- Tên viết tắt:
c. Mạng máy tính
Hiện nay cơng ty chưa có bộ phận phụ trách quản trị và bảo mật mạng riêng nên vẫn cịn nhiều khó khăn khi đảm bảo an tồn thơng tin khi truyền dữ liệu. Mạng mà công ty dùng hiện nay là mạng LAN, wifi, Internet. Khi truyền, gửi những thông tin quan trọng công ty dùng mạng LAN để truyền. Mạng LAN, được bố trí theo kiểu hình sao. Các thiết bị mạng được đặt tại địa điểm an tồn, có phịng máy riêng.
Trang thiết bị mạng: máy tính được nối với nhau qua dây dẫn, thiết bị kết nối như môđem, hub, switch.
Công ty đang dùng dịch vụ mạng của nhà mạng VNPT với tốc độ 50Mbps.
d.Cơ sở dữ liệu
Doanh nghiệp hiện đã có kho CSDL và sử dụng hệ quản trị CSDL: Microsoft SQL sever 2010. CSDL đang sử dụng đã dáp ứng tương đối nhu cầu của công ty, tuy vậy vẫn còn một số hạn chế cần phải nâng cấp.
Cách thức thu thập thông tin: sử dụng chủ yếu là phương pháp phỏng vấn (trao đổi trực tiếp với khách hàng)
- Đến gặp khách hàng trực tiếp trao đổi về các yêu cầu của phần mềm. Từ đó cơng ty dựa vào yêu cầu để làm ra phần mềm phù hợp với khách hàng
- Mối khách hàng được công ty cung cấp một tài khoản riêng liên kết với công ty, từ đó gửi các dữ liệu cần thiết phải xử lý cho công ty.
- Lấy thông tin dữ liệu kinh doanh của khách hàng dưới dạng file excel, từ đó tạo các báo cáo phù hợp với phần mềm
- Phương thức xử lý dữ liệu:
+Sau khi thu thập được dữ liệu công ty sẽ tiến hành tổng hợp để phân loại: thông tin thu được theo từng mục nội dung (đối với thông tin sơ cấp), phân loại theo các dạng (đối với thông tin thứ cấp).
+Tiến hành tổng hợp, phân tích dữ liệu và trình bày kết quả Phương thức lưu trữ dữ liệu:
+Dữ liệu được tổng hợp và lưu trữ trên sever của cơng ty.
+Các phịng ban sẽ được phân quyền để truy cập đến thông tin liên qua đến bộ phận của mình.
+Thơng tin giao dịch hợp đồng, khách hàng, đối thủ cạnh tranh được lưu trữ thủ công trên giấy tờ, file word, excel, server của công ty tạo thành các hồ sơ được lưu ở phịng kinh doanh.
+Các tin tức, thơng tin, quyết định có thể được thơng báo trực tiếp, trên bảng thông báo, qua mail của nhân viên tùy theo nội dung của tin tức, thông tin. +Dữ liệu của khách hàng được lưu trữ trên CSDL của công ty và chỉ được quyền truy cập thông tin khách hàng khi được hệ thống phân quyền.
Trên đây là kết qủa sau khi xử lý khi đặt ra câu hỏi ” Chất lượng CSDL có
tốt khơng?”. Nhận thấy , CSDL phục vụ các nghiệp vụ của cơng ty tương đối
tốt, chỉ có 10% cho rằng CSDL của cơng ty khơng đáp ứng được nhu cầu cơng việc.
- An tồn và bảo mật CSDL:
+Kiểm sốt truy nhập: có sử dụng biện pháp phân quyền cơ sở dữ liệu +Bảo mật trên đường truyền trong quá trình khai thác: Giữa máy trạm và máy chủ ln diễn ra q trình cập nhật dữ liệu.
+Khả năng bảo mật dữ liệu chưa cao.
2.2.2. Hoạt động quản trị HTTT và TMĐT
a. Hoạt động quản trị HTTT
Nguồn nhân lực đáp ứng tương đối tốt nhu cầu của hoạt động quản trị HTTT, các hoạt động liên quan đạt được hiệu quả cao. Số cán bộ trong lĩnh vực CNTT là trên 70%.Kết quả thu được sau khi điều tra (Xem bảng 2.6 phụ lục
2)
Qua xử lí số liệu, ta được biểu đồ:
Hình 2.5. Biểu đồ thể hiện chất lượng QTHTTT
Theo khảo sát, hoạt động QTHTTT khá hiệu quả và chuyên nghiệp khi chỉ có 10% cho rằng không tốt, 40% nhân viên đánh giá tốt và 50% cho rằng hoạt động tương đối tốt.
