Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại công ty cổ phần đầu tư và phát triển tin học mạnh dũng

LỜI NểI ĐẦU Ngày việc sử dụng máy tính điện tử ngành kinh tế, quản lý sản xuất kinh doanh gần trở thành yêu cầu bắt buộc Máy tính điện tử với việc sử dụng cách hiệu trở thành lực lượng sản xuất, tiên tiến thời đại Mức độ tin học hoá sản xuất, kinh doanh thước đo hàng đầu nhiều doanh nghiệp đảm bảo sống kinh tế thị trường.Thơng tin đầy đủ, xác, kịp thời giúp cho nhà quản lý đưa định đắn tính khả thi cao Để làm điều cần phải có trợ giúp công nghệ thông tin hệ thống máy tính để lưu trữ, xử lý nhằm mục đích đưa thơng tin cần thiết, xác theo yêu cầu quản lý Đối với công việc quản lý bán hàng Công ty Cổ phần đầu tư phát triển công nghệ tin học Mạnh Dũng, tin học chưa đời việc bán hàng công việc khác thực cách khó khăn địi hỏi phải nắm vững chun mơn nghiệp vụ , tốn nhân lực thời gian chi phí cho việc thực hiện.Tin học hóa u cầu cấp thiết tin học hóa mang lại lợi ích to lớn mặt : nhân công, chi phí tài chí hỗ trợ trình độ chuyờn mơn người thực hiện, với doanh nghiệp lớn mà cịn thực doanh nghiệp nhỏ vỡ thao tác trờn mỏy đơn giản Tuy nhiên, đầu tư để xây dựng hệ thống thông tin phục vụ cơng việc tính khoảng thời gian ngắn tốn Tùy thuộc vào yêu cầu đặt hồn cảnh ta có cách giải khác tạm thời khoảng thời gian định đáp ứng yêu cầu đề hệ thống Xuất phát từ nhu cầu thực tế Công ty Cổ phần đầu tư phát triển công nghệ tin học Mạnh Dũng, em chọn đề tài có tên là: “Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin quản lý bán hàng Công ty Cổ phần đầu tư phát triển tin học Mạnh Dũng” Cuối em xin chân thành cảm ơn Tiến sĩ:Nguyễn Thị Thu Thủy tận tình giúp đỡ em suốt thời gian thực tập để em hồn thành khóa luận Mục Lục PHẦN TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU 1.1 Tầm quan trọng ý nghĩa vấn đề nghiên cứu 1.2 Tổng quan vấn đề nghiên cứu: 1.3 Mục tiêu đề tài: 1.4 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu đề tài .5 1.5 Phương pháp thực .5 1.6 Kết cấu khóa luận PHẦN 2: TỔNG QUAN VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THƠNG TIN 2.1 Các khái niệm 2.2 Quy trình phân tích thiết kế hệ thống thơng tin quản lí 2.3 Các bước phân tích thiết kế hệ thống PHẦN 3: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THƠNG TIN QUẢN LÍ BÁN HÀNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN TIN HỌC MẠNH DŨNG 14 3.1 Giới thiệu Công ty Cổ phần đầu tư phát triển công nghệ tin học Mạnh Dũng 14 3.2 Khảo sát phân tích trạng 16 3.3 Lựa chọn mơ hình phát triển 16 3.4 Các chức xử lý hệ thống thông tin quản lý bán hàng Công ty Cổ phần đầu tư phát triển tin học Mạnh Dũng 18 3.4.1 Chức quản lý hệ thống: 19 3.4.2 Chức quản lí hàng nhập 19 3.4.3 Chức quản lý hàng xuất (bán): .19 3.4.4 Chức tìm kiếm: 20 3.4.5 Chức báo cáo in ấn: 20 3.5 Mô tả hoạt động hệ thống .20 3.5.1 Sơ đồ BFD 20 3.5.2 Sơ đồ luồng liệu 0: .21 3.5.3 Sơ đồ DFD mức 22 3.5.4 Sơ đồ quan hệ thực thể - ERD 25 3.5.5 Mơ hình quan hệ .26 3.5.6 Chuẩn hoá liệu: 26 3.5.7 Thiết kế sở liệu 27 3.5.8 Các modul chương trình 31 3.6 Thiết kế giao diện 35 3.7 Menu quản lý danh mục 37 3.8 Menu Quản lý công nợ 40 3.9 Tìm kiếm 41 3.10 Form Báo cáo 42 PHẦN 4: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU49 PHẦN TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU 1.1 Tầm quan trọng ý nghĩa vấn đề nghiên cứu Ngày