1 .Tầm quan trọng, ý nghĩa của việc xây dựng httt bán hàng cho công ty SSOFT
5. Kết cấu khoá luận
2.3. Đánh giá, phân tích thực trạng quản lý bán hàng tại cơng ty SSOFT
2.3.1 Những thành tựu đạt được - Quy trình bán hàng hồn thiện - Quy trình bán hàng hồn thiện
Việc triển khai công việc bán hàng của công ty tuân thủ theo quy trình đã đề ra thực sự đem lại hiệu quả.Tn thủ theo quy trình khơng có nghĩa là rập khn cứng nhắc mà việc tuân thủ theo quy trình nhằm đảm bảo tính nhất qn, thống nhất khơng
bỏ xót các nghiệp vụ, tình tiết trong quá trình triển khai. Đồng thời cũng đòi hỏi bộ phân nhân viên kinh doanh,bộ phận chăm sóc khách hàng của cơng ty phải linh hoạt, nhạy bén trong quá trình xử lý các tình huống phát sinh khi làm
- Về chuyên môn và nghiệp vụ bán hàng
Đối với 1 công ty chuyên cung cấp các dịch vụ,sản phẩm phần mềm cho khách hàng thì chun mơn bán hàng,kỹ năng bán hàng là vô cùng quan trọng. Hiện tại phịng kinh doanh của cơng ty có 15 nhân viên được tập trung tồn bộ nguồn lực vào quy trình bán hàng bao gồm các cơng việc : tiếp cận khách hàng và giới thiệu,thuyết phục khách hàng sử dụng phần mềm của công ty.Đây cũng đựơc xem như là điều kiện tiên quyết doanh số bán hàng của công ty tăng hay giảm.
Hàng tháng,cơng ty có tổ chức những buổi tập huấn nhằm nâng cao trình độ ,kỹ năng bán hàng của nhân viên
- Việc quản lý bán hàng bằng excel
Công ty quản lý bán hàng bằng excel ,việc này cũng cí những ưu điểm như + Đầu tư chi phí thấp
+ Kiểm sốt lượng hàng tồn
+ Thống kê được lượng mua bán hàng ngày
2.3.2 Những hạn chế trong q trình quản lý httt bán hàng tại cơng ty SSOFT- Quản lý bán hàng bằng excel - Quản lý bán hàng bằng excel
Bên cạnh những ưu điểm của việc quản lý bán hàng bằng excel thì cơng ty cũng gặp khơng ít khó khăn như việc kiểm tra thơng tin, thống kê, báo cáo bị hạn chế mất nhiều thời gian, dẫn đến tình trạng sai sót khi nhập thơng tin. Đối với một công ty lớn như cơng ty Cp cơng nghệ và phần mềm SSOFT thì số lượng giao dịch ngày càng nhiều dẫn đến q trình kiểm kê thanh tốn.diễn ra thường xuyên, số lượng hàng hoá nhiều việc quản lý bằng excel rất khó khăn. Bên cạnh đó, việc quản lý bằng excel không thể làm việc với các hệ thống thanh tốn thẻ hay lập hố đơn gây khó khăn cho khách hàng. Vì vậy cơng ty cần có phần mềm quản lý bán hàng để giúp công việc hiêu quả hơn.
- Về website:
Ngồi quy trình bán hàng như trên thì cơng ty cịn có 1 trang web để khách hàng tìm hiểu và đặt hàng.Tuy nhiên ,trang web này chưa phát huy được chức năng bán
hàng mà chủ yếu là để giới thiệu về cơng ty.Website http://www.ssoft.vn cịn chưa có hệ thống tương tác tốt với khách hàng. Website có giao diện khá đơn giản và sơ sài không gây ấn tượng được với người truy cập,cũng chưa tạo được sự tin cậy, gần gũi cao với khách hàng. Việc quản trị website còn kém do mới chỉ do một nhân viên phụ trách . Công ty nên bổ sung thêm nhân viên để việc quản trị website của công ty được tốt hơn.
