Thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng

1 Lời nói đầu Ngày song song với trình phát triển công nghệ khoa học kỹ thuật ngành khoa học tính toán đà đóng vai trò quan trọng, đà đạt đợc thành tựu khoa học kỹ thuật rực rỡ với bớc tiến nhảy vọt Việc áp dụng công nghệ khoa học kỹ thuật vào lĩnh vực đời sống ngời ngày tăng không ngừng can thiệp vào hầu hết công việc đời sống Công nghệ thông tin ngành khoa học Đi đôi với phát triển công nghệ ché tạo thiết bị máy tính việc sản phẩm phần mềm ứng dụng đời có tính chất định việc áp dụng ngành khoa học Trên thÕ giíi cịng nh ë ViƯt Nam, c«ng nghƯ th«ng tin đà trở thành ngành công nghiệp mũi nhọn, ngành khoa học kỹ thuật thiếu việc áp dụng vào hoạt động xà hội nh: Quản lý, kinh tế, thông tin nớc ta hiƯn nay, viƯc ¸p dơng vi tÝnh ho¸ việc quản lý quan, xí nghiệp phổ biến trở nên cấp thiết Đứng trớc yêu cầu mới, doanh nghiệp phảI xử lý khối lợng thông tin đồ sộ đa dạng môI trờng, song nhiều doanh nghiƯp ë níc ta cßn thiÕu mét tỉ chøc, hƯ thống phơng tiện để làm việc Trong hoàn cảnh nh vậy, việc sớm sử dụng thiết bị tin học trợ thủ đắc lực hữu hiệu giúp họ khắc phục khó khăn mau chóng làm quen với môi trờng Cùng với xu phát triển chung thời đại, công ty Dệt kim Đông Xuân công ty hoạt động chủ yếu sản xuất, kinh doanh mặt hàng Dệt kim, với số lợng khách hàng ngày đông, thị trờng đòi hỏi cao chất lợng, quy cách mẫu mÃ, sản phẩm đa dạng, thời hạn giao hàng nghiêm ngặt khả cạnh tranh cao, đòi hỏi đơn vị phải nâng cao chất lợng tin học hoá quản lý thông tin cách tốt Điều đòi hỏi cần có hệ thống thông tin hộ trợ việc quản lý để đa thông tin xác kịp thời hỗ trợ đa định đắn Sau thời gian tìm hiểu khảo sát công ty Dệt Kim Đông Xuân em nhận thấy việc xây dựng hệ thống thông tin hỗ trợ việc quản lý bán hàng cần thiết có tính ứng dụng cao thực tiễn Vì em định lựa chọn đề tài Thiết kế hệ thống thông tin quản lý Bán hàng để thực đề án chuyên ngành Chơng I: Giới thiệu công ty dệt kim đông xuân Quá trình hình thành phát triển công ty Công ty Dệt kim Đông Xuân (nhà máy dệt Đông Xuân trớc đây) với tên giao dịch DOXIMEX đợc thành lập từ năm 1959, doanh nghiệp nhà nớc ngành dệt kim Việt Nam; doanh nghiƯp ngµnh DƯt may ViƯt Nam xt khÈu sang thị trờng Nhật Bản sớm với phơng thức bán trực tiếp sản phẩm tự sản xuất đến sản phẩm hoàn chỉnh với số lợng ngày tăng; Là doanh nghiệp có công nghệ xử lý hàng Dệt kim 100% Cotton cã chÊt lỵng cao.Trơ së chÝnh cđa công ty toạ lạc trung tâm Thành phố Hà Nội, thuận tiện cho việc giao dịch quan hệ với bạn hàng nớc nớc Các sản phẩm Đông Xuân đa dạng với kiểu dệt Single,Rib, Kanoko, Milano, tạo vòng, cào Năng lực sản xuất từ 10 đến 12 triệu sp/năm, 80% xuất sang thị trờng Nhật Bản, EU số khu vực Kim ngạch xuất nhập đạt 13 triệu UDS/ năm Diện tích nhà xởng 30.000m2 gồm xí nghiệp thành viên(XN dệt, XN xử lý hoàn tất, XN may khí ®éng lùc) víi tỉng sè lao ®éng trªn 1.500 ngêi Trong ngày đầu , sở sản xuất 67 Ngô Thì Nhậm Hà Nội bao gồm phân xởng Dây truyền thiết bị gồm 180 chủ u cđa Trung Qc víi c«ng st triƯu sp/ năm Song thập niên 70, sản xuất đợc mở rộng , Đông Xuân phát triển thêm sở 250 524 Minh Khai Hà Nội Với phơng châm đầu t chọn lọc, đồng hiệu quả, công ty đà có hệ thống thiết bị đại, nguồn nguyên liệu, vật t, hoá chất thuốc nhuộm có chất lợng cao ổn định Với đội ngũ công nhân kỹ thuật