản lý kỷ luật tốt.
- Đảm bảo không ngừng nâng cao đời sống vật chất và tinh thần choCBCNV toàn trung tâm.
TỔNG QUAN VỀ TRUNG TÂM KINH DOANH DI ĐỘNG VIETTEL
Điạ chỉ: Tầng I, tòa 17T9, Trung Hòa – Nhân Chính, Hà Nội.
Trung tâm Kinh doanh Di động Hà Nội là đơn vị trực thuộc Công ty Điện thoại di động Viettel quản lý Điều hành toàn bộ họat động kinh doanh điện thoại di động 098 tại khu vực Hà Nội Trung tâm là đơn vị thực hiện mọi chức năng và nhiệm vụ của công ty điện thoại di động trong khu vực.
3.1 Cơ cấu tổ chức Trung tâm Kinh doanh Di động Viettel.
BAN GIÁM ĐỐC TRUNG TÂM
PHÒNG CHĂM SÓC KHÁCH HÀNG hàng Cửa
Trưng hàng Cửa Long Biên hàng Cửa Thanh Xuân hàng Cửa Giấy Cầu hàng Cửa Tây Hồ hàng Cửa Hoàng Mai hàng Cửa Đình Ba
Kinh TT doanh Lâm Gia
Kinh TT doanh Đông Anh
Kinh TT doanh Sóc Sơn
Kinh TT doanh Liêm Từ
Kinh TT doanh Thanh Trì hàng Cửa Đống Đa
Hình 2 : “Mô hình tổ chức của Trung tâm Kinh Doanh di động Viettel”
3.1.2 Phân công nhiệm vụ trong Trung tâm Đứng đầu là Ban Giám đốc của Trung tâm, sau đó là đến Phòng tổ chức như Phòng tổ chức tổng hợp bao gồm 6 người, phòng Tài chính gồm 5 người, phòng Kế hoạch Marketing gồm2 người, phòng Bán hàng gồm 17 người, phòng Bán hàng trực tiếp gồm 30 người, phòng Chăm sóc khách hàng gồm 7 người Tiếp đó là đến các cửa hàng như cửa hàng Long Biên, cửa hàng Tây Hồ, cửa hàng Thanh Xuân, cửa hàng Hoàng Mai, cửa hàng Hai Bà Trưng, cửa hàng Đống Đa, cửa hàng Ba Đình, cửa hàng Hoàn Kiếm…
3.2 Chức năng và nhiệm vụ của Trung tâm Kinh doanh Di động Viettel
Trung tâm bao gồm nhiều phòng ban mỗi phòng ban đều có những chức năng và nhiệm vụ riêng biệt.
3.2.1 Phòng Tổ chức lao động
Chức năng: Là phòng nghiệp vụ trực thuộc Trung tâm khu vực có chức năng quản lý và tổ chức thực hiện các công việc tổ chức, đào tạo lao động, tiền lương tại Trung tâm khu vực.
- Xây dựng và biên chế hàng năm của Trung tâm khu vực.
- Chuẩn bị các khâu phục vụ cho công tác tuyển dụng và tham gia hội đồng tuyển dụng hoặc trực tiếp tổ chức tuyển dụng theo uỷ quyền.
- Tổ chức đào tạo nội bộ.
- Theo dõi chấm công, làm thêm giờ, tính lương, thưởng cho CBCNV toàn Trung tâm khu vực.
- Thực hiện các thủ tục ban đầu để giải quyết chế độ chính sách vềBHXH, BHYT và các bảo hiểm khác liên quan.
Chức năng: Là phòng nghiệp vụ trực thuộc Trung tâm khu vực có chức năng quản lý và tổ chức triển khai công tác tài chính và hạch toán kế toán tại khu vực theo quy định của Nhà nước và Trung tâm.
- Tổng hợp thực hiện hạch toán tại trung tâm khu vực.
- Thanh quyết toán các khoản phát sinh ở cấp trung tâm khu vực.
- Tổ chức thực hiện công tác kế toán, thống kê, tài chính tại trung tâm khu vực theo phân cấp.
- Tính toán và phân tích các chỉ tiêu tài chính và tình hình tài chính tại Trung tâm kinh doanh khu vực.
- Giám sát hoạt động tài chính, thanh quyết tại trung tâm khu vực
Chức năng: Là phòng nghiệp vụ trực thuộc trung tâm có chức năng quản lý và tổ chức thực hiện các hoạt động nghiên cứu thị trường, quảng cáo, khuyến mại với khách hàng.
- Nghiên cứu thị trường và hoạt động của đối thủ cạnh tranh tại khu vực.
- Tổ chức thực hiện, theo dõi hoạt động quảng cáo, khuyến mại tại địa phương theo kế hoạch từ Viettel Mobile.
- Cung cấp các ấn phẩm quảng cáo, tổ chức các sự kiện, thiết kế hình ảnh cửa hàng
Chức năng: Quản lý và tổ chức thực hiện kế hoạc bán hàng, quản lý đại lý và điểm bán cửa hàng và quản lý sim số cho hệ thống bán hàng tại khu vực.
- Lập kế hoạch bán hàng, thu cước tại khu vực
- Quản lý, cấp phát số liệu simcard kho số thuê bao của trung tâm.
- Phát triển hệ thống đại lý, điểm bán, đào tạo, quản lý đại lý, điểm bán.
- Phối hợp hoạt động sau bán hàng
3.2.5 Phòng Chăm sóc khách hàng
Chức năng: Quản lý tài sản, nhà trạm và tổ chức thực hiện các hoạt động sau bán hàng gồm CSKH, chống thuê bao giả mạo.
