TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU
Tính cấp thiết của đề tài
Hiện nay, phần mềm kế toán đã trở thành giải pháp phổ biến cho các doanh nghiệp, giúp khắc phục những vấn đề liên quan đến nhân lực trong lĩnh vực kế toán một cách hiệu quả.
Trước đây, kế toán thường gặp khó khăn về thời gian và dễ xảy ra sai sót trong công việc Tuy nhiên, nhờ vào sự hỗ trợ của phần mềm kế toán hiện đại, người dùng có thể giảm thiểu tối đa thời gian chỉnh sửa dữ liệu, sổ sách và báo cáo, từ vài ngày xuống chỉ còn vài phút.
Mặt khác, công tác kế toán thủ công đòi hỏi cần nhiều nhân sự làm kế toán.
Phần mềm kế toán tự động hóa các quy trình lưu trữ, tính toán, tìm kiếm và xuất báo cáo, giúp tiết kiệm nhân sự và thời gian, từ đó giảm thiểu chi phí đáng kể cho doanh nghiệp.
So với việc dùng nhiều nhân sự để ghi chép hạch toán hàng ngày, phần mềm kế toán có thể:
Sản xuất tài liệu tự động giúp nhanh chóng và chính xác trong việc tạo ra hoá đơn, ghi chú tín dụng, đơn đặt hàng, báo cáo in ấn và các tài liệu biên chế, tất cả đều được thực hiện một cách tự động.
Các chương trình kế toán mang lại độ chính xác cao, giúp giảm thiểu lỗi trong quá trình xử lý dữ liệu Sai sót chủ yếu xảy ra do việc nhập dữ liệu không chính xác hoặc thông tin sai lệch từ ban đầu.
Thông tin các hồ sơ kế toán sẽ được tự động cập nhật, đảm bảo rằng số dư tài khoản, chẳng hạn như tài khoản khách hàng, luôn được cập nhật kịp thời.
Sử dụng hiệu quả tài nguyên và thời gian sẽ cải thiện dòng tiền, nhờ vào việc thu nợ tốt hơn và kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả.
Phần mềm kế toán trên máy vi tính giúp tiết kiệm chi phí bằng cách giảm thời gian nhân viên làm tài khoản và giảm chi phí kiểm toán Hệ thống này đảm bảo hồ sơ được tổ chức gọn gàng, luôn được cập nhật và chính xác.
Bên cạnh đó, việc sử dụng giải pháp phần mềm kế toán giúp các doanh nghiệp giải quyết bài toán về dùng người, cụ thể:
Việc cập nhật thông tin về chế độ kế toán hiện hành thường không kịp thời, đặc biệt là đối với các kế toán viên mới vào nghề và thiếu kinh nghiệm.
Việc thay đổi nhân sự trong doanh nghiệp có thể xảy ra vì nhiều lý do, nhưng hiện nay quy trình này đã trở nên đơn giản hơn rất nhiều, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí đáng kể.
Ngày càng nhiều doanh nghiệp nhận thấy lợi ích của việc đầu tư vào phần mềm kế toán để nâng cao hiệu quả công việc Lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp phụ thuộc vào quy mô, ngành nghề và ngân sách của từng doanh nghiệp Công ty cổ phần ACS Solutions, được thành lập năm 2008, đã trở thành một trong những công ty hàng đầu tại Việt Nam trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ quản lý cân xe tải và hệ thống People Counting, với sản phẩm chiếm lĩnh thị trường nội địa.
Mặc dù đã đạt được những thành công ban đầu, công ty đối mặt với nhiều khó khăn do việc sử dụng phần mềm kế toán không hiệu quả, dẫn đến tình trạng tính toán sai và thất thoát tài sản Để khắc phục những vấn đề này, công ty đã quyết định phát triển và triển khai một phần mềm kế toán mới Tuy nhiên, hiện tại, quy trình triển khai vẫn đang trong giai đoạn đầu và đội ngũ nhân viên trong bộ phận kế toán còn thiếu kinh nghiệm cũng như năng lực cần thiết để xây dựng một quy trình kế toán hiệu quả.
Công ty CỔ PHẦN ACS SOLUTIONS đang đối mặt với thách thức trong việc xây dựng và triển khai phần mềm kế toán hiệu quả Mặc dù có nhiều phần mềm kế toán phổ biến trên thị trường như MISA, FAST, Effect, AsiaSoft và AccNet, nhưng những phần mềm này thường không phù hợp với hoạt động kinh doanh của công ty, dẫn đến tình trạng dư thừa, thiếu sót và vấn đề bảo mật thông tin Do đó, khóa luận đề xuất quy trình triển khai phần mềm kế toán được thiết kế đặc biệt cho ACS SOLUTIONS, nhằm tối ưu hóa cơ sở dữ liệu nhân sự và thiết lập phong cách làm việc khoa học, từ đó nâng cao hiệu quả công việc.
Tình hình nghiên cứu trong và ngoài nước
Năm 2013, thị trường phần mềm kế toán tại Việt Nam được dự đoán sẽ tiếp tục chịu ảnh hưởng từ tình hình kinh tế khó khăn, dẫn đến việc các doanh nghiệp hạn chế chi tiêu giống như năm 2012 Hầu hết các công ty phần mềm nhận định rằng sự thận trọng trong đầu tư vẫn sẽ là xu hướng chủ đạo trong năm nay.
Trong ba năm qua, nhiều công ty cung cấp phần mềm kế toán, như MISA, AME và Fast, đã ghi nhận doanh thu ổn định với mức tăng trưởng từ 20% đến 30% Xu hướng phát triển phần mềm kế toán ngày càng thông minh hơn đang được các nhà sản xuất có uy tín theo đuổi.
Phần mềm kế toán hiện nay đã chuyển mình mạnh mẽ sang nền tảng Web, thay vì chỉ bán dưới dạng đóng gói với chi phí cao như trước đây Sự phát triển của ảo hóa và điện toán đám mây đã thúc đẩy nhiều doanh nghiệp cung cấp phần mềm dưới dạng dịch vụ cho thuê theo năm Điều này giúp giảm chi phí sản phẩm phần mềm, tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp trong việc tin học hóa hoạt động mà không phải lo lắng về áp lực đầu tư cho công nghệ thông tin.
Khi lựa chọn phần mềm kế toán, doanh nghiệp cần xem xét tính phù hợp với quy mô và nhu cầu hiện tại Do tính chất trừu tượng của phần mềm, nhiều doanh nghiệp thường dựa vào giới thiệu hoặc uy tín của nhà cung cấp Việc lựa chọn và triển khai phần mềm kế toán là thách thức lớn, đặc biệt trong bối cảnh kinh tế biến động Nghiệp vụ kế toán rất quan trọng, vì lựa chọn sai có thể gây hậu quả nghiêm trọng cho doanh nghiệp và ảnh hưởng đến nền kinh tế Bài khóa luận này sẽ cung cấp cái nhìn thực tế về triển khai phần mềm kế toán chuyên nghiệp, giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định đúng đắn.
Phần mềm Cyber Accounting, được phát triển bởi Lê Văn Vĩnh và đội ngũ tại công ty Cyber Soft vào năm 2006, đã nhanh chóng trở thành một trong những phần mềm kế toán hàng đầu trên thị trường.
Mục tiêu nghiên cứu của đề tài
Hệ thống hóa kiến thức về phần mềm kế toán trong doanh nghiệp bao gồm khái niệm, các thành phần cấu tạo và những phần mềm kế toán phổ biến hiện nay Việc hiểu rõ những lý luận này giúp doanh nghiệp lựa chọn và áp dụng phần mềm kế toán phù hợp, nâng cao hiệu quả quản lý tài chính và tối ưu hóa quy trình kế toán.
Hệ thống hóa các kiến thức lý luận cơ bản về kế toán là rất quan trọng, bao gồm các bước cần thiết để triển khai phần mềm kế toán Đặc biệt, công ty cổ phần ACS Solutions đã phát triển quy trình riêng để áp dụng phần mềm kế toán hiệu quả, giúp tối ưu hóa quản lý tài chính và nâng cao hiệu suất làm việc Việc nắm vững lý thuyết và thực hành sẽ hỗ trợ doanh nghiệp trong việc áp dụng công nghệ mới vào quy trình kế toán.
Dựa trên nghiên cứu thực trạng triển khai phần mềm kế toán tại công ty, bài viết đề xuất một số giải pháp cụ thể nhằm cải thiện phần mềm kế toán, giúp nó phù hợp hơn với hoạt động kinh doanh và nâng cao hiệu quả công việc.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu là: Phần mềm kế toán tại công ty cổ phần ACS Solutions Đề tài sẽ tập chung nghiên cứu hai vấn đề chính:
Thứ nhất: Hệ thống phần mềm kế toán tại Công ty cổ phần ACS Solutions.
Thứ hai: Tiến hành xây dựng và triển khai phần mềm kế toán cho công ty sau quá trình nghiên cứu cơ sở lý luận và thực tiễn
Phạm vi nghiên cứu của đề tài được giới hạn như sau:
Về không gian: Tìm hiểu phần mềm kế toán của công ty cổ phần ACS Solutions
Thời gian nghiên cứu kéo dài từ ngày 31/12/2018 đến 25/04/2019, với dữ liệu thu thập được trong khoảng thời gian 2 năm gần đây, cụ thể từ năm 2016 đến 2017, kết hợp với các nhận xét từ phiếu khảo sát được thực hiện vào tháng 9/2018.
Bài viết này sẽ tập trung vào nghiên cứu các chức năng cụ thể liên quan đến phần mềm kế toán, bao gồm việc triển khai và cài đặt phần mềm tại công ty, phân tích các ưu và nhược điểm của quy trình triển khai, cũng như đề xuất giải pháp tối ưu cho công ty.
1.4.3 Phương pháp thực hiện đề tài
Phương pháp thực hiện đề tài là phát phiếu điều tra về tình hình ứng dụng công nghệ thông tin, hệ thống thông tin trong công ty
Phần đầu: thông tin về doanh nghiệp.
1 Cơ sở vật chất, trang thiết bị
3 Phần mềm ứng dụng trong hoạt động của công ty
4 Quản trị cơ sở dữ liệu Phiếu điều tra bằng (bảng câu hỏi - Questionnaire) là một công cụ thường được dùng để ghi chép các ý kiến của khách hàng trong phương pháp phỏng vấn Phiếu điều tra là một bảng các câu hỏi mà người được phỏng vấn cần trả lời Việc biên soạn một bảng câu hỏi phù hợp là một vấn đề quan trọng trong phương pháp này Các câu hỏi phải được đặt rõ ràng, tránh hiểu nhầm, tránh những câu hỏi tế nhị khó trả lời.
Hình thức câu hỏi trong phiếu điều tra có câu hỏi đóng và câu hỏi mở.
