PHẦN MỞ ĐẦU
Phạm vi nghiên cứu
Về không gian: tiến hành nghiên cứu cơ sở lý thuyết về CSDL, hệ quản trị CSDL,
Hệ thống thông tin quản lý dự án được xây dựng thông qua các bài giảng, tài liệu thu thập và đề tài nghiên cứu khoa học liên quan đến cơ sở dữ liệu trong quản lý và kiến thức về quản lý dự án Đồng thời, nghiên cứu tài liệu về hệ thống thông tin quản lý dự án cũng được thực hiện tại Công ty CP PM Cybersoft.
Về thời gian: đề tài sử dụng số liệu liên quan đến công ty trong ba năm gần đây từ 2015 – 2017, thời gian nghiên cứu từ 01/02/2018 – 25/04/2018.
PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
4.1.Phương pháp thu thập dữ liệu a Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp
Nghiên cứu tài liệu hệ thống là quá trình tìm hiểu các tài liệu liên quan, bao gồm giáo trình về hệ thống thông tin quản lý và bài giảng về hoạch định cơ sở dữ liệu Việc này giúp nắm vững các khái niệm và phương pháp trong lĩnh vực quản lý thông tin và phát triển hệ thống dữ liệu hiệu quả.
Trong quá trình thực tập tại công ty, tôi đã thu thập dữ liệu cần thiết cho nghiên cứu và đề tài khóa luận từ các tài liệu như báo cáo tài chính năm 2015-2017 Bên cạnh đó, website của công ty cũng cung cấp nhiều thông tin quý giá về mô hình hoạt động và các dịch vụ sản phẩm mà công ty cung cấp.
Các thông tin cơ bản chung về công ty được đăng tải công khai trên các trang web rất thuận tiện cho tìm kiếm thông tin.
Phương pháp quan sát trực tiếp là cách ghi lại có kiểm soát các sự kiện và hành vi của nhân viên trong công ty, giúp hiểu rõ quy trình hoạt động và nguyên tắc của từng bộ phận Bên cạnh đó, việc khảo sát tài liệu cũng đóng vai trò quan trọng trong việc thu thập dữ liệu, từ đó nắm bắt quy trình xử lý thông tin liên quan đến quản lý dự án.
Nghiên cứu được thực hiện thông qua phỏng vấn với ban lãnh đạo, trưởng bộ phận và nhân viên trong công ty Phỏng vấn là phương pháp thu thập thông tin dựa trên sự tương tác tâm lý xã hội giữa người phỏng vấn và người được phỏng vấn, nhằm đạt được mục tiêu nghiên cứu.
Dữ liệu thứ cấp phục vụ cho đề tài nghiên cứu được thu thập thông qua các phiếu điều tra gửi đến từng nhân viên trong công ty.
Phiếu điều tra là một bảng các câu hỏi mà người được phỏng vấn cần trả lời.
Việc xây dựng bảng câu hỏi phù hợp là rất quan trọng trong phương pháp khảo sát Phiếu điều tra bao gồm hai loại câu hỏi: câu hỏi đóng và câu hỏi mở, cho phép người được phỏng vấn bày tỏ ý kiến cá nhân mà không bị giới hạn bởi các đáp án có sẵn.
4.2.Phương pháp xử lý dữ liệu a Phương pháp định tính
Các bảng câu hỏi và phiếu điều tra đã được chuẩn bị trước, bắt đầu thu thập dữ liệu từ nhân viên, cán bộ và ban lãnh đạo công ty Các câu hỏi phỏng vấn sẽ đi sâu vào chủ đề nghiên cứu, điều chỉnh theo ngữ cảnh khác nhau Đặc biệt, các câu hỏi về mức độ hài lòng sẽ được thiết kế theo hình thức bậc thang, nhằm cung cấp những đáp án chính xác nhất với thực tế Phương pháp định lượng sẽ được áp dụng trong quá trình này.
Sau khi thu thập và tổng hợp thông tin liên quan đến quản lý dự án tại Công ty CP PM Cybersoft, dữ liệu đã được phân tích và xử lý Có nhiều phương pháp xử lý thông tin, mỗi phương pháp đều có những ưu và nhược điểm riêng Trong nghiên cứu này, phần mềm SPSS đã được sử dụng để phân tích và xử lý dữ liệu một cách hiệu quả.
SPSS (Statistical Product and Services) về bản chất thì đây là một phầm mềm hệ thống có chức năng:
- Nhập và làm sạch dữ liệu
- Xử lý biến đổi và quản lý dữ kiệu
- Tóm tắt, tổng hơp dữ liệu và trình bày dưới dạng các bảng biểu, bản đồ hay đồ thị.
- Phân tích dữ liệu, tính toàn các tham số thống kê và diễn giả kết quả.
Sau khi áp dụng phần mềm phân tích dữ liệu, chúng ta có cái nhìn tổng thể về công ty và nhận diện những vấn đề cần giải quyết Điều này giúp chúng ta phát triển ý tưởng và đề xuất giải pháp khả thi nhất cho các thách thức mà công ty đang đối mặt.
KẾT CẤU KHÓA LUẬN
Ngoài các phần như Lời cảm ơn, Mục lục, Danh mục từ viết tắt, Danh mục bảng biểu, Danh mục sơ đồ hình vẽ, Kết luận, Tài liệu tham khảo và Phụ lục, kết cấu khóa luận được chia thành hai phần chính.
Đề tài này nhấn mạnh tầm quan trọng và ý nghĩa của nghiên cứu, đồng thời xác định mục tiêu cụ thể cần đạt được Nó cũng chỉ ra đối tượng và phạm vi nghiên cứu, cùng với các phương pháp thực hiện để đảm bảo tính hiệu quả và chính xác trong quá trình nghiên cứu.
-Phần 2 : Nội dung của khóa luận.
Trong phần nay chia làm 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về hoạch định CSDL quản lý dự ánChương 2: Kết quả phân tích và đánh giá csdl quản lý dự án của doanh nghiệp
Chương 3: Định hướng phát triển và giải pháp hoạch định CSDL quản lý dự án tại công ty CP PM Cybersoft
NỘI DUNG KHÓA LUẬN
1.1.NHỮNG KHÁI NIỆM CƠ BẢN
1.1.1 Khái niệm thông tin và dữ liệu
Thông tin là một khái niệm trừu tượng, thường được hiểu là sự thông báo, trao đổi và giải thích về một đối tượng nào đó Thông tin có thể được thể hiện dưới nhiều dạng tín hiệu như chữ số, chữ viết, âm thanh, hoặc dòng điện Ví dụ, kết quả học tập của học sinh được giáo viên ghi trong sổ liên lạc giúp phụ huynh nắm bắt tình hình học tập của con em mình.
Nói một cách tổng quát, thông tin là sự hiểu biết của con người về một thực thể nào đó, có thể thu thập, lưu trữ, xử lí được.
Dữ liệu là một khái niệm trừu tượng, đại diện cho thông tin đã được đưa vào máy tính Sau khi được tập hợp và xử lý, dữ liệu sẽ chuyển hóa thành thông tin hữu ích Nói cách khác, dữ liệu có thể được hiểu là thông tin đã được mã hóa trong máy tính Ví dụ, điểm thi, nhiệt độ trong ngày, hay hình ảnh về con người và phong cảnh đều là những dạng dữ liệu.
Cơ sở dữ liệu (CSDL) là hệ thống thông tin có cấu trúc, được lưu trữ trên các thiết bị như băng từ và đĩa từ, nhằm đáp ứng nhu cầu khai thác đồng thời của nhiều người dùng CSDL có mối liên hệ chặt chẽ với đại số, logic toán, và một số lĩnh vực khác, đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức và quản lý thông tin hiệu quả.
- Ưu điểm : +Giảm sự trùng lắp thông tin xuống mức thấp nhất và do đó bảo đảm được tính nhất quán và toàn vẹn dữ liệu
+Đảm bảo dữ liệu có thể truy xuất theo nhiều cách khác nhau -Khả năng chia sẻ thông tin cho nhiều người sử dụng
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠCH ĐỊNH CSDL QUẢN LÝ DỰ ÁN
NHỮNG KHÁI NIỆM CƠ BẢN
1.1.1 Khái niệm thông tin và dữ liệu
Thông tin là một khái niệm trừu tượng, được hiểu là sự thông báo, trao đổi và giải thích về một đối tượng nào đó Thông tin thường được thể hiện qua các tín hiệu như chữ số, chữ viết, âm thanh và dòng điện Ví dụ, thông tin về kết quả học tập của học sinh được giáo viên ghi trong sổ liên lạc, giúp phụ huynh nắm bắt tình hình học tập của con em mình.
Nói một cách tổng quát, thông tin là sự hiểu biết của con người về một thực thể nào đó, có thể thu thập, lưu trữ, xử lí được.