- Giải quyết thông tin và giải quyết khiếu nại của khách hàng.
- Hướng dẫn nghiệp vụ với thông tin giải đáp khách hàng.
- Quản lý dữ liệu khách hàng.
3.2.6 Phòng Bán hàng trực tiếp
Chức năng: Trực tiếp giao dịch với khách hàng, quản lý các giao dịch
- Giao tiếp với khách hàng
- Đáp ứng yêu cầu của khách hàng
- Cung cấp hàng hoá trực tiếp cho khách hàng.
3.3 Những thuận lợi, khó khăn và những kết quả đạt được của Trung tâm Kinh doanh di động Viettel
- Liên tục triển khai các chương trình khuyến mại với nội dung: “ 24h khám phá Viettel Mobile “, “ Món quà tết tặng người thân “, “ Nhịp đập trái tim “… Tung ra 500.000 bộ kit Eco 69, đầu số 09866xxxxx, 09865xxxxx, đáp ứng nhu cầu của đại lý và nhu cầu của khách hàng trong các chương trình khuyến mại.
- Viettel Mobile tiếp tục mở 1 triệu số tự chọn đầu 0982, thống nhất giá chuyển đổi từ trả sau sang trả trước và từ trả trước sang trả sau xuống 100.000 đồng nhằm mục đích mở rộng cơ hội chọn số cho khách hàng, đồng thời tăng cường khả năng cạnh tranh của sản phẩm.
- Đầu tư mạnh vào truyền thông quảng cáo trên toàn quốc, truyền thông giá mới và giảm giá cho các đại lý, điểm bán và hỗ trợ điểm bán với các chương trình “ Thưởng bán hàng Viettel Mobile “ nhằm tạo hình ảnh, tăng số thuê bao phát triển, cung cấp thông tin và dịch vụ, chất lượng dịch vụ cho người tiêu dùng của Viettel Mobile chính xác và nhanh nhất.
- Tiến hành chương trình chăm sóc khách hàng VIP” vừa nhằm chăm sóc khách hàng VIP đã khai thác trong thánh 1, tháng 2 vừa thực hiện cơ chế bán hàng trực tiếp cho đối tượng là khách hàng Đoàn trong tháng 3, đồng thời tiếp tục đẩy mạnh chương trình “ Khách hàng Quân đội đợt 2” từ tháng 4 đến nay.
- Viettel tiếp tục lắp đặt và phát sóng các trạm BTS mới trên cả nước, đẩy mạnh công tác kiểm tra phát sóng toàn khu vực Hà Nội Thay đổi mô hình tổ chức từ tháng 5, chuyển hướng kinh doanh đa dịch vụ, chăm sóc khách hàng tốt hơn, các quy trình nộp hồ sơ có bổ sung giúp cho hồ sơ giả mạo giảm rõ rệt…
- Sức ép cạnh tranh của các mạng di động ngày càng tăng ( Mạng Vina, Mobile…) sự ra đời của EVN telecom với những chương trình khuyến mại phong phú và hấp dẫn Mùa du lịch cùng cơn sốt bóng đá World Cup dẫn đến nhu cầu sử dụng mạng di động giảm.
- Sự cố về đường truyền ADSL: đứt, chậm Thiếu đa dạng về các dịch vụGTGT.
- Việc kéo dài các chương trình khuyến mại “ Những số 6 may mắn: Lợi ích dài - Vận may lớn “để thu hút thuê bao phát triển không có sự đổi mới không gây sự chú ý đối với khách hàng
- Lượng hàng đặc biệt là bộ kit trả trước không đủ để đáp ứng yêu cầu tiêu thụ của các đại lý.
- Công tác triển khai phát triển hệ thống kênh đại lý được hoàn thiện hơn, rà soát loại bỏ những đại lý yếu kém, tăng cường kiểm tra, hỗ trợ, giúp đỡ các đại lý hoạt động tốt hơn, đúng quy trình Phát triển các đại lý mới được thẩm định tốt hơn.
- Dù chất lượng mạng đã được cải thiện nhiều, hiện tượng nghẽn mạng, rớt cuộc gọi, không kết nối được, tin nhắn không gửi được đã giảm rất nhiều nhưng chất lượng dịch vụ thu cước chưa tốt là nguyên nhân chủ yếu của việc khiếu nại của khách hàng, cũng là nguyên nhân chính dẫn đến việc khách hàng tạm ngừng 2 chiều hoặc chấm dứt hợp đồng với Viettel Mobile.
3.3.3 Kết quả sản xuất kinh doanh sáu tháng đầu năm 2006
- Tổng số thuê bao phát triển: 342.702 thuê bao
- Củng cố, xây dựng bộ máy tổ chức theo mô hình mới, xây dựng bộ may hoạt động kỹ kỉ luật, nề nếp, có tinh thần đoàn kết.
