Ta thấy, với những nhân viên được phỏng vấn, số lượng cho rằng cần thiết ngay và cần nâng cấp trong khoảng thờ gian tới là khá tương đồng với 40 %. Trong khi đó chỉ có 20% nêu ý kiến giữ lại hệ thống QLDA cũ của công ty.
2.3. Đánh giá thực trạng hiện tại của công ty
Hệ thống cơ sở hạ tầng hiện đại ,nguồn nhân lực dồi dào , hoạt động quản trị HTTT và TMĐT cũng như các hoạt động quản lý dự án hiện tại tương đối
đơn giản, nhỏ gọn, dễ sử dụng và cũng đáp ứng được phần lớn yêu cầu công việc của cơng ty song vẫn cịn một số hạn chế.
Ưu điểm:
- Trang thiết bị phần cứng được trang bị đầy đủ và tương đối hiện đại.
Cơ sở hạ tầng về CNTT hiện tại của cơng ty hồn tồn đáp ứng được khả năng tin học hóa HTTT quản lý dự án cũng như các hoạt động khác, hỗ trợ tốt các phần mềm ứng dụng, đáp ứng được nhu cầu lưu trữ và xử lý thông tin liên quan đến dự án của công ty. Công ty sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server, các dữ liệu liên quan đến dự án được lưu trữ tại các máy chủ. Hệ thống máy tính , mạng lan, CSDL hoạt động tốt và thường xuyên được đầu tư nâng cấp.
- Cơng ty có một nguồn nhân lực dồi dào, đội ngũ quản lý sát sao ,các nhân viên khá trẻ, nhiệt tình và có năng lực tốt , tiếp cận nhanh với sự phát triển công nghệ thông tin mới.
- Các hệ thống về quản trị HTTT và TMĐT đã được hoàn thiện và giúp các hoạt động khác của công ty tương đối tốt
- Quy trình thực hiện quản lý dự án đơn giản đem lại hiệu quả cao trong công việc. Việc triển khai dự án tn thủ theo quy trình khơng có nghĩa là rập khn cứng nhắc mà việc tuân thủ theo quy trình nhằm đảm bảo tính nhất qn, thống nhất khơng bỏ xót các nghiệp vụ, tình tiết trong q trình triển khai.
- Thực hiện tốt cơng tác tính chi phí và đảm bảo ngân sách cho từng dự án. Bộ phận kế tốn của cơng ty theo dõi chi phí của dự án, nhân lực tham gia và nguồn lực của dự án hàng tuần. Việc theo dõi này không chỉ đảm bảo cho việc kiểm sốt chi phí của dự án mà nó cịn có những điều chỉnh hợp lý để cắt giảm chi phí phù hợp tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Nhược điểm:
- Công ty đã xây dựng một CSDL nhưng chưa hồn chỉnh cho tồn hệ thống, thơng tin lưu trữ khơng đầy đủ, chưa tập trung, rời rạc ở các bộ phận khác nhau. Cơng ty cũng gặp phải khơng ít khó khăn do sự bất cập trong quản lý dự án như trễ tiến độ dự án, thất thoát tài nguyên dự án, thiếu hụt nguồn nhân lực…
- Nhân lực về HTTT và CNTT chưa có sự chuyên hóa sâu . Các nhà quản lý kiêm luôn các công việc của một nhà quản trị HTTT. Khi hệ thống được phát triển theo hướng tin học hóa tồn bộ, địi hỏi các nhà quản trị phải có kiến thức sâu rộng
hơn về HTTT, CNTT, CSDL. Điều này dẫn đến nhiều khó khăn và hạn chế trong quản lý.
- Quy trình hiện tại đã được hồn thiện nhưng chưa phản ánh được đầy đủ các nghiệp vụ liên quan đến dự án. Đối với các dự án lớn, sẽ phát sinh nhiều hơn hoặc toàn bộ các nghiệp vụ liên quan đến quản lý dự án, lúc này hệ thống hiện tại có khả năng khơng đáp ứng được nhu cầu lưu trữ cũng như xử lý thông tin.
