TẦM QUAN TRỌNG, Ý NGHĨA CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
Sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin đã tạo ra một ngành công nghiệp hàng đầu cho các quốc gia phát triển, khẳng định vai trò quan trọng trong quá trình hội nhập và phát triển Công nghệ thông tin giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng quản lý và hiệu quả hoạt động, đáp ứng yêu cầu cạnh tranh Tuy nhiên, yếu tố con người vẫn là trung tâm trong quá trình phát triển, và nguồn nhân lực vững mạnh, tay nghề cao là yếu tố quyết định thành công của tổ chức Quản lý nhân sự trở thành chức năng cốt lõi trong quản lý, đòi hỏi sự nghiên cứu và phân tích sâu sắc Công ty Cổ phần mềm quản trị doanh nghiệp Cybersoft chuyên cung cấp phần mềm cho doanh nghiệp, và việc quản lý con người trong bối cảnh tổ chức ngày càng mở rộng là cần thiết để sắp xếp và phát triển nhân sự hiệu quả Tuy nhiên, công ty vẫn gặp khó khăn trong việc kiểm soát và nắm bắt nhân viên, với hệ thống quản lý nhân sự chưa được hình thành rõ ràng và thiếu giải pháp đồng bộ trong việc thiết lập và khai thác cơ sở dữ liệu phục vụ cho doanh nghiệp.
Đề tài khóa luận tốt nghiệp của tôi là “Hoạch định cơ sở dữ liệu quản lý nhân sự tại Công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp Cybersoft”, nhằm tìm hiểu sâu về quản lý nhân sự và phân tích những điểm mạnh, điểm yếu để cải thiện nguồn nhân lực Quản lý nhân sự không chỉ là việc đếm số lao động và tính lương, mà còn cần một hệ thống thông tin hiệu quả để thu thập, lưu trữ và quản lý hồ sơ nhân sự, bao gồm việc lập mới, chuyển giao và cập nhật hồ sơ Hệ thống cũng phải hỗ trợ tìm kiếm hồ sơ nhanh chóng và xuất ra các báo cáo như báo cáo lương và báo cáo theo hồ sơ nhân viên, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự.
MỤC TIÊU VÀ NHIỆM VỤ NGHIÊN CỨU
Bài viết này hệ thống hóa các lý luận cơ bản về cơ sở dữ liệu (CSDL), hệ CSDL và hệ thống thông tin quản lý nhân sự, đồng thời tập trung vào việc hoạch định cơ sở dữ liệu quản lý nhân sự tại công ty.
Phân tích và đánh giá thực trạng về công tác quản lý nhân sự tại Công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp Cybersoft.
Đưa ra một số định hướng, giải pháp về quản lý nhân sự tại Công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp Cybersoft.
PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
4.1 Phương pháp thu thập dữ liệu.
Phương pháp nghiên cứu tài liệu hệ thống bao gồm việc khảo sát các tài liệu liên quan, chẳng hạn như giáo trình về hệ thống thông tin quản lý và bài giảng về hoạch định cơ sở dữ liệu.
Phương pháp điều tra qua phỏng vấn bằng bảng hỏi, có thể in ra hoặc gửi qua email, mang lại nhiều lợi ích như chi phí thấp và khả năng tiếp cận số lượng lớn người tham gia Người tham gia có thể hoàn thành bảng hỏi vào thời gian thuận tiện cho họ Tuy nhiên, phương pháp này cũng gặp phải một số hạn chế, bao gồm tỷ lệ phản hồi thấp từ các phiếu khảo sát gửi qua email và không phù hợp cho những câu hỏi yêu cầu thông tin chi tiết dưới dạng viết.
Phỏng vấn là phương pháp nghiên cứu mang tính cá nhân cao hơn so với bảng hỏi Trong phỏng vấn cá nhân, người phỏng vấn tương tác trực tiếp với người được phỏng vấn, cho phép họ đặt ra những câu hỏi tiếp theo nhằm khai thác thông tin sâu hơn.
Phỏng vấn thường thuận lợi hơn cho người được phỏng vấn, đặc biệt khi thu thập thông tin về quan điểm hoặc nhận định Tuy nhiên, quá trình này có thể tiêu tốn nhiều thời gian và nguồn lực Người phỏng vấn đóng vai trò quan trọng trong việc đo lường và cần được đào tạo để xử lý những tình huống bất ngờ.
4.2 Phương pháp xử lý dữ liệu.
Phương pháp phân tích và tổng hợp được áp dụng để đánh giá các bộ phận của hệ thống quản lý nhân sự, từ đó nhận định tình hình hoạt động chung và thực trạng hiện tại của hệ thống Qua việc phân tích thông tin thu được, chúng ta sẽ chọn lọc các dữ liệu cần thiết phục vụ cho đề tài nghiên cứu Đồng thời, phương pháp tổng hợp lý thuyết sẽ giúp liên kết các bộ phận thành một chỉnh thể hoàn chỉnh Phương pháp này đặc biệt quan trọng trong ba tuần đầu của quá trình nghiên cứu, nhằm tìm kiếm và xây dựng cơ sở lý luận liên quan đến đề tài.
KẾT CẤU KHÓA LUẬN
Ngoài lời cảm ơn, phần mở đầu, khóa luận gồm có các chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về hoạch định cơ sở dữ liệu.
Chương 2: Kết quản phân tích, đánh giá thực trạng quản lý nhân sự tại Công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp Cybersoft.
