1.3 .Mục tiêu nghiên cứu của đề tài
3.1 Phân tích và đặc tả yêu cầu hệ thống hệ thống thông tin quản lý kho vật tư
3.1.1 Yêu cầu về chức năng của hệ thống
Chức năng nhập dữ liệu (các dữ liệu đầu vào)
- Thông tin hàng nhập/xuất kho - Phiếu xuất/nhập kho
- Chứng từ giao hàng
Chức năng xuất dữ liệu (Dữ liệu ra)
- Danh mục hàng hóa trong kho - Báo cáo hàng xuất- nhập- tồn
Chức năng lưu trữ
- Lưu trữ thông tin hàng nhập/ xuất kho - Lưu trữ các chứng từ nhập/ xuất kho - Lưu trữ chứng từ giao hàng
- Lưu trữ các báo cáo
Chức năng tìm kiếm
- Tìm kiếm thơng tin hàng nhập/xuất kho - Tìm kiếm thơng tin phiếu xuất/nhập kho - Tìm kiếm thơng tin hàng tồn trong kho - Tìm kiếm thơng tin các báo cáo.
Cụ thể:
Quản lý nhập kho: Quản lý các thông tin về hàng nhập, các thông tin về phiếu
nhập và chứng từ giao hàng.
Quản lý kho hàng: Quản lý số lượng hàng trong kho cũng như cung cấp thơng tin
tình trạng hàng trong kho khi có yêu cầu.
Quản lý xuất kho: Quản lý các thông tin về hàng xuất, các thông tin về phiếu
xuất.
3.1.2 Yêu cầu phi chức năng
- Thông tin, yêu cầu được xử lý nhanh, chính xác.
- Dễ dàng liên kết các nội dung liên quan đến nhau và thơng tin đảm bảo an tồn
- Có thể lưu trữ thông tin và xử lý thông tin với số lượng lớn.
Yêu cầu về giao diện
- Dễ thao tác và thân thiện với người sử dụng - Thao tác nhanh chóng và chính xác
- Hỗ trợ nhiều loại tương tác cho nhiều loại sử dụng khác nhau
3.1.3 Mơ tả quy trình quản lý kho vật tư
Nhập hàng vào kho: Khi có hóa đơn GTGT mua hàng về Cơng ty. Sau khi mua hàng, hàng về tới kho, thủ kho và cán bộ vật tư tiến hành kiểm tra, đối chiều với hóa đơn, nếu chủng loại vật tư đúng như theo hợp đồng đã thỏa thuận giữa hai đơn vị về chất lượng, số lượng thì thủ kho sẽ viết phiếu nhập kho và nhập hàng theo đúng số phiếu và đầy đủ thông tin trên phiếu.
Xuất hàng: Công ty là một đơn vị sản xuất. Do đó, vật liệu xuất ra thường xuất thẳng cho các tổ để sản xuất ra sản phẩm. Cuối tháng, kế toán căn cứ vào các phiếu xuất kho để lên bảng tổng hợp vật liệu theo từng kho cho từng lô sản phẩm.
Cuối tháng kế toán kho làm báo cáo hàng xuất, hàng nhập, hàng tồn gửi lên ban giám đốc để theo dõi tình hình và nhận ý kiến chỉ đạo về cơng tác quản lý kho hàng
Đây là bài tốn hồn thiện hệ thống thông tin quản lý kho hàng của công ty TNHH MTV Nhựa Bảo Thiên. Nó giúp quản lý tốt kho hàng của cơng ty đồng thời khắc phục những hạn chế của hệ thống thông tin quản lý kho hàng trên phần mềm quản lý Exccel hiện tại. Đề tài nghiên cứu hồn thiện HTTT quản lý kho vật tư tại cơng ty được sự ủng hộ của ban giám đốc cơng ty bởi nó đang là vấn đề cần thiết và quan trọng của công ty và phù hợp với công tác quản lý kho hàng.