Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng cho cửa hàng coffee xi tin chi nhánh hòa vinh Đông hòa phú yên

Tóm tắt nhu cầu cần có về hệ thống thông tin của công ty Hệ thống thông tin quản lý bán hàng của cửa hàng Coffee Xi-Tin cần có : - Chức năng : + Quản lý nhân sự: tuyển nhân sự, phân bổ n

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

-  

-BÀI TẬP TIỂU LUẬN PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN

Đề tài Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán

hàng cho cửa hàng Coffee Xi-Tin

( Chi nhánh Hòa Vinh – Đông Hòa – Phú Yên )

Sinh viên thực hiện: Trương Kim Nam

Giảng viên hướng dẫn: ThS Hồ Quang Khải

Tháng 08 năm 2021

Trang 2/25

MỤC LỤC

CH ƯƠ NG 1: T NG QUAN VỀỀ ĐỀỀ TÀI Ổ 3

1 G I IỚ THI UỆ VỀỀ CÔNG TY SỬ D NGỤ HỆ THÔỐNG THÔNG TIN 3

2 T ÓM TẮỐT NHU CẦỀU CẦỀN CÓ VỀỀ H THÔỐNG THÔNG TIN Ệ C AỦ CÔNG TY 4

CH ƯƠ NG 2: KH O SÁT VÀ HO CH Đ NH H THỐỐNG Ả Ạ Ị Ệ 5

1 K H OẢ SÁT BẮỀNG PHƯƠNG PHÁP PH NGỎ VẦỐN 5

2 K H OẢ SÁT BẮỀNG PHƯƠNG PHÁP B NGẢ CẦU H IỎ KH OẢ SÁT 6

3 K ỀỐT QUẢ KH OẢ SÁT 8

CH ƯƠ NG 3: PHÂN TÍCH H THỐỐNG Ệ 9

1 M Ô TẢ NGHI PỆ VỤ HỆ THÔỐNG 9

2 SƠ ĐÔỀ CẦY PHẦN RÃ CH CỨ NẮNG FHD 10

3 M A TR NẬ TH CỰ THỂ DỮ LI UỆ – CH CỨ NẮNG 11

4 SƠ ĐÔỀ LUÔỀNG DỮ LI UỆ DFD ( T IỚ M CỨ 2) 12

5 M Ô TẢ CÁC CH CỨ NẮNG TRONG CÁC SƠ ĐÔỀ LUÔỀNG DỮ LI UỆ DFD Ở M CỨ CUÔỐI 19 6 M Ô HÌNH TH CỰ THỂ - MÔỐI KỀỐT H PỢ ERD 20

CH NG 4: THIỀỐT KỀỐ H THỐỐNG ƯƠ Ệ 22

1 T HIỀỐT KỀỐ D Ữ LI UỆ : C HUY NỂ TỪ MÔ HÌNH TH CỰ THỂ - MÔỐI KỀỐT H PỢ (ERD) SANG MÔ HÌNH QUAN HỆ (RD) 22

2 T HIỀỐT KỀỐ CHƯƠNG TRÌNH 23

CH ƯƠ NG 5: KỀỐT LU N VÀ T ĐÁNH GIÁ Ậ Ự 24

1 TỰ ĐÁNH GIÁ VỀỀ CÁC Ư U ĐI MỂ C AỦ MÌNH KHI LÀM BÀI T PẬ NÀY 24

2 TỰ ĐÁNH GIÁ VỀỀ CÁC NHƯỢC ĐI MỂ C AỦ MÌNH KHI LÀM BÀI T PẬ NÀY 24

3 Đ I MỂ TỰ ĐÁNH GIÁ BÀI T PẬ MÔN H CỌ NÀY : ??/10 ĐI MỂ 25

Trang 3/25

Chương 1: Tổng quan về đề tài

1 Giới thiệu về công ty sử dụng hệ thống thông tin

Coffee Xi-Tin là một thương hiệu đến từ Công ty TNHH Thương mại & Dịch vụ Kim Nam

