Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
Mục tiêu nghiên cứu của đề tài "Xây dựng hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại công ty SSOFT" nhằm cải thiện hiệu quả quản lý bán hàng, tối ưu hóa quy trình kinh doanh và nâng cao trải nghiệm khách hàng cho doanh nghiệp.
Hệ thống thông tin quản lý bán hàng của công ty SSOFT được xây dựng để hệ thống hóa kiến thức về quản lý bán hàng, với khả năng tích hợp và mở rộng trong tương lai.
Dựa trên nghiên cứu thực trạng quản lý bán hàng tại công ty SSOFT, bài viết phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng và đề xuất giải pháp nhằm xây dựng một hệ thống hiệu quả, đáp ứng nhu cầu thực tế trong quản lý bán hàng Qua đó, xác định được điểm mạnh, điểm yếu của hệ thống hiện tại cũng như nhu cầu và sự quan tâm của khách hàng trong từng lĩnh vực.
Hệ thống thông tin đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và phân tích dữ liệu, đặc biệt trong lĩnh vực quản lý bán hàng Việc hệ thống hóa các cơ sở lý luận về hệ thống thông tin và hệ thống thông tin quản lý giúp cải thiện hiệu quả hoạt động kinh doanh Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng không chỉ tối ưu hóa quy trình làm việc mà còn nâng cao khả năng ra quyết định dựa trên dữ liệu chính xác.
- Phân tích và đánh giá thực trạng về công tác QLBH tại Công ty CP SSOFT
- Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin QLBH tại Công ty SSOFT
- Đưa ra một số định hướng, giải pháp về QLBH tại Công ty SSOFT
Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp thu thập thông tin và dữ liệu, bao gồm cả sơ cấp và thứ cấp, là bước quan trọng để hiểu rõ các đối tượng cần nghiên cứu Bằng cách sử dụng các phương pháp phân tích, xử lý và tổng hợp số liệu từ nguồn tài liệu đã thu thập, chúng ta có thể tạo ra thông tin chính xác và cần thiết Quá trình này đóng vai trò là đầu vào cho việc biến đổi dữ liệu thành nguồn thông tin hữu ích.
Để thu thập dữ liệu thứ cấp, chúng ta cần nghiên cứu các lý thuyết về hệ thống thông tin quản lý và phân tích thiết kế hệ thống Ngoài ra, việc tìm kiếm thông tin trên website và các bài nghiên cứu liên quan đến công ty cổ phần công nghệ phần mềm SSOFT cũng rất quan trọng.
Nghiên cứu tài liệu từ các bài báo, internet và bản tin công ty giúp nắm bắt tình hình chung về công ty cũng như các nghiệp vụ quản lý bán hàng mà công ty đang áp dụng.
Tìm kiếm và sưu tầm sách, tài liệu liên quan đến cơ sở lý luận và các lý thuyết về hệ thống thông tin, cũng như phân tích và thiết kế hệ thống là một hoạt động quan trọng tại thư viện trường đại học Thương mại Việc này không chỉ giúp sinh viên nắm vững kiến thức nền tảng mà còn hỗ trợ trong quá trình nghiên cứu và thực hành Thư viện cung cấp nguồn tài liệu phong phú, giúp người học tiếp cận thông tin mới nhất và nâng cao khả năng phân tích hệ thống hiệu quả.
Để thu thập dữ liệu sơ cấp, chúng tôi sẽ gửi phiếu phỏng vấn với các câu hỏi đến các phòng ban trong công ty nhằm tìm hiểu về thực trạng hệ thống thông tin quản lý bán hàng hiện tại và nhu cầu xây dựng hệ thống mới Phương pháp này giúp có cái nhìn khách quan về hoạt động của công ty trong những năm qua, mặc dù cũng có thể gặp phải những ý kiến trái chiều từ các phòng ban khác nhau (Phiếu điều tra sẽ được bổ sung ở phần cuối bài khóa luận).
Trong quá trình thực tập tại công ty SSOFT, tôi đã có cơ hội quan sát trực tiếp cơ sở hạ tầng và môi trường làm việc, từ đó hiểu rõ hơn về các nghiệp vụ quản lý bán hàng Thời gian thực tập không chỉ cung cấp cho tôi những trải nghiệm thực tế mà còn là nguồn thông tin khách quan, mặc dù không thể tránh khỏi những cảm xúc cá nhân trong quá trình đúc kết.
Sau khi thu thập số liệu sơ cấp và thứ cấp, chúng tôi tiến hành tổng hợp, phân tích, so sánh và đánh giá để rút ra nhận định về tình hình quản lý bán hàng và hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại công ty CP công nghệ phần mềm SSOFT Qua đó, tính cấp thiết của đề tài khóa luận được khẳng định Kết quả khảo sát sẽ giúp lựa chọn phương pháp và quy trình phân tích thiết kế hệ thống phù hợp, đảm bảo đạt được các mục tiêu đề ra.
Các công cụ sử dụng trong việc hoàn thành đề tài
Rational Rose là bộ công cụ phát triển phần mềm hướng đối tượng dựa trên ngôn ngữ UML, cho phép người dùng tạo, sửa đổi và quản lý biểu đồ một cách trực quan.
Sử dụng Rational Rose để thiết kế các sơ đồ như : Sơ đồ use case, sơ đồ lớp, sơ đồ tuần tự, sơ đồ hoạt động.
Kết cấu khoá luận
Nội dung của đề tài khóa luận được chia thành ba chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận của việc xay dựng htt quản lý bán hàng cho công ty SSOFT
Chương 2 : Kết quả phân tích,đánh giá thực trạng của việc xây dựng hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại công ty
Chương 3 : Phân tích thiết kế httt quản lý bán hàng tại công ty SSOFT
CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA VIỆC XAY DỰNG HTT QUẢN LÝ BÁN HÀNG CHO CÔNG TY SSOFT
NHỮNG KHÁI NIỆM CƠ BẢN
1.1.1 Khái niệm về quản trị kinh doanh
Quản trị là một khái niệm rộng lớn, bao gồm nhiều lĩnh vực khác nhau như quản trị hành chính trong các tổ chức xã hội và quản trị kinh doanh trong các tổ chức kinh doanh.
- Có rất nhiều quan niệm về quản trị:
Quản trị là quá trình thực hiện các hoạt động nhằm đảm bảo công việc được hoàn thành theo sự hướng dẫn của người khác Nó bao gồm việc phối hợp hiệu quả các hoạt động của những thành viên trong tổ chức để đạt được mục tiêu chung.
Quản trị là quá trình tác động khách quan của người quản lý lên đối tượng quản lý, nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra trong môi trường làm việc luôn thay đổi.
Quản trị là quá trình hoạch định, lãnh đạo, tổ chức và kiểm soát hoạt động của các thành viên trong tổ chức, nhằm sử dụng hiệu quả các nguồn lực để đạt được mục tiêu đề ra Trong một doanh nghiệp hay tổ chức kinh tế, quản trị tồn tại trong một hệ thống liên kết, bao gồm các khâu, phần và bộ phận có mối quan hệ tương tác, hỗ trợ lẫn nhau trong quá trình phát triển.
(Nguồn : Giáo trình quản trị học trường Đại học Thương mại )
1.1.2 Khái niệm quản trị kinh doanh -Trong lĩnh vực quản trị kinh doanh lại chia ra nhiều lĩnh vực: Quản trị tài chính, quản trị hành chính ,quản trị nhân sự, quản trị Marketing, quản trị chiến lược
Quản trị kinh doanh là quá trình quản lý một doanh nghiệp, bao gồm việc kiểm tra và giám sát các hoạt động kinh doanh cùng các lĩnh vực liên quan như Kế toán, Tài chính và Tiếp thị Công việc này không chỉ liên quan đến việc thực hiện hay quản lý hoạt động kinh doanh mà còn bao gồm ra quyết định và tổ chức hiệu quả con người cũng như các nguồn lực khác, nhằm hướng tới các mục tiêu chung của tập thể.
1.1.3 Các khái niệm cơ bản về hệ thống thông tin
Thông tin là kết quả của việc xử lý dữ liệu thông qua các phương pháp như phân tích, tổng hợp và so sánh, nhằm đáp ứng nhu cầu cụ thể của người sử dụng Nó bao gồm nhiều giá trị dữ liệu được tổ chức một cách có hệ thống, mang lại ý nghĩa cho một đối tượng và trong một công việc nhất định.
