CHƯƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU
3.2 Đề xuất giải pháp triển khai phần mềm kế toán Cyber Accounting tại công ty cổ phần
3.2.2 Các bước thực hiện phần mềm kế tốn Cyber Accounting tại cơng ty cổ phần ACS
phần ACS Solutions
Bước 1 : Lập kế hoạch cài đặt:
Sau khi Cyber Soft và Công Ty Cổ Phần ACS Solutions đạt được thỏa thuận về việc cài đặt phần mềm kế toán Cyber Accouting, các thành viên tham gia triển khai và cài đặt bắt đầu lên kế hoạch cài đặt Cyber Accounting tại Công Ty Cổ Phần ACS
1. Lập kế hoạch cài đặt
2. Biến đổi dữ liệu
3. Huấn luyện
4. Cài đặt
Solutions.
Kế hoạch 1: Nhận yêu cầu về nghiệp vụ kế tốn từ Cơng Ty Cổ Phần ACS Solutions, đánh giá mức độ phức tạp và thời gian cần thiết để hoàn thành yêu cầu để tạo ra kế hoạch triển khai và cài đặt sơ bộ.
Kế hoạch 2: Tiến hành khảo sát về nghiệp vụ kế tốn tại Cơng Ty Cổ Phần ACS Solutions, tiến hành xem xét thực tế tại chi nhánh để có cái nhìn rõ nét hơn. So sánh và điều chỉnh kế hoạch ban đầu cho phù hợp với điều kiện riêng của công ty.
Kế hoạch 3: Thống nhất với các bộ phận liên quan tại Công Ty Cổ Phần Phát Triển Công Nghiệp Và Đơ Thị Việt Nam về lịch trình triển khai hệ thống và phương thức làm việc trong thời gian triển khai và cài đặt.
Kế hoạch 4: Tạo ra kế hoạch hoàn chỉnh cho việc triển khai và cài đặt Cyber Accounting tại Công Ty Cổ Phần ACS Solutions.
Kết quả: Kế hoạch hoàn chỉnh cho việc triển khai và cài đặt Cyber Accounting tại Công Ty Cổ Phần Phát Triển Công Nghiệp Và Đô Thị Việt Nam.
Ý nghĩa: Định hướng cho cả quá trình cài đặt và triển khai Cyber Accounting tại Công Ty Cổ Phần ACS Solutions.
Bước 2: Chuẩn bị hạ tầng cơ sở:
Tiến hành nghiên cứu thực tế tại Công Ty Cổ Phần ACS Solutions và xác định các yếu tố hạ tầng như phần cứng, cơ sở dữ liệu… để chuẩn bị cài đặt thử nghiệm.
Bước 1: Nhận thông tin về hạ tầng cơ sở, điều kiện hoạt động của phần mềm tại hệ thống.
Bước 2: Tiến hành khảo sát thực tế tình trạng hoạt động của các tác nhân hạ tầng này.
Bước 3: Xây dựng báo cáo về tình trạng thực tế các tác nhân hạ tầng hiện có, đánh giá khả năng hoạt động, khả năng tương thích của phần mềm đối với hệ thống, chỉ ra những thay đổi cần thiết về cơ sở hạ tầng để phần mềm có thể hoạt động tốt hơn. Bước 4: Chuyển giao báo cáo để doanh nghiệp chuẩn bị những điều kiện cần thiết cho việc cài đặt phần mềm Cyber Accounting.
Kết quả: Báo cáo về cơ sở hạ tầng HTTT kế tốn tại Cơng Ty Cổ Phần ACS Solutions.
Ý nghĩa: Chuẩn bị các điều kiện kỹ thuật căn bản để đảm bào việc cài đặt và triển khai Cyber Accounting tại Công Ty Cổ Phần ACS Solutions.
Bước 3: Chuyển đổi dữ liệu:
Tiến hành chuyển đổi dữ liệu từ kiểu cũ sang hệ dữ liệu thích hợp cho Cyber Accounting, cụ thể với Công Ty Cổ Phần ACS Solutions. là chuyển đổi từ số liệu dạng sổ ghi chép sang số liệu lưu trữ trên SQL Server.
Thành phần tham gia:
Đội triển khai của công ty phần mềm Cyber Soft.
Nhân viên thông tin của Công Ty Cổ Phần ACS Solutions. Quy trình chuyển đổi dữ liệu:
Bước 1: Xác định dạng dữ liệu cũ đang được lưu trữ tại Công Ty Cổ Phần ACS Solutions.
Bước 2: Thống nhất kiểu dữ liệu mới sao cho phù hợp với Cyber Accounting và nghiệp vụ kế tốn hiện có tại cơng ty.