- Chi tiết được nêu ra dưới đây: Theo bảng dưới đây ta có thể thấy rằng:
* Đối với phát triển thuê bao:
+ Tổng số thuê bao trong 6 tháng đầu năm :342.702 TB đạt 108,52% so với kế hoạch được giao ( KH: 315.759TB )
+ Phát triển thuê bao theo Cell là 180303 TB đạt 79.92% so với kế hoạch được giao (KH: 225.605TB)
MỘT SỐ PHƯƠNG PHÁP LUẬN VÀ CÔNG CỤ XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI TRUNG TÂM KINH DOANH DI ĐỘNG VIETTEL
TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
1.1 Các khái niệm cơ bản của hệ thống thông tin quản lý
Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người,các thiết bị phần cứng,phần mềm, dữ liệu … thực hiện hoạt động thu thập,lưu trữ, xử lý, phân phối thông tin trong một tập hợp ràng buộc được gọi là môi trường, giúp việc ra quyết định và kiểm soát trong một tổ chức.Ngoài ra giúp người quản lý phân tích các vấn đề cho phép nhìn một cách trực quan những đối tượng phức tạp tạo ra các sản phẩm mới
Hệ thống thông tin quản lý là sự phát triển và sử dụng của một hệ thống thông tin có hiệu quả trong một tổ chức, một hệ thống thông tin được coi là sử dụng hiệu quả nếu nó trợ giúp được các mục tiêu của con người hay tổ chức sử dụng nó Một hệ thống thông tin quản lý xét ở trạng thái tĩnh gồm có các yếu tố cấu thành như: thiết bị tin học(máy tính, các đường truyền,phần cứng…), các chương trình(phần mềm), dữ liệu, các thủ tục-quy trình và con người
1.2 Phân loại hệ thống thông tin quản lý.
1.2.1: Phân loại hệ thống thông tin quản lý theo chức năng nghiệp vụ
Hệ thống tự động văn phòng là một hệ thống gồm máy tính với các hệ phần mềm như hệ xử lý văn bản, hệ thư tín điện tử, hệ thống lập lịch làm việc,bảng tính,chương trình trình diễn báo cáo… cùng các thiết bị như máy fax,điện thoại tự ghi… Chúng dược thiết lập nhằm tự động hoá công việc ghi chép, tạo ra các văn bản và giao dịch bằng lời bằng văn bản làm tăng năng
Hệ thống truyền thông giúp cho việc thực hiện trao đổi thông tin giữa các thiết bị dưới các hình thức khác nhau với những khoảng cách xa dễ dàng, nhanh chóng, có chất lượng Hệ thống này đóng vai trò phục vụ cho các hệ thống thông tin quản lý, hệ trợ giúp điều hành và các hệ khác hoạt động hiệu quả, đặc biệt là khi cho ra đời hệ thống thông tin toàn cầu.
Hệ thống thông tin quản lý MIS: là một hệ thống trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức, các hoạt động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lược Chúng dựa chủ yếu vào các cơ sở dữ liệu được tạo ra bởi các hệ xử lý giao dịch cũng như dữ liệu từ các nguồn ngoài tổ chức.
Hệ thống trợ giúp việc ra quyết định DDS.Là những hệ thống được thiết kế với mục đích rõ ràng là trợ giúp các hoạt động ra quyết định
Hệ thống chuyên gia ES.Đó là hệ thống cơ sở trí tuệ, có nguồn gốc từ nghiên cứu về trí tuệ nhân tạo, trong đó có sự biểu diễn của các công cụ tin học những tri thức của một chuyên gia về một lĩnh vực nào đó Hệ thống chuyên gia được hình thành bởi một cơ sở trí tuệ và một động cơ suy diễn.
Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA.Hệ thống thông tin này được dùng để trợ giúp chiến lược.
Ngoài ra còn có các hệ thống thông tin khác như: Hệ thống xử lý giao dịch, hệ thống thông tin thực tiễn, hệ trợ giúp hệ điều hành…
1.2.2: Phân loại hệ thống thông tin quản lý trong tổ chức doanh nghiệp
Các thông tin trong một tổ chức doanh nghiệp được phân chia theo cấp quản lý, chúng lại được phân chia theo nghiệp vụ mà chúng phục vụ.
1.3 Hiệu quả kinh tế của hệ thống thông tin quản lý
Giá trị của một hệ thống thông tin là sự thể hiện bằng tiền tập hợp những rủi ro mà tổ chức tránh được và những cơ hội thuận lợi mà tổ chức có được nhờ hệ thống thông tin.
Có nhiều cách để đánh giá hiệu quả kinh tế của hệ thống thông tin.
Phương pháp phân tích điểm cân bằng chi phí theo phương pháp này so sánh chi phí của việc dùng hệ thống cũ với việc sử dụng hệ thống mới
Phương pháp phân tích tiền dư: xem xét mối liên hệ giữa chi phí tích lũy điểm cân bằng là điểm mà tại đó chi phí của hệ thống cũ bằng hệ thống mới.
Phương pháp so sánhvới lợi ích tích luỹ, hiệu của chúng là tiền dư trong kỳ.
Phương pháp kinh nghiệm: đưa các ý kiến của các chuyên gia hoặc của những người có kinh nghiệm có khả năng.
Phương pháp so sánh: so sánh hệ thống thông tin cần phải xem xét với hệ thống thông tin tương tự hoặc một hệ thống thông tin trừu tượng được chọn làm mẫu.
1.4 Cơ sở kỹ thuật của hệ thống thông tin quản lý.
Máy tính điện tử và các thiết bị ngoại vi.
Máy tính điện tử là một tập hợp gồm các bộ phận để thực hiện các nhiệm vụ nhập dữ liệu vào, xử lý dữ liệu, đưa dữ liệu ra, lưu trữ thông tin và kiểm soát, điều khiển các hoạt động đó.
Các vấn đề chuẩn phần cứng.
- Đảm bảo sự tương thích: Các thiết bị mua mới phải làm việc được với nhau
- Đảm bảo khả năng mở rộng và nâng cấp: do năng lực của các doanh nghiệp tăng lên không ngừng do vậy mà khi mua sắm cân xem xét khả năng nâng cấp của phần cứng của máy tính để nâng cấp khi cần thiết.