Dữ liệu là tập hợp các giá trị phản ánh về sự vật và hiện tượng trong mọi lĩnh vực Đây là những giá trị thô, chưa qua xử lý và chưa mang lại ý nghĩa cho người sử dụng hoặc người tìm kiếm Dữ liệu có thể bao gồm các giá trị mà chưa xác định được mối liên hệ giữa chúng.
Hệ thống là một tổng thể bao gồm các thành phần và dữ liệu trong một phạm vi nhất định, có sự tương tác hoặc phụ thuộc lẫn nhau, tạo thành một đơn vị thống nhất để đạt được các mục tiêu đã được xác định trước.
Vd: Hệ thống tư tưởng, hệ thống các quy tắc ngữ pháp, hệ thống đường sắt, hệ thống tín hiệu giao thông, …
Hệ thống thông tin là tập hợp các yếu tố như con người, dữ liệu và nguồn lực, nhằm thu thập, xử lý, truyền và phát thông tin trong tổ chức doanh nghiệp Hệ thống này được tổ chức một cách thống nhất từ trên xuống dưới, với chức năng chính là xử lý, phân tích và tổng hợp thông tin, hỗ trợ các hoạt động quyết định và kiểm soát trong tổ chức Mỗi hệ thống thông tin bao gồm năm bộ phận chính: phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu, mạng và con người.
Hình 1.Sơ đồ tổng quát các thành phần của HTTT (Nguồn: Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý, Đại học Thương mại)
Hệ thống thông tin quản lý cung cấp thông tin thiết yếu cho công tác quản lý trong tổ chức, bao gồm con người, thiết bị và quy trình thu thập, phân tích, đánh giá, báo cáo và phân phối thông tin Nó đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời và chính xác cho những người ra quyết định trong tổ chức.
Hệ thống thông tin quản lý hiện nay được phân chia thành nhiều lĩnh vực hoạt động khác nhau, bao gồm hệ thống thông tin kế toán, hệ thống thông tin bán hàng và marketing, hệ thống thông tin sản xuất, hệ thống thông tin tài chính và hệ thống thông tin nhân sự.
MỘT SỐ LÝ THUYẾT VỀ VẤN ĐỀ XÂY DỰNG HTTT TRONG DOANH NGHIỆP
1.2.1 Các khái niệm về phân tích thiết kế httt
Phân tích thiết kế httt bao gồm 5 giai đoạn :
Giai đoạn 1 của quá trình khảo sát là tìm hiểu thực tế vấn đề khai thác, nhằm nắm bắt các yêu cầu của người sử dụng Từ đó, lập kế hoạch triển khai một cách hiệu quả.
- Giai đoạn 2 Giai đoạn phân tích :
Mô tả lại thực tế thuộc phạm vi ứng dụng HTTT ở mức quan niệm, cấu trúc hóa yêu cầu
Giai đoạn thiết kế logic yêu cầu phân tích sâu về chức năng và dữ liệu của hệ thống cũ để xây dựng mô tả cho hệ thống mới Trong giai đoạn này, các phương án sẽ được phát sinh và lựa chọn những phương án khả thi nhất để đảm bảo hiệu quả và tính khả thi của hệ thống mới.
Giai đoạn 3, hay giai đoạn thiết kế, tập trung vào việc đưa ra quyết định về cài đặt hệ thống nhằm đáp ứng các yêu cầu đã được xác định trong giai đoạn phân tích Đồng thời, giai đoạn này cũng cần đảm bảo rằng hệ thống thích ứng với các điều kiện ràng buộc thực tế Ngoài ra, việc mô hình hóa dữ liệu và thiết kế kiến trúc cũng như giao diện là những yếu tố quan trọng trong quá trình này.
Giai đoạn 4 của quy trình phát triển hệ thống bao gồm hai công việc chính: lập trình và kiểm định Mục tiêu của giai đoạn này là chuyển đổi các kết quả phân tích và thiết kế từ lý thuyết thành một hệ thống hoạt động thực tế Sau khi hoàn thành cài đặt, cần xây dựng tài liệu hệ thống, bao gồm tài liệu đặc tả hệ thống, tài liệu hướng dẫn sử dụng và tài liệu kỹ thuật cài đặt.
Và công việc sau cùng là hướng dẫn người sử dụng.
- Giai đoạn 5 Giai đoạn khai thác và bảo trì:
Giai đoạn triển khai hệ thống là thời điểm quan trọng để đưa hệ thống vào sử dụng và thực hiện các điều chỉnh cần thiết Công việc trong giai đoạn này bao gồm duy trì hoạt động ổn định của hệ thống thông tin, sửa chữa các lỗi phát sinh, điều chỉnh hệ thống theo những thay đổi mới, cũng như bổ sung và nâng cấp hệ thống để đảm bảo hiệu quả hoạt động.
Các giai đoạn có thể thực hiện song song, mỗi hoạt động có thể cung cấp những sửa đổi phù hợp cho một hoặc nhiều hoạt động trước đó.
1.2.2 Các phương pháp phân tích thiết kế httt
Phân tích thiết kế hệ thống theo hướng chức năng tập trung vào việc xác định thông tin mà hệ thống cần lưu trữ, từ đó thiết kế ngân hàng dữ liệu phù hợp Quá trình này bao gồm việc cung cấp các biểu mẫu để nhập dữ liệu và tạo báo cáo để trình bày thông tin Lối tiếp cận này chủ yếu chú trọng vào dữ liệu, ít quan tâm đến cách thức hoạt động của hệ thống, và đã được áp dụng rộng rãi trong việc phát triển hàng ngàn hệ thống trong nhiều năm qua.
Phương pháp SADT (Structured Analysis and Design Technique) của Mỹ là một phương pháp phân rã hệ thống lớn thành các hệ thống con đơn giản hơn, sử dụng đồ họa để biểu diễn các hệ thống và sự trao đổi thông tin giữa các hệ con Kỹ thuật chính của SADT bao gồm sơ đồ luồng dữ liệu, từ điển dữ liệu, ngôn ngữ mô tả có cấu trúc và ma trận chức năng Tuy nhiên, SADT vẫn chưa chú trọng đầy đủ đến mô hình chức năng của hệ thống.
Phương pháp MERISE, hay còn gọi là Method pour Rassembler les Idees Effort, là một phương pháp của Pháp được xây dựng dựa trên các mức bất biến của hệ thống thông tin Phương pháp này bao gồm các mức quan niệm, mức tổ chức và mức vật lý, đồng thời kết hợp với các mô hình để tối ưu hóa quá trình phát triển hệ thống thông tin.
Phương pháp CASE (Computer-Aided System Engineering) cho phép phân tích và thiết kế tự động thông qua sự hỗ trợ của phần cứng và máy tính Đặc điểm nổi bật của phương pháp này là chia nhỏ chương trình chính thành nhiều chương trình con, mỗi chương trình con thực hiện một nhiệm vụ cụ thể Những ưu điểm của phương pháp CASE bao gồm việc tăng cường hiệu quả thiết kế và giảm thiểu thời gian phát triển phần mềm.
+ Tư duy phân tích thiết kế rõ ràng.
+ Chương trình sáng sủa dễ hiểu.
+ Phân tích được các chức năng của hệ thống + Dễ theo dõi luồng dữ liệu.
Các chương trình hướng cấu trúc không cho phép việc tái sử dụng do phụ thuộc vào cấu trúc dữ liệu và bài toán cụ thể Vì vậy, các modul trong phần mềm này không thể áp dụng cho phần mềm khác với yêu cầu dữ liệu khác nhau.
+ Không phù hợp cho phát triển các phần mềm lớn.
+ Khó quản lý mối quan hệ giữa các modul và dễ gây ra lỗi trong phân tích cũng như khó kiểm thử và bảo trì.
Phương pháp hướng chức năng thích hợp cho nhiều bài toán nhỏ với luồng dữ liệu rõ ràng, yêu cầu tư duy giải thuật mạch lạc Lập trình viên cần có khả năng tự quản lý mọi truy cập đến dữ liệu của chương trình.
