Tổng quan về Công ty cổ phần công nghệ thông tin Sông Đà và lý do lựa chọn đề tài
Tổng quan về Công ty cổ phần Công nghệ thông tin Sông Đà
1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của cơ công ty cổ phần công nghệ thông tin Sông Đà
Công ty Cổ phần Công nghệ thông tin Sông Đà (Sông Đà ITC) - tiền thân là trung tâm Nghiên cứu và ứng dụng Khoa Học Công Nghệ Sông Đà chuyển hình thức hoạt động sang Công ty cổ phần mà Tổng công ty nắm giữ cổ phần chi phối từ tháng 8 năm 2004.
Lĩnh vực hoạt động của Công ty rộng khắp từ cung cấp phần cứng, phần mềm, giải pháp và dịch vụ cho ngành xây dựng Từ một trung tâm nghiên cứu và ứng dụng Khoa học công nghệ trực thuộc Tổng công ty, hiện tại Công ty đang ngày càng phát triển lớn mạnh Công ty hiện có 51 người làm việc trực tiếp, với trình độ hầu hết là đại học, được đào tạo chính quy tại các trường đại học Nhân lực là nguồn tài nguyên lớn nhất của Công ty Sông Đà ITC luôn đánh giá cao năng lực cũng như trí tuệ và đạo đức của cán bộ trong Công ty.Sông Đà ITC phấn đấu trở thành một đơn vị hàng đầu trong ngành Công nghệThông tin trên thị trường xây dựng Việt Nam.
1.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty
1.1.3 Chất lượng cán bộ chuyên môn trong công ty
* Trình độ cán bộ trong công ty :
- Thạc sỹ: Hiện đang nắm giữ vai trò lãnh đạo và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, phát triển và triển khai dự án.
- Kỹ sư và cử nhân tin học: Rất có kinh nghiệm tư vấn, triển khai các dự án, phần việc trong lĩnh vực công nghệ thông tin cho các đơn vị kinh doanh trong Tổng công ty và một số các đơn vị ngoài khác.
- Cao đẳng kỹ thuật: Có kinh nghiệm trong việc bảo hành và hỗ trợ kỹ thuật sau bán hàng, là đội ngũ trẻ, nhiệt tình năng động, không quản xa xôi luôn có mặt kịp thời khi khách hàng cần đến.
* Đội ngũ nhân viên tham gia hoạt động tin học
- Ban giám đốc : Ban giám đốc có ba cán bộ trong đó có giám đốc công ty và hai phó giám đốc
- Phòng tổng hợp : Gồm có sáu cán bộ
- Phòng kinh doanh : Gồm có bảy cán bộ
- Phòng phát triển phần mềm và chuyển giao công nghệ : Gồm có 20 cán bộ
- Phòng mạng và truyền thông : Gồm 15 cán bộ
1.1.4 Báo cáo kết quả kinh doanh
* Báo cáo kết quả kinh doanh năm 2003
Chỉ tiêu Mã số Quí IV Lũy kế
Doanh thu viết phần mềm và chuyển giao công nghệ 975.600.000 2.156.000.000 Dịch vụ công nghệ thông tin khác 1.585.290.000 5.200.890.000
Trong đó : Doanh thu hàng xuất khẩu
+ Giá trị hàng bán bị trả lại 6
+ Thuế tiêu thụ đặc biệt , Thuế xuất khẩu phải nộp 7
Doanh thu DVCNTT khác 1.585.290.000 5.200.890.000 Giá vốn hàng bán 11 2.184.890.000 6.402.889.566
Giá vốn DVCNTT khác 1.385.180.000 4.570.289.566 Lợi nhuận gộp (10-11) 20 376.000.000 954.000.434 Lợi nhuận viết phần mềm 175.890.000 323.400.000
Chi phí quản lý doanh nghiệp 22 204.871.200 625.335.650
CP QL bộ phận phần mềm 78.048.000 183.260.000
Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh (20-22) 30 171.128.800 328.664.784
- Thu nhập hoạt động tài chính 31 7.890.000 20.008.585
- Chi phí hoạt động tài chính 33 1.057.980 2.527.368
Lợi nhuận thuần từ hoạt động tài chính (31-33) 40 6.832.020 17.481.217
- Các khoản thu nhập bất thường 41
Tổng lợi nhuận trước thuế
Thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp 70 20.520.304 56.146.001
* Báo cáo kết quả kinh doanh năm 2004
Chỉ tiêu Mã số Quí IV Lũy kế
Doanh thu viết phần mềm và chuyển giao công nghệ 1.756.300.000 4.365.000.000 Dịch vụ công nghệ thông tin khác 1.803.700.000 5.403.350.000
Trong đó : Doanh thu hàng xuất khẩu
+ Giá trị hàng bán bị trả lại 6
+ Thuế tiêu thụ đặc biệt , thuế xuất khẩu phải nộp 7
Doanh thu thuần (01-03) 10 3.560.000.000 9.768.350.000 Doanh thu phần mềm 1.756.300.000 4.365.000.000 Doanh thu DCCNTT khác 1.803.700.000 5.403.350.000
Giá vốn DVCNTT khác 1.627.700.000 4.849.257.750 Lợi nhuận gộp (10-11) 20 476.000.000 1.208.842.250 Lợi nhuận viết phần mềm 300.000.000 654.750.000
Chi phí quản lý doanh nghiệp 22 284.800.000 830.309.750
CP QL bộ phận phần mềm 140.504.000 371.025.000
Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 30=(20-22) 30 191.200.000 378.532.500