Dữ liệu là thông tin được đưa vào máy tính và có tính chất trừu tượng Sau khi được tập hợp và xử lý, dữ liệu sẽ chuyển hóa thành thông tin hữu ích Nói cách khác, dữ liệu chính là thông tin đã được mã hóa trong hệ thống máy tính Ví dụ, điểm thi, nhiệt độ trong ngày, hay hình ảnh về con người và phong cảnh đều là những dạng dữ liệu.
1.1.2.Lý thuyết cơ bản về CSDL a Khái niệm cơ sở dữ liệu : Cơ sở dữ liệu (CSDL) là một hệ thống các thông tin có cấu trúc được lưu trữ trên các thiết bị như băng từ, đĩa từ,… để có thể thoả mãn yêu cầu khai thác đồng thời của nhiều người sử dụng CSDL gắn liền với đại số, logic toán và một số lĩnh vực khác (Giáo trình Cơ sở dữ liệu (Biên soạn: Phan Tấn Quốc – 2005)). b.Đặc điểm của cơ sở dữ liệu
- Ưu điểm : +Giảm sự trùng lắp thông tin xuống mức thấp nhất và do đó bảo đảm được tính nhất quán và toàn vẹn dữ liệu
+Đảm bảo dữ liệu có thể truy xuất theo nhiều cách khác nhau -Khả năng chia sẻ thông tin cho nhiều người sử dụng
Tính chủ quyền của dữ liệu bao gồm an toàn dữ liệu, khả năng biểu diễn mối liên hệ ngữ nghĩa và tính chính xác của dữ liệu Người khai thác cơ sở dữ liệu (CSDL) cần có trách nhiệm cập nhật thông tin mới nhất để đảm bảo tính chủ quyền này.
Để đảm bảo tính bảo mật và quyền khai thác thông tin của người sử dụng, cần thiết phải thiết lập cơ chế bảo mật và phân quyền khai thác cơ sở dữ liệu, đặc biệt khi có nhiều người cùng truy cập đồng thời Các hệ điều hành đa người dùng và hệ điều hành mạng cục bộ đã cung cấp những cơ chế này để bảo vệ dữ liệu hiệu quả.
Trong quản lý cơ sở dữ liệu, tranh chấp dữ liệu xảy ra khi nhiều người dùng cùng lúc truy cập vào tài nguyên dữ liệu với những mục đích khác nhau Để giải quyết vấn đề này, cần thiết phải thiết lập một cơ chế ưu tiên cho việc truy nhập dữ liệu Cơ chế này có thể được thực hiện bằng cách cấp quyền ưu tiên cho từng người khai thác, đảm bảo rằng mọi người đều có thể truy cập dữ liệu một cách hiệu quả và công bằng.
Để đảm bảo an toàn dữ liệu khi xảy ra sự cố, việc quản lý dữ liệu tập trung có thể dẫn đến nguy cơ mất mát hoặc sai lệch thông tin do các tình huống như mất điện đột ngột hoặc hư hỏng ổ đĩa lưu trữ Một số hệ điều hành mạng cung cấp dịch vụ sao lưu ảnh đĩa cứng cùng với khả năng tự động kiểm tra và khắc phục lỗi Tuy nhiên, bên cạnh những dịch vụ này, một cơ sở dữ liệu (CSDL) cần phải có cơ chế khôi phục dữ liệu hiệu quả để duy trì sự ổn định khi gặp phải các sự cố bất ngờ.
1.1.3.Các đối tượng sử dụng CSDL
- Những người sử dụng CSDL không chuyên về lĩnh vực tin học và CSDL
Các chuyên viên cơ sở dữ liệu (CSDL) có khả năng khai thác và xây dựng các ứng dụng đa dạng, phục vụ cho nhiều mục đích khác nhau trên nền tảng CSDL.
Những người quản trị cơ sở dữ liệu (CSDL) là những chuyên gia am hiểu về tin học, hệ quản trị CSDL và hệ thống máy tính Họ có trách nhiệm tổ chức và quản lý CSDL, yêu cầu nắm vững các vấn đề kỹ thuật để phục hồi dữ liệu khi xảy ra sự cố Ngoài ra, họ còn cấp quyền truy cập và khai thác CSDL, giúp giải quyết các tranh chấp liên quan đến dữ liệu một cách hiệu quả.
Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (CSDL) là tập hợp các chương trình và dữ liệu giúp người dùng tạo, cập nhật, và quản lý thông tin hiệu quả Nó cho phép người sử dụng truy xuất dữ liệu, lập báo cáo dưới nhiều dạng thức khác nhau Hiện nay, thị trường có nhiều hệ quản trị CSDL phổ biến như Visual Foxpro, SQL Server, Microsoft Access và Oracle.
( Nguyễn Thế Hưng (2006), Hệ thống thông tin kế toán: Lý thuyết, bài tập &
Để giải quyết hiệu quả các vấn đề liên quan đến tổ chức cơ sở dữ liệu (CSDL), việc sử dụng phần mềm chuyên dụng, hay còn gọi là hệ quản trị CSDL, là rất cần thiết Các hệ quản trị CSDL hỗ trợ các nhà phân tích thiết kế và người khai thác CSDL, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc Hiện nay, thị trường phần mềm cung cấp nhiều hệ quản trị CSDL với nhiều tính năng hữu ích như MS Access, Visual Foxpro, SQL Server, và Oracle Mỗi hệ quản trị CSDL được phát triển dựa trên một mô hình dữ liệu cụ thể, nhưng tất cả đều cần đáp ứng những yêu cầu cơ bản nhất định.
Ngôn ngữ giao tiếp giữa người sử dụng và cơ sở dữ liệu (CSDL) bao gồm bốn loại chính: Ngôn ngữ mô tả dữ liệu, cho phép khai báo cấu trúc và mối quan hệ của dữ liệu cũng như các quy tắc quản lý; Ngôn ngữ thao tác dữ liệu, giúp người dùng cập nhật dữ liệu thông qua các thao tác thêm, sửa, xóa; Ngôn ngữ truy vấn dữ liệu, cho phép truy xuất thông tin cần thiết từ CSDL; và Ngôn ngữ quản lý dữ liệu, cho phép quản trị viên thay đổi cấu trúc bảng dữ liệu, thiết lập bảo mật và cấp quyền truy cập cho người dùng.
Từ điển dữ liệu là công cụ quan trọng để mô tả các ánh xạ liên kết, ghi nhận các thành phần cấu trúc của cơ sở dữ liệu (CSDL), các chương trình ứng dụng, mật mã và quyền hạn sử dụng.
Cơ chế giải quyết tranh chấp dữ liệu trong hệ quản trị cơ sở dữ liệu (CSDL) có thể được thiết lập riêng biệt để xử lý các vấn đề phát sinh Một số biện pháp phổ biến bao gồm việc cấp quyền ưu tiên cho từng người sử dụng và đánh dấu yêu cầu truy xuất dữ liệu Bằng cách phân chia thời gian truy cập, người dùng có yêu cầu trước sẽ được quyền truy xuất dữ liệu trước, từ đó giúp tối ưu hóa quy trình quản lý và đảm bảo tính công bằng trong việc sử dụng dữ liệu.
Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (CSDL) cần có cơ chế sao lưu và phục hồi dữ liệu để đảm bảo an toàn khi xảy ra sự cố Quá trình sao lưu tự động được thực hiện sau một khoảng thời gian nhất định, tuy nhiên, phương pháp này có thể tốn kém, đặc biệt đối với các CSDL lớn Ngoài ra, hệ quản trị CSDL cũng phải cung cấp giao diện thân thiện và dễ sử dụng để người dùng có thể thao tác một cách thuận tiện.
MỘT SỐ LÝ THUYẾT VỀ HOẠCH ĐỊNH CƠ SỞ DỮ LIỆU QUẢN LÝ DỰ ÁN
1.2.1 Lý thuyết về hoạch định CSDL a Khái niệm hoạch định CSDL
Hoạch định là quá trình xác định mục tiêu tương lai và các phương thức thực hiện để đạt được những mục tiêu đó Chức năng của hoạch định bao gồm việc thiết lập các mục tiêu cho tổ chức và lựa chọn các phương tiện thích hợp để đạt được chúng Kết quả của quá trình này là một bộ hồ sơ rõ ràng, ghi chép những hành động cụ thể mà tổ chức cần thực hiện.
Hoạch định cơ sở dữ liệu (CSDL) là quá trình xây dựng kế hoạch phát triển CSDL, xác định các phương pháp tạo lập cũng như cách khai thác và sử dụng CSDL một cách hiệu quả sau khi cài đặt Việc phân loại hoạch định CSDL giúp tổ chức và quản lý thông tin một cách khoa học, từ đó nâng cao hiệu quả trong việc sử dụng dữ liệu trong các lĩnh vực khác nhau.
