TẦM QUAN TRỌNG, Ý NGHĨA CỦA VIỆC PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ
Nhân tố con người là yếu tố quyết định sự phát triển của nền kinh tế và các doanh nghiệp Trong các yếu tố cấu thành hoạt động doanh nghiệp như vốn, trụ sở, trang thiết bị và môi trường, nhân lực đóng vai trò quan trọng nhất Quản lý nhân sự trở nên thiết yếu, đặc biệt trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt của nền kinh tế tri thức Doanh nghiệp cần chú trọng đến công tác quản lý nhân sự để nâng cao sự đóng góp của nhân viên, thực hiện hiệu quả các nhiệm vụ, đưa ra sáng kiến kinh doanh, chịu trách nhiệm về công việc và nâng cao năng suất lao động.
Nguồn nhân lực vững mạnh và tay nghề cao là yếu tố quyết định sự thành công của mọi tổ chức doanh nghiệp, đặc biệt là đối với doanh nghiệp nhỏ và vừa Chất lượng nhân viên không chỉ tạo ra năng suất và hiệu quả làm việc mà còn nâng cao hoạt động của toàn bộ doanh nghiệp Quản lý nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc giải quyết các vấn đề kinh tế xã hội liên quan đến lao động, đảm bảo người lao động nhận được thành quả xứng đáng từ công sức của họ Quản lý nhân sự hiện diện ở mọi phòng ban và cấp quản trị, tạo nên bầu không khí văn hóa doanh nghiệp, từ đó ảnh hưởng trực tiếp đến sự thành bại của doanh nghiệp.
Nhiều đơn vị hiện nay vẫn chỉ chú trọng vào chính sách phát triển và tài chính, mà chưa quan tâm đúng mức đến việc sử dụng hợp lý nguồn nhân lực Việc này dẫn đến sự không phù hợp giữa trình độ, năng lực của cán bộ, nhân viên và công việc họ đảm nhận, từ đó ảnh hưởng đến hiệu quả công việc chưa đạt kết quả tối ưu.
Nhận thức được tầm quan trọng của quản lý nhân sự, tôi đã chọn đề tài “Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty TNHH Nology Việt Nam” để đề xuất các giải pháp cải thiện hệ thống quản lý nhân sự của công ty.
MỤC TIÊU VÀ NHIỆM VỤ NGHIÊN CỨU
Nghiên cứu lý luận về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin (HTTT) trong doanh nghiệp bao gồm khái niệm, phân loại và phương pháp phân tích thiết kế hệ thống Đồng thời, cần tìm hiểu các lý thuyết cơ bản về mô hình quản lý nhân sự, cả trong bối cảnh chung và cụ thể của công ty.
- Khảo sát và đánh giá thực trạng về công tác quản lý nhân sự tại công ty.
Từ đó tìm ra những vướng mắc, sai sót không hợp lý để định hướng phát triển.
Dựa trên nghiên cứu thực trạng quản lý nhân sự tại công ty, bài viết này đề xuất các giải pháp nhằm phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự phù hợp Nhiệm vụ nghiên cứu tập trung vào việc cải thiện hiệu quả quản lý nhân sự thông qua việc áp dụng công nghệ thông tin.
Tiến hành thu thập tài liệu liên quan để phục vụ cho việc phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty TNHH Nology Việt Nam là bước quan trọng giúp tối ưu hóa quy trình quản lý nhân sự.
- Xây dựng bảng câu hỏi, sắp xếp và hiệu chỉnh để tạo ra một phiếu điều tra khảo sát hoàn chỉnh, phục vụ quá trình nghiên cứu.
Dựa trên phiếu điều tra, chúng tôi đã phát triển những ý tưởng mới nhằm khắc phục các hạn chế của hệ thống quản lý nhân sự cũ Áp dụng phương pháp phân tích hướng đối tượng giúp giải quyết hiệu quả bài toán quản lý nhân sự, từ đó nâng cao hiệu quả trong quản lý lao động, công tác đào tạo, khen thưởng và kỷ luật, cũng như quản lý lương.
ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VỊ NGHIÊN CỨU
- Các thông tin về nhân sự, quy trình quản lý, hệ thống thông tin, các kiến thức phân tích thiết kế hướng đối tượng.
- Công ty và nhân viên trong công ty có liên quan đến hoạt động quản lý nhân sự. b Phạm vi nghiên cứu
Nghiên cứu này được thực hiện trong không gian tại công ty TNHH Nology Việt Nam, tập trung chủ yếu vào phòng nhân sự của công ty.
Bài viết này nghiên cứu các vấn đề quan trọng trong quản lý nhân sự tại doanh nghiệp trong khoảng thời gian từ năm 2014 đến năm 2016.
PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
a Phương pháp thu thập dữ liệu
- Phương pháp thu thập tài liệu: Thu thập qua các tài liệu, hồ sơ về công ty.
Các tài liệu chính được sử dụng bao gồm cấu trúc bộ máy công ty, báo cáo tài chính, thông tin về nhân viên và phương pháp quản lý nhân viên trong doanh nghiệp.
Phương pháp điều tra khảo sát được thực hiện bằng cách phát phiếu khảo sát cho cán bộ, nhân viên trong công ty, nhằm thu thập thông tin chi tiết về hệ thống thông tin và quản lý nhân sự Sau khi thu thập dữ liệu, phương pháp xử lý dữ liệu sẽ được áp dụng để phân tích và rút ra những kết luận quan trọng, từ đó cải thiện hiệu quả quản lý trong tổ chức.
Phương pháp phân tích, tổng hợp và xử lý dữ liệu được thực hiện thông qua phần mềm thống kê SPSS, cho phép xử lý các số liệu thu thập và tạo biểu đồ minh họa Bằng cách vận dụng phương pháp đánh giá tổng hợp và hệ thống hóa các số liệu đã qua xử lý, chúng ta có thể đưa ra những nhận định đầy đủ về tình hình hoạt động chung, đánh giá thực trạng quản lý nhân sự hiện tại và định hướng phát triển trong tương lai.
Phương pháp so sánh và đối chiếu giúp phân tích sự khác biệt giữa quản lý hệ thống thông tin truyền thống và quản lý thông tin thông qua phần mềm hỗ trợ Bằng cách đối chiếu lý thuyết với thực tiễn và thu thập thông tin từ nhiều nguồn như internet, sách và báo, ta có thể lựa chọn những dữ liệu phù hợp cho khóa luận Qua quá trình này, chúng ta sẽ nhận diện và giải quyết những khó khăn trong xử lý thông tin, từ đó đánh giá năng lực quản lý hiện tại của công ty và đề xuất các giải pháp tối ưu nhất.
KẾT CẤU KHÓA LUẬN
Ngoài các phần như Lời cảm ơn, Mục lục, Danh mục bảng biểu, Sơ đồ hình vẽ, Danh mục từ viết tắt, Phần mở đầu, Kết luận, Tài liệu tham khảo và Phụ lục, kết cấu khóa luận còn bao gồm các chương chính.
- Chương I: Cơ sở lý luận của để tài phân tích và thiết kế HTTT quản lý nhân sự
- Chương II: Kết quả phân tích, đánh giá thực trạng quản lý nhân sự tại Công ty TNHH Nology Việt Nam.
Chương III trình bày đề xuất định hướng phát triển và giải pháp phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty TNHH Nology Việt Nam Nội dung này nhằm nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự, tối ưu hóa quy trình làm việc và cải thiện trải nghiệm của nhân viên Các giải pháp được đề xuất sẽ giúp công ty đáp ứng nhanh chóng với các thay đổi trong môi trường kinh doanh, đồng thời nâng cao khả năng ra quyết định dựa trên dữ liệu chính xác và kịp thời.
CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA ĐỀ TÀI PHÂN TÍCH THIẾT KẾ VÀ QUẢN LÝ NHÂN SỰ
MỘT SỐ KHÁI NIỆM CƠ BẢN
1.1.1 Khái niệm cơ bản về hệ thống thông tin, hệ thống thông tin quản lý
Theo giáo trình Hệ thống thông tin quản lý, khài niệm về hệ thống thông tin được định nghĩa như sau:
Thông tin là một bộ dữ liệu được tổ chức và xử lý theo một phương thức nhất định, nhằm mang lại giá trị gia tăng so với giá trị vốn có của dữ liệu Thông tin chính là dữ liệu đã qua phân tích, tổng hợp và thống kê, có ý nghĩa thiết thực phù hợp với mục đích cụ thể của người sử dụng.
Mạnh, Giáo trình hệ thống thông tin quản lý, Đại học Thương Mại)
Hệ thống là một tập hợp có tổ chức, bao gồm nhiều phần tử tương tác và ràng buộc lẫn nhau, phối hợp hoạt động nhằm đạt được mục tiêu chung.