-Thu nhập hoạt động tài chính 31 21.352.000 33.470.585
-Chi phí hoạt động tài chính 33 1.057.980 2.527.368
Lợi nhuận thuần từ hoạt động tài chính 40=(31-33) 40 20.294.020 30.943.217
-Các khoản thu nhập bất thường 41
Tổng lợi nhuận trước thuế
Thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp 70 8.877.120 26.546.100
Báo cáo kết quả kinh doanh năm 2005
Chỉ tiêu Mã số Quí IV Luỹ kế
Doanh thu viết phần mềm và chuyển giao công nghệ 1.756.300.000 4.365.000.000 Dịch vụ công nghệ thông tin khác 1.868.706.060 5.603.350.000
Trong đó : doanh thu hàng xuất khẩu
+Giá trị hàng bán bị trả lại 6
+Thuế tiêu thụ đặc biệt 7
Lợi nhuận gộp (10-11) 20 476.000.000 1.208.842.250 Lợi nhuận viết phần mềm 300.000.000 654.750.000 Lợi nhuận DVCNTT khác 1.692.706.060 5.049.257.750 Chi phí quản lý doanh nghiệp 22 290.000.485 847.309.750
CP QL bộ phận phần mềm 140.504.000 371.025.000
Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 30=(20-22) 30 185.999.515 361.532.500
-Thu nhập hoạt động tài chính 31 21.352.000 33.470.585
-Chi phí hoạt động tài chính 33 1.057.980 2.527.368
Lợi nhuận thuần từ hoạt động tài chính 40=(31-33) 40 20.294.020 30.943.217
-Các khoản thu nhập bất thường 41
Tổng lợi nhuận trước thuế
Thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp 70 7.420.984 21.786.100
1.1.6: Định hướng phát triển sản xuất kinh doanh 5 năm
- Trong những năm gần đây Đảng và Nhà nước ta đã có nhiều Chỉ thị , Nghị quyết về việc tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin và tự động hoá để phát triển nền kinh tế đất nước và tránh nguy cơ tụt hậu so với Thế giới
- Thị trường Công nghệ thông tin hiện đang phát triển mạnh , nhu cầu khai thác và sử dụng các ứng dụng Công nghệ thông tin
- Công ty là đơn vị duy nhất trong Tổng công ty có ngành nghề đặc thù , hoạt động chuyên sâu về lĩnh vực Công nghệ thông tin , được sự quan tâm và tạo điều kiện của lãnh đạo Tổng công ty
* Các yếu tố khách quan
- Công ty Cổ phần Công nghệ thông tin Sông Đà trực thuộc Tổng công ty
Sông Đà _ là doanh nghiệp hoạt động trong ngành xây lắp , thương hiệu về lĩnh vực công nghệ thông tin đối với thị trường ngoài Tổng công ty không có ; trong khi thị trường nội bộ Tổng công ty cũng đang phải chịu sự cạnh tranh rất lớn từ các đơn vị ngoài
- Ngành nghề kinh doanh của công ty đòi hỏi đầu tư thì lớn mà lợi ích thì khó định lượng và có ngay sau khi đầu tư , trong khi nguồn vốn phục vụ hoạt động kinh doanh của công ty hạn chế do đó ảnh hưởng đến việc triển khai thực hiện các nhiệm vụ sản xuất kinh doanh
- Bên cạnh đó nhận thức và hiểu biết về tầm quan trọng và đưa các ứng dụng cộng nghệ thông tin vào trong các hoạt động sản xuất kinh doanh của lãnh đạo và cán bộ công nhân viên trong Tổng công ty còn yếu nên việc triển khai áp dụng các ứng dụng tại các đơn vị trong Tổng công ty chậm , gây trở ngại cho công ty trong quá trình thực hiện
* Các yếu tố chủ quan
- Công ty cổ phần công nghệ thông tin mà tiền thân là trung tâm khoa học công nghệ của tổng công ty Sông Đà được thành lập chủ yếu để xây dựng các đề tài khoa học công nghệ , các phần mềm và dịch vụ công nghệ thông tin cho cơ quan tổng công ty và lắp đặt mạng thông tin cho các đơn vị trong nội bộ tổng công ty Trung tâm hoạt động trong một lĩnh vực còn rất mới mẻ , thành lập chưa lâu , chưa có kinh nghiệm về thị trường nên khi chuyển sang công ty cổ phần đơn vị gặp rất nhiều khó khăn
- Đơn vị chưa có một đội ngũ cán bộ chuyên sâu về nghiệp vụ
- Cán bộ quản lý còn thiếu , chưa đáp ứng được nhu cầu của thị trường , còn mang nặng tư tưởng bao cấp chưa năng động sáng tạo chủ yếu trông chờ , ỷ lại vào công việc tổng công ty giao
- Khả năng tự chủ về tiềm lực tài chính của công ty quá yếu vì vốn điều lệ quá thấp không đủ sức cạnh tranh trên thị trường
- Từ các nguyên nhân trên dẫn tới 6 tháng đầu năm đơn vị không có việc làm , đời sống của cán bộ công nhân viên thấp , không hoàn thành kế hoạch sản xuất kinh doanh không có hiệu quả