Nguyên nhân:
- Do lượng chi phí đầu tư cịn hạn chế, các cơ sơ hạ tầng tuy hiện đại nhưng vẫn còn ít cũng như hoạt động chưa đạt hiệu quả cao
- Do chế độ đãi ngộ , lương thưởng cũng như các hoạt động tập thể cho nhân viên còn nhiều hạn chế nên chưa phát huy tối đa sức mạnh hiện có của nguồn nhân sự
- Do các nhà quản trị hạn chế về trình độ cũng như thời gian quan tâm đến các hoạt động quản lý
- Do CSDL cịn đơn giản, sơ sài, thơng tin chưa nhất quán,tính bảo mật chưa cao.
CHƯƠNG 3: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ GIẢI PHÁP VỀ HOẠCH ĐỊNH CSDL QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI CÔNG TY CP PM CYBERSOFT.
3.1 : ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VỀ HOẠCH ĐỊNH CSDL QUẢNLÝ DỰ ÁN TẠI CÔNG TY CP PM CYBERSOFT. LÝ DỰ ÁN TẠI CÔNG TY CP PM CYBERSOFT.
3.1.1 Xác định mục tiêu
Ngày nay, với sự phát triển của cơng nghệ thơng tin thì tin học đang được ứng dụng vào hầu hết các lĩnh vực của cuộc sống. Trong đó, cơng tác quản lý là một trong các lĩnh vực được thừa hưởng thành quả của sự phát triển công nghệ thông tin nhiều nhất. Và để phục vụ tốt cho hệ thống thơng tin thì cần xây dựng cơ sở dữ liệu hồn chỉnh đảm bảo cung cấp thông tin dữ liệu cho hệ thống tổ chức. Nhận thấy được tầm quan trọng của ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý thì cơng ty cổ phần phần mềm Cybersoft cũng đã tự xác định cho mình những mục tiêu dài hạn và ngắn hạn.
a.Xác định mục tiêu dài hạn
Mục tiêu là kết quả cuối cùng doanh nghiệp muốn đạt được, là những gì mà mỗi doanh nghiệp phải đặt ra để cụ thể hóa những mục đích kinh doanh của mình. Mục tiêu phải mang tính khả thi, phải đo lường được, phải được giới hạn về thời gian, về khơng gian. Mục tiêu có thể chia thành mục tiêu dài hạn, ngắn hạn hay mục tiêu chiến lược tùy vào hoạt động của doanh nghiệp. Đối với doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất, triển khai phần mềm cũng vậy, cần phải đặt ra cho mình những mục tiêu cụ thể để xác định hướng đi cho mình. Cơng ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp Cybersoft cũng đã đề ra những mục tiêu dài hạn, là những mục tiêu mang tầm vĩ mơ. Nó phải được xác định rõ ràng, đúng đắn vì nó có ảnh hưởng rất lớn đến chiến lược kinh doanh của toàn doanh nghiệp. Mục tiêu cụ thể như sau:
- Mở rộng quy mô kinh doanh của Công ty bằng việc ký kết hợp đồng triển khai mua bán phần mềm với bất kỳ một doanh nghiệp nào trên cả nước. Không phân biệt khoảng cách địa lý.
- Hoàn thiện, nâng cấp cơ sở hạ tầng doanh nghiệp, nâng cao trình độ chun mơn của nhân viên cơng ty.
- Hồn thiện hệ thống chun nghiệp để khẳng định uy tín của một cơng ty phần mềm có năng lực và ln đi đầu trong lĩnh vực công nghệ thông tin.
- Hơn thế nữa, doanh nghiệp muốn mở rộng sản xuất nhiều sản phẩm phần mềm đa dạng và phong phú hơn.
- Tối đa hóa giá trị lợi nhuận và theo đuổi chiến lược phát triển kinh doanh dựa trên các yếu tố chủ lực sau:
+ Mở rộng thị phần tại các thị trường hiện tại và các thị trường mới.
+ Phát triển toàn diện với đa dạng loại phần mềm nhằm hướng tới một lực lượng các doanh nghiệp có quy mơ lớn, đồng thời mở rộng sang các sản phẩm phần mềm có giá trị tăng thêm tỷ suất lợi nhuận lớn hơn.
- Phát triển các sản phẩm phần mềm có giá trị mới nhằm thỏa mãn nhu cầu khác nhau của mỗi doanh nghiệp.
- Xây dựng thương hiệu công ty chuyên cung cấp phần mềm và giải pháp phần mềm cho doanh nghiệp lớn nhất toàn quốc.
- Ln ln nâng cao tính an tồn bảo mật cho cơ sở dữ liệu của khách hàng, đảm bảo cơ sở dữ liệu của khách hàng luôn ở trạng thái sẵn sàng sử dụng.
b.Xác định mục tiêu ngắn hạn
- Đáp ứng nhu cầu kỳ vọng cụ thể của khách hàng.