Hệ thống bao gồm các phần tử vật chất và phi vật chất như con người, máy móc, thông tin, dữ liệu, phương thức xử lý và quy tắc hoạt động.
Hệ thống thông tin là một tổng thể bao gồm phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu, mạng viễn thông, con người và quy trình thủ tục, có chức năng thu thập, xử lý, lưu trữ và truyền phát thông tin trong các tổ chức và doanh nghiệp.
Mạnh, Giáo trình hệ thống thông tin quản lý, Đại học Thương Mại)
Hệ thống thông tin quản lý là công cụ hỗ trợ các hoạt động quản lý trong doanh nghiệp, bao gồm điều khiển tác nghiệp, quản lý và lập kế hoạch chiến lược.
HTTT mang lại hiệu quả cao, hỗ trợ lãnh đạo trong việc đưa ra quyết định chính xác và phù hợp Nó cũng giúp hoạch định nguồn lực một cách hiệu quả, từ đó nâng cao khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp.
1.1.2 Hệ thống thông tin quản lý nhân sự a Khái niệm quản lý nhân sựQuản lý nhân sự hay quản lý nhân lực là tổng hợp các hoạt động quản trị liên quan đến việc hoạch định nhân lực, tổ chức quản trị nhân lực, tạo động lực cho người lao động và kiểm soát hoạt động quản trị nhân lực trong tổ chức/doanh nghiệp nhằm thực hiện mục tiêu và chiến lược đã xác định (TS Mai Thanh Lan – PGS.TS Nguyễn
Thị Minh Nhàn, Giáo trình quản trị nhân lực, Đại học Thương Mại) b Hệ thống thông tin quản lý nhân sự
Hệ thống thông tin quản lý nhân sự là một hệ thống toàn diện, bao gồm các quyết định và hoạt động quản lý như tuyển dụng, quản lý, trả lương, nâng cao hiệu quả hoạt động và sa thải nhân viên Hệ thống này đóng vai trò quan trọng trong việc ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa doanh nghiệp và đội ngũ nhân viên, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức.
Mạnh, Giáo trình hệ thống thông tin quản lý, Đại học Thương Mại)
Hệ thống thông tin quản trị nhân sự ở mức tác nghiệp bao gồm các hệ thống quản lý lương, vị trí làm việc của nhân viên, đánh giá tình hình thực hiện công việc và nhân sự, cũng như tuyển chọn nhân viên và sắp xếp công việc.
Hệ thống thông tin quản trị nhân sự ở mức chiến thuật bao gồm các công cụ phân tích và thiết kế công việc, quy trình tuyển chọn nhân viên, quản lý lương thưởng và bảo hiểm, cùng với đào tạo và phát triển nguồn nhân lực Những hệ thống này đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa hiệu suất làm việc và nâng cao chất lượng nhân sự trong tổ chức.
Gia Mạnh, Giáo trình hệ thống thông tin quản lý, Đại học Thương Mại)
Hệ thống thông tin quản trị nhân sự cấp chiến lược bao gồm các hệ thống kế hoạch hóa và quản lý nguồn nhân lực, với ba thành phần chính: cơ sở dữ liệu nhân sự, phần mềm quản lý nhân sự chiến lược, và các mô hình thống kê để đánh giá nguồn lực nhân sự (PGS.TS Đàm Gia Mạnh, Giáo trình hệ thống thông tin quản lý, Đại học Thương Mại)
MỘT SỐ LÝ THUYẾT VỀ PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỒNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
1.2.1 Một số lý thuyết về HTTT quản lý, HTTT quản lý nhân sự 1.2.1.1 Một số lý thuyết về HTTT quản lý a Vai trò của HTTT quản lýHTTT góp phần quan trọng vào hiệu quả hoạt động, tinh thần và năng suất lao động nhân viên, phục vụ và đáp ứng thỏa mãn nhu cầu khách hàng Là một nguồn thông tin và hỗ trợ chính vô cùng cần thiết để nâng cao hiệu quả việc ra quyết định của các cấp quản trị và các doanh nhân Ngày nay, một số DN coi HTTT là yếu tố sống còn trong phát triển sản phẩm dịch vụ cạnh tranh, tăng cường lợi thế chiến lược của một tổ chức trên thị trường toàn cầu. b Nhiệm vụ của HTTT quản lý
Nhiệm vụ đối ngoại bao gồm việc thu thập thông tin từ bên ngoài hệ thống để phục vụ cho các hoạt động nội bộ, đồng thời cung cấp thông tin ra bên ngoài như giá cả thị trường, tình hình sức lao động và nhu cầu hàng hóa.
Hệ thống thông tin (HTTT) đóng vai trò quan trọng trong việc kết nối các bộ phận của hệ kinh doanh, cung cấp thông tin cần thiết cho hệ tác nghiệp và các hệ thống ra quyết định HTTT không chỉ phản ánh tình trạng nội bộ của tổ chức mà còn cung cấp thông tin về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Các loại HTTT quản lý phổ biến hiện nay giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao hiệu quả quản lý.
Có nhiều cách khác nhau để phân loại HTTT, dưới đây là phân loại HTTT theo lĩnh vực ngành nghề hoạt động mà HTTT được ứng dụng:
Hệ thống thông tin kế toán (AIS) là một thành phần quan trọng trong hệ thống thông tin quản lý, có chức năng thu thập, xử lý và báo cáo các thông tin liên quan đến các giao dịch tài chính.
Hệ thống thông tin bán hàng và marketing đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Hệ thống này cung cấp thông tin về khuyến mại, giảm giá và quản lý dữ liệu khách hàng, giúp tối ưu hóa quy trình bán hàng và nâng cao hiệu quả marketing.
Hệ thống thông tin sản xuất là công cụ thiết yếu trong quy trình sản xuất sản phẩm, giúp quản lý hiệu quả đầu vào và đầu ra, đồng thời giám sát quá trình sản xuất một cách chính xác.
Hệ thống thông tin tài chính là công cụ quan trọng giúp quản lý, phân tích và đánh giá các hoạt động tài chính Nó lưu trữ và dự đoán thông tin tài chính từ cả trong và ngoài nước, bao gồm dữ liệu nội bộ của tổ chức cũng như thông tin từ môi trường bên ngoài.
Hệ thống thông tin nhân sự là một hệ thống bao gồm tất cả các quyết định và hoạt động quản lý như tuyển dụng, quản lý, trả lương, nâng cao hiệu quả hoạt động và sa thải nhân viên trong doanh nghiệp, ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa doanh nghiệp và đội ngũ nhân viên Hệ thống này thực hiện quản lý thông tin theo ba cấp độ: cấp chiến lược, cấp chiến thuật và cấp tác nghiệp.
Những người phụ trách lập kế hoạch chiến lược có trách nhiệm xác định mục đích, mục tiêu và nhiệm vụ của tổ chức, từ đó thiết lập các chính sách tổng quát và hoạch định các hướng phát triển cho tổ chức.
Trách nhiệm chiến thuật thuộc về cấp quản lý, nhằm sử dụng các phương tiện cụ thể để đạt được các mục tiêu chiến lược đã được xác định ở mức cao hơn.
Quản lý hiệu quả và hiệu lực việc sử dụng các phương tiện và nguồn lực là điều cần thiết để thực hiện tốt các hoạt động của tổ chức, đồng thời phải tuân thủ các ràng buộc về tài chính, thời gian và kỹ thuật.
1.2.1.2 Một số lý thuyết về quản lý nhân sự, HTTT quản lý nhân sự a Mục tiêu quản lý nhân sự Mục tiêu của quản lý nhân sự là có thể quản lý nhân viên một cách tốt nhất, hiệu quả nhất Đó không chỉ là quản lý về lương, thưởng mà còn là quản lý hồ sơ, quản lý tuyển dụng… b Vai trò của quản lý nhân sự Quản lý nhân sự góp phần vào việc giải quyết các mặt kinh tế xã hội của vấn đề lao động Mỗi công ty hoạt động được đều phải có các phòng ban, có cấp trên, cấp dưới, chính vì vậy công tác quản lý nhân sự tạo ra một bầu không khí cho doanh nghiệp, công ty, giúp công ty hoạt động và phát triển Đây có thể coi là một yếu tố quan trọng quyết định sự thành bại của công ty. c Các nhân tố ảnh hưởng đến quản trị nhân sự Hoạt động quản lý nhân sự của DN chịu ảnh hưởng của nhiều yếu tố Mỗi một yếu tố lại có những tác động khác nhau, có những tác động khác nhau, có thể tác động nhiều hay ít, theo chiều tích cực hoặc tiêu cực Ở đây có thể chia các nhân tố này làm hai nhóm, đó là nhóm yếu tố bên trong trong DN và yếu tố bên ngoài DN.