Xuất hiện tại thị trường Việt Nam từ năm 2001, cho đến nay Coffee Xi-Tin đã dần trở thành mộttrong những thương hiệu cà phê độc và lạ Nhắc đến Coffee Xi-Tin là nhắc đến “Cà phê Thươngmại” với sản phẩm đa dạng và chất lượng cùng trải nghiệm dịch vụ khá thân thiện cùng cộng đồng

Coffee Xi-Tin đã nhận được sự ủng hộ và tin tưởng rất lớn từ khách hàng với gần hơn 60.000 khách

hàng đã trải nghiệm và đã phản hồi khá tích cực về chất lượng dịch vụ “Nhanh chóng, tận tình vànăng động”

Cùng với việc không ngừng nỗ lực làm việc, Coffee Xi-Tin luôn sẵn sàng hợp tác để cùng phát triển

với các đối tác trong và ngoài nước như thương hiệu kem Gelato Aristan và hãng máy cà phê nổitiếng La San Marco đến từ Ý, hãng Bloom Spa của Nhật Bản, để nhằm mục đích càng ngày càng

nâng cao chất lượng sản phẩm, cải thiện hương vị đậm đà của sản phẩm Coffee Xi-Tin và chất lượng

phục vụ được hoàn thiện hơn về tương lai

Với phương châm lấy khách hàng làm trọng tâm, Coffee Xi-Tin không ngừng nỗ lực làm việc tậntụy và sáng tạo để mang đến những sản phẩm đa dạng và trải nghiệm dịch vụ tốt nhất đến kháchhàng Coffee Xi-Tin luôn tự tin rằng sẽ đứng vững và phát triển thịnh vượng trên cả thị trường trong

 Đối tác: Coffee Xi-Tin xây dựng hệ thống hợp tác với các đối tác và nhà cung cấp để cùng

nhau phát triển và thành công Cùng với đó Coffee Xi-Tin luôn cam kết mang lại lợi nhuận

chính đáng và tối ưu cho đối tác với tinh thần trách nhiệm cao nhất

Coffee Xi-Tin luôn tìm hiểu và thỏa mãn nhu cầu khách hàng, không ngại ra về muộn và đi làm

sớm, những bạn trẻ hiểu được rằng sự cố gắng và giá trị đích thực của lao động sẽ được tưởngthưởng một cách xứng đáng không chỉ bằng thu nhập tốt mà còn bằng cơ hội phát triển nghề nghiệpmột cách chuyên nghiệp, những ứng viên có tình yêu lớn và không bao giờ dừng lại với cà phê cùnglịch sử của nó, quan trọng hơn nữa là có tinh thần học hỏi và chịu trách nhiệm cao

Trang 4/25

Hãy đến với chúng tôi, Coffee Xi-Tin sẽ cùng bạn đi trên con đường phát triển một sự nghiệp bền vững và thịnh vượng.

2 Tóm tắt nhu cầu cần có về hệ thống thông tin của công ty

Hệ thống thông tin quản lý bán hàng của cửa hàng Coffee Xi-Tin cần có :

- Chức năng :

+ Quản lý nhân sự: tuyển nhân sự, phân bổ nhân sự, đánh giá nhân sự+ Nhập hàng: Nhập nguyên liệu, kiểm tra nguyên liệu, thống kê danh sáchnguyên liệu đã nhập

+ Quản lý bán hàng: Quản lý danh sách sản phẩm trên Menu, tiếp nhận sảnphẩm được khách hàng Oder, thanh toán, thông kê doanh thu bán

+ Kế toán: Thanh toán lương nhân viên, Xuất chi cho nhập hàng, thống kê báocáo doanh thu cửa hàng

+ CSKH: Xử lý hỗ trợ khách hàng, tiếp nhận khiếu nại và xử lý

- Dữ liệu cần lưu và xử lý, xem và kiểm tra thông tin:

+ Danh sách nhân sự từng bộ phận sau khi quy hoạch nhân sự

+ Bảng đánh giá nhân sự và lương của từng nhân sự

+ Sản phẩm kinh doanh chính thức

+ Bảng thống kê chi phí sau khi nhập hàng

+ Doanh thu bán

+ Thống kê lương nhân sự

+ Thống kê doanh thu chi nhánh

+ Danh sách biên bản xử lý, đánh giá, khiếu nại

Trang 5/25

Chương 2: Khảo sát và hoạch định hệ thống

1 Khảo sát bằng phương pháp phỏng vấn

1.1 Đối tượng phỏng vấn (≥ 2 đối tượng)

- Nguyễn Quang Trí - Quản lý chi nhánh

- Nguyễn Thị Đoan - Khách hàng

1.2 Các câu hỏi phỏng vấn (≥ 5 câu cho 1 đối tượng)

2.