nay, với phát triển vượt bậc công nghệ thông tin, ngày có nhiều ứng dụng tin học sử dụng vào lĩnh vực đời sống, đặc biệt vấn đề quản lý người quan tâm Nhiều công nghệ áp dụng giúp cho hoạt động người trở nên đơn giản, dễ dàng đạt nhiều hiệu trước Máy vi tính linh kiện vi tính ln sản phẩm thu hút quan tâm giới trẻ tầng lớp tri thức Đây sản phẩm cần thiết cho nhu cầu giải trí, kinh doanh bn bán trao đổi thông Trước công nghệ thơng tin cịn chưa phổ biến Việt Nam việc kinh doanh buôn bán quản lý sản phẩm liên quan đến vi tính linh kiện vi tính gặp nhiều khó khăn chưa có phần mềm quản lý phù hợp sử dụng phương pháp quản lý thủ công ghi chép sổ sỏch…Với mục tiêu giảm thao tác thủ công, mang lại tính xác hiệu cao cơng tác quản lý hoạt động kinh doanh, em sâu vào “Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin quản lý bán hàng Công ty Cổ phần đầu tư phát triển tin học Mạnh Dũng” Đây đề tài mang tính thực tế đáp ứng nhu cầu công tác quản lý dễ dàng thuận tiện giúp tiệt kiệm thời gian tiền bạc mà quan trọng góp phần tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp 1.2 Tổng quan vấn đề nghiên cứu: Hiện Công ty Cổ phần đầu tư phát triển công nghệ tin học Mạnh Dũng sử dụng phần mềm để quản lý phần mềm đơn giản hỗ trợ kế tốn việc quản lý theo dõi cơng nợ cịn với cơng tác bán hàng làm theo cách thủ công, phiếu xuất phiếu nhập kho in theo mẫu trình bày sẵn file excel sử dụng chúng để ghi đơn hàng cho khách hàng Sau công tác bán hàng nhân viên kinh doanh thêm vào cơng việc thủ kho kế toỏn.Thủ kho vào phiếu xuất hàng từ phận kinh doanh để xuất hàng khỏi kho cuối ngày phải nhập đơn hàng vào thẻ kho để quản lý số lượng hàng hóa kho Kế tốn lấy số liệu từ phiếu xuất hàng để tổng hợp lại doanh số bán hàng quản lý số lượng tồn kho công nợ khách hàng Công việc tưởng chừng đơn giản lại kéo theo dãy mắt xích cơng việc phận khác phụ trách công việc khác làm tốn thời gian sức lao động người.Xuất phát từ nhu cầu giảm bớt cơng sức quản lí kiểm sốt lượng hàng bán ra, lượng hàng tồn kho, …em xây dựng Hệ Thống thơng tin quản lí bán hàng công ty với mục tiêu cụ thể sau 1.3 Mục tiêu đề tài: Để xây dựng hệ thống thơng tin quản lí bán hàng, trước hết em tìm hiểu khái niệm hệ thống, hệ thống thông tin, phân loại hệ thống thông tin, quy trình phân tích thiết kế hệ thống thơng tin quản lí , bước cụ thể quy trình phân tích thiết kế hệ thống thơng tin quản lí Sau tìm hiểu khái niệm quy trình phân tích thiết kế , em tiến hành xây dựng hệ thống thơng tin quản lí bán hàng, gồm nhiệm vụ là: Quản lí bán hàng( mua hàng, bán hàng), tìm kiếm( hàng hóa, khách hàng, hóa đơn),thống kê báo cáo (nhập hàng, xuất hàng, doanh thu, nợ), bảo hành , sửa chữa (bảo hành, sửa chữa, đổi sản phẩm bị lỗi).Cụ thể đối tượng phạm vi đề tài sau: 1.4 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu đề tài Đối tượng đề tài phân tích thiết kế hệ thống thơng tin quản lí bán hàng, cụ thể đề tài khóa luận là: Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin quản lí bán hàng máy tính linh kiên vi tính.Phạm vi nghiên cứu đề tài :Nghiên cứu tổ chức hoạt động Công ty cổ phần đầu tư phát triển tin học Mạnh Dũng.Và để thực đề tài , khóa luận em sử dụng tổng hợp kĩ sau: 1.5 Phương pháp thực Sử dụng tổng hợp kĩ : Tổng hợp , phân tích, đánh giá, suy luận …, kĩ phân tích thiết kế hệ thống.