Hoạch định chiến lược là quy trình xác định các định hướng lớn giúp doanh nghiệp thay đổi, cải thiện và củng cố vị thế cạnh tranh.
Hoạch định dài hạn (Long term strategy): là những hoạch định kéo dài từ
Những kế hoạch này nhằm đáp ứng các điều kiện thị trường và tài nguyên cần thiết để thi hành sứ mạng của tổ chức.
Hoạch định dài hạn là một quá trình chiến lược quan trọng, nhằm đạt được các mục tiêu cụ thể trong một khu vực hoạt động nhất định, đồng thời có tác động sâu rộng đến việc xây dựng và thực hiện các chiến lược tổng thể.
Hoạch định ngắn hạn (Operational strategy): là những kế hoạch cho từng ngày, từng tháng hay từng năm.
Quản trị viên lập kế hoạch ngắn hạn để hoàn thành những bước đầu hoặc những khâu việc trong tiến trình dài hạn đã được dự trù.
Kế hoạch ngắn hạn tập trung vào việc giải quyết các vấn đề cấp bách trong một lĩnh vực cụ thể hoặc một giai đoạn trong quy trình điều hành Quy trình hoạch định cơ sở dữ liệu bắt đầu với việc xác định mục tiêu và dự báo nhu cầu.
Xác định mục tiêu dài hạn cho doanh nghiệp là điều cần thiết, giúp định hướng rõ ràng cho các hoạt động hàng năm Đồng thời, việc đánh giá các yếu tố môi trường vi mô và vĩ mô cũng rất quan trọng, vì chúng có thể ảnh hưởng trực tiếp đến sự phát triển và thành công của doanh nghiệp.
Thực hiện bởi các nhà quản trị cấp cao, cấp trung gian (có tham gia),
Dự báo nhu cầu là quá trình quan trọng dựa trên nhiều căn cứ, bao gồm quy mô của doanh nghiệp, sự phát triển ngắn hạn và dài hạn, cũng như các nguồn lực hiện có như nhân sự và tài chính Việc phân tích những yếu tố này giúp doanh nghiệp xác định được nhu cầu thị trường một cách chính xác, từ đó đưa ra các chiến lược phù hợp để phát triển bền vững.
Phương pháp thực hiện: nghiên cứu dữ liệu sơ cấp, thứ cấp, nghiên cứu định lượng, định tính,
Xem xét đến dung lượng của kho dữ liệu, ước lượng số lượng dữ liệu mà CSDL sẽ phải lưu trữ,
Bước 2: Xác định, phân tích CSDL hiện tại
Hiện nay, doanh nghiệp cần liệt kê mô hình cơ sở dữ liệu (CSDL) hiện tại để đánh giá khả năng đáp ứng nhu cầu thông tin Việc phân tích ưu và nhược điểm của hệ thống CSDL sẽ giúp xác định những điểm mạnh, điểm yếu trong việc cung cấp thông tin cần thiết cho doanh nghiệp Thông qua đó, doanh nghiệp có thể đưa ra các giải pháp cải tiến nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng CSDL, đáp ứng tốt hơn các yêu cầu thông tin trong thời điểm hiện tại.
Bước 3: Đánh giá hệ thống CSDL hiện tại Đánh giá tính phù hợp của hệ thống đối với các yêu cầu của HTTT
Bước 4: Xây dựng kế hoạch, phương án triển khai hệ thống CSDL
Xây dựng một bản kế hoạch và các phương án cụ thể để triển khai hệ thống CSDL đó.
Bước 5: Đánh giá tính khả thi
Vai trò của hoạch định CSDL:
Hoạch định đóng vai trò quan trọng trong việc kết nối hiện tại với tương lai, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động của cả cá nhân và tổ chức.
Nhờ có hoạch định, các nhà quản trị có thể biết tập trung chú ý vào việc thực hiện các mục tiêu trọng điểm trong những thời điểm khác nhau.
Hoạch định là nền tảng cần thiết cho sự phối hợp các hoạt động của doanh nghiệp, phối hợp giữa các bộ phận và các thành viên với nhau.
Hoạch định giúp các nhà quản trị kiểm tra tình hình thực hiện các mục tiêu thuận lợi và dễ dàng.
Hoạch định hướng dẫn các nhà quản trị cách thức để đạt mục tiêu và kết quả mong đợi cuối cùng.
1.2.2 Lý thuyết về quản lý dự án a.Một số khái niệm :
Dự án là tập hợp các hoạt động liên quan được thực hiện trong thời gian có hạn và với nguồn lực giới hạn, đặc biệt là tài chính, nhằm đạt được các mục tiêu cụ thể và thỏa mãn nhu cầu của đối tượng mục tiêu Thực chất, dự án bao gồm tổng thể các chính sách, hoạt động và chi phí liên quan, được thiết kế để đạt được những mục tiêu nhất định trong một khoảng thời gian xác định.
Dự án bao gồm dự án đầu tư và dự án hỗ trợ kỹ thuật.
Quản lý dự án là ngành khoa học tập trung vào lập kế hoạch, tổ chức và giám sát quá trình phát triển dự án Mục tiêu chính của quản lý dự án là đảm bảo dự án hoàn thành đúng thời gian, trong ngân sách đã phê duyệt, đồng thời đạt chất lượng và các mục tiêu đề ra Các thuộc tính của dự án bao gồm tính độc nhất, tính tạm thời và tính có giới hạn, trong khi quản lý dự án yêu cầu sự phối hợp hiệu quả giữa các nguồn lực và các bên liên quan.
Một dự án thành công cần có mục đích và kết quả rõ ràng, như xây dựng một tòa nhà chung cư hoặc hệ thống mạng Mỗi dự án bao gồm các nhiệm vụ cụ thể, và khi hoàn thành, các nhiệm vụ này sẽ tạo ra những kết quả độc lập, từ đó hình thành kết quả chung của dự án Các kết quả này có thể được theo dõi và đánh giá thông qua các tiêu chí rõ ràng Điều này cho thấy rằng dự án được quản lý và thực hiện một cách đồng bộ, đảm bảo sự thống nhất về thời gian, nguồn lực và chất lượng.
- Thời gian tồn tại của dự án có tính hữu hạn: dự án là một sự sáng tạo.
Dự án, giống như các thực thể sống, trải qua ba giai đoạn chính: hình thành, phát triển và kết thúc Khi dự án hoàn thành, kết quả sẽ được chuyển giao và đưa vào khai thác sử dụng, đồng thời tổ chức dự án sẽ được giải tán.
Dự án thường liên quan đến nhiều bên hữu quan như nhà tài trợ, khách hàng, nhà tư vấn và nhà thầu, cùng với sự tham gia của cơ quan quản lý nhà nước trong một số trường hợp Sự khác biệt trong vai trò của các bên này ảnh hưởng đến yêu cầu của dự án Để đạt được mục tiêu thành công, các nhà quản lý dự án cần duy trì mối quan hệ thường xuyên với các bộ phận quản lý khác nhau.
Dự án thường mang tính chất không chắc chắn do yêu cầu quy mô lớn về vốn, vật liệu và lao động trong thời gian giới hạn Điều này đặc biệt đúng đối với các dự án công nghệ thông tin, nơi công nghệ liên tục thay đổi và phát triển.
18 tháng (quy luật Moore), thời gian đầu tư và vận hành kéo dài thường xuất hiện nguy cơ rủi ro rất cao.
TỔNG QUAN VỀ TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU
1.3.1.Tình hình nghiên cứu trong nước
Trong những năm gần đây, quản lý dự án đã trở thành một lĩnh vực được chú trọng, dẫn đến việc phát triển và áp dụng các hoạt động hiệu quả Nhiều nghiên cứu đã được thực hiện nhằm tìm ra giải pháp cho hệ thống quản lý dự án và hoạch định cơ sở dữ liệu (CSDL) quản lý dự án cho doanh nghiệp tại Việt Nam.
Giáo trình “Quản lý dự án” của PGS.TS Từ Quang Phương cung cấp cái nhìn tổng quan từ cơ bản đến chi tiết về quản lý dự án, giúp các nhà quản lý chuẩn bị tốt trước khi dự án bắt đầu Tài liệu trang bị các phương pháp luận và tiêu chuẩn cần thiết cho việc quản lý dự án, đặc biệt là trong lĩnh vực công nghệ thông tin Ngoài ra, giáo trình còn đề cập đến các hoạt động quản lý và kiểm soát trong suốt quá trình thực hiện dự án, kèm theo những kinh nghiệm và bài học thực tiễn từ quản lý dự án CNTT tại Việt Nam.
Giáo trình "Quản lý dự án công nghệ thông tin" của TS Lê Văn Phùng được biên soạn nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý dự án CNTT Cuốn sách này đóng vai trò như một cẩm nang hữu ích cho các chuyên gia CNTT và những người làm công tác quản lý dự án trong lĩnh vực công nghệ thông tin.
