Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho tại công ty tnhh thương mại và sản xuất tiến phát

Khãa luËn tèt nghiÖp Tin häc Kinh tÕ Khoa LỜI MỞ ĐẦU Tin học ngày đóng vai trị quan trọng xã hội ,nó giúp cho người làm việc với độ xác cao, tổ chức quản lý công việc hiệu quả, thông tin phổ biến cập nhật nhanh chóng,chính xác Do việc ứng dụng tin học vào quản lý điều cần thiết Hiện doanh nghiệp Việt Nam, doanh nghiệp hoạt động lĩnh vực dịch vụ thương mại, sản xuất vai trị tin học quản lý thông tin tin học lại có ý nghĩa đặc biệt Nó giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng quản lý hiệu hoạt động doanh nghiệp, đáp ứng yêu cầu cạnh tranh phát triển Trong xu việc ứng dụng tin học vào hoạt động quản lý kho nâng cao hiệu hoạt động công ty, giảm khối lượng tính tốn cho nhân viên, thơng tin xử lý nhanh chónh kịp thời Với lý thời gian thực tập công ty công nghệ thông tin Vĩnh Phúc Em chọn đề tài “ Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin quản lý kho công ty TNHH thương mại sản xuất Tiến Phát” làm khóa luận thực tập tốt nghiệp Nội dung khóa luận tốt nghiệp bao gồm chương Chương Giới thiệu tổng quan công ty công nghệ thông tin Vĩnh Phúc lý chọn đề tài Chương Tổng quan phân tích thiết kế hệ thống thơng tin quản lý Chương Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin quản lý hàng tồn kho công ty TNHH thng mi v sn xut Tin Phỏt SV: Nguyễn Đình ViƯt Líp: Tin 45A Khãa ln tèt nghiƯp Tin häc Kinh tÕ Khoa CHƯƠNG I GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VĨNH PHÚC VÀ LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI Giới thiệu tổng quan công ty công nghệ thông tin Vĩnh Phúc 1.1 Giới thiệu chung * Tên công ty: Công ty công nghệ thông tin Vĩnh Phúc * Tên tiếng anh:Vinhphuc information technology company limited * Tên giao dịch: VPI CO ,LDT * Địa trụ sở 11B, nhà E4, Phường Thanh Xuân Bắc, Quận Thanh Xuân, Thành phố Hà Nội * Loại hình doanh nghiệp: Cơng ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên * Ngày thành lập: ngày 02 tháng 05 năm 2002 * Đăng ký thay đổi lần 1: Ngày 07 tháng 03 năm 2006 * Giấy phép thành lập: Giấy phép số 0102005195 sở KH-ĐT thành phố Hà Nội cấp * Vốn điều lệ : 1.900.000.000 VNĐ ( Một tỷ chín trăm triệu đồng Việt Nam) * Văn phòng: - Địa chỉ: Số 12 ngõ 91/50 Nguyễn Chí Thanh, Đống Đa, Hà Nội - Điện thoại: (84) 7734924 - Email: vptek@hn.vnn.vn - Trang web http:// www.vinhphuc.com.vn * Mạng lưới chi nhánh, cửa hàng SV: Nguyễn Đình Việt Lớp: Tin 45A Khóa luận tốt nghiƯp Tin häc Kinh tÕ - Trụ sở Công ty công nghệ thông tin Vĩnh Phúc Khoa Địa Số 12 ngõ 91/50 Nguyễn Chí Thanh Hà Nội Điện thoại: 84.4.773.4925 - Văn phịng Cơng ty cổ phần kế tốn kiểm tốn tư vấn Việt Nam Phịng G02 Toà nhà Maide Son Thái Thịnh, 104 Thái Thịnh, Hà Nội Điện thoại: (04) 5.371.913; Fax (04) 5371.912 - Chi nhánh 59 Hồng Sa, Thành phố Hồ Chí Minh Điện thoại: (08).9.102.964; Fax: (08) 9.102.965 - Chi nhánh 227 Mê Linh, Vĩnh Yên, Vĩnh Phúc Điện thoại: (0211).842.818 Fax: (0211).842.818 - Đại lý 10 đại lý tỉnh thành khu vực khác * Ngành nghề kinh doanh: - Buôn bán tư liệu sản suất, tư liệu tiêu dùng, chủ yếu lĩnh vực công nghệ thông tin trang thiết bị văn phòng - Dịch vụ lắp ráp, sửa chữa bảo hành sản phẩm công ty kinh doanh - Sản xuất phần mềm tin học, tư vấn