Chương 3 trình bày định hướng phát triển và đề xuất xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý nhân sự cho Công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp Cybersoft Nội dung này tập trung vào việc tối ưu hóa quy trình quản lý nhân sự, nâng cao hiệu quả công việc và đáp ứng nhu cầu phát triển của doanh nghiệp trong bối cảnh công nghệ 4.0 Việc triển khai cơ sở dữ liệu này sẽ giúp Cybersoft cải thiện khả năng quản lý, phân tích dữ liệu nhân sự và đưa ra quyết định chiến lược chính xác hơn.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠCH ĐỊNH CƠ SỞ DỮ LIỆU QUẢN LÝ NHÂN SỰ
Một số khái niệm cơ bản
Cơ sở dữ liệu (CSDL) là hệ thống lưu trữ thông tin có cấu trúc trên các thiết bị như băng từ và đĩa từ, nhằm đáp ứng nhu cầu truy cập đồng thời của nhiều người dùng CSDL liên quan chặt chẽ đến đại số, logic toán và nhiều lĩnh vực khác.
Khái niệm hệ quản trị CSDL: Hệ quản trị CSDL (Management System
Cơ sở dữ liệu (Database) là tập hợp các chương trình và dữ liệu giúp người dùng tạo, cập nhật tập tin, cũng như truy xuất và báo cáo thông tin dưới nhiều định dạng khác nhau Hiện nay, thị trường có nhiều hệ quản trị cơ sở dữ liệu nổi bật như Visual Foxpro, SQL Server, Microsoft Access và Oracle.
Hoạch định là quá trình xác định mục tiêu tương lai và các phương thức để đạt được những mục tiêu đó trong tổ chức Chức năng hoạch định bao gồm việc thiết lập các mục tiêu cụ thể và lựa chọn những phương tiện phù hợp để thực hiện Kết quả của quá trình này là một bộ hồ sơ rõ ràng, ghi chép các hành động cụ thể mà tổ chức cần thực hiện để đạt được mục tiêu đã đề ra.
Hoạch định CSDL là quá trình xây dựng kế hoạch phát triển cơ sở dữ liệu, xác định các phương pháp tạo lập, khai thác và sử dụng cơ sở dữ liệu một cách hiệu quả sau khi được cài đặt.
Một số lý thuyết về hoạch định cơ sở dữ liệu quản lý nhân sự
1.2.1 Vài nét về CSDL và quản trị CSDL
- Giảm sự trùng lặp thông tin xuống mức thấp nhất, đảm bảo được tính nhất quán và toàn vẹn dữ liệu.
- Đảm bảo dữ liệu có thể truy xuất theo nhiều cách khác nhau.
- Chia sẻ thông tin cho nhiều người cùng sử dụng.
Những vấn đề mà CSDL cần phải giải quyết.
Tính chủ quyền của dữ liệu bao gồm an toàn dữ liệu, khả năng thể hiện mối liên hệ ngữ nghĩa và tính chính xác của dữ liệu Người khai thác CSDL cần có trách nhiệm cập nhật thông tin mới nhất để đảm bảo tính chủ quyền này.
Để đảm bảo tính bảo mật và quyền khai thác thông tin của người sử dụng, cần thiết phải thiết lập cơ chế phân quyền khai thác dữ liệu, đặc biệt khi có nhiều người cùng truy cập đồng thời Các hệ điều hành đa người dùng và hệ điều hành mạng cục bộ đã cung cấp các cơ chế bảo mật hiệu quả để quản lý quyền truy cập vào cơ sở dữ liệu.
Tranh chấp dữ liệu xảy ra khi nhiều người cùng truy cập tài nguyên dữ liệu của CSDL với mục đích khác nhau, do đó cần có cơ chế ưu tiên truy cập Cơ chế này có thể được thực hiện bằng cách cấp quyền ưu tiên cho từng người khai thác Để đảm bảo an toàn dữ liệu khi có sự cố như mất điện hoặc hỏng hóc phần đĩa lưu trữ, việc quản lý dữ liệu tập trung có thể dẫn đến nguy cơ mất mát thông tin Một số hệ điều hành mạng cung cấp dịch vụ sao lưu và tự động kiểm tra, nhưng để duy trì sự ổn định cho CSDL, cần thiết phải có cơ chế khôi phục dữ liệu khi xảy ra sự cố bất ngờ.
Các đối tượng sử dụng CSDL.
Những người sử dụng CSDL không chuyên về lĩnh vực tin học và CSDL.
Các chuyên viên cơ sở dữ liệu (CSDL) có khả năng khai thác và xây dựng các ứng dụng đa dạng phục vụ nhiều mục đích khác nhau trên nền tảng CSDL.
Những người quản trị cơ sở dữ liệu (CSDL) là những chuyên gia có kiến thức về công nghệ thông tin, hệ quản trị CSDL và hệ thống máy tính Họ có trách nhiệm tổ chức và phục hồi CSDL khi gặp sự cố, đồng thời cấp quyền truy cập và giải quyết tranh chấp dữ liệu Để quản lý CSDL hiệu quả, cần sử dụng các hệ quản trị CSDL chuyên dụng như MS Access, Visual Foxpro, SQL Server, và Oracle Mỗi hệ quản trị CSDL được thiết lập dựa trên một mô hình dữ liệu cụ thể, nhưng đều phải đáp ứng các yếu tố cần thiết để hỗ trợ cho các nhà phân tích và người khai thác CSDL.
Ngôn ngữ giao tiếp giữa người sử dụng và CSDL bao gồm:
Ngôn ngữ mô tả dữ liệu đóng vai trò quan trọng trong việc khai báo cấu trúc của cơ sở dữ liệu, thiết lập các mối quan hệ giữa các dữ liệu và quy định các quy tắc quản lý áp dụng cho dữ liệu đó.
Ngôn ngữ thao tác dữ liệu: Cho phép người sử dụng có thể cập nhật dữ liệu (thêm/sửa/xoá).
Ngôn ngữ truy vấn dữ liệu: Cho phép người khai thác sử dụng để truy vấn các thông tin cần thiết trong CSDL.