Giáo trình "Cơ sở dữ liệu" của Vũ Tuyết Trinh trang bị cho sinh viên những kiến thức cần thiết để hiểu rõ cơ sở dữ liệu là gì, lý do sử dụng cơ sở dữ liệu và tầm quan trọng của việc nghiên cứu các hệ cơ sở dữ liệu.
Khóa luận của sinh viên Nguyễn Thị Thúy - K45S3 Đại Học Thương Mại về "Hoạch định CSDL quản lý nhân sự tại công ty cổ phần iNet" trình bày chi tiết thực trạng quản lý nhân sự tại iNET Bài viết cung cấp lý thuyết đầy đủ, giúp người đọc nắm bắt rõ ràng về quá trình hoạch định và mục đích của nó.
Khóa luận của sinh viên Hoàng Thị Duyên, K47 Đại, tập trung vào việc "Hoạch định cơ sở dữ liệu quản lý hàng hóa, vật tư" tại Công ty cổ phần Quảng cáo & Nội thất Quang Vinh, nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và tối ưu hóa quy trình lưu trữ thông tin.
Học Thương Mại đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả quản lý doanh nghiệp Việc thực hiện hoạch định cơ sở dữ liệu (CSDL) quản lý hàng hóa và vật tư cần tuân thủ quy trình hoạch định chặt chẽ, đồng thời bám sát lý thuyết đã được nêu ra để đảm bảo tính khả thi và hiệu quả trong hoạt động kinh doanh.
1.3.2.Tình hình nghiên cứu trên thế giới
Trên toàn cầu, việc ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong sản xuất và kinh doanh đã trở nên quen thuộc với các doanh nghiệp quốc tế Sự phát triển không ngừng của công nghệ đòi hỏi các doanh nghiệp phải nghiên cứu sâu hơn để theo kịp xu hướng Hệ thống quản lý dự án cũng đang ngày càng trở nên thông minh hơn, do đó, để ứng dụng CNTT hiệu quả trong quản lý dự án, cần tiến hành các nghiên cứu chuyên sâu và phát triển các giải pháp mới.
Giáo trình "Information System For Manager" của Frederick Taylor University (2008) cung cấp kiến thức vững chắc về các khái niệm và vai trò của hệ thống thông tin quản lý, giúp doanh nghiệp tạo ra lợi thế cạnh tranh Tài liệu này giúp người đọc hiểu rõ sự kết nối giữa các hệ thống thông tin và ảnh hưởng của chúng đến hoạt động quản lý cũng như cấu trúc tổ chức Đồng thời, giáo trình cũng nêu rõ các yêu cầu mà doanh nghiệp cần đáp ứng khi đầu tư vào công nghệ thông tin để duy trì và nâng cao khả năng cạnh tranh trong môi trường kinh tế hiện đại.
Giáo trình “Project Management” -Harld Kerxner (Quản lý dự án 1998).
Cuốn giáo trình này trình bày cách tiếp cận hệ thống trong lập kế hoạch và kiểm soát quản lý dự án, bao gồm các nội dung như tổng quan về quản lý dự án, khái niệm và định nghĩa, cấu trúc tổ chức, tổ chức và biên chế văn phòng dự án, cũng như nhóm chức năng quản lý Nó cũng đề cập đến quản lý thời gian và căng thẳng, xung đột, các chủ đề đặc biệt, các yếu tố thành công, làm việc với các giám đốc điều hành, lập kế hoạch, kỹ thuật lập kế hoạch mạng và đồ họa dự án.
Giáo trình "The Essential Of Project Management" của Dennis Lock, xuất bản lần thứ sáu vào năm 1996, là một cuốn sách nổi tiếng về quy trình quản lý dự án, từ giai đoạn đánh giá ban đầu cho đến khi hoàn thành Cuốn sách trình bày các phương pháp quản lý dự án, từ biểu đồ đơn giản đến các hệ thống máy tính phức tạp, giúp áp dụng hiệu quả cho cả dự án nhỏ và lớn Mọi khía cạnh của quản lý dự án đều được giải thích chi tiết, kèm theo hình minh họa và ví dụ thực tiễn Các dự án trong sách được lấy từ nhiều ngành công nghiệp khác nhau, thu hút sự quan tâm của đông đảo độc giả.
Bài báo “Chuyển chiến lược của công ty thành chiến lược quản lý dự án: thực hiện chiến lược doanh nghiệp thông qua quản lý dự án” của M Peter và J Ashley được xem như một hướng dẫn quan trọng trong việc kết nối chiến lược doanh nghiệp với chiến lược quản lý dự án Tác giả phân tích các công cụ và nguyên tắc quản lý dự án có thể áp dụng để thúc đẩy hiệu quả chiến lược kinh doanh, nhằm đảm bảo rằng các mục tiêu doanh nghiệp được thực hiện một cách đồng bộ và hiệu quả.
Bài báo “The future of management”- G Hamel (Tương lai của quản lý).
Gary Hamel nhấn mạnh rằng các tổ chức hiện nay cần đổi mới quản trị hơn bao giờ hết Mô hình quản trị hiện tại, với trọng tâm là kiểm soát và hiệu quả, đã trở nên lỗi thời trong bối cảnh mà khả năng thích ứng và sáng tạo là yếu tố then chốt để đạt được thành công trong kinh doanh.
KẾT QUẢ PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ CSDL QUẢN LÝ DỰ ÁN CỦA DOANH NGHIỆP
Tổng quan về công ty CP Phần mềm quản trị doanh nghiệp Cybersoft
2.1.1 Giới thiệu chung về doanh nghiệp
Công ty được thành lập vào năm 2003 bởi đội ngũ kỹ sư phần mềm và chuyên gia tài chính kế toán, với mục tiêu kết hợp hiểu biết sâu sắc về nghiệp vụ kinh tế và quy trình quản lý doanh nghiệp Chúng tôi cam kết tạo ra sản phẩm và dịch vụ chất lượng cao, đáp ứng nhu cầu thị trường, đồng thời ứng dụng công nghệ tiên tiến vào quản lý.
Tên công ty Công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp Cybersoft
Tên tiếng anh Cyber software for business management joint stock company Tên giao dịch Cybersoft
Loại hình doanh nghiệp Công ty cổ phần Năm thành lập 2003
Vốn điều lệ 1 000 000 000 đồng Đại diện Lê Cảnh Toàn Trụ sở Số 25 Vũ Ngọc Phan, Q.Đống Đa, TP.Hà Nội Điện thoại 043 7765 046
Website www.cybersoft.com.vn Email Sales@cybersoft.com.vn ; Support@cybersoft.com.vn
Bảng 2.1.Thông tin chung về doanh nghiệp
Hình 2.1.Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp
(Nguồn: Thông tin nội bộ do công ty cung cấp) a.Chức năng các phòng ban nghiệp vụ:
Phòng kinh doanh và phát triển thị trường (Cyber sales development
Bộ phận CSD thực hiện các hoạt động kinh doanh quan trọng như khảo sát và đánh giá tiềm năng thị trường, tìm hiểu nhu cầu của khách hàng, cũng như mở rộng thị trường cho dịch vụ của công ty Đồng thời, bộ phận này chú trọng vào việc tạo lập và duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng, chăm sóc khách hàng định kỳ, từ đó nâng cao uy tín và chất lượng dịch vụ của công ty.
Phòng nghiệp vụ (Cyber Expert bureau Department- CEB)
Khảo sát quy trình nghiệp vụ của khách hàng nhằm tư vấn hiệu quả về quản lý và triển khai giải pháp ERP Chúng tôi cung cấp dịch vụ tư vấn chuyên sâu để tối ưu hóa quy trình quản lý, giúp khách hàng nâng cao hiệu suất làm việc và đạt được mục tiêu kinh doanh.
Phòng quản trị hành chính (Cyber Administrative Department- CAD)
Tổ chức và thực hiện các công tác văn phòng, bao gồm thủ tục hành chính và lưu trữ hồ sơ Sắp xếp và tổ chức các hoạt động trong công ty, đồng thời giám sát việc thực hiện quy chế của nhân viên Đảm bảo thực hiện công tác bảo hiểm xã hội (BHXH) và bảo hiểm y tế (BHYT) theo quy định của cơ quan quản lý nhà nước.
Phòng tài chính kế toán (Cyber Financial Account Department- CFAD)
Tổ chức theo dõi công tác kế toán của công ty, quản lý công nợ phải thu, phải trả và thanh quyết toán với cơ quan quản lý.