- Phân tích thiết kế theo hướng đối tượng
Phương pháp hướng đối tượng tập trung vào cả dữ liệu và hành động trong hệ thống Cách tiếp cận này phản ánh các thành phần của bài toán vào các đối tượng thực tế Hệ thống thông tin được chia thành các đối tượng nhỏ, mỗi đối tượng chứa đầy đủ dữ liệu và thông tin liên quan Các đối tượng trong hệ thống tương đối độc lập, và hệ thống được xây dựng thông qua việc kết hợp các đối tượng này thông qua mối quan hệ và tương tác giữa chúng.
Phương pháp HOOD (Hierarchical Object Oriented Design) là lựa chọn lý tưởng cho việc thiết kế hệ thống thời gian thực, yêu cầu mã hóa phần mềm bằng ngôn ngữ lập trình ADA Tuy nhiên, phương pháp này chỉ hỗ trợ thiết kế các đối tượng mà không cung cấp tính năng kế thừa và phân lớp.
Phương pháp RDD (Responsibility Driven Design) là một kỹ thuật thiết kế hệ thống dựa trên việc mô hình hóa thành các lớp, trong đó các công việc cần thực hiện được phân tích và phân chia cho từng lớp Các đối tượng trong các lớp này sẽ trao đổi thông tin với nhau để hoàn thành nhiệm vụ đã được xác định RDD hỗ trợ và củng cố các khái niệm về lớp, đối tượng và kế thừa trong lập trình hướng đối tượng, giúp cải thiện tính tổ chức và khả năng mở rộng của hệ thống.
Phương pháp OMT (Object Modelling Technique) là một kỹ thuật tiên tiến trong tiếp cận hướng đối tượng, giúp khắc phục những nhược điểm của các phương pháp trước đó.
1.2.3 Phương pháp phân tích thiết kế theo hướng đối tượng Một số biểu đồ tiêu biểu của phương pháp này :
TỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG HTTT QUẢN LÝ BÁN HÀNG
1.3.1 Tình hình nghiên cứu ngoài nước
Hệ thống quản lý bán hàng đã tồn tại từ lâu, mang lại hiệu quả cao trong việc nâng cao năng suất làm việc cho tổ chức và doanh nghiệp Trong những năm gần đây, nhiều hệ thống quản lý nhân sự mới đã ra đời, thay thế các phần mềm cũ, với mục tiêu cải tiến tốc độ, tính bảo mật và hiệu quả quản lý Nhiều phần mềm quản lý nhân sự nổi bật trên thế giới đã được đánh giá cao, chứng tỏ sự phát triển không ngừng trong lĩnh vực này.
+ Gói quản trị nguồn lực (Enterprise Resrouce Planning- ERP) của SAP (một nhà cung cấp nổi tiếng của Đức)
+ Hệ thống chấm công, nghỉ phép (E-Roster) + Hệ thống quản lý thông tin nhân viên (Personnel Information) + Hệ thống tính lương (Payroll).
+ Vicki A.Benge (2012), Article “The advantages of using System analysis
Bài báo trên Chron khẳng định rằng việc phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý (HTTT) mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp Nó tập trung vào việc cải thiện chất lượng kinh doanh thông qua việc quản lý hiệu quả các dịch vụ cung cấp, giúp chủ công ty giải quyết vấn đề số liệu không khớp và giảm thiểu thất thoát doanh thu.
Tình hình nghiên cứu trong nước cho thấy trước đây, công việc bán hàng chủ yếu dựa vào phương pháp thủ công như ghi chép, dẫn đến tình trạng thiếu sót liên tục và tốn kém thời gian cũng như chi phí hoạt động Tuy nhiên, với sự phát triển của hệ thống thông tin và tính ứng dụng ngày càng cao trong mọi ngành nghề, việc xây dựng hệ thống thông tin bán hàng đã trở thành một ưu tiên quan trọng hơn bao giờ hết.
Trên thị trường nội địa hiện nay, có đa dạng sản phẩm phần mềm quản lý bán hàng như Bizzone, MisaHRM.NET, OrangeHRM, WaypointHR, Open Applicant, Latric và ViVa.
Hiện nay, tại Việt Nam, chỉ có một số trường đại học và học viện như Đại học Thương Mại, Đại học Kinh tế Quốc Dân, Học Viện Tài Chính và Học Viện Ngân Hàng đào tạo nguồn nhân lực chất lượng cao trong lĩnh vực này Sinh viên của các trường này đã thực hiện nhiều đề tài nghiên cứu và hoàn thành khóa luận đáng chú ý.
+ Sinh viên Nguyễn Thị Thu trường Đaị học Thương mại (2016), Đồ án tốt nghiệp
Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại công ty FPT tập trung vào việc xây dựng hệ thống với các chức năng quan trọng như quản lý đơn hàng, theo dõi tồn kho theo ngày nhập, và phân loại hàng hóa theo tuần, tháng Hệ thống cũng bao gồm quản lý hàng hóa, chăm sóc khách hàng và lập báo cáo bán hàng, nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh và cải thiện dịch vụ khách hàng.
Sinh viên Nguyễn Thị Thùy tại trường Đại học Bưu chính Viễn thông (2010) đã thực hiện khóa luận với đề tài “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng cho công ty thời trang may mặc 20Again” Hệ thống này được thiết kế nhằm quản lý hóa đơn mua hàng, theo dõi số lượng hàng hóa chuyển giữa các kho, quản lý thông tin khách hàng bao gồm tích điểm và tiền thanh toán, cũng như cung cấp báo cáo doanh thu theo ngày, tuần, tháng.
Qua thời gian nghiên cứu và tham khảo các hệ thống đã được xây dựng từ trước,em rút ra một vài ưu,khuyết điểm như sau :
- Giao diện thân thiện, dễ sử dụng, gần gũi với hệ thống cũ
- Lưu trữ hoàn toàn dữ liệu
- Đưa ra dữ liệu được xử lý chính xác
- Đáp ứng được phần nào của hệ thống thực tế + Nhược điểm:
- CSDL hệ thống được xây dựng trên cơ sở một hệ thống thông tin mạng, nhưng bước đầu chỉ demo mới được xây dựng trên máy cục bộ.
- Các chức năng đầy đủ để quản lý một hệ thống là chưa hoàn chỉnh.
Giao diện khó nhìn và các chức năng báo cáo độc lập là những vấn đề cần khắc phục trong việc xây dựng hệ thống thông tin quản lý (HTTT) cho doanh nghiệp Xu hướng đầu tư vào HTTT quản lý ngày càng phổ biến, đặc biệt trong lĩnh vực thương mại, giúp quản lý hàng hóa và dịch vụ hiệu quả Việc xây dựng HTTT quản lý cần được thực hiện phù hợp với quy mô và lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp, nhằm tối ưu hóa thời gian, chi phí và nguồn lực Trong bối cảnh doanh nghiệp đang cố gắng giảm chi phí và nâng cao chất lượng quản lý thông tin, việc cải thiện quy trình quản lý bán hàng và cung cấp dịch vụ trở nên cấp thiết hơn bao giờ hết.
Công ty công nghệ phần mềm SSOFT là doanh nghiệp vừa đang mở rộng và phát triển, với những nghiệp vụ và yêu cầu quản lý đặc thù Việc sử dụng phần mềm đóng gói sẵn trên thị trường có thể không phù hợp, do đó cần thực hiện phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng dựa trên nghiên cứu thực trạng quy trình quản lý nhân sự Mục tiêu là tạo ra một hệ thống mới phù hợp với đơn vị, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý.
KẾT QUẢ PHÂN TÍCH ,ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CỦA VIỆC XÂY DỰNG HTTT QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY SSOFT
Tổng quan về công ty CP công nghệ SSOFT
Công ty Cổ phần Công Nghệ Phần Mềm SSOFT Việt Nam, viết tắt là SSOFT Việt Nam, có địa chỉ tại tầng 3, tòa nhà Nam Anh, số 68 Ngõ 116 Nhân Hòa, quận Thanh Xuân, thành phố Hà Nội.
- Lầu 1, 87 Trần Thiện Chánh, Phường 12, Quận 10, TP HCM. Điện thoại: 024 730 39333.