… để xây dựng mơ hình, mơ hình phân cấp chức năng, mơ hình luồng liệu… để phục vụ cho việc xây dựng hệ thống thơng tin Quản lí bán hàng hồn chỉnh 1.6 Kết cấu khóa luận Phần Tổng quan đề tài nghiên cứu Phần Tổng quan phân tích thiết kế hệ thống thông tin Phần 3.Phõn tớch thiết kế hệ thống thơng tin quản lí bán hàng Công ty Cổ phần đầu tư phát triển tin học Mạnh Dũng Phần 4.Kết luận định hướng phát triển đề tài PHẦN 2: TỔNG QUAN VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THƠNG TIN 2.1 Các khái niệm Theo nguồn tham khảo khác , có nhiều cách định nghĩa hệ thống Trong hoạt động người, thuật ngữ hệ thống triết học, hệ thống pháp luật, hệ thống kinh tế, hệ thống thông tin trở nên quen thuộc Theo cách đơn giản vắn tắt, ta hiểu: Hệ thống tập hợp vật chất phi vật chất người, máy móc, thông tin, liệu, phương pháp xử lý, qui tắc, quy trình xử lý, gọi phần tử hệ thống Trong hệ thống, phần tử tương tác với hoạt động để hướng tới mục đích chung - Có nhiều cách để định nghĩa Hệ thống thông tin: (Information System - IS) Như tổ chức hệ thống thông tin có chức thu nhận quản lý liệu để cung cấp thơng tin hữu ích nhằm hỗ trợ cho tổ chức nhân viên, khách hàng, nhà cung cấp hay đối tác Ngày nay, nhiều tổ chức xem hệ thống thông tin yếu tố thiết yếu giúp họ có đủ lực cạnh tranh đạt bước tiến lớn hoạt động Hầu hết tổ chức nhận thấy tất nhân viên cần phải tham gia vào q trình phát triển hệ thống thơng tin Một cách dễ hiểu ta định nghĩa Hệ thống thông tin hệ thống bao gồm người, liệu, quy trình cơng nghệ thơng tin tương tác với để thu thập, xử lý, lưu trữ cung cấp thông tin cần thiết đầu nhằm hỗ trợ cho hệ thống Hệ thống thơng tin hữu hình dạng quy mơ -Phân loại Hệ Thống Thơng Tin:Có nhiều tiêu chí để phân loại hệ thống thụng tin.Đú phân loại theo chức phục vụ hệ thống, dựa loại hỗ trợ mà hệ thống thông tin cung cấp.Cú hệ thống là: Các hệ thống hỗ trợ hoạt động Các hệ thống hỗ trợ quản lí Ngồi cũn cú cỏc loại hệ thống thơng tin sau: - Hệ chuyên gia: Đây hệ thống cung cấp tư vấn có tính chun gia hoạt động chuyên gia tư vấn cho người dùng cuối - Hệ quản trị tri thức : Đây HTTT dựa tri thức, hỗ trợ cho việc tạo, tổ chức phổ biến kiến thức doanh nghiệp cho nhân viên nhà quản lý tồn cơng ty Các hệ thống chức doanh nghiệp ( hệ thống tác nghiệp) : Hỗ trợ nhiều ứng dụng sản xuất quản ly lĩnh vực chức chủ chốt công ty - Các HTTT chiến lược : HTTT loại HTTT hỗ trợ hoạt động hỗ trợ quản lý, với mục tiêu cụ thể giúp cho công ty đạt sản phẩm, dịch vụ lực tạo lợi cạnh tranh có tính chiến lược - Các HTTT tích hợp, liên chức năng, đõy HTTT tích hợp nhiều nguồn thơng tin nhiều chức tổng hợp nhằm chia sẻ tài nguyên thông tin cho tất đơn vị tổ chức Đặc biệt phân loại theo chức phục vụ hệ thống ta cú cỏc hệ thống sau: Hệ thống xử lý giao dịch (Transaction Processing System - TPS) hệ thống thơng tin có chức thu thập xử lý liệu giao dịch nghiệp vụ Hệ thống thông tin quản lý (Management Information System - MIS) hệ thống thông tin cung cấp thông tin cho việc báo cáo hướng quản lý dựa việc xử lý giao dịch hoạt động tổ chức Hệ thống hỗ trợ định (Decision Support System - DSS) hệ thống thông tin vừa trợ giúp xác định thời định, vừa cung cấp thơng tin để trợ giúp việc định Hệ thống thông tin điều hành (Excutive Information System - EIS) hệ thống thông tin hỗ trợ nhu cầu lập kế hoạch đánh giá nhà quản lý điều hành Hệ thống chuyên gia (Expert System) hệ thống thông tin