Phòng giải pháp doanh nghiệp (Cyber Solution for Business Department- CSB)
Chúng tôi cung cấp dịch vụ tư vấn triển khai hệ thống thông tin quản lý tài chính và quản trị doanh nghiệp, bao gồm cài đặt, đào tạo và hướng dẫn sử dụng Ngoài ra, chúng tôi còn thiết kế và phát triển sản phẩm theo yêu cầu đặc thù của khách hàng.
Phòng tư vấn và hỗ trợ khách hàng (Cyber Customers Support and Warranty
Tư vấn hỗ trợ khách hàng qua điện thoại, E-mail, web hoặc trực tiếp tại trụ sở khách hàng khi có yêu cầu.
Phòng Nghiên cứu và Phát triển Sản phẩm (CRD) của Cybersoft tập trung vào việc nghiên cứu và phát triển các sản phẩm mới dựa trên công nghệ tiên tiến nhất Mục tiêu của CRD là nâng cao tiện ích của sản phẩm, mở rộng các chức năng và phân hệ, đồng thời cải thiện hiệu quả phân tích dữ liệu.
Công ty đã liên tục phát triển và cho ra mắt nhiều sản phẩm công nghệ mới, bắt đầu từ Cyber Accounting 2004 vào tháng 12/2003, sau đó là các phiên bản Cyber Accounting 2008, Cyber Accounting 10.S (01/2009) và Cyber Accounting 10.I (12/2009) Đến năm 2012, công ty giới thiệu bộ giải pháp ERP với các phân hệ nghiệp vụ mới mang tên Cyber Enterprise 7.0, và phiên bản mới nhất, Cyber Enterprise 8.0, ra mắt vào tháng 8/2013.
Các sản phẩm của doanh nghiệp:
- Phần mềm kế toán- Cyber Accounting
- Phần mềm quản lý bán hàng- Cyber Sales Management
- Phần mềm quản lý mua hàng- Cyber Purchasing Management
- Phần mềm quản lý kho- Cyber Inventory Management
- Giải pháp ERP – Cyber Enterprise 8.0
We offer comprehensive financial and accounting consulting services, specializing in ERP (Enterprise Resource Planning) implementation and maintenance, along with software solutions for overall business management.
Tình hình hoạt động của công ty trong 3 năm gần đây:
STT Chỉ tiêu Năm 2015 Năm 2016 Năm 2017
Bảng 2.2.Kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh của công ty 2015- 2017
(Nguồn: Thông tin nội bộ do công ty cung cấp)
Dựa trên số liệu hoạt động kinh doanh, công ty đang cho thấy xu hướng phát triển ổn định và bền vững Từ năm 2015 đến 2016, tổng doanh thu và tổng chi phí của công ty đều gia tăng qua từng năm.
Chỉ sau 3 năm từ 2015-2017 doanh thu, lợi nhuận đều tăng rất cao Qua đó cho thấy doanh nghiệp đang trên đà phát triển rất nhanh.
Thực trạng quản lý dự án hiện tại của công ty CPPM Cybersoft
2.2.1 Thực trạng cơ sở hạ tầng của công ty a Trang thiết bị phần cứng
Công ty đã trang bị đầy đủ các công cụ và dụng cụ cần thiết cho hoạt động kinh doanh, bao gồm một máy chủ và trung bình 15 máy tính cho mỗi phòng ban, bao gồm cả máy tính để bàn và máy tính cá nhân Máy tính để bàn được sử dụng cho nhân viên làm việc tại văn phòng, như phòng bảo hành, trong khi máy tính cá nhân phục vụ cho nhân viên thường xuyên gặp khách hàng bên ngoài hoặc đi công tác, chẳng hạn như bộ phận triển khai Tất cả các thiết bị đều được kết nối với mạng nội bộ (LAN) và internet thông qua các cổng mạng đã được lắp đặt sẵn.
STT Nhãn hiệu Cấu hình Loại máy Số lượng
- CPU: Intel Core i5 (2 Core) 2.5Ghz Boost to 3.1 Ghz
- Ổ đĩa cứng – HDD: 256Gb SSD
- Đồ họa: Intel HD Graphics 4000
- Kích cỡ màn hình: 13,3” WSVGA (2560*1600)
- RAM: 4GB, Ổ cứng HDD: 1TB
- Đồ họa: Intel HD Graphics 620
- 2GB DDR3 Bus 1600Mhz, 500GB
- Kiểu Máy in: Laser đa chức năng.
- Tốc độ in: 27 trang /phút.
- Chức năng: In, Scan, Copy, Fax.
- Khay giấy tự động: 250 tờ
- Kết nối: USB 2.0 High Speed.
7 Epson - In phun màu đơn năng Máy in 1
- 2.40GHz/1066MHz/12MB, 1x4 GB PC3-
10600 DDR3-1333 LP/288GB, SR M1015 RAID 0, 1, 10 Optional RAID 5
- O/Bay HS 2.5in SATA/SAS
9 Camera Độ phân giải: 5.0 Megapixel Image Sensor
* Công nghệ: HD - TVI up to 5MP resolution
* Công nghệ EXIR hồng ngoại xa 20m, IP66, 20fps@5MP hoặc 25fps(P)/30fps(N)
@ với độ phân giải 4MP, DNR giảm nhiễu khi xem đêm, Phát hiện chuyển động
* Độ nhạy sáng tối thiểu: 0.1 Lux
@(F1.2,AGC ON), 0 Lux with IR
Bảng2.3 Thông tin thiết bị phần cứng
Công ty chú trọng đầu tư vào cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin, với tất cả máy tính được kết nối mạng nội bộ và Internet Hệ điều hành đang sử dụng cho các máy tính bao gồm Windows XP, Windows 7, Windows 8 và Windows 10.
Qua kết quả điêu tra, nhu cầu cần nâng cấp về trang thiết bị Phần cứng tại công ty, ta có bảng (xem bảng 2.4 phụ lục 2) và biểu đồ:
Hình 2.2 Biểu đồ nhu cầu cần nâng cấp về trang thiết bị Phần cứng tại công ty
Khoảng 60% nhân viên bày tỏ sự hài lòng với trang thiết bị hiện tại của công ty, trong khi 40% còn lại cho rằng cần nâng cấp hệ thống phần cứng Điều này cho thấy rằng, mặc dù hệ thống trang thiết bị phần cứng đã đáp ứng hầu hết nhu cầu của nhân viên, vẫn còn một số hạn chế cần khắc phục.
Công ty đã và đang sử dụng các phềm mềm như Office 2003, Office
2007, Office2010, Office2013, hệ điều hành windown, các phần mềm tài chính kế toán, phần mềm quản lý nhân sự, một số phần mềm văn phòng khác
Công ty sử dụng phần mềm tự sản xuất và một số phần mềm mua bản quyền từ bên ngoài, cho phép tùy ý nâng cấp và phát triển theo nhu cầu của các phòng ban.
Công ty sử dụng Teamviewer 12 để quản lý và giám sát các máy tính trong phòng ban, giúp phòng kỹ thuật theo dõi và kiểm tra hoạt động của hệ thống, từ đó ngăn chặn việc xuất dữ liệu nhạy cảm ra ngoài.
Công ty áp dụng phần mềm CYBERSOFT, bao gồm các giải pháp kế toán, quản lý sản phẩm, hệ thống và tính lương Phần mềm này có tính năng phân quyền người dùng hiệu quả, phù hợp với từng nhiệm vụ của nhân viên văn phòng Nó giúp phản ánh và hệ thống hóa mọi hoạt động của công ty, từ việc tìm kiếm khách hàng cho đến quy trình thanh toán doanh thu.
The company employs protective software to safeguard its network, utilizing FireWall and BKAV Pro antivirus For web protection, AVG antivirus is implemented, while Security Plus for Mdea and Symantec antivirus are used to secure email communications.
Tùy thuộc vào từng nghiệp vụ của các phòng ban, công ty sử dụng những phần mềm khác nhau, điều này xuất phát từ định hướng CNTT ngay từ những ngày đầu thành lập Các trang thiết bị phần cứng hiện có và phần mềm đang sử dụng sẽ là nền tảng quan trọng để ứng dụng CNTT và thương mại điện tử vào hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Dưới đây là mức độ hài lòng khi sử dụng Phần mềm tại công ty (xem bảng
Hình 2.3 Biểu đồ thể hiện mức độ hài lòng khi sử dụng Phần mềm tại công ty
Mặc dù công ty sử dụng nhiều phần mềm, nhưng chất lượng vẫn còn hạn chế Đến 40% nhân viên cho rằng phần mềm hiện tại chưa đạt yêu cầu và kém hiệu quả Do đó, công ty cần cải tiến và nâng cấp hệ thống phần mềm để phục vụ tốt hơn cho hoạt động của mình.