Phát triển công ty thành một doanh nghiệp mạnh về lĩnh vực công nghệ thông tin đủ khả năng phục vụ mục tiêu , chiến lược phát triển của tổng công ty , nâng cao năng lực cạnh tranh với các doanh nghiệp khác trong lĩnh vực công nghệ thông tin mở rộng thị trường ra ngoài tổng công ty , lấy thị trường tổng công ty làm gốc Tổ chức đào tạo và đào tạo lại nhằm nâng cao năng lực khai thác và vận hành các ứng dụng công nghệ thông tin trong các hoạt động sản xuất kinh doanh cho cán bộ công nhân viên trong tổng công ty Không ngừng nâng cao đời sống vật chất , tinh thần cho cán bộ công nhân viên , đảm bảo việc làm và thu nhập cho người lao động
- Tăng trưởng bình quân hàng năm : 10% - 15%
- Mở rộng lĩnh vực cũng như địa bàn hoạt động từng bước tạo uy tín và thương hiệu riêng cho công ty nói riêng và tổng công ty nói chung Phấn đấu đưa công ty trở thành nhà thầu mạnh về lĩnh vực công nghệ thông tin , chiếm lĩnh thị trường nội bộ tổng công ty và dần dần là thị trường ngoài tổng công ty Không ngừng nâng cao doanh thu , sản lượng của công ty trong đó không thể bỏ qua mục tiêu lợi nhuận
Phát triển công ty với 3 phòng chuyên môn sản xuất kinh doanh chính : 1.1.6.3.2.1 Phòng kinh doanh :
* Tiếp thị , tư vấn các dự án đầu tư và tham gia đấu thầu dự án
* Phát triển cửa hàng phân phối sản phẩm
1.1.6.3.2.2.Phòng phát triển phần mềm và chuyển giao công nghệ
* Sản xuất các phần mềm dạng đóng gói
* Nghiên cứu , triển khai các ứng dụng ERP , các ứng dụng trên Portal ,
* Nghiên cứu dây chuyền , công nghệ tự động hoá
1.1.6.3.2.3 Phòng mạng và truyền thông
* Thi công lắp đặt hệ thống thông tin
* Triển khai các dịch vụ về công nghệ thông tin khác như bảo hành , bảo trì , sửa chữa , quản trị mạng …
* Chuyển giao , đào tạo các công nghệ , dây truyền tự động hoá
1.1.6.3.3 Kế hoạch sản xuất kinh doanh
Căn cứ vào phát triển định hưóng phát triển sản xuất kinh doanh của công ty để lập kế hoạch thực hiện các nhiệm vụ ứng dụng công nghệ thông tin trong các lĩnh vực :
- Tiếp thị kinh doanh các sản phẩm phần mềm ứng dụng , phần mềm công nghiệp , tiếp thị tìm kiếm các đơn vị đặt hàng về gia công phần mềm
- Tư vấn , tiếp thị và tham gia đấu thầu các dự án cung cấp , lắp đặt hệ thống thông tin
- Nghiên cứu và phát triển các phần mềm thành các sản phẩm hoàn thiện rao bán ra thị trường
- Nghiên cứu , thử nghiệm và phát triển các ứng dụng ERP cho các đơn vị thành viên trong và ngoài tổng công ty
- Nghiên cứu và triển khai các ứng dụng trên Portal , nghiên cứu chính phủ điện tử , thương mại điện tử và các ứn dụng liên quan khác
- Nghiên cứu , triển khai các ứng dụng công nghệ tự động hoá
- Gia công xuất khẩu phần mềm
- Thi công lắp đặt hệ thống thông tin , giám sát tại các toà nhà , trụ sở
- Mở rộng thị trường kinh doanh , tiêu thụ dịch vụ công nghệ thông tin , điện tử viễn thông
- 2006 – 2007 : hoàn thiện mô hình theo nhóm của đội ngũ viết phần mềm , xây dựng chứng chỉ ISO 9001: 2000
- 2008 – 2010 : kiện toàn tổ chức làm CMM , mục tiêu 2010 đạt chứng chỉ CMM cho năm
CƠ SỞ PHƯƠNG PHÁP LUẬN
Tổ chức và thông tin trong tổ chức
Ngày nay trong xã hội số lượng nhân viên thu thập , xử lý và phân phối thông tin nhiều hơn số lượng nhân viên bất cứ một ngành nghề nào khác Hàng triệu máy tính được lắp đặt trên thế giới và nhiều triệu km cáp quang , dây dẫn và sóng điện từ kết nối con người , máy tính cũng như các phương tiện xử lý thông tin lại với nhau Xã hội của chúng ta thực sự là một xã hội thông tin , thời đại chúng ta là thời đại thông tin
2.1.1 Tổ chức và thông tin
2.1.1.1 Sơ đồ quản lý một tổ chức dưới giác độ điều khiển học
Tổ chức là một hệ thống được tạo ra từ các cá thể để làm dễ dàng việc đạt mục tiêu bằng hợp tác và phân công lao động
Chủ thể quản lý thu nhận thông tin từ môi trường và từ chính đối tượng quản lý của mình mà xây dựng mục tiêu , lập kế hoạch , bố trí cán bộ , chỉ huy , kiểm tra và kiểm soát sự hoạt động của toàn bộ tổ chức Kết quả lao động của cán bộ quản lý chủ yếu là các quyết định tác động vào đối tượng quản lý nhằm đạt được mục tiêu đề ra
Có thể nói thông tin vừa là nguyên liệu đầu vào vừa là sản phẩm đầu ra của hệ thống quản lý Thông tin là thể nền của quản lý cũng giống như năng lượng là thể nền của mọi hoạt động Không có thông tin thì không có hoạt động quản lý đích thực