Công ty đã xây dựng hệ thống TMĐT với nhiều loại hình giao dịch, lượng cán bộ cũng đã phát triển .Sau đây là kết quả khi điều tra về mức độ chi phí mà cơng ty đầu ty cho TMĐT (Xem bảng 2.7 phụ lục 2)
Hình 2.6. Biểu đồ thể hiện mức độ đầu tư nâng cấp HDTMDT
Qua điều tra, 90 % nhân viên cảm thấy công ty đã và đang có đầu tư cho hoạt động TMĐT. Chỉ cịn 10% cho ràng cơng ty khơng dành chi phí cho hoạt động này. Ban quản lý đã có quan tâm và nâng cao hoạt động trong khoảng thời gian qua. Hơn nữa, , công ty đang sở hữu một website TMĐT với các mục đích như sau (bảng 2.8 phụ lục 2):
Hình 2.7. Biểu đồ thể hiện mục đích sử dụng Website
Các mục đích chính chủ yếu của website là giới thiệu về cơng ty và tìm kiếm khách hàng. Việc đầu tư nâng cao hoạt động quản lí website là cần thiết cho cơng ty lúc này trong thời đại TMĐT phát triển không ngừng .
2.2.3. Thực trạng HTTT quản lý dự án tại cơng ty
Hình 2.8. Biểu đồ thể hiện thời gian lãnh đạo dành cho HD QLDA
Trên đây là kết quả điều tra một số nhân viên về thời gian cũng như mức độ quan tâm của lãnh đạo công ty dành cho hoạt động QLDA. Có khoảng 70% nhân viên thấy rằng lãnh đạo đã sát sao quan tâm, nhưng với 30% ý kiến trái chiều cũng là một con số rất lớn để các nhà lãnh đạo xem xét và dành thêm thời gian cho việc QLDA để công việc đạt hiệu quả cao hơn.
Trở lại với tiến trình cơng việc trong dự án, với câu hỏi :”Các dự án
có thường xun chậm tiến độ hay khơng? ”, thu được kết quả (Xem bảng 2.10 phụ lục 2). Tuy mỗi dự án có khoảng 5-10 người tham gia nhưng với con số
đáng báo động, 80% nhân viên cho rằng tiến trình dự án thường xuyên chậm trễ và lùi thời gian hoàn thành. Đây cũng là kết quả thực tế đánh giá từ mức độ quan tâm của các nhà lãnh đạo cũng như các hoạt động có liên quan tới hoạt động QLDA.
CSDL phục vụ cho hoạt động quản lý dự án(Xem bảng 2.11 phụ lục 2):
Hình 2.10. Biểu đồ thể hiện mức độ đáp ứng CSDL cho QLDA
Phần lớn nhân viên cho rằng CSDL đáp ứng tương đối cho hoạt động QLDA , tức 60%. Còn lại 30% cho rằng tốt và 10 % cảm thấy không đáp ứng.CSDL rất quan trong nhưng gần như chất lượng để phục vụ cho hoạt động QLDA là chưa tốt. Cùng với đó là nhu cầu xây dựng một hệ thống QLDA mới khi được đề xuất , kết quả điều tra (Xem bảng 2.12 phụ lục 2) :
Hình 2.11. Biểu đồ thể hiện mức độ cần thiết xây dựng HTQLDA
Ta thấy, với những nhân viên được phỏng vấn, số lượng cho rằng cần thiết ngay và cần nâng cấp trong khoảng thờ gian tới là khá tương đồng với 40 %. Trong khi đó chỉ có 20% nêu ý kiến giữ lại hệ thống QLDA cũ của công ty.
2.3. Đánh giá thực trạng hiện tại của công ty
Hệ thống cơ sở hạ tầng hiện đại ,nguồn nhân lực dồi dào , hoạt động quản trị HTTT và TMĐT cũng như các hoạt động quản lý dự án hiện tại tương đối
đơn giản, nhỏ gọn, dễ sử dụng và cũng đáp ứng được phần lớn yêu cầu công việc của cơng ty song vẫn cịn một số hạn chế.
Ưu điểm:
- Trang thiết bị phần cứng được trang bị đầy đủ và tương đối hiện đại.
Cơ sở hạ tầng về CNTT hiện tại của cơng ty hồn tồn đáp ứng được khả năng tin học hóa HTTT quản lý dự án cũng như các hoạt động khác, hỗ trợ tốt các phần mềm ứng dụng, đáp ứng được nhu cầu lưu trữ và xử lý thông tin liên quan đến dự án của công ty. Công ty sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server, các dữ liệu liên quan đến dự án được lưu trữ tại các máy chủ. Hệ thống máy tính , mạng lan, CSDL hoạt động tốt và thường xuyên được đầu tư nâng cấp.