Hiện tại, công ty chưa có bộ phận quản trị và bảo mật mạng riêng, dẫn đến khó khăn trong việc đảm bảo an toàn thông tin khi truyền dữ liệu Công ty sử dụng mạng LAN, wifi và Internet, trong đó mạng LAN được sử dụng để truyền tải thông tin quan trọng Mạng LAN được cấu trúc theo hình sao, với các thiết bị mạng được đặt tại địa điểm an toàn trong một phòng máy riêng.
Trang thiết bị mạng: máy tính được nối với nhau qua dây dẫn, thiết bị kết nối như môđem, hub, switch.
Công ty đang dùng dịch vụ mạng của nhà mạng VNPT với tốc độ 50Mbps. d.Cơ sở dữ liệu
Doanh nghiệp hiện đã có kho CSDL và sử dụng hệ quản trị CSDL:
Microsoft SQL sever 2010 CSDL đang sử dụng đã dáp ứng tương đối nhu cầu của công ty, tuy vậy vẫn còn một số hạn chế cần phải nâng cấp.
Cách thức thu thập thông tin: sử dụng chủ yếu là phương pháp phỏng vấn(trao đổi trực tiếp với khách hàng)
Công ty chủ động gặp gỡ khách hàng để thảo luận trực tiếp về các yêu cầu của phần mềm Qua đó, công ty sẽ phát triển phần mềm phù hợp nhất với nhu cầu và mong đợi của khách hàng.
Công ty cung cấp cho mỗi khách hàng một tài khoản riêng biệt, giúp họ dễ dàng gửi các dữ liệu cần thiết để được xử lý.
- Lấy thông tin dữ liệu kinh doanh của khách hàng dưới dạng file excel, từ đó tạo các báo cáo phù hợp với phần mềm
- Phương thức xử lý dữ liệu:
Sau khi thu thập dữ liệu, công ty sẽ tiến hành tổng hợp và phân loại thông tin Đối với thông tin sơ cấp, dữ liệu sẽ được phân loại theo từng mục nội dung, trong khi thông tin thứ cấp sẽ được phân loại theo các dạng khác nhau.
+Tiến hành tổng hợp, phân tích dữ liệu và trình bày kết quả Phương thức lưu trữ dữ liệu:
+Dữ liệu được tổng hợp và lưu trữ trên sever của công ty.
+Các phòng ban sẽ được phân quyền để truy cập đến thông tin liên qua đến bộ phận của mình
Thông tin giao dịch hợp đồng, khách hàng và đối thủ cạnh tranh hiện đang được lưu trữ thủ công trên giấy tờ, file Word, Excel và server của công ty, tạo thành các hồ sơ lưu trữ tại phòng kinh doanh.
Các tin tức, thông tin và quyết định sẽ được thông báo một cách linh hoạt, có thể thông qua hình thức trực tiếp, trên bảng thông báo, hoặc qua email của nhân viên, tùy thuộc vào nội dung cụ thể của từng thông tin.
+Dữ liệu của khách hàng được lưu trữ trên CSDL của công ty và chỉ được quyền truy cập thông tin khách hàng khi được hệ thống phân quyền.
Hình 2.4 Biểu đồ thể hiện chất lượng CSDL
Đánh giá thực trạng hiện tại của công ty
Hệ thống cơ sở hạ tầng hiện đại và nguồn nhân lực dồi dào đã giúp quản trị hệ thống thông tin và thương mại điện tử của công ty trở nên đơn giản, nhỏ gọn và dễ sử dụng Mặc dù đáp ứng phần lớn yêu cầu công việc, vẫn còn một số hạn chế cần được khắc phục.
- Trang thiết bị phần cứng được trang bị đầy đủ và tương đối hiện đại.
Cơ sở hạ tầng CNTT của công ty hiện tại hoàn toàn đáp ứng nhu cầu tin học hóa hệ thống quản lý dự án và các hoạt động khác Hệ thống hỗ trợ tốt các phần mềm ứng dụng, đồng thời đảm bảo khả năng lưu trữ và xử lý thông tin liên quan đến dự án Công ty sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server để lưu trữ dữ liệu dự án trên các máy chủ, với hệ thống máy tính, mạng LAN và cơ sở dữ liệu hoạt động ổn định và thường xuyên được nâng cấp.
Công ty sở hữu nguồn nhân lực dồi dào với đội ngũ quản lý chuyên nghiệp và nhân viên trẻ trung, nhiệt huyết Đội ngũ này không chỉ có năng lực tốt mà còn nhanh chóng thích ứng với sự phát triển của công nghệ thông tin mới.
- Các hệ thống về quản trị HTTT và TMĐT đã được hoàn thiện và giúp các hoạt động khác của công ty tương đối tốt
Quy trình quản lý dự án đơn giản nhưng hiệu quả giúp đảm bảo sự nhất quán và thống nhất trong quá trình triển khai Việc tuân thủ quy trình không chỉ là rập khuôn cứng nhắc mà còn nhằm mục đích không bỏ sót các nghiệp vụ và tình tiết quan trọng, từ đó nâng cao hiệu suất công việc.
Để đảm bảo ngân sách cho từng dự án, bộ phận kế toán cần thực hiện tốt công tác tính chi phí và theo dõi chi phí, nhân lực cũng như nguồn lực hàng tuần Việc này không chỉ giúp kiểm soát chi phí mà còn cho phép điều chỉnh hợp lý nhằm cắt giảm chi phí, từ đó tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Công ty đã phát triển một cơ sở dữ liệu (CSDL) nhưng chưa hoàn chỉnh cho toàn hệ thống, dẫn đến việc thông tin lưu trữ không đầy đủ, phân tán và rời rạc giữa các bộ phận khác nhau Điều này đã gây ra nhiều khó khăn trong quản lý dự án, bao gồm việc trễ tiến độ, thất thoát tài nguyên và thiếu hụt nguồn nhân lực.
Nhân lực trong lĩnh vực Hệ thống Thông tin (HTTT) và Công nghệ Thông tin (CNTT) hiện tại chưa đạt được sự chuyên môn hóa sâu Các nhà quản lý thường kiêm nhiệm vai trò của một nhà quản trị HTTT, điều này gây khó khăn khi hệ thống ngày càng được tin học hóa toàn bộ Do đó, yêu cầu các nhà quản trị cần có kiến thức sâu rộng hơn về HTTT, CNTT và Cơ sở Dữ liệu (CSDL), dẫn đến nhiều thách thức trong công tác quản lý.
Quy trình hiện tại đã được hoàn thiện nhưng chưa đầy đủ cho các nghiệp vụ liên quan đến dự án Đối với các dự án lớn, sẽ xuất hiện nhiều nghiệp vụ quản lý dự án hơn, do đó hệ thống hiện tại có thể không đáp ứng đủ nhu cầu lưu trữ và xử lý thông tin.
Do hạn chế về chi phí đầu tư, cơ sở hạ tầng mặc dù hiện đại nhưng vẫn còn thiếu và hoạt động chưa đạt hiệu quả cao.
Chế độ đãi ngộ và lương thưởng cho nhân viên hiện tại còn nhiều hạn chế, cùng với các hoạt động tập thể chưa phong phú, dẫn đến việc chưa khai thác tối đa tiềm năng của nguồn nhân lực.
- Do các nhà quản trị hạn chế về trình độ cũng như thời gian quan tâm đến các hoạt động quản lý
- Do CSDL còn đơn giản, sơ sài, thông tin chưa nhất quán,tính bảo mật chưa cao.
ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ GIẢI PHÁP VỀ HOẠCH ĐỊNH
Xác định mục tiêu
Ngày nay, công nghệ thông tin đã trở thành một phần không thể thiếu trong hầu hết các lĩnh vực của cuộc sống, đặc biệt trong công tác quản lý Việc ứng dụng tin học giúp nâng cao hiệu quả quản lý thông qua việc xây dựng cơ sở dữ liệu hoàn chỉnh, cung cấp thông tin cần thiết cho các hệ thống tổ chức Nhận thức được tầm quan trọng này, công ty cổ phần phần mềm Cybersoft đã đề ra những mục tiêu dài hạn và ngắn hạn nhằm tối ưu hóa hoạt động quản lý và phát triển bền vững.
Mục tiêu là kết quả cuối cùng mà doanh nghiệp muốn đạt được, và là những chỉ tiêu cần thiết để cụ thể hóa các mục đích kinh doanh Những mục tiêu này cần phải khả thi, có thể đo lường và được xác định rõ ràng trong thời gian và không gian Doanh nghiệp có thể phân chia mục tiêu thành dài hạn, ngắn hạn hoặc chiến lược, tùy thuộc vào lĩnh vực hoạt động Đặc biệt, trong lĩnh vực sản xuất và triển khai phần mềm, việc đặt ra mục tiêu cụ thể là rất quan trọng để định hướng phát triển Công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp Cybersoft đã xác định những mục tiêu dài hạn mang tính vĩ mô, điều này có ảnh hưởng lớn đến chiến lược kinh doanh tổng thể của công ty.