Lao động quản lý của nhà quản lý có thể được chia ra làm hai phần : Lao động ra quyết định và lao động thông tin
Lao động ra quyết định chỉ bao hàm phần lao động của nhà quản lý từ sau khi có thông tin cho tới khi ký ban hành quyết định Lao động này thường là lao động nghệ thuật , ít mang tính quy trình và có nhiều yếu tố chủ quan Thời gian lao động ra quyết định chỉ chiếm khoảng 10% thời gian lao động của nhà quản lý
Lao động thông tin của nhà quản lý là toàn bộ phần lao động dành cho việc thu thập , lưu trữ , xử lý và phân phát thông tin Lao động này thường mang tính khoa học kỹ thuật , có quy trình và mang nhiều tính khách quan Thời gian lao động thông tin của nhà quản lý chiếm 90% thời gian lao động Việc phân chia lao động của nhà quản lý như vậy một mặt khẳng định tầm quan trọng của hệ thống thông tin trong quản lý một mặt giúp các nhà quản lý phân biệt ra cán bộ lao động thông tin và cán bộ lãnh đạo
Có thể nói rằng thông tin và lao động thông tin đang chiếm tỷ trọng lớn và có tầm quan trọng lớn , vì vậy mục tiêu giảm chi phí , tăng hiệu quả trong lĩnh vực thông tin đang là đối tượng nghiên cứu của nhiều ngành khoa học
2.1.1.2 Các mô hình quản lý một tổ chức Để xây dựng hệ thống thông tin cần phải hiểu rõ các hình thức tổ chức quản lý của tổ chức Về hình thức tổ chức xây dựng tổ chức quản lý thì có năm loại hình sau :
- Cấu trúc đơn giản ( Simple Structure ) : Chủ của tổ chức thâu tóm hầu hết quyền lực và trách nhiệm về chiến lược và sách lược Cấu trúc giản đơn thì có rất ít cán bộ trợ giúp và sự phân cấp quản lý hầu như không có Công việc không chuyên biệt hoá và cũng ít thay đổi Phần lớn các tổ chức trải qua giai đoạn cấu trúc giản đơn trong thời kỳ mới thành lập
- Cấu trúc quan chế máy móc ( Machine Bureaucracy ) : Cấu trúc quan chế máy móc có đặc trưng là sự xác định rõ ràng uy quyền , quyền lực tập trung trong việc ra quyết định và liên lạc chính thức trên toàn bộ tổ chức Trong hệ thống tác nghiệp là các quy trình thủ tục quy chuẩn , các quy tắc và luật lệ chặt chẽ
- Cấu trúc quan chế chuyên môn ( Professional Bureaucracy ) : Cấu trúc này thuê các nhà chuyên môn và cho họ kiểm soát công việc của họ Lao động chuyên môn của từng người khá độc lập với các lao động của các đồng nghiệp
- Cấu trúc phân quyền (Đivisionize Form ) : Một tổ chức phân quyền được cấu thành từ nhiều thực thể hầu như tự trị
- Cấu trúc nhóm dự án ( Adhocracy ) : Tổ chức có cấu trúc nhóm dự án phối hợp các nhóm chuyên gia vào những dự án nhỏ dựa trên yêu cầu của thị trường
Mỗi mô hình có phương thức quản lý riêng và do đó có những yêu cầu thông tin khác nhau Việc quản trị thông tin trong các hãng khác nhau như vậy đòi hỏi phải có những thay đổi thích ứng
2.1.2 Tính chất của thông tin theo cấp quyết định
2.1.2.1 Ba cấp quản lý trong một tổ chức
Theo quản điểm của R.N Anthony thì tổ chức như một thực thể được cấu thành từ ba mức quản lý có tên là : Lập kế hoạch chiến lược , kiểm soát quản lý chiến thuật và điều hành tác nghiệp Ở mức lập kế hoạch chiến lược thì có nhiệm vụ xác định mục đích , mục tiêu và nhiệm vụ của tổ chức Từ đó họ thiết lập các chính sách chung và những đường lối
Trách nhiệm chiến thuật là thuộc mức kiểm soát quản lý , có nghĩa là nơi dùng các phương tiện cụ thể để thực hiện các mục tiêu chiến lược được đặt ra ở mức cao hơn Anthony cho rằng việc tìm kiếm để có được những nguồn lực cần thiết cho việc thực hiện mục tiêu chiến lược , thiết lập các chiến thuật mua sắm , đa dạng hoá và định vị công nghiệp , tung ra các sản phẩm mới , thiết lập và theo dõi ngân sách là trách nhiệm ở mức kiểm soát quản lý này Ở mức điều hành tác nghiệp người ta quản lý việc sử dụng sao cho có hiệu quả và hiệu lực những phương tiện và nguồn lực để tiến hành tốt các hoạt động của tổ chức nhưng phải tuôn thủ những ràng buộc về tài chính , thời gian và kỹ thuật
2.1.2.2 Tính chất của thông tin theo mức quyết định
Với mỗi cấp quyết định thì thông tin phục vụ cần có những tính chất Đặc trưng thông tin Tác nghiệp Chiến thuật Chiến lược
Tần xuất Đều đặn , lặp lại Phần lớn là thường kỳ đều đặn Sau một kỳ dài , trong trường hợp đặc biệt