- Với việc quản lý bán hàng như hiện nay thì việc bảo mật thơng tin bán hàng chưa được an toàn, nguy cơ bị đánh cắp thông tin từ bên trong cao, gây ảnh hưởng tới sự chính xác và thống kê bán hàng của cơng ty.
CHƯƠNG III: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HTTT QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CP CÔNG NGHỆ PHẦN MỀM SSOFT
3.1 Mơ tả bài tốn
-Khi khách hàng có nhu cầu mua phần mềm của cơng ty sẽ được nhân viên kinh doanh tư vấn(hoặc có thể là nhân viên kinh doanh chủ động tìm kiếm khách hàng ). Thơng tin của khách hàng sẽ được lưu lại ở hệ thống,các thông tin khách hàng bao gồm:mã khách hàng, họ tên, ngày tháng năm sinh, địa chỉ làm việc,số điện thoại.
-Khách hàng chấp nhận phần mềm đó, nhân viên cơng ty sẽ thực hiện soạn thảo hợp đồng và tiến hành ký kết hợp đồng mua phần mềm với khách hàng, hợp đồng bao gồm: mã hợp đông, mã nhân viên, mã khách hàng, ngày giao dich, tổng tiền, hình thức thanh tốn, thời gian thanh toán,đặt cọc . Khách hàng nhận đc hợp đồng đã lập rồi thanh toán tiền đặt cọc 20% giá trị hợp đồng,phần cịn lại sẽ thanh tốn sau khi nhận phần mềm hồn thiện.
- Khách hàng có thể mua nhiều phần mềm khác nhau. Do vậy một khách hàng có thể có nhiều hợp đổng nhưng một hợp đồng chỉ được lập cho một khách hàng.Nhân viên có thể lập nhiều hợp đông bán phần mềm khác nhau nhưng một hợp đồng chỉ được lập bởi một nhân viên.Công ty bán nhiều phần mềm cho một khách hàng và một phần mềm cũng có thể được bán cho nhiều khách hàng. Thơng tin của phần mềm bao gồm : mã phần mềm,tên phần mềm,giá phần mềm,phân loại phần mềm,ghi chú
- Hàng tháng nhân viên lập các báo cáo gửi cho ban giám đốc về doanh thu trong tháng đã bán, số lượng các phần mềm đã bán ra, để ban giám đốc có các biện pháp điều chỉnh. Để từ đó ban lãnh đạo có kế hoạch kinh doanh cho tháng tiếp theo.
3.2 Xác định yêu cầu hệ thống
Yêu cầu phi chức năng:
Hệ thống quản lý bán hàng thực hiện chức năng:
- Chức năng quản lý tt KH: Hệ thống cho phép thêm mới tt KH, sửatt KH, xóa tt KH.
- Quản lý PM: Thơng tin hợp đồng mới được lưu vào hệ thống, có thể xem thông tin của hợp đồng và cập nhật danh sách phần mềm theo nhu cầu,ví dụ như phân loại phần mềm hay theo giá tiền.
- Quản lý hợp đồng: Khi khách mua hàng nhân viên sẽ lập hợp đồng, hệ thống cho phép nhân viên quản lý thông tin đặt cọc của khách hàng,thêm, sửa và xóa thơng tin hợp đồng .
- Quản lý báo cáo: Hệ thống thực hiện chức năng thống kê các phần mềm đã bán, và báo cáo doanh thu trong 1 tháng, 1 quý hoặc 1 năm.
Về tổ chức lưu trữ:
Cần lưu lại tất cả các thơng tin , hình ảnh của hàng hóa, sửa, xóa phục vụ cho cơng tác quản lý, thống kê tình hình hoạt động của công ty.
Yêu cầu về giao diện của hệ thống -Giao diện đơn giản,bắt mắt
- Giao diện thuận tiện dễ sử dụng, bố trí hợp lý,
- Đảm bảo giúp người sử dụng thao tác nhanh và chính xác .
