TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI
Tính cấp thiết của đề tài
1.1.1 Tầm quan trọng của đề tài
Vật tư và hàng hóa đóng vai trò thiết yếu trong hoạt động kinh doanh của mỗi doanh nghiệp Quản lý kho hàng và vật tư một cách hiệu quả là vấn đề then chốt cần được chú trọng để nâng cao hiệu suất và tối ưu hóa quy trình kinh doanh.
Hệ thống thông tin quản lý kho vật tư đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý hiệu quả hàng hóa tại kho của doanh nghiệp Khi doanh nghiệp mở rộng quy mô, khối lượng dữ liệu cần xử lý tăng lên, vượt quá khả năng quản lý thủ công Việc nghiên cứu và hoàn thiện hệ thống này giúp doanh nghiệp có được thông tin chính xác và kịp thời về hàng hóa xuất - nhập - tồn, từ đó hỗ trợ người quản lý trong việc đưa ra quyết định đúng đắn và nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh Nhờ đó, hệ thống thông tin quản lý kho mang lại sự tiện lợi và ưu việt trong việc giải quyết các vấn đề liên quan đến quản lý hàng hóa.
Trong thời gian thực tập tại công ty TNHH MTV Nhựa Bảo Thiên, tôi nhận thấy hoạt động kinh doanh của công ty ngày càng mở rộng với nhiều mặt hàng đa dạng Do đó, khối lượng dữ liệu và công việc của bộ phận quản lý kho hàng tăng lên đáng kể Hiện tại, công ty quản lý kho bằng hồ sơ, sổ sách và phần mềm Excel, dẫn đến nhiều khó khăn trong quản lý Vì vậy, việc nghiên cứu và hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý kho dựa trên yêu cầu nghiệp vụ hiện tại và khắc phục nhược điểm của phần mềm quản lý là rất cần thiết.
Hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý kho hàng sẽ giúp công ty cập nhật và tìm kiếm thông tin vật tư nhanh chóng, chính xác, đồng thời thống kê số lượng hàng xuất nhập và hỗ trợ báo cáo tồn kho chi tiết Điều này cho phép công ty đưa ra quyết định kịp thời, tận dụng cơ hội thị trường Nghiên cứu hoàn thiện hệ thống này cũng giúp công ty khai thác ưu điểm của công nghệ, tiết kiệm nguồn nhân lực, cắt giảm chi phí và nâng cao năng lực cạnh tranh.
Với sự quan trọng và ý nghĩa của hệ thống thông tin quản lý kho vật tư, tôi đã quyết định chọn đề tài khóa luận: “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho vật tư tại Công ty TNHH MTV Nhựa Bảo Thiên.”
Tổng quan nghiên cứu đề tài
Hệ thống thông tin quản lý kho hàng đóng vai trò quan trọng trong các doanh nghiệp, dẫn đến nhiều nghiên cứu về lĩnh vực này Khóa luận "Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho hàng tại công ty" sẽ cung cấp cái nhìn sâu sắc về việc tối ưu hóa quy trình quản lý kho, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.
TNH Ngọc Khánh” do sinh viên Nguyễn Bích Ngọc- Đại học Kinh tế quốc dân (năm
Đề tài “Xây dựng phần mềm quản lý kho hàng” được thực hiện bởi sinh viên Đỗ Thị Minh Huệ tại công ty TNHH Quỳnh Nhi, thuộc Đại học Kinh tế Quốc dân vào năm 2011.
Khóa luận “ Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý xuất nhập hàng tại
Công ty công nghiệp chế biến thực phẩm quốc tế” do sinh viên Đỗ Hoàng Nam - Đại học Bách khoa Hà Nội (năm 2013) thực hiện.
Các nghiên cứu đã đánh giá thực trạng và phân tích thiết kế phần mềm quản lý hàng hóa trong kho của công ty, giúp nhà quản lý truy xuất thông tin nhanh chóng Tuy nhiên, các đề tài phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho theo hướng chức năng không phù hợp với hệ thống thường xuyên thay đổi, dẫn đến nhiều khó khăn trong việc thiết kế ứng dụng.
Nghiên cứu đề tài “Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho vật tư tại công ty TNHH MTV Nhựa Bảo Thiên” nhằm đánh giá toàn diện thực trạng quản lý kho vật tư, từ đó hướng tới việc tin học hóa các hoạt động của Công ty Bước đầu tiên là tiến hành phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho vật tư, với phương pháp tiếp cận theo hướng đối tượng, nhằm tận dụng các ưu điểm của phương pháp này.