Câu hỏi đóng là loại câu hỏi đã được cung cấp sẵn các phương án trả lời, trong đó người tham gia chỉ có thể chọn một phương án duy nhất Ngược lại, câu hỏi tùy chọn cho phép người trả lời chọn nhiều hơn một phương án, trong khi câu hỏi lưỡng có thể đưa ra hai lựa chọn khác nhau.
Câu hỏi mở cho phép người tham gia tự do bày tỏ ý kiến, từ đó thu thập thông tin sâu sắc và chính xác, phản ánh quan điểm cá nhân với độ tin cậy cao Đối tượng khảo sát bao gồm các cán bộ công chức và nhân viên từ các bộ phận chức năng khác nhau trong công ty cổ phần ACS Solutions.
Ngoài phương pháp phát biểu điều tra còn sử dụng phương pháp quan sát thực tế,phương pháp phỏng vấn ban lãnh đạo công ty.
Kết cấu khóa luận
Ngoài lời cảm ơn, phần mở đầu, khóa luận gồm các chương:
Chương 1 Tổng quan về đề tài nghiên cứu Chương 2 Cơ sở lý luận về phần mềm kế toán và thực trạng triển khai phần mềm kế toán tại công ty cổ phần ACS SolutionsChương 3 Định hướng nghiên cứu và đề xuất giải pháp triển khai phần mềm kế toán tại công ty cổ phần ACS Solutions
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHẦN MỀM KẾ TOÁN VÀ THỰC TRẠNG TRIỂN KHAI PHẦN MỀM KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ACS SOLUTIONS
Cơ sở lý luận về phần mềm kế toán trong doanh nghiệp (Theo Giáo trình HTTT kế toán –
HTTT kế toán – NXB Thống kê) a, Thông tin kế toán:
Thông tin kế toán là những dữ liệu được thu thập từ các nghiệp vụ hạch toán hoặc do hệ thống kế toán xử lý và cung cấp Nó cung cấp cái nhìn tổng quan về thu nhập, chi phí, lỗ và lãi trong hoạt động kinh doanh và dịch vụ thương mại Tuy nhiên, không phải tất cả thông tin đều đủ tiêu chuẩn để trở thành thông tin kế toán; để đạt được điều này, thông tin cần phải đáp ứng các điều kiện và yêu cầu cụ thể.
- Các điều kiện để một thông tin trở thành thông tin kế toán:
Thông tin kế toán tài chính là những dữ liệu hiện thực, phản ánh các sự kiện đã xảy ra trong quá khứ Đặc biệt, thông tin này có độ tin cậy cao nhờ vào việc mọi số liệu kế toán đều phải được chứng minh bằng các chứng từ và hóa đơn hợp lý, hợp lệ.
Thông tin kế toán là tài liệu có giá trị pháp lý, đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp và truyền đạt thông tin đến người ra quyết định Để đảm bảo thông tin kế toán đáp ứng nhu cầu của người sử dụng và hỗ trợ hiệu quả trong quá trình ra quyết định, theo Điều 6 của Luật Kế toán và Chuẩn mực Kế toán 01 – Chuẩn mực chung, thông tin kế toán cần thỏa mãn ba điều kiện cơ bản.
Thông tin kế toán cần phải dễ hiểu, yêu cầu rằng các báo cáo tài chính do kế toán cung cấp phải rõ ràng cho những người có kiến thức trung bình về kế toán, kinh tế và tài chính Điều này có nghĩa là các báo cáo kế toán cần được lập và trình bày một cách hợp lý, giúp người dùng có thể dễ dàng đọc và hiểu các con số, chỉ tiêu cũng như các mối quan hệ trong báo cáo.
Thông tin kế toán cần phải đáng tin cậy, nghĩa là phải trung thực, khách quan và đầy đủ Chỉ những thông tin phản ánh chính xác thực trạng tài chính và hoạt động của doanh nghiệp, không sai lệch hay xuyên tạc, mới đảm bảo tính đáng tin cậy Để đạt được điều này, mọi hoạt động diễn ra trong doanh nghiệp phải được ghi nhận đầy đủ và kịp thời, không được bỏ sót.
Thông tin kế toán cần đảm bảo tính so sánh, yêu cầu doanh nghiệp duy trì sự thống nhất trong các khái niệm, nguyên tắc và phương pháp kế toán trong suốt kỳ kế toán Nếu có sự thay đổi trong kỳ kế toán tiếp theo, doanh nghiệp phải giải thích rõ ràng ảnh hưởng của sự thay đổi này đến các báo cáo tài chính, giúp người sử dụng thông tin có thể so sánh các báo cáo giữa các kỳ khác nhau Phần mềm kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện các yêu cầu này.
Phần mềm kế toán là hệ thống chương trình máy tính tự động xử lý thông tin kế toán, bắt đầu từ việc lập chứng từ gốc, phân loại chứng từ, ghi chép sổ sách, cho đến việc xử lý thông tin và in ra các báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị và báo cáo thống kê phân tích tài chính khác.
Kế toán máy – NXB Văn hóa thông tin – 2009)
Hình 1.1 : Các phân hệ, chức năng của phần mềm kế toán
(Theo Giáo trình Kế toán máy – NXB Văn hóa thông tin – 2009) c, Khái niệm hệ thống thông tin kế toán:
Hệ thống thông tin kế toán (HTTT kế toán) là một cấu trúc bao gồm con người, công cụ, chính sách, thủ tục và quyết định liên quan đến kế toán tài chính Chức năng chính của HTTT kế toán là thu thập, xử lý, lưu trữ và truyền đạt thông tin kế toán một cách hiệu quả.
Hệ thống thông tin kế toán bao gồm năm phần chính: phần cứng, phần mềm, hệ thống mạng, nhân lực và dữ liệu Quy trình xử lý kế toán là trung tâm của hệ thống này, với các thành phần trên tương tác và hỗ trợ lẫn nhau Mô hình của hệ thống thông tin kế toán có thể được thể hiện rõ ràng thông qua các yếu tố này.
Hình 1.2 Mô hình tổng quát HTTT kế toán
(Theo Giáo trình HTTT kế toán – NXB Thống kê)
- Chức năng của hệ thống thông tin kế toán:
Quan sát và ghi chép có hệ thống các hoạt động kinh doanh hàng ngày, bao gồm những nghiệp vụ kinh tế phát sinh và các sự kiện kinh tế liên quan.
Việc phân loại các nghiệp vụ và sự kiện kinh tế thành các nhóm và loại khác nhau giúp giảm bớt khối lượng chi tiết, mang lại sự cô đọng và hữu ích cho việc phân tích và quản lý thông tin.
+ Tổng hợp các thông tin đã phân loại thành các báo cáo kế toán đáp ứng yêu cầu của người ra quyết định
2.1.1 Các thành phần của kế toán a, Kế toán vốn bằng tiền:
Vốn bằng tiền là một phần của vốn lưu động trong doanh nghiệp, đại diện cho tài sản hiện có dưới dạng giá trị Dựa vào cách thức sử dụng, vốn bằng tiền có thể được phân loại thành nhiều loại khác nhau.
Kế toán tiền mặt (TK111), tiền gửi ngân hàng (TK112) và tiền đang chuyển (TK113) là những tài khoản quan trọng trong việc quản lý tài chính của công ty Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến các tài khoản này đều cần được lập chứng từ như phiếu thu, phiếu chi, viết sec và lập ủy nhiệm chi Dựa vào các chứng từ này, kế toán sẽ tiến hành ghi sổ và theo dõi biến động của các tài khoản, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong công tác kế toán.
Vật tư hàng hóa tồn kho là tài sản quan trọng cần được quản lý chặt chẽ trong doanh nghiệp Đối với các doanh nghiệp thương mại và sản xuất, quy trình xuất kho sẽ phụ thuộc vào khả năng quản lý, nhân sự và lĩnh vực kinh doanh cụ thể Các quy trình này cần đáp ứng yêu cầu quản lý hiệu quả mà không gây cản trở, đồng thời đảm bảo sự thuận tiện trong hoạt động kinh doanh.
- Kế toán thanh toán được khái quát là thực hiện việc lập các chứng từ thu, chi.
- Đồng thời trực tiếp theo dõi, quản lý, hạch toán kế toán các giao dịch, các nghiệp vụ kinh tế, tài chính.
- Liên quan đến việc sử dụng dòng tiền để thanh toán các đối tượng bên trong và bên ngoài doanh nghiệp. d, Kế toán nguồn kinh phí, nguồn vốn, quỹ:
Kế toán nguồn kinh phí bao gồm các nguồn hình thành tài sản cố định (TSCĐ), nguồn kinh phí hoạt động, đầu tư xây dựng cơ bản, và nguồn kinh phí cho các dự án Bên cạnh đó, kế toán cũng quản lý các loại vốn và quỹ e, đồng thời thực hiện kế toán các khoản thu – chi một cách hiệu quả.
Các điều kiện cơ bản để chuẩn bị cài đặt và triển khai phần mềm kế toán tại doanh nghiệp
Phân tích viên đóng vai trò quan trọng trong việc thiết kế hệ thống thông tin kế toán cho doanh nghiệp, xác định các yêu cầu cần thiết cho phần mềm và chuyển hóa những yêu cầu này thành tài liệu chi tiết, giúp quá trình xây dựng phần mềm diễn ra thuận lợi.
Lập trình viên có trách nhiệm phát triển phần mềm phù hợp với hệ thống thông tin của doanh nghiệp, đồng thời chuyển đổi các yêu cầu từ phân tích viên thành các chức năng cụ thể trên phần mềm.
Kỹ thuật viên có nhiệm vụ hướng dẫn cài đặt, sử dụng và thực hiện các nghiệp vụ trên phần mềm kế toán, đồng thời đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ cài đặt và triển khai phần mềm.
- Điều kiện kỹ thuật: Đảm bảo rằng phần mềm phù hợp với hoạt động kinh doanh sản xuất của doanh nghiệp.
Để nâng cao hiệu quả quản lý và công tác kế toán, cần trang bị hệ thống thiết bị tin học phù hợp với yêu cầu và trình độ chuyên môn của cán bộ quản lý cũng như đội ngũ nhân viên kế toán.
Trước khi triển khai chính thức, phần mềm kế toán sẽ trải qua giai đoạn thử nghiệm (Trial/Demo) để đánh giá tính năng và khả năng đáp ứng yêu cầu kế toán của đơn vị Nếu phần mềm đạt tiêu chuẩn cần thiết, đơn vị sẽ tiến hành cài đặt và triển khai sử dụng.
Xây dựng quy chế (dạng văn bản, tài liệu, điều ước…) giữa các bên tham gia triển khai phần mềm trong quá trình triển khai và cài đặt.
Để đảm bảo quá trình cài đặt và triển khai hệ thống diễn ra suôn sẻ, tổ chức cần trang bị và sử dụng các thiết bị lưu trữ an toàn Việc này giúp tránh những sai sót có thể xảy ra trong quá trình thực hiện.
- Điều kiện về con người và tổ chức bộ máy kế toán:
Lựa chọn hoặc tổ chức đào tạo cán bộ kế toán có đủ trình độ chuyên môn, nghiệp vụ về kế toán và tin học.
Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện các khâu trong quá trình triển khai phần mềm kế toán (cần sự thống nhất giữa các bên).
Quy định rõ ràng trách nhiệm và yêu cầu bảo mật dữ liệu máy tính là rất quan trọng trong quá trình triển khai và cài đặt phần mềm Mỗi cá nhân cần hiểu rõ chức năng và nhiệm vụ của mình để đảm bảo an toàn thông tin và hiệu quả công việc.
- Tính thống nhất trong công tác kế toán:
Để đảm bảo tính thống nhất về số liệu, cần lập kế hoạch cẩn thận cho việc triển khai phần mềm kế toán tại các đơn vị kế toán và các đơn vị trực thuộc.
Quy trình triển khai phần mềm kế toán
- Lập thành tài liệu yêu cầu hệ thống:
Doanh nghiệp cần xác định rõ ràng yêu cầu của mình để tránh thiếu sót thông tin trong quá trình lựa chọn Việc này bao gồm các quy định, quy trình, thông tin quan trọng, biểu mẫu và báo cáo cần thiết, cũng như kết quả cuối cùng Tất cả các yếu tố này cần được làm rõ để tránh thay đổi sau khi đã thống nhất giải pháp.
Sau khi thống nhất các yêu cầu cơ bản và chi tiết, cần lập tài liệu yêu cầu để thuận tiện cho việc tìm hiểu và trao đổi trong quá trình khảo sát Việc này rất quan trọng nhằm tránh tình trạng thiếu sót yêu cầu, dẫn đến việc phải bổ sung hoặc thay đổi giải pháp nhiều lần.
- Trao đổi minh bạch và hợp tác chặt chẽ cùng nhà cung cấp giải pháp:
- Khảo sát giải pháp và trao đổi yêu cầu rõ ràng với nhà cung cấp giải pháp.
Hãy mạnh dạn điều chỉnh khi gặp khó khăn với các yêu cầu hoặc nguyên tắc trong phần mềm Đơn giản hóa quy trình và tích hợp các bước cần thiết vào phần mềm sẽ giúp tối ưu hóa hệ thống vận hành.
Điểm quan trọng trong bước này là xác định "trọng tâm" của doanh nghiệp Cần làm rõ doanh nghiệp đang cần gì, muốn gì và mong đợi gì để có thể đưa ra yêu cầu một cách đầy đủ và hợp lý trong công việc hiện tại.
- Đối với nhà tư vấn:
Nhà cung cấp cần tư vấn cho nhà quản lý để lựa chọn giải pháp phù hợp và cần thiết nhất, tránh việc yêu cầu vượt quá thực tế hoặc không tương thích với hệ thống Phần mềm là một hệ thống tương tác giữa nhiều quy trình, vì vậy những yêu cầu không cần thiết có thể dẫn đến lãng phí và làm khó khăn cho dự án Điều này cũng có thể ảnh hưởng xấu đến đánh giá dự án do phần đầu tư không mang lại hiệu quả.
- Khi triển khai hệ thống
Để đảm bảo sự thành công của dự án, cần có "Trưởng dự án" từ cả hai bên, người sẽ quản lý toàn bộ quy trình và tạo điều kiện thuận lợi cho việc trao đổi thông tin Trưởng dự án sẽ theo dõi tiến độ liên tục cho đến khi dự án hoàn thành Đồng thời, nên tránh việc chỉ định các lãnh đạo cấp cao không thường xuyên tham gia, vì điều này có thể gây khó khăn trong việc hỗ trợ và điều phối dự án hiệu quả.
Cần có kế hoạch công việc chi tiết:
- Kế hoạch chi tiết là kế hoạch bám sát nội dung công việc hai bên đã thống nhất
- Rõ ràng về nhân sự phụ trách
- Khi có sự thay đổi thì có nguyên tắc chung để thực hiện và giải quyết
- Bám sát kế hoạch và tuân thủ đúng nguyên tắc dự án đã đề ra.
- Hai bên cần tương tác qua lại với nhau, bám sát kế hoạch và tuân thủ đúng nguyên tắc trong quá trình thực hiện dự án.
- Thông báo các vấn đề phát sinh kịp thời Các phát sinh phải được thông báo nhanh chóng và kịp thời như:
- Lỗi phát sinh, yêu cầu khác với nội dung đã thống nhất, các điểm phát sinh mới
- Chuyển nhân sự phụ trách
Để đảm bảo sự thống nhất trong việc xử lý các phát sinh về nội dung, cần thiết lập một kênh liên lạc rõ ràng, quy định thời gian thông báo, xác định người thông báo, người tiếp nhận, cũng như quy trình xử lý và báo cáo kết quả.
Để đảm bảo thành công cho dự án, việc hiểu rõ các phát sinh và tìm ra hướng giải quyết hợp lý là rất quan trọng Những phát sinh này thường gây ra sự thay đổi trong kế hoạch công việc, dẫn đến khó khăn trong quá trình triển khai Quản lý sự thay đổi cần phải bình tĩnh phân tích và thống nhất cách giải quyết giữa các bên liên quan.
+ Đối với đơn vị tiếp nhận:
- Trưởng dự án bám sát công việc xuyên suốt.
Để tối ưu hóa việc sử dụng phần mềm, việc tiếp nhận cần được giao cho đúng người, đúng việc và đúng phòng chức năng Một số công ty có thể để nhân viên IT nắm giữ toàn bộ nghiệp vụ triển khai, điều này có thể ảnh hưởng đến hiệu quả sử dụng phần mềm trong tổ chức.
Giao việc rõ ràng cho từng nhân viên là rất quan trọng để đảm bảo quá trình vận hành diễn ra nhịp nhàng Do phần mềm có tính tương tác cao, các nhiệm vụ sẽ ảnh hưởng lẫn nhau liên tục, vì vậy việc phân công công việc một cách minh bạch sẽ giúp tối ưu hóa hiệu suất làm việc.
- Khi có phát sinh cần thống nhất một ý kiến chung để có hướng giải quyết nhanh và hiệu quả.
Để đảm bảo dự án hoàn thành đúng tiến độ, đơn vị tiếp nhận cần hiểu rõ bản chất của các yêu cầu và lý do trì hoãn như bận rộn hay chưa quen sử dụng phần mềm Việc tạo điều kiện thuận lợi và hỗ trợ nhanh chóng cho bên cung cấp là rất quan trọng, bởi những lý do nhỏ này có thể dẫn đến lãng phí thời gian và tiền bạc Nếu không được kiểm soát, chúng chắc chắn sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến tiến độ và hiệu quả của dự án.
+ Đối với đơn vị triển khai dự án:
- Trưởng dự án bám sát công việc và tương tác với trưởng dự án đơn vị tiếp nhận
- Đơn vị triển khai phải hiểu rõ hệ thống, đặc trưng của khách hàng, tư vấn chi tiết và thấu đáo hệ thống mà mình triển khai.
Khi tư vấn cải tiến, cần tìm kiếm những phương pháp tốt hơn, nhưng phải luôn dựa trên thực tế của khách hàng Điều này giúp đảm bảo sự hài hòa giữa mô hình và chi phí đầu tư, từ đó mang lại hiệu quả tối ưu cho doanh nghiệp.
- Lập tài liệu hiện trạng và giải pháp rõ ràng để làm căn cứ triển khai.
- Hiểu rõ các rủi ro để chủ động quản lý và có giải pháp thay thế khi phát sinh.
Cần hiểu rõ doanh nghiệp và chọn giải pháp, nhà cung cấp phù hợp với các yếu tố cần lưu ý để triển khai thành công nhất.
Các bước để triển khai một phần mềm kế toán
Để vận hành phần mềm kế toán hiệu quả, doanh nghiệp cần triển khai hệ thống này ở tất cả các bộ phận và phòng ban, điều này có thể thay đổi hoàn toàn phương thức hoạt động của tổ chức Tuy nhiên, việc này cũng đặt ra thách thức lớn cho doanh nghiệp Vậy, chìa khóa nào giúp triển khai phần mềm kế toán thành công?
1 Xác định đúng nhu cầu và phạm vi nghiệp vụ cần triển khai
Chủ doanh nghiệp và các nhà điều hành cần đánh giá chính xác những khó khăn hiện tại và thách thức trong 3 đến 5 năm tới để xác định nhu cầu đầu tư vào hệ thống kế toán Việc này giúp xác định phạm vi nghiệp vụ kế toán cần triển khai, phù hợp với lộ trình phát triển của doanh nghiệp và khả năng tiếp nhận của đội ngũ nhân sự.
2 Lựa chọn đối tác triển khai phù hợp
Doanh nghiệp nên chọn đối tác có kinh nghiệm triển khai phần mềm kế toán thành công trong cùng lĩnh vực và quy mô tương đương hoặc lớn hơn Đối tác cần hiểu rõ ngành nghề, quy định kế toán Việt Nam và văn hóa doanh nghiệp để thuận lợi trong việc trao đổi, phối hợp, thảo luận trong quá trình xây dựng và chuyển giao giải pháp, cũng như đào tạo người dùng cuối và hỗ trợ khi hệ thống đi vào vận hành.
3 Nhân sự tham gia dự án
Lãnh đạo cao nhất của doanh nghiệp và giám đốc các khối chức năng tham gia dự án càng nhiều thì tỷ lệ thành công càng cao.
Giám đốc dự án thường là tổng giám đốc, phó tổng giám đốc hoặc giám đốc chiến lược, người chịu trách nhiệm đưa ra các quyết định quan trọng trong từng giai đoạn của dự án.
BPO (Chủ sở hữu quy trình kinh doanh) thường là giám đốc các bộ phận, có nhiệm vụ phê duyệt các quy trình hoạt động trong hệ thống kế toán Họ cũng phân công nguồn lực để triển khai các quy trình đã được thống nhất, đảm bảo rằng các quy trình bên ngoài được điều chỉnh và phù hợp với việc vận hành hệ thống kế toán.
Quản trị dự án thường do giám đốc tài chính hoặc giám đốc công nghệ thông tin đảm nhiệm, những người đã có kinh nghiệm trong việc triển khai phần mềm kế toán Họ có khả năng kết nối và phối hợp hiệu quả với các bộ phận khác để đảm bảo quá trình triển khai dự án diễn ra suôn sẻ.
Người dùng chính (Key Users) là những cá nhân am hiểu quy trình nghiệp vụ của phân hệ mà họ phụ trách Họ có nhiệm vụ chuẩn hóa và chuyển đổi dữ liệu chính (master data), thực hiện các thử nghiệm trên hệ thống mới và chấp nhận sự hoạt động của hệ thống Ngoài ra, họ còn đảm nhận việc đào tạo lại cho người dùng cuối (End-Users).