Email: ssoft@ssoft.vn Website: http://www.ssoft.vn
Mã số thuế của công ty là 010367840, với vốn điều lệ đạt 4 tỷ đồng (4.000.000.000 đồng) Công ty chuyên cung cấp giải pháp phần mềm quản lý trong hệ thống thông tin.
Sứ mệnh của công ty
Công ty CP Công Nghệ Phần Mềm SSOFT VN chuyên nghiên cứu, phát triển và cung cấp các sản phẩm phần mềm quản lý, nhằm nâng cao chất lượng quản lý và kinh doanh cho người dùng trong công việc.
Với khẩu hiệu "Quản lý những gì bạn muốn", SSOFT cung cấp dịch vụ chăm sóc sau bán hàng hàng đầu, đáp ứng mọi nhu cầu quản lý của người dùng và nâng cao năng lực cạnh tranh Chúng tôi giúp các doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình quản lý hoạt động kinh doanh Đội ngũ kỹ sư của SSOFT, am hiểu sâu sắc về nghiệp vụ khách hàng trong từng ngành kinh tế, chia sẻ kinh nghiệm để cùng phát triển, là giá trị quan trọng mà chúng tôi đã tích lũy trong nhiều năm.
Hình 7 Sơ đồ khối về cơ cấu bộ máy của Công ty công nghệ phần mềm SSOFT
Cơ cấu nhân sự của công ty
Chỉ tiêu ĐVT Số lượng
Bảng 2 Cơ cấu nhân sự chính thức tại Công ty Công nghệ Phần mềm SSOFT năm
(Nguồn: phòng hành chính nhân sự)
Giai đoạn 2015-2017 đánh dấu thời kỳ phát triển quan trọng của công ty SSOFT, thể hiện rõ nét qua bảng kết quả hoạt động kinh doanh Doanh thu của công ty trong thời gian này cho thấy sự tăng trưởng mạnh mẽ và ổn định, khẳng định vị thế của SSOFT trên thị trường.
TT Nội dung Năm 2015 Năm 2016 Năm 2017 So sánh chênh lệch năm 2017 so với 2016
3 Tài sản ngắn hạn 6.278.454.766 7.275.683.914 8.165.889.733 Tăng 1,2 lần
4 Tổng nợ ngắn hạn 2.085.110.358 2.328.434.247 3.234.938.866 Tăng 1,18 lần
6 Lợi nhuận trước thuế 128.360.641 1.638.118.572 2.645.696.050 Tăng 1,12 lần
7 Lợi nhuận sau thuế 133.772.529 1.078.588.929 1.384.272.038 Tăng 1,1 lần
Bảng 3 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty SSOFT từ 2015-2017
(Nguồn: Báo cáo tổng kết của công ty SSOFT 2015 - 2017)
Dựa trên bảng kết quả kinh doanh của công ty trong ba năm qua, chúng ta có thể đánh giá năng lực và hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty một cách rõ ràng.
Khi mới bắt đầu hoạt động kinh doanh, công ty thường gặp nhiều khó khăn như tìm kiếm khách hàng và đầu tư cơ sở vật chất Hơn nữa, trong bối cảnh phát triển công nghệ thông tin, công ty còn phải đối mặt với sự cạnh tranh ngày càng gia tăng từ các dịch vụ cung cấp sản phẩm công nghệ phần mềm.
Năm 2016 đánh dấu một bước chuyển mình quan trọng cho công ty, khi họ khẳng định được vị thế của mình trên thị trường Sự phát triển này không chỉ phản ánh nỗ lực của toàn bộ đội ngũ mà còn cho thấy khả năng cạnh tranh mạnh mẽ trong ngành.
Có thể đánh giá được chất lượng dịch vụ thông qua kết quả hoạt động kinh doanh.
Công ty được coi đã đi đúng hướng, đúng mục tiêu của mình.
Năm 2017, công ty SSOFT đạt doanh thu 17 tỷ đồng, thể hiện sự phát triển quy mô và đa dạng hóa trong quá trình phát triển Mặc dù tốc độ phát triển chậm, nhưng những bước đi vững chắc này đã giúp công ty khẳng định được vị thế của mình.
Thực trạng của hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại công ty
Quy trình bán hàng tại công ty CP Công nghệ phần mềm SSOFT bao gồm việc tiếp nhận đơn hàng từ các đối tác đa dạng thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau Đặc thù của công ty phần mềm là cung cấp giải pháp, dịch vụ và phần mềm Sau khi nhận đơn hàng, bộ phận chuyên môn sẽ làm việc chặt chẽ với khách hàng để hiểu rõ yêu cầu, thành lập đội dự án phù hợp và theo đúng kế hoạch Đồng thời, phòng kế toán sẽ quản lý chi phí và phòng hành chính sẽ đảm bảo thông tin khách hàng được cập nhật thường xuyên.
Trong quá trình triển khai dự án, bên cạnh các hoạt động kỹ thuật, việc quản lý cũng đóng vai trò quan trọng để đảm bảo thành công cho dự án.
Hiện tại,công ty SSOFT vẫn chưa có hệ thống thông tin quản lý bán hàng mà thực hiện quy trình bán hàng thủ công theo sơ đồ sau:
Hình 8 Sơ đồ quy trình bán hàng tại công ty SSOFT
Phòng kinh doanh của SSOFT tập trung vào việc chuẩn bị các sản phẩm và dịch vụ nhằm mang lại lợi ích tối đa cho khách hàng Bộ phận này xác định rõ đối tượng khách hàng, vị trí và thời gian tiếp cận hợp lý, có thể thông qua internet, bạn bè, người thân, đối thủ cạnh tranh, hoặc thực tế tại các doanh nghiệp cần ứng dụng phần mềm bán hàng.
Bước 2 trong quy trình tìm kiếm khách hàng tiềm năng là xác định và tiếp cận đúng đối tượng Để thành công, doanh nghiệp cần hiểu rõ thị trường mục tiêu và phân biệt giữa khách hàng "đầu mối" và khách hàng "tiềm năng" Việc này giúp tối ưu hóa chiến lược tiếp cận và tăng cường hiệu quả trong việc thu hút khách hàng.
Công ty chuyên tìm kiếm khách hàng tiềm năng thông qua các kênh truyền thông như báo chí, website và sự kiện xã hội Đặc biệt, với sự phát triển mạnh mẽ của marketing hiện đại, các công cụ quảng cáo trên Facebook, Google, Zalo và các mạng xã hội khác đang trở thành những phương tiện hiệu quả nhất để khai thác nguồn khách hàng.
Phòng Marketing của công ty đã triển khai chiến dịch quảng cáo trên các ứng dụng mạng xã hội, nhằm thu hút sự quan tâm từ khách hàng Đối tượng mục tiêu sẽ để lại số điện thoại hoặc địa chỉ liên hệ, từ đó công ty sẽ tư vấn qua điện thoại hoặc cử nhân viên đến trực tiếp để giới thiệu về phần mềm và cung cấp thông tin chi tiết.
Công ty có một trang web giới thiệu sản phẩm và dịch vụ, tuy nhiên, thiết kế còn đơn giản và giao diện chưa hấp dẫn, dẫn đến việc chưa thu hút được khách hàng Dù vậy, trang web vẫn cung cấp những thông tin cơ bản về sản phẩm, dịch vụ và cách thức hoạt động của công ty.
Bước 3 trong quy trình tiếp cận khách hàng là giai đoạn quan trọng, nơi công ty xây dựng mối quan hệ và thu thập thông tin khách hàng Sau khi xác định được những khách hàng có nhu cầu, bộ phận kinh doanh sẽ tiếp tục khai thác thông tin bằng cách liên hệ tư vấn, lắng nghe nhu cầu và yêu cầu của khách hàng để đề xuất dịch vụ phù hợp nhất.
-Bước 4 giới thiệu,trình bày về sản phẩm,dịch vụ
Phòng kinh doanh và phòng marketing của SSOFT tiến hành gặp gỡ khách hàng qua điện thoại, cuộc hẹn trực tiếp hoặc cử nhân viên đến tư vấn tại địa chỉ khách hàng Tại bước này, công ty tập trung nhấn mạnh vào lợi ích mà khách hàng nhận được, thay vì chỉ đề cập đến tính năng và đặc điểm của sản phẩm Đây được xem là một nét văn hóa thuyết phục khách hàng đặc trưng của SSOFT.
