GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VĨNH PHÚC VÀ LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI
Giới thiệu tổng quan về công ty công nghệ thông tin Vĩnh Phúc
* Tên công ty: Công ty công nghệ thông tin Vĩnh Phúc
* Tên tiếng anh:Vinhphuc information technology company limited
* Tên giao dịch: VPI CO ,LDT
* Địa chỉ trụ sở chính
11B, nhà E4, Phường Thanh Xuân Bắc, Quận Thanh Xuân, Thành phố
* Loại hình doanh nghiệp: Công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên.
* Ngày thành lập: ngày 02 tháng 05 năm 2002.
* Đăng ký thay đổi lần 1: Ngày 07 tháng 03 năm 2006.
* Giấy phép thành lập: Giấy phép số 0102005195 do sở KH-ĐT thành phố Hà Nội cấp.
* Vốn điều lệ : 1.900.000.000 VNĐ ( Một tỷ chín trăm triệu đồng Việt Nam)
- Địa chỉ: Số 12 ngõ 91/50 Nguyễn Chí Thanh, Đống Đa, Hà Nội
- Email: vptek@hn.vnn.vn
- Trang web http:// www.vinhphuc.com.vn
* Mạng lưới chi nhánh, cửa hàng
- Trụ sở chính Công ty công nghệ thông tin Vĩnh Phúc Địa chỉ Số 12 ngõ 91/50 Nguyễn Chí Thanh Hà Nội Điện thoại: 84.4.773.4925
- Văn phòng Công ty cổ phần kế toán kiểm toán tư vấn Việt Nam Phòng G02 Toà nhà Maide Son Thái Thịnh, 104 Thái Thịnh, Hà Nội. Điện thoại: (04) 5.371.913; Fax (04) 5371.912
- Chi nhánh 59 Hoàng Sa, Thành phố Hồ Chí Minh. Điện thoại: (08).9.102.964; Fax: (08) 9.102.965.
- Chi nhánh 227 Mê Linh, Vĩnh Yên, Vĩnh Phúc Điện thoại: (0211).842.818 Fax: (0211).842.818
- Đại lý 10 đại lý các tỉnh thành và khu vực khác
- Buôn bán tư liệu sản suất, tư liệu tiêu dùng, chủ yếu trong lĩnh vực công nghệ thông tin và trang thiết bị văn phòng
- Dịch vụ lắp ráp, sửa chữa bảo hành các sản phẩm công ty kinh doanh
- Sản xuất phần mềm tin học, tư vấn và triển khai ứng dụng phần mềm kế toán và phần mềm quản trị doanh nghiệp Sản xuất gia công các phần mềm theo đơn đặt hàng của khách hàng
- Tư vấn, chuyển giao công nghệ trong lĩnh vực điện, điện tử, tin học
- Đại lý cung cấp các dịch vụ bưu chính, viễn thông
KINH DOANH PHÓ GIÁM ĐỐC
1.2 Sơ đồ tổ chức công ty
+ Khối văn phòng & kế toán : 03 người
+ Kinh doanh dịch vụ công nghệ : 17 người
Chức năng của từng phòng ban
+ Giám đốc: Định hướng hoạt động toàn công ty, đưa ra những kế hoạch chiến lược phát triển công ty Tổ chức thực hiện kế hoạch đó, xây dựng những quy định, chế độ lương, thưởng cho nhân viên, trực tiếp đôn đốc chỉ đạo các phó giám đốc.
+ Phó giám đốc kinh doanh: Chịu sự điều hành trực tiếp từ giám đốc, tham gia xây dựng chính sách chung với giám đốc, trực tiếp chỉ đạo phòng kỹ thuật và phòng phân phối Thực hiện kinh doanh theo đúng đường lối chiến lược của giám đốc Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh với giám đốc
+ Phó giám đốc phần mềm: Chịu sự điều hành trực tiếp của giám đốc tham gia xây dựng chính sách chung của công ty Trực tiếp chỉ đạo phòng lập trình và phòng dự án
+ Phòng kế toán: Thực hiện sự chỉ đạo của giám đốc, báo cáo kết quả hoạt động của toàn công ty, lập sổ sách kế toán và kế toán Hỗ trợ phó giám đốc phần mềm trong khi thực hiện xây dựng phần mềm kế toán Chi trả lương, thưởng các khoản phí cho nhân viên trong công ty
+ Văn phòng: Tiếp đón, lễ tân và phục vụ theo yêu cầu của giám đốc và phòng ban khác
+ Phòng kỹ thuật: Sửa chữa bảo dưỡng thiết bị, bảo hành
+ Phòng phân phối: Tìm kiếm khách hàng và bán hàng, cài đặt cho khách hàng, đào tạo hướng dẫn sử dụng cho khách hàng hỗ trợ chuyển đổi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới.
+ Phòng dự án: Lập kế hoạch cho dự án mới, tìm hiểu hệ thống mới cần xây dựng, phân tích yêu cầu, xây dựng giải pháp kỹ thuật Hỗ trợ phòng lập trình + Phòng lập trình: Tiến hành lập trình, kiểm tra chương trình, đóng gói và viết trợ giúp người sử dụng.
1.3 Quá trình hoạt động và phát triển của công ty
* Lĩnh vực kinh doanh chính: Buôn bán tư liệu tiêu dùng, dịch vụ khoa học kỹ thuật trong lĩnh vực điện tử tin học Trong năm 2002 -2005, công ty chủ yếu tập trung kinh doanh trong lĩnh vực cung cấp thiết bị cho ngành công nghệ thông tin, nghiên cứu và cung cấp các giải pháp mạng, thiết kế các sản phẩm phần mềm theo đơn đặt hàng, thiết kế trang web Đến nay, công ty công nghệ thông tin Vĩnh Phúc đã hoạt động trên nhiều lĩnh vực của ngành công nghệ thông tin nhằm đáp ứng cho khách hàng những dịch vụ trọn gói có chất lượng cao.
* Xây dựng các hệ thống thông tin
- Phân tích, thiết kế các dự án CNTT cho các cơ quan quản lý, hành chính sự nghiệp, các doanh nghiệp
- Cung cấp tổng thể hệ thống thông tin: Thiết bị mạng, phần mềm hệ thống, phần mềm ứng dụng đào tạo
* Đào tạo công nghệ thông tin.
- Tin học cơ bản ( Hệ điều hành, phần mềm ứng dụng cơ bản) Tin học nâng cao ( Tin học ứng dụng)
- Quản trị hệ thống máy tính và quản trị mạng
- Đào tạo về phần mềm kế toán
* Các dịch vụ về hạ tầng
- Cung cấp các hệ thống máy tính ( PC, xách tay), thiết bị ngoại vi
- Cung cấp các thiết bị mạng ( server, hub….)
- Nâng cấp và sửa chữa các hệ thống máy tính.
- Cài đặt các phần mềm hệ thống và ứng dụng
- Kết nối mạng cục bộ.
- Tổ chức các dịch vụ trên mạng ( thư tín, fax, các ứng dụng )
* Thiết kế và chuyển giao các sản phẩm phần mềm ứng dụng
Công ty VPTek hoạt động chuyên về thiết kế và chuyển giao các sản phẩm phần mềm cho các cơ quan quản lý và các doanh nghiệp Hiện nay, công ty đã phát triển và sẵn có trên 50 phần mềm ứng dụng các loại Các phần mềm quản lý bao gồm nhiều chủng loại.