4 Tuân thủ quy trình triển khai và quy trình chuẩn Để đảm bảo triển khai thành công, sử dụng hiệu quả nguồn lực và giảm thiểu rủi ro khi triển khai phần mềm kế toán thì doanh nghiệp cần tuân thủ đúng quy trình của của nhà cung cấp phần mềm kế toán Quy trình triển khai được các nhà cung cấp xây dựng dựa vào tích lũy kinh nghiệm đã triển khai thành công cho hàng ngàn doanh nghiệp trên thế giới Vì vậy, các doanh nghiệp muốn triển khai thành công thì phải tuyệt đối tuân thủ quy trình Đây cũng là điều kiện tiên quyết để có thể triển khai thành công một dự án xây dựng phần mềm kế toán.
Khi doanh nghiệp đầu tư vào hệ thống kế toán, họ không chỉ mua phần mềm mà còn tiếp nhận quy trình tích hợp và kinh nghiệm quản lý từ nhà cung cấp Để đạt được hiệu quả tối ưu, doanh nghiệp cần khai thác và áp dụng các quy trình chuẩn của hệ thống Việc chuẩn hóa hoạt động sản xuất và kinh doanh là cần thiết để mở rộng quy mô, từ đó thống nhất các chỉ tiêu quản trị và điều hành giữa công ty, nhà máy và các chi nhánh sản xuất.
Tổng quan nghiên cứu
Kế toán đã trải qua hơn 100 năm phát triển trên toàn cầu, khiến việc thống kê số lượng công trình nghiên cứu về lĩnh vực này trở nên khó khăn Hơn nữa, rào cản ngôn ngữ và khả năng truy cập internet hạn chế khả năng tiếp cận của tác giả đến các nghiên cứu quan trọng trong lĩnh vực kế toán.
Thông qua nghiên cứu các tài liệu thu thập được, tôi xin tóm lược và trình bày một số nghiên cứu tiêu biểu về kế toán như sau:
Tác giả Nguyễn Thị Phương Dung đã tiến hành nghiên cứu về việc áp dụng phương pháp kế toán chi phí theo hoạt động dựa trên thời gian (Time Driven ABC) cho các doanh nghiệp tại Việt Nam Nghiên cứu này được công bố trong Tạp chí Nghiên cứu Khoa học Kiểm toán, số tháng 9/2016, trang 3-13.
Tác giả Nguyễn Thị Thanh Hải đã tiến hành nghiên cứu nhằm nâng cao chất lượng công bố thông tin kế toán của các doanh nghiệp niêm yết trên thị trường chứng khoán Việt Nam Nghiên cứu này được trình bày trong sách chuyên khảo xuất bản bởi NXB Đại học Kinh tế quốc dân vào năm 2015.
T.S Nguyễn Thị Hương Liên đã tiến hành nghiên cứu nhằm nâng cao chất lượng đào tạo kế toán - kiểm toán ở bậc đại học tại Việt Nam Nghiên cứu này được công bố trong Kỷ yếu Hội thảo Khoa học Quốc gia của Trường Đại học Kinh tế Quốc dân, trang 79-85.
Tác giả Nguyễn Thị Phương Dung đã thực hiện nghiên cứu về chuẩn mực kế toán quốc tế IAS 36 liên quan đến việc giảm giá trị tài sản cố định của doanh nghiệp Nghiên cứu này không chỉ phân tích các quy định hiện hành mà còn đưa ra những gợi ý thiết thực cho Việt Nam nhằm cải thiện quy trình kế toán trong bối cảnh toàn cầu hóa Bài viết được trình bày tại hội thảo quốc tế "Kinh tế, quản lý và quản trị kinh doanh trong bối cảnh toàn cầu hóa" (ICYREB 2015) tổ chức tại Đại học Kinh tế Quốc dân vào tháng 12 năm 2015.
Tác giả Trần Thế Nữ đã tiến hành nghiên cứu nhằm tìm ra các giải pháp hiệu quả để nâng cao chất lượng công tác kế toán tại các hợp tác xã nông nghiệp Nghiên cứu được công bố trên Tạp chí Kế toán, số 65 năm 2007, cung cấp những kiến thức và phương pháp hữu ích cho việc cải thiện hệ thống kế toán trong lĩnh vực nông nghiệp.
Tác giả Đỗ Kiều Oanh đã tiến hành nghiên cứu về nhu cầu đào tạo kế toán kiểm toán và khả năng cung ứng chương trình đào tạo tại Trường Đại học Kinh tế, Đại học Quốc gia Hà Nội Nghiên cứu này được trình bày tại Hội thảo khoa học của Trường Đại học Kinh tế vào tháng 9 năm 2008, nhằm đánh giá sự phù hợp giữa nhu cầu thị trường và chất lượng đào tạo hiện có.
Tác giả Nguyễn Thị Hải Hà đã tiến hành nghiên cứu nhằm tìm ra giải pháp nâng cao chất lượng công bố thông tin kế toán của các doanh nghiệp niêm yết trên thị trường chứng khoán Việt Nam Nghiên cứu này được xuất bản bởi NXBKTQD vào năm 2015, nhằm mục tiêu cải thiện tính minh bạch và độ tin cậy của thông tin tài chính trong bối cảnh thị trường ngày càng phát triển.
Tác giả Phạm Ngọc Quang đã tiến hành nghiên cứu mối quan hệ giữa hành vi điều chỉnh lợi nhuận và ý kiến kiểm toán không chấp nhận toàn phần, một chủ đề quan trọng trong lĩnh vực kế toán và kiểm toán Nghiên cứu này được trình bày tại Hội thảo Việt Nam học lần thứ 5, góp phần làm rõ những tác động của hành vi điều chỉnh lợi nhuận đến chất lượng kiểm toán.
Trong các nghiên cứu về kế toán tại các doanh nghiệp thuộc các ngành nghề khác nhau, mỗi tác giả tập trung vào một khía cạnh cụ thể Một số tác giả áp dụng phương pháp truyền thống, trong khi những người khác tiếp cận từ góc độ kế toán hiện đại Tuy nhiên, không có sự xung khắc hay bất đồng quan điểm đáng kể giữa các tác giả, cho thấy sự thống nhất trong lý thuyết nghiên cứu.
Thực trạng triển khai phần mềm kế toán tại công ty cổ phần ACS Solutions
2.6.1 Giới thiệu về công ty cổ phần ACS Solutions
Tên đơn vị : Công ty cổ phần ACS Solutions Địa chỉ trụ sở: Tầng 5 tòa nhà C’ Land số 81 Lê Đức Thọ, Phường Mỹ Đình 2,
Quận Nam Từ Niêm, Thành phố Hà Nội.
Website của công ty: http://www.acs.vn Tổng giám đốc: Lê Văn Vĩnh.
Loại hình công ty: Công ty cổ phần
Các sản phẩm và dịch vụ bao gồm:
- Hệ thống People Counting và giải pháp phân tích hiệu quả hoạt động cho hệ thống bán và trung tâm thương mại
Phần mềm quản lý cân xe tải của ACS SOLUTIONS (ACS) đã trải qua quá trình hình thành và phát triển mạnh mẽ Hiện nay, ACS được công nhận là một doanh nghiệp trẻ, năng động, đang từng bước khẳng định vị thế trong thị trường giải pháp công nghệ quản trị doanh nghiệp.
Công ty cổ phần ACS SOLUTIONS (ACS) được thành lập vào năm 2008 bởi các kỹ sư phần mềm và chuyên gia tài chính kế toán, với mục tiêu phát triển sản phẩm và dịch vụ công nghệ cao Sự kết hợp giữa hiểu biết sâu sắc về nghiệp vụ kinh tế và quy trình quản lý doanh nghiệp đã giúp ACS đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trường về ứng dụng công nghệ trong quản lý.
Vào tháng 11 năm 2009, công ty đã ra mắt sản phẩm phần mềm đầu tiên mang tên Phần mềm cân điện tử tích hợp công nghệ nhận dạng biển số xe Trong những năm tiếp theo, công ty không ngừng cải tiến và nâng cấp sản phẩm để đáp ứng nhu cầu thị trường và bổ sung nhiều tính năng hiệu quả hơn.
Hàng năm, sản phẩm và dịch vụ của ACS đều được vinh danh với giải thưởng Sao Khuê từ Hiệp hội Công nghệ Phần mềm Việt Nam (VINASA) Hiện nay, ACS phục vụ hơn 2.000 khách hàng trên toàn quốc, với đa dạng loại hình sản xuất kinh doanh và quy mô hoạt động khác nhau Đội ngũ nhân viên của ACS đã vượt qua con số 50, luôn nỗ lực hoàn thiện quy trình kinh doanh và quản lý Chúng tôi phát triển các sản phẩm và dịch vụ dựa trên sự kết hợp giữa công nghệ thông tin và hiểu biết sâu sắc về các quy trình kinh tế, nhằm cung cấp giải pháp tối ưu cho nhu cầu quản lý của khách hàng.
ACS hướng tới việc trở thành một tổ chức tự chuyển mình, không ngừng phát triển thông qua sáng kiến và nỗ lực của toàn thể nhân viên, nhằm mang lại sự thịnh vượng cho khách hàng, đối tác, từng thành viên và cộng đồng xã hội.
Chúng tôi tin rằng mọi sản phẩm, dịch vụ và ý tưởng, dù thành công đến đâu, cũng sẽ có lúc trở nên lỗi thời Do đó, việc không ngừng sáng tạo là chìa khóa dẫn đến sự thịnh vượng bền vững.
Số 1 Việt Nam về giải pháp quản lý cân xe tải
Số 1 Việt Nam về hệ thống People Counting và giải pháp tích hiểu quả hoạt động cho hệ thống bán và Trung tâm thương mại
Giữ vững vị thế số 1 Việt Nam về quản lý cân xe tải, hệ thống Counting, phân tích hiệu quả hoạt động bán lẻ.
Vươn tới thị trường khu vực và thế giới
Công ty cổ phần ACS SOLUTIONS hoạt động theo mô hình quản lý trực tiếp từ hội đồng thành viên, với chủ tịch Hội đồng quản trị là người đứng đầu Giám đốc là đại diện pháp lý điều hành công ty Cơ cấu tổ chức của công ty bao gồm nhiều bộ phận khác nhau, có mối liên hệ phụ thuộc lẫn nhau, mỗi bộ phận được giao trách nhiệm và quyền hạn cụ thể, được sắp xếp theo từng cấp để thực hiện các chức năng quản trị doanh nghiệp hiệu quả.
Mô hình tổ chức bộ máy hoạt động của doanh nghiệp theo hướng chức năng được mô tả theo sơ đồ:
Hình 1.3 Mô hình tổ chức bộ máy hoạt động của công ty ACS SOLUTIONS
(Nguồn: Công ty cổ phần ACS Solutions)
Ban giám đốc : Giám đốc điều hành và 2 phó giám đốc: phó tổng giám đốc kinh doanh và phó giám đốc kỹ thuật
Giám đốc điều hành là người đại diện cho Hội đồng quản trị, trực tiếp quản lý các hoạt động hàng ngày của công ty trong phạm vi chức năng và nhiệm vụ được giao Ông/bà chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về việc điều hành công việc của công ty, đảm bảo phù hợp với các mục tiêu, kế hoạch và ngân sách đã được phê duyệt.
