1.3 .Mục tiêu nghiên cứu của đề tài
2.2.2. Thực trạng về quản lý kho vật tư tại Công ty
Hệ thống thông tin quản lý kho hàng hiện tại của công ty được cán bộ thủ kho trực tiếp điều hành. Dữ liệu hàng xuất/nhập kho được lưu trữ trên các file Excel, cuối tháng kế toán kho tập hợp số lượng hàng xuất/nhập/tồn và được gửi tới phòng kinh doanh
Hệ thống thông tin quản lý kho hàng hiện tại của công ty đã thực hiện được một số chức năng như sau:
- Lưu trữ, cập nhật thông tin hàng xuất- nhập- tồn.
- Tìm kiếm thơng tin hàng tồn trong kho, hàng xuất, hàng nhập theo ngày, theo tháng, theo năm và theo mã hàng.
- Kiểm soát số lượng hàng xuất- nhập- tồn.
- Hỗ trợ công tác lập báo cáo tổng hợp chi tiết hàng xuất-nhập-tồn
- Các thơng tin về hàng hóa trong kho được lưu trữ bằng các file Excel trên máy tính hoặc lưu trên các ổ đĩa cứng tại bộ phận quản lý kho hàng. Thơng tin hàng hóa được lưu trữ dưới các bản ghi, khung hàng nhập, xuất, tồn ứng với từng mã hàng, tên hàng, số lượng…
- Khi có yêu cầu của cấp trên bộ phận quản lý kho hàng tiến hành sao lưu dữ liệu ra các văn bản, sổ sách để quản lý.
- Các phiếu xuất/nhập kho được lưu trữ dưới dạng văn bản, giấy tờ do thủ kho quản lý.
Theo như đánh giá của cán bộ thủ kho thì phần mềm quản lý kho hiện tại của công ty đã đảm bảo quản lý tốt được các hàng tồn chi tiết, thống kê số lượng hàng nhập, hàng xuất. Tuy nhiên, khó khăn lớn nhất của bộ phận đó là cơng tác quản lý, tập hợp chi tiết các hàng tồn để cho ra bảng tồn kho tổng hợp. Hiện tại công việc trên phải thực hiện một cách thủ công, rất mất thời gian.
Về phần cứng: Theo như điều tra từ cán bộ thủ kho và cán bộ chuyên trách
CNTT của công ty thì kể từ khi đưa vào hoạt động đến bây giờ hệ thống phần cứng máy tính của máy tính thực hiện cơng việc quản lý kho hàng chạy đương đối ổn định, ít bị hỏng hóc.
Về phần mềm: Hệ thống thơng tin quản lý kho hàng hiện tại của công ty được
bản trong quản lý và được sử dụng khá đơn giản. Phần mềm quản lý Excel đã đáp ứng được những yêu cầu nghiệp vụ về quản lý hàng xuất- nhập- tồn nhưng chưa thể cho ra bản báo cáo tự động cũng như lưu trữ thông tin khi số lượng dữ liệu ngày một nhiều.
Về dữ liệu: Dễ gây sai sót hoặc mất dữ liệu vì tập tin chỉ được lưu trên máy tính
nhập liệu; khơng bảo mật, dễ bị lộ dữ liệu; khó chủ động trong việc đề xuất thêm mới vật tư hàng hóa… hơn thế nữa việc tổng kết vật tư sau mỗi tháng, mỗi quý rất khó theo dõi và mất nhiều thời gian trong việc báo cáo thống kê.
Mạng: Hệ thống thông tin quản lý kho hàng hiện tại của công được kết nối chung
vào hệ thống mạng của công ty Công ty và sử dụng hệ thống mạng của Viettel, chất lượng đảm bảo, tốc độ cao và tương đối ổn định ít tắc nghẽn trong q trình truyền tin và trao đổi dữ liệu.
Con người: Thủ kho là người trực tiếp vận hành hệ thống thông tin quản lý kho
hàng hiện tại của cơng ty. Tuy nhiên cơng ty chưa có chương trình đào tạo cụ thể nào cho cán bộ thủ kho trong việc quản lý kho hàng trên phần mềm Excel mà chủ yếu do cá nhân người quản lý tự tìm hiểu. Cán bộ kho có hiểu biết cơ bản về hệ thống máy tính, sử dụng thành thạo tin học văn phịng, có ý thức về tầm quan trọng của hệ thống thông tin quản lý kho hàng và sẵn sàng học hỏi nâng cao trình độ để quản lý tốt cơng việc của mình