Thị trường chủ yếu của công ty là các cơ quan hành chính sự nghiệp, các tổ chức kinh tế của nhà nước và một số khách hàng là các đơn vị liên doanh với nước ngoài, văn phòng đại diện Ngoài ra còn một số khách hàng là các tổ chức kinh tế ngoài quốc doanh.
Tổ chức diễn đàn và các hội thảo giới thiệu tiềm năng công nghiệp phần mềm Vịêt Nam để thu hút đầu tư.
Bảo vệ quyền lợi hợp pháp của các doanh nghiệp phần mềm Việt Nam và nước ngoài hoạt động tại Việt Nam.
Tổ chức các cuộc gặp giữa các nhà sản xuất với người tiêu thụ, giữa các nhà sản xuất trong nước với nhau và nước ngoài để trao đổi, học hỏi kinh nghiệm tăng cường cơ hội hợp tác phát triển phần mềm.
Giới thiệu các sản phẩm công nghệ thông tin tiên tiến, chất lượng cao tới người tiêu dùng.
Cung cấp các thông tin về thị trường cho các nhà sản xuất sản phẩm công nghệ thông tin
Hỗ trợ các doanh nghiệp phần mềm Việt Nam tuyên truyền, giới thiệu sản phẩm năng lực sản xuất đến thị trường trong và ngoài nước. Đào tạo nâng cao năng lực cho các doanh nghiẹp phần mềm Việt Nam về kỹ năng quản lý, lập dự án đầu tư, kỹ năng thương mại.
Tổ chức cho các doanh nghiệp phần mềm Việt Nam tham gia các hội thảo, triển lãm quốc tế và thu xếp cho một số đoàn thương nhân nước ngoài vào Việt Nam tìm kiếm cơ hội đầu tư hợp tác sản xuất kinh doanh.
Tổ chức diễn đàn trao đổi và cung cấp thông tin về tình hình, công nghệ, chính sách, chế độ mới cho các doanh nghiệp làm phần mềm.
Tổ chức các hội nghị, hội thảo tuyên truyền về ứng dụng công nghệ thông tin đến các doanh nghiệp và các tổ chức khác tại Việt Nam
Tư vấn cho các doanh nghiệp và các tổ chức khác lựa chọn giải pháp, phần mềm và xây dựng hệ thống quản lý công nghệ thông tin. Đào tạo ứng dụng tin học hoá cho các đối tượng có nhu cầu.
Xây dựng hệ thống thông tin quản lý cho các doanh nghiệp và các tổ chức khác.
Cung cấp các hệ phần mềm cho các doanh nghiệp và các tổ chức khác.
* Định hướng phát triển của công ty: Để có thể bắt kịp nền công nghệ thông tin của thế giới.
Công ty công nghệ thông tin Vĩnh Phúc với cương vị là nhà cung cấp,phân phối, các sản phẩm công nghệ thông tin ở Việt Nam luôn mong muốn có những sản phẩm máy tính làm hài lòng khách hàng Để có được điều này công ty đã và đang đặt quan hệ chặt chẽ với các đối tác trong và ngơài nước như: Intel, Microsoft, IBM, Aopen Với mục đích đó công ty không ngừng học hỏi và sáng tạo với với một đội ngũ Kỹ sư lành nghề, thái độ phục vụ chu đáo.
Nghiên cứu phát triển các ứng dụng cho các doanh nghiệp, gia đình, phục vụ giáo dục, giải trí, quản lý điều khiển tự động.
Giới thiệu về công ty TNHH Thương Mại và Sản Xuất Tiến Phát
Công ty Tiến Phát là đại lý chính thức cho tập đoàn Hoà Phát Được thành lập năm 2000 Địa chỉ Số 3 A, Phố Hàm Long, Hai Bà Trưng, Hà Nội
Số nhân viên: Công ty có 25 người
Tiến Phát là công ty chuyên kinh doanh buôn bán các loại sản phẩm phục vụ gia đình như các loại tủ, bàn ghế ,két an toàn…
2.1 Quá trình quản lý xuất - nhập kho của công ty Tiến Phát
Quản lý nhập: Sau mỗi lần xuất hàng bộ phận quản lý kho sẽ ghi lại chi tiết hàng xuất vào sổ chi tiết hàng hoá, để tiện theo dõi hàng hoá trong kho Khi mặt hàng nào đó trong kho sắp hết hoặc đã hết thì bộ phận quản lý kho sẽ tiến hành báo cho ban quản lý Ban quản lý sẽ lệnh cho bộ phận mua hàng tìm kiếm nhà cung cấp và tiến hành mua hàng Khi hàng được mua về kho, bộ phận kho sẽ nhận phiếu giao hàng và kiểm tra số lượng và chất lượng của hàng về có đúng với yêu cầu mua hàng không Sau khi kiểm tra xong số lượng và chất lượng của hàng đã đảm bảo thì bộ phân quản lý kho sẽ lập phiếu nhập kho Những hàng hoá không đáp ứng được yêu cầu chất lượng và số lượng sẽ được bộ phận quản lý kho giao cho bộ phận mua hàng trả lại nhà cung cấp cùng với biên bản kiểm nghiệm hàng hoá Một số hàng hoá khi xuất bán cho khách hàng vì một số lý do nào đó không đáp ứng được yêu cầu của khách hàng cũng được đưa về nhập kho chờ xử lý Việc theo dõi hàng nhập kho được diễn ra liên tục và thông tin về hàng trong kho được bộ phận kho theo dõi theo ngày, tháng, quý thậm chí cả tuần.
Quản lý xuất: Bộ phận bán hàng sẽ nhận yêu cầu mua hàng của khách hàng Khách ở đây có thể là mua lẻ hoặc mua buôn Bộ phận bán hàng có chức năng nhận yêu cầu và gửi đến bộ phận kho Bộ phận kho sẽ kiểm tra lượng hàng trong kho, sau đó sẽ gửi thông báo về số lượng hàng cho bộ phận bán hàng Nếu đủ đáp ứng yêu cầu của khách hàng thì bộ phận bán hàng sẽ viết hoá đơn bán hàng và giao cho khách hàng bản sao hoá đơn bán hàng. Khách hàng sẽ nhận và gửi lại cho bộ phận quản lý Bộ phận quản lý kho sẽ tiến hành kiểm tra và lập phiếu xuất kho Phiếu xuất kho sẽ được gửi cho khách hàng và một phiếu được giữ lại lưu vào kho phiếu xuất Khi xuất hàng thông tin về hàng xuất cũng được lưu vào trong sổ chi tiết hàng hoá để tiện đối chiếu kiểm tra.