Nhóm yếu tố bên ngoài doanh nghiệp bao gồm bối cảnh kinh tế, dân số, khoa học kỹ thuật và đối thủ cạnh tranh Trong bối cảnh nền kinh tế thị trường hiện nay, môi trường bên ngoài đang thay đổi nhanh chóng Điều này yêu cầu các doanh nghiệp phải liên tục đổi mới để duy trì sự cạnh tranh và không bị tụt hậu.
Nhóm yếu tố nội bộ của doanh nghiệp bao gồm đội ngũ nhân viên, nhà quản lý, mục tiêu, triết lý và các chính sách quản lý nhân sự Việc áp dụng các thông lệ tốt trong quản lý nguồn nhân lực là rất cần thiết để đạt được kết quả kinh doanh hiệu quả.
Một số doanh nghiệp có thể không tạo điều kiện thuận lợi tại nơi làm việc, dẫn đến việc không khuyến khích nhân viên nỗ lực hết mình Hệ quả là hiệu suất làm việc của nhân viên thường bị đánh giá bằng những phương pháp không mang tính xây dựng.
TỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU
Nhiều tài liệu và công trình nghiên cứu đã được thực hiện liên quan đến hệ thống thông tin quản lý nhân sự, thu hút sự quan tâm của sinh viên trong việc làm khóa luận và ứng dụng thực tiễn Dưới đây là một số đề tài mà tôi đã có cơ hội tìm hiểu.
1.3.1 Tình hình nghiên cứu trong nước
Mai Văn Tâm (2017) trong khóa luận tốt nghiệp của mình đã thực hiện "Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty Cổ phần công nghệ và truyền thông Viacom" thuộc Khoa Hệ thống thông tin kinh tế và Thương mại điện tử Đề tài này tập trung vào việc xây dựng hệ thống thông tin quản lý theo hướng đối tượng hoàn chỉnh, nhằm khắc phục những nhược điểm cơ bản của phương pháp phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý theo hướng chức năng.
Nguyễn Hoàng Đức (2016) trong khóa luận tốt nghiệp tại Trường Đại học Bách Khoa TP Hồ Chí Minh đã phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự cho công ty TNHH Hưng Long Luận văn nổi bật với giao diện thân thiện, dễ sử dụng và gần gũi với hệ thống cũ, đồng thời đảm bảo lưu trữ dữ liệu hoàn toàn và xử lý thông tin chính xác, đáp ứng một phần nhu cầu thực tế Tuy nhiên, nhược điểm của hệ thống là cơ sở dữ liệu được xây dựng trên nền tảng một hệ thống thông tin mạng, dẫn đến việc các chức năng quản lý chưa hoàn chỉnh.
Vũ Thị Thanh An (2017) trong khóa luận tốt nghiệp của mình đã thực hiện phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty TNHH Truyền thông và du lịch ALU Việt Nam Mặc dù đề tài đã cung cấp cái nhìn sâu sắc về hệ thống này, nhưng vẫn chưa phản ánh đầy đủ ý nghĩa và tầm quan trọng của nó đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Hơn nữa, phân tích cơ sở dữ liệu chưa được thực hiện một cách chặt chẽ, và các kết xuất, báo cáo từ phần mềm chưa đạt yêu cầu quản trị cao.
1.3.2 Tình hình nghiên cứu ngoài nước
The KADRIS personnel information system, as outlined by Boris Solar (2015), is a modern HRM software tool designed to comprehensively support various personnel functions It facilitates the search for skilled employees, recruitment, management of personal data, and monitoring of individual effectiveness and career development throughout their tenure at the company, including potential reemployment opportunities.
The Human Capital Management (HCM) Program aims to implement workforce systems designed for managers and employees, facilitating the attraction, management, and development of the NSW Health workforce Established to enhance human resource practices, this program focuses on optimizing workforce capabilities within the healthcare sector in New South Wales.
The BMD Personnel Information System, as highlighted by Paulpone (2016), streamlines the management of various personnel processes, including job description definition, applicant selection, and continuous employee training This system simplifies human resource management, making it easier to oversee recruitment and ongoing staff development.
Xu hướng đầu tư và xây dựng hệ thống thông tin quản lý (HTTT) trong doanh nghiệp đang ngày càng phổ biến, thu hút sự quan tâm cả trong và ngoài nước Việc thiết lập một HTTT quản lý, đặc biệt là trong lĩnh vực quản lý nhân sự, là rất cần thiết Tuy nhiên, doanh nghiệp cần xác định cách thức và phương pháp xây dựng HTTT quản lý phù hợp với quy mô và lĩnh vực hoạt động của mình, nhằm đảm bảo hiệu quả trong việc đầu tư thời gian, tài chính và nguồn lực con người.
KẾT QUẢ PHÂN TÍCH, ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY TNHH NOLOGY VIỆT NAM
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH NOLOGY VIỆT NAM
2.1.1 Giới thiệu chung về Công ty TNHH Nology Việt Nam
Tên đầy đủ công ty: Công ty TNHH Nology Việt Nam Tên giao dịch: NOLOGY CO., LTD
Mã số thuế: 0106333305 do chi cục thuế quận Cầu Giấy quản lý được cấp ngày 11/10/2013.
Người đại diện: Ông Đinh Trung Kiên Chức vụ: Giám đốc
Vốn điều lệ: 6.000.000.000 đồng (sáu tỷ đồng) Trụ sở chính: 96 Trần Vỹ, phường Mai Dịch, quận Cầu Giấy, Hà Nội Điện thoại: 0968416111- 0916544611
- Mê Linh Plazza, Metro – Hà Đông – Hà Nội – ĐT: 02473009167 – 0979401468
- 311 Thanh Nhàn – Hai Bà Trưng – ĐT: 0911448882 – 02473009163
- 95 Phố Nguyên Khê – Đông Anh – Hà Nội – ĐT: 0911111334 – 02473009165
- 187 Giáp Nhất – Thanh Xuân – ĐT: 0965181484 – 02473009166
- 369 Hoàng Văn Thụ - phường 2 – quận Tân Bình – ĐT: 0911448881 – 02473009160
- 564 Lê Hồng Phong - phường 10 – quận 10 – ĐT: 0964363121 - 02473009161
Công ty TNHH NOLOGY, thành lập vào năm 2011, được hình thành từ ý tưởng của các sinh viên khoa Thương mại điện tử tại Trường đại học Thương mại Khởi đầu là một cửa hàng nhỏ, NOLOGY chuyên cung cấp và sửa chữa điện thoại.
Do nguồn vốn hạn chế, cửa hàng chỉ có quy mô nhỏ tại số 93 Hồ Tùng Mậu Sau hai năm hoạt động trong lĩnh vực điện thoại, đội ngũ quản lý và nhân viên đã tích lũy được nhiều kinh nghiệm quý báu.
2013, Công ty TNHH NOLOGY Việt Nam chính thức được thành lập và dời tới số
Công ty, tọa lạc tại 96 đường Trần Vỹ, Mai Dịch, Cầu Giấy, Hà Nội, đã từ một cửa hàng nhỏ phát triển thành một doanh nghiệp lớn với hơn 30 nhân viên và một hệ thống cửa hàng trải dài từ miền Bắc đến miền Nam.
Sơ đồ 2.1 Sơ đồ tổ chức nhân sự của công ty
2.1.2 Khái quát tình hình kinh doanh trong 3 năm gần đây a Các lĩnh vực kinh doanh chủ yếu của Công ty TNHH Nology Việt Nam Theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0106333305 ngày 11-10-2013 của Sở kế hoạch và đầu tư Hà Nội Các lĩnh vực kinh doanh của Công ty TNHH NOLOGY Việt Nam như sau:
- Kinh doanh các mặt hàng smartphone chính hãng tại Việt Nam như: Sky, Samsung, LG …
- Kinh doanh các sản phẩm điện thoại của các hãng nổi tiếng như: HTC, Sony,
- Kinh doanh các sản phẩm phụ kiện điện thoại: cáp, case, …
- Kinh doanh dịch vụ sửa chữa Iphone, điện thoại, đồng hồ.
- Kinh doanh đồng hồ Tigold.
NOLOGY cung cấp sản phẩm từ các thương hiệu nổi tiếng với chất lượng đảm bảo, giá cả cạnh tranh và dịch vụ hậu mãi cùng chế độ bảo hành uy tín.
Bộ phận kế toán tài chính
Bộ phận chăm sóc khách hàng
Bộ phận marketing b Tình hình kinh doanh trong 3 năm gần đây
Bảng 2.1 Tình hình kinh doanh của Công ty TNHH NOLOGY Việt Nam qua các năm 2014, 2015, 2016 Đơn vị: Triệu đồng
STT Các chỉ tiêu Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016
5 Thuế thu nhập doanh nghiệp (20%) 822.8 1468 1595.2
Công ty đã chú trọng vào việc đào tạo và phát triển đội ngũ nhân viên năng động, nhiệt tình, nhằm phục vụ khách hàng một cách tốt nhất Sự nỗ lực này không chỉ mang lại sự hài lòng cho khách hàng mà còn góp phần tăng trưởng doanh thu cho công ty Nhờ vậy, trong ba năm qua, hoạt động của công ty đã có sự phát triển rõ rệt.