Bộ phận kinh doanh của công ty SSOFT thường xuyên tổ chức các lớp đào tạo và tập huấn nhằm nâng cao kỹ năng bán hàng cho từng nhân viên, đảm bảo đội ngũ luôn được cập nhật kiến thức và cải thiện hiệu quả công việc.
Bước 5 trong quy trình báo giá và thuyết phục khách hàng là rất quan trọng Sau khi thống nhất với phòng kế toán, phòng kinh doanh sẽ gặp gỡ khách hàng để trình bày mức giá và thuyết phục họ chấp nhận Hiện nay, giá cả trên thị trường công nghệ phần mềm khá đồng đều, vì vậy việc thuyết phục khách hàng không gặp nhiều khó khăn Đặc biệt, mức giá của công ty SSOFT được đánh giá là hợp lý và cạnh tranh, phù hợp với nhu cầu của các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
-Bước 6 Thống nhất chốt hợp đồng
Sau khi hai bên đạt được thỏa thuận về các sản phẩm và dịch vụ, bao gồm thời hạn, thời gian, giá cả và quy định sử dụng phần mềm, bộ phận kinh doanh sẽ tiến hành ký kết hợp đồng với khách hàng Trong quá trình này, phòng chăm sóc khách hàng cũng tham gia để đảm bảo mọi thông tin của khách hàng được lưu trữ một cách chính xác và đầy đủ bằng văn bản.
Bước 7: Chăm sóc khách hàng sau bán là yếu tố quan trọng để xây dựng uy tín cho công ty Việc này ảnh hưởng trực tiếp đến sự hài lòng của khách hàng với sản phẩm và dịch vụ, đồng thời quyết định khả năng duy trì mối quan hệ hợp tác lâu dài.
Sau khi khách hàng nhận sản phẩm và dịch vụ, bộ phận kỹ thuật tại công ty SSOFT sẽ hướng dẫn chi tiết cách sử dụng cho nhân viên Dịch vụ này hoàn toàn miễn phí.
Các bộ phận tham gia vào quá trình quản lý bán hàng.
Nhân viên kinh doanh chủ động tìm kiếm và gặp gỡ khách hàng tiềm năng trong khu vực quản lý của mình Họ thực hiện việc trao đổi, tìm hiểu thông tin và cung cấp cho khách hàng các thông tin chi tiết về thiết bị mà công ty cung cấp cũng như thông tin về công ty.
Đánh giá, phân tích thực trạng quản lý bán hàng tại công ty SSOFT
2.3.1 Những thành tựu đạt được
Quy trình bán hàng hoàn thiện là yếu tố quan trọng giúp công ty đạt hiệu quả cao trong công việc bán hàng Việc tuân thủ quy trình không chỉ đảm bảo tính nhất quán và thống nhất mà còn giúp tránh bỏ sót các nghiệp vụ, tình tiết quan trọng Đồng thời, nhân viên kinh doanh và bộ phận chăm sóc khách hàng cần linh hoạt và nhạy bén trong việc xử lý các tình huống phát sinh, từ đó nâng cao trải nghiệm khách hàng và tối ưu hóa quy trình bán hàng.
Chuyên môn và kỹ năng bán hàng đóng vai trò quan trọng đối với công ty cung cấp dịch vụ và sản phẩm phần mềm Phòng kinh doanh hiện có 15 nhân viên tập trung vào quy trình bán hàng, bao gồm tiếp cận và giới thiệu sản phẩm, cũng như thuyết phục khách hàng sử dụng phần mềm của công ty Điều này được xem là yếu tố quyết định đến doanh số bán hàng của công ty.
Hàng tháng,công ty có tổ chức những buổi tập huấn nhằm nâng cao trình độ ,kỹ năng bán hàng của nhân viên
- Việc quản lý bán hàng bằng excel Công ty quản lý bán hàng bằng excel ,việc này cũng cí những ưu điểm như + Đầu tư chi phí thấp
+ Kiểm soát lượng hàng tồn + Thống kê được lượng mua bán hàng ngày 2.3.2 Những hạn chế trong quá trình quản lý httt bán hàng tại công ty SSOFT
Quản lý bán hàng bằng Excel mang lại một số lợi ích, nhưng cũng gặp nhiều khó khăn như kiểm tra thông tin, thống kê và báo cáo mất nhiều thời gian, dẫn đến sai sót khi nhập liệu Đối với công ty CP công nghệ và phần mềm SSOFT, khối lượng giao dịch ngày càng tăng khiến việc kiểm kê thanh toán trở nên thường xuyên và khó khăn Hơn nữa, Excel không hỗ trợ tích hợp với các hệ thống thanh toán thẻ và lập hóa đơn, gây bất tiện cho khách hàng Do đó, công ty cần một phần mềm quản lý bán hàng để nâng cao hiệu quả công việc.
Công ty hiện có một trang web để khách hàng tìm hiểu và đặt hàng, nhưng trang web này chưa phát huy hiệu quả bán hàng, chủ yếu chỉ giới thiệu về công ty Website http://www.ssoft.vn thiếu hệ thống tương tác tốt với khách hàng, giao diện đơn giản và sơ sài, không tạo ấn tượng và sự tin cậy với người truy cập Quản trị website còn yếu kém do chỉ có một nhân viên phụ trách Để cải thiện, công ty nên bổ sung thêm nhân viên cho việc quản trị website.
Hiện nay, việc quản lý bán hàng gặp nhiều thách thức về bảo mật thông tin, với nguy cơ cao bị đánh cắp dữ liệu từ bên trong Điều này không chỉ ảnh hưởng đến tính chính xác mà còn làm giảm độ tin cậy của thống kê bán hàng trong công ty.
PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HTTT QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CP CÔNG NGHỆ PHẦN MỀM SSOFT
Mô tả bài toán
Khi khách hàng có nhu cầu mua phần mềm, nhân viên kinh doanh sẽ tư vấn tận tình để đáp ứng yêu cầu của họ Đồng thời, đội ngũ kinh doanh cũng chủ động tìm kiếm khách hàng tiềm năng nhằm mở rộng thị trường và nâng cao doanh số bán hàng.
Thông tin khách hàng sẽ được lưu trữ trong hệ thống, bao gồm mã khách hàng, họ tên, ngày tháng năm sinh, địa chỉ làm việc và số điện thoại.
Khi khách hàng đồng ý với phần mềm, nhân viên công ty sẽ soạn thảo và ký kết hợp đồng mua phần mềm, trong đó bao gồm các thông tin như mã hợp đồng, mã nhân viên, mã khách hàng, ngày giao dịch, tổng tiền, hình thức thanh toán, thời gian thanh toán và đặt cọc Khách hàng sẽ nhận hợp đồng đã lập và thực hiện thanh toán tiền đặt cọc 20% giá trị hợp đồng, phần còn lại sẽ được thanh toán sau khi nhận phần mềm hoàn thiện.
Khách hàng có thể mua nhiều phần mềm khác nhau, dẫn đến việc một khách hàng có thể có nhiều hợp đồng, nhưng mỗi hợp đồng chỉ được lập cho một khách hàng duy nhất Nhân viên có khả năng lập nhiều hợp đồng bán phần mềm khác nhau, tuy nhiên, mỗi hợp đồng chỉ được thực hiện bởi một nhân viên cụ thể Công ty cung cấp nhiều phần mềm cho một khách hàng, và một phần mềm cũng có thể được bán cho nhiều khách hàng khác nhau Thông tin chi tiết về phần mềm bao gồm mã phần mềm, tên phần mềm, giá phần mềm, phân loại phần mềm và ghi chú.
Mỗi tháng, nhân viên sẽ lập báo cáo gửi cho ban giám đốc, bao gồm thông tin về doanh thu và số lượng phần mềm đã bán Những báo cáo này giúp ban lãnh đạo có cơ sở để điều chỉnh chiến lược kinh doanh và lên kế hoạch cho tháng tiếp theo.
Xác định yêu cầu hệ thống
Yêu cầu phi chức năng:
Hệ thống quản lý bán hàng thực hiện chức năng:
- Chức năng quản lý tt KH: Hệ thống cho phép thêm mới tt KH, sửatt KH, xóa tt KH.