Quản lý tồn kho: Việc quản lý hàng tồn được diễn ra ngay trong giao đoạn nhập và xuất hàng Hàng hoá được thực hiện qua máy tính mỗi khi phát sinh nhập hay xuất hàng
Giá thực tế của hàng xuất kho = Giá bình quân của
1 đơn vị hàng hoá Lượng hàng xuất kho x
2.2 Phương pháp tính giá của công ty Tiến Phát
Quản lý hàng hoá là quản lý cả về số lượng và giá trị Theo dõi tình hình hàng tồn kho dưới dạng cả chi tiết và tổng hợp Giá cả hàng hoá luôn luôn biến động theo thị trường nên việc tính giá cho sát với giá thị trường là rất quan trọng Các phương pháp tính giá là
- Phưong pháp tính đích danh (Còn gọi là phương pháp trực tiếp hay phươnp pháp cụ thể) Phương pháp này được áp dụng cho các doanh nghiệp có ít mặt hàng và những mặt hàng của doanh nghiệp ít biến động, hàng hoá được xuất ra được giữ nguyên theo khi nhập vào của chính mặt hàng đó Phương pháp này khó áp dụng với những hàng hoá hay biến động hoặc doanh nghiệp có nhiều mặt hàng khác nhau Vì mỗi lần nhập mới phải tạo ra một mã mới cho hàng về.
- Phương pháp Nhập trước - Xuất trước : Theo phương pháp này, hàng hoá được tính giá thực tế xuất kho trên cơ sở giả định là lô hàng nào nhập kho trước sẽ được xuất dùng trước, vì vậy lượng hàng xuất kho thuộc lần nhập nào thi tính giá thực tế của lần nhập đó
- Phương pháp giá thực tế bình quân cả kỳ dự trữ : Theo phương pháp này, căn cứ vào giá thực tế của hàng tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ, kế toán xác định được giá bình quân của một đơn vị hàng hoá Căn cứ vào lượng hàng xuất trong kỳ và giá đơn vị bình quân để xác định giá thực tế xuất trong kỳ:
- Phương pháp giá thực tế bình quân sau mỗi lần nhập : Theo phương pháp này, sau mỗi lần nhập kế toán phải xác định giá bình quân của từng danh điểm hàng hoá Căn cứ vào giá đơn vị bình quân và lượng hàng xuất kho giữa 2 lần nhập kế tiếp để kế toán xác định giá thực tế hàng xuất kho.
- Phương pháp giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước1 : Theo phương pháp này, việc xác định giá đơn vị bình quân dựa trên giá thực tế và lượng hàng tồn kho cuối kỳ trước Dựa vào giá đơn vị bình quân nói trên và lượng hàng xuất kho trong kỳ mà kế toán xác định được giá thực tế hàng xuất kho theo từng danh điểm.
Vớí bài toán này, em chọn phương pháp tính giá bình quân sau mỗi lần nhập
Lý do chọn đề tài
Trong thời gian thực tập tại công ty CNTT Vĩnh Phúc em đã được tham gia nhiều lần đi thực tế cùng các anh tại công ty Trong số những lần đó có công ty TNHH thương mại và sản xuất Tiến Phát Em đã đựơc tiếp xúc và trao đổi với các anh chi tại đây để tìm hiểu thực tế hoạt động của công ty Do vậy mà em quyết định lựa chọn đề tài “ Quản lý hàng hoá tồn kho tại công ty TNHH thương mại và sản xuất Tiến Phát “ làm báo cáo thực tập của mình. Nhằm: Tìm hiểu hệ thống quản lý hàng hoá tồn kho tại một doanh nghiệp nói chung và cụ thể là quản lý hàng hoá tồn kho tại công ty TNHH Thương Mại và Sản Xuất Tiến Phát Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý hàng hoá tồn kho tại công ty TNHH Thương Mại và Sản Xuất Tiến Phát Từ đó tìm hiểu các bước xây dựng một ứng dụng thực tế Và tìm hiểu cách tính giá hàng hoá tồn kho tại công ty Đây cũng là bài toán quản lý kinh tế rất phù hợp với những gì đã được học tập trong trường Em cảm thấy lựa chọn đề tài là phù hợp với khả năng và bản thân đã được học tập.
MỘT SỐ KHÁI NIỆM VỀ PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
Thông tin
Thông tin được hiểu theo nghĩa thông thường là một thông báo hay tin nhận được làm tăng sự hiểu biết của đối tượng nhận tin về một vấn đề nào đó, là sự thể hiện mối quan hệ các sự vật hiện tượng
Thông tin tồn tại dưới các hình thức
Mã hiệu hay xung điện
1.1.2 Tính chất của thông tin
Thông tin quản lý là thông tin mà có ít nhất một cán bộ quản lý cần hoặc có ý muốn dùng và ra quyết định quản lý của mình
Hệ thống thông tin
1.2.1 Định nghĩa và các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập các ràng buộc được gọi là môi trường.Các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin được thể hiện bởi con người,các thủ tục, dữ liệu và thiết bị tin học Đầu vào ( inputs) của hệ thống thông
Thu thập Xử lý và lưu trữ
Phân phát Đích tin được lấy từ các nguồn (Sources) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước Kết quả xử lý (Outputs) được chuuyển đến các đích (Destination) hoặc cập nhật vào kho lưu trữ dữ liệu (Storage).
Hình2.1: Mô hình hệ thống thông tin.
Như hình trên minh hoạ, mọi hệ thống thông tin có bốn bộ phận: bộ phận đưa dữ liệu vào, bộ phận xử lý, kho dữ liệu và bộ phận đưa dữ liệu ra.
1.2.2 Phân loại hệ thống thông tin trong tổ chức
1.2.2.1 Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra
- Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS ( Transaction Processing System)
Hệ thống xử lý giao dịch xử lý các dữ liệu đến từ các giao dịch mà tổ chức thực hiện hoặc với khách hàng, với nhà cung cấp, những người cho vay hoặc với chính nhân viên của nó Các giao dịch sản sinh ra các tài liệu và các giấy tờ thể hiện những giao dịch đó Các hệ thống xử lý giao dịch có nhiệm vụ tập hợp tất cả các hoạt động của tổ chức Chúng trợ giúp ở mức tác nghiệp Một số hệ thống thuộc loại này như: hệ thống trả lương, lập đơn đặt hàng, làm hoá đơn, theo dõi khách hàng, theo dõi nhà cung cấp, cập nhật tài khoản của ngân hàng và tính thuế phải trả cho người nộp thuế…
- Hệ thống thông tin quản lý MIS (Management Information System)4
Là những hệ thống trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức, các hoạt động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lược Chúng chủ yếu dựa vào các cơ sở dữ liệu được tạo ra bởi các hệ xử lý giao dịch cũng như từ các nguồn dữ liệu ngoài tổ chức Chúng tạo ra các báo cho các nhà tổ chức theo định kỳ hoặc theo yêu cầu Các báo cáo này tóm lược tình hình về một mặt đặc biệt nào đó của tổ chức và các báo cáo thường có tính chất so sánh, chúng tương phản tình hình hiện tại với một tình hình đã dự kiến trước, tình hình hiện tại với một dự báo, các dữ liệu hiện thời của các doanh nghiệp trong cùng một ngành công nghiệp, dữ liệu hiện thời và các dữ liệu lịch sử Vì các hệ thống thông tin quản lý phần lớn dựa vào các dữ liệu sản sinh từ các hệ xử lý giao dịch do đó chất lượng thông tin mà chúng sản sinh ra phụ thuộc rất nhiều vào việc vận hành tốt hay xấu của hệ xử lý giao dịch Hệ thống phân tích năng lực bán hàng, theo dõi chi tiêu, theo dõi năng suất hoặc sự vắng mặt của nhân viên, nghiên cứu thi trường … là các hệ thống thông tin quản lý.
- Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS (Decision Support System)
Là hệ thống được thiết kế với mục đích rõ ràng là trợ giúp các hoạt động ra quyết định Quá trình ra quyết định thường được mô tả như là một quy trình được tạo thành từ ba giai đoạn: Xác định vấn đề, xây dựng và đánh giá các phương án để giải quyết và lựa chọn một phương án Về nguyên tắc, một hệ thống trợ giúp ra quyết định phải cung cấp thông tin cho phép người ra quyết định phải cung cấp thông tin cho phép người ra quyết định xác định rõ tình hình mà một quyết định cần phải ra Thêm vào đó nó còn có khả năng mô hình hoá để có khả năng phân lớp và đánh giá các giải pháp Nói chung đây là các hệ thống đối thoại có khả năng tiếp cận một hoặc nhiều cơ sở dữ liệu và sử dụng một hoặc nhiều mô hình để biểu diễn và đánh giá tình hình.
- Hệ thống chuyên gia ES (Expert System)5 Đây là những hệ thống cơ sở trí tuệ, có nguồn gốc từ nghiên cứu về trí tuệ nhân tạo, trong đó có sự biểu diễn bằng các công cụ tin học những tri thức của một chuyên gia về một lĩnh vực nào đó Hệ thống chuyên gia được hình thành bởi một cơ sở trí tuệ và một động cơ suy diễn Có thể xem lĩnh vực hệ thống chuyên gia như là mở rộng của những hệ thống đối thoại trợ giúp ra quyết định có tính chuyên gia hoặc như một sự tiếp nối của lĩnh vực hệ thống trợ giúp lao động trí tuệ Tuy nhiên đặc trưng riêng của hệ thống chuyên gia nằm ở việc sử dụng một số kỹ thuật của trí tuệ nhân tạo, chủ yếu là kỹ thuật chuyên gia trong cơ sở trí tuệ bao chứa các sự kiện và các quy tắc được chuyên gia sử dụng.
- Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA
(Information System for Competitive Advantage)
Hệ thống thông tin loại này được sử dụng như một trợ giúp chiến lược.Khi nghiên cứu một HTTT mà không tính đến những lý do dẫn đến sự cài đặt nó hoặc cũng không tính đến môi trường trong đó nó được phát triển nó được phát triển, ta nghĩ rằng đó chỉ đơn giản là một hệ thởng lý giao dịch, hệ thống thông tin quản lý, hệ thống trợ giúp ra quyết định hoặc một hệ chuyên gia Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh được thiết kế cho những người sử dụng là những người ngoài tổ chức, có thể là một khách hàng, nhà cung cấp và cũng có thể là một tổ chức khác của cùng ngành công nghiệp Hệ thống này cho phép tổ chức thành công trong việc đối đầu với các lực lượng cạnh tranh thể hiện qua khách hàng, các nhà cung cấp, các doanh nghiệp cạnh tranh mới xuất hiện, các sản phẩm thay thế và các tổ chức khác trong cùng một ngành công nghiệp.
Mô hình ổn định nhất
Mô hình hay thay đổi nhất
Cái gì? Để làm gì?
Cái gì ở đâu? Khi nào?
Mô hình lôgic (Góc nhìn quản lý)
Mô hình vật lý ngoài (Góc nhìn sử dụng)
Mô hình vật lý trong (Góc nhìn kỹ thuật)
1.2.2.2 Phân loại hệ thống thông tin theo lĩnh vực và mức ra quyết đinh
Kinh doanh và sản xuất chiến lược
Hệ thống thông tin văn phòng
Kinh doanh và sản xuất chiến thuật
Tài chính chiến tác nghiệp
Kinh doanh và sản xuất tác nghiệp
1.2.3 Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin
Có ba mô hình mô tả cùng một hệ thống thông tin: mô hình lôgic, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong.
Hình 2.2: Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin
Mô hình lô gíc mô tả hệ thống làm gì: dữ liệu mà nó thu thập, xử lý mà nó phải thực hiện, các kho mà nó phải thực hiện, các kho để chứa các kết quả hoặc dữ liệu để lấy ra cho các xử lý và những thông tin mà hệ thống sản sinh7 ra Mô hình này trả lời câu hỏi “Cái gì?” và “Để làm gì?” Nó không quan tâm tới phương tiện được sử dụng cũng như địa điểm hoặc thời điểm mà dữ liệu được xử lý
- Mô hình vật lý ngoài
Mô hình này chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy được của hệ thống như là các vật mang dữ liệu và vật mang kết quả cũng như hình thức của đầu vào và của đầu ra, phương tiện để thao tác với hệ thống, những dịch vụ, bộ phận, con người và vị trí công tác trong hoạt động xử lý, các thủ tục thủ công cũng như những yếu tố về địa điểm thực hiện xử lý dữ liệu, loại màn hình hoặc bàn phím được sử dụng Mô hình này cũng chú ý tới mặt thời gian của hệ thống, nghĩa là về những thời điểm mà các hoạt động xử lý dữ liệu khác nhau xảy ra Nó trả lời câu hỏi: Cái gì?Ai? Ở đâu? và Khi nào?
- Mô hình vật lý trong
Liên quan tới những khia cạnh vật lý của hệ thống tuy nhiên không phải là cái nhìn của người sử dụng mà là của nhân viên kỹ thuật Chẳng hạn đó là những thông tin liên quan tới loại trang thiết bị được dùng để thực hiện hệ thống, dung lượng kho lưu trữ và tốc độ xử lý của thiết bị, tổ chức vật lý của dữ liệu trong kho chứa, cấu trúc của chương trình và ngôn ngữ thể hiện Mô hình giải đáp câu hỏi: Như thế nào?
Phương pháp luận để phát triển một hệ thống thông tin quản lý
2.1 Nguyên nhân dẫn đến việc phát triển một hệ thống thông tin
Mục tiêu cuối cùng của những cố gắng phát triển hệ thống thông tin là cung cấp cho những thành viên trong tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất Phát triển một hệ thống thông tin bao gồm việc phân tích hệ thống đang tồn tại, thíêt kế hệ thống mới, thực hiện và tiến hành cài đặt nó Phân tích một hệ thống bắt đầu từ việc thu thập dữ liệu và chỉnh đốn chúng để đưa ra được chuẩn đoán về tình hình thực tế Thiết kế nhằm xác định các bộ phận của hệ thống mới có khả năng cải thiện tình trạng hiện tại và xây dựng các8 mô hìnhg lôgic và các mô hình vật lý ngoài của hệ thống đó Việc thực hiện hệ thống thông tin liên quan tới xây dựng mô hình vật lý trong của hệ thống mới và chuyển mô hình đó sang ngôn ngữ tin học Cài đặt hệ thống là tích hợp nó vào hoạt động của tổ chức.