Theo số liệu điều tra, năm 2015, công ty đạt lợi nhuận chênh lệch 2.580,8 triệu đồng, tăng 78,41% so với năm 2014 Năm 2016, lợi nhuận tăng thêm 508,8 triệu đồng, tương đương 8,66% so với năm 2015 Sự tăng trưởng mạnh mẽ trong năm 2015 cho thấy một năm kinh doanh thành công, trong khi mức tăng khiêm tốn năm 2016 phản ánh việc công ty đầu tư vào việc mở rộng các chi nhánh, thể hiện nỗ lực phát triển của toàn bộ cán bộ nhân viên.
Công ty đang hoạt động và phát triển tốt dựa trên kết quả kinh doanh Tuy nhiên, vẫn tồn tại một số khó khăn cần được khắc phục để tiếp tục nâng cao hiệu quả hoạt động.
- Cần thực hiện tốt hơn các chức năng nghiệp vụ của mỗi thành viên góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty.
Để duy trì uy tín và xây dựng lòng tin với khách hàng, các doanh nghiệp cần triển khai những chiến lược kinh doanh cụ thể và hiệu quả Đồng thời, việc giữ gìn mối quan hệ tốt với khách hàng cũ cũng là yếu tố quan trọng giúp tăng cường sự trung thành và khuyến khích họ quay lại sử dụng dịch vụ.
Công ty cần tập trung vào việc phát triển thị trường để định hướng kinh doanh hiệu quả, thu hút đa dạng khách hàng và tối ưu hóa nguồn thu nhập.
- Trở thành nhà phân phối hàng đầu các dòng sản phẩm điện thoại, đồng hồ nổi tiếng.
- Cung cấp, giới thiệu những sản phẩm mới nhất, đa dạng về sản phẩm, hoàn hảo về chất lượng, nhiệt tình về dịch vụ.
- Thu hút nhiều nhân tài, đào tạo đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, nâng cao thu nhập, chất lượng cuộc sống cho nhân viên.
2.2 THỰC TRẠNG HTTT QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY TNHH NOLOGY VIỆT NAM
2.2.1 Thực trạng cơ sở hạ tầng HTTT của Công ty TNHH Nology Việt Nam a Phần cứng Theo điều tra, ta có bảng khảo sát tình hình phần cứng của công ty.
Bảng 2.2 Khảo sát tình hình phần cứng tại công ty Đơn vị: Chiếc
Máy tính để bàn Máy tính cá nhân Máy in Máy scan
- Mạng sử dụng: Mạng LAN Tất cả máy tính đều được kết nối trực tiếp vào mạng internet của công ty.
Nhân viên có thể chia sẻ dữ liệu qua mạng, nhưng phương thức này có nhược điểm là tính bảo mật kém và dữ liệu thường được quản lý ở dạng phân tán.
Bảng 2.3 Khảo sát hệ điều hành máy tính tại công ty Đơn vị: Chiếc
Hệ điều hành máy tính Số lượng
Công ty đã đầu tư vào phần mềm Microsoft Office bản quyền cho các phòng ban như kế toán, kỹ thuật và marketing, nhằm đảm bảo an toàn thông tin và nâng cao hiệu quả làm việc.
Bảng 2.4 Khảo sát phần mềm tin học văn phòng Microsoft office tại công ty Đơn vị: Chiếc
Công ty chuyên hoạt động trong các lĩnh vực công nghệ thông tin và thương mại điện tử, do đó, họ sử dụng nhiều phần mềm ứng dụng để hỗ trợ hiệu quả trong quản lý kinh doanh.
Bảng 2.5 Khảo sát một số phần mềm khác tại công ty
Tên phần mềm Nhà sản xuất
Phần mềm kế toán MISA
Phần mềm thiết kế Photoshop CS6
Phần mềm diệt virus BKAV
Ngoài ra, công ty còn sử dụng một số phần mềm khác:
- Phần mềm Skype, thuận tiện liên lạc, thảo luận các vấn đề giữa các bộ phận tồn tại trong công ty.
Công ty TNHH NOLOGY đang sử dụng phần mềm quản lý bán hàng từ Nhanh.vn để tối ưu hóa hoạt động kinh doanh Phần mềm này nổi bật với khả năng quản lý sản phẩm, xuất kho, bán hàng và triển khai các chương trình khuyến mại cũng như dịch vụ bảo hành sửa chữa, góp phần quan trọng vào sự phát triển của công ty Bên cạnh đó, công ty cũng đang áp dụng hệ thống mạng LAN có dây và không dây để nâng cao hiệu quả làm việc.
ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG HTTT QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY
Đội ngũ nhân viên quản lý nhân sự của công ty được đào tạo chuyên nghiệp với trình độ cao, thành thạo các công nghệ và quy trình hỗ trợ quản lý Nhân viên trẻ, năng động và dễ thích nghi với các thay đổi khi triển khai hệ thống thông tin quản lý nhân sự mới, góp phần nâng cao hiệu quả công việc Công ty cũng thường xuyên tổ chức bồi dưỡng nhân viên, giúp họ làm quen và thao tác thành thạo với các phần mềm đang được áp dụng.
Chức năng quản lý tính lương cho phép người dùng linh hoạt định nghĩa bảng lương và công thức tính lương Ngoài ra, hệ thống hỗ trợ xuất và nhập dữ liệu dưới dạng tệp tin Word và Excel, giúp quá trình nhập liệu trở nên nhanh chóng và thuận tiện.
Hệ thống tính lương giúp tính toán và quản lý lương cùng các khoản thu nhập của nhân viên một cách nhanh chóng và chính xác Tuy nhiên, hệ thống này cũng tồn tại một số nhược điểm cần được khắc phục.
Hệ thống quản lý nhân sự và tiền lương tại Công ty TNHH Nology Việt Nam mang lại nhiều lợi ích và thuận lợi, nhưng vẫn còn tồn tại một số nhược điểm và bất lợi trong quá trình áp dụng vào công việc.
Hệ thống quản lý nhân sự và tiền lương hiện tại còn thiếu tính đồng bộ, dẫn đến sự rời rạc trong quy trình làm việc Việc sử dụng phần mềm quản lý nhân sự và phần mềm quản lý tiền lương không được tích hợp chặt chẽ, gây khó khăn trong công tác quản lý.
Quản lý thời gian làm việc của nhân viên khi họ làm việc bên ngoài là một thách thức lớn, đặc biệt là trong việc theo dõi vị trí, lộ trình và hiệu quả công việc của họ Điều này có thể ảnh hưởng đến năng suất và chất lượng công việc nếu không có biện pháp giám sát hợp lý.
Việc đánh giá số lượng nhân viên trong công ty gặp nhiều khó khăn, dẫn đến việc không thể xác định chính xác hiệu quả làm việc của họ Hơn nữa, việc phân cấp quản lý nhân sự và tiền lương cũng chưa được thực hiện rõ ràng Điều này gây trở ngại trong việc kiểm tra và đánh giá các báo cáo từ nhân viên.
Việc truyền tải thông tin giữa các phòng ban hiện đang gặp nhiều khó khăn trong quản lý và đánh giá kỹ năng, sở thích cũng như trình độ của nhân viên Điều này dẫn đến việc đánh giá không chính xác và ảnh hưởng đến việc sắp xếp công việc hợp lý cho từng nhân viên.
Trong bối cảnh quản lý nhân sự hiện tại, việc bảo mật thông tin nhân sự chưa được đảm bảo an toàn, với nguy cơ cao về việc đánh cắp thông tin từ bên trong, ảnh hưởng đến chất lượng nguồn nhân lực Nguyên nhân chính là công ty chưa có phòng ban chuyên trách cho việc quản lý hệ thống thông tin và công nghệ thông tin, mà vẫn bị phụ thuộc vào các phòng ban khác, dẫn đến quy trình quản lý phức tạp và dễ xảy ra thiếu sót.
Trong hệ thống quản lý nhân sự của công ty, sự thiếu phối hợp giữa phòng hành chính nhân sự và phòng kế toán tài chính đã gây khó khăn cho lãnh đạo trong việc quản lý nhân sự và tiền lương một cách chính xác Bên cạnh đó, phần mềm quản lý nhân sự hiện tại chưa đáp ứng đủ các tính năng cần thiết như quản lý chấm công, đào tạo và hưu trí, dẫn đến sự không hiệu quả trong công tác quản lý.