Ngôn ngữ quản lý dữ liệu cho phép quản trị viên hệ thống điều chỉnh cấu trúc các bảng dữ liệu, thiết lập bảo mật thông tin và cấp quyền truy cập cho người dùng trong việc khai thác cơ sở dữ liệu.
Từ điển dữ liệu là công cụ quan trọng để mô tả các ánh xạ liên kết và ghi nhận các thành phần cấu trúc của cơ sở dữ liệu (CSDL), bao gồm các chương trình ứng dụng, mật mã và quyền hạn sử dụng.
Cơ chế giải quyết tranh chấp dữ liệu trong hệ quản trị CSDL có thể được thiết lập riêng, với các biện pháp phổ biến như: cấp quyền ưu tiên cho từng người sử dụng và đánh dấu yêu cầu truy xuất dữ liệu Việc phân chia thời gian cho phép người có yêu cầu trước được quyền truy xuất dữ liệu trước, nhằm đảm bảo tính công bằng và hiệu quả trong quản lý dữ liệu.
Hệ quản trị cơ sở dữ liệu cần có cơ chế sao lưu và phục hồi dữ liệu để đảm bảo an toàn khi xảy ra sự cố Sau một khoảng thời gian nhất định, hệ thống sẽ tự động tạo bản sao của cơ sở dữ liệu, tuy nhiên, phương pháp này có thể tốn kém, đặc biệt là đối với các cơ sở dữ liệu lớn.
Hệ quản trị CSDL phải cung cấp một giao diện thân thiện, dễ sử dụng
1.2.2 Vài nét về hoạch định cơ sở dữ liệu
Phân loại hoạch định: 3 loại.
Hoạch định chiến lược là quy trình quan trọng giúp doanh nghiệp xác định các định hướng lớn nhằm thay đổi, cải thiện và củng cố vị thế cạnh tranh.
Hoạch định dài hạn là quá trình lập kế hoạch kéo dài từ 1 đến 5 năm, nhằm đáp ứng các điều kiện thị trường và tài nguyên cần thiết cho việc thực hiện sứ mệnh của tổ chức Những kế hoạch này có tính chiến thuật, giúp giải quyết các mục tiêu cụ thể trong một khu vực hoạt động, đồng thời ảnh hưởng đến hoạch định chiến lược tổng thể.
Hoạch định ngắn hạn, hay còn gọi là chiến lược vận hành, đề cập đến việc lập kế hoạch cho từng ngày, tháng hoặc năm Quản trị viên sử dụng kế hoạch ngắn hạn để thực hiện các bước đầu tiên hoặc các khâu trong quá trình dài hạn đã được dự kiến Nói cách khác, kế hoạch ngắn hạn tập trung vào việc giải quyết các vấn đề cấp bách trong một phạm vi công việc hạn chế hoặc một khâu trong guồng máy điều hành.
Chức năng hoạch định của nhà quản trị yêu cầu xây dựng một kế hoạch bao gồm bốn yếu tố cơ bản: mục tiêu, hành động, tài nguyên và thực hiện Việc xác định rõ ràng những yếu tố này giúp đảm bảo kế hoạch được triển khai hiệu quả và đạt được kết quả mong muốn.
Để đạt được mục tiêu hiệu quả, cần ưu tiên và sắp xếp các mục tiêu theo thứ tự quan trọng Đồng thời, việc định thời gian cụ thể cho từng mục tiêu là rất cần thiết Khi đo lường mục tiêu, cần đảm bảo rằng chúng có giá trị thị trường, tính mới mẻ, năng suất cao, và phù hợp với khả năng tài chính cũng như nguồn nhân lực Ngoài ra, mục tiêu cũng cần mang lại lợi ích và lợi nhuận, đồng thời tương thích với hiệu suất và trách nhiệm của quản lý, cũng như sở thích của nhân viên Cuối cùng, các mục tiêu nên có trách nhiệm xã hội rõ ràng.
Tổng quan về tình hình nghiên cứu
1.3.1 Tình hình nghiên cứu trong nước
Hoạch định cơ sở dữ liệu (CSDL) đã trở thành một chủ đề quen thuộc tại Việt Nam, với nhiều nghiên cứu và công trình đáng chú ý Trong số đó, có ba đề tài tiêu biểu nổi bật, thể hiện sự phát triển và ứng dụng của hoạch định CSDL trong thực tiễn.
- “Hoạch định cơ sở dữ liệu quản lý hàng hóa, vật tư tại Công ty cổ phần
Quảng cáo & Nội thất Quang Vinh” của sinh viên Hoàng Thị Duyên – K47 Đại
Học Thương Mại mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp, giúp thực hiện quy trình hoạch định cơ sở dữ liệu quản lý hàng hóa và vật tư một cách hiệu quả Việc áp dụng lý thuyết vào thực tiễn sẽ đảm bảo quy trình được thực hiện đúng cách và đạt được kết quả tốt.
Mặc dù đã đạt được nhiều thành tựu, nhưng vẫn tồn tại một số hạn chế, như việc phân tích và đánh giá thực trạng còn thiếu sâu sắc Việc thiếu số liệu thực tế khiến người đọc khó hình dung về cơ sở dữ liệu hiện tại và không rõ ràng về mục đích của quá trình hoạch định.
Bài viết "Hoạch định CSDL quản lý nhân sự tại công ty cổ phần iNet" của sinh viên Nguyễn Thị Thúy – K45S3 Đại Học Thương Mại, nêu rõ thực trạng quản lý nhân sự tại công ty iNET với những thông tin chi tiết và dễ hiểu Đề tài cung cấp lý thuyết đầy đủ, giúp người đọc nắm bắt được khái niệm về hoạch định và mục đích của nó trong quản lý nhân sự.
