CHƯƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU
2.4 Các bước để triển khai một phần mềm kế toán
Để có thể vận hành phần mềm kế tốn hiệu quả, doanh nghiệp cần triển khai hệ thống này ở tất cả các bộ phận và phịng ban, nó có thể thay đổi gần như hồn toàn phương thức hoạt động của tổ chức. Đây là một thách thức không nhỏ đối với doanh nghiệp.Vậy đâu là chìa khóa để triển khai một phần mềm kế tốn thành công?
1. Xác định đúng nhu cầu và phạm vi nghiệp vụ cần triển khai
Chủ doanh nghiệp và các nhà điều hành cần nhận định rõ các khó khăn của doanh nghiệp ở thời điểm hiện tại cũng như những thách thức khi phát triển và cạnh tranh trong 3 đến 5 năm tới, từ đó xác định đúng nhu cầu đầu tư hệ thống kế toán và xác định phạm vi nghiệp vụ kế toán cần triển khai, để phù hợp với với lộ trình phát triển của doanh nghiệp và khả năng tiếp nhận và vận hành của đội ngũ nhân sự.
2. Lựa chọn đối tác triển khai phù hợp
Doanh nghiệp nên tìm đối tác đã có kinh nghiệm triển khai phần mềm kế tốn thành cơng ở những doanh nghiệp cùng lĩnh vực với quy mô bằng hoặc lớn hơn cơng ty mình.
Đối tác cũng cần hiểu rõ ngành nghề, các quy định của kế toán Việt Nam cũng như văn hóa doanh nghiệp Việt Nam để dễ dàng trao đổi, phối hợp và thảo luận trong quá trình xây dựng, chuyển giao giải pháp, đào tạo người dùng cuối và hỗ trợ khi hệ thống vận hành chính thức.
3. Nhân sự tham gia dự án
Lãnh đạo cao nhất của doanh nghiệp và giám đốc các khối chức năng tham gia dự án càng nhiều thì tỷ lệ thành cơng càng cao.
Giám đốc dự án: Thơng thường là tổng, phó tổng hoặc giám đốc chiến lược. Đây là người đưa ra các quyết định quan trọng trong các giai đoạn của dự án.
BPO (Business Process Owner): Thông thường là giám đốc các bộ phận, những người này tham gia để xét duyệt các quy trình sẽ vận hành trên hệ thống kế tốn và phân cơng nguồn lực để triển khai các quy trình đã thống nhất, đảm bảo khi vận hành hệ thống kế tốn thì các quy trình bên ngồi cũng đã được thay đổi, chuyển đổi và phù hợp với vận hành hệ thống kế tốn.
Quản trị dự án: Thơng thường là giám đốc tài chính, giám đốc cơng nghệ thơng tin quản trị dự án đã có kinh nghiệm triển khai phần mềm kế tốn, là người có khả năng kết nối và phối hợp với các bộ phận để thực hiện triển khai dự án.
Người dùng chính (Key – Users): Là những người nắm rõ quy trình nghiệp vụ của phân hệ mình phụ trách, chuẩn hóa và chuyển đổi master data, chạy thử nghiệm hệ thống mới và chấp nhận hệ thống, đào tạo lại cho người dùng cuối cùng (End-Users).
4. Tuân thủ quy trình triển khai và quy trình chuẩn
Để đảm bảo triển khai thành công, sử dụng hiệu quả nguồn lực và giảm thiểu rủi ro khi triển khai phần mềm kế tốn thì doanh nghiệp cần tuân thủ đúng quy trình của
của nhà cung cấp phần mềm kế tốn. Quy trình triển khai được các nhà cung cấp xây dựng dựa vào tích lũy kinh nghiệm đã triển khai thành cơng cho hàng ngàn doanh nghiệp trên thế giới. Vì vậy, các doanh nghiệp muốn triển khai thành cơng thì phải tuyệt đối tuân thủ quy trình. Đây cũng là điều kiện tiên quyết để có thể triển khai thành công một dự án xây dựng phần mềm kế toán.
Khi doanh nghiệp mua hệ thống kế tốn là đã mua các quy trình tích hợp và kinh nghiệm quản lý tiên tiến của nhà cung cấp. Vì vậy, doanh nghiệp phải khai thác và ứng dụng các quy trình chuẩn của hệ thống. Doanh nghiệp muốn chuẩn hóa hoạt động sản xuất, kinh doanh và muốn mở rộng quy mơ thì phải ứng dụng quy trình chuẩn để thống nhất các chỉ tiêu quản trị và điều hành của tồn cơng ty, nhà máy và chi nhánh sản xuất.