Quản lý PM cho phép lưu trữ thông tin hợp đồng mới vào hệ thống, giúp người dùng dễ dàng xem và cập nhật thông tin hợp đồng Hệ thống cũng hỗ trợ phân loại phần mềm theo nhu cầu, chẳng hạn như phân loại theo loại phần mềm hoặc giá tiền.
Quản lý hợp đồng là một phần quan trọng trong quy trình mua hàng, nơi nhân viên sẽ lập hợp đồng khi khách hàng thực hiện giao dịch Hệ thống cho phép nhân viên dễ dàng quản lý thông tin đặt cọc của khách hàng, cũng như thực hiện các thao tác thêm, sửa và xóa thông tin hợp đồng một cách hiệu quả.
- Quản lý báo cáo: Hệ thống thực hiện chức năng thống kê các phần mềm đã bán, và báo cáo doanh thu trong 1 tháng, 1 quý hoặc 1 năm
Về tổ chức lưu trữ:
Để quản lý và thống kê hiệu quả tình hình hoạt động của công ty, cần lưu trữ toàn bộ thông tin và hình ảnh của hàng hóa, đồng thời thực hiện các thao tác sửa đổi và xóa khi cần thiết.
Yêu cầu về giao diện của hệ thống -Giao diện đơn giản,bắt mắt
- Giao diện thuận tiện dễ sử dụng, bố trí hợp lý,
- Đảm bảo giúp người sử dụng thao tác nhanh và chính xác
Yêu cầu phi chức năng:
- Hệ thống phải có tốc độ xử lý nhanh, đáp ứng khả năng nhiều người cùng truy cập vào một lúc.
- Công việc tính toán thực hiện chính xác, không chấp nhận sai sót.
- Sử dụng mã hóa các thông tin cần bí mật của khách hàng.
Phân tích hệ thống
Hình 9 Biểu đồ usecase tổng quát
Các tác nhân tác động lên hệ thống quản lý bán hàng
Tác nhân Hoạt động Mô tả usecase
Quản lý thông tin khách hàng:thêm,sửa,xóa thông tin khách hàng
Hệ thống cho phép nhân viên thêm,sửa và xóa thông tin khách hàng khi có yêu cầu của giám đốc công ty
Quản lý HĐ: quản lý thông tin đặt cọc, thông tin thanh toán của khách hàng và cập nhật thông tin của hợp đồng vào hệ thống.
Khách hàng thực hiện đặt cọc cho công ty sau khi ký hợp đồng và thanh toán số tiền còn lại khi nhận phần mềm hoàn chỉnh Hệ thống cho phép nhân viên kiểm tra và cập nhật thông tin thanh toán vào hệ thống Sau khi nhận hợp đồng hoàn chỉnh, nhân viên cũng sẽ cập nhật toàn bộ thông tin của hợp đồng vào hệ thống.
Quản lý phần mềm : xem thông các phần mềm trên hệ thống(giá tiền và phân loại) và cập nhật danh sách phần mềm
Nhân viên công ty có thể tìm kiếm để xem thông tin của hợp đồng cần tìm và cập nhật ,thay đổi thông tin về phần mềm
In thống kê các phần mềm đã bán
Giám đốc công ty có thể dễ dàng theo dõi và in ra thống kê về các phần mềm đã bán và đã đặt, cũng như doanh thu của công ty trong khoảng thời gian một tháng, một quý hoặc một năm thông qua hệ thống.
In báo cáo doanh thu
Bảng 4 : Bảng mô tả Usecase tổng quát
Phân rã biểu đồ use case
Phân rã use case quản lý tt KH
Hình 10 biểu đồ usecase quản lý thông tin khách hàng
Hình 11 biểu đồ usecase quản lý phần mềm
Hình 12.Biểu đồ usecase quản lý hợp đồng
- Mô tả usecase quản lý hợp đồng
Hình 13.Biểu đồ usecase quản lý báo cáo
Biểu diễn các use case bởi kịch bản
- Biểu diễn kịch bản cho use case “ Dang nhap”
Tác nhân chính Nhân viên
Mức 1 Điều kiện bắt đầu Mỗi nhân viên được cấp một usename và password riêng. Điều kiện kết thúc Nhân viên đăng nhập được vào hệ thống và hệ thống thông báo đã đăng nhập thành công.
1 Nhân viên chọn chức năng đăng nhập.
2 Hệ thống hiển thị form đăng nhập và yêu cầu nhân viên nhập usename và password.
3 Nhân viên nhập usename và password sau đó nhấn OK.
4 Hệ thống kiểm tra thông tin nhân viên vừa nhập và xác nhận thông tin hợp lệ.
5 Hệ thống thông báo đăng nhập thành công.
6 Nhân viên thoát khỏi chức năng đăng nhập.
1 Hệ thống thông báo usename và password không đúng.
1.1 Hệ thống yêu cầu nhân viên nhập lại usename và password.
1.2 Nhân viên nhập lại usename và password.
1.3 Hệ thống thông báo đã đăng nhập thành công.
2 Hệ thống thông báo chưa nhập usename hoặc password.
Biểu diễn kịch bản cho use case “thêm tt Khách hàng ”Tác nhân chính Nhân viên
Mức 3 Điều kiện bắt đầu Nhân viên đăng nhập thành công vào hệ thống. Điều kiện kết thúc Thông tin về khách hàng mới được bổ sung vào cơ sở dữ liệu Diễn biến chính :
1 Nhân viên chọn chức năng thêm mới tt Khách hàng
2 Hệ thống hiển thị form thêm tt Khách hàng và yêu cầu nhân viên nhập thông tin mới.
3 Nhân viên nhập thông tin khách hàng mới và nhấn OK.
4 Hệ thống kiểm tra thông tin đại lý và xác nhận thông tin hợp lệ.
5 Thông tin khách hàng mới được nhập vào cơ sở dữ liệu.
6 Hệ thống thông báo đã nhập thành công.
7 Nhân viên thoát khỏi chức năng thêm mới tt Khách hàng.
1 Hệ thống thông báo tt Khách hàng không hợp lệ 1.1 Hệ thống yêu cầu nhân viên nhập lại thông tin khách hàng 1.2 Nhân viên nhập lại thông tin khách hàng.
Biểu diễn kịch bản cho use case “sửa tt Khách hàng ”
Tác nhân chính Nhân viên
Mức 3 Điều kiện bắt đầu Nhân viên đăng nhập thành công vào hệ thống Điều kiện kết thúc Thông tin khách hàng vừa sửa được cập nhập vào cơ sở dữ liệu.
1 Nhân viên kích hoạt yêu cầu sửa tt Khách hàng
2 Hệ thống hiển thị form sửa thông tin khách hàng và yêu cầu nhân viên nhập mã khách hàng cần sửa
3 Hệ thống kiểm tra mã khách hàng mà nhân viên đã nhập và hiển thị thông tin của khách hàng
4 Nhân viên sửa tt khách hàng và nhấn OK.
5 Hệ thống kiểm tra tt Khách hàng được sửa và xác nhận thông tin hợp lệ.
6 Hệ thống nhập tt Khách hàng đã được sửa vào cơ sở dữ liệu.
7 Hệ thống thông báo sửa thành công.
8 Nhân viên thoát khỏi chức năng sửa tt khách hàng Ngoại lệ
1 Hệ thống thông báo tt Khách hàng được sửa không hợp lệ.
1.1 Hệ thống yêu cầu nhân viên nhập lại tt Khách hàng cần sửa.
1.2 Nhân viên nhập lại tt Khách hàng.
- Biểu diễn kịch bản cho use case “xóa tt Khách hàng”
Tác nhân chính Nhân viên
Mức 3 Điều kiện bắt đầu Nhân viên đăng nhập thành công vào hệ thống. Điều kiện kết thúc Thông tin Khách hàng đã được xóa khỏi cơ sở dữ liệu.