Yêu cầu phi chức năng:
- Hệ thống phải có tốc độ xử lý nhanh, đáp ứng khả năng nhiều người cùng truy cập vào một lúc.
- Cơng việc tính tốn thực hiện chính xác, khơng chấp nhận sai sót. - Sử dụng mã hóa các thơng tin cần bí mật của khách hàng.
3.3 Phân tích hệ thống
3.3.1 Biểu đồ usecase
Các tác nhân tác động lên hệ thống quản lý bán hàng
Tác nhân Hoạt động Mô tả usecase
Nhân viên
Quản lý thơng tin khách hàng:thêm,sửa,xóa thơng tin khách hàng
Hệ thống cho phép nhân viên thêm,sửa và xóa thơng tin khách hàng khi có yêu cầu của giám đốc công ty
Quản lý HĐ: quản lý thông tin đặt cọc, thơng tin thanh tốn của khách hàng và cập nhật thông tin của hợp đồng vào hệ thống.
Khách hàng đặt cọc cho công ty sau khi ký kết hợp đồng và thanh toán số tiền còn lại sau khi nhận phần mềm hoàn chỉnh,hệ thống cho phép nhân viên kiểm tra và cập nhật thơng tin thanh tốn này vào hệ thống. Đồng thời sau khi nhận hợp đồng hoàn chỉnh,nhân viên cập nhật tồn bộ thơng tin của hợp đồng vào hệ thống .
Quản lý phần mềm : xem thông các phần mềm trên hệ thống(giá tiền và phân loại) và cập nhật danh sách phần mềm
Nhân viên cơng ty có thể tìm kiếm để xem thông tin của hợp đồng cần tìm và cập nhật ,thay đổi thơng tin về phần mềm Giám đốc In thống kê các phần mềm đã bán Qua hệ thống, giám đốc cơng ty có thể xem và in thống kê các phần mềm đã bán và đã đặt và doanh thu của công ty trong một tháng, một quý hoặc một năm.
In báo cáo doanh thu
Phân rã biểu đồ use case
Phân rã use case quản lý tt KH
Hình 10. biểu đồ usecase quản lý thông tin khách hàng
Hình 11. biểu đồ usecase quản lý phần mềm
Quản lý hợp đồng
Hình 12.Biểu đồ usecase quản lý hợp đồng
- Mô tả usecase quản lý hợp đồng
Hình 13.Biểu đồ usecase quản lý báo cáo
Biểu diễn các use case bởi kịch bản
- Biểu diễn kịch bản cho use case “ Dang nhap” Tác nhân chính Nhân viên
Mức 1
Điều kiện bắt đầu Mỗi nhân viên được cấp một usename và password riêng.
Điều kiện kết thúc Nhân viên đăng nhập được vào hệ thống và hệ thống thông báo đã đăng nhập thành cơng.
Diễn biến chính
1. Nhân viên chọn chức năng đăng nhập.
2. Hệ thống hiển thị form đăng nhập và yêu cầu nhân viên nhập usename và password.
3. Nhân viên nhập usename và password sau đó nhấn OK.
4. Hệ thống kiểm tra thông tin nhân viên vừa nhập và xác nhận thông tin hợp lệ. 5. Hệ thống thông báo đăng nhập thành cơng.
6. Nhân viên thốt khỏi chức năng đăng nhập. Ngoại lệ
1. Hệ thống thông báo usename và password không đúng. 1.1. Hệ thống yêu cầu nhân viên nhập lại usename và password. 1.2. Nhân viên nhập lại usename và password.
1.3. Hệ thống thông báo đã đăng nhập thành công.
2. Hệ thống thông báo chưa nhập usename hoặc password. Biểu diễn kịch bản cho use case “thêm tt Khách hàng ”
Mức 3
Điều kiện bắt đầu Nhân viên đăng nhập thành công vào hệ thống.