- Đảm bảo độ tin cậy: Phần cứng mới nhất luôn hấp dẫn người sử dụng tuy nhiên cần đảm bảo các yêu cầu cơ bản có thể sử dụng phù hợp với hệ thống thông tin của tổ chức.
Phần mềm hệ thống và phần mềm ứng dụng:
Phần mềm là các chỉ thị, quy tắc tự động hoá thao tác với thông tin. Phần mềm gồm có phần mềm hệ thống, phần mềm ứng dụng và phần mềm phát triển.
XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI TRUNG TÂM KINH DOANH DI ĐỘNG VIETTEL
KHẢO SÁT HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI
- Ngày nay, Công nghệ thông tin đang trên đà phát triển mạnh mẽ theo cả chiều rộng và chiều sâu Chiếc máy tính điện tử đang trở thành một công cụ làm việc và giải trí thông dụng của con người, không chỉ ở các văn phòng mà còn ở các gia đình.
- Đứng trước vai trò của thông tin trong hoạt động cạnh tranh gay gắt, các tổ chức cũng như các doanh nghiệp đều tìm cơ hội và biện pháp để xây dựng và hoàn thiện hệ thống thông tin của mình nhằm tin học hoá các hoạt động tác nghiệp, năng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mình.
- Viettel là một trong những doanh nghiệp lớn trực thuộc nhà nước.Công việc giao dịch của Công ty ngày càng rất lớn các công việc ngày càng chồng chất, đội ngũ nhân viên tuy rất nhiệt tình, năng nổ, nhưng vẫn không thể giải quyết được một cách hiệu quả nhất, để đạt doanh thu cao nhất Ngay từ khi mới hình thành Công ty đã nắm bắt được những cơ hội phát triển khi sử dụng hệ thống thông tin, đã từ rất lâu công ty đã sử dụng rất nhiều hệ thống quản lý bán hàng nhằm trợ giúp nhân viên trong các giao dịch bán hàng, giúp các nhà quản lý giảm được các khâu trong quá trình đưa ra quyết định, giảm được chi phí lưu trữ hồ sơ trong quá trình giao dịch, tăng doanh thu của doanh nghiệp Tuy nhiên trong hệ thống vẫn còn nhiều bất cập cần phải xử lý, cần có một hệ thống thông tin thay thế khi hệ thống gặp lỗi Để giảm thiểu tổn thất
Hệ thống Cập nhật danh mục Quản lý
Bán hàng Báo cáo Trợ giúp
Số dư tồn kho đầu kỳ
BC tồn kho đầu kỳ
MÔ HÌNH HOÁ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI TRUNG TÂM KINH DOANH DI ĐỘNG VIETTEL
2.1 Sơ đồ chức năng nghiệp vụ của hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại Trung tâm Kinh doanh Di động Viettel
Hình 3: “Sơ đồ chức năng nghiệp vụ của httt quản lý bán hàng”
Xét duyệt đơn đặt hàng Đơn đặt hàng
Báo cáo xuất, nhập, tồn kho
Hoá đơn đã thu tiền
Lập báo cáo hoá đơn
Báo cáo đơn hàng Báo cáo Đơn đặt hàng đã duyệt
2.2 Sơ đồ luồng thông tin của hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại Trung tâm Kinh doanh Di động Viettel.
2.2.1 Sơ đồ luồng thông tin trong Quản lý bán hàng
Hình 4: “Sơ đồ luồng thông tin trong quản lý bán hàng”
Khách hàng Đơn đặt hàng
Phích luồng thông tin có dạng:
-Tên tài liệu: Đơn đặt hàng, đơn đặt hàng đã duyệt, Báo cáo xuất nhập tồn kho, báo cáo đơn hàng.
-Mô tả: Được thực hiện trên máy tính, giấy tờ, sổ sách…
-Các IFD có liên quan:
-Vật mang tin: máy tính, giấy
-Nguồn: Từ khách hàng đến đặt hàng, quản lý kho.
-Đích: Ban giám đốc, khách hàng, phòng tài chính.
Phích kho chứa dữ liệu có dạng:
-Tên kho dữ liệu: Kho đơn đặt hàng
-Mô tả: Được lưu trữ hoàn toàn trên máy
-vật mang tin: giấy, tệp từ tính
-Chương trình hoặc người truy nhập tới:
Phích xử lý có dạng:
-Tên xử lý: Đơn đặt hàng, Lập hóa đơn, Lập báo cáo.
-Mô tả: Xử lý được thực hiện bởi máy tính cá nhân và nhân viên trong trung tâm.
-Phương tiện thực hiện: Máy tính
-Sự kiện khởi sinh: Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng đến đặt hàng tại trung tâm.
-Cấu trúc câu thực đơn:
Ra quyết định mua hàng Đơn đặt hàng
Báo cáo xuất, nhập, tồn kho
Lập đơn đặt mua hàng
Phiếu chi tiền mua hàng
Lập báo cáo đơn hàng
2.2.2 Sơ đồ luồng thông tin trong Quản lý mua hàng
Hình 5: “Sơ đồ luồng thông tin trong quản lý mua hàng”
Nhà cung cấp Giới thiệu hàng
Phích luồng thông tin có dạng:
-Tên tài liệu: Giới thiệu hàng, Báo cáo xuất nhập tồn, quyết định mua hàng, phiếu chi tiền mua hàng, báo cáo.
-Mô tả: Giấy tờ, máy tính.
-Các IFD có liên quan:
-Vật mang tin: Giấy tờ, máy tính.
-Nguồn: Thông tin lấy từ nhà cung cấp, quản lý kho
-Đích: Nhà cung cấp, phòng kế toán Nhà lãnh đạo.
