CHƯƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU
2.7 Thực trạng triển khai phần mềm kế tốn tại cơng ty
2.7.1 Quy trình triển khai và cài đặt phần mềm kế tốn tại cơng ty
Hiện đối tác của công ty rất đa dạng, gồm nhiều doanh nghiệp, tổ chức thuộc chính phủ và cả tư nhân, với các quy mô khác nhau như công ty Brick Steam, Irisys, Sensmax, nnorange, Cisco Meraki, Vionvision, METTLER TOLEDO, KCLI, FLINTEC, HBM, CAS,…
Các hoạt động triển khai phần mềm kế tốn:
Trong q trình triển khai phần mềm kế tốn, song song với các hoạt động kỹ thuật có rất nhiều việc quản lý cần được thực hiện để đảm bảo thành cơng của q trình.
Quá trình triển khai phải đảm bảo các hoạt động theo dõi và kiểm sốt quy trình được thực hiện một cách nghiêm túc, hiệu quả bao gồm các hoạt động chính sau:
- Quản lý phạm vi triển khai :Quản lý phần mềm, quản lý yêu cầu và thay đổi yêu cầu - Quản lý chi phí, bao gồm: Chi phí nhân cơng, Chi phí triển khai.
- Quản lý tiến trình: Lập kế hoạch chi tiết các giai đoạn, kiểm soát kế hoạch chi tiết. - Quản lý chất lượng :Thực hiện các hoạt động đảm bảo chất lượng, thực hiện các hoạt động kiểm soát chất lượng
- Quản lý nguồn nhân lực: Xây dựng đội triển khai và quản lý phần mềm kế toán - Quản lý rủi ro: Thực hiện các hoạt động khắc phục và phòng ngừa rủi ro, đánh giá lại các rủi ro
- Quản lý mua sắm: Thực hiện việc mua sắm theo kế hoạch
Quy trình triển khai phần mềm kế tốn hiện tại của cơng ty bao gồm các hoạt động chính:
Hình 1.4 Quy trình triển khai phần mềm kế tốn tại cơng ty cổ phần ACS Solutions
(Nguồn: Công ty cổ phần ACS Solutions)
Lập kế hoạch cài đặt: Dựa trên u cầu và dự tính về q trình triển khai, lập kế hoạch cài đặt và triển khai phần mềm hợp lý dựa trên tiêu chí hiệu quả và phù hợp cho tất cả các bên.
- Kết quả: Kế hoạch triển khai và cài đặt phần mềm kế tốn. 1. Khảo sát, phân tích hệ thống
2. Lập kế hoạch cài đặt
3. Biến đổi dữ liệu
4. Huấn luyện
5. Cài đặt
Biến đổi dữ liệu: Là quá trình đồng nhất dữ liệu từ hệ thống cũ sao cho chất lượng và quy cách phù hợp với phần mềm mới.
Bảng 1.4 Các bước chuyển đổi dữ liệu
Các bước chuyển đổi dữ liệu
1 2 3 4 5 6 7 8 Xác định chất lượng của dữ liệu Ổn định một phiên bản, tổ chức và thay đổi Tổ chức đào tạo và tổ chức biến đổi dữ liệu Lập thời gian của quá trình Bắt đầu thực hiện biến đổi Kiểm tra dữ liệu được đưa vào tài liệu gốc Biến đổi các tệp dữ liệu Thực hiện bước kiểm trứng lần cuối cùng (Nguồn)
- Kết quả: Dữ liệu phù hợp với phần mềm kế toán mới.
Huấn luyện: Xây dựng một kế hoạch huấn luyện những người cung cấp thông tin, sử dụng thơng tin trong hệ thống thơng tin kế tốn của doanh nghiệp. Phân định trách nhiệm của mỗi người đối với phần mềm kế tốn. Cung cấp thơng tin, đào tạo về các thao tác mới, hệ thống biểu mẫu mới, các thủ tục tra cứu tài liệu… Huấn luyện các kỹ xảo chuyên môn cho người sử dụng phần mềm.
- Kết quả: Kế hoạch huấn luyện sử dụng phần mềm cho nhân viên các bộ phận liên quan.
Cài đặt: Việc cài đặt được diễn ra tùy theo yêu cầu và hoàn cảnh của doanh
nghiệp sử dụng phần mềm.
Bảng 1.5 Các phương pháp chuyển đổi dữ liệu từ CSDL cũ sang mới
Phương pháp cài đặt Cách thức thực hiện Phương pháp chuyển đổi trực tiếp – Kiểm tra hệ thống một cách thật chặt chẽ. – Trù tính khả năng khơi phục lại dữ liệu. – Chuẩn bị thật kỹ cho từng giai đoạn cài đặt.
– Chuẩn bị phương án xử lý thủ cơng phịng trường hợp xấu – Huấn luyện chu đáo tất cả những người tham gia.
Phương pháp hoạt động song song
– Xác định chu kỳ hoạt động song song. – Xác định các thủ tục so sánh.
– Kiểm tra để tin chắc rằng đã có sự so sánh. – Sắp xếp nhân sự.
– Thời gian hoạt động song song làm sao là ngắn nhất có thể. – Cả hai phần mềm kế tốn cùng chạy trên phần cứng đã định một cách thận trọng.
Phương pháp chuyển đổi bộ phận
– Chọn ra một vài bộ phận có chức năng quan trọng có ảnh hưởng đến cả q trình để tiến hành tin học hố
– Sau đó đưa bộ phận đã thiết kế vào ứng dụng ngay, các bộ phận khác thì vẫn hoạt động như cũ. Vừa làm vừa rút kinh nghiệm cho các bộ phận còn lại
Phương pháp chuyển đổi từng bước thí điểm
– Lựa chọn bộ phận nào làm thí điểm để áp dụng hệ thống xử lý
thông tin mới theo phương pháp trực tiếp hay song song – Kiểm tra xem hệ thống mới áp dụng vào các bộ phận này có được không.
– Tiến hành sửa đổi – Nhận xét so sánh
(Nguồn)
Biên soạn tài liệu hệ thống: Biên soạn các tài liệu hướng dẫn đầy đủ, dễ hiểu về phần mềm kế toán và HTTT kế toán phần mềm hoạt động trên.
- Kết quả: Tài liệu hệ thống.
Các bộ phận tham gia vào q trình triển khai phần mềm kế tốn.
Bộ phận kế tốn-thủ quỹ:
Nhận các thơng tin về dự án từ phịng dự án, sau đó dự tốn kinh phí cho việc triển khai phần mềm kế tốn, quản lý các khoản mục chi phí cho dự án và thu tiền từ các khách hàng, đối tác.
Khi cần nhập về các thiết bị cần thiết cho việc triển khai, nhóm phụ trách dự án gửi các bảng dự tốn chi phí đến bộ phận kế toán. Nếu đồng ý chi, nhân viên kế toán sẽ viết phiếu chi và lưu lại thông tin. Khi khách hàng chi trả các chi phí cho dự án, kế
tốn sẽ lập phiếu thu. Khách hàng có thể trả bằng tiền mặt hoặc thơng qua tài khoản ngân hàng. Đồng thời theo dõi công nợ của khách hàng thông qua các tài khoản đó.
Ban giám đốc:
- Xem xét báo cáo quản lý các công việc thường niên.
- Lên kế hoạch, phương hướng nhiệm vụ quá trình triển khai dự án