Điều kiện kết thúc Thông tin về khách hàng mới được bổ sung vào cơ sở dữ liệu
Diễn biến chính :
1. Nhân viên chọn chức năng thêm mới tt Khách hàng
2. Hệ thống hiển thị form thêm tt Khách hàng và yêu cầu nhân viên nhập thông tin mới.
3. Nhân viên nhập thông tin khách hàng mới và nhấn OK.
4. Hệ thống kiểm tra thông tin đại lý và xác nhận thông tin hợp lệ. 5. Thông tin khách hàng mới được nhập vào cơ sở dữ liệu.
6. Hệ thống thông báo đã nhập thành cơng.
7. Nhân viên thốt khỏi chức năng thêm mới tt Khách hàng. Ngoại lệ :
1. Hệ thống thông báo tt Khách hàng không hợp lệ
1.1. Hệ thống yêu cầu nhân viên nhập lại thông tin khách hàng 1.2. Nhân viên nhập lại thông tin khách hàng.
Biểu diễn kịch bản cho use case “sửa tt Khách hàng ” Tác nhân chính Nhân viên
Mức 3
Điều kiện bắt đầu Nhân viên đăng nhập thành công vào hệ thống
Điều kiện kết thúc Thông tin khách hàng vừa sửa được cập nhập vào cơ sở dữ liệu.
Diễn biến chính
1. Nhân viên kích hoạt yêu cầu sửa tt Khách hàng
2. Hệ thống hiển thị form sửa thông tin khách hàng và yêu cầu nhân viên nhập mã khách hàng cần sửa
3. Hệ thống kiểm tra mã khách hàng mà nhân viên đã nhập và hiển thị thông tin của khách hàng
4. Nhân viên sửa tt khách hàng và nhấn OK.
5. Hệ thống kiểm tra tt Khách hàng được sửa và xác nhận thông tin hợp lệ. 6. Hệ thống nhập tt Khách hàng đã được sửa vào cơ sở dữ liệu.
7. Hệ thống thông báo sửa thành công.
8. Nhân viên thoát khỏi chức năng sửa tt khách hàng Ngoại lệ
1. Hệ thống thông báo tt Khách hàng được sửa không hợp lệ. 1.1. Hệ thống yêu cầu nhân viên nhập lại tt Khách hàng cần sửa. 1.2. Nhân viên nhập lại tt Khách hàng.
- Biểu diễn kịch bản cho use case “xóa tt Khách hàng” Tác nhân chính Nhân viên
Mức 3
Điều kiện kết thúc Thơng tin Khách hàng đã được xóa khỏi cơ sở dữ liệu. Diễn biến chính
1. Nhân viên kích hoạt u cầu xóa tt Khách hàng
2. Hệ thống hiển thị form xóa tt Khách hàng và yêu cầu nhân viên nhập mã khách hàng muốn xóa.
3. Nhân viên nhập mã khách hàng muốn xóa và nhấn OK
4. Hệ thống kiểm tra mã khách hàng muốn xóa và xác nhận hợp lệ.
5. Hệ thống hỏi nhân viên có chắc chắn muốn xóa tt khách hàng khỏi cơ sở dữ liệu không? Và hiển thị lựa chọn yes hoặc no.
6. Nhân viên chọn yes.
7. Hệ thống xóa tt khách hàng khỏi cơ sở dữ liệu. 8. Nhân viên thốt khỏi chức năng xóa tt khách hàng. Ngoại lệ
1. Hệ thống thông báo mã khách hàng không hợp lệ. 1.1. Hệ thống yêu cầu nhân viên nhập lại mã khách hàng. 1.2. Nhân viên nhập mã khách hàng khác.