ĐỀ XUẤT ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN HTTT QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY TNHH NOLOGY VIỆT NAM
ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN HTTT QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG
Quản lý hiệu quả là yếu tố then chốt cho sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp, không chỉ đơn thuần là kinh doanh tốt Doanh nghiệp cần thiết lập quy tắc và kế hoạch cụ thể, đồng thời tận dụng công nghệ tiên tiến để tạo lợi thế cạnh tranh Khi công nghệ mới ra đời, các doanh nghiệp phải đánh giá lại hệ thống thông tin hiện tại để đảm bảo tính hiệu quả Đặc biệt, khi có phần mềm quản lý mới với nhiều ưu điểm nổi bật, tổ chức cần rà soát và điều chỉnh các chương trình hiện có nhằm đáp ứng yêu cầu mới và tối ưu hóa quy trình quản lý.
Trong quá trình khảo sát tại Công ty TNHH Nology Việt Nam, chúng tôi nhận thấy hệ thống thông tin quản lý nhân sự hiện tại không đáp ứng đầy đủ các tính năng cần thiết như quản lý tuyển dụng, đào tạo, quá trình công tác của nhân viên và chấm công Dựa trên những phân tích và đánh giá này, chúng tôi đề xuất một số định hướng phát triển phần mềm quản lý nhân sự mới nhằm cải thiện hiệu quả quản lý tại công ty.
Cần thường xuyên cập nhật và nâng cấp các chương trình trong hệ thống quản lý nhân sự của công ty, đồng thời tìm kiếm và phát hiện các khuyết điểm cũng như lỗi trong quá trình quản lý và sử dụng hệ thống để nâng cao hiệu quả hoạt động.
- Chức năng quản lý hồ sơ nhân viên: Điều chỉnh thông tin nhân viên, cập nhật, tìm kiếm, tra cứu thông tin nhân viên.
Chức năng quản lý hợp đồng lao động cho phép theo dõi tình trạng hợp đồng, xác định thời gian bắt đầu làm việc và ghi nhận thâm niên công tác của nhân viên.
Chức năng quản lý khen thưởng đóng vai trò quan trọng trong việc đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên Nhân viên phòng nhân sự có trách nhiệm cập nhật thông tin khen thưởng vào hệ thống, đảm bảo quá trình này diễn ra một cách chính xác và hiệu quả.
Chức năng quản lý lương cho phép tính lương và thưởng theo quy định của công ty Nhân viên có thể tạm ứng lương vào đầu hoặc giữa tháng, và mọi thông tin sẽ được cập nhật chi tiết vào hệ thống mỗi tháng.
Chức năng thống kê báo cáo trong quản lý nhân sự giúp giám đốc nắm bắt tình hình lương, chấm công và thưởng phạt tại các phòng ban.
Chức năng chấm công cho phép người dùng nhập bảng chấm công theo ngày, tháng để so sánh dữ liệu chấm công với ca làm việc và các ngày nghỉ lễ, từ đó tính toán chính xác ngày công.
Phòng nhân sự có trách nhiệm quản lý quá trình công tác của nhân viên bằng cách cập nhật thông tin về phòng ban, chức vụ và hệ số lương mỗi khi có sự thuyên chuyển công tác hoặc thay đổi phòng ban.
- Chức năng quản lý tuyển dụng, đào tạo: Cập nhật trình độ học vấn và hệ đào tạo của nhân viên
ĐỀ XUẤT HƯỚNG PHÁT TRIỂN HTTT QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY TNHH NOLOGY VIỆT NAM
3.2.1 Phân tích và đặc tả yêu cầu HTTT quản lý nhân sự tại Công ty TNHH Nology Việt Nam a Xác định yêu cầu của hệ thống Để việc quản lý nhân viên của công ty được đơn giản, nhanh chóng và chính xác, HTTT quản lý nhân sự cho công ty TNHH Nology Việt Nam phải đạt được những yêu cầu sau:
- Quản trị hệ thống phân quyền theo từng phòng ban, chức vụ gồm có đăng nhập và đổi mật khẩu.
- Quản lý hợp đồng lao động: Theo dõi tình trạng hợp đồng lao động, xác định được thời gian bắt đầu làm việc, theo dõi thâm niên công tác.
- Quản lý hồ sơ nhân viên: Phần mềm cho phép cập nhật, tìm kiếm thông tin nhân viên khi cần thiết.
- Quản lý khen thưởng, kỷ luật: Phần mềm cho phép thêm, sửa, xóa quá trình khen thưởng, kỷ luật cho nhân viên trong công ty.
- Quản lý lương: Thực hiện chấm công, tính lương cho nhân viên: thêm mới, sửa và xóa bảng lương theo yêu cầu.
- Chức năng báo cáo phục vụ công tác quản trị
- Quản lý quá trình công tác: Cho phép cập nhật lại phòng ban, chức vụ, hệ số lương cho nhân viên khi có sự thuyên chuyển công tác.
- Quản lý tuyển dụng, đào tạo cho nhân viên: Quản lý hồ sơ tuyển dụng, quá trình đào tạo nhân viên.
- Phần mềm có khả năng lưu trữ dữ liệu an toàn, có khả năng mở rộng, nâng cấp
Phần mềm có giao diện thân thiện, hỗ trợ tiếng Việt, với các màn hình xử lý tương đồng và tiêu đề, thông báo rõ ràng, dễ hiểu Các chức năng được sắp xếp hợp lý, giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm Để làm việc tại công ty, nhân viên cần nộp hồ sơ theo quy định tuyển dụng và tham gia vòng phỏng vấn Nếu ứng viên phù hợp, họ sẽ được tuyển dụng Thông tin tuyển dụng bao gồm mã ứng viên, tên ứng viên và vị trí ứng tuyển, trong khi công ty sẽ xếp lịch phỏng vấn với thông tin về thời gian, địa điểm và vị trí ứng tuyển.
Sau khi được tuyển dụng, nhân viên sẽ ký hợp đồng lao động với công ty và thông tin cá nhân như mã nhân viên, tên, ngày sinh, quê quán, giới tính, địa chỉ và số điện thoại sẽ được lưu trữ trong hồ sơ nhân viên Nhân viên được phân chia theo phòng ban, giữ các chức vụ khác nhau và được áp dụng các chính sách kỷ luật cũng như khen thưởng riêng biệt.
Sau khi ký hợp đồng, nhân viên sẽ tham gia chương trình đào tạo do công ty tổ chức Thông tin chi tiết về khóa đào tạo bao gồm thời gian bắt đầu và kết thúc, địa điểm diễn ra cũng như nội dung chương trình đào tạo.
Hợp đồng lao động là tài liệu quan trọng được lưu trữ cùng với hồ sơ nhân viên, bao gồm các thông tin cá nhân, thông tin công ty, ngày ký, thời hạn hợp đồng, công việc, chế độ làm việc, cũng như quyền và nghĩa vụ của cả người lao động và người sử dụng lao động.
Hệ thống chấm công ghi nhận thông tin về ngày làm việc và ngày nghỉ của nhân viên, bao gồm cả ngày nghỉ có phép và không phép Nó cũng tính toán lương cho nhân viên dựa trên số ngày công, các khoản phụ cấp và khấu trừ.
Trong quá trình làm việc, mọi thay đổi về phòng ban hoặc chuyển công tác của nhân viên sẽ được phòng nhân sự cập nhật và điều chỉnh trên hệ thống Thông tin liên quan đến quá trình công tác bao gồm mã quá trình công tác, mã nhân viên, mã phòng ban, ngày bắt đầu công tác và ngày chuyển.
Phòng nhân sự có nhiệm vụ cập nhật thông tin về khen thưởng và kỷ luật của nhân viên vào hệ thống, từ đó làm cơ sở để lập bảng lương Các thông tin cần thiết bao gồm mã khen thưởng kỷ luật, mã nhân viên, lý do, mức khen thưởng kỷ luật và ngày thực hiện khen thưởng hoặc kỷ luật.
Hệ thống hỗ trợ chức năng báo cáo để lập báo cáo gửi giám đốc và các chức năng tra cứu khi cần tra cứu.
3.2.2 Phân tích HTTT quản lý nhân sự cho Công ty TNHH Nology Việt Nam 3.2.2.1 Xác định các tác nhân, đặc tả hệ thống
Bảng 3.1 Xác định các tác nhân, usecase, và đặc tả vắn tắt
Tác nhân Ca sử dụng Mô tả
Nhân viên quản lý nhân sự cần có tài khoản đăng nhập bao gồm tên người dùng và mật khẩu để truy cập vào hệ thống Sau khi đăng nhập, họ có thể sử dụng các chức năng của hệ thống để thực hiện các nhiệm vụ quản lý nhân sự hiệu quả.
Quản lý hồ sơ nhân viên Nhân viên quản lý nhân sự có thể tìm kiếm, xem, thêm, sửa, xóa thông tin hồ sơ nhân viên.