Bước 3: Tổ chức đội ngũ biến đổi số liệu, tốt nhất có sự tham gia của cả bên phát triển và bên sử dụng phần mềm.
Bước 4: Tiến hành chuyển đổi số liệu.
Kết quả: Dữ liệu kế toán phù hợp với phần mềm Cyber Accounting. Ý nghĩa:
Chuẩn bị dữ liệu dùng cho Cyber Accounting trong tương lai. Đồng bộ dữ liệu kế tốn tồn doanh nghiệp.
Bước 4: Huấn luyện:
Quá trình huấn luyện thường được tổ chức trước khi đưa phần mềm vào dùng thử, trường hợp triển khai Cyber Accounting tại Công Ty Cổ Phần ACS Solutions. là ví dụ cụ thể. Thực tế, đơi khi việc huấn luyện khi triển khai và cài đặt chỉ là bước đầu tiên trong cả một quá trình dài bao gồm các giai đoạn khác nhau dành cho các đối tượng khác nhau. Trong một số trường hợp cá biệt, các thỏa thuận trong hợp đồng không cho phép việc huấn luyện dừng lại cho đến thời hạn thỏa thuận trong hợp đồng.
Đối tượng tham gia:
Phụ trách huấn luyện: Nhân viên kỹ thuật của Cyber Soft. Đối tượng nhận huấn luyện:
Nhân viên kế tốn của Cơng Ty Cổ Phần ACS Solutions Nhân viên thông tin của Công Ty Cổ Phần ACS Solutions.
Lãnh đạo có liên quan đến HTTT kế tốn của Cơng Ty Cổ Phần ACS Solutions. Nội dung được huấn luyện trong giai đoạn này bao gồm những ý chính sau: Thao tác sử dụng phần mềm Cyber Accounting.
Nguyên tắc kế toán và lập tài liệu kế toán khi sử dụng Cyber Accounting. Phương thức bảo hành khi gặp sự cố trong quá trình sử dụng Cyber Accounting.
Quá trình huấn luyện:
Bước 1: Cài đặt bản dùng thử Cyber Accounting tại Công Ty Cổ Phần ACS Solutions.
viên liên quan bên phía Cơng Ty Cổ Phần ACS Solutions.
Bước 3: Tiến hành đào tạo quy trình quản lý cho các đối tượng cấp quản lý liên quan đến HTTT kế toán mà Cyber Accounting sẽ làm việc trên.
Bước 4: Tiến hành đào tạo kỹ thuật cần thiết cho bộ phận thông tin của Công Ty Cổ Phần ACS Solutions để hiểu rõ và xử lý tại chỗ các trường hợp phát sinh.
Bước 5: Tiến hành đào tạo về nghiệp vụ, nguyên tắc kế toán, cách sử dụng phần mềm cho bộ phận kế toán.
Kết quả:
- Cài đặt và hướng dẫn sử dụng hoàn chỉnh phần mềm Cyber Accounting bản dùng thử tại Công Ty Cổ Phần ACS Solutions.
- Huấn luyện và đào tạo thành công các nội dung cần thiết đã đưa ra ở trên.
Ý nghĩa: Chuẩn bị về mặt con người để vận đảm bảo việc vận hành Cyber Accounting trong tương lai diễn ra thơng suốt.
Bước 5: Hồn chỉnh phần mềm theo u cầu:
Việc xử lý các yêu cầu đã được bắt đầu xử lý từ khi chúng ta tiến hành bước đầu tiên của quá trình triển khai và cài đặt. Giai đoạn này, nhân viên triển khai của Cyber Soft sẽ tiến hành hoàn chỉnh các yêu cầu này thành chức năng của phần mềm; đồng thời, xử lý các yêu cầu mới phát sinh trong quá trình sử dụng phần mềm.
Bước 1: Hồn chỉnh các u cầu ban đầu của Cơng Ty Cổ Phần ACS Solutions thành các chức năng trong Cyber Accounting.
Bước 2: Nhận các yêu cầu mới phát sinh trong quá trình sử dụng bản dùng thử Cyber Accounting.
Bước 3: Tổ chức đội xử lý các yêu cầu mới và nhanh chóng tiến hành chuyển yêu cầu thành chức năng chương trình.
Bước 4: Hồn chỉnh bản cài đặt cuối cùng của Cyber Accounting tại Công Ty Cổ Phần ACS Solutions.
Kết quả: Bản cài đặt cuối cùng của phần mềm kế toán Cyber Accounting tại Công Ty Cổ Phần ACS Solutions.
Ý nghĩa: Riêng biệt hóa Cyber Accounting tại Cơng Ty Cổ Phần ACS Solutions, biến thành phần mềm dành riêng cho ACS và phát huy được mọi nguồn lực đang có.
