CHƯƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU
2.9 Đánh giá chung về thực trạng triển khai và cài đặt phần mềm Cyber Accounting tại Công
Accounting tại Công Ty Cổ Phần ACS Solutions
2.9.1 Ưu điểm
Quá trình triển khai và cài đặt diễn ra cẩn thận, tỷ mỷ. Nhờ vậy, phần mềm sau khi đưa vào sử dụng có độ ổn định cao hơn.
Triển khai và cài đặt dựa trên yêu cầu của khách hàng kết hợp với các ý kiến chuyên nghiệp của đội ngũ tư vấn. Nhờ vậy, phần mềm khi đưa vào sử dụng có độ tương thích cao với hệ thống và nghiệp vụ tại Công Ty Cổ Phần ACS Solutions.
Trong khi triển khai và cài đặt có sự tham dự của nhân viên bên phía ACS, giúp cho việc các nhân viên của ACS hiểu rõ hơn về phần mềm và tránh được những sai lầm khơng đáng có khi sử dụng hệ thống.
Việc đào tạo và huấn luyện sử dụng phần mềm cùng với xây dựng các tài liệu liên quan đến phần mềm diễn ra cẩn thận giúp cho quá trình bảo trì và nâng cấp phần mềm sau này trở nên đơn giản hơn.
Cyber Accounting có hỗ trợ với Micrsoft Excel, trong khi đó các đơn vị kế tốn hầu như đều có sử dụng phần mềm này trong việc lưu trữ hoặc in số liệu. Các số liệu trên Excel sẽ được biến đổi dễ dàng sang số liệu dùng cho phần mềm, từ đó rút ngắn thời gian triển khai và cài đặt.
2.9.2 Nhược điểm
Thời gian triển khai tuy không phải quá dài so với các phần mềm đặt hàng khác, nhưng cũng khơng hồn tồn tối ưu, đặc biệt khi so với nhóm phần mềm kế tốn đóng gói.
Quá trình trao đổi giữa các bên tham gia diễn ra chưa tốt. Việc trao đổi trực tiếp hoặc trao đổi qua điện thoại khi tiến hành triển khai làm phát sinh những chi phí phụ, thêm vào đó, cách trao đổi thơng tin như vậy cũng quá bất tiện và đã lỗi thời; trong khi sử dụng mail và chat hiện nay khơng đảm bảo an tồn và cũng khơng đủ tính ổn định.
Việc triển khai và cài đặt Cyber Accounting đòi hỏi một quá trình dài xây dựng tài liệu và huấn luyện nhân viên, căn cứ vào điểm này có thể thấy sẽ có những lãng phí về mặt thời gian và tiền bạc. Tuy nhiên, đây có thể coi như yếu điểm chung của phần mềm đặt hàng.
Việc cài đặt sổ cái làm địa chỉ tham chiếu chung ứng dụng tại đơn vị như ACS chưa thực sự phù hợp. Trong quá trình cài đặt, việc phân quyền cho quá nhiều người sử dụng sổ chính sẽ làm giảm tốc độ phần mềm và không đảm bảo an toan về bào mật.
Trong khâu cài đặt thử nghiệm, bản dùng thử phải cài đặt, rồi lại phải gỡ bỏ để cài đặt phần mềm chính thức, cơng việc này rất phiền tối.
Cài đặt phần mềm trên nền Fox tuy giảm bớt yêu cầu về phần cứng, nhưng cũng hạn chế không gian phát triển sau này cảu phần mềm, đặc biệt là các ứng dụng internet. Q trình triển khai do đó cũng bị gị bó hơn so với các phần mềm có nền .net.
Phần mềm kế tốn được xây dựng có rất nhiều cơng thức tính tốn. Khi triển khai phần mềm tại một công ty, việc sửa đổi các công thức này theo u cầu của cơng ty cực kỳ khó khăn và ảnh hưởng đến cầu trúc cả chương trình.
Yêu cầu về ngôn ngữ thứ hai của chi nhánh được triển khai chậm do thiếu hiểu biết về ngơn ngữ và chưa có chuẩn bị kỹ gây khó khăn và làm chậm quá trình triển khai.
Nguyên nhân
Cuộc khảo sát cho thấy thực trạng triển khai phần mềm kế tốn tại cơng ty đã được triển khai một phần khá lớn trong nội bộ công ty. Bên cạnh những phần đã hồn thiện thì cịn một số những vấn đề cịn hạn chế đã nêu ở trên. Mỗi vấn đề đều đi kèm những nguyên nhân trực tiếp và gián tiếp dẫn đến nó.