- Luôn luôn sẵn sàng hỗ trợ khách hàng, giải đáp những thắc mắc cho người sử dụng trong quá trình thao tác với phần mềm do công ty cung cấp.
- Tư vấn các giải pháp phần mềm khi khách hàng liên hệ với doanh nghiệp. - Là một đối tác tin cậy, công ty ln mang đến cho khách hàng những gói sản phẩm phần mềm đáng tin cậy.
3.1.2.Dự báo nhu cầu
Là một công ty được thành lập từ khá sớm, trong suốt thời gian từ khi thành lập đến nay, công ty không ngừng phấn đấu và phát triển. Cho đến nay, đã có đến hơn 2000 doanh nghiệp ký kết và sử dụng phần mềm của công ty. Cơng ty CP PM Cybersoft cũng đã có chỗ đứng vững chắc trong lĩnh vực mua bán và triển khai phần mềm.
Hiện nay, với quy mô của doanh nghiệp nhỏ và vừa, chi phí đầu tư cho hệ thống thơng tin chưa được chú trọng và quan tâm đúng mực.
- Hệ thống được sử dụng để có thể chăm sóc khách hàng tốt hơn, hỗ trợ kinh doanh đồng thời kết xuất được các báo cáo về tiến độ dự án, báo cáo về doanh thu, báo
cáo về chi phí, báo cáo những dự án chậm thanh tốn đảm bảo q trình triển khai dự án được nhanh và hiệu quả hơn.
- Những đối tượng được quản lý trong hệ thống bao gồm: Thông tin nhân viên (các thông tin cá nhân), thông tin khách hàng, thông tin về hợp đồng, thông tin về dự án, thông tin về bảo hành, thông tin về q trình khảo sát khách hàng, thơng tin triển khai dự án…
- Hệ thống thơng tin phải có tính bảo mật và an tồn cao, tránh rị rỉ dữ liệu. - Hệ thống giúp nhà quản lý quản lý tốt hơn dự án của doanh nghiệp.
- Hệ thống thơng tin cần có giao diện dễ sử dụng và cập nhật một cách liên tục đáp ứng nhu cầu thông tin của người sử dụng khi cần thiết.
- Yêu cầu hệ thống có dung lượng vừa đủ, không làm ảnh hưởng đến các hệ thống khác trong cơng ty.
Càng ngày càng có nhiều doanh nghiệp đã tin tưởng và sử dụng phần mềm của cơng ty, do đó vấn đề quản lý dự án triển khai phần mềm của công ty cần được chú trọng hơn. Xây dựng một HTTT quản lý dự án mới sẽ góp phần quản lý tốt hơn và chặt chẽ hơn nhằm nâng cao hiệu quả công việc. Tiến độ và chất lượng của dự án được đảm bảo sẽ tạo dựng lòng tin từ phía khác hàng. Hoạt động kinh doanh cũng từ đó mà phát triển theo.
3.2. GIẢI PHÁP VỀ HOẠCH ĐỊNH CSDL QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI CÔNG TY CP PM CYBERSOFT. CÔNG TY CP PM CYBERSOFT.
3.2.1 Mơ tả bài tốn quản lý hiện tại của doanh nghiệp
Hệ thống quản lý dự án của công ty cổ phần mềm CyberSoft bao gồm bốn chức năng chính, đó là: Quản lý thơng tin dự án, quản lý hợp đồng, quản lý triển khai dự án và báo cáo. Hệ thống quản lý dự án được mô tả như sau:
Trong cơng ty có nhiều nhân viên. Mỗi nhân viên sẽ có mã nhân viên duy nhất, tên nhân viên, mã hồ sơ lưu của nhân viên để có thể tìm kiếm những thơng tin lưu trữ trên giấy của nhân viên khi cần thiết, bộ phận, ngày sinh, email, số điện thoại, số chứng minh thư nhân dân, địa chỉ, mã số thuế thu nhập cá nhân, mã tài khoản ngân hàng.
Mỗi nhân viên có thể lập một hoặc nhiều hợp đồng. Hợp đồng bao gồm mã hợp đồng, giá trị, giá trị đã thanh toán, nội dung, ngày lập, ngày ký, ngày
hết hạn, file đính kèm bao gồm nội dung chi tiết hợp đồng được ký kết với khách hàng.