- Cơng ty có một nguồn nhân lực dồi dào, đội ngũ quản lý sát sao ,các nhân viên khá trẻ, nhiệt tình và có năng lực tốt , tiếp cận nhanh với sự phát triển công nghệ thông tin mới.
- Các hệ thống về quản trị HTTT và TMĐT đã được hoàn thiện và giúp các hoạt động khác của công ty tương đối tốt
- Quy trình thực hiện quản lý dự án đơn giản đem lại hiệu quả cao trong công việc. Việc triển khai dự án tn thủ theo quy trình khơng có nghĩa là rập khn cứng nhắc mà việc tuân thủ theo quy trình nhằm đảm bảo tính nhất qn, thống nhất khơng bỏ xót các nghiệp vụ, tình tiết trong q trình triển khai.
- Thực hiện tốt cơng tác tính chi phí và đảm bảo ngân sách cho từng dự án. Bộ phận kế tốn của cơng ty theo dõi chi phí của dự án, nhân lực tham gia và nguồn lực của dự án hàng tuần. Việc theo dõi này không chỉ đảm bảo cho việc kiểm sốt chi phí của dự án mà nó cịn có những điều chỉnh hợp lý để cắt giảm chi phí phù hợp tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Nhược điểm:
- Công ty đã xây dựng một CSDL nhưng chưa hồn chỉnh cho tồn hệ thống, thơng tin lưu trữ không đầy đủ, chưa tập trung, rời rạc ở các bộ phận khác nhau. Cơng ty cũng gặp phải khơng ít khó khăn do sự bất cập trong quản lý dự án như trễ tiến độ dự án, thất thoát tài nguyên dự án, thiếu hụt nguồn nhân lực…
- Nhân lực về HTTT và CNTT chưa có sự chuyên hóa sâu . Các nhà quản lý kiêm luôn các công việc của một nhà quản trị HTTT. Khi hệ thống được phát triển theo hướng tin học hóa tồn bộ, địi hỏi các nhà quản trị phải có kiến thức sâu rộng
hơn về HTTT, CNTT, CSDL. Điều này dẫn đến nhiều khó khăn và hạn chế trong quản lý.
- Quy trình hiện tại đã được hồn thiện nhưng chưa phản ánh được đầy đủ các nghiệp vụ liên quan đến dự án. Đối với các dự án lớn, sẽ phát sinh nhiều hơn hoặc toàn bộ các nghiệp vụ liên quan đến quản lý dự án, lúc này hệ thống hiện tại có khả năng khơng đáp ứng được nhu cầu lưu trữ cũng như xử lý thông tin.
Ngun nhân:
- Do lượng chi phí đầu tư cịn hạn chế, các cơ sơ hạ tầng tuy hiện đại nhưng vẫn cịn ít cũng như hoạt động chưa đạt hiệu quả cao
- Do chế độ đãi ngộ , lương thưởng cũng như các hoạt động tập thể cho nhân viên còn nhiều hạn chế nên chưa phát huy tối đa sức mạnh hiện có của nguồn nhân sự
- Do các nhà quản trị hạn chế về trình độ cũng như thời gian quan tâm đến các hoạt động quản lý
- Do CSDL cịn đơn giản, sơ sài, thơng tin chưa nhất quán,tính bảo mật chưa cao.
CHƯƠNG 3: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ GIẢI PHÁP VỀ HOẠCH ĐỊNH CSDL QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI CÔNG TY CP PM CYBERSOFT.
3.1 : ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VỀ HOẠCH ĐỊNH CSDL QUẢNLÝ DỰ ÁN TẠI CÔNG TY CP PM CYBERSOFT. LÝ DỰ ÁN TẠI CÔNG TY CP PM CYBERSOFT.
3.1.1 Xác định mục tiêu
Ngày nay, với sự phát triển của cơng nghệ thơng tin thì tin học đang được ứng dụng vào hầu hết các lĩnh vực của cuộc sống. Trong đó, cơng tác quản lý là một trong các lĩnh vực được thừa hưởng thành quả của sự phát triển công nghệ thông tin nhiều nhất. Và để phục vụ tốt cho hệ thống thơng tin thì cần xây dựng cơ sở dữ liệu hồn chỉnh đảm bảo cung cấp thơng tin dữ liệu cho hệ thống tổ chức. Nhận thấy được tầm quan trọng của ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý thì cơng ty cổ phần phần mềm Cybersoft cũng đã tự xác định cho mình những mục tiêu dài hạn và ngắn hạn.