Mục tiêu nghiên cứu của đề tài
Hệ thống hóa kiến thức về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin trong doanh nghiệp bao gồm các khái niệm cơ bản, phân loại hệ thống, và phương pháp phân tích thiết kế Bên cạnh đó, bài viết cũng đề cập đến một số lý thuyết quan trọng trong quản lý kho vật tư, giúp nâng cao hiệu quả quản lý và tối ưu hóa quy trình làm việc.
Thứ hai: phân tích, đánh giá thực trạng hệ thống thông tin quản lý kho vật tư tạiCông ty.
Thứ ba: phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho vật tư tại Công ty
Thứ tư: đưa ra một số đề xuất, kiến nghị.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Vật tư hàng hóa là các sản phẩm và nguyên liệu cần thiết cho quá trình sản xuất và kinh doanh Quá trình quản lý nhập xuất nguồn vật tư bao gồm việc theo dõi, kiểm soát và ghi chép các hoạt động liên quan đến hàng hóa trong kho Những người tham gia vào hoạt động quản lý này, như nhân viên kho, quản lý và nhà cung cấp, đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính chính xác và hiệu quả của quy trình Việc nắm rõ thông tin về vật tư hàng hóa giúp tối ưu hóa hoạt động kho và nâng cao hiệu suất làm việc.
Phạm vi nghiên cứu của đề tài xét trong giới hạn không gian và thời gian.
Về không gian: mô hình quản lý kho vật tư tại công ty TNHH MTV Nhựa Bảo
Về thời gian : từ năm 2012 đến năm 2014.
Phương pháp thực hiện đề tài
Khóa luận này áp dụng các phương pháp nghiên cứu đa dạng như phân tích, so sánh, thống kê và tổng hợp Quá trình phân tích thiết kế hệ thống thông tin được thực hiện theo phương pháp hướng đối tượng.
Thu thập thông tin về hệ thống cũ bằng các phương pháp:
Quan sát hệ thống là bước quan trọng trong việc phân tích các quy trình nghiệp vụ hàng ngày của bộ phận quản lý kho hàng, nhằm xác định và rút ra các yêu cầu cần thiết cho hệ thống.
- Nghiên cứu tài liệu về hệ thống bao gồm: các chứng từ, hóa đơn, văn bản… liên quan tới việc nhập xuất, vận chuyển trong kho vật tư,…
Kết cấu của khóa luận
Khóa luận được chia làm ba phần chính.
Phần 1: Tổng quan nghiên cứu đề tài
Đề tài này được trình bày với tính cấp thiết cao, nhằm giải quyết những vấn đề cụ thể đã được xác định Mục tiêu nghiên cứu rõ ràng sẽ được thiết lập, cùng với việc xác định đối tượng và phạm vi nghiên cứu để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả Phương pháp thực hiện đề tài sẽ được lựa chọn phù hợp, nhằm đạt được kết quả tốt nhất trong quá trình nghiên cứu.
Phần 2: Cơ sở lý luận và thực trạng quản lý kho vật tư tại Công ty TNHH MTV Nhựa Bảo Thiên
Hệ thống thông tin là một khái niệm quan trọng trong lĩnh vực công nghệ, bao gồm việc phân loại các loại hệ thống thông tin khác nhau Mô hình tổng quát của hệ thống thông tin giúp hiểu rõ cấu trúc và chức năng của nó Bên cạnh đó, các phương pháp và mô hình phân tích thiết kế hệ thống thông tin đóng vai trò thiết yếu trong việc phát triển và tối ưu hóa hiệu suất của hệ thống.
Phân tích và đánh giá thực trạng quản lý kho vật tư hiện tại của Công ty là bước quan trọng, nhằm tạo nền tảng cho việc thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho vật tư hiệu quả.
Phần 3: Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho vật tư
Dựa trên kết quả phân tích từ Phần 2, chúng tôi tiến hành phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho vật tư tại Công ty TNHH MTV Nhựa Bảo Thiên theo hướng đối tượng, nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và tối ưu hóa quy trình lưu trữ vật tư.
Tổng kết lại đề tài khóa luận và đưa ra hướng phát triển của đề tài.