Quản lý hợp đồng lao động Nhân viên quản lý nhân sự tiến hành thêm, sửa, xóa hợp đồng, hoãn hay hủy hợp đồng lao động.
Quản lý tuyển dụng và đào tạo cho phép nhân viên quản lý nhân sự dễ dàng cập nhật, thêm, sửa và xóa thông tin ứng viên, đồng thời theo dõi lịch phỏng vấn và lịch đào tạo một cách hiệu quả.
Quản lý khen thưởng kỷ luật Nhân viên quản lý nhân sự có nhiệm vụ thêm mới, sửa, xóa khen thưởng kỷ luật của nhân viên.
Quản lý quá trình công tác của nhân viên
Nhân viên quản lý nhân sự có nhiệm vụ cập nhật lại phòng ban, chức vụ, hệ số lương cho nhân viên có sự thuyên chuyển công tác.
Quản lý bảng chấm công Nhân viên quản lý nhân sự cập nhật bảng chấm công theo từng phòng ban vào hệ thống.
Báo cáo thông tin nhân sự Thống kê báo cáo tình hình nhân sự các phòng ban cho giám đốc công ty.
Cập nhật bảng lương Nhân viên kế toán lập, thêm mới, sửa, xóa bảng lương theo yêu cầu của công ty.
Báo cáo thông tin lương Thực hiện việc báo cáo lương hàng tháng, quý, năm cho ban giám đốc.
Giám đốc có thể xem báo cáo nhân sự và tra cứu thông tin chi tiết về nhân viên, cũng như kiểm tra báo cáo lương để nắm rõ tình hình tài chính Trong khi đó, nhân viên có quyền truy cập vào hồ sơ cá nhân của mình để theo dõi các thông tin liên quan.
Nhân viên công ty đăng nhập vào hệ thống xem thông tin hồ sơ nhân viên
Xem bảng lương Nhân viên công ty đăng nhập vào hệ thống xem thông tin lương
3.2.2.2 Biểu đồ usecase a Biểu đồ usecase tổng quát
Biểu đồ 3.1 Biểu đồ usecase tổng quát b Usecase phân rã tác nhân Nhân viên quản lý nhân sự
Biểu đồ 3.2 Usecase phân rã tác nhân Nhân viên quản lý nhân sự (Phụ lục 1) c Usecase phân rã tác nhân Nhân viên kế toán
Biểu đồ 3.3 Usecase phân rã tác nhân Nhân viên kế toán (Phụ lục 1) d Usecase phân rã tác nhân Giám đốc
Biểu đồ 3.4 Usecase phân rã tác nhân Giám đốc (Phụ lục 1) e Usecase phân rã tác nhân Nhân viên
Biểu đồ 3.5 Usecase phân rã tác nhân Nhân viên (Phụ lục 1) f Usecase quản lý hồ sơ nhân viên
Biểu đồ 3.6 Usecase quản lý hồ sơ nhân viên (Phụ lục 1) g Usecase quản lý hợp đồng lao động
Biểu đồ 3.7 Usecase quản lý hợp đồng lao động (Phụ lục 1) h Usecase quản lý tuyển dụng đào tạo
Biểu đồ 3.8 Usecase quản lý tuyển dụng đào tạo (Phụ lục 1) i Usecase quản lý khen thưởng kỷ luật
Biểu đồ 3.9 Usecase quản lý khen thưởng kỷ luật (Phụ lục 1) j Usecase quản lý quá trình công tác của nhân viên
Biểu đồ 3.10 Usecase quản lý quá trình công tác của nhân viên (Phụ lục 1) k Usecase quản lý chấm công
Biểu đồ 3.11 Usecase quản lý chấm công (Phụ lục 1) l Usecase cập nhật bảng lương
Biểu đồ 3.12 Usecase cập nhật bảng lương (Phụ lục 1)
3.2.2.3 Biểu đồ lớp a Xác định các thực thể PHONGBAN (MaPB, TenPB, SDT) HOPDONGLD (MaHDLD, LoaiHDLD, NgaykyT, Thoihan, Congviec, Chucvu, Chedo, MucLuong)
CHUCVU (MaCV, TenCV) LICHPHONGVAN (MaLPV, NgayPV, Noidung, Ketqua) UNGVIEN (MaUV, TenUV, Gioitinh, NgaySinh, DiaChi, SDT, Vitriungtuyen, MaLPV)
HOSONHANVIEN (MaNV, TenNV, CMND, NgaySinh, GioiTinh, SDT, Mail, DiaChi)
BANGCHAMCONG (MaBCC, MaNV, Thang, Nam, SoNgayCong, NghiPhep)
BANGLUONG (MaBL, TongLuong, TongBHXH, TongBHYT, PhuCap, ThueTN, GhiChu)
CT_BANGLUONG (MaNV, MaBL, HeSoLuong, SoBHXH, SoBHYT, PhuCap, ThueTN, GhiChu)
KTKL (MaKTKL, MaNV, LyDo, MucKTKL, NgayKTKL) QTDAOTAO (MaQTDT, MaNV, NgayBatDau, NgayKetThuc, DiaDiem, ChuyenMon)
QTCONGTAC (MaQTCT, MaNV, MaPB, MaCV, NgayDen, NgayChuyen) b Mối quan hệ giữa các thực thể
Bảng 3.2 Mối quan hệ giữa các thực thể
BANGLUONG – CT_BANGLUONG QTCONGTAC – CHUCVU
HOSONHANVIEN - QTDAOTAO c Biểu đồ lớp chi tiết
Biểu đồ 3.13 Biểu đồ lớp chi tiết (Phụ lục 1)
3.2.2.4 Biểu đồ trạng thái a Biểu đồ trạng thái đăng nhập
Biểu đồ 3.14 Biểu đồ trạng thái đăng nhập (Phụ lục 1) b Biểu đồ trạng thái lớp ứng viên – chức năng cập nhật thông tin ứng viên
Biểu đồ 3.15 thể hiện trạng thái lớp ứng viên và quy trình cập nhật thông tin ứng viên, đồng thời cũng mô tả trạng thái lớp nhân viên và cách thức cập nhật hồ sơ nhân viên.
Biểu đồ 3.16 Biểu đồ trạng thái lớp Nhân viên – Cập nhật thông tin nhân viên (Phụ lục 1)
3.2.2.5 Biểu đồ tuần tự a Biểu đồ tuần tự chức năng đăng nhập
Biểu đồ 3.17 Biểu đồ tuần tự chức năng đăng nhập (Phụ lục 1) b Biểu đồ tuần tự Tìm kiếm hồ sơ nhân viên
Biểu đồ 3.18 Biểu đồ tuần tự chức năng Tìm kiếm hồ sơ nhân viên (Phụ lục 1) c Biểu đồ tuần tự Thêm hồ sơ nhân viên
Biểu đồ 3.19 Biểu đồ tuần tự chức năng Thêm hồ sơ nhân viên (Phụ lục 1)
3.2.2.6 Biểu đồ hoạt động a Hoạt động đăng nhậpBước 1 Trên giao diện quản trị hệ thống, người dùng chọn đăng nhậpBước 2 Nhập tên tài khoản và password
Bước 3 Chọn đăng nhập Bước 4 Hệ thống tiếp nhận thông tin, kiểm tra tài khoản và password của người dùng
Bước 5 Nếu hợp lệ, hệ thống chấp nhận đăng nhập, hiển thị thông báo đăng nhập thành công.
Để thêm thông tin hồ sơ nhân viên, người dùng cần thực hiện các bước sau: Đầu tiên, đăng nhập vào hệ thống Sau khi đăng nhập thành công, giao diện HOSONHANVIEN sẽ xuất hiện, cho phép người dùng yêu cầu thêm thông tin cần thiết.
Bước 3 Nhập thông tin thêm vào Bước 4 Kiểm tra dữ liệu
Để xóa hồ sơ nhân viên, người dùng cần thực hiện các bước sau: Bước 1 là đăng nhập vào hệ thống Sau khi đăng nhập thành công, giao diện xóa hồ sơ nhân viên sẽ xuất hiện, cho phép người dùng yêu cầu xóa hồ sơ cần thiết.