Tính độc lập của kết quả
Dự kiến trước được Dự đoán sơ bộ Có thông tin bất ngờ
Chủ yếu không dự kiến trước được Thời điểm Quá khứ và hiện tại Hiện tại và tưong lai
` Dự đoán cho tương lai là chính Mức chi tiết Rất chi tiết Tổng hợp thống kê Tổng hợp khái quát Nguồn Trong tổ chức Trong và ngoài tổ chức Ngoài tổ chức là chủ yếu Tính cấu trúc Cấu trúc cao Chủ yếu là có cấu trúc Một số phi cấu trúc
Hệ thống thông tin
2.2.2 Định nghĩa và các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người , các thiết bị phần cứng , phần mềm , dữ liệu … thực hiện hoạt động thu thập , lưu trữ , xử lý và phân phối thông tin trong một tập các ràng buộc được gọi là môi trường
Hệ thống thông tin quản lý nhân sự với đầu vào ( Input ) của hệ thống thông tin được lấy từ các nguồn ( Sources ) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước Kết quả xử lý ( Outputs ) được chuyển đến các đích ( Destination ) hoặc cập nhật vào kho dữ liệu ( Storage )
Mô hình hệ thống thông tin
Mô hình trên minh hoạ hệ thống thông tin quản lý nhân sự có bốn bộ phận : bộ phận đưa dữ liệu vào , bộ phận xử lý , kho dữ liệu và bộ phận đưa dữ liệu ra
2.2.3 Phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức
2.2.3.1 Phân theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra
Các hệ thống thường sử dụng các công nghệ khác nhau nhưng chúng phân biệt nhau trước hết bởi các loại hoạt động mà chúng trợ giúp Theo phương pháp này thì sẽ có năm loại hệ thống là : Hệ thống xử lý giao dịch ,
Hệ thống thông tin quản lý , Hệ thống trợ giúp ra quyết định , Hệ chuyên gia và Hệ thống tăng cường khả năng cạnh tranh
Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS ( Transaction Processin System )
Hệ thống xử lý giao dịch xử lý các giao dịch đến từ các giao dịch mà tổ chức thực hiện hoặc với khách hàng , với nhà cung cấp , những người cho vay hoặc với nhân viên của nó Các giao dịch sản sinh ra các tài liệu và các giấy tờ thể hiện những giao dịch đó Các hệ thống xử lý giao dịch có nhiệm vụ tập hợp tất cả các dữ liệu cho phép theo dõi các hoạt động của tổ chức Hệ thống giao dịch trợ giúp các hoạt động ở mức tác nghiệp
Hệ thống thông tin quản lý MIS ( Management Information System )
Hệ thống thông tin quản lý MIS là hệ thống trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức , các hoạt động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp , điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lược Hệ thống dựa chủ yếu vào các cơ sở dữ liệu được tạo ra bởi các hệ xử lý giao dịch cũng như từ các nguồn dữ liệu ngoài tổ chức Nói chung , hệ thống thông tin quản lý tạo ra các báo cáo cho các nhà quản lý một cách định kỳ hoặc theo yêu cầu Các báo cáo này tóm lược tình hình về một mặt đặc biệt nào đó của tổ chức Các báo cáo này thường có tính so sánh , chúng làm tương phản tình hình hiện tại với một tình hình đã được dự kiến trước , tình hình hiện tại với một dự báo , các dữ liệu hiện thời của các doanh nghiệp trong cùng một ngành công nghiệp , dữ liệu hiện thời và các dữ liệu lịch sử Các hệ thống thông tin quản lý phần lớn dựa vào các dữ liệu sản sinh từ các dữ liệu xử lý giao dịch do đó chất lượng thông tin mà chúng sản sinh ra phụ thuộc rất nhiều vào việc vận hành tốt hay xấu của hệ xử lý giao dịch Hệ thống phân tích năng lực bán hàng , theo dõi chi tiêu , theo dõi năng suất hoặc sự vắng mặt của nhân viên , nghiên cứu về thị trường là các hệ thống thông tin quản lý
Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS ( Decision Support System )
Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS là những hệ thống được thiết kế với mục đích rõ ràng là trợ giúp các hoạt động ra quyết định Quá trình ra quyết định thường được mô tả như là một quy trình được tạo thành từ ba giai đoạn : Xác định vấn đề , xây dựng và đánh giá các phương án giải quyết và lựa chọn một phương án Về nguyên tắc , một hệ thống trợ giúp ra quyết định phải cung cấp thông tin cho phép người ra quyết định xác định rõ tình hình mà một quyết định cần phải ra Thêm vào đó nó còn phải có khả năng mô hình hoá để có thể phân lớp và đánh giá các giải pháp Nói chung đây là các hệ thống đối thoại có khả năng tiếp cận một hoặc nhiều cơ sở dữ liệu và sử dụng một hoặc nhiều mô hình để biểu diễn và đánh giá tình hình