CƠ SỞ LÝ LUẬN PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN VÀ THỰC TRẠNG QUẢN LÝ KHO VẬT TƯ TẠI CÔNG TY TNHH MTV NHỰA BẢO THIÊN
Cơ sở lý luận về phân tích thiết kế hệ thống thông tin
2.1.1 Các khái niệm cơ bản về phân tích thiết kế hệ thống thông tin
Hệ thống và hệ thống thông tin là những khái niệm cơ bản trong lĩnh vực phân tích và thiết kế hệ thống thông tin Theo tài liệu của tác giả Nguyễn Văn Ba, xuất bản năm 2003 bởi Nhà xuất bản Đại học Quốc Gia Hà Nội, hệ thống được hiểu là một tập hợp các phần tử tương tác với nhau nhằm đạt được một mục tiêu chung Trong khi đó, hệ thống thông tin là một loại hệ thống chuyên biệt, tập trung vào việc thu thập, xử lý, lưu trữ và phân phối thông tin để hỗ trợ ra quyết định và quản lý trong tổ chức.
Hệ thống được định nghĩa là một tập hợp có tổ chức, bao gồm nhiều phần tử có mối quan hệ tương tác và hợp tác với nhau để đạt được một mục tiêu chung.
Phần tử có thể là vật chất hoặc phi vật chất: con người, máy móc, thông tin, dữ liệu, phương pháp xử lý, quy tắc, quy trình xử lý
Mục tiêu của hệ thống chính là lý do tồn tại của nó, và để đạt được những mục tiêu này, hệ thống cần có sự tương tác với môi trường bên ngoài.
Hệ thống thông tin bao gồm phần cứng, phần mềm và mạng truyền thông, được thiết kế để thu thập, tạo ra, tái tạo, phân phối và chia sẻ dữ liệu, thông tin và tri thức, phục vụ cho các mục tiêu của tổ chức Các đặc điểm của hệ thống thông tin rất quan trọng trong việc tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao hiệu quả quản lý thông tin.
- Hệ thống thông tin được xây dựng trên nền tảng công nghệ hiện đại.
Hệ thống thông tin bao gồm nhiều hệ thống con, và khi các hệ thống này kết nối và tương tác, chúng sẽ hỗ trợ việc giao tiếp giữa các lĩnh vực hoạt động khác nhau trong tổ chức.
- Hệ thống thông tin hướng đến mục tiêu cung cấp thông tin cho việc ra quyết định và kiểm soát.
- Hệ thống thông tin là một kết cấu hệ thống mềm dẻo và có khả năng tiên hóa.
Các tổ chức có thể tận dụng hệ thống thông tin cho nhiều mục đích khác nhau, đặc biệt trong quản trị nội bộ Hệ thống này giúp nâng cao sự thông hiểu giữa các thành viên, tạo ra sự thống nhất trong hành động, duy trì sức mạnh của tổ chức và mang lại lợi thế cạnh tranh.
Hệ thống thông tin đóng vai trò quan trọng trong việc thu thập và phân tích thông tin khách hàng, từ đó cải thiện dịch vụ và nâng cao sức cạnh tranh cho tổ chức Mỗi mô hình hệ thống thông tin có đặc thù riêng, nhưng đều tuân theo những quy tắc nhất định Hệ thống này được xây dựng và vận hành bởi con người, bao gồm các thủ tục, dữ liệu và thiết bị công nghệ thông tin hoặc không phải công nghệ thông tin.
Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong việc xử lý và quản lý thông tin từ các bộ phận khác nhau như kinh doanh, nhân sự và khách hàng Xử lý thông tin bao gồm các thao tác nhằm chuyển đổi dữ liệu thành dạng có thể sử dụng, giúp thông tin trở nên dễ hiểu, tổng hợp và trực quan hơn.
Các chức năng chính của hệ thống thông tin:
- Cung cấp các thông tin phản hồi
Sơ đồ 2.1: Chức năng của hệ thống thông tin (Nguồn: Bài giảng môn Quản trị hệ thống thông tin- Bộ môn Công nghệ thông tin,
Trường Đại học Thương Mại)
Các nguyên tắc trong xây dựng HTTT
Nguyên tắc xây dựng theo chu trình
- Quy trình xây dựng HTTT bao gồm nhiều công đoạn tương ứng với nhiều nhiệm vụ
- Công đoạn sau dựa trên thành quả của công đoạn trước Phải tuân theo nguyên tắc tuần tự không bỏ dở công đoạn nào.
Sau mỗi công đoạn, việc phân tích và đánh giá cho phép bổ sung phương án thiết kế Có thể quay lại công đoạn trước để hoàn thiện thêm trước khi chuyển sang bước tiếp theo trong chu trình.
Nguyên tắc đảm bảo độ tin cậy
- Phải đảm bảo độ tin cậy của thông tin và HTTT
- Các thông tin phải được phân cấp theo vai trò và chức năng
- Thông tin cho lãnh đạo phải tổng hợp có tính bao quát cao, có tính chiến lược
- Thông tin cho cán bộ điều hành tác nghiệp phải chi tiết, chính xác và kịp thời.