1 Nhân viên kích hoạt yêu cầu xóa tt Khách hàng
2 Hệ thống hiển thị form xóa tt Khách hàng và yêu cầu nhân viên nhập mã khách hàng muốn xóa.
3 Nhân viên nhập mã khách hàng muốn xóa và nhấn OK
4 Hệ thống kiểm tra mã khách hàng muốn xóa và xác nhận hợp lệ.
5 Hệ thống hỏi nhân viên có chắc chắn muốn xóa tt khách hàng khỏi cơ sở dữ liệu không? Và hiển thị lựa chọn yes hoặc no.
7 Hệ thống xóa tt khách hàng khỏi cơ sở dữ liệu.
8 Nhân viên thoát khỏi chức năng xóa tt khách hàng.
1 Hệ thống thông báo mã khách hàng không hợp lệ.
1.1 Hệ thống yêu cầu nhân viên nhập lại mã khách hàng.
1.2 Nhân viên nhập mã khách hàng khác.
1.3 Hệ thống thông báo xóa thành công
2 Nhân viên chọn “no” : hệ thống quay lại bước trước.
- Biểu diễn kịch bản cho usecase “Xem thông tin phần mềm’’
Tác nhân chính Nhân viên
Mức 3 Điều kiện bắt đầu Nhân viên đăng nhập thành công vào hệ thống. Điều kiện kết thúc Thông tin phần mềm cần xem hiển thị trên màn hình Diễn biến chính :
1 Nhân viên chọn chức năng xem thông tin phần mềm
2 Hệ thống hiển thị form xem tt phần mềm và yêu cầu nhập mã phần mềm cần xem
3 Nhân viên nhập mã phần mềm và nhấn OK.
4 Hệ thống kiểm tra thông tin mã phần mềm và xác nhận thông tin hợp lệ.
5 Hệ thống hiển thị tất cả thông tin phần mềm trên màn hình 6.Nhân viên thoát khỏi chức năng xem thông tin phần mềm.
1 Hệ thống thông báo mã phàn mềm không hợp lệ 1.1.Hệ thống yêu cầu nhân viên nhập lại mã phần mềm 1.2.Nhân viên nhập lại mã phần mềm.
Biểu diễn kịch bản cho usecase “Cập nhật thông tin phần mềm”
Tác nhân chính Nhân viên
Mức 3 Điều kiện bắt đầu Nhân viên đăng nhập thành công vào hệ thống Điều kiện kết thúc Thông tin phần mềm được cập nhập vào cơ sở dữ liệu.
1 Nhân viên kích hoạt yêu cầu cập nhật thông tin phần mềm
2 Hệ thống hiển thị form cập nhật thông tin phần mềm và yêu cầu nhân viên nhập mã phần mềm cần cập nhật
3 Hệ thống kiểm tra mã phần mềm mà nhân viên đã nhập và hiển thị thông tin phần mềm cần cập nhật.
4 Nhân viên cập nhật phần mềm và nhấn OK.
5 Hệ thống kiểm tra phần mềm được cập nhật và xác nhận thông tin hợp lệ.
6 Hệ thống nhập phần mềm đã được cập nhật vào CSDL.
7 Hệ thống thông báo sửa thành công.
8 Nhân viên thoát khỏi chức năng cập nhật thông tin phần mềm.
1 Hệ thống thông báo phần mềm được cập nhật không hợp lệ.
1.1 Hệ thống yêu cầu nhân viên nhập lại mã phần mềm cần sửa.
1.2 Nhân viên nhập lại mã phần mềm.
Biểu diễn kịch bản cho usecase “Đặt cọc”
Tác nhân chính Nhân viên
Mức 3 Điều kiện bắt đầu Nhân viên đăng nhập thành công vào hệ thống Điều kiện kết thúc Thông tin đặt cọc của hợp đồng được cập nhật vào cơ sở dữ liệu.
9 Nhân viên kích hoạt yêu cầu đặt cọc hợp đồng
10 Hệ thống hiển thị form đặt cọc hợp đồng và yêu cầu nhân viên nhập mã hợp đồng cần đặt cọc.
11 Hệ thống kiểm tra mã hợp đồng mà nhân viên đã nhập và hiển thị thông tin hợp đồng cần đặt cọc
12 Nhân viên nhập thông tin đặt cọc và nhấn OK.
13 Hệ thống kiểm tra hợp đồng được cập nhật và xác nhận thông tin hợp lệ.
14 Hệ thống nhập hợp đồng đặt cọc đã được cập nhật vào CSDL.
15 Hệ thống thông báo cập nhật thành công.
16 Nhân viên thoát khỏi chức đặt cọc hợp đồng.
2 Hệ thống thông báo hợp đồng không hợp lệ.
2.1 Hệ thống yêu cầu nhân viên nhập lại mã hợp đồng cần sửa.
2.2 Nhân viên nhập lại mã hợp đồng
- Biểu diễn usecase “ Thanh toán”
Tác nhân chính Nhân viên
Mức 3 Điều kiện bắt đầu Nhân viên đăng nhập thành công vào hệ thống Điều kiện kết thúc Thông tin thanh toán được cập nhật vào hệ thống csdl Diễn biến chính:
17 Nhân viên kích hoạt yêu cầu thanh toán hợp đồng
18 Hệ thống hiển thị form thanh toán hợp đồng và yêu cầu nhân viên nhập mã hợp đồng cần thanh toán
19 Hệ thống kiểm tra mã hợp đồng mà nhân viên đã nhập và hiển thị thông tin hợp đồng cần thanh toán
20 Nhân viên nhập thông tin thanh toán và nhấn OK.
21 Hệ thống kiểm tra thông tin thanh toán được cập nhật và xác nhận thông tin hợp lệ.
22 Hệ thống thông báo cập nhật thành công.
23 Nhân viên thoát khỏi chức thanh toán hợp đồng Ngoại lệ
3 Hệ thống thông báo hợp đồng không hợp lệ.
3.1 Hệ thống yêu cầu nhân viên nhập lại mã hợp đồng cần sửa.
3.2 Nhân viên nhập lại mã hợp đồng
Biểu diễn kịch bản usecase “cập nhật thông tin hợp đồng”
Tác nhân chính Nhân viên
Mức 3 Điều kiện bắt đầu Nhân viên đăng nhập thành công vào hệ thống Điều kiện kết thúc Thông tin hợp đồng được cập nhập vào cơ sở dữ liệu.
24 Nhân viên kích hoạt yêu cầu cập nhật thông tin hợp đồng
25 Hệ thống hiển thị form cập nhật thông tin hợp đồng và yêu cầu nhân viên nhập mã hợp đồng cần cập nhật
26 Hệ thống kiểm tra mã hợp đồng mà nhân viên đã nhập và hiển thị thông tin hợp đồng cần cập nhật.
27 Nhân viên cập nhật hợp đồng và nhấn OK.
28 Hệ thống kiểm tra hợp đồng được cập nhật và xác nhận thông tin hợp lệ.
29 Hệ thống nhập hợp đồng đã được cập nhật vào CSDL.
30 Hệ thống thông báo sửa thành công.
31 Nhân viên thoát khỏi chức năng cập nhật thông tin hợp đồng Ngoại lệ
4 Hệ thống thông báo hợp đồng được cập nhật không hợp lệ.
4.1 Hệ thống yêu cầu nhân viên nhập lại mã hợp đồng cần cập nhật 4.2 Nhân viên nhập lại mã hợp đồng
Biểu diễn kịch bản cho use case “thống kê các phần mềm đã bán ”
Tác nhân chính Nhân viên
Mức 3 Điều kiện bắt đầu Nhân viên đăng nhập thành công vào hệ thống. Điều kiện kết thúc Hệ thống đưa ra bảng thống kê các phần mềm đã bán Diễn biến chính :
1 Nhân viên chọn chức năng thống kê các phần mềm đã bán
2 Hệ thống hiển thị form thống kê các phần mềm đã bán và yêu cầu nhân viên chọn hình thức muốn thống kê các phần mềm đã bán.
3 Nhân viên chọn hình thức thống kê.
4 Hệ thống hỏi nhân viên có muốn in bảng thống kê không.
5 Nhân viên yêu cầu in bảng thống kê.
6 Hệ thống in bảng thống kê.
7 Nhân viên thoát khỏi chức năng thống kê các mặt hàng đã bán.
Ngoại lệ :Nhân viên không yêu cầu in bảng thông kê.
Biểu diễn kịch bản cho use case “bao cao doanh thu”
Tác nhân chính Nhân viên
Mức 3 Điều kiện bắt đầu Nhân viên đăng nhập thành công vào hệ thống. Điều kiện kết thúc Hệ thống đưa ra báo cáo doanh thu.
