CHƯƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU
2.2 Các điều kiện cơ bản để chuẩn bị cài đặt và triển khai phần mềm kế toán tại doanh nghiệp
doanh nghiệp
- Thành phần tham gia:
nghiệp, xác định các yêu cầu dành cho phần mềm, chuyển hóa các yêu cầu này thành tài liệu để thuận tiện cho việc xây dựng phần mềm.
Lập trình viên: Đóng vai trị xây dựng phần mềm sao cho phù hợp với HTTT của doanh nghiệp, chuyển hóa các u cầu thu được từ phân tích viên thành chức năng trên phần mềm.
Kỹ thuật viên: Truyền đạt cách cài đặt, sử dụng hay cách thực hiện các nghiệp vụ trên phần mềm, đóng vai trị hỗ trợ cài đặt và triển khai phần mềm kế toán.
- Điều kiện kỹ thuật: Đảm bảo rằng phần mềm phù hợp với hoạt động kinh doanh sản xuất của doanh nghiệp.
Trang bị hệ thống thiết bị về tin học phù hợp với yêu cầu, trình độ quản lý, trình độ tin học của cán bộ quản lý, đội ngũ nhân viên kế tốn.
Có q trình sử dụng thử nghiệm (Trial/Demo) phần mềm mới trên quy mơ thử nghiệm. Sau q trình thử nghiệm, nếu phần mềm kế toán đáp ứng được tiêu chuẩn của phần mềm kế tốn và u cầu kế tốn của đơn vị thì đơn vị mới tiến hành cài đặt và triển khai chính thức.
Xây dựng quy chế (dạng văn bản, tài liệu, điều ước…) giữa các bên tham gia triển khai phần mềm trong quá trình triển khai và cài đặt.
Tổ chức trang bị và sử dụng các thiết bị lưu trữ an toàn cho hệ thống trước khi cài đặt để tránh sai sót xảy ra trong qúa trình cài đặt, triển khai.
- Điều kiện về con người và tổ chức bộ máy kế toán:
Lựa chọn hoặc tổ chức đào tạo cán bộ kế tốn có đủ trình độ chun mơn, nghiệp vụ về kế toán và tin học.
Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện các khâu trong quá trình triển khai phần mềm kế toán (cần sự thống nhất giữa các bên).
Quy định rõ trách nhiệm, yêu cầu bảo mật dữ liệu máy tính; chức năng, nhiệm vụ của từng người trong q trình triển khai và cài đặt phần mềm.
- Tính thống nhất trong cơng tác kế tốn:
Có kế hoạch cẩn thận với trường hợp tiến hành triển khai phần mềm kế toán đối với các đơn vị kế tốn có các đơn vị kế toán trực thuộc để đảm bảo thống nhất về số liệu.
2.3 Quy trình triển khai phần mềm kế tốn 2.3.1 Định hướng và tìm giải pháp.
- Lập thành tài liệu yêu cầu hệ thống:
- Doanh nghiệp cần phải định hướng và làm rõ những yêu cầu của mình là gì? khơng để thiếu sót thơng tin u cầu trong q trình lựa chọn. (Các quy định, quy trình, thơng tin trọng yếu, biểu mẫu và báo cáo kèm theo và kết quả cuối cùng cần có) tất cả cần làm rõ tránh sự thay đổi khi đã thống nhất giải pháp.
- Những yêu cầu cơ bản và chi tiết khi đã thống nhất xong cần lập thành tài liệu yêu cầu để dễ tìm hiểu và trao đổi khi khảo sát. Điều quan trọng hơn hết là tránh việc thiếu yêu cầu để rồi giải pháp phải bổ sung hay thay đổi nhiều.
- Trao đổi minh bạch và hợp tác chặt chẽ cùng nhà cung cấp giải pháp:
- Khảo sát giải pháp và trao đổi yêu cầu rõ ràng với nhà cung cấp giải pháp. Mạnh dạn thay đổi nếu như thấy yêu cầu hay nguyên tắc đưa ra khó thực hiện với giải pháp phần mềm, đơn giãn hóa các quy trình và đưa vào phần mềm các bước cần thiết để có hệ thống vận hành tối ưu nhất.
- Điểm mấu chốt trong bước này là cần phải xác định “trọng tâm”. Doanh nghiệp đang cần gì? muốn gì? mong đợi gì? Để đưa ra u cầu gì trong cơng việc hiện tại của mình đầy đủ và hợp lý nhất.