Bước 3 Truy vấn tới hồ sơ cần xóa Bước 4 Hệ thống kiểm tra tính chính xác của thông tin cần xóa Bước 5 Hiển thị thông tin cần xóa
Biểu đồ 3.21 Biểu đồ hoạt động xóa hồ sơ nhân viên (Phụ lục 1)
3.2.3 Thiết kế HTTT quản lý nhân sự cho Công ty TNHH Nology Việt Nam 3.2.3.1 Thiết kế CSDL a Bảng lịch phỏng vấn
Bảng 3.4 Thiết kế CSDL lịch phỏng vấn
Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Chú thích
MaLPV Text Mã lịch phỏng vấn
NgayPV date Ngày phỏng vấn
Ketqua Text Kết quả b Bảng ứng viên
Bảng 3.5 Thiết kế CSDL ứng viên
Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Chú thích
MaUV Text Mã ứng viên
TenUV Text Tên ứng viên
SDT number Số điện thoại
Vitriungtuyen Text Vị trí ứng tuyển
MaLPV Text Mã lịch phỏng vấn c Bảng hồ sơ nhân viên
Bảng 3.6 Thiết kế CSDL hồ sơ nhân viên
Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Chú thích
MaNV Text Mã nhân viên
TenNV Text Tên nhân viên
CMND number Chứng minh nhân dân
SDT number Số điện thoại
DiaChi Text Địa chỉ d Bảng quá trình đào tạo
Bảng 3.7 Thiết kế CSDL quá trình đào tạo
Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Chú thích
MaQTDT Text Mã quá trình công tác
MaNV Text Mã nhân viên
NgayBatDau date Ngày bắt đầu
NgayKetThuc date Ngày kết thúc
ChuyenMon Text Chuyên môn e Bảng quá trình công tác
Bảng 3.8 Thiết kế CSDL quá trình công tác
Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Chú thích
MaQTCT Text Mã quá trình công tác
MaNV Text Mã nhân viên
MaPB Text Mã phòng ban
MaCV Text Mã chức vụ
NgayChuyen date Ngày chuyển f Bảng khen thưởng kỷ luật
Bảng 3.9 Thiết kế CSDL khen thưởng kỷ luật
Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Chú thích
MaKTKL Text Mã khen thưởng kỷ luật
MaNV Text Mã nhân viên
MucKTKL number Mức khen thưởng kỷ luật
NgayKTKL date Ngày khen thưởng kỷ luật g Bảng Chức vụ
Bảng 3.10 Thiết kế CSDL chức vụ Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Chú thích
MaCV Text Mã chức vụ
TenCV Text Tenen chức vụ h Bảng bảng chấm công
Bảng 3.11 Thiết kế CSDL bảng chấm công
Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Chú thích
MaBCC Text Mã bảng chấm công
MaNV Text Mã nhân viên
SoNgayCong number Số ngày công
NghiPhep number Nghỉ phép i Bảng bảng lương
Bảng 3.12 Thiết kế CSDL bảng lương
Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Chú thích
MaBL Text Mã bảng lương
TongBHXH number Tổng bảo hiểm xã hội
TongBHYT number Tổng bảo hiểm y tế
ThueTN number Thuế thu nhập
GhiChu Text Ghi chú j Bảng chi tiết bảng lương
Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Chú thích
MaNV Text Mã nhân viên
MaBL Text Mã bảng lương
HeSoLuong number Hệ số lương
SoBHXH number Số bảo hiểm xã hội
SoBHYT number Số bảo hiểm y tế
ThueTN number Thuế thu nhập
3.2.3.2 Thiết kế form giao diện a Form đăng nhập tài khoản
Hình 3.1 Form đăng nhập tài khoản (Phụ lục 2) b Form hệ thống quản lý nhân sự
Hình 3.2 Form hệ thống quản lý nhân sự (Phụ lục 2) c Form hồ sơ nhân viên
Hình 3.3 Form hồ sơ nhân viên (Phụ lục 2) d Form quản lý hợp đồng lao động
Hình 3.4 Form hợp đồng lao động (Phụ lục 2) e Form quản lý khen thưởng kỷ luật
MỘT SỐ KIẾN NGHỊ
Chiêu mộ nguồn nhân lực là quá trình quan trọng nhằm đảm bảo công ty có đủ số lượng và chất lượng nhân viên Để thực hiện điều này, công ty cần xây dựng kế hoạch hóa nhân lực, tổ chức biên chế hợp lý và thiết lập các chế độ đãi ngộ phù hợp Ngoài ra, việc cung cấp chế độ bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế cho người lao động, cũng như đảm bảo an toàn lao động và trang bị đầy đủ thiết bị làm việc là rất cần thiết để tạo môi trường làm việc hiệu quả.
Công ty cần tập trung vào việc đào tạo và phát triển nguồn nhân lực, đảm bảo rằng tất cả nhân viên đều sở hữu kỹ năng và trình độ cần thiết để hoàn thành công việc Ngoài việc triển khai các chương trình đào tạo mới, cần thiết phải có các chương trình đào tạo lại phù hợp với nhu cầu sản xuất kinh doanh và kế hoạch đổi mới.
Công ty cần tăng cường đầu tư vào công nghệ thông tin (CNTT) và mua thêm các phần mềm ứng dụng để cải thiện hiệu quả của hệ thống quản trị nhân sự.
Để đảm bảo tiến độ công việc đạt hiệu quả cao, cần duy trì liên lạc chặt chẽ với công ty phát triển phần mềm nhằm thường xuyên cập nhật tình hình hệ thống, kịp thời khắc phục và sửa chữa các vấn đề phát sinh.
Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý nhân sự nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý ngày càng cao của công ty, bao gồm các chức năng và danh mục thiết yếu Hệ thống này sẽ tối ưu hóa quy trình quản lý nhân sự, nâng cao hiệu quả làm việc và hỗ trợ các quyết định quản lý chiến lược.
- Tăng cường cơ sở hạ tầng và cơ sở vật chất, đảm bảo cho HTTT quản lý nhân sự của Công ty hoạt động ổn định.
Trong bối cảnh công nghệ số hiện nay, tin học hóa quản lý là cần thiết để các tổ chức, doanh nghiệp xử lý khối lượng dữ liệu lớn và giải quyết các bài toán phức tạp Quản lý nhân sự, đặc biệt, được lãnh đạo doanh nghiệp chú trọng nhằm đảm bảo sự phát triển bền vững Công ty TNHH Nology Việt Nam đã nhận thức rõ tầm quan trọng của việc quản lý nguồn lực để phát huy năng lực sáng tạo của nhân viên Mặc dù ban đầu công tác quản lý chưa hiệu quả, nhưng qua thời gian nghiên cứu, công ty đã có những cải tiến đáng kể Tuy nhiên, vẫn còn một số hạn chế ảnh hưởng đến sự phát triển tương lai Đề tài “Phân tích và thiết kế HTTT quản lý nhân sự cho Công ty TNHH Nology Việt Nam” đã góp phần giải quyết những vấn đề này và đáp ứng xu hướng phát triển của nền kinh tế thị trường Trong quá trình thực hiện khóa luận tốt nghiệp, tác giả nhận thức được những thiếu sót và mong nhận được ý kiến đóng góp để hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
- Usecase phân rã tác nhân Nhân viên quản lý nhân sự
- Usecase phân rã tác nhân Nhân viên kế toán
- Usecase phân rã tác nhân Giám đốc
- Usecase phân rã tác nhân Nhân viên
- Usecase quản lý hồ sơ nhân viên
- Usecase quản lý hợp đồng lao động
- Usecase quản lý tuyển dụng đào tạo
- Usecase quản lý khen thưởng kỷ luật
- Usecase quản lý quá trình công tác của nhân viên
- Usecase quản lý chấm công
- Usecase cập nhật bảng lương
- Biểu đồ lớp chi tiết
- Biểu đồ trạng thái đăng nhập
- Biểu đồ trạng thái lớp ứng viên – Cập nhật thông tin ứng viên
- Biểu đồ trạng thái lớp Nhân viên – Cập nhật thông tin nhân viên
- Biểu đồ tuần tự chức năng đăng nhập
- Biểu đồ tuần tự chức năng Tìm kiếm hồ sơ nhân viên
- Biểu đồ tuần tự chức năng Thêm hồ sơ nhân viên
- Biểu đồ hoạt động Đăng nhập
- Biểu đồ hoạt động thêm thông tin hồ sơ nhân viên
- Biểu đồ hoạt động xóa hồ sơ nhân viên
- Form đăng nhập tài khoản
- Form hệ thống quản lý nhân sự
- Form hồ sơ nhân viên
- Form hợp đồng lao động
- Form quản lý khen thưởng kỷ luật
PHỤ LỤC 3 PHIẾU ĐIỀU TRA TẠI CÔNG TY TNHH NOLOGY VIỆT NAM
1 Em cam kết giữ bí mật các thông tin riêng của công ty và chỉ dùng thông tin cung cấp tại phiếu điều tra này cho mục đích làm báo cáo thực tập và khóa luận tốt nghiệp.