1 Nhân viên chọn chức năng báo cáo doanh thu.
2 Hệ thống hiển thị form báo cáo doanh thu và yêu cầu nhân viên chọn hình thức báo cáo.
3 Nhân viên chọn hình thức báo cáo.
4 Hệ thống hỏi nhân viên có muốn in báo cáo doanh thu không.
5 Nhân viên yêu cầu hệ thống in báo cáo.
6 Nhân viên thoát khỏi chức năng báo cáo doanh thu.
Ngoại lệ : Nhân viên không yêu cầu hệ thống in báo cáo.
3.3.2 Biểu đồ lớp chi tiết
Hình 14 Biểu đồ lớp chi tiết
- Biểu đồ tuần tự cho chức năng thêm thông tin khách hàng
Hình 15 Biểu đồ tuần tự cho chức năng thêm thông tin khách hang
- Biểu đồ tuần tự cho chức năng thêm thông tin hợp đồng
Hình 16 Biểu đồ tuần tự cho chức năng thêm thông tin hợp đồng
-Biểu đồ tuần tự cho chức năng sửa thông tin hợp đồng
Hình 17 Biểu đồ tuần tự cho chức năng sửa thông tin hợp đồng
- Biểu đồ tuần tự cho chức năng xem thông tin hợp đồng
Hình 18 Biểu đồ tuần tự cho chức năng xem thông tin hợp đồng
- Biểu đồ hoạt động chính
Hình 19 Biểu đồ hoạt động chính
- Biểu đồ hoạt động đăng nhập
Hình 20 Biểu đồ hoạt động đăng nhập
- Biểu đồ hoạt động thêm thông tin Khách hàng
Hình 21 Biểu đồ hoạt động thêm thông tin Khách hàng -Biểu đồ hoạt động sửa,xóa thông tin khách hàng
Hình 22 Biểu đồ hoạt động sửa,xóa thông tin khách hàng
- Biểu đồ hoạt động xem thông tin phần mềm
Hình 23 Biểu đồ hoạt động xem thông tin phần mềm
- Biểu đồ hoạt động cập nhật thông tin phần mềm
Hình 24 Biểu đồ hoạt động cập nhật thông tin phần mềm
- Biểu đồ thêm cập nhật thông tin hợp đồng
Hình 25 Biểu đồ thêm cập nhật thông tin hợp đồng
- Biểu đồ hoạt động báo cáo
Hình 26 Biểu đồ hoạt động báo cáo
Thiết kế hệ thống
3.4.1 Thiết kế csdl cho hệ thống -CSDL quản lý thông tin nhân viên
STT Tên trường Kiểu Độ rộng Giải thích
1 MaNV Text 10 Mã nhân viên
2 TenNV Text 30 Tên nhân viên
4 SĐT Number 20 Số điện thoại
Bảng 5 Bảng csdl quản lý thông tin nhân viên
-CSDL Quản lý thông tin khách hàng
STT Tên trường Kiểu Độ rộng Giải thích
1 MaKH Text 10 Mã khách hàng
2 TenKH Text 20 Tên khách hàng
Bảng 6.CSDL quản lý thông tin Khách hàng -CSDL quản lý hợp đồng
STT Tên trường Kiểu Độ rộng Giải thích
1 MaHĐ Text 10 Mã hợp đồng
2 TenHĐ Text 20 Tên hợp đồng
3 MaKH Text 10 Mã khách hàng
4 Ngaygiaodich Date 20 Ngày giao dịch
6 HinhthucTT Text 20 Hình thức thanh toán
7 ThoigianTT Date 20 Thơi gian thanh toán
Bảng 7.CSDL quản lý thông tin hợp đồng
-CSDL Quản lý phần mềm
STT Tên trường Kiểu Độ rộng Giải thích
1 MaPM Text 10 Mã phần mềm
2 TenPM Text 20 Tên phần mềm
3 GiaPM Number 20 Giá phần mềm
4 PhanloaiPM Text 20 Phân loai phần mềm
-CSDL quản lý báo cáo
STT Tên trường Kiểu Độ rộng Giải thích
1 MaBC Text 10 Mã báo cáo
2 TenBC Text 20 Tên báo cáo
2 ThongkePM Text 50 Thống kê phần mềm
3 BaocaoDT Text 50 Báo cáo doanh thu
Bảng 9.CSDL quản lý báo cáo 3.4.2 Thiết kế giao diện
Một số giao diện chính của hệ thống
Hình 27 giao diện đăng nhạp của hệ thống
Hình 28 Giao diện chương trình chính của hệ thốngHình giao diện chương trình chính của hệ thống
Form quản lý tt KH
Hình 29 Giao diện quản lý thông tin khách hàng của thệ thống
Form Quản lý Phần mềm
Hình 30.Giao diện quản lý phần mềm của hệ thống
Form Quản lý Báo cáo
Hình 31 Giao diện quản lý báo cáo của hệ thống
Một số kiến nghị và giải pháp nhằm hoàn thiện HTTT quản lý bán hàng của công ty SSOFT
Ngày nay, sự phát triển không ngừng của khoa học công nghệ đã tạo ra đa dạng công nghệ và phần mềm quản lý Các nhà quản lý và chuyên gia kỹ thuật cần liên tục nghiên cứu để lựa chọn công nghệ phù hợp cho việc xây dựng và quản lý cổng thông tin Việc phân tích và đánh giá hệ thống thường xuyên là cần thiết để nhận diện ưu, nhược điểm, từ đó có thể điều chỉnh và định hướng phát triển hiệu quả hơn Để nâng cấp hệ thống, cần có cái nhìn chính xác về thực trạng hiện tại, xử lý các bất cập và tối ưu hóa nguồn tài nguyên, tránh lãng phí và bảo vệ nguồn lực của công ty.
Để nâng cao hiệu quả quản lý thông tin trong công ty, cần đầu tư vào nguồn nhân lực cho hệ thống thông tin phù hợp Việc tổ chức các lớp học hoặc cử nhân viên đi đào tạo sẽ giúp bồi dưỡng kiến thức và cải thiện quy trình làm việc Đồng thời, chú trọng quản trị hệ thống ở các cấp quản lý sẽ đảm bảo có chiến lược đúng đắn cho sự phát triển bền vững của công ty.
Cần đầu tư thêm máy móc, trang thiết bị phần cứng để phục vụ cho hoạt động quản lý hệ thống bán hàng được tốt hơn.
Trong quá trình hoạt động của hệ thống, việc theo dõi, kiểm tra và giám sát thường xuyên từ nhân viên và ban quản trị là cần thiết để đảm bảo tiến độ công việc Điều này cũng giúp phát hiện và khắc phục lỗi kịp thời Việc áp dụng các phần mềm và hệ thống quản lý, cũng như hệ quản trị cơ sở dữ liệu vào quản lý bán hàng, sẽ hỗ trợ cán bộ, nhân viên và ban giám đốc trong công tác quản lý hiệu quả hơn.
Tự động hóa công việc từ các bước thu thập, nhập dữ liệu đến xử lý, lưu trữ và tìm kiếm nhanh chóng giúp tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời đảm bảo báo cáo chính xác.
Sau một thời gian thực hiện khóa luận tốt nghiệp với đề tài “Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại công ty CP Công nghệ và phần mềm SSOFT”, tôi nhận thấy hệ thống vẫn còn nhiều hạn chế Do đó, trong thời gian tới, tôi sẽ nỗ lực nghiên cứu và tìm hiểu để cải thiện và hoàn thiện hệ thống này hơn nữa.
Trong tương lai, hệ thống sẽ được cải tiến để có khả năng tương tác với máy fax, gửi email trực tiếp đến khách hàng và đọc dữ liệu từ các văn bản.
Do thời gian hạn chế và nguồn tài liệu cũng như trình độ còn hạn chế, bài khóa luận chưa thể phân tích đầy đủ mọi nghiệp vụ và các phát sinh thực tế Vì vậy, không tránh khỏi những thiếu sót và chưa đáp ứng hoàn toàn các yêu cầu thực tế Em rất mong nhận được ý kiến đóng góp từ thầy cô để hoàn thiện bài khóa luận và nâng cao tính thực tiễn của nó.