- Đối với nhà tư vấn:
- Nhà cung cấp có rất nhiều giải pháp nhưng cũng cần tư vấn cho nhà quản lý lựa chọn những giải pháp phù hợp và cần thiết nhất với yêu cầu của nhà quản lý, tránh trường hợp yêu cầu cao hơn thực tế, hay không phù hợp ứng dụng hệ thống, do phần mềm là một hệ thống tương tác đồng bộ và liên đới giữa nhiều quy trình với nhau, rồi những yêu cầu chưa cần thiết sẽ làm một phần hệ thống khơng sử dụng tới, từ đó gây lãng phí khơng cần thiết, và có thể làm cho dự án gặp khó khăn thêm khơng đáng có, cũng sẽ dẫn tới đánh giá dự án khơng tốt vì một phần đầu tư khơng có hiệu quả.
- Khi triển khai hệ thống
- Phải có “Trưởng dự án” của hai bên: để quản lý toàn bộ dự án, tạo ra sự thuận lợi bằng cách thống nhất trao đổi thông tin giữa hai bên với nhau. Trưởng dự án sẽ theo dỗi xuyên suốt cho đến khi kết thúc dự án. Với trưởng dự án, nên tránh đưa các lãnh đạo quá cao, không thường xuyên bám xát dự án, vì như thế khó hỗ trợ cũng như điều phối dự án.
Cần có kế hoạch cơng việc chi tiết:
- Kế hoạch chi tiết là kế hoạch bám sát nội dung công việc hai bên đã thống nhất - Rõ ràng về nhân sự phụ trách
- Thời gian thực hiện - Các quy định
- Khi có sự thay đổi thì có ngun tắc chung để thực hiện và giải quyết - Bám sát kế hoạch và tuân thủ đúng nguyên tắc dự án đã đề ra.
- Hai bên cần tương tác qua lại với nhau, bám sát kế hoạch và tuân thủ đúng nguyên tắc trong q trình thực hiện dự án.
- Thơng báo các vấn đề phát sinh kịp thời
Các phát sinh phải được thơng báo nhanh chóng và kịp thời như:
- Đổi ngày làm việc
- Chuyển nhân sự phụ trách
- Và các phát sinh khác về nội dung đã thống nhất (Vì vậy cần có 1 kênh liên lạc được thống nhất, quy định thời gian, người thông báo, người tiếp nhận, xử lý và báo lại kết quả).
Tìm hiểu rõ ràng về các phát sinh để có hướng giải quyết hợp lý, những phát sinh chính là yếu tố hay tạo ra sự thay đổi của kế hoạch công việc và dẫn tới hệ thống gặp khó khăn khi triển khai, vì vậy quản lý sự thay đổi, phải hiểu cũng như bình tĩnh phân tích và thống nhất với nhau cách giải quyết là điều rất quan trọng để dự án đảm bảo thành công.
Điểm lưu ý chung
+ Đối với đơn vị tiếp nhận:
- Trưởng dự án bám sát công việc xuyên suốt.
- Việc tiếp nhận phần mềm cần phải giao đúng người, đúng việc, đúng phịng chức năng để việc sử dụng một cách có lợi nhất (Một số cơng ty nhân viên IT sẽ nắm hết về nghiệp vụ triển khai?).
- Giao việc cho từng nhân viên và làm rõ công việc để vận hành nhịp nhàng, vì phần mềm có tính tương tác cao nên các phần việc ảnh hưởng qua lại liên tục.
- Khi có phát sinh cần thống nhất một ý kiến chung để có hướng giải quyết nhanh và hiệu quả.
- Những yêu cầu lặt vặt cũng như các lý do không tên (bận quá, chưa quen, không bằng dùng phần mềm này,…) Đơn vị tiếp nhận cần hiểu bản chất vấn đề, tạo mọi điều kiện thuận lợi và hỗ trợ nhanh nhất cho bên cung cấp để dự án sớm hoàn thành và đi vào hoạt động (Vì những lý do nhỏ như trên mà kéo dài dự án thì rất lãng phí thời gian và tiền bạc và khơng đáng có, nhưng khơng kiểm xốt thì chắc chắn nó sẽ ảnh hưởng khơng nhỏ tới dự án).
+ Đối với đơn vị triển khai dự án:
- Trưởng dự án bám sát công việc và tương tác với trưởng dự án đơn vị tiếp nhận - Đơn vị triển khai phải hiểu rõ hệ thống, đặc trưng của khách hàng, tư vấn chi tiết và thấu đáo hệ thống mà mình triển khai.
- Tư vấn cải tiến khi có cách làm tốt hơn, nhưng luôn phải xuất phát từ thực tế của khách hàng, hài hịa cho mơ hình và chi phí đầu tư.
- Lập tài liệu hiện trạng và giải pháp rõ ràng để làm căn cứ triển khai.