Báo cáo kết quả đạt được và tình hình hoạt động, tình hình tài chính của công ty với Hội đồng quản trị.
Phó tổng giám đốc kinh doanh đóng vai trò hỗ trợ Tổng giám đốc trong các hoạt động kinh doanh và tuyển dụng nhân sự Vị trí này chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc về kết quả hoạt động kinh doanh trong phạm vi quyền hạn được giao.
- Phó giám đốc kỹ thuật: Chịu trách nhiệm về kỹ thuật, về việc xây dựng và phát triển phần mềm của công ty.
Khối văn phòng bao gồm bảy phòng chức năng chính: Phòng Kinh doanh, Phòng Nghiệp vụ, Phòng Quản trị Hành chính, Phòng Tài chính Kế toán, Phòng Giải pháp Doanh nghiệp, Phòng Bảo hành và Hỗ trợ Khách hàng, cùng với Phòng Nghiên cứu và Phát triển Sản phẩm.
Phòng kinh doanh và phát triển thị trường chịu trách nhiệm thực hiện các hoạt động khảo sát đánh giá tiềm năng và nhu cầu của khách hàng, mở rộng thị trường cho dịch vụ của công ty, cũng như tạo lập và duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng Bên cạnh đó, việc chăm sóc khách hàng định kỳ cũng được chú trọng nhằm nâng cao uy tín và chất lượng dịch vụ của công ty.
Phòng nghiệp vụ chuyên khảo sát quy trình làm việc của khách hàng, cung cấp tư vấn về quy trình quản lý hiệu quả, đồng thời triển khai các giải pháp ERP phù hợp với nhu cầu của khách hàng.
Phòng quản trị hành chính chịu trách nhiệm tổ chức và thực hiện công tác văn phòng, quản lý các thủ tục hành chính, và lưu trữ hồ sơ Đồng thời, phòng cũng sắp xếp và tổ chức các hoạt động trong công ty, giám sát việc thực hiện quy chế của nhân viên, cũng như thực hiện các công tác liên quan đến bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế theo quy định của cơ quan quản lý nhà nước.
Phòng tài chính kế toán có nhiệm vụ tổ chức và theo dõi công tác kế toán của công ty, đồng thời quản lý công nợ phải thu và phải trả Ngoài ra, phòng cũng đảm nhận việc thanh quyết toán với các cơ quan quản lý nhà nước.
Phòng giải pháp doanh nghiệp cung cấp dịch vụ tư vấn triển khai hệ thống thông tin quản lý tài chính và quản trị doanh nghiệp Chúng tôi chuyên cài đặt, đào tạo và hướng dẫn sử dụng hệ thống, đồng thời thiết kế và phát triển sản phẩm theo yêu cầu đặc thù của khách hàng.
Thực trạng triển khai phần mềm kế toán tại công ty
2.7.1 Quy trình triển khai và cài đặt phần mềm kế toán tại công ty
Công ty hiện có một mạng lưới đối tác đa dạng, bao gồm nhiều doanh nghiệp và tổ chức từ cả khu vực chính phủ lẫn tư nhân, với quy mô khác nhau Các đối tác tiêu biểu như Brick Steam, Irisys, Sensmax, nnorange, Cisco Meraki, Vionvision, METTLER TOLEDO, KCLI, FLINTEC, HBM và CAS.
Các hoạt động triển khai phần mềm kế toán:
Trong quá trình triển khai phần mềm kế toán, bên cạnh các hoạt động kỹ thuật, việc quản lý cũng đóng vai trò quan trọng để đảm bảo thành công cho toàn bộ quá trình.
Quá trình triển khai cần đảm bảo theo dõi và kiểm soát quy trình một cách nghiêm túc và hiệu quả, bao gồm các hoạt động chính sau:
- Quản lý phạm vi triển khai :Quản lý phần mềm, quản lý yêu cầu và thay đổi yêu cầu
- Quản lý chi phí, bao gồm: Chi phí nhân công, Chi phí triển khai
- Quản lý tiến trình: Lập kế hoạch chi tiết các giai đoạn, kiểm soát kế hoạch chi tiết.
- Quản lý chất lượng :Thực hiện các hoạt động đảm bảo chất lượng, thực hiện các hoạt động kiểm soát chất lượng
- Quản lý nguồn nhân lực: Xây dựng đội triển khai và quản lý phần mềm kế toán
- Quản lý rủi ro: Thực hiện các hoạt động khắc phục và phòng ngừa rủi ro, đánh giá lại các rủi ro
- Quản lý mua sắm: Thực hiện việc mua sắm theo kế hoạch
Quy trình triển khai phần mềm kế toán hiện tại của công ty bao gồm các hoạt động chính:
Hình 1.4 Quy trình triển khai phần mềm kế toán tại công ty cổ phần ACS Solutions
(Nguồn: Công ty cổ phần ACS Solutions)
Lập kế hoạch cài đặt phần mềm là bước quan trọng, cần dựa trên yêu cầu và dự tính về quy trình triển khai Kế hoạch này phải đảm bảo tính hiệu quả và phù hợp cho tất cả các bên liên quan, nhằm tối ưu hóa quá trình cài đặt và triển khai.
- Kết quả: Kế hoạch triển khai và cài đặt phần mềm kế toán.
1 Khảo sát, phân tích hệ thống
2 Lập kế hoạch cài đặt
6 Biên soạn tài liệu hệ thống
Biến đổi dữ liệu: Là quá trình đồng nhất dữ liệu từ hệ thống cũ sao cho chất lượng và quy cách phù hợp với phần mềm mới.
Bảng 1.4 Các bước chuyển đổi dữ liệu
Các bước chuyển đổi dữ liệu
Xác định chất lượng của dữ liệu Ổn định một phiên bản, tổ chức và thay đổi
Tổ chức đào tạo và tổ chức biến đổi dữ liệu
Lập thời gian của quá trình
Bắt đầu thực hiện biến đổi
Kiểm tra dữ liệu được đưa vào tài liệu gốc
Biến đổi các tệp dữ liệu
Thực hiện bước kiểm trứng lần cuối cùng
- Kết quả: Dữ liệu phù hợp với phần mềm kế toán mới.
Để tối ưu hóa việc sử dụng hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp, cần xây dựng một kế hoạch huấn luyện cho những người cung cấp thông tin Điều này bao gồm phân định rõ trách nhiệm của từng cá nhân đối với phần mềm kế toán, cung cấp thông tin và đào tạo về các thao tác mới, hệ thống biểu mẫu mới, cũng như các thủ tục tra cứu tài liệu Hơn nữa, việc huấn luyện các kỹ xảo chuyên môn cho người sử dụng phần mềm là rất cần thiết để nâng cao hiệu quả làm việc.
- Kết quả: Kế hoạch huấn luyện sử dụng phần mềm cho nhân viên các bộ phận liên quan.
Cài đặt: Việc cài đặt được diễn ra tùy theo yêu cầu và hoàn cảnh của doanh nghiệp sử dụng phần mềm.
Bảng 1.5 Các phương pháp chuyển đổi dữ liệu từ CSDL cũ sang mới
Phương pháp cài đặt Cách thức thực hiện
Phương pháp chuyển đổi trực tiếp
– Kiểm tra hệ thống một cách thật chặt chẽ.
– Trù tính khả năng khôi phục lại dữ liệu.
– Chuẩn bị thật kỹ cho từng giai đoạn cài đặt.
– Chuẩn bị phương án xử lý thủ công phòng trường hợp xấu – Huấn luyện chu đáo tất cả những người tham gia.
– Có khả năng hỗ trợ đầy đủ các phương tiện.
Phương pháp hoạt động song song
– Xác định chu kỳ hoạt động song song.
– Xác định các thủ tục so sánh.
– Kiểm tra để tin chắc rằng đã có sự so sánh.
– Thời gian hoạt động song song làm sao là ngắn nhất có thể.
– Cả hai phần mềm kế toán cùng chạy trên phần cứng đã định một cách thận trọng.
Phương pháp chuyển đổi bộ phận
– Chọn ra một vài bộ phận có chức năng quan trọng có ảnh hưởng đến cả quá trình để tiến hành tin học hoá
Sau khi thiết kế xong bộ phận, hãy ngay lập tức đưa vào ứng dụng, trong khi các bộ phận khác vẫn tiếp tục hoạt động bình thường Quá trình này giúp rút kinh nghiệm cho các bộ phận còn lại trong công việc.
Phương pháp chuyển đổi từng bước thí điểm
Khi triển khai hệ thống xử lý thông tin mới, cần lựa chọn bộ phận thí điểm để áp dụng theo phương pháp trực tiếp hoặc song song Đồng thời, cần kiểm tra tính khả thi của hệ thống mới trong các bộ phận đã chọn.
– Tiến hành sửa đổi – Nhận xét so sánh
Biên soạn tài liệu hệ thống là quá trình tạo ra các hướng dẫn chi tiết và dễ hiểu về phần mềm kế toán, cũng như hệ thống thông tin kế toán mà phần mềm này hoạt động trên.
- Kết quả: Tài liệu hệ thống.
Các bộ phận tham gia vào quá trình triển khai phần mềm kế toán
Bộ phận kế toán-thủ quỹ:
Nhận thông tin từ phòng dự án để dự toán chi phí triển khai phần mềm kế toán, quản lý các khoản mục chi phí cho dự án và thu tiền từ khách hàng, đối tác.
Khi triển khai dự án, nhóm phụ trách sẽ gửi bảng dự toán chi phí đến bộ phận kế toán để xin phê duyệt Nếu được đồng ý, kế toán sẽ lập phiếu chi và ghi lại thông tin Khi khách hàng thanh toán cho dự án, kế toán sẽ lập phiếu thu, cho phép khách hàng thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản ngân hàng, đồng thời theo dõi công nợ của khách hàng qua các tài khoản này.
- Xem xét báo cáo quản lý các công việc thường niên.
- Lên kế hoạch, phương hướng nhiệm vụ quá trình triển khai dự án
Đánh giá thực trạng cơ sở hạ tầng và triển khai phần mềm kế toán tại công ty cổ phần
2.8.1 Trang thiết bị phân cứng
Bảng 1.6 Trang thiết bị phần cứng
Máy tính xách tay 16 chiếc
Máy in lazer A4 – 2 mặt 4 máy
(Nguồn:Tác giả khảo sát tại công ty cổ phần ACS Solutions)
Hệ thống máy chủ bao gồm một máy chủ được cài đặt hệ điều hành Linux, sử dụng máy chủ PowerEdge của Dell, rất phù hợp cho việc lưu trữ file, chia sẻ internet trên mạng LAN, làm dịch vụ in (printer server) và hosting cho website nhỏ Máy chủ này được trang bị bộ vi xử lý Intel Xeon 3400 series và hệ điều hành Microsoft Windows Server 2008 R2, cung cấp các tính năng cần thiết cho hoạt động hiệu quả của công ty.