Câu hỏi đầu tiên của việc phát triển một hệ thống thông tin mới là cái gì bắt buộc một tổ chức phải tiến hành phát triển một hệ thống thông tin? Sự hoạt động tồi tệ của hệ thống thông tin, những vấn đề quản lý và việc thâm thủng ngân quỹ là những nguyên nhân đầu tiên thúc đẩy một yêu cầu phát triển hệ thống Nhưng cũng có một số nguyên nhân khác nữa như yêu cầu của nhà quản lý, công nghệ thay đổi và cả sự thay đổi sách lược chính trị Có thể tựu chung lại thành những nguyên nhân chinh sau.
- Những vấn đề quản lý
Hiệu quả kinh doanh về mặt kinh tế thấp
Chi phí sản xuất kinh doanh lớn
Chất lượng sản phẩm chưa cao không đáp ứng yêu của người dùng Sức cạnh tranh yếu
- Những yêu cầu mới của nhà quản lý
Trong môi trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt như hiện nay thì ngày càng phát sinh ra những vấn đề quản lý mới Để đáp ứng những nhu cầu nhà quản lý, để cho doanh nghiệp có thể tồn tại và chiến thắng trong cạnh tranh đòi hỏi phải xây dựng một hệ thống mới
- Áp lực của cấp dưới
Các yêu cầu dòi hỏi về hệ thống thông tin Ý kiến muốn có một hệ thống thông tin hoạt động tôt
- Sự thay đổi của công nghệ
Khi xuất hiện một công nghệ mới ra đời có thể dẫn đến tổ chức phải xem xét lại những thiết bị hiện có trong hệ thống thông tin của mình Khi các hệ quản trị cơ sở dữ liệu ra đời nhiều tổ chức phải rà soát lại các hệ thống9 thông tin của mình để quyết định những gì họ phải cài đặt khi muốn sử dụng những công nghệ mới này
- Thay đổi sách lược chính trị
Một bộ máy quản lý luôn luôn thay đổi và không ngừng hoàn thiện.Cùng với sự sửa đổi đó là ban hành những chính sách và pháp luật mới và buộc các doanh nghiệp nhà quản lý cũng phải thay đổi hệ thống thông tin của mình để đáp ứng được những sự thay đổi đó nhất là hệ thống thông tin kế toán
2.2 Một số phương pháp phát triên hệ thống thông tin
2.2.1 Phương pháp vòng đời phát triển hệ thống
Vòng đời phát triển hệ thống là một phương pháp luận ra đời sớm nhất và đến nay vẫn được sử dụng rộng rãi Theo phương pháp này hệ thống thông tin cũng giống như một thực thể bất kỳ: có giai đoạn bắt đầu, giai đoạn phát triển, giai đoạn trưởng thành và giai đoạn kết thúc Quá trình phát triển của hệ thống thông tin gồm sáu giai đoạn: Xác định dự án, nghiên cứu hệ thống, thiết kế,lập trình, thử nghiệm và triển khai Mỗi giai đoạn gồm các hoạt động cơ bản cần phải hoàn thành giai đoạn trước rồi mới bắt đầu giai đoạn sau Các giai đoạn được thực hiện lần lượt với sự phân công lao động rõ ràng giữa những người sử dụng và các chuyên gia kỹ thuật
Phương pháp vòng đời hệ thống rất thích hợp để xây dựng các hệ thống lớn, phức tạp vì nó đòi hỏi hệ thống có cấu trúc và xác định chặt chẽ. Thường được kiểm tra sát sao trong quá trình phát triển Phương pháp này cũng rất dễ bảo trì và phát triển Tuy nhiên, phương pháp này có chi phí cao, thời gian thực hiện kéo dài và không mềm dẻo Khối lượng dữ liệu lần đầu là rất lớn và sẽ tăng lên rất nhiều nếu như các yêu cầu đặc tả phải làm lại. Phương pháp này không thích hợp với các hệ thống nhỏ thay đổi nhanh.
Phưong pháp này ít hình thức hoá hơn phưong pháp vòng đời Thay vào việc tạo ra nhiều đặc tả, phương pháp làm bản mẫu nhanh chóng tạo ra một0 mô hình làm việc thực nghiệm để người sử dụng xem xét, đánh giá Khi bản mẫu được hoàn thiện nó được dùng cho các bước tiếp theo.
Các bước của phương pháp làm bản mẫu.
Bước 1 Thu thập thông tin cơ bản về hệ thống: Chuyên viên thiết kế hệ thống làm việc với người sử dụng để nắm bắt các yêu cầu cơ bản cho việc tạo ra bản mẫu.
Bước 2 Tiến hành xây dựng bản mẫu ban đầu Người thiết kế tạo nhanh một bản mẫu bằng cách sử dụng các công nghệ phần mềm thiết kế. Bước 3 Trình diễn lấy ý kiển đánh giá Bản mẫu được xây dựng đem trình diễn hay cho người sử dụng thử nghiệm Người sử dụng biết được bản mẫu đáp ứng yêu cầu của họ như thế nào và đưa ra những lời đề nghị bổ xung và cải tiến.
Bước 4 Hoàn thiện bổ sung tiến hoá bản mẫu Người thiết kế thay đổi bản mẫu để đáp ứng đòi hỏi mới của người sử dụng.
Lặp lại các bước 3, bước 4 cho đến khi bản mẫu thoả mãn yêu cầu đặt ra Khi bản mẫu được chấp nhận là hoàn tất đặc tả cuối cùng của ứng dụng
Thu thập thông tin cơ bản
Tạo bản mẫu đầu tiên
Trình diễn, lấy ý kiến đánh giá
Kết luận Bổ xung, hoàn thiện Loại bỏ mẫu
Hình 2.3: Sơ đồ phương pháp làm bản mẫu
2.2.3 Phương pháp sử dụng phần mềm đóng gói
Sau khi phân tích, thiết kế, người sử dụng chọn các gói phần mềm có sẵn thích hợp để xây dựng hệ thống Khi đó tổ chức không cần viết chương trình, mà chỉ cần cài đặt nó để sử dụng Việc sử dụng phần mềm đóng gói đã thực sự rút ngắn được thời gian và chi phí cho việc phát triển một hệ thống mới và chi phí quản lý quá trình phát triển của hệ thống Người bán cung cấp các công cụ hỗ trợ, bảo trì và tăng cường hệ thống làm cho nó có khả năng phát triển theo kịp tiến bộ công nghệ Việc cung cấp các tài liệu về phần mềm đóng gói là rất đầy đủ kịp thời Các phần mềm thường hoạt động rất ổn định.
Nhược điểm của phần mềm đóng gói là tính mềm dẻo kém, đối với bài toán đặc biệt thì không hiệu quả hoặc không dùng được Giảm hiệu quả khi phát sinh các phần chương trình hỗ trợ Không có khả năng can thiệp vào hệ thống Để chọn được phần mềm đóng gói thích hợp, cần đánh giá nó theo2 nhiều tiêu chuẩn khác nhau Các mặt sau đây cần được xem xét khi đánh giá
- Chức năng: Gói chương trình có thể đáp ứng được chức năng gì?
- Tính mềm dẻo: Gói phần mềm có dễ cải biên, dễ mở rộng không?