- Hiểu rõ các rủi ro để chủ động quản lý và có giải pháp thay thế khi phát sinh. Cần hiểu rõ doanh nghiệp và chọn giải pháp, nhà cung cấp phù hợp với các yếu tố cần lưu ý để triển khai thành cơng nhất.
Để có thể vận hành phần mềm kế tốn hiệu quả, doanh nghiệp cần triển khai hệ thống này ở tất cả các bộ phận và phịng ban, nó có thể thay đổi gần như hồn tồn phương thức hoạt động của tổ chức. Đây là một thách thức không nhỏ đối với doanh nghiệp.Vậy đâu là chìa khóa để triển khai một phần mềm kế tốn thành công?
1. Xác định đúng nhu cầu và phạm vi nghiệp vụ cần triển khai
Chủ doanh nghiệp và các nhà điều hành cần nhận định rõ các khó khăn của doanh nghiệp ở thời điểm hiện tại cũng như những thách thức khi phát triển và cạnh tranh trong 3 đến 5 năm tới, từ đó xác định đúng nhu cầu đầu tư hệ thống kế toán và xác định phạm vi nghiệp vụ kế toán cần triển khai, để phù hợp với với lộ trình phát triển của doanh nghiệp và khả năng tiếp nhận và vận hành của đội ngũ nhân sự.
2. Lựa chọn đối tác triển khai phù hợp
Doanh nghiệp nên tìm đối tác đã có kinh nghiệm triển khai phần mềm kế tốn thành cơng ở những doanh nghiệp cùng lĩnh vực với quy mô bằng hoặc lớn hơn cơng ty mình.
Đối tác cũng cần hiểu rõ ngành nghề, các quy định của kế toán Việt Nam cũng như văn hóa doanh nghiệp Việt Nam để dễ dàng trao đổi, phối hợp và thảo luận trong quá trình xây dựng, chuyển giao giải pháp, đào tạo người dùng cuối và hỗ trợ khi hệ thống vận hành chính thức.
3. Nhân sự tham gia dự án
Lãnh đạo cao nhất của doanh nghiệp và giám đốc các khối chức năng tham gia dự án càng nhiều thì tỷ lệ thành cơng càng cao.
Giám đốc dự án: Thơng thường là tổng, phó tổng hoặc giám đốc chiến lược. Đây là người đưa ra các quyết định quan trọng trong các giai đoạn của dự án.
BPO (Business Process Owner): Thông thường là giám đốc các bộ phận, những người này tham gia để xét duyệt các quy trình sẽ vận hành trên hệ thống kế tốn và phân cơng nguồn lực để triển khai các quy trình đã thống nhất, đảm bảo khi vận hành hệ thống kế tốn thì các quy trình bên ngồi cũng đã được thay đổi, chuyển đổi và phù hợp với vận hành hệ thống kế tốn.
Quản trị dự án: Thơng thường là giám đốc tài chính, giám đốc cơng nghệ thơng tin quản trị dự án đã có kinh nghiệm triển khai phần mềm kế tốn, là người có khả năng kết nối và phối hợp với các bộ phận để thực hiện triển khai dự án.
Người dùng chính (Key – Users): Là những người nắm rõ quy trình nghiệp vụ của phân hệ mình phụ trách, chuẩn hóa và chuyển đổi master data, chạy thử nghiệm hệ thống mới và chấp nhận hệ thống, đào tạo lại cho người dùng cuối cùng (End-Users).
4. Tuân thủ quy trình triển khai và quy trình chuẩn
Để đảm bảo triển khai thành công, sử dụng hiệu quả nguồn lực và giảm thiểu rủi ro khi triển khai phần mềm kế tốn thì doanh nghiệp cần tuân thủ đúng quy trình của
của nhà cung cấp phần mềm kế tốn. Quy trình triển khai được các nhà cung cấp xây dựng dựa vào tích lũy kinh nghiệm đã triển khai thành cơng cho hàng ngàn doanh nghiệp trên thế giới. Vì vậy, các doanh nghiệp muốn triển khai thành cơng thì phải tuyệt đối tuân thủ quy trình. Đây cũng là điều kiện tiên quyết để có thể triển khai thành cơng một dự án xây dựng phần mềm kế toán.
Khi doanh nghiệp mua hệ thống kế tốn là đã mua các quy trình tích hợp và kinh nghiệm quản lý tiên tiến của nhà cung cấp. Vì vậy, doanh nghiệp phải khai thác và ứng dụng các quy trình chuẩn của hệ thống. Doanh nghiệp muốn chuẩn hóa hoạt động sản xuất, kinh doanh và muốn mở rộng quy mơ thì phải ứng dụng quy trình chuẩn để thống nhất các chỉ tiêu quản trị và điều hành của tồn cơng ty, nhà máy và chi nhánh sản xuất.