lành nghề, cán kỹ thuật làm chủ đợc công nghệ tiên tiến, cán quản lý nghiệp vụ vững vàng có kinh nghiệm công tác quản lý theo chế thời mở cửa, sản phẩm Dệt kim Đông Xuân đà vợt qua đợc kiểm định khắt khe kinh tế thị trờng Và 10 năm qua, sản phẩm Dệt kim Đông Xuân đà khẳng định đợc vị trí vững vàng thị trờng Nhật Bản, áo ,Đức Các khách hàng đến với Đông Xuân ngày nhiều với đơn đặt hàng có số lợng ngày tăng Tuy vậy, Đông Xuân quan tâm đến thị trờng nớc, tham gia hội chợ triển lÃm để giới thiệu sản phẩm Đồng thời, mạng lới đại lý sản phẩm Đông Xuân Hà Nội, thành phố Hồ Chí Minh, Đà Nẵng, HảI phòng, Nghệ Anđang đợc phát triển, hội Đông Xuân nắm bắt thị hiếu để sản xuất, đa sản phẩm đến ngời tiêu dùng Bớc sang kỷ 21, Dệt kim Đông Xuân bắt đầu giai đoạn đầu t với nguồn vốn huy động 10 triệu USD để mở rộng phát triển Sơ đồ tổ chức công ty Ban giám đốc Phòng kỹ thuật Phòng kế hoạch dự án Phòng lao động Phòng nghiệp vụ Phòng tổ chức Phòng kế toán Phòng hành Chức phận công ty Hoạt động bán hàng công ty gắn liền với hoạt động phòng: Phòng nghiệp vụ, Phòng kế toán , phòng giao hàng phòng Marketing Trong phòng nghiệp vụ phụ trách trực tiếp tình hình tiêu thụ hàng hoá Phòng nghiệp vụ bao gồm nhiều phận với chức khác nhau: Bộ phận quản lý sản xuất Bộ phận có chức quản lý tình hình sản xuất sản phẩm, kho nguyên vật liệu quản lý chất lợng doanh nghiệp mà cụ thể xây dựng đợc công thức sản phẩm, công đoạn sản xuất, kế hoạch nguyên vật liệu ( kho kinh tế, dự đoán cho đơn đặt hàng ), kế hoạch chi phí sản xuất tính giá thành sản phẩm Bộ phận tiêu thụ: Bộ phận đảm nhận chức tiêu thụ hàng hoá: Tiếp nhận đơn đặt hàng khách hàng, tra cứu bảng giá, viết hoá đơn bán hàng cho khách hàng, viết phiếu xuất kho Và hàng ngày cán kinh doanh xuống kho để xem xét tình hình hàng hoá kho Cuối tháng, cửa hàng bán hàng trực tiếp nộp báo cáo lên phòng nghiệp vụ phòng nghiệp vụ tổng hợp báo cáo tình hình bán hàng, kinh doanh lên trởng phòng kinh doanh Bộ phận tiêu thụ có nhân viên Họ ghi lại đơn đặt hàng đợc đại diện cửa hàng chuyển nhận đơn trực tiếp từ khách hàng Khoảng 100 đơn ngày Phòng nhận đơn qua điện thoại Có số khách hàng gửi yêu cầu qua FAX th thông thờng Khi tiếp nhận đơn đặt hàng khách hàng, nhân viên bán hàng điền tay thông tin khách hàng gồm có: Mà khách hàng, Tên, Địa chỉ, số điện thoại,ngày nhận yêu cầu, tên ngời đại diện bán hàng lợng hàng hoá yêu cầu Trong trình ghi chép họ xem bảng báo cáo số lợng hàng có kho để đảm bảo số hàng hoá thực tế có hay không Bảng báo cáo số lợng hàng có đợc cập nhật đặn hàng ngày phận quản lý kho thực Quy trình nhập đơn đặt hàng nh sau: Nhập mà khách hàng, tên, ngày, địa chỉ, số điện thoại khách hàng Còn khách hàng cũ cần nhập mà khách hàng Trong trờng hợp số lợng hàng yêu cầu thoả mÃn nhân viên bán hàng viết hoá đơn cho khách hàng, giữ lại giao cho khách hàng Sau ngời mua hàng cầm hoá đơn lên phòng kế toán để toán tiền xuống kho để nhận hàng hoá Trong trờng hợp khách hàng đợc cấp thẻ tín dụng, ngời khách hàng phải lên phận xử lý thẻ tín dụng trớc lên phòng kế toán Bộ phận quản lý thẻ tín dụng quản lý mà tín dụng khách hàng, có mà đợc hởng chiết khấu theo hạn ngạch toán, phận phải khách hàng có tình trạng tín dụng xấu( có nghi vấn khả toán, có hoá đơn cha toán) Sau xong thủ tục phòng kế toán khách hàng xuống kho để nhận hàng Hoá đơn không đủ thủ tục bị chuyển trở lại phòng nhận đơn Nhân viên phòng nhận đơn xoá đơn đặt hàng tệp đà nhận trớc chuyển lý huỷ bỏ đơn cho đại diện khách hàng để thông báo cho khách hàng Ngời ta thấy có 3-5% đơn đặt hàng bị trả lại từ phận tín dụng Bộ phận xúc tiến bán hàng: Để thực đợc mục tiêu kinh doanh chiến lợc, nhà quản lý Marketing cần phát triển sách lựơc quảng cáo khuyến mại Các nhà quản lý cần định xem nên sử dụng phơng tiện quảng cáo hình thức khuyến mại nh để giành đợc thị trờng đà chọn; cần triển khai hoạt động nh để đạt đợc kết kinh doanh Hỗ trợ cho nhà quản lý công việc có hệ thống thông tin quảng cáo khuyến mại Bộ phận Marketing Phòng Marketing chịu trách nhiệm thông tin sản phẩm Tại có tệp sản phẩm chứa danh sách sản phẩm công ty , mà quy cách Tệp giá lu trữ giá loại sản phẩm tơng ứng với mà tín dụng khác khách hàng Những tệp cần dùng để lập hoá đơn Phòng in sẵn phiếu để ghi chép yêu cầu Bộ phận quản lý khách hàng: Theo dõi thông tin chi tiết khách hàng, nhà cung cấp nh: Hạn mức tín dụng, tình hình công nợ, quản lý nhân viên kinh doanh theo khách hàng Bộ phận quản lý kinh doanh xuất-nhập khẩu: Bộ phận quản lý mảng kinh doanh ngoại thơng bao gồm xuất nhập khẩu, theo dõi cho đơn hàng, thơng vụ, theo dõi toán cho hợp đồng, phản ánh chênh lệch tỷ giá thực tế Việt Nam tỉ giá toán liên ngân hàng cho đồng tiền lựa chọn toán - Phòng tài chính/ kế toán: Phòng tiếp nhận hoá đơn bán hàng, hoá đơn giá trị gia tăng, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Hàng bán trả lại, Hàng mua trả lại, chứng từ toán để hạch toán, - Phòng lao động: Nắm thông tin nhân viên phận kinh doanh: tiểu sử thân, thời gian làm công ty, nghỉ phép, thành tích kinh doanh, chấm công, tính lơng, thởng, tính BHXH, BHYT Các giao dịch hệ thống bán hàng Có hai phơng thức bán hàng: Bán buôn bán lẻ - Bán buôn: Theo hình thức lấy hàng ( Khách hàng lấy hàng trực tiếp) nh : bán giao tay ba, bán buôn qua kho Doanh nghiệp chịu chi phí vận chuyển Còn bán buôn theo hình thức chuyển hàng/ gửi hàng cho đại lý, khách hàng( Doanh nghiệp phải chịu chi phí vận chuyển, chi phí bảo quản hàng hoá đờng ) - Bán lẻ: Bán trả chậm, trả góp, bán lẻ quầy + Bán trả chậm, trả góp: Đây hình thức doanh nghiệp cấp tín dụng cho khách hàng, khách hàng toán làm nhiều lần nhiều kỳ khác Trong trờng hợp này, doanh nghiệp phản ánh toàn doanh thu bán hàng theo giá bán thông thờng, thuế GTGT đầu theo tỷ lệ giá bán thông thờng, phần chênh lệch ( chất lÃi bán trả chậm, trả góp) trớc đợc hạch toán trực tiếp vào doanh thu hoạt động tài nhng theo quy định hành hạch toán vào doanh thu cha thực hiện, sau khách hàng thực toán số tiền nợ ghi nhận số tiền lÃi tơng ứng vào doanh thu hoạt động tài + Bán lẻ hàng hoá: Thu tiền tập trung không tập trung, việc bán lẻ hàng hoá thờng thu đợc tiền cuối ngày cuối ca nhân viên kiểm nhận hàng quầy, cửa hàng đồng thời tập hợp hoá đơn chứng từ khớp số tiền thu đợc tiến hành giao cho phận kế toán hạch toán Nh vậy, phơng thức bán hàng có nhiều hình thức bán hàng khách nhau, hình thức bán hàng có ảnh hởng đến thời điểm ghi nhận doanh thu phân hệ kế toán Quy trình nghiệp vụ bán hàng Đơn đặt hàng KH Xem xét đơn F Kiểm tra lực sản xuất Kt thông tin kho hàngLập đơn đặt T T hàng Lập hoá đơn bán hàng Lập phiếu xuất kho Lập bảng kê, báo cáo kho, hàng hoá Giao hàng hoá cho khách hàng F Thông báo từ chèi