Khảo sát bằng phương pháp bảng câu hỏi khảo sát

2.1 Đối tượng khảo sát (≥ 1 loại đối tượng)

Quang Trí – Quản lý chi nhánh

Người được phỏng vấn: Nguyễn Thị Đoan – Khách hàng

3.Anh sẽ xử lý như thế nào khi nhập

hàng từ kho nguyên liệu chính của

CTY, nhưng chưa phù hợp với sản

phẩm kinh doanh của chi nhánh ?

3.Cửa hàng cần bố trí khu vực nào, các bộ phận gì để thuận tiện cho khách hàng nhất ?

4.Cách xử lý khi có khách phản hồi

khiếu nại, góp ý ?

4.Bạn có quan tâm đến chất lượng sản phẩm của cửa hàng không ?5.Biện pháp cải thiện sự nhanh chóng

khi khách hàng Oder sản phẩm ?

5.Bạn thích thanh toán bằng tiền mặt hay thanh toán điện tử hơn ?

a) Dưới 18 tuổi

b) Từ 18 - 30 tuổi

c) Trên 30 tuổi

2 Bạn đến Coffee Xi-Tin thường xuyên không?

a) Từ 2-3 ngày mỗi tuần

b) 1 ngày mỗi tuần

b) Ngon, rẻ hơn những quán sang khác

c) Nổi tiếng, là nơi thu hút giới trẻ

8 Khi cần bạn muốn phản hồi, góp ý với cửa hàng bằng phương pháp nào ?

a) Gọi điện cho quản lý cửa hàng

b) Gửi email phản hồi

c) Đến trực tiếp cửa hàng để phản hồi

9 Theo bạn thì yếu tố nào sẽ ảnh hưởng đến tốc độ quá trình kinh doanh của cửa hàng

- Quản lý kế toán

- CSKH – Chăm sóc khách hàng

3.2 Các dữ liệu mà hệ thống cần lưu

- Hợp đồng lao động giữa cửa hàng và nhân viên

- Danh sách nhân sự từng bộ phận sau khi quy hoạch nhân sự

- Bảng đánh giá nhân sự và lương của từng nhân sự

- Danh sách sản phẩm, nguyên liệu có thể kinh doanh (chi tiết từ Công ty TNHH Thương mại & Dịch vụ Kim Nam)

- Sản phẩm kinh doanh chính thức

- Bảng thống kê chi phí cần nhập hàng

- Bảng thống kê chi phí sau khi nhập hàng

- Doanh thu bán

- Thống kê lương nhân sự

- Thống kê doanh thu chi nhánh

- Danh sách biên bản xử lý, đánh giá, khiếu nại

Trang 9/25

Chương 3: Phân tích hệ thống

1 Mô tả nghiệp vụ hệ thống

Hệ thống thông tin quản lý bán hàng của cửa hàng Coffee Xi-Tin

Cửa hàng Coffee Xi-Tin là 1 chi nhánh nhỏ của Công ty TNHH Thương mại & Dịch vụ Kim Nam Chuyên về lĩnh vực kinh doanh cafe và thức uống giải khát Hệ thống bao gồm

các hoạt động chính sau:

- Quản lý nhân sự: Ứng tuyển viên nộp hồ sơ thông tin cá nhân ứng tuyển ở vị trí cụ thể được cho làphù hợp vào bộ phận nhân sự Bộ phận quản lý nhân sự sẽ phỏng vấn, kiểm duyệt năng lực Nếu phùhợp với vị trí và yêu cầu của người ứng tuyển thì bộ phận quản lý nhân sự sẽ thông báo có ứng tuyểnviên đó để trao đổi về hợp đồng lao động của 2 bên và thời gian bắt đầu làm việc Nếu cả 2 bên đồng