Mỗi hợp đồng có một hoặc nhiều phần mềm phần mềm được bán. Phần mềm có mã phần mềm duy nhất, tên phần mềm, giá trị, tài liệu mô tả.
Khách hàng là người đem lại doanh thu cho công ty. Khách hàng bao gồm mã khách hàng duy nhất, tên đơn vị, email, số điện thoại, địa chỉ, , mã số thuế, mã tài khoản ngân hàng. Mỗi khách hàng có thể ký kết một hoặc nhiều hợp đồng với cơng ty.
Mỗi nhân viên có thể tham gia một hoặc nhiều dự án. Dự án gồm có mã dự án, tên dự án, thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc và mô tả dự án. Mỗi dự án sẽ có nhiều nhân viên tham gia. Các nhân viên sẽ được phân công công việc thực hiện, thời gian bắt đầu dự kiến, thời gian kết thực dự kiến, thời gian bắt đầu thực hiện, thời gian kết thúc thực hiện. Mỗi dự án sẽ có một người chịu trách nhiệm chính về sự thành cơng hay thất bại của dự án
3.2.2.Thống nhất cấu trúc CSDL giữa các phòng ban.
Hiện nay các phong ban của Công ty sử dụng một phiên bản SQL khác nhau và cấu trúc dữ liệu khác nhau. Vì thế nên khơng thể chuyển đổi dữ liệu giữa các phịng ban vì nó khơng đồng bộ. Vì vậy yêu cầu đầu tiền với hệ CSDL là phải thống nhất trong các phịng ban của cơng ty để thuận tiện cho việc trao đổi và truyền dữ liệu phục vụ cho các hoạt động kinh doanh.
a.Yêu cầu về hệ cài đặt hệ quản trí CSDL mới. - Yêu cầu về phần cứng:
Tên TB
Chi tiết
Máy tính để bàn Máy tính
xách tay Máy chủ Máy in
Số lượng 45 90 12 5 Nhãn hiệu HP All-in-One TouchSmart 120- 1285L Thông số: bộ vi xử lý G860, bộ nhớ trong 2GB RAM, ổ cứng Dell, Toshiba, Samsung. Thông số: Pentium, dual-core Intel® Xeon® Sandy Bridge Quad-Core E3-1220 Máy in Phun mầu Đa chức năng Canon Pixma IP 2770 (in wifi, copy, scan, fax,
họa VGA onboard, kết nối 6-in-1 card reader of RAM trở lên. 8MB LGA 1155 Laser LBP 2900 ,… (Nguồn: Phòng HCNS)
Bảng 3.1.Bảng kê trang thiết bị phần cứng của Công ty
- Yêu cầu về phần mềm:
Mỗi máy tính ở Cơng ty đều bao gồm các phần mềm quản lý văn phòng cơ bản như word 2003, excel, các phần mềm chuyên dụng của công ty được cài đặt cho các máy tính riêng để thực hiện các nghiệp vụ riêng đối với từng phòng ban khác nhau.
b.Hoạch định CSDL mới - Bản kế hoạch:
STT Nội dung công việc Số ngày
thực hiện TG bắt đầu
TG kết thúc
1 Lên kế hoạch
Viết bản kế hoạch
Xác định công việc, ước lượng tài nguyên
Sắp xếp thứ tự các công việc Lựa chọn cách thực hiện Dự đoán các biến cố và khắc phục
Thảo luận về kế hoạch và chỉnh sửa
Chốt kế hoạch và triển khai
2 Nghiên cứu tinh khả thi
Xét tính khả thi về mặt tài chính Xét tính khả thi về mặt giải pháp thực hiện Xét tính khả thi về trang bị và hạ tầng Xét tính khả thi về trình độ nhân lực
3 Xác định các yêu cầu về CSDL
Đưa ra các yêu cầu về chức năng Đưa ra các yêu cầu về phi chức năng
Một số yêu cầu về thời gian thực hiện
4 Thiết kế CSDL mức logic
Thiết kế tổng thể (sử dụng mơ hình ER,…)
Mơ hình hóa (chuyển đổi giữa các mơ hình)
5 Cài đặt hệ quản trị CSDL
Lựa chọn hệ QT CSDL sẽ sử dụng và cài đặt
Cài đặt CSDL lên hệ quản trị CSDL
Dự báo khả năng phát triển của CSDL