Mặc dù có nhiều ưu điểm, bài viết chưa phân tích rõ ràng lợi ích của cơ sở dữ liệu (CSDL) sau khi được hoạch định và thiếu thiết kế giao diện mới Việc phát triển một giao diện mới sẽ giúp truyền tải mục đích hoạch định một cách hiệu quả hơn.
-“Hoạch định CSDL quản lý dự án tại công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp Cybersoft” của sinh viên Bùi Ngọc Dư – K49S3 Đại Học Thương
Mại. Ưu điểm: Đề tài trình bày khá được những thiếu sót nên khắc phục trong CSDL của doanh nghiệp.
Nhược điểm của bài viết là chưa trình bày rõ ràng các ưu điểm của cơ sở dữ liệu (CSDL) sau khi được hoạch định, đồng thời cũng thiếu sót trong việc cung cấp số liệu thực tế đầy đủ, điều này làm giảm tính xác thực và khả năng hiểu biết của đề tài.
1.3.2 Tình hình nghiên cứu ngoài nước
The research topic "Enterprise Resource Planning (ERP) Systems: A Research Agenda" by Majed Al-Mashari from King Saud University highlights the significant benefits of integrating information technology applications into business operations This study emphasizes how ERP systems can enhance efficiency and productivity within organizations, showcasing their pivotal role in modern enterprise management.
Nhược điểm: Bài nghiên cứu còn thiếu những dẫn chứng thực tiễn để làm sáng toe được vấn đề nghiên cứu.
The article titled "The Communication Effectiveness of System Models Using the UML versus Structured Techniques" by Bruce C Hungerford and Michael A Eierman, published in the American Journal of Business, explores the comparative effectiveness of Unified Modeling Language (UML) and structured techniques in system modeling communication It highlights the advantages of UML in enhancing clarity and understanding among stakeholders, ultimately improving project outcomes The study provides valuable insights for businesses seeking to optimize their communication strategies in system development.
Bài viết này trình bày rõ ràng về thiết kế hệ thống và cách thức giao tiếp với các bên liên quan Nghiên cứu so sánh hiệu quả giữa UML và các ngôn ngữ lập trình truyền thống trong việc truyền đạt thông tin liên quan đến thiết kế hệ thống.
Nhược điểm: Số liệu dẫn chứng khá mơ hồ và khó hiểu.
James M Hulbert, R.C Kopf Professor of International Marketing at Columbia Business School, explores the intricate relationship between organizational analysis and information systems design in his 2003 article, "Organizational analysis and information systems design: a road revisited," published in the Journal of Business & Industrial Marketing The paper emphasizes the importance of aligning organizational structures with effective information systems to enhance business performance and decision-making processes By revisiting established concepts, Hulbert provides valuable insights into optimizing organizational frameworks through strategic information system implementation.
Bài luận này nêu bật những vấn đề liên quan đến hệ thống thông tin một cách cụ thể, rõ ràng và dễ hiểu, giúp người đọc dễ dàng tiếp cận và nắm bắt nội dung.
THỰC TRẠNG HOẠCH ĐỊNH CƠ SỞ DỮ LIỆU QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP CYBERSOFT
Tổng quan về Công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp Cybersoft
2.1.1 Giới thiệu chung về doanh nghiệp
Công ty được thành lập vào năm 2003 bởi đội ngũ kỹ sư phần mềm và chuyên gia tài chính kế toán, với mục tiêu kết hợp kiến thức sâu sắc về nghiệp vụ kinh tế và quy trình quản lý doanh nghiệp Chúng tôi cam kết cung cấp các sản phẩm và dịch vụ chất lượng cao, đáp ứng nhu cầu thị trường, đồng thời ứng dụng công nghệ tiên tiến vào quản lý.
Bảng 1: Thông tin chung về doanh nghiệp.
Tên công ty Công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp Cybersoft Tên tiếng anh Cyber software for business management joint stock company Tên giao dịch Cybersoft
Loại hình doanh nghiệp Công ty cổ phần
Giải pháp quản trị tổng thể doanh nghiệp (ERP) Phiên bản CYBER ENTERPRISE
Phần mềm quản lý tài chính kế toán CYBER ACCOUNTING Dịch vụ tư vấn tài chính kế toán, tư vấn ERP “Enterprise Resource
Planning”, triển khai, bảo trì phần mềm kế toán và giải pháp quản trị tổng thể doanh nghiệp.
Mục tiêu của chúng tôi là trở thành nhà cung cấp hàng đầu về phần mềm kế toán và giải pháp quản trị tổng thể doanh nghiệp tại Việt Nam Chúng tôi theo đuổi phương châm "Một nghề chín hơn chín nghề", tập trung chuyên sâu vào lĩnh vực phần mềm quản lý tài chính và các giải pháp quản trị toàn diện cho doanh nghiệp.
Quan điểm phục vụ Cùng khách hàng đi đến thành công!
Thành tích Hàng năm sản phẩm và dịch vụ của Cybersoft luôn dành được giải thưởng sao khuê của hiệp hội công nghệ phần mềm Việt Nam – VINASA.
Sản phẩm của Cybersoft được hơn 2.000 khách hàng trên toàn quốc tin dùng, thuộc nhiều loại hình sản xuất kinh doanh khác nhau, với quy mô hoạt động và hình thức sở hữu đa dạng.