- Phải bảo mật thông tin trong hệ thống quản lý
Cần đánh giá hệ thống trong bối cảnh tổng thể của nó, xem xét các mối quan hệ giữa các phân hệ nội tại cũng như sự liên kết với các hệ thống bên ngoài.
Khi khảo sát phân tích HTTT:
Doanh nghiệp cần được nhìn nhận như một hệ thống thống nhất, bao gồm các yếu tố kinh tế, kỹ thuật và tổ chức Chỉ khi hiểu rõ cấu trúc tổng thể này, chúng ta mới có thể đi sâu vào các vấn đề cụ thể trong từng lĩnh vực.
- Trong mỗi lĩnh vực lại chia thành các vấn đề cụ thể
Phát triển hệ thống thông tin
Lý do dẫn đến việc phát triển hệ thống thông tin
Khi doanh nghiệp chưa có HTTT thì phát triển HTTT là một tất yếu do những yếu kém và tồn tại của HTTT thủ công
Khi doanh nghiệp đã có HTTT nhưng phát hiện những yếu kém của HTTT hiện tại và những yêu cầu cho tương lai như:
- Những vấn đề về quản lý
- Những yêu cầu mới của nhà quản lý
- Sự thay đổi của công nghệ
- Sự thay đổi sách lược chính trị
Con người đóng vai trò quan trọng trong hệ thống thông tin, là những người điều hành và sử dụng hệ thống này Trong hệ thống thông tin, con người được chia thành hai nhóm chính: nhóm xây dựng và bảo trì hệ thống, cùng với nhóm sử dụng hệ thống.
Phần cứng là tập hợp các thiết bị hữu hình được sử dụng trong quy trình xử lý thông tin Những thiết bị này có thể nhìn thấy và cầm nắm được, và được phân loại dựa trên chức năng và cách thức hoạt động thành ba nhóm chính: thiết bị nhập, thiết bị xuất, thiết bị xử lý và thiết bị lưu trữ.
Lập trình là quá trình sắp xếp các chỉ lệnh theo một thứ tự nhất định để điều khiển thiết bị phần cứng tự động thực hiện các nhiệm vụ cụ thể Phần mềm được phát triển thông qua việc sử dụng ngôn ngữ lập trình.
Phần mềm trong hệ thống thông tin được phân loại thành ba nhóm chính: phần mềm hệ thống, bao gồm hệ điều hành; phần mềm ứng dụng, như hệ soạn thảo văn bản, bảng tính và hệ quản trị cơ sở dữ liệu; và phần mềm chuyên dụng phục vụ các lĩnh vực như ngân hàng và kế toán.
PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
Phân tích và đặc tả yêu cầu hệ thống hệ thống thông tin quản lý kho vật tư
Chức năng nhập dữ liệu (các dữ liệu đầu vào)
- Thông tin hàng nhập/xuất kho
Chức năng xuất dữ liệu (Dữ liệu ra)
- Danh mục hàng hóa trong kho
- Báo cáo hàng xuất- nhập- tồn
- Lưu trữ thông tin hàng nhập/ xuất kho
- Lưu trữ các chứng từ nhập/ xuất kho
- Lưu trữ chứng từ giao hàng
- Lưu trữ các báo cáo
- Tìm kiếm thông tin hàng nhập/xuất kho
- Tìm kiếm thông tin phiếu xuất/nhập kho
- Tìm kiếm thông tin hàng tồn trong kho
- Tìm kiếm thông tin các báo cáo.
Quản lý nhập kho: Quản lý các thông tin về hàng nhập, các thông tin về phiếu nhập và chứng từ giao hàng.
Quản lý kho hàng: Quản lý số lượng hàng trong kho cũng như cung cấp thông tin tình trạng hàng trong kho khi có yêu cầu.
Quản lý xuất kho: Quản lý các thông tin về hàng xuất, các thông tin về phiếu xuất.
Báo cáo: Báo cáo hàng xuất/nhập/tồn khi có yêu cầu.
3.1.2 Yêu cầu phi chức năng
- Thông tin, yêu cầu được xử lý nhanh, chính xác.
- Dễ dàng liên kết các nội dung liên quan đến nhau và thông tin đảm bảo an toàn
- Có thể lưu trữ thông tin và xử lý thông tin với số lượng lớn.