triển khai ứng dụng phần mềm kế toán phần mềm quản trị doanh nghiệp Sản xuất gia công phần mềm theo đơn đặt hàng khách hàng - Tư vấn, chuyển giao công nghệ lĩnh vực điện, điện tử, tin học - Đại lý cung cấp dch v bu chớnh, vin thụng SV: Nguyễn Đình Việt Líp: Tin 45A Khãa ln tèt nghiƯp Tin häc Kinh tÕ Khoa 1.2 Sơ đồ tổ chức công ty GIÁM ĐỐC PHĨ GIÁM ĐỐC KINH DOANH PHỊNG KỸ THUẬT PHỊNG PHÂN PHỐI PHĨ GIÁM ĐỐC PHẦN MỀM PHỊNG KẾ TỐN VĂN PHỊNG PHỊNG LẬP TRÌNH PHỊNG DỰ ÁN Cơ cấu nhân + Khối văn phịng & kế tốn : 03 người + Phần mềm : 15 người + Kinh doanh dịch vụ công nghệ : 17 người Chức phòng ban + Giám đốc: Định hướng hoạt động tồn cơng ty, đưa kế hoạch chiến lược phát triển công ty Tổ chức thực kế hoạch đó, xây dựng quy định, chế độ lương, thưởng cho nhân viên, trực tiếp đôn đốc đạo phó giám đốc + Phó giám đốc kinh doanh: Chịu điều hành trực tiếp từ giám đốc, tham gia xây dựng sách chung với giám đốc, trực tiếp đạo phòng kỹ thuật phòng phân phối Thực kinh doanh theo đường lối chiến lược giám đốc Báo cáo kết hoạt động kinh doanh vi giỏm SV: Nguyễn Đình Việt Lớp: Tin 45A Khãa luËn tèt nghiÖp Tin häc Kinh tÕ đốc Khoa + Phó giám đốc phần mềm: Chịu điều hành trực tiếp giám đốc tham gia xây dựng sách chung cơng ty Trực tiếp đạo phịng lập trình phịng dự án + Phịng kế toán: Thực đạo giám đốc, báo cáo kết hoạt động tồn cơng ty, lập sổ sách kế toán kế toán Hỗ trợ phó giám đốc phần mềm thực xây dựng phần mềm kế toán Chi trả lương, thưởng khoản phí cho nhân viên cơng ty + Văn phịng: Tiếp đón, lễ tân phục vụ theo u cầu giám đốc phòng ban khác + Phòng kỹ thuật: Sửa chữa bảo dưỡng thiết bị, bảo hành + Phịng phân phối: Tìm kiếm khách hàng bán hàng, cài đặt cho khách hàng, đào tạo hướng dẫn sử dụng cho khách hàng hỗ trợ chuyển đổi từ hệ thống cũ sang hệ thống + Phòng dự án: Lập kế hoạch cho dự án mới, tìm hiểu hệ thống cần xây dựng, phân tích yêu cầu, xây dựng giải pháp kỹ thuật Hỗ trợ phòng lập trình + Phịng lập trình: Tiến hành lập trình, kiểm tra chương trình, đóng gói viết trợ giúp người sử dụng 1.3 Quá trình hoạt động phát triển cơng ty * Lĩnh vực kinh doanh chính: Bn bán tư liệu tiêu dùng, dịch vụ khoa học kỹ thuật lĩnh vực điện tử tin học Trong năm 2002 -2005, công ty chủ yếu tập trung kinh doanh lĩnh vực cung cấp thiết bị cho ngành công nghệ thông tin, nghiên cứu cung cấp giải pháp mạng, thiết kế sản phẩm phần mềm theo đơn đặt hàng, thiết kế trang web Đến nay, công ty công nghệ thông tin Vĩnh Phúc hoạt động nhiều lĩnh vực ngành công nghệ thông tin nhằm đáp ứng cho khách hàng dịch vụ trọn gói có chất lượng cao * Xây dựng hệ thống thơng tin - Phân tích, thiết kế dự án CNTT cho quan quản lý, hành SV: Nguyễn Đình Việt Lớp: Tin 45A Khóa luận tốt nghiệp Tin häc Kinh tÕ nghiệp, doanh nghiệp Khoa - Cung cấp tổng thể hệ thống thông tin: Thiết bị mạng, phần mềm hệ thống, phần mềm ứng dụng đào tạo * Đào tạo công nghệ thông tin - Tin học ( Hệ điều hành, phần mềm ứng dụng bản) Tin học nâng cao ( Tin học ứng dụng) - Quản trị hệ thống máy tính quản trị mạng - Đào tạo phần mềm kế toán * Các dịch vụ hạ tầng - Cung cấp hệ thống máy tính ( PC, xách tay), thiết bị ngoại vi - Cung cấp thiết bị mạng ( server, hub….) - Nâng cấp sửa chữa hệ thống máy tính - Cài đặt phần mềm hệ thống ứng dụng - Kết nối mạng cục - Tổ chức dịch vụ mạng ( thư tín, fax, ứng dụng ) * Thiết kế chuyển giao sản phẩm phần mềm ứng dụng Công ty VPTek hoạt động chuyên thiết kế chuyển giao sản phẩm phần mềm cho quan quản lý doanh nghiệp Hiện nay, công ty phát triển sẵn có 50 phần mềm ứng dụng loại Các phần mềm quản lý bao gồm nhiều chủng loại Thị trường chủ yếu công ty quan hành nghiệp, tổ chức kinh tế nhà nước số khách hàng đơn vị liên doanh với nước ngồi, văn phịng đại diện Ngồi cịn số khách hàng tổ chức kinh tế quốc doanh Tổ chức diễn đàn hội thảo giới thiệu tiềm công nghiệp phần mềm Vịêt Nam để thu hút đầu tư Bảo vệ quyền lợi hợp pháp doanh nghiệp phần mềm Việt Nam nước hoạt động Việt Nam SV: Nguyễn Đình Việt Lớp: Tin 45A Khóa luận tèt nghiÖp Khoa Tin häc Kinh tÕ Tổ chức gặp nhà sản xuất với người tiêu thụ, nhà sản xuất nước với nước để trao đổi, học hỏi kinh nghiệm tăng cường hội hợp tác phát triển phần mềm Giới thiệu sản phẩm công nghệ thông tin tiên tiến, chất lượng cao tới người tiêu dùng Cung cấp thông tin thị trường cho nhà sản xuất sản phẩm công nghệ thông tin Hỗ trợ doanh nghiệp phần mềm Việt Nam tuyên truyền, giới thiệu sản phẩm lực sản xuất đến thị trường nước Đào tạo nâng cao lực cho doanh nghiẹp phần mềm Việt Nam kỹ quản lý, lập dự án đầu tư, kỹ thương mại Tổ chức cho doanh nghiệp phần mềm Việt Nam tham gia hội thảo, triển lãm quốc tế thu xếp cho số đoàn thương nhân nước ngồi vào Việt Nam tìm kiếm hội đầu tư hợp tác sản xuất kinh doanh Tổ chức diễn đàn trao đổi cung cấp thơng tin tình hình, cơng nghệ, sách, chế độ cho doanh nghiệp làm phần mềm Tổ chức hội nghị, hội thảo tuyên truyền ứng dụng công nghệ thông tin đến doanh nghiệp tổ chức khác Việt Nam Tư vấn cho doanh nghiệp tổ chức khác lựa chọn giải pháp, phần mềm xây dựng hệ thống quản lý công nghệ thơng tin Đào tạo ứng dụng tin học hố cho đối tượng có nhu cầu Xây dựng hệ thống thông tin quản lý cho doanh nghiệp tổ chức khác Cung cấp hệ phần mềm cho doanh nghiệp tổ chức khác * Định hướng phát triển cơng ty: Để bắt kịp công nghệ thông tin giới Công ty công nghệ thông tin Vĩnh Phúc với cương vị nhà cung cấp, phân phối, sản phẩm công nghệ thông tin Việt Nam mong muốn SV: Nguyễn Đình Việt Lớp: Tin 45A Khóa luận tốt nghiệp Khoa Tin häc Kinh tÕ có sản phẩm máy tính làm hài lịng khách hàng Để có điều công ty đặt quan hệ chặt chẽ với đối tác ngơài nước như: Intel, Microsoft, IBM, Aopen Với mục đích cơng ty không ngừng học hỏi sáng tạo với với đội ngũ Kỹ sư lành nghề, thái độ phục vụ chu đáo Nghiên cứu phát triển ứng dụng cho doanh nghiệp, gia đình, phục vụ giáo dục, giải trí, quản lý điều khiển tự động Cung cấp giải pháp hệ thống thương mại điện tử mạng Cung cấp máy tính phục vụ đồng bào nước với giá hợp lý phục vụ tận tình chu đáo Ra đời sản phẩm phần mềm ứng dụng Website để đáp ứng nhu cầu doanh nghiệp tham gia thương mại điện tử Nghiên cứu phát triển sản phẩm dịch vụ giải pháp tổng thể công nghệ thông tin, đáp ứng yêu cầu thị trường nước * Lợi công ty: - Đội ngũ cán trình độ đại học - Trình độ tay nghề cao - Đội ngũ kỹ thuật xác - Tinh thần thái độ phục vụ tận tình chu đáo - Giá hợp lý Giới thiệu công ty TNHH Thương Mại Sản Xuất Tiến Phát Công ty Tiến Phát đại lý thức cho tập đoàn Hoà Phát Được thành lập năm 2000 Địa Số A, Phố Hàm Long, Hai Bà Trưng, Hà Nội Số nhân viên: Cơng ty có 25 người Tiến