Vốn điều lệ 1 000 000 000 đồng Đại diện Lê Cảnh Toàn
Trụ sở Số 25 Vũ Ngọc Phan, Q.Đống Đa, TP.Hà Nội Điện thoại 043 7765 046
Website www.cybersoft.com.vn
Email Sales@cybersoft.com.vn ; Support@cybersoft.com.vn
PHÓ GIÁM ĐỐC KINH DOANH
PHÓ GIÁM ĐỐC KỸ THUẬT
Phòng kinh doanh và Phát triển thị trường
Phòng quản trị hành chính
Phòng tài chính kế toán
Phòng giải pháp doanh nghiệp
Phòng tư vấn và hỗ trợ khách hàng
Phòng nghiên cứu và phát triển sản phẩm
Hình 1 Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp
Chức năng các phòng ban nghiệp vụ:
Phòng kinh doanh và phát triển thị trường (Cyber sales development Department- CSD)
Để phát triển kinh doanh hiệu quả, công ty cần thực hiện khảo sát để đánh giá tiềm năng và nhu cầu của khách hàng Việc mở rộng thị trường sử dụng dịch vụ cũng rất quan trọng, cùng với việc thiết lập và duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng Đồng thời, chăm sóc khách hàng định kỳ sẽ giúp nâng cao uy tín và chất lượng dịch vụ của công ty.
Phòng nghiệp vụ (Cyber Expert bureau Department- CEB)
Chúng tôi tiến hành khảo sát các quy trình nghiệp vụ của khách hàng, từ đó tư vấn các quy trình quản lý phù hợp Ngoài ra, chúng tôi cung cấp dịch vụ tư vấn và triển khai các giải pháp ERP hiệu quả cho doanh nghiệp.
Phòng quản trị hành chính (Cyber Administrative Department- CAD)
Tổ chức thực hiện các công tác văn phòng, các thủ tục hành chính, lưu trữ hồ sơ;
Sắp xếp và tổ chức các hoạt động trong công ty là rất quan trọng; đồng thời, giám sát việc thực hiện quy chế của nhân viên cũng như thực hiện công tác bảo hiểm xã hội (BHXH) và bảo hiểm y tế (BHYT) theo quy định của cơ quan quản lý nhà nước.
Tổ chức theo dõi công tác kế toán của công ty, quản lý công nợ phải thu, phải trả và thanh quyết toán với cơ quan quản lý.
Phòng giải pháp doanh nghiệp (Cyber Solution for Business Department- CSB)
Chúng tôi cung cấp dịch vụ tư vấn triển khai hệ thống thông tin quản lý tài chính và quản trị doanh nghiệp, bao gồm cài đặt, đào tạo và hướng dẫn sử dụng hệ thống Ngoài ra, chúng tôi còn thiết kế và phát triển sản phẩm theo yêu cầu đặc thù của khách hàng.
Phòng tư vấn và hỗ trợ khách hàng (Cyber Customers Support and Warranty Department- CSC)
Tư vấn hỗ trợ khách hàng qua điện thoại, E-mail, web hoặc trực tiếp tại trụ sở khách hàng khi có yêu cầu.
Phòng nghiên cứu phát triển sản phẩm (Cyber Reseach and production development Department- CRD)
Cybersoft tập trung vào nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới dựa trên công nghệ tiên tiến nhất, nhằm nâng cao tính tiện ích và mở rộng các chức năng cũng như phân hệ Điều này không chỉ giúp cải thiện hiệu quả phân tích dữ liệu mà còn đảm bảo sản phẩm của Cybersoft luôn đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của người dùng.
Công ty đã không ngừng phát triển và cho ra mắt nhiều sản phẩm công nghệ mới, bắt đầu từ Cyber Accounting 2004 vào tháng 12/2003, tiếp theo là các phiên bản Cyber Accounting 2008, Cyber Accounting 10.S (01/2009) và Cyber Accounting 10.I (12/2009) Từ năm 2012, công ty đã giới thiệu bộ giải pháp ERP với các phân hệ nghiệp vụ mới, Cyber Enterprise 7.0, và gần đây nhất là Cyber Enterprise 8.0 ra mắt vào tháng 8/2013.
Các sản phẩm của doanh nghiệp:
- Phần mềm kế toán- Cyber Accounting.
- Phần mềm quản lý bán hàng- Cyber Sales Management.
- Phần mềm quản lý mua hàng- Cyber Purchasing Management.
- Phần mềm quản lý kho- Cyber Inventory Management.
- Giải pháp ERP – Cyber Enterprise 8.0.
We offer comprehensive financial and accounting consulting services, specializing in ERP (Enterprise Resource Planning) implementation and maintenance, as well as providing complete business management solutions.
2.1.3 Tình hình kinh doanh trong 3 năm gần đây
Bảng 2: Kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh của công ty 2015- 2017
STT Chỉ tiêu Năm 2015 Năm 2016 Năm 2017
(Nguồn: Thông tin nội bộ do công ty cung cấp)
Dựa trên số liệu hoạt động kinh doanh, công ty đang có xu hướng phát triển ổn định và bền vững Từ năm 2015 đến năm 2017, tổng doanh thu và tổng chi phí của công ty đều tăng trưởng qua từng năm, cho thấy sự cải thiện tích cực trong hiệu quả kinh doanh.
2017 doanh thu, lợi nhuận tăng nhanh Qua đó cho thấy doanh nghiệp đang trên đà phát triển mạnh.
2.2 Phân tích thực trạng quản lý nhân sự tại Công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp Cybersoft.
Cách thức tổ chức nhân sự tại công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp Cybersoft.
Công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp Cybersoft đặt mục tiêu xây dựng lực lượng nhân sự bền vững lâu dài Để đạt được điều này, Cybersoft liên tục triển khai các “Chính sách mới về quản trị nhân sự”, nhằm tạo ra cơ chế phát triển hiệu quả cho tất cả các thành viên trong công ty.
Xây dựng một đội ngũ gồm những cá nhân xuất sắc, có chuyên môn vững vàng, làm việc hiệu quả và đoàn kết Đồng thời, tạo ra môi trường hòa đồng trong sinh hoạt, giúp mọi người cân bằng giữa sự nghiệp và cuộc sống.