Yêu cầu về giao diện
- Dễ thao tác và thân thiện với người sử dụng
- Thao tác nhanh chóng và chính xác
- Hỗ trợ nhiều loại tương tác cho nhiều loại sử dụng khác nhau
3.1.3 Mô tả quy trình quản lý kho vật tư
Khi nhận hàng hóa có hóa đơn GTGT, thủ kho và cán bộ vật tư sẽ kiểm tra và đối chiếu với hóa đơn Nếu chủng loại và số lượng vật tư đúng theo hợp đồng đã thỏa thuận, thủ kho sẽ lập phiếu nhập kho và thực hiện nhập hàng đầy đủ thông tin.
Công ty sản xuất thường xuất hàng hóa trực tiếp cho các tổ để chế biến sản phẩm Vào cuối tháng, kế toán dựa trên phiếu xuất kho để tổng hợp vật liệu theo từng kho cho từng lô sản phẩm.
Cuối tháng, công ty TNHH MTV Nhựa Bảo Thiên thực hiện báo cáo hàng xuất, hàng nhập và hàng tồn để gửi lên ban giám đốc, nhằm theo dõi tình hình kho hàng và nhận ý kiến chỉ đạo về công tác quản lý Việc hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý kho hàng là cần thiết để cải thiện hiệu quả quản lý, khắc phục những hạn chế của phần mềm quản lý Excel hiện tại Đề tài nghiên cứu này nhận được sự ủng hộ từ ban giám đốc, vì nó phù hợp với nhu cầu quan trọng trong công tác quản lý kho hàng của công ty.
Pha phân tích
3.2.1 Xác định các tác nhân và Usecase
Bảng 3.1 Bảng mô tả Usecase HTTT quản lý kho
Tác nhân Ca sử dụng Mô tả Usecase
(thủ kho, kế toán, quản lý) Đăng nhập Đăng xuất Tra cứu thông tin vật tư Tra cứu thông tin vật tư
Thủ kho Cập nhật thông tin vật tư trong kho
Cập nhật các thông tin chung về vật tư vào hệ thống bao gồm: tên, mã số, số lượng, ngày nhập…
Cập nhật thông tin vật tư nhập kho cho phép bạn thêm số lượng cho các loại hàng đã có hoặc bổ sung hàng mới.
Cập nhật thông tin vật tư xuất Cập nhật thông tin vật tư xuất: tên, số lượng, ngày xuất, người nhận…
Kế toán Tra cứu thông tin và lập phiếu nhập, phiếu xuất
Tra cứu thông tin vật tư để lập báo cáo xuất – nhập – tồn định kỳ hoặc theo yêu cầu kiểm tra của cấp trên
3.2.2 Xây dựng biểu đồ Usecase
Biểu đồ Usecase tổng quát
Hình 3.1 Biểu đồ Usecase tổng quát hệ thống thông tin quản lý kho vật tư
Các biểu đồ Usecase phân rã
Hình 3.2 Các biểu đồ Usecase phân rã
3.2.2 Xây dựng biểu đồ lớp đối tượng
Pha thiết kế
Hình 3.3: Biểu đồ tuần tự đăng nhập Đặc tả hành vi Đăng nhập:
1 Người đăng nhập, tác nhân (thủ kho, kế toán kho, quản lý) chọn chức năng đăng nhập.
2 Giao diện người – máy hiển thị ra màn hình đăng nhập.
3 Người đăng nhập nhập thông tin theo chức danh của mình
4 Giao diện gửi lên xử lý đăng nhập đê kiểm tra
5 Xử lý đăng nhập để xác nhân thông tin và gửi lời trả về
6 Đúng thì hiển thị giao diện hiển thị đăng nhập
7 Giao điện gửi thông tin đăng nhập thành công và người đăng nhập đã đăng nhập vào hệ thống cần tìm
8 Thông tin đăng nhập sai thì hệ thống hiển thị thông báo lỗi
9 Hiển thị lỗi cho người đăng nhập biết
Biểu đồ quản lý nhập kho
Hình 3.4: Biểu đồ tuần tự quản lý nhập kho Đặc tả biều đồ nhập kho
1 Người quản lý chọn chức năng nhập
2 Giao diện được hiển thị
3 Người quản lý nhập mã hàng