Vấn đề đầu tiên là về hạ tầng CNTT của công ty chưa thực sự đảm bảo được đồng bộ, chưa đáp ứng được toàn bộ u cầu trao đổi thơng tin giữa các phịng ban với nhau. Nguyên nhân chính dẫn đến vấn đề này là công ty chưa chú trọng đầu tư vào hạ tầng CNTT của mình. Những nghiệp vụ chủ yếu làm qua giấy tờ thủ công và những giao dịch vẫn cần nhân viên tìm hiểu thị trường đi tận nơi để quảng bá. Cơng ty chưa có những lớp đào tạo nhân lực cho CNTT mà chủ yếu là thuê ngoài, những nhân viên đã có kinh nghiệm hoặc những sinh viên vừa tốt nghiệp đại học, cao đẳng các trường xung quanh địa bàn. Bên cạnh đó, cơng ty TNHH phát triển và đầu tư HTC chưa phải là công ty trong lĩnh vực CNTT nên những vấn đề về chuyên mơn vẫn cịn nhiều hạn chế, cần học tập những chun gia bên ngồi cơng ty.
Tiếp đến là công ty chưa khai thác hết được tất cả tính năng của các phần mền quản lí, trong đó có việc quản lý quan hệ khách hàng. Đây là một vấn đề rất cấp thiết vì các thơng tin của khách hàng vẫn chưa được khai thác một cách hiệu quả, bỏ lỡ
nhiều cơ hội tiếp cận khách hàng. Thêm vào đó, cơng ty chưa có chiến dịch marketing hiệu quả và đồng thời tiết kiệm chi phí cho cơng ty. Ngun nhân của vấn đề này chính là ở khâu duyệt hồ sơ khách hàng vẫn sử dụng nhân lực thủ cơng, cịn chưa được tự động hóa và áp dụng CNTT. Lượng hồ sơ khách hàng ngày càng nhiều và liên tục khiến các bộ phận khác bị làm việc quá tải gây ra lỗi bỏ sót hồ sơ của khách làm cho công việc không hiệu quả, mất thời gian chờ đợi rất lâu. Từ đó dẫn đến sự khơng đồng nhất việc chăm sóc khách hàng cũ, làm cho chăm sóc hậu mãi chưa được nâng cao, thiếu sự chuyên nghiệp. Đồng thời, việc quảng bá khi có sản phẩm mới đến khách hàng đã mua hàng, đã sử dụng dịch vụ của cơng ty làm thiếu hụt một lượng khách hàng có tiềm năng lớn.
2.9.3 Bài học kinh nghiệm
Việc lựa chọn một phần mềm kế tốn phù hợp khơng phải dễ dàng, đơi khi một phần mềm được cho là phù hợp lại không mang lại nhiều kết quả và giá trị như mong đợi. Thực ra, đối với phần mềm kế toán, cần phải chọn lựa những phần mềm có chức năng cơ bản. Nếu khơng triển khai một phần mềm kế tốn phù hợp với nhu cầu hiện tại của doanh nghiệp cũng như phù hợp một cách tương đối cho các yêu cầu trong tương lai, thì chủ doanh nghiệp sẽ mất khơng ít chi phí nhằm cải thiện phần mềm. Đây chính là yếu tố đầu tiên các doanh nghiệp cần phải cân nhắc, bên cạnh yếu tố giá cả.
Bên cạnh đó, khơng phải phần mềm kế tốn nào cũng có những đặc tính giống nhau, khi triển khai một phần mềm kế tốn, thơng thường doanh nghiệp cần có nhiều sự điều chỉnh nhằm làm cho phần mềm đó trở nên hữu ích hơn, phù hợp hơn với nhu cầu thực tế của doanh nghiệp, tuy nhiên khơng phải phần mềm nào cũng có tính thích ứng cao. Chính vì thế, xem xét đến tính linh hoạt của phần mềm cũng là rất quan trọng.
Áp dụng phần mềm kế tốn Cyber Acounting, đồng nghĩa với việc doanh nghiệp có khả năng sở hữu một kho dữ liệu đồ sộ, và luôn được cập nhật về khách hàng. Tuy nhiên, vấn đề đặt ra là doanh nghiệp khai thác được gì từ những dữ liệu ấy, do vậy, những bản báo cáo thông tin là rất cần thiết và hữu ích, nó cho biết doanh nghiệp có được gì từ những thơng tin “đầu vào” của khách hàng, từ đó có thêm định hướng cho cơng tác phát triển, cải thiện sản phẩm cũng như dịch vụ cung ứng cho khách hàng. Một yếu tố nữa doanh nghiệp cần quan tâm, đó là phần mềm kế tốn chỉ được coi là được triển khai một cách tồn diện khi nó được ban quản lý sử dụng nhằm cải thiện tiến độ làm việc của nhân viên, giúp nhân viên có thể hồn thành những cơng việc được giao một cách đơn giản và hiệu quả nhất.
3. Các thông tư, nghị định, chế độ kế tốn mà cơng ty cần phải tuân theo - Thơng tư 133- Bộ Tài Chính (Nguồn: Bộ tài chính)
nghiệp siêu nhỏ) thuộc mọi lĩnh vực, mọi thành phần kinh tế theo quy định của pháp luật về hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa trừ doanh nghiệp Nhà nước, doanh nghiệp do Nhà nước sở hữu trên 50% vốn điều lệ, công ty đại chúng theo quy định của pháp luật về chứng khoán, các hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã theo quy định tại Luật Hợp tác xã.