Phát công ty chuyên kinh doanh buôn bán loại sản phẩm phục vụ gia đình loại tủ, bàn ghế ,két an tồn… 2.1 Q trình quản lý xuất - nhập kho công ty Tiến Phát Quản lý nhập: Sau lần xuất hàng phận qun lý kho s ghi li SV: Nguyễn Đình Việt Líp: Tin 45A Khãa ln tèt nghiƯp Khoa Tin häc Kinh tÕ chi tiết hàng xuất vào sổ chi tiết hàng hoá, để tiện theo dõi hàng hoá kho Khi mặt hàng kho hết hết phận quản lý kho tiến hành báo cho ban quản lý Ban quản lý lệnh cho phận mua hàng tìm kiếm nhà cung cấp tiến hành mua hàng Khi hàng mua kho, phận kho nhận phiếu giao hàng kiểm tra số lượng chất lượng hàng có với u cầu mua hàng khơng Sau kiểm tra xong số lượng chất lượng hàng đảm bảo phân quản lý kho lập phiếu nhập kho Những hàng hố khơng đáp ứng yêu cầu chất lượng số lượng phận quản lý kho giao cho phận mua hàng trả lại nhà cung cấp với biên kiểm nghiệm hàng hoá Một số hàng hoá xuất bán cho khách hàng số lý khơng đáp ứng u cầu khách hàng đưa nhập kho chờ xử lý Việc theo dõi hàng nhập kho diễn liên tục thông tin hàng kho phận kho theo dõi theo ngày, tháng, quý chí tuần Quản lý xuất: Bộ phận bán hàng nhận yêu cầu mua hàng khách hàng Khách mua lẻ mua bn Bộ phận bán hàng có chức nhận yêu cầu gửi đến phận kho Bộ phận kho kiểm tra lượng hàng kho, sau gửi thông báo số lượng hàng cho phận bán hàng Nếu đủ đáp ứng yêu cầu khách hàng phận bán hàng viết hố đơn bán hàng giao cho khách hàng hoá đơn bán hàng Khách hàng nhận gửi lại cho phận quản lý Bộ phận quản lý kho tiến hành kiểm tra lập phiếu xuất kho Phiếu xuất kho gửi cho khách hàng phiếu giữ lại lưu vào kho phiếu xuất Khi xuất hàng thông tin hàng xuất lưu vào sổ chi tiết hàng hoá để tiện đối chiếu kiểm tra Quản lý tồn kho: Việc quản lý hàng tồn diễn giao đoạn nhập xuất hàng Hàng hoá thực qua máy tính phát sinh nhập hay xuất hàng SV: Nguyễn Đình Việt Lớp: Tin 45A Khóa luận tốt nghiệp Tin häc Kinh tÕ 2.2 Phương pháp tính giá công ty Tiến Phát Khoa Quản lý hàng hoá quản lý số lượng giá trị Theo dõi tình hình hàng tồn kho dạng chi tiết tổng hợp Giá hàng hoá ln ln biến động theo thị trường nên việc tính giá cho sát với giá thị trường quan trọng Các phương pháp tính giá - Phưong pháp tính đích danh (Cịn gọi phương pháp trực tiếp hay phươnp pháp cụ thể) Phương pháp áp dụng cho doanh nghiệp có mặt hàng mặt hàng doanh nghiệp biến động, hàng hoá xuất giữ nguyên theo nhập vào mặt hàng Phương pháp khó áp dụng với hàng hoá hay biến động doanh nghiệp có nhiều mặt hàng khác Vì lần nhập phải tạo mã cho hàng - Phương pháp Nhập trước - Xuất trước : Theo phương pháp này, hàng hố tính giá thực tế xuất kho sở giả định lô hàng nhập kho trước xuất dùng trước, lượng hàng xuất kho thuộc lần nhập thi tính giá thực tế lần nhập - Phương pháp giá thực tế bình quân kỳ dự trữ : Theo phương pháp này, vào giá thực tế hàng tồn đầu kỳ nhập kỳ, kế tốn xác định giá bình qn đơn vị hàng hoá Căn vào lượng hàng xuất kỳ giá đơn vị bình quân để xác định giá thực tế xuất kỳ: Giá thực tế hàng = xuất kho Giá bình quân đơn vị hàng hoá x Lượng hàng xuất kho - Phương pháp giá thực tế bình quân sau lần nhập : Theo phương pháp này, sau lần nhập kế tốn phải xác định giá bình qn danh điểm hàng hoá Căn vào giá đơn vị bình quân lượng hàng xuất kho lần nhập để kế toán xác định giỏ thc t hng xut kho SV: Nguyễn Đình Việt Líp: Tin 45A