4 Hệ thống kiểm tra tính hợp lệ của mã hàng và gửi câu trả lời
5 Hệ thống kiểm tra đúng thì gửi yêu cầu nhập số lượng
6 Hệ thống gửi thông báo nhập mã hàng sai
7 Hệ thống yêu cầu nhập lại mã hàng
8 Thủ kho nhập số lượng
9 Hệ thống lưu lại số lượng hàng nhập
10 Thủ kho nhập mã nhà cung cấp
11 Hệ thống kiểm tra mã nhà cung cấp
12 Mã nhà cung cấp đúng thì thủ kho gửi thông tin vừa nhập tới kế toán thông qua giao diện tạo phiếu nhập hàng
13 Mã nhà cung cấp sai, có thông báo tới thủ kho
14 Hệ thống yêu cầu nhập lại mã nhà cung câp
15 Thủ kho gửi thông tin vừa nhập tới kế toán thông qua giao diện tạo phiếu xuất hàng
Biểu đồ quản lý xuất kho
Hình 3.5: Biểu đồ tuần tự quản lý xuất kho Đặc tả biểu đồ xuất hàng:
1 Thủ kho chọn chức năng quản lý xuất hàng của hệ thống
2 Giao diện hiển thị và yêu cầu nhập mã hàng cần xuất
3 Thủ kho nhập mã hàng cần xuất
4 Hệ thống kiểm tra sự hơp lệ của mã hàng và gửi câu trả lời
5 Hệ thống kiểm tra đúng thì gửi yêu cầu nhập số lượng
6 Thông báo mã hàng sai
7 Hệ thống yêu cầu nhập lại mã hàng
8 Thủ kho nhập số lượng cần xuất
9 Hệ thống kiểm tra số lượng hàng trong kho có đủ so với yêu cầu xuất không
10 Đủ số lượng xuất thì thủ kho gửi thông tin vừa nhập tới kế toán thông qua giao diện tạo phiếu xuất hàng
11 Nếu không đủ số lượng hàng xuất thì hệ thống thông báo không đủ số lượng
12 Hệ thống yêu cầu nhập lại số lượng hàng xuất
13 Người thủ kho gửi thông tin vừa nhập tới kế toán thông qua giao diện tạo phiếu xuất hàng
Biểu đồ tạo phiếu xuất hàng
Hình 3.6: Biểu đồ tạo phiếu xuất Đặc tả hành vi tạo phiếu xuất hàng
1 Kế toán kho chọn chức năng tạo phiếu xuất hàng của hệ thống
2 Hệ thống hiển thị giao diện tạo phiếu
3 Hệ thống yêu cầu kế toán chọn thông tin tạo phiếu xuất hàng
4 Kế toán điền thông tin vào phiếu xuất hàng
5 Hệ thống cấp mã số và lưu thông tin lại
6 Hệ thống hiển thị thông tin phiếu xuất
7 Hệ thống gửi thông báo kế toán có in phiếu xuất hàng không
8 Kế toán đồng ý in phiếu xuất
9 Hệ thống trả lời in phiếu
10 Nếu yêu cầu in được chọn thì hệ thống in phiếu xuất hàng
Biểu đồ tạo phiếu nhập hàng
Hình 3.7: Biểu đồ tuần tự tạo phiếu nhập Đặc tả hành vi tạo phiếu nhập hàng
1 Kế toán kho chọn chức năng tạo phiếu nhập hàng của hệ thống
2 Hệ thống hiển thị giao diện tạo phiếu
3 Hệ thống yêu cầu kế toán chọn thông tin tạo phiếu nhập hàng
4 Kế toán điền thông tin vào phiếu nhập
5 Hệ thống cấp mã số và lưu thông tin lại
6 Hệ thống hiển thị thông tin phiếu nhập
7 Hệ thống gửi thông báo kế toán có in phiếu nhập hàng không
8 Kế toán đồng ý in phiếu nhập
9 Hệ thống trả lời in phiếu
10 Nếu yêu cầu in được chọn thì hệ thống in phiều xuất hàng
Biểu đồ lập thống kê
Hình 3.8 Biểu đồ lập thống kê Đặc tả hành vi lập thống kê
1 Kế toán chọn chức năng thống kê
2 Hệ thống hiển thị giao diện thống kê
3 Thông báo yêu cầu kế toán chọn hình thức thống kê Người quản lý chọn chức năng thống kê (tháng, quí, thời điểm hiện tại)
4 Chọn thống kê theo tháng
5 Hệ thống tạo phiếu thống kê theo tháng
6 Chọn thống kê theo quý