ý ký hợp đồng lao động bộ phận quản lý nhân sự sẽ thêm thông tin ứng tuyển viên đó vào CSDLnhân sự Trong quá trình làm việc, nếu nhân viên nào làm việc không tốt, bị khách hàng phản hồi,khiếu nại và được bộ phận CSKH ghi nhận, nhân viên đó sẽ được đánh giá chất lượng thấp và trừthưởng lương trong tháng đó, nếu làm tốt, được khách hàng đánh giá hài long và được bộ phậnCSKH ghi nhận thì sẽ được đánh giá chất lượng cao hơn và cộng thưởng lương

-Nhập hàng: Bộ phận nhập hàng sẽ xem trong danh sách các sản phẩm, nguyên liệu được phép sửdụng để kinh doanh do Công ty TNHH Thương mại & Dịch vụ Kim Nam quy định Sau đó chọnlọc danh sách nguyên liệu cần nhập đồng thời thống kê đơn giá để bộ phận kế toán của cửa hàng biết

để chuẩn bị chi phí cho nhập hàng Sau khi bô phận kế toán thống kê chi phí nhập hàng thì sẽ tiếnhành nhập, sau đó kiểm định chất lượng của nguyên liệu Nếu phù hợp thì sẽ dựa vào nguyên liệu đótạo ra danh sách sản phẩm chính thức kinh doanh, nếu chưa phù hợp chất lượng sẽ lập danh sáchthông tin các nguyên liệu chưa phù hợp chất lượng đó gửi về kho nguyên liệu của Công Ty để kiểmduyệt

-Quản lý bán hàng: Khách hàng sẽ Oder các sản phẩm trong Menu, bộ phận bán hàng sẽ lập danhsách sản phẩm khách cần, sau đó chế biến nguyên liệu tạo ra sản phẩm Tiếp theo sẽ tạo hóa đơnthanh toán trên hệ thống và in ra gửi lại cho khách hàng hóa đơn thanh toán Cứ đúng 1 tháng sẽthống kê số đơn bán được và tính doanh thu bán hàng Cuối cùng gửi cho bộ phận kế toán cửa hàngkiểm duyệt

-Quản lý kế toán: Xuất phí cho nhập hàng Xem thông tin danh sách nhân sự sau khi đánh giá củaphóng nhân sự, tổng hợp doanh thu từ bộ phận bán hàng để thanh toán lương nhân viên Tổng hợpphí xuất từ bộ phận nhập hàng và doanh thu bán hàng còn lại để tính doanh cửa hàng trong tháng đó

-CSKH – Chăm sóc khách hàng: Tiếp nhận phản hồi, góp ý, khiếu nại của khách hàng Nếu phản hồigóp ý, yêu cầu hỗ trợ thì sẽ xử lý và hỗ trợ cho khách hàng Nếu khách hàng khiếu nại thì sẽ có biênbản xử lý khiếu nại và hỗ trợ cho khách hàng, đồng thời ghi nhận thông tin nhân viên bị khách khiếunại Tổng hợp danh sách biên bản khiếu nại gửi về bộ phận quản lý nhân sự để kiểm duyệt, đánh giánhân sự

Trang 10/25

2 Sơ đồ cây phân rã chức năng FHD

Trang 11 25/

H thốống qu n lý ệ ả kinh doanh cafe,

n ướ c gi i khát ả

1 Quản lý

4 Quản lý kế toán

2 Nhập hàng 3 Quản lý bán hàng

1.1 Tuyển

khiếu nại 4.1 Thống kê

doanh thu 3.1 Quản lý

Menu 2.1 Nhập

nguyên liệu

(Từ Cty –> Chi nhánh)

1.2 Quy

hoạch nhân

sự

4.2 Thanh toán lương nhân sự 3.2 Tiếp nhận

đơn oder 2.2 Kiểm

trợ khách hàng

4.3 Thống kê chi phí cung cấp cho từng

bộ phận phát sinh 1.3 Đánh giá

nhân sự 2.2 Thống kê 3.3 Thanh

toán

3.4 Thống kê đơn hàng

4 Sơ đồ luồng dữ liệu DFD (tới mức 2)

4.1 Sơ đồ luồng dữ liệu DFD ở mức ngữ cảnh (mức 0)

Trang 12/25

Kho nguyên liệu

(Công ty TNHH Thương mại

& Dịch vụ Kim Nam)