+ Doanh nghiệp có quy mơ nhỏ và vừa thuộc lĩnh vực đặc thù như điện lực, dầu khí, bảo hiểm, chứng khốn ... đã được Bộ Tài chính ban hành hoặc chấp thuận áp dụng chế độ kế toán đặc thù.
- Nguyên tắc chung
1. Doanh nghiệp nhỏ và vừa có thể lựa chọn áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Thơng tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính và các văn bản sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế nhưng phải thông báo cho cơ quan thuế quản lý doanh nghiệp và phải thực hiện nhất quán trong năm tài chính. Trường hợp chuyển đổi trở lại áp dụng chế độ kế tốn doanh nghiệp nhỏ và vừa theo Thơng tư này thì phải thực hiện từ đầu năm tài chính và phải thơng báo lại cho cơ quan Thuế.
2. Doanh nghiệp vừa và nhỏ căn cứ vào nguyên tắc kế toán, nội dung và kết cấu của các tài khoản kế tốn quy định tại Thơng tư này để phản ánh và hạch toán các giao dịch kinh tế phát sinh phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý của đơn vị.
3. Trường hợp trong năm tài chính doanh nghiệp có những thay đổi dẫn đến khơng cịn thuộc đối tượng áp dụng theo quy định tại Điều 2 Thơng tư này thì được áp dụng Thơng tư này cho đến hết năm tài chính hiện tại và phải áp dụng Chế độ kế toán phù hợp với quy định của pháp luật kể từ năm tài chính kế tiếp.
+ Thơng tư này có hiệu lực áp dụng cho năm tài chính bắt đầu hoặc sau ngày 1/1/2017. Những quy định trái với Thông tư này đều bãi bỏ. Thông tư này thay thế các nội dung áp dụng đối với doanh nghiệp nhỏ và vừa tại Quyết định số 48/2006/QĐ- BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính và Thơng tư số 138/2011/TT-BTC ngày 4/10/2011 của Bộ Tài chính.
- Thơng tư 200/2014/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán danh nghiệp (Nguồn: Bộ tài chính)
+ Thơng tư này hướng dẫn kế tốn áp dụng đối với các doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực, mọi thành phần kinh tế. Các doanh nghiệp vừa và nhỏ đang thực hiện kế toán theo Chế độ kế toán áp dụng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ được vận dụng quy định của Thơng tư này để kế tốn phù hợp với đặc điểm kinh doanh và yêu cầu quản lý của mình.
+ Thơng tư này hướng dẫn việc ghi sổ kế tốn, lập và trình bày Báo cáo tài chính, khơng áp dụng cho việc xác định nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp đối với ngân sách Nhà nước.
của Luật Kế toán, để xem xét, quyết định lựa chọn đơn vị tiền tệ trong kế tốn và chịu trách nhiệm về quyết định đó trước pháp luật. Khi lựa chọn đơn vị tiền tệ trong kế tốn, doanh nghiệp phải thơng báo cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
- Luật kế tốn 15 (Nguồn: Bộ tài chính)
+ Luật này quy định về nội dung cơng tác kế tốn, tổ chức bộ máy kế toán, người làm kế toán, hoạt động kinh doanh dịch vụ kế toán, quản lý nhà nước về kế toán và tổ chức nghề nghiệp về kế tốn.
+ Luật này có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 01 năm 2017.
- Luật doanh nghiệp (Nguồn: Bộ tài chính)
+ Luật này quy định về việc thành lập, tổ chức quản lý, tổ chức lại, giải thể và hoạt động có liên quan của doanh nghiệp, bao gồm công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần, công ty hợp danh và doanh nghiệp tư nhân; quy định về nhóm cơng ty.
+ Luật này có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 7 năm 2015. Luật doanh nghiệp số 60/2005/QH11 ngày 29 tháng 11 năm 2005 và Luật sửa đổi, bổ sung Điều 170 của Luật doanh nghiệp số 37/2013/QH13 ngày 20 tháng 6 năm 2013 hết hiệu lực thi hành kể từ ngày Luật này có hiệu lực, trừ các trường hợp sau đây:
a) Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn thành lập trước ngày Luật này có hiệu lực, thời hạn góp vốn thực hiện theo quy định tại Điều lệ công ty;
b) Các doanh nghiệp do Nhà nước nắm giữ vốn điều lệ phải thực hiện tái cơ cấu để bảo đảm tuân thủ đúng quy định tại khoản 2 và khoản 3 Điều 189 của Luật này trước ngày 01 tháng 7 năm 2017;
c) Các cơng ty khơng có cổ phần hoặc phần vốn góp do Nhà nước nắm giữ thực hiện góp vốn, mua cổ phần trước ngày 01 tháng 7 năm 2015 không phải thực hiện theo quy định tại Khoản 2 Điều 189 của Luật này nhưng không được tăng tỷ lệ sở hữu chéo.
CHƯƠNG 3: ĐỊNH HƯỚNG NGHIÊN CỨU VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP TRIỂN KHAI PHẦN MỀM KẾ TỐN TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN ACS SOLUTIONS