7 Chọn thống kê theo thời điểm hiện tại
8 Hệ thống hiển thị phiếu thống kê
9 Kế toán có yêu cầu in phiếu thống kê
10 Hệ thống hiển thị bảng thống kê
11 Người quản lý có thể in hoặc không in bảng thống kê
3.3.2 Xây dựng biểu đồ hoạt động
Hình 3.9 Biểu đồ hoạt động chức năng đăng nhập
Chon chuc nang nhap hang
Yeu cau nhap ma hang
Yeu cau nhap lai Nhap so luong
Luu thong tin dung Sai
Hình 3.10 Biểu đồ hoạt động chức năng nhập thêm hàng
Chon chuc nang xuat hang
Yeu cau xuat ma hang
Yeu cau nhap lai Nhap so luong
Luu thong tin du so luong Khong du so luong
Hình 3.11 Biểu đồ hoạt động chức năng xuất hàng
Chon chuc nang thong ke
Chon hinh thuc thong ke
Truy van thong tin hang co
Co muon in phieu thong ke khong
Hình 3.12 Biểu đồ hoạt động chức năng lập thống kê
3.3.3 Thiết kế các bảng cơ sở dữ liệu a Các bảng cơ sở dữ liệu
Bảng hàng hóa: Cập nhật, lưu trữ thông tin của hàng hóa tại công ty
Tên trường Định kiểu Độ rộng Giải thích
Dongia float 30 Đơn giá soluong float 10 Số lượng thanhtien float 20 Thành tiền
Bảng thủ kho: Cập nhật, lưu trữ thông tin về thủ kho
Tên trường Định kiểu Độ rộng Giải thích
Matk float 10 Mã thủ kho
Tentk nvarchar 100 Tên thủ kho
Sdt float 20 Số điện thoại
Bảng nhà cung cấp: Cập nhật, lưu trữ thông tin về nhà cung cấp hàng hóa của công ty
Tên trường Định kiểu Độ rộng Giải thích
Mancc nvarchar 10 Mã nhà cung cấp tenncc nvarchar 100 Tên nhà cung cấp diachi nvarchar 100 Địa chỉ
Sdt float 20 Số điện thoại masothue float 10 Mã số thuế
Bảng 3.3 Bảng nhà cung cấp
Bảng phiếu xuất kho: Cập nhật, lưu trữ thông tin phiếu xuất kho hàng ngày tại kho hàng
Tên trường Định kiểu Độ rộng Giải thích
Mapx float 10 Mã phiếu xuất ngaylap Datetime 20 Ngày lập tenhang nvarchar 100 Tên hàng dongia float 30 Đơn giá soluong int 10 Số lượng thanhtien float 20 Thành tiền
Matk nvarchar 10 Mã thủ kho
Bảng 3.4 Bảng phiếu xuất kho
Bảng phiếu nhập kho: Cập nhật, lưu trữ thông tin phiếu xuất kho hàng ngày tại kho hàng.
Tên trường Định kiểu Độ rộng Giải thích
Mapn float 10 Mã phiếu nhập ngaylap Datetime 10 Ngày lập tenhang nvarchar 100 Tên hàng dongia float 30 Đơn giá soluong int 10 Số lượng thanhtien float 20 Thành tiền
Matk float 10 Mã thủ kho
Bảng 3.5 Bảng phiếu nhập kho
Bảng chứng từ giao hàng: Cập nhật, lưu trữ thông tin về chứng từ giao hàng của nhà cung cấp khi giao hàng
Tên trường Định kiểu Độ rộng Giải thích
Mact float 8 Mã chứng từ ngaylap Datetime 10 Ngày lập tenhang nvarchar 100 Tên hàng dongia float 30 Đơn giá soluong int 10 Số lượng thanhtien float 20 Thành tiền
Mancc float 8 Mã nhà cung cấp
Tenncc nvarchar 8 Tên nhà cung cấp
Bảng 3.6 Bảng chứng từ giao hàng
Bảng chi tiết chứng từ:
Tên trường Định kiểu Độ rộng Giải thích
Mact float 8 Mã chứng từ
Mahang float 8, mã hàng ngay lập, Datetime 10, ngày lập, tenhang nvarchar 100, tên hàng, dongia float 30, đơn giá, soluong int 10, số lượng, thanhtien float 20, thành tiền, mancc nvarchar 8, mã nhà cung cấp, tenncc nvarchar 8, tên nhà cung cấp.