Công ty đang mở rộng quy mô kinh doanh bằng cách ký kết hợp đồng mua bán phần mềm với các doanh nghiệp trên toàn quốc, không bị giới hạn bởi khoảng cách địa lý.
- Hoàn thiện, nâng cấp cơ sở hạ tầng doanh nghiệp, nâng cao trình độ chuyên môn của nhân viên công ty.
Để khẳng định uy tín và năng lực của một công ty phần mềm, việc hoàn thiện hệ thống chuyên nghiệp là vô cùng quan trọng Điều này giúp công ty không chỉ đứng vững mà còn luôn dẫn đầu trong lĩnh vực công nghệ thông tin.
- Hơn thế nữa, doanh nghiệp muốn mở rộng sản xuất nhiều sản phẩm phần mềm đa dạng và phong phú hơn.
- Tối đa hóa giá trị lợi nhuận và theo đuổi chiến lược phát triển kinh doanh dựa trên các yếu tố chủ lực sau:
+ Mở rộng thị phần tại các thị trường hiện tại và các thị trường mới.
Chúng tôi phát triển đa dạng phần mềm nhằm phục vụ các doanh nghiệp lớn, đồng thời mở rộng sang các sản phẩm phần mềm mang lại giá trị gia tăng và tỷ suất lợi nhuận cao hơn.
- Phát triển các sản phẩm phần mềm có giá trị mới nhằm thỏa mãn nhu cầu khác nhau của mỗi doanh nghiệp.
- Xây dựng thương hiệu công ty chuyên cung cấp phần mềm và giải pháp phần mềm cho doanh nghiệp lớn nhất toàn quốc.
Chúng tôi cam kết nâng cao tính an toàn bảo mật cho cơ sở dữ liệu của khách hàng, đảm bảo rằng cơ sở dữ liệu luôn trong trạng thái sẵn sàng sử dụng Đồng thời, chúng tôi cũng xác định các mục tiêu ngắn hạn để cải thiện hiệu suất và bảo vệ thông tin khách hàng.
- Đáp ứng nhu cầu kỳ vọng cụ thể của khách hàng.
Chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ khách hàng, đáp ứng nhanh chóng mọi thắc mắc trong quá trình sử dụng phần mềm của công ty.
- Tư vấn các giải pháp phần mềm khi khách hàng liên hệ với doanh nghiệp.
- Là một đối tác tin cậy, công ty luôn mang đến cho khách hàng những gói sản phẩm phần mềm đáng tin cậy.
Dự báo nhu cầu
Là một công ty có bề dày lịch sử, chúng tôi đã không ngừng nỗ lực và phát triển kể từ khi thành lập Đến nay, công ty đã đạt được nhiều thành tựu đáng kể và mở rộng quy mô hoạt động với hơn [số lượng cụ thể] thành viên trong đội ngũ.
Công ty CP PM Cybersoft đã khẳng định vị thế vững chắc trong lĩnh vực mua bán và triển khai phần mềm, với 2000 doanh nghiệp đã ký kết và sử dụng phần mềm của công ty.
Hiện nay, với quy mô của doanh nghiệp nhỏ và vừa, chi phí đầu tư cho hệ thống thông tin chưa được chú trọng và quan tâm đúng mực
Hệ thống này giúp cải thiện dịch vụ chăm sóc khách hàng và hỗ trợ hoạt động kinh doanh, đồng thời cho phép tạo ra các báo cáo chi tiết về tiến độ dự án, doanh thu, chi phí và các dự án chậm thanh toán, từ đó đảm bảo quá trình triển khai dự án diễn ra nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Hệ thống quản lý bao gồm các đối tượng quan trọng như thông tin nhân viên với các dữ liệu cá nhân, thông tin khách hàng, thông tin hợp đồng, thông tin dự án, thông tin bảo hành, quá trình khảo sát khách hàng và thông tin triển khai dự án.
- Hệ thống thông tin phải có tính bảo mật và an toàn cao, tránh rò rỉ dữ liệu.
- Hệ thống giúp nhà quản lý quản lý tốt hơn dự án của doanh nghiệp.
Hệ thống thông tin phải sở hữu giao diện thân thiện và dễ sử dụng, đồng thời cần được cập nhật liên tục để đáp ứng kịp thời nhu cầu thông tin của người dùng.
- Yêu cầu hệ thống có dung lượng vừa đủ, không làm ảnh hưởng đến các hệ thống khác trong công ty.
Ngày càng nhiều doanh nghiệp tin tưởng và sử dụng phần mềm của công ty, vì vậy quản lý dự án triển khai phần mềm cần được chú trọng Việc xây dựng một hệ thống thông tin quản lý dự án mới sẽ giúp nâng cao hiệu quả công việc và quản lý tốt hơn Đảm bảo tiến độ và chất lượng dự án sẽ tạo dựng lòng tin từ phía khách hàng, từ đó thúc đẩy sự phát triển của hoạt động kinh doanh.
GIẢI PHÁP VỀ HOẠCH ĐỊNH CSDL QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI CÔNG TY
3.2.1 Mô tả bài toán quản lý hiện tại của doanh nghiệp
Hệ thống quản lý dự án của Công ty Cổ phần Mềm CyberSoft bao gồm bốn chức năng chính: quản lý thông tin dự án, quản lý hợp đồng, quản lý triển khai dự án và báo cáo Các chức năng này giúp tối ưu hóa quy trình quản lý dự án, đảm bảo thông tin được cập nhật đầy đủ và chính xác, đồng thời hỗ trợ việc theo dõi tiến độ và hiệu quả của từng dự án.
Trong công ty, mỗi nhân viên được cấp một mã nhân viên duy nhất cùng với tên, mã hồ sơ lưu trữ để dễ dàng tìm kiếm thông tin cần thiết Thông tin cá nhân bao gồm bộ phận làm việc, ngày sinh, email, số điện thoại, số chứng minh thư nhân dân, địa chỉ, mã số thuế thu nhập cá nhân và mã tài khoản ngân hàng.
Mỗi nhân viên có khả năng tạo ra một hoặc nhiều hợp đồng, trong đó mỗi hợp đồng sẽ bao gồm các thông tin quan trọng như mã hợp đồng, giá trị, giá trị đã thanh toán, nội dung, ngày lập, ngày ký, ngày hết hạn và các file đính kèm chứa chi tiết hợp đồng đã ký với khách hàng.
Mỗi hợp đồng bao gồm một hoặc nhiều phần mềm, mỗi phần mềm được xác định bởi mã phần mềm duy nhất, tên phần mềm, giá trị và tài liệu mô tả chi tiết.
Khách hàng đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra doanh thu cho công ty, bao gồm các thông tin như mã khách hàng duy nhất, tên đơn vị, email, số điện thoại, địa chỉ, mã số thuế và mã tài khoản ngân hàng Mỗi khách hàng có thể ký kết một hoặc nhiều hợp đồng với công ty, thể hiện mối quan hệ kinh doanh đa dạng và phong phú.
Mỗi nhân viên có thể tham gia nhiều dự án, mỗi dự án bao gồm mã, tên, thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc và mô tả Nhiều nhân viên sẽ cùng tham gia vào một dự án, với công việc được phân công rõ ràng Các thông tin quan trọng như thời gian bắt đầu dự kiến, thời gian kết thúc dự kiến, cùng với thời gian thực hiện sẽ được ghi nhận Đặc biệt, mỗi dự án sẽ có một người chịu trách nhiệm chính cho sự thành công hoặc thất bại của nó.
3.2.2.Thống nhất cấu trúc CSDL giữa các phòng ban
Hiện tại, các phòng ban trong công ty đang sử dụng các phiên bản SQL và cấu trúc dữ liệu khác nhau, dẫn đến việc không thể chuyển đổi dữ liệu giữa các phòng ban do sự không đồng bộ Do đó, yêu cầu đầu tiên đối với hệ quản trị cơ sở dữ liệu (CSDL) mới là phải thống nhất giữa các phòng ban để tạo thuận lợi cho việc trao đổi và truyền dữ liệu, phục vụ cho các hoạt động kinh doanh hiệu quả.
- Yêu cầu về phần cứng:
Máy tính để bàn Máy tính xách tay Máy chủ Máy in
HP All-in-One TouchSmart 120- 1285L
Thông số: bộ vi xử lý
G860, bộ nhớ trong 2GB RAM, ổ cứng
Máy in Phun mầu Đa chức năng Canon Pixma IP 2770 (in wifi, copy, scan, fax, họa VGA onboard, kết nối 6-in-1 card reader of RAM trở lên.