a.Xác định mục tiêu dài hạn
Mục tiêu là kết quả cuối cùng doanh nghiệp muốn đạt được, là những gì mà mỗi doanh nghiệp phải đặt ra để cụ thể hóa những mục đích kinh doanh của mình. Mục tiêu phải mang tính khả thi, phải đo lường được, phải được giới hạn về thời gian, về khơng gian. Mục tiêu có thể chia thành mục tiêu dài hạn, ngắn hạn hay mục tiêu chiến lược tùy vào hoạt động của doanh nghiệp. Đối với doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất, triển khai phần mềm cũng vậy, cần phải đặt ra cho mình những mục tiêu cụ thể để xác định hướng đi cho mình. Cơng ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp Cybersoft cũng đã đề ra những mục tiêu dài hạn, là những mục tiêu mang tầm vĩ mơ. Nó phải được xác định rõ ràng, đúng đắn vì nó có ảnh hưởng rất lớn đến chiến lược kinh doanh của toàn doanh nghiệp. Mục tiêu cụ thể như sau:
- Mở rộng quy mô kinh doanh của Công ty bằng việc ký kết hợp đồng triển khai mua bán phần mềm với bất kỳ một doanh nghiệp nào trên cả nước. Không phân biệt khoảng cách địa lý.
- Hoàn thiện, nâng cấp cơ sở hạ tầng doanh nghiệp, nâng cao trình độ chun mơn của nhân viên cơng ty.
- Hồn thiện hệ thống chun nghiệp để khẳng định uy tín của một cơng ty phần mềm có năng lực và ln đi đầu trong lĩnh vực công nghệ thông tin.
- Hơn thế nữa, doanh nghiệp muốn mở rộng sản xuất nhiều sản phẩm phần mềm đa dạng và phong phú hơn.
- Tối đa hóa giá trị lợi nhuận và theo đuổi chiến lược phát triển kinh doanh dựa trên các yếu tố chủ lực sau:
+ Mở rộng thị phần tại các thị trường hiện tại và các thị trường mới.
+ Phát triển toàn diện với đa dạng loại phần mềm nhằm hướng tới một lực lượng các doanh nghiệp có quy mơ lớn, đồng thời mở rộng sang các sản phẩm phần mềm có giá trị tăng thêm tỷ suất lợi nhuận lớn hơn.
- Phát triển các sản phẩm phần mềm có giá trị mới nhằm thỏa mãn nhu cầu khác nhau của mỗi doanh nghiệp.
- Xây dựng thương hiệu công ty chuyên cung cấp phần mềm và giải pháp phần mềm cho doanh nghiệp lớn nhất toàn quốc.
- Ln ln nâng cao tính an tồn bảo mật cho cơ sở dữ liệu của khách hàng, đảm bảo cơ sở dữ liệu của khách hàng luôn ở trạng thái sẵn sàng sử dụng.
b.Xác định mục tiêu ngắn hạn
- Đáp ứng nhu cầu kỳ vọng cụ thể của khách hàng.
- Luôn luôn sẵn sàng hỗ trợ khách hàng, giải đáp những thắc mắc cho người sử dụng trong quá trình thao tác với phần mềm do công ty cung cấp.
- Tư vấn các giải pháp phần mềm khi khách hàng liên hệ với doanh nghiệp. - Là một đối tác tin cậy, công ty ln mang đến cho khách hàng những gói sản phẩm phần mềm đáng tin cậy.
3.1.2.Dự báo nhu cầu
Là một công ty được thành lập từ khá sớm, trong suốt thời gian từ khi thành lập đến nay, công ty không ngừng phấn đấu và phát triển. Cho đến nay, đã có đến hơn 2000 doanh nghiệp ký kết và sử dụng phần mềm của công ty. Cơng ty CP PM Cybersoft cũng đã có chỗ đứng vững chắc trong lĩnh vực mua bán và triển khai phần mềm.
Hiện nay, với quy mô của doanh nghiệp nhỏ và vừa, chi phí đầu tư cho hệ thống thơng tin chưa được chú trọng và quan tâm đúng mực.
- Hệ thống được sử dụng để có thể chăm sóc khách hàng tốt hơn, hỗ trợ kinh doanh đồng thời kết xuất được các báo cáo về tiến độ dự án, báo cáo về doanh thu, báo
cáo về chi phí, báo cáo những dự án chậm thanh toán đảm bảo quá trình triển khai dự án được nhanh và hiệu quả hơn.
- Những đối tượng được quản lý trong hệ thống bao gồm: Thông tin nhân viên (các thông tin cá nhân), thông tin khách hàng, thông tin về hợp đồng, thông tin về dự án, thông tin về bảo hành, thông tin về q trình khảo sát khách hàng, thơng tin triển khai dự án…
- Hệ thống thơng tin phải có tính bảo mật và an tồn cao, tránh rị rỉ dữ liệu.