- Tính thân thiện: Dễ sử dụng,dễ nhớ, dễ học…
- Yêu cầu kỹ thuật: Cấu hình tối thiểu, dung lượng
- Cài đăt: Cài đặt có dễ không.
- Tài liệu: Tài liệu cho người dùng, tài liệu cho hệ thống được cung cấp bao gồm những tài liệu gì? Nó có đầy đủ, dễ đọc không?
2.2.4 Phương pháp tạo điều kiện người sử dụng cuối cùng tham gia phát triển hệ thống
Trong nhiều tổ chức, người sử dụng cuối cùng phát triển một phần đáng kể hệ thống thông tin với sự trợ giúp chút ít hay không chính thức của các chuyên gia tin học Nhiều hệ thống do người sử dụng cuối cùng phát triển đã nang lại kết quả nhanh hơn phương pháp vòng đời Việc phát triển hệ thống do người sử dùng cuối cùng xác định được yêu cầu cụ thể của hệ thống, nhanh, giá thành rẻ Tuy nhiên do người dùng tự phát triển các phần mềm một cách độc lập nên có thể tạo ra những vấn đề không tránh khỏi như: tính hệ thống kém ( Dư thừa dữ liệu, khả năng kết nối kém ), trình độ công nghệ kém, tài liệu không được xây dựng một cách thích hợp và thời Điều kiện để người sử dụng cuối cùng phát triển hệ thống là cần có một trung tâm tin học hỗ trợ
Một tổ chức có thể thuê một công ty chuyên nghiệp xây dựng và vận hành hệ thống để cung cấp dịch vụ cho họ Hình thức này ngày càng trở nên phổ biến và thích hợp cho nhiều tổ chức có những điều kiện đặc thù Việc thuê ngoài cho phép tổ chức nhận được dịch vụ nhanh chóng, chỉ phải bỏ3 phần chi phí dịch vụ mà không phải bỏ phần chi phí đầu tư Nhược điểm của phương pháp này là khi tổ chức không còn trách nhiệm với sự phát triển và hoạt động hệ thống thông tin, nó có thể mất khả năng kiểm soát được các chức năng của hệ thống thông tin và bị khống chế mỗi khi có vấn đề trong quan hệ với họ Sự phụ thuộc này dẫn đến chi phí cao hay mất định hướng phát triển về kỹ thuật Những bí mật thương mại và thông tin lợi thế có thẻ bị lọt ra ngoài Bản thân tổ chức không có điều kiện phát triển tiềm lực của mình.
2.3 Nguyên tắc phát triển hệ thống thông tin
Có 3 nguyên tắc làm cơ sở chung cho sự phát triển hệ thống thống tin
- Sử dụng các mô hình
- Chuyển từ cái chung sang cái riêng
- Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình lô gíc khi phân tích và chuyển từ mô hình lôgíc sang mô hình vật lý khi thiết kế
2.4 Các công đoạn của quá trình phát triển hệ thống thông tin
Phân tích chi tiết hệ thống thông tin quản lý
3.1 Mục tiêu của giai đoạn phân tích chi tiết
Mục tiêu chính của giai đoạn phân tích chi tiết là đưa ra được chuẩn đoán về hệ thống đang tồn tại – nghĩa là xác định được những vấn đề chính cũng như những nguyên nhân chính của hệ thống, xác định mục tiêu cần đạt được của hệ thống mới và đề xuất ra được các yếu tố giải pháp cho phép đạt được mục tiêu trên
3.2 Các phương pháp thu thập thông tin
Phỏng vấn là hỏi trực tiếp người có liên quan để thu thập thông tin Đó là cách đơn giản và hiệu quả nhất để thu thập thông tin về một tổ chức Có nhiều cách phỏng vấn hiệu quả Tuy nhiên kết quả phỏng vấn phụ thuộc vào các yếu tố : 7
- Chất lượng câu hỏi và phương pháp ghi chép
- Kinh nghiệm và khả năng giao tiếp của người phỏng vấn
Phỏng vấn được thực hiện theo các bước sau:
Phỏng vấn là công cụ tốt để thu thông tin chi tiết, phong phú, cho phép giải thích hay hỏi bổ sung ngay khi cần thiết Tuy nhiên phương pháp này cần nhiều thời gian, căng thẳng và rất bị động do phụ thuộc nhiều vào điều kiện người được hỏi, yêu cầu người phỏng vấn phải được đào tạo và có được những kinh nghịêm nhất định.
3.2.2 Sử dụng phiếu điều tra
Khi cần lấy thông tin từ một số lượng lớn các đối tượng và trên một phạm vi địa lý rộng thì dùng tới phiếu điều tra Yêu cầu các câu hỏi trên phiếu phải rõ ràng, cùng hiểu như nhau Phiếu ghi theo cách thức dễ tổng hợp sử dụng phiếu điều tra gồm các bước.
Phương pháp này thường được dùng để bổ xung cho các phương trên.
Nó có ưu điểm là nhanh và rẻ hơn phỏng vấn, dễ tổng kết, việc đào tạo người điều tra ít tốn kém cả về thời gian và chi phí Kết quả có độ chính xác thấp và được đánh giá bằng con số trung bình thống kê.
Con người không phải luôn nhớ hết và kể đầy đủ mọi điều mà họ biết, họ nghĩ, đặc biệt là những sự kiện ít xảy ra hay những sự kiện đã xảy ra lâu trong quá khứ Hơn nữa thường có sự khác biệt giữa nhận thức và thực tế, mô tả lại mang tính chủ quan, có thể bị bỏ qua nhiều chi tiết Vì vậy quan sát để bổ xung để chính xác hoá thông tin8
Quan sát thường tốn thời gian và gặp khăn vì người bị quan sát không thực hiện giống như ngày thường
3.2.4 Nghiên cứu, phân tích các thủ tục và tài liệu
Cho phép nghiên cứu tỉ mỉ nhiều khía cạnh về tổ chức như: lịch sử hình thành và phát triển của tổ chức, tình trạng tài chính, các tiêu chuẩn và định mức, cấu trúc thứ bậc, vai trò và nhiệm vụ của thành viên, nội dung và hình dạng của thông tin vào ra Các thông tin trên giấy tò phản ánh quá khứ hiện tại và tương lai của tổ chức.
3.3 Các công cụ phân tích hệ thống thông tin
- Là tên quy ước thường ngắn gọn hơn để biểu đạt một đối tượng hay thuộc tính của đối tượng.
-Lợi ích của mã hoá:
- Nhận diện không nhầm lẫn giữa cá đối tượng
- Mô tả nhanh chóng các đối tượng
- Nhận diện nhóm đối tượng nhanh hơn
- Các phương pháp mã hoá
Mã số phân cấp: Nguyên tắc đơn giản, người ta cho kéo dài từng con số, ký hiệu của mã số về phía phải để đi sâu vào chi tiết biểu diễn. Đặc điểm của phương pháp mã số phân cấp là: Mỗi một mã số cấp thấp hơn có và chỉ có một mã số cấp cao; Một mã số cấp cao hơn sẽ có nhiều mã số cấp dưới (Giống như phương pháp tổ chức cây thư mục). Ưu điểm: Khả năng tổng hợp, phân tích thông tin rất lớn.
Việc thành lập bộ mã tương đối dễ dàng.