Xây dựng một phương pháp đánh giá hiệu quả và hệ thống báo cáo chi tiết về mức độ hoàn thành công việc, quy trình làm việc và sự phát triển cá nhân của từng nhân viên trong công ty là rất cần thiết Điều này không chỉ giúp nâng cao hiệu suất làm việc mà còn tạo điều kiện cho sự phát triển bền vững của nguồn nhân lực.
Xây dựng lộ trình phát triển cá nhân rõ ràng cho nhân viên là rất quan trọng Dựa trên lộ trình này, cần thiết lập kế hoạch đào tạo cá nhân nhằm nâng cao trình độ và khả năng nghề nghiệp của họ Việc đào tạo này sẽ giúp nhân viên sẵn sàng hơn trước khi đảm nhận công việc chính thức trong công ty.
Đánh giá thực trạng quản lý nhân sự tại Công ty Cybersoft
Những thuận lợi của quá trình quản lý nhân sự tại công ty
Hạ tầng kỹ thuật CNTT của công ty được triển khai hiệu quả, góp phần nâng cao quy trình sản xuất kinh doanh và cung cấp dịch vụ Công ty đã xây dựng môi trường làm việc tối ưu cho nhân viên, từ đó thúc đẩy năng suất lao động và hiệu quả kinh doanh.
Quá trình áp dụng công nghệ thông tin trong sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp diễn ra suôn sẻ nhờ vào đội ngũ nhân viên trẻ, chuyên nghiệp, ham học hỏi và có khả năng thích ứng nhanh chóng với các thay đổi, đặc biệt là khi công ty triển khai hệ thống ứng dụng mới.
Hệ thống thông tin quản lý nhân sự giúp đội ngũ nhân viên trẻ với tâm lý hướng ngoại dễ dàng chuyển đổi từ thói quen làm việc thủ công sang ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại Công ty cũng tạo điều kiện cho nhân viên tham gia các khóa học nâng cao kỹ năng, từ đó tăng cường khả năng tiếp cận và áp dụng công nghệ trong hoạt động kinh doanh.
Những khó khăn của quá trình quản lý nhân sự tại công ty
Công ty cổ phần Cybersoft đã áp dụng hệ thống máy tính và phần mềm hữu ích trong quản lý, nhưng kết quả đạt được chưa như mong đợi Việc lưu trữ hồ sơ cán bộ trên máy tính gặp khó khăn trong việc truyền tải thông tin giữa các phòng ban, dẫn đến bất cập trong công tác quản lý Điều này ảnh hưởng đến việc đánh giá kỹ năng, sở thích và trình độ của nhân viên, từ đó gây khó khăn trong việc sắp xếp công việc hợp lý cho từng cá nhân.
Quy trình và thu thập xử lý dữ liệu của công ty Cybersoft vẫn làm bằng thủ công nên mất khá nhiều thời gian.
+ Do làm bằng thủ công nên nhiều khi vào số liệu bị sai mà không phát hiện ra làm ảnh hưởng đến hoạt động của công ty.
+ Lượng báo cáo không đáp ứng được yêu cầu của lãnh đạo và các phòng ban.
Để đáp ứng nhu cầu khẩn trương và hiệu quả của ban lãnh đạo cùng nhân viên công ty Cybersoft, việc tối ưu hóa quy trình làm việc là điều cần thiết, nhằm đảm bảo hoàn thành đầy đủ các yêu cầu từ lãnh đạo và các bộ phận khác trong công ty.
Hiện nay, với sự gia tăng số lượng nhân viên trong công ty, việc quản lý nhân viên một cách chuyên nghiệp trở nên cần thiết hơn bao giờ hết.
Việc xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý nhân sự trong công ty là rất quan trọng để nâng cao khả năng nắm bắt thông tin về con người, tổ chức và nhân viên.
Hệ thống xây dựng sau khi đã hoạch định CSDL phải đáp ứng được các yêu cầu sau:
Quản lý cán bộ, công nhân là một phần quan trọng trong quản lý nhân sự, bao gồm việc xây dựng và duy trì hồ sơ nhân sự Hồ sơ này chứa đựng các thông tin cần thiết về cá nhân như họ tên, ngày tháng năm sinh, quê quán, hộ khẩu thường trú, chứng minh thư nhân dân, trình độ học vấn, quan hệ gia đình và thông tin về Đảng Việc quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả giúp nâng cao chất lượng nguồn nhân lực và đảm bảo sự phát triển bền vững cho tổ chức.
+ Tiếp nhận, điều động, thuyên chuyển công tác,
+ Bổ nhiệm, miễn nhiệm cán bộ công nhân viên.
+ Xếp lương, nâng lương, nâng bậc cán bộ, công nhân viên hàng năm.
+ Theo dõi ký kết hợp đồng lao động mới, hợp đồng lao động hết hạn, chấm dứt hợp đồng lao động.
- Tiền lương: Theo dõi quá trình nâng bậc lương của cán bộ nhân viên.
+ Báo cáo lương của từng cán bộ nhân viên.
+ Báo cáo theo dõi hợp đồng lao động ký kết với cán bộ, nhân viên.
+ Báo cáo thông tin cá nhân, quá trình công tác của từng cán bộ, công nhân viên.
+ Tra cứu theo loại hợp đồng tuyển dụng.
+ Tra cứu thông tin về nhân sự.
Một thách thức trong việc quản lý nhân sự tại Cybersoft là công ty không kiểm soát được thời gian làm việc của nhân viên bên ngoài, dẫn đến việc không theo dõi được vị trí và lộ trình làm việc của họ Điều này ảnh hưởng đến chất lượng chăm sóc khách hàng và gây khó khăn trong việc phân tích thị trường, chẳng hạn như việc xác định có nên tăng hay giảm số lượng nhân viên trong các phòng ban Hơn nữa, việc đánh giá kết quả làm việc của nhân viên trở nên khó khăn, ảnh hưởng đến khả năng lập kế hoạch kinh doanh và đưa ra quyết định cho cấp quản lý.