thu thập tri thức chuyên môn chun gia mơ tri thức nhằm đem lại lợi ích cho người sử dụng bình thường Hệ thống truyền thông cộng tác (Communication and Collaboration System) hệ thống thông tin làm tăng hiệu giao tiếp nhân viên, đối tác, khách hàng nhà cung cấp để củng cố khả cộng tác họ Hệ thống tự động văn phòng (Office Automation System) hệ thống thông tin hỗ trợ hoạt động nghiệp vụ văn phòng nhằm cải thiện luồng công việc nhân viên (Tài liệu tham khảo: Gớao trỡnh Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin- Vụ Gớao dục chuyên nghiệp- NXB Giáo Dục Việt Nam- Năm 2005) 2.2 Quy trình phân tích thiết kế hệ thống thơng tin quản lí Quy trình phân tích thiết kế hệ thống thơng tin quản lí thể qua sơ đồ hình vẽ bảng biểu giai đoạn cụ thể 2.3 Các bước phân tích thiết kế hệ thống Bước 1: Nghiên cứu sơ xác lập dự án Ở bước người ta tiến hành tìm hiểu khảo sát hệ thống, phát nhược điểm tồn tại, từ đề xuất giải pháp khắc phục, cần cân nhắc tính khả thi dự án từ định hướng cho giai đoạn Bước : Phõn tớch hệ thống Tiến hành phân tích cách chi tiết hệ thống để xây dựng lược đồ khái niệm Trên sở tiến hành xây dựng lược đồ cho hệ thống Phân tích hệ thống thông tin để hiểu rõ hệ thống cũ, trừu tượng húa nú, tỡm cho giải pháp hệ thống thông tin đảm bảo yêu cầu thơng tin cho quản lý Phân tích hệ thống thông tin bao gồm hạng mục công việc sau: Lập kế hoạch phân tích Phân tích hệ thống thơng tin công việc quan trọng chiếm tối thiểu 25% thời gian dành cho phát triển hệ thống thơng tin Đây giai đoạn phức tạp phải lập kế hoạch cẩn thận, kế hoạch yếu: Kế hoạch cơng việc Kế hoạch thời gian Kế hoạch nhân lực Kế hoạch tài Lựa chọn trang bị cơng cụ, phương tiện Danh mục sản phẩm cần thu Nghiên cứu mơi trường hệ thống thơng tin có Để tìm hiểu hệ thống thơng tin có, cán phát triển hệ thống thông tin phải mơi trường Gồm có mơi trường cần xem xét:  Mơi trường ngồi tổ chức như: Kinh tế xã hội, Tự nhiên, Pháp lý Xu ngành Khách hàng, Nhà cung cấp, Các đối thủ cạnh tranh…  Môi trường bên tổ chức: Mục tiêu tổ chức, cấu tổ chức, lực tài chính, cách thức quản lý, văn hố cơng ty, thiên hướng lãnh đạo, địa bàn,… Nghiên cứu hệ thống thông tin có địi hỏi phải có chun mơn cao tỉ mỉ Nội dụng tìm hiểu bao gồm:  Chức chung hệ thống: Hệ thống làm để làm gì? Phục vụ mục tiêu nào?  Các thông tin đầu vào: Tên, khối lượng, vật mang, chi phí, nguồn, tần suất  Các thơng tin đầu ra: Tên, khối lượng, vật mang, chi phí tần suất, đích đến  Xử lý: Phương tiện xử lý, logic xử lý, yêu cầu liệu vào, yêu cầu kết ra, thời lượng cho xử lý, cho phí cho xử lý  Kho liệu: Tên liệu lưu trữ, cấu trúc liệu lưu trữ, thời gian lưu trữ, vật mang, xử lý truy nhập, tần xuất truy nhập, khối lượng liệu  Vấn đề cụ thể: Khó khăn, sai sót ước muốn cải tiến người thực chức Tiến hành tổng hợp kết nghiên cứu Mơ hình hố hệ thống thơng tin Xây dựng hệ thống cỏc phớch vấn đề (Vấn đề, nguồn cung cấp, nguyên nhân cách giải quyết) Tìm nguyên nhân, đặt mục tiêu đưa giải pháp Từ hiểu biết sâu sắc chi tiết hệ thống thơng tin có kết hợp với yêu cầu đặt cho hệ thống thông tin mới, đội ngũ phát triển hệ thống thông tin cần phải xác định rõ nguyên nhân vấn đề hay ước muốn chưa đạt Xây dựng mục tiêu cho hệ thống thông tin Mục tiêu phải đo mức độ đạt hợp lý Sau tìm giải pháp cho vấn đề kết hợp lại thành giải pháp cho tồn hệ thống thơng tin Đánh giá lại tính khả thi 10