Bước 6: Thống nhất lại về quá trình cài đặt:
Quá trình đàm phán dựa trên cơ sở các báo cáo và kết quả thu được trong giai đoạn đầu của quá trình tiển khai (những mục tiêu được nêu ra trong phần kết quả của mỗi giai đoạn). Giai đoạn này cũng có thể coi như là một phần tổng kết nhỏ cho nửa đầu q trình cài đặt. Nó bao gồm cả đánh giá cho những gì đã làm được và phương hướng làm việc cho giai đoạn tiếp theo. Nếu cần thiết, kế hoạch triển khai và cài đặt ban đầu sẽ được sửa chữa lại cho phù hợp hơn với điều kiện thực tế.
Đánh giá quá trình triển khai và cài đặt của đội triển khai tại chi ACS trong thời gian qua. Tổng kết những điểm mạnh, điểm yếu và rút ra những bài học kinh nghiệm.
Đàm phán, thống nhất lại giữa hai bên Cyber Soft và ACS về quá trình cài đặt, triển khai, cũng như các thỏa thuận về dịch vụ cung cấp trong quá trình sử dụng.
Đề ra phương hướng hoạt động tiếp theo của đội triển khai và chỉnh sửa kế hoạch ban đầu nếu cần thiết.
Kết quả:
- Thỏa thuận về việc chính thức cài đặt Cyber Accounting tại Cơng Ty Cổ Phần ACS Solutions.
- Đánh giá kết quả giai đoạn đầu q trình triển khai Cyber Accounting tại Cơng Ty Cổ Phần ACS Solutions.
- Kế hoạch cài đặt và triển khai sửa đổi (nếu cần) cho giai đoạn tiếp theo. Ý nghĩa:
- Định hướng cho giai đoạn cịn lại của q trình cài đặt và triển khai Cyber Accounting tại Công Ty Cổ Phần ACS Solutions.
- Quyết định các vấn đề liên quan đến việc sử dụng, bảo trì… phần mềm trong tương lai.
Bước 7: Cài đặt:
Cài đặt phần mềm Cyber Accounting tại Công Ty Cổ Phần ACS Solutions. Phương pháp cài đặt lựa chọn:
Phương pháp chuyển đổi trực tiếp. Có sự chuẩn bị lý từng khâu trong quá trình cài đặt và huấn luyện đầy đủ cho những người tham gia.
Quy trình cài đặt:
Bước 1: Gỡ bỏ bản dùng thử trên hệ thống tại Công Ty Cổ Phần ACS Solutions, tiến hành cài đặt phần mềm Cyber Accounting đã được dựng lại theo yêu cầu của chi nhánh.
Bước 2: Xây dựng CSDL trên máy chủ của ACS, nhập dữ liệu đã chuyển đổi vào CSDL mới và tiến hành chạy thử kiểm tra.
Bước 3: Sửa lại các lỗi của CSDL mới, chuyển CSDL thành hoàn chỉnh.
Bước 4: Nhận các yêu cầu về hệ thống báo cáo của công ty cổ phần ACS Solutions.
Bước 5: Hoàn chỉnh các yêu cầu về hệ thống báo cáo và đưa vào sử dụng.
Bước 6: Tiến hành phân quyền chính thức cho hệ thống trên phần mềm Cyber Accounting.
Kết quả:
-CSDL đầy đủ tại Công Ty Cổ Phần ACS Solutions. -Hệ thống báo cáo mới theo yêu cầu của ACS.
Ý nghĩa: Đánh dấu việc chính thức đưa phần mềm Cyber Accounting vào sử dụng tại Công Ty Cổ Phần ACS Solutions.
Bước 8: Chuẩn bị tài liệu hệ thống:
Tài liệu hệ thống có ý nghĩa rất quan trọng trong việc bảo trì và nâng cấp sau này. Vì thế, sau khi cài đặt hệ thống, đội triển khai phải tổng hợp các tài liệu đã thu thập được trước đó cùng các tài liệu phân tích thiết kế … để tạo thành tài liệu hệ thống cuối cùng. Tài liệu này khơng chỉ có ý nghĩa hỗ trợ cho phần mềm Cyber Accounting mà cịn có ý nghĩa quan trọng trong q trình hồn thiện hóa HTTT kế tốn nói riêng và HTTT tồn doanh nghiệp nói chung tại Cơng Ty Cổ Phần ACS Solutions.
Kết quả: Tài liệu hệ thống của HTTT kế toán tại Công Ty Cổ Phần ACS Solutions.
Ý nghĩa: Tạo ra cơ sở lý thuyết cho việc sử dụng, bảo trì, nâng cấp Cyber