Kiểm soát hiệu quả kinh doanh gặp nhiều thách thức, bao gồm việc đánh giá số lượng khách hàng trong từng phòng hoặc tuyến kinh doanh, cũng như sự phù hợp của số lượng nhân viên Ngoài ra, việc kiểm tra các báo cáo từ nhân viên cũng gặp khó khăn, ảnh hưởng đến quá trình quản lý và ra quyết định.
Công ty Cybersoft cần triển khai hệ thống cơ sở dữ liệu (CSDL) quản lý nhân sự để đáp ứng các yêu cầu quản lý nguồn nhân lực một cách hiệu quả Việc này sẽ giúp tối ưu hóa quy trình quản lý nhân sự, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc và phát triển bền vững cho công ty.
Đánh giá chung về quản lý nhân sự và công tác hoạch định nhân sự tại công ty.
Mỗi đơn vị có những yêu cầu và đặc điểm riêng, do đó cơ sở dữ liệu quản lý cần phải đáp ứng các yêu cầu cụ thể của từng đơn vị Hệ thống quản lý phải nắm vững chiến lược phát triển chung của đơn vị để tránh việc những thay đổi nhỏ trong tổ chức và quản lý dẫn đến sai lệch thông tin.
Hệ thống quản lý nhân sự tại công ty đã chứng minh tính chính xác và khoa học, đồng thời được cải tiến để phù hợp với thực tế Thông tin đầu ra đảm bảo tính mục tiêu, rõ ràng và đầy đủ cho nhà quản lý Tuy nhiên, việc quản lý nhân sự vẫn chưa khai thác hết tiềm năng của hệ thống, với tình trạng lưu trữ thông tin chưa hiệu quả và vấn đề trùng lặp dữ liệu chưa được giải quyết Để nâng cao hiệu quả sử dụng, doanh nghiệp cần nâng cấp đường truyền internet lên mức cao hơn trung bình Hệ thống này là mở, do đó người dùng cần thường xuyên liên lạc với bộ phận kỹ thuật để nhận thông tin mới và chính xác về hạ tầng phần cứng và phần mềm.
Chương trình quản lý nhân sự được thiết kế để người dùng có thể thao tác trực tiếp một cách dễ dàng, không chỉ dành cho những người thành thạo công nghệ mà còn phù hợp với những người có kiến thức hạn chế về máy tính Điều này đảm bảo rằng mọi người đều có thể sử dụng hiệu quả hệ thống quản lý nhân sự của công ty.
Hệ thống cần đảm bảo khả năng truy cập dữ liệu một cách đơn giản, nhanh chóng và chính xác Các thao tác phải thuận lợi, đồng thời đáp ứng đầy đủ các yêu cầu khi truy nhập dữ liệu.
ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOẠCH ĐỊNH CƠ SỞ DỮ LIỆU QUẢN LÝ NHÂN SỰ CHO CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP CYBERSOFT
Định hướng phát triển về hoạch định cơ sở dữ liệu quản lý nhân sự cho công
Công ty đã xây dựng một kế hoạch chi tiết cho hệ thống cơ sở dữ liệu (CSDL) quản lý nhân sự Do đó, trong năm nay và các năm tiếp theo, Công ty cần tiếp tục đầu tư để hoàn thiện và nâng cấp CSDL, nhằm nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự và quản lý toàn bộ Công ty.
Công ty cần đầu tư vào việc huấn luyện và đào tạo đội ngũ nhân viên IT, nâng cao kiến thức và kỹ năng về công nghệ thông tin Việc này sẽ giúp nhân viên thành thạo hơn trong việc sử dụng và vận hành hệ thống thông tin, từ đó tối ưu hóa vai trò của việc hoạch định cơ sở dữ liệu trong quản lý nhân sự.
Đề xuất giải pháp hoạch định cơ sở dữ liệu quản lý nahan sự cho công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp Cybersoft
cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp Cybersoft.
3.2.1 Xác định các mục tiêu, dự báo nhu cầu:
Xác định các mục tiêu:
Công ty có lợi thế khi liên kết với các trường đại học và cao đẳng để đào tạo về công nghệ thông tin, giúp nâng cao chất lượng chuyên môn cho nhân viên Tuy nhiên, để mở rộng hoạt động và lĩnh vực kinh doanh, công ty cần xác định rõ ràng các mục tiêu về nhân lực Điều này đòi hỏi một hệ cơ sở dữ liệu quản lý nhân sự rộng và đầy đủ, nhằm dự báo nhu cầu nhân sự phù hợp với sự phát triển của công ty.
Đến cuối năm 2017, Cybersoft có 45 nhân viên với nhiều chuyên gia được đào tạo bài bản và có hiểu biết sâu sắc về lĩnh vực của họ Công ty đặt mục tiêu tăng gấp đôi số lượng nhân viên trong 5 năm tới, nhằm hoàn thiện hệ thống nhân sự Ngoài việc nâng cao số lượng và chất lượng nhân sự, Cybersoft còn chú trọng cải thiện chế độ đãi ngộ, thiết lập chính sách thưởng phạt hợp lý, và tạo ra môi trường làm việc thoải mái, hiệu quả.
* Đánh giá các yếu tố của môi trường vĩ mô, vi mô tác động đến việc quản trị nhân lực của Công ty.