Hệ thống chuyên gia ES (Expert System )
Hệ thống chuyên gia ES là hệ thống cơ sở trí tuệ , có nguồn gốc từ nghiên cứu về trí tuệ nhân tạo , trong đó có sự biểu diễn bằng các công cụ tin học những tri thức của một chuyên gia về một lĩnh vực nào đó Hệ thống chuyên gia được hình thành bởi một cơ sở trí tuệ và một động cơ suy diễn
Có thể xem lĩnh vực hệ thống chuyên gia như là mở rộng của hệ thống đối thoại trợ giúp ra quyết định có tính chuyên gia hoặc như một sự tiếp nối của lĩnh vực hệ thống trợ giúp lao động trí tuệ Tuy nhiên đặc trưng riêng của nó nằm ở việc sử dụng một số kỹ thuật của trí tuệ nhân tạo , chủ yếu là kỹ thuật chuyên gia trong cơ sở trí tuệ bao chứa các sự kiện và các quy tắc được chuyên gia sử dụng
Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA (Information System for Competitive Advantage )
Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA được sử dụng như một trợ giúp chiến lược Khi nghiên cứu một hệ thống thông tin mà không tính đến lý do dẫn đến sự cài đặt nó hoặc không tính đến môi trường trong đó nó được phát triển , ta nghĩ rằng đó chỉ đơn giản là một hệ thống xử lý giao dịch , hệ thống thông tin quản lý , hệ thống trợ giúp ra quyết định hoặc một hệ chuyên gia Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh được thiết kế cho những người sử dụng là những người ngoài tổ chức , có thể là một khách hàng , một nhà cung cấp và cũng có thể là một tổ chức khác của cùng ngành công nghiệp Nếu như những hệ thống thông tin được xác định trước đây có mục đích trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức thì hệ thống tăng cường sức cạnh tranh là những công cụ thực hiện các ý đồ chiến lược
Hệ thống đó cho phép tổ chức thành công trong việc đối đầu với các lực lượng cạnh tranh thể hiện qua khách hàng , các nhà cung cấp , các doanh nghiệp cạnh tranh mới xuất hiện , các sản phẩm thay thế và các tổ chức khác trong cùng một ngành công nghiệp
2.2.3.2 Phân loại hệ thống thông tin trong tổ chức doanh nghiệp
Các thông tin trong một tổ chức được phân chia theo cấp quản lý và trong mỗi cấp quản lý thì thông tin lại được chia theo nghiệp vụ mà thông tin phục vụ Để hiểu cách phân loại hệ thống thông tin trong một doanh nghiệp sản xuất thì ta có thể xem bảng sau :
Kinh doanh và sản xuất chiến lược Hệ thống thông tin văn phòng
Kinh doanh và sản xuất chiến thuật
Tài chính chiến tác nghiệp
Kinh doanh và sản xuất tác nghiệp
Phân tích hệ thống thông tin theo lĩnh vực và mức ra quyết định
2.2.4 Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin
Một hệ thống thông tin mà người ta có thể mô ta khác nhau theo những quan điểm riêng biệt Có ba mô hình đã được đề cập để mô tả cùng một hệ thống thông tin : Mô hình logic ; mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong
Ba mô hình của một hệ thống thông tin
- Mô hình logic mô tả hệ thống thông tin làm những gì : Dữ liệu mà hệ thống thông tin thu thập , xử lý mà hệ thống phải thực hiện , các kho để chứa các kết quả hoặc dữ liệu để lấy ra cho các xử lý và những thông tin mà hệ thống sản sinh ra Mô hình logic này trả lời câu hỏi “ Cái gì ?” và “Để làm gì ?” Mô hình không quan tâm đến phương tiện được sử dụng cũng như địa điểm hoặc thời điểm mà dữ liệu được xử lý Mô hình của hệ thống gắn ở quầy tự động dịch vụ khách hàng do giám đốc dịch vụ mô tả thuộc mô hình logic này
- Mô hình vật lý ngoài chú ý đến những khía cạnh nhìn thấy được của hệ thống cũng như các vật mang dữ liệu và vật mang kết quả cũng như hình thức của đầu vào và đầu ra của hệ thống ,những phương tiện để thao tác với hệ thống , những dịch vụ , bộ phận , con người và vị trí công tác trong hoạt động xử lý dữ liệu , loại màn hình hoặc bàn phím sử dụng Mô hình vật lý ngoài này cũng chú ý tới mặt thời gian của hệ thống , nghĩa là về những thời điểm mà các hoạt động xử lý dữ liệu khác nhau xảy ra Mô hình này cũng trả lời các câu hỏi : Cái gì ? Ai ? Ở đâu ? và Khi nào ?