2 Với những câu hỏi đã có sẵn phương án trả lời, xin chọn câu trả lời thích hợp bằng cách đánh dấu X vào ô tương ứng.
1 THÔNG TIN CHUNG VỀ DOANH NGHIỆP
Trụ sở chính doanh nghiệp ………
Năm thành lập doanh nghiệp: Điện thoại: ……… ………
Thông tin liên hệ của người điền phiếu
Họ và tên: Nam/Nữ: Năm sinh:
Công ty THHH Công ty Cổ phần
Doanh nghiệp tư nhân Công ty hợp danh Loại hình khác
Ngành nghề kinh doanh chính
Thiết bị điện tử và viễn thông Thương mại, dịch vụ Ngành sản xuất khác (Nếu có ghi cụ thể):
2 Cơ sở hạ tầng HTTT của Công ty a Phần cứng
3 Tổng số máy tính để bàn: ……(chiếc)
4 Tổng số máy tính xách tay: ……(chiếc)
5 Tổng số máy tính có kết nối Internet: …… (chiếc)
7 Trang thiết bị phần cứng có đáp ứng đủ nhu cầu hoạt động của Công ty hay không?
8 Bạn có muốn công ty nâng cấp hệ thống phần cứng tốt hơn?
1 Các ứng dụng cơ bản đã được triển khai tại công ty
Hệ điều hành khác nhau cung cấp nền tảng cho các phần mềm văn phòng như MS Office và các phần mềm văn phòng khác Ngoài ra, phần mềm tài chính kế toán, quản lý bán hàng, quản lý nhân sự, quản trị dự án, và quản lý khách hàng cũng rất quan trọng trong việc tối ưu hóa quy trình làm việc Cuối cùng, phần mềm ERP đóng vai trò then chốt trong việc tích hợp và quản lý toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp.
Phần mềm khác (ghi rõ)
2 Công ty sử dụng các phần mềm tin học văn phòng nào?
Microsoft Office 2007 Microsoft Office 2010 Microsoft Office 2013
3 Mức độ sử dụng các phần mềm văn phòng cho công việc thực tế tại phòng ban:
4 Các ứng dụng phần mềm trong công ty có đáp ứng được hết nhu cầu sử dụng phục vụ cho công việc không?
5 Theo bạn, công ty có cần bổ sung những thêm phần mềm hỗ trợ không?
Có Không Nếu có, phần mềm đó là: c Mạng máy tính
1 Công ty đang sử dụng loại mạng gì?
2 Công ty sử dụng mạng do nhà mạng nào cung cấp?
3 Chất lượng mạng đang sử dụng Ổn định Không ổn định Kém
4 Wifi công ty sử dụng chuẩn nào? Đường truyền có đảm bảo an toàn tuyệt đối?
5 Hệ thống mạng đã bị tấn công bao giờ chưa? Nếu có, Công ty đã có những biện pháp gì? Đã có Chưa có Nếu có, biện pháp khắc phục là gì?
6 Hệ thống mạng của công ty đã có hệ thống an ninh mạng chưa (tường lửa, phòng chống virus…? Đã có Chưa có
7 Hệ thống mạng của công ty đã có hệ thống an toàn dữ liệu chưa? (định kỳ ghi dữ liệu vào các thiết bị: ổ cứng/băng/đĩa từ) Đã có Chưa có d Cơ sở dữ liệu và hoạt động quản trị cơ sở dữ liệu
1 Dữ liệu được lưu trữ dưới dạng nào?
Tập trung Phân tán Cả hai
2 Dữ liệu được tổ chức Trong cơ sở dữ liệu Tập tin riêng rẽ
3 Phương pháp thu thập dữ liệu được công ty sử dụng?
Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp
First Normal Form (1NF) Second Normal Form (2NF) Third Nomal Form (3NF) Boyce-Codd Normal Form (BCNF)
5 Mô hình cơ sở dữ liệu của công ty là gì?
Mô hình CSDL thứ bậc
Mô hình CSDL quan hệ
6 Những thông tin nào của doanh nghiệp được lưu trữ trong CSDL?
Nhân sự Khách hàng Nhà cung cấp Các thông tin khác
7 Việc tìm thông tin trên CSDL có dễ dàng không?
8 Các thông tin được lưu trữ trong CSDL có từng bị mất do hệ thống an toàn bảo mật chưa tốt?
9 Bạn có nghĩ công ty nên nâng cấp thêm CSDL mới?
10 Hệ quản trị CSDL công ty đang sử dụng?
Oracle SQL Server Microsoft Access Khác:
11 Hoạt động quản trị CSDL diễn ra như thế nào? Quy trình ra sao?
12 Việc cập nhật dữ liệu lên CSDL có được diễn ra thường xuyên?
13 Quy trình lưu trữ dữ liệu có hoạt động thông suốt và chính xác?
14 Vấn đề đảm bảo CSDL toàn vẹn, bảo mật được quan tâm như thế nào?
1 Nội dung website của công ty là gì?
Bán hàng hóa, dịch vụ qua mạng
Hỗ trợ khách hàng qua mạng Trao đổi, hỏi đáp, góp ý Tìm kiếm trong Website Bản đồ công ty
Chính sách bảo vệ bí mật thông tin cá nhân (privacy) Phần tin bằng tiếng anh
Tất cả các nội dung trên Khác (Liệt kê chi tiết):
2 Cấu trúc của website là gì?
3 Website được xây dựng trên ngôn ngữ nào?
PHP MySQL Javascript ASP.net C#
4 Tần suất cập nhật website?
Hàng ngày Hàng tuần Hàng tháng Không thường xuyên
3 Quản trị HTTT và hoạt động TMĐT a Quản trị HTTT
1 Theo anh/chị, việc ứng dụng HTTT tại công ty có cần thiết?
2 Nguồn nhân lực về HTTT của công ty ra sao?
3 Hoạt động và quy trình xử lý thông tin của hệ thống thế nào?
4 Theo anh/chị, những thuận lợi và khó khăn trong việc ứng dụng CNTT, HTTT tại công ty là gì?
5 Anh/chị hãy đánh giá hoạt động của HTTT mà công ty đang sử dụng như thế nào?
Hoạt động tốt, hiệu quả cao Hay gặp trục trặc, hoạt động không hiệu quả Ý kiến khác:
6 Phần mềm sử dụng để quản trị HTTT như thế nào?
7 Đánh giá khả năng quản trị HTTT của công ty? Độ chuyên nghiệp cao Độ chuyên nghiệp khá cao Độ chuyên nghiệp thấp Độ chuyên nghiệp rất thấp b Hoạt động TMĐT
1 Công ty có sử dụng wbsite với mục để kinh doanh thương mại điện tử hay không?
Có Không Nếu có, mô hình kinh doanh TMĐT mà công ty sử dụng là gì, chỉ rõ?
2 Tần suất cập nhật của Website Hàng ngày Hàng tuần Hàng tháng Không thường xuyên
3 Số lượng nhân viên phụ trách website (gồm kỹ thuật, quản trị thông tin, kinh doanh…)
4 Website thích hợp với phiên bản mobile không?
5 Công ty quảng cáo webiste như thế nào?
Các công cụ tìm kiếm Viết bài SEO
Mạng xã hội Báo điện tử Phương tiện khác Chưa có hoạt động quảng cáo
6 Hoạt động giao hàng, bán hàng và thanh toán được diễn ra như thế nào?
7 Hình thức thanh toán khi mua hàng trên website là gì?
Thẻ tín dụng Cổng thanh toán Giao hàng và tiến hành thu tiền
8 Lứa tuổi khách hàng mà website hướng tới?
9 Hiệu quả của việc quảng cáo website mang lại:
10 Doanh thu mà website mang lại thế nào? Ổn định Không ổn định
4 Các câu hỏi liên quan tới hoạt động quản lý nhân sự
1 Nhu cầu về nguồn nhân lực CNTT của công ty?
Không có nhu cầu Bình thường Nhu cầu lớn
Ban lãnh đạo công ty có quan tâm đến vấn đề quản lý nhân sự của mình không?
2 Công ty có đang sử dụng phần mềm nào để quản lý nhân sự không?
3 Nếu chưa có, công ty có muốn một phần mềm quản lý nhân sự không?
4 Nếu có, phần mềm quản lý nhân sự của công ty là:
Tự xây dựng Mua ngoài
5 Phương pháp quản lý nhân sự của công ty là gì?
6 Hệ thống quản lý nhân sự có tích hợp được với phần mềm quản lý nhân sự?
7 Việc quản lý nhân sự bằng phương pháp hiện tại có thật sự hiệu quả?
Có Không Nếu có, nêu những hiệu quả đó là gì? ………
Mức độ hài lòng về HTTT quản lý nhân sự tại công ty?
Hài lòng Bình thường Không hài lòng
8 Mức độ hài lòng về chức năng quản lý hồ sơ nhân viên?
Hài lòng Bình thường Không hài lòng
9 Mức độ hài lòng về chức năng quản lý khen thưởng, kỷ luật?
Hài lòng Bình thường Không hài lòng
10 Mức độ hài lòng về chức năng quản lý lương?
Hài lòng Bình thường Không hài lòng
11 Mức độ hài lòng về chức năng thống kê báo cáo?
Hài lòng Bình thường Không hài lòng
12 Nhu cầu xây dựng HTTT quản lý nhân sự mới?
Cần thiết Bình thường Không cần thiết