Phích kho chứa dữ liệu có dạng:
-Tên kho dữ liệu: Đơn đặt mua hàng
-Mô tả: được lưu trữ trên giấy tờ, máy tính.
-vật mang tin: Máy tính
-Chương trình hoặc người truy nhập tới: Kế toán, các chương trình thực hiện báo cáo.
Phích xử lý có dạng:
-Tên xử lý: Ra quyết định mua hàng, Lập đơn đặt mua hàng, lập báo cáo đơn hàng.
-Mô tả: Xử lý được thực hiện thủ công, thực hiện thông qua giao tác giữa người và máy tính
-Phương tiện thực hiện: máy tính cá nhân.
-Sự kiện khởi sinh: khi nhà cung cấp đến giới thiệu hàng hoá của họ cho trung tâm và trung tâm có nhu cầu mua hàng.
-Chu kỳ: Khi hàng trong kho đã xuống dưới định mức cần có trong kho.
-Cấu trúc câu thực đơn:
Hình 6:”Sơ đồ luồng thông tin trong quản lý kho”
Kiểm duyệt và tiếp nhận hàng
Lập báo cáo Kho lưu trữ
2.2.3 Sơ đồ luồng thông tin trong Quản lý kho hàng
Nguồn chức nắng: chức danh: Đích
Nhà cung cấp Đơn vị xuất hàng xuất hàng Lệnh
Thông báo nhập hàng hoá
Nhà cung cấpKhách hàngThủ kho
Phích luồng thông tin có dạng:
-Tên tài liệu: Lệnh xuất hàng, thông báo nhập hàng hoá, lệnh chuẩn bị xếp hàng, kho hàng hoá đã đạt tiêu chuẩn, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, Báo cáo.
-Mô tả: thực hiện thủ công
-Các IFD có liên quan:
-Vật mang tin: giấy, hoặc máy tính.
-Nguồn: khi nhà cung cấp đến giao hàng, đơn vị xuất hàng đến xuất hàng
-Đích: đến thủ kho, phòng tài chính, lãnh đạo, khách hàng.
Phích kho chứa dữ liệu có dạng:
-Tên kho dữ liệu: Kho lưu trữ giấy tờ về hàng hoá đã qua kiểm tra.
-Mô tả: lưu trữ trên máy tính hoặc giấy tờ
-Chương trình hoặc người truy nhập tới: phòng kế hoạch, phòng tài chính.
Phích xử lý có dạng:
-Tên xử lý: Lập phiếu xuất kho, chuẩn bị kho bãi xếp hàng, kiểm tra hàng hoá, kiểm duyệt và tiếp nhận hàng , lập báo cáo.
-Mô tả: xử lý qua giao tác người máy
-Phương tiện thực hiện: máy tính
-Sự kiện khởi sinh: khi khách hàng có yêu cầu mua hàng, trung tâm có yêu cầu mua hàng.
-Cấu trúc câu thực đơn:
Sổ theo dõi công nợ
2.2.4 Sơ đồ luồng thông tin trong Kế toán thu
Quản lý bán hàng Hoá đơn
Hình 7: “Sơ đồ luồng thông tin trong kế toán thu”
Phích luồng thông tin có dạng:
-Tên tài liệu: Hoá đơn bán hàng, phiếu thu, báo cáo tổng hợp chi.
-Mô tả: lưu trữ trên giấy tờ, máy tính.
-Các IFD có liên quan:
-Vật mang tin: giấy tờ, máy tính.
-Nguồn: khi nhà cung cấp đến bán hàng cho trung tâm.
-Đích:thông tin đã xử lý được đưa đến phòng quản lý kho, ban lãnh đạo, nhà cung cấp.
Phích kho chứa dữ liệu có dạng:
-Tên kho dữ liệu: sổ sách kế toán.
-Mô tả: lưu trữ trên máy tính.
-vật mang tin: giấy, máy từ tính
-Chương trình hoặc người truy nhập tới: nhân viên kế toán thuộc phòng tài chính, ban lãnh đạo.
Phích xử lý có dạng:
-Tên xử lý: kế toán thu, Tổng hợp số liệu theo chu kỳ.
-Mô tả: thực hiện bởi giao tác giữa người và máy tính.
-Phương tiện thực hiện: máy tính cá nhân
-Sự kiện khởi sinh: khi có các hoá đơn mua hàng được thực hiện trong quá trình giao dịch mua hàng
-Cấu trúc câu thực đơn:
2.2.5 Sơ đồ luồng thông tin trong Kế toán chi
Nhà cung cấp Hoá đơn
Lãnh đạo Nhà cung cấp
Hình 8: “ Sơ đồ luồng thông tin của kế toán chi”
Phích luồng thông tin có dạng:
-Tên tài liệu: hoá đơn bán hàng, phiếu chi, phiếu tổng hợp chi
-Mô tả: lưu trữ trên giấy tờ, máy tính.
-Các IFD có liên quan:
-Vật mang tin: giấy tờ, máy tính.
-Nguồn: khi ban quản lý bán hàng đã tập hợp hoá đơn bán hàng.
-Đích: thông tin được đưa đến ban lãnh đạo, khách hàng, quản lý kho
Phích kho chứa dữ liệu có dạng:
-Tên kho dữ liệu: Sổ theo dõi công nợ
-Mô tả: lưu trữ trên máy tính. lưu trữ trên máy tính.
-vật mang tin: giấy, máy từ tính
-Chương trình hoặc người truy nhập tới: nhân viên kế toán thuộc phòng tài chính, ban lãnh đạo.