Phương pháp phát triển một hệ thống thông tin
2.3.1 Nguyên nhân dẫn đến việc phát triển hệ thống thông tin
Những vấn đề về quản lý
Những yêu cầu mới của nhà quản lý
Sự thay đổi của công nghệ
Thay đổi sách lược chính trị
Những yêu cầu mới của quản lý cũng có thể dẫn đến sự cần thiết của một dự án phát triển một hệ thống thông tin mới Những luật mới của chính phủ mới ban hành , việc ký kết một hiệp tác mới , đa dạng hoá các hoạt động của doanh nghiệp bằng sản phẩm mới hoặc dịch vụ mới Các hành động mới của doanh nghiệp cạnh tranh cũng có một tác động mạnh vào động cơ buộc doanh nghiệp phải có những hành động đáp ứng
Việc xuất hiện những công nghệ mới cũng có thể dẫn đến việc một tổ chức phải xem xét lại những thiết bị hiện có trong hệ thống thông tin của mình Khi các hệ quản trị cơ sở dữ liệu ra đời nhiều tổ chức phải rà soát lại các hệ thống thông tin của mình để quyết định những gì họ phải cài đặt khi muốn sử dụng những công nghệ mới này
Cuối cùng , vai trò của những thách thức chính trị cũng không nên bỏ qua Nó cũng có thể là những nguyên nhân dẫn đến việc phát triển một hệ thống thông tin
2.3.2 Phương pháp phát triển hệ thống thông tin
Mục đích chính xác của dự án phát triển một hệ thống thông tin là có được một sản phẩm đáp ứng nhu cầu của người sử dụng , mà nó được hoà hợp vào trong các hoạt động của tổ chức , chính xác về mặt kỹ thuật , tuân thủ các giới hạn về tài chính và thời gian định trước
Một phương pháp được định nghĩa như một tập hợp các bước và các công cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhưng dễ quản lý hơn Phương pháp được dựa vào nguyên tắc cơ sở chung của nhiều phương pháp hiện đại có cấu trúc để phát triển hệ thống thông tin Nguyên tắc 1: Sử dụng các mô hình
Nguyên tắc 2: Chuyển từ cái chung sang cái riêng
Nguyên tắc 3: Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi phân tích và từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế
Ba mô hình của một hệ thống thông tin , đó là mô hình logic , mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong Bằng cách mô tả về một đối tượng thì chúng ta nhận thấy rằng ba mô hình này được quan tâm từ những góc độ khác nhau Phương pháp phát triển hệ thống được thể hiện cũng dùng tới khái niệm của những mô hình này và vì vậy chúng ta phải luôn luôn phân định rõ ràng ba mức
Nguyên tắc đi từ cái chung đến cái riêng là một nguyên tắc của sự đơn giản hoá Thực tế người khẳng định rằng để hiểu tốt một hệ thống thì trước hết phải hiểu các mặt chung trước khi xem xét chi tiết Sự cần thiết áp dụng nguyên tắc này là hiển nhiên Tuy nhiên những công cụ đầu tiên được sử dụng để phát triển ứng dụng tin học cho phép tiến hành mô hình hoá một hệ thống bằng các khía cạnh chi tiết hơn
Nhiệm vụ phát triển cũng sẽ đơn giản hơn bằng cách ứng dụng nguyên tắc ba , có nghĩa là đi từ vật lý sang lôgic khi phân tích và đi từ lôgic sang vật lý khi thiết kế Như đã kể ra ở trên , phân tích bắt đầu từ thu thập dữ liệu và hệ thống thông tin đang tồn tại và về khung cảnh của nó Nguồn dữ liệu chính là những người sử dụng , các tài liệu và quan sát Cả ba nguồn này cung cấp chủ yếu sự mô tả mô hình vật lý ngoài của hệ thống
Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty cổ phần công nghệ thông tin Sông Đà
Phân tích thiết kế hệ thống
Sau khi hệ thống đã có dữ liệu thì công việc chính của hệ thống là phải thống kê và báo cáo được các yêu cầu của cấp trên, thông tin ra của hệ thống:
- Báo cáo danh sách cán bộ, danh mục phòng ban, danh sách kỷ luật khen thưởng…
- Muốn tra cứu theo một số thông tin về cán bộ thì hệ thống có khả năng cung cấp kịp thời
3.1.3 Sơ đồ luồng dữ liệu của hệ thống (DFD)
- Sơ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh: chỉ ra các quan hệ chính giữa các tác nhân ngoài là nơi cung cấp thông tin và nhận thông tin đầu ra của hệ thống
Thông báo T.Tin yêu cầu
HTTT Quản lý nhân sự Trởng phòng
- Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh: chi tiết hoá các chức năng tổng quát của sơ đồ mức ngữ cảnh