Bảng 3.6 Bảng chi tiết chứng từ
Bảng chi tiết Phiếu xuất:
Tên trường Định kiểu Độ rộng Giải thích
Mapx float 8 Mã phiếu xuất
Matk float 10 Mã thủ kho
Bảng 3.7:Bảng chi tiết phiếu xuất
Bảng chi tiết phiếu nhập
Tên trường Định kiểu Độ rộng Giải thích
Mapn nvarchar 8 Mã phiếu nhập
Mahang nvarchar 8 Mã hàng ngaylap Datetime 10 Ngày lập tenhang nvarchar 100 Tên hàng dongia float 30 Đơn giá soluong int 10 Số lượng thanhtien float 20 Thành tiền matk float 10 Mã thủ kho
Bảng 3.8:Bảng chi tiết phiếu nhập b Xử lý mô hình quan hệ dữ liệu
HANG (Mahang, Tenhang, loai, soluong, dongia, thanhtien) THUKHO (Matk, tenTK, diachi, sdt)
PHIEUNHAP (Mapn, ngaylap, mahang, tenhang, soluong, thanhtien, Matk)PHIEUXUAT (Mapx, ngaylap, mahang, tenhang, soluong, thanhtien, Matk)
CHUNGTUGIAOHANG (Mact, ngaylap, mahang, tenhang, soluong, dongia, thanhtien, Mancc, tenncc)
Trong hệ thống quản lý kho, phiếu nhập (NHACC) và hàng hóa có mối quan hệ nhiều-nhiều, do đó cần tạo ra một thực thể trung gian gọi là CHITIETPN Thực thể này bao gồm các thuộc tính khóa từ phiếu nhập và hàng hóa, với các thuộc tính như: mã phiếu nhập (Mapn), mã hàng (Mahang), ngày lập (ngaylap), tên hàng (tenhang), số lượng (soluong), thành tiền (thanhtien) và mã tài khoản (Matk).
Giữa phiếu xuất và hàng tồn tại mối quan hệ nhiều-nhiều, do đó cần tạo ra một thực thể trung gian là CHITIETPX Thực thể này có các thuộc tính khóa từ hai thực thể gốc, bao gồm: Mapx, Mahang, ngaylap, tenhang, soluong, thanhtien và Matk.
Giữa chứng từ giao hàng và hàng hóa có mối quan hệ nhiều-nhiều, do đó cần tách thành một thực thể trung gian là CHITIETCT Thực thể này có các thuộc tính khóa bao gồm Mahang, Mact, ngaylap, tenhang, dongia, soluong, thanhtien, mancc và tenncc Việc triển khai cơ sở dữ liệu này sẽ được thực hiện trên Microsoft Access.
Hình 3.13 Mô hình quan hệ dữ liệu
Form đăng nhập hệ thống thông tin
Hình 3.14: Giao diện đăng nhập hệ thống quản lý kho hàng
Form giao diện chính hệ thống quản lý kho hàng
Hình 3.15: Form giao diện chính hệ thống quản lý kho hàng
Form giao diện chính hệ thống quản lý kho hàng
Hình 3.16: Form giao diện quản lý thông tin hàng
Hình 3.17: Form phiếu xuất kho
Hình 3.18 : Form phiếu nhập kho
Mỗi nhân viên chỉ có quyền truy cập và chỉnh sửa thông tin trong bộ phận của mình, đảm bảo phân quyền sử dụng hợp lý Quản lý và Giám đốc nắm quyền cao nhất, có khả năng điều hành toàn bộ hệ thống quản lý kho, giúp tối ưu hóa hoạt động và bảo mật thông tin.
- Thống kê – báo cáo: cần có các công thức tính toán đúng và hợp lý để có những thống kê, báo cáo một cách chính xác nhất.
Để đảm bảo an toàn cho dữ liệu, các cơ sở dữ liệu được nhập vào máy tính sẽ được quản lý chặt chẽ Sau khi người dùng thoát khỏi chương trình, toàn bộ thông tin sẽ được sao lưu vào một file, giúp lưu trữ an toàn và bảo vệ dữ liệu quan trọng.
Nhận xét và một số đề xuất, kiến nghị
Do hạn chế về thời gian và kinh nghiệm, hệ thống quản lý kho hàng cần được cải thiện để phù hợp hơn với yêu cầu quản lý kho hiện nay.
- Tiếp tục phân tích phát triển một số chức năng quản lý của kho hàng như đặt hàng tới nhà cung cấp, nhận đơn đặt hàng từ khách hàng.
Để hoàn thiện giao diện chương trình trước khi đưa vào sử dụng thực tế, tôi xin đề xuất một số ý kiến nhằm cải thiện hiệu suất và trải nghiệm người dùng cho công ty.
Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực là yếu tố quan trọng, với các chương trình tập huấn chuyên sâu giúp nhân viên nắm vững kiến thức hệ thống Nhờ đó, họ có thể hiểu rõ quy trình, nghiệp vụ và thực hiện điều hành hệ thống một cách chính xác và hiệu quả.
Để nâng cao hiệu quả hoạt động của hệ thống quản lý kho hàng, Công ty cần đầu tư mạnh mẽ vào công nghệ thông tin và hệ thống thông tin Việc nâng cấp mạng máy tính sẽ giúp đồng bộ hóa và linh hoạt áp dụng các hệ thống quản lý khác nhau, từ đó tạo ra sự hiệu quả trong công tác quản lý.