Phích xử lý có dạng:
-Tên xử lý: kế toán chi, Tổng hợp số liệu theo chu kỳ.
-Mô tả: thực hiện bởi giao tác giữa người và máy tính.
-Phương tiện thực hiện: máy tính cá nhân
-Sự kiện khởi sinh: khi hoá đơn bán hàng được thực hiện.
-Cấu trúc câu thực đơn:
2.3 Sơ đồ luông dữ liệu của hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại Trung tâm Kinh doanh Di động Viettel.
2.3.1 Sơ đồ luồng dữ liệu của hệ thống thông tin quản lý bán hàng ở mức ngữ cảnh
Tiếp nhận đơn đặt hàng 1.1 1.2
Xét duyệt đơn đặt hàng
Kiểm tra hàng tồn kho 1.4
Kế toán 2.0 Đại lý, cửa hàng thu Đại lý,cửa hàng trực tiếp
Hồ sơ khách hàng Đơn đặt hàng Đơn đặt hàng đã tiếp nhận Đơn đặt hàng đã duyệt Đơn hàng đã duyệt TT về hàng tồn kho đã duyệt
2.3.2 Sơ đồ luồng dữ liệu ở mức 0 của ”hoạt động bán hàng”
2.3.3 Sơ đồ luồng dữ liệu ở mức 1 của “ hoạt động bán hàng”
2.3.4 Sơ đồ luồng dữ liệu ở mức 1 của hoạt động “ Kế toán thu “
Lập 3.0 báo cáo hoá đơn
Hồ sơ đã kiểm tra
Hoá đơn đã thu tiền
2.3.5 Sơ đồ luồng dữ liệu ở mức 1 của hoạt động “ Xử lý kho hàng ”
Hình 12 : “Sơ đồ luồng dữ liệu ở mức 1 của hoạt động kế toán thu”
Hoá đơn đã thu tiền 4.1
Viết phiếu xuất, nhập kho 4.4
Lập phiếu kiểm tra chất lượng HH 4.2
Lập báo cáo xuất, nhập, tồn kho 5.0
Nhập, xuất kho hàng hoá 4.5
Kiểm tra chất lượng HH nhập xuất 4.3
TT hoá đơn đã thu tiền Phiếu kiểm tra chất lượng
HH đủ chất lượng phiếu nhập, xuất có đầy đủ chữ ký
TT vê hàng hoá tồn kho
Hình 13: “ Sơ đồ luồng dữ liệu ở mức 1 của hoạt động xử lý kho hàng”
Lập phiếu xuất, nhập tồn 5.1
Lập báo cáo tồn kho 5.3
Tổng hợp phiếu xuất nhập, tồn 5.2
Phiếu xuất, nhập, tồn đã tổng hợp
2.3.6 Sơ đồ luồng dữ liệu ở mức 1 của hoạt động “lập báo cáo tồn kho”
III THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN
LÝ BÁN HÀNG TẠI TRUNG TÂM KINH DOANH DI ĐỘNG VIETTEL.
3.1 Quá trình chuẩn hoá dữ liệu
Xác định các tệp cơ sở dữ liệu trên cơ sở các thông tin ra của hệ thống là phương pháp cổ điển và cơ bản của thiết kế cơ sở dữ liệu. Để thực hiện thiết kế dữ liệu của hệ thống thông tin quản lý bán hàng ta cần dựa vào thông tin đầu ra: Hoá đơn bán hàng, phiếu nhập kho. Đầu ra của “ Hoá đơn bán hàng “ gồm có:
Tổng số tiền ghi bằng chữ (S)
Từ đầu ra của “Hoá đơn nhập hàng” gồm có:
Trong đó - R: Ký hiệu các thuộc tính lặp.
- S: Ký hiệu các thuộc tính thứ sinh.
- Các thuộc tính gạch chân là các thuộc tính khoá.
Thực hiện việc chuẩn hoá dữ liệu
Chuẩn hoá 1.NF Chuẩn hoá 2.NF Chuẩn hoá 3.NF
Mã NV Địa chỉ Điện thoại
Chi tiết hoá đơn bán hàng
Tên hàng Đơn vị tính Đơn giá
Mã nhân viên Địa chỉ Điện thoại Email Hình thức thanh toán Ngày lập hoá đơn
Chi tiết hoá đơn bán hàng:
Mã hàng Đơn giá Lượng bán Thành tiền
Mã khách hàng Hình thức thanh toán Ngày lập hoá đơn
Mã khách hàng Tên khách hàng Địa chỉ Điện thoại Email
Mã nhân viên Tên nhân viên
Chi tiết hoá đơn bán hàng:
Mã hàng Đơn giáLượng Bán
Mã nhân viên Địa chỉ
Chi tiết hoá đơn nhập hàng
Tên hàng Đơn vị tính Đơn giá
Mã hàng Tên hàng Đơn vị tính
Số phiếu nhập Ngày lập
Mã nhân viên Địa chỉ
Chi tiết Hoá đơn nhập hàng:
Mã hàng Tên hàng Đơn vị tính
Mã hàng Tên hàng Đơn vị tính Đơn giá VNĐ Đơn giá USD sản xuất Bảo hành
Số phiếu nhập Ngày lập Hình thức thanh toán Diễn giải
Mã kho Tên kho Địa chỉ
Mã nhà cung cấp Tên nhà cung cấp Địa chỉ Điện thoạiEmail
Chi tiết phiếu nhập kho:
Mã hàng Tên hàng Đơn vị tính Sản xuất Bảo hành Đơn giá VNĐ Đơn giá USD
Từ bảng chuẩn hoá ta có:
Tệp “ khách hàng” gồm có:
Email Tệp “ nhà cung cấp” gồm có:
Email Tệp “hàng hoá” gồm có:
3.2 Danh sách các tệp dữ liệu
Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Mô tả
Mahang Text 5 Mã hàng hoá
Tenhang Text 50 Tên hàng hoá
Dvtinh Text 10 Đơn vị tính
Manhom Text 10 Mã nhóm hàng
DGvnd Number Đơn giá VNĐ
Dgusd Number Đơn gía usd
Sanxuat Text 50 Nơi sản xuất
Baohanh Number Thời gian BH
Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Mô tả
Makh Text 10 Mã khách hàng
Tenkh Text 10 Tên khách hàng
Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Mô tả
MaNCC Text 10 Mã nhà cung cấp
TenNCC Text 50 Tên nhà cung cấp
DiachiNCC Text 50 Địa chỉ nhà cung cấp DienthoaiNC
Text 10 Điện thoại nhà cung cấp
Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Mô tả
SoHDB Text 10 Số hoá đơn bán
Makh Text 10 Mã khách hàng
HTTT Text 10 Hình thức thanh toán
MaNV Text 10 Mã nhân viên
3.2.5 chi tiết hoá đơn bán
Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Mô tả
SoHDB text 10 số hoá đơn bán
DVtinh text 10 Đơn vị tính
Dgusd number Đơn giá USD
Thành tiền Number Thành tiền
Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Mô tả
SoHDN text 10 Số hoá đơn nhập
MaNCC text 10 Mã nhà cung cấp
HTTT text 10 Hình thức thanh toán
Manv Text 10 Mã nhân viên
3.2.7 Chi tiết hoá đơn nhập
Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Mô tả
SoHDN text 10 Số hoá đơn nhập
Dvtinh text 10 Đơn vị tính soluong number Số lượng
Dgusd number Đơn giá usd
Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Mô tả
Manv Text 5 Mã nhân viên
Tennv Text 50 Tên nhân viên
Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Mô tả
Mahh Text 10 Mã hàng hoá
Tenhh Text 50 Tên hàng hóa
Soluongdk number số lượng đầu kỳ
Gtdk number Giá trị đầu kỳ
Soluongnhap number số lượng nhập
Gtn number Giá trị nhập
Soluongxuat number số lượng xuất
Gtx number Giá trị xuất
Soluongcuoi number số lượng cuối gtc number Giá trị cuối
Dgbqvnd number Đơn giá bình quân vnđ
Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Mô tả
Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Mô tả
Username Text 30 Tên người sử dụng
Password Text 30 mật khẩu group text 30 nhóm
3.2.12 Tệp Danh mục nhóm hàng
Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Mô tả
Manhom Text 10 Mã nhóm tennhom Text 30 Tên nhóm
3.2.13 Tệp danh mục xuất nhập
Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Mô tả
Maxn Text 10 Mã xuất nhập
Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Mô tả
Soct Text 10 số chứng từ
3.3 Thiết kế một số giải thuật
Trong các bước mô tả công việc dưới đây giúp chúng ta hình dung được các công việc xử lý khi ta xây dựng các chức năng của chương trình Tuy nhiên để thuận lợi cho các công việc khi thiết kế các bước xử lý, cũng như viết các modul, chúng ta nên xây dựng các giải thuật xử lý các công việc chính Để thuận lợi cho việc thực hiện chương trình Chúng ta có thể mô tả các xử lý bằng các lưu đồ giải thuật vì lưu đồ mang tính trực quan và dễ kiểm tra giải thuật sai Dươí đây mô tả các lưu đồ giải thuật chính của chương trình: Các ký hiệu thường dùng trong thiết kế giải thuật:
Ký hiệu nhập, xuất thông tin
Ký hiệu Kiểm tra điều kiện
Ký hiệu các xử lý
3.3.1 Thuật toán thay đổi mật khẩu người sử dụng
Nhập tên người sử dụng, mật khẩu cũ…
Hình 15: “Sơ đồ thuật toán thay đổi người sử dụng” Đúng
3.3.2 Thuật toán cập nhật danh mục mặt hàng
Cập nhật thông tin HH
Tiếp tục Đóng Form danh mục HH
Hình 16: Sơ đồ thuật toán cập nhật danh mục
Mở Form danh mục HH
Lưu các thông tin vừa nhập có
Mở Form cần tìm kiếm
Chọn trường cần tìm kiếm
Nhập TT cần tìm kiếm theo từng trường
Hình 17: Sơ đồ thuật toán tìm kiếm bản ghi
Hiện thông tin cần tìm kiếm
Chọn bản ghi cần sửa
Bạn muốn sửa bản ghi này không?
Hình 18: Sơ đồ thuật toán sửa bản ghi
Hiện thông tin đã sửa theo yc
3.4 Thiết kế giao diện của chương trình.
Khi bắt đầu một chương trình, một màn hình chính của hệ thống được hiện ra để cho phép người sử dụng đăng nhập vào hệ thống.
H ình19: “ Giao diện chính của chương trình quản lý bán hàng”
Hệ thống bao gồm nhiều chức năng cho phép người sử dụng quản lý khách hàng, hàng hoá… một cách tốt nhất, thông tin được cập nhật nhanh chóng nhất, giúp các nhà ra quyết định đưa ra quyết định chính xác kịp thời.
Hình20: Giao diện đăng nhập hệ thống của chương trình Ở cửa sổ đăng nhập hệ thống cho phép người sử dụng nhập tên và mật khẩu của mình vào hệ thống Khi nhập người sử dụng phải chú ý bỏ caps lock trước khi nhập mật khẩu.