Nhược điểm: Bộ mã sẽ trở nên cồng kềnh khi nhận diện đối tượng.
Mã số liên tiếp: Được thiết kế bằng cách tạo ra một dãy các ký hiệu theo quy tắc nhất định: Một khách hàng mới phát sinh mang mã số 1024 thì khách hàng trước đó sẽ mang mã số 1023 và khách sau đó sẽ mang mã số 1025. Ưu điểm: Mã số này hoàn toàn không thể nhầm lẫn.
Bộ mã số có thể xây dựng dễ dàng.
Nhược điểm: Bộ mã số không có tính chất gợi nhớ.
Bộ mã số không cho phép chèn thêm một mã số mới giữa hai mã số cũ.
Mã số tổng hợp: Kết chuyển giữa mã số phân cấp với mã số liên tiếp, tức là phân mã thành từng cấp sau đó dùng mã liên tiếp Phương pháp này được nhiều người dùng ưa thích vì nó khắc phục được nhược điểm của hai phương pháp trên.
Mã số gợi nhớ: Phương pháp này căn cứ vào các đặc tính của đối tượng để xây dựng Hãng Hàng không quốc gia Việt Nam được mã hoá là
"VNA"; UBND quận Ba Đình được ký hiệu là "ubndqbd". Ưu điểm: Có tính chất gợi nhớ cao, thông qua mã này người sử dụng hiểu được phần đặc tả của đối tượng cần mã hoá.
Có thể mở rộng được.
Nhược điểm: Cồng kềnh, khó tổng hợp hay phân tích thông tin.
Trên đây là một số phương pháp thiết kế mã, người sử dụng có thể tuỳ theo tình hình thực tiễn của cơ quan, tổ chức mình mà có phương pháp thiết
Thủ công Tin học hoá
Tài liệu kế mã thích hợp.
3.3.2 Sơ đồ luồng thông tin IFD (Information Flow Diagram)
Sơ đồ luồng thông tin được dùng để mô tả hệ thống thông tin theo câch thức động Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trong thế giới vật lý bầng các sơ đồ.
Các ký pháp dùng trong sơ đồ luồng thông tin
- Kho lưu trữ dữ liệu
- Dòng thông tin - Điều khiển
3.3.3 Sơ đồ luồng dữ liệu DFD ( Data Flow Diagram)
Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả cũng chính hệ thống thông tin như sơ đồ luồng thông tin nhưng trên góc độ trừu tượng Trên sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu, các xử lý, các lưu trữ dữ liệu, nguồn và đích nhưng không hề quan tâm tới nơi, thời điểm và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý Sơ đồ
Tên người/ bộ phận phát/ nhận tin
Tên dòng dữ liệu Tên tiến trình xử lý
Kho dữ liệu Tệp dữ liệu luồng dữ liệu chỉ mô tả đơn thuần hệ thống thông tin làm gì và để làm gì.
- Ký pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu (DFD)
Ngôn ngữ sơ đồ luồng dữ liệu DFD dùng 4 loại ký pháp cơ bản: thực thể, tiến trình, kho dữ liệu và dòng dữ liệu.
Thiết kế lô gíc một hệ thống thông tin
Mục đích của thiết kế lô gíc là xác định một cách chi tiết và chính xác những cái gì mà hệ thống mới phải làm để đạt được những mục tiêu đã được thiết lập từ giai đoạn phân tích chi tiết mà vẫn tuân thủ ràng buộc của môi trường.
4.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu lô gíc đi từ các thông tin đầu ra
Các bước chi tiết khi thiết kế cơ sở dữ liệu đi từ thông tin ra:
Bước 1 Xác định các đầu ra.
- Liệt kê toàn bộ các thông tin đầu ra
- Nội dung, khối lựơng, tần suất và nơi nhận của chúng.
Bước 2 Xác định các tệp cần thiết cung cấp đủ dữ liệu cho việc tạo ra từng đầu ra.
Liệt kê các phần tử thông tin trên đầu ra
- Liệt kê tất cả các thông tin đầu ra của mỗi phần tử cụ thể3
- Đánh dấu các thuộc tính thứ sinh – Là những thuộc tính được tính toán hoặc suy ra từ các thuộc tính khác
- Gạch chân các thuộc tính khoá cho thông tin đầu ra
- Loại bỏ các thuộc tính thứ sinh khỏi danh sách, chỉ để lại những thuộc tính cơ sở Xem xét loại bỏ những thuộc tính không có ý nghĩa trong quản lý Thực hiện chuẩn hoá mức 1 (1.NF)
- Chuẩn hoá mức 1 (1NF) quy định rằng, trong mỗi danh sách không được phép chứa thuộc tính lặp Nếu có thuộc tính lặp thì phải tách nó ra thành danh sách con, có một ý nghĩa dưới góc độ quản lý.
- Gắn cho nó một cái tên, tìm cho nó một thuộc tính định danh riêng và thêm một thuộc tính định danh cho danh sách gốc
Thực hiện chuẩn hoá mức 2 (2NF)
- Khi đã là chuẩn 1, chuẩn hoá mức 2 (2NF) quy định rằng, trong một danh sách mỗi thuộc tính phải phụ thuộc hàm vào toàn bộ khoá chứ không chỉ phụ thuộc vào một phần của khoá Nếu có sự phụ thuộc như vậy thì phải tách những thuộc tính phụ thuộc hàm vào bộ phận của khoá thành một danh sách con mới.
- Lấy bộ phận của khoá đó làm khoá cho danh sách mới Đặt cho danh sách mới này một tên riêng cho phù hợp với nội dung của các thuộc tính trong danh sách
Thực hịên chuẩn hoá mức 3 (3 NF)
- Khi đã là chuẩn 2, chuẩn 3 quy định rằng, trong một danh sách không được phép có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính Nếu thuộc tính Z phụ thuộc hàm thuộc tính Y và Y phụ thuộc hàm vào thuộc X thì phải tách chúng vào 2 danh sách chứa quan hệ Z,Y và danh sách chứa quan hệ Y với X
Mô tả các tệp/ bảng:
Sau khi chuẩn hoá mức 3 xong sẽ là một tệp cơ sở dữ liệu Biểu diễn các tệp theo ngôn ngữ của cơ sở dữ liệu Tên tệp viết chữ in hoa, nằm ở phía trên, các thuộc tính nằm trong các ô, thuộc tính khoá có dấu gạch chân4
Bước 3 Tích hợp các tệp để chỉ tạo ra một Cơ sở dữ liệu
Từ mỗi đầu ra theo cách thực hiện của bước 2 sẽ tạo ra rất nhiều danh sách và mỗi danh sách liên quan tới một đối tượng quản lý, có sự tồn tại riêng tương đối độc lập Những danh sách nào cùng mô tả về một thực thể thì phải tích hợp lại, nghĩa là tạo thành một danh sách chung, bằng cách tập hợp tất cả các thuộc tính chung và riêng của những danh sách đó
Bước 4 Xác định khối lượng dữ liệu cho từng tệp và toàn bộ sơ đồ
- Xác định khối lượng bản ghi cho từng tệp.