Môi trường vĩ mô đang thay đổi nhanh chóng, đặc biệt là với sự phát triển của công nghệ thông tin Các doanh nghiệp ngày càng chú trọng đến việc ứng dụng CNTT trong quản lý nhân sự Những yếu tố như kinh tế, dân số, văn hóa xã hội và đối thủ cạnh tranh đều tác động mạnh mẽ đến quản trị nhân sự của công ty.
Công nghệ thông tin tại Việt Nam đang phát triển mạnh mẽ, dẫn đến sự gia tăng cạnh tranh giữa các công ty ở nhiều cấp độ khác nhau.
- Về Dân số: Nguồn lao động của Việt Nam đang tăng nhanh do thời kỳ “dân số vàng” được dự đoán sẽ còn kéo dài trong trên 30 năm nữa.
- Về Văn hóa và xã hội: Ảnh hưởng đến văn hóa của công ty cũng như cách ứng xử và làm việc của các nhân viên
Mục tiêu của công ty là mở rộng quy mô và phạm vi hoạt động kinh doanh, do đó cần tăng cường số lượng nhân viên Bên cạnh đó, việc nâng cao chất lượng chuyên môn của nhân viên cũng rất quan trọng để tăng cường tính cạnh tranh cho công ty.
Chính sách chiến lược của tổ chức, bao gồm đãi ngộ và lương bổng, ảnh hưởng trực tiếp đến quản lý nhân sự Tại Công ty Cybersoft, mục tiêu là tạo ra một môi trường làm việc năng động và đảm bảo mức lương xứng đáng với năng lực của từng nhân viên.
Văn hóa tổ chức đang ngày càng trở nên chuyên nghiệp, năng động và thân thiện, tạo ra một môi trường làm việc tích cực Sự cải thiện này không chỉ thúc đẩy tính sáng tạo mà còn nâng cao hiệu quả công việc trong các công ty.
Đội ngũ công nhân viên của công ty bao gồm những chuyên gia dày dạn kinh nghiệm trong lĩnh vực chuyển giao, thiết kế và sửa đổi phần mềm Tất cả nhân viên đều là kỹ sư hoặc cử nhân đã tốt nghiệp từ các trường đại học và cao đẳng chuyên ngành tin học và kinh tế.
Công ty Cybersoft đã đạt được nhiều thành công đáng kể sau 15 năm hoạt động, cho thấy rằng các nhà quản lý không chỉ có trình độ chuyên môn cao mà còn sở hữu tầm nhìn chiến lược, giúp định hướng phát triển phù hợp cho tổ chức.
Công ty đã có những bước tiến đáng kể trong việc nâng cao tính chuyên nghiệp và khả năng làm việc độc lập của nhân viên Trong ba năm qua, kết quả hoạt động của công ty liên tục tăng trưởng Để tiếp tục phát triển, việc mở rộng quy mô và hoàn thiện hệ thống nhân sự là cần thiết và hoàn toàn khả thi.
Dự báo về nhu cầu nhân lực của Công ty
Công ty Cybersoft đang tìm kiếm nhân viên dựa trên khối lượng công việc, trình độ kỹ thuật và khả năng làm việc của ứng viên Với trang thiết bị hiện đại và mối liên kết đào tạo với các trường học, công ty có khả năng nâng cao chuyên môn và năng lực làm việc của nhân viên Sự mở rộng quy mô và gia tăng nhân sự đòi hỏi cơ sở dữ liệu của công ty cần được cải thiện và linh hoạt hơn trong tương lai.
3.2.2 Xác định phân tích cơ sở dữ liệu hiện tại:
3.2.2.1 Mô tả bài toán quản lý nhân sự hiện tại của doanh nghiệp
Hệ thống quản lý nhân sự của công ty Cybersoft bao gồm bốn chức năng chính: quản lý hồ sơ nhân viên, quản lý chấm công, quản lý lương và báo cáo Các hoạt động nghiệp vụ tại công ty được thực hiện một cách hiệu quả và đồng bộ theo các chức năng này.
Hoạt động quản lý hồ sơ nhân viên.
Phòng nhân sự có trách nhiệm thực hiện chức năng này thông qua việc lập và điều chỉnh hồ sơ nhân viên.
Khi công ty cần tuyển dụng một nhân viên mới theo quyết định của Ban giám đốc, phòng nhân sự sẽ tiến hành lập danh sách và cập nhật hồ sơ cá nhân của ứng viên được chọn.
Trong quá trình hoạt động, phòng nhân sự thường xuyên kiểm tra thông tin của nhân viên Khi phát hiện sai sót, họ sẽ tiến hành thay thế và sửa đổi thông tin dựa trên dữ liệu do nhân viên cung cấp.
Khi ban giám đốc quyết định điều chỉnh mức lương cho nhân viên, phòng nhân sự sẽ thực hiện việc thay đổi này và ghi lại thông tin vào hồ sơ nhân viên Những thông tin này sẽ được sử dụng làm cơ sở cho phòng kế toán trong việc tính lương.
Một số kiến nghị và đề xuất
Sau khi tiến hành hoạch định CSDL quản lý nhân sự tại Công ty thì:
Ban Giám đốc Công ty cần đánh giá năng lực của đơn vị và thống nhất quan điểm giữa các phòng ban nhằm xác định định hướng phát triển cho tương lai.
Công ty cần nhanh chóng hoàn thành và nâng cấp cơ sở dữ liệu, đặc biệt là hệ thống quản lý nhân sự, trong thời gian sớm nhất để giảm thiểu chi phí đầu tư và tối ưu hóa hiệu quả hoạt động kinh doanh.
Hệ số lương Lương Cơ bản Phụ cấp
Tổng lương BHYT, BHXH Thuế TNCN Lương thực tế Tạm ứng Còn lại
Ký nhận Tổng lương BHYT, BHXH Thuế TNCN Lương thực tế Tạm ứng Còn lại