Khi Truy cập vào hệ thống thì chương trình sẽ cho phép thêm người sử dụng mới bằng cách:
Hệ thống Thêm người sử dụng Để thêm người sử dụng phải nhập đầy đủ thông tin đã ghi trên giao diện của chương trình như: + Mật khẩu admin:
Hình 21: “ Giao diện thêm người sử dụng mới của chương trình”
Ngoài ra hệ thống còn cho phép người sử dụng thay đổi mật khẩu khi thấy cần thiết Để vào được thì vào hệ thống Thay đổi mật khẩu
Khi giao diện của chương trình hiện ra thì cần phải điền đầy đủ các thông tin được ghi trên màn hình nếu thông tin không được điền đầy đủ thi hệ thống không cho phép thay đổi mật khẩu.
Hình 22 : “Giao diện thay đổi mật khẩu người sử dụng”
Khi muốn xoá thông tin của người sử dụng hiện tại thì vào hệ thống Thay đổi người sử dụng
Hình 23: Giao diện xoá thông tin cho người sử dụng
Trong chức năng cập nhật danh mục của hệ thống còn có cập nhật danh mục của nhân viên trong trung tâm nhằm giúp cho việc quản lý nhân viên giao dịch với khách hàng.
Hình 24:“ Giao diện cập nhật danh mục nhân viên của chương trình”
Khi có một khách hàng đến giao dịch với trung tâm thì nhân viên trong trung tâm có thể đăng nhập vào hệ thống để có thể thêm mới khách hàng, hoặc sửa xoá nội dung đã sẵn có trong hệ thống tuỳ vào phát sinh trong quá trình giao dịch, khách hàng ở đây có thể là một khách hàng mới đến giao dịch với trung tâm lần đầu, thì ta vào chức năng thêm mới bằng cách:
Vào đăng nhập hệ thống Cập nhật danh mục Danh mục khách hàng Thêm , để thêm thông tin của một khách hàng mới,hoặc vào sửa để sửa thông tin vào khách hàng, vào xoá để xoá một khách hàng khi khách hàng đã chấm dứt hẳn giao dịch với trung tâm sau đó thì bấm nút thoát để thoát khỏi danh mục khách hàng
Hình 25: “Giao diện cập nhật danh mục khách hàng” Để quản lý nhà cung cấp của trung tâm:
Vào đăng nhập hệ thống Cập nhật danh mục Danh mục nhà cung cấp thêm, sửa, xoá…
Hình 26 : Giao diện cập nhật danh mục nhà cung cấp
Tương tự như quản lý khách hàng và quản lý nhà cung cấp, Trong chương trình còn cho phép người sử dụng còn quản lý hàng hoá trong trung tâm, quản lý hàng tồn kho: Để tiện cho quá trình giao dịch với khách hàng và lập báo cáo hằng kỳ
Hàng hoá trong kho và những hàng hoá mà Trung tâm nhập về là rất lớn và bao gồm nhiều chủng loại để có thể quản lý dễ dàng và khi xuất hàng được nhanh chóng và tiết kiệm được thời gian của nhân viên trong Trung tâm cần phân nhóm các hàng hoá để dễ quản lý Để phân nhóm hàng hoá thì người sử dụng truy cập vào hệ thống cập nhật danh mục danh mục nhóm hàng hoá
Trong danh mục nhóm hàng hoá bao gồm có:+ Mã nhóm
+ Tên nhóm hàng Trong danh mục này cũng có các chức năng thêm, sửa, xoá, tìm kiếm nhóm hàng
Hình 27: Giao diện danh mục nhóm hàng
Trong hệ thống còn có chức năng quản lý Hàng hóa, để truy cập được hàng hoá người sử dụng cần vào hệ thống cập nhật danh mục Danh mục khách hàng.
Khi muốn thêm hàng hoá vào trong danh sách cần điền đầy đủ các thông tin của một mặt hàng mà ta muốn thêm, hoặc khi sửa xoá một mặt hàng nào đó cũng cần phải lựa chọn hàng hoá cần xoá, sửa, khi muốn xoá, sửa hệ thống hiện ra thông báo rằng bạn có muốn xoá hết thông tin về hàng hoá mà bạn muốn xoá Ngoài ra hệ thống còn cho phép ta tìm kiếm hàng hoá ngay trong danh mục hàng hoá.
Hình 28: Giao diện danh mục hàng hoá
Khi nhà cung cấp đến giới thiệu hàng thì phòng kế hoạch bán hàng tại Trung tâm sẽ đưa ra quyết định mua hàng sau khi đã xem báo cáo xuất, nhập, tồn hàng hóa ở trong kho của Trung Tâm Sau khi đã có quyết định mua hàng được trình lên ban giám đốc phê duyệt, thì phòng kế hoạch sẽ lập một hoá đơn mua hàng để mua hàng hoá Để lập được hoá đơn trên hệ thống người sử dụng thực hiện các bước sau: Đăng nhập hệ thống Quản lý bán hàng Hoá đơn mua hàng
Hình 29 :“Giao diện hoá đơn mua hàng”
Trong “hoá đơn mua hàng” ta có thể thêm mới hoặc sửa hoá đơn cho hợp lý, sau khi hoá đơn đã hoàn tất các thông tin trên hoá đơn ta có thể lưu trữ các hoá đơn này trên hệ thống, để người sử dụng có thể quản lý một cách tốt nhất Khi muốn thêm một hoá đơn bán hàng nào đó khi có phát sinh giao dịch