(Nguồn: Phòng HCNS) Bảng 3.1.Bảng kê trang thiết bị phần cứng của Công ty
- Yêu cầu về phần mềm:
Mỗi máy tính tại công ty đều được trang bị phần mềm quản lý văn phòng cơ bản như Word 2003 và Excel, cùng với các phần mềm chuyên dụng riêng biệt cho từng phòng ban, nhằm phục vụ cho các nghiệp vụ cụ thể Bên cạnh đó, công ty cũng đang tiến hành hoạch định cơ sở dữ liệu (CSDL) mới để nâng cao hiệu quả quản lý và xử lý thông tin.
STT Nội dung công việc Số ngày thực hiện TG bắt đầu TG kết thúc
Viết bản kế hoạch Xác định công việc, ước lượng tài nguyên
Sắp xếp thứ tự các công việc Lựa chọn cách thực hiện
Dự đoán các biến cố và khắc phục
Thảo luận về kế hoạch và chỉnh sửa
Chốt kế hoạch và triển khai
2 Nghiên cứu tinh khả thi
Xét tính khả thi về mặt tài chính Xét tính khả thi về mặt giải pháp thực hiện
Xét tính khả thi về trang bị và hạ tầng
Xét tính khả thi về trình độ nhân lực
3 Xác định các yêu cầu về CSDL Đưa ra các yêu cầu về chức năng Đưa ra các yêu cầu về phi chức năng
Một số yêu cầu về thời gian thực hiện
4 Thiết kế CSDL mức logic
Thiết kế tổng thể (sử dụng mô hình ER,…)
Mô hình hóa (chuyển đổi giữa các mô hình)
5 Cài đặt hệ quản trị CSDL
Lựa chọn hệ QT CSDL sẽ sử dụng và cài đặt
Cài đặt CSDL lên hệ quản trị CSDL
Dự báo khả năng phát triển của CSDL
3.2.2 Biểu đồ phân cấp chức năng hệ thống quản lý của doanh nghiệp
Hình 3.1.Biểu đồ phân cấp chức năng của hệ thống quản lý của doanh nghiệp
3.2.3 Xây dựng mô hình thực thể liên kết – ER và chuyển đổi sang mô hình quan hệ cơ sở dữ liệu quản lý dự án hiện tại của công ty a Xác định tập thực thể
- Nhân viên: Lưu trữ các thông tin nhân viên của doanh nghiệp.
- Khách hàng: Lưu trữ các thông tin khách hàng của doanh nghiệp.
- Hợp đồng: Lưu trữ các thông tin hợp đồng về cung cấp các dịch vụ phần mềm được ký kết với khách hàng.
- Dự án: Lưu trữ các thông tin dự án cung cấp phần mềm theo hợp đồng đã được ký kết.
Phần mềm đóng vai trò quan trọng trong việc lưu trữ thông tin về sản phẩm mà công ty cung cấp cho khách hàng Để quản lý hiệu quả, cần xác định các thuộc tính cho từng tập thực thể và thiết lập mối quan hệ giữa các thực thể này Việc áp dụng mô hình thực thể liên kết (ER) và mô hình quan hệ sẽ giúp tối ưu hóa quy trình quản lý dữ liệu, đảm bảo tính chính xác và khả năng truy xuất thông tin nhanh chóng.
NhanVien(MaNV, HoTenNV, GioiTinh, MaHoSoLuu, BoPhan, DiaChi,
SoCMTND, NgaySinh, SDT, Email, SoTaiKhoanNH)
PhanMem(MaPM, TenPM, TaiLieuMoTa, Gia) HopDong(MaHD, MaNV, TenHD, MaKH, NgayHetHan, NgayKy, NgayLap,
KhachHang(MaKH, DiaChi, SDT, Email, MaSoThue, TenDonVi,
ThamGia(MaNV,MaDA, TGBĐTH, TGKTTH, TGBDDK, TGKTDK,
Hình 3.2 Mô hình ER xây dựng trên SQL Server
Một số đề xuất và kiến nghị
3.3.1.Đánh giá khả năng ứng dụng của hệ thống
Công ty cổ phần phần mềm Cybersoft sở hữu nguồn nhân lực CNTT chất lượng cao, với lợi thế từ phòng Kỹ thuật riêng giúp tối ưu hóa việc quản lý cơ sở dữ liệu dự án Để mở rộng quy mô, công ty cần tăng cường đội ngũ nhân viên có chuyên môn, đảm bảo đủ số lượng và chất lượng nhân lực CNTT phục vụ cho các kế hoạch phát triển và quản lý dự án hiệu quả.
Công ty cổ phần phần mềm Cybersoft sở hữu một hệ thống thông tin cơ bản và đã gặt hái nhiều thành công kể từ khi thành lập Với nguồn tài chính ổn định, việc huy động vốn để phát triển cơ sở dữ liệu quản lý dự án cho công ty là hoàn toàn khả thi.
3.3.2 Đề xuất hướng phát triển
Phát triển hệ thống cơ sở dữ liệu không chỉ là việc chọn mô hình phù hợp, mà còn yêu cầu thay đổi nhận thức và tổ chức Sự hỗ trợ từ quản lý là yếu tố quyết định để đảm bảo thành công trong việc xây dựng hệ thống Các yếu tố cơ bản bao gồm công nghệ và quản lý cơ sở dữ liệu, quản trị dữ liệu, hoạch định và thiết kế, cùng với sự tham gia của người sử dụng.
Công ty Cybersoft, với 15 năm phát triển, đã xây dựng được uy tín vững chắc trong lĩnh vực truyền thông Công ty tổ chức hoạt động với 7 phòng ban chức năng, mỗi phòng đảm nhận nhiệm vụ riêng biệt Để nâng cao hiệu quả quản lý dự án, Cybersoft cần triển khai hệ thống cơ sở dữ liệu (CSDL) quản lý dự án, giúp tối ưu hóa quy trình và đảm bảo tính khoa học trong công tác quản lý Một số định hướng phát triển quản lý dự án tại công ty sẽ được thực hiện trong thời gian tới.
- Công ty có thể lập ra một đội dự án để tiến hành hoạch định CSDL quản lý dự án cho Công ty.
- Chú trọng việc duy trì và sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực trong tổ chức
- Nâng cấp hệ thống mạng máy tính trong Công ty,
- Đồng bộ áp dụng linh hoạt hệ thống quản lý khác nhau trong Công ty nhằm tạo ra hiệu quả trong quản lý.
Trong bối cảnh kinh tế phát triển và công nghệ hiện đại, doanh nghiệp cần tối ưu hóa quản lý dự án để đảm bảo tính khoa học và hợp lý, phù hợp với thực tiễn Việc này không chỉ giảm chi phí hoạt động mà còn tối đa hóa lợi nhuận, khuyến khích nhân viên sáng tạo và nâng cao trách nhiệm quản lý, góp phần vào sự phát triển bền vững của công ty.
Khóa luận tốt nghiệp với đề tài : Hoạch định cơ sở dữ liệu quản lý dự án tại
Công ty cổ phần phần mềm Cybersoft đã cung cấp cái nhìn tổng quan về hệ thống quản lý dự án trong doanh nghiệp, giúp hiểu rõ hơn về dữ liệu và hoạch định cơ sở dữ liệu Đề tài này hỗ trợ cán bộ nhân sự nắm bắt quy trình hoạch định CSDL quản lý dự án và đưa ra các đề xuất phát triển CSDL cho công ty Tuy nhiên, do thời gian và kiến thức hạn chế, khóa luận vẫn còn những thiếu sót Vì vậy, tôi rất mong nhận được ý kiến đóng góp để hoàn thiện bài khóa luận hơn nữa.
Tôi xin chân thành cảm ơn giáo viên Bùi Quang Trường, các thầy cô trong Khoa Hệ thống thông tin và Thương mại điện tử, cùng các anh chị tại Công ty cổ phần phần mềm Cybersoft, đã tận tình hướng dẫn và hỗ trợ tôi trong quá trình hoàn thành bài khóa luận này Sự giúp đỡ của mọi người là nguồn động lực quý giá đối với tôi.
Hà Nội, ngày 02 tháng 05 năm 2018
[1] Phan Tấn Quốc (2005) ,Giáo trình Cơ sở dữ liệu
[2] Nguyễn Quốc Duy ,Giáo trình Quản trị dự án
[3] TS Lê Văn Phùng ,Giáo trình Quản lý dự án công nghệ thông tin.
[4] Tập bài giảng Cấu trúc và hoạch định CSDL Thị trường Thương mại(2012),
Bộ môn Tin học – Đại học Thương Mại.
[5] Tài liệu hướng dẫn thực tập và làm khóa luận tốt nghiệp ,Trường Đại học Thương mại.
[6] Hồ Thuần, Hồ Cẩm Hà ( 2008) , Nguyên lý các hệ cơ sở dữ liệu, lý thuyết và thực hành.
[7] Frederick Taylor University (2008) ,Giáo trình Information System For