Ứng tuyển viên (Nhân sự)

Danh sách nguyên liệucần nhập về chi nhánh

4.2 Sơ đồ luồng dữ liệu DFD ở mức ngữ đỉnh (mức 1)

Trang 13/25

1

Qu n lý ả nhân sự 1 H p đồồng lao đ ngợ ộ

n ướ c gi i khát ả

Thôngtin hợpđônglaođộngThông

tin ứngtuyểnDanh sách sản phẩm Oder

Phiếu thanh toán

Khách hàng

Thông tin phản hồi,góp ý, khiếu nại

Thông tin biên bản xử lý

Thông tin sao kê danh sách nguyên liệu đã nhập

Phòng kế toán

(Công ty TNHH Thương

mại & Dịch vụ Kim

Nam)

Thông tin báo cáo doanh thu

Thông tin ứng tuyển

về chi nhánh

Sinh viên: Trương Kim Nam – MMSV: 1951012078

4.3 Các sơ đồ luồng dữ liệu DFD ở mức ngữ dưới đỉnh (mức 2)

4.3.1. Sơ đồ luồng dữ liệu DFD ở mức ngữ mức 2 của chức năng 1 (Quản nhân sự)

6 Doanh thu bán

8 Lương nhân sự

5 CSKH

4 B ng thồống kế chi ảphí câồn nh p hàngậ

7 B ng thồống kế chi phí ảsau khi nh p hàngậ

1.1 Tuy n nhân s ể ự

10 Biến b n x lý, ả ửđánh giá, khiếốu n iạ

phù hợpThông tin Menu

Khách hàng Thông tin sảnphẩm Oder

Phiếu thanhtoán

Thông tin hợp đồng lao

động (nếu trúng tuyển) ứng tuyểnThông tin

viên trúngtuyểnThông tin

ứng tuyển

Ứng tuyển viên

(Nhân sự)

4.3.2. Sơ đồ luồng dữ liệu DFD ở mức ngữ mức 2 của chức năng 2 (Nhập hàng)

Trang 15/25

1.2

Quy ho ch ạ nhân sự

1.3

Đánh giá nhân sự

7 B ng thồống kế chi phí ả

ậ

10 Biến b n x lý, ả ửđánh giá, khiếốu n iạThông tin

ứng tuyểnviên trúngtuyển

Thông tin danh sách nhân

sự đã được đánh giá

(Xếp loại, mức lương)