1.3. Hệ thống thơng báo xóa thành cơng
2. Nhân viên chọn “no” : hệ thống quay lại bước trước. - Biểu diễn kịch bản cho usecase “Xem thơng tin phần mềm’’
Tác nhân chính Nhân viên
Mức 3
Điều kiện bắt đầu Nhân viên đăng nhập thành công vào hệ thống. Điều kiện kết thúc Thông tin phần mềm cần xem hiển thị trên màn hình Diễn biến chính :
1. Nhân viên chọn chức năng xem thông tin phần mềm
2. Hệ thống hiển thị form xem tt phần mềm và yêu cầu nhập mã phần mềm cần xem
3. Nhân viên nhập mã phần mềm và nhấn OK.
4. Hệ thống kiểm tra thông tin mã phần mềm và xác nhận thông tin hợp lệ. 5. Hệ thống hiển thị tất cả thơng tin phần mềm trên màn hình
6.Nhân viên thốt khỏi chức năng xem thông tin phần mềm. Ngoại lệ :
1. Hệ thống thông báo mã phàn mềm không hợp lệ 1.1.Hệ thống yêu cầu nhân viên nhập lại mã phần mềm 1.2.Nhân viên nhập lại mã phần mềm.
Biểu diễn kịch bản cho usecase “Cập nhật thơng tin phần mềm” Tác nhân chính Nhân viên
Mức 3
Điều kiện bắt đầu Nhân viên đăng nhập thành công vào hệ thống
Diễn biến chính:
1. Nhân viên kích hoạt yêu cầu cập nhật thông tin phần mềm
2. Hệ thống hiển thị form cập nhật thông tin phần mềm và yêu cầu nhân viên nhập mã phần mềm cần cập nhật
3. Hệ thống kiểm tra mã phần mềm mà nhân viên đã nhập và hiển thị thông tin phần mềm cần cập nhật.
4. Nhân viên cập nhật phần mềm và nhấn OK.
5. Hệ thống kiểm tra phần mềm được cập nhật và xác nhận thông tin hợp lệ. 6. Hệ thống nhập phần mềm đã được cập nhật vào CSDL.
7. Hệ thống thông báo sửa thành công.
8. Nhân viên thốt khỏi chức năng cập nhật thơng tin phần mềm. Ngoại lệ
1. Hệ thống thông báo phần mềm được cập nhật không hợp lệ. 1.1. Hệ thống yêu cầu nhân viên nhập lại mã phần mềm cần sửa. 1.2. Nhân viên nhập lại mã phần mềm.
Biểu diễn kịch bản cho usecase “Đặt cọc” Tác nhân chính Nhân viên
Mức 3
Điều kiện bắt đầu Nhân viên đăng nhập thành công vào hệ thống
Điều kiện kết thúc Thông tin đặt cọc của hợp đồng được cập nhật vào cơ sở dữ liệu.
Diễn biến chính:
9. Nhân viên kích hoạt yêu cầu đặt cọc hợp đồng
10. Hệ thống hiển thị form đặt cọc hợp đồng và yêu cầu nhân viên nhập mã hợp đồng cần đặt cọc.
11. Hệ thống kiểm tra mã hợp đồng mà nhân viên đã nhập và hiển thị thông tin hợp đồng cần đặt cọc
12. Nhân viên nhập thông tin đặt cọc và nhấn OK.
13. Hệ thống kiểm tra hợp đồng được cập nhật và xác nhận thông tin hợp lệ. 14. Hệ thống nhập hợp đồng đặt cọc đã được cập nhật vào CSDL.
15. Hệ thống thông báo cập nhật thành cơng. 16. Nhân viên thốt khỏi chức đặt cọc hợp đồng. Ngoại lệ
2. Hệ thống thông báo hợp đồng không hợp lệ.
2.1. Hệ thống yêu cầu nhân viên nhập lại mã hợp đồng cần sửa. 2.2. Nhân viên nhập lại mã hợp đồng
- Biểu diễn usecase “ Thanh tốn” Tác nhân chính Nhân viên
Mức 3
Điều kiện bắt đầu Nhân viên đăng nhập thành công vào hệ thống
Điều kiện kết thúc Thơng tin thanh tốn được cập nhật vào hệ thống csdl Diễn biến chính:
17. Nhân viên kích hoạt u cầu thanh tốn hợp đồng
18. Hệ thống hiển thị form thanh toán hợp đồng và yêu cầu nhân viên nhập