- Xác định độ dài cho một thuộc tính Tính độ dài cho bản ghi Đối với mỗi tệp cơ sở dữ liệu (gọi là R) ta sử dụng những số đo kinh điển cho việc tính toán khối lượng dữ liệu:
L(R) Là độ dài một bản ghi tính theo số lượng ký tự N(R) Là số lượng trung bình các bản ghi của R NP(R) Là số lượng trang lô gíc dùng bởi R
TP là kích thước trang lô gíc thì
Trong đó E1(x) là số nguyên được làm tròn lên của x
E(x) là phần nguyên của x Khối lượng dữ liệu của một sơ đồ sẽ được tính theo công thức:
Trong đó K là tổng số các tệp trên sơ đồ Trong thực tế có thể chọn giá trị trung bình của D là 8 và giá trị trung bình của S là 12 để tính
Bước 5 Xác định liên hệ lô gíc giữa các tệp và thiết lập sơ đồ cấu trúc dữ liệu.
Xác định mối liên hệ giữa các tệp, biểu diễn chúng bằng mũi tên 2 K i=1
Trưởng phòng Lãnh đạo Phòng công tác
Phòng công tác Có Nhân viên
1 1 chiều, nếu có quan hệ một - nhiều thì vẽ 2 mũi tên về hướng đó.
4.2 Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phương pháp mô hình hoá
Thực thể (Entiry) Thực thể trong mô hình lô gíc dữ liệu được dùng để biểu diễn những đối tượng cụ thể hoặc trừu tượng trong thế giới thực mà ta muốn lưu trữ thông tin về chúng.
Liên kết(Asscociation) Một thực thể trong thực tế không tồn tại độc lập với các thực thể khác Có sự liên kết qua lại giữa các thực thể khác nhau Cũng có thể gọi đó là quan hệ qua lại với nhau Khái niệm liên kết hay quan hệ được dùng để trình bày, thể hiện những mối liên hệ tồn tại giữa các thực thể.
Các mối liên kết của thực thể.
Một lần liên kết của thực thể A được liên kết với chỉ một lần xuất hiện của thực thể B và ngược lại
Một lần xuất của thực thể A liên kết với một hoặc nhiều của thực thể B và mỗi lần xuất hiện của thực thể B chỉ liên kết với duy nhất một lần xuất hiện của thực thể A.
Một lần xuất của thực thể A được liên kết với một hoặc nhiều lần xuất của thực thể B và mỗi lần xuất của thực thể B được liên kết với một hoặc
Phòng ban Có Cán bộ
Phòng ban Có Chức vụ1 Có Cán bộ
Cơ sở dữ liệu và ngôn ngữ lập trình
Một số khái niệm của cơ sở dữ liệu
Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (DataBase Management Systems) là một phần mềm ứng dụng giúp chúng ta tạo ra, lưu trữ, tổ chức và tìm kiếm dữ liệu từ một cơ sở dữ liệu đơn lẻ hoặc từ một số cơ sở dữ liệu Ngày nay có một số hệ quản trị cơ sở dữ liệu được sử dụng rỗng rãi là Oracle, SQL, FoxPro, Microsof Visual ForPro, Microsoft Access …
Thực thể (Entity) Thực thể là một đối tượng nào đó mà nhà quản lý muốn lưu trữ thông tin về nó
Trường dữ liệu (Field)/ Để lưu trữ các thông tin về từng thực thể Bản ghi (Record) Tập hợp toàn bộ giá trị của các trường của một thực thể cụ thể làm thành một bản ghi.
Bảng (table) Toàn bộ các bản ghi lưu trữ thông tin cho một thực thể tạo ra một bảng mà mỗi dòng là một bản ghi và mỗi cột là một trường
Cơ sở dữ liệu (Data Base) được hiểu là tập hợp các bảng có liên quan với nhau được tổ chức và lưu trữ trên các thiết bị hiện đại của tin học, chịu sự quản lý của một hệ thống chương trình máy tính, nhằm cung cấp thông tin cho nhiều người sử dụng khác nhau, với những mục đích khác nhau.
Vấn đề lựa chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu giải quyết bài toán là rất quan trọng, một cơ sở dữ liệu tốt sẽ đáp ứng được tất cả yêu cầu của người sử dụng Đối với tổ chức lớn như ngân hàng thì việc dùng các hệ quản trị cơ dữ liệu như Oracle , SQL server là phù hợp, các doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể dùng Microsof Access hoặc ForxPro
Microsoft Access là một trong những ứng dụng cơ sở dữ liệu có hiệu quả nhất cho việc lưu trữ, tìm kiếm, sắp xếp, trích lọc Do vậy, việc lựu chọnMicrosoft Access làm hệ quản trị cơ sở dữ liệu cho đề tài là phù hợp
Hiện nay có rất nhiều ngôn ngữ lập trình đựơc sử dụng làm công cụ thiết kế, xây dựng các chương trình Việc lựa chọn ngôn ngữ lập trình đóng một vai trò quan trọng Visual Basic là ngôn ngữ lập trình đa năng được dùng để giải quyết nhiều bài toán khác nhau Là ngôn ngữ lập trình hướng sự kiện cho phép lập trình hướng đối tượng và xây dựng ứng dụng chạy trên internet Visual Basic cũng cung cấp nhiều công cụ điều khiển sẵn có để hỗ trợ cho lập trình viên nhất là trong lập trình ứng dụng cơ sở dữ liệu Nó cung cấp các khả năng lập trình trực quan rất cao có cấu trúc lô gíc chặt chẽ ở mức độ vừa phải Là ngôn ngữ dễ học Đó là những lý do để chọn Visual Basic làm công cụ lập trình để giải quyết bài toán.
Quản lý hàng tồn kho
Quản lý nhập kho Quản lý xuất kho Báo cáo
Nhận và kiểm tra hàng về
Vào sổ chi tiết hàng hoá
Nhận và kiểm tra hoá đơn bán hàng Lập phiếu xuất kho
Vào sổ chi tiết hàng hoá
Kiểm kê Điều chỉnh chênh lệch Đưa ra kết quả kiểm kê
PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ HÀNG HOÁ TỒN KHO TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ SẢN XUẤT TIẾN PHÁT
Quá trình nhập hàng từ nhà cung cấp
Hình 3.2: Quá trình nhập hàng từ nhà cung cấp
Thời điểm Khách hàng Bộ phận kho
Khi có yêu cầu mua hàng Bản sao hoá đơn bán hàngNhận và kiểm tra hoá đơn
Lập phiếu xuất kho Phiếu xuất kho
Vào sổ chi tiết hàng hoá
Sổ chi tiết hàng hoá
Quá trình xuất bán cho khách hàng
Hình 3.3 :Quá trình xuất bán cho khách hàng
Bộ phận kho Ban lãnh đạo
Theo yêu cầu của lãnh đạo hoặc định kỳ
Sổ kiểm kê Đối chiếu với sổ chi tiết hàng hoá
Kiểm tra lại quá trình nhập, xuất
Báo cáo về hàng hoá
Báo cáo về hàng hoá
Quá trình báo cáo, kiểm kê hàng hoá
Hình 3.4: Quá trình báo cáo, kiểm kê hàng hoá
Hệ thống thông tin quản lý hàng tồn kho Nhà cung cấp