Danh sáchN.Liệu cần nhập

về chi nhánh

Kho nguyên liệu

(Công ty TNHH

Thương mại & Dịch

vụ Kim Nam) danh sách N.LiệuThông tin sao kê

đã nhập

4.3.3. Sơ đồ luồng dữ liệu DFD ở mức ngữ mức 2 của chức năng 3 (Quản lý bán hàng)

25

3.1

Qu n lý ả Menu

2.2

Ki m đ nh ể ị N.Li u ệ

2.3 Thồống kế

Thông tin danhsách N.Liệu đãnhập

Thông tin danh

sách N.Liệu đã

nhập chưa đạt

Thông tin danhsách N.Liệu đãnhập sau khi kiểmđịnh

Thông tin danhsách N.Liệu đãnhập đạt

Thông tin Menu

Khách hàng Thông tin sảnphẩm Oder

4.3.4. Sơ đồ luồng dữ liệu DFD ở mức ngữ mức 2 của chức năng 4 (Quản lý kế toán)

Trang 17/25

4.1

Thồống kế doanh thu

6 Doanh thu bán

9 Doanh thu chi nhánh

3.3 Thanh toán

phẩm Oder

Phiếu thanh

toán

Phiếu thanhtoán

4.3.5. Sơ đồ luồng dữ liệu DFD ở mức ngữ mức 2 của chức năng 5 (CSKH – Chăm sóc khách hàng)

b ph n phát sinhộ ậ

4 B ng thồống kế chi ảphí câồn nh p hàngậ

7 B ng thồống kế chi phí ảsau khi nh p hàngậThông

5 Mô tả các chức năng trong các sơ đồ luồng dữ liệu DFD ở mức cuối

5.1 Mô tả về các chức năng trong DFD mức 2 của chức năng 1 (Quản lý nhân sự)

Trang 19/25

5.1Tiếốp nh n ậ

ph n hồồi, ảkhiếốu n iạ

5.2

X lý hồỗ tr ử ợkhách hàng

10 Biến b n x lý, ả ửđánh giá, khiếốu n iạThông tin phản hồi, góp ý,

khiếu nại

Khách hàng Thông tin ghi nhận phảnhồi, góp ý, khiếu nại

Thông tin biên bản

xử lý

Thông tinbiên bản xử

Ứng tuyển viên nộp hồ sơ thông tin cá nhân ứng tuyển ở vị trí cụ thể được cho là phù hợp vào hệthống chức năng 1.1 tuyển nhân sự Bộ phận quản lý nhân sự sẽ phỏng vấn, kiểm duyệt năng lực.Nếu phù hợp với vị trí và yêu cầu của người ứng tuyển thì bộ phận quản lý nhân sự sẽ thông báo

có ứng tuyển viên đó để trao đổi về hợp đồng lao động của 2 bên và thời gian bắt đầu làm việc.Nếu cả 2 bên đồng ý ký hợp đồng lao động thì sẽ chuyển sang phần chức năng 1.2 phân bổ nhân

sự, thêm thông tin ứng tuyển viên đó vào CSDL nhân sự Trong quá trình làm việc, nếu nhân viênnào làm việc không tốt, bị khách hàng phản hồi, khiếu nại và được bộ phận CSKH ghi nhận, nhânviên đó sẽ được đánh giá (chức năng 1.3) chất lượng thấp và trừ thưởng lương trong tháng đó, nếulàm tốt, được khách hàng đánh giá hài long và được bộ phận CSKH ghi nhận thì sẽ được đánh giá(chức năng 1.3) chất lượng cao hơn và cộng thưởng lương

5.2 Mô tả về các chức năng trong DFD mức 2 của chức năng 2 (Nhập hàng)

Phần chức năng 2.1 nhập nguyên liệu sẽ truy vấn đến thông tin trong danh sách các sản

phẩm, nguyên liệu được phép sử dụng để kinh doanh do Công ty TNHH Thương mại & Dịch vụ Kim Nam quy định Sau đó chọn lọc danh sách nguyên liệu cần nhập đồng thời

thống kê đơn giá để bộ phận kế toán của cửa hàng biết để chuẩn bị chi phí cho nhập hàng.Sau khi bên kế toán thống kê chi phí nhập hàng thì sẽ tiến hành nhập, sau đó chức năng2.2 sẽ kiểm định chất lượng của nguyên liệu Nếu phù hợp thì sẽ dựa vào nguyên liệu đóchức năng 2.3 thống kê sẽ tạo ra danh sách sản phẩm chính thức kinh doanh, nếu chưa phùhợp chất lượng chức năng 2.3 thống kê sẽ lập danh sách thông tin các nguyên liệu chưaphù hợp chất lượng đó gửi về kho nguyên liệu của Công Ty để kiểm duyệt

5.3 Mô tả về các chức năng trong DFD mức 2 của chức năng 3 (Quản lý bán hàng)

Khách hàng xem thông tin danh sách sản phẩm trong Menu của chức năng 3.1 quản lýMenu, sau đó sẽ Oder các sản phẩm trong Menu ở chức năng 3.2 tiếp nhận đơn Oder, sau

đó sẽ lập danh sách sản phẩm khách cần, chế biến nguyên liệu tạo ra sản phẩm Tiếp theochức năng 3.3 thanh toán sẽ lấy thông tin danh sách sản phẩm khách hàng Oder sẽ tạo hóađơn thanh toán trên hệ thống và in ra gửi lại cho khách hàng hóa đơn thanh toán Cứ đúng

1 tháng chức năng 3.4 thống kê sẽ thống kê số đơn bán được và tính doanh thu bán hàng.Cuối cùng gửi cho bộ phận kế toán cửa hàng kiểm duyệt

5.4 Mô tả về các chức năng trong DFD mức 2 của chức năng 4 (Quản lý kế toán)

Trang 20/25