Hệ thống máy trạm, máy tính xách tay: Công ty trang bị 30 máy nhãn hiệu
Samsung Syncmaster743NX với các thông số kĩ thuật: Inter® pentiun® dual CPU, T3400 @2,16GHZ, 0,99 GB of RAM.
Công ty đã trang bị hệ thống 4 máy in laser A4 2 mặt và 20 máy scan A4, phục vụ hiệu quả cho công tác in ấn và photo nghiệp vụ giữa các phòng ban.
Sau khi tiến hành khảo sát tại các phòng ban và thu thập dữ liệu từ các máy tính trong công ty, tác giả đã tổng hợp bảng thống kê các phần mềm đang được sử dụng tại Công ty cổ phần ACS Solutions.
Bảng 1.7 Các phần mềm đang được sử dụng tại công ty cổ phần ACS Solutions
1 Bộ phần mềm ứng dụng văn phòng Microsoft Office 2010
2 Phần mềm hỗ trợ gõ tiếng Việt Unikey 4.2 RC4
4 Phần mềm kế toán Microsoft Dynamics AX
5 Phần mềm diệt Virus BKAV
6 Phần mềm chat Skype, Zalo
7 Phần mềm giải nén Winrar
8 Phần mềm tích hợp VOSS
9 Phần mềm dọn rác CCleaner
(Nguồn: Tác giả khảo sát tại công ty cổ phần ACS Solutions)
Hiện nay, công ty đang sử dụng các phần mềm cơ bản để hỗ trợ quản lý và giải quyết các nghiệp vụ của từng phòng ban cũng như nhu cầu của từng nhân viên.
Bộ phần mềm Microsoft Office 2010 là công cụ thiết yếu cho mọi công việc văn phòng, từ những nhiệm vụ đơn giản đến phức tạp Gồm các ứng dụng như Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, Microsoft Access, Microsoft Outlook và Microsoft OneNote, bộ công cụ này giúp tối ưu hóa hiệu suất làm việc và nâng cao khả năng quản lý thông tin.
- Phần mềm gõ bằng tiếng việt: Unikey 4.2 RC4 hỗ trợ gõ tiếng việt nhanh và đơn giản nhất, dễ quản lý và sử dụng.
Bên cạnh đó, công ty đã và đang sử dụng phần mềm quản lý nhân sự HR.MANAGER và phần mềm kế toán Microsoft Dynamics AX
- Trình duyệt web : Chrome, Firefox, Cốc cốc….
Phần mềm diệt virus BKAV, thuộc sở hữu của trung tâm an ninh mạng Bkis, được cài đặt trên tất cả các máy tính trong công ty Phần mềm này không chỉ dễ sử dụng mà còn đảm bảo độ bảo mật cực cao, phù hợp với nhu cầu bảo vệ an toàn thông tin của doanh nghiệp.
Sau khi tiến hành khảo sát và thu thập thông tin từ phiếu điều tra của nhân viên các phòng ban trong công ty, tác giả đã tổng hợp dữ liệu và trình bày bảng mức độ sử dụng các phần mềm tại công ty.
Bảng 1.8 Kết quả mức độ sử dụng các phần mềm tại công ty cổ phần ACS Solutions
Mức độ Phần trăm tương ứng
1 Phần mềm văn phòng MS Office 100%
2 Phần mềm tài chính kế toán 20%
3 Phần mềm quản lý nhân sự 30%
4 Phần mềm quản trị quan hệ khách hàng (CRM) 25%
5 Phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) 10%
6 Phần mềm quản lý chuỗi cung ứng (SCM) 5%
(Nguồn: Tác giả khảo sát tại công ty cổ phần ACS Solutions)
Kết quả phân tích cho thấy công ty đã sử dụng phần mềm văn phòng MS Office và phần mềm kế toán, tuy nhiên, phần mềm quản trị quan hệ khách hàng và phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp hiện chưa được áp dụng, với tỷ lệ phiếu chọn là 0% Điều này cho thấy công ty chưa tích hợp các phần mềm này vào hệ thống thông tin hiện tại.
Kết quả khảo sát cho thấy hơn 90% người dùng cho rằng các phần mềm hiện tại không đáp ứng đủ nhu cầu sử dụng, đặc biệt là trong bộ phận kinh doanh Điều này cho thấy sự cần thiết phải triển khai các phần mềm mới tại Công ty cổ phần ACS Solutions Dưới đây là bảng thống kê kết quả điều tra mức độ cần thiết của việc này.
Bảng 1.9 Bảng điều tra mức độ cần thiết phải triển khai phần mềm mới tại công ty cổ phần ACS Solutions
Mức độ Phần trăm phiếu Phần trăm
(Nguồn: Tác giả khảo sát tại công ty cổ phần ACS Solutions)
Dữ liệu tổng hợp cho thấy tỷ lệ cần thiết triển khai phần mềm quản lý quan hệ khách hàng rất cao, như được minh họa trong biểu đồ dưới đây.
Rất cần thiết Không cần thiết 0
Biểu đồ 1.1 Biểu đồ điều tra mức độ cần thiết phải triển khai phần mềm mới tại công ty cổ phần ACS Solutions
(Nguồn: Tác giả khảo sát tại công ty cổ phần ACS Solutions)
Khảo sát mức độ hài lòng với hệ thống cũ của công ty cho thấy có một lượng lớn nhân viên không hài lòng Nguyên nhân chính là do công ty chưa triển khai phần mềm chuyên dụng để hỗ trợ toàn bộ quy trình xử lý hồ sơ khách hàng.
Số lượng nhân viên ủng hộ việc triển khai hệ thống mới đạt 77,78%, cho thấy sự cần thiết trong việc cải thiện quy trình xử lý hồ sơ khách hàng Quy trình cũ gây ra sự chậm trễ và thất lạc hồ sơ, đặc biệt khi phải nhập liệu giữa các phần mềm khác nhau, dẫn đến sai sót Nhiều người đã đề xuất một phần mềm tích hợp để quản lý thông tin khách hàng hiệu quả hơn, đồng thời quảng bá sản phẩm dễ dàng và tiết kiệm chi phí Ngoài ra, cần có kế hoạch chăm sóc khách hàng hợp lý nhằm giảm thiểu trùng lặp dữ liệu, rút ngắn thời gian làm việc và tăng năng suất hiệu quả.
Để trả lời câu hỏi “Công ty cần xây dựng/bổ sung/nâng cấp những phần mềm quản lý nào?”, khảo sát đã cung cấp số liệu phần trăm rõ ràng, thể hiện nhu cầu cụ thể của các phần mềm quản lý trong tổ chức Biểu đồ minh họa cho thấy những phần mềm quan trọng mà công ty cần tập trung phát triển nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và đáp ứng nhu cầu hoạt động.
Quản trị chuỗi cung ứng Quản lý quan hệ khách hàng Phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp
Quản lý nhân sự Phần mềm kế toán 0%
Biểu đồ 1.2 Mức độ cần thiết xây dựng của các phần mềm trong công ty ACS
(Nguồn: Tác giả khảo sát tại công ty cổ phần ACS Solutions)
Những chức năng công ty cần thiết ở biểu đồ 2.1 và 2.2 đó cho ta thấy công ty đang cần có một phần mềm mới về phần mềm kế toán.
Tại công ty cổ phần ACS Solutions, kết quả khảo sát cho thấy hiện nay có 75 nhân lực làm việc trong lĩnh vực CNTT, được phân bổ tại các phòng ban khác nhau.
Bảng 2.1 Bảng thống kê nguồn lực Công ty ACS Solutions theo phòng ban STT Tên phòng ban Số nhân lực Tỷ lệ %
(Nguồn: Tác giả khảo sát tại công ty cổ phần ACS Solutions)
Từ bảng thống kê số liệu nguồn nhân lực của công ty, ta có biểu đồ thể hiện tỷ lệ nguồn nhân lực trong công ty như sau:
Tỷ lệ nhân lực của công ty
Công nghệ thông tin Kinh doanh
Biểu đồ 1.3 Tỷ lệ nhân lực trong công ty cổ phần ACS Solutions
(Nguồn: Tác giả khảo sát tại công ty cổ phần ACS Solutions)
Số lượng nhân lực CNTT chiếm khoảng 20% nhân lực của công ty, trong đó:
- 02 nhân viên phát triển sản phẩm.
- 01 nhân viên phụ trách phần cứng.
Công ty cổ phần ACS Solutions tự hào sở hữu đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp và nhiệt tình, với trình độ chuyên môn cao Tất cả công nhân viên đều được đào tạo bài bản tại các trường đại học và cao đẳng, đồng thời thường xuyên nâng cao nghiệp vụ cả trong và ngoài nước nhờ sự hỗ trợ từ các chuyên gia hàng đầu trong ngành.
Đánh giá chung về thực trạng triển khai và cài đặt phần mềm Cyber Accounting tại Công
Quá trình triển khai và cài đặt diễn ra cẩn thận, tỷ mỷ Nhờ vậy, phần mềm sau khi đưa vào sử dụng có độ ổn định cao hơn.
Chúng tôi triển khai và cài đặt phần mềm dựa trên yêu cầu của khách hàng, kết hợp với ý kiến chuyên môn từ đội ngũ tư vấn Điều này giúp đảm bảo phần mềm có độ tương thích cao với hệ thống và nghiệp vụ của Công Ty Cổ Phần ACS Solutions khi được đưa vào sử dụng.
Trong quá trình triển khai và cài đặt, sự tham gia của nhân viên ACS là rất quan trọng, giúp họ nắm bắt rõ hơn về phần mềm và giảm thiểu các sai sót không cần thiết trong việc sử dụng hệ thống.
Việc đào tạo và huấn luyện sử dụng phần mềm, kết hợp với việc xây dựng tài liệu liên quan, diễn ra một cách cẩn thận sẽ giúp đơn giản hóa quá trình bảo trì và nâng cấp phần mềm trong tương lai.
Cyber Accounting hỗ trợ Microsoft Excel, phần mềm phổ biến trong các đơn vị kế toán để lưu trữ và in ấn dữ liệu Việc chuyển đổi số liệu từ Excel sang định dạng sử dụng cho phần mềm trở nên dễ dàng, giúp rút ngắn thời gian triển khai và cài đặt.
Thời gian triển khai phần mềm đặt hàng có thể không dài như một số phần mềm khác, nhưng vẫn chưa đạt mức tối ưu, nhất là khi so sánh với các phần mềm kế toán đóng gói.
Quá trình trao đổi giữa các bên tham gia chưa hiệu quả, gây phát sinh chi phí phụ do việc trao đổi trực tiếp hoặc qua điện thoại Phương thức này không chỉ bất tiện mà còn đã lỗi thời, trong khi việc sử dụng email và chat hiện nay lại không đảm bảo an toàn và thiếu tính ổn định.