2.5 Tổng quan nghiên cứu
Với quá trình phát triển trên 100 năm của kế tốn trên thế giới, khó có thể thơng kê được có bao nhiêu cơng trình nghiên cứu về kế tốn. Ngồi ra rào cản về ngôn ngữ và khả năng truy cập internet cũng hạn chế sự tiếp cận của tác giả đến các cơng trình nghiên cứu.
Thơng qua nghiên cứu các tài liệu thu thập được, tôi xin tóm lược và trình bày một số nghiên cứu tiêu biểu về kế toán như sau:
- Tác giả Nguyễn Thị Phương Dung đã nghiên cứu về việc áp dụng phương
pháp kế tốn chi phí theo hoạt động trên cơ sở thời gian (Time Driven ABC) cho doanh nghiệp Việt Nam. (Nguồn: Tạp chí nghiên cứu khoa học kiểm tốn. Tháng 9/2016, trang 3-13)
- Tác giả Nguyễn Thị Thanh Hải đã nghiên cứu về giải pháp nâng cao chất
lượng cơng bố thơng tin kế tốn của các doanh nghiệp niêm yết trên thị trường chứng khoán Việt Nam (Nguồn: Sách chuyên khảo, NXB Đại học Kinh tế quốc dân, 2015.)
- T.S Nguyễn Thị Hương Liên đã nghiên cứu về việc nâng cao chất lượng đào
tạo kế toán - kiểm toán bậc đại học ở Việt Nam (Nguồn: Kỷ yếu Hội thảo Khoa học Quốc gia Trường Đại học Kinh tế Quốc dân, trang 79-85.)
- Tác giả Nguyễn Thị Phương Dung đã nghiên cứu về chuẩn mực kế toán quốc
tế về giảm giá trị tài sản (IAS 36) đối với tài sản cố định của doanh nghiệp và gợi ý cho Việt Nam (Nguồn: Hội thảo quốc tế "Kinh tế, quản lý và quản trị kinh doanh trong bối cảnh tồn cầu hóa"- ICYREB 2015- ĐH KTQD- Tháng 12/2015)
- Tác giả Trần Thế Nữ nghiên cứu về Giải pháp nào để nâng cao chất lượng
công tác kế tốn hợp tác xã nơng nghiệp? (Nguồn: Tạp chí Kếtốn. Số 65/2007)
- Tác giả Đỗ Kiều Oanh nghiên cứu về Nhu cầu đào tạo kế toán kiểm toán với
khả năng cung ứng ở trường đại học kinh tế Đại học quốc gia Hà nội (Nguồn: Hội thảo khoa học của Trường Đại học kinh tế, 9/2008)
- Tác giả Nguyễn Thị Hải Hà nghiên cứu về giải pháp nâng cao chất lượng
cơng bố thơng tin kế tốn của Doanh nghiệp Niêm yết trên thị trường chứng khoán Việt Nam (Nguồn: NXBKTQD 2015)
- Tác giả Phạm Ngọc Quang đã nghiên cứu về mối quan hệ giữa hành vi điều
chỉnh lợi nhuận và ý kiến kiểm tốn khơng chấp nhận toàn phần (Nguồn: Hội thảo Việt Nam học lần thứ 5)
Trong các đề tài trên, mỗi tác giả nghiên cứu về một mặt, một vấn đề về kế toán tại các doanh nghiệp khác nhau, các ngành nghề khác nhau. Có tác giả nghiên cứu theo phương pháp truyền thống, có tác giả lại nghiên cứu trên góc độ kế tốn hiện đại. Nhìn chung khơng có sự xung khắc hay bất đồng quan điểm nghiên cứu cũng như khơng có sự tranh luận đáng nói nào về mặt lý thuyết, và đã có sự thống nhất giữa các tác giả.
2.6 Thực trạng triển khai phần mềm kế tốn tại cơng ty cổ phần ACS Solutions 2.6.1 Giới thiệu về công ty cổ phần ACS Solutions
Tên đơn vị : Công ty cổ phần ACS Solutions
Địa chỉ trụ sở: Tầng 5 tòa nhà C’ Land số 81 Lê Đức Thọ, Phường Mỹ Đình 2,
Quận Nam Từ Niêm, Thành phố Hà Nội.
Số điện thoại: +84.4.35666 016 Fax: +84.4.35666 013
Website của công ty: http://www.acs.vn Tổng giám đốc: Lê Văn Vĩnh.
Loại hình cơng ty: Cơng ty cổ phần
Các sản phẩm và dịch vụ bao gồm:
- Hệ thống People Counting và giải pháp phân tích hiệu quả hoạt động cho hệ thống bán và trung tâm thương mại
- Phần mềm giải pháp quản lý cân xe tải