T.Tin Y/Cầu Cập nhật T.Tin
T.Tin cán bộ CSDL Quản lý cán bộ
1.0 TiÕp nhân và lu tr÷
3.0 Báo cáo Trởng phòng nh©n sù
- Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 của chức năng tiếp nhận và lưu trữ
- Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 của chức năng tìm kiếm
1.1 TiÕp nhận và lu tr÷
2.2 HiÓn thị thông tin t×m kiÕm
- Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 của chức năng báo cáo
3.1.4 Xây dựng mô hình và mối quan hệ giữa các thực thể: (E_R)
+ Khái niệm thực thể : Các thực thể được xác định là một đối tượng có thật , mang thông tin cần thiết cho hệ thống Tên thực thể , thể hiện kiểu hay lớp của các đối tượng , trong một bảng dữ liệu thì mỗi thể hiện của một thực thể tương đương với một dòng hay bản ghi
+ Khái niệm thuộc tính : Là một đánh giá , một đặc trưng hoặc một tính chất của thực thể Một thực thể phải có ít nhất hai thuộc tính trong đó có một thuộc tính làm khoá , thuộc tính phục vụ cho việc đánh giá chất lượng , xác
Trởng phòng nh©n sù định , phân loại , đánh giá số lượng hay biểu diễn trạng thái của thực thể Trong một bảng dữ liệu thì mỗi thuộc tính tương ứng với một cột
+ Khái niệm mối quan hệ giữa các thực thể : Giữa các thực thể luôn có mối quan hệ tác động với nhau trong thế giới thực Mối quan hệ đó có thể trực tiếp hay gián tiếp
Có các loại quan hệ sau :
Quan hệ một _một : Một bản thể của thực thể này tương ứng với một và chỉ một bản thể của thực thể kia và ngược lại
Quan hệ một _nhiều : Mỗi bảng thể của thực thể này tương ứng với một và chỉ một bản thể của thực thể kia và ngược lại mỗi bản thể của thực thể kia ứng với nhiều bản thể của thực thể này
Quan hệ nhiều_nhiều :Mỗi bản thể của thực thể này tương ứng với nhiều bản thể của thực thể kia và ngược lại
+ Thực thể hồ sơ : Bao gồm các thuộc tính sau
+ Thực thể chức vụ: bao gồm các thuộc tính sau
+ Thực thể kỷ luật khen thưởng bao gồm các thuộc tính sau
+ Thực thể loại trình độ bao gồm các thuộc tính sau
+ Thực thể phòng ban bao gồm các thuộc tính sau
+ Thực thể trình độ bao gồm các thuộc tính sau
Ta có mô hình quan hệ thực thể sau:
Các tệp dữ liệu của hệ thống là:
1 Hồ sơ cán bộ (mã cán bộ, họ đệm, tên, ngày sinh, địa chỉ, điện thoại, lương, giới tính, số chứng minh thư, nơi sinh)
2 Chức vụ (mã chức vụ, mã phòng ban, mã cán bộ, chức danh, ngày bắt đầu, ngày kết thúc, phụ cấp)
3 Kỷ luật khen thưởng (mã cán bộ, ngày khen thưởng, loại khen thưởng, ngày kỷ luật, loại kỷ luật)
4 Loại trình độ (mã cán bộ, mã trình độ, tên loại trình độ)
5 Phòng ban (mã phòng ban, tên phòng ban, địa chỉ, điện thoại)
6 Trình độ (mã trình độ, tên trình độ, ghi chú)
Sơ đồ cấu trúc dữ liệu:
Macb hode m te n ngaysin h diach i dientho ai luon g gioitin h socm t noisin
Macv macb mapb chucdanh ngaybd ngaykt phucap
Loại trình độ macb matd tenloaitd
Kỷ luật khen thưởng macb ngaykt loaikt ngaykl loaikl
Thiết kế chương trình
3.2.1 Sơ đồ quan hệ thực thể
3.2.2 Các bảng của hệ thống
Bảng Hồ sơ cán bộ
Tên trường Kiểu Mô tả
Macb Character Mã cán bộ
Socmt Character số chứng minh thư
Tên trường kiểu Mô tả
Macv character Mã chức vụ
Mapb Character Mã phòng ban
Macb Character Mã cán bộ
Ngaybd Date Ngày bắt đầu
Ngaykt date Ngày kết thúc phucap Numeric phụ cấp
Bảng kỷ luật khen thưởng
Tên trường kiểu Mô tả
Macb character Mã cán bộ
Ngaykt Date Ngày khen thưởng
Loaikt Character loại khen thưởng
Ngaykl Date Ngày kỷ luật loaikl Character loại kỷ luật
Tên trường kiểu Mô tả
Macb character Mã cán bộ
Matd Character Mã trình độ tenloaitd character Tên loại trình độ
Tên trường Kiểu Mô tả
Mapb Character Mã phòng ban
Tenpb Character Tên phòng ban
Diachi Character Địa chỉ dienthoai character Điện thoại
Một số thuật toán được sử dụng trong chương trình
Thuật toán nhập dữ liệu
Mở form nhập dữ liệu
Nhập dữ liệu vào bản ghi vừa thêm
Chọn thông tin cần tra cứu
Thuật toán xoá dữ liệu
Chọn bản ghi cần xoá
Một số giao diện của chương trình quản lý nhân sự
Giao diện Hồ sơ cán bộ
Giao diện lên báo cáo
Mẫu báo cáo của chương trình quản lý nhân sự