Việc triển khai và cài đặt Cyber Accounting là một quá trình tốn thời gian và tiền bạc do cần xây dựng tài liệu và huấn luyện nhân viên Tuy nhiên, đây là một điểm yếu chung của các phần mềm đặt hàng.
Cài đặt sổ cái làm địa chỉ tham chiếu chung cho ứng dụng tại đơn vị như ACS hiện chưa phù hợp Việc phân quyền cho quá nhiều người sử dụng sổ chính trong quá trình cài đặt có thể làm giảm tốc độ phần mềm và ảnh hưởng đến an toàn bảo mật.
Trong quá trình cài đặt thử nghiệm, việc phải cài đặt và sau đó gỡ bỏ bản dùng thử để cài đặt phần mềm chính thức gây ra nhiều phiền toái cho người dùng.
Cài đặt phần mềm trên nền tảng Fox giúp giảm yêu cầu về phần cứng, nhưng cũng hạn chế khả năng phát triển trong tương lai, đặc biệt đối với các ứng dụng internet Do đó, quá trình triển khai phần mềm này gặp nhiều ràng buộc hơn so với các phần mềm được xây dựng trên nền tảng NET.
Phần mềm kế toán được thiết kế với nhiều công thức tính toán phức tạp Khi triển khai tại một công ty, việc điều chỉnh các công thức này theo yêu cầu cụ thể là rất khó khăn và có thể ảnh hưởng đến cấu trúc tổng thể của chương trình.
Việc triển khai yêu cầu về ngôn ngữ thứ hai tại chi nhánh đang gặp khó khăn và chậm trễ do thiếu hiểu biết về ngôn ngữ cũng như sự chuẩn bị chưa kỹ lưỡng Điều này đã ảnh hưởng tiêu cực đến tiến trình thực hiện.
Cuộc khảo sát chỉ ra rằng phần mềm kế toán đã được triển khai rộng rãi trong nội bộ công ty, tuy nhiên vẫn tồn tại một số vấn đề hạn chế Mỗi vấn đề này đều có những nguyên nhân trực tiếp và gián tiếp cần được xem xét để cải thiện tình hình.
Hạ tầng CNTT của công ty chưa đồng bộ và không đáp ứng đầy đủ yêu cầu trao đổi thông tin giữa các phòng ban, chủ yếu do công ty chưa đầu tư thích đáng vào lĩnh vực này Các nghiệp vụ chủ yếu vẫn thực hiện qua giấy tờ thủ công và nhân viên phải trực tiếp tìm hiểu thị trường để quảng bá sản phẩm Công ty cũng chưa có chương trình đào tạo nhân lực cho CNTT, chủ yếu dựa vào nguồn nhân lực thuê ngoài, bao gồm nhân viên có kinh nghiệm và sinh viên mới tốt nghiệp Hơn nữa, công ty TNHH phát triển và đầu tư HTC không hoạt động trong lĩnh vực CNTT, dẫn đến những hạn chế về chuyên môn và cần học hỏi từ các chuyên gia bên ngoài.
Công ty chưa khai thác đầy đủ tính năng của phần mềm quản lý, đặc biệt là trong quản lý quan hệ khách hàng, dẫn đến việc thông tin khách hàng không được sử dụng hiệu quả, bỏ lỡ nhiều cơ hội tiếp cận Hơn nữa, công ty thiếu chiến dịch marketing hiệu quả và tiết kiệm chi phí do quy trình duyệt hồ sơ khách hàng vẫn dựa vào nhân lực thủ công, chưa được tự động hóa Số lượng hồ sơ khách hàng ngày càng tăng, gây quá tải cho các bộ phận và dẫn đến lỗi bỏ sót hồ sơ, làm giảm hiệu quả công việc và thời gian chờ đợi kéo dài Điều này ảnh hưởng đến sự đồng nhất trong việc chăm sóc khách hàng cũ, làm cho dịch vụ hậu mãi chưa đạt yêu cầu chuyên nghiệp Đồng thời, việc quảng bá sản phẩm mới đến khách hàng đã mua hàng cũng thiếu sót, dẫn đến mất mát tiềm năng khách hàng lớn.
ĐỊNH HƯỚNG NGHIÊN CỨU VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP TRIỂN KHAI PHẦN MỀM KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ACS SOLUTIONS
Định hướng phát triển nghiên cứu của doanh nghiệp trong giai đoạn 2018- 2025
Mục tiêu dài hạn của ACS Solutions là trở thành doanh nghiệp vững mạnh, chinh phục đỉnh cao công nghệ và không ngừng sáng tạo để nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ Công ty cam kết thỏa mãn tối đa yêu cầu của khách hàng, đồng hành cùng họ trong sự phát triển hưng thịnh và bền vững ACS Solutions hướng đến việc trở thành công ty hàng đầu trong lĩnh vực cung cấp giải pháp quản lý cân xe tải và hệ thống People Counting, nhằm mang
Hiện nay, quy trình triển khai và cài đặt phần mềm Cyber Accounting tại Công
Cổ Phần ACS Solutions đã hoàn thiện quy trình triển khai Cyber Accounting với mức độ chuyên nghiệp cao, giúp tiết kiệm thời gian và tạo dựng hình ảnh tích cực trong lòng các đối tác Tuy nhiên, vẫn còn một số hạn chế trong quy trình cài đặt và triển khai mà công ty cần khắc phục.
Trong tương lai, quy trình cài đặt Cyber Accounting sẽ được cải tiến để khắc phục những hạn chế hiện tại, nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng tại doanh nghiệp Hiện nay, nhiều công đoạn tính toán và sổ sách vẫn phải thực hiện bằng tay và lưu trữ trên giấy, dẫn đến sự suy giảm hiệu suất làm việc của nhân viên.
ACS cam kết nâng cao trình độ và cải tiến công nghệ để đảm bảo triển khai và quản lý phần mềm một cách thống nhất Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian và chi phí cho công ty mà còn mang lại lợi ích cho khách hàng, thể hiện sự tôn trọng đối với khách hàng và chính bản thân mình.
Đề xuất giải pháp triển khai phần mềm kế toán Cyber Accounting tại công ty cổ phần
cổ phần ACS Solutions3.2.1 Quy trình triển khai phần mềm kế toán Cyber Accounting
- Quy trình triển khai phần mềm kế toán thông dụng hiện nay
Hình 1.5 Quy trình triển khai phần mềm kế toán
(Nguồn: Theo Software Engineering – McGraw – Hill 2001)
So với quy trình triển khai phần mềm kế toán thông thường, quy trình triển khai phần mềm Cyber Accounting bổ sung thêm bước huấn luyện nhân viên và khảo sát, phân tích hệ thống Bước khảo sát và phân tích rất quan trọng, vì trước khi đưa phần mềm vào sử dụng, doanh nghiệp cần đánh giá chất lượng và tính năng của phần mềm Bỏ qua bước này có thể dẫn đến rủi ro cao trong quá trình cài đặt và triển khai, gây bất lợi cho công ty.
3.2.2 Các bước thực hiện phần mềm kế toán Cyber Accounting tại công ty cổ phần ACS Solutions
Bước 1 : Lập kế hoạch cài đặt:
Sau khi đạt được thỏa thuận giữa Cyber Soft và Công Ty Cổ Phần ACS Solutions về việc triển khai phần mềm kế toán Cyber Accounting, các thành viên tham gia đã bắt đầu lập kế hoạch cài đặt phần mềm này tại Công Ty Cổ Phần ACS.
1 Lập kế hoạch cài đặt
5 Biên soạn tài liệu hệ thống
Kế hoạch 1 bao gồm việc nhận yêu cầu về nghiệp vụ kế toán từ Công Ty Cổ Phần ACS Solutions, sau đó tiến hành đánh giá mức độ phức tạp và thời gian cần thiết để hoàn thành yêu cầu Dựa trên đánh giá này, chúng tôi sẽ tạo ra kế hoạch triển khai và cài đặt sơ bộ.
Kế hoạch 2 bao gồm việc khảo sát nghiệp vụ kế toán tại Công Ty Cổ Phần ACS Solutions, đồng thời thực hiện xem xét thực tế tại chi nhánh để hiểu rõ hơn về tình hình hoạt động Qua đó, sẽ tiến hành so sánh và điều chỉnh kế hoạch ban đầu nhằm phù hợp với điều kiện cụ thể của công ty.
Kế hoạch 3: Đảm bảo sự thống nhất với các bộ phận liên quan tại Công Ty Cổ Phần Phát Triển Công Nghiệp Và Đô Thị Việt Nam về lịch trình triển khai hệ thống và phương thức làm việc trong quá trình cài đặt và triển khai.
Kế hoạch 4: Tạo ra kế hoạch hoàn chỉnh cho việc triển khai và cài đặt Cyber Accounting tại Công Ty Cổ Phần ACS Solutions.
Kế hoạch chi tiết cho việc triển khai và cài đặt Cyber Accounting tại Công Ty Cổ Phần Phát Triển Công Nghiệp Và Đô Thị Việt Nam đã được hoàn thiện Điều này không chỉ định hướng cho toàn bộ quá trình cài đặt mà còn giúp Công Ty Cổ Phần ACS Solutions thực hiện hiệu quả hệ thống Cyber Accounting.
Bước 2: Chuẩn bị hạ tầng cơ sở:
Tiến hành nghiên cứu thực tế tại Công Ty Cổ Phần ACS Solutions nhằm xác định các yếu tố hạ tầng cần thiết như phần cứng và cơ sở dữ liệu, từ đó chuẩn bị cho quá trình cài đặt thử nghiệm.
Bước 1: Nhận thông tin về hạ tầng cơ sở, điều kiện hoạt động của phần mềm tại hệ thống.
Bước 2: Tiến hành khảo sát thực tế tình trạng hoạt động của các tác nhân hạ tầng này.
Bước 3: Tiến hành xây dựng báo cáo chi tiết về tình trạng thực tế của các tác nhân hạ tầng hiện có, đánh giá khả năng hoạt động và tính tương thích của phần mềm với hệ thống Báo cáo cũng cần chỉ ra những thay đổi cần thiết trong cơ sở hạ tầng để nâng cao hiệu suất hoạt động của phần mềm.
Bước 4: Chuyển giao báo cáo để doanh nghiệp chuẩn bị những điều kiện cần thiết cho việc cài đặt phần mềm Cyber Accounting.
Báo cáo về cơ sở hạ tầng hệ thống thông tin kế toán tại Công Ty Cổ Phần ACS Solutions đã chỉ ra rằng việc chuẩn bị các điều kiện kỹ thuật cơ bản là rất quan trọng để đảm bảo cài đặt và triển khai thành công giải pháp Cyber Accounting tại công ty.
Bước 3: Chuyển đổi dữ liệu:
Chuyển đổi dữ liệu từ hệ thống cũ sang hệ thống Cyber Accounting là một bước quan trọng cho Công Ty Cổ Phần ACS Solutions Quá trình này bao gồm việc chuyển đổi số liệu từ dạng sổ ghi chép truyền thống sang định dạng lưu trữ trên SQL Server, giúp tối ưu hóa quản lý và truy xuất dữ liệu.
Đội triển khai của công ty phần mềm Cyber Soft.
Nhân viên thông tin của Công Ty Cổ Phần ACS Solutions.
Quy trình chuyển đổi dữ liệu:
Bước 1: Xác định dạng dữ liệu cũ đang được lưu trữ tại Công Ty Cổ Phần ACS Solutions.
Bước 2: Thống nhất kiểu dữ liệu mới sao cho phù hợp với Cyber Accounting và nghiệp vụ kế toán hiện có tại công ty.
Bước 3: Tổ chức đội ngũ biến đổi số liệu, tốt nhất có sự tham gia của cả bên phát triển và bên sử dụng phần mềm.
Bước 4: Tiến hành chuyển đổi số liệu.
Kết quả: Dữ liệu kế toán phù hợp với phần mềm Cyber Accounting. Ý nghĩa:
Chuẩn bị dữ liệu dùng cho Cyber Accounting trong tương lai. Đồng bộ dữ liệu kế toán toàn doanh nghiệp.
Quá trình huấn luyện phần mềm thường diễn ra trước khi đưa vào sử dụng thử, như trong trường hợp triển khai Cyber Accounting tại Công Ty Cổ Phần ACS Solutions Huấn luyện không chỉ là bước đầu tiên mà còn là một phần của quá trình dài hơn, bao gồm nhiều giai đoạn khác nhau cho các đối tượng khác nhau Trong một số trường hợp, hợp đồng có thể yêu cầu huấn luyện tiếp tục cho đến khi hết thời hạn thỏa thuận.
Phụ trách huấn luyện: Nhân viên kỹ thuật của Cyber Soft.
Đối tượng nhận huấn luyện:
Nhân viên kế toán của Công Ty Cổ Phần ACS Solutions Nhân viên thông tin của Công Ty Cổ Phần ACS Solutions.
Lãnh đạo có liên quan đến HTTT kế toán của Công Ty Cổ Phần ACS Solutions.
Nội dung được huấn luyện trong giai đoạn này bao gồm những ý chính sau:
Thao tác sử dụng phần mềm Cyber Accounting.
Nguyên tắc kế toán và lập tài liệu kế toán khi sử dụng Cyber Accounting.
Phương thức bảo hành khi gặp sự cố trong quá trình sử dụng Cyber Accounting.
Bước 1: Cài đặt bản dùng thử Cyber Accounting tại Công Ty Cổ Phần ACS Solutions.
Bước 2: Chuyển giao tài liệu hướng dẫn sử dụng Cyber Accounting cho nhân viên liên quan bên phía Công Ty Cổ Phần ACS Solutions.
Bước 3: Tiến hành đào tạo quy trình quản lý cho các đối tượng cấp quản lý liên quan đến HTTT kế toán mà Cyber Accounting sẽ làm việc trên.
Bước 4: Tiến hành đào tạo kỹ thuật cần thiết cho bộ phận thông tin của Công
Ty Cổ Phần ACS Solutions để hiểu rõ và xử lý tại chỗ các trường hợp phát sinh.
Bước 5: Tiến hành đào tạo về nghiệp vụ, nguyên tắc kế toán, cách sử dụng phần mềm cho bộ phận kế toán.
- Cài đặt và hướng dẫn sử dụng hoàn chỉnh phần mềm Cyber Accounting bản dùng thử tại Công Ty Cổ Phần ACS Solutions.
Để đảm bảo việc vận hành Cyber Accounting diễn ra suôn sẻ trong tương lai, việc huấn luyện và đào tạo các nội dung cần thiết là vô cùng quan trọng Điều này không chỉ giúp chuẩn bị về mặt con người mà còn tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững của hệ thống.
Bước 5: Hoàn chỉnh phần mềm theo yêu cầu:
Việc xử lý yêu cầu bắt đầu ngay từ bước đầu của quá trình triển khai và cài đặt Trong giai đoạn này, nhân viên của Cyber Soft sẽ hoàn thiện các yêu cầu thành chức năng của phần mềm và đồng thời tiếp nhận các yêu cầu mới phát sinh trong quá trình sử dụng.
Bước 1: Hoàn chỉnh các yêu cầu ban đầu của Công Ty Cổ Phần ACS Solutions thành các chức năng trong Cyber Accounting.
Bước 2: Nhận các yêu cầu mới phát sinh trong quá trình sử dụng bản dùng thử Cyber Accounting.
Bước 3: Tổ chức đội xử lý các yêu cầu mới và nhanh chóng tiến hành chuyển yêu cầu thành chức năng chương trình.
Bước 4: Hoàn chỉnh bản cài đặt cuối cùng của Cyber Accounting tại Công Ty
Kết quả cuối cùng của việc cài đặt phần mềm kế toán Cyber Accounting tại Công Ty Cổ Phần ACS Solutions đã tạo ra một giải pháp kế toán riêng biệt, tối ưu hóa nguồn lực hiện có và đáp ứng nhu cầu đặc thù của ACS.
Bước 6: Thống nhất lại về quá trình cài đặt:
Quá trình đàm phán dựa trên các báo cáo và kết quả từ giai đoạn đầu triển khai, với mục tiêu được nêu rõ trong phần kết quả Giai đoạn này đóng vai trò như một tổng kết cho nửa đầu quá trình cài đặt, bao gồm đánh giá những thành tựu đã đạt được và xác định phương hướng cho giai đoạn tiếp theo Nếu cần, kế hoạch triển khai ban đầu sẽ được điều chỉnh để phù hợp hơn với thực tế.
Đề xuất một số giải pháp để phát triển quy trình triển khai phần mềm Cyber Accounting tại công ty cổ phần ACS Solutions
3.3 Đề xuất một số giải pháp để phát triển quy trình triển khai phần mềm Cyber Accounting tại công ty cổ phần ACS Solutions
Quy trình triển khai và cài đặt phần mềm Cyber Accounting tại Công Ty Cổ phần ACS Solutions đã đạt được sự hoàn thiện cao, thể hiện qua tính chuyên nghiệp và khả năng tiết kiệm thời gian Điều này đã góp phần xây dựng hình ảnh tích cực cho Cyber Accounting trong mắt các đối tác Tuy nhiên, quy trình này vẫn còn một số hạn chế cần khắc phục Trong tương lai, để nâng cao hiệu quả và hoàn thiện quy trình cài đặt Cyber Accounting, tôi đề xuất một số giải pháp nhằm cải thiện những điểm còn yếu.
-Tăng mức độ tự động hóa:
Quy trình cài đặt và triển khai Cyber Accounting tại Công Ty Cổ Phần ACS Solutions hiện tại phụ thuộc nhiều vào sự tham gia của con người, trong bối cảnh yếu tố con người tại Việt Nam chưa đủ ổn định và chuyên nghiệp Do đó, việc tìm kiếm giải pháp tự động hóa cao là rất cần thiết Trong tương lai, với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ thông tin, máy móc dự kiến sẽ dần thay thế con người trong quy trình này, giúp tiết kiệm chi phí và thời gian.
Quy trình triển khai Cyber Accounting ngày càng trở nên đơn giản hơn cho người thực hiện, tuy nhiên, các thủ tục hoàn thành lại ngày càng tinh vi và đòi hỏi trình độ quản lý cao Để đảm bảo thành công, cần sự đồng đều và chuyên môn cao từ đội ngũ triển khai, cùng với sự hợp tác chặt chẽ giữa các đơn vị sử dụng phần mềm, các ban ngành chức năng và các tổ chức đào tạo nguồn lực CNTT.
Việc triển khai Cyber Accounting tại Công Ty Cổ Phần ACS Solutions cần sự hợp tác chặt chẽ giữa bên cài đặt và bên sử dụng Tuy nhiên, phương thức trao đổi thông tin hiện tại chưa đạt hiệu quả tối ưu, do một số cá nhân và tổ chức vẫn giữ nề nếp làm việc cũ, dẫn đến hạn chế trong việc tăng cường sự giao tiếp Để cải thiện quy trình này, công ty Cyber Soft cam kết phát triển hệ thống tương tác mới, nhằm nâng cao sự phối hợp giữa hai bên Với các nâng cấp công nghệ, phần mềm Cyber Accounting sẽ có khả năng tương tác trực tiếp với nhân viên triển khai, từ đó đưa ra giải pháp cài đặt hoàn thiện hơn.
Xu hướng phát triển hệ thống thông tin (HTTT) trong doanh nghiệp hiện nay là tích hợp và xử lý toàn bộ thông tin Các giải pháp xử lý thông tin cho các phân hệ nhỏ, như hệ thống kế toán, cần phải nằm trong một tổng thể chung để quản lý hiệu quả toàn công ty Điều này có nghĩa là các phần mềm như Cyber Accounting tại chi nhánh Đà Nẵng sẽ không còn được triển khai độc lập, mà sẽ được tích hợp vào khối giải pháp ERP chung cho toàn doanh nghiệp.
Trong các gói phần mềm được cung cấp bởi công ty Cyber Soft cũng có phần mềm Cyber ERP được phát triển theo xu hướng này.
Với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ thông tin, việc áp dụng phần mềm trong kế toán và quản lý doanh nghiệp trở nên cần thiết Các phần mềm này cung cấp thông tin chi tiết về tình hình sản xuất, tài sản, nguồn vốn và công nợ, giúp cán bộ kế toán và nhà quản lý có cái nhìn tổng quan và chính xác Mặc dù giai đoạn đầu triển khai phần mềm có thể gặp khó khăn, nhưng nếu thực hiện một cách khoa học và hợp lý, sẽ giảm thiểu khối lượng công việc và nâng cao hiệu quả quản lý tài chính trong doanh nghiệp.
Do thời gian hạn chế và kinh nghiệm còn thiếu, bài Khóa Luận của em không thể tránh khỏi những thiếu sót Em rất mong nhận được sự góp ý và bổ sung từ các thầy cô giáo để cải thiện và hoàn thiện bài Khóa Luận của mình.
Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ tận tình của Thạc Sĩ Lê Việt
Hà cùng các cán bộ Công Ty Cổ Phần ACS Solutions đã giúp đỡ em hoàn thành bài khóa luận này.
Hà Nội, ngày 24 tháng 04 năm 2019
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
[1] Bộ môn Công Nghệ Thông Tin (2011), ‟ Bài giảng công nghệ phần mềm”, Trường Đại Học Thương Mại, Hà Nội.
[2] Bộ môn Công Nghệ Thông Tin (2010), “ Hệ thống thông tin quản lý”, Trường Đại Học Thương Mại, Hà Nội.
[3] Bộ môn Tin Học (2011), “ Bài giảng phân tích thiết kế hệ thống”, Trường Đại Học Thương Mại, Hà Nội.
[4] Nguyễn Thế Hưng (2008), Hệ thống thông tin Kế Toán, nhà xuất bản Thống Kê, Thành phố Hồ Chí Minh.
+ http://www.icd.com.vn/